‫תהליך קליטה של חבר ועד מנהל חדש‬ ‫כדי לשמור על חיוניותו של הוועד המנהל‪ ,‬עמותות נדרשות לעתים‬ ‫להזרים "דם חדש" ולקלוט חברים חדשים‪ .‬משימת האיתור‬ ‫והקליטה של חבר ועד מנהל דורשת ניהול מושכל ותהליך מובנה‪.‬‬ ‫במאמר זה נציג שבעה שלבים בתהליך קליטתו של חבר חדש‬ ‫ונציע כמה טיפים לשיפור התהליך‪.‬‬ ‫שלב ראשון‪ :‬החלטה לגבי הצורך ברענון‬ ‫ההחלטה על רענון הוועד המנהל עשויה להתקבל על רקע מגוון‬ ‫נסיבות‪ :‬חברי הוועד רובם ותיקים מאוד; הוועד מתנהל כמכונה‬ ‫משומנת אך תרומתו לארגון אינה משמעותית; מורגשת עייפות‬ ‫וירידה בעניין ומוטיבציה אצל חלק מהחברים; קיימת הומוגניות מובהקת של החברים או שחסרים תחומי‬ ‫מומחיות חיוניים לפעילות העמותה; קיים נוהג קבוע במסגרת תקנון העמותה לרענן את הוועד המנהל פעם‬ ‫בכמה שנים‪.‬‬ ‫החלטה כזו מתקבלת בשתי דרכים עיקריות‪:‬‬ ‫(‪ ) 1‬הוועד המנהל‪ ,‬ביוזמת אחד או כמה מחבריו‪ ,‬מקבל החלטה עקרונית על תהליך רענון וקליטה של חברים‬ ‫חדשים; (‪ ) 2‬קיים מועמד קונקרטי המזוהה עם חזון העמותה‪ ,‬מביא עמו ניסיון רלוונטי נדרש ומביע עניין‬ ‫להצטרפות‪.‬‬ ‫יהיו הנסיבות להחלטה אשר יהיו‪ ,‬ראוי שהיא תתקבל באחת מישיבות הוועד המנהל‪.‬‬ ‫שלב שני‪ :‬הגדרת פרופיל רצוי‬ ‫‪ .1‬הגדרת דרישות בסיסיות לתפקיד‪ ,‬לדוגמה‪:‬‬ ‫· עניין אישי בנושא שבו עוסקת העמותה‬ ‫· נכונות לאחריות אישית‬ ‫· יחסי אנוש טובים‬ ‫· נכונות להשקעה של כחמש–שמונה שעות בחודש‬ ‫· נוכחות בישיבות ועד מנהל ב‪ 08%-‬מהישיבות‬ ‫· זמינות לקריאת חומר ותקשורת במייל ובטלפון נייד‬ ‫‪ .2‬הגדרת תחום המומחיות הנדרש‪ ,‬לדוגמה‪:‬‬ ‫· קשרים במגזר הציבורי ‪ /‬העסקי ‪ /‬השלישי‬ ‫· יכולות גיוס משאבים ונכונות לתרומה אישית‬ ‫· מומחיות בתחום תוכן‪ ,‬כגון‪ :‬משפטים‪ ,‬שיווק וניהול‬ ‫· ניסיון מקצועי בתחומי השירות של העמותה‪ ,‬כגון‪ :‬חינוך‪ ,‬קהילה ובריאות‬ ‫· ייצוג הפרופיל של אוכלוסיית היעד של העמותה‬ ‫· פתיחת הזדמנויות לפריסה גאוגרפית רחבה של שירותי העמותה‬ ‫שלב שלישי‪ :‬איתור והיכרות‬ ‫יובל וגנר‪ ,‬יו"ר ומנכ"ל עמותת "נגישות ישראל"‪ ,‬מציע שישה צעדים בתהליך הקליטה בעמותה‪:‬‬ ‫‪ .1‬הגדרת המאפיינים של חבר הוועד הרצוי – עדיפות לאנשים עם מוגבלות‬ ‫‪ .2‬הפצת קול קורא דרך ידידי העמותה והפורום העסקי‬ ‫‪ .3‬איסוף המלצות וקורות חיים‬ ‫‪ .4‬פגישות היכרות לבחינת המחויבות של המועמד‪ ,‬קִ רבתו לנושא‪ ,‬המוטיבציה והערך המוסף שלו לעמותה וכן‬ ‫הגדרת ציפיות‬ ‫‪ .5‬למועמדים מובילים – פגישות עם חברי ועד נוספים‬ ‫‪ .6‬למועמד מוביל – פגישת היכרות עם הוועד‬ ‫שלב רביעי‪ :‬בחירה ותיאום ציפיות‬ ‫לאח ר סיום שיחות ההיכרות ותיאום הציפיות‪ ,‬יש להסדיר תהליך בחירה פורמלי של שני הצדדים‪:‬‬ ‫בצד הוועד המנהל – ביצוע תהליך בחירה ואישור לפי תקנון העמותה‪ .‬מכובד לערוך טכס של 'הרמת כוסית' ו‪/‬או‬ ‫נוהג סמלי אחר‪ .‬לפי התקנון המצוי‪ ,‬מינוי חבר‪/‬ת ועד מנהל חדש מצריך הצבעה באספה הכללית כדי להפוך‬ ‫לפורמלי‪.‬‬ ‫בצד המועמד המתקבל – ראוי לעגן את תיאום הציפיות לגבי תפקידו כחבר ועד מנהל בצורה ברורה וכתובה‪.‬‬ ‫ראו דוגמה לכתב הסמכה המציע נוסח מתאים‪.‬‬ ‫שלב חמישי‪ :‬קליטה והסתגלות‬ ‫יש להביא בחשבון כי תהליך הקליטה נערך כשנה‪ .