‫מחשוב העמותות – תכנת "כרם"‬ ‫תיאום ציפיות לקראת הטמעת‬ ‫'תכנת ניהול לקוחות' )‪(CRM‬‬ ‫בעמותה למען הזקן‬ ‫יוני ‪2010‬‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 1‬מתוך ‪11‬‬ ‫אשל‪ ,‬בשיתוף עם עמל‪ ,‬פיתחה תוכנת ניהול ממוקדת לקוחות (‪ )CRM‬עבור העמותות למען הזקן‪.‬‬ ‫התוכנה נותנת פתרון כולל לניהול לקוחות העמותות וניהול השירותים שהן מספקות ללקוחותיהן‪.‬‬ ‫הכנסת שינוי ניהולי ‪ -‬אתגר והזדמנות‬ ‫הכנסת 'תכנת ניהול העמותות' לשימוש בעמותות למען הזקן מהווה לא רק אתגר כי אם גם‬ ‫הזדמנות‪.‬‬ ‫האתגרים באים לביטוי בהתמודדות הצוות עם תהליכי שינוי ובניית יכולות תפעול טכנולוגיות‬ ‫חדישות במקביל ל הזדמנות לבחינה מחודשת של תהליכי העבודה בעמותה‪ ,‬הן בהתנהלות‬ ‫העמותה מול הצרכנים והן במערך היחסים ההדדיים שבין התכניות השונות בעמותה‪.‬‬ ‫התכנה מספקת הזדמנות לשדרוג התרבות הארגונית של עובדי העמותה‪ ,‬ולשיפור 'השפה‬ ‫הארגונית' המשותפת שמבטאת את הערכים ואת התחום בו עוסקת העמותה‪ ,‬שפה מקצועית‬ ‫שמהווה בסיס הכרחי לניהול הידע בעמותה‪.‬‬ ‫מטבע הדברים‪ ,‬הצוות המוביל בכל עמותה מורכב ממנהלי התכניות ומהמפעילים העיקריים של‬ ‫שירותי העמותה‪ .‬הניסיון מראה כי הדיונים המשותפים בצוות‪ ,‬בתהליך הטמעת מערכות הניהול‬ ‫והצורך בשיתוף המידע אודות הלקוחות‪ ,‬יוצרים הזדמנות נדירה לגיבוש איכותי של הצוות המוביל‬ ‫ולשיפור איכות השירות בעמותה‪.‬‬ ‫(להרחבה בנושא זה ראו‬ ‫פוסט של אורטל שמלץ ברשת החברתית ‪)http://cafe.themarker.com/view.php?t=1371143 The Marker Café‬‬ ‫יתרונות התכנית‬ ‫המערכת מניעה תהליך של מעבר לאוריינטציה ניהולית הממוקדת בלקוח ובאה להחליף את סגנון‬ ‫הניהול הנהוג ברוב העמותות ואשר ממוקד בשירות ("פרויקט"‪" /‬תכנית")‪.‬‬ ‫הכלים מאפשרים קבלת 'מבט על' עדכני ובהיר הכולל‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫מידע רלוונטי ועדכני על כל לקוח‬ ‫‪‬‬ ‫מכלול השירותים (הפעילויות) שמקבל כל לקוח בכל רגע נתון‬ ‫‪‬‬ ‫היסטוריה של מידע על כל ההיבטים הקשורים ללקוח (‪ :‬פניות‪ ,‬בקשות‪ ,‬פינויים‪)... ,‬‬ ‫‪‬‬ ‫מידע ניהולי על צוות נותני השירותים ‪ -‬עובדים ‪ /‬מתנדבים‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 2‬מתוך ‪11‬‬ ‫התוכנה מסייעת בייעול תהליכי הניהול והתפעול של העמותה‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫תמיכה בשיפור רמת השירות‪ ,‬תוך התאמה אישית לצרכי כל לקוח‬ ‫‪‬‬ ‫פילוח אוכלוסיית מקבלי השירות לפי קריטריונים שונים‬ ‫‪‬‬ ‫ניהול מידע אודות לקוחות פוטנציאליים‪ ,‬מבקרים 'מזדמנים' ‪...