Torgalmenning Rotaryklubb Hvitbok for Programkomiteen Publ. 1/2012/KFL Møtets innhold Forretningsorden for møtene I TRKs vedtekter (artikkel 15) beskrives møtenes forretningsorden på følgende måte: • • • • • • • • Møtet åpnes Introduksjon av besøkende Korrespondanse, meddelelser og Rotaryinformasjon Eventuelle komitérapporter Ikke ferdigbehandlede saker Nye saker Foredrag eller annen form for program Møtet heves 3-minutteren 3-minutteren skal være et fast element i alle møtene. Unntak gjelder for møter som avholdes utenfor de faste møtelokalene, eller når det er forhold som gjør det unaturlig å ha det. Programkomiteen setter opp en liste over medlemmene og knytter denne til møtekalenderen, slik at de som er tildelt en dato for en 3-minutter er informert på forhånd. 3 hovedprinsipper for 3-minutteren    Medlemmet velger fritt innhold i sin 3-minutter 3-minutteren skal ikke vare lenger enn 3 minutter 3-minutteren skal stå uimotsagt og skal ikke gjøres gjenstand for diskusjon Praktiske forhold Et medlem som er forhindret i å holde sin 3-minutter, plikter å finne en erstatter. Utfordring: Når møter avholdes uten at den som er tildelt 3-minutteren er til stede, og det ikke er avtalt en erstatter på forhånd, mister vi i utgangspunktet det faste møteinnslaget. Løsning: Medlemmer som har noe på hjertet inviteres til å stå frem med en spontan 3-minutter. Innhold Den som holder et 3-minutters innlegg velger selv sitt tema. Det er i praksis ingen begrensninger. Her er noen tips og forslag til hva en 3-minutter kan brukes til å snakke om:        Et tema relatert til Rotary, The Four Way Test, e.l. Yrke og yrkesetisk tema En kommentar eller ytring knyttet til en aktuell nyhetssak eller hendelse En opplevelse eller noe som har gjort inntrykk Opplesing av et dikt – eller en sang Noe urettferdig – irriterende – opprivende? En solskinnshistorie Møteformer Ordinære møter m/foredrag Standardmøtet i regi av TRK er et møte der vi har ett tema knyttet til et foredrag med påfølgende spørsmål og diskusjon. Møtet ledes av Presidenten. Foredragsholder kan være ekstern eller et medlem. Foredraget anbefales begrenset til 20-30, hvilket gir rom for 10-15 minutter med spørsmål og diskusjon. Eksterne foredragsholdere takkes med overrekkelse av en flaske vin eller annen, tilsvarende erkjentlighet. Egoforedrag Hovedformer på et program som er viet et egoforedrag knyttes til introduksjonen av et nytt medlem. Nye medlemmer gis anledning til å presentere seg selv, og velger ramme og presentasjonsform. Det 2 anbefales en kombinasjon av privatpersonen (bakgrunn, familiesetting og interesser) og yrkespresentasjon. Yrkesdelen bør tillegges mest vekt, men medlemmet setter selv agendaen. Egoforedrag II Hva gjør jeg nå – oppdatering av yrkesstatus for medlemmer som har skiftet beite, eller der det innen medlemmets bransje/jobb er inntruffet hendelser eller endringer som kan ha interesse for klubbens øvrige medlemmer. Egoforedrag III Korte oppdateringer på yrke/interesser der to eller tre etablerte medlemmer kommer til orde til glede for både nye og gamle medlemmer. Struktur; 3 medlemmer à 10 minutter. Egoforedrag IV Refleksjoner over et yrkesliv. Seniormedlemmer inviteres til å reflektere over yrke/fag, endringer og erfaringer – når ting er kommet litt på avstand. Pensjonisttilværelse er ingen forutsetning; mange har grunnlag for å reflektere over et yrkesliv før de går av. Hva gjør man seg av tanker om utviklingen innen et fag eller en bransje? Var alt bedre før – eller er det blitt bedre? Format: 2 medlemmer à 14 minutter. Pratemøter Pratemøter har i utgangspunktet som formål å åpne for fri og uforpliktende diskusjon og ’løst prat’, et pusterom i forhold til en strengere møteform med foredrag som ikke gir rom for nærmere kontakt mellom medlemmene. Frekvens tilstrebes å være ca hver 6. uke. Varianter 1. Ingen fastlagte rammer, fri prat uten ordstyrer, eventuelt ledelse av diskusjon dersom et tema utpeker seg. 2. Aktuelt tema med innledning. Et medlem inviteres til å gi en 5-10-minutters innledning over et aktuelt tema, med påfølgende diskusjon. 