למען הסדר הטוב
בית בטיפול למען הסדר הטוב חודש דצמבר ,סוף השנה האזרחית ,הוא זמן מצוין “לנקות שולחן“ ,לתייק ולארגן את כל המסמכים והניירת בבית“ .מסודרות“ עם העצות והטיפים שיעזרו לכם להיות מסודרים | מאת :מירי מולכו ומליסה וינשטין -מסודרות | ת יוק מסמכים הוא אחד המוקדים הבעייתיים ביותר ברוב הבתים .לא פעם ,גם בבתים המסודרים והמוקפדים ביותר ההתמודדות השוטפת והסדירה עם תיוקים וניירת גורמת לאמיצים שבינינו להישבר .סוף השנה האזרחית הממשמש ובא הוא הזדמנות מצוינת ליישר קו ולהתחיל את השנה החדשה כשהשולחן נקי מניירות. יש בתים שבהם הניירת מאיימת לכלות כל חלקה פנויה .מגירות שלמות על סף קריסה וערימות של דברי דואר שכלל לא נפתחו .נכון ,גם בדואר הלא וירטואלי מגיע הרבה מאוד “דואר זבל” ,אבל אם אינכם מתכוונים כלל לפתוח את המעטפות, זרקו אותן ישר לפח .אין טעם לשמור אותן למועד אחר .שימו לב שאתם יודעים ממי נשלח אליכם הדואר ומה תכולת המעטפות ,כדי שלא תגלו שם בדיעבד צ’קים שעבר זמנם ,תלושי שי שפג תוקפם ,זימונים לבדיקות רפואיות חשובות ועוד. כשנתקלים במעטפות סגורות יש שלוש אופציות :לפח ,לתיוק או לטיפול. כדי לא להיתקע עם ערימות מסמכים וניירת המאיימות להשתלט על הבית ,מומלץ לאמץ מספר כללים פשוטים שיקלו על ההתמודדות עם הניירת .ברגע שתסגלו לעצמכם רוטינה שוטפת בכל הקשור בטיפול בדואר הנכנס ,שוב לא תצטרכו להתמודד עם “מפלצת נייר” בעלת מימדים בלתי נתפסים. הכנת תשתית מתאימה לתיוק כשאין שיטה מתאימה לתיוק ,המשימה נדחית ובסופו של דבר לא מתבצעת ,ודאי | 144הוריםוילדים לא בתדירות הרצויה .השיטות לתיוק מסמכים רבות ,כמעט כמו כמות המסמכים המגיעים לביתנו מדי יום .אין שיטה אחת נכונה ,ולכן חשוב שתאמצו את זו שמתאימה לכם ,לאורח החיים שלכם ,לסוג המסמכים והדואר המגיעים אליכם ולתדירותם .כדי להקל על מלאכת התיוק וודאו כי הכנתם תשתית ראויה ומתאימה. אל תתפתו לפתרונות קסם המבטיחים סדר מוחלט בניירת באמצעות מחורר. קלסרים :שיטת התיוק המועדפת בדרך כלל היא שימוש בקלסרים אחידים .ההיצע רחב ותוכלו לבחור בין קלסרים חלקים לכאלה בעלי דוגמאות .לא משנה באילו קלסרים תבחרו ,ודאו שבחרתם בקלסרים עמידים ,רצוי כאלה מפלסטיק קשיח ולא מקרטון שנוטים להתבלות מהר יותר .בתוך הקלסרים הכניסו ניילוניות (המכונות גם “שמר–דף”) שקופות עם חורים בצידן .השימוש בניילוניות מונע את הצורך בניקוב המסמכים באמצעות מחורר ,תוך פגיעה במסמכים עצמם (ולעיתים קרובות אף קריעתם) ,ומאפשר גם לראות את תוכנן בקלות .דאגו למלאי קבוע של ניילוניות ריקות בבית כך שתימנעו ממצב שבו יתקוף אתכם דחף עז לתייק ולא תהיה לכם את האפשרות הטכנית לעשות זאת. רישום :הקפידו לרשום על כל קלסר את תוכנו באופן ברור ובולט .אם קלסר אחד משמש לתיוק מסמכים במספר נושאים ,תוכלו להצמיד לדופן הפנימית שלו מדבקה או דף שעליהם פירוט תוכנו. סיווג :כדי להקל על התיוק בקלסרים הפעולה חייבת להיות אינטואיטיבית ופשוטה .