Download Report

Kapittel 5
Administrasjon på
tannklinikken
Kompetansemål:
• Eleven skal kunne utføre administrative oppgaver i en tannhelsepraksis.
• Eleven skal kunne bestille og oppbevare dentalt forbruksmateriell.
• Eleven skal kunne bruke relevante digitale verktøy i arbeidet.
• Eleven skal kunne følge gjeldende regelverk om taushetsplikt, personvern og yrkesetiske retningslinjer.
• Eleven skal kunne planlegge, dokumentere og vurdere eget arbeid i tannhlsetjenesten.
• Når du har lest dette kapitlet, skal du vite hvilke administrative arbeidsoppgaver som blir utført av tannhelsesekretæren på klinikken.
• Du skal kunne regler for journalregistrering, kjenne til takstsystemet for
tannhelsetjenesten, og du skal vite noe om økonomi både i offentlig og
privat sektor.
• Du skal ha varekunnskap og kunnskap om lagerhold og logistikk.
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Case 1
Du har søkt jobb på Lillebyen tannklinikk. Etter en uke ringer du for
å høre hvor langt de har kommet i ansettelsesprosessen, og treﬀer
en hyggelig tannhelsesekretær. Hun sier at hun akkurat nå holder
på å sende ut brev om at søknadene er mottatt og at de planlegger
å starte intervjurunden i løpet av neste uke. Hun sier også at det
er ﬂott at du ringer fordi du er en aktuell kandidat, og hun avtaler
dermed intervjudato og sted med deg.
• Dette er et eksempel på administrativt arbeid som tannhelsesekretæren utfører på tannklinikken.
194
Pasientadministrasjon
I den første delen av dette kapitlet skal vi ta for oss administrasjon
av pasientene som tannhelsesekretæren utfører; hvordan et pasientarkiv organiseres, timeavtaler inngås og timebok føres. Vi skal
også komme inn på recall- og innkallingsrutiner for faste pasienter,
dagsplan, annonsering og rekruttering av nye pasienter.
Det er mange lover og forskrifter som styrer det arbeidet som
utføres på tannklinikken. De skal vi ikke ta for oss her, men for å
holde deg oppdatert på siste utgave av lovverket, kan du gå inn på
www.lovdata.no eller www.tannlegeforeningen.no og ﬁnne oppdatert informasjon både om lovverket og om det meste av det som
foregår på tannklinikken.
Innkalling av pasienter
Offentlig og privat tannhelsetjeneste har ulike rutiner når det gjelder å rekruttere nye pasienter. Kundegrunnlaget på en offentlig
tannklinikk er styrt av den befolkningsmengden som sokner til
tannklinikken og av Lov om tannhelsetjenesten. Private tannklinikker er avhengig av sine faste recallpasienter og må rekruttere
nye pasienter via annonsering, sitt gode rykte og av dem som tar
kontakt for øyeblikkelig hjelp.
LOV 1983-06-03 nr 54: Lov om tannhelsetjenesten
§ 1-3 (Omfanget av Den oﬀentlige tannhelsetjenesten)
Den oﬀentlige tannhelsetjenesten skal organisere forebyggende
tiltak for hele befolkningen. Den skal gi et regelmessig og oppsøkende
tilbud til:
A
o Barn og ungdom fra fødsel til og med det året de
fyller 18 år.
B
o Psykisk utviklingshemmede i og utenfor institusjon.
C
o Grupper av eldre, langtidssyke og uføre i institusjon og hjemmesykepleie.
D
o Ungdom som fyller 19 eller 20 år i behandlingsåret.
E
o Andre grupper som fylkeskommunen har vedtatt
å prioritere.
I tillegg til de prioriterte gruppene kan den offentlige tannhelsetjenesten yte tjenester til voksent, betalende klientell hvis de har
kapasitet til det. Disse kalles for gruppe F- pasienter.
Som du ser, er den offentlige tannhelsetjenesten pålagt å utføre
tannhelsetjenester både overfor barn og voksne. For at alle skal få et
tilbud, arbeides det mye med recall-lister slik at de ulike pasientkullene
blir innkalt etter tur. Spesielt viktig er det at indikator-kullene på 5 år, 12
år og 18 år blir innkalt. Det drives bl.a. med import av pasientdata fra
Folkeregisteret for at vi skal være sikker på at alle lister er oppdatert.
Det kan være store geograﬁske forskjeller når det gjelder hvilke
pasientgrupper som sokner til de offentlige tannklinikkene. Dette
virker selvsagt inn på det daglige arbeidet på tannklinikkene. I distrikter med mange barn er det nesten ikke mulig for en voksen å få
time til tannbehandling i den offentlige tannhelsetjenesten, mens
de ﬂeste voksne med behov for tannbehandling kan få hjelp i distrikter med få barn.
Recall
I en veletablert privat praksis har vi som oftest et betydelig antall
faste voksne pasienter i pasientarkivet, og mange av disse har avtale
om å bli innkalt til undersøkelse med faste mellomrom, for eksempel en gang i året. Disse pasientene kaller vi ofte med et engelsk
uttrykk for recallpasienter.
195
Administrasjon på tannklinikken
196
Administrasjon på tannklinikken
En recallavtale betyr at tannlegen tar ansvar for at pasienten får regelmessig beskjed om å møte til kontroll. I tillegg er det mange
pasienter som skal inn til røntgenkontroller, andre typer kontroller
for å sjekke tilstanden etter utført arbeid. Da er det ﬂott at disse blir
satt på recall-listen, slik at de ikke blir glemt. Dette er en god og
hensiktsmessig ordning både for pasient og tannlege. Pasienten er
som regel godt fornøyd med å slippe å huske på å ta kontakt for å
få ny time, og tannlegen er sikret en jevn tilgang på pasienter gjennom året.
Det er viktig å holde god orden i systemene slik at vi ikke glemmer å innkalle noen. De ulike datasystemene har lagt opp til rutinemessig pasientinnkalling (recall), og vi kan velge automatisk eller
manuell innkalling. Det kan være lurt å ha faste dager i måneden å
gjøre slikt arbeid på. God service er med på å bygge opp et tillitsforhold mellom pasientene og praksisen.
Selve innkallingen skjer vanligvis ved å sende et brev eller kort
til pasienten med beskjed om time, eller ved å ringe vedkommende. E-post kan også benyttes for å sende innkalling. Det kan også
sendes automatisk SMS som påminnelse ett eller to døgn før timen.
Har pasienten spesielle behov eller ønsker, kan dette legges inn i
dataprogrammets recallkort for pasienten. Dataprogrammet skriver
automatisk ut innkallingskort til pasienten hvis du ønsker det.
Hvis innkallingen skjer pr. telefon, er riktig telefonbruk viktig. Dette
blir behandlet i boken Kommunikasjon og samhandling, kapittel 3.
Når avtalen er gjort, er det viktig å være nøyaktig og notere den timen
du har tilbudt pasienten i timeboken. Ikke minst er det viktig å holde
timeboken à jour for å fange opp avbestillinger, endringer osv.
Timekort
Ikke alle pasienter som kommer til undersøkelse eller behandling,
blir ferdigbehandlet ved første besøk. Disse pasientene får en ny
time etter nærmere avtale. De som bruker datasystem, skriver timekortene ut ved hjelp av dette. Timekort kan også bestilles fra trykkeri eller trykksaksleverandør, slik at vi kan fylle dem ut manuelt.
Hvis det ikke er lagt opp til bruk av dataprogrammer, er det viktig
at vi forsikrer seg om at det står det samme i timeboken som på
timekortet.
Timebok
En oversiktlig timebok er helt nødvendig for å holde orden på alle
timeavtalene. Dette er et viktig arbeid som krever nøyaktighet. I
timeboken i datasystemet kan vi velge hvor mange dager som skal
197
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Annonsering
198
vises på skjermen, og her kan vi få registrert spisepauser, arbeidsdagens lengde, kurs, fridager etc. bare med noen tastetrykk.
Timeboken er vanligvis delt opp i linjer for hvert kvarter. Da
er det mulig å sette opp timeavtaler med varighet fra ett kvarter
og oppover. Det kreves en viss erfaring i å vurdere hvor lang tid
som behøves til de ulike behandlingene på hver pasient, og dette
er også individuelt på hver tannklinikk. Planlagt behandling kan
variere fra bare noen minutter på en enkel kontroll og opp til ﬂere
timer, for eksempel på et komplisert broarbeid eller et større kirurgisk inngrep. Noen ganger må pasienten komme tilbake for å
utføre neste seanse i tannbehandlingen, og vi må da også ta hensyn
til tidsfrister og eventuell postgang i forbindelse med tannteknisk
arbeid fra tanntekniker. Dette er viktige ting å tenke på når vi legger
inn avtaler i timeboken.
På mange klinikker er det vanlig å sette av litt tid til akuttpasienter, slik at pasienter med akutte plager kan få hjelp raskt.
Dagsplan
Mange tannleger og tannpleiere liker å ha en utskrift fra timeboken
som dagsplan foran seg. Her vises alle timeavtaler og i korte trekk
hvilket arbeid som skal utføres på hver pasient.
Mange tannklinikker går gjennom dagsplanen på morgenmøter for å klargjøre at alle nødvendige instrumenter og materialer er
klare til dagens arbeid, eller for å få eller gi informasjon om enkelte
pasienter, deres ønsker og behov og annet som kan være nyttig å
vite for at arbeidet skal gå så greit som mulig.
Noen ganger er det behov for å sette inn annonser i en eller ﬂere
aviser. Det kan være for å kunngjøre ledige stillinger, for å informere om at vi har ferielukket, for å presentere en nyåpnet praksis
eller for å rekruttere nye pasienter til praksisen.
Medlemmer av Den norske tannlegeforening har enerett på å bruke foreningens logo og bokstavene MNTF i annonser. Logoen er et
bilde av Sankta Apollonia, som er tannlegenes skytshelgen, og de ﬁre
bokstavene betyr ganske enkelt at tannlegen er medlem av Den norske tannlegeforening. Tannlegeforeningen har strenge regler for hva
vi kan skrive i annonser. Annonsen må ikke inneholde opplysninger
som er uriktige eller villedende. Det er heller ikke tillatt å reklamere
for spesielle behandlingsmetoder, instrumenter eller utstyr på en slik
måte at det er egnet til å villede publikum. Det er bare godkjente
spesialister som kan avertere at de driver spesialistpraksis.
I dag er det også vanlig at klinikkens webside blir oppdatert
med slike opplysninger. I tillegg leser vi ofte inn meldinger på tannklinikkens telefonsvarer.
Som sekretær kan du bli satt til å skrive annonsetekster og bestille annonser i avisen. Husk å være nøyaktig med innholdet, pass
på at alle navn er riktig skrevet og prøv å unngå skrivefeil. La gjerne
en annen lese gjennom det du har skrevet. Annonser kan være svært
kostbare, og det kan være fornuftig å spørre om prisen på forhånd.
Store annonser koster mye, men de synes også godt, så det må bli
en avveining i hvert enkelt tilfelle hvor stor og ﬂott annonsen skal
være. Dette må du avtale med ledelsen på klinikken.
199
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Oppgaver
1 Lov om tannhelsetjenesten: a) Finn ut hvo mange forskjellige tannhelsegruppeer som ﬁnnes. b) Hvilken av gruppene skal prioriteres først?
2 Forklar hva som menes med begrepet recall, og beskriv hvordan vi kan
lage rutiner for dette i en tannlegepraksis.
3 Hva er en dagsplan, og hva brukes den til?
4 Hva forbinder du med bokstavene MNTF i for eksempel uttrykket «tannlege MNTF»?
5 Hvilke konsekvenser kan unøyaktighet ved føring av timekort/timebok
føre til?
6 Hvordan kan vi, i en travel praksis, ﬁnne tid til akuttpasienter? Hvordan
fungerer dette i praksis?
200
201
Administrasjon på tannklinikken
Vi skal nå ta for oss mange av de administrative oppgavene i tannlegepraksisen som hører til de daglige gjøremålene for tannhelsesekretæren, og som indirekte har med pasientene å gjøre.
Case 2
Tone Mette begynner som ny tannhelsesekretær på Solsiden tannklinikk. Den første dagen i ny jobb blir hun plassert i tannklinikkens
resepsjon sammen med en av de andre tannhelsesekretærene.
• Hvordan ville du taklet din første arbeidsdag på klinikken?
Resepsjonen
Resepsjonen og tannhelsesekretæren som sitter der, er klinikkens
ansikt utad. Det er her vi har kommunikasjon med brukeren enten
på telefon eller ved personlig kontakt. Det er her vi avtaler timer,
tar imot betaling, mottar klager og oppklarer misforståelser. Her gir
vi også informasjon om ulike typer behandling, antyder hvor lang
tid behandlingen vil ta, og det er her det kan være nødvendig å kopiere eller skanne inn legeerklæringer eller andre viktige papirer til
pasientens journal. I tillegg til data er telefaks et viktig redskap når
vi for eksempel skal bestille varer. Telefonsvarer er nyttig å benytte
i matpauser eller ved ferielukking, PC og skriver er nødvendig for
å skrive ut kvitteringer og ha innsikt i datajournaler, og betalingsterminal er selvsagt også et hjelpemiddel som bør ﬁnnes i en resepsjon.
For å beherske de ulike arbeidsoppgavene som blir utført i resepsjonen, er det viktig at vi er godt kjent med de ulike maskinene og rutinene som ﬁnnes der. Skrevne rutiner for de ulike arbeidsoppgavene er et godt hjelpemiddel, særlig når det kommer
nyansatte eller vikarer. Vi bør sette seg inn i de ulike maskinenes
vedlikeholds- og bruksanvisninger, og i tillegg sørge for å bli godt
forklart hvordan maskinene virker.
Tannhelsesekretæren kan også få i arbeidsoppgave å se til at vi
til enhver tid har nok kontorrekvisita, som papir, lasertoner eller
printerblekk til de forskjellige maskinene, slik at den daglige driften ikke stopper opp.
I resepsjonen har vi dagsplanen og oversikt over dagens pasienter, og herfra sjekker vi at pasienten er kommet og at det er riktig
pasient (det hender at noen kommer for tidlig). Mange ganger opplever vi at en pasient har glemt timen eller er forsinket, og da er det
viktig at vi får tak i ham så fort som mulig for å høre om han klarer
å komme, eller om vi isteden skal prøve å ﬂytte fram neste pasient
for ikke å tape verdifull arbeidstid.
På de ﬂeste tannklinikkene er datamaskinene nå koblet opp i
nettverk med en sentralt plassert server. Da kan tannlegen overføre pasientdata direkte til resepsjonen der vi tar imot betaling eller utsteder regninger. I de dataprogrammene som er tilgjengelig
innenfor tannhelse i dag, er det også gode rutiner for oppfølging
av ubetalte regninger, inkasso, dagsoppgjør, kassadagbok og andre
regnskapstjenester.
Administrasjon på tannklinikken
Tekniske hjelpemidler i en resepsjon
Telefon
I en tannlegepraksis kan telefonsystemet variere fra et helt vanlig
telefonapparat i en liten praksis, til et stort IP-telefonsystem med
eget sentralbord og ﬂere inngående og utgående linjer på en stor
tannklinikk. På mange store tannklinikker har ofte en av tannhelsesekretærene ansvaret for resepsjonen. Hvordan vi administrerer
telefonbruken er opp til den enkelte tannklinikk. Noen steder går
alle samtaler via sentralbordet, andre steder ringer pasientene direkte inn til de ulike kontorene.
202
Telefonsvarer
Alle tannlegepraksiser bør ha en eller annen form for automatisk
telefonsvarer der det kan leses inn ulike meldinger, for eksempel
om klinikkens åpningstider, lunsjpauser, fravær i forbindelse med
møter eller kurs eller om ferielukking – og om hvor man kan henvende seg hvis man har akutte plager.
I tillegg tar telefonsvarerne imot meldinger slik at vi kan ringe
tilbake til pasienten når resepsjonen er betjent igjen. På de ﬂeste
tannklinikkene som har svarer, står den også på for å kunne ta imot
eventuelle avbestillinger til de første timene på morgenen eller for å
kunne høre om noen har meldt om akutte behov.
