1. No category

Erfaring med IT prosjekter
Noen tanker fra en prosjektleder om
hvordan lykkes med IT prosjekter?
Fredrik Grindland, Bouvet
Fredrik Grindland
58 år, gift, 2 barn,1 barnebarn
Executive MBA i strategisk ledelse
Ingeniør - Teknisk Kybernetikk
IPMA sertifisert senior prosjektleder
Over 35 års erfaring fra IKT sektoren:
• 25 år som leder av kompetansemedarbeidere
• 20 år som prosjektleder
• 15 år som leder i konsulentvirksomhet.
Noen prosjekt referanser inn- og utland
• Anskaffelse og implementering av nytt GIS system for kommuner
• Prosjektledelse for etablering av skytjeneste for telekomselskap
• Innføring av ny IT driftsløsning i nordisk konsulentselskap
• Evaluering av drift, renhold og vedlikehold for kommune
• Anskaffelse av partner for bygging av ny ungdomsskole
• Kravspesifikasjon IKT infrastruktur operasjonsavdeling på sykehus
• Leveranse Contact Center løsning i Skandinavia
• Due Dilligence overtakelse avtale med Nordisk forsikringsselskap
• Forstudie nytt IT system til telekomselskap
• Business Plan for Telecom selskap i Nigeria
• Management for Hire: Nestleder IKT driftsorganisasjon
• Telenors utstilling på Telecom i Geneve
Når lykkes prosjekter?
Leveranse
– til riktig tid
– til riktig kostnad
– som avtalt og forventet
– nytte/gevinst som planlagt
Den aller største feilen står i prosjektets mandat.
Feilen er beskrevet som oppgaven du skal løse.
..det er ikke sikkert beskrivelsen av behovet eller
opplevelsen av det stemmer med virkeligheten
Prosjektmandat må gi styringsinformasjon
•
•
•
•
•
•
•
•
Prosjektnavn
Prosjekteier
Bakgrunn for prosjektet (interessenter ...)
Prosjektets formål
Prosjektets mål (resultatmål og effektmål)
Prosjektets omfang og avgrensning
Rammebetingelser (avtale, ressurser ...)
Økonomi
”Interessenter er individer eller
organisasjoner som er aktivt involvert i
prosjektet, eller som blir berørt av
prosjektet, positivt eller negativt,
under gjennomføring av prosjektet eller
av prosjektets resultat.”
PMBOK 2004
Interessentene har ulike forventninger
Resultatmål
Effektmål
Formål
Eieren sitt perspektiv
Brukerne sitt perspektiv
Prosjektleder sitt perspektiv
Effektiv gjennomføring
(Kvalitet, Kostnad og Tid)
Brukervennlig
relevant
løsning
Gevinstrealisering
Brukere av moderne IT systemer finner du ofte både internt i virksomheten og
eksternt, og ofte har de interne og eksterne brukerne ulike forventninger og behov.
Formål, effektmål og resultatmål
Prosjekteier Formål
Ide/
Tilbud
Prosjektleder
Formål:
Effektmål:
1
Forstudie/
planlegging
Effektmål
Gjennomføring
2
Utvikling
3
Implementering
4
Slutt leveranse
5
Avslutning/
Forvaltning
Resultatmål
Beskriver virksomhetens behov og langsiktige mål
Beskriver de effekter og gevinster, som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet.
Effektmålene skal være kvantifiserbare.
Resultatmål: Prosjektproduktet - beskrivelse av de resultater som skal oppnås av prosjektet;
SMART (spesifikt, målbart, akseptert, realistisk og tidfestet).
Eksempel
Sammenheng mellom formål, effektmål og
resultatmål for Altinn II prosjektet
Kilde: Edvard Pedersen, ansvarlig Altinn gevinstrealisering, 2009,
Avtalen, et fundament for suksess
Bilagene til SSA-S (Avtale om smidig programvareutvikling)
1.
Kundens behovsbeskrivelse og krav
2.
Leverandørens løsningsbeskrivelse
3.
Kundens tekniske plattform og IT-miljø
4.
Plan for gjennomføring av leveransen og administrative bestemmelser
5.
Testing, godkjenning
6.
Programvareutviklingsmetode
7.
Samlet pris og prisbestemmelser samt bonus
8.
Endringer i avtaleteksten
9.
Endringer etter avtaleinngåelse
Kilde: Difi
Leverandørens løsningsbeskrivelse er ofte
svar i en kravtabell fra tilbudsforespørselen,
men skaper ofte tolkningsdiskusjoner og er lite egnet til å kvalitetssikre leveranser
Eksempel på bruk av mekanismene i avtalen (SSA-S)
2.3 SPESIFISERING, TESTING OG UTPRØVING AV
DELLEVERANSENE
2.3.2
Leverandørens tester
…Leverandøren skal, med mindre annet er avtalt i bilag 5, overlevere til
Kunden Testmateriell fra Leverandørens testing senest 10 dager før
oppstart av Kundens akseptansetest av Delleveransen.
2.3.3
Kundens akseptansetest av Delleveransen
