vsebinsko-tehnične zahteve za informacijski sistem energetika celje
VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM ENERGETIKA CELJE VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) Vsebina 1. Splošne zahteve: ..............................................................................................................................................4 2. Opis osnovnih izrazov (entitet) ........................................................................................................................6 3. 4. 5. 6. 7. 2.1. Odjemno mesto ZP ..................................................................................................................................6 2.2. Odjemno mesto DO .................................................................................................................................6 2.3. Plinomer (števec ZP) ................................................................................................................................7 2.4. Merilnik toplote (števec DO)/vodomer ...................................................................................................8 2.5. Partner (kupec, dobavitelj) ......................................................................................................................8 Priprava dela ....................................................................................................................................................9 3.1. Obvladovanje strank ..............................................................................................................................10 3.2. Reklamacije............................................................................................................................................10 3.3. Ponudba oz. predračun (storitve in dobavo blaga-ZP(JN)) ....................................................................11 3.4. Delovni nalog .........................................................................................................................................12 3.5. Prodajne pogodbe .................................................................................................................................13 Upravljanje plinomerov ZP ............................................................................................................................14 4.1. Redni popisi porabe plina ......................................................................................................................15 4.2. Redne menjave plinomerov ..................................................................................................................16 4.3. Začasna ustavitev distribucije plina .......................................................................................................17 4.4. Ponovna priključitev distribucije plina ..................................................................................................17 4.5. Prekinitev distribucije plina ...................................................................................................................17 4.6. Montaža plinomera ...............................................................................................................................17 4.7. Redno umerjanje plinomerov ................................................................................................................18 Upravljanje merilnikov toplote DO ................................................................................................................18 5.1. Redni popisi porabe ...............................................................................................................................18 5.2. Menjava števcev : ..................................................................................................................................19 Nabava in materialno poslovanje ..................................................................................................................19 6.1. Artikel ....................................................................................................................................................20 6.2. Naročilnica .............................................................................................................................................20 6.3. Prevzem materiala .................................................................................................................................20 6.4. Izdaja materiala .....................................................................................................................................21 6.5. Zaloge ....................................................................................................................................................21 6.6. Inventura ...............................................................................................................................................21 Obračun .........................................................................................................................................................22 7.1. Obračuni in računi - splošno ..................................................................................................................22 7.2. Integracije ..............................................................................................................................................23 7.3. Alarmiranje in iskanje ............................................................................................................................23 7.4. Šifranti / seznami ...................................................................................................................................23 2 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 7.5. Postopek pred obračunom ....................................................................................................................26 7.6. Generiranje obračunov zemeljskega plina in ogrevanja .......................................................................26 7.7. Obračun – poraba topla voda ................................................................................................................27 7.8. Obračun storitev po DN .........................................................................................................................27 7.9. Poročila ..................................................................................................................................................27 8. Finance in računovodstvo..............................................................................................................................29 8.1. Saldakonti dobaviteljev .........................................................................................................................29 8.2. Plačilni promet.......................................................................................................................................30 8.3. Saldakonti kupcev ..................................................................................................................................31 8.4. Materialno knjigovodstvo ......................................................................................................................34 8.5. Obračun DDV .........................................................................................................................................34 8.6. Osnovna sredstva ..................................................................................................................................34 8.7. Glavna knjiga .........................................................................................................................................34 8.8. Izvršbe....................................................................................................................................................35 9. Poštna knjiga..................................................................................................................................................36 10. Potni nalogi ................................................................................................................................................37 11. Tehnične zahteve.......................................................................................................................................37 3 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 1. Splošne zahteve: 1. Kronološki parametri: Vsi parametri in spremenljivke v aplikaciji morajo imeti tudi kronološko sledenje. V vseh pogledih mora biti mogoče preveriti stanje vrednosti poljubnega parametra ali več njih na poljuben datum in videti kronološko sliko. 2. Revizijska sled se mora ustvarjati in mora vsebovati naslednje parametre: 1. Uporabniško ime, 2. Datum in čas, 3. Vrednost spremenjenega parametra pred in po spremembi. b. Revizijska sled se mora ustvarjati za: 1. Vsak nov zapis, 2. Vsako spremembo parametrov, 3. Vsak vpogled v osebne podatke. 3. Arhitektura: Možnost postavitve v načinu visoke zanesljivosti (High availability) vseh komponent brez »single point of failure«. 4. Obveščanje in alarmiranje: Možnost nastavitve obveščanja strank ali uporabnikov glede na vrednost parametrov z uporabo e-mail predlog(alarmi in obvestila). To mora biti funkcija v vseh modulih. 5. Prilagoditve in širitve: Možnost prilagoditev naročnikovim posebnostim in poslovnim procesom. Specifikacija postopkov, ki bodo potrebni ob širitvi podatkovne sheme posameznih entitet. Zahteva je, da dodajanje enostavnih parametrov npr. stranki, pogodbi ali odjemnemu mestu ne potegne za seboj predelave celotne aplikacije. Dolžina podatkovnih polj naj ne bo omejena z omejitvami aplikacije. 6. Rast sistema z razširitvijo dejavnosti podjetja: v primeru povečanega obsega ali razpršitve dejavnosti podjetja na druge dejavnosti omogočati rast sistema. 7. Rudarjenje in povezljivost modulov: možnost raziskovanja po podatkih v globino in povezanih vknjižb z možnostjo zasledovanja podatkov – tudi po različnih modulih. 8. Spremembe šifrantov, sistemsko nastavljanje obveznih polj in kontrol so v domeni izvedbe naročnika. 9. Možnost izvajanja nekritičnih popravkov na knjiženih listinah brez potrebe po stornu listine. 10. Izdelava in vzdrževanje izpisov je v domeni naročnika. Zagotovljena mora biti funkcionalnost izpisa logotipov na dokumentih in žigov ter skeniranih podpisov. Shranjevanje izpisov mora biti omogočeno v različnih formatih (word,excel,pdf,xml,…). 11. Enkraten vnos podatkov in posodabljanje: enkrat vnesemo podatek in se avtomatsko poknjiži/razknjiži v vseh potrebnih poljih. Samodejno posodabljanje informacij takoj po knjiženju poslovnega dogodka, tako, da so podatki vedno ažurni na vseh koncih (v vseh modulih). Zagotovljena mora biti samokontrola pravilnosti prenosov in v primeru zaznane napake avtomatska povrnitev v prvotno stanje. 12. Povezljivost z MS Office (Word, Excel, Outlook,…), Share point. 13. Skeniranje in pripenjanje skeniranih dokumentov v sistem ter shranjevanje in iskanje po več parametrih. Na način, da bodo dokumenti in podatki dostopni vsem uporabnikom. Podpora tiskanju črtnih kod za vhodne dokumente, prepoznavanje znakov (OCR) in hranjenje metapodatkov z avtomatsko generirano povezavo do dokumentov v IS. 14. Možnost izvoza dokumentov in rezultatov iskanja/filtriranja v word, excel,pdf., xml, iz celotne rešitve. 15. Naročnik mora imeti možnost neposrednega dostopa za branje podatkov v podatkovni zbirki (kateregakoli dela v skladu s pravicami) prek MS Excela (npr. zajem podatkov iz baze za izdelavo pivot tabele). 16. Slovenska različica oz. lokalizacija. V kolikor gre za rešitev tujega proizvajalca, mora biti ta v celoti lokalizirana (skladna s slovensko zakonodajo) in prevedena v slovenski jezik. 