Telefaks
Telefaks et praktisk hjelpemiddel til å formidle informasjon fra ett
sted til et annet. Tidligere var det en hyppig brukt kommunikasjonsform, men etter at internett og e-post kom, er den ikke så mye
i bruk lenger.
Noe forenklet kan vi si at et telefaksapparat har evnen til å kunne sende og ta imot tekst/bilde via vanlig telefonsamband. Dersom
tannklinikken har telefaks, må vi med jevne mellomrom sjekke om
det er kommet inn fakser, og at faksen hele tiden er klar til bruk.
Hvis vi blir nødt til å sende pasientopplysninger på telefaks, er
det viktig at vi ikke sender sensitive pasientopplysninger. Vi må
anonymisere navn og personnummer.
Kopimaskin
Det er ofte behov for å ta kopier av brev, regninger, journaler, henvisninger og legeerklæringer, og til dette arbeidet er det nødvendig
med en kopimaskin. I en vanlig praksis er det ikke nødvendig med
noen stor kopimaskin, men den må dekke basisbehovene. De siste
årene er det utviklet maskiner som både skanner, kopierer og sender telefaks i samme maskin. På store tannklinikker med mange
arbeidsplasser og mye administrativt arbeid, vil nok slike maskiner
være å foretrekke.
Administrasjon på tannklinikken
Skanner
I en skanner kan du digitalisere papirdokumenter som pdf eller
tekstﬁler som du kan redigere videre. Dokumentene lagres elektronisk og kan søkes og ﬁnnes ved senere tidspunkter. Mange tannklinikker prøver å være papirfri, og da er dette et ﬂott redskap, men
du må forsikre deg om at programvaren hvor pasientinformasjon
lagres, er godkjent av datatilsynet for dette.
Mange skannere er både kopimaskin, skanner og skriver (printer) i en og samme maskin.
Betalingsterminal
I tillegg til kontantkasse har de ﬂeste tannklinikkene også en betalingsterminal. Denne benytter telefonlinjen, og vi betaler abonnementsavgift. Noen terminaler tar bare betalingskort, mens andre
aksepterer også kredittkort. Dette kan vi selv bestemme når vi bestiller abonnementet. Det er viktig at vi lærer hvordan terminalen
virker, og at vi kjenner til hvilke rutiner som skal utføres daglig i
forbindelse med bruk av den. Kvitteringen fra betalingsterminalen
er en viktig dokumentasjon i klinikkens regnskap. Det er vanlig at
vi tar ut liste over dagens oppgjør som bilag til dagsoppgjøret fra
datasystemet.
Frankeringsmaskin
På samme måte som betalingsterminaler, benytter frankeringsmaskiner også telefonlinjen som vi betaler abonnementsavgift for. Portoen er billigere når man bruker frankeringsmaskin enn hvis man
benytter frimerker.
Felles for alle disse maskinene er at de er enkle i bruk og vedlikehold, bare man har satt seg godt nok inn i hvordan de virker og
hvordan de skal vedlikeholdes.
Orden i papirene
Resepsjonen fungerer ofte både som resepsjon og som kontor, alt
etter hvor stor klinikken er og hvor god plass vi har. Data som
arbeids- og lagringsverktøy er kommet for å bli, men likevel har
papirer en tendens til å hope seg opp. Mengden papir varierer fra
virksomhet til virksomhet og avhenger av hvor ﬂink man er til å
lagre på data, og hvor god man er til å kaste unødig papir. Hvis man
ikke kan skanne inn journalbilag og lagre dem digitalt, må papirbilag lagres i pasientens journalmappe. Skal vi kaste papirer med
pasientopplysninger, må papirene makuleres før de går som avfall.
Regnskapspapirer skal oppbevares i minst ti år på en trygg og
forsvarlig måte. En grei måte å arkivere regnskapspapirer på, er etter måned og år.
203
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
For utfyllende informasjon se: LOV 1998-07-17 nr 56: Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven).
Oppgaver
7 I hvilke §§ i Lov om årsregnskap ﬁnner vi ordlyd om lagringstid på regnskapspapirer?
8 Gjør deg kjent med de ulike apparatene på din tannklinikk, ﬁnn ut hvordan de virker og hvordan de skal vedlikeholdes. Finn ut hvor du bestiller
ulike typer rekvisita til dem.
204
205
I tillegg til disse to store kategoriene med papir som kan samles opp
i en tannklinikk, er det andre papirer som vi også bør vurdere å ha
samlet og holde orden på:
Brevjournal
Inn- og utgående brev kan være viktig dokumentasjon og bør oppbevares. For å ha god oversikt over korrespondansen er det nyttig å
ha en brevjournal. Den kan føres enkelt i en vanlig bok med linjer.
På store klinikker er det best å ha to brevjournaler, én for innkommende og én for utgående brev.
I brevjournalen noteres dato, hvem brevet er til eller fra, kort
om innholdet og hvor det er arkivert. Det er kun brev som kan få
betydning for ettertiden, som blir journalført i en brevjournal.
På mange offentlige kontorer er de pålagt å føre brevjournal, og
da er brevjournalen et offentlig dokument som kommer inn under
Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet. Følgende
lover sier noe om håndtering og arkivering av dokumenter:
•
•
•
LOV 2006-05-19 nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i oﬀentleg verksemd (oﬀentleglova)
LOV 1992-09-25 nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner
(kommuneloven)
LOV 2009-01-09 nr 04: Lov om endringer i forvaltningslovgivningen m.v. (gjennomføring av forvaltningsreformen)
Oppgave
9 Gjør deg kjent med lovene og hva de sier om arkivering av dokumenter.
Arkivering av annen informasjon
• Klinikken bør ha gode rutiner for å samle offentlige rundskriv, og vi bør ha rutiner for å kaste gamle utgaver når nye,
oppdaterte utgaver kommer.
• Varekataloger fra ulike dentaldepoter kan også være nyttige å
ha. De ﬂeste dentaldepoter har nå websider, men av og til er
det greit å bla i katalogen hvis det er noe spesielt vi leter etter.
• Enkelte virksomheter har også abonnement på ulike fagtidsskrifter i papirformat. Disse bør oppbevares i tidsskriftskassetter. Mange fagtidsskrifter kan vi også abonnere på i nettutgave.
• Kurspapirer kan være godt å ha som oppslagsverk, spesielt
hvis vi skal utarbeide nye rutiner i ettertid.
• Kvalitetssikringsdokumenter med standard operasjonsprosedyrer og instrukser er vi faktisk lovpålagt å ha god orden på.
• En god regel er at vi arkiverer regelmessig og ikke i skippertak når vi har store, usorterte mengder. Da kan det være fort
gjort å kaste noe vi skulle ha tatt vare på.
Sett fra et hygienisk synspunkt bør vi ikke oppbevare masse papirer
inne på behandlingskontorene. De er beregnet til pasientbehandling og skal inneholde minst mulig annet. På noen klinikker er det
likevel ikke plass andre steder enn i et hjørne på behandlingskontoret. Det er da særdeles viktig at vi har god orden og at papirene
tar minst mulig plass, at de er samlet i tydelig merkede permer og
oppbevart i skap med dører.
I dag foregår mye kommunikasjon på e-post, og det er minst like
viktig at vi har et godt system for å holde orden på denne posten.
Aktuell e-post bør lagres i ulike mapper på klinikkens server. All
annen e-post bør slettes. Det er utrolige mengder som kan komme
inn i løpet av en dag.
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
sammen med journalen. Det gjelder for eksempel røntgenbilder,
kopier av brev, henvisninger osv. Disse må eventuelt merkes med
pasientens navn og fødselsnummer hvis dette ikke fremkommer av
opplysningene.
Det er viktig at journalene blir arkivert etter samme arkivnøkkel. Det ﬁnnes ulike arkivløsninger, det vanligste er alfabetisk på
etternavn og så på fornavn, altså det samme systemet som i telefonkatalogen. Et annet system er at vi merker journalene med de to
første bokstavene i etter- og fornavnet. De henger da alfabetisk på
bokstavene. Dette gjør søkingen etter en journal enklere. Merking
av journalmappene med pasientens fødselsdato og journalnummer
er også viktig fordi det er mange personer med samme navn. For
ikke å bryte taushetsplikten er det viktig at vi arkiverer etter hvert,
slik at journaler ikke ﬂyter rundt til allmenn beskuelse.
206
Brevoppsett etter NS4129 (Norsk standard)
Noen ganger kan det være aktuelt å skrive brev på vegne av tannklinikken til en pasient eller et offentlig kontor. Ønsker vi ikke at
et brev skal være offentlig, må vi merke det tydelig med unntatt
offentlighet.
Skriftlig brevkommunikasjon bør settes opp etter Norsk standard brevoppsett NS4129.
Vi begynner med å justere margene
Toppmarg:
1 cm
Bunnmarg:
1 cm
Venstremarg:
2 cm
Høyremarg:
1 cm
Tabulatorstopper:
Tabulatorstopper:
Standard tabulatorstopper:
9,2 cm
16,1 cm
2,3 cm
Oppgaver
10 Skriv brev til de som har søkt på jobb på Lillebyen tannklinikk. Innholdet
skal være at søknaden er mottatt og at de vil få nærmere beskjed om
videre behandling av søknaden.
11 Skriv også brev til de som skal inviteres til intervju.
12 Skriv også brev til de søkerne hvor det alt er avtalt møte pr. telefon.
Manuelt journalarkiv
Ved manuelt arkiv i tillegg til datajournalen er det viktig at tannhelsesekretæren er ekstra nøyaktig i arbeidet. Pasientopplysningene
må være korrekte, og journalene må legges på riktig plass slik at
de lett ﬁnnes igjen. Alle bilag som tilhører journalen, skal arkiveres
Modellarkiv
Studiemodeller lagres i egnede esker. Det er viktig at både esker og
modeller er merket med pasientnavn, fødsels- og journalnummer. Modellene bør i tillegg være merket med avtrykksdato og lagres i hyller etter samme system som journalene, eller med egne nummer og årstall.
Da må vi føre en protokoll i tillegg slik at vi har oversikt over hvilken
pasient som har fått hvilket eskenummer. Arkiveringen må skje etter
hvert slik at vi vet hvor modellene er, og vi må ivareta taushetsplikten
og ikke la modelleskene stå til fremme til allmenn beskuelse.
Journalføring
Her skal vi ta for oss den praktiske delen av arbeidet i forhold til
journalføring og lover og regler som må følges.
Før du begynner å arbeide i dette kapitlet, kan det være nyttig å
repetere de lover og forskrifter det henvises til i disse lovene. Søk på
lovdata.no: Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven).
Oppgaver
Søk på lovdata.no: helsepersonelloven
13 I hvilket kapittel i lov om helseprsonell står det om dokumentasjonsplikt?
14 Hvem plikter å føre journal, og hvilke krav gjelder til innholdet i journalen?
15 Er det fritt fram for å forandre og slette i en pasientjournal?
Søk på lovdata.no: Forskrift om pasientjournal
16 Hvilke paragrafer har innhold om journal i ordlyden
17 Hvilke andre lover og forskrifter blir det henvist til i disse lovtekstene,
og som kan være av betydning for journalføringen?
18 Hvilke lover og forskrifter er det henvist til i forbindelse med arkivering
av journaler?
207
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
eller terapi (behandling). Journalen kan kreves fremlagt i klagesaker
og erstatningssaker og er også et viktig redskap for identiﬁkasjon av
døde personer i forbindelse med ulykker eller kriminalsaker. Især
ved store ﬂyulykker, hotellbranner, fergebranner eller skipsforlis
har vi de senere årene sett en rekke eksempler på nytteverdien av
gode pasientjournaler fra de omkomnes eller savnedes tannleger.
Det har dessverre vært eksempler på journaler som har vært av
dårlig kvalitet eller med mangelfulle opplysninger, og som har gjort
det vanskelig å identiﬁsere vedkommende.
Datajournalen
Det ﬁnnes ﬂere leverandører som selger dataprogramvare til dentalbransjen. Disse programmene inneholder en rekke deler eller
moduler. Vi skal kort nevne noen av disse modulene og hva de
brukes til. De ﬂeste programmer som er eller har vært på markedet
i Norge, er utviklet her i landet. Fordelene med disse er at programmene er tilpasset norske forhold.
208
Case 3
Heidi Olsen har nylig ﬂyttet til Storbyen og ringer til Lillebyen
tannklinikk hvor hun har vært pasient i ﬂere år. Hun ønsker journalen
og røntgenbildene tilsendt, slik at hun kan ta dem med til den nye
tannlegen.
• Har hun anledning til å få dette utlevert?
Journalregistrering
Vi ser av lovverket at plikten til å føre journal er lovbestemt. Både
Lov om helsepersonell og Forskrift om pasientjournal gir grundige
beskrivelser av hva journalen skal inneholde. Det er ﬂere viktige
grunner til dette.
Journalen gjør det mulig å følge pasientens sykdomsutvikling
over tid. Vi kan også ved hjelp av journalen følge med hvordan
de råd og den forebyggende behandlingen vi gir pasienten, virker.
Journalen er selvfølgelig også et godt og viktig arbeidsredskap for
å planlegge og gjennomføre behandling av pasienten, og er ikke
minst en viktig dokumentasjon av hva som er gjort eller sagt tidligere i forbindelse med undersøkelse, klinisk diagnose, forebygging
Ved valg av leverandør av programvare er det viktig å holde seg
til leverandører som har vært på markedet en stund; det vil gi en
viss sikkerhet for fremtiden, og de første barnesykdommene med
programmet er forhåpentligvis utbedret. Videre bør programmet
være enkelt å lære, og programvareﬁrmaet bør ha et godt tilbud om
opplæring av brukerne.
Ulike journalbilder
Journalbildene i datajournalene er fulle av informasjon. Det ﬁnnes
ulike bilder for tannstatusbildet, og vi kan velge mellom ulike symboler på skjermbildet for å skrive inn: diagnose, planlagt og utført
behandling. Det ﬁnnes symboler med takst og behandlingstekstlinjer, og selve tekstbildet der dato, tannummer, tannﬂate, takstnum-
209
Administrasjon på tannklinikken
mer og behandlingstekst skal fylles inn. Det ﬁnnes rubrikker som
viser honoraret for utført behandling, og hvor mye pasienten får i
refusjon hvis han har krav på det. Vi kan enkelt hente opp pasientens røntgenbilder og foto hvis vi har lagret det digitalt.
210
EDB-journalen er nokså lik en vanlig papirjournal. Skjermbildet
viser gjerne et tanndiagram, hvor diagnose og behandling føres inn
omtrent som i en vanlig journal.
En av de store fordelene med et dataprogram i tannlegepraksis,
er at takstene for behandling er lagt inn slik at behandlingshonoraret regnes ut automatisk etter hvert som utført behandling føres i
journalen. Det er enkelt å skrive ut et spesiﬁsert kostnadsoverslag.
Alle dentale dataprogrammer krever en del oppdatering, spesielt
ved store endringer i pris- og trygdetakstene.
Regnskapsdelen gir god oversikt over økonomien i praksisen,
med oppgaver over omsetning, utestående fordringer, purringer
osv. I tillegg er det lagt inn forskjellige brevmaler for standardbrev,
resepter, epikriser, henvisninger m.m.
Selv om selve journalen i et EDB-system lagres på maskinens
harddisk eller på et annet lagringsmedium (CD eller i det ﬁrmaet
hvor vi abonnerer på lagringsplass), må vi likevel ha et vanlig arkiv
hvor røntgenbilder og papirvedlegg oppbevares. Ikke alle programmer har lagt inn en funksjon som gjør at vi kan skanne inn dokumenter og lagre dem som vedlegg til datajournalen.
Det har blitt vanlig å ta røntgenbilder uten bruk av røntgenﬁlm, såkalt digitalrøntgen. Med digitalrøntgen lagres bildene elektronisk. Lagring av store mengder bilder, krever en PC med stor
lagringskapasitet.
Siden det er så mange sensitive pasientopplysninger på en tannklinikk, er det viktig at vi har gode sikkerhetsrutiner: antivirusprogram, sikkerhetskopier, back-up-rutiner og passord er stikkord for
dette arbeidet.
Håndbøker, garantibevis og lisensbevis for programvarene er
viktige dokumenter og må oppbevares på trygg plass.
Oppgaver
19 Kjenner du noen dataprogrammer som er tilpasset dental bruk?
20 Finn ut hvilke lover og forskrifter som sier noe om datajournaler og
hvordan de skal håndteres.
