Fedje kommune KONTROLLUTVALET FOR FEDJE KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato Stad: Kl.: Tilstades: Innkalla: 27.11.2014 Fleirbrukshallen - møterommet 09.00 – 11.00 Alf Nordseth/leiar, Elsa Herøy/nestleiar og Inge Waage og Ingunn Ølberg Stormark til sak 25/14 Rådmann Vidar Bråthen og økonomiansvarleg Bjarte Villanger møtte til sakene 25/14, 26/14, 28/14 og 31/14 Reidar Bjørsvik og Randi Rykkje Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Revisjon: Sekretær: Forfall: ................................................................................................................................................. 22/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Kontrollutvalet fikk i møte lagt fram byggerekneskap for kunstgras og lys på idrettsbana. Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent med at byggerekneskap for kunstgrasbana og lys vert tatt opp som eiga sak. Den vert tatt før sak 31/14 slik at eventuelt får sak nr 32/14. 23/14 Godkjenning av møteutskrift frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteutskrift frå 24.09.14 vart godkjent. 24/14 Skriv og meldingar • Statsbudsjettet 2015 – kommuneopplegget – notat frå Fylkesmannen 08.10.14 • Kommunestyresak 050/14 – oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport vedtaksoppfølging Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok skriv og meldingar til etterretning. 25/14 Sakshandsaming av skjenkeløyve – spørsmål om habilitet Sakstilfang: • Søknad om skjenkeløyve 05.10.14 • Svar på søknad om skjenkeløyve 13.10.14 • Brønnøysundregisteret – nøkkelopplysningar om Feiekostane Spørsmålet om habilitet vart tatt opp for Elsa Herøy da ho er mor til ein av dei som står bak søknaden. Kontrollutvalet diskuterte spørsmålet om habilitet utan at Elsa Herøy deltok. Kontrollutvalet vedtok at Elsa Herøy var inhabil i saka og viser til forvaltningsloven § 6 a). Fedje kommune – Kontrollutvalet Møteutskrift 27.11.2014 Side 1 av 4 Fedje kommune Varamedlem Ingunn Ølberg Stormark erstatta Elsa Herøy og var med på sakshandsaminga av denne saka. Bakgrunn for saka: Fedje idrettslag, Fedje teaterlag og Feiekostane søkjer 05.10.14 om skjenkeløyve i Fedje Fleirbrukshall i samband med quis kveld. Det er søkt for 6 datoar. Søknaden er sendt av Stian Herøy som er leiar i Fedje idrettslag. Assisterande rådmann har handsama søknaden etter delegert fullmakt og gir skjenkeløyve i brev 13.10.14. Assisterande rådmann er i Brønnøysundregisteret registrert som leiar i Feiekostane. Feiekostane er ein av dei tre som søkjer om skjenkeløyve, har ingen betyding at sjølve søknaden er sendt av leiar i eit av dei andre laga. Ei foreining som søkjer kommunen om ein fordel (skjenkeløyve), er å betrakte som «part», jf. Forvaltningsloven § 2 første leddd e). Feiekostane er å sjå på som ein «forening» som er forvaltningslovens uttrykk. Etter forvaltningsloven § 6 første ledd e) er ein tenestemann ugild til å avgjøre ei sak når han er leiar for ei foreining som er part i saka. I forvaltningsloven § 41 står det følgjande om verknaden av feil ved sakshandsaminga: I veilederen til Kommunal og regionaldepartementet om inhabilitetsreglane i forvaltningsloven og kommuneloven står der følgjande: Rådmann hadde fått epost 19.11.14 med spørsmål om korleis dette med habilitet er vurdert i denne saka. Rådmann orienterte kontrollutvalet om saka. Administrasjon har vurdert saka og ser at assisterande rådmann var inhabil og ikkje skulle ha handsama saka. Rådmann har vurdert det slik at det vil vere riktig å ta saka opp til ny handsaming. Kontrollutvalet er samd med rådmann i at denne saka er handsama av ein person som er part i saka og difor ugild, slik det kjem fram i forvaltningsloven. Kontrollutvalet var også nøgd med at rådmann vil ta saka opp til ny handsaming. Det vart stilt spørsmål om korleis kommunestyret sitt vedtak i sak K-022/12 vert praktisert. Eit av spørsmåla var om desse arrangementa var å sjå på som eit løyve eller Fedje kommune – Kontrollutvalet Møteutskrift 27.11.2014 Side 2 av 4 Fedje kommune fleire løyve. Rådmann ville sjå på kommunestyret sitt vedtak i samband med handsaming av denne saka slik at ein sikrar lik handsaming av slike saker. Det var frå kontrollutvalet også peika på at ein ved handsaming av slike saker sikrar at dei krava som er til sakshandsaming i alkoholloven § 1-7 vert følgt. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet registrerer at søknad om skjenkeløyve er handsama av ein person som er ugild. Kontrollutvalet er nøgd med at rådmann vil ta saka opp til ny handsaming. Kontrollutvalet ser det som viktig at kommunestyret sitt vedtak i sak K-022/12 vert lagt til grunn for handsaminga. Kontrollutvalet ser det som viktig at kommunen går gjennom sine rutinar for å sikre at kravet til habilitet vert ivareteke. 26/14 Kommunen sin praksis med å legge ut offentlege dokument frå postlista på heimesida til kommunen Saksvedlegg: Notat frå arkivansvarleg 20.11.14 Bakgrunn for saka er at ein registrerer at ikkje alle dokument som er offentlege på postlista vert lagt ut på kommunen si heimeside. Kontrollutvalet ønskja difor ei orientering om korleis praksisen er på det område. I notatet frå arkivansvarleg er der gjort greie for dei spørsmåla som kontrollutvalet har tatt opp. Rådmann gjorde også i møte greie for korleis praksisen er på området og dei problemstillingane som må vurderast. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 27/14 Prosjektplan for selskapskontroll AUFERA – forslag frå revisjon Sakstilfang: – Forslag til prosjektplan for selskapskontroll AUFERA Forslaget til prosjektplan vart gjennomgått i møte av revisjonen. Planen er å starte opp prosjektet forsommaren 2015 og at det skal ligge føre ein rapport hausten 2015. Frå kontrollutvalet vart det peika på at det ville vere ein fordel om rapporten kunne vere ferdig slik at det sittande kontrollutvalet kunne handsame saka. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vedtok å bestille selskapskontroll av AUFERA slik det foreslått i prosjektplan frå revisjon. Kontrollutvalet ønskjer å få rapporten innan september 2015 dersom det er mogeleg. 28/14 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Fedje kommune, regnskapsåret 2014 Saksvedlegg: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Fedje kommune, regnskapsåret 2014, datert 19.11.14 Fedje kommune – Kontrollutvalet Møteutskrift 27.11.2014 Side 3 av 4