17. Upoštevati določila veljavne zakonodaje dejavnosti naročnika: Energetski zakon, Splošni pogoji za dobavo in odjem zemeljskega plina iz distribucijskega omrežja za geografsko območje Mestne občine 4 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Celje (MOC), Sistemska obratovalna navodila za distribucijsko omrežje zemeljskega plina za geografsko območje MOC, Uredba o delovanju trga z zemeljskim plinom, Akt o določitvi omrežnine za distribucijsko omrežje zemeljskega plina na geografskem območju MOC, Stvarnopravni zakonik, Stanovanjski zakon, Pravilnik o upravljanju večstanovanjskih stavb, Splošni pogoji za dobavo in odjem toplote iz distribucijskega omrežja za geografsko območje MOC, Pravilnik o delitvi in obračunu stroškov za toploto v večstanovanjskih in drugih stavbah z več posameznimi deli. Tudi v smislu upoštevanja predpisane terminologije. Testno okolje: zagotovljeno mora biti testno okolje (ločeno od produkcije) z možnostjo prenosa podatkov iz produkcije v test. Reporti možni po vseh mogičih atributih. Odgovornost za uvedbe vseh zakonskih sprememb je na strani izvajalca. Podpora odločanju. Možnost različnih pregledov in analitičnih kazalnikov za potrebe odločanja, s tem, da uporabnik sam spreminja obliko in vsebino oz. si sam prilagaja in ustvarja nova poročila. Programska koda poslovne logike mora biti izročena naročniku in po potrebi dostopna drugim izvajalcem za vzdrževanje za potrebe naročnika. Uporabniška dokumentacija za funkcionalnosti rešitve (standardne in nadgradnjo) + podatkovni model. Arhiv: : Vsi izhodni dokumenti, ki so bili izdani v pisni ali elektronski obliki morajo biti trajno arhivirani brez možnosti spreminjanja z zagotovljeno možnostjo iskanja po različnih kriterijih in možnostjo ponovnega izpisa. Izobraževanje zaposlenih: ponudnik mora za uporabnike naročnika izvesti usposabljanja glede uporabe funkcionalnosti IS na način, da bodo znali samostojno uporabljati sistem oz. posamezne aktivnosti znotraj procesov. Usposabljanja se bodo izvajala po sklopih (uvodno in napredno) in časovnih razmikih v skladu s potrebami. 5 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 2. Opis osnovnih izrazov (entitet) 2.1. Odjemno mesto ZP Je prevzemno mesto na katerem se meri poraba zemeljskega plina končnega odjemalca. Na enem odjemnem mestu je pa lahko samo en (1) plinomer, oziroma en (1) plinomer in en (1) korektor volumna plina. Eno odjemno mesto ima eno pogodbo ( o dostopu/dobavi/enotno). Parametri odjemnega mesta (OM): - ID OM (zaporedna številka; se lahko v evidenci pojavi samo enkrat) Opis OM (možnost kratkega poljubnega opisa) Naslov OM (iz Uličnega šifranta) Pošta OM Št. parcele Katastrska občina Številka stavbe Številka stanovanja Sistemski operater (Energetika Celje…..) Plačnik, (podatek se prepiše iz veljavne pogodbe) Naslovnik, (podatek se prepiše iz veljavne pogodbe) Uporabnik,(podatek se prepiše iz veljavne pogodbe) Lastnik (lahko je več lastnikov)(podatek se prepiše iz veljavne pogodbe) Nazivna skupna moč plinskih trošil (kW) Status OM (aktivno/neaktivno) Vrsta odjema (gospodinjski / negospodinjski) Klasifikacija dejavnosti odjemalca (tabela-šifrant) Vstopni tlak plina pred plinomerom Tipična skupina (enakomerni mesečni odjem, kombinirani mesečni odjem, sezonski odjem)(podatek se prepiše iz veljavne pogodbe) Način popisa (redno/daljinsko Elektro/daljinsko gsm/telefonsko/spletna/…) Tip merilne naprave (plinomer/plinomer+korektor) Dostopnost OM (dostopno/nedostopno/pogojno/z ventilom na ključ) Mesto montaže OM (fasada/drvarnica/škarpa/hodnik/klet/stanovanje/garaža/kurilnica/lokal/…) Tip obhoda (splošno/popis/menjava/servis) Okoliš Način obračuna (prvi del/drugi del/2x mesečno/1x letno) (se zapiše iz pogodbe) Da se zapis o OM shrani, morajo biti izpolnjena vsa obvezna polja (bodo definirana). Odjemno mesto je vedno fiksno locirano na določenem naslovu. Na odjemno mesto je vezan pripadajoči plinomer (izbor iz nabora plinomerov). 2.2. Odjemno mesto DO Je mesto v priključni postaji, kjer so nameščeni merilniki toplote. Na enem odjemnem mestu (OM) je lahko en ali več merilnikov toplote in vodomer. Eno odjemno mesto DO ima več pododjemnih mest. Pododjemna (podOM)mesta so posamezni deli stavbe (stanovanja, poslovni prostor, drug samostojni prostor). Možno je sklepati pogodbo za odjemno mesto ali podOM. Parametri OM: 6 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - ID odjemnega mesta (zaporedna številka; se lahko v evidenci pojavi samo enkrat), tip odjemnega mesta, naslov DO (iz uličnega šifranta), Pošta OM, številka parcele, katastrska občina, številka stavbe, ID upravnik stavbe, ogrevana površina stavbe, priključna moč stavbe za ogrevanje, priključna moč za sanitarno toplo vodo stavbe, da se zapis o OM shrani, morajo biti izpolnjena vsa obvezna polja (bodo definirana). Parametri podOM mesta: - ID OM, - ID pododjemnega mesta (PodOM)-povezan z ID OM, (zaporedna številka; se lahko v evidenci pojavi samo enkrat), - naslov PodOM (iz uličnega šifranta), - tip PodOM, - pošta PodOM, - številka parcele, - katastrska občina, - številka stavbe, - št. stanovanja, - število oseb, - plačnik, (podatek se prepiše iz veljavne pogodbe), - naslovnik, (podatek se prepiše iz veljavne pogodbe), - uporabnik,(podatek se prepiše iz veljavne pogodbe), - lastnik (lahko je več lastnikov)(podatek se prepiše iz veljavne pogodbe), - ogrevana površina stanovanja, - priključna moč za sanitarno toplo vodo stanovanja. Da se zapis o OM shrani, morajo biti izpolnjena vsa obvezna polja (bodo definirana). Deleži porabe glede na celotno stavbo v % (razdelilniki stroškov) se uvozijo direktno od zunanjega podjetja v obračun, če tega ni, je veljavni podatek za obračun površina stanovanja ( 94. člen veljavnega EZ; 10. člen Pravilnika o delitvi) Na odjemno mesto se veže merilnik toplote (izbor iz seznama). 2.3. Plinomer (števec ZP) Osnovni podatki za posamezne tipe plinomerov(vnašajo se v distribuciji pri nabavi novega tipa plinomera v v prehodnem skladišču. Parametri: - ID plinomera, tip plinomera (mehovni/rotacijski/turbinski), velikost števca (G4,G6)(povezava na faktor v obračunu), vrsta plinomera (plinomer / plinomer s korektorjem), proizvajalec plinomera, 7 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - dimenzija priključka plinomera (DN20, DN25, DN40, DN50, DN80, DN100,…), minimalni pretok, maksimalni pretok, temperaturno območje, število vpisnih mest na številčnici, število decimalnih mest na številčnici, AMR modul (šifrant: Actaris, Dresser, Elster,Instromet,….), tovarniška (serijska) številka, črtna koda – dodeli se ob umerjanu, leto izdelave, datum prve montaže, datum žiga, veljavnost žiga do, datum demontaže, status (aktiven/neaktiven), nahajališče(v uporabi/skladišče/umerjanje), perioda redne menjave (5/8/12), historično vsi odčitki – kronologija (datumi in stanje) za prikaz in kontrole popisov plinomerov, vrsta okvare plinomera (stoji/poškodba/zahteva odjemalca/…), vzrok demontaže plinomera (redna menjava/neplačnik/okvara/izredna kontrola/konec uporabe/…). 2.4. Merilnik toplote (števec DO)/vodomer Parametri: ID merilnika toplote/vodomera, tip merilnika toplote/vodomera, vrsta volumskega dela števca – tip, dimenzija števca DN, računska enota – vrsta ali tip, temperaturna tipala – vrsta ali tip, leto izdelave, tovarniška. številka / črtna koda, trenutno Stanje-nahajališče, veljavnost žiga do, perioda redne menjave (5/), datum prve montaže, historično vsi odčitki, datum ponovne montaže, datum demontaže. 2.5. Partner (kupec, dobavitelj) Šifranti: - šifrant držav, ulični šifrant, povezava na DURS za preverbo DŠ. Kupec je pravna ali fizična oseba, ki je lahko v eni ali več pogodbah v različnih vlogah: 8 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - plačnik (nanj glasi ponudba, DN, pogodba, račun, položnica, opomin, ….), uporabnik (tisti, ki odjemno mesto uporablja- v njem prebiva), naslovnik (za pošiljanje računov), lastnik. Dobavitelj je pravna oseba. Zanj se pogodbe nabavne ne vodijo. Parametri: - ID partnerja (zaporedna številka, v primeru, da je partner kupec in dobavitelj je to ista ID številka), naziv pravne osebe / Ime in priimek, stalni naslov (ulica – povezava na ulični šifrant), poštna številka in kraj, država, začasni naslov (ulica – povezava na ulični šifrant), poštna številka in kraj, država, DDV št. / davčna številka, MŠ / EMŠO, bančni podatki (naziv banke in številka računa), rok plačila(za namen nabave- če je dobavitelj), kontaktni podatki (ime in priimek, telefonska številka, GSM, e-naslov za meiling liste), statistika po sektorjih, aktivnost oz. neaktivnost (DA,NE), vrsta partnerja (fizična oseba , pravna oseba, s.p.), klasifikacija 1, klasifikacija 2, klasifikacija n, pripombe. Vsi podatki partnerja (kupec, dobavitelj) morajo imeti historične podatke oz. je potrebno zagotoviti pregled vseh sprememb v času obstoja partnerja v sistemu! Zapis partnerja brez vnosa obveznih polj ne sme biti mogoč. Obstajati mora kontrola že obstoječega partnerja (npr. na davčni številki). 3. Priprava dela Šifranti: 1. šifrant stikov, 2. šifrant strank, 3. ulični šifrant ( uvoz iz baze GURS, s HIS_MIDi, z možnostjo poljubnega posodabljanja), 4. šifrant tipov DN, 5. šifrant plinomerov, 6. šifrant merilnikov toplote, 7. šifrant lokacij dela (OM, stanovanje, ulica, travnik,podpostaja, kotlovnica MRP, vhod,….), 8. šifrant investicij, 9. šifrant stroškovnih mest, 10. šifrant vrst ponudb, 11. šifrant artiklov, 12. šifrant storitev, 13. cenik storitev, 14. cenik prodajnih cen artiklov, 15. šifrant odjemnih mest, 16. šifrant procesov, 9 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 17. 18. 19. 20. šifrant vzrokov reklamacij (povezan s šifrantom procesov), šifrant zaposlenih, šifrant CDK, šifrant Eurostat odjemnih skupin. 3.1. - - - - - - Obvladovanje strank Vnos nove šifre (šifra kupca oz. dobavitelja mora vsebovati vse parametre pod točko 2.5.), onemogočiti vnos, če stranka z obstoječo davčno ali emšo že obstaja. V kolikor se pri vnosu nove šifre ne izpolnijo vsa obvezna polja se zapis ne izvrši. Urejanje šifranta strank z manjkajočimi podatki ali popravki podatkov ob spremembah. (npr. o stečajih,…). Možnost iskanja že obstoječih šifer po večih parametrih (nazivu, naslovu, davčni št.). Urejanje šifranta odjemnih mest (OM). Avtomatsko beleženje vseh sprememb na OM. Možnost takojšnjega vpogleda stanja OM in povezanih podatkov OM. Sklepanje pogodb za SODO ZP in SODO DO ter ANEKSOV. Razmejitev (oznaka in poseben pregled) strank v reševanju npr. umrli, reklamacije, preselitve, ločitve, najemi, prodaje, dedovanja, insolventonst…..da se jim ne pošiljajo npr. opomini, blokada tudi na računih, da se izločijo iz obračuna obresti, če je dogovorjeno obročno odplačevanje dolga,… »Dashbord« za stranko, kjer je razviden dolg stranke, ali je stranka tožena, uradni zaznamki (npr. o obročnem odplačilu dolga, o spremembah,itd…), sklenjena pogodba ali več, računi, njeno OM, zgodovina popisov in popisnih stanj, opomini, ponudbe. Spletni portal za odjemalce. (izdelava in integracija v IS) Odjemalcem z dodeljenim vstopnim geslom mora omogočati: pregled stanja porab v zgodovini, možnost vnosa tekočih odčitkov stanj (samo za odjemalce zemeljskega plina), pregled izvedenih DN, zgodovina preteklih obračunov in plačil, grafični prikaz porabe po mesecih za zadnji dve leti, pregled odprtega dolga. Spremembe: Možnost vnosa začasnega bivališča. Možnost spremembe, če stranka zamenja stalno bivališče a, v stalno bivališče b ali pa če zamenja priimek ob poroki. Obvladovanje podatkov o vseh entitetah v primeru spremembe: bivališča, lastništva nepremičnine, dedovanje, poroke, priključne moči. možnost vnosa opomb pri raznih preverjanjih ob spremembah (lastništva nepremičnin, dedovanja, nesolventnih postopkov,…..). DIREKTNE BREMENITVE: št. soglasja, stanje, partner, naziv, naslov, TRR, frekvenca, šif. banke, šif. ekspozit., TRR banke, BIC banke, status, zadnji datum, opomba. Možnost podpisovanja soglasij z uporabo podpisne tablice ter avtomatskim shranjevanjem s certifikatom podpisanih soglasij v IS. Možnost izpisa samostojnega UPN naloga. 