21 Er det lov å sende pasientopplysninger i e-post eller på telefaks?
22 Hvordan skal pasientopplysninger håndteres hvis vi kan sende dem som
vedlegg i en e-post eller på telefaks?
23 Hvordan kan vi ivareta datasikkerheten ved bruk av elektronisk journal?
Administrasjon på tannklinikken
Arkiv
Det er ulike søkerfunksjoner i datajournalen. Vi kan skrive inn et par
av forbokstavene i for- og etternavn, fødselsdato eller journalnummer for å ﬁnne pasientjournalen raskt. Det ﬁnnes også arkivfunksjoner som viser den siste pasienten vi har hatt oppe i skjermbildet.
Arbeider vi på en stor tannklinikk med ﬂere behandlere, ﬁnnes det
et tilsvarende arkiv for å hente fram aktuell behandler. Det er viktig å
ha korrekt behandler oppe når vi gir timer eller gjør journalnotater.
Personalia
I den delen av lovverket som omhandler krav til pasientjournal, er
det listet opp mange krav til hvordan vi skal føre en journal og hva
den skal inneholde. Et av de første punktene er krav om tilstrekkelige opplysninger til å kunne identiﬁsere og kontakte pasienten med
korrekt skrevet for- og etternavn. På innvandrere kan det ofte være
en utfordring å se hva som er for- og etternavn. Det er nødvendig å
fylle ut pasientens fødselsdato, personnummer, kjønn, adresse, postnummer og bostedskommune. Telefonnummer, mobilnummer og epostadresser er også viktige. De ﬂeste datasystemene er lagt opp slik
at vi kan sende påminning om avtalt time på SMS eller på e-post.
For barn under 16 år skal navn, adresse og telefonnummer til
foresatt også føres inn i journalen. I datajournaler vil systemet automatisk gi pasienten et journalnummer ved nyregistrering, ved manuell føring av journaler må vi protokollføre journalnumrene som
vi gir pasienten. Dette stiller lovverket krav om.
Oppgaver
24 Hva sier lovverket om oppbevaring og arkivering av journaler med pasientopplysninger?
25 Øv på å hente fram ulike pasienter ved å bruke arkivfunksjonene i datajournalen.
26 Hvilke opplysninger om en pasients personalia skal være med i journalen?
27 Skriv ned alle nødvendige opplysninger om en tenkt pasient på et ark.
Ta med både personalia, anamnese, diagnose og behandling. Fyll ut en
datajournal med disse opplysningene.
Helseskjema og anamnese
Ved førstegangs besøk på tannklinikken er det krav om at vi tar opp
en grundig anamnese. Anamnese betyr sykehistorie, og vi er ute etter å registrere om pasienten har sykdommer, allergier eller bruker
legemidler, og vi vil vite legens navn. Alle disse faktorene kan ha
innvirkning på tannbehandlingen som skal utføres, og det er viktig
at vi har avklart sykehistorien før behandlingen starter.
Det er viktig at tannhelsesekretæren har gode rutiner for når
pasientens anamnese skal tas opp. Vi kan enten spørre pasienten på
211
Administrasjon på tannklinikken
behandlingsrommet, eller ved å la pasienten fylle ut helseskjemaet
mens han sitter på venterommet.
Er pasienten sjelden/årlig på klinikken, må vi oppdatere personalia- og helseskjemaet hver gang pasienten er på klinikken.
212
Timebok
En timebok kan være delt inn i ulike tidsintervaller, for eksempel
15 minutter. Det er viktig er at vi har korrekt pasientnavn oppe i
bildet før vi gir en time, og på store klinikker er det også viktig at
riktig behandler er valgt. Det er lurt å skrive i timefeltet hva slags
behandling pasienten skal få utført. Det gjør det enklere å planlegge
arbeidsdagen når vi skal gjøre i stand behandlingsrommet.
Det ﬁnnes ﬂere valg for hva vi kan gjøre: Flytting av time enten
fordi pasienten eller klinikken ønsker det. Ikke møtt brukes hvis
pasienten ikke møter opp til avtalt time. Vi kan skrive et «ikke
møtt-brev» der vi ber pasienten ta kontakt for å få ny time, eller vi
sender med regning for uteblivelse fra avtalt time.
Oppgaver
28 Hva betyr anamnese, og hvorfor er det så viktig å føre opplysninger om
anamnese i journalen?
29 Hvor ofte bør et helseskjema oppdateres?
30 Øv deg på å fylle inn ulike helseopplysninger i journalen, øv på å endre
og oppdatere disse opplysningene.
31 Øv på å sette inn ulike pasienter i timeboken, slette dem pga. feilregistrering, ﬂytte dem til neste uke, neste måned osv.
32 Hvilke regler gjelder for dokumentasjonen når vi ﬂytter en time?
Signering avjournallinjene
På mange tannklinikker har tannhelsesekretæren som oppgave å
skrive inn behandlingen etter diktat fra tannlegen. I henhold til for-
Administrasjon på tannklinikken
skrift om pasientjournal, er vi pliktig til å signere journallinjene. I datajournalen er det et eget felt som er passordbeskyttet, for signering
av journalen. Når linjen er signert, kan ingen andre gå inn og slette,
endre eller skrive mer på denne journallinjen. Dette som en sikkerhet for at den som har signeringsplikt, ikke skal bli misbrukt.
Planlagt behandlingsplan og kostnadsoverslag
I henhold til lovverket er vi pliktig til å informere pasienten om hva
behandlingen innebærer og hva den vil koste. All slik informasjon
til pasienten skal journalføres.
Med hjemmel i Lov om konkurranse i ervervsvirksomhet er det gitt
en forskrift spesielt for tannlegevirksomhet.
• FOR 1996-01-26 nr 122: Forskrift om prisopplysning ved
tannlegetjenester m.m.
• Forskrift om vederlag for tannhelsetjenester i den offentlige
tannhelsetjenesten
De krav og pålegg som gis i denne forskriften, gjelder både for
offentlige tannklinikker og for privat tannlegevirksomhet. I alle
klinikker/praksiser skal det være et prisoppslag som viser priser for
ytelser som utføres i praksisen. Oppslaget skal henge på venteværelset godt synlig.
Forskriften angir hvilke ytelser som skal tas med i dette prisoppslaget. En prisliste som pasienten kan ta med seg, skal også være
lagt ut på venteværelset. I praksis betyr det at enhver privatpraktiserende tannlege må ha faste takster for sine tjenester og lage sin egen
prisliste. Videre kreves det at pasienten skal gis et skriftlig overslag
over totalprisen for behandlingen dersom den vil overstige 2000
kroner. Dette overslaget skal gis pasienten uoppfordret. Det er viktig
at tannhelsesekretæren setter seg godt inn i spørsmålene omkring
takster for behandling for å kunne arbeide med saker som berører
takster, prisberegning og prisopplysning. Pasienten skal også gis en
spesiﬁsert regning for de ytelser som er utført. Regningen skal være
så utfyllende at pasienten kan kontrollere hvilke ytelser som er utført, og hvilke priser som er lagt til grunn for regningen.
Utført behandling
En epikrise sendes til tannlege
som svar på henvisning, og som
informasjon om hva som er utført.
Tekstdelen i journalbildet er det som brukes mest i det daglige. Det
er her dagens behandlinger (terapi) føres inn ved hjelp av de ulike
takst- og behandlingssymbolene som ﬁnnes i programmene.
Det er ulike rutiner på ulike tannklinikker. Mange steder fører
tannhelsesekretæren opplysningene inn i journalen etter diktat fra
tannlegen. Tannlegen må da signere journallinjene for å vise at han
213
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Oppgaver
33 Øv på å bruke de ulike delene av journalbildet som f.eks. personalia,
helseskjema, diagnosebildet, utførtbildet, journalbildet.
34 Legg inn tidligere utført behandling på ulike pasienter.
35 Legg inn ulike tannstatuser i diagnosedelen på journalen.
36 Beskriv hvilke krav som stilles til prisopplysning i en tannlegepraksis.
37 Hva er forskjellen på diagnose og terapi?
38 Legg inn følgende behandling på Lise Hansen, rtg bilde, 26 OD Kompositt, fylling, Tetric Evo Ceram farge A 3,5. Top Dent Etc, Excite bonding.
Septocain adrenalin 40 mg/ 5µg/ml anestesi.
Honorar og trygdetakster
214
215
har lest og godkjent det som står skrevet. Det er viktig at opplysningene føres inn fortløpende for hver pasient slik at vi ikke glemmer
viktige detaljer i løpet av arbeidsdagen.
For dentale materialer skal produsent, registrert varemerke og
type noteres. Det er ikke godt nok å skrive for eksempel «kompositt», for ved eventuelle allergiske reaksjoner skal man kunne spore
tilbake til nøyaktig hvilket materiale som er brukt.
Hvilken farge på materialet som er brukt er også viktig. Det er
en nyttig opplysning neste gang man skal gjøre noe lignende med
pasienten. Det samme gjelder selvsagt hvis man har brukt legemidler i behandlingen. Da skal man skrive legemidlets navn, styrke og
mengde.
De ﬂeste dentale programvarene har takstlinjer til journalbehandlingslinjene slik at når vi har skrevet ferdig, vil det vises på
tannstatuslinjen hvilke tenner man har utført behandling på, og
takstlinjene med beløpet er fylt ut i tekstfeltene og kolonnen for
«beløp». Da er alt klart slik at pasienten kan betale.
Det ﬁnnes ﬂere tilleggsjournaler som tas i bruk ved behov:
• Traumejournal brukes til pasienter som har fått skadet tennene.
• Endodontijournal til pasienter som får rotfylt tenner.
• Periodontijournal til pasienter med tannkjøttlidelser av såpass
omfang at det krever egen journal.
• Kjeveortopedisk journal for de som trenger kjeveortopedisk
behandling.
Hvis tannklinikken har papirjournal, må vi lære seg hvordan de
ulike journalfeltene skal fylles ut. Det ﬁnnes standardiserte symbol
for de ulike diagnosetegnene, grader av karies, rotrest, endo, kroner, bro, ekstraherte tenner, osv.
Nå har du lært hvordan tannhelsestatus og de ulike diagnosene skal
fylles inn, og hvor viktig det er å dokumentere det som er sagt og
utført i journalen. Vi skal gå videre og se på hva folketrygden er,
hvem som har rett til stønad fra trygden, takster i privat praksis,
honorarberegning og trygderegler i forbindelse med dette arbeidet.
Case 4
Petter Nilsen kommer til Lillebyen tannklinikk, han ønsker å få satt
inn to stk. implantat for tann 14 og 24, han sier han har agenesi og
at trygden vil dekke utgiftene til behandlingen.
• Hva er agenesi?
• Har han rett til refusjon fra folketrygden?
• Hvilken dokumentasjon kreves?
• Vil alle utgiftene bli dekket?
Rikstrygdeverket (RTV)
Rikstrygdeverket ble opprettet i 1895, under navnet Riksforsikringsanstalten, og ﬁkk ansvaret for gjennomføring av trygdeordningene som
ble vedtatt i 1890-årene. I 1930 ble navnet endret til Rikstrygdeverket.
Den eldste trygden var en ulykkesforsikring for arbeidere i fabrikker
m.v. Senere kom ulykkesforsikring for ﬁskere og sjømenn, og så kom
syketrygden. Etter andre verdenskrig ﬁkk Rikstrygdeverket ansvaret
for krigspensjonssaker. I dag er RTV et moderne direktorat med Arbeids- og inkluderingsdepartementet som overordnet enhet.
NAV
Trygdeetaten var en norsk statlig etat som inntil 1. juli 2006 forvaltet folketrygd samt en rekke andre større og mindre sosiale overføringsordninger, som barnetrygd, kontantstøtte, krigspensjon, barnebidrag og avtalefestet pensjon. 1. juli 2006 ble Trygdeetaten slått
sammen med Arbeidsmarkedsetaten til Arbeids- og velferdsetaten,
www.nav.no
Administrasjon på tannklinikken
den statlige delen av Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV).
Tidligere fantes et trygdekontor i alle landets kommuner, ledet av
trygdesjefen i kommunen. Fortløpende fra 1. juli 2006 (når Ny
arbeids- og velferdsetat (NAV) ble etablert) ble trygdekontorene erstattes med lokale arbeids- og velferdskontorer (NAV-kontor).
HELFO
216
www.helfo.no
Fra og med 1. januar 2009 ﬂyttet forvaltningsansvaret for helserefusjoner fra Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) til Helsedirektoratet. NAV Helsetjenesteforvaltning skiftet navn til Helseøkonomiforvaltningen (HELFO) og ble organisert som en ytre etat under
Helsedirektoratet. Målet er bedre og mer effektive tjenester for brukerne. Dette som et viktig skritt for å gi bedre service til både NAVs
brukere og brukerne av helsetjenester. Helserefusjonsområdet omfatter blant annet refusjon for legemidler og utgifter til behandling
og undersøkelse. I tillegg kommer tjenester som administrasjon av
fastlegeordningen på vegne av kommunene, frikort for enkeltpersoner, formidling av behandlingsplass ved fristbrudd og refusjon
for behandling i utlandet.
Finansiering av folketrygden
Folketrygden ﬁnansieres ved at det trekkes en trygdeavgift fra inntekten vår sammen med skatt til stat og kommune. Denne avgiften
består av en sykedel og en pensjonsdel. Videre betaler arbeidsgivere
arbeidsgiveravgift.
Administrasjon på tannklinikken
Ved behov bevilger også staten midler til folketrygden for å styrke trygdens økonomi eller for å spare opp penger til fremtidige utbetalinger, det såkalte folketrygdfondet. Folketrygdfondet må ikke
forveksles med Statens pensjonsfond, det såkalte oljefondet, som er
et fond der staten plasserer en del av overskuddet fra oljevirksomheten. Dette fondet skal brukes for å sikre en del av våre fremtidige
pensjonsutbetalinger.
Hvem er trygdet?
For tannhelsepersonell er det viktig å kjenne til hvem som er med
i trygdeordningen i Norge. Tannleger har plikt til å hjelpe sine pasienter til å få de ytelser de har rett til fra folketrygden i forbindelse
med tannbehandling, og de har også plikt til å påse at folketrygden ikke påføres unødige utgifter. Alle som arbeider i tannhelsevirksomhet, bør ha god kunnskap om innholdet i folketrygdloven
(LOV 1997-02-28 nr 19: Lov om folketrygd (folketrygdloven)).
217
Oppgaver
Gå inn på www.helfo.no:
39 Finn ut hvilke ytelsestilbud og tjenester som tilbys for tannbehandling.
Gå inn på lov om folketrygd:
40 Hvor står reglene om hvem som er trygdet etter norsk trygdelovgivning?
41 Hvem er omfattet av Lov om folketrygd?
Trygderefusjon
Pasienter som har rett til fri tannbehandling eller behandling med
moderasjon etter Lov om tannhelsetjenester, Gruppe A, B, C og D,
har ikke samtidig rett til stønad til tannbehandling fra folketrygden. Unntak gjelder ved nødvendig akuttbehandling hos privatpraktiserende tannlege, og stønad til kjeveortopedisk behandling
(tannregulering).
En hovedregel for stønad fra folketrygden er at behandlingen
skal være nødvendig og forsvarlig. Det er altså bare helt nødvendig
behandling det kan gis stønad til. Forsvarlig betyr at behandlingen
skal være utført av tannlege og være i samsvar med faglige retningslinjer og regler.
Tannlegeforeningen har utarbeidet egne retningslinjer for hva
som er helt nødvendig behandling («Kriterier for nødvendig og faglig forsvarlig tannbehandling»).
Før vi går i gang med takst- og trygdesystemet, er det viktig at du
har gjort deg kjent med «Folketrygdens stønad til dekning av utgifter til tannbehandling».