3. Bespisningsmøte der vi kombinerer pratemøtet med servering på hotellet (innledes for Rotaryåret 2010-11). Møter utenfor faste lokaler Erfaringsmessig har dette vært gjennomført med svært varierende suksess, dog hovedsakelig med dårligere fremmøte enn på ordinære møter, og tynt fremmøte i forhold til målet for møtet. Utflukter til Arboretet har ved to anledninger vært en suksess. Disse utfluktene har vært med ledsagere. Retningslinjer For å få til vellykkede møter utenfor egne lokaler anbefales følgende retningslinjer: 1. Temaet eller målet for besøket må være valgt med omhu 2. Det opptas (bindende) påmelding 3. Ledsagere inviteres Komitéansvar Komiteene skal/bør inviteres en gang i semesteret til å ta ansvar for ett møteprogram. Gjennom tilgjengelige instrukser og håndbøker har alle komiteene rikelig materiell og temaer å velge fra. Eksempler: Klubbkomité Sosialt arrangement, for eksempel teaterbesøk eller annen sammenkomst. Sommerfest, juleavslutning, charterfest Medlemskomité Yrkestema, medlemsrekruttering, fadderordning Programkomité Programdugnad i mars/april Internasjonal komité Ungdomsutveksling, The Rotary Foundation, matching grants, internasjonale prosjekter, osv. 3 Prosjekt & service Lokale prosjekter og arrangementet, herunder Domkirkehjemmet RYLA Underkomité av P&S hos TRK, minst 2 møter; presentasjon og gjennomgang av (årets) opplegg, oppsummering og debriefing efter RYLA-samlingen – med deltager sponset av klubben Sommermøter Klubben tar ordinært møtefri i juli måned. Dette er et klubbinternt tiltak, og lett ureglementert i forhold til Rotarys intensjoner. Tidligere års erfaringer har imidlertid vist at ordinære møter/samlinger i ferieukene har resultert i ett eller to medlemmer som møter. Som alternativ til møter på det faste møtestedet blir oppmuntret til ulike initiativer for samling av medlemmene gjennom sommeren: 1. Tur (Fjellveien, Stoltzekleiven) 2. Samling over en forfriskning på Bryggen, eller lignende OBS! Med nye møtelokaler på Kjøttbasaren, og oppslag om at Rotaryklubber møtes på stedet tilsier høyere ansvar og fokus på at det faktisk arrangeres møter, og at eventuelle gjester kan ønskes velkommen og gis den opplevelsen de forventer – og et fremmøtekort. Anbefalt arbeidsform Programkomiteen Rotaryåret deles inn i to halvår. Første halvår starter 1. juli, det andre 1. januar. Arbeidet med programmet bør startes i god tid (6-8 uker) i forkant. Programkomiteen inviterer klubben til innspill på det årlige programdugnadsmøtet i mars/april. Hensikten med dette møtet er å få innspill om temaer som opptar medlemmene generelt og i særlig grad om Innkommende President har en rød tråd som ønskes vektlagt. Rotary International tildeler hver måned i året et tema. Dette representerer en kilde til inspirasjon for valg av temaer. Se vedlegg. Komiteens møter Basert på klubbens innspill, avholder Programkomiteen et første møte. Det anbefales generelt at komitémøter holdes hjemme hos ett av komitémedlemmene, men praksis varierer. Et komitémøte i forlengelsen av et ordinært klubbmøte er en kurant form. Temaer og foredragsholdere Det første komitémøtet samler ideer, ønsker og tanker for programmet fremover. Mulige foredragsholdere, eventuelle egoforedrag, fordeling av ordinære pratemøter, avklaring av ’faste pratemøter’ (høst- og vinterferie, påskeuken og eventuelle møtedatoer som er inneklemte mellom helligdager), samt programmer som innebærer samarbeid med andre komiteer (utflukter, konsert, teater). For hvert tema og/eller foredragsholder fordeles ansvaret for kontakt og oppfølging. I første omgang fordeles programpostene løselig utover den