3.2. Reklamacije Generalna možnost odklepanja in popravkov že zaključenih. - - Zaporedno številčenje reklamacije v tekočem letu. Zajem reklamacij preko e-pošte reklamacije@energetika-ce.si. Za vsako e-sporočilo se samodejno kreira naslednja zaporedna številka. Vsebina e-sporočila se prepiše v rubriko Opis reklamacije, datum sporočila je enak datumu reklamacije. In se prikaže na seznamu nerešenih z oznako procesa MAILING, da se loči od že obravnavanih. Referent tako ve, da je reklamacija na vnosu in jo je potrebno obdelati. Zajem reklamacije mora biti možen tudi ročno, če je npr. vir stranka osebno. Statusi reklamacije: vnos, v reševanju, zaključena. Vnos – ko je reklamacija samo zavedena preko epošte ali ročno in so obvezna polja le zap. št. reklamacije, datum reklamacije, predviden datum 10 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - - zaključka (se mora izračunati samodejno 8 dni po datumu reklamacije, in v primeru pretečenega datuma javljati zamudo) in opis. V reševanju - postane samodejno, ko se dodatno k zgornjim podatkom opredeli še proces , vzrok (povezan s procesom), skrbnik reševanja, ID in ime stranke, ID in naziv odjemnega mesta, št. računa ter označi morebitna blokada opominov. Zaključena – postane, ko so zabeleženi ostali podatki: vir reklamacije (telefonsko, osebno, e-sporočilo, pošta), odblokira se blokada opominov, komentarji in obvezen podatek glede izida (upravičena, neupravičena). Možnost beleženja zgodovine. Možnost pripenjanja in gledanja skeniranih dokumentov. Možnost posredovanja reklamacije v reševanje sodelavcu. Z akcijskim gumbom se sodelavcu sproži eporočilo, da ima reklamacijo v reševanju. Ko ta izpolni svojo nalogo in zapiše v komentar, z akcijskim gumbom sproži povratno informacijo skrbniku, da je svoj del izvedel. Povezava s šifrantom strank, ko izberemo ID/ime stranke se morajo ostali podatki (naslov, pošta) samodejno prenesti. Povezava z izdanimi računi: za izbrano stranko se morajo pokazati odprti računi, kjer lahko ob naboru izberemo želenega, ob tem se samodejno prenesejo še podatki o vrednosti računa in datumu zapadlosti. Poročila/Izpisi: izpis posamezne reklamacije, seznam in izpis/izvoz vseh reklamacij od vseh skrbnikov ali po filtrih, možnost pregledovanja/sortiranja po statusu (odprte (na vnosu in v reševanju, od tega zamujene), zaključene). 3.3. Ponudba oz. predračun (storitve in dobavo blaga-ZP(JN)) Generalna možnost odklepanja in popravkov že zaključenih. - - - Zaporedno številčenje ponudb v tekočem letu. Izbira klasičnih entitet ponudbe: partner, pozicije, količine, cene, % popusta, vrednosti, DDV, rok dobave, rok plačila, lokacija dela. Pozicije ponudbe se kreirajo z naborom iz seznama storitev, povezava na prodajni cenik storitev. Prav tako se pozicije materiala izbirajo iz obstoječega seznama materiala (v materialnem poslovanju), povezava na prodajni cenik materiala. Možnost opredeljevanja vrste ponudbe, pri čemer bomo sortiman vrst dopolnjevali sami: a) za izgradnjo novega priključka, b) za montažo MS, c) dobavo ZP, d) za remont oz. vzdrževalna dela, e) za investicije (strojno montažna dela), f) za strojna dela za 3. osebe, g) za sežiganje odpadkov, h) n storitev. Možnost samostojnega upravljanja cenika storitev in materiala. Opredeljevanje popustov/rabatov. Možnost vnosa različnih klavzul in tehničnih opomb. 11 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 3.4. Delovni nalog Generalna možnost odklepanja in popravkov že zaključenih delovnih nalogov. - - - - - - - - - Zaporedno številčenje delovnih nalogov v tekočem letu, pri čemer ločimo dve glavni skupini DN (DN za upravljanje merilnih naprav, DN za upravljanje storitev). DN za upravljanje merilnih naprav (izbor procesa (ZP,DO),izbor stranke,izbor OM, izbor števca (povezava na proces, če je proces ZP, so v naboru plinomerii ZP),tip DN (montaža, začasna ustavitev, zamenjava, ponovni priklop, prekinitev distribucije-odklop, demontaža,servis, popis (pri formiranju DN za popis želena avtomatika proženja DN ob določenih intervalih za določene rajone), delavec, čas izvedbe, datum izvedbe. Pri tipu DN začasna ustavitev in odklop se mora na podlagi za faktuiranje omogočiti obračun postavke za omrežnino. Postavka porabe se obračuna samo s porabo do datuma dogodka ustavitve ali odklopa, naprej pa ne. Pri tipu DN demontaža pa odjemno mesto in merilna naprava postaneta neaktivna, kar pomeni, da se tudi obračuni omrežnine ne izstavljajo več po datumu dogodka. Tip DN zamenjava (ob zamenjavi plinomera se mora zabeležiti v sistemu nov plinomer, na podlagi za fakturiranje pa obračun porabe energenta po starem in novem plinomeru po časovnih obdobjih. To pomeni, da morata biti vnesena ločena popisna stanja za stari in novi plinomer. Pri tipih DN za upravljanje plinomerov je tip: ponovni priklop, edini tip, ki je zaračunljiva storitev. (lahko tudi vežemo na ponudbe!!!) DN za upravljanje storitev: izbor stranke, kratek naslov DN, povezava z obstoječo ponudbo (opcijsko),izbor procesa (ZP,DO,TOO,…),lokacija dela, tip DN (preventivno vzdrževanje, remont, investicija,intervencija, izgradnja novega priključka, termična obdelava),izbor investicije (če je tip investicija) izbor delavcev iz seznama zaposlenih, vnos št. delovnih ur po delavcu, na DN se mora preko Izdajnice beležiti porabljen material in storitve zunanjih izvajalcev (ZI), status DN (vnesen, v izvedbi, zaključen, fakturiran). Kadar je povezava DN/storitve s ponudbo, se postavke storitev na ponudbi prenesejo v rubriko pozicij za opis del DN. Pri DN za investicije mora obstajati možnost vodenja in pregledovanja stroškov po posamezni investiciji (številka investicije, vrste stroškov po dobaviteljih in prejetih računih, pregled stroškov po DN za posamezno investicijo in/ali vse investicije po različnih naročnikih). Možnost odprtja tekoče številke investicije. Omogočiti možnost, da vsako investicijo naroči različen naročnik in da gredo stroški in prihodki na različne konte. Na DN mora biti možno tudi ročno dodajanje opravljenih storitev. Možnost vnosa storitev zunanjih izvajalcev na DN (spremljanje iz stroškovnega in prihodkovnega vidika). Pri knjiženju prejetega računa se opredeli št.DN in nato se pozicija računa prikazuje na DN v rubriki zunanji izvajalci. Na DN za storitve mora biti možnost vrednotenja postavk dela + materiala+ZI s stroškovnega in prihodkovnega vidika, ter izračunana RVC. Za stroškovni vidik se upošteva LC storitve, nakupna cena/ vrednost materiala in nakupna cena/ vrednost ZI. Za prihodkovni vidik se upošteva prodajna cena storitve (po ceniku), prodajna cena/ vrednost materiala (po ceniku),prodajna cena/vrednost ZI. Možnost integracije DN z dlančniki, ki so podprti s programsko opremo oz. tehnologijo proizvajalca ERPO. Izvoz: generiranih DN za popis, uvoz: vnesenih popisnih stanj. Iz zaključenega DN/storitve, kjer so opredeljene tudi vrstice iz ponudbe, se generira račun. Na DN se zapiše povratna informacija o številki izdanega računa, da vemo katere storitve so bile (in kdaj) fakturirane. Poročila/izpisi: DN (na njemu se prikažejo postavke s količinami in cene in vrednosti postavk s prodajnega vidika – za delo, material in zunanje izvajalce, s seštevki), obračunski list, 12 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 3.5. pregled vrednotenja več DN (npr. ena investicija,vse investicije, po stranki, po procesu,….), RVC za posamezen DN (po več atributih), RVC za več DN (npr. ena investicija, vse investicije, po stranki, po procesu oz. STRM,…). Prodajne pogodbe Pogodba je osnova za obračun porabe po merilnih napravah ZP in DO. Potrebne funkcionalnosti: - - - Vnos vseh parametrov in ustvarjanje iz sistema novih pogodb različnih tipov in aneksov preko wordovih predlog. Za ta namen potrebujemo povezave z vsemi možnimi entitetami, šifranti in evidencami. Naročnik mora imeti možnost samostojnega nastavljanja in urejanja predlog. Možnost skupinskega generiranja aneksov po različnih parametrih. Urejanje vseh parametrov pogodb. V primeru, da za posamezno OM pride do spremembe plačnika, mora biti omogočeno deljeno obračunavanje po datumih: za starega plačnika po datumu zaključka prve pogodbe in za novega plačnika po datumu sklenitve nove pogodbe. Povezava s popisnimi DN za obe obdobji. Možnost vnosa uradnega zaznamka (npr. o spremembi priimka, lastnika,…). Tabelarni pregled vnesenih pogodb in aneksov z možnostjo iskanja, filtriranja in izvoza seznamov. Veljavne pogodbe predstavljajo obenem podlago za obračun po različnih postavkah in različnih energentih (zemeljski plin, ogrevanje, topla voda,…). Statusi pogodb in aneksov (nepodpisana/podpisana, veljavna/pretečena, veljavnost/odpovedana). Avtomatske posodobitve vseh parametrov iz vseh povezanih podatkovnih virov (bodisi s pogodbo, bodisi z aneksom). Možnost vnašanja pripomb in zabeležk. Nastavitve za avtomatsko obveščanje in opozarjanje (npr. ko je pogodba ali aneks podpisana se sproži obvestilo na mailing listo!!). Možnost podpisovanja dokumentov s pomočjo podpisne tablice ter avtomatskim hranjenjem podpisanih dokumentov. Vsaka pogodba ima: - - eno odjemno mesto /pododjemno mesto za katerega se sklepa, proces (zemeljski plin (ZP), daljinsko ogrevanje (DO) ; od tega odvisni tudi tipi pogodb), tip pogodbe (ZP-pogododba o priključitvi, enotna, enotna nad cdk 10, pogodba o dostopu, pog o dostopu nad cdk 10 ,pogodba o dobavi, pog o dobavi nad cdk 10; DO-stanovanjski odjem, poslovni odjem, pogodbeni odjem). Omogočati mora tudi kreiranje različnih tipov aneksov k tem tipom pogodb. Odjemno skupino CDK (Akt), odjemno skupino Eurostat, uporabnika, plačnika, naslovnika (pošiljanje računov), lastnika (lastništvo je lahko deljeno - več lastnikov), klavzula 1 (možnost izbora), klavzula 2, klavzula 3, klavzula 4, rok plačila, način plačila: položnica, trajnik, poslovni račun, če trajnik, potem tudi SEPA, 13 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - vrsta energenta : plin, ogrevanje, topla voda, lokacija prevzemnega mesta (MRP), dobavitelj energenta, distributer, bilančna skupina, v primeru, ko odpiramo novo OM, je pred odprtjem pogodbe potrebno zagotoviti podatke o plinomeru, št. odjemnega mesta , naslov, stanje, tovarniška številka, tip merilnika in rok montaže. Tip odjema (celovito/ogrevanje/STV/kuhanje, tipična skupina (enakomerni mesečni odjem, kombinirani mesečni odjem, sezonski odjem), način obračuna(1.del, 2.del, 2xmesečno, 1xletno), podatki o nepremičnini (ZK,K.o., številka stanovanja), skupina glede na tip obračuna (gospodinjski/negospodinjski, trajnik/netrajnik), datum pogodbe, veljavnost pogodbe (lahko je do datuma:__.__.__ ali nedoločen čas, obračunske postavke. Generalno pravilo: število in izbor atributov je odvisen od tipa pogodbe. 4. Upravljanje plinomerov ZP IS mora omogočati vzdrževanje evidenc: - Evidenca OM, - Evidenca plinomerov, - Evidenco popisnih stanj plinomerov, Evidenca plinomerov in OM se ureja ročno. Evidenca plinomerov se izvaja v izvenbilančnem prehodnem skladišču. Iz rednega skladišča se novi plinomeri preko izdajnice prenesejo na prehodno skladišče. Na prehodnem skladišču se spremljajo tudi plinomeri na umerjanju, odpisani plinomeri (poteče žig, poškodovani in zamenjani). Spremljajo se po serijskih številkah. Možnost izpisa inventurne liste s serijskimi številkami. Podpora poslovanju s črtnimi kodami. Evidenca popisnih stanj plinomerov se polni iz različnih virov: - ročni vnos (avtomatski javljalnik, spletna stran, telefonski klic, pošta), - uvoz iz dlančnika ( integracija s sistemom dlančnikov ERPO), - daljinski popis (integracija s serverjem Elektro Celje, prenos podatkov z uporabo brezžičnega GSM omrežja Debitel). Splošne zahteve za Upravljanje plinomerov: - IS mora omogočati kronološko vodenje dogodkov v zvezi z upravljanjem plinomerov v povezavi s posameznim odjemnim mestom. Evidenca porabe – popisna stanja so povezana z evidenco partnerjev, evidenco OM in plinomerjev. Pri ročnem vnosu in pri uvozu podatkov iz zunanjih virov vgrajene kontrole preprečujejo shranjevanje napačnih vrednosti. Popravljanje podatkov v evidenci porabe (popisna stanja) mora biti omejeno na status Zaključeno. Ko je ta status dosežen, popravki niso več mogoči. Na statusu Zaključeno naj se pred dokončno potrditvijo izvede kontrola ali obstaja OM, ki nima popisa stanja za mesec obdelave podatkov. Če obstaja, se popisna stanja ne smejo zaključiti. 14 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - Zaključena popisna stanja predstavljajo podlago za izvedbo obračuna. Pogoj je, da imajo vsa OM evidentirano stanje za mesec obdelave podatkov. Priprava podatkov za določeno obdobje in določene kriterije v obliki XML za Online izmenjavo podatkov med dobavitelji in SODO preko novega sistema za izmenjavo podatkov po tehnologiji »Web service«. OPIS POSAMEZNIH POSTOPKOV 1. smer iz IS v sistem dlančnikov: - delovni nalogi za različna opravila (začasna ustavitev, ponovna vzpostavitev, odklop, demontaža,…), - merilna mesta (naziv, naslov, plačnik, lastnik, osnovni podatki,..), - nameščeni plinomeri na om (tip, serijska številka, datum namestitve, šifra merilnega mesta, pretok, osnovni podatki,..), - nenameščeni plinomeri v skladiščih (tip, serijska številka, datum prihoda v skladišče, šifra skladišča, pretok, osnovni podatki,..), - povprečne porabe po odjemnih mestih, - stanja plinomerov (zgodovina). 