רכזו יחד מסמכים מאותו סוג -קלסר רכב ,קלסר מסמכים רפואיים, קלסר ביטוחים ,קלסר בנקים וכרטיסי אשראי ,קלסר תלושי שכר ,קלסר תעודות אחריות ועוד .מסמכים באותו נושא מומלץ לתייק על פי סדר כרונולוגי -החדש ביותר יופיע ראשון ומאחוריו יתר החשבונות /מסמכים מאותו סוג בסדר כרונולוגי יורד. ילדים :הכינו קלסר רחב לכל ילד במשפחה .רשמו את שם הילד באופן ברור על דופן הקלסר .הקלסר יכלול את כל המסמכים הרלוונטיים לאותו הילד-מסמכים רפואיים ,פנקס חיסונים ,קבלות שצריך לשמור ,אישורי רישום למוסדות חינוך וכו’ .כך תהיו בטוחים שבערב לפני החיסון לא תצטרכו לחפש בכל הבית את פנקס החיסונים. תייקו בתדירות גבוהה לאחר שהתשתית לתיוק מוכנה ,דהיינו רכשתם קלסרים עמידים ,עברו על סוגי המסמכים והדואר שאתם מקבלים בדרך כלל .ודאו ,כי אתם יודעים אילו מסמכים עליכם לשמור ומאילו תוכלו להיפרד .אל תתפתו לפזר מסמכים ,חשבונות ודואר נכנס בכל רחבי הבית .הקדישו מקום אחסון אחד כתחנת ביניים לעניין התיוקים, רצוי מגירה בגודל קטן עד בינוני .זה יהיה אזור הבלגן שלכם .ברגע שמקום האחסון שהוגדר מראש יתמלא לא תהיה לכם ברירה אלא לתייק את הניירת .כך ,התיוק לא יהפוך לפרויקט חיים ומשך התיוק לא יהיה ארוך ומייגע. מגשיות /הרמוניקה :יש האוהבים את שיטת המגירות /מגשיות .מניסיוננו ,שיטה זו בעייתית מפני שהיא מהווה מעין פתרון ביניים .כשהמגשיות יתמלאו יהיה ממילא צורך לטפל בניירת ואז הכמות לתיוק /טיפול תהיה גדולה בהרבה .מעבר לכך ,מגשיות פלסטיק או קרטון תופסות מקום רב וצוברות אבק .בנוסף ,לא מומלץ להשתמש בהרמוניקה לתיוק מסמכים .מדובר בפתרון שנראה אולי יפה על המדף בחנות ,אך במהרה ההרמוניקה מתמלאת ,לא ניתן לראות את תכולתה ,היא מתעוותת ומאבדת את צורתה ואינה ממלאת את הייעוד לשמו נרכשה מראש. הקערה הדקורטיבית :תופעה נפוצה בבתים שבעליהם מתקשים להתמודד עם חוסר סדר היא “הקערה הדקורטיבית” .אם אתם נוטים לבלגן ,הימנעו מלמקם קערה דקורטיבית בפינת האוכל ,בכניסה לבית או במטבח .עד מהרה היא תהפוך לאבן שואבת לניירת ולא רק .מהר מאוד תמצאו את עצמכם מנסים להתמודד עם ערימות שמאיימות להתפזר מתוך הקערה החוצה. ברגע שהקערה תתמלא עד גדותיה ,הניירת תתחיל להיערם ולגלוש צילום :מירי מולכו הוריםוילדים | 145 בית בטיפול לכל מקום פנוי אחר -כיסאות ,משטח העבודה במטבח, ובעצם בכל מקום .רצוי שתימנעו מראש מיצירת “מלכודות” שכאלה. כמה זמן לשמור :ישנם כללים ברורים ופשוטים לקבלת ההחלטה אילו מסמכים צריך לשמור ולמשך כמה זמן .למשל ,ריכוזים שנתיים של תלושי שכר ,ביטוחי חיים וחוזים אישיים יש לשמור לעד .חשבונות דוגמת חשבון חשמל ,חשבון טלפון ועוד יש לשמור במשך שנה אחת בלבד .בתום פרק זמן זה ניתן לזרוק אותם. סגלו לכם כדבר שבשיגרה לעבור פעם בכמה חודשים ,או לפחות פעם בשנה ,על הקלסרים השוטפים ,כאלה שאתם מתייקים בהם חשבונות ועדכונים חודשיים .חשבונות שעברה יותר משנה ממועדם ניתן לזרוק או לגרוס. דואר אלקטרוני ירוק יותר :מומלץ לעבור לקבלת חשבונות באמצעות הדואר האלקטרוני .