Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 1 av 8 BEREDSKAPSPLAN FOR HARALDSPLASS DIAKONALE HØGSKOLE AS K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 1 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 2 av 8 Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole Innhold 1. Innledning…………………………………………………………………… s. 3 2. Beredskapsplanens virkeområder…………………………………………… s. 3 3. Faser i beredskapsarbeidet…………………………………………………. s. 3 4. Varsling og innkalling……………………………………………………… s. 4 5. Organisering………………………………………………………………… s. 5 6. Informasjon…………………………………………………………………. s. 6 7. Arealer til bruk i krisesituasjoner…………………………………………… s. 6 8. Eksterne ressurser…………………………………………………………… s. 7 9. Varslingsliste………………………………………………………………… s. 8 1. INNLEDNING K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 2 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 3 av 8 Formål med beredskapsplanen: • Denne planen skal være en operativ plan for krisehåndtering ved Haraldsplass diakonale høgskole og skape tilstrekkelig trygghet til å håndtere en slik situasjon på best mulig måte. • Beredskapsplanen skal være lett tilgjengelig både på K-området og på høyskolens nettsider. • Beredskapsplanen skal beskrive ansvarsforhold, organisering, rutiner for varsling, og informasjonshåndtering. • Driftssjef har ansvar for ajourhold av planen. 2. BEREDSKAPSPLANENS VIRKEOMRÅDER Denne planen iverksettes blant annet ved: Større ulykker og naturkatastrofer • Ulykke hvor det er personskader og/ eller dødsfall hvor ansatte og/ eller studenter ved Haraldsplass diakonale høgskole er involvert (for eksempel flystyrt, trafikkulykke, leteaksjon). Hendelser som påvirker ansatte/ studenter følelsesmessig • Plutselig dødsfall/ ulykke Brann eller eksplosjon • Større materiell skade • Følelsesmessig påkjenning for de som er involvert Uforutsett begivenhet som vil ha stor betydning for Haraldsplass diakonale høgskole: • Begivenhet som medfører stor pågang fra media • Alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koblet inn 3. FASER I BEREDSKAPSARBEIDET Foreberedelsesfasen er fasen før en eventuell situasjon oppstår. I denne fasen skal følgende være klarlagt - oppdaterte telefonlister over ansatte / studenter og deres pårørende. Oppdaterte lister finnes til enhver tid i Personalarkivet og i det studieadministrative systemet (FS). Ansvar: Administrasjon- og utdanningsleder - Oversikt over reisevirksomhet både blant ansatte og studenter. Ansvar for studenter: Internasjonal koordinator/Studieledere. Ansvar for ansatte: Personalansvarlig. Studenter/ansatte har selv ansvar for at dette er oppdatert til enhver tid. - Oversikt over telefonkapasitet - Ansvarsområdene for den enkelte i ledelsen og den enkelte ansatte K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 3 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 4 av 8 - Varslingsrutiner for Haraldsplass diakonale høgskole - Beredskapsplan for ulykker/ kriser Akuttfasen: En krisesituasjon har oppstått eller er i ferd med å oppstå. - Beredskapsplanen trer i kraft med etablering av beredskapsgruppe og varslingsrutiner. Bearbeidelsesfasen: Den akutte fasen er over. - Følge opp rammet/ pårørende i den grad det er naturlig inntil et år etter hendelsen (merkedager, årsdag etc.) - Sette i verk tiltak overfor ansatte/ studenter (minnegudstjeneste, besøk på ulykkessted, andre former for bearbeiding). Evalueringsfasen: Tidsperioden etter bearbeidelse og overgang til ny forberedelse. - Analysere og vurdere håndteringen av hendelsen for på best mulig måte være rustet ved eventuelle senere hendelse. 4. VARSLING OG INNKALLING Alle ansatte/ studenter har et ansvar for å ta initiativ overfor høyskolen hvis en finner det nødvendig, eller det kommer signaler fra media eller andre som tilsier at en krise har inntruffet. Regler for varsling ved alvorlig hendelse • Ansatte/ studenter som oppdager en mulig krisesituasjon skal varsle: - Brann: 110 - Politi: 112 - Ambulanse: 113 • Varsling ut over politi/ ambulanse/ brannvesen skal foregå i følgende rekkefølge: - Rektor - Administrasjon- og utdanningsleder - Driftssjef - Studieleder BiS - aktuelle departement og myndigheter (se. punkt 8, side 7). • Etter denne første varsling beslutter rektor om beredskapsplanen