Innkalling - Konsek.no
Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 13/52 Møtedato/tid: 02.05.2013, kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt Hukkelås Bjørn Lervold Johan L. Borgen Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann RevisjonMidt-Norge IKS Sakliste 011/13 012/13 013/13 014/13 015/13 016/13 017/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 07.03.2013 Regnskap og revisjonsberetning for 2012 – Kontrollutvalgets uttalelse Orientering fra rådmannen vedr. Klæbu sykehjem Avklaringer rundt bestilling av forvaltningsrevisjon Vann og avløp Referatsaker Orientering om aktuelle saker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 22/2012, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 24.04.2013 Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1 Godkjenning av protokoll fra møte den 07.03.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Saksnr 011/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/52-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.03.2013 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 07.03.2013 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2 Regnskap og revisjonsberetning for 2012 – Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Saksnr 012/13 Eva J. Bekkavik 216 12/25-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Klæbu kommunes årsregnskap for 2012 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Årsberetning og årsregnskap 2012 Revisjonsberetning 2012 Klæbu kommune Uttalelse til regnskapet 2012 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Klæbu kommune for 2012 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 12.04.2013. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Regnskapet for Klæbu kommune viser et resultat som går i null. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 21 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 16 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Klæbu kommune for 2012. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Klæbu kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2012 og Klæbukommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Klæbu kommune for 2012 som det fremgår av innstillingen i saken. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 KLÆBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Klæbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM KLÆBU KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget har i møte 02.05.2013, sak 12/2013, behandlet Klæbu kommunes årsregnskap for 2012. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert 12.04.2013, og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet for Klæbu kommune for 2012 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et regnskapsmessig resultat på kr. 0,Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2012, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2012 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Klæbu kommunes virksomhet for 2012 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012 slik det er avlagt. Klæbu den 02.05.2013 Jomar Aftret Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 52 1 Orientering fra rådmannen vedr. Klæbu sykehjem Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Saksnr 013/13 Eva J. Bekkavik 033 12/116-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. Klæbu sykehjem Saksutredning På kontrollutvalgets møte 7. mars i sak 9/13 Orientering om aktuelle saker, vedtok kontrollutvalget følgende: Klæbu sykehjem Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen hvordan samhandlingsreformen påvirker driften av Klæbu sykehjem. I forbindelse med orienteringen så ønsker kontrollutvalget å besøke sykehjemmet. Rådmannen er i brev av 19. april 2013 (vedlegg) bedt om å orientere om saken på kontrollutvalgets møte 2. mai. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 53 Klæbu kommune Rådhuset 7540 KLÆBU Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 12/116-8 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 19.04.2013 Orientering til kontrollutvalget vedr. Klæbu sykehjem På kontrollutvalgets møte 7. mars i sak 9/13 Orientering om aktuelle saker, vedtok kontrollutvalget følgende: Klæbu sykehjem Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen hvordan samhandlingsreformen påvirker driften av Klæbu sykehjem. I forbindelse med orienteringen så ønsker kontrollutvalget å besøke sykehjemmet. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag 02.05. 2013 kl. 16.00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 9/2013, ber vi herved om at rådmannen i Klæbu kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 02.05.2013. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 54 Avklaringer rundt bestilling av forvaltningsrevisjon Vann og avløp Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Saksnr 014/13 Eva J. Bekkavik 216, &58 12/183-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Avklaringer rundt bestilling FR Vann og avløp i Klæbu kommune Høringsdokumentet - nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Høringsbrev - nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Saksutredning Forvaltningsrevisor Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS, har i e-post av 9. april 2013 skissert en mulig innretning når det gjelder spørsmålet om retningslinjer for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester for vann og avløp. Vedlagt følger revisors epost samt høringsbrev og høringsforslag vedr. de nye retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. E-post fra revisor inkl. vedlegg er sendt kontrollutvalgets medlemmer via e-post 23.04.2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Revisor sier at det er viktig å få avklart om det ønskes en gjennomgang av retningslinjer for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester for vann og avløp. Kontrollutvalget må diskutere saken i møtet og bestemme seg for hvilken vinkling de vil ha på spørsmålet om beregning av selvkost. 55 ________________________________________________________________ Fra: Gausen Arve Sendt: 09.04.2013 Til: Eva J Bekkavik Kopi: Emne: Avklaringer rundt bestilling FR Vann og avløp i Klæbu kommune ________________________________________________________________ Hei viser til samtale med deg og har behov for en avklaring fra KU for bestillingen! Det er viktig å få avklart om det ønskes en gjennomgang av retningslinjer for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester for vann og avløp i kommunen. Vi har i tilsvarende tidligere prosjekter tatt følgende avgrensning rundt gjennomgangen av retningslinjene: Revisor har i prosjektet ikke vurdert kalkylene for beregning av selvkost. I forbindelse med regnskapsbekreftelsen har finansiell revisor et kontrollpunkt, der man skal se om selvkostkalkylen for selvkostområdet er i samsvar med rundskriv fra KRD H-2140 "retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester" fra 2003. Dette er kontrollert årlig av finansiell revisor i Klæbu kommune og merknader tas opp i tilbakemeldingsbrevet til kommunen etter årsavslutningen. Selve kalkylemodellen og tallene som viser hvordan beregningen er gjennomført blir vist i undersøkelsen. Vi kan i denne undersøkelsen ta med eventuelle merknader og tilbakemeldinger på selvkostkalkylen fra finansiell revisor etter siste årsoppgjør i 2012, der vil det synliggjøres hvordan kommunen praktiserer retningslinjene og mangler på disse. Det er også viktig å merke seg at Kommunal- og regionaldepartementet har sendt ut nye retningslinjer for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester på høring med frist for innsending av uttalelser til høringsnotatet er satt til 20. mai 2013. Det vil bli tatt endelig stilling til forslagene i etterkant av høringsrunden uten at jeg kan se at det er angitt en dato for når endelige retningslinjer foreligger. Det vises til at de nye retningslinjene peker på behovet for endringer på blant annet følgende områder: Beregning av kalkkylerenten, framføring av overskudd og underskudd, plikt til å dokumentere selvkostberegningene og om kommunens eller selskapenes regnskap skal være utgangspunkt for selvkostberegningen. Dette betyr at dagens retningslinjer kan bli endret i nær framtid. Det er viktig at vi får en avklaring om det ønskes en ytterligere gjennomgang av retningslinjene utover den kontrollen som finansiell revisor har årlig med disse. Ved en gjennomgang av retningslinjene vil vi forholde oss til gjeldende retningslinjer i dag i denne gjennomgangen og ikke eventuelle endringer som kan komme. Se vedlagte høringsbrev og høringsforslag for de nye retningslinjene. Håper dere kan gi en snarlig tilbakemelding på dette! Med vennlig hilsen Arve Gausen Revisjon Midt-Norge IKS Telefon 404 96309 56 Forord Kommunal- og regionaldepartementet har revidert retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Formålet med retningslinjene er å bidra til en god og ensartet praksis for beregning av selvkost på et tjenesteområde. Som en del av arbeidet med å revidere retningslinjene fikk BDO AS og Telemarksforsking i oppdrag å levere et utkast til Kommunal- og regionaldepartementet. Departementet har gjennomgått og supplert forslaget fra BDO/Telemarksforsking. Kommunal- og regionaldepartementet Oslo, februar 2013 57 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Innholdsfortegnelse Forord......................................................................................................................................................1 1. Sammendrag....................................................................................................................................4 2. Kommunale tjenester og selvkost ...................................................................................................6 2.1. Gebyrhjemler............................................................................................................................6 2.2. Hvilken rettslig status har retningslinjene?..............................................................................7 3. Innledende kommentarer................................................................................................................8 4. Selvkostprinsippet .........................................................................................................................10 5. 4.1. Definisjon av selvkost .............................................................................................................10 4.2. Om begrepene henførbare, ikke-henførbare, direkte og indirekte kostnader......................11 4.3. Administrasjon og fellesfunksjoner........................................................................................11 Selvkostkalkylen – direkte og indirekte kostnader........................................................................13 5.1. Direkte kostnader knyttet til kjerneproduktet.......................................................................13 5.2. Henførbare indirekte kostnader (interntjenester)................................................................. 14 5.2.1. 6. Interntjenester i selvkostkalkylen med fordelingsnøkkel ...............................................15 Selvkostkalkylen - kapitalkostnader ..............................................................................................18 6.1. Hva er kapitalkostnader?........................................................................................................18 6.2. Definisjon av varige driftsmidler ............................................................................................18 6.3. Beregningsgrunnlag for kapitalkostnader ..............................................................................19 6.3.1. Historisk kost...................................................................................................................19 6.3.2. Fradrag i historisk anskaffelseskost ................................................................................20 6.4. Avskrivningsmetode ...............................................................................................................22 6.5. Avskrivningsperiode ...............................................................................................................23 6.6. Alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad).....................................................................24 6.6.1. Kalkylerente.....................................................................................................................25 6.7. Behandling av nye investeringer ............................................................................................26 6.8. Salg og utrangering av anleggsmidler ....................................................................................27 2 58 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 6.9. 7. Selvkostkalkylen – oppstilling og resultat......................................................................................29 7.1. Praktisering av selvkostprinsippet ..................................................................................32 7.1.2. Selvkostfond og godskriving av renter............................................................................34 7.1.3. Fremførbart underskudd................................................................................................. 35 Avdekking av feil i regnskap og selvkostkalkyle .....................................................................37 7.2.1. Tidligere års feil i regnskapet ..........................................................................................37 7.2.2. Tidligere års feil i kalkylene.............................................................................................37 7.3. 9. Overskudd/underskudd i selvkostkalkylen.............................................................................32 7.1.1. 7.2. 8. Beregning av kapitalkostnader for indirekte tjenester ..........................................................28 Regnskap og noteopplysninger ..............................................................................................38 7.3.1. Sammenheng mellom regnskap og etterkalkyle.............................................................38 7.3.2. Noteopplysning om selvkost...........................................................................................38 Organisering av selvkosttjenester ................................................................................................. 41 8.1. Ansvar og prinsipper for beregning av selvkost ved ulik organisering...................................41 8.2. Likviditet i selskaper og forholdet til selvkost ........................................................................44 8.3. Kryssubsidiering......................................................................................................................44 Tilgjengelighet, dokumentasjon og åpenhet om selvkostberegningene ......................................47 Vedlegg Skisser til selvkostkalkyle ....................................................................................................49 3 59 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 1. Sammendrag Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må kommunen utarbeide en selvkostkalkyle. Kommunene skal utarbeide en budsjettkalkyle (forkalkyle) og foreta en etterkalkulasjon (etterkalkyle) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Dette gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Der hele selvkosttjenesten er ivaretatt av ett selskap, kan selskapet utarbeide selvkostkalkylen. Selvkostkalkylen utarbeides etter følgende retningslinjer: 1 Definisjon Selvkost er den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. 2 Direkte og indirekte kostnader Direkte kostnader er arbeid, varer og tjenester som anvendes for å yte tjenesten. Direkte kostnader er selvkosttjenesten, og er alltid henførbar. Indirekte kostnader er henførbare når interntjenesten bidrar til å skape en helhetlig tjeneste for brukerne. 3 Administrative ledere, jf. KOSTRA Kostnader knyttet til administrativ ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for administrativ ledelse regnes ikke som henførbare i selvkostkalkylen. Administrative ledere som yter tjenester for betalingstjenesten, fordeler denne andelen til betalingstjenesten. Prinsippet følger KOSTRA-veiledningen. 4 Indirekte kostnader og fordeling Indirekte kostnader er deler av kostnader som i KOSTRA er henført til administrasjonsfunksjonen eller funksjonen for kontroll og revisjon. Fordelingsmetode bør primært være en som gir best uttrykk for bruken av interntjenesten. Alternativt henføres en andel av interntjenestens netto driftsutgifter tilsvarende selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter. 5 Avskrivninger og levetider Kostnader ved bruk av varige driftsmidler som brukerne av betalingstjenester drar nytte av over flere år, fordeles over samme avskrivningsperiode som i årsregnskapet. 6 Anskaffelseskost Avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen baseres på historisk anskaffelseskost. Gjenanskaffelseskost justert for prisstigning ved hjelp av byggekostnadsindeks (SSB), kan brukes der hvor historisk kost ikke lar seg skaffe (deflatert gjenanskaffelseskost). 7 Anleggsbidrag Investeringstilskudd/anleggsbidrag fra eksterne (andre enn kommunen) kommer til fradrag fra anskaffelseskost ved fastsettelse av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen. Tilknytningsgebyr er en driftsinntekt og kommer ikke til fradrag i anskaffelseskost. 4 60 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 8 Tomter Kjøp av tomt bør som hovedregel trekkes fra anleggskost ved fastsettelsen av avskrivningsgrunnlaget. Dersom bruken av tomteareal er av en slik karakter at den vil redusere tomtearealets økonomiske verdi, kan det gjennomføres avskrivninger svarende til forringelsen. Dette gjelder i første rekke avfallsdeponier, men også andre typer arealanvendelser kan være aktuelle. Det bør ikke gjøres fradrag for tomteutgifter ved beregning av kalkulatorisk rentekostnad. 9 Lineære avskrivninger Avskrivninger i selvkostkalkylen er lineære. Lineære avskrivninger gir best samlet kostnadsriktighet, tidsriktighet og anvendbarhet ved beregning av avskrivninger. Som avskrivningsperiode for ulike investeringer, velges de periodene som kommunen eller selskapet benytter i sine respektive årsregnskaper. 10 Alternativkostnader (kalkulatorisk rentekostnad) I selvkostkalkylen er kostnadene ikke avhengig av hvilken finansieringsform som velges (bruk av lån eller egenkapital). Kalkulatorisk rentekostnad beregnes for alle anskaffelser av varige driftsmidler, fratrukket anleggsbidrag (netto anleggskost), tillagt utgifter til tomter. 11 Kalkylerente Kalkylerenten settes lik 3-årig swaprente tillagt ½ prosentpoeng. 12 Nye investeringer og renter Byggelånsrenter på nye investeringer trekkes ut av anskaffelseskost, og kalkulatorisk rentekostnad beregnes for hvert års investeringer, uavhengig av når driftsmidlet tas i bruk. Ved nye investeringer tas driftsmidlet med i avskrivningsgrunnlaget senest fra og med året etter at driftsmidlet er tatt i bruk. 13 Salg av anleggsmidler Ved salg av anleggsmidler tillegges differansen mellom anleggsmidlets restverdi og salgssum årets inntekter eller kostnader i selvkostkalkylen. Ved utrangering av anleggsmidler tillegges eventuell restverdi årets kostnader som en nedskrivning i selvkostkalkylen. 