1. No category

Kragerø kommune
Kontrollutvalget
Møteprotokoll frå Kragerø kommune - kontrollutvalget
Møtedato: 22.04.2013
Møtestad:
Møteleiar:
Glasshuset
Unni Wærstad
Fråfall:
Gotfred Nilsen
Til stades:
Nestleder
Medlem
Medlem
Medlem
Varamedlem
Sekretær
Revisjonssjef
Oppdragsrevisor
Forvaltningsrevisor
Rådmann
Økonomisjef
Havnefogd
Sekretær
Unni Wærstad
Arne Kristiansen
Unn Kristin Nygaard
Olav Steinar Bråtane
Per Kristian Nilsen
Beate Marie Dahl Eide
Finn Egil Aure
Jens Sandberg
Anne Hagen Stridsklev (sak 9/13)
Ole Magnus Stensrud (sak 11-12/13)
Åge Aashammar (sak 11/13)
Borgar Thorsen (sak 10/13)
Kari Kåsa (sak 10/13)
Innkallinga blei godkjent.
Saklista blei godkjent.
Sakene blei behandla slik: 8-13/13.
Kragerø, 22.04.2013
Unni Wærstad
Nestleder av kontrollutvalget
Beate Marie Dahl Eide
Sekretær for kontrollutvalget
Temark
Postboks 4
3833 BØ
Telefon
91 73 98 93 (dir.)
E-post:
postmottak@temark.no
Internett:
www.temark.no
Foretaksregisteret:
987 993 766
Bankkonto:
5083 05 41508
SAKLISTE
Sak nr.
Arkivsaknr.
8/13
13/234
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04.02.2013
9/13
13/236
OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT:
"ØKONOMISTYRING I KRAGERØ KOMMUNE"
10/13
13/229
ÅRSREGNSKAP 2012 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE
11/13
13/228
ÅRSREGNSKAPET 2012 FOR KRAGERØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE
12/13
13/235
NY SKOLESTRUKTUR I KRAGERØ KOMMUNE
13/13
13/233
REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 22.04.2013
Side 2 av 8
Sak nr. 8/13
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04.02.2013
Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Protokollen fra møte 04.02.2013 godkjennes.
Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Innstillinga ble enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Protokollen fra møte 04.02.2013 godkjennes.
Sak nr. 9/13
OPPSTART AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT: "ØKONOMISTYRING I
KRAGERØ KOMMUNE"
Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Økonomistyring i
Kragerø kommune» basert på fremlagt skisse fra Telemark kommunerevisjon IKS, med
følgende presiseringer:
- Lukking av avvik i tertialrapport
- Tilstrekkelig kompetanse på økonomi hos enhetsledere
- Innhold i stillingsinstrukser
Prosjektet legges frem for Kontrollutvalget i september.
Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev la frem forslag til prosjektskisse og orienterte.
Per Kristian Nilsen stilte spørsmål om og fremma forslag om følgende tilleggspunkt
(presisering):
- Lukking av avvik i tertialrapport
- Tilstrekkelig kompetanse på økonomi hos enhetsledere
Unn Kristin Nygaard stilte spørsmål om og fremma forslag om følgende tilleggspunkt
(presisering):
- Innhold i stillingsinstrukser
Kontrollutvalet fremma følgende forslag til vedtak:
«Kontrollutvalget vedtar oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Økonomistyring i
Kragerø kommune» basert på fremlagt skisse fra Telemark kommunerevisjon IKS, med
følgende presiseringer:
- Lukking av avvik i tertialrapport
- Tilstrekkelig kompetanse på økonomi hos enhetsledere
- Innhold i stillingsinstrukser
Side 3 av 8
Prosjektet legges frem for Kontrollutvalget i september.»
Forslaget ble enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Saken legges frem uten innstilling.
