PÅ JUSS OG T VERS I den faste spalten «På Juss & Tvers» presenteres ulike juridiske problemstillinger innen fagområdene, innkjøp, offentlige anskaffelser, Supply Chain Management og logistikk. Er du jurist eller advokat, og kunne tenke deg å bidra med et innlegg? Eller sitter du på andre siden av bordet med juridiske spørsmål som ønskes belyst i denne spalten? Da hører vi g jerne fra deg – send en e-post til redaksjonen@nima.no. Reduser risiko i kontrakter Det blir stadig vanligere å kontrollere at leverandører leverer det de skal til avtalt pris. Noen kaller det gransking, noen kaller det kontraktsrevisjon. Både leverandør og kunde trenger klare spilleregler for hvordan man skal gå frem. Risiko i kontrakter kan reduseres betydelig ved enkle analyser. De største utfordringene ligger ikke i selve metoden, men opplæring, forankring i ledelsen og den stadige g jentagelsen av risikoanalyser. Både på jobb og privat gjør vi i underbe- Etter en slik risikoanalyse foretar man en visstheten stadige vurderinger av risiko risikoevaluering hvor risikoreduserende og iverksetter tiltak for å redusere sann- tiltak eller alternative løsninger vurderes. synligheten for at uønskede situasjoner Denne delen av prosessen kan betegnes inntreffer. På enkelte områder og i enkelte som risikovurdering. Basert på risikovur- bransjer er risikostyring en systematisk deringen utøver man risikokontroll, altså del av hverdagen, for eksempel innen å treffe beslutninger om risikoreduse- ling av ulike personer i organisasjonen. finans, olje og helse. Ingen prosjektledere rende tiltak, iverksetter dem, følger opp Disse kan så ha i oppgave å gjøre sine vur- kommer heller utenom gjentagende risi- og kommunisere risikoene i organisasjo- deringer, foreslå tiltak, akseptere risikoen koanalyser og tiltak. Vurdering av aksep- nen. Sammen med risikovurdering kalles eller beslutte at man skal unngå aktivite- tabel og uakseptabel risiko gjøres i en dette risikostyring. ten som utløser risikovurderingen. man kaller det risiko eller ei. Det handler Det finnes flere velutviklede og avanserte Juridisk risikoanalyse om forholdet til forretningsmuligheter modeller for risikostyring, som for eksem- Rammeverkene for finansiell og teknisk og realisering av strategi. I varierende pel ISO 31000 og Coso Enterprise Risk risikostyring er både velutviklede og velut- grad er det vanlig å vurdere risiko i både Management. Jeg bruker den enkle og prøvde.Etter finanskrisen har det skjedd en økonomiske og tekniske forhold, men velkjente formelen som angir at Sannsyn- del innen juridisk risikostyring også. juridiske forhold bør også komme på lighet x Konsekvens = Risiko. eller annen variant i alle bedrifter, enten TEKST: ADVOKAT KJELL STEFFNER, LYNX ADVOKATFIRMA | FOTO: CF WESENBERG/KOLONIHAGEN I denne artikkelen tar Steffner for seg hvilke slags bestemmelser en avtale bør inneholde for å redusere risiko. Kjell Steffner Kjell Steffner er advokat og partner i Lynx Advokatfirma. Her arbeider han først og fremst med kontraktsrett, forhandlinger, offentlige anskaffelser og personvern. Steffner er kjent for å ha ledet en rekke større forhandlinger og anskaffelsesprosesser. Han har særskilt bransjekompetanse innen IKT og god forståelse for teknologi, prosjektmetodikk og strategi. Han er også valgt inn i IKT- og personvernlovutvalget i Advokatforeningen. Konsekvensene av fraværende eller urik- en part til den andre. Kontrakten angir tig risikovurdering kan være at det opp- gjensidige forpliktelser og skal virke både står kontraktsbrudd. Kontraktsbrudd blir konfliktforebyggende og konfliktløsende. fort kostbare både for kunde og leveran- Sånn sett er kontrakten et verktøy for å I mine risikoanalyser bruker jeg en skala Juridiske risikoer kan for eksempel grupperes slik: Risikoanalyse og risikostyring fra 1 til 5 på aksene for sannsynlighet og • Etterlevelse av lovregler En analyse av risiko innebærer at man for- konsekvens. Når de to faktorene ganges • Kontrakter agendaen. dør. Leverandøren kan bli møtt med krav styre i retning av at de ønskede hen- søker å finne ut hva som kan gå galt, hva med hverandre får man en verdi som • Immaterielle rettigheter om prisavslag, erstatning, dagbøter og delsene inntreffer og redusere sannsyn- sannsynligheten for at de uønskede hen- plasserer risikoen på et nivå. Nivået kan • Prosess i forbindelse med eksisterende heving av kontrakten. ligheten for at de uønskede dukker opp. delsene inntreffer er og ikke minst hva for eksempel knyttes til en informativ og mulige rettssaker (prosessrisiko) En analytisk innfallsvinkel til risiko i