Veiledning ved arkivering av personalmapper.pdf
Veiledning ved arkivering av personalmapper Hvordan skal informasjon i personalsaker håndteres? Hva skal bevares, kastes, journalføres, tilgjengliggjøres og hvem har tilgang? Personalsak: Fellesbetegnelse på korrespondanse og andre dokumenter som vedrører virksomhetens forhold til den enkelte ansatte; arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet. Personalmappe: Mapper på den enkelte ansatte, inneholder saker som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold. Forholdet mellom personalmapper og sakarkiv Korrespondanse og andre dokumenter vedrørende de ansatte arkiveres dels i personalmappene, dels i sakarkivet. PERSONALMAPPER Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold arkiveres i vedkommendes personalmappe. Personalmappene ordnes som hovedregel etter fødselsnummer. Vi anbefaler at dokumentene legges i ulike omslag, alt etter hvor lenge de skal bevares: Et omslag med dokumenter som ikke tillates kassert, et annet omslag for dokumenter som kan kasseres og et eget omslag i de tilfeller hvor det oppstår en disiplinærsak / tjenestepåtale. Dokumenter som skal bevares for alltid Søknad med vedlegg (overført fra ansettelsessak) Ansettelsesvedtak (overført fra ansettelsessak) Kopi av stillingstilbud og svarbrevet (overført fra ansettelsessak) Kopi av ansettelsesbrev (overført fra ansettelsessak) Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen (vandels-, legeattest) Arbeidsavtale Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering Innmelding/korrespondanse med trygdekasse Pensjonsforhold Dokumenter vedrørende ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap – søknad og vedtak Dokumenter vedrørende evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring Evt. AKAN – der det kan foreligge skriftlig advarsel eller hvis det fører til reaksjoner ovenfor den ansatte tiltak Evt. særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring Evt. disiplinærtiltak Dokumenter vedrørende evt. tildelte hederstegn Div. korrespondanse til og fra den ansatt som berører arbeidsforholdet Kopi av oppsigelsesbrev/avskjedigelsesbrev/evt. korrespondanse Kopi av sluttattest Avgjørelse som gjelder ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ilegge offentlig tjenestemann ordensstraff eller tilstå ham pensjon (Forvaltningslovens § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak. Dokumenter som kan kasseres (f. eks etter 2 år, 5 år - men lag da en kassasjonsliste over det som er makulert/kassert) Kommunen må ha retningslinjer i forhold til når materialet skal kasseres dette skal framkomme i arkivplanen. Regnskapsmateriale kan kasseres 10 år etter regnskapsårets slutt (jf. regnskapsloven av 1998 nr 56 § 2-7): sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende) permisjoner uten ansiennitetstap fravær stipendier ferier utbetalinger vedrørende personalutvikling lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l. arbeidsmarkedstiltak underbilag, f.eks. akkordsedler, timesedler, stemplingskort, målesedler, lønningskort, materialsedler Medarbeidersamtaler etter f. eks 2 år det er hva kommunen selv har i sine retningslinjer- det skal framkomme i arkivplan Materiale som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen: skattekort gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor, etc Disiplinærsaker / tjenestepåtaler Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av disiplinærsaken, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen. Disiplinærsaker som skaper presedens, skal arkiveres både i saksarkivet og i personalmappen, men makuleres i personalmappen i tre år etter at den ansatte har sluttet. I saksarkivet skal slike saker alltid bevares, men alle identifiserbare faktorer skal anonymiseres (gjelder også rettskkraftige dommer som i utgangspunktet er offentlige etter domstolloven) Disiplinærsaker som ikke skaper presedens- og det skal være de alle fleste, skal kun arkiveres i personalmappen, men makuleres etter tre år etter at den ansatte har sluttet. Alle disiplinærsaker i personalmappen skal legges i en lukket konvolutt og merkes med hvem som har lov til å åpne konvolutten. PERSONALSAKER I SAKARKIV Saker av prinsipiell art, ansettelsessaker og saker som gjelder grupper av arbeidstakere arkivlegges i sakarkivet. Prinsipielle saker Saker av prinsipiell, presedensskapende art arkiveres i sakarkivet. Henvisning eller kopi av saken legges i personalmappen. Eksempel på slike saker er saker vedrørende yrkesskade, disiplinære forhold/skriftlige tjenestepåtaler og saker som avsluttes ved rettslig behandling. Disiplinærsaker skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet Prinsipielle saker skal bevares for ettertiden. Ansettelsessaker Ansettelsessaker arkiveres i sakarkivet. Følgende dokumenter legges til ansettelsessaker: utlysning søkerlister søknader (kopi for den som blir ansatt) innstilling brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse stillingstilbud, bekreftelse eller avslag gjenpart av ansettelsesbrev og arbeidsavtale Søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes personalmappe. Ansettelsessaker skal bevares, mens søknadene kan kasseres etter f.eks. 4 år. Søknad fra den som har tiltrådt stillingen samt alle søknader på ledende stillinger skal ikke kasseres, jf. Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv. Grupper av arbeidstakere Saker vedrørende grupper av arbeidstakere skal arkiveres i sakarkivet. Eksempler på saker som gjelder grupper av arbeidstakere kan være generelle saker vedrørende personskadeforsikring, opplæring eller arbeidsmiljø eller rundskriv fra virksomheten som sendes til alle ansatte. JOURNALFØRING Det skal føres journal over alle dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3 må regnes som saksdokument, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det vil si at all korrespondanse i personalsaker skal journalføres i virksomhetens felles postjournal, uavhengig av om dokumentene skal arkiveres i sakarkiv eller personalmapper. Unntatt fra journalføring er korrespondanse som kun dokumenterer avtalefestede rettigheter. Som eksempel kan nevnes søknad om fødselspermisjon, innsendte sykemeldinger og reiseregninger. OPPBEVARING OG INNSYN Personalmapper bør låses ned når disse ikke er i bruk. Dette gjelder også eldre bortsatte personalmapper. Det er viktig at personalsaker i sakarkivet også oppbevares på en forsvarlig måte i den enkelte virksomhet. Man skal påse at opplysninger og saksdokumenter ikke gjøres tilgjengelig for uvedkommende. Som en hovedregel skal virksomhetene påse at ingen ansatte har tilgang til andre opplysninger enn dem de har saklig behov for i sitt arbeid og at arkivinformasjon ikke utleveres i strid med gjeldende taushetspliktregler. Den enkelte ansatte har innsynsrett i dokumenter som gjelder en selv. BORTSETTING OG PERIODISERING Personalmapper til fratrådt personale skilles ut og settes bort i ordnet stand hvert femte eller tiende år. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappen må skilles ut. Det må innføres rutiner som sikrer at dette skjer på en forsvarlig måte. AVLEVERING Personalmapper avleveres til IKAF etter at alt innhold med begrenset bevaringsplikt er kassert. Personalmapper og eventuelle bevaringsverdige andre personregistre kan avleveres etter 5 – 10 år etter siste bruk men skal avleveres samlet ca 25 år etter avslutningsdato. Personalmapper i virksomheter som avvikles eller omorganiseres skal som hovedregel avleveres til IKAF i avviklingsperioden eller umiddelbart etterpå. OVERFØRING AV OPPLYSNINGER Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter. IKAF anbefaler i de fleste tilfeller at det opprettes nye personalmapper, og at utveksling av informasjon skjer i form av kopier etter avtale med arbeidstakeren.
© Copyright 2024