14 Kapitalkostnad på indirekte tjenester Beregning av kapitalkostnader på indirekte tjenester gjøres etter henførbarhet. Fordelingsmetode bør primært være en som best gir uttrykk for bruken av interntjenesten, eller alternativt et sjablongmessig påslag på anslagsvis 5% av netto indirekte kostnader for selvkosttjenesten. 5 61 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 2. Kommunale tjenester og selvkost 2.1. Gebyrhjemler Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må kommunen utarbeide en selvkostkalkyle (for- og etterkalkyle) av kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. De rettslige rammene for brukerbetaling i kommuner inkluderer regler om avgifter, gebyrer og egenbetaling for konkrete kommunale tjenester. Utgangspunktet for all forvaltningsvirksomhet er at ingen borger kan pålegges å yte noe til fellesskapet uten at dette er hjemlet i lov (legalitetsprinsippet). Adgangen til å kreve brukerbetaling er hjemlet i de ulike særlovene med tilhørende forskrifter knyttet til de respektive tjenestene. I mange tilfeller vil kommunen være forvalter/eier av varer eller tjenester som borgerne er forpliktet til å benytte seg av. I slike tilfeller kreves lovhjemmel for å kreve betaling fra brukerne. Dette utelukker imidlertid ikke at ytelsen kan bero på en avtale eller gis ved en frivillig disposisjon. Viktige kommunale tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetalingen: • Renovasjon (Lov om vern mot forurensning og om avfall (forurensningsloven) av 13. mars 1981, § 34). Innenfor avfallsområdet (renovasjon) er det et lovmessig krav om at selvkost skal danne grunnlag for innbyggernes brukerbetaling. Kommunene er altså pålagt å ha full kostnadsdekning. Klima- og forurensningsdirektoratet (KLIF) har utarbeidet egne retningslinjer blant annet for hvordan kommunene kan differensiere avfallsgebyrene. Disse retningslinjer supplerer retningslinjene fra KRD på andre tema enn selvkost. • Vann og avløp (Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg av 16. mars 2012 nr. 12 og forurensningsforskriften av 1. juni 2004 ). Brukerne av tjenesten bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning. • Plan- og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven av 27. juni 2008, § 33-1). Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost, men det er ikke pålagt full kostnadsdekning. • Kart- og delingsforretning (Matrikkelloven av 17. juni 2005, § 32). Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost, men det er ikke pålagt full kostnadsdekning. • Feietjeneste (Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) av 14. juli 2002, § 28). Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost, men det er ikke pålagt full kostnadsdekning. 6 62 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 2.2. Hvilken rettslig status har retningslinjene? Kommunenes oppgaver fremgår av den kommunale særlovgivningen. Dette gjelder også regelverk knyttet til kommunale tjenester hvor det gjelder et selvkostprinsipp. Formålet med retningslinjene for beregning av selvkost for slike kommunale tjenester er å gi veiledning til utmålingen av gebyrer for den enkelte betalingstjenesten, jf. omtale i boks 2.1. Retningslinjene utfyller dermed reglene om brukerbetaling i særlovgivningen. Retningslinjene har etter KRDs erfaring tjent som en tolkningsfaktor og har i stor grad bidratt til å utvikle en ensartet praksis på selvkostområdene. Selvkostprinsippets nærmere innhold beror på en tolkning av lover og forskrifter for de ulike tjenesteområdene. I motsetning til lover og forskrifter som pålegger kommunene bestemte plikter, er retningslinjene for beregning av selvkost ikke rettslig bindende overfor kommunene. Retningslinjene kan likevel tjene som et sentralt tolkningsmoment i vurderingen av hvilke kostnader en kommune kan kreve dekket gjennom brukerbetaling fra innbyggerne. Å avvike fra retningslinjene i denne veilederen er dermed ikke ensbetydende med å bryte lov eller forskrift på det aktuelle området. Samtidig har retningslinjene til å hensikt å angi en økonomifaglig standard for beregning av selvkost og praktisering av selvkostprinsippet som er i tråd med reglene i særlovgivningen. Eventuelle avvik fra retningslinjene bør derfor begrunnes. Boks 2.1 Bakgrunnen for felles retningslinjer for beregning av selvkost Retningslinjene for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester har sin bakgrunn i St.prp. nr. 100 (1989-90) Om kommuneøkonomien 1991 mv. I proposisjonen ble det presentert en gjennomgang av regelverket om fastsetting av kommunale gebyrer og egenbetaling, der konklusjonen bl.a. var at det var behov for en nærmere avklaring av innholdet i selvkostprinsippet. Selv om selve prinsippet var gjort gjeldende, var det i flere tilfeller ikke avklart hvilke kommunale kostnader som skal legges til grunn når kommunens selvkostnad skal beregnes, og/eller ut fra hvilke prinsipper slike kostnader skulle beregnes. Det ble nedsatt en arbeidsgruppe med de berørte departementene, under ledelse av Kommunal- og arbeidsdepartementet, som skulle forestå en klargjøring av innholdet i, og praktiseringen av selvkostprinsippet. Det skulle her vurderes hvilke kostnadsfaktorer som burde legges til grunn ved fastsettelsen av selvkost. Hensikten var et felles opplegg som kunne bidra til at nivået på brukerbetalingen kunne fastsettes ut fra ens prinsipper mellom kommunene og mellom betalingstjenester. Arbeidsgruppen utarbeidet ikke noe forslag til konkrete retningslinjer for beregning av selvkost, men ble enig om noen grunnleggende prinsipper, og foreslo at Kommunal- og arbeidsdepartementet fulgte opp dette arbeidet videre. Departementet utarbeidet på bakgrunn av dette et sett retningslinjer, som så ble revidert på nytt i henholdsvis 2002 og nå sist i 2013. 7 63 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 3. Innledende kommentarer Retningslinjene for beregning av selvkost bygger på prinsippet om at brukerne av dagens tjenester skal betale det disse tjenestene koster, også omtalt som generasjonsprinsippet eller det finansielle ansvarsprinsipp. Dette innebærer at en generasjon brukere ikke skal subsidiere neste generasjon, eller omvendt, men at kostnadene ved tjenestene som ytes i dag skal dekkes av de brukerne som drar nytte av tjenesten. Retningslinjene bygger på at selvkost defineres som den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Alle henførbare kostnader, både direkte og indirekte, inngår i denne kostnadsberegningen. Kommunen kompenseres for faktiske kostnader, herunder kostnadene ved kapitalbinding i investeringer. Som følge av dette er det investeringenes omfang som danner grunnlaget for beregning av kapitalkostnader i selvkostkalkylen, ikke hvordan investeringene faktisk er finansiert. Kommunen får med dette dekket sine utgifter til tjenesten og kostnadene ved kapitalbindingen som følger av utleggene. Selvkost er en kalkyle over inntekter og kostnader som tar utgangspunkt i regnskapet. Både kommuner og selskaper kan være omfattet av selvkostreglene, og retningslinjene legger opp til at selvkostberegningene kan ta utgangspunkt i regnskapsreglene som gjelder for den aktuelle virksomheten. Kommuner følger kommunelovens regnskapsregler, som har periodisering etter anordningsprinsippet, dvs. kjente utgifter og inntekter. Disse periodiseringene er teoretisk sett forskjellige fra kostnadsbaserte regnskaper (forbruk av varer og tjenester), og vil i praksis også kunne skape enkelte forskjeller i input til selvkostkalkylen sammenlignet med kostnadsbaserte regnskaper. Den viktigste forskjellen er at kommuner ikke håndterer beholdningsendringer, men utgiftsfører hele anskaffelsen i regnskapsåret. I praksis vil imidlertid varebeholdninger på gebyrområdene være begrenset, slik at også periodiseringsforskjellene vil være begrenset. Kommuner baserer sin selvkostkalkyle på utgifter og inntekter regnskapsført etter kommunelovens regnskapsregler. Dette innebærer at selvkostkalkylen ikke bygger på et rent kostnadsbegrep slik kostnad er definerte i regnskapsteorien (forbruk av varer og tjenester). For selskaper som skal utarbeide selvkostkalkyler vil imidlertid grunnlaget være regnskapsførte kostnader og inntekter i henhold til regnskapslovens regler. Ulike regnskapsregler kan medføre enkelte periodiseringsforskjeller i selvkostkalkylene, og således enkelte gebyrforskjeller enkelte år, men avviket vil være av et begrenset omfang, særlig sett over tid. Primært vil forskjellene være knyttet til eventuelle ulikheter i periodiseringen i kapitalkostnader. Når lov eller vedtak krever beregning av selvkost, er det i utgangspunktet kommunen som er ansvarlig for å gjøre denne beregningen. Ofte benytter kommunen selskaper til helt eller delvis å ivareta selvkostberegningene. Gir selskaper (et IKS og/eller AS) input til selvkosttjenesten, eksempelvis at de ivaretar selvkosttjenestene (de direkte kostnadene), må kommunen selv sette opp den endelige selvkostkalkylen hvor alle kostnadene og inntektene er tatt med. Er hele tjenesten overdratt til et selskap, må selskapet sette opp selvkostkalkylen og gi informasjon til kommunen(e) om beregning og oppstilling. Er det flere selskaper som ivaretar deler av en tjeneste, må hvert enkelt 8 64 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER selskap gi bidrag til det selskapet og/eller den kommunen som skal sette opp den endelige selvkostkalkylen. Vanligvis utarbeides selvkostkalkylen som en spesifikk oppstilling utenom regnskapet. Likevel bør det gis opplysninger om beregninger av gebyrfinansierte selvkosttjenester i noter til kommunens regnskap, jf. KRS nr. 6, og det er naturlig å omtale selvkostresultater og fondsutvikling i årsrapport eller årsberetning, både i kommuner og selskaper. Det er videre viktig at gebyrbelagte tjenester og resultater blir lett tilgjengelig for allmennheten, slik at gebyrleggingen skaper troverdighet og tillit, jf. kommuneloven § 4. Dette kan ivaretas ved å legge informasjon ut på kommunens og selskapenes hjemmesider. For flere av selvkosttjenestene er kommunene også pliktig til å rapportere inn selvkostregnskapet til Statistisk sentralbyrå. 9 65 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 4. Selvkostprinsippet 4.1. Definisjon av selvkost Selvkost er et veletablert begrep fra det bedriftsøkonomiske fagområdet. Selvkost er tradisjonelt et fullkostnadsbegrep, der alle faste og variable kostnader i en virksomhet fordeles og innkalkuleres mot den eller de varer/tjenester virksomheten produserer. I en virksomhet som produserer flere varer/tjenester, vil da som regel selvkost for hvert produkt summere seg til virksomhetens totale kostnader. Bruken av selvkost i forbindelse med kommunale betalingstjenester avviker noe fra dette, ved at en del kommunale kostnader ikke skal inngå i beregningsgrunnlaget for betalingstjenestene. Slike kostnader kalles ikke-henførbare, og defineres nærmere i kapitlene nedenfor. Dette innebærer at selvkostbegrepet anvendt på kommunale betalingstjenester kan ses på som en variant av en ABCbasert kalkyle (ABC = aktivitetsbasert kalkulasjon). Dette fordi man i ABC-baserte kalkyler som oftest opererer med bedriftsnivåkostnader (overordnede kostnader uavhengig av aktivitet), dvs. kostnader som anses som ikke-henførbare til det enkelte produkt. Et viktig prinsipp ved å knytte gebyrnivået til selvkost er at kommunen skal kunne få tilbake de utlegg den opprinnelig hadde ved anskaffelsen, samt bli kompensert for den kapitalen som har blitt bundet opp ved anskaffelsen. Retningslinjene legger derfor opp til at kostnaden må være pådratt og reelt sett utgjøre en utgiftspost i regnskapet, og historisk pris legges til grunn ved beregning av kostnader. Retningslinjene legger ikke opp til at andre alternativkostnader enn kalkulerte rentekostnader skal inngå i selvkost For beregninger av selvkost for kommunale tjenester tar vi derfor utgangspunkt i følgende definisjon av selvkostbegrepet: Selvkost er den totale kostnadsøkningen en kommune påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Denne definisjonen får fram at det kun skal være kostnader som direkte eller indirekte er knyttet til den samlede produksjon av den aktuelle varen eller tjenesten som skal inngå i beregningsgrunnlaget for selvkost. Kostnader kommunen ville hatt uavhengig av produksjonen av den relevante varen eller tjenesten, skal dermed ikke inngå. Definisjonen får også fram at kostnadene knyttet til en kommunal betalingstjeneste kan bestå av både faste og variable kostnader. Kommunens kostnader som knyttes til den enkelte betalingstjeneste vil i de fleste tilfeller både bestå av kostnader som er uavhengig av produsert mengde, f.eks. tjenesteledelse eller husleie, og kostnader som varierer med omfanget av tjenesten. Henførbare kostnader til en kommunal betalingstjeneste vil derfor som regel ikke bare være variable kostnader i tradisjonell økonomisk forstand. I enkelte kommunale betalingstjenester, som for eksempel vann- og avløpstjenester, vil størstedelen av kostnadene ofte være sprangvis faste kostnader. Kostnadene vil da i større eller mindre grad 10 66 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER være faste opp til en viss kapasitetsgrense. Dersom det blir flere abonnenter til et vann- eller avløpsnett, slik at kapasitetsgrensen for anlegget nås, må det investeres i økt kapasitet. Vi får da en ny og høyere kapasitet på anlegget, og en høyere årlig kostnad (gjennom de årlige avskrivningene og kalkulatorisk rentekostnad). Dette blir kostnadsøkningen forbundet med å bygge ut denne ekstra kapasiteten. Brukerbetaling basert på selvkostprinsippet gir ingen garanti for at det drives en effektiv virksomhet. Dersom en kommune driver ineffektivt, vil denne ineffektiviteten likevel bli en del av gebyrgrunnlaget i tillegg til det teoretisk minimale kostnadsnivået en mest mulig kostnadseffektiv kommune kunne ha drevet tjenesten for. Sammenligninger (benchmarking) på pris og kostnad med tilsvarende virksomheter i andre kommuner eller private tilbydere vil dermed gi viktig tilleggsinformasjon for å utvikle en mer kostnadseffektiv drift. 4.2. Om begrepene henførbare, ikke-henførbare, direkte og indirekte kostnader Direkte kostnader er selvkosttjenesten og er alltid henførbar. Indirekte kostnader er henførbare når interntjenesten bidrar til å skape en helhetlig tjeneste for brukerne. Et hovedmål med disse retningslinjene er å gi kommunene konkret veiledning om hvilke kostnader som skal henføres til en bestemt betalingstjeneste. Direkte kostnader er de kostnader som direkte eller umiddelbart kan tilordnes den aktuelle tjenesten. Dette gjelder både faste og variable direkte kostnader. Direkte kostnader kan også kalles kostnader til kjerneproduktet, dvs. alle kostnader som er forbundet direkte med produksjonen av den tjenesten brukeren opplever at han/hun mottar fra kommunen, og som brukeren skal betale for. Alle slike direkte kostnader skal henføres til den aktuelle tjenesten. Det er for de indirekte kostnader det oppstår ulike avgrensningsproblemer. Indirekte kostnader vil være kostnader til aktiviteter som mer indirekte kan være koblet til kjerneproduktet eller kjerneaktiviteten som brukeren skal betale for. Dette kan eksempelvis være administrative tjenester, ledelsesfunksjoner og ulike støttefunksjoner som er relatert til kjerneproduktet. Slike indirekte kostnader er ofte ulike typer interntjenester som kjerneaktiviteten trenger for å kunne levere en helhetlig tjeneste (kjerneproduktet) ut mot brukerne. Utfordringen er da å skape et operativt skille mellom hva som bør anses som indirekte henførbare kostnader, og hva som bør holdes utenfor og kategoriseres som indirekte ikke-henførbare kostnader. 4.3. Administrasjon og fellesfunksjoner Kostnader knyttet til administrativ ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for administrativ ledelse regnes ikke som henførbare i selvkostkalkylen. Administrative ledere som yter tjenester for betalingstjenesten , fordeler denne andelen til betalingstjenesten. 11 67 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Indirekte kostnader og interntjenester som ikke er nødvendige for å framstille betalingstjenestene, men som er nødvendige ut fra andre hensyn, skal ikke henføres til betalingstjenestene. Administrativ ledelse, slik dette er definert i KOSTRA-veiledningen1, bør ikke henføres til betalingstjenesten. Administrativ ledelse er definert slik: • Administrative ledere er ledere som leder andre administrative ledere. Administrative ledere er definert til å være ledere når de har både økonomiske og administrative fullmakter. • Dersom en administrativ leder yter tjenester for ett eller flere tjenesteområder, skal denne andelen fordeles til tjenestefunksjonen (betalingstjenesten). Dette innebærer: • Kostnader forbundet med utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for administrativ ledelse, regnes som ikke-henførbare. Dette innebærer at kostnader ved utarbeidelse av kommuneplaner (inkludert arealdel), handlingsprogram, økonomiplaner, årsbudsjett og sektorplaner som hovedregel ikke skal tas med i selvkostkalkylen. Det kan imidlertid gjøres vurderinger av om enkelte aktiviteter vil være nødvendig for tjenesteproduksjonen og dermed likevel tas med i selvkostkalkylen for den aktuelle tjenesten. Prosjektplanlegging, inkl. utarbeidelse av reguleringsplaner når dette er nødvendig for å realisere bestemte prosjekter, bør tas med i kalkylen. • Stabs-/støttefunksjoner knyttet til planlegging, oppfølging og styring av hele kommunen eller av et administrativt ledernivå, er i utgangspunktet en del av administrasjonsfunksjonen. Dette omfatter blant annet oppgaver knyttet til økonomiforvaltning, personalforvaltning, informasjonsarbeid, kommuneadvokat/-jurist, utvikling av lokalsamfunn og næring, samt arbeid knyttet til organisasjonen eller organisasjonsutvikling. Likevel kan deler av slike tjenester henføres til betalingstjenesten som indirekte kostnad dersom de ytes til betalingstjenesten. Det vises til kapittel 5.2 for nærmere beskrivelse av interntjenester. • Ansatte i tjenestefunksjon (betalingstjenesten) som yter tjenester til stabs/støttefunksjon for administrativ ledelse, skal fordele denne andelen til stab/støtte, dvs. at andelen tas ut av tjenestefunksjonen (betalingstjenesten) som direkte henførbar kostnad. En forholdsmessig andel av de totale stabs-/støttefunksjonene kan henføres til betalingstjenesten som indirekte kostnad dersom de ytes til betalingstjenesten. 