‫תהליכי העבודה של המסלקה‬ ‫עם ואל מול המשתמשים‬ ‫עמיר טל – מנהל פרויקט ההקמה‬ ‫‪www.Swiftness.co.il‬‬ ‫"ואף על פי כן‪ ,‬נוע תנוע ‪"...‬‬ ‫(גלילאו גליליי‪)1643 ,‬‬ ‫‪www.Swiftness.co.il‬‬ ‫נושאי המצגת‬ ‫נתיבי הגישה‬ ‫עבודה באמצעות העברת‪/‬קבלת ממשקים (‪)B2B‬‬ ‫עבודה באמצעות פורטל האינטרנט‬ ‫תזכורות והתראות‬ ‫הטיפול בייפוי כוח‬ ‫המלצות ודגשים להתארגנות‬ ‫נתיבי הגישה‬ www.Swiftness.co.il ‫נתיבי הגישה‬ ‫גופים מוסדיים‬ ‫מפיצים‬ ‫מעסיקים‬ ‫תשתיות גישה ‪B2B‬‬ ‫(כספות‪)WS ,‬‬ ‫פורטל יעודי‬ ‫באינטרנט‬ ‫מסלקה ‪ -‬חדר כספות‬ ‫מסלקה ‪ -‬מערכת ליבה‬ ‫חוסכים‬ ‫נתיבי הגישה ‪ -‬דגשים‬ ‫כל נתיבי הגישה מאפשרים את כל השירותים‬ ‫בחירת נתיב הגישה במועד ההרשמה‬ ‫הנתיב הנבחר משמש למסירת ולקבלת המידע‬ ‫נתיבי ‪ - B2B‬במספר טכנולוגיות (כספות‪)SFTP ,WS ,‬‬ ‫שימוש בנתיבי ‪ B2B‬מחייב יכולות טכנולוגיות מתאימות‬ ‫השימוש בממשקי החוזר האחיד בלבד ("אירועים"‪" ,‬משוב"‪,‬‬ ‫"אחזקות")‬ ‫גופים מוסדיים ‪ -‬חובת שימוש בנתיב ‪B2B‬‬ ‫נתיבי הגישה ‪ -‬דגשים‬ ‫שימוש בפורטל דורש דפדפן ואינטרנט בלבד‬ ‫שימוש בנתיב ‪ B2B‬ושימוש במקביל גם בפורטל‬ ‫פיצול פעילות גוף מוסדי בין מספר נתיבים‬ ‫עבודה באמצעות‬ ‫העברת‪/‬קבלת‬ ‫ממשקים (‪)B2B‬‬ ‫‪www.Swiftness.co.il‬‬ ‫הטיפול בממשק נכנס (כגון ‪" -‬אירועים")‬ ‫משתמש עונה‬ ‫(גוף מוסדי)‬ ‫כספת‪WS ,‬‬ ‫משתמש פונה‬ ‫(מפיץ‪ ,‬מעסיק‪,‬‬ ‫חוסך)‬ ‫כספת‪WS ,‬‬ ‫אינטרנט‬ ‫שטח‬ ‫עבודה‬ ‫בפורטל‬ ‫האינטרנט‬ ‫אינטרנט‬ ‫מאובטח‬ ‫חדר כספות במסלקה‬ ‫בדיקות קבלה‬ ‫הכנת קובץ משוב‬ ‫("היזון חוזר") לגורם השולח‬ ‫מערכת ליבה‬ ‫(תהליכי עיבוד)‬ ‫(‪)1‬‬ ‫אחזור מידע‬ ‫לאינטרנט‬ ‫(‪)2‬‬ ‫ממסרי בקשת‬ ‫מידע לאחר עיבוד‬ ‫הטיפול בממשק נכנס (כגון ‪" -‬אירועים")‬ ‫‪1‬‬ ‫מערכת ליבה‬ ‫(תהליכי עיבוד)‬ ‫שליפות מידע‬ ‫לתצוגה בפורטל‬ ‫רישום לבסיסי הנתונים‬ ‫נתונים מוצפנים‬ ‫מערכת הליבה‬ ‫בסיסי נתונים‬ ‫מערכת הליבה‬ ‫בסיס נתונים ‪ CRM‬מידע‬ ‫מנהלי על תהליך‬ ‫ההתכתבות‬ ‫רישום פעולות משלוח ההמשך‬ ‫ומשובים נוספים שיש לבצע‬ ‫הכנת ממשקים‬ ‫נושאי דיווח מיידי‬ ‫לשידור המשך‬ ‫‪2‬‬ ‫טיפול בממשק יוצא במסלקה‬ ‫מתזמן משימות (עיבוד יומי)‬ ‫מחוללי פעילות עפ"י תנאים‬ ‫הפעלת תהליך הכנת ומשלוח‬ ‫ממסר‪/‬ממשק (במערכת הליבה)‬ ‫בסיסי‬ ‫הנתונים‬ ‫של‬ ‫המסלקה‬ ‫סינון ואיגוד הממסרים עפ"י סוג ממסר‬ ‫וגורם נמען‬ ‫שליפת ממסרי ה – ‪ XML‬המקוריים‬ ‫שנשמרו‬ ‫הוספת נתונים של המסלקה‬ ‫(כגון מספר תיק‪ ,‬אימות ייפוי כוח)‬ ‫אריזה בקובץ בפורמט ממשק אחיד‬ ‫והעברה לחדר כספות במסלקה‬ ‫כספת‪WS ,‬‬ ‫משתמש הפועל בנתיב ‪B2B‬‬ ‫(מוסדי‪ ,‬מפיץ‪ ,‬מעסיק)‬ ‫מערכת הליבה (דיווח מיידי)‬ ‫קבלת והעברת ממשקים (‪ - )B2B‬דגשים‬ ‫בדיקות הקבלה לממשק נכנס‬ ‫הכנת קובץ ההיזון חוזר כבסיס ל – ‪ Hand Shaking‬מלא‬ ‫קובץ "היזון חוזר – המשך"‬ ‫ה"עיבוד" – קביעת והכנת התשתית לממשקי ההמשך‬ ‫הגורמים להפעלת תהליך הייצור של ממשק‪/‬י המשך‬ ‫ממעבר ממשקי "אחד ‪ X‬אחד" לממשקי "רבים ‪ X‬אחד"‬ ‫עבודה‬ ‫באמצעות‬ ‫פורטל‬ ‫האינטרנט‬ ‫‪www.Swiftness.co.il‬‬ ‫פעילות מפיץ דרך הפורטל היעודי‬ ‫רישום משתמש‬ ‫(חד פעמי במועד ההצטרפות לשירות)‬ ‫כניסה לפורטל הייעודי והזדהות‬ ‫שולחן העבודה של המשתמש‬ ‫תפריט כללי‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫בחירת שפה‬ ‫הדרכה‬ ‫עזרה‬ ‫מחירון‬ ‫אבטחת מידע‬ ‫תנאי שימוש‬ ‫יציאה‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫תפריט ייעודי‬ ‫רשימת תיקי התכתבות‬ ‫בקשות קבלת מידע‬ ‫בקשות מסירת מידע‬ ‫הוראות ביצוע פעולה‬ ‫נתוני חיובים וגביה‬ ‫עדכון פרטי רישום‬ ‫בחירת תיק לפעולה‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫מידע שהתקבל‬ ‫ריכוז תנועות‬ ‫ריכוז יתרות‬ ‫ריכוז כיסויים‬ ‫מידע מנהלי‬ ‫הצגת המענה לבקשת מידע בפורטל ‪ -‬דגשים‬ ‫שולחן העבודה מספק את רשימת התיקים עפ"י חתך נדרש‬ ‫תצוגה התיק מתחילה ברשימת הגופים המוסדיים הרלוונטיים‬ ‫מחולקים לפי ססטוס המענה‬ ‫אפשרות ירידה לפרטים" )‪ )Drill down‬מרובה רמות אל תוך‬ ‫פרטי המידע אשר דווחו ע"י כל גוף המוסדי‬ ‫הצגת מלוא המידע הכלול בממשק "אחזקות"‬ ‫אפשרות הדפסה לכל דף מידע מוצג‬ ‫אפשרות שמירת המענה כקובץ ‪XML‬‬ ‫נבחנת אפשרות שמירת ריכוזים נבחרים כקובץ ‪EXCEL‬‬ ‫הקמת בקשת מידע בפורטל‬ Eng [ , ] | | | | 20 www.Swiftness.co.il ‫הקמת בקשת מידע בפורטל ‪ -‬דגשים‬ ‫הקמת הבקשה תוך ניווט מונחה בין מסכי המידע הנדרש‬ ‫התאמת תהליך ההקמה אל סוג הבקשה‬ ‫אפשרות למימוש "טפסים" מתוך המערכת ולצירוף טפסים‬ ‫סרוקים‬ ‫בקרת תקינות ושלמות המידע בבקשה‬ ‫הפקת טופס או תדפיס סיכום הבקשה‬ ‫תמיכה במשתמשים ע"י ‪:‬‬ ‫ספרות הדרכה‬ ‫סרטוני הדגמה של אופן העבודה‬ ‫הסברים ("בועה") ברמת השדה‬ ‫‪Help Desk‬‬ ‫תזכורות‬ ‫והתראות‬ www.Swiftness.co.il ‫תזכורות והתראות ‪ -‬דגשים‬ ‫המסלקה תשלח תזכורות והתראות לגופים השונים תוך שימוש‬ ‫במבנה "ממשק ההיזון החוזר"‪.‬‬ ‫על "אי‪-‬מענה" לבקשה לקבלת מידע ישלחו ‪:‬‬ ‫תזכורת – מספר שעות לפני תום המועד המרבי המותר למענה (‪ 3‬ימים)‬ ‫התראה ראשונה – מספר שעות לאחר תום המועד המרבי המותר למענה‬ ‫התראה שנייה – יום – יומיים לאחר תום המועד המרבי המותר למענה‬ ‫‪ 3‬ימים לאחר התראה שנייה מוגדר הגוף המוסדי‬ ‫כ"סרבן מענה"‬ ‫על אי החזרת היזון חוזר לממשק שנשלח‬ ‫ע"י המסלקה תשלח התראה אחת בלבד‬ ‫מספר שעות לאחר תום המועד המרבי‬ ‫המותר להחזרת היזון חוזר‪.