2. smer iz dlančnikov v IS : - pošiljanje popisnih stanj plinomerov, - pošiljanje DN o menjavi plinomerov, - pošiljanje DN o priklopih in odklopih, začasnih ustavitvah, demontažah plinomerov, - sprememba lokacije/skladišča nenameščenih plinomerov. IS mora omogočati integracijo z dlančniki za vse zgoraj navedene možnosti. Integracija naj bo omogočena s pomočjo brezžičnega omrežja in/ali GSM omrežja. 4.1. Redni popisi porabe plina Popisi plinomerov se izvajajo skladno z organizacijskim navodilom (Popis plinskih števcev) in se delijo na redne mesečne, polmesečne, letne in izredne. Popis se izvaja na terenu s pomočjo dlančnikov, na katere se naloži seznam DN z odjemnimi mesti po obhodnih poteh. Na določen datum, 1. in 16. v mesecu se oblikujejo delovni nalogi za popis. REDNI POPIS Z OBHODOM POPISOVALCA : - Baza za popis je pripravljena po obhodnih poteh popisa (več popisovalcev) in se prenaša na dlančnik popisovalca. Vsi prenosi na/iz dlančnikov se izvajajo brezžično (stanja, statusi, opombe,…). V dlančniku vgrajena 1. Varovalka pred vnosom nenormalnega popisnega stanja. Pravilen popis se izvede z dlančnikom, skeniranjem črtne kode OM in ročnim vnosom stanja. Prenos baze popisanih stanj se izvaja dnevno, po zaključenem obhodu popisovalca, nazaj v aplikacijo. Baza se preveri s programsko varovalko pred vnosom nenormalnih popisnih stanj. Program omogoča izpise odjemalcev glede na status popisa (skenirano/neskenirano). Program izpiše nepopisana OM in pripravi bazo za ponoven obhod. Za nepopisana om se pred obdelavo »obračuna« izvede izračun akontacije po matematičnem modelu. DALJINSKI POPIS STANJA PORABE PLINA – DEBITEL : - OM (večji odjemalci plina) so opremljena s sistemom za daljinski prenos podatkov o stanju. Sistem deluje na principu prenosa podatkov z uporabo brezžičnega GSM omrežja – Debitel. Vedno se prenašajo podatki, ki so zajeti iz elektronskega korektorja volumna plina. 15 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - Prenos podatkov se izvaja po pred nastavljenem urniku, oz. na zahtevo. IS prilagoditi na povezavo z dlančniki za uvoz in izvoz podatkov. Prenesena baza se preveri z programsko varovalko pred vnosom nenormalnih popisnih stanj. Program omogoča ročne popravke stanj s strani pooblaščene osebe. Program izpiše OM z neuspešno prenesenim podatkom in pripravi bazo za ponovno klicanje. DALJINSKI POPIS STANJA PORABE PLINA – ELEKTRO CELJE : - Pilotni projekt z Elektro Celje obsega ca. 200 OM, od koder se podatki o porabi ZP prenašajo na Web server Elektro. Sistem deluje na principu prenosa podatkov z uporabo NN kabelskega omrežja Elektro. Prenos podatkov se izvaja po pred nastavljenem urniku. IS povezati na aplikacijo Elektro CE za zajem podatkov. Prenesena baza se preveri z programsko varovalko pred vnosom nenormalnih popisnih stanj. Program omogoča ročne popravke stanj s strani pooblaščene osebe. Program izpiše OM z neuspešno prenesenim podatkom in pripravi bazo za terenski popis stanja. »ROČNI« VNOS STANJA PORABE : - Vnos podatka o stanju plinomera (popisno stanje) vnaša zaposleni na delovni postaji direktno na razpisane DN za popis plinomerov. IS mora omogočiti omejitev vnosa stanja glede na pred nastavljen termin (datumska omejitev) in glede na že zaključen popis (statusna omejitev). Vneseni podatek se preveri s programsko varovalko pred vnosom nenormalnih popisnih stanj. Za nepopisana OM se pred obdelavo »obračuna« izvede izračun akontacije po matematičnem modelu. AKONTACIJA PORABE PLINA: Akontacija porabe plina se izvaja izjemoma za odjemalce, pri katerih na dan popisa odjemno mesto ni bilo dosegljivo oz. ni pridobljen podatek o stanju na drug način. Akontacija se določi po prenosu popisov iz dlančnikov, na podlagi obremenitvenega profila odjemalca in glede na razpoložljive podatke, na dva načina: - Pri odjemalcih z najmanj enoletno zgodovino odjema se akontacija določi z izračunom povprečne porabe v enakem letnem času, z upoštevanjem razlike v temperaturnem primanjkljaju. - Pri novih odjemalcih se akontacija določi glede na pričakovano porabo iz projektne dokumentacije, oziroma iz podatkov o vgrajenih plinskih trošilih. Možnost avtomatskega generiranja enakomerne akontacije glede na preteklo porabo po mesecih. 4.2. Redne menjave plinomerov Nalogi za redne menjave plinomerov se oblikujejo na začetku leta na podlagi podatkov o nameščenih napravah. Redne menjave se izvajajo celo leto, odvisno od plana in razpoložljivih kapacitet. Nalogi se prenesejo na dlančnik, od koder se po končanem delu prenesejo v program »obračun«. Postopek poteka : - - Ustvarjanje nalogov za redne zamenjave. Prenos nalogov na dlančnik. Delo na terenu, identifikacija plinomerov za zamenjavo poteka s pomočjo črtne kode. Pri tem se najprej skenira črtna koda odjemnega mesta, preveri številka plinomera, vpis stanja, demontaža starega plinomera, montaža novega plinomera, skeniranje tovarniške številke novega plinomera, vpis stanja novega plinomera, tiskanje zapisnika o redni zamenjavi plinomera za odjemalca. Prenos končanih nalogov iz dlančnika program. Arhiviranje pismenega potrdila o posegu v oddelku Distribucija ZP. 16 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 4.3. Začasna ustavitev distribucije plina Delovni nalogi (DN) za začasne ustavitve neplačnikom se kreirajo v FRS (služba izterjave), kjer pripravijo seznam predvidenih ustavitev, kreirajo se nalogi za začasno ustavitev distribucije. Monter izvaja začasne ustavitve samo na podlagi elektronskega naloga na dlančniku. Monter izvaja začasne ustavitve v prisotnosti predstavnika službe za izterjavo. 4.4. Ponovna priključitev distribucije plina Delovni nalogi (DN) za ponovne priklope neplačnikom se kreirajo v FRS (služba izterjave), kjer na podlagi opravljenih plačil pripravijo seznam ponovnih priklopov. Postopek poteka: - - Na podlagi opravljenega plačila terjatev, v FRS Kreirajo DN za ponovni priklop Prenos DN na dlančnik. Delo na terenu, (identifikacija odjemnega mesta, odpiranje merilnega mesta, vpis montažnega stanja v dlančnik, tiskanje zapisnika o priklopu). Prenos končanih DN iz dlančnika v program. Pri prenosu DN se avtomatsko kreira elektronska pošta s podatki o izvršenem priklopu, katera se pošlje v oddelek obračun, v službo priprave dela in FRS (oddelek izterjave); Zaključen DN je podlaga za zaračunavanje storitev priklopa. Arhiviranje pismenega potrdila o posegu v oddelku Distribucije ZP. 4.5. Prekinitev distribucije plina Se izvaja na zahtevo odjemalca ali lastnika ali SODO. V Pripravi dela, se kreira delovni nalog z navedbo opravila, glede na zahtevo odjemalca (odklop, demontaža, odklop in demontaža). Monter izvaja odklope oziroma demontaže samo na podlagi delovnega naloga, ki se prenese iz IS na dlančnik: Kreiranje delovnega naloga v Pripravi dela in prenos DN na dlančnik Delo na terenu, (identifikacija odjemnega mesta, zaslepitev merilnega mesta, vpis demontažnega stanja v dlančnik, tiskanje zapisnika o posegu, izpolnjevanje delovnega izkaza o opravljenem delu); Prenos končanih DN iz dlančnika v IS. Pri prenosu nalogov se avtomatsko kreira podatek o izvršenem odklopu. Zaključen DN je podlaga za prenehanje zaračunavanja storitev in prenehanje veljavnosti pogodbe. Arhiviranje pismenega potrdila o posegu na distribuciji ZP. 4.6. Montaža plinomera Se izvaja na podlagi delovnega naloga in sklenjene pogodbe. Zahtevani parametri iz sklenjene pogodbe se elektronsko prenesejo iz IS na dlančnik. Po fizični montaži plinomera na odjemno mesto se izpolni zapisnik o merilnem mestu. Ta vsebuje podatke o odjemalcu, plinomeru, korektorju in regulatorju tlaka. Montaža se zabeleži na DN v dlančniku in po končanem delu prenese v IS. Posredovanje parametrov iz podpisane pogodbe na dlančnik. Kreiranje delovnega naloga za montažo plinomera in prenos na dlančnik. Izbira plinomera in prenos na dlančnik. Delo na terenu, (montaža plinomera na odjemno mesto, izpolnjevanje obrazcev in izpis Zapisnika). Zaključen DN in Zapisnik se prenese v IS. Zaključen DN je podlaga za zaračunavanje porabe energenta (preko DN za popisna stanja). 17 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 4.7. Redno umerjanje plinomerov Se izvaja skladno z zakonom o meroslovju. V skladišču plinomerov se izberejo plinomeri za umerjanje glede na potrebe. Številke plinomerov se skenirajo in v programu prenesejo na servis. Po končanem umerjanju se plinomeri, ki so bili uspešno pregledani in žigosani skenirajo in v programu prenesejo v skladišče števcev z novo letnico žiga. Sistem mora omogočiti vodenje kronologije žigosanja in umerjanja plinomerov. 5. Upravljanje merilnikov toplote DO Potrebni šifranti: 1. šifrant OM, 2. šifrant podOM, 3. šifrant merilnikov. IS mora omogočati vzdrževanje omenjenih šifrantov. Šifrante vzdržujejo uporabniki z ročnim vnosom. Splošne zahteve za Upravljanje merilnikov toplote: - IS mora omogočati kronološko vodenje dogodkov v zvezi z upravljanjem merilnikov toplote v povezavi s posameznim odjemnim mestom. Evidenca porabe-popisna stanja so povezana z evidenco partnerjev, evidenco OM, PodOM, merilniki toplote. Pri ročnem vnosu in pri uvozu podatkov iz zunanjih virov vgrajene kontrole preprečujejo shranjevanje napačnih vrednosti. Popravljanje podatkov v evidenci porabe (popisna stanja) mora biti omejeno na status Zaključeno. Ko je ta status dosežen, popravki niso več mogoči. Na statusu Zaključeno naj se pred dokončno potrditvijo izvede kontrola ali obstaja OM, ki nima popisa stanja za mesec obdelave podatkov. Če obstaja, se popisna stanja ne smejo zaključiti. Zaključena popisna stanja predstavljajo podlago za izvedbo obračuna. Pogoj je, da imajo vsa OM evidentirano stanje za mesec obdelave podatkov. 5.1. Redni popisi porabe Merilnike toplote odčitavamo na : - stanovanjskem delu ogrevanja in sanitarne tople vode (šifrant OM in PodOM), poslovnem delu, pogodbenih kotlarnah, ki imajo merilnike. Popis se izvaja 1x mesečno preko formiranih delovnih nalogov za popis. (cca 400 odjemnih mest). Rezultati popisov se beležijo v evidenco porabe na OM. Evidenca se polni na 2 načina: - ročni vnos stanja porabe, daljinski popis stanja porabe. Pri obeh vhodnih virih podatkov morajo biti zagotovljene kontrole, ki preprečujejo vnos nelogičnih količin porabe. Po uvozu je podatke možno še preverjati in po potrebi popravljati. Poročila: 18 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) Omogočeno mora biti iskanje in filtriranje podatkov po različnih kriterijih. Rezultate izbora je možno izvoziti v excelovo preglednico. Poraba ogrevanja za stanovanjski del ( tudi skupaj s sistemom v Štorah ), za poslovni del, za sanitarno toplo vodo in za pogodbene kotlarne: Izpisi : Poraba ogrevanja po OM mesečno/letno/sezona, Izpis za – – – – – stanovanjski del in pogodbene kotlarne : Priključna moč MW ali kW za odjemno mesto Priključna moč za pododjemno mesto Skupna poraba za odjemno mesto ( mesečno, letno, sezona ) Skupna poraba za pododjemno mesto Specifična poraba za odjemno mesto kWh/m2 ( poraba deljena z ogrevano površino )( mesečno, letno, sezona ) – Specifična poraba za pododjemno mesto – Ure porabe polne moči h ( MWh/MW ) ( poraba deljena s priključno močjo ) – Letna specifična poraba po odjemnih mestih kW/m2 ( priključna moč deljena z ogrevano površino ) Izpis za sanitarno toplo vodo : – – – Poraba m3 ( mesečno, letno, sezona ) Priključna moč ( kW ) Poraba MWh –( mesečno, letno, sezona )- po letu 2015 Izpis za poslovne prostore : – – – 5.2. Priključna moč MW za odjemno mesto ( odjemna mesta, skupno ) Poraba za odjemno mesto MWh ( mesečno, letno sezona ) Ure porabe polne moči h ( MWh/MW ) Menjava števcev : Merilnik toplote se dejansko ne menjujejo, razen ko pride do take okvare, da je potrebno nabaviti novega. Ker imamo na DO skoraj vse števce nove, v naslednjih 10 letih ni predvidenih nobenih menjav. V kolikor pa gre števec na žigosanje, pa se vrne nazaj na isto odjemno mesto kot je bil predhodno vgrajen, saj imamo v vmesnem času pripravljene rezervne merilnike toplote. 