Du kan lese mer om
trygderefusjon på
www.helsenett.no
Administrasjon på tannklinikken
Du ﬁnner folketrygdens rundskriv på
www.regjeringen.no
218
Tannlegeforeningen:
www.dntf.no
Det er viktig å ha kjennskap til innholdet i denne veilederen
og hva som inngår i de ulike takstene. Det er denne veilederen
fra Det kongelige helse- og omsorgsdepartement som ligger til
grunn for de takstene som brukes i tannhelsetjenesten. Takstene
justeres årlig, og departementet sender ajourførte takster til alle
fylkestannleger og til alle offentlige tannklinikker. De siste årene
har det vært store endringer i Folketrygdens stønad til dekning
av utgifter til tannbehandling. Regjeringen har bevilget mer penger til støtte for enkelte utførte tannbehandlinger, og det snakkes
nå om at det skal gjennomføres en større tannreform der departementet ser på om ﬂere grupper skal få større dekning gjennom
trygden.
Takstene for behandling av øvrige betalende pasienter i offentlig
tannhelsetjeneste, fastsettes etter politiske vedtak i fylkeskommunen.
Etter at Den norske tannlegeforening og staten i 1995 ikke kom
til enighet om en fornyelse av gjeldende avtale om honorartakster for privat tannlegepraksis, ﬁnnes det ikke lenger en «Veiledende tariff for tannbehandling» innen privat sektor av tannhelsetjenesten. Det er opp til den enkelte tannlege selv å fastsette
sine takster. Prisloven stiller likevel noen krav. Ett hovedkrav er
at prisene ikke skal være urimelige. Det er heller ikke tillatt at
en gruppe tannleger seg imellom avtaler felles takster (prissamarbeid). Noen tannleger har valgt å følge takstene som gjelder i
offentlig tannhelsetjeneste, mens andre har laget sin egen prisliste der takstene for hver enkelt ytelse ikke samsvarer med de
offentlige takstene.
Oppgaver
Gå inn på Tannlegeforeningens hjemmeside, ﬁnn ordlyden i Kriterier for nødvendig tannbehandling.
42 Hva står det der om hvilken prioritering som skal gjøres ved tredjeparts
betaling?
43 Hvordan blir folketrygden ﬁnansiert?
44 Hvorfor har vi et folketrygdfond i Norge?
45 Hvem fastsetter takstene i oﬀentlig tannhelsetjeneste?
46 Hvordan fastsettes prisene i en privat tannlegepraksis?
47 Veilederen til folketrygdens stønad til dekning av utgifter til tannbehandling er delt inn i ulike deler. Hva heter de?
48 Hvem har myndighet til å bestemme hvem som har rett til stønad?
49 a) Hvor mange refusjonsgrupper er det i Forskrift om stønad til dekning
av utgifter til undersøkelse og behandling hos tannlege for sykdom?
b) Hva heter de ulike gruppene?
c) Hva står SMT for?
Administrasjon på tannklinikken
50
51
52
53
a)
b)
54
d) Gå inn på www.helfo.no og ﬁnn A-listen. Hvor mange ulike diagnoser
ﬁnner du der?
e) Hva er sentraliserte LKG-team?
I veilederen under Takster for behandling ﬁnner du de ulike takstgruppene. Hvor mange ulike takstgrupper er det?
Hva heter de ulike takstgruppene?
Hva er forskjellen mellom Honorar og Refusjonstakster?
Skriv ned takstnumrene for følgende behandlinger og ta betalt:
Konsultasjon, 3 røntgenbilder, 22 M kompositt, inﬁltrasjonsanestesi (1
stk.), 34 MO (Kompositt Filtek supreme XT farge A 3 Body)
Rtg bilde, Septocain adrenalin 40 mg/ 5µg/ml anestesi. 26 OD Kompositt
fylling, Tetric Evo Ceram farge A 3,5. Top Dent Etc, Excite bonding.
Den 2. november 2001 var Stig Johansen, f:12.06.78, til US ved tannklinikken. Det ble tatt to bite-wings og et OPG. 38 viste seg å være retinert.
Den 7. november ﬁkk Stig Johansen denne tannen fjernet. I forbindelse
med denne operasjonen ﬁkk pasienten anestesi (1 stk.). 14 november
var pasienten tilbake for kontroll og for å få fjernet stingene. 14 dager
etter kom Stig Johansen tilbake for en siste kontroll etter operasjonen.
Fyll ut tannlegeregning til folketrygden på skjema. Benytt oﬀentlige
refusjonstakster, og før opp hvilke takster og takstnummer du vil bruke
for å fylle ut regningen. Hvor mye har pasienten krav på å få tilbake?
Begrunn de valg du gjør?
Direkteoppgjør
Når det gjelder pasienter som har rett til å få dekket utgifter til
tannbehandling, er det mest praktisk at den enkelte tannlege har
inngått avtale om direkte oppgjør med HELFO. Det gjør at pasienter som har krav på refusjon fra folketrygden for utført tannbehandling, slipper å legge ut disse pengene. Tannlegen sender krav
direkte til HELFO-kontoret.
Det ﬁnnes egne oppgjørsskjema i datajournalen for dette. Der
vil vi også automatisk få fram trygderefusjonen for de enkelte takstene når vi velger «Dekningstype» fra trygden. Følgende skjema
skal da benyttes:
Samleregning tannbehandling Bokmål | Nynorsk NAV 05-06.22
Oppgaver
55 Finn ut hvilke adresser som gjelder for å sende inn direkte oppgjør fra
tannlegene i de ulike regionene.
56 Finn ut hvilke adresser som pasienter skal ta kontakt på i de ulike regionene ved telefonhenvendelser.
219
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Egenandelstak 2
Som en følge av at vi får refundert utgifter til noen typer tannbehandling, er det regler om at man kan få frikort når de egenandelene man har betalt når opp til en bestemt sum. Summen kalles
Egenandelstak 2, og i dag får man dekket utgifter til følgende behandlinger:
• fysioterapi
• tannbehandling
• rehabiliteringsopphold
• behandlingsreiser til utlandet (klimareiser)
220
Tannbehandling som inngår i egenandelstak 2
Dette gjelder tannbehandling ved sykdommer og tilstander som
påvirker tannhelsen. Behandlinger som inngår i ordningen:
• sykdommer og anomalier i munn og kjeve
• forundersøkelse ved kjeveortopedisk behandling (tannregulering)
• systematisk behandling av marginal periodontitt
Tannlegene er ikke bundet av de fastsatte takstene, så selv om du
har frikort, må du betale mellomlegget mellom tannlegens honorar
og det beløpet folketrygden dekker.
Skjema for tannbehandling § 5-6 Bokmål | Nynorsk NAV 05-06.20
Sosialhjelp
Sosialkontoret i kommunen kan gi stønad til tannbehandling med
hjemmel i Lov om sosiale tjenester av 1991. Formålet med denne
loven er å sikre alle en økonomisk trygghet. Sosial stønad er behovsprøvd, det vil si at klientens økonomi vurderes grundig før
stønad gis. Stønad kan gis som bidrag, lån eller garanti for varer eller tjenester. Stønad til tannbehandling er hjemlet i ovennevnte lovs
§ 5-1, som omhandler stønad til livsopphold. Hovedintensjonen
med å gi sosial stønad til tannbehandling, er at klientens tannhelse
ikke skal forfalle i en økonomisk vanskelig periode. For tannhelsen
betyr dette at det tas sikte på å gi stønad til nøktern og nødvendig
tannbehandling. Behandlingen skal primært ta sikte på å behandle
akutte lidelser, å sikre en brukbar tyggeevne og å hindre at tannsettet forfaller. Kostbare løsninger kan bare godtas dersom ikke andre
akseptable løsninger er mulig.
Når en pasient ønsker å søke stønad fra sosialkontoret til tannbehandling, bør tannhelsepersonellet være behjelpelig med å fylle
ut søknadsskjemaet. I tillegg til søknaden må det også foreligge en
behandlingsplan og et kostnadsoverslag fra behandlende tannlege.
Ved søknader med behandlingsomkostninger som er over en
viss størrelse, sendes søknaden til den rådgivende tannlegen for
vurdering, før sosialkontoret fatter det endelige vedtak og gir et
svar til søkeren.
Støtte til tannbehandling fra ﬂyktningtjenesten
Pasienten skal få med seg kvittering fra dette skjemaet. De må selv
huske å ta vare på alle kvitteringer. Når pasienten har nådd egenandelstaket, sendes kvitteringene til HELFO lokalt og frikortet kommer i posten til pasienten.
Flyktningtjenestens virksomhet ligger inn under kommunene og
reguleres av:
1. Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven)
2. LOV 1992-07-17 nr 100: Lov om barneverntjenester (barnevernloven)
3. ev. kommunale vedtekter som berører driften
Flyktningenhetens hovedoppgave er å koordinere kommunalt
mottak, bosetting og integrering av innvandrere med ﬂyktningbakgrunn. Dette koordineringsansvaret er tidsbegrenset.
I de
ﬂeste kommuner har ﬂyktningenheten dannet en eller annen form
for helseteam som er en del av mottaksapparatet. Teamet kan bestå
av ulike instanser som er viktige samarbeidspartnere i helsespørsmål: ﬂyktninghelsesøster, ﬂyktninglege, tannlege samt eget flyktningteam med tilknytning til sykehus.
221
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Alle ﬂyktninger får tilbud om helsehjelp på lik linje med oss nordmenn, tannhelseundersøkelse og eventuell behandling inngår i dette tilbudet. Det er noe ulikt i de ulike kommuner, men som regel
blir førstegangs undersøkelse dekket. Hvis behandling er nødvendig, er kravet at behandling må være påbegynt det første året etter
ankomst. Tannlegen må utarbeide behandlingsplan og kostnadsoverslag som sendes til rådgivende tannlege som så vil gi sin anbefaling om hvor mye av behandlingen som skal dekkes.
222
Sosial- og helsedepartementet har utarbeidet retningslinjer for
tannhelsesetjenester til ﬂyktninger og asylsøkere i statlige mottak.
Retningslinjene sier noe om hvem som har ansvaret for at de får behandling, om det faglige innholdet i behandlingen og om gjeldende
betalingsordninger. Dette rundskrivet inneholder:
• Del I: presiseringer av forhold som gjelder for tilbudet til alle
personer i statlig mottak.
• Del II: deﬁnisjoner av begreper og uttrykk som benyttes,
samt retningslinjer for prioritering av tjenester.
• Del III: retningslinjer for ansvarsforhold og ﬁnansiering for
tannhelsetjenester til personer i statlig mottak til og med 20
år.
• Del IV: retningslinjer for ansvarsforhold og ﬁnansiering for
personer i statlig mottak over 20 år.
223
På www.helsetilsynet.no ﬁnner du rundskrivet i sin helhet. Det er
sendt til alle landets kommuner og fylkeskommuner.
Helseforsikring
I 1996 kom det en ny mulighet for delvis økonomisk dekning
av behandlingsutgifter i helsevesenet gjennom Norsk Helseforsikring. Denne forsikringsordningen går ut på at en person
inngår en avtale med et privat forsikringsselskap eller en bank
som selger forsikringer. Du betaler et fast månedlig beløp etter nærmere avtale med forsikringsselskapet/banken. Helseforsikringen gir deg støtte når du faktisk trenger det (behandling
og utgifter som ikke dekkes av folketrygden), enten for å få den
behandlingen som kreves for at du skal bli frisk, eller til dekning av nødvendige utgifter innen et bredt spekter av behov.
1. Supplerende helseforsikringer (Top-Up)
Dette er forsikringer som gir den forsikrede kompensasjon/refusjon/utbetaling for utgifter som det offentlige helsesystemet i det
enkelte land ikke dekker. Tjenester som typisk dekkes av denne
type forsikring er: legetjenester, poliklinisk behandling og operasjoner, tannlegebehandling, medisiner, sykepleieartikler, optikk,
fysioterapi, kiropraktor, akupunktur, begravelseshjelp, fotbehandling, rekreasjonsbehandling, operasjoner ved innleggelse, dagkirurgi.
Forsikringene kjennetegnes ved at de er rimelige (alle har råd),
du betaler samme premie hele livet. Berettiget refusjon utbetales
umiddelbart. Som forsikringstaker bestemmer du selv hvor og når
behandlingen skal ﬁnne sted. Forsikringen dekker en fast prosentsats av behandlingen/utgiften, og maksimum erstatning pr. år ligger
i området 100 000 til 250 000 kroner. Forsikringen dekker bare
behandling og utgifter betalt i hjemlandet.
I Norge har vi i øyeblikket kun én slik forsikring: Norsk Helseforsikrings supplerende helseforsikring. Du kan velge mellom gruppe
1 og gruppe 2. Gruppe 1 er beregnet på dem som for tiden har
Administrasjon på tannklinikken
størst behov for tilskudd til tannbehandling, briller, kontaktlinser,
fysioterapi, kiropraktikk og medisiner. Ønsker du å få tilskudd til
nesten alle dine helseutgifter, bør du velge gruppe 2. Her får du tilskudd til alt som gruppe 1 dekker, og i tillegg ﬂere typer behandlinger, for eksempel tannproteser, tannteknikkarbeid, legebehandling
og operasjoner. Mange av tilskuddene er også større enn i gruppe 1.
224
2. Hovedhelseforsikring («Principal health insurance»)
Hovedhelseforsikring er atskillig mer omfattende enn supplerende
helseforsikringer. Forsikringssummene er høyere, den gjelder i hele
verden, den forsikrede slipper å legge ut selv, forsikringstaker har
tilgang til 24 timers alarmberedskap med legeteam, forsikringen
dekker organtransplantasjoner og kjøp av organer, forsikringsselskapet tar seg av både det praktiske og økonomiske ved transport
som følge av død, ulykke og akutt sykdom.
Den forsikrede kan selv velge fritt blant ﬂere av verdens beste
leger/sykehus, klinikker og behandlingsformer – amerikanske inkludert.
Hovedhelseforsikring eksisterer hovedsakelig i land der det offentlige helsevesen har meget dårlig kvalitet og kapasitet. Kjøperne
tilhører høyinntektsgrupper, er nøkkelpersoner i næringslivet eller
personer som arbeider i andre land enn sitt hjemland og der arbeidsgiver bærer ansvar og risiko.
3. Hovedsykehusinnleggelse/operasjonsforsikring («Principal
hospital insurance»)
Denne forsikringen dekker i hovedsak sykehusbehandling som for eksempel planlagte operasjoner, akutte innleggelser og operasjoner/opphold på intensivavdeling. Forsikringen har ellers mange likheter med
hovedhelseforsikring – blant annet kan den forsikrede også her selv
fritt velge blant verdens beste sykehus og medisinske kompetanse.
4. Kritisk sykdom
Kritisk sykdom gir utbetaling når en av diagnosene som forsikringen gjelder for, rammer forsikrede. Et av hovedpoengene med kritisk sykdom er uforbeholdent å gi forsikringstaker en utbetaling
kort tid etter at diagnosen er stilt – penger som du selv velger å bruke akkurat som du vil. Dersom du for eksempel får beskjed om at
du har en alvorlig kreftsykdom, får du utbetalt forsikringssummen
mens du ennå kan nyte godt av den. Vanlig norsk livsforsikring gir
som regel utbetaling først etter at du har vært ufør i minst to år.
Forsikringen gir vanligvis en dekning på fra 200 000 til 300 000
kroner, noe som ofte ikke er nok til å dekke kostbare behandlinger i utlandet. Kostnadene ved kreftbehandling i utlandet kan ofte
komme opp i ﬂere millioner kroner.
Administrasjon på tannklinikken
Flere norske forsikringsselskap tilbyr denne forsikringen under navn
som for eksempel «Kritisk Sykdom» og «Alvorlig sykdom». De norske forsikringene har sitt forbilde fra England, der forsikringene heter: «Critical Dead», «Critical Disease» eller «Critical Injuries».
Selskapet har en liste over hvilke tilskuddsbeløp som gis for
hver enkelt behandling. Denne listen har et eget avsnitt om tannbehandling, og det kan være nyttig å ha brosjyren med denne listen
på klinikken. Det kan også være praktisk å ha selskapets skjema
for tilskudd til behandlingsutgifter liggende på klinikken slik at vi
kan fylle ut skjemaet for pasienter som er medlem i forsikringsordningen.
Livsforsikring i form av for eksempel dødsrisiko og gjelds-/uføreforsikring, er også en slags helseforsikring. Men verken en dødsrisiko- eller uføreforsikring hjelper deg til bedre behandling eller bedre helse. Dødsrisikoforsikring hjelper dine etterlatte økonomisk,
og en gjelds-/uføreforsikring sikrer deg til en viss grad økonomisk
etter at du har blitt syk og arbeidsufør.