1 Kommunal- og regionaldepartementet. Hovedveileder KOSTRA (www.regjeringen.no/ krd) 12 68 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 5. Selvkostkalkylen – direkte og indirekte kostnader I forvaltningen av et gebyrområde vil en kommune i forkant av budsjettåret måtte foreta en kalkyle av inntekter og kostnader (forkalkyle/selvkostkalkyle) som et grunnlag for å kunne fastsette gebyrnivået og budsjettere gebyrinntektene. I forbindelse med regnskapsavlutningen må kommunen sette opp hva de faktiske inntektene og kostnadene (etterkalkyle/selvkostregnskap) faktisk ble og sette av til (eller bruke av) de bundne fondene i henhold til resultatet i etterkalkylen. I dette kapitlet gjennomgås de direkte og indirekte kostnadene som inngår i selvkost. I kapittel 5 gjennomgås kapitalkostnadene. Det avgjørende er at kostnadene er henførbare til selvkosttjenesten. Blant annet er det ovenfor foretatt en avgrensning av administrativ ledelse og stabs/støttefunksjoner når det gjelder henførbarhet. De henførbare kostnadene vil inngå i selvkostkalkylen. Denne omfatter også driftsinntektene, slik at det kan beregnes et selvkostresultat. Det vises til kapittel 7 for nærmere gjennomgang av etterkalkylen. 5.1. Direkte kostnader knyttet til kjerneproduktet Direkte kostnader er arbeid, varer og tjenester som anvendes for å yte tjenesten. Alle direkte kostnader forbundet med å yte tjenesten, skal inngå i kalkylen. Eksempelvis lønn til ansatte mv., kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjonen, og eventuelle overføringer. Når det gjelder lønnsutgifter, baserer retningslinjene seg på en avgrensning mot kjerneproduktet. Utgangspunktet er at stillinger skal være klart avgrenset til tjenesten, enten som fullt ut henførbar, eller som andel henførbar når ansatte ivaretar oppgaver for flere tjenester. For det skjønnet som må brukes vises det til prinsippene for avgrensning av administrativ ledelse og for fordeling av andel stillinger slik det er beskrevet i KRDs KOSTRA-veileder. For ansatte som ivaretar oppgaver for flere tjenester, foretas en fordeling av andelen til de respektive tjenestene, herunder betalingstjenesten. I tillegg skal det også foretas fordeling av andel stilling til stabs-/støttefunksjoner, ev. også for andel av administrativ ledelse, som nevnt ovenfor. Oppsummert vil direkte henførbare lønnskostnader mv. til kjerneproduktet være: • Lønnsutgifter til stillinger som er 100 % henførbare til kjerneproduktet • Andel av lønnsutgifter til stillinger som er knyttet til flere tjenester, når andelen gjelder henførbare tjenester • Andel av lønnsutgifter til stillinger som er knyttet til administrativ ledelse, når andelen gjelder henførbare tjenester Enkelte tjenester er henført direkte til kjerneproduktet, mens andre er en fordeling fra andre tjenestefunksjoner, så som bruk av teknisk konsulent, bruk av felles maskinpark og bygningsdrift. 13 69 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 5.2. Henførbare indirekte kostnader (interntjenester) Indirekte kostnader er deler av kostnader som i KOSTRA er henført til administrasjonsfunksjonen eller funksjonen for kontroll og revisjon. Fordelingsmetode for indirekte kostnader i selvkostkalkylen bør primært være en som best gir uttrykk for bruken av interntjenesten. Alternativt brukes en fordelingsnøkkel som interntjenestens netto driftsutgifter fordelt etter selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter. Selvkosttjenestens indirekte kostnader (interntjenester) tas med i selvkostkalkylen. Interntjenester vil være tjenester som understøtter eller er komplementære med de direkte brukerrelaterte tjenester. Visse interntjenester, så som administrasjon og ledelse av tjenesten, vil finnes i alle kommuner, mens innslaget av andre typer interntjenester varierer mellom kommunene. Årsakene til dette er at kommuner kan kjøpe slike tjenester av andre i stedet for å stå for slike selv. Eksempelvis kan juridiske tjenester, kopierings- og trykkeritjenester og bygningsvedlikehold utøves av egne ansatte, eller de kan kjøpes av private. Det kan være vanskelig i en kalkylemodell å stille opp en uttømmende liste over interntjenester, men de angitte tjenestene nedenfor anses som de viktigste. I en kalkylemodell er det relevant å angi metoder for kostnadsfordeling. Hva som er relevant metode vil variere fra interntjeneste til interntjeneste. Generelt bør metoden i størst mulig grad reflektere faktisk bruk av interntjenesten, så som andel ansattes bruk av personalfunksjonen (primær fordelingsnøkkel). 14 70 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER I henhold til selvkost må både utgiftene og inntektene fordeles til betalingstjenesten. Det innebærer at kommunens netto driftsutgifter, dvs. brutto driftsutgifter fratrukket driftsinntekter knyttet til interntjenesten, vil være utgangspunktet når de indirekte tjenestene skal henføres til selvkosttjenesten. Der den primære fordelingsnøkkelen er vanskelig tilgjengelig, eller arbeidskrevende å oppdatere, kan det benyttes en alternativ fordelingsnøkkel, eksempelvis selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter. For interkommunale selskaper (samarbeid) kan alle kostnader knyttet til selskapsorganene regnes som direkte henførbare kostnader, herunder også etablerings- og avviklingskostnader ved omdannelser. Valget av selskapsform medfører nye kostnader til generalforsamling/representantskap, som ikke ville vært med i en kommunal organisering. Kostnader til styret regnes også som henførbar, og vil være med hvis tjenesten er organisert i et kommunalt foretak. 5.2.1. Interntjenester i selvkostkalkylen med fordelingsnøkkel Nedenfor er det foretatt en opplisting av de mest relevante, henførbare indirekte tjenestene (interntjenester): 1) Regnskaps- og innfordringstjenesten Disse tjenestene omfatter arbeid knyttet til utarbeidelse og utsending av fakturaer, håndtering og betaling av inngående fakturaer, føring av kunde- og leverandørreskontro, samt føring av internt og eksternt regnskap med fordelinger. Den andelen av disse tjenestene som fordeles til selvkostkalkylen, er selvkosttjenestens andel av disse kostnadene Disse kostnadene bør primært fordeles etter andel bilag eller andel utgående fakturaer, dersom tjenesten for fordelingsmessige formål splittes i regnskap og innfordring. 2) Kontorstøtte Kontorstøtte vil normalt være henført til kostnadsstedet for betalingstjenesten. Dersom det ikke er tilfelle, bør tjenesten håndteres i selvkostkalkylen som indirekte ytelse til kjerneproduktet. Andelen kontorstøtte som ytes til administrativ ledelse tas ikke med i selvkostkalkylen. Eventuell henførbar kontorstøtte kan eksempelvis fordeles ut fra selvkosttjenestens andel av det totale antall årsverk som kontorstøtten betjener. 3) Revisjon Revisjonens netto driftsutgifter fordeles til kjerneproduktet etter selvkosttjenestens andel av kommunens brutto driftsutgifter (jf. sekundær fordelingsnøkkel). 4) Personaltjenesten Personaltjenesten er ofte organisert i stabs-/støttefunksjon. Tjenesten kan også omfatte IKTsystemer til HR-funksjonen som et felles system i kommunen. For fordeling av IKT-utgifter, vises det til omtale nedenfor. For å henføre en andel av personaltjenestens netto driftsutgifter til selvkosttjenesten, vil selvkosttjenestens andel av antall ansatte i kommunen kunne fungere som fordelingsnøkkel. 15 71 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 5) HMS Dette er kostnader knyttet til bedriftshelsetjeneste, arbeidsmiljøutvalg, vernetjeneste osv. Dette er indirekte ytelser til kjerneproduktet, og som primært er mest relevant å henføre ut fra selvkosttjenestens andel av kommunens samlede antall årsverk eller ansatte. 6) Sentral opplæring Kostnader til eksterne kurs og konferanser føres normalt som en del av kostnaden ved kjerneproduktet. Dersom kommunen har en sentral opplæringsenhet, bør kostnadene ved denne fordeles som en indirekte ytelse til kjerneproduktet. Det er mest relevant å henføre enten ut fra faktisk bruk av opplæringstjenesten, eller etter andel ansatte. 7) Kantinedrift I mange kommuner er kantinedrift forutsatt å være selvfinansierende. Subsidieres kantinen av kommunen, bør denne andelen (netto driftsutgift) fordeles som en indirekte ytelse til alle brukere av kantinetjenesten. Kostnadsfordelingen bør primært skje ut fra andel av ansatte som har tilgang til kantinetjenesten. 8) Kopiering og trykketjenester Det vil ofte være betydelige variasjoner i hvor stor grad den enkelte tjeneste (betalingstjeneste og andre) forbruker slike tjenester. Det er derfor vanskelig å foreta rent sjablongmessige vurderinger. En stor andel av kostnader til kopiering og trykkeri vil være knyttet til trykking av planer og dokumenter til politisk behandling, som i utgangspunktet ikke skal henføres til betalingstjenestene. Kostnader til drift av kopierings- og trykkeritjenestene bør primært fordeles etter faktisk bruk. 9) IKT-tjenester (drift og opplæring) Felles IKT-løsninger for hele kommunen inkluderer anskaffelse, drift og vedlikehold samt brukerstøtte til fellessystemer. Slike systemer kan være økonomisystemer, inkl. lønns- og personalsystemer, arkivsystemer, og saksbehandlings- og beslutningsstøttesystemer. Disse er i KOSTRA henført til administrasjonsfunksjonen. Utgifter knyttet til ”fagsystemer”, så som pleie- og omsorgssystemer, sosialsystemer, system for barnehageopptak, geografiske informasjonssystemer til reguleringsplanlegging og forvaltning av eiendommer og anlegg m.m., er henført til de funksjonene som systemene betjener. Det er andelen av felles IKT-utgifter knyttet til administrasjonsfunksjonen som kan fordeles til selvkosttjenesten. Kostnadsfordeling ut fra registrert tidsbruk vil være det beste (primære) kriteriet, alternativt kan en fordeling basert på andel PCer/terminaler eller andel årsverk benyttes. 10) Felles post, arkiv - og sentralbord Felles post-, arkiv- og sentralbordfunksjon er i KOSTRA henført til administrasjonsfunksjonen. Netto driftsutgifter på dette området fordeles til selvkosttjenesten primært etter faktisk bruk, så som antall dokumenter eller andel årsverk. 11) Juridisk bistand (kommuneadvokatens kontor) Dersom kommunen har en egen enhet for juridiske tjenester, anbefales det å foreta en fordeling av kostnader for slike interntjenester ut fra faktisk bruk. 16 72 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 17 73 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 6. Selvkostkalkylen - kapitalkostnader Retningslinjene for beregning av selvkost bygger på at dagens brukere verken skal subsidiere eller bli subsidiert av fremtidige abonnenter. Kommunens gebyrinntekter i året skal samsvare med kommunens selvkost i året. Utgangspunktet for en selvkostkalkyle er derfor at utgiften ved en investering skal fordeles over den perioden som eiendelen er i bruk,. På denne måten blir brukerbetalingene knyttet direkte opp mot bruken av eiendelen, slik at generasjonsprinsippet blir ivaretatt. 6.1. Hva er kapitalkostnader? Kapitalkostnaden i selvkostkalkylen skal fange opp kostnader som oppstår når kapital bindes opp i en realinvestering (bygninger, anlegg mv.). Et årsregnskap vil inkludere finanskostnader som følge av at investeringer er lånefinansierte, men kapitalkostnaden i selvkostkalkylen beregnes ut fra (netto) investeringen, ikke finansieringen. En forutsetning for å kunne beregne korrekte årlige kapitalkostnader, er at alle investeringer er definert og avgrenset fra øvrige anskaffelser, se kapittel 6.2. Årlige kapitalkostnader består av to elementer: • Avskrivningskostnader, dvs. forringelsen i et driftsmiddels verdi som følge av slit og elde. • Alternativkostnaden (kalkulatorisk rentekostnad), dvs. den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende (netto) investeringsbeløpet (etter avskrivninger) i markedet. I et fungerende marked vil renten angi alternativkostnaden. Størrelsen på årlig kapitalkostnad i selvkostkalkylen bestemmes av følgende komponenter: • Størrelsen på anleggskost (historisk kost), fratrukket anleggsbidrag. • Anleggsmidlets (bygninger, utstyr m.v.) økonomiske levetid. • Fordelingen av anleggskost over økonomisk levetid (avskrivningsprofil). • Alternativkostnaden, dvs. rentesatsen (kalkylerenten) multiplisert med gjennomsnittlig anleggskost i året fratrukket tidligere års avskrivninger. 6.2. Definisjon av varige driftsmidler Definisjon av varige driftsmidler i selvkostkalkylen baseres på definisjonene som er lagt til grunn for kommunens eller selskapets årsregnskap. 18 74 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER I kommunal regnskapsstandard nr. 1 fra Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS), defineres et varig driftsmiddel slik: “Et varig driftsmiddel kan defineres som et driftsmiddel som forventes brukt mer enn en regnskapsperiode (1 år). Driftsmiddelet må ha en anskaffelseskost på minimum kr 100.000 og ha en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet.” I en selvkostkalkyle er de samme avgrensninger relevante. Kostnader ved varige driftsmidler som brukerne av betalingstjenester drar nytte av over flere år, fordeles i henhold til avskrivningstider bestemt i den kommunale regnskapsforskriften, og avgrensningen av hva som skal anses som et varig driftsmiddel, gjøres i henhold til kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 1 for kommuner og selskaper som fører regnskap etter kommunelovens prinsipper. Ifølge kommuneloven skal kommunenes årsregnskap (og årsbudsjett) inndeles i en driftsdel og en investeringsdel 2. I kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 4 er skillet mellom drift og investering nærmere definert 3. Avgrensningen mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift) i selvkostkalkylen følger denne standarden. Investeringer skal aktiveres i balansen og avskrives over objektets levetid. For selskaper som følger regnskapsloven, må beregningen av kapitalkostnader i selvkostkalkylen følge reglene for god regnskapsskikk (avgrensning anleggsmiddel, beløpsgrense for aktivering og avskrivningstider). Før beregning av årlige kapitalkostnader foretas, skal det gjøres fradrag for eventuelle anleggsbidrag mv. Det vises til kapittel 6.3 for nærmere beskrivelse av beregningsgrunnlagene. 6.3. Beregningsgrunnlag for kapitalkostnader 6.3.1. Historisk kost Historisk anskaffelseskost benyttes ved fastsetting av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen. Gjenanskaffelseskost justert for prisstigning ved hjelp av byggekostnadsindeks (SSB), brukes der hvor historisk kost ikke lar seg skaffe (deflatert gjenanskaffelseskost). Varige driftsmidler synker i verdi som følge av slitasje og elde. Det er altså snakk om ressurser som gradvis fortæres, opptil 40-50 år, og i visse tilfeller en enda lengre periode. Skal slik bruk av ressurser framstilles i økonomiske termer, må den økonomiske verdien av den ressursen som gradvis forbrukes, beregnes. Den økonomiske verdi kan være gitt ved hva driftsmidlet opprinnelig kostet kommunen, eller hva tilsvarende driftsmiddel ville kostet kommunen i dag. 2 3 Kommuneloven § 46 nr 5 KRS (F) nr 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, desember 2009 19 75 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER En kan ha to perspektiver på dette. Betaling fra brukere skal sikre at kommunen får tilbake det utlegg kommunen opprinnelig hadde ved anskaffelsen. Alternativt kan brukerbetalingen sikre kommunen midler til å foreta en fremtidig reinvestering, altså et kapasitetsbevarende perspektiv. Hvilket alternativ som benyttes, vil avhenge av formålet med å beregne kostnadene. Selvkost er definert som den totale kostnadsøkningen kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Det vil derfor være korrekt i selvkostkalkylen å benytte historisk anskaffelseskost ved produksjon av dagens tjenester. Å benytte gjenanskaffelseskost i kalkylen, ville innebære at dagens brukere finansierte framtidige tjenester, noe som vil stride med den allmenne forståelse av selvkostprinsippet (og generasjonsprinsippet). Anskaffelseskost representerer brutto finansielt utlegg kommunen har hatt ved kjøp av driftsmidlet. Avskrivningsgrunnlag basert på anskaffelseskost, er beregningsmessig enkelt og etterprøvbart. I enkelte tilfeller er historisk kost ikke mulig å angi fordi regnskapsopplysningene ikke er tilgjengelige. For å komme fram til et fullstendig avskrivningsgrunnlag, må en da ta i bruk en ”nest beste” løsning. Gjenanskaffelseskost justert for prisstigning ved hjelp av byggekostnadsindeks (SSB) bør benyttes i de tilfeller hvor historisk kost ikke er kjent (deflatert gjenanskaffelseskost). Dersom en selvkostvirksomhet blir selskapsorganisert og ny åpningsbalanse etableres, må beregningsgrunnlaget for kapitalkostnader i selvkostkalkylen bygge på historiske kost-verdier, alternativt deflatert gjenanskaffelseskost dersom historisk kost er vanskelig tilgjengelig. Er de varige driftsmidlene nedskrevet før selskapsorganisering, kan det ikke beregnes kapitalkostnader på nye verdier. Bakgrunnen er at abonnentene ikke skal betale kapitalkostnader på de samme driftsmidlene på nytt. I tilfeller hvor kommunen kjøper rettigheter til grunn, eksempelvis ved vannframføring, tas kjøpsprisen med i grunnlaget for kapitalkostnadene (historisk kost). Kjøpet avskrives over rettighetens avtaleperiode. 6.3.2. Fradrag i historisk anskaffelseskost Selvkostkalkylen skal danne grunnlag for egenbetalinger fra brukeren. Prinsippet er at kommunen gjennom brukerbetalinger skal ha anledning til å få dekket sin totale kostnadsøkning. Når det skal fastsettes et avskrivningsgrunnlag, må det gjøres fradrag i brutto anskaffelseskost for anleggsbidrag mv., og eventuelt fradrag for den del av anlegget som ikke er utsatt for verdiforringelse ut fra slitasje og elde. Behandling av anleggsbidrag Investeringstilskudd/anleggsbidrag fra eksterne (andre enn kommunen) kommer til fradrag fra anskaffelseskost ved fastsettelse av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen. 20 76 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Med anleggsbidrag menes offentlige investeringstilskudd eller bidrag/refusjoner fra private ved investeringen. I forhold til avskrivningsgrunnlaget, kan anleggsbidraget behandles på to måter: 1. Til direkte fradrag på brutto anleggskost. Avskrivningsgrunnlaget blir derved netto anleggskost. 2. Godskrives inntektene for brukerbetaling. For selvkosttjenester, hvor formålet er at kommunens utlegg skal dekkes inn gjennom brukerbetalinger, er det naturlig å ta utgangspunkt i den pris på investeringen kommunen rent faktisk står overfor. Anleggsbidrag/investeringstilskudd skal således føres til fradrag på brutto anleggskost i avskrivningsgrunnlaget, og gir en netto anleggskost. I henhold til kommunal regnskapsstandard nr. 2 4skal kommunene aktivere (balanseføre) anleggsmidler til brutto anskaffelseskost. Eventuelle anleggsbidrag skal dermed ikke trekkes ifra avskrivningsgrunnlaget i kommunenes regnskap. Dette innebærer at det er en forskjell mellom beregningsgrunnlaget for avskrivninger i kommuneregnskapet og selvkostkalkylen. Det samme gjelder for byggelånsrenter på nye investeringer, jf. avsnitt 6.7. Innenfor vann- og avløpssektoren betales det tilknytningsgebyr ved tilknytning til et kommunalt anlegg. Tilknytningsgebyrene regnes ikke som anleggsbidrag. Gebyret inngår som en del av brukerbetalingen i selvkostkalkylen tilsvarende øvrig gebyr etter lov om kommunale vass- og avløpsanlegg. Ulike regnskapsregimer kan gi forskjellig periodisering av avskrivningene (og følgelig også forskjeller i kalkulatorisk rentekostnad). I selvkostkalkylen er det lagt opp til at levetiden er i samsvar med avskrivningstiden for anleggsmidlene i årsregnskapet. Behandling av tomteutgifter Kjøp av tomt trekkes som hovedregel fra netto anleggskost ved fastsettelsen av avskrivningsgrunnlaget. Dersom bruken av tomteareal er av en slik karakter at den vil redusere tomtearealets økonomiske verdi, kan det gjennomføres avskrivninger svarende til forringelsen. Dette gjelder i første rekke avfallsdeponier, men også andre typer arealanvendelser kan være aktuelle. Det gjøres ikke fradrag for tomteutgifter ved beregning av kalkulatorisk rentekostnad. Investeringer er sammensatt av utgifter til oppføring/kjøp av bygninger/anlegg på eiendommen, og utgifter til kjøp av selve tomtegrunnen. Mens bygninger og anlegg utsettes for slitasje og elde, og dermed reduseres i økonomisk verdi, er situasjonen for tomtegrunn at den økonomiske verdien av denne i hovedsak er uavhengig av anleggets alder og tilstand. I årsregnskapet inngår ikke tomteverdien i avskrivningsgrunnlaget. Når slike utgifter inngår i opprinnelig anskaffelseskost, må denne av samme grunn trekkes ut av avskrivningsgrunnlaget. 