skal iverksettes og beredskapsgruppen (se punkt 5) samles. • I noen tilfeller er situasjonen så uklar at ledelsen bør møtes for å vurdere videre krisehåndtering og om beredskapsplanen skal iverksettes. • Varsling av sykdom/ ulykker/ dødsfall er helsevesen/ politi sin oppgave. Vi bør bistå i den grad det er naturlig. Innkallingsprioritet K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 4 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 5 av 8 Ved en krise hvor situasjonen er uoversiktlig både med hensyn til hendelsesforløp og omfang, kan følgende personer innkalles ut over beredskapsgruppen: • • • • • • Direktør for stiftelsen Vaktmester (ansvar for alle praktiske ting knyttet til tiltak som iverksettes, herunder klargjøring av areal samt sørge for tilgang på mat og drikke). Renholdsleder (dersom det er behov for ytterligere praktisk bistand/ vaktbytte med vaktmester). Konsulent: Bistår administrasjon- og utdanningsleder i administrative oppgaver Resepsjonist med ansvar for å besvare og organisere telefonhenvendelser. Dersom gruppen må suppleres med flere på grunn av pågang på telefon innkalles i prioritert rekkefølge; konsulenter studieadministrasjon, øvrig lærerstab. 5. ORGANISERING Beredskapsgruppe I en krisesituasjon etableres det en beredskapsgruppe ved Haraldsplass diakonale høgskole bestående av • Rektor (leder) • Administrasjon- og utdanningsleder • Driftssjef • Studieleder BiS • Gruppen kan suppleres etter behov, for eksempel med styreleder, markedssjef og studieledere. Hovedmål for beredskapsgruppen Målet er å bringe forholdene raskest mulig tilbake til normalsituasjonen. Det betyr: • Bidra med informasjon til media og pårørende. • Gi omsorg og støtte til involverte og pårørende. • Opprettholde tillit og omdømme til høyskolen. Beredskapsgruppens arbeidsoppgaver Beredskapsgruppen skal fungere som en lokal ”redningssentral” for høgskolen med følgende operative oppgaver: • Kontakt og samordning i forhold til brannvesen, politi og helsevesen/ ambulanse/ legevakt • Samarbeide med lokal beredskap/ kriseteam i Bergen. • Samordning internt • Kontakt med involverte departement • Informasjonsoppgaver internt og eksternt • Vurdering av behov for å innkalle psykisk og fysisk støtteapparat i forhold til krisens nivå. K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 5 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole • Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 6 av 8 Vurdere tiltak for pårørende. Beredskapsgruppens ansvarsområder/ fullmakter • Rektor: Ledelse av beredskapsgruppen, koordinering, kontakt med myndigheter og kontakt med media. Fullmakt til å iverksette høgskolens beredskapsplan og bestemme omfanget av tiltakene. • Administrasjon- og utdanningsleder: Skaffe informasjon fra situasjonen og kartlegge behov for tiltak mot pårørende og involverte. Har ansvar for at alle telefon- og pårørendelister er oppdatert, både for ansatte og studenter. Har fullmakt til å vurdere hvem som bør varsles i respektive avdelinger. Innkalling av personell avgjøres i beredskapsgruppen. • Driftssjef: Skaffe oppdatert informasjon om kontaktpunkter både for involverte og pårørende, samt iverksette administrative tiltak. Driftssjef har ansvar for å sette opp en liste som sikrer alle tilstrekkelig hvile og mat/drikke, og kan kontakte eventuelle støttepersoner. • Studieleder BiS: Samarbeide med administrasjon- og utdanningsleder i utøvelsen av tiltak overfor pårørende og involverte. • Markedssjef: Være rådgiver, ressursperson og i noen grad utøver i forbindelse med kontakt med presse og myndigheter. Markedssjef er ansvarlig for at web-siden er oppdatert til enhver tid. 6. INFORMASJON Generelt Informasjon er avgjørende i en krisesituasjon, både til involverte, pårørende og samfunn. Dette skal ha høy prioritet. Erfaring ved større ulykker viser at medias fokus begynner med hendelsesforløpet, så følger de involverte, dernest hvordan støtteapparatet fungerer/ har fungert. Informasjon til pårørende • Ved dødsfall/ ulykker er det politi/ helsevesen som har informasjonsansvaret. Politi/ helsevesen (gjerne i samråd med ledelsen) avgjør hvordan andre pårørende varsles. • I noen tilfeller kan det være aktuelt å samle en gruppe pårørende. Dette bør i en tidlig fase være unntak og skjer kun i samråd med kriseteamet i Bergen. Administrasjon- og utdanningsleder har oppgave å forestå den praktiske organiseringen av en slik samling. K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 6 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 7 av 8 Informasjon til media – allmennheten • Markedssjef i samarbeid med ledelsen koordinerer all informasjon til media. • Dersom det er en større ulykke og pågang fra presse er stor, kan det bli aktuelt å etablere et pressesenter i studentenes datarom i 3. etasje. Driftssjef har ansvar for å sørge for internettilgang for journalister. 