konsekvensen vil være. farge og eskaleringsprosedyrer for vars- Kontrakten som verktøy kontrakten er en naturlig følge av dette. Som advokat er jeg naturlig nok ganske opptatt av jus og jeg ser juridiske problemstillinger der ikke-jurister vandrer lykkelige forbi. Foreløpig er det ikke vanlig å angripe juridiske risikoer med risikoanalyser, men stadig flere tenker på risiko ved inngåelse og oppfølging av kontrakter. Husk at en kontrakt består av klausuler som fordeler risiko mellom partene og Hva er risiko? Risiko er virkningen av usikkerhet på organisasjonens mål, enten på en positiv eller negativ måte, ref. ISO 31000. Virkningen er en kombinasjon av sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og konsekvensen dersom den g jør det. Risikostyring er aktiviteter for å avdekke og kontrollere risiko i organisasjonen. dessuten regulerer overgang av risiko fra 38 LOGISTIKK & INNKJØP | 03 2014 03 2014 | LOGISTIKK & INNKJØP 39 PÅ JUSS OG T VERS Tips til vellykket risikoreduksjon • Ikke vær så nøye på om en risiko strengt tatt er juridisk, finansiell, teknisk eller noe annet. Det er viktigere å fange og evaluere risikoen enn å plassere den i riktig kategori. • Sørg for forankring og oppmerksomhet i ledelsen. Risikoanalyser som ikke leses, etterspørres eller følges opp har liten verdi. • Opplæring og endringsledelse er viktig. Fine regneark og programvare er ikke nok. Det må skapes oppslut- • • • • ning om ønsket retning Endrings prosesser må skapes og ledes. La risikoanalysene leve g jennom hele prosessen fra et behov oppstår, kontrakt forhandles, ytelsen leveres og avtalen termineres. Ofte har noen tenkt noe klokt på et tidlig stadium som noen andre ikke har tid til eller forutsetninger for å tenke på senere. Vær på vakt mot selektivt utvalg av risikoer. Det er fristende å ikke rapportere ubehagelige risikoer, særlig hvis de er vanskelig å håndtere. Stadig g jentagelse av risikoanalyser er en kilde til suksess. Ha en plan hvis risikoen inntreffer. Risikoanalyse av kontrakter seg for eller skjønner seg på, å forhandle I første omgang er det enkleste risikore- mellom profesjonelle parter mener jeg at Andre klausuler som bør undersøkes nøye Som nevnt fordeler en kontrakt risiko vilkårsformuleringene i kontrakten. duserende tiltaket å øke presisjonsnivået formålsparagrafer først og fremst er nyt- er regulering av erstatning, bruks- og i bilagene. Aller viktigst er det å sørge for tige som lesehjelp til resten av kontrak- opphavsrettigheter, betaling og lovvalg med verneting, for å nevne noen. mellom partene. Det er betydelig lettere å forhandle vilkår i en kontrakt før den inn- Presisjonsnivået har en tendens til å at egne leveranser, forutsetninger, forbe- ten. De kan også til en viss grad fungere gås og en bestemt situasjon oppstår, enn synke i bilagene. Presis, uttømmende og hold, avhengigheter og avgrensninger er ved tolkning av mindre uklarheter, men å etterpå når man ser konsekvensene av avgrensende bilagsformulering er likevel presist formulert. Ingen vil ha gode argu- kontraktsbestemmelsene, enten bestem- særdeles viktig. Det er ikke alle kontrakter menter for å nekte en kontraktspart et melsene er tilstrekkelig tydelige eller ei. som baserer seg på utstrakt bruk av bilag, høyt presisjonsnivå. Dernest er det viktig men de fleste standardavtaler forutsetter å forstå kontraktsmotpartens forutset- Bare dette i seg selv er et argument for å utførlig bruk av respektives bilagsstruktur. ninger og få bekreftelse på at formule- legge litt ekstra ressurser i de innledende fasene før en kontraktsinngåelse. For kun- Det er vanlig å begynne med forhandling den i et kontraktsforhold betyr det grun- av kontraktsvilkårene før man begynner høyere presisjonsnivå i motpartens for- bygge inn eller innfortolke regler i dem Grep for vellykket risikoreduksjon dig behovsanalyse, samt beskrivelse av på bilagene. Jeg går ut i fra at det skyldes muleringer. synes jeg fører for langt. Noen ganger ser Jeg tror mange virksomheter svært lett- krav. For leverandøren betyr det vanligvis den enkle tankegangen at hvis man ikke jeg at formålsparagrafer formuleres slik vint vil kunne oppnå gevinster ved å være grundig tilbudsformulering og eventuelt blir enige om vilkårene i kontrakten, så er Hvilke risikoer skal man se etter? at kontraktsforpliktelsene for leverandø- litt mer bevisst på kontraktsrisikoer. Det løsningsspesifisering. det ikke nødvendig å forhandle videre om Ved gjennomgang av en kontrakt ser jeg ren kan leses slik at de er uten en klart som er lite og trivielt ved kontraktsinngå- hva som skal leveres. Mellom