4 KRS nr 2 Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter, juni 2005 21 77 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Som hovedregel skal tomteutgifter utelates fra avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen. Enkelte typer arealanvendelse vil imidlertid åpenbart påvirke arealets verdi. Det typiske eksemplet er avfallsdeponi, men også annen type anvendelser av areal som reduserer kvalitative egenskaper ved arealet. Slik bruk av tomter kan derfor gjøres til gjenstand for avskrivninger i selvkostkalkylen. Tomtearealer knyttet til bolig, kontor eller lagerbygninger, er derimot ikke gjenstand for avskrivninger i kalkylen. Merk likevel at investeringer i tomtegrunn binder opp kapital, og at alternativkostnaden ved slike investeringer dermed vil inngå i selvkost gjennom beregningen av kalkulatorisk rentekostnad. Det vises til kapittel 5.6 for vurdering av kalkulatoriske rentekostnader på kommunale investeringer. I og med at utgifter til tomtekjøp trekkes ut av avskrivningsgrunnlaget, må kommunen/selskapet finansiere slike anskaffelser med andre midler enn gebyrinntekter. Dette kan være gjennom egne bevilgninger til anskaffelsen, gjennom tilskudd fra eierne til selskapet, eller av innskutt kapital i selskapet. Også selskapets opptjente kapital utenom selvkost kan besluttes anvendt til tomtekjøp. 6.4. Avskrivningsmetode Det legges til grunn lineære avskrivninger i selvkostkalkylen. Lineære avskrivninger gir best samlet kostnadsriktighet, tidsriktighet og anvendbarhet ved beregning av avskrivninger. Avskrivninger kan baseres på ulike metoder. Eksempelvis er lineære avskrivninger, dvs. likt avskrivningsbeløp hvert år, mest vanlig i selskapers årsregnskap. Saldoavskrivninger, dvs. lik 22 78 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER prosentvis avskrivningssats hvert år fra saldo, brukes i forbindelse med beregning av skattbart overskudd i henhold til skatteloven. Følgende kriterier er de mest sentrale når en skal vurdere ulike avskrivningsmetoders egnethet: • kostnadsriktighet • tidsriktighet • anvendbarhet Med kostnadsriktighet menes at det er samsvar mellom opprinnelig utlegg (anleggskost) kommunen har hatt, og summen av avskrivninger i avskrivningsperioden. Med tidsriktighet menes at avskrivninger for det enkelte år gir et rimelig bilde av kapitalslitet (verdiforringelsen) i året. Med anvendbarhet menes at metoden er relativ enkel å praktisere. Lineær metode oppfyller generelt kravene til kostnads- og tidsriktighet. Metoden er i tillegg enkel. Lineære avskrivninger er også bestemt brukt i kommuneregnskapet. Andre avskrivningsmetoder gir en skjev fordeling av kostnadene over avskrivningsperioden, noe det er vanskelig å begrunne faglig når det gjelder beregning av selvkost basert på et generasjonsprinsipp. 6.5. Avskrivningsperiode Som avskrivningsperiode for investeringer benyttes som en praktisk tilnærming de periodene som benyttes i kommunens/selskapets årsregnskap. Utgangspunktet for selvkostberegningen er at (netto)utgiften ved en investering fordeles over den perioden som eiendelen er i bruk. På denne måten blir brukerbetalingene knyttet direkte opp mot bruken av eiendelen. Lengden på avskrivningsperioden bestemmes ut fra hvor lang tid en antar det vil gå før anleggsmidlet må erstattes, dvs. at nyinvesteringer bør foretas. Svaret på et slikt spørsmål vil sjeldent være det samme for offentlig forvaltning og private selskaper. For private selskaper, med krav til avkastning på innskutt kapital, vil lengden på avskrivningsperioden i prinsippet tilsvare driftsmidlets økonomiske levetid. Dette fordi verdien som driftsmidlet er satt til i balansen, i prinsippet skal tilsvare nåverdien av den kontantstrømmen driftsmidlet gir i framtiden. Dette vil være den perioden hvor årlige kostnader ved driftsmidlet er lavere enn kostnader ved å reinvestere. Eldre driftsmidler innebærer i hovedsak høyere vedlikeholdskostnader og lavere produktivitet enn nyere driftsmidler. På sikt vil derfor årlig kontantstrøm ved eldre driftsmidler være negativ. Nyere driftsmidler vil imidlertid representere høyere kapitalkostnader. Driftsmidler har økonomisk levetid inntil det tidspunktet hvor årlige driftskostnader ved nyinvesteringer er lavere enn årlige driftskostnader ved eksisterende driftsmiddel. Fastsetting av levetid for driftsmidler i selskaper er altså basert på lønnsomhetsvurderinger. 23 79 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER I kommunene vil valg av investerings- eller reinvesteringstidspunkt sjelden være basert på rene kost/nytte-vurderinger. Investeringer foretas like mye ut fra politiske prioriteringer. Varige driftsmidler som er fullt ut avskrevet, men fortsatt i bruk, skal ikke oppskrives. Som en praktisk tilnærming kan kommunen/selskapet i selvkostkalkylen legge til grunn avskrivningsperiodene som er benyttet i deres respektive årsregnskaper. Det må påses at avskrivningsperiodene i selvkostkalkylene er i rimelig samsvar med brukstiden for anleggene, slik at generasjonsprinsippet ivaretas. For kommuner, kommunale foretak eller interkommunale selskaper som fører regnskap etter kommunelovens prinsipper, vises det til de avskrivningstidene som går fram av den kommunale regnskapsforskriften5. Dersom den økonomiske levetiden til et anleggsmiddel er åpenbart kortere enn den faste avskrivningstiden, kan en kortere levetid benyttes. Selskaper som følger regnskapsloven har ikke faste avskrivningstider, men følger lovens bestemmelse om at avskrivninger skal gjøres etter en fornuftig avskrivningsplan6 . Dette er en skjønnsmessig vurdering. 6.6. Alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) I selvkostkalkylen skal kostnadene være uavhengig av hvilken finansieringsform som velges (bruk av lån eller egenkapital). Alternativkostnadene (kalkulatorisk rentekostnad) beregnes for alle anskaffelser av varige driftsmidler. Netto anleggskost finansieres gjennom lån eller egne midler. Dersom investeringen lånefinansieres, vil det påløpe finanskostnader. Finansieres investeringen gjennom egne midler, påløper ingen ordinære finanskostnader. Kommunen lider imidlertid et tap ved at den går glipp av den avkastning en alternativ bruk av midlene ville gitt. Et slikt tap (kostnad) synliggjøres ikke i kommunens årsregnskap, og vil derfor betegnes som en kalkulatorisk kostnad. Tilnærmingsvis gir imidlertid de to alternative finansieringsformene samme kostnad. I selvkostkalkyler ses det derfor bort fra hvordan netto anleggskost (anskaffelseskost fratrukket anleggsbidrag) faktisk er finansiert. Dette innebærer at kalkulatorisk rentekostnad beregnes med utgangspunkt i netto anleggskost. Selvkostkalkylen vil da inneholde et avkastningselement også for den finanskapital kommunen selv eventuelt har skutt inn ved finansieringen av anskaffelsene. Kalkulatorisk rentekostnad baseres på netto anleggskost inklusive eventuelle tomteutgifter (se kapittel 6.3.2). Poenget med beregning av kalkulatorisk rentekostnad er å få kompensert for kapital som er bundet opp, noe som også er tilfellet med finansiering av tomtekostnader. Årets kalkulatoriske rentekostnad beregnes ut fra gjennomsnittlig verdi på netto anskaffelseskost etter avskrivninger, jf. tabell 4 og 5 nedenfor. 5 Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner m.v. (15.12.2000 nr 1424), § 8 6 Regnskapsloven § 5-3, jf § 7-13 24 80 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 6.6.1. Kalkylerente Som kalkylerente benyttes 3-årig swaprente , med et tillegg på ½ prosentpoeng. For kapitalintensive betalingstjenester vil valg av kalkylerente ha vesentlig betydning i selvkostkalkylen. Det er viktig at den renten som benyttes som norm for beregningene av kalkulatorisk rentekostnad er dekkende for de kostnader kommunen står overfor. På den annen side bør normrenten ikke settes så høyt at den dekker opp for manglende effektivitet i finansforvaltningen fra den enkelte kommunes side. Det finnes flere muligheter for å beregne en kalkylerente som skal reflektere kapitalkostnaden som kommuner står overfor. I perioder har markedsrentene på både statsobligasjoner og andre rentebærende papirer variert betydelig. Siden et formål med selvkostberegningene er å innarbeide faktiske kostnader for kommunene ved å tilby betalingstjenestene til sine innbyggere, synes det derfor mest relevant å basere kalkylerenten på markedsrentene som kommunene/selskapene står ovenfor. Selv om utgangspunktet er at kalkylerenten skal reflektere kommunenes faktiske kapitalkostnader, kan det av hensyn til utviklingen i gebyrene fra år til år være hensiktsmessig å legge en mer langsiktig rente til grunn. Dersom en velger kortsiktig (flytende) rente i finansmarkedet, eksempelvis NIBORrente, vil kalkylerenten variere betydelig fra år til år, og dermed kunne gi store svingninger i gebyrnivåene. Dette kan unngås ved å basere kalkylerenten på swaprenten med 3 års gjenstående løpetid. For at kommunene om lag skal kunne få dekket sine faktiske kostnader, kan det i kalkylerenten legges inn et tillegg på et halvt prosentpoeng.. En kalkylerente basert på 3-årig swaprente pluss et halvt prosentpoeng vil ikke nødvendigvis reflektere det faktiske rentenivået ett bestemt år, men vil over tid om lag dekke gjennomsnittlige rentekostnader for en kommune. Ved fastsettelsen av kalkylerenten for bruk i et bestemt år (budsjettkalkylen), benyttes nivået på 3årig swaprente for kalkyleåret , pluss et tillegg på ½ prosentpoeng. Det benyttes gjennomsnittlig nivå på 3-årig swaprente pluss et tillegg på ½ prosentpoeng for kalkyleåret (etterkalkylen). 25 81 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 6.7. Behandling av nye investeringer Ved nye investeringer tas driftsmidlet med i avskrivningsgrunnlaget senest fra og med året etter at driftsmidlet er tatt i bruk. Byggelånsrenter på nye investeringer trekkes ut av anskaffelseskost, og kalkulatorisk rentekostnad beregnes for hvert års investeringer, uavhengig av når driftsmidlet tas i bruk. 26 82 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Ved nyinvesteringer tas anleggsmidlet med i avskrivningsgrunnlaget senest fra og med året etter at bygget/anlegget er tatt i bruk. Ved oppføring av bygninger og anlegg trekker kommuner gradvis på egne omløpsmidler eller på en byggelånskonto for å finansiere løpende utbetalinger i forbindelse med oppføringen. Gjennom slike trekk påføres kommunen en renteutgift eller et rentetap. Renteutgifter på byggelån føres i kommuneregnskapet som en del av anskaffelseskost for investeringen7. Anleggskost inklusive renter i byggeperioden kan således inngå i avskrivningsgrunnlaget for årsregnskapet senest fra året etter at bygget/anlegget er tatt i bruk. Velger derimot kommunen å finansiere investeringen med egne midler, inngår ikke rentetapet i anleggskost (avskrivningsgrunnlaget). For å ivareta prinsippet om at finansieringsform ikke skal ha betydning for beregnede kostnader i selvkostkalkylen, må eventuelt henførte byggelånsrenter trekkes ut av anskaffelseskost i selvkostkalkylen, og i stedet henføres kalkulatorisk rentekostnad på gjennomsnittlig nye investeringer i året, uavhengig av om investeringen tas i bruk det året. Det innebærer at flerårige investeringer blir belastet med kalkulatorisk rentekostnad årlig i selvkostkalkylen. 6.8. Salg og utrangering av anleggsmidler Ved salg av anleggsmidler tas differansen mellom anleggsmidlets restverdi og salgssum inn i årets inntekter eller kostnader i selvkostkalkylen. Ved utrangering av anleggsmidler tas eventuell restverdi årets kostnader med som en nedskrivning i selvkostkalkylen. Når et anleggsmiddel selges, innebærer det at anleggsmidlet ikke lenger kan henføres til selvkosttjenesten, og det skal derfor trekkes ut av avskrivningsgrunnlaget. Tilsvarer salgsprisen opprinnelig netto anskaffelseskost fratrukket tidligere avskrivninger, behøver en i selvkostkalkylen ikke foreta seg noe ut over å ta ut objektet i avskrivningsgrunnlaget. Avviker salgsprisen fra dette beløpet, føres differansen som inntekt eller kostnad i selvkostkalkylen for året (gevinst/tap ved salg av anleggsmiddel). 7 Kommunal regnskapsstandard (KRS) nr. 2Anskaffelseskost og opptakskost for balanseposter, avsnitt 2.1 om definisjon av anskaffelseskost 27 83 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER I prinsippet skal også anleggsmidler som overføres til bruk i andre tjenester i kommunen, behandles tilsvarende. Det må her utøves et fornuftig skjønn ved vurdering av sannsynlig salgspris. Når det er snakk om betydelige beløp, bør takst anvendes. For anleggsmidler som er utrangert og som dermed må erstattes av nye investeringer, tas eventuell restverdi som en kostnad (nedskrivning) i selvkostkalkylen det aktuelle året. 6.9. Beregning av kapitalkostnader for indirekte tjenester Beregning av kapitalkostnader på indirekte tjenester gjøres ut fra henførbarhet. I beregningen av selvkost skal det i utgangspunktet foretas beregninger av kapitalkostnader basert på prinsippene om driftsmidler som er henførbare. Også for interntjenester (indirekte tjenester) som innkalkuleres i selvkostkalkylen etter de prinsipper som står angitt i kapittel 5.2, vil det som regel påløpe visse kapitalkostnader knyttet til bruk av kommunale bygninger, utstyr mv. Det prinsipielt riktige er at kapitalkostnader beregnes etter samme prinsipper som for andre driftskostnader for de indirekte tjenestene, jf. 5.2.1. Det innebærer at en andel av kapitalkostnadene som knytter seg til de indirekte tjenestene (f.eks. regnskaps- og innfordringsfunksjonens bruk av rådhuset) må henføres til selvkost. Andelen må beregnes ut fra hvilken andel av de samlede avskrivningene som kan knyttes til selvkosttjenestens forbruk, og tilsvarende fordelingsnøkler kan legges til grunn for avskrivningene som for de indirekte driftskostnadene. Fordelingsmetode bør primært være en som best gir uttrykk for bruken av interntjenesten, eller alternativt. Det vil imidlertid kunne være ressurskrevende å foreta en konkret beregning av hvor mye de ulike indirekte tjenestene forbruker i form av kapitalkostnader. Som en forenklet beregning av kapitalkostnader for indirekte tjenester (interntjenester), kan det alternativt brukes et sjablongmessig påslag på anslagsvis 5% av netto indirekte kostnader for selvkosttjenesten. 28 84 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 7. Selvkostkalkylen – oppstilling og resultat Selvkostkalkylen kan oppstilles på flere måter. Nedenfor vises et eksempel som ivaretar informasjonsbehovet for ulike typer transaksjoner. Det vises også til kravene til oppstilling av selvkostregnskapet ved rapportering til KOSTRA (KOSTRA-skjema 23). Tabell 7 - Spesifikasjon av posten "andre inntekter og kostnader" Korrigering av tidligere års feil i kalkyle 0 Gevinst/tap ved salg av anleggsmiddel -60 000 Andre inntekter og kostnader -60 000 29 85 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Gebyrgrunnlaget Gebyrgrunnlaget består av direkte kostnader, kapitalkostnader direkte tjenester, netto indirekte kostnader, samt kapitalkostnader indirekte tjenester, fratrukket andre inntekter. I andre inntekter inngår salgs- og leieinntekter og overføringer og korrigering av tidligere års feil. Tilknytningsgebyr på vann- og avløpssektoren inngår også her. Det er ikke anledning til å finansiere investeringer direkte av årets driftsinntekter. Når det gjelder pensjon, er utgangspunktet at årlige pensjonsforpliktelser tas inn i selvkostkalkylen ut fra det som er regnskapsført i kommunens eller selskapets årsregnskap. Basert på kommuneregnskapets finansielt orienterte regnskapssystem og tidligere praksis anses det som naturlig at kommuner utarbeider selvkostkalkylene etter betalte pensjonspremier (etter fratrekk for bruk av premiefond). Dette innebærer at selvkostkalkylene det enkelte år samsvarer med de pensjonsutgiftene kommunene har overfor pensjonsordningene. En slik praksis innebærer at pensjonspremiene som er fordelt på funksjonene i KOSTRA må korrigeres for andelen bruk av premiefond ved utarbeidelse av selvkostkalkylen. Reglene for kommuneregnskapet innebærer at kommuner skal beregne årlige pensjonskostnader og årlige premieavvik. Regnskapsføringen av premieavvik i kommuneregnskapet har hatt til hensikt å bidra til at belastningen av pensjonsforpliktelsene i det samlete kommuneregnskapet blir jevnere og mer stabil over tid. Det er ikke krav om at det er beregnet pensjonskostnad som skal belastes de enkelte tjenestestedene i kommunens regnskap. Når kommunens pensjonspremier legges til grunn for selvkostkalkylen, innebærer det at årlige premieavvik og amortisering av tidligere års premieavvik ikke påvirker gebyrinntektene. Kommuner kan alternativt finne det mer hensiktsmessig å basere selvkostkalkylen på pensjonskostnader. Det kan argumenteres for at pensjonskostnadene gir en mer tidsriktig periodisering av pensjonsforpliktelsene i en selvkostkalkyle. Dersom kommunen baserer kalkylen på pensjonskostnader inklusive amortiseringskostnader, må kostnader til amortisering av premieavvik som tidligere er belastet kalkylen gjennom pensjonspremier holdes utenfor kalkylen. Det vil ivareta at selvkostkalkylen ikke belastes samme forpliktelse to ganger. Over tid vil alternativet innebære at selvkostkalkylen blir belastet med beløp som tilsvarer pensjonspremiene. Utgangspunktet for selskaper er at selvkostkalkylen baseres på pensjonskostnader slik disse er regnskapsført i selskapets årsregnskap. I gebyrgrunnlaget inngår også eventuelle korreksjonsposter for feil i tidligere års kalkyler, kalkylerenter på selvkostfond og gevinst eller tap ved salg av anleggsmiddel. Eventuelle feil i tidligere års regnskap følger regnskapsstandardene om korreksjoner i senere års regnskaper. Korreksjonene bør være spesifisert i en note til selvkostkalkylen. 