‬‬ ‫‪‬‬ ‫שיפור יכולת התחרות בחברות הפרטיות‬ ‫‪‬‬ ‫שיפור יכולת "שיווק ממוקד" ‪ -‬גיוס לקוחות חדשים והרחבת מספר מקבלי השירות‬ ‫‪‬‬ ‫שימור לקוחות קיימים ‪ -‬תוך שיפור שירות וביצועים‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫הרחבת מספר השירותים הניתנים לכל לקוח‬ ‫‪‬‬ ‫העשרת כל אחד מסלי השירותים‬ ‫‪‬‬ ‫חיזוק נאמנות הלקוחות להמשיך לקבל את השירות‬ ‫‪‬‬ ‫יצירת יחסי שותפות עם הלקוחות‬ ‫‪‬‬ ‫פיתוח קשר ארוך טווח עם אוכלוסיית היעד (הזקנים‪ ,‬אנשי הקשר שלהם‪ ,‬המשפחות)‬ ‫‪‬‬ ‫הגברת שביעות רצון בקרב מקבלי השירות‬ ‫‪‬‬ ‫שיפור שביעות רצון של עובדים ומתנדבים‬ ‫‪‬‬ ‫תיעוד מלא של כל לקוח‪ ,‬הכולל‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫פיתוח כלי ניהול ומעקב לפי לקוח ‪ -‬זיהוי‪ ,‬צרכים‪ ,‬ניהול קשר‪ ,‬מאפייני הקשר‪....‬‬ ‫‪‬‬ ‫הקמת תיק לקוח ‪ -‬ריכוז וניהול מכלול המגעים מול הלקוח‪ :‬פגישות‪ ,‬תכתובות‪,‬‬ ‫מסמכים‪ ,‬משימות ועוד‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווח ישיר לביטוח הלאומי למרכזי היום ולתוכנית סיעוד‪.‬‬ ‫דרישות בסיס להצטרפות עמותה לתכנית‬ ‫הטמעה יעילה מותנית במחויבות מלאה של ההנהלה והצוות המוביל לשיתוף פעולה וסיוע‪,‬‬ ‫עמידה במטלות לפי לוחות זמנים מוסכמים והקדשת הזמן הנחוץ לאיסוף והכנת נתוני המידע‬ ‫על הלקוחות‪ ,‬אנשי הקשר והמתנדבים וכן שיוך שירותים ללקוח‪ ,‬טיובם ולימוד התפעול‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫מחויבות הנהלת העמותה והצוות‪:‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫הקמת צוות מוביל בעל סמכויות שיילווה את התהליך‪ ,‬ובחירת לומדים (להלן סעיף ב')‬ ‫‪.2‬‬ ‫הבטחת סביבה טכנולוגית לפי הדרישות לפני התחלת הפעילות (להלן סעיף ג')‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 3‬מתוך ‪11‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫תמיכה במהלך מהיר של הכנת נתוני כל לקוחות העמותה (להלן סעיף ד')‬ ‫‪.4‬‬ ‫השתתפות מלאה בכל פגישות ההדרכה‬ ‫‪.5‬‬ ‫שחרור הלומדים ממשימות שוטפות בהתאם ללו"ז הדרכה מתואם‪.‬‬ ‫‪.6‬‬ ‫גמישות מרבית להשתתפות בפגישות הדרכה אישיות בהתאם לצורך‪.