Sak nr. 10/13
ÅRSREGNSKAP 2012 FOR KRAGERØ HAVNEVESEN KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE
Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap 2012:
Kontrollutvalget har behandlet Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2012. Sammen
med årsregnskapet forelå årsberetning fra havnefogden. Telemark kommunerevisjon IKS har
avlagt revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet.
Regnskapet viser et positivt netto driftsresultat på 0,9 mill. og et mindreforbruk (overskudd) på
0,3 mill.
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og
noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som
årsrapporten til havnefogden omhandler.
Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2012 godkjennes.
Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert 10.04.2013
følger vedlagt.
Uttalelsen oversendes kommunestyret.
Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet.
Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Havnefogd Borgar Thorsen orienterte. Kontrollutvalget stilte spørsmål og fekk svar.
Innstillinga ble enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap 2012:
Kontrollutvalget har behandlet Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2012. Sammen med
årsregnskapet forelå årsberetning fra havnefogden. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt
revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet.
Regnskapet viser et positivt netto driftsresultat på 0,9 mill. og et mindreforbruk (overskudd) på
0,3 mill.
Side 4 av 8
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og
noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som
årsrapporten til havnefogden omhandler.
Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø havnevesen KF sitt årsregnskap for 2012 godkjennes.
Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert 10.04.2013
følger vedlagt.
Uttalelsen oversendes kommunestyret.
Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet.
Sak nr. 11/13
ÅRSREGNSKAPET 2012 FOR KRAGERØ KOMMUNE - KONTROLLUTVALGETS
UTTALELSE
Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2012:
Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for 2012. Årsberetning fra
rådmannen ble lagt frem i møtet. Det ble orientert om kommunens plan for helhetlige
styringssystem. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt rapport
vedrørende årsregnskapet.
Driftsregnskapet viser kr 510 118 819 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk
på kr 740 987. Investeringsregnskapet viser totalt 114,3 mill. kroner.
Kontrollutvalget viser til revisors forbehold i revisjonsberetningen, og ber om at
kommunestyret ser til at Kragerø kommunes eventuelle utbytter fra aksjeselskaper skjer i tråd
med til enhver tid gjeldende regelverk.
Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende
spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av
de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler.
Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsmelding og årsregnskap for 2012
godkjennes, under forutsetning av at rådmannen legger frem styrereferat fra Kragerø Energi
Holding AS om at de vil utbetale de 5 millionene som er ført som ekstraordinært utbytte i
Kragerø kommunes regnskap for 2012.
Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert 10.04.2013
følger vedlagt.
Uttalelsen oversendes kommunestyret.
Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet.
Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Rådmann Ole Magnus Stensrud og økonomisjef Åge Aashamar orienterte om regnskap og
årsberetning for Kragerø kommune 2012.
Side 5 av 8
Kontrollutvalget stilte spørsmål og fikk svar.
Det ble gjort følgende redaksjonelle endringer i forslag til vedtak:
Setning nr 2: ble endret til: «Årsberetning fra rådmannen ble lagt frem i møtet».
Tilleggsetning etter 2. setning: «Det ble orientert om kommunens plan for helhetlige
styringssystem.»
Unni Wærstad og Unn Kristin Nygaard fremmet følgende forslag:
5. avsnitt endres til: «Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsmelding og
årsregnskap for 2012 godkjennes, under forutsetning av at rådmannen legger frem styrereferat
fra Kragerø Energi Holding AS om at de vil utbetale de 5 millionene som er ført som
ekstraordinært utbytte i Kragerø kommunes regnskap for 2012.».
Per Kristian Nilsen fremmet følgende forslag;
Tillegg 3. avnsitt; "Regnskap 2012 rettes i samsvar med revisors forbehold"
Stryke avsnitt 5. (om at regnskapet godkjennes).