30 86 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Årets finansielle resultat Årets finansielle resultat er differansen mellom gebyrinntekter og driftskostnadene (gebyrgrunnlaget). Avsetning til selvkostfond og dekning av fremførbart underksudd Dersom gebyrområdet har fremførbart underskudd, og det er lovfestet eller vedtatt selvkost, kan et overskudd disponeres til å dekke inn tidligere års underskudd. Et eventuelt resterende overskudd avsettes til selvkostfond (bundet driftsfond). Kommunen kan ha miljøforpliktelser knyttet til behandlingsanlegg for renovasjon, og slike avsetninger gjøres under denne posten. Ifølge avfallsforskriften 8er det et krav om at deponi skal ha tilfredsstillende finansiell garanti eller tilsvarende sikkerhet for å sikre at forpliktelsene som følger av tillatelsen, herunder avslutnings- og etterdriftsprosedyren, kan oppfylles. Forurensningsloven bygger på prinsippet om at ”forurenser betaler”, dvs. at dagens forbrukere av renovasjonstjenesten også skal betale for det framtidige oppryddingsarbeidet som er knyttet til innsamlet avfall. Kalkylemessig skal denne forpliktelsen klassifiseres som en avsetning til etterbruksfond (bundet fond). 8 Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall av 1.6.2004 nr 930, jf § 9-10 om finansiell garanti og kostnadsdekning 31 87 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd Ett års selvkostkalkyle kan være finansiert med bruk av selvkostfond, dvs. at det er tatt høyde for å bruke fondet ved fastsetting av årets gebyrinntekter. Slik bruk kommer i tillegg til årets gebyrinntekter mv., for å finansiere årets selvkost. Dersom det finansielle resultatet viser et underskudd, kan dette finansieres av selvkostfondet eller skape/øke et fremførbart underskudd. 7.1. Overskudd/underskudd i selvkostkalkylen Kommunen kan framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år (innenfor en viss periode). I praksis skjer dette gjennom et bundet selvkostfond. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader mv. slik at gebyrene kan holdes stabile. Selvkostregnskapet (etterkalkylen) vil avsluttes med et finansielt resultat som enten er positivt (overskudd) eller negativt (underskudd). Dette er et kalkylemessig resultat, og må ikke forveksles med årsregnskapets mer-/mindreforbruk eller årsresultat. Det finansielle resultatet er påvirket av både betalbare inntekter og kostnader, kalkulatoriske inntekter og kostnader (anleggsmidler og fond, se nedenfor). Likevel skal det være sammenheng mellom over-/underskudd og regulering mot selvkostfond i selvkostkalkylene og i kommuneregnskapet, unntatt for håndtering av situasjoner med fremførbart underskudd (se nedenfor). Også i selskapsregnskapet skal overskudd på selvkost avsettes til fond (egenkapital med restriksjoner). Det er et rettslig skille mellom gebyrene for ulike tjenester. Gebyrinntektene fra de ulike områdene skal gå med til å finansiere de respektive formålene. Hvert selvkostområde har sitt eget selvkostfond, slik at gebyrene for den enkelte selvkosttjeneste lettere kan kontrolleres. Det er ikke anledning til å slå sammen fond for ulike tjenester. Dette innebærer at midler på et fond knyttet til ett gebyrområde heller ikke kan benyttes (midlertidig) i årsbudsjettet/årsregnskapet til å finansiere årets underskudd på et annet gebyrområde. 7.1.1. Praktisering av selvkostprinsippet Denne veilederen gir retningslinjer for hvordan selvkost (gebyrgrunnlaget) kan beregnes. Det er samtidig behov for retningslinjer for hvordan selvkostprinsippet kan praktiseres over tid. Normalt vil oppstillingen av selvkostregnskapet vise at gebyrinntektene avviker noe fra beregnet selvkost (etterkalkylen). For sikre at selvkostprinsippet ivaretas over tid er det nødvendig å se gebyrinntekter og etterkalkylen over flere år i sammenheng, slik at det føres kontroll med at gebyrene samlet sett samsvarer med selvkost. Som regel vil det være rimelig å legge til grunn som en praktisk tilnærming at inntektene over noen år ikke skal overstige kostnadene for årene samlet. En slik tilnærming ivaretar også behovet for en nødvendig fleksibilitet med tanke på endringer på inntekts- og kostnadssiden, f. eks. som følge av investeringer (økt nivå på kapitalkostnadene). 32 88 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Tilnærmingen legger også til rette for at man kan sikte mot en viss stabilitet i nivået på gebyrene til tross for planlagte kostnadsvariasjoner mellom regnskapsår. Slike hensyn vil mest hensiktsmessig ivaretas gjennom måten selvkostprinsippet praktiseres på, og ikke gjennom hvordan selvkost beregnes. En selvkostkalkyle beregner kun kostnader for igangsatte aktiviteter. Dersom kommunen planlegger å sette i gang økt aktivitet innenfor tjenesten de nærmeste årene, skal slike planlagte kostnader holdes utenom gebyrgrunnlaget. Hvis det er ønskelig å øke gebyrene for å ta høyde for slike planlagte økte kostnader, kan dette skje ved at beregningsperioden settes lenger enn ett år. Kommunen kan dermed framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år. Med utgangspunkt i generasjonsprinsippet bør fremføring av overskudd holdes innenfor et 3-5-års perspektiv. I praksis vil dette måtte skje gjennom et selvkostfond (bundet driftsfond) dersom regnskapet skal være fullstendig. Intensjonen er ikke at kommunen/selskapet skal bygge opp fond over lengre tid, men ha en planlagt prosess både for oppbygging og nedbygging av fondet, som ledd i økonomiplanarbeidet. Selvkostfondet etableres gjennom overskudd på etterkalkylen, dvs. at gebyrinntektene og andre henførbare driftsinntekter er høyere enn beregnet selvkost i etterkalkylen. Dette fondet skal derfor brukes til å finansiere framtidig gebyrgrunnlag (selvkost), i kommuneregnskapet som bruk av selvkostfondet i driftsregnskapet. Selvkostfondet skal ikke benyttes som finansiering av investeringer. Dette bidrar til at det tas hensyn til tidsriktighet. Brukerne skal kun betale for tjenester de selv har nytte av, og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til senere generasjoner gjennom fond som er bygget opp av gebyrinntekter. Investeringsutgiftene belastes selvkostkalkylen og gebyrene jevnt over investeringenes levetid, jf. kapittel 6 om kapitalkostnader. I kommuneregnskapet (investeringsdelen) må således investeringer på selvkostområdet finansieres med andre midler enn selvkostfondet. Selvkostprinsippet innebærer en øvre grense for kommunenes inntekter fra betalingstjenestene. Dersom en tjeneste ikke gir full kostnadsdekning, det vil si at den går med underskudd ett år, kan kommunen kreve dette underskuddet dekket inn ved høyere gebyrer påfølgende år. Dette gjelder for tjenester hvor regelverk eller vedtak krever selvkost. Dersom det ikke er fastsatt krav til selvkost i form av lov, forskrift eller kommunestyrets vedtak, må et eventuelt underskudd dekkes av kommunens øvrige midler. Det anbefales at dette praktiseres slik at et overskudd (eller underskudd) i ett år tilbakeføres til (eller dekkes inn fra) abonnentene innen tre til fem år etter at overskuddet (eller underskuddet) i selvkostkalkylen oppstod. Dette innebærer at et overskudd i år t tilbakeføres senest i år t+5, overskudd i år t+1 må være tilbakeført senest i år t+6 og så videre. Tilsvarende dekkes et underskudd fra år t inn senest i år t+5 osv. I et tenkt tilfelle vil en kommune dermed kunne avsette overskudd til fond i inntil fem år på rad, men følgelig måtte bruke av fond i påfølgende fem år. I et slikt tilfelle vil samlete gebyrinntekter samsvare med beregnet selvkost over 10-årsperioden. Selvkostregnskapet for det enkelte år gjøres opp ved at et overskudd avsettes til selvkostfond eller dekker et fremført underskudd fra tidligere år. Et underskudd dekkes eventuelt ved bruk av avsetninger fra tidligere år, eller fremføres til senere år dersom det ikke er tilstrekkelige midler på selvkostfondet. Det foretas ikke en avsetning til et bundet fond samtidig med at det brukes av et bundet fond i ett og samme år. 33 89 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Den 3-5-årsperioden som disse retningslinjene skisserer, er basert på en avveining mellom ulike hensyn. På en side er det hensiktsmessig at selvkostprinsippet kan praktiseres med rom for en viss fleksibilitet og stabile gebyrer når det foreligger et begrunnet behov for det. På den annen side gjelder hensynet om at dagens abonnenter verken skal subsidiere eller bli subsidiert av fremtidige abonnenter, og at kommunens samlede gebyrinntekter det enkelte året i rimelig utstrekning skal reflektere kommunens årskostnad ved å levere tjenestene. Kommunen må vurdere ut fra lokale forhold om det er faglig grunnlag for å strekke perioden for tilbakeføring av overskudd / inndekning av underskudd over fem år, eller om det vil være mer rimelig å praktisere en kortere tilbakeføringsperiode. I enkelte tilfeller kan det tenkes at det finansielle ansvarsprinsipp tilsier at det kan vurderes å benytte en lengre periode for utligning av overskudd og underskudd enn 5 år. Et eksempel kan være en kommune som foretar en større utbygging av vann- og avløpsnett med overkapasitet for også å ta høyde for fremtidig utbygging av hytte- eller boligfelt, og der tilkoblingen til nettet vil skje etappevis etter hvert som hytte- eller boligfeltene bygges ut. Dersom kapitalkostnadene til VAnettet belastes fullt ut dagens abonnenter kan det hevdes at eksisterende abonnenter også dekker kostnadene ved nye (fremtidige) abonnenters bruk av anlegget. Når utgangspunktet er at gebyrene til dagens abonnenter skal stå i et rimelig forhold til deres nytte/bruk, kan dette trekke i retning av at kommunen har anledning til å dekke inn kostnadene over en lengre periode enn det som vil være rimelig innenfor en 3-5 års periode. I en vurdering av om kommunen finner faglig grunnlag for å strekke perioden utover 5 år, bør det blant annet tas hensyn til hva som anses som et vesentlig beløp for abonnentene som blir berørt. Kommunen må i slike tilfeller begrunne og dokumentere sitt valg om den går utover 5-årsperioden. Et slikt valg vil innebære at kommunestyret må prioritere dette innenfor sine årsbudsjetter de første årene: Gebyrinntektene vil ligge under beregnet selvkost i den aktuelle perioden, og i denne perioden må kommunen dekke opp for lavere gebyrinntekter ved å bruke av de frie inntektene. 7.1.2. Selvkostfond og godskriving av renter På avsatte midler til selvkostfond legges det til kalkulatoriske renter som skal reflektere alternativavkastningen brukerne går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond. Kalkylerenten settes lik 3-årig swaprente , med et tillegg på ½ prosentpoeng, jf. avsnitt 0, og beregningsgrunnlaget vil være gjennomsnittlig beholdning det enkelte år. Ved framføring av underskudd i selvkostregnskapet kan tilsvarende prinsipp legges til grunn, dersom kommunen er pålagt det gjennom lov og forskrift, eller dersom kommunestyret har bestemt at kostnaden ved tjenesten fullt ut skal dekkes av brukerne. 34 90 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Etter retningslinjene godskrives brukerne med gjennomsnittlig kalkylerente på selvkostfond. Dette innebærer at et overskudd for året også blir godskrevet med kalkylerente. Bakgrunnen er at det er innbetalt fond/overskudd mer enn selvkost, og dette er ”utlegg” som brukerne skal ha ”tilbakebetalt”, inkludert avkastning. ”Tilbakebetalingen” skjer gjennom korrigeringer av senere års gebyrer gjennom bruk av fond. Også fremførbare underskudd skal belastes med kalkylerente i etterkalkylen. I slike tilfelle har kommunen/selskapet lagt ut for underskuddet inntil det blir dekket gjennom økte gebyrer senere år. I regnskapet vil et selvkostfond under egenkapitalen likviditetsmessig inngå som en del av kommunens/selskapets arbeidskapital. De likvide midlene av arbeidskapitalen vil normalt være plassert i kontanter, bank og verdipapirer. For midler som er plassert, vil kommunen/selskapet bli godskrevet avkastning. Slik avkastning (betalbare renter) kan enten skje løpende eller per 31.12. avhengig av innskuddsavtaler. Det vil kunne være forskjeller mellom de faktisk innbetalte rentene i året og de beregnede kalkylerentene for året. Det er likevel lagt til grunn foran at det er kalkylerentene som bør avsettes til selvkostfondet i kommunens regnskap. 7.1.3. Fremførbart underskudd Fremførbare underskudd innebærer at gebyrene har vært lavere enn det full kostnadsdekning skulle tilsi. Dersom det er bestemt gjennom regelverk eller vedtak at en tjeneste skal baseres på selvkost, er det nødvendig å holde oversikt over slike underskudd. Dette kan gjøres som en del av etterkalkylen hvor gebyrområdets fond framvises. Fremførbart underskudd i denne oversikten vil ikke kunne avstemmes mot regnskapets fond. Likevel kan opplysningene tas med i regnskapets note om ”gebyrfinansierte selvkosttjenester”. Det er også mulig å framvise disse blant kommuneregnskapets memoriakonti. Underskudd i selvkostkalkylen som er større enn selvkostfondet, vil skape et ”negativt selvkostfond” (underskudd er negativ egenkapital) når kalkylens resultater avsluttes i årsregnskapet til 35 91 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER kommunen. Underskudd i selvkostkalkylen skal imidlertid ikke medføre negative selvkostfond i kommunens årsregnskap (kun i selvkostkalkylen/skyggeregnskapet). Et ”negativt selvkostfond” innebærer at kommunen har lagt ut for tjenestene på vegne av innbyggerne for en periode, og dette kan da kommunen kompenseres for ved å beregne renter på det fremførbare underskuddet og derigjennom belaste innbyggerne for denne kapitalbindingen, se prinsippet omtalt i avsnitt 6.6. Også i et selskapsregnskap, som i sin helhet omfatter ett eller flere gebyrtjenester, vil kalkylens underskudd være forskjellig fra selskapets årsresultat, blant annet som følge av forskjeller i kapitalkostnader sammenlignet med summen av avskrivninger og finanskostnader i selskapsregnskapet. Disse selskapene vil kunne gi opplysninger om selvkost og fondsutvikling i årsberetningen. For gebyrtjenester som har lovpålagt eller vedtatt selvkost, må fremførbare underskudd dekkes inn over senere års gebyrer. Inndekkingen bør framvises i etterkalkylen. Dette er en kalkylemessig disposisjon som reduserer gebyrområdets fremførbare underskudd. Eventuell justering av memoriakonto må foretas, og i selskapsregnskapet vil merinntekten gi et positivt årsresultat. 36 92 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER H. Årets finansielle resultat (G-F) 3 592 322 I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd 3 592 322 J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd 7.2. Årets finansielle resultat bygger på selvkostkalkylen i tabell 6 foran. Sum avsetning til fond (avsetning til fond/dekning av underskudd eller bruk av fond/fremføring av underskudd) skal være identisk med årets finansielle resultat (gitt 100% dekning), og en kommune kan ikke både bruke av og sette av til fond i ett og samme år. Både positive og ”negative” fond skal i henhold til retningslinjene vurderes over en avgrenset periode, der overskudd og underskudd tilbakeføres i løpet av en 3-5 årsperiode. Avdekking av feil i regnskap og selvkostkalkyle 7.2.1. Tidligere års feil i regnskapet Dersom det avdekkes at det er begått feil i tidligere års regnskaper, skal dette rettes i inneværende års regnskap. I tråd med god kommunal regnskapsskikk9skal slike korrigeringer gjøres som vanlige transaksjoner i drifts-, investerings- eller balanseregnskapet. Regnskapet er input til selvkostkalkylen for de betalbare transaksjonene. I den grad tidligere års feil i årsregnskapet har medført tilsvarende feil i selvkostkalkylen for tidligere år, vil det være rimelig at tidligere års feil også vil bli håndtert i selvkostkalkylen et senere år. Tilsvarende må eventuelle feil i selvkostkalkylen for selskaper som fører regnskap etter regnskapsloven, rettes opp i selvkostkalkylen for senere år, selv om det i selskapsregnskapet vil bli korrigert direkte mot selskapets egenkapital. 7.2.2. Tidligere års feil i kalkylene Dersom det avdekkes feil i tidligere års selvkostkalkyle, er utgangspunktet at dette må rettes i senere års kalkyle. Slike feil kan være feil anvendelse av fordelingsnøkler, feil kalkylerente, feil levetid anleggsmidler og feil henføring av direkte og indirekte kostnader. I vurderingen av retting av feil, bør det tas hensyn til hva som anses som et vesentlig beløp for abonnentene. 9 KRS (F) nr 5 Endring av regnskapsprinsipper, estimater og korrigering av tidligere års feil, vedtatt 11.10.2004. 37 93 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Oppretting av feil, enten de skyldes feil i årsregnskapet eller feil i kalkylen fra tidligere år, kan være både til gunst og til ugunst for abonnentene. Av hensyn til abonnentene og prinsippet om at dagens abonnenter ikke skal subsidiere eller bli subsidiert av andre abonnenter, vil det være naturlig å anse fem år som en øvre grense for å kunne ta hensyn til slike feil når det går i disfavør av abonnentene, jf. avsnitt 7.1.1. Kommunen må som profesjonell part og myndighet stå ansvarlig for de kalkyler som utgjør beregningsgrunnlaget for tjenestenes selvkost. På bakgrunn av dette er det neppe rimelig at innbyggerne i senere år må dekke kostnader som kommunen skulle, burde eller kunne innkrevd tidligere. Dette vil også gjelde de tilfeller hvor kommunestyret har fattet vedtak om at gebyrer skal dekke kostnadene fullt ut. Dersom feilene som avdekkes innebærer at kommunen i foregående år har krevd inn for høye gebyrer fra innbyggerne, må det vurderes i det enkelte tilfelle om feilen er så vesentlig at kalkylen må korrigeres slik at dette tilbakeføres abonnentene, enten direkte eller gjennom lavere framtidige gebyrer. Dette selv om forholdet skulle ligge noe lengre tilbake i tid enn fem år. 7.3. Regnskap og noteopplysninger 7.3.1. Sammenheng mellom regnskap og etterkalkyle Kommunens eller selskapets regnskap er input i selvkostkalkylen. Regnskapets inndeling er forskjellig fra etterkalkylen oppstilling (linjer/arter), blant annet vil et regnskap ha flere kontodimensjoner. Kommuner skal også rapportere regnskapsdata til Statistisk sentralbyrå, og i denne rapporteringen skal dimensjonene ”funksjon” (tjeneste) og “art” (utgift og inntekt) benyttes. Selskaper og foretak som er omfattet av regnskapsloven, og som har rapporteringsplikt til KOSTRA, må konvertere kontiene til disse dimensjonene10. I den detaljerte beregningen av selvkost, bør det framgå hvordan uttrekk fra regnskapet til kalkyle er foretatt, både når det gjelder direkte og indirekte kostnader. Alternativt kan regnskapet være tilrettelagt for å kunne trekke ut/rapportere selvkosttjenester direkte. Etterkalkylen vil således være et sammendrag av de regnskapsmessige uttrekk, i tillegg til at kalkylen også inkluderer kalkulatoriske kostnader og håndtering av årets finansielle resultat. 7.3.2. Noteopplysning om selvkost Ifølge god kommunal regnskapsskikk11 skal det i tilknytning til årsregnskapet opplyses om beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester i note. Beregningen kan inneholde oversikt over direkte kostnader, indirekte kostnader, kapitalkostnader og resultater. Oppstilling over etterkalkylen kan benyttes til å gi disse noteopplysninger, alternativt at det gjøres et sammendrag av hovedpostene i kalkylen i samsvar med minimumskravene og med angivelse av alle gebyrområdene 10 Jf forskrift om rapportering fra interkommunale selskaper og kommunale og fylkeskommunale foretak som driver næringsvirksomhet, av 21.10.2003. 