…. Når Kunden har Akseptansetestet og eventuelt på annen måte
undersøkt om det som skal leveres etter Avtalen holder avtalt kvalitet,
skal Kunden, uten ugrunnet opphold, og senest innen 10 (ti) virkedager
sende Leverandøren skriftlig melding om at leveransen er akseptert.
2.3.5
Utprøving av Delleveransene
Etter at Kunden har testet og akseptert Delleveransen skal det
gjennomføres en Utprøving av programvaren som er utviklet.
.
Kilde: Difi
Integrasjoner stiller krav både til ny og
eksisterende løsning
Det viser seg at vi ikke vil kunne få realisert integrasjon mot
sak-arkiv systemet nå, fordi den versjonen av sak-arkiv som
brukes i dag ikke har mulighet til Geointegrasjon.
Eksempel på bruk av mekanismene i avtalen (SSA-S)
3 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSEN
3.1 RETT TIL ENDRINGER AV AVTALENS INNHOLD
Kunden har rett til å gi pålegg om endring med hensyn til økning eller
reduksjon i omfang, kvalitet eller utførelse av leveransen, samt endring i
milepælsplanen ……
….. Leverandøren er ikke forpliktet til å utføre endringsarbeider som
samlet utgjør mer enn 15 (femten) prosent netto tillegg til Estimert
Totalkost
3.6 KONSEKVENSER AV ENDRINGSORDRE
Dersom Kunden krever en endring har Leverandøren rett til å kreve
endringer i Estimert Totalkostnad og milepælsplan og øvrige forhold, jf.
punkt 3.3, som er forårsaket av Kundens endringskrav.
Kilde: Difi
Digitalisering er
organisasjonsutvikling,
forenkling - og bedre tjenester.
Paul Chaffey, Statssekretær
Kommunal- og moderniseringsdepartementet
YOU
Som leder av IT prosjekter, må du forholde deg til
mange ulike fagområder og interessenter
IKT prosjektledelse - kompetanse behov
Forstå kundens behov
Kulturell forståelse
IKT kunnskap
Bransje kunnskap
4
3
2
1
0
Prosjekt metodikk
Prosjektleder verktøy
Prosjekt planlegging
Prosjektlederskap
HR ledelse
Personalledelse
Kommunikasjon
Annskaffelse
PL 1
PL 2
PL 3
Plans are nothing;
planning is everything.
Dwight D. Eisenhower
Eksempel på tidsestimat for utvikling
hvor man estimerer hver deloppgave (user story)
Samlet utviklingsestimat (aggregert informasjon fra detaljerte estimater pr område)
Kalkylepost
Min
Trolig
29
63
51
95
22
44
13
24
30
66
6
8
8
16
10
26
10
18
18
30
3
11
19
41
8
12
10
20
30
60
Forsiden
Veiviser - Ny søknad
Veiviser - Endring
Søk
Administrasjon
Eksport til HRS
Webservices
Mottak av skjema
Fakturering
Visningssider - detaljert
Kreditering
Kart
Produsent - utstyrsinfo
Konvertering
Rapporter
Sum
Standard avvik
Usikkerhetsrom:
267
534
Max M - Estimat S - Usikkerhet
119
67
18
171
101
24
69
45
9
52
27
8
115
69
17
12
8
1
32
18
5
60
30
10
26
18
3
58
33
8
21
11
4
76
44
11
16
12
2
30
20
4
150
72
24
0
0
0
0
0
0
0
0
1007
575,2
48
Men tidsestimatet for et prosjekt omfatter mye mere
23
528  623
Eksempel på tidsestimat for et prosjekt
(basert på utviklingstestimat)
24
Basert på tidsestimatet kan man lage en
investerings/gevinst analyse
Størrelsen både på a og b er avgjørende for hvor raskt
man kan oppnå positiv gevinst
+
Ressursbruk
Akkumulert
investering
–
a
Akkumulert
gevinst
Tid
b
Investeringens
gjeninntjeningspunkt
Investeringens
Bunnpunkt er ofte ved
prosjekt avslutning
Karlsen & Gottschalk (2005)
Eksempel på investerings/gevinst analyse
Prosjekt
fasen
Gevinstfasen
Gevinstrealiseringsplan
Gevinstrealisering
Prosjekteier
Tidlig
fase
Prosjekt
1
Design/
prosjektering
2
Gjennomføring
3
Implementering
4
Overlevering
5
Drift
Gevinstrealiseringsplan
En plan for gevinstrealisering bør alltid inneholde en beskrivelse av :
1. hvilke gevinster som skal tas ut (spesifisert og kvantifisert)
2. hvilke tiltak som kreves for å ta ut gevinstene og hvem som har ansvaret
3. når gevinstene skal tas ut
4. Signert av prosjekteier og gevinstansvarlig
Milepæler er viktige – også i prosjekter
28
Milepælsplan
med kriterier for oppnådd tilstand
Frist MP
Oppnådd tilstand
22.08.2014 MP0 Når kontrakt signert
29.08.2014 MP1 Når prosjektdirektiv er godkjent
Når fremdrifts- og milepælsplan er godkjent
Når prosjekt er etablert og oppstartsmøte er gjennomført
05.12.2014 MP2 Når løsningsdesign er godkjent
Når grunnlaget fra FAT test er godkjent og overlevert
Når test av teknisk løsning i produksjonsmiljø er godkjent