‬‬ ‫הטיפול‬ ‫בייפוי כוח‬ www.Swiftness.co.il ‫צירוף ובדיקת ייפוי כוח ‪ -‬דגשים‬ ‫בקשת מידע מכלל הגופים חייבת בצירוף ייפוי כוח (נספח א)‪.‬‬ ‫לכל בקשת מידע אחרת‪/‬הוראת ביצוע ניתן לצרף ייפוי כוח‬ ‫(נספחים ב‪ ,1-‬ב‪)2-‬‬ ‫ניתן לשלוח ייפוי כוח גם כפעולה נפרדת‬ ‫המסלקה תומכת בייפוי כוח במתכונת "טופס ממוכן חתום גרפית‬ ‫ודיגיטלית" בלבד‬ ‫המסלקה מאפשרת במסגרת הקמת בקשה‬ ‫בפורטל להפיק טופס ייפוי כוח‪ ,‬להחתים את‬ ‫החוסך ("גרפית") ולחתום את המסמך‬ ‫("דיגיטלית")‪.‬‬ ‫ייפוי הכוח נבדק ברמת המסמך וברמת‬ ‫המידע המפורט בממשק‬ ‫אימות ייפוי כוח ‪ -‬דגשים‬ ‫המסלקה תאמת כי ייפוי הכוח המוצג ע"י מפיץ נמסר לו ע"י החוסך‬ ‫נשוא הבקשה‬ ‫אימות ייפוי הכוח מבוסס על נתון או פריט הנמצא באופן בלבדי בידי‬ ‫החוסך‬ ‫בשלב א' ‪ -‬יכול כל חוסך‪ ,‬לאחר זיהוי מתאים‪ ,‬לקבל קוד "אימות ייפוי‬ ‫כוח" דרך פורטל האינטרנט‬ ‫קוד זה יועבר למפיץ וידווח על ידו למסלקה ביחד עם בקשת המידע‬ ‫גופים להם אתר שירות העומד בסטנדרטיים נדרשים יכולים לאמת‬ ‫את ייפוי הכוח באופן עצמאי‬ ‫המלצות‬ ‫להתארגנות‬ www.Swiftness.co.il ‫המלצות להתארגנות מוסדיים ‪ -‬דגשים‬ ‫בדיקת הצורך בפיצול למוקדי תפעול נפרדים (למוסדיים)‬ ‫הקמת‪/‬התאמת תהליך קליטת בקשות למידע (ממשק אירועים) ‪:‬‬ ‫קבלת ממשק האירועים‪ ,‬בדיקות קבלה‪ ,‬והפקת היזון חוזר‬ ‫הקמת "הוראות עבודה" במערכות הגוף המוסדי (אוטומציה‪ ,‬נפחים)‬ ‫תהליך הפקת ממשק אחזקות ‪:‬‬ ‫ביצוע הוראות העבודה (טיפול יחידני‪ ,‬טיפול בחריגים)‬ ‫ריכוז המידע המוחזר ושליחתו‬ ‫תהליכי בקרה ‪:‬‬ ‫ניהול ‪ Hand Shaking‬וטיפול באי קבלת היזון חוזר‪.‬‬ ‫בקרה והתראות על עמידה בזמני תגובה‬ ‫בקרות תקינות ואיכות ממשקי אחזקות יוצאים‬ ‫טיפול בהיזון חוזר מסוג "שגיאה"‬ ‫טיפול בתזכורות והתראות‬ ‫המלצות להתארגנות מפיצים ‪ -‬דגשים‬ ‫בחירת נתיב הגישה הרצוי והמתאים‬ ‫תהליך יצירת ממשק אירועים ‪:‬‬ ‫הטמעת תהליך יצירת ממשק בקשות המידע במערכות ה"יעוץ" ו"ניהול‬ ‫המשרד"‬ ‫תהליך המשלוח ותיעוד המשלוח‬ ‫תהליך קבלת ממשקים ‪:‬‬ ‫קבלת ממשק היזון חוזר וקליטתו (לרבות טעינת מספר תיק מסלקה)‬ ‫קבלת ממשק‪/‬י אחזקות וקליטתו‬ ‫הפקת ומשלוח ממשקי היזון חוזר למסלקה‬ ‫תהליכי בקרה ‪:‬‬ ‫ניהול ‪ Hand Shaking‬וטיפול באי קבלת היזון חוזר‪.‬‬ ‫זיהוי וטיפול בפיגור במענה לבקשת מידע‬ ‫יצירת ומעקב אחר היזון חוזר מסוג "שגיאה"‬ ‫טיפול בהיזון חוזר מסוג "שגיאה" (נכנס)‬ !! ‫תודה על ההקשבה ובהצלחה‬ Amir.tal@swiftness.co.il