11 KRS (F) nr. 6 Noter og årsberetning, kap. 3.2.2 pkt. 12 38 94 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER samlet i en oppstilling. Tabell 17 og 18 gir eksempler for oppstilling av resultatet og utviklingen i selvkostfondet over tid. Disse opplysningene er sentrale for å belyse om gebyrnivået over tid samsvarer med selvkost, jf. kapittel 7.1.1 om praktisering av selvkostprinsippet. SELVKOSTKALKYLE Vann Avløp Renovasjon SUM A. Direkte driftsutgifter A2. Herav kapitalutgifter hos ekstern produsent B. Henførbare indirekte driftsutgifter C. Kalkulatoriske rentekostnader D. Kalkulatoriske avskrivninger E. Andre inntekter og kostnader F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E) G. Gebyrinntekter H. Årets finansielle resultat (G-F) I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J) L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller fremføring av underskudd N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret (L+M+I-J) Nøkkeltall: O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100 P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100 39 95 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER I tilfeller hvor kommunen har ”negative selvkostfond”, er det her anbefalt å gi opplysninger om dette i tillegg, jf. avsnitt 7.1.3. Det er ikke tilsvarende krav til noter for selskaper som følger regnskapsloven. For slike selskaper som utelukkende ivaretar ett eller flere gebyrfinansierte tjenester på vegne av kommuner, er det naturlig at opplysninger om selvkost, selvkostfond og fordelinger til eierkommuner m.v. har en sentral plass i årsberetningen. 40 96 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 8. Organisering av selvkosttjenester Selvkosttjenester kan organiseres på flere måter, men prinsippet om selvkost er uavhengig av organisasjonsform. Også kryssubsidiering kan være et tema når selvkostbaserte tjenester skal skilles fra andre tjenester. Både organisasjonsformer og kryssubsidiering omhandles i dette kapitlet. 8.1. Ansvar og prinsipper for beregning av selvkost ved ulik organisering Det er mange måter å organisere selvkosttjenester på, eksempelvis: • Kommunal regi som en virksomhetsdel (”etat”) • Kommunal regi som et kommunalt foretak • Interkommunalt selskap (IKS) eller annet interkommunalt samarbeid • Aksjeselskap • Tilknyttede selskaper for en avgrenset del av tjenestene • Kombinasjoner av det ovenstående Selvkostprinsippet gjelder uavhengig av hvordan tjenesten er organisert. Det mest vanlige er at kommunen som sådan er ansvarlig for å utarbeide selvkostkalkyler. Dersom selvkosttjenesten, dvs. de direkte henførbare tjenestene, kjøpes gjennom andre selskaper, samarbeidsformer eller foretak, vil kjøpsprisen inngå i kommunens selvkost som en direkte kostnad. Disse selskapene, samarbeidsformene og foretakene kan imidlertid på sin hånd være ansvarlige for å utarbeide selvkostkalkyler for selvkosttjenesten, herunder eventuelt et system for hvordan de direkte kostnadene skal fordeles på deltakende kommuner. Når kommunen ivaretar administrative funksjoner på selvkostområdet, så som fakturering, regnskapsføring og oppfølging, vil dette være indirekte tjenester i selvkostkalkylen. Dersom kommunen har satt ut hele tjenesten til et selskap, samarbeid eller foretak, altså både selvkosttjenesten og de indirekte tjenestene, herunder fakturering, vil disse organisatoriske enhetene som regel være ansvarlige for å utarbeide selvkostkalkylen i sin helhet. I slike tilfelle skal kommunen opplyse om organisasjonsformen og resultatet av selvkostområdet i noteopplysninger i sitt regnskap12. 12 KRS (F) nr 6 Noter og årsberetning, jf. redegjørelse om ”øvrige noter” pkt. 2 og 12. 41 97 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER En praktisk tilnærming til selvkost er å håndtere over- og underskudd i etterkalkylen (bundet selvkostfond). Dette er nærmere omtalt i kapittel 7.1. Når en kommune kjøper selvkostområdets selvkosttjeneste av et selskap, men har indirekte og eventuelt direkte kostnader også i egen regi, må selvkostfondet håndteres i kommunens kalkyle og regnskap. Utførende selskap avregner kostnadene på kommunen/kommunene, og har således ikke selvkostfond. Når kommuner har satt bort hele gebyrtjenesten til et selskap, både direkte og indirekte tjenester, vil det være selskapet som har selvkostfond. Kommunene vil i dette tilfelle ikke ha selvkostfond, men bør gi opplysninger om etterkalkylen i noter til regnskapet. Kommuner og selskaper kan ha forskjellige regnskapsprinsipper og derav forskjellig uttrekk til selvkostkalkylen. Dette er nærmere omtalt i kapittel3Feil! Fant ikke referansekilden.. Samtidig er reglene for selvkost på visse områder forskjellig fra hvordan de samme økonomiske hendelser håndteres i regnskapene, jf. bl.a. aktivering av investeringer og av- og nedskrivninger. Det er derfor viktig å understreke at der det er forskjeller er det prinsippene for selvkost som skal være grunnlaget for selvkostkalkylen, ikke regnskapsreglene. 42 98 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Kommunene kan velge om de vil ta hånd om selvkosttjenesten selv eller helt eller delvis kjøpe tjenesten fra eksterne tilbydere. Dette kan være kjøp som inngår i den kommunale gebyrtjenesten, og det kan være kjøp av tjenester som fullt ut erstatter den kommunale tjenesten. Organisasjonsformen sier noe om hvordan og i hvilket omfang gebyrtjenesten kjøpes. Dersom kommunen velger å kjøpe tjenesten i markedet, er anskaffelsen omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser. Dette regelverket har som formål å sikre mest mulig effektiv ressursbruk basert på forretningsmessighet og likebehandling 13. Anbudsprinsippet innebærer at den prisen som betales, er den foretrukne etter en samlet vurdering opp mot gitte kriterier, og skal inngå som kostnad i selvkostkalkylen. Denne prisen ligger fast uavhengig av hvilken avkastning selskapets eiere får i form av utbytte, gevinst ved salg av eierandeler eller hva kreditorer får i renter på lån. 13 Lov om offentlige anskaffelser §§ 1 og 2. 43 99 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 8.2. Likviditet i selskaper og forholdet til selvkost Ved etablering av selskaper vil eiernes kapitalinnskudd utgjøre selskapets likviditet, og selskapet må ha likviditet til å gjøre opp sine forpliktelser. Dersom selskapet ikke har egne løpende inntekter, eksempelvis at det foretas avregning av resultatet på eierkommunene etterskuddsvis, må kommunene innbetale forskudd på denne avregningen, og/eller må selskapet benytte kassekreditt eller lån for å sikre likviditet. Anskaffelse av varige driftsmidler (investeringer) kan finansieres med lån. Dersom slike anskaffelser er ikke-avskribare, så som tomter, vil selskapet ikke ha likviditet over tid til å nedbetale lån knyttet til slike ikke-avskrivbare eiendeler. Også i selvkostkalkylen vil forskjell mellom kalkulatoriske kostnader og faktiske kostnader ha likviditetsmessig konsekvens. Et eksempel er hvis kalkulasjonsrenten på alternativkostnaden (kalkulatorisk rentekostnad) midlertidig er lavere enn lånerenten. Dette vil da medføre høyere betalbare kostnader (lånerenter) enn alternativkostnader dekket gjennom selvkost, og dermed skape et midlertidig likviditetsbehov. Kommuner kan dekke opp et likviditetsbehov gjennom økte kapitalinnskudd, gjennom tilskudd eller ved å yte likviditetslån. Eventuelle renter på likviditetslån eller kassekreditt i bank er ikke en del av kostnadene i selvkostkalkylen. Lånerenter er en finanspost i regnskapet, men anses ikke som en kostnad i selvkostkalkylen, hvor den altså er erstattet med en kalkulatorisk rentekostnad på investeringen uavhengig av finansiering. 8.3. Kryssubsidiering 14 Det er forbud mot kryssubsidiering av selvkosttjenester, dvs. at selvkost ikke skal belastes med kostnader som ikke er henførbare til selvkosttjenesten. En form for kryssubsidiering kan være et tilfelle der en ansatt som hovedsakelig er knyttet til en selvkosttjeneste, men som også utfører andre tjenester, ikke fordeler andelen til den andre tjenesten. Slik andel av stilling skal fordeles. En særlig problemstilling er vurdering av oppgaver innen ”myndighetsutøvelse”. Eksempelvis skal oppgaver knyttet til rollen som forurensningsmyndighet skilles fra selvkosttjenestene vann, avløp og renovasjon, og rollen som reguleringsmyndighet skilles fra selvkosttjenester innen bygg, kart og oppmåling. Når fordeling av andel stilling er definert i forbindelse med KOSTRA-rapporteringen, vil selvkosttjenestene framstå som ”rene” i det eksterne regnskapet. En annen form for kryssubsidiering kan oppstå i skillet mellom håndtering av likeartede tjenester hvor selvkostprinsippet bare gjelder for deler av tjenesten. Et eksempel her er innsamling og håndtering av avfall, der husholdingsavfallet er omfattet av selvkost, mens næringsavfallet ikke er det. Kommunen/selskapet må da etablere systemer for å skille disse tjenestene kalkylemessig fra hverandre. I dette ligger det også et krav om at de faste kostnadene må fordeles på de ulike tjenestene. 14 Med kryssubsidiering menes normalt at en konkurranseutsatt del av en virksomhet får økonomiske fordeler fra offentlige midler, og som er i strid med regler om offentlig støtte. Kryssubsidiering brukes i dette kapitlet også om uriktig henføring av kostnader fra en tjeneste til en gebyrfinansiert selvkosttjeneste. 44 100 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Et tredje eksempel på mulig kryssubsidiering er hvordan et interkommunalt selskaps resultat på selvkostområdene skal fordeles på eierkommuner når det er forskjellig kostnadsstruktur i de ulike kommunene som er med i samarbeidet. Selvkost skal gjelde for ”kommunens kostnader”, etter en faglig skjønnsmessig vurdering fra selskapet. Eksempelvis må kostnader ved renovasjon i regi av et interkommunalt selskap eller kostnadene ved en privat aktør kunne splittes for hver kommune som betjenes. Er kostnadene ved renovasjon i én kommune høyere per abonnent enn i en annen kommune, og det ikke eksisterer faglige grunner for kostnadsutjevning, skal ikke abonnentene betale samme pris. Likevel er det ikke hensikten at ulike transportavstander fra kommunene til behandlingsanlegg nødvendigvis skal separeres. Avstandsforskjellene kan skyldes at en lokalitet var miljømessig gunstigere, mer kostnadseffektiv, utgjorde et bedre tilbud enn en annen eller ble valgt som følge av en anbudskonkurranse. Den samme vurderingen kan gjøres når det gjelder drikkevannsforsyning og ledningsnett. 45 101 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Det er også anledning til å se investeringer som gjøres på ulike tidspunkt i sammenheng. Dersom det er lagt en investeringsplan som samlet vil komme samtlige kommuner tilnærmelsesvis likt til gode, kan det være rimelig å utligne de samlede kapitalkostnadene på samtlige kommuner. Dette vil også gjelde om den første delen av investeringen bare kommer enkelte kommuner til nytte, såfremt de øvrige kommunene får tilsvarende nytte av investeringer som gjøres på et senere tidspunkt. Det avgjørende for kostnadsfordelingen mellom eierkommunene er at fordelingen ikke framstår som at enkelte kommuner over tid blir subsidiert på bekostning av de øvrige. Et fjerde eksempel er dersom flere selskaper (datterselskaper) inngår i et konsern (med morselskap), og konsernet avgir selvkostdata til kommunen(e) eller selv er ansvarlig for å sette opp selvkostkalkyle. Da skal prisen for de tjenestene som datterselskaper gir bygge på armlengdeprinsippet 15. Er tjenesten tilbudt i konkurranse med andre, er anbudspris lik kjøpspris, jf. kapittel 8.1. Dersom en tjeneste utføres ved enerett eller i egenregi av kommunenes selskaper, skal kostpris legges til grunn. Utgjør omsetningen internt (mellom døtre og/eller mor) som vedrører selvkosttjenesten over 80 % av samlet omsetning, må datterselskapet(ene) selv dokumentere kostnadene som inngår i kalkyleberegningen, også om tjenesten har vært utsatt for konkurranse. 15 Prinsippet om at kommersielt og finansielt samkvem mellom nærstående foretak skal være inngått på samme vilkår som om transaksjonen var inngått mellom uavhengige foretak under sammenlignbare forhold og omstendigheter. 46 102 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER 9. Tilgjengelighet, dokumentasjon og åpenhet om selvkostberegningene Generelt er det i offentlig forvaltning et krav om saksbehandling, vedtak og møtebok16. Saker behandlet i folkevalgte organer er i utgangspunktet offentlige, og dokumentasjon fra saksbehandlingen og vedtak kan gi god informasjon om gebyrberegninger og gebyrvedtak/-regulativ. Brukerbetaling av tjenester kan kun kreves når det foreligger hjemmel for det (legalitetsprinsippet). For å kunne dokumentere at gebyrtjenesten holdes innenfor de rettslige rammer til økonomisk dekning, må det dokumenteres hvordan selvkost er beregnet. Det må framlegges en etterkalkyle som viser inntekter, kostnader og resultater. Informasjon om dette gis i forbindelse med kommunenes årsregnskap, hvor det i henhold til god kommunal regnskapsskikk bør vises ”beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester der kommunen fastsetter betalingen etter lov og forskrift, herunder resultatet av selvkostberegningen, gjerne over flere år.” I tilfeller hvor det hevdes at kommunens gebyrsatser ikke er fastsatt i henhold til selvkostprinsippet, vil innbyggere kunne be kommunen dokumentere at selvkostprinsippet er ivaretatt, f.eks. ved å fremlegge for- og etterkalkyler av grunnlaget for sine gebyrsatser. Det vises her til Høyesteretts dom gjengitt i Rt. 2004 side 1603 (saken gjaldt byggesaksgebyrene spesielt). Selvkostkalkylene med tilhørende grunnlagsdata gir grunnlag for kommunale avgifter som inntektsføres i kommuneregnskapet, samt selvkostnoten. Bokføringsloven gjelder for regnskapsinformasjon i kommuneregnskapet, jf. regnskapsforskriften § 2. Etter bokføringsloven § 13.2 er aktuell oppbevaringstid 10 år (primærdokumentasjon) eller 3 ½ år (sekundærdokumentasjon). Hele beregningsgrunnlaget, det vil si grunnlagsdata, selvkostkalkylen og etterkalkylen bør kunne dokumenteres i 10 år. Oppbevaringen må foretas på en ordnet måte og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Fordelen med oppbevaringsperiode i 10 år er at kommunen vil kunne ha historikk for samme periode som det er oppbevaringsplikt for regnskapsdata, og dette vil gi bedre sikkerhet for at dokumentasjonen oppbevares lenge nok. Det kan være nyttig om det er behov for å gå tilbake i tid ved eventuelle undersøkelser av feil i selvkost. Generelt er brukerne av tjenestene opptatt av gebyrnivået i sin kommune, og foretar ofte sammenligning mot andre kommuner. Gjennom KOSTRA/SSBs database er slik informasjon og sammenligningsmulighet lett tilgjengelig. Også offentleglova gir brukere og innbyggere vid adgang til dokumenter og opplysninger som ikke er taushetsbelagt. Selv om det er adgang til å gjøre unntak fra innsyn, vil det ofte være grunn til å utvise merinnsyn etter offentleglova § 11. Innhold i og resultat av selvkostberegninger vil derfor kunne være offentlig tilgjengelig på forespørsel. Kommuner og selskaper har egne hjemmesider for å gi publikum informasjon og service. Det er naturlig at også informasjon om selvkost gjøres enkelt tilgjengelig på hjemmesiden, jf. kommuneloven § 4. Dette kan være: 16 Se kommuneloven kapittel 6 Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer 47 103 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER • Hvilke tjenester som helt eller delvis er gebyrfinansiert, herunder et vedtatt nivå for gebyrdekning der det ikke skal være 100 % kostnadsdekning. Det bør også være lenke til saksframlegg og vedtak om gebyrene (gebyrregulativet). • Henvisning til saksdokumenter knyttet til behandlingen av gebyrer. • Hvordan tjenestene er organisert, dvs. i egen regi/kommunalt foretak, interkommunalt samarbeid/selskap, i aksjeselskap, eller former for samhandling mellom kommunen og andre. • Etterkalkylene, herunder sammensetning av inntekter, kostnader og resultater, samt anvendelse av resultatene. Eventuelle fordelinger mellom eierkommuner bør også framgå, herunder anvendte fordelingsnøkler. • Redegjørelse for vesentlige poster i etterkalkylen, herunder hendelser eller forhold som har betydning for å vurdere årets resultater og sammenligningen mot tidligere år. Der tjenesten er ivaretatt helt i et selskaps regi, bør kommunen f.eks. ha lenke til selskapets hjemmeside for å få eventuelle tilleggsopplysninger som kommunen selv ikke besitter. Ved presentasjon av selvkostresultatene på hjemmesiden, bør det gis et kvalitetsstempel ved å henvise til at regnskapet med noter er revidert, herunder selvkosttjenestene, og i den anledning vise til behandlingen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning, gjerne med lenke til sakene. Dette betyr at informasjon om sist avlagte selvkostkalkyler først vil skje etter at regnskapet er revidert. 