aktuelle perioden. Hvis det er programposter som hører til en bestemt hendelse, må disse prioriteres for tildeling av dato (for eksempel valgtema for et kommuneeller Stortingsvalg, høytidstema i forkant av aktuell høytid, osv.). Den enkelte ansvarlige må for øvrig ha noen alternative datoer å foreslå ved kontakt med foredragsholder. Datoer låses med forbehold om endelig bekreftelse. Komiteen må ha en person som koordinerer datoer efter hvert som komitémedlemmer melder tilbake og blokkerer datoer frem i tid. Interne møter (pratemøter, egoforedrag, komitémøter, o.l.) er ofte mulige å skyve eller endre på relativt kort varsel. Dette kan være til hjelp når en ønsket ekstern foredragsholder skal falle på plass. Eksterne foredragsholdere Når vi kontakter en foredragsholder møtes vår forespørsel som regel med høy grad av velvillighet. De fleste kjenner til Rotary som organisasjon, og er interessert i å presentere sitt aktuelle tema for en gruppe interesserte samfunnsborgere. Det er nyttig å gi noen stikkord om den generelle strukturen rundt Rotary, klubben og møtet: Rotary International er en verdensomspennende, frivillig, yrkesorientert organisasjon med ca 1,2 millioner medlemmer. Etablert i 1905. I Norge er det ca 13.000 rotarianere fordelt på ca 330 klubber. 4 Torgalmenning Rotaryklubb ble startet i 1991 og har i overkant av 35 medlemmer. Lik fordeling mellom kvinner og menn. Kjernen i klubbens virke er det faste, ukentlige møtet. Varighet én klokketime. Foredraget forventes å ha en varighet på 20 til 30 minutter, noe som gir rom for spørsmål og diskusjon i efterkant. Honorar: Vi har dessverre ikke midler eller anledning til å yte ordinært honorar, men vi gir våre foredragsholdere med en erkjentlighet i form av en liten gave (en flaske vin eller to, et trykk, en bok). Teknisk utstyr: Møterommet er utstyrt med videoprojektor og skjerm. Foredragsholder holder selv PC/laptop. Hvis foredragsholder ikke har egen PC, må vi selv fremskaffe en – og det krever oppfølging fra komitémedlemmets side. Bekreftelse: Foredragsholder må sendes en bekreftelse per e-post eller SMS på dato og tema. Foredragsholder må i tillegg ha en utnevnt kontaktperson i tilfelle endringer i møteprogrammet. Påminnelse: Foredragsholder sendes en bekreftelse/påminnelse om det aktuelle møtet senest 3 uker før møtedatoen. Oppfølging: En takk i form av en e-post eller SMS i efterkant av møtet settes pris på. Alle som holder et innlegg vil være spent på hvordan det har gått og hvilken mottagelse foredraget fikk. God skikk og bruk! Oppfølging II: Vi er alltid på jakt efter gode rekrutteringsemner til klubben. Er foredragsholderen et mulig tilskudd til klubben? 5 Vedlegg: Årshjulet med RI-tema Torgalmenning Rotaryklubb - Årshjulet RI-tema Måned Tema Ansvar Rotary aw areness month Januar Pratemøte: Første møte på nyåret World understanding month Februar Pratemøte/Skolens vinterferie Literacy month Magazine month Promote International Convention month Rotary Fellow ship month Mars Medlemsrekruttering opptaksprosess starter Medlemskomité Domkirkehjemmet Service/Prosjekt Programdugnad for neste Rotaryår Programkomité + Innk. President Sommefest Klubbkomité April Mai Juni Presidentskifte (siste møte i juni) Literacy Month & New Rotary Year Begins Juli Sommermøter Mulige programideer: Terrasse/utested for øl/vin, tur (Stoltzekleiven/Fjellveien) Oppstart høstsemester medio august Membership & Extensions Month August Medlemsopptak Medlemskomité Service/Prosjekt/RYLE-komité New Generations Month September RYLA Vocational Service Month Oktober Pratemøte/Skolens høstferie Rotary foundation month Family month November Desember Rotary Foundation Internasjonal komité Domkirkehjemmet Service/Prosjekt Guvernørbesøk (normalt mot slutten av kalenderåret) (29/11/10) Juleavslutning Klubbkomité 6 Møter vi mister: 2. juledag, 2. påskedag og 2. pinsedag