04.01.2015 MP3 Når akseptansetest pilot er godkjent
20.01.2015 MP4 Når full utrulling/produksjonsetting er godkjent
Når akseptansetest for produksjon er godkjent
20.07.2015 MP5 Når endelig akseptansetest er godkjent
Prosjekt avsluttet
Ved milepæler er det naturlig å legge inn Go/NoGo beslutning
Realistisk fremdriftsplan basert på tidsestimatet
FREMDRIFTSPLAN
Aktivitet leverandør
Kontrakt signering
Mai 2012
JUNI 2012 JULI 2012 AUGUST 2012 SEPT 2012
OKT 2012
NOV 2012 DES 2012
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
FERIE
Prosjektplan og møteplan godkjennelse
Oppstart
Analyse og konseptfase
Løsningsbeskrlvelse
Realiseringsfase
* Spesifisering
* Systemutvikling
* grafisk design
* interaksjonsdesign
*informasjonsarkitektur
*prosjektmøter
Sprint 1
Sprint 2
Sprint 3
Sprint 4
Sprint 5
Sprint 6
System, integrasjonstest og feilretting
Opplæring av redaktører/superbrukere
Akseptansetest og feilretting
Kundens godkjennelse av løsning
Installasjon
Lansering av løsningen
Videreutvikling, support og vedlikehold
planlegges etter realisering av løsning før lansering
Tips: lag framdriftsplan uten datoer – bruk tid (dager/uker) fra feks kontraktsignering
Smidig utvikling gir mulighet til
å endre krav som følge av erfaring og testing
men forutsetter tett og aktiv involvering av både prosjektleder og prosjekteier
Produkt Backlog/Sprint Backlog
Prosjekteier prioriterer oppgaver før hver sprint
PBI og tasks
Datakonvertering: Esri format
ID
B-07557
AAFK
TK-14189
Grimstad
TK-14190
Froland
TK-14191
Arendal
TK-14192
Prioritet
Evt. beskrivelse
Sprint
Status
Høy
Sprint 1
Påbegynt
Datakonvertering: QUADRI
B-07558
Høy
Sprint 1
Påbegynt
Datakonvertering: Gemini
B-07559
Høy
Sprint 1
Påbegynt
Datakonvertering: andre formater
B-07560
Høy
Sprint 1
Påbegynt
Konfigurere AGOL: adm, bilde, etc
B-07561
Middels
Sprint 1
Ikke startet
Installasjon: ArcGIS
B-07562
Høy
Konfigurering av https/ssl. Installasjon i test
og prod.
Sprint 1
Installasjon: FME
B-07563
Høy
Sprint 1
Påbegynt
Installasjon Geocortex
B-07564
Høy
Sprint 1
Påbegynt
Konfigurere GE ArcGIS server for https
B-07575
Høy
Avklaringer ifht hvordan håndtere test, brannmur
Sprint 1
Påbegynt
Installasjon av NT for web
B-07576
Høy
Sprint 1
Ikke startet
Opprydding i testserver
B-07577
Middels
Sprint 1
Påbegynt
Oppsett av karttjenester
B-07578
Høy
Sprint 1
Ikke startet
Spissed webkart for Plan-AGOL
B-07565
Sprint 2/3
Konfigurasjon av Geocortex site og viewer
B-07574
Sprint 2/3
Konfigurasjon GE Site AAFK
B-07579
Sprint 2/3
TK-14088
Sprint 2/3
Referanse til karttjenester som beskrevet
Kartlagsliste for hhv FKB, Plan og VA, samt dedikerte karttyper
TK-14089
for ulike temakart
Påbegynt
Kommentar
Sprint 2/3
Datalinker som knytter sammen kartlag med tabellariske dataTK-14090
i databasen (eksempel på dette kan f.eks. være at man ved infospørring
Sprint 2/3
mot en eiendom får opp liste over alle eierne av den valgte eiendommen)
En utskriftsmal
TK-14091
Sprint 3/4
Oppsett av globalt søk
TK-14092
Sprint 3/4
Oppsett av dedikert rapportmal
TK-14093
Sprint 3/4
Oppsett av sikkerhet på løsningene med integrasjon mot AD, samt
TK-14094
med SSO
Sprint 2/3
Konfigurasjon GE site Arendal
B-07580
Sprint 2/3
Konfigurasjon GE Site Grimstad
B-07581
Sprint 2/3
Konfigurasjon GE Site Froland
B-07582
Sprint 2/3
Opsjon: Oppgraderingsaktiviteter til siste versjon
B-07583
Sprint 3/4
Skråfoto med vedlegg - se merknad
B-07584
Sprint 3/4
Ønskelig at dette gjennomføres, men avventer en
uke etter release før man bestemmer seg.
Burndown gir kontroll med ressursbruken og
gjenstående arbeid
Plan for the unexpected
Go/NoGo ved viktige milepæler
NoGo gir mulighet for å redusere skade eller unngå katastrofe
37
38
Prosjektorganisering og ansvar
• Beslutning og forankring
• Styring
• Kvalitetssikring
• Ledelse
• Innflytelse
• Arbeid
Prosjektmandat og avtale må være kjent av alle for å sikre at man jobber
mot de samme mål
Lever prosjektrapport med faste intervaller
• Prosjekt status
• Framdrift status
• Avtale og endrings status
• Kostnad status
• Risiko og tiltak
• Status gevinstrealiseringsplan
• Aktiviteter og milepæler i kommende periode