48 104 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Vedlegg Skisser til selvkostkalkyle Tabell 1 Inntekter kjerneprodukt Artsgruppe 6 Gebyrområde Funksjon Tekst Gebyrinntekter Tilknytningsgebyr 7 Øvrige salgsinntekter 8 Driftsinntekter Overføringer ekskl. Overføringer uten med krav til krav til motytelse finansposter motytelse SUM Tabell 2 Direkte kostnader Artsgruppe Gebyrområde 0 Funksjon Tekst 1 Lønn og sosiale utgifter 2 3 4 Kjøp av varer og tjenester Kjøp av Overføringer som inngår i tjenester komm.tjenesteprod. Sum direkte kostnader ekskl. finansposter SUM Tabell 3 Indirekte kostnader GEBYROMRÅDE Artsgruppe 0 TjenesteFordelingsnøkkel Tjenestetekst nummer (tekst) Lønn og sosiale utgifter 1 2 3 4 Kjøp av varer og Kjøp av Overtjenester som inngår i tjenester føringer komm.tjenesteprod. Inntekter Sum nettokostnad pr tjeneste Andel for belastning kjerneprodukt Sum andel kostnad SUM Tabell 3.1 Ansvarssted Beregning av fordelingsnøkler Fordelingsnøkkel (tekst) Andel gebyrområde Antall enheter totalt Fordelingsnøkkel 49 105 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Tabell 4 Beregning av avskrivninger og kalkulatorisk rentekostnad for kjerneproduktet Anleggsmiddel Nr Beregning av avskrivningsgrunnlaget og grunnlag for beregning av kalk. rentekostnad Tekst Anskaffelseskost Anleggsbidrag Avskrivningsgrunnlag Tomteutgift Beregningsgrunnlag kalk. rentekostnad 1 2 3 4 AVLØP Levetid og bruttokostnad Investeringer Anleggsmiddel ÅR Nr Tekst Levetid Avskrivnings- Beregningsgrunnlag grunnlag kalk. rentekostnad Årets beregninger Tidl. Avskrevet Årets avskrivninger/ nedskrivninger Salg / utrangering Restverdi UB Kalk. rentekostnad 1 2 3 4 Avskrivningskostnad beregnes ved å multiplisere netto anleggskost (historisk kost fratrukket tomteutgift og anleggsbidrag) med avskrivningssatsen. Kalkulatorisk rente beregnes ved å multiplisere netto gjennomsnittlig anleggskost med fastsatt kalkylerente. Tabell 5 Sum beregnet rente på selvkostfondet tillegges utgående balanse, og inngår i sum selvkostfond ved årets slutt Regnskapsår Gebyrområde Inngående balanse Selvkostresultat Utgående balanse Kalkylerente Kalkulert renteavsetning selvkostfond Utgående balanse inkl. renteavsetning 50 106 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Tabell 6 Eksempel på selvkostkalkyle SELVKOSTKALKYLE Avløp Fra tabell 2 A. Direkte driftsutgifter A2. Herav kapitalutgifter hos ekstern produsent Legges rett inn i kalkylen B. Henførbare indirekte driftsutgifter C. Kalkulatoriske rentekostnader D. Kalkulatoriske avskrivninger E. Andre inntekter og kostnader Fra tabell 3 F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E) Fra tabell 5 Fra tabell 4 G. Gebyrinntekter H. Årets finansielle resultat (G-F) I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J) L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller fremføring av underskudd N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret (L+M+I-J) Nøkkeltall: O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100 P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100 Tabell 7 Spesifisering av posten ”andre inntekter og kostnader” i selvkostkalkylen Korrigering av tidligere års feil i kalkyle Gevinst/tap ved salg av anleggsmiddel Andre inntekter og kostnader 51 107 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Tabell 8 Eksempel på fremstilling i note SELVKOSTKALKYLE Vann Avløp Renovasjon SUM A. Direkte driftsutgifter A2. Herav kapitalutgifter hos ekstern produsent B. Henførbare indirekte driftsutgifter C. Kalkulatoriske rentekostnader D. Kalkulatoriske avskrivninger E. Andre inntekter F. Gebyrgrunnlag (A+B+C+D-E) G. Gebyrinntekter H. Årets finansielle resultat (G-F) I. Avsetning til selvkostfond og dekning av fremført underskudd J. Bruk av selvkostfond og fremføring av underskudd K. Kontrollsum (subsidiering) (H-I+J) L. Saldo selvkostfond per 1.1. i rapporteringsåret M. Alternativkostnad ved bundet kapital på selvkostfond eller fremføring av underskudd N. Saldo selvkostfond per 31.12. i rapporteringsåret (L+M+I-J) Nøkkeltall: O. Årets finansielle dekningsgrad i % (G/F)*100 P. Årets selvkostgrad i % (G/(F+I-J))*100 Tabell 8.1 Noteopplysning som viser utviklingen i selvkostresultatet for flere gebyrområder over en tidsperiode på 5 år Tall i 1000 kroner Utvikling i selvkostresultatet Over- (+) / Over- (+) / Over- (+) / Over- (+) / Over- (+) / underskudd (-) underskudd (-) underskudd (-) underskudd (-) underskudd (-) t+5 t+4 t+3 t+2 t+1 Vann Avløp Renovasjon Feiing Byggesak 52 108 HØRINGSUTKAST - RETNINGSLINJER FOR BEREGNING AV SELVKOST FOR KOMMUNALE BETALINGSTJENESTER Tabell 8.2 Noteopplysning som viser fondsutvikling for flere gebyrområder over en tidsperiode på 5 år Tall i 1000 kroner Utgående balanse i fond Positiv (+) / Positiv (+) / Positiv (+) / Positiv (+) / Positiv (+) / negativ (-) negativ (-) negativ (-) negativ (-) negativ (-) t+5 t+4 t+3 t+2 t+1 Vann Avløp Renovasjon Feiing Byggesak 53 109 Høringsbrev - regjeringen.no Page 1 of 2 Du er her: regjeringen.no / Kommunal- og regionaldepart... / Dokumenter / Høringer / 2013 / Høringsbrev Høring - nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Høringsbrev, 27.02.2013 Kommunal- og regionaldepartementet sender med dette på høring forslag til nye retningslinjer for beregning av selvkost på kommunale betalingstjenester, jf. vedlagte utkast. Det vil bli tatt endelig stilling til forslagene i etterkant av høringsrunden. Frist for innsending av uttalelser til høringsnotatet er satt til 20. mai 2013. Høringssvar kan sendes postmottak@krd.dep.no eller til Kommunal- og regionaldepartementet, Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo, merket sak 12/2394. Det gjøres oppmerksom på at også andre enn de som står på høringslisten, kan avgi uttalelse. Alle høringssvarene blir lagt ut på departementets nettsider. Høringsnotatet er publisert på departementets nettsider. Høringsutkastet til nye retningslinjer Formålet med retningslinjene er å bidra til en god og ensartet praksis for beregning av selvkost på de tjenesteområdene der selvkost skal være grunnlaget eller den øvre ramme for brukerbetalingene fra innbyggerne. Retningslinjene er normgivende, mens selvkostprinsippets nærmere innhold på de ulike sektorer beror på hva som er nedfelt i lov og forskrift på de ulike tjenesteområder kommunene har ansvaret for. Retningslinjene har ikke rettslig status som lov eller forskrift, og er ikke juridisk bindende som sådan. Retningslinjene vil imidlertid slik Kommunal- og regionaldepartementet ser det, kunne være et sentralt moment i vurderingen av hvilke kostnader en kommune etter de ulike særlovene kan kreve dekket gjennom brukerbetaling fra innbyggerne. Retningslinjene inneholder en beskrivelse både av det teoretiske grunnlaget for å beregne selvkost, illustrert med oppsett og eksempler, og hvordan selvkostprinsippet praktiseres. Det siste punktet omfatter bl.a. hvordan overskudd og underskudd kan framføres innenfor en avgrenset periode, hvordan selvkost i interkommunale samarbeid skal fordeles på deltakerkommunene m.m. Retningslinjene ble sist revidert i 2003. Som en del av arbeidet med å revidere retningslinjene fikk BDO AS og Telemarksforsking i oppdrag å levere et utkast til Kommunal- og regionaldepartementet. Innspillet er lagt ut på departementets nettsider. Departementet har gjennomgått forslaget fra BDO og Telemarksforsking og gjort noen justeringer og suppleringer. I denne oppdateringen har både det teoretiske fundamentet og de praktiske løsningene blitt gjennomgått. Høringsutkastet er mer konkret på de teoretiske løsningene og mer utdypende på praktiske spørsmål, sammenlignet med gjeldende retningslinjer. Innledningsvis gis det en omtale av historikken og hovedprinsippene som ligger til grunn for retningslinjene og selvkostberegningene, samt i hvilken grad retningslinjene kan anses å være bindende. Retningslinjene går så inn på de ulike kostnadskomponentene i kalkylen og hvordan selvkost skal beregnes, med eksempler på utforming av selvkostkalkylene. Utkastet har også innarbeidet flere av uttalelsene som Kommunal- og regionaldepartementet, som forvalter retningslinjene, og Miljøverndepartementet, som forvalter regelverket på de sentrale selvkostområdene vann, avløp og renovasjon, har gitt rundt lovverket og selvkostberegningene siden forrige revisjon. Blant annet har høringsutkastet en fyldigere omtale av ulike organisasjonsformer og interkommunale samarbeid og hvordan selvkost for den enkelte kommune skal beregnes i slike tilfeller. Avslutningsvis er det tatt inn en bolk om tilgjengelighet og åpenhet rundt kommunens selvkostberegninger og plikten til å kunne dokumentere beregningene. Av problemstillinger som tas opp i høringsutkastet, gjør vi høringsinstansene særlig oppmerksomme på følgende punkter: 110 http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2013/horing---nye-r... 09.04.2013 Høringsbrev - regjeringen.no Page 2 of 2 • Kalkylerenten Kalkylerenten skal kompensere kommunen for kapitalen som er bundet opp i investeringene på selvkosttjenestene, uavhengig av hvordan investeringene er finansiert. Dagens kalkylerente er satt til effektiv rente på statsobligasjoner med tre års gjenværende løpetid, tillagt 1 prosentpoeng. I høringsutkastet er det foreslått at kalkylerenten i stedet kobles til rentene i pengemarkedet, for i større grad å ta utgangspunkt i det finansmarkedet som kommuner og selskaper som berøres av retningslinjene faktisk står overfor. Hensynet til et stabilt gebyrnivå tilsier etter departementets vurdering at det bør legges et relativt langsiktig rentebegrep til grunn. Departementet foreslår på bakgrunn av dette at kalkylerenten endres til 3årig swaprente tillagt ½ prosentpoeng. • Praktiseringen av selvkostprinsippet – framføring av overskudd og underskudd Gjeldende retningslinjer legger til grunn at selvkost må ses under ett innenfor en avgrenset periode. Begrunnelsen er at dagens innbyggere verken skal subsidere eller bli subsidiert av framtidige innbyggere, men at gebyrene som den enkelte betaler i året, så langt som mulig skal reflektere kommunens årskostnad ved å levere tjenesten til denne innbyggeren (generasjonsprinsippet). I høringsutkastet viderføres dette prinsippet, men det er tydeliggjort hva som ligger i dette. Det sies nå at et underskudd eller overskudd i år t bør være tilbakeført i år t+5. I teorien kan da en kommune ha overskudd på selvkostområdet i fem påfølgende år, men da må dette etterfølges av fem år med tilsvarende underskudd. Dette innebærer at kommuner som foretar store investeringer,vil ha flere år til å gjennomføre opptrappingen av gebyrene. • Plikt til å dokumentere selvkostberegningene Det finnes få direkte hjemler til dokumentasjonsplikt og dokumentasjonsomfang, men ved at selvkost er lovfestet for de ulike tjenestene, foreligger det et indirekte krav til at kommunene må kunne dokumentere selvkostberegningene sine. Grunnlaget for selvkostkalkylene (for- og etterkalkyle) og selve kalkylene bør dokumenteres blant annet til bruk i klagesaker, til å undersøke feil i kalkylene og for å vise at selvkostgebyrene ikke overstiger selvkost både i nåtid og i ettertid. I retningslinjene er det anbefalt en oppbevaringstid på minimum ti år, dvs. samme som for regnskapsopplysninger. • Kommunens eller selskapets eget regnskap er utgangspunktet Retningslinjene identifiserer hvilke kostnader kommunen kan dekke gjennom gebyrene fra innbyggerne. Innenfor samme selvkosttjeneste vil forskjellige enheter føre regnskap etter ulike prinsipper, avhengig av hvordan kommunen har organisert selvkosttjenestene. Kommunen følger kommunelovens prinsipper, mens enkelte interkommunale selskaper vil føre regnskap etter regnskapslovens prinsipper. Dette vil gi noe ulik periodisering av utgiftene/kostnadene, bl.a. for anleggmidlene som følge av at ulike avskrivningstider vil benyttes. Høringsutkastet legger opp til at den enkelte enhets (kommunens/IKS-ets) regnskap kan legges til grunn for selvkostberegningene. Med hilsen Thor Bernstrøm (e.f.) avdelingsdirektør Even Vaboen seniorrådgiver 111 http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/hoeringer/hoeringsdok/2013/horing---nye-r... 09.04.2013 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Saksnr 015/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/52-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak sak 18 og 19 - Kommunestyrets møte 21.03.2013 Kontrollrapport 2012 Pressemelding fra Riksrevisjonen Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet KOFA Nyhetsbrev-1-2013 Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i i Trondheim og Klæbu kommuner 2012 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk sak, kommunestyrets sak 18 Kontrollutvalgets årsmelding 2012 og sak 19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats. 2. Kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Klæbu kommune 2012. 3. Mange kommuner har svak styring og kontroll med tjenester som er viktige for brukerne, pressemelding fra Riksrevisjonen 19.02.2013. 4. Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever kommunene statlige føringer? En ny utredning skal gi svar på effektene av den statlige styringen av kommunene. 5. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har startet opp med kvartalsvise nyhetsbrev til sine abonnenter. Nyhetsbrevet vil også bli lagt ut på www.kofa.no 6. Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i i Trondheim og Klæbu kommuner 2012. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 112 Melding om politisk vedtak – Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte 21.03.2013 18/13 Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering. Behandling Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering. 113 Melding om politisk vedtak – Klæbu kommunestyre Kommunestyrets møte 21.03.2013 19/13 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tilpasset opplæring og tidlig innsats Kontrollutvalgets innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Tilpasset opplæring og tidlig innsats” til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. Behandling Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt Norge IKS orienterte. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Kommunestyrets vedtak 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport ”Tilpasset opplæring og tidlig innsats” til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2013. 114 115 116 117 118 Pressemelding fra Riksrevisjonen Mange kommunar har svak styring og kontroll med tenester som er viktige for brukarane Publisert: 19.02.2013 12:30 Over halvparten av kommunestyra får ikkje rapportering om tenestekvalitet på viktige område. - Det er behov for større bevisstheit om det ansvaret kommunestyra har for styring og kontroll med tenestekvalitet, seier riksrevisor Jørgen Kosmo. Kommunestorleik og statleg sektorstyring påverkar i kva grad kommunestyra får rapportering om tenestekvalitet. Kommunestyra får mindre rapportering om tenestekvalitet i heimetenesta og avløpstenesta enn dei får om grunnskolen, kor staten har satt krav om rapportering til kommunestyret. - Når kommunane har fått ansvaret for viktige tenester, er det vesentleg at kommunestyret får tilstrekkeleg informasjon om kvaliteten på desse tenestene. Kommunane må sjølv, ut frå lokale behov, velje kor detaljert det skal rapporterast frå tenestene, seier riksrevisor Jørgen Kosmo. Manglande styringsinformasjon kan føre til at kommunestyret ikkje har eit godt nok grunnlag til å gjere nødvendige endringar og prioriteringar. Dette aukar risikoen for eit dårleg tenestetilbod for innbyggarane og at tenestene ikkje får den kvaliteten Stortinget har lagt til grunn på viktige område. Kommunal- og regionaldepartementet har i liten grad innhenta informasjon eller rettleidd om bruken av lovpålagde styringsdokument - blant anna årsbudsjett og årsrapport - i kommunane. Desse dokumenta skal sikre relevant informasjon om målsetjingane for og resultata av verksemda til kommunen. Departementet bør setje i verk tiltak som kan medverke til at kommunestyra får nødvendig styringsinformasjon på viktige område. Departementet bør særleg tilpasse tiltaka til behova og utfordringane i små og mellomstore kommunar. Statsråden er einig med Riksrevisjonen at mange administrasjonssjefar har svak internkontroll med kvaliteten i tenestene og at kommunane i liten grad utnyttar moglegheitene til kontroll med tenestekvalitet som ligg i forvaltningsrevisjon. Statsråden hevdar at manglande rapportering til kommunestyret ikkje utan vidare gir grunnlag for ein konklusjon om manglande styring og kontroll eller eit dårleg tenestetilbod. Riksrevisjonen meiner at det er nødvendig at kommunestyret, uavhengig av korleis det vel å styre, får tilstrekkeleg informasjon om tilstanden i tenestene lokalt for å kunne vareta sitt ansvar. Tilstrekkeleg informasjon til kommunestyret er nødvendig av omsyn til lokaldemokratiet, overordna nasjonale interesser og for å utnytte ressursar optimalt. 119 Fornyings-, Administrasjons- og Kirkedepartementet Pressemelding, 15.02.2013 Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever kommunene statlige føringer? En ny utredning skal gi svar på effektene av den statlige styringen av kommunene. - Statlige etater har ansvar for å gjennomføre regjeringens politikk og legger føringer for kommunenes oppgaveløsning. Vi trenger økt kunnskap om styringskultur og virkemiddelbruk i ulike sektorer og om hvordan kommunene etterlever statlige føringer. Det er viktig å finne en god balanse mellom kommunal handlefrihet og statens styringsbehov, sier fornyings- og administrasjonsminister Rigmor Aasrud. - Et levende lokaldemokrati er grunnsteinen i folkestyret. Direktoratene har mye aktivitet rettet mot kommunene, men vi vet for lite om hvordan direktoratenes oppgaveløsning påvirker den kommunale handlefriheten. Dette er derfor en nyttig og nødvendig gjennomgang, sier kommunalminister Liv Signe Navarsete. Kommunalministeren understreker også at det er viktig å få fram et godt grunnlag for å oppnå god gjensidig kunnskap og samhandling mellom direktoratene og kommunene Undersøkelsen vil rette seg spesielt mot direktoratene som har særlig mye kontakt med kommunene, blant annet innenfor utdanning, barnevern, helse og miljø. Også kommunesektorens organisasjon KS og fylkesmannsembetene vil bli trukket inn i arbeidet. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har hovedansvar for gjennomføringen. Den første delrapporten fra Difi skal foreligge før sommeren. På bakgrunn av undersøkelsen vil regjeringen vurdere om det er behov for å endre styringsformen. Gjennomgangen skal etter planen være ferdigstilt i løpet av 2013. Arbeidet vil bli ledet i fellesskap av FAD og KRD. 120 Nyhetsbrev nr. 1 2013 Nyhetsbrev fra KOFA Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har startet opp med kvartalsvise nyhetsbrev l våre abonnenter. Nyhetsbrevet vil også bli lagt ut på www.kofa.no. Hensikten med nyhetsbrevet er å informere om vik ge avgjørelser som er avsagt i Kofa de tre siste månedene. Det har kommet lbakemeldinger på at de vik ge og prinsipielle avgjørelsene «drukner» blant alle de avgjørelsene som blir publisert på www.kofa.no. Vi ønsker å trekke frem noen avgjørelser vi mener det er vik g at oppdragsgivere, leverandører, advokater og andre blir særskilt oppmerksomme på. Vi kommer også l å informere om andre forhold som kan være av interesse for omverdenen. Vi tar gjerne innspill på innholdet i nyhetsbrevet på postmo ak@kofa.no. Anneline Vingsgård, sekretariatsleder i Kofa. Flere kommuner ble ilagt gebyrer for ulovlige direkte anskaffelser Klagenemnda har så langt i år ilagt gebyr for ulovlig direkte anskaffelse i fire saker. Felles for sakene er at Norges Miljøvernforbund har brakt inn sakene l klagenemnda. I sak 2011/229 ble Frøya kommune ilagt et gebyr på 100 000 kroner for ulovlig direkte anskaffelse av vaskeritjenester. Bakgrunnen for saken var at Frøya kommune i 2001 inngikk en avtale om vaskeritjenester. Avtalen ble videreført i 2004, uten at kontrakten ble kunngjort. Siden varigheten ikke kunne begrunnes forretningsmessig fant klagenemnda at manglende oppsigelse av avtalen representerte en ulovlig direkte anskaffelse. Frøya kommune var også innklaget i sak 2011/230. Kommunen hadde inngå seks avtaler om leasing av biler. Slike avtaler anses som varekontrakter i forskri en. Selv om ingen av leasing-avtalene isolert se oversteg den nasjonale terskelverdien på kroner 500 000, var fem av bilene av samme merke og modell, og må e derfor ses som varekontrakter av samme type i relasjon l beregningsreglene. Heller ikke for den siste bilen var det opplyst noe som skulle lsi at denne ikke var av samme type som de øvrige bilene. Verdien av kommunens bilkjøp over en tolvmånedersperiode utgjorde i overkant av 1 400 000 kroner. Frøya ble ilagt et gebyr på 150 000 kroner for den ulovlige direkte anskaffelsen. I sakene 2011/253 og 2011/256 var Skodje og Rauma kommune innklaget. Sakene gjaldt brøytetjenester, og kommunene hadde kjøpt tjenestene på samme måte. I stedet for å kunngjøre en konkurranse i Doffin-databasen hadde kommunene annonsert behovet for brøytetjenester i lokalavisen. Også disse sakene aktualiserte spørsmål om beregningsreglenes betydning. For flere av kontraktene oversteg ikke kontraktssummen 500 000. Kommunene mente at kontraktene må e ses hver for seg, da grunnen l oppdelingen var prak ske, geografiske og klima ske årsaker. Kommunene argumenterte også for at dersom hele vintervedlikeholdet må e kunngjøres i Doffin-databasen vil de e i praksis føre l at mindre leverandører ble