‬‬ ‫הצוות המוביל ומשתתפי התכנית‬ ‫‪.1‬‬ ‫הקמת צוות מוביל בעל סמכויות לקבלת החלטות‪ :‬מנהל‪/‬ת ‪ +‬איש מחשבים מהצוות‬ ‫‪.2‬‬ ‫בחירת המשתתפים בהדרכה‪ :‬מי שאמורים להשתמש בתכנה באופן שוטף‪ :‬מנהלי תכנית‪,‬‬ ‫מזכירות‪ ,‬מנכ"ל‪ ,‬יו"ר‬ ‫‪.3‬‬ ‫מינוי "נאמן מחשוב" מתוך הצוות‪.‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫הגדרת התפקיד‪ :‬סיוע לעובדים בעת הצורך‪ ,‬טיפול בתקלות קלות וניהול הקשר השוטף עם‬ ‫שירותי התמיכה‪ ,‬איש קשר בין העמותה לבין אנשי הפיתוח‪ ,‬ההדרכה והתמיכה‪.‬‬ ‫דרישות התפקיד‪ :‬יכולת להנעת ולהטמעת תהליכים מול הצוות‪ ,‬יכולת לבצע תיאומים‪,‬‬ ‫רקע (מעשי) בהפעלת מחשבים ובעל סמכויות בהובלה‪ ,‬מתן תמיכה לאנשי הצוות‬ ‫בהמשך הדרך‪ ,‬יוכשר נאמן המחשוב לתפקידו ע"י אי‪.‬טי‪.‬קום‪.‬‬ ‫ג‪.‬‬ ‫תנאי סף ‪ -‬התאמת חומרה‪/‬תכנה‪/‬מהירות גלישה באינטרנט‬ ‫‪.1‬‬ ‫בדיקת מאפייני חומרה‪/‬תכנה‪/‬גלישה ברשת חייבת להתבצע על ידי איש מקצוע‬ ‫‪.2‬‬ ‫במצב אופטימאלי או קרוב לאופטימאלי לא יידרשו עלויות כספיות ניכרות לצורך העלאת‬ ‫התכנה למחשבי העמותה‬ ‫‪.3‬‬ ‫יש לוודא שבכל המחשבים יהיו מותקנים‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫תכנת אנטי וירוס מעודכן וביצוע הרצת בדיקה לפחות אחת לשבוע‬ ‫‪‬‬ ‫תוכנת הגנה מסוג '‪( 'Firewall‬אפשר גם של מערכת חלונות)‬ ‫‪.4‬‬ ‫יציאת אינטרנט ברוחב פס מינימאלי של ‪( 4Mbit Download+ Upload‬עדיף ‪)5Mbit‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫מיפוי נתוני החומרה והתוכנה בכל תחנות העבודה המיועדות למערכת על סמך טופס‬ ‫מובנה שיסופק לעמותה‬ ‫‪.6‬‬ ‫אי‪.‬טי‪.‬קום‪ .‬מוכנה לסייע בבדיקות הדרושות בהעדר איש מקצועי אחר‬ ‫‪.7‬‬ ‫שדרוג תשתיות החומרה והתוכנה בתחנות אלו בהתאם (מניסיון עבר בעמותות הפיילוט‬ ‫כמעט ולא נדרש)‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 4‬מתוך ‪11‬‬ ‫‪ .8‬שדרוג גרסת האופיס‪ ,‬המותקנת בכל תחנות העבודה‪ ,‬המיועדות למערכת ל‪Service Pack 3-‬‬ ‫(לא נדרשת קניה אלא התאמה ברמת המחשב)‬ ‫‪.9‬‬ ‫על כל השדרוגים להתבצע לפני פגישת ההדרכה הראשונה‬ ‫‪ .11‬השלמת הפערים מהווה תנאי הכרחי להמשך הפעילות‪( .‬לו"ז צפוי – עד שבועיים)‬ ‫‪ .11‬השלמת הדרישות הטכניות במחשבי העמותה היא תנאי הכרחי להתחלת ההדרכה‬ ‫‪ .12‬מפרט מלא של הדרישות הטכנולוגיות רצ"ב בנספח‪.‬‬ ‫ד‪.