Eksempel på kort status til styringsgruppe
Status pr uke 40-2014
Status
–
Leverandør har avsluttet arbeidet i Sprint 1 og er i gang med Sprint 2.
–
I Sprint 1 ble det satt opp servere og installertløsningskomponenter samt at data ble konvertert
–
Vi er i gang med å teste de data som ble konvertert i Sprint 1
Planer
–
Siden pilotperioden var planlagt fra desember til januar, ønsker prosjektgruppen å forlenge pilot perioden med
2 uker for å kompensere for juleferie. Dette er akseptert av leverandør og vi er enige om nye datoer for
milpelælene
–
Se egen slide for oppdatert milepælsplan og oppdatert framdriftsplan
–
Det er rekruttert superbrukere fra alle enheter (se egen slide)
Risiko og utfordringer
–
41
15.10.2014
Vi må sikre at Superbrukere er positive og klar over deres rolle slik at de blir gode ambassadører for løsningen.
Eksempel prosjektrapport til Styringsgruppe
Status
Følger prosjektet den fremdriften som er forutsatt i budsjett og mandat?
RØDT - Større permanent avvik fra plan/kost/gevinst. Høy risiko.
GULT - Mindre midlertidig avvik fra plan/kost/gevinst. Økt risiko.
GRØNT - På linje med forventningene. Fremdrift er iht. plan og budsjett, og gevinsten fra pågående initiativ vil støtte målet ved måleperiodens slutt. Risi
Gul
Overordnet status (maks 3 linjer)
Interconnect med kundens internenettverk er forsinket, og underlev kan ikke love når denne kan
ferdigstilles. Leverandør har ikke levert fiberforbindelse mellom DC1 og DC2, men forventer at
den blir levert 7.8. Prosjektet fortsetter imidlertid ihht plan, men det forutsetter at WAN mot SIN
kommer på plass og at ingen feil oppdgaes når fiber mellom DC1 og DC2 er oppe.
Kommentarer med korrektive tiltak knyttet til eventuelle avvik:
Dersom fiber mellom DC1 og DC2 blir levert 7.8 og underleverandør kan ferdigstille interconnect senest
8.8 vil vi kunne ferdigstille testing innen 15.8.
Økonomi (maks 3 linjer)
Vi har måtte bestille nye GBICer da det viste seg at WAN routerne kun hadde kobber grensesnitt. Vi har
også måttet bestille fiberkabling på noen siter i Sverige for å få plassert router i server rommet. Vi måtte
bestille 2 ekstra servere til DC1 og DC2 for bruk til DHCP og Domain controller.
Kvalitet (maks 3 linjer)
Kunden har akseptert testplanen. Venter på bekreftelse fra kunden om de vil levere egne testcases
IS-status (maks 3 linjer)
Ingen avvik.
Ressurser (maks 3 linjer)
Vi kunne ikke levere følgetjeneste en uke i juli slikat prosjektets testleder måtte være følgetjeneste for
underleverandør den uken.
Gul
Grønn
Gul
Gul
Gul
Framdrift (maks 3 linjer)
Eksempel:
Risiko
rapportering
HØY
3
Sannsynlighet
2
MIDDELS
6
5
LAV
Forklaring:
1
denne vurdering
1
forrige vurdering
7
4
8
1
LAV
MIDDELS
HØY
Konsekvens
X
Generelt presset leveranseplan av løsning.
Ingen omforent prosjektplan. Underlev foreløpige plan gir om lag 1
2 mnd forsinkelse for Control Gate 2
X
X
3 Ikke ferdigstillt interconnect med kundens datanett (SIN).
X
X
4 Har ikke ferdigstillt testplaner med akseptanse kriterier
X
X
X
X
X
X
Opplæringsmiljø ikke tilgjengelig for kunde før Functional Acceptance
5 test
6 Nortel leveranse - IVR GAP
7 Kvaliteten på kunden sitt eget Kat5 nett.
X
Annet
(beskriv)
Framdrift
Måloppnåels
e
Telenors
omdømm
e
Beskrivelse
1 Avtaler for onsite support
Prosjektkostnad
Risiko for å påvirke (sett kryss)
X
Tiltak som følges opp av SG
Har avtaler på plass unttat for ISDN i S og EST
Styrer mot Operational Acceptance Test 30.09.08.
Partene er nå enig om utrullingsplan. Switch Over datoer er bekreftet fra kunde
Underlev har ferdigstilt underlag for sikkerhets søknad! Men underlev har ikke
ferdigstillt sin internkabling og dermed kan ikke WAN leveres!
Underlev har sendt ukast til testplan. Skal ha møte med kunde for å etablere testplan
med akseptansekriterier
Avtalt med kunde at de som skal gjøre Functional Acceptance test får en innføring i
systemet. Avtalt opplæring omlag 2 uker før Switch over.
IVR GAP ikke løst ennå
Vi har måtte legge fiber på noen sites i Sverige
43
Prosjektleder må være tett på - eksempler
Nærvær og samhandling
•
Prosjektleder sitter sammen med prosjektdeltakere min 2 dager i uken
Faste møter og rapportering