225
Skattefradrag
Har du vært langvarig sykemeldt, eller forsørger noen som lider av
en sykdom, kan du trekke fra de utgiftene du har hatt på selvangivelsen etter visse regler. Fradraget gis hvis du selv har, eller forsørger noen som lider av sykdom eller annen varig svakhet. Dette
kan for eksempel være utgifter til pleie i hjemmet, behandling, eller
reise til behandling. Sykdommen eller svakheten må ha vart i to år,
eller antas å vare i minst to år. Du må kunne dokumentere kostnadene. Du må hvert år legge ved legeattest til selvangivelsen som dokumentasjon. Hvis sykdommen er kronisk, behøver du ikke gjøre
dette hvert år.
Pr. i dag kan utgiftene trekkes fra i post 3.3.5 – Særfradrag for
store sykdomsutgifter, utgiftene må overstige særfradragsgrensen
(LOV 1999-03-26 nr 14: Lov om skatt av formue og inntekt (skatteloven)).
Det er pasienten selv som må fremme krav om skattefradrag,
tannlegen må være behjelpelig med å dokumentere pasientens utgifter i form av tannlegeattest.
Oppgaver
57 Gå inn på www.HELFO.no. Finn ut hva beløpsgrensen for egenadelstak
2-ordningen er.
58 Hvor i loven er stønad til livsopphold nevnt?
59 Hva sier merknadene til loven om stønad til tannbehandling?
60 I enkelte perioder av livet har vi ifølge lov om folketrygd krav på økonomisk støtte. Nevn noen tilfeller der vi kan fremme slike krav.
Du kan lese mer om
selvangivelse etc. på
www.norge.no
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
61
62
63
64
65
66
Hva heter de ulike gruppene av helseforsikringer?
Hva mener du er fordelene ved å ha en slik forsikring?
Hvor i loven står det at man har krav på skattefradrag?
Hva er beløpsgrensen for å få særfradrag?
Kan man få skattefradrag for alle typer tannbehandling?
Hvis nei, hvilke typer tannbehandling er det man kan få skattefradrag
for?
Bestille og oppbevare dentalt forbruksmateriell
226
Varebestilling er en av mange viktige og praktiske arbeidsoppgaver
tannhelsesekretæren utfører. For å kunne gjøre en god jobb er det
viktig at vi har kunnskap om de ulike arbeidsoperasjonene og hvilke materialer som brukes. Det er også viktig å ha kjennskap til hvor
mye som brukes av de ulike materialene og hvor store mengder
vi da skal bestille. Mange av produktene er små og dyre, så derfor
er det viktig at vi har et oversiktlig varelager med gode rutiner for
sirkulasjon av produktene.
Case 5
Du har nå arbeidet på Solsiden tannklinikk en stund og har fått i oppdrag å inngå en innkjøpsavtale med et dentaldepot. I den forbindelse
må det utarbeides liste over de mest brukte varene på klinikken. Du
har også fått i oppdrag å rydde på lageret og utarbeide en bedre
oversikt over innholdet der.
• Hvordan vil du gå fram?
Varelager
På enhver tannklinikk må det være et varelager – om det er stort
eller lite avhenger av praksisens størrelse og aktivitetsnivå, men vi
bør alltid ha de viktigste forbruksvarene, som hansker, spritkluter,
sprit, sug, servietter, bor, fyllings- og avtrykksmaterialer, på lager.
Uansett om lageret er stort eller lite, er det viktig at det er orden
og oversikt der. Det blir enklere å holde god orden med lagerhyller
og fast plass til de ulike produktene. Hyllekantene kan merkes med
etiketter med navnet på de ulike produktene, og har vi kjempeorden, står også varenumrene på disse etikettene. Til små ting som
f.eks. bor og rotkanalinstrument, kan det være praktisk med kassetter med mange små skuffer i.
227
Administrasjon på tannklinikken
228
Det er som regel tannhelsesekretærens oppgave å holde orden på
varelageret og sørge for at det blir bestilt nye varer når det begynner å bli lite igjen av et produkt. En god kvalitetssikringsrutine kan
være å lage en liste over de varenumrene det går mest av, og over
hvor mye man bestiller hver gang. Mange av de dentale produktene er kostbare, så det kan være dyrt å ha et stort varelager. God
administrasjon av varelageret er derfor viktig – man må ha nok av
de produktene det går mye av og ikke slippe opp for de viktigste
dentale produktene slik at arbeidet med pasientene stopper opp.
En god regel kan være å starte til høyre og sette inn nye varer mot
venstre, eller at man plukker forfra og bakover, og setter inn nye
varer bakerst. På denne måten vil man alltid sikre seg at det er de
eldste produktene som blir tatt først.
Hvordan de ulike produktene skal oppbevares, er en annen viktig faktor. Lageret bør ikke ha for høy temperatur, det kan gå ut
over kvaliteten. Noen av produktene som er i bruk på klinikken,
skal oppbevares kjølig. Et kjøleskap sentralt plassert i klinikken er
derfor en nødvendighet.
Dentaldepot
Mange av de vanligste varene er spesialprodukter. De ﬁrmaene som
har spesialisert seg på å levere utstyr, instrumenter og forbruksvarer
til tannhelsetjenesten, kalles dentaldepot. Noen av de mest kjente
dentaldepotene er Norsk Dental Depot, LIC Scadenta, Dental Sør,
Jacobsen Dental og Norsk Orthoformdepot.
De ﬂeste ﬁrmaene har hovedkontor i Oslo, men noen av dem
har også avdelinger i andre byer. Det er ikke alle dentaldepotene
som forhandler større dentalutstyrsgjenstander som røntgenapparat, dentalinnredninger og behandlingsuniter. De ﬁrmaene som
gjør det, har som regel egne serviceverksteder og servicerepresentanter i de største byene slik at de raskt kan komme for å foreta
service eller reparere utstyret.
Varekataloger
Alle dentaldepotene har i tillegg til sine internettsider også utarbeidet varekataloger med oversikt over de instrumenter og forbruksvarer de forhandler. Disse kan være til stor hjelp.
Varene er som regel sortert i grupper i katalogene, noe ulikt hos
de ulike depotene, og de er rikt illustrert med bilder i tillegg til varebetegnelse, produktnummer, pakningsstørrelse og pris. I tillegg
har katalogene et fyldig register slik at man både kan søke på selve
produktnavnet og på gruppenavnet hvis man er usikker på hva
produktet heter.
Administrasjon på tannklinikken
Bestillingsrutiner
Det ﬁnnes ulike måter å sikre at vi får bestilt de varene det er lite
igjen av. En metode er at alle ansatte som tar varer og som ser at
det begynner å bli lite, krysser av på ferdigskrevne varelister eller
skriver det i en notisbok eller på en bestillingsblokk. Det kan være
praktisk å ha utarbeidet egne lister for de ulike leverandørene vi
bruker, for eksempel apotek, dentaldepot, kontorrekvisitaleverandør o.l. Har vi god plass på lageret, bør vi prøve å samle opp over
litt tid og ikke bestille varer for ofte. På den måten blir det mindre
utgifter til frakt og også færre regnskapsbilag å holde orden på.
Den tannhelsesekretæren som har ansvar for varebestillingen,
vil ha rutiner for å sørge for at det blir bestilt varer fra de ulike
leverandørene. Om det er på en fast dag i uken, eller ved ledige
stunder, avhenger av praksisens størrelse og aktivitetsnivå.
Alle de store dentaldepotene tilbyr kundene sine å bestille varer
elektronisk. På de ﬂeste klinikkene har vi derfor opprettet egne
passord som brukes når vi logger seg inn på depotenes varebestillingssider. Da er man direkte inne i depotenes varekataloger og kan
søke etter varenummer og produktnavn før vi til slutt legger bestillingen i handlekurven.
Telefaks brukes også i forbindelse med varebestilling. Det kan
være smart å utarbeide egne bestillingslister som vi krysser av antall på til de ulike depotene. Bestiller vi pr. telefon, er det viktig at
man har klart for seg produktnavn, varenummer og antall som skal
bestilles.
På dentaldepotenes kundeserviceavdelinger sitter det erfarne
folk, og det hender at de tar kontakt og lurer på om det er korrekt
at man har bestilt slik eller slik hvis noe ser unormalt ut.
229
Administrasjon på tannklinikken
Ekspirasjonskartotek
Som en del av kvalitetssikringsrutinene er det viktig at vi har oversikt over produktenes holdbarhet. Det kan enkelt administreres ved
at man noterer seg varens utløpsdato når man mottar varen. Vi lager
seg et system med ett ark for hver måned og fører hele tiden opp
alle utløpsdatoer som går ut i løpet av et år. Da kan vi for eksempel i
slutten på mars måned gå inn i kartoteket og se om det er noen varer
som går ut på dato i april. Så kan vi sjekke om vi har mer igjen av
denne varen, og har vi det, er det på tide å bestille nytt slik at vi har
ny vare på lager når den som er gått ut på dato, blir kassert.
230
Innkjøpsavtaler
Det er konkurranse mellom de ulike dentaldepotene om å sikre seg
kunder. I denne konkurransen er kunderabatter og reduserte fraktkostnader viktige virkemidler. Samler vi ﬂest mulig av sine innkjøp
hos én leverandør, har vi stor sjanse for å oppnå gode rabattordninger. Vi får da ofte relativt store rabatter på de varene vi kjøper mest
av, eller vi oppnår en fellesrabatt på alle varene vi kjøper.
I offentlige virksomheter er vi lovpålagt å gå ut på anbud før vi
gjør innkjøpsavtaler. Det blir hentet inn anbud fra de største depotene, og vi inngår avtale med den leverandøren som har den beste
totalpakken, gjerne for ﬂere år av gangen.
Når slik avtale er inngått, er det viktig at arbeidstakerne er lojale
og bruker denne leverandøren.
Oppgaver
67 Hvordan vil du gå fram når du skal foreta innkjøp av forbruksvarer til
tannklinikk?
Begrunn de avgjørelser du tar.
68 Hva heter de største dentaldepotene?
69 Gå inn på de ulike depotenes hjemmesider og gjør deg kjent med varekatalogene deres. Hvilke store hovedgrupper er de ulike katalogene delt inn i?
70 Hvilke dentaldepoter selger røntgenutstyr, dentalinnredning og behandlingsuniter?
71 Hva er ekspirasjonskartotek?
Ulike styringsformer i oﬀentlig og privat
tannhelsetjeneste
Styringsformene i offentlig og privat tannhelsetjeneste er forskjellige. Vi skal ta for oss forskjellene og gi en oversikt over de økonomiske og administrative ulikhetene i systemet.
Offentlig tannhelsetjeneste er som annen offentlig virksomhet, styrt
av lover og regler og av politiske vedtak. Ut over det som er lov-
Administrasjon på tannklinikken
pålagte oppgaver, er det de politiske organer som fatter vedtak om
hvilket aktivitetsnivå og hvilken organisering en offentlig tannhelsetjeneste skal ha. De ansatte utfører arbeidet i henhold til de vedtak som politikerne har bestemt. Når det er fastlagt, må politikerne
gi tjenesten økonomiske muligheter til å utføre sin virksomhet på
en forsvarlig måte. Siden den offentlige tannhelsetjenesten er en
fylkeskommunal virksomhet, er det fylkeskommunens politiske
organer som behandler de sakene som berører tannhelsetjenesten.
En privat tannlegepraksis kan være organisert på ﬂere måter. Det
kan være en praksis med én tannlege eller med ﬂere tannleger i et
praksisfellesskap. Det kan også være en praksis med én tannlege
som eier og driver praksisen og har ansatt en eller ﬂere tannleger.
Videre er det vanligvis ansatt en eller ﬂere tannhelsesekretærer og
tannpleiere i praksisen. Praksisen kan være organisert som et personlig ﬁrma eller som aksjeselskap.
Den vanligste praksisformen er én tannlege som eier og driver
sin egen praksis, og har ansatt en tannhelsesekretær og eventuelt
også en tannpleier. I en privat bedrift med få administrative ledd,
er beslutningslinjene mye kortere enn i det offentlige med politisk
og administrativ ledelse.
Det er mange tannhelsesekretærer som blir tillagt administrative
arbeidsoppgaver, og da er det viktig at du har hørt om og lært noe
om de ulike oppgavene før du kommer ut i arbeidslivet. Fullt utlært vil du ikke være etter endt skolegang, men det du har hørt noe
om, er det enklere å lære seg mer om senere.
Budsjett
Et budsjett er egentlig ikke noe annet enn en plan over utgifter og
inntekter for en virksomhet. I et budsjett for en fylkeskommune
er stort sett inntektssiden kjent. Den består av skatter, avgifter og
231
Administrasjon på tannklinikken
232
overføringer av penger fra statsbudsjettet. Noen av pengene som
overføres fra staten, er øremerket, det vil si at de bare kan brukes til
bestemte formål. Fylkeskommunenes store virksomhetsområder er
utdanning, samferdsel og tannhelse, og største delen av fylkeskommunens utgiftsbudsjett går til disse områdene. Budsjettarbeidet
starter opp om våren året før pengene skal brukes.
I den offentlige tannhelsetjenesten foregår det videre budsjettarbeidet delvis i hvert enkelt tannhelsedistrikt og delvis hos fylkestannlegen. Arbeidet styres av overtannlegen i hvert distrikt. Hun/
han setter opp en detaljert oversikt over alle utgifter og inntekter
som forventes neste år. Som tannhelsesekretær får vi som regel ingen direkte påvirkningsmulighet på budsjettarbeidet. Det som er
viktig, er at alle ansatte forholder seg lojalt til vedtatte budsjetter og
prøver å holde seg innenfor rammene både på utgift- og inntektssidene. Dette kalles for budsjettdisiplin.
Hos fylkestannlegen samordnes budsjettene fra alle tannhelsedistriktene i fylket til et felles budsjett for tannhelsetjenesten. Budsjettet for tannhelsetjenesten blir en del av fylkeskommunens totale
helsebudsjett og behandles i løpet av året i ﬂere valgte organer.
Budsjettet skal legges fram for tjenestens arbeidsmiljøutvalg
(AMU), som har rett til å uttale seg om budsjettet, eller for et utvalg
av tillitsvalgte. Hele helsebudsjettet blir så lagt fram for øverste politiske ledelse i fylket og vedtas der på slutten av året.
Budsjett i privat tannhelsetjeneste
Det stilles ikke noe krav om at en privat praksis må ha et budsjett
slik det er krav om i offentlig sektor. Utgiftene og inntektene er likevel stort sett de samme i privat som i offentlig tannhelsetjeneste,
den største forskjellen ligger i beløpenes størrelse.
Det anbefales at også privatpraktiserende tannleger har årsbudsjett å arbeide etter.
Det er opp til hver enkelt tannlege hvor detaljert eller grovt dette budsjettet skal være, men det bør i alle fall gi
en brukbar oversikt over forventede utgifter og inntekter gjennom
året. Dersom budsjettet deles opp i måneder både på inntekts- og
utgiftssiden, kan det være et godt økonomisk styringsredskap i
praksisen. For å komme fram til tallene i et budsjett, må man ta for
seg regnskapstallene fra foregående år.
Regnskap i oﬀentlig tannhelsetjeneste
Kontoplan
For å vite hvor de forskjellige utgifts- og inntektsbeløpene skal posteres i regnskapet, har fylkeskommunen en kontoplan. Denne kan
variere etter hvilket regnskapssystem som brukes. Hvis du skulle
være så heldig å få jobb i det offentlige og få slike arbeidsoppgaver,
må du sette deg grundig inn i kontoplanen for din arbeidsplass.
Administrasjon på tannklinikken
233
Det er så mange ulike ordninger at det vil ta unødig plass å beskrive
dette grundig her.
Her kommer bare et eksempel: Kontonummeret for en postering i regnskapet kan se slik ut: 761800.2030.137640. Dette nummeret brukes i regnskapet for fylkeskommunen, og det kan senere
brukes til å søke etter eller å identiﬁsere en inn- eller utbetaling.