‬רק בסוף התהליך יוכלו הצדדים לקבל החלטה על קדנציה‬ ‫ארוכה יותר‪ .‬יש לקבוע אדם שילווה את הנקלט לאורך השנה‪ :‬יושב ראש‪ ,‬מנכ"ל‪ ,‬חבר ועד מנהל או חבר‬ ‫הנהלה‪ .‬עליו לסייע לחבר החדש בבנייה ובהוצאה לפועל של תהליכי היכרות עם העמותה ועם תפקידו מתוקף‬ ‫חוק‪ .‬תהליך קליטה מובנה יבטיח כי הזמן והאנרגיה שהושקעה באיתור המועמד אכן יישאו פרי‪ .‬ראו דף מידע‬ ‫לחברי ועד חדשים‪.‬‬ ‫שלב שישי‪ :‬שימור החיוניות והתרומה‬ ‫חבר ועד מנהל ירגיש מסופק בתפקידו אם יוכל להשפיע ולתרום מניסיונו לטובת הארגון‪ .‬לצורך כך מומלץ‬ ‫להתאים לכל אחד את דרך המעורבות הייחודית לו‪ ,‬נוסף על השתתפותו בישיבות ובדיוני הוועד המנהל‪.‬‬ ‫תפקידים לדוגמה‪:‬‬ ‫· ייעוץ למנכ"ל בתחומי תוכן‪ ,‬כגון‪ :‬שיווק‪ ,‬יחסי ציבור וגיוס משאבים‬ ‫· ביצוע משימות אישיות עצמאיות‪ ,‬כגון פגישות גיוס עם מממנים וגורמים מקצועיים ו‪/‬או עסקיים‬ ‫· מנטורינג של חבר ההנהלה של הארגון ו‪/‬או צוות של מיזם ארגוני‬ ‫· ארגון אירועים למען העמותה בבית העסק ו‪/‬או בבית המשפחה‬ ‫· השתתפות והצגת פעילות העמותה בכנסים רלוונטיים‬ ‫· השתתפות בוועדות כגון‪ :‬כספים‪ ,‬מתנדבים‪ ,‬כוח אדם‪ ,‬שיווק‪ ,‬תכנון אסטרטגי ופיתוח שירותים‬ ‫נוסף על כך יש לעקוב אחר השתתפות החבר בישיבות הוועד המנהל‪ .‬במקרה של תכיפות נמוכה יש להאיר‬ ‫לתשומת ליבו ולבחון יחד את המצב‪.‬‬ ‫שלב שביעי‪ :‬החלטה על המשך קדנציה או סיומה‬ ‫בהחלטה אם להמשיך את תקופת הכהונה של החבר או לסיימה מומלץ לנהוג לפי מודל ‪ ,2–3–1‬המציע כהונה‬ ‫של שש שנים בשלוש מדרגות זמן של הערכה והארכה‪:‬‬ ‫המדרגה הראשונה – שנה אחת‪ .‬זו תוקדש להיכרות הדדית ולהתנסות‪.‬‬ ‫המדרגה השנייה – הרחבה לשלוש שנים נוספות‪ .‬זו תתקיים אם החבר החדש מצא דרך מתאימה ותורמת‬ ‫להשתלב בפעילות הוועד המנהל‪ .‬כך ישלים קדנציה של ארבע שנים‪.‬‬ ‫המדרגה השלישית – לפי מידת ההצלחה תוארך הקדנציה בשנתיים נוספות‪.‬‬ ‫במקרים מיוחדים‪ ,‬כשלחבר יש תרומה משמעותית לוועד‪ ,‬תהיה הארכה נוספת‪ ,‬אך לא יותר מעשר שנים לכל‬ ‫תקופת הכהונה‪.‬‬ ‫יתרונות המודל‪ ) 1( :‬קל יותר לרתום מנהיג מתנדב החושש להתחייב לארבע שנים‪ .‬אם הקליטה מוצלחת‬ ‫הדבר מקל על החבר להאריך את ההתחייבות; (‪ )2‬אם מתגלה חוסר התאמה בין החבר לבין הארגון‪ ,‬קל יותר‬ ‫לשחררו מתפקידו אחרי שנה‪.‬‬ ‫המלצת המרכז למנהיגות מתנדבת‪ :‬בכל מקרה של שחרור חבר ועד מנהל מתפקידו‪ ,‬הדגישו כי מנהיגות‬ ‫מתנדבת היא קריירה לכל החיים‪ ,‬הפנו אותו אלינו‪ ,‬אנו נראיין אותו‪ ,‬נלמד מהניסיון שלו‪ ,‬נכיר את החזון שלו‬ ‫ונציע לו להשתלב בעמותה אחרת (מתוך‪.)layleadership@jdc.org.il :‬‬ ‫המאמר מבוסס על ידע שנצבר במרכז למנהיגות מתנדבת ע"ש פני וסטיבן וינברג ונכתב על ידי רונית דרורי‪,‬‬ ‫יועצת המרכז‪.‬‬ ‫עמותת "נגישות ישראל"‪ ,‬העמותה לקידום נגישות ועצמאות הנכים בישראל‪ ,‬הוקמה בשנת ‪ 1111‬כדי לאפשר‬ ‫לאנשים עם מוגבלות החיים בארץ להשתלב בחברה בשוויון‪ ,‬בזכות‪ ,‬בכבוד ובעצמאות מרבית‪.‬‬ ‫המודל מתואר במאמר‪Prevention Association in Kansas Jeanette Issa is CEO of Child Abuse" :‬‬ ‫‪ ,"City‬המופיע באתר‪.http://www.blueavocado.org :‬‬