6. Nabava in materialno poslovanje Naročnik bo imel organizirano eno skladišče z možnostjo večih polic znotraj tega skladišča. Seznam polic upravlja naročnik samostojno. Na entiteti police se poleg naziva označi še konto zalog in stroškovno mesto. Biti mora nastavljen avtomatski preračun zalog glede na izbrano metodo vrednotenja. Štejejo samo knjiženi dokumenti. Obstajati mora možnost odpiranja in popravkov že knjiženih prevzemov ali izdaj v nezaključenem materialnem mesecu. Potrebni šifranti: 1. šifrant artiklov, 2. šifrant klasifikacij skupin artiklov, 3. šifrant polic, 4. šifrant stroškovnih mest, 19 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 5. 6. 7. 8. 9. šifrant tipov artiklov, šifrant kontnega plana, šifrant dobaviteljev, šifrant strank, šifrant zaposlenih. 6.1. - Celovita podpora upravljanju z artikli. Id artikla (zaporedno številčenje),Naziv artikla, klasifikacija artikla, tip artikla (tehnični material, DI, OS), EM, skladišče, kto stroška porabe. Možnost klasifikacije skupin artiklov, ki je povezana s stroškovnim kontom porabe. Dobavitelj, cena artikla po dobavitelju, datum nabave, št.kalkulacije za ID artikla se zapisuje v posebnem zavihku samodejno s poslovnim dogodkom (knjiženje prejetega računa). Možnost preverbe stanja količin na zalogi. Možnost kontroliranja/iskanja iz seznama artiklov po različnih filtrih (po št. ID, po klasifikaciji, po kontu, po tipu,…). 6.2. - - - - Naročilnica Nastane dokument Naročilnica (NA). Zaporedno številčenje NA v tekočem letu. Dobavitelj, datum naročanja, datum dobave (po pozicijah lahko različen, po defoultu naj bo na poziciji privzet skupni, z možnostjo ročnega spreminjanja na poziciji),tip naročilnice (material, storitev, gradnje po ZJNVETPS), pozicije naročilnice: ID artikla, naziv artikla, količina, za katero polico se naroča. Celovita podpora naročanju in spremljanju naročil (vsa naročila, odprta naročila, izvedena naročila, naročila v zamudi).Naročila v zamudi – se spremljajo po posameznih vrsticah (artiklih) naročilnice. Status naročilnice mora biti avtomatski s poslovnim dogodkom glede na tip naročilnice. Naročilnica tipa storitve in gradnje se zapre v status izvedeno s knjiženjem prejetega računa. Naročilnica tipa material se zapre v status izvedeno s knjiženjem prevzemnice. Celovito upravljanje z nabavnimi dokumenti in postopki z enkratnim vnosom podatkov. Ločevanje lastnih naročilnic in naročilnic v imenu in za račun MOC . Potrebna integracija med IS in APJN aplikacijo (aplikacija za potrditveni krog naročanja) Poročila/Izpisi: Naročilnica, vsa naročila, Odprta naročila (v zamudi označena s trajanjem zamude), Izvedena naročila. 6.3. - Artikel Prevzem materiala Nastane dokument prevzemnica(P). Možnost kontroliranja in iskanja po seznamu prevzemnic po različnih atributih (po zaporedni številki, po dobavitelju, po št. dobavnice…). Zaporedno številčenje P v tekočem letu. Kreiranje količinske prevzemnice iz naročilnice (možnost delnega prevzema ali v celoti, možnost izbora artiklov iz večih naročilnic). Na prevzemnici se določi polica. S tem se avtomatsko določi kto zalog in stroškovno mesto. 20 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - Finančno vrednotenje prevzemnice – se mora izvajati na podlagi cen iz prejetega računa. Izvede se na predhodno kreirani količinski prevzemnici, kjer se dodajo samo cene in se samodejno izračuna vrednost. Poročila/Izpisi: prevzemnica, analiza prejemov količinsko in vrednostno po različnih atributih(po artiklu, dobavitelju, po polici, v obdobju od…do…, po klasifikaciji,…). 6.4. - - Nastane dokument izdajnica, ki mora biti vrednostno opredeljen. Tudi na izpisu. Možnost kontroliranja/iskanja po seznamu izdajnic po različnih atributih (po zap. številki izdajnice, po naročniku, po DN, po stroškovnem mestu. Izdaja brez stanja zalog ni mogoča. Izdaja je možna samo na obstoječ odprt DN. Zaporedno številčenje IZ v tekočem letu. Datum, stranka, skladišče prednastavljeno, izbor obstoječega odprtega Delovnega naloga (z izborom DN se avtomatsko prenese stroškovno mesto, naziv DN). ID artikla, količina, iz katere police se izdaja (s tem da mora prikazati proste količine zalog na posamezni polici), serijska številka za artikle, ki imajo to obvezno sestavino. Z izborom artikla se ob knjiženju avtomatsko določi kto porabe, ki je na njemu določen. Poraba pa gre na strm, ki je opredeljeno preko izbora DN. Če je izdaja osnovnega sredstva(OS) se obenem z izdajnico kreira še osebna zadolžnica na ime zaposlenega z elementi za aktiviranje OS. Če je izdaja drobnega inventarja (DI) ali osebne varovalne opreme(OVO), se obenem z izdajnico kreira še osebna zadolžnica na ime zaposlenega. Možnost spremljanja zadolženih elementov (OS, DI, OVO)po zaposlenemu. Ter možnost razdolžitve. Poročila/Izpisi: Izdajnica, analiza izdaj količinsko in vrednostno po različnih atributih(po artiklu, po naročniku, po DN, po datumu od…do…, po polici,….). 6.5. - Zaloge Možnost vrednotenja zalog po metodi FIFO ali povprečni nabavni vrednosti. Možnost vodenja minimalnih in maximalnih zalog. Prevzemi in izdaje se na mesečnem nivoju z avtomatsko temeljnico prenašajo v GK. Poročila/Izpisi: zaloga na dan….(z možnostjo opredelitve po policah), skladiščna oz. materialna kartica, analiza prejemov in izdaj po različnih atributih ( z vidika kto zalog, z vidika kta porabe, z vidika polic, za posamezen artikel, v časovnem obdobju od…do….). 6.6. - Izdaja materiala Inventura Ustvarjanje nove inventure (zaporedna številka, na dan….., s policami). Nastane dokument Popisna lista št.___na dan 31.12., organizirana po policah, z ID artikli,… Vnos inventurnih stanj po ID artikla in policah. Nastane dokument Inventurne zaloge in popis št.__ na dan 31.12. 21 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - Preračun viškov in mankov (brez tvorbe) in izpis ____________. Funkcionalnost večkratnega štetja inventure in primerjava med štetji. Tvorba viškov in mankov z ustvarjanjem avtomatske temeljnice s policami in stroškovnimi mesti. Otvoritveno stanje za naslednje leto nastane s knjižbo viškov in mankov samodejno. Poročila/Izpisi: popisna lista št.___ na dan 31.12./po policah, inventurne zaloge in popis št ___ na dan 31.12./po policah, viški na dan 31.12. po policah, manki na dan 31.12. po policah, viški in manki na dan 31.12. po policah. 7. Obračun 7.1. Obračuni in računi - splošno Osnova za izvedbo obračuna je veljavna pogodba, obračunsko obdobje za različne storitve in podatke o dejanski in korigirani (poraba zemeljskega plina, korigirana glede na tlak in temperaturo) porabi, z možnostjo obračuna odstopanj pogodbeno zakupljenih parametrov. Pri izvedbi obračunov gre za kompleksno zbiranje podatkov na osnovi porabe ali vnaprej določenih parametrov. Obstaja več različnih načinov obračuna za vse produktne skupine. Pri izvedbi obračuna je potrebno računati s količino okoli 16.000 računov mesečno. Viri podatkov za obračun: - odčitki plinomerov, odčitki merilnikov toplote in delilnikov, odčitki merilnikov tople vode , podatki o opravljenih storitvah (delovni nalog). Na podlagi odčitkov (novo stanje) in preteklih stanj (staro stanje) merilnikov se izračuna poraba, ki je osnova za obračun. Ohraniti je potrebno podatek o viru odčitka za kasnejše ločene obdelave. Za obračun so potrebne povezave na: - partnerje, pogodbe, odjemna mesta in pododjemna mesta, plinomere in merilnike toplote, cenike, delovne naloge. Splošne zahteve pri obračunu: - več pogodb za isto stranko se obračuna na enem računu, skupni račun (več OM isti dobavitelj), enotni račun (več storitev na istem računu), zbirni račun (več OM isti plačnik), račun s sklicno številko za lažje povezovanje računov s plačili, opombe in klavzule za poljubne odjemalce na račun ali hrbtno stran obrazca, e-račun, računi, ki niso predmet DDV knjige, 22 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - pregledni sistem obračuna (napake, kontrola anomalij,…), izvoz v predvidenih formatih za zunanje izvajanje tiskanja, izvoz v predvidenih formatih za banke, zunanje dobavitelje, drugo izmenjavo podatkov (sistemski operater prenosnega omrežja, dobavitelj, drugi SODO…). 7.2. - integracija s tehničnim IS (kataster), spletni vmesnik za zbiranje podatkov zunanjih izvajalcev – za delilnike s področja daljinskega ogrevanja pri večstanovanjskih stavbah, ki ga je potrebno izdelati in nato integrirati. 7.3. - Integracije Alarmiranje in iskanje Informacijski sistem mora imeti možnost preverjanja obstoja, pravilnosti podatkov po naprej določenih kriterijih in preverjanje veljavnosti datumsko omejenih parametrov. Uporabnik lahko sam nastavi kriterije preverjanja, Pri datumsko odvisnih dokumentih možnost nastavitve opomnikov (npr. pred pretekom pogodbe, veljavnosti obračunske postavke…), Iskanje omogočeno po različnih kriterijih iz enega vnosnega polja. 7.4. Šifranti / seznami Banke - šif. Banke, ID banke, ID ekspoziture, naziv banke, naziv ekspoziture, swift. Davčne skupine - ID, aktivnost, naziv, stopnja, vrsta, kto.zav., kto.potr. Merilniki ZP - Poleg ostalih parametrov merilnikov je pri obračunu zemeljskega plina pomemben podatek tudi korekcijski faktor. Faktor velikosti in tipa merilne naprave (f1) in faktor uporabe korektorja temperature ali tlaka (f2), potrebna za izračun zneska za meritve (ZM): Mehovni plinomer Faktor f1 G- 1,6 1,00 G- 2,5 1,05 G- 4 1,10 G- 6 1,40 G- 10 4,30 G- 16 4,30 G- 25 5,60 G- 40 10,90 G- 65 13,60 G- 100 21,65 Turbinski plinomer Faktor f1 23 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) G- 25 15,95 G- 40 16,79 G- 65 18,19 G- 100 20,15 G- 160 22,65 G- 250 23,75 G- 400 45,28 G- 650 45,28 G- 1000 55,37 Rotacijski plinomer Faktor f1 G- 16 11,65 G- 25 13,02 G- 40 15,52 G- 65 17,18 G- 100 21,65 G- 160 26,71 G- 250 29,11 G- 400 55,50 Faktor f2 Korektor temperature Korektor temperature in tlaka 7,80 24,40 Odjemno mesto - podatki - tip fakturiranja, sklic po modulu 13, datum veljavnosti. Postavke (vezane na odjemna mesta in pododjemna mesta) - ID postavke, opis, klasifikacija, enota mere, davčna skupina, izpis, konto, naziv konta Cenik - Ident, datum, naziv, količina, cena, račun, št., obdobje popust količinski, akcijski, popust na znesek računa, rabatna matrika glede na posameznega kupca ali skupino kupcev ter glede na posamezen artikel, skupino artiklov ali vse artikle Tabela načini izračuna - Za različne načine izračuna (po površini, dejanski porabi, delilnikih, terminsko določeni…) so v tabeli zapisana pravila (opis, izračun - formula). Tabelo lahko vzdržuje uporabnik sam. Celovit sistem nastavitev načina generiranja izračuna cene, količine in popusta na način, da omogoča popolno fleksibilne in napreden vnos načinov generiranja zgoraj omenjenih parametrov z uporabo formul in operatorjev ( plus, minus, krat, deljeno, večje, manjše, oklepaji,….) ter uporabo v sistemu nastavljivih spremenljivk. Odjemne skupine plin - Odjemne skupine morajo biti vsebovane v šifrantu, ki ga lahko spreminja uporabnik; 24 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - Odjemne skupine skladno z Aktom o metodologiji za obračunavanje omrežnine za distribucijsko omrežje zemeljskega plina: Zakupljena zmogljivost CDKi 3 [Sm /leto] Enota - CDK1 0-200 CDK2 201-500 CDK3 501-1.500 CDK4 1.501-2.500 CDK5 2.501-4.500 CDK6 4.501-10.000 CDK7 10.001-30.000 CDK8 30.001-70.000 CDK9 70.001-100.000 CDK10 100.001-200.000 CDK11 200.001-600.000 CDK12 600.001-1.000.000 CDK13 1.000.001-5.000.000 CDK14 5.000.001-15.000.000 CDK15 Nad 15.000.001 Odjemne skupine po novi Eurostat metodologiji Letna poraba zemeljskega plina v Sm 3 Odjemne skupine po novi Eurostat metodologiji Industrijski odjemalci od (≥ več ali enako) do (< manj od) Komercialni odjem (obrt in storitve) 4.225 21.123 Manjši industrijski odjemalci 21.123 211.231 Srednje veliki industrijski odj. 211.231 2.112.306 Veliki industrijski odjemalci 2.112.306 21.123.059 Zelo veliki industrijski odjemalci 21.123.059 211.230.585 Odjemne skupine po novi Eurostat metodologiji Gospodinjski odjemalci - Letna poraba zemeljskega plina v Sm 3 od (≥ več ali enako) do (< manj od) Manjši gospodinjski odjemalci (D1) 0 529 Srednje veliki gospodinjski odjemalci (D2) 529 5.287 Veliki gospodinjski odjemalci (D3) 5.287 Odjemne skupine po Eurostat metodologiji za poročanje SURS (Eurostat in OECD) 25 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) Letna poraba zemeljskega plina v Sm 3 Odjemne skupine od (≥ več ali enako) Interval I1 Industrijski odjemalci 26.435 264.350 Interval I3 264.350 2.643.500 Interval I4 2.643.500 26.435.000 Interval I5 26.435.000 - Letna poraba zemeljskega plina v Sm do (< manj od) 0 530 530 5290 Interval (D2) 530 5290 Interval (D3) 5.290 Postopek pred obračunom Celovita podpora upoštevanju obresti, preplačil in dolga pri obračunu; Statusne spremembe –datum in stanje plinomera na določenem OM, avtomatsko zaznavanje delitve obračuna za starega in novega odjemalca. Aktivacija in deaktivacija direktnih obremenitev. Obračuni se generirajo časovno poljubno. Pregled meritev po posameznih sklopih in skupinah odjemalcev. Sistem preveri in opozori, v kolikor pred izračunom niso bila narejena vsa določena preverjanja pravilnosti in časovne veljavnosti podatkov, potrebnih za obračun. 