761800 er ansvarsnummeret, som forteller hvem som er ansvarlig
for denne virksomheten (i dette tilfellet XX tannhelsedistrikt). 76
står for overtannlegens ansvar, og 1800 forteller hvilken av distriktets tannklinikker det gjelder. 2030 er artskontonummeret, som
forteller hva slags utgift eller inntekt det dreier seg om. Ved å se i
kontoplanen ville vi for eksempel se at det dreier seg om telefonutgifter. 137640 er det såkalte tjenestenummeret, som forteller hva
slags virksomhet eller tjeneste som utgiftene/inntektene hører til,
i dette tilfellet tannhelsetjeneste. Dette kan synes komplisert, men
med litt øvelse blir det lettere å forstå.
Hver måned får klinikkene tilsendt regnskapsrapport med oversikt over alle posteringer siste måned og oversikt over samlet forbruk på de enkelte postene hele året. På denne måten kan og bør
klinikken kontrollere at summene stemmer overens med egne noteringer, og eventuelt si fra hvis noe synes feil.
På en klinikk er en av tannlegene ansvarlig for klinikkens drift,
men det ﬁnnes tannhelsesekretærer og tannpleiere som også er
klinikkledere. Ansvaret omfatter også den økonomiske siden av
driften. Det hindrer likevel ikke at mye av kontorarbeidet kan delegeres til en eller ﬂere av tannhelsesekretærene på klinikken. Den
ansvarlige driftslederen må imidlertid selv skrive under/attestere
alle inntekts- og utgiftsbilag. Det er ulike rutiner på hvem som utfører de forskjellige arbeidsoppgavene siden det også er forskjellig
oppbygging og organisering av de offentlige tannklinikkene rundt
i landet.
Administrasjon på tannklinikken
234
Driftsregnskap
Driftsregnskapet ved en offentlig tannklinikk føres vanligvis ved
fylkeskommunens økonomiavdeling. De ansatte på klinikken må
imidlertid gjøre en del løpende arbeid og kontrollarbeid som gjelder driftsregnskapet. Alle regninger for varer og tjenester som klinikken har mottatt, kommer vanligvis i posten til klinikken. Tannhelsesekretærens oppgave er å åpne posten og se gjennom den. På
større klinikker må også posten sorteres og fordeles, og alle fakturaer samles for seg.
Fakturaer/regninger kontrolleres nøye:
• Er det samsvar mellom det som står der, og det vi har mottatt
og som står på plukk- eller ordreseddelen?
• Stemmer prisen?
• Er eventuelle avtalte rabatter tatt med?
• Er løpetiden fram til betaling riktig?
Rutinene for håndtering av fakturaer kan nok være litt ulike rundt i
fylkeskommunene, men grovt skissert er de som følger: Når fakturaen er kontrollert, fylles det ut en regnskaps- og anvisningsblankett.
På denne påføres hvem som skal ha betalt (leverandøren), på hvilken
post i regnskapet beløpet skal posteres (kontonummer), selve fakturabeløpet, og så underskrives blanketten av den som har kontrollert
og godkjent at fakturaen er riktig (attestasjon). Fakturaen og skjemaet stiftes sammen og sendes til overtannlegen i distriktet for videre
behandling. Det er fornuftig at det føres en attestasjonsbok på klinikken der det noteres hvilke fakturaer som er attestert og videresendt.
I mange fylker har overtannlegen anvisningsrett. Å anvise en faktura er å gi beskjed til fylkeskassereren om å betale beløpet. Den som
anviser en faktura, tar det overordnede ansvaret for at bilaget er kon-
Administrasjon på tannklinikken
235
trollert og funnet i orden, at det er budsjettdekning for beløpet og at
det er korrekt å betale. Overtannlegen skriver under hver blankett og
fører alt i en anvisningsbok tilsvarende attestasjonsboken ved hver
klinikk. Fakturaer med blankett sendes så videre til fylkeskassereren.
En øvet tannhelsesekretær kan gjøre mye av arbeidet med klinikkens fakturaer. Hun kan kontrollere at alt stemmer på fakturaen, fylle ut regnskaps- og anvisningsblankettene mest mulig ferdig,
føre de nødvendige kontrollbøkene for attestasjon eller anvisning
og sørge for postforsendelsen videre. Dersom det blir oppdaget feil
ved en faktura, tar gjerne tannhelsesekretæren direkte kontakt med
leverandøren for å få rettet opp feilen.
Regnskap i privat praksis
Tannleger som driver privat praksis eller som praktiserer som leietaker i privat praksis, har regnskapsplikt i henhold til Lov om
årsregnskap (LOV 1998-07-17 nr 56: Lov om årsregnskap m.v.
(regnskapsloven)).
Fra og med 1992 er tannleger pålagt full regnskapsplikt, og det
er tannlegen som er ansvarlig for praksisens regnskap. Full regnskapsplikt vil si at det må registreres en fordring overfor en kunde
når et krav oppstår, og det må registreres når kravet er betalt. På
samme måte må et krav fra for eksempel en leverandør bokføres
når kravet oppstår (fakturaen kommer), og det må bokføres når
fakturaen betales.
I dag ﬁnnes det mange ulike regnskapsprogrammer som ivaretar
disse kravene, noen private praksiser velger å føre regnskapet sitt
selv på et slikt program, andre velger å sette bort regnskapet til et
godkjent regnskapsbyrå. Det blir likevel en del arbeid i forbindelse
med regnskapet som må utføres i praksisen. Mange av disse oppgavene passer det godt at tannhelsesekretæren tar seg av.
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Noen av kravene i regnskapsloven er at det føres:
• kassadagbok for føring av løpende transaksjoner
• hovedbok for føring av periodiske avslutninger
• årsoppgjørsbok for innføring av årsoppgjøret
236
Regnskapsloven krever at det ﬁnnes dokumentasjon for alt som
føres i bøkene. For pasientinntektene er dokumentasjonen kvitteringsblokker, kvitteringer fra betalingsterminaler, regningsblokker
og timebok. Alle utgifter dokumenteres med bilag som klart viser
hva som er kjøpt, når det er kjøpt, hvem som har levert varen eller
tjenesten, og når den er betalt. Noen ganger kan det være aktuelt
å kjøpe inn varer mot kontant betaling. Da er det viktig å få en
kvittering for kjøpet som er så spesiﬁsert at det tydelig fremgår hva
som er kjøpt. En kvittering hvor det for eksempel bare står «diverse
varer», er ikke akseptabelt som regnskapsbilag.
Alle utgiftsbilag skal nummereres ved at det skrives et nummer
med penn i øverste høyre hjørne på bilaget og at bilagene samles
i permer. Alle bilag leveres til regnskapskontoret for eksempel én
gang pr. måned.
Kontoutskrifter fra praksisens konto oppbevares også. Regnskapsloven krever at alle bøker, bilag og andre papirer som tilhører
regnskapet, skal oppbevares i minst 10 år. Grunnen til det er blant
annet at ligningsmyndighetene skal kunne foreta kontroll av regnskapene, såkalt bokettersyn.
Kontantkasse, betalingsterminal og giro
På de ﬂeste tannklinikkene kommer det pasienter som skal betale
for behandlingen de får. Takstene for tannbehandling forutsetter
kontant betaling, og det er ønskelig at ﬂest mulig pasienter betaler
hver gang de er til behandling. De ﬂeste private tannleger og offentlige klinikker har betalingsterminaler, som gjør det enkelt for
pasientene å betale med kort.
Etter avtale med tannlegen/ledelsen kan det utstedes bankgiro,
da skrives en faktura ut fra datasystemet. Dersom et skyldig beløp er ubetalt ved forfall, sendes det et betalingsvarsel (purring)
i form av en ny giro. Blir den ikke betalt etter 3. gangs varsel,
sendes beløpet til inkasso, og vi kan komme til å tape det utestående beløpet.
Det er en god regel å ikke ha for store kontantbeløp liggende i
kontantkassen på klinikken selv om det kan være praktisk å kunne
gjøre småinnkjøp mot kontant betaling. Husk at alle kontantkjøp
også skal regnskapsføres. For at det ikke skal glemmes, er det fornuftig å gjøre det så snart som mulig etter kjøpet. Det er mye tryggere å sette inn pengene på konto og bare ha et passende kontantbeløp til vekslepenger liggende i kassen.
Pass på at alle bilag og kontoutskrifter for kontoen tas godt
vare på, da de er en del av regnskapet. På dagens datasystemer
kommer det automatisk kvittering når vi tar i mot kontant betaling eller betaling med kort. Det er likevel viktig at kvitteringen
blir stemplet og underskrevet med signatur. Når vi tar imot betaling via betalingsterminal, er det viktig at man ser at beløpet
er godkjent, før man gir fra seg kvitteringsdelen. I noen tilfeller
blir ikke kortet godkjent, og da må pasienten betale på annen
måte.
Oppgaver
72 Gjør deg kjent med hvordan den fylkeskommunen du bor i er organisert
politisk og administrativt.
73 Er tannhelse en egen etat?
74 Hva er tittelen på den øverste faglige leder for tannhelse i fylkeskommunen?
75 Finn ut hvor stort budsjett tannhelse har.
76 Hva er navnet på de største utgiftspostene?
77 Hva er et budsjett?
78 Forklar hva som menes med ordet budsjettdisiplin.
79 Hvem utarbeider og godkjenner et budsjett i den oﬀentlige tannhelsetjenesten?
237
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
80 Hva er en kontoplan?
81 Hvilke regnskapsbøker plikter en tannlege å føre?
82 Vil en privatpraktiserende tannlege ha nytte av å føre budsjett? Begrunn svaret ditt.
83 Hvor lenge skal bilag og bøker som tilhører regnskapet i praksisen oppbevares?
84 Tannleger i dag har full regnskapsplikt. Forklar hva dette betyr.
85 Forklar hva som menes med en utestående fordring.
86 Hva kan du gjøre for å sikre at fakturaer som kommer til klinikken, blir
betalt i rett tid?
Oﬀentlig tannhelsestatistikk
238
Statens helsetilsyn pålegger fylkeskommunene å rapportere inn årlig tannhelsestatistikk. Med dagens dataprogrammer er det gode
muligheter for å skrive ut den statistikken en trenger.
I den offentlige tannhelsetjenesten er det krav om at noen opplysninger om tannhelsen til pasientene skal registreres og rapporteres inn, og det er den enkelte behandler som er ansvarlig for at
tannhelsedataene blir ført inn i journalene.
I fylker hvor det er felles server og IT-system, blir statistikken
for den offentlige tannhelsetjenesten fra de enkelte distriktene tatt
direkte ut av fylkestannlegen. Fylkestannlegen utarbeider så en
samlet årsrapport over virksomheten i hele fylket. På grunnlag av
årsrapportene fra fylkene blir det i Statens helsetilsyn laget en årsrapport for hele landet.
I de fylkene som ikke har felles server, blir opplysningene samlet og sendt til overtannlegen i distriktet. Overtannlegen samordner
opplysningene til en felles rapport for hele tannhelsedistriktet og
sender rapporten til fylkestannlegen.
Indikatorkull
For pasienter i tannhelsegruppe A (fra 0 til 18 år) er tre årskull valgt
til å være indikatorkull, og det er fra disse tre årskullene mye av det
statistiske grunnlagsmaterialet blir hentet. De tre indikatorårskullene omfatter alle pasienter i det året de fyller 5 år, 12 år og 18 år, og
data på antall S-tenner, D-tenner, M-tenner og F-tenner blir hentet
ut fra den enkelte pasients journal.
Grunnlaget for all statistikk er enkeltdata. Hvis det føres statistikk manuelt, er det er viktig at tannhelsesekretærene er nøyaktige
når de fører lister og journaler som skal ligge til grunn for statistikk.
Det er nok ikke alle tannhelsesekretærer som kommer til å få med
statistikkarbeid å gjøre, men det kan likevel være greit å ha hørt
om det. Forståelsen for nøyaktighet i journalarbeidet blir gjerne litt
større da.
Diagnosebetegnelser – DMFS
Det er mange tegn for ulike diagnoser og tidligere utførte behandlinger i de ulike dentale programvarene. Det er kun tannlegen eller
tannpleier som er i sin fulle rett til å stille diagnosene. Etter mange
års erfaring vil nok en tannhelsesekretær være i stand til å stille
enkle diagnoser, men de har ikke lov til å journalføre denne som en
diagnose iht. Lov om helsepersonell.
Enkelte tannleger arbeider selvstendig og ønsker å gjøre denne
delen av jobben selv, andre igjen ønsker assistanse fra tannhelsesekretæren. Det er tannlegen som er ansvarlig for at det som skal stå
i journalen blir ført der, og at det som står er korrekt.
Når pasienten blir undersøkt og man noterer seg funnene i journalen, slik som karies grad 1, 2, 3 osv., eller manglende tenner,
traumetenner, melketenner osv., vil disse opplysningene bli lagret
i statistikkdelen i dataprogrammet som DMFS- eller dmfs-tenner,
som er internasjonal betegnelse på friske og syke tenner.
Vi skal nå gå gjennom hva de enkelte bokstavene står for i dette
systemet.
• D = decayed. Skadet tann, trenger behandling på grunn av karies, mistet eller defekt fylling. Graden av karies graderes 1–7.
• M = missed. Tapt på grunn av karies, eller andre årsaker. I
noen dentale dataprogrammer vil tapte tenner bli markert
med en strek.
• F = ﬁlled. Fylt med fylling eller krone. Tann som er reparert
på grunn av skade eller lignende registreres ikke som F-tann.
I ulike dentale dataprogrammer vil tenner eller tannﬂater bli
fylt med ulike farger.
• S = sound. Frisk. Omfatter også tenner/ﬂater med kariesangrep som ikke er kommet så langt at de behandles med fylling.
På journalbildet vises det som en loddrett strek på tannen.
• I tillegg brukes betegnelsen stor T for tooth (tann).
DMFS-tallet for en pasient forteller altså hvor mange tenner vedkommende har som har eller har hatt sykdommen karies. I statistikk som omfatter det temporære tannsettet (melketannsettet)
brukes små bokstaver, dmfs.
Årsmelding
Årsmeldingene for tannhelsedistriktet, fylket eller for hele landet
inneholder vanligvis en del tabeller over tannhelsedata, økonomi,
personell og lignende, og i tillegg opplysninger som sier noe om
hele virksomheten i distriktet dette året. Når vi sammenligner årsmeldingene for ﬂere år, kan vi ﬁnne endringer over tid, for eksempel
når det gjelder utviklingen av tannhelsen hos barn og ungdom.
239
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Oppgaver
87 Hva står bokstavene DMFS for i odontologien?
88 Når og hvorfor fører vi DMFS?
89 Forklar hva som menes med følgende koder: ST, DT, MT, FT.
90 Finn ut hvilke tannhelseopplysninger som skal rapporteres inn fra de
oﬀentlige tannklinikkene i fylket ditt.
91 Forklar hva vi mener med at en pasient er under tilsyn.
92 Hvem utarbeider årsrapporten for hele den oﬀentlige tannhelsetjenesten i Norge?
Personaladministrasjon
240
Når vi nå har sett på klinikkadministrasjonen, skal vi ta for oss
de rutinene som angår personell. Ofte kan tannhelsesekretærer få
delegert ansvaret for en god del av de administrative oppgavene. Vi
skal se på:
a) tilsetting av personell
b) avtaleverk i tannhelsetjenesten
c) regler om arbeidstid
d) sykefravær og vikarer
e) ferie og ferieloven
f) varebestilling og rutiner
Case 6
Randi er ansatt på en privat tannklinikk og har fått i oppdrag å være
med i prosessen med å ansette en ny tannhelsesekretær. Hun skal
utforme annonsen, innkalle til intervju, fremskaﬀe forslag til arbeidsavtale og ﬁnne ut hvilken lønn den nye tannhelsesekretæren har
krav på. Høres dette uoverkommelig ut?
• Les denne delen av kapitlet og prøv å ﬁnne ut hva dette arbeidet
går ut på.
Ansettelse
Rutinene ved ansettelser vil variere noe fra privat praksis til offentlig praksis, men i bunnen ligger Lov om arbeidsmiljø, i tillegg til
ulike tariffavtaler og andre gjeldende avtaleverk som regulerer mye
av dette arbeidet.
a. LOV 2005-06-17 nr 62: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og
stillingsvern m.v. (arbeidsmiljøloven).
b. LOV 1978-06-09 nr 45: Lov om likestilling mellom kjønnene (likestillingsloven).