7. AREALER TIL BRUK I KRISESITUASJONER • • • • • • Beredskapsgruppen benytter møterommet i 3. etasje. Tre av kontorene i administrasjonen blir telefonkontor. Studentenes datarom i 3. etasje blir presserom med tilgang til internett. Pressekonferanser skjer i auditoriet. Øvelsesposten i 3. etasje blir hvilerom for beredskapsgruppe og støttepersonell Kantine blir eventuelt samlingssted for studenter/ ansatte. 8. EKSTERNE KONTAKTER Ved hendelser i utlandet er det naturlig med følgende kontakt: • Utenriksdepartementet Besøksadresse: 7. juni-plassen/ Victoria Terrasse Postadresse:Postboks 8114 Dep.N-0032 OSLO E-post:post@mfa.no Telefon:22 24 36 00 Telefaks:22 24 95 80/81 Web-side: http://odin.dep.no/ud/norsk/kontakt/bn.html. Her finnes kontaktpunkter og hjemmesider til en rekke utenriksstasjoner. • Kunnskapsdepartementet Akersg. 44 (Y-blokken) Postboks 8119 Dep 0032 Oslo Telefon: 22 24 90 90 Telefaks: 22 24 78 52, 22 24 95 44 E-post: postmottak@ufd.dep.no Internett: http://odin.dep.no/ufd/ • Sjømannskirken-Norsk kirke i utlandet Høgskolen har en 24 timers telefonberedskap som gjelder verden over, og høgskolen har egen beredskapsavtale med organisasjonen: Telefon + (47) 95 11 91 81 (Beredskapstelefon) Web-side: www.sjomannskirken.no Her finnes også direkte kontaktpunkter til en rekke av utestasjonene verden over. Ved hendelser i Norge skal følgende kontaktes: • Politi: 112 • Kunnskapsdepartementet (se kontaktpunkter over). K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc 7 Dokumentnavn Beredskapsplan Haraldsplass diakonale høgskole høgskole Nivå Versjon 2 3 Status Godkjent av styret. Revidert 17.12.2012 Godkjent dato 17.12.2012 Side Side 8 av 8 9. VARSLINGSLISTE (prioritert rekkefølge etter behov) Navn Anne Kari Hersvik Aarstad (rektor) Ingrid O. Torsteinson (adm.- og utd.leder) Haakon Georg Moe (driftssjef) Margareth Haukom (studieleder BiS) Geir Johannessen (markedssjef) Jørn-Henning Theis (direktør Bergen Diakonissehjem) Inger Bjørkhaug (konsulent) Greta Halseth (konsulent) Susann Angell Næss (resepsjonsmedarbeider) Einar Hønsi (vaktmester) Ingunn Haukås (renholdsleder) Adresse Østre Ole Brinchs veg 27, 5232 Paradis Nattlandsrinden 77, 5098 Bergen Vindharpeveien 4d, 5237 Rådal Tjørnhaugen 187 5152 Bønes Veslefrikkveien 64, 5142 Fyllingsdalen Myntevikvegen 131, 5258 Blomsterdalen Skarefjellet 37, 5174 Mathopen Storåsen 27, 5132 Nyborg Cort Piil-Smauet 6, 5005 Bergen Fanahammeren 52, 5244 Fana Steinestøveien 380, 5111 Breistein Telefon kontor Telefon privat +47 55 97 96 23 +47 55 92 92 08 Mobiltelefon +47 920 12 171 +47 55 97 96 24 +47 55 28 98 55 +47 951 03 430 +47 55 97 96 25 +47 55 12 48 05 +47 957 48 671 +47 55 97 96 84 +47 55 12 30 04 +47 472 92 244 +47 55 97 96 20 +47 906 40 887 +47 55 97 96 01 +47 55 01 74 25 +47 934 55 560 +47 55 97 96 66 +47 55 93 08 85 +47 913 12127 +47 55 97 96 86 +47 913 13 203 +47 55 97 96 30 +47 938 42 222 +47 915 85 757 +47 992 49 394 +47 913 40 763 Oppfølgingspunkter: - Undersøke med SBD og HDS om mulig telefon- og romkapasitet når høyskolen ikke kan benyttes - Diskutere videre: I hvilken grad skal vi varsle foreldre til studenter som blir sendt på sykehus pga. skade? - Driftssjefs ansvarsområder? - Finne ut av kontaktinfo til ”Kriseteam Bergen” - Vurdere å gjennomføre kurs i ”grunnleggende beredskapsledelse” - Vurdere kurs for rektor i ”medietrening” - Vurdere trening i pårørende- personalhåndtering - Planlegge ”papirøvelse” 2. hvert år ut fra det mest sannsynlige scenario; skadet/forulykket student i utlandet. K:\07 INTERN ADMINISTRASJON OG DRIFT\7.02. Beredskapsplan for Haraldsplass diakonale høgskole.doc Ansv. HGM IOT IOT/HGM HGM IOT IOT IOT IOT 8