Forslaget fra Nilsen fikk 1 stemme og falt. Forslaget fra Wærstad og Nygaard fikk 4 stemmer og
ble vedtatt.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalgets uttalelse til Kragerø kommunes årsregnskap 2012:
Kontrollutvalget har behandlet Kragerø kommunes årsregnskap for 2012. Sammen med
årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt
revisjonsberetning samt rapport vedrørende årsregnskapet.
Driftsregnskapet viser kr 510 118 819 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på
kr 740 987. Investeringsregnskapet viser totalt 114,3 mill. kroner.
Kontrollutvalget viser til revisors forbehold i revisjonsberetningen, og ber om at kommunestyret
ser til at Kragerø kommunes eventuelle utbytter fra aksjeselskaper skjer i tråd med til enhver tid
gjeldende regelverk.
Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende
spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av
de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler.
Kontrollutvalget anbefaler at Kragerø kommunes årsregnskap for 2012 godkjennes.
Revisor sin rapport til kontrollutvalget vedrørende årsregnskapet for 2012, datert 10.04.2013
følger vedlagt.
Uttalelsen oversendes kommunestyret.
Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet.
Sak nr. 12/13
NY SKOLESTRUKTUR I KRAGERØ KOMMUNE
Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Side 6 av 8
Kontrollutvalget ønsker ikke å ta opp til behandling Kragerø kommunes saksbehandling
i skolestruktursaken. Utvalget stiller seg bak fylkesmannens lovlighetskontroll.
Kontrollutvalget ber om at rådmannen på neste møte orienterer om oppfølgingen av
kommunestyrevedtak 48/12, med utgangspunkt i de 6 kulepunktene i tilbakemeldingen
fra Fylkesmannen, datert 03.09.2013.
Kontrollutvalget ber om å bli orientert om Barnas representants rolle i videre planarbeid
i kommunen.
Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget diskuterte saka, og fremmet følgende forslag til vedtak:
«Kontrollutvalget ønsker ikke å ta opp til behandling Kragerø kommunes saksbehandling i
skolestruktursaken. Utvalget stiller seg bak fylkesmannens lovlighetskontroll.
Kontrollutvalget ber om at rådmannen på neste møte orienterer om oppfølgingen av
kommunestyrevedtak 48/12, med utgangspunkt i de 6 kulepunktene i tilbakemeldingen fra
Fylkesmannen, datert 03.09.2013.
Kontrollutvalget ber om å bli orientert om Barnas representants rolle i videre planarbeid i
kommunen.»
Forslaget ble enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Saken legges frem uten innstilling.
Sak nr. 13/13
REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 22.04.2013
Vedtak i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Alle skriftlige henvendelser og post til Kontrollutvalget skal via sekretariatet.
Kragerø Kontrollutvalg ber om at sekretariatet finner tekniske løsninger som sikrer at rett
informasjon kommer til rett tid, og at dette kommer på plass i løpet av 2013. Varamedlemmer
må også få all informasjon de trenger.
Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om Kragerø kommunes rutiner rundt
posthåndtering, journalføring og arkiv.
Behandlinga i Kragerø kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget fremmet følgende forslag til vedtak:
«Alle skriftlige henvendelser og post til Kontrollutvalget skal via sekretariatet.
Kragerø Kontrollutvalg ber om at sekretariatet finner tekniske løsninger som sikrer at rett
informasjon kommer til rett tid, og at dette kommer på plass i løpet av 2013. Varamedlemmer
må også få all informasjon de trenger.
Side 7 av 8
Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om Kragerø kommunes rutiner rundt posthåndtering,
journalføring og arkiv.»
Forslaget ble enstemmig vedtatt.
Oppsummeringsbrevet fra revisor legges frem for utvalget som egen sak på neste møte.
Revisor Jens Sandberg og revisjonssef Finn Egil Aure orienterte om at Sandberg slutter som
revisor for Kragerø kontrollutvalg. Utvalget takka Sandberg for jobben og ønsker å ha en
markering på et senere møte.
Forslag til vedtak
Saka blir tatt til orientering.
Side 8 av 8