‬‬ ‫הכנת נתוני הלקוחות‬ ‫איסוף והכנת נתוני הלקוחות היא תהליך קריטי הכולל‪ :‬פעולות לריכוז הנתונים של מקבלי‬ ‫השירותים בכל תכניות העמותה‪ ,‬טיובם‪ ,‬האחדתם והזנתם למערכת‪.‬‬ ‫תהליך טיוב נתוני הלקוחות נועד ליצירת רשומות לקוחות מעודכנות‪ ,‬קרי רשומת לקוח אחת‬ ‫ויחידה‪ .‬תהליך הטיוב הכרחי עקב ריבוי רשומות כפולות ומשולשות של לקוחות בשירותים‬ ‫השונים‪ ,‬חלקם עם מידע שונה‪ .‬התהליך מורכב ודורש הקצאת זמן אינטנסיבית‪.‬‬ ‫‪ .1‬פעילות הטיפול בנתונים תתבצע בכל התכניות בעמותה כדלהלן‪:‬‬ ‫בתכניות 'מרכזי יום' ‪' /‬טיפולי בית' – תתבצע 'שאיבת' נתוני לקוחות מתכנות תלם‬ ‫(ביצוע‪ :‬אי‪.‬טי‪.‬קום‪).‬‬ ‫‪ .2‬בתכנית 'קהילה תומכת' תוסב רשימת הלקוחות ממתכונת "בית אב" למתכונת של‬ ‫רשימה לפי לקוח שמשמעותו רישום נתונים מלאים של כל אחד מחברי הקהילה‪.‬‬ ‫המערכת מאפשרת הקמה של בתי אב ושיוך לקוחות לבתי האב‪.‬‬ ‫‪ .3‬הקלדת כל הרשומות הידניות לטבלאות אקסל‪.‬‬ ‫‪ .4‬ריכוז כל הרשומות לגיליון אקסל משותף (יסופק ע"י אי‪.‬טי‪.‬קום‪.).‬‬ ‫‪ .5‬מיון הנתונים והצלבתם‪.‬‬ ‫‪ .6‬השלמת מידע חסר‪.‬‬ ‫‪ .7‬עדכון מידע קיים‪.‬‬ ‫‪ .8‬מחיקת רשומות כפולות (משולשות ויותר)‪.‬‬ ‫‪ .9‬יצירת קובץ מאוחד של 'בסיס לקוחות העמותה' (בסיוע אי‪.‬טי‪.‬קום‪ ).‬והזנתו למאגר‬ ‫החדש (בביצוע אי‪.‬טי‪.‬קום‪).‬‬ ‫‪ .10‬השלמת רשומות נוספות והכנסת רשומות חדשות באחריות מנהלי התכניות‪.‬‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 5‬מתוך ‪11‬‬ ‫הערה חשובה‪ :‬מורכבות הפעולה מחייבת מאמץ אינטנסיבי ומרוכז בביצוע התהליך‪ .‬הנסיון‬ ‫מראה שרצוי להקצות כוח אדם מסייע (לתקופה קצרה) לביצוע פעולה זו‪.‬‬ ‫טיוב הנתונים מהווה תנאי הכרחי להתחלת ההדרכה וההטמעה על מאגר לקוחות משותף‪.‬‬ ‫ה‪ .‬הדרכה והטמעה‬ ‫‪.1‬‬ ‫הצוות הנבחר מתחייב לנוכחות מלאה בכל מפגשי ההדרכה‬ ‫‪.2‬‬ ‫אינטנסיביות פגישות ההדרכה (המומלצת) בתקופת ההטמעה היא ‪ 2-3‬פגישות בשבוע‬ ‫‪.3‬‬ ‫מתוכננים ‪ 5‬מפגשי ההדרכה לצוות‬ ‫‪.4‬‬ ‫משך פגישת הדרכה‪ 5 :‬שעות כל פגישה‬ ‫‪.5‬‬ ‫תכנון מועדי הפגישות יתבצע בתיאום עם הצוות המוביל‬ ‫‪.6‬‬ ‫ההדרכה תכלול‪ :‬היכרות מעמיקה עם הפונקציונאליות והיכולות הרבות של המערכת‪,‬‬ ‫תרגול מעשי וליווי לקראת ההטמעה הקונקרטית‬ ‫ו‪.‬‬ ‫ניהול המידע‬ ‫‪.1‬‬ ‫עם ההצטרפות לתכנית‪ ,‬העמותה נותנת את הסכמתה להתקנת מאגר נתוני הלקוחות על‬ ‫שרת חיצוני בחוות שרתים ממוגנת ומאובטחת‪ .