241
Både når du selv er arbeidssøker og når du kommer bort i tilsettingssaker i arbeidet ditt, er det nyttig å ha kunnskap om disse
forholdene.
I den offentlige tannhelsetjenesten er alt personellet ansatt hos
en offentlig arbeidsgiver, og for de ﬂeste er fylkeskommunen arbeidsgiver. I privat praksis er tannlegen som oftest arbeidsgiver og
ansetter selv sine medarbeidere.
Når en offentlig stilling er ledig, er det vanligvis et krav at stillingen skal lyses ut i en eller ﬂere aviser. I tillegg har fylkeskommunen
egne internettsider der de har linker til ledige stillinger.
En privatpraktiserende tannlege står fritt til selv å velge hvordan
personellet skal rekrutteres, og det skjer ikke så sjelden at personell
blir ansatt gjennom bekjente og på grunnlag av anbefalinger.
Det er en viktig avgjørelse å ansette en ny medarbeider. For det
første må man stille krav til utdannelse og autorisasjon for den aktuelle stillingen. Så er det viktig med personlig egnethet og dyktighet,
og det er også viktig å ﬁnne en person som er omgjengelig, samarbeidsvillig og som glir godt inn i arbeidsmiljøet på klinikken. Det er
derfor viktig å legge en del arbeid i selve ansettelsesprosessen.
Når en ledig stilling blir kunngjort, kan stillingsannonsen utformes
på mange måter, men den bør som regel inneholde:
• stillingsbenevnelse
• stillingsomtale
• kvaliﬁkasjonskrav
• opplysninger om lønn, trekk til offentlig pensjonskasse og
lignende
• opplysninger om hvor søknaden skal sendes, samt søknadsfrist
Administrasjon på tannklinikken
242
I forbindelse med ansettelser er det ikke lov å kreve at søkerne skal
gi opplysninger om hvordan de stiller seg til religiøse, politiske eller kulturelle spørsmål, eller om de er medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner. Det er heller ikke lov å foretrekke/favorisere menn
fremfor kvinner i kunngjøringer eller ved ansettelser.
Det kan kreves at den som skal ansettes, legger fram helseattest
før vedkommende blir ansatt.
Når det er ﬂere søkere til en stilling, må søknadene vurderes
nøye før en velger ut hvem en vil innkalle til intervju. I offentlige
virksomheter blir det vanligvis utarbeidet en søkerliste der man
kort refererer navn, alder, utdanning og tidligere praksis. Søkerlisten gir en god oversikt over søkerne, og slike lister kan også lages
dersom det er mange søkere til en stilling i en privat praksis.
På mange tannklinikker er det en arbeidsoppgave for tannhelsesekretæren å åpne søkerbrevene og lage søkerliste.
Selve søknaden er det første en ser på i utvelgingsprosessen. En
god søknad bør, ved siden av selve søknadsteksten, også ha med
en CV (Curriculum vitae = en livsoversikt), gjerne på eget ark. En
CV skal inneholde en oversikt over utdanning, tidligere praksis og
gjerne noe om eventuelle tillitsverv, politiske verv eller annet som
kan være av interesse for arbeidsgiveren. Det er bra om CV-en er
skrevet i kronologisk rekkefølge, og at den er klar og oversiktlig.
De ﬂeste offentlige organisasjoner ønsker at man sender søknaden elektronisk. Da må man få skannet inn vitnemål og CV slik at
de sendes med som vedlegg. Dette gjøres for at man skal spare tid
og papir, ansettelsesprosessen blir mer effektiv, man bare kopierer
fra dokumentene og inn i søkerlisten.
Det blir lagt vekt på ﬂere forhold når en skal velge blant søkere. Søknaden kan fortelle mye om søkeren – en ryddig søknad med god orden og
greie formuleringer er et pluss. Attester og vitnemål forteller også en del
om søkeren, og mange arbeidsgivere ser først på fraværsstatistikken fra
tidligere praksis for å se om det er en frisk og stabil person som søker.
Spesielt viktig er det i små praksiser der alle er avhengige av hverandre,
og der man ikke har så lett for å få tak i vikar på kort varsel.
Det viktigste er likevel søkerintervjuet. Man velger ut kandidater fra
søkermassen og avtaler tid og sted for intervjusamtale med disse.
I offentlig sektor blir de tillitsvalgte invitert med på intervjuene,
og i privat praksis kan det forekomme at noen av de ansatte er med.
Det er fornuftig at det er ﬂere med på intervjuet der man prøver å
bli bedre kjent med søkeren. Ved hjelp av gode spørsmål prøver
man å ﬁnne den som er best egnet til den aktuelle stillingen. En
intervjuer kan også ﬁnne ut om det er særlige forhold som gjøre at
søkeren ikke passer til akkurat denne jobben.
Administrasjon på tannklinikken
I tillegg bør en alltid sjekke referanser. Det er vanlig at søkeren
oppgir to, tre referanser. Disse skal være forespurt på forhånd om
de er villige til å bli oppført som referanser. I intervjuet kan det
f.eks. komme fram at arbeidssøkeren har en kronisk sykdom. Hvis
sykdommen ikke er til hinder for den jobben som skal utføres, er
det ikke noe som sier at vedkommende ikke kan ansettes. Det er
likevel viktig å få vite dette så tidlig som mulig slik at man kan legge
arbeidsforholdene til rette på en god måte.
Etter at intervjurunden er ferdig, står selve valget av arbeidstaker
igjen, og det kan mange ganger være vanskelig å gjøre det endelige
valget hvis man har mange gode søkere. I offentlig sektor skal denne
innstillingen ut på høring til de tillitsvalgte før man noen kan tilbys
jobben. Det er vanlig å innstille ﬂere søkere i en prioritert rekkefølge,
slik at hvis en av kandidatene takker nei, vil nestemann på listen få
tilbud om jobben. Det er vanlig å gi en muntlig tilbakemelding til den
aktuelle kandidaten hvordan innstillingen ser ut før vedkommende
får et skriftlig tilbud om jobben. Det er som regel en viss tidsfrist før
man må svare om man takker ja til den. Det er god skikk å melde fra
til de søkerne som ikke får tilbud om at det er foretatt en ansettelse.
Arbeidsavtale
I offentlig sektor ﬁnnes det ulike typer standardformularer, og arbeidsvilkårene vil man ﬁnne i eksisterende tariffavtaler og lovverk.
Man kan få tilsendt utkast til ansettelsesavtale ved å henvende seg
til Tannhelsesekretærenes Forbund (ThsF), som er en organisasjon
under arbeidstakerorganisasjonen Parat (en arbeidstakerorganisasjon i YS).
På Tannlegeforeningens hjemmesider vil du ﬁnne linker til
«Mønsteravtale for tannhelsesekretærer i privat sektor» og «Forslag
til arbeidsavtale».
En arbeidsavtale bør inneholde:
• hva slags stilling det gjelder
• prøvetid
• arbeidsbeskrivelse
• størrelsen på stillingen
• tidspunkt for ansettelsen
• arbeidstid
• oppsigelsestid
• lønnsvilkår
Under punktet om hva slags stilling det gjelder, bør det stå om
stillingen er fast eller et vikariat. Arbeidsbeskrivelsen bør liste opp
hvilke konkrete arbeidsoppgaver som ligger til stillingen, og den
bør si noe om ansvars- og myndighetsområde.
243
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Arbeidsavtale
Statens fellesblankett
Arbeidsavtalen gjelder for arbeidstakere som kommer inn
under lov om statens tjenestemenn av 4. mars 1983 nr. 3.
Fjern utfylling
Arbeidstaker
Arbeidstakerens navn
Fødselsnummer
Adresse
Virksomhet
Virksomhetens navn
Adresse
Tidsrom, prøvetid og oppsigelse i arbeidsforholdet
Tiltredelsesdato
Midlertidig
tilsetting
Stillingen er fast
Ev. tidspunkt for fratreden
Uten forutgående
oppsigelse
Ev. omstendigheter som vil medføre opphør
Arbeidstakeren har krav på én måneds varsel
før fratreden ved tilsetting i mer enn ett år, jf. tjenestemannsloven § 7.
244
Prøvetid
Prøvetid seks måneder, jf. tjenestemannsloven § 8.
Se vedlagte blankett X-0031/3 B.
Avtale om at prøvetid ikke skal
gjelde, jf. tjenestemannsloven § 8 nr.1.
Oppsigelsesfrist i medhold av tjenestemannsloven §§ 8, 9, 10 og 11.
Hva slags arbeid, omfang og arbeidssted
Stillingskode
Stillingsbetegnelse
Arbeidssted
Stillingsdel (%)
Hvis andre arbeidssteder, angi dette
Virksomhetens adresse
Tariffavtaler
De ﬂeste arbeidsforhold er dekket av en eller annen form for tariffavtale som regulerer lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. I
offentlig sektor er slike avtaler velregulert, og svært mange tannhelsesekretærer er organisert i ThsF.
Partene i kommuner og fylkeskommuner har samlet avtalene i en hovedtariffavtale, og staten har Statens personalhåndbok
for sine ansatte. I tariffområdet for Spekter (Helseforetakene) er det
utarbeidet egen hovedavtale.
I privat praksis er færre av de ansatte organisert, og tariffavtalene blir for mange en direkte avtale mellom tannlegen som
arbeidsgiver og den enkelte arbeidstakeren. ThsF og tannlegeforeningen har klart å fremforhandle en mønsteravtale for tannhelsesekretærer, man ﬁnner den på hjemmesiden til ThsF (www.thsf.no)
eller på www.tannlegeforeningen.no. Tannlegeforeningen anbefaler
alle sine medlemmer å bruke denne avtalen som en norm for sin
egen praksis. Lønnsvilkårene i denne avtalen er nokså like de som
gjelder i offentlig sektor.
Arbeidssted i utlandet i mer enn én måned
Nei
Tidsrom (fra-til)
Ja (Hvis ja, fortsett nedenfor)
Vilkår for hjemreise
Valuta som lønnen utbetales i
Lønn, ferie, arbeidstid
Lønnstrinn
•
•
•
•
Ev. kontant-/naturalytelser
Dato for lønnsutbetaling hver måned
Lønn og annen godtgjørelse skal følge av den til enhver tid gjeldende tariffavtale.
Hvis arbeidstakeren ved en feil har fått utbetalt for mye i lønn, er partene enige om at lønnsutbetaleren ved neste avlønning
kan foreta slikt trekk som er nødvendig for å rette opp feilen.
Ferie og feriepenger følger av ferieloven og de til enhver tid gjeldende sentrale særavtaler.
Normalarbeidstiden følger av den til enhver tid gjeldende tariffavtale og arbeidsplan.
Ekstraarbeid i fritiden, bistillinger o.l.
En arbeidstaker kan ikke ta ekstraarbeid for en annen arbeidsgiver eller drive privat inntektsgivende virksomhet i fritiden
som ikke er i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om dette i hovedtariffavtalen og i Statens personalhåndbok.
Ev. henvisning til bestemmelser eller tillatelser som gir rett til unntak fra dette
X-0031/4 B (Godkj.03-2007) Elektronisk utgave
Melding til arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret
Når en person blir ansatt, er det viktig å sende Aa-melding til Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret slik at personen blir registrert
som arbeidstaker med de trygderettighetene som følger av det. Hvis
man ikke er registrert i arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret, vil
man ikke ha rett til å få sykepenger hvis man blir sykemeldt, eller få
dagpenger ved arbeidsledighet. Meldingen til arbeidstakerregisteret
skal sendes elektronisk på Altinn. For mer informasjon, se: www.
skatteetaten.no
Lønn
Lønn skal utbetales i henhold til inngått mønsteravtale, tariffavtale
eller arbeidsavtale for alle ansatte uansett hvilken sektor (privat,
stat, kommune eller Spekter) de er ansatt i.
For tannleger som eier og driver praksisen, overføres beløpet fra
praksisens konto til egne private konti. Slike beløp kan anses som
tannlegens «lønn» eller overskudd på praksisdriften. Skattemessig
er det ikke korrekt å omtale dette som lønn, men som næringsinntekt. De som er ansatt i praksisen, skal få utbetalt lønn regelmessig
– vanligvis på en bestemt dato i måneden.
245
Administrasjon på tannklinikken
Forskuddsskatt
Forskuddsskatt for personlige skattytere forfaller til betaling hver
15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november uavhengig av innleveringsmåte. Er forskuddsskatten under
2000 kroner, forfaller den i sin helhet til betaling 15. mai. I en ny
lov er det foretatt endringer i oppgavefristene for innlevering av
terminoppgaver for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Oppgavefristen for terminoppgavene for forskuddstrekk er nå sammenfallende med betalingsfristen.
246
Skattetrekk
Fra lønnen skal arbeidsgiveren (tannlegen) trekke skatt før lønnen
utbetales til arbeidstakeren. Alle ansatte skal levere sitt skattekort
til arbeidsgiveren (tannlegen) snarest etter at kortet er mottatt. Etter gjeldende regler skal arbeidsgiveren sette skattebeløpet inn på
en egen skattetrekk-konto hver måned. Senest den femtende i hver
annen måned (15. januar, 15. mars osv.) sendes skattetrekket for
de ansatte for de to forutgående månedene til kemneren (kommunekassereren) – se forrige avsnitt.
Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveren skal også betale arbeidsgiveravgift til staten. Arbeidsgiveravgiften er et prosentbeløp av lønn og annen godtgjørelse, og prosentsatsen er forskjellig for forskjellige deler av landet. De
er ikke pliktige å sette arbeidsgiveravgiften inn på en egen konto.
Alle arbeidsgivere som har mulighet for bruk av internett, oppfordres sterkt til å levere sine oppgaver elektronisk gjennom Altinn.
Både skattetrekk og arbeidsgiveravgift skal betales innen fristen.
Gjøres ikke dette, blir det lagt til forsinkelsesrenter fra forfallsdagen. I en ny lov er det foretatt endringer i oppgavefristene for innlevering av terminoppgaver for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Terminoppgavene skal nå leveres hver 15. januar, 15. mars,
15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november uavhengig av
innleveringsmåte. Oppgavefristen for terminoppgavene for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift er dermed nå sammenfallende
med betalingsfristen.
Forsikringer
Det ﬁnnes mange forskjellige forsikringsdekninger som kan være aktuelle i en tannlegepraksis og som tannhelsesekretæren bør vite om.
Noen av dem er:
• Ansvarsforsikring er obligatorisk for alle privatpraktiserende
tannleger ifølge § 20 i Lov om helsepersonell. Forsikringen
Administrasjon på tannklinikken
trer i kraft dersom tannlegen ved egen uaktsomhet har påført
en pasient en skade som det kan/skal gis en økonomisk kompensasjon for.
• Yrkesskadeforsikring for de ansatte i en praksis er også en
forsikring alle arbeidsgivere er pålagt å ha etter Lov om yrkesskadeforsikring.
Forsikringen skal dekke skade eller sykdom de ansatte påføres
i arbeidstiden. Loven omfatter alle som utfører arbeid i arbeidsgivers tjeneste.
• Næringsforsikring er det ikke pålagt å ha, men det er en
absolutt nødvendighet i praksisen. Premien for denne forsikringen varierer noe etter hvor i landet praksisen ligger.
Næringsforsikringen kan dekke skader på utstyr, inventar og
arkiver ved brann, innbrudd og annet. Det kan også tegnes
en dekning for økonomisk tap ved avbrudd.
• Forsikring mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden.
Denne forsikringen benytter man seg som regel av i privat praksis. En arbeidsgiver kan forsikre seg mot ansvar for sykepenger i arbeidsgiverperioden når de samlede lønnsutbetalingene
i det foregående året ikke overstiger 40 ganger grunnbeløpet.
Forsikringen skal omfatte alle ansatte. Arbeidsgiveren utbetaler sykepengene i arbeidsgiverperioden og får refusjon fra
trygden. Forsikringen dekker arbeidsgiverens utgifter til sykepenger med feriepenger ved fravær ut over tre kalenderdager i hvert enkelt tilfelle. Det er et vilkår for refusjon at fraværet i refusjonsperioden er dokumentert med legeerklæring.