7.6. Generiranje obračunov zemeljskega plina in ogrevanja Obračun se vrši na podlagi postavk iz pogodbe in popisnih DN, ki jih vsebuje vsako odjemno mesto in so definirane s formulo in pripadajočim cenikom. Pri postavkah računa mora biti omogočeno poljubno število postavk, fiksne, variabilne , vezane na količino in cenike s poljubnimi načini izračuna. Postavke so odvisne od vloge podjetja (npr. SODO, dobavitelj, SODO in dobavitelj). - 3 od (≥ več ali enako) Interval (D1) 7.5. 26.435 Interval I2 Odjemne skupine Gospodinjski odjemalci do (< manj od) Izvedba več sklopov obračunov glede na različne atribute (periode in tip fakturiranja) v posameznih skupinah, glede na porabo in tip odjemalca v vsaki podskupini (primer direktne obremenitve). Obračuni za druge dobavitelje – obračun postavk sistemskega operaterja pri skupnih računih (več OM isti dobavitelj). Generiranje xml datoteke s podatki za posameznega dobavitelja in skupnega računa s ustrezno prilogo v pisni obliki. Pregled računov po parametrih obračuna, zneskih in porabah. Izvoz datoteke z računi v tisk UPN. 26 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - Avtomatski izvoz direktnih obremenitev v matično banko, po sistemu SEPA, v XML obliki, (za prve aktivirane DB in tujo banko je potrebno banki sporočiti podatke 6 delovnih dni pred 18. v mesecu); vključeno mora biti časovno alarmiranje z roki za pošiljanje podatkov. Izvozi pdf in e računov na naslove odjemalcev in v banko. Izdelave dbp/brem – stornira se celoten ali delni račun (delni dbp na določeno postavko in določen konto). Delitev računa po odjemalcu in obdobju (del računa na starega odjemalca, drugi del na novega). Izdelava dbp ali brem. za določeno stranko brez veze na določen račun, za določeno obdobje in določeno postavko in konto. Tiskanje računov in dobropisov na lokalnem tiskalniku. Obračun po razdelilnikih stroškov v procentih – variabilni in fiksni del (daljinsko ogrevanje). Obračun po kvadraturi - variabilni in fiksni del (daljinsko ogrevanje). Obračun brez delitve - en merilnik toplote en račun (daljinsko ogrevanje). Evidentiranje količine tople vode (m3), ki se preračuna v kWh in odšteje od glavnega merilnika toplote. Letni poračun odjemalcev zemeljskega plina s cdk1 (obračunski list, obračun porabe in izravnava: doplačilo, preplačilo). Funkcionalnost avtomatskega generiranja letnih poračunov in podpora finančnemu poračunu. 7.7. - Vnos / uvoz podatkov (procent) in števila oseb, pridobljenih s strani upravnikov, upoštevane morajo biti menjave merilnikov, upoštevane morajo biti statusne spremembe, stornira se samo del računa, delni dbp na določeno postavko in določen konto (vračanje neplačnikov). 7.8. - - Obračun – poraba topla voda Obračun storitev po DN Generiranje računov iz Obračunskega lista, kjer so zbrani vsi podatki (plačnik, naslovnik, davek, objekt, naročilo, datum naročila, datum opravljene storitve, rok plačila, postavke za račun in vrednosti). Obračun in delitev zneska opravljene storitve za posamezno toplotno postajo na upravnike oziroma vhode po kriterijih (procent delitve). 7.9. Poročila Posebna zahteva informacijskega sistema je učinkovit in dinamični poročilni sistem. Poročilni sistem mora temeljiti na odprti in nadgradljivi rešitvi. Priprava podatkov za določeno obdobje in določene kriterije v obliki XML za izmenjavo podatkov z drugimi dobavitelji. Potrebni sta dve vrsti poročil: - predpripravljena (vpis parametrov) in poročila po meri. Posebne zahteve predstavljajo poročanja Javni agenciji RS za energijo. Analitika mora biti omogočena po vseh parametrih obračuna. 27 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) predmet proces naziv Pregledi: zp · Pregled odjemalcev (po ulici, OM, šifri, imenu/nazivu) Analize: zp, do · Analiza odjemalcev zp po odjemni skupini Analize: zp, do · Analiza podvojenih partnerjev Analize: zp, do Analize: zp Analize: zp · Pregled obračunane porabe zp po mesecih za različne tipe odjemalcev (gospodinjske, negospodinjske…) · Pregled števila odjemalcev na področju distribucije in dobave zp, na področju distribucijskega omrežja in izven · Analiza OM po mesecih (število odjemalcev, poraba, finančna realizacija) Analize: zp · Pregled distribucije zp po dobaviteljih - alokacija zp Analize: zp, do · Analiza števila pogodb/odjemnih mest Analize: zp · Analiza zamenjave merilnikov Analize: zp Analize: zp · Analiza odjemnih mest in porab glede na vrsto pridobljenih odčitkov (odčitano, telefonsko javljeno, preko spleta, akontirano…) · Pregled odjemnih mest z več pogodbami Analize: zp, do · Analiza veljavnosti postavk na pogodbah Analize: zp, do · Analiza seznama računov glede na periodo in tip Analize: zp · Analiza porabe v dobro Analize: zp · Analiza meritev po tipih in odjemnih skupinah Analize: zp · Analiza za Eko sklad - obračunana ekološka taksa po odjemnih skupinah Analize: zp, do · Analiza za Eko sklad - obračunana ekološka taksa po odjemnih skupinah Analize: zp · Analiza tipov merilnikov in faktorjev in prigrajenih naprav Analize: zp · Analiza novih priključitev Analize: zp · Analiza demontiranih merilnikov in merilnikov z začasno ustavljeno distribucijo Analize: zp · Analiza specifikacij za skupni račun Analize: zp · Analiza skupnega računa in priloge za dobavitelje Analize: zp · Analiza MRP Analize: do · Analiza delitev toplote (fiksni – variabilni del) Analize: do · Analiza porabe in št. odjemalcev (stanovanjski in poslovni odjem) Analize: do · Analiza sprememb priključne moči Analize: do, tv · Analiza števila oseb Analize: do · Analiza porab po OM in objektih Analize: do Analize: do · Razlika površin med priključno močjo in ogrevalno površino za posamezno stanovanje · Analiza za interno statistiko: priključnih in obračunskih moči, št stanovanj, površin, povp. površin, št.odjemalcev, (stanovanjski in poslovni odjem) Analize: do Analize: do Analize: do Analize: Analize: zp, do, tv, · Fakturna knjiga s fakturirano realizacijo storitve zp · Analiza odjemalcev zemeljskega plina za potrebe poročanja SURS (zemeljski plin in omrežnina gospodinjskih in negospodinjskih odjemalcev -količinska in finančna realiozacija po odjemnih skupinah D1,D2 in D3 za obdobje) Analize: zp · Analiza za interno statistiko: podatki o prodaji tople in sanitarne tv (stanovanjski in poslovni odjem) · Analiza za interno statistiko: podatki za pogodbene kotlovnice - št stanovanj, površina · Pregled porab po delilnikih za objekt · Analiza odjemalcev zemeljskega plina za potrebe poročanja SURS (zemeljski plin in omrežnina gospodinjskih in negospodinjskih odjemalcev -povprečne po odjemnih skupinah D1,D2 in D3 za obdobje) 28 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) Analize: zp Analize: zp Analize: Analiza - možnost izvoza po vseh parametrih in atributih iz baze Kontrole: zp, do, tv, · storitve zp, do, tv · Kontrole: zp, do · Kontrola porabe (min, max) Kontrole: zp · Analiza porabe (po terenu, merilniku) sortirana (po porabi, merilniku) Kontrole: zp · Preverjanje popisov (po mesecih, obdobju, okoliših) · Analiza za JARSE – pregled povprečnih cen za gospodinjske in negospodinjske odjemalce po odjemnih skupinah (za distribucijo in dobavo) · Analiza za JARSE – pregled števila gospodinjskih in negospodinjskih odjemalcev po odjemnih skupinah, po porabi, po fakturni realizaciji (za distribucijo in dobavo) Kontrola računov po zneskih 8. Finance in računovodstvo Splošne zahteve za Finance in računovodstvo: - Iskanje po vseh možnih kriterijih. Rezultat iskanja naj bo tabelarični pregled na ekranu z možnost jo vpogleda v skeniran/skreiran dokument. - Uradni zaznamki (opombe) naj bodo možni za Plačila, Opomine in Izvršbe. 8.1. - - - - Saldakonti dobaviteljev Skenirane prejete račune elektronsko pošiljati v elektronsko likvidacijo. Ročni vnos osnovnih podatkov iz prejetega računa v knjigo prejetih računov (KPR) po določilih ZDDV za domač in tuj promet , možnost izbrati tip računa iz šifranta (po 82. čl ZDDV, pridobitve EU, uvoz,…) po katerem se prilagodi maska za vnos podatkov, avtomatski preračun zneska DDV, po izbrani stopnji DDV, glede na bruto znesek; program naj opozori ob napačnem bruto skupnem znesku, glede na bruto zneske po posameznih različnih postavkah na računu (npr.: delno brez DDV, delno osnova po nižji stopnji in delno po višji stopnji,..). Vnos osnovnih podatkov iz prejetega računa za potrebe saldakontov in knjigovodstva (šifra in naziv dobavitelja-po podatkih iz uradnih evidenc v šifrantu partnerjev, avtomatsko generiranje interne št. računa npr. R-2014/1 in temeljnice npr. PR…., opis posameznih postavk, knjigovodski datum, datum prejema, datum za DDV, datum izdaje računa, tip računa D kot dobavitelj pripisano k interni št. računa npr. DR-2014/1,…, knjiženje konstantnih kontov po vzorcu (160/220) glede na tip računa (avtomatski prenos int. št. računa v opis) ali knjiženje brez vzorcev, povezava prejetega računa na odprt avansni račun za istega dobavitelja in avtomatska knjižba storno avansnega računa, izbor predhodne stopnje DDV iz šifranta stopenj DDV, povezava prejetega računa na naročilnice (s knjiženjem prejete fakture za storitev ali material, naj se delno ali v celoti zapirajo odprte naročilnice, ob izboru dobavitelja, se morajo v naboru odprtih naročilnic prikazati le odprte za izbranega dobavitelja, možno mora biti izbrati eno ali več naročilnic), v primeru knjiženja prejetega računa v KPR za material se v delu kontiranja izbere odprta kalkulacija za izbranega dobavitelja in prenesejo knjižni konti za material ter pri opisu storitve samodejno vpiše beseda material). Vnos osnovnih podatkov iz prejetega računa za potrebe plačilnega prometa (dobaviteljev TRR avtomatski prenos iz šifranta partnerjev -viden na osnovni sliki pri vnosu računa za kontrolo, naš TRR, datum valute ali dnevi valute, koda namena, sklic-00 ali ročni vnos sklica. Določitev št. stroškovnih mest pri dobavitelju (za konto 220) ob vnosu osnovnih podatkov iz prejetega računa in izpis salda sintetičnega konta dobaviteljev (220) po stroškovnih mestih iz šifranta (01, 03, 05,..) na določen dan. 29 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - - - V tabeli KPR - označitev plačanih in neplačanih računov ter likvidiranih in nelikvidiranih računov ter takih, ki niso bili označeni za knjiženje v obračun DDV ali v knjigovodstvo. Ločeno obarvanje računov po legendi: ki so že poknjiženi, ki še niso poknjiženi. Ročna oznaka prejetega računa za knjiženje v obračun DDV in/ali knjiženje v knjigovodstvo. Knjiženje prejetega računa v obračun DDV in/ali v knjigovodstvo. Odprte postavke (zapadle in nezapadle): izbor postavk za izpis - vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov(iz internega kontnega plana), vsi dobavitelji ali od do ali izbor določenih dobaviteljev, omejitev datuma od do, upoštevaj temeljnico (plačil,…) na vnosu npr. za nepoknjiženo banko, ureditev po oznaki dokumenta in po imenu partnerja, po DUR. Izpis odprtih postavk – osnovni podatki o Energetiki Celje (naslov, TRR, ID, telefon), datum izpisa, datum od do, TABELA: št. konta z nazivom, šifra in naziv partnerja, telefon, dobaviteljev TRR, dokument-interna št. računa, veza-dobaviteljeva št. računa, oznaka kompenzacij v teku, datum DUR, znesek računa, pokritje, saldo-kronološko po računih, datum valute, skupaj promet zneskov po računih in po pokritju, skupni saldo-odprti in zapadli,. Prometna kartica: izbor postavk za izpis - vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov, vsi dobavitelji ali od do ali izbor določenih dobaviteljev, omejitev datuma od do, upoštevaj temeljnice (plačil,…) na vnosu, opcija odprti računi, ureditev po datumu in imenu partnerja. Izpis prometne kartice – osnovni podatki o Energetiki Celje (naslov, TRR, ID, telefon), datum izpisa, datum od do, TABELA: št. konta z nazivom, šifra in naziv partnerja, telefon, dobaviteljev TRR, dokument-interna št. računa, oznaka kompenzacije v teku, vezni dokumentdobaviteljeva št. računa, datum dogodka, datum DUR, datum valute, VK-vrste knjižb iz šifranta- npr. za banko BA, za temeljnico 00,…, debet, kredit, saldo kronološko po računih, generirana temeljnica PR…-prejeti račun ali ročno vnesena temeljnica BA…-banka, opis storitev.., promet debet in kredit skupaj, saldo skupaj,. Na tiskanem izpisu banke iz programa, predhodno dodana tudi šifra dobavitelja za knjiženje plačil. Avtomatsko zapiranje poknjiženih računov. Možnost nastavitve in shranjevanja vseh vrst filtrov za vse vnesene podatke pred izpisi (določenih šifer, po datumih,..), sortiranje vrstnega reda kolon za pregled (premiki kolon) in zaporednih vrstic v posamezni koloni (s klikom na naziv kolone). Predogled tiskanja, tiskaj, izvozi v druge oblike izpisov (excel, PDF, pokončno ali ležeče..). 