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Código: TH-GH-DO(016)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Versión: 2
Custodia y preservación de la Historia Laboral
1.
Objeto
Administrar, custodiar y actualizar las historias laborales de los empleados de la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana con el fin de contar con
la información oportuna para adelantar la gestión del área de gestión humana.
2.
Alcance
Todas las Historias Laborales de empleados desde el ingreso hasta el momento de la transferencia al archivo central
3.
Lineamientos Generales
Ley Estatutaria 1581 de 2012. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley General de Archivo.
Circular 004 del Archivo General de la Nación
Las definidas por el Sistema de Gestión Documental de la Cruz Roja
-
4.
Glosario
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Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un proceso natural, por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información de la persona o
institución que los produce.
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Historias Laborales: Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado que contienen toda la información que se produzca sobre la
vinculación y trayectoria laboral de un trabajador.
Carpetas: Los documentos de cada Historia Laboral se organizan en unidades de conservación individuales llamadas carpetas, las cuales son
debidamente marcadas cada una y enumeradas, si existe más de 1 carpeta de un mismo trabajador, de manera que al revisar todo el expediente el
primer documento sea el que registre la fecha más antigua (Por lo general corresponderá en la Cruz Roja Colombiana al Formato de Solicitud de Personal
001) y el último el que refleje la fecha más reciente.
Código: TH-GH-DO(016)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Versión: 2
Custodia y preservación de la Historia Laboral
-
Cada Historia Labora) podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada
carpeta tenga como máximo 200 folios.
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Ordenación. La Historia Laboral se ordenará cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último, debe foliarse rigurosamente y
llevarse una hoja de control de su contenido (la misma indicará cuales de los documentos (tipos documentales) mencionados existen en cada
expediente.
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Foliación: La foliación debe ser de manera consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ejemplo Carpeta No. 1 (folios del 1200), Carpeta No. 2 (folios del 201-400), etc. Cada carpeta debe contener como máximo 200 folios a no ser que los últimos documentos sean una
unidad documental, caso en el cual podrán archivarse máximo 215 folios, si son más documentos se deberá cerrar la carpeta y abrir una nueva. Lo
anterior con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control.
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Depuración. Se realizará por parte de la oficina de Gestión Humana una vez el expediente agote su tiempo de retención en el archivo de gestión. En
caso de repetidas vinculaciones y desvinculaciones del trabajador se deben retirar del expediente los documentos iguales que se requieren para cada
vinculación dejando solo un ejemplar de cada uno (copias de cédula, libreta militar, copias de diplomas y certificaciones).
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Archivo Central: Unidad Administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los
diferentes archivos de gestión de la Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en
general.
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Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de retención documental, también define el destino del documento al finalizar su vigencia
administrativa legal o fiscal.
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Unidades de Conservación: Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y
condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los documentos. Las historias laborales deberán ser conservadas en
archivadores con sistemas de cerradura que garanticen el acceso exclusivo del personal autorizado por la Jefe de Gestión Humana y su manipulación.
Código: TH-GH-DO(016)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Versión: 2
Custodia y preservación de la Historia Laboral
-
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5.
Tiempo de Retención: Las Historias Laborales del personal retirado, deberán permanecer en la Oficina de Gestión Humana hasta 2 años, después de
este tiempo deberán ser remitidas al Archivo Central.
Digitalización: proceso a través del cual una imagen o archivo de papel se transfiere a una imagen que puede ser reconocida por un computador.
Transformación de un archivo físico en un archivo digital. Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar su difusión en línea de las Historias
Laborales.
Custodia y seguridad: La custodia y accesibilidad de la historia laboral corresponde a la oficina de Gestión Humana de la Sociedad Nacional de la Cruz
Roja Colombiana.
Responsables
Departamento Gestión Humana
ACTIVIDAD
Inicio
1.
1.Creación de la
Historia Laboral
2.Registro de
Documentos
2.
3.
3.Archivo de
documento
4.Foliación
4
4.
HISTORIAS LABORALES
DESCRIPCION
Creación de la Historia Laboral: Recibe la
hoja de vida del nuevo empleado, junto con
los documentos soporte, da apertura a la
creación del expediente físico y virtual de la
historia laboral.
Registro de Documentos en la carpeta:
señalar en el formato los documentos
recibidos
Archivo de documento anteponiendo el
Formato de Solicitud de personal: Los
documentos de cada historia laboral son
organizados cronológicamente.
