HARALØKKA BORETTSLAG Møtereferat fra styremøte nr. 10 avholdt 24.4.2013 kl. 18:030 i Haraløkka nr. 8 Til stede: Siw Anita Alkaoi, Ellen Johannsen, Elin Olsen, Vasanthankumar Kanagasabai, Bo Pedersen, Mette Berg, Britt Grytbak Nasario, Jon Rike Neste møte: 15.5.2013 kl. 17:00, Bøler kirke – Styremøtet etterfølges av årets generalforsamling SAKSLISTE 89/2013 90/2013 91/2013 92/2013 93/2013 94/2013 95/2013 96/2013 97/2013 Godkjennelse av protokoll Husleie Overdragelser Parkeringsplasser Vaktmester Garasje Gjennomgang av informasjon til generalforsamling Innkommende saker Eventuelt 89/2013 Godkjennelse av protokoll Protokoll fra forrige styremøte ble gjennomgått og signert 90/2013 Husleie Utestående husleie er pr. i dag ca. kr. 32.000. 2 beboere har 2 måneder utestående. Utestående husleie følges som vanlig opp av forretningsfører. 91/2013 Overdragelser Andel 280 i H30 er solgt for kr. 2.690.000,Overdragelsen er godkjent av styret. 92/2013 Parkeringsplasser Ingen nye ting. 93/2013 Vaktmester En av to løvblåsere er dårlig. En tilsvarende type koster kr. 5000 – 6000,- Michael sjekker pris på ny løvblåsertype med rive. Styret godkjenner kjøpt av dette opp til kr. 10.000,To tilbud for felling av trær er mottatt. Styret aksepterer tilbudet fra TA skogdrift. Ellen informerte om status for vaktmestere. Arbeidsinstrukser i forbindelse med utearealer ble drøftet. Det ble besluttet at ansvarsområder, instrukser og arbeidsmiljø drøftes som en del av medarbeidersamtale april/mai. Lønnsforhandlinger med vaktmester ble drøftet og styret ble enig om rammer for medarbeidersamtalen som Siw og Ellen vil ha med vaktmestere. 94/2013 Garasjer Siw informerer om befaringer av garasjeanlegg. To befaringer er utført og kostnadsoverslag for nødvendige utbedringer ventes før generalforsamling. Disse vil legges fram sammen med andre saker (nytt styre, honorar for styre o.l) for garasjelagets generalforsamling. 95/2013 Gjennomgang av informasjon til generalforsamling A4 ble valgt som format for utsending av innkalling til generalforsamling. Alle saker og forslag som skal tas opp på generalforsamling ble drøftet. Påbegynte tekstforslag og årsberetning ferdigstilles av ansvarlige og sendes alle i styret på e-post slik at de er forberedt før et ekstra møte mandag hvor årsberetnings signeres og forslag godkjennes. Alt sendes deretter til Jon. En søknad om støtte er mottatt fra Bøler helselag. Denne legges fram på generalforsamling sammen med andre søknader om støtte. 96/2013 Innkommende saker Ellen stilte spørsmål om hvorfor ledige parkeringsplasser ikke er tildelt. Elin vil følge opp dette før mandag. --------------- i B147 har søkt om forlenging av eksisterende trappeheis fra 1 til 4 etasje. Styret har godkjent søknaden ---------------- i B62 har søkt om trappeheis fra 1 til 4. Styret har godkjent søknaden ---------------- har søkt om refusjon av slukbytte hvor tilbud og kontrakt er vedlagt, men ikke dokumentasjon om at arbeidet er utført. Siw ringte beboer og han leverer dokumentasjon i morgen. Utbetaling er da godkjent av styret. ---------------- søker om refusjon av slukbytte. Gyldig dokumentasjon er vedlagt og styret godkjenner utbetalingen. ---------------- i B117 spør hvor hun skal henvende seg når beboere parkerer i lengre perioder utenfor oppmerkede plasser. Tilbakemelding gis fra Siw om at styret må kontaktes. ---------------- i H18 klager på mugg i kjellerbod pga av utekran. Vaktmester har vært på befaring i boden. Vaktmester har forslag om og ikke sette på vann i år og utbedre tappepunktet. Styret velger å følge vaktmesters forslag. Ellen gir tilbakemelding pr. e-post i morgen. ---------------- klager på plagsom lukt i leiligheten og at luke blåser opp, samt lyd og støy. Ellen, Bo og Vaktmester har tidligere vært på befaringer og også besøkt nabo under. Feil kunne ikke påvises. Tilbudet om at vi kommer på befaring hvis hun opplever problemet igjen står ved lag. Bo gir tilbakemelding om dette. ---------------- klager på at utgangsdør blir satt åpen og at det røykes i oppganger. Punktene er tatt opp i siste utgave av ”Vi på Haraløkka”. Siden person ikke er navngitt i klagen følger styret ikke opp dette utover at det ble tatt med som eget punkt i siste utsendelse til beboere. Siw og Ellen har sendt brev til beboer som har hatt kiste stående i rømningsvei. Kisten er nå fjernet. Siw leste opp svar gitt av Bo til beboer basert på husordensregler og lovverk angående ønske om ombygging av balkonger (montere rekkverk). 97/2013 Eventuelt Britt informerte om lufteventiler. På vaskerom som Britt benytter er luke malt igjen. Ellen ber vaktmester sjekke lufteluker. Britt informerte om at ting ble kastet til tross for inngått avtale ved forrige kjellerrydding. Ellen husker den aktuelle saken og mener at dette er faktafeil. Annen beboer fikk kastet kantklipper som lå i trappehals. Denne ble brukt i fellesarealet og er sannsynligvis kastet av vaktmestere under rydding. Dagens instruks er at de ringer når de er i tvil, men her har de sannsynligvis vurdert feil. Styret bestemte at dagens retningslinjer er gode nok og at dette ene tilfellet nok skyldes en feilvurdering. Styresammensetning / ansvarsoppgaver / samarbeidsproblemer ble drøftet. Vansant og Ellen stiller for utdeling av blomsterpenger 6 og 7 mai fra 18:00 til 19:00. Ellen sørger for at det blir innhentet et tilbud til for utskifting av dør. Dato for HMS møte med vaktmester ble avtalt. Referatet er godkjent av (minimum 3 styremedlemmer): BOP 27.4.2013