jevnbyrdige, for det første etter avvik fra bakgrunns- definert ende. elsen kan etter hvert bli veldig sentralt i Allerede før partene ferdigstiller sine før- private aktører medfører det ofte at det retten. Bakgrunnsretten er de reglene ste dokumenter med forespørsel eller til- brukes mest tid på forhandling av vilkårene som kommer til anvendelse der det ikke man ofte vil ende opp med å bidra til et Forpliktelsene i en kontrakt er neppe ner på en enkel måte og ikke går for den bud, har det oppstått en hel rekke forhold og minst på bilagene. Hvis jeg måtte velge er avtalt noe annet, altså den «vanlige» ment å være uendelige, men i en tvistesi- perfekte løsningen med en gang. Jo det ene eller det andre, ville jeg ha valgt å måten å håndtere avtaler på. Et avvik vil tuasjon velger partene de tolkningsalter- enklere og mer selvforklarende regimet med fordel kan gjøres til gjenstand for forhandle om innholdet i bilagene. vanligvis representere en forhøyet risiko. nativene som passer dem best, enten de er, desto større er sannsynligheten for at Kjøpsloven er en fin lærebok i bakgrunns- har opphav i opprinnelige forutsetninger rutinen følges opp. Tidkrevende prosedy- risikoanalyser. I forhandlinger mellom private eller små rett for kontrakter hvis man ikke tar den eller ei. Verken omfang eller krav til en rer uten umiddelbar effekt er de første Noen forhold vil ha finansielle aspekter, aktører og det offentlige eller store aktø- helt bokstavelig. kontraktsforpliktelse skal fremkomme av som ryker når arbeidsmengden og tids- mens andre kanskje har en side mot for rer brukes både styrkeforhold, kjøpekraft, formålsparagrafen. Formålsparagrafer nøden øker. eksempel tekniske eller sikkerhetsmessi- lovgivning og interne regler som argu- Formålsparagrafer i en kontrakt kan i hører hjemme i begynnelsen av en kontrakt, ikke spredt rundtomkring og i bilag. menter for at sistnevnte gruppe skal få utgangspunktet virke harmløse. De er juridiske aspekter knyttet til angivelsen gjennomslag for sine vilkår. Forhand- informative og skal bidra til å sette av hva som skal leveres, når, hvordan og til lingsrommet blir derfor ganske lite og i kontrakten i perspektiv. I utgangspunktet hvilken pris, samt konsekvenser hvis det utgangspunktet er det vanskelig å forhand- skal de ikke i seg selv fremstå som vilkår i En forutsetning for å foreta juridiske risi- oppstår forsinkelser, mangler, inngrep i le bort risikoer for den svakeste parten. kontrakten. Formålsparagrafer kan si noe koanalyser er at man forstår jussen. Man andres rettigheter eller problemer i sam- skal anvende den på tenkte situasjoner. arbeidet mellom partene underveis. om partenes felles forståelse om hva som Øk presisjonsnivået! skal leveres og de kan være relevante ved God analyse av risiko, samt kommunika- valg mellom forskjellige tolkningsalter- matikk og at det kan finnes flere «riktige» Justering av kontraktsvilkår sjon med ledelsen i egen organisasjon, er nativer hvor for eksempel bare det ene er svar. Forskjellige tolkningsprinsipper skal I forhandlinger brukes det vanligvis mye i slike situasjoner enda viktigere enn i samsvar med formålsparagrafen. anvendes i samsvar med den juridiske tid og krefter på justering av kontraktsvil- ellers for den svakeste parten. Da må det metode, vel vitende om at motparten kårene. Vilkårene er naturligvis viktige, fattes beslutninger om aksept av risiko Det vil kunne anføres at ytelsen selger ganske sikkert vil velge de tolkningsprin- men vær oppmerksom på at bilagene eller risikoreduserende tiltak, enten man skal prestere bør passe til det formål kjø- sipper og argumenter som favoriserer kli- med angivelse av krav og løsning er minst forsøker å få dem inn i kontrakten eller per hadde med anskaffelsen på avtale- entens interesser på det tidspunktet en like viktige. Ofte er det slik at juristene iverksetter særskilte tiltak knyttet til tidspunktet, jf. prinsippet som kommer til tvist har oppstått. bare får lov til, eventuelt bare interesserer kontraktsgjennomføringen. uttrykk i kjøpsloven § 17 (2) (b). I avtaler LOGISTIKK & INNKJØP | 03 2014 en tvist. Min anbefaling er at man begyn- som har betydning for kontrakten og som Noe av utfordringen er at jus ikke er mate- 40 ringene er forstått på riktig vis, hvorpå ge aspekter. Ytterligere vil det foreligge Kilde: Advokat Kjell Steffner – Min anbefaling er at man begynner på en enkel måte og ikke går for den perfekte løsningen med en gang. Jo enklere og mer selvforklarende regimet er, desto større er sannsynligheten for at rutinen følges opp. 03 2014 | LOGISTIKK & INNKJØP 41