8.2. - Plačilni promet Avtomatski prenos kod namenov in SWIFT kod iz šifranta v plačilnem prometu. Samodejna izdelava plačilnih nalogov iz prejetih računov, za domač in tuj plačilni promet, glede na zapadlost obveznosti. Ročni vnos plačilnega naloga za plačilo na banko za domač in tuj promet. Ročni vnos plačilnega naloga in izpis le-tega stranki za plačilo pri izvajalcih plačilnega prometa. Oddaja paketov s plačili na banko v ISOSEPA formatu. Sistemske kompenzacije (izpis predloga za kompenzacijo), oznake računov v kompenzacijah v tabeli plačilnega prometa. Obarvanje zapadlih računov v tabeli plačilnega prometa. Ročni zaznamki v tabeli plačilnega prometa za ne-plačila, opomb,.. Možnost uporabe predloge plačilnega naloga in dopis postavk za nov nalog. Uvoz paketov podatkov za plačila sodnih taks po izvršbah (sklic za covl, naziv dolžnika, vrednost,...), generiranih v knjigi izvršb, z avtomatskimi nastavitvami konstantnih podatkov v tabeli za na plačilni nalog (naziv sodišča in TRR, sklic za covl,..). 30 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - Izpis »zbirnega naloga za prenos« za tekoča plačila (oznaka organizacijske enote za plačilni promet, ime sedež in TRR nalogodajalca-za naše podjetje, TABELA: zap. št nalogov, naziv prejemnika, koda namena, znesek, TRR prejemnika plačila, sklicevanje na št. (obremenitve, odobritve), skupaj za plačilo, kraj in datum, žig in podpis nalogodajalca. 8.3. - - - - Saldakonti kupcev Knjiženi izdani računi se avtomatsko prenesejo v knjigo izdanih računov (KIR). Pri tem se računom po posameznih vrstah storitev, dodajo črke na osnovi skupin pri sklicu (prvi 2 začetni številki 63…, 41…, ...) npr. KO14…(K-kupec, črka O-ogrevanje 14 letnica,..), črke se tudi ločeno vpišejo v kolono tabele z vsemi vnesenimi podatki (za filtre,..). Izpis salda po sintetičnem kontu kupcev (120) po storitvah oz. črkah na določen dan. Ročni vnos izdanega računa v KIR po določilih ZDDV. Odprte postavke (zapadle in nezapadle): izbor postavk za izpis - vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov, vsi kupci (plačniki po podatkih iz uradnih evidenc) ali od do ali izbor določenih kupcev, omejitev datuma od do, upoštevaj temeljnice (plačil,…) na vnosu, upoštevaj kompenzacije, ureditev po dokumentu, po imenu partnerja, po datumu DUR, z lastniki. izpis – osnovni podatki o Energetiki Celje (naslov, TRR, ID, telefon), datum izpisa, datum od do, TABELA: št. konta z nazivom, šifra in naziv partnerja, naziv lastnika po podatkih iz uradnih evidenc v šifrantu partnerjev, dokument, oznaka kompenzacij, datum DUR, znesek računa, pokritje, saldo-kronološko po računih , datum valute, skupaj promet zneskov po računih in po pokritju, saldo-odprti in zapadli, prenos zaznamkov iz šifranta Izvršb, izpis z ali brez zaznamkov, avtomatske oznake ob posameznih računih v izvršbi po generiranju izvršb v knjigi izvršb s statusom oz. črko T-toženo, z ali brez zaznamkov iz šifranta partnerjev-v izvršbi, kontakti, dogovori, plačnik-obračunsko aktiven…, šifre in naslovi odjemnih mest-OM (šifram dodane črke za posamezno storitev npr. Z1950 za zemeljski plin), ki se nanašajo na odprte račune, z ali brez skupnega dolga-rekapitulacija pod tabelo: netoženo + toženo + stroški izvršbe + obresti na dan izpisa. Seznam odprtih postavk po zapadlosti (sortiranje po: zneskih, partnerjih,..). Odprte postavke po zapadlosti (tudi za stanje na pretekli dan pred datumom izpisa in hkrati z omejeno zapadlostjo od do določenega datuma pred datumom izpisa, npr. dan izpisa 31.12., za odprte račune na dan 30.11., ki so zapadli do 30.6.): izbor podatkov za izpis – partnerji (kupci, dobavitelji, vsi), datum DUR, datum valute in datum dogodka, vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov, vsi partnerji ali od do ali izbor določenih partnerjev, izloči partnerje-seznam šifer, upoštevaj temeljnice (plačil,…) na vnosu, izloči račune v izvršbi, promet po kontih, minimalni saldo, upoštevaj kompenzacije. Izpis – analitično po računih ali kumulativno, datum izpisa, obdobje izpisa, TABELA: št. konta z nazivom, šifra in naziv partnerja, zaznamki iz šifranta partnerjev-DŠ,.., št. računa, datum valute, zapadlo po določenih dnevih, nezapadlo, saldo-kronološko po računih, status-oznaka računa v izvršbi in/ali v popravku vrednosti, npr. T ali TS, z ali brez skupnega dolga-rekapitulacija pod tabelo: netoženo+toženo+ stroški izvršbe+ obresti na dan izpisa, z ali brez zaznamkov iz šifranta Plačila. opomini: izbor podatkov za izpis - selekcija kupcev-zavezanci/nezavezanci in dokumentov, vsi konti ali od do konto ali izbor določenih kontov, vsi kupci ali od do kupca ali izbor določenih kupcev, datum opomina, številčenje paketa opominov, stroški opomina, klavzule za opomine, zapadlost (vnos št. dni od do ali datumov od do), kupci (vsi, zavezanci, nezavezanci), izloči samo en zadnji račun, dodaj lastnike, samo za pozitivne zneske-izloči preplačila, upoštevaj 31 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - - - kompenzacije, omejitev salda (<,>), izloči na opominu račune v izvršbi in izloči opomin samo z računi v izvršbi, upoštevaj temeljnice (plačil,…) na vnosu, izloči partnerje, izloči šifre v reševanju-reklamacije. Izpis – podatki našega podjetja (naziv, naslov, DŠ, TRR), datum opomina, šifra in naziv plačnika, naziv lastnika, Za odjemno mesto-naslov drugje, klavzule na opominih iz šifranta v financah, TABELA: sklic na številko računa–začetna dvomestna št. je grupa storitve, ki se generira pri izdanem računu (63…, 41…), opis iz te grupe-npr. ogrevanje.., datum zapadlosti, znesek računa, v breme, v dobro, skupni saldo zapadlega dolga za plačilo, pod tabelo dodan stavek za informacijo o znesku glavnice v izvršbi s p.p., dodan fiksni stavek za stroške ustavitve in ponovne vzpostavitve distribucije plina, hkrati izpis opomina lastniku stanovanja ali poslovnega prostora-predloga besedila v wordu s podatki o dolžniku. Izpis seznama opominov – datum izpisa, naziv in šifra kupca dolžnika, zaznamki iz šifranta Opomini-dogovori,…, posamezni znesek zapadlega dolga, skupaj zapadli dolg. Izpis seznama opominov s prometom preteklega leta - naziv in šifra partnerja, posamezni znesek zapadlega dolga, promet preteklega leta . Kreiranje opominov na podlagi izbranih kriterijev. Generiranje izhodnih dokumentov v obliki pdf in arhiviranje. Možnost izpisa ali izvoza za masovno printanje. Spremljanje realizacije opominov – datum izdaje ali od do, obdobje plačil od do, vsi kupci dolžniki in od do in izbor določenih kupcev, vsi konti in konto od do in izbor določenih kontov, upoštevaj temeljnice plačil na vnosu. Prometne kartice: izbor podatkov za izpis - vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov, vsi kupci ali od do ali izbor določenih kupcev, omejitev datuma od do, upoštevaj temeljnice (plačil,...) na vnosu, opcija odprti računi, ureditev po datumu in imenu partnerja. Izpis – osnovni podatki o Energetiki Celje (naslov, TRR, ID, telefon), datum izpisa, datum od do, datum izpisa od do, TABELA: šifra in naziv kupca, z ali brez zaznamkov iz šifranta partnerjev, dokument spredaj z oznako K kot kupec + črka storitve + letnica npr. KZ14…, datum dogodka, datum DUR, datum valute, VK-za banko BA za blagajno BL, za izdan račun IF,.., debet, kredit, saldo kronološko po računih, temeljnica za račune Z…, za banke BA…, opis-račun ali plačilo.., skupa promet debet in kredit ter skupni saldo. Temeljnice: izbor podatkov za knjiženje iz šifranta - konto, šifra, VK,… Uvoz plačil iz shranjenih bančnih podatkov na mreži, prenesenih iz bank po vzorcu za banko. Razširjeni uvoz plačil (možnost uporabe uvozov plačil iz datotek, ki niso bančne, npr. mestna. Blagajna, ločevanje trajnikov od ostalih plačil). Možnost uvoza temeljnic iz zunanjih virov (npr. iz excela). Nastavitve filtrov v temeljnici za iskanje podatkov. Testiranje temeljnice in obarvanje nepokritih postavk. IOP obrazci: izbor postavk za izpis– predhodna selekcija dokumentov ali partnerjev, vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov, vsi partnerji ali od do ali izbor določenih partnerjev, datum izpisa, številčenje, glava in noga iz šifranta klavzul IOP, ureditev po datumih ali po dokumentu, upoštevaj temeljnice (plačil,…) na vnosu, vsi partnerji ali zavezanci ali nezavezanci, izloči partnerja. izpis – dokument, sklic, opis storitve, datum računa, valuta, znesek računa, plačilo, skupni saldo, klavzule iz šifranta financ in fiksno besedilo za delno ali celotno potrditev in vračilo IOP, -spremljanje IOP (izdani, vrnjeni, plačani,..). Pregled salda kupcev po zapadlosti: 32 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - - Izbor postavk za izpis– datum DUR, datum valute, konto vsi ali od do ali izbor določenih, partnerji vsi ali od do ali izbor določenih, odprto na dan, dnevi zapadlosti (možno določiti), upoštevaj temeljnice (plačil,…) na vnosu, izloči nezapadle, selekcija partnerjev, plačila od do. Izpis - kumulativno ali analitično - račun, status, zapadli po dnevih, saldo računa ter saldo po zapadlosti in skupni na dan izpisa. Partnerji z največ prometa: izbor postavk za izpis – datum DUR ali datum valute, obdobje, po računih ali saldu, po kupcih in/ali dobaviteljih, omejitev števila partnerjev, promet za partnerja kot kupca in/ali dobavitelja, predhodna selekcija dokumentov, upoštevanje temeljnice (plačil,…) na vnosu. Izpis – zap. št., šifra in naziv partnerja, promet partnerja kot kupca in/ali kot dobavitelja , % od skupnega prometa partnerjev, skupni promet partnerjev. Obračun obresti : sistemsko, ročno, z zakonskimi zamudnimi ali pogodbenimi obrestmi (linearni ali konformni način), možnost pripisa obresti h glavnici. Izbor obrestne mere iz šifranta Obrestnih mer. Izbor postavk – obračun od plačanih računov-določiti obdobje plačil za obračun, predhodna selekcija dokumentov ali partnerjev, vsi konti ali od do ali izbor določenih, partnerji vsi ali od do ali izbor določenih, obračun od pozitivnih zneskov, izloči preplačila, vrsta obresti, izloči partnerje v izvršbi, toleranca zamude, upoštevane temeljnice (plačil,..) na vnosu, obdobje plačil od do za obračun, minimalni in maximalni znesek obresti za upoštevanje v obračunu, zavezanci, nezavezanci, izloči partnerje-seznam šifer, knjiženje obresti. Izpis obračuna obresti - od valute do plačila, število dni, znesek, % obrestne mere, znesek obresti, skupaj obresti. Izpis računa za obresti – osnovni podatki o Energetiki Celje, TRR, ID za DDV, telefon, datum in zaporedna št. računa za obresti, datum zapadlosti računa, šifra in naziv partnerja, TABELA: št. računa, datum zapadlosti, datum plačila, znesek računa, število dni po zapadlosti, znesek obresti po računih in skupaj za plačilo, podatki za plačilni nalog: TRR, znesek, avtomatski sklic 15….. Izpisi odprtih postavk in prometa po OM: Izbor postavk za izpis – vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov, vsi kupci ali od do ali izbor določenih kupcev, promet ali odprte postavke, po odjemnih mestih za več partnerjev na njih ali po partnerjih za več odjemnih mest pri njih, po dokumentih ali kumulativno, možen izbor po znanem odjemnem mestu (npr. Z1950 – Z pomeni zemeljski plin + št. odjemnega mesta iz šifranta). Izpis – konto, dokument, DUR, valuta, račun, pokritja, saldo, zapadlo, skupaj saldo in zapadlo, z ali brez skupnega dolga-rekapitulacija: netoženo+toženo+ stroški izvršb+ obresti na dan izpisa, Prenos plačil (obresti, stroški) po opr. št. izvršbe iz banke v knjigo izvršb. Pregled vseh analitičnih plačil strank (G-konto 120, obresti-konto 150, stroškov-konto R-7) v obdobju od do, po dnevih. Priprava preplačil za upoštevanje v obračunu in za na plačilni nalog. Avtomatsko zapiranje avansov. Nastavitve vseh vrst filtrov za vse vnesene podatke pred izpisi (določenih šifer, po datumih,..), nastavitve konstantnih filtrov, sortiranje vrstnega reda kolon za pregled (premiki kolon) in zaporednih vrstic v posamezni koloni (s klikom na naziv kolone). 