Dokument 1.4.1.a – Gevinstrealiseringsplan Gevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE> Dokument 1.4.1.a Dokumentansvarlig: Forfatter: Dato opprettet: Dato sist endret: Filnavn: Godkjennes av DFØ DFØ 09.02.11 17.07.2012 1.4.1.a - Gevinstrealiseringsplan e-handel_ 20120717 Dato: Endring: Signatur Side 1 Dokument 1.4.1.a – Gevinstrealiseringsplan 1 Identifiserte nyttevirkninger som følge av innføring av e-handel iflg SØA* Identifiserte nyttevirkninger (gevinst) 1) Reduserte kostnader ved innkjøpsfunksjonen 2) Reduserte driftsutgifter 3) Reduserte innkjøpskostnader Besparelses potensial Resultat Mer effektiv innkjøpsprosess som resulterer i redusert tidsforbruk på hvert innkjøp. Dette kan være Redusert saksbehandlingstid der teknologi overtar eller effektiviserer manuelt arbeid som registrering og svar, unngåelse av dobbeltarbeid, dobbelt kontroll, elektronisk arbeidsflyt Interne samordningsgevinster (synergier internt som følge av ny teknologi) Integrasjon med DFØs øvrige tjenester Mulig å spare penger på hver innkjøpstransaksjon ved å sende elektronisk bestilling, noe som resulterer i reduserte driftskostnader: Reduksjon i kostnader til blanketter, porto, telefon og utstyr etc. Vareutvalg og leverandører mer styrt (økt avtalelojalitet) Mer effektive innkjøp vil resultere i lavere innkjøpskostnader Gunstigere vilkår i leverandørmarkedet som følge av bl.a færre leverandører Rimeligere priser som følge av redusert ressursbruk hos leverandør i bestillingsprosessen Redusere feil og ukurans i anskaffelser og lagerhold Ikke verdsatt nyttevirkning 4) Bedre informasjon til virksomhetens ledelse - bedre og raskere oversikt over innkjøpene (oppdatert disposisjonsregnskap/forpliktelser) - bedre og raskere kommunikasjon innad og eksternt - bedre kjennskap til brukerbehov - bedre grunnlag for egen økonomistyring (blant annet bedre kontroll mot budsjett) - bedre statistikk og større fokus gir bedre analyser og igjen bedre innkjøp - bedre kontroll i forhold til korrupsjon og underslag - innkjøpene blir godkjent før anskaffelse, hvilket gir bedre kontroll over innkjøpene og er mer i samsvar med økonomireglementet Ikke verdsatt nyttevirkning 5) Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser i virksomheten 6) Mer robust og sikker infrastruktur - mindre rutinearbeid og dermed slitasje for innkjøpsmedarbeider - økt innkjøpskompetanse og dermed en profesjonalisering av innkjøp (redusert antall innkjøpere) - mindre ressurser knyttet til etterlevelse av regelverk - sentralisering av innkjøpskompetanse Ikke verdsatt nyttevirkning Tidspunkt for nå gevinsten skal nås Etter Etter Etter Etter 1 2 3 4 år år år år – – – – 25 % 50 % 75 % 100 % Etter Etter Etter Etter 1 2 3 4 år år år år – – – – 25 % 50 % 75 % 100 % 2% i forhold til samlede innkjøp Etter Etter Etter Etter 1 2 3 4 år år år år – – – – 25 % 50 % 75 % 100 % Ikke verdsatt i SØA Løpende Ikke verdsatt i SØA Løpende Ikke verdsatt i SØA Løpende 27 min pr bestilling (inkl varemottak og faktura) 25 kr pr innkjøp (2008) - DFØ tilbyr en egen anskaffet og driftet løsning * Revidert Samfunnsøkonomisk analyse for e-handelsprosjektet Senter for statlig økonomistyring av 23.04.2010 Side 2 Dokument 1.4.1.a – Gevinstrealiseringsplan 2 Gevinstrealiseringsplan e- handel – bedre, enklere og sikrere anskaffelser Ansvarlig for gevinstrealisering: <virksomhetsleder> Gevinst Resultatmål Resultatindikator (fra tabellen ovenfor) <Beskrivelse av forventet gevinst/mål/ nytteeffekt av ehandel for virksomheten> 1. 