‬הגישה באמצעות רשת האינטרנט‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫גיבוי הנתונים באחריות ספק שירותי חוות השרתים‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫הגישה לנתונים קריאה ‪ /‬כתיבה תהיה כפופה להרשאות שיוגדרו מראש על ידי הנהלת‬ ‫העמותה‬ ‫‪.4‬‬ ‫לאחר התקנת המאגר על השרת ניהול הנתונים יהיה באחריות העמותה‪.‬‬ ‫שלבי הפעולה‬ ‫‪.1‬‬ ‫חשיפת הצוות המוביל למערכת המחשוב‪ ,‬למטרותיה ולמאפייניה העיקריים ותיאום ציפיות‬ ‫בנושא תהליכי ההטמעה וההפעלה‪( .‬ביצוע‪ :‬אי‪.‬טי‪.‬קום‪ + .‬יעקב‪ ,‬נדרש‪ :‬נקודת אינטרנט פס‬ ‫רחב (רצוי לא אלחוטית)‪ ,‬מקרן המאפשר חיבור למחשב (‪ ,)BARCO‬מסך להקרנה‪( .‬משך‪:‬‬ ‫כ‪ 3.5-‬שעות)‬ ‫‪.2‬‬ ‫אישור העמותה להשתתפות בתכנית בהתאם לתנאיה וחתימה על ההסכם‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫מינוי רכז מוביל לתכנית מטעם העמותה‪( .‬לא בהכרח זהה לנאמן מחשב)‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 6‬מתוך ‪11‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫מיפוי תשתיות ‪ -‬חומרה‪ ,‬תוכנה‪ ,‬מהירות תקשורת אינטרנט ‪ -‬בעמדות האישיות של‬ ‫המשתמשים הצפויים‪( .‬ביצוע‪ :‬איש מחשבים מקצועי של העמותה‪ ,‬דיווח‪ :‬טופס אקסל‬ ‫מובנה)‪( .‬פרטים ‪ -‬להלן חלק ב' סעיף ‪.)3‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫מיפוי מערכות מחשב – כנ"ל – בעמדות ההדרכה )בחדר ההדרכה) מספר העמדות‬ ‫הנדרשות = למספר הלומדים או למזער מחצית ממספר הלומדים = (מחשב לשני לומדים)‪.‬‬ ‫(ביצוע‪ :‬מוביל‪ +‬נאמן מחשב ‪ +‬איש מחשבים מקומי)‪.‬‬ ‫‪.6‬‬ ‫שדרוג תשתיות המחשבים והתקשורת בהתאם לדרישות הפעלת המערכת‪ ,‬אם יידרש‪,‬‬ ‫במחשבים בהם תופעל ‪ /‬תילמד התכנית‪( .‬ביצוע כנ"ל)‪.‬‬ ‫‪.7‬‬ ‫ריכוז וטיוב נתוני הלקוחות ‪ -‬הקמת רשומות ממוחשבות (‪ )EXCEL‬מעודכנות וחד ערכיות ‪-‬‬ ‫ליצירת בסיס נתונים מעודכן ומאוחד של כל לקוחות העמותה‪( .‬ביצוע‪ :‬הצוות המקומי‬ ‫באחריות מוביל התכנית) (פרטים להלן חלק ב' סעיף ‪.)4‬‬ ‫‪.8‬‬ ‫טעינת הרשימה המאוחדת של הלקוחות לשרת המערכת‪( .‬ביצוע‪ :‬אי‪.‬טי‪.‬קום‪).‬‬ ‫‪.9‬‬ ‫התקנת תוכנות קליינט במחשבי העמותה (מחשבי העבודה ומחשבי התרגול)‪( .‬ביצוע‪:‬‬ ‫אי‪.‬טי‪.‬קום‪).‬‬ ‫‪ .11‬הכשרת הצוות לעבודה במערכת הניהול החדשה כולל תרגול השימוש בפועל של המערכת‪,‬‬ ‫לכל בעל תפקיד‪ ,‬במסגרת אחריותו‪ .