Tjenestepensjon
Obligatorisk tjenestepensjon ble vedtatt av Stortinget i 2005. Ordningen skal gjelde fra 1. juli 2006, og siste frist for å inngå avtale er
1. januar 2007. Fra denne dato skal alle ansatte ha tjenestepensjon
betalt av arbeidsgiveren. Tidligere var det få eller ingen ansatte i
privat sektor som hadde obligatorisk tjenestepensjon. Det medførte
at ansatte i privat sektor gikk ut av et langt arbeidsliv som minstepensjonister.
Arbeidstid
Arbeidstiden er deﬁnert som den tiden en person stiller arbeidskraften sin til disposisjon for arbeidsgiveren. Arbeidstiden i Norge
blir regulert av Lov om arbeidsmiljø, i tillegg kommer sentrale og
lokale tariffavtaler. Normalarbeidstiden er 37,5 timer pr. uke, og
dersom denne tiden blir fordelt på de fem hverdagene, blir det 7,5
timers arbeidsdag. Matpauser kommer i tillegg til arbeidstiden dersom ikke noe annen er avtalt. Ellers er det særlig i privat prak-
247
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
sis stor variasjon i åpningstidene og dermed også i arbeidstidene.
Mange har åpent en eller ﬂere ettermiddager eller kvelder i uken,
og noen har også åpent på lørdager. Når noen er blitt ansatt, er det
derfor viktig for alle parter å være tydelige på hva som er arbeidstiden og eventuelt gjøre egne avtaler for variabel arbeidstid.
For alle ansatte er det viktig å forholde seg nøye til arbeidstiden.
Arbeidstiden er den tiden arbeidsgiveren betaler for, og denne tiden må i det store og hele brukes til arbeid.
248
Noen gode regler for forholdet til arbeidstiden, er:
• Møt opp i god tid før arbeidstiden tar til
• Utfør de oppgaver du får, så raskt og eﬀektivt som du kan
• Unngå så vidt mulig private telefonsamtaler og andre private
gjøremål i arbeidstiden
I den offentlige tannhelsetjenesten ﬁnnes det klare arbeidstidsregler
fastsatt i tariffavtaler og arbeidsreglement. På større klinikker er det
noen ganger mulig å ha en viss ﬂeksibilitet i arbeidstiden, men det
må i så fall avtales med den daglige lederen hvordan dette skal praktiseres. Noen steder kan det også være mulig å arbeide ekstra i perioder og å avspasere dette senere. Også dette må avtales på forhånd.
Noen ganger kan det bli nødvendig å arbeide ut over normal
arbeidstid. Vi kan for eksempel få inn akuttpasienter i løpet av arbeidsdagen, eller vi er blitt kraftig forsinket pga. uforutsette hendelser. Arbeidsgiveren har rett til å pålegge sine ansatte slikt arbeid,
men det ﬁnnes klare avgrensinger i Lov om arbeidsmiljø for hvor
mange timer overtidsarbeid det er lov å ha pr. uke, måned og år.
Ferie
Det er Lov om ferie som gir alle arbeidstakere rett til ferie. Arbeidsgiveren har som regel rett til å fastsette tiden for når ferien skal
avvikles, men det vanligste er at de ansatte og arbeidsgiveren blir
enige om en ferieavvikling som alle er tilfredse med.
Iht. ferieloven har arbeidstakere krav på 25 virkedager ferie,
dette tilsvarer 4 uker og 1 dag, da virkedager også omfatter lørdager. Imidlertid er det relativt vanlig at den 5. ferieuken er innført
enten gjennom tariffavtale, eller at arbeidsgiver har innført den. De
som er over 60 år, har krav på enda en uke. Denne sjette ferieuken
kan tas ut som samlet ferie eller som enkle arbeidsdager. Arbeidstakeren avgjør selv hvordan den sjette ferieuken skal avvikles. En
kan søke om å få overført inntil to uker av ferien til neste år. Dette
må avtales skriftlig.
249
På større klinikker eller i et tannhelsedistrikt kan tannhelsesekretæren ofte ha som oppgave å samordne ferieønskene og å sette opp
en ferieplan for de ansatte.
Ferieloven er LOV 1988-04-29 nr 21: Lov om ferie.
Sykdom
Sykdom er noe vi ikke selv rår over, alle kan bli så syke at de ikke
er i stand til å gå på arbeid. På en liten arbeidsplass som en tannlegepraksis ofte er, er det svært viktig at den som ikke kan møte på
jobb fordi han eller hun er syk, så snart som mulig sier fra til arbeidsstedet. Dersom du ikke kan få gitt melding selv, bør du prøve
å få andre til å gjøre det for deg. Det er også viktig å si fra hvor lenge
man tror at man blir borte, fordi det kan være viktig å vite når en
skal vurdere å få tak i en vikar.
Retten til sykepenger styres av:
• LOV 1997-02-28 nr 19: Lov om folketrygd (folketrygdloven).
• LOV 2005-06-17 nr 62: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven).
• I tillegg til Lov om folketrygd og Lov om arbeidsmiljø vil tariﬀavtaler og personalreglement også si noe om disse rettighetene. Andre
reglement kan ikke være dårligere enn det som står i ordlyden til
lovteksten.
Administrasjon på tannklinikken
250
Administrasjon på tannklinikken
Sykepenger
Arbeidstakere har rett til sykepenger fra første hele sykefraværsdag
dersom man har vært i arbeid i minst 2 uker før sykdommen inntraff. Sykepengene svarer til full årslønn opptil seks ganger grunnbeløpet i folketrygden, dersom annet ikke er bestemt i tariffavtale
eller arbeidsavtale.
Sykepenger gis i opptil ett år (52 uker). Arbeidsgiveren betaler
sykepengene for de 16 første kalenderdagene. Deretter er det folketrygden som dekker sykepengene.
Arbeidsgiverperioden regnes fra og med første hele fraværsdag
som skyldes arbeidsuførhet (sykefraværsdag), og ytes tidligst fra og
med den dag arbeidstakeren har gitt melding om arbeidsuførheten
til arbeidsgiveren, såfremt det har vært mulig for arbeidstakeren å
gi slik melding. Dersom arbeidstakeren er delvis sykmeldt av lege,
regnes arbeidsgiverperioden fra den første fraværsdag arbeidstakeren var delvis sykmeldt. Det er kommet strengere regler som krever
at både arbeidsgiver og arbeidstaker aktivt arbeider for at man skal
komme tidligere tilbake i arbeid ved langtidssykefravær. Det skal
avholdes møter mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, og etter en
gitt periode skal lege utarbeide plan for fremdriften av sykefraværet, og det skal avholdes møter mellom arbeidsgiver, arbeidstaker
og NAV.
Hva inngår i sykepengegrunnlaget?
Sykepengegrunnlaget beregnes vanligvis av inntekten man har hatt
forut for sykefraværet. Hvilke tidsrom som legges til grunn kan
variere. Lønnsinntekt beregnes inn i sykepengegrunnlaget, andre
godtgjørelser som er resultat av arbeidstakerens egen innsats, for
eksempel skifttillegg og ulempetillegg, overtidsbetaling, diettgodtgjørelse og annen utgiftsgodtgjørelse tas som hovedregel ikke med
i grunnlaget.
Hva skjer dersom jeg er syk lenger enn ett år?
Etter ett års sykdom har du ikke rett på sykepenger og går normalt
over på yrkesrettet attføring eller rehabiliteringspenger. Dette gir en
lavere inntekt enn ved sykepenger.
Yrkesrettet attføring
Under yrkesrettet attføring kan en få attføringspenger til livsopphold og tilskudd til dekning av spesielle utgifter under utdanning
og arbeidstrening. En kan også få dekket utgifter til tekniske hjelpemidler og til bil dersom det er nødvendig for å få seg nytt arbeid
eller beholde det arbeidet en har. Ansvaret for yrkesrettet attføring
er delt mellom arbeidsmarkedsetaten og trygdeetaten.
251
Administrasjon på tannklinikken
Administrasjon på tannklinikken
Rehabiliteringspenger
Dersom en har benyttet retten til sykepenger fullt ut eller har vært
syk i et helt år og fremdeles er under aktiv behandling for å bedre
arbeidsevnen, kan en få rehabiliteringspenger. Disse blir vanligvis
ikke gitt lenger enn i 52 uker. Attføringspenger og rehabiliteringspenger regnes ut på samme måte som uførepensjon, men det gis
ikke særtillegg.
252
Egenmelding
Med egenmelding menes det at arbeidstakeren melder fra til arbeidsgiveren om arbeidsuførhet på grunn av sykdom eller skade
uten å legge fram legeerklæring. En arbeidstaker har rett til sykepenger i sykdomsperioden på grunnlag av skriftlig eller muntlig
egenmelding.
Egenmelding kan nyttes for opptil tre kalenderdager om gangen. Fravær fra en arbeidsøkt som strekker seg over et døgnskille,
skal regnes som en egenmeldingsdag. Ved nytt sykefravær innen
16 kalenderdager regnes tidligere fraværsdager uten legeerklæring
med.
Varer arbeidsuførheten ut over de tre kalenderdagene egenmelding er nyttet, kan arbeidsgiveren kreve legeerklæring. Dersom arbeidstakeren ikke legger fram legeerklæring, faller retten til sykepenger bort for egenmeldingsperioden. Dette gjelder likevel ikke hvis
arbeidstakeren har vært forhindret fra å søke lege og det er godtgjort
at han eller hun har vært arbeidsufør fra et tidligere tidspunkt.
Når det gjelder retten til sykepenger er det enkelte bedrifter som
har tegnet kontrakt med NAV om å bli IA– Inkluderende arbeidsliv–avtalebedrift. Dette innebærer at man har rett til å være hjemme
i ﬂere dager enn det som folketrygden sier, og at man kan bruke
ﬂere egenmeldinger i løpet av et kalenderår. Dette er noe som du
må forhøre deg om i din bedrift har når du kommer ut i arbeid.
Arbeidsgiveren kan kreve at arbeidstakeren skriftlig bekrefter en
muntlig egenmelding etter at han eller hun har gjenopptatt arbeidet. Dersom en slik erklæring ikke blir lagt fram, kan arbeidsgiveren bestemme at retten til sykepenger skal falle bort.
Omsorgspenger ved barns eller barnepassers sykdom
Tilsyn med barn i forbindelse med barnets eller barnepassers sykdom gir rett til omsorgspenger i 10 dager i året for hver av foreldrene. Foreldre med mer enn to barn har rett til 15 dager hver. Aleneforsørgere har rett til hhv. 20 og 30 dager fri pr. år i forbindelse
med barn og barnepassers sykdom.
Retten til omsorgspenger gjelder til og med det kalenderåret
barnet fyller 12 år. Dersom barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet, gjelder retten til og med det året barnet fyller 18 år.
253
Omsorgspenger fra trygden
Trygden yter omsorgspenger dersom arbeidstakeren har vært i arbeid eller i en likestilt situasjon i til sammen minst ﬁre uker umiddelbart før fraværet, men ikke har rett til omsorgspenger fra en
arbeidsgiver. Omsorgspenger beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepenger fra trygden.
Vikarer
I forbindelse med lengre fravær på grunn av sykdom, permisjoner
eller ferier, kan det noen ganger være nødvendig å ansette en vikar.
Det er ikke tillatt å ansette vikar i uekte vikariat, dvs. at man arbeider uten at man er i plassen til en som er fraværende. Det er ikke
alltid lett å ﬁnne en egnet vikar på kort varsel, så det er ﬁnt å kunne
ha en stående avtale med en eller ﬂere som har sagt seg villige til å
vikariere når det trengs.
Når det begynner en ny vikar i en praksis, er det alltid behov for
noe opplæring. I en praksis med ﬂere tannhelsesekretærer er det
naturlig at en eller ﬂere av disse får ansvar for mye av opplæringen.
Dersom alle legger godviljen til, byr det sjelden på problemer, selv
om det kan være en ekstra belastning i en travel hverdag.
Dersom du selv er jobbsøker, kan det være fornuftig om du henvender deg til noen av de private eller offentlige tannlegeklinikkene
på stedet der du bor og melder deg som interessert i vikariat. Det er
også kjempesmart å melde slik interesse der du er utplassert i din
praksisperiode. Vi har jo tidligere nevnt at man ofte i det private
Administrasjon på tannklinikken
blir ansatt på bekjentskap, så da øker jo mulighetene hvis du har
vært der i arbeid og gjort en god jobb.
Tjenestevei
254
I offentlig virksomhet blir uttrykket tjenestevei ofte brukt. Noen
ganger blir det også brukt i større ﬁrmaer eller organisasjoner. For
de som arbeider i offentlig tannhelsetjeneste, er det nyttig å kjenne
til begrepet og hva det betyr i praksis.
Tjenestevei er betegnelsen på den linje de ansatte skal følge når
det er noe de ønsker å melde fra om. De ﬂeste sakene, forespørslene, rapportene og lignende skal sendes denne tjenesteveien.
I den offentlige tannhelsetjenesten ser som regel tjenesteveien
slik ut: Tannhelsesekretær og tannpleier – klinikkansvarlig – tannlege/ overtannlege – fylkestannlege/tannhelsesjef.
Formålet med å bruke tjenesteveien, er delvis å få avgjort noen
saker på et lavere nivå enn hos den øverste ansvarlige. Dels får også
de som sitter med ansvaret en bedre oversikt over hva som skjer,
slik at de kan uttale seg i saken. Det er selvsagt ikke noe i veien
for at en ansatt kan ta direkte kontakt med overtannlegen eller fylkes- tannlegen/tannhelsesjefen uten å gå tjenestevei. Formelle personlige saker, som for eksempel personalsaker som egenmelding,
sykemelding eller søknad om permisjon, skal likevel alltid sendes
tjenestevei.
Oppgaver
93 Hvor mange §§ i Lov om arbeidsmiljø omtaler ansettelsesprosessen?
94 Kapittel 14 i AML omhandler ansettelse. Hva heter de ulike §§ i kapitlet?
95 Gjelder disse §§ både i privat og oﬀentlig sektor?
96 Hva sier Lov om likestilling mellom kjønnene om likestilling?
97 Sier den noe om særbehandling av det ene kjønnet?
98 Står det noe om krav ved ansettelser og lønn?
99 Hva menes med trakassering på grunn av kjønn?
Gå inn på www.lovdata.no og søk i lover som er nevnt i kapitlet.
Finn svar på følgende oppgaver:
100 Hvilke begrensninger er det som gjelder vedrørende overtid?
101 Er det lov å planlegge overtid fram i tid?
102 Hvordan vil du gå fram om du ﬁkk ansvar for å ansette en ny medarbeider?
103 Hva er hensikten med en ansettelsesavtale?
104 Hva betyr uttrykket CV, og hva bør en CV inneholde?
105 Hva slags forhold ville du legge særlig vekt på dersom du skulle ansette
en ny tannhelsesekretær der du arbeider?
106 Beskriv hva du mener en arbeidsavtale bør inneholde.
107 Har du krav på lønn i ferien? Forklar hvordan dette praktiseres?
108 Hva menes med å gå «tjenestevei»?
Administrasjon på tannklinikken
109 Hvordan skal en arbeidsgiver behandle arbeidstakernes skattetrekk?
110 Hvilke forsikringer er tannleger pliktige å ha?
111 Tenk deg at du arbeider sammen med en privatpraktiserende tannlege
og har fått i oppdrag å ta deg av det praktiske regnskapsarbeidet. En
dag ankommer en forsendelse fra en dentalleverandør med varer du har
bestilt. Vedlagt ligger en faktura. Hvordan vil du går fram i en slik situasjon?
112 Forklar hvordan du ville sette opp en søkerliste når det er kommet en
del søknader til en ledig stilling.
113 Hvor mye av den lovfastsatte ferien kan du søke om å få overført til
neste år?
114 Hvilke punkter kunne du tenke deg å bli veiledet gjennom når du kommer som nyansatt på en arbeidsplass? Lag en sjekkliste for nyansatte.
115 Vi kan få kjøpt ulike pensjonsordninger gjennom bank og forsikringsselskap, som vil bli utbetalt i tillegg til tjenestepensjonen vi får. Ta kontakt
med ﬂere banker eller forsikringsselskap om tilbud på en pensjonsforsikring til deg. Hva skiller de ulike tilbudene. Hvilket av tilbudene vil du
velge?
116 Det utarbeides ny lov og ordning for tjenestepensjon, hvordan vil den
nye ordningen falle ut for deg som arbeidstaker når du blir pensjonist?
255