Kjerneteamsmøte hver mandag 12-14

(Telefon)møte med underleverandør og kunde hver fredag 12-13

Prosjektrapportering

Styringsgruppemøter hver 4. uke eller ifbm milepæler/eskaleringer
Temamøter (tilpasset prosjektets livssyklus)

Kick-off

Kravsporing og Grensesnitt

Framdrifts og milepælsplanlegging

Risiko

Testing (4 dager i uken i testperioden)

Ad-hoc ved behov

Task Force for å løse konkrete problemstillinger
Eks: Aktivitetsliste brukt i Kjerneteamsmøtene
IT prosjekter dreier seg mye om
mennesker og forventninger.
Litt om metoder, verktøy og teknologi.
Noen tips for suksess med IKT prosjekter
• Identifiser interessenter
– Kommuniser og forventningsstyr
• Prosjektmandat
– Mål (Formål, effektmål og resultatmål)
– Omfang og avgrensning
– Rammer
• Avtale
– Bruk mekanismene i avtalen for
• Testing og godkjenning
• Endringer etter avtaleinngåelse
• Gevinstrealiseringsplan
– Hvilke gevinster
– Hvem har ansvaret
• Gjennomføring
–
–
–
–
–
Milepæler, testing og Go/NoGo
Jobb smidig hvis mulig
Rapportering
Usikkerhetsstyring
Vær tett på
Takk for meg 
fredrik.grindland@bouvet.no