Foliación: Esta actividad se realiza en el
orden en que van produciendo o recibiendo
los documentos. Esta debe efectuarse en el
extremo superior derecho de la hoja, con
un lápiz negro en forma legible y sin
enmendaduras.
RESPONSABLE
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
DOCUMENTO
Carpeta de Historia Laboral
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
Formato TH-GH-FO (007)
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
Formato TH-GH-FO (001)
Código: TH-GH-DO(016)
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Custodia y preservación de la Historia Laboral
3
5.Rotulación:
6.Escaneo de la
Historia Laboral
Cada carpeta debe contener como máximo 200
folios a no ser que los últimos documentos sean una
unidad documental, caso en el cual podrán
archivarse máximo 215 folios, si son más
documentos se deberá cerrar la carpeta y abrir una
nueva.
Cada carpeta con 200 folios debe archivarse a la
carpeta exterior para evitar la introducción de nueva
documentación.
5.
7.Archivando en
orden cronológico
8.
Actuali
zación de la Historia
Laboral
6.
7.
5
Rotulación: Se debe elaborar el rótulo
donde se indica que de manera clara los
apellidos y nombre del empleado, no
deberán elaborase los nombre en forma
abreviada. Se debe verificar el nombre que
aparece en la cédula de ciudadanía y
transcribirlo literalmente, sin cambiar la
ortografía.
Escaneo de la Historia Laboral
Se continuara archivando en orden
cronológico teniendo en cuenta fecha de
emisión de la comunicación o fecha de
recepción en Gestión Humana
8. Actualización de la Historia Laboral:
Serán archivados los documentos en cada Historia
Laboral en lapsos de 15 días, escaneando y
adicionándolo al archivo digital correspondiente.
Cualquier documento que se incorpore a la Historia
Laboral debe verificarse contra los requisitos
descritos en el Manual de Cargo.
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
Archivo digitalizado
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
Historia Laboral
Historia Laboral
Código: TH-GH-DO(016)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Versión: 2
Custodia y preservación de la Historia Laboral
4
9.
Disposi
ción en Archivador:
9.
Disposición en Archivador: Se organizaran
por orden alfabético del primer apellido en
orden ascendente
10. Una vez se retire el empleado, la hoja de
vida se archivara en Gestión Humana dos
años , transcurrido este periodo se envían al
Archivo General
Asistente Administrativo y
Auxiliar de Gestión Humana
Historia Laboral en archivador
Remisión al Archivo Central
10.Una vez se retire
el empleado, la hoja
de vida se archivara
en Gestión Humana
dos años ,
transcurrido este
periodo se envían al
Archivo General
Fin
ACLARACIONES ESPECIALES
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Los documentos se archivan de aquí en adelante continuando la ordenación respetando la fecha de producción de cada uno de los documentos que se deben
archivar, teniendo en cuenta que el documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la historia laboral.
El área de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad.
El área debe garantizar la seguridad para la conservación de los documentos.
Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona autorizada para tal fin.
Solo podrá ingresar personal autorizado por el Jefe de Gestión Humanas.
La documentación que debe archivarse en la Historia Laboral es:
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Formato 001. Solicitud de personal
Hoja de vida con fotografía actualizada
Registro civil o partida de bautismo (si aplica)
Código: TH-GH-DO(016)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Versión: 2
Custodia y preservación de la Historia Laboral
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Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia libreta militar
Constancias de trabajos mencionados en la hoja de vida
Carta informando el Fondo de Cesantías que escogió o certificado de afiliación
Certificado de afiliación a una Empresa Promotora de Salud.
Certificado de afiliación a un Fondo de Pensiones.
Registro de Afiliación Aseguradora de Riesgos Profesionales. Esta afiliación debe efectuarse mínimo 24 horas de antelación a la fecha de inicio de labores.
Fotocopia de la matrícula profesional (si aplica)
Fotocopia de los títulos profesionales, tecnológicos, técnicos o certificados de Aptitud Ocupacional (auxiliares)
Verificación de título profesional o certificaciones de aptitud ocupacional (personal de salud de nivel asistencial)
Licencias o permisos no remunerados, comisiones, ascensos, traslados, encargos
Licencia de conducción (conductores)
Evaluación de Desempeño
Comunicaciones de retiro de personal
Liquidación de prestaciones sociales