‬לייעול התהליך מתוכננים ‪ 4-5‬מפגשים בני חמש שעות‬ ‫ליום הדרכה בתיאום עם הנהלת העמותה‪ .‬הפגישות ככל האפשר ברצף ויסתיימו בתוך‬ ‫שבועיים‪( .‬התיאומים‪ :‬באחריות המוביל ההדרכה‪ :‬אי‪.‬טי‪.‬קום‪ .‬ויעקב)‬ ‫‪ .11‬הצעות לתיקונים‪ ,‬הערות ומשובים יתועדו במהלך ההדרכה‪ .‬לאחר השלמת התהליך בעשר‬ ‫עמותות ירוכזו הדרישות‪ .‬לאחר דיון מקצועי בצוות נבחר יוכנסו השינויים שיוסכמו על דעת‬ ‫אשל‪ ,‬עמל ואי‪.‬טי‪.‬קום‪ .‬השינויים יכללו גם דוחות שיידרשו להטמעה במערכת‪( .‬ביצוע‪:‬‬ ‫ועדת היגוי‪ ,‬נציגי העמותות‪ ,‬אשל‪ ,‬עמל ואי‪.‬טי‪.‬קום‪) .‬‬ ‫‪ .12‬במקביל נבצע תהליכי אפיון בדיקה ויצירת דוחות ייעודיים שיוגדרו ע"י משתמשי העמותה‬ ‫(זאת בנוסף לדוחות הסטנדרטיים שיוטמעו במערכת)‪( .‬ביצוע‪ :‬כנ"ל)‬ ‫‪' .13‬עליה לאויר'‪ :‬הטמעה ומעבר לפעילות שוטפת‪ .‬תקופת ההטמעה הכוללת בעמותה‪ :‬כ‪20-‬‬ ‫יום (ברוטו)‪( .‬אחריות‪ :‬אי‪.‬טי‪.‬קום‪).‬‬ ‫‪ .14‬משך תקופת הפעילות בעמותה בודדת‪ :‬עד שלושה חדשים מתחילת הפעילות‪.‬‬ ‫**********‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 7‬מתוך ‪11‬‬ ‫שלמי תודה‬ ‫לעמותות ולארגונים שהשתתפו בשלבי אפיון המערכת‪:‬‬ ‫העמותות‪ :‬עמק חפר – בית דוד‪ ,‬רחובות – עלה‪ ,‬אשכול – נוה אשכול‪ ,‬ירושלים ‪ -‬משגב לקשיש‪,‬‬ ‫שפרעם‪ ,‬חיפה – שילה‪ ,‬נצרת עלית – עלמה‬ ‫אשל‪ :‬דוד כאהן‪ ,‬רונית ניסנבוים‪ ,‬יהודית גליק‪ ,‬עזמי אג'מיל‪ ,‬יוספה בן משה‪ ,‬יעקב קבילו‪.‬‬ ‫עמל‪ :‬מירב יונה‪ ,‬אביה לאור‬ ‫לעמותות שהשתתפו בשלבי תיקוף האפיון‪:‬‬ ‫העמותות‪ :‬סכנין‪ -‬השלום‪ ,‬נס ציונה ‪ -‬עמית‪ ,‬עמק חפר ‪ -‬בית דוד‪.‬‬ ‫לעמותות של הפיילוט ראשון‪ :‬עמק חפר – בית דוד‪ ,‬טייבה – העמותה למען הזקן‪.‬‬ ‫לעמותות בפיילוט שני‪ :‬נצרת עלית ‪ -‬עלמה‪ ,‬רחובות ‪ -‬עלה‪( .‬שתי העמותות בתהליך)‪.‬‬ ‫תודה מיוחדות‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫לצוות העמותה בעמק חפר – בית דוד‪ ,‬בראשותה של גב' אמירה למדני‪ ,‬שהשתתף‬ ‫בפיילוט וסייע בתהליך בדיקות הקבלה לאורך זמן ממושך‪ ,‬במסירות ובסבלנות‪.‬‬ ‫תודה מיוחדת לגב' קטי אנגרס על תרומה חשובה במיוחד ביותר לפיתוח המערכת‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫לצוות העמותה בטייבה‪ ,‬בראשותו של מר אג'מיל עזמי‪ ,‬שהשתתף בפיילוט וסייע‬ ‫בתהליכי בדיקות הקבלה לקראת סיום הפיתוח‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫ליחידת המחשב של המוסד לביטוח לאומי‪.