יותר ויותר גורמים מוסדיים מאפשרים לכם לקבל את הדיווחים החודשיים במייל -חברות הסלולר ,כבלים/לוויין ,כרטיסי אשראי ועוד .מעבר לעובדה שמדובר על צעד קטן לטובת איכות הסביבה ,מדובר בהרבה פחות דואר נכנס שיש לטפל בו ,וכמובן -פחות מסמכים לתייק. להשאיר מזכרות מרגשות במיוחד עבודות יצירה של הילדים :החל מגילאי הגן אנחנו רגילים לקבל בסוף היום או השבוע עבודות יצירה שהילדים חוזרים איתן הביתה .ככל שהילדים גדלים ,כך גם כמות העבודות המגיעות הביתה ,מתווספות לעבודות אימג’בנק GettyImages / מזל וברכה :כרטיסי ברכה ,ברכות ומכתבים כדאי לשמור בקופסה מיוחדת לכך ,מכיוון שמדובר בניירת שהיא לעיתים בעלת נפח גדול יותר מדפי חשבון .ניתן למצוא קופסאות דקורטיביות מסוגים שונים ,בגדלים שונים ובמגוון חומרים ודוגמאות. התאימו את גודל הקופסה לכמות הברכות ,ואל תשכחו להשאיר מספיק מקום לברכות שעוד תקבלו .החליטו מראש אם ברצונכם לאחד את הברכות של כל בני הבית בקופסה אחת או להקצות לכל בן משפחה קופסה משלו .את הקופסה תוכלו לאחסן בתוך ארון סגור או על גבי כוננית או ספרייה פתוחה .גם כאן חשוב לברור .אין צורך לשמור כל פתק post itשכתוב עליו “מזל טוב”. שמרו את הברכות המיוחדות והמרגשות במיוחד. הוריםוילדים | 147 בית בטיפול שהילדים יצרו בעצמם בבית ,עם או ללא ההורים .ניתן ורצוי לשמור על העבודות כמזכרת ,אך מומלץ למיין אותן היטב .שימרו את העבודות המשמעותיות ,כאלה שיש בהן ציון דרך מסוים -השרבוט הראשון של הילד ,הדמות הראשונה ,המילה הראשונה וכו’ .שמרו עבודות שניתן לראות בהן התפתחות עם גדילת הילד .הקפידו לרשום על העבודות את שם הילד ואת התאריך בו נוצרו .כך ,תוודאו כי יישמרו עבודות בעלות ערך רגשי עבורכם ועבור ילדיכם .את העבודות מומלץ לשמור בתוך תיק ציור מפוליגל .הכינו תיק כזה עבור כל אחד מהילדים בבית ורשמו עליו את שמו בבירור. “מסודרות“ מירי מולכו ומליסה וינשטין ,מארגנות בתים מקצועיות. אתר ,www.mesudarot.co.il :דוא”לinfo@mesudarot.co.il : אימג’בנק GettyImages / תיוק נכון גם במחשב :במקביל לתיוק הניירת והמסמכים המגיעים בדואר, הקפידו לשמור על ארגון נכון ו”תיוק” מתאים גם במחשב שלכם .הקפדה על שיוך מסמכים לספריות מתאימות והגדרה נכונה של תיקיות ותת–תיקיות תקל עליכם לאחזר מידע ולמצוא מסמכים החשובים לכם .גם במחשב, כמו בתיוקים של ניירת ,חשוב שהתיקיות יהיו אינטואיטיביות מספיק כדי שתוכלו לאתר את מבוקשכם בקלות .נסו לאפיין את סוגי המסמכים השמורים אצלכם במחשב לפי נושאים (תכתובת שוטפת ,תמונות ,בית, ברכות ,כספים ,ילדים ,חו”ל וכו’) .פתחו תיקייה עבור כל נושא ודאגו ששם התיקייה יהיה מובן וברור ויזכיר לכם תמיד מה סוגי המסמכים השמורים בתוכה .מומלץ לפתוח תיקייה לכל ילד ,שם תוכלו אתם לשמור חומר רלוונטי עבור הילדים ,ובגילאים מאוחרים יותר יוכלו הילדים בעצמם להשתמש בתיקיות שלהם.
© Copyright 2024