1.1 1.2 <Hva oppnås; beskrivelse av en ønsket tilstand eller et ønsket resultat> <Hva skal måles; størrelser som benyttes til å måle og følge opp om mål og gevinst er oppnådd (feks antall)> Tidspunkt Datafangst (se tabellen ovenfor) Datakilde Måling Rapportering Datakilde (for måling) <Tidspunkt og ansvar for måling> <Tidspunkt <Status ved og ansvar oppstartsfor tidspunkt> rapportering /innhenting av rapporter> <Tidsangivelse for når gevinsten nås> Status nullpunkt* Tiltak Risikofaktorer Konsekvens (L,M,H,K) Evt risikoreduseren de tiltak <Tiltak som må gjennomføres for å realisere gevinsten> <Risikofaktorer som kan hindre at gevinsten oppnås> <Konsekvensvurdering av risiko; lav, moderat, høy, Kritisk> <Angi tiltak og evt. Ansvarlig for tiltak> Reduserte kostnader ved innkjøpsfunksjonen <Andel %> redusert ressursbruk som følge av e-handel <Andel %> reduksjon i antall leverandører a.Tid brukt på å gjøre et avrop/en bestilling (inkl. godkjenning) Tidsbruk b.Tid brukt på å gjøre/registrere et varemottak i systemet c.Tid brukt på å behandle en faktura hvor kjøp er gjort via ehandel d.Tid brukt på å behandle en faktura hvor avtalen er satt opp med kontraktsmatching e.Årsverk til for- og etterkontroll av faktura f. Antall bestillere Tidsbruk a. Antall leverandører totalt (reduksjon) b. Antall leverandører aktivert for e-handel c. Antall leverandører aktivert for kontraktsmatching d. Antall leverandører med Agresso Tidsbruk Tidsbruk Tidsbruk Monitor Monitor 0 Monitor 0 Monitor Side 3 Dokument 1.4.1.a – Gevinstrealiseringsplan Gevinst Resultatmål Resultatindikator (fra tabellen ovenfor) 1.3 e-faktura <Andel%> økt andel elektroniske a.Antall fakturaer totalt fakturaer og fakturaer med kontraktsmatch b.Andel elektroniske fakturaer Tidspunkt Datafangst (se tabellen ovenfor) Datakilde 2.1 Agresso c. Antall elektroniske bestillinger 2.2 Agresso 3.1 Kostnader/priser samlet innkjøp (evt pr kategori) Sum kjøp via e-handel (ift totalt egnet for e-handel (beregningsgrunnlaget)) Sum kjøp via e-handel pr kategori ift totalt kjøp pr kategori Agresso <Andel %> match mellom ordre % match mellom ordre og faktura og faktura> <Andel %> match mellom % match mellom kontrakt og faktura kontrakt og faktura 3.2 3.3 3.4 3.5 Konsekvens (L,M,H,K) Agresso, Monitor Monitor <Andel %> avtalelojalitet innen Avtalelojalitet, andel bruk av ulike/relevante varegrupper rammeavtaler 3. Reduserte innkjøpskostnader <Andel %> reduserte innkjøpskostnader <Andel %> av egnede kjøp som skal gjøres via e-handel totalt (katalog + fritekst) <Andel %> av egnede kjøp som skal gjøres via e-handel pr kategori Rapportering Risikofaktorer Monitor Monitor a. Kostnader til porto, blanketter, telefon, utstyr ifbm bestilling b. Sum purregebyrer Måling Tiltak Faktura c.Antall fakturaer på kontraktsmatching (CF) 1.4 Enhetlig og effektiv prosess fra Avklart rolle og ansvarsdeling i bestilling til betaling som ivaretar virksomheten (ikke verdsatt krav til sporbarhet og nyttevirkning) etterprøvbarhet 2. Reduserte driftsutgifter <Andel %> reduksjon i driftsutgifter Status nullpunkt* Monitor 0 Monitor/ Agresso 0 Monitor 0 Monitor? 0 Side 4 Evt risikoreduseren de tiltak Dokument 1.4.1.a – Gevinstrealiseringsplan Gevinst Resultatmål Resultatindikator (fra tabellen ovenfor) Tidspunkt Datafangst (se tabellen ovenfor) Datakilde Status nullpunkt* Måling Rapportering Tiltak Risikofaktorer Konsekvens (L,M,H,K) 4. Bedre informasjon til virksomhetens ledelse Ikke verdsatt nyttevirkning - bedre og raskere oversikt over innkjøpene (oppdatert disposisjonsregnskap/forpliktelser) - bedre og raskere kommunikasjon innad og eksternt - bedre kjennskap til brukerbehov - bedre grunnlag for egen økonomistyring (blant annet bedre kontroll mot budsjett) - bedre statistikk og større fokus gir bedre analyser og igjen bedre innkjøp - bedre kontroll i forhold til korrupsjon og underslag - innkjøpene blir godkjent før anskaffelse, hvilket gir bedre kontroll over innkjøpene og er mer i samsvar med økonomireglementet 5. Bedre utnyttelse av kompetanse og ressurser i virksomheten Ikke verdsatt nyttevirkning - mindre rutinearbeid og dermed slitasje for innkjøpsmedarbeider - økt innkjøpskompetanse og dermed en profesjonalisering av innkjøp (redusert antall innkjøpere) - mindre ressurser knyttet til etterlevelse av regelverk - sentralisering av innkjøpskompetanse 6. Mer robust og sikker infrastruktur Ikke verdsatt nyttevirkning - DFØ tilbyr en egen anskaffet og driftet løsning *Status nullpunkt måles før implementering e-handel Side 5 Evt risikoreduseren de tiltak Dokument 1.4.1.a – Gevinstrealiseringsplan