33 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 8.4. - Vrednotenje nabave (kalkulacije) po prejetem računu na že ustvarjeni količinski prevzemnici. Vnos dodatnih podatkov: št. računa, datum izdaje računa, datum opravljene storitve ali dobave, datum valute ali št. dni idr. Avtomatski prenos porabe materiala po kontih in stroškovnih mestih v glavno knjigo. Analize prejemov in izdaj po vseh kombinacijah vnesenih podatkov. Samodejno kreiranje vrednosti viškov in mankov ob koncu leta. 8.5. - - - Osnovna sredstva Ročni vnos ali avtomatski prenos iz KPR osnovnih podatkov o OS v knjigo OS za evidenco ter obračun amortizacije. Osnovni izpis pregleda OS -TABELA: šifra OS, naziv, datum nabave, amortizacijska stopnja v %, stroškovno mesto, konto, nabavna vrednost, dosedanji odpisi, odpisi tekočega leta in skupni odpisi, neodpisana vrednost (vrednosti na dan 1.1. in 31.12.). Razne kombinacije izpisov, na osnovi vnesenih podatkov, po želji uporabnika (po STM, kontu, nahajališčih z ali brez izločenih OS,..), pokončno ali ležeče. Obračun amortizacije in avtomatsko knjiženje le-te v GK, po vzorcu kontov. Brisanje obračuna glede na datum. Omejitev obdobja (leta) za knjiženje. Pregled novih nabav in izločenih OS v določenem obdobju. Predračun amortizacije. Izpis inventurnih list. Možnost dodatnih evidence (zavarovanja osnovnih sredstev,..). Možnost alokacije amortizacije OS na več stroškovnih mest. 8.7. Obračun DDV Izdelava knjige izdanih računov, glede na obračun storitev, po določilih ZDDV. Izdelava knjige prejetih računov po ročnem vnosu teh računov, po določilih ZDDV. Izdelava obračuna DDV. Kreiranje prehodne temeljnice pri prejetih računih glede na različni mesec datuma DUR in datuma prejema oz. datuma za DDV. Oddaja obračuna DDV-O in dobav po 76. a členu v XML obliki na DURS. 8.6. - Materialno knjigovodstvo Glavna knjiga Vnos ali generiranje temeljnic iz drugih programskih sklopov (amortizacija, poraba materiala..). Kartice kontov izbor podatkov za izpis- vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov (analitičnih, sintetičnih ali po razredu, skupini,..), vsi partnerji ali od do ali izbor določenih partnerjev, datum od do, upoštevaj temeljnice na vnosu. izpis – št. in naziv konta, temeljnica, datum knjiženja, debet, kredit, kumulativni saldo, opis, skupni saldo, izpis kartic tudi za vsak konto na svojo stran. 34 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) Bruto bilanca izbor podatkov za izpis – datum od do, upoštevaj temeljnice na vnosu, z ali brez otvoritve. izpis – številka in naziv konta, otvoritev (debet, kredit), promet (debet, kredit), promet z otvoritvijo (debet, kredit), saldo (debet, kredit), po sintetičnih ali analitičnih kontih, po skupinah ali razredih kontov, z vmesnimi seštevki po skupinah, skupni promet in saldo. Avtomatska izdelava statističnih bilanc za zunanje uporabnike. Izdelava mesečnega rezultata poslovanja (obola) z izvozom podatkov iz GK v excel po sintetičnih kontih in po stroškovnih mestih (razvidni iz zadnje številke analitičnih kontov odhodkov in prihodkov), nov konto v kontnem planu se avtomatsko doda na obol. Izvoz podatkov za statistiko finančnih računov na Ajpes. Pregled prometa po kontih in po mesecih v določenem obdobju. Za 6-mestne konte razreda 4 in 7, kjer so zadnje številke stroškovna mesta, te številke v tabeli podatkov za filtre, prikazati v ločeni koloni. Nastavitve vseh vrst filtrov za vse vnesene podatke pred izpisi (določenih šifer, po datumih,..), nastavitve konstantnih filtrov, sortiranje vrstnega reda kolon za pregled (premiki kolon) in zaporednih vrstic v posamezni koloni (s klikom na naziv kolone). Predogled tiskanja, tiskaj, izvozi v druge oblike izpisov (excel, PDF, pokončno ali ležeče..). Prilagojene obdelave podatkov in izpisi za revizorja idr. nadzorne organe (v TXT obliki,..) in možen samostojni izvoz teh podatkov revizorju. 8.8. - - - - Izvršbe Pred generiranjem izvršb izloči šifre v reševanju. Samostojno generiranje več izvršb iz podatkov v saldakontih, možno samo ta tiste, za katere so bili predhodno izdani opomini. izbor postavk za generiranje izvršb – samodejna interna oznaka zap. št. izvršbe, zapadlost (št. dni ali od do), do datuma plačil, minimalni znesek dolga, kupec (plačnik) od do, vsi konti ali od do ali izbor določenih kontov. Posamezno in paketno oddajanje generiranih izvršb v standardni e-COVL obliki z možnostjo dodajanja podatkov (konstantne nastavitve-npr. podatki našega podjetja, pooblaščenec-odvetnik, izvršilno sredstvo, stroški upnika,…). Prenos podatkov iz generiranih izvršb v osnovne podatke Knjige izvršb- prenos interne oznake zap. št. izvršbe, datumi 6x-od tega je datum izvršbe samodejni ostali se vpišejo ročno, opravilna št.-ročni vnos po zaporedju sprememb (VL-verodostojna listina, Dn-nepremičnine,..) s prikazom zadnje spremembe, šifra in naziv kupca (plačnika) in lastnika, odvetniški stroški po tarifi iz šifranta, sodna taksa iz šifranta glede na znesek, fiksni stroški (poročilo stranki + DDV), prenos izvršilnega sredstva iz generirane izvršbe in možnost ročnih sprememb iz šifranta ter vpis datuma zadnje spremembe, znesek izvršbe, status izvršbe iz šifranta (na vnosu, aktivna,..)-ob spremembi statusa v zvezi z zaključkom izvršbe iz šifranta (umik, izgubljena,..) se samodejno vpiše datum zaključka in samodejno izračuna dogovorjena višina odvetniških stroškov-generiranje mesečnega seznama zaključenih izvršb (glavnica, opravilna št., naziv, višina odvetniških stroškov), št. izvršilnega naslova iz šifranta (račun, pogodba,..), sodišče-sedež dolžnika, prenos avtomatskega sklica zap. št. covl-a, tretjedolžnik-ročni vnos, razne opombe-ročni vnos. Pregled računov v izvršbi v Knjigi izvršb - TABELA: dokument, datum račun, datum valute, znesek računa in delnega plačila, tožen znesek-glavnica, skupni znesek po izvršbi. 35 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) - - - - Pregled izvršilnih stroškov v Knjigi izvršb -TABELA: posamezne vrste stroškov (izvršilni in dodatni) prenesenih iz osnovnih podatkov in možnost ročnega vpisa postavk iz šifranta (dodatni stroški), znesek stroškov, datum izvršbe, rekapitulacija posameznih vrst stroškov in seštevek skupaj. Pregled plačil (uvoz iz banke) v Knjigo izvršb – TABELA: znesek, temeljnica, datum plačila, opis, dokument. Rekapitulacija podatkov v Knjigi izvršb - prenos iz pregleda računov in stroškov (glavnica, posamezni stroški), obresti po plačilu glavnice, trenutni skupni dolg, plačila, saldo izvršbe, TABELA: skupni zneski plačil po posameznih sklopih (glavnica, obresti, stroški, dobropisi, odpisi), pod to tabelo še izračun posameznih odprtih postavk po zgornjih sklopih med obračunom izvršbe in plačili (plačana glavnica minus odpisi in dobropisi ter plačani stroški in obresti minus odpisi posameznih stroškov), k temu izračunu dodati še trenutno obračunane obresti, kar skupaj predstavlja skupni trenutni dolg stranke, obračun skupnega dolga v wordovo predlogo po eni ali več izvršbah: netoženo+toženo+ stroški izvršbe+ trenutne obresti, z možnostjo shraniti iz izpisati obračun skupnega dolga in obračuna obresti, Ob aktiviranju izvršbe pripis statusa oz. črke T ob računih v tabeli izpisov odprtih postavk (tudi po zapadlosti) in možnost filtriranja računov v izvršbi po tem statusu. Mesečni prenos plačanih stroškov po izvršbah v excel: izbor podatkov – datum izvršbe do dne, izbor statusov izvršb iz šifranta (aktivna, umik,..), partner vsi ali od do, plačila izvršilnih in dodatnih stroškov od do datuma, izpis v excelu – TABELA: opravilna številka, šifra in naziv partnerja, stroški izvršbe, sodna taksa, plačani vsi stroški skupaj. Izdelava seznama vloženih izvršb od do datuma: TABELA: zap. št., šifra in naziv partnerja, glavnica, sodna taksa. Spremljanje realizacije plačil po izvršbah (glavnice, stroškov, skupaj). Prenos podatkov o izdanih izvršbah v statistiko šifranta Izvršb. Pregled vseh plačil strank (G, obresti, stroškov) po dnevih – glej saldakonti kupcev. 9. Poštna knjiga - - - - Pokrivanje celovitega procesa vodenja dokumentov in pokrivanje funkcionalnosti likvidacije dokumentov znotraj IS s sistemom nastavitev načina likvidacije in obveščanjem o aktivnostih za likvidacijo preko elektronske pošte. Podpora likvidaciji vhodnih in izhodnih dokumentov. Možnost vnašanja vhodnih dokumentov (datum prejema, številčenje, stranka, vrsta dokumenta, zadeva, prejemnik, storitev/pošta-R, AR,…,klasifikacija dokumenta 1, klasifikacija dokumenta 2,….). Samodejna priprava vročilnice za prejemnika. Skeniranje in pošiljanje dokumentov enemu prejemniku ali večim prejemnikom. Možnost vnašanja izhodnih dokumentov (datum pošiljanja, številčenje, stranka, vrsta dokumenta, zadeva, prejemnik, storitev/pošta-R, AR, pošiljatelje, izpis povratnice,…) – klasifikacija dokumentov. Možnost iskanja dokumentov – po vseh parametrih. Izpis zbirnika izhodnih dokumentov za pošiljanje pošto. Možnost opomnikov za dokumente z rokom za odgovor (npr. po ZUP). 36 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) 10. - Potni nalogi Odpiranje in evidenca potnih nalogov. Možnost izplačila akontacije. Obračun potnih stroškov, dnevnic (domače, tuje) in kilometrina . Izplačilo potnih stroškov na trr ali preko blagajne. Šifrant službenih vozil in šifrant relacij. Podatki o zaposlenih iz šifranta zaposlenih. Mesečni potni nalog. Pregled in izpis postavk potnega naloga. Spremljanje potnih nalogov po različnih kriterijih (delavcu, datumu, statusu, po reg. Številki, ...). Avtomatski prenos podatkov v glavno knjigo in saldakonte. Možnost skeniranja in pripenjanja prilog ter vpogled v priloge. 11. Tehnične zahteve Programska oprema mora zadostiti naslednjim zahtevam: 1. V ponudbi morajo biti navedene in vključene v ponudbo vse licence, ki so potrebne za postavitev in delovanje sistema. 2. Podpora za »visoko razpoložljivostni sistem« delovanja (»high availability«) Celoten sistem mora imeti možnost delovanja v visoko-razpoložljivostnem načinu, kjer izpad katere koli komponente ne pomeni izpad celotnega sistema in ni potreben ročni poseg za nadaljevanje delovanja. Dva fizična strežnika, ki omogočata visoko razpoložljivost z deljenim podatkovnim skladiščem. Na njih pa tečejo virtualni strežniki, ki jih potrebujemo za celotno IT infrastrukturo. 3. Vsaj troslojna arhitektura. (odjemalec, aplikativni strežnik in podatkovni strežnik je minimalna arhitektura) 4. Polna podpora vseh delov sistema s certificiranimi osebami. 5. Delovanje na 64 bitnih sistemih. 6. Baza podatkov Microsoft SQL Server. 7. Delovanje vseh komponent na najmanj Windows 2008 R2 strežniku. 8. Prijava v aplikacijo brez ponovnega vnosa prijavnih podatkov (»single sign on«). Aplikacija mora imeti podporo za enotno prijavo (»SSO«), ki mora omogočati prijavo v aplikacijo brez ponovnega vnosa uporabniškega imena in gesla. 9. Razvojna arhitektura, za katero proizvajalec zagotavlja vsaj še 7 let podpore. Zadostuje izjava proizvajalca ali referenca na spletu. 10. Spletni vmesnik (obstajati mora spletni vmesnik za delo in pregled poročil) 11. Varnostne zahteve: i. Enotna prijava (»single sign on«) Aplikacija mora imeti podporo za enotno prijavo (»SSO«), ki mora mogočati prijavo v aplikacijo brez ponovnega vnosa uporabniškega imena in gesla ii. Dostop do podatkovne baze ni omogočen administratorju OS sistema Podatkovna baza mora omogočati administrativni dostop samo administratorju podatkovne baze in ne administratorju OS. 37 VSEBINSKO-TEHNIČNE ZAHTEVE ZA INFORMACIJSKI SISTEM (IS) iii. Delovanje na delovnih postajah brez zahteve po »lokalnih administratorskih« pravicah iv. Polna kredibilna revizijska sled. v. Skupinsko in individualno urejanje pravic: 1. pravice do posameznih področij, 2. pravice pisanje, branje, brisanje Beleženje virov vseh sprememb in sledenje vsem spremembam; Varovanje revizijskih podatkov, ki jih ni mogoče spreminjati. Omogočeno mora biti nastavljanje ločenih vlog za izvršne in nadzorne funkcije! 38
© Copyright 2024