‬‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 8‬מתוך ‪11‬‬ ‫חברי וועדת ההיגוי של התכנית‪:‬‬ ‫יו"ר ‪ :‬דרור רותם – אשל‪,‬‬ ‫המוסד לביטוח לאומי‪ :‬חיים לוגאסי‬ ‫משרד הרווחה‪ :‬שאול צור‪ ,‬פטר לודריקס‬ ‫עמותות‪ :‬אביטוב זלקין – עידן ירושלים‪ ,‬אוה פורי וניטו הופמן – עלה רחובות‪ ,‬עדינה שץ – רמת גן‪,‬‬ ‫שרלוט פרימן – עמל ‪ +‬שילה חיפה‪,‬‬ ‫עמל‪ :‬בנימין כהן ‪ /‬אברהם רוזן (במי)‪ ,‬מירב יונה‪,‬‬ ‫אשל ‪ :‬דוד כהן‪ ,‬יעקב קבילו ויעקב דויד‬ ‫ג'וינט‪ :‬משה נורדהיים ‪ /‬עודד קציר – מפמ"ר הג'וינט‬ ‫‪:npo-focus‬אביה לאור‪,‬‬ ‫חברת אי‪.‬טי‪.‬קום‪ :.‬אורי מורן‪ ,‬לילך קורן‪ ,‬טל שיינפלד‪ ,‬אייל גרייפנר ואמיר עמרי‬ ‫בברכה‬ ‫יעקב דויד‬ ‫מנהל פיתוח תכנית מחשוב העמותות‪ ,‬אשל‬ ‫‪jacobd@jdc.org.il‬‬ ‫טלפון‪02-6557235 :‬‬ ‫\\‪\jdc\h-j\Eshel\jacob-d\Desktop‬תיק מסמכי הטמעה בעמותה\תכנית מחשוב העמותות תיאום ציפיות יולי ‪ docx.2010‬עדכון אחרון‪13:03 11/03/2011 :‬‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 9‬מתוך ‪11‬‬ ‫נספח‪ :‬מאפייני חומרה תוכנה ותקשורת אינטרנט‬ ‫מבחינת תשתית יש שתי צורות עבודה אפשריות‪:‬‬ ‫‪ 1‬שימוש בטרמינל סרבר – מתאים לעמותות בהן אין חיבור של כל תחנה לרשת אלא יציאה של שרת אחד‬ ‫מרכזי אליו מחוברות כל תחנות העבודה המקומיות ‪. -‬לצורך עבודה באמצעות הטרמינל סרבר יש לרכוש‪/‬להשיג‬ ‫ולהתקין שרת ‪ Terminal Server‬עם מערכת הפעלה ‪ .Windows 2003 Terminal Server‬יש להתקין ‪Pivotal 6.0‬‬ ‫‪ Clients‬על שרת ה – ‪ Terminal Server‬כמספר המשתמשים במערכת (ההתקנה תתבצע ע"י ‪)ITCom‬‬ ‫‪ 2‬חיבור ישיר דרך האינטרנט של כל תחנה לשרת ה ‪ CRM‬ללא צורך בטרמינל סרבר ‪ -‬עבודה על מחשבי‬ ‫המשתמשים ישירות מול השרת המרכזי ‪ -‬התקנה על מחשבי המשתמשים‪ .‬התנאי לכך הוא תאימות המחשב לדרישות‬ ‫החומרה וכן חיבור ישיר לרשת האינטרנט של מחשבי המשתמש‪ .‬ההתקנה על ידי חברת אי‪.‬טי‪.‬קום‪ .‬יש לחבר את כל‬ ‫תחנות העבודה בעמותה‪ ,‬אשר ישמשו לעבודה עם מערכת ה ‪ ,CRM -‬ברשת תקשורת מקומית ברוחב פס מינימלי של‬ ‫‪100 Mbits/sec‬‬ ‫‪ .3‬יש לרכוש ולהתקין ‪ Firewall‬ולחברו לאינטרנט (עמותות)‪:‬‬ ‫‪ ‬תוכנה (על שרת ה – ‪:)Terminal Server‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪Commodo Firewall Pro 3.0‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪ESET Smart Security‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪ZoneAlarm Internet Security 6.5‬‬ ‫‪ ‬התקן חומרה ייעודי (‪:)Appliance‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪Aladdin eSafe Appliance‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪CheckPoint Safe@Office‬‬ ‫‪o‬‬ ‫‪Symantec Firewall VPN 200R‬‬ ‫‪ .4‬יש לדאוג להגדלת החיבור של העמותה לרשת האינטרנט לקיבולת של ‪ 4 Mbit‬מול‪:‬‬ ‫‪ ‬ספק התשתית (בזק‪)HOT ,‬‬ ‫‪ ‬ספק השירות (בזק בינלאומי‪ 113 ,112 ,‬וכו')‬ ‫להלן מפרט החומרה‪ ,‬התוכנה והתקשורת הנדרש בתחנות העבודה של ה – ‪CRM‬‬ ‫דרישות חומרה‬ ‫מהירות מעבד – לפחות ‪1.6 MHZ‬‬ ‫זיכרון ‪ - RAM‬לפחות ‪512 MB‬‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 11‬מתוך ‪11‬‬ ‫נפח דיסק פנוי ‪ -‬לפחות ‪ 65 MB‬פנויים להתקנת היישום‪ ,‬נפח זה אינו כולל את נפח הדיסק הפנוי הנוסף הנדרש לפעולה‬ ‫תקינה של תחנת העבודה כולל מערכת ההפעלה‪ ,‬נתונים ונפח הנדרש בזמן ריצה‪.‬‬ ‫מערכת הפעלה‬ ‫אחת ממערכות ההפעלה הבאות (‪ 23‬ביט בלבד)‪:‬‬ ‫‪Windows XP Professional Service Pack 2 ‬‬ ‫‪Windows Vista Business Service Pack 1 ‬‬ ‫‪Windows Vista Enterprise Service Pack 1 ‬‬ ‫‪Windows Vista Ultimate Service Pack 1 ‬‬ ‫דפדפן אינטרנט‬ ‫אחת מהדפדפנים הבאים‪:‬‬ ‫‪Internet Explorer 6.0 Service Pack 2 ‬‬ ‫‪Internet Explorer 7.0 ‬‬ ‫תוכנת דואר אלקטרוני‬ ‫אחד מגרסאות ה ‪ Outlook -‬הבאות‪:‬‬ ‫‪Outlook 2003 Service Pack 3 with version update (11.8217.8202) ‬‬ ‫‪Outlook 2007 Service Pack 1 ‬‬ ‫הערה‪ :‬אם מותקן ‪ ,Outlook 2003‬יש לוודא שמותקן על המחשב גם ‪Word 2003 Service Pack 3‬‬ ‫יישומי מיקרוסופט אופיס‪:‬‬ ‫אחת מגרסאות ה ‪ Excel -‬הבאות‪:‬‬ ‫‪Excel 2003 Service Pack 3 ‬‬ ‫‪Excel 2007 Service Pack 1 ‬‬ ‫אחת מגרסאות ה ‪ Word -‬הבאות ‪:‬‬ ‫‪Word 2003 Service Pack 3 ‬‬ ‫‪Word 2007 Service Pack 1 ‬‬ ‫\\‪\jdc\h-j\Eshel\jacob-d\Desktop‬תיק מסמכי הטמעה בעמותה\תכנית מחשוב העמותות תיאום ציפיות יולי ‪ docx.2010‬עדכון אחרון‪13:03 11/03/2011 :‬‬ ‫‪-----------------------------------------------------------------------------------------------------‬‬‫תיאום ציפיות להצטרפות עמותה לתכנית 'ניהול העמותות'‪ ,‬יוני ‪2010‬‬ ‫עמוד ‪ 11‬מתוך ‪11‬‬