utelukket fra å u øre tjenesten. Klagenemnda mente at selv om enkelte slike momenter e er omstendighetene kan ha betydning, kunne de i foreliggende sak ikke re erdiggjøre en oppdeling av kontraktene. Systemet i forskri en er at oppdragsgivere fri kan gi leverandører adgang l å innlevere del lbud på definerte oppdrag, og ldele kontrakt l det beste lbudet innenfor hvert oppdrag. Beregningsreglene innebærer ikke et forbud mot oppdeling av kontrakter, men en plikt l kunngjøring. Les mer på neste side 121 1 Nyhetsbrev nr. 1 2013 Det var derfor ikke rik g at kunngjøring utelukket mindre leverandører. Kommunene hadde også argumentert med at det var vanskelig å finne interesserte leverandører, men der er systemet i forskri en at oppdragsgiver kan unnlate kunngjøring dersom det e er en forutgående konkurranse ikke foreligger egnede lbud. Klagenemnda fant derfor at kontraktene må e ses i sammenheng ved beregningen av anskaffelsens verdi. Rauma kommune ble ilagt et gebyr på 370 000 kroner, og Skodje kommune ble ilagt et gebyr på 250 000 kroner. Ny sak om enere i avfallssektoren Hovedregelen er at kontrakter over 500 000 skal ldeles etter kunngjøring og gjennomføring av en anskaffelsesprosess i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Det foreligger imidler d et unntak fra denne regelen i de lfeller kontrakten blir ldelt l en annen offentlig oppdragsgiver med hjemmel i en enere organet har. Klagenemnda har dligere ta s lling l spørsmålet om ldeling av kontrakt for behandling av husholdningsavfall med hjemmel i en enere , i sakene 2008/7, 2008/8, 2008/77 og 2011/126. Nyeste sak(er) om enere ble behandlet av klagenemnda i februar 2013. Kommunene Bergen, Askøy, Os, Osterøy, Sund, Vaksdal, Fusa, Samnanger og Kvam, samt selskapene BIR AS og BIR Privat AS var innklaget. Klagenemnda kom l at unntaket for ene-re kunne beny es ved ldeling av kontrakt for behandling av husholdningsavfall l BIR Avfallsenergi AS. Saken gjaldt anskaffelse av behandling av husholdningsavfall fra BIR l BIR Avfallsenergi AS i perioden e er åpning av forbrenningslinje 2 i 2010. Problems llingen var om BIR Avfalls-energi AS, som er et da erselskap av BIR AS, lovlig kunne ldeles kontrakt med hjemmel i en enere l behandling av husholdningsavfall, jf. unntaket i forskri ens § 1-3 (2) h, eller om det forelå ulovlig direkte anskaffelse. ESA hadde valgt å avslu e en lsvarende sak om ldeling av enere for innsamling og behandling av husholdningsavfall - sak 68457. Bakgrunnen for ESA-saken var en klage på en gjennomgående norsk praksis for ldeling av enere l innsamling og behandling av husholdningsavfall, med henvisning l 14 lfeller av ldelt enere , herunder også ldeling av enere l BIRkonsernet. På bakgrunn av det fak ske grunnlaget i saken tok ESA kun konkret s lling l ldeling av enere l Ecopro AS og Returkra AS. ESA la l grunn at enere var lovlig ldelt. Klagenemnda fant at BIR Privat AS var ldelt enere l å håndtere kommunenes husholdningsavfall, herunder også behandling, gjennom BIR-forskri en av 2006. Tildelingen av enere l BIR Privat AS var gi i samsvar med forurensningsloven og i medhold av forskri , og BIR Privat AS må klart anses som et offentligre slig organ. 2 122 BIR Privat AS hadde delegert enere en l behandling av husholdningsavfall videre l BIR Avfallsenergi AS ved kontrakt om behandling av husholdningsavfall. I ESA sak 68457 ble det i lagt l grunn at en lsvarende kontraktsmessig delegering er i samsvar med direk vet, og det ble vist l at delegering må e anses for å være basert på forurensningsloven § 83 og administra ve beslutninger på kommunalt nivå. Klagenemnda var enig i ESAs forståelse av adgangen l å delegere en ldelt enere , og fant at fremgangsmåten ved delegering av enere l BIR Avfallsenergi AS var i samsvar med forskri en § 1-3 (2) bokstav h. Den sentrale problems llingen i saken var hvorvidt BIR Avfallsenergi AS må e anses som en offentlig oppdragsgiver, herunder om selskapet “tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter”, jf. forskri en § 1-2. Sentrale momenter som er trukket frem i EUdom-stolens praksis er; be ngelsene for virksomhetens ak viteter, herunder konkurransesituasjonen og om virksomheten utøver sin ak vitet på normale markedsvilkår, om enheten har som formål å skape inntjening, kommersiell risiko og forholdene ved s elsen av virksomheten, jf. Korhonen premiss (59), som er lagt l grunn i klagenemndas saker 2011/126 premiss (32) og 2011/149 (33). BIR Avfallsenergi AS behandlet også innsamlet næringsavfall fra kommunene på kommersielle vilkår. E er at kapasiteten ved forbrenningsanlegget ble økt med forbrenningslinje 2, utgjorde behandling av næringsavfall omlag halvparten av selskapets virksomhet. Nyhetsbrev nr. 1 2013 Klagenemnda la l grunn at det følger av praksis fra EU-domstolen at et selskap også kan ha kommersielle ak viteter, så fremt virksomheten fortse er å tjene allmennhetens behov, jf. Mannesmann i premiss (25), som også ble lagt l grunn i Arnhem (55)-(58). Klagenemnda fant at BIR Avfallsenergi AS ivaretar allmenhetens behov forbehandling av husholdningsavfall. Behandling av husholdningsavfall har første prioritet, og næringsavfall ble kun behandlet ved overskuddskapasitet. Tjenesten u øres l selvkost og finansieres i sin helhet gjennom renovasjonsgebyret. Klagenemnda la på denne bakgrunn l grunn at BIR Avfallsenergi AS er en offentlig oppdragsgiver som definert i forskri en § 1-2 (2). Den neste problems llingen var om ldelingen av enere l BIR Avfallsenergi AS for behandling av husholdningsavfall var forenlig med EØS-avtalen, jf. forskri en § 1-3 (2) bokstav h, jf. EØS-avtalen ar kkel 59 (1) og (2). Klagenemnda har dligere lagt l grunn at ldelingen av enere må være begrunnet i det allmenne tvingende hensynet, egnet l å ivareta de e hensynet, samt at hensynet ikke vil kunne ivaretas med mindre inngripende midler. Enere s ldelingen var blant annet begrunnet med miljøhensyn, at det var ønskelig å ha kontroll med u ørelsen av avfallsbehandlingen, og herunder kunne sikre stabil dri og lstrekkelig kapasitet. De innklagede kommunene sto også overfor en situasjon hvor det var anslå at det ville være et frem dig behov for økt kapasitet l forbrenning av husholdningsavfall. Det var kny et store investeringer l utbyggingen av forbrenningslinje 2, og ldeling av enere en l BIR Avfallsenergi AS sikret også investeringene ved etableringen av forbrenningsanlegget. At næringskapasitet forbrennes gjør også at forbrennigsanlegget kan drives på den økonomisk mest fordelak ge måten, og manglende utny else av reservekapasitet ville e er innklagedes opplysninger gi høyere renovasjonsgebyrer. På denne bakgrunn fant klagenemnda at innklagede hadde sannsynliggjort at ldelingen av enere var nødvendig, og ikke kunne nås med mindre inngripende midler. Enere s ldelingen ble derfor anse for å være forenlig med EØS-avtalen, og ldelingen var anse for å være i tråd med § 1 - 3(2)h. BIR Avfallsenergi AS kunne dermed lovlig ldeles kontrakt for behandling av husholdningsavfall, og det forelå dermed ikke noen ulovlig direkte anskaffelse på de e grunnlag. Avvisningsplikt ved grov korrupsjon og “self-cleaning” ltak Kofa har avgjort en sak av 4. mars 2013 , sak 2011/206, som sier noe om hvor strengt en oppdragsgiver må håndheve de obligatoriske avvisningsreglene når en leverandør er re skra ig dømt for korrupsjon. Saken viser også klagenemndas vurdering av de “self-cleaning” ltak som valgte leverandør gjorde for å unngå å bli utestengt fra frem dige konkurranser. I de e lfellet var ikke de ltak valgte leverandør hadde sa i verk lstrekkelig. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av innvendig rehabilitering av Selfors skole. Klagenemnda fant at innklagede hadde bru forskri en § 11-10 (1) bokstav e ved ikke å avvise valgte leverandør, som følge av at ansa prosjektleder med en eierandel på 25 prosent, dligere var dømt for grov korrupsjon. Klagenemnda la l grunn at det må e foretas iden fikasjon mellom selskapet og prosjektlederen, here er benevnt som “A”. De e som følge av at A hadde en nøkkelrolle i selskapet, en eierandel på 25 prosent, samt at A hadde sentrale roller i lkny ede selskaper. Bakgrunnen for at det må foretas iden fikasjon er at det ellers er le å omgå reglene slik at avvisningsplikt ikke foreligger. 123 Klagenemnda fant at det ikke ville være i strid med kravet l forholdsmessighet å avvise valgte leverandør. De strukturelle endringer som var gjort ble i begrenset grad anse for å være reelle ltak for “self-cleaning”, da ltakene primært fremsto som formelle ltak for å unngå avvisning, og i liten grad var re et mot å forhindre frem dig korrupsjon. Videre ble det ikke anse uforholdsmessig å avvise valgte leverandør som følge av dsforløpet, herunder to år og tre måneder e er dommen ble re skra ig og seks år e er handlingene fant sted. De e ble begrunnet med at A var dømt l fengsel 1 år og tre måneder fengsel for grov korrupsjon. I relasjon l saken må e de e anses som en alvorlig domfellelse for handlinger som ble begå i egenskap av As rolle som administrerende direktør et dligere selskap. 3 Nyhetsbrev nr. 1 2013 Kontrakter reservert for funksjonshemmede En oppdragsgiver har anledning l å begrense konkurransen l virksomheter hvor flertallet av de berørte ansa e er funksjonshemmede på visse vilkår. Regelen i forskri ens § 3-12 utgjør i så måte en begrensning i det grunnleggende kravet l konkurranse som regelverket for offentlige anskaffelser bygger på. Bakgrunnen for en slik regel er behovet for å få funksjonshemmede i arbeid, og de e hensynet veier tyngre enn hensynet l konkurranse. I klagenemndas avgjørelse 4. februar 2013 i sak 2012/87 A2G Gruppen AS – Statens Vegvesen, fastslo nemnda at “virksomheter” i forskri en § 3-12 sin forstand ikke kan forstås som “skjermete virksomheter” med det innhold de e begrep har i forskri 11. desember 2008 nr. 1320 om arbeidsmarkedstjenester. De e innebar at valgte leverandør oppfylte de krav som s lles l virksomheter som omfa es av forskri ens 3-12. Saken klagenemnda behandlet i februar gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for levering av kjennemerker l kjøretøy hvor Statens vegvesen hadde begrenset konkurransen l virksomheter hvor flertallet av de berørte var funksjonshemmede. Klager anførte at begrepet “virksomheter” i forskri en § 3-12 må e forstås som “skjermet virksomhet” med det innhold de e begrep har i forskri 11. desember 2008 nr. 1320 om arbeidsmarkeds-tjenester, og at valgte leverandør og Norske Regskilt AS skulle vært avvist fra konkurransen e ersom disse lbyderne ikke var “skjermede virksomheter”. Klagenemnda fant at det ikke var noen sammenheng mellom disse to forskri ene som skulle lsi at “virksomhet” i forskri en § 3-12 må leses som “skjermet virksomhet” med det innhold de e begrep har i arbeidsmarkeds ltaksforskri en. Slik kunngjøringsskjemaet l Doffin er u ormet i dag må oppdragsgivere som ønsker å begrense konkurransen l reserverte kontrakter, e er å ha krysset av for at en kontrakt er “reservert”, krysse av for at kontrakten gjelder “vernede virksomheter” eller “program for vernet arbeid” for å komme videre i kunngjøringsskjemaet. Klagenemnda la l grunn at begrepene “vernede virksomheter” og “program for vernet arbeid” i Doffins kunngjøringsskjema er en norsk overse else av begrepene “besky ede værksteder” og “programmer for besky et beskæ igelse” i direk vet ar kkel 19. Klagenemnda kom l at det ikke var motstrid mellom kunngjøringsskjemaets u rykk “vernede virksomheter” og opplysningen i konkurransegrunnlaget om at konkurransen var begrenset l de virksomheter som omfa es av forskri en § 3-12, e ersom klagenemnda kom l at forskri en § 3-12 må tolkes som en angivelse av hva som skal regnes som “besky ede værksteder”. Klagenemnda fant at forskri ens § 3-12, i lys av, og i sammenheng med, direk vets ar kkel 19, må tolkes slik at i norsk re anses virksomheter som “besky ede værksteder” i direk vets forstand, dersom flertallet av de berørte ansa e er funksjons-hemmede, og arten eller omfanget av deres handikap inne-bærer at de ansa e ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. En slik forståelse av forskri ens bestemmelse var e er klagenemndas oppfatning i samsvar med den adgang l å reservere kontrakter som opps lles i direk vet ar kkel 19. Klager anførte videre at det var et brudd på kravet l likebehandling og forutberegnelighet i loven § 5 at det i kunngjøringen var krysset av for at konkurransen var begrenset l å gjelde for “vernede virksomheter”, mens det i konkurranse-grunnlaget fremgikk at alle virksomheter kunne delta i konkurransen, så lengre kravet om at flertallet av de berørte ansa e var funksjonshemmede, var oppfylt. Klagenemnda bemerket imidler d at e ersom verken begrepet “vernede virksomheter” eller begrepet “program for vernet arbeid” beny es i forskri en § 3-12, eller andre steder i forskri en, er det egnet l å skape uklarhet for lbydere at oppdragsgiver må krysse av for et eller begge disse alternavene i kunngjøringsskjemaet. De e er imidler d en uklarhet som alene skyldes u ormingen av kunngjøringsskjemaet, og som oppdragsgiver ikke kan klandres for. 4 124 Nyhetsbrev nr. 1 2013 Kontrakter om ambulansetjenester kan reserveres for ideelle organisasjoner Dersom man ldeler en kontrakt om u ørelse av helse- og sosialtjenester l en ideell organisasjon, så gjelder egne regler for gjennomføring av en anskaffelse. Det fremgår av forskriften at anskaffelsesprosessen er betydelig forenklet ved at oppdragsgiver ikke er forpliktet l å følge reglene i forskriftens del II og del III med noen få unntak. Bakgrunnen for en forenklet prosedyre ved ldeling av oppdrag l ideelle organisasjoner er at man ved en åpen konkurranse risikerer at en ikke i lstrekkelig grad tar hensyn l ønsket om samfunnsmessig engasjement og samarbeid med ideelle organisasjoner. I klagenemndas sak 2012/236, som ble avgjort 28. januar 2013, slo klagenemnda fast at ambulansetjenester er en helse- og sosialtjeneste som offentlige oppdragsgivere kan inngå med ideelle organisasjoner e er forskri en del I, jf. forskri en § 2-1 (3). I saken hadde Nordlandssykehuset HF kunngjort en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale med en ideell organisasjon om levering av ambulansetjenester. Klager mente at den tjenesten Nordlandssykehuset skulle anskaffe ikke var en helse- og sosialtjeneste, men gjaldt transport på vannvei, og at sykehuset derfor ikke kunne fastse e at kun ideelle organisasjoner kunne delta i konkurransen. Ved avgjørelsen av saken tok klagenemnda utgangspunkt i ordlyden i forskri en § 2-1 (3), hvor det fremgår at det kun er kontrakter om helse- og sosialtjenester offentlige oppdragsgivere kan velge å inngå med ideelle organisasjoner. Helse- og sosialtjenester er tjenester som er omfa et av kategori (25) i forskri en vedlegg II, hvor det er vist l CPC-koden 93. De e innebærer at tjenester som har en CPCkode som begynner med 93 er en helse- og sosialtjeneste. Ambulansetjenester har CPC-kode 93194 og er dermed en helse- og sosialtjeneste. Spørsmålet var dermed om den tjenesten innklagede skulle kjøpe var en ambulansetjeneste. I forklaringsnotene l CPCkodene er “Ambulance Services” definert som “services involving the transport of pa ents by ambulance, with or without resuscita on equipment or medical personnel.” De e medførte at det ikke var avgjørende at innklagede selv skulle s lle med ambulansepersonell l båtene, men at det avgjørende var om transporten skjedde med ambulanse. De e innebar at det må e s lles krav l at kjøretøyet som skulle beny es inneholdt det utstyret som ambulanser normalt se inneholder. I saken hadde Nordlandssykehuset s lt krav om at båtene som skulle beny es ved u ørelsen av tjenesten skulle ha sykelugar med fastmontert ambulanseutstyr som var klart l bruk, og at de skulle kunne kommunisere med AMK-sentralen. I llegg skulle båtene være utstyrt slik at pasient på båre kunne transporteres trygt om bord og i land uten risiko for skade og ha toale rom lpasset funksjonshemmede. Båtene skulle også være bemannet slik at de kunne ha beredskapsvakt hele døgnet. Klagenemnda fant at de e var lstrekkelig l at båtene kunne karakteriseres som ambulanser, og tjenesten sykehuset hadde e erspurt var dermed en helse- og sosialtjeneste, som sykehuset kunne bestemme at de ville inngå kontrakt med en ideell organisasjon om. Årsrapporten for 2012 er nå lgjengelig på kofa.no Ledig vikariat som sekretariatsleder i Kofa Nemndas leder Georg Fredrik Rieber-Mohn u aler seg om Kofas budsje situasjon og om nedgangen i antall saker e er lovendringene 1. juli 2012. Sekretariatsleder Anneline Vingsgård skal bli nasjonal ekspert i EU kommisjonen i Brussel fra 1. september 2013 l 1. september 2015. I den forbindelse søker Konkurranse lsynet hennes stedfortreder i vikariat i 2 år. Hele s llingsannonsen finnes på www.kt.no og www.kofa.no Sekretariatsleder Anneline Vingsgård sier i sin avslu ende kommentar at ved forenklingen av regelverket i forskri ens del II, så bør det sees hen l Kofa praksis. Kofa har mange saker som gjelder avvisning av valgte leverandør og lbud, og det bør vurderes enklere regler på de e området spesielt. Les mer i Årsrapport 2012 Les fullstendig s llingsannonse Søknadsfrist er 15. april 2013, og Konkurransedirektør Chris ne Meyer og Nemndsleder Georg Fredrik RieberMohn kan kontaktes ved spørsmål om s llingen. 5 125 126 127 128 129 Trondheim kemnerkontor Skatt Midt-Norge Skatteetaten / Stein-Ove Hjortland Postboks 2060 N-6402 MOLDE Vår saksbehandler Avdelingssjef Nell Fagerbekk Rådgiver Odd B. Woldseth Vår ref. 12 /25634/216// oppgis ved alle henv. Deres ref. 2012/151625 Dato 15.06.2012 Kommentarer til rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner 2012-1 Det vises til rapport datert 10. mai 2012 fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner 2012-1. På grunn av streik i kommunesektoren ble det anmodet om ytterligere svarfrist til 15. juni 2012. Anmodningen ble innvilget. Det gis følgende pålegg: Pkt. 4.1.1 Betalingsavtaler Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempingsmeldingene ved inngåelse av alle betalingsavtaler. Ved Trondheim kemnerkontor er det utarbeidet separate rutiner for næringsavdelingen og for personavdelingen. En vesentlig årsak til dette er innføringen av DTI og retningslinjer som er gitt i den forbindelse. I rapporten fra Skatt Midt-Norge er det påpekt at saksbehandlingen er mangelfull og at det mangler dokumentasjon på at vilkårene for innvilgelse av betalingsavtale er vurdert. I kontrollrapport av 28.05.2010 fikk næringsavdelingen ved Trondheim kemnerkontor lignende pålegg/anmerkning. Tilsvar fra kemnerkontoret ble gitt den 02.07.2010. Vi har på bakgrunn av dette foretatt korrigeringer i våre rutinebeskrivelser. Vi har en generell rutinebeskrivelse, samt en rutine som gjelder betalingsavtaler i de tilfeller det foreligger klage på ligningen. I tillegg har vi en rutine/et hjelpeskriv når det gjelder søknader vi mottar rett etter avregning. Sistnevnte er utarbeidet som hjelpeverktøy for å prøve å motivere skatteyter til å betale innen kort tid. Dette som et alternativ til at det blir innvilget betalingsavtale. Som det fremgår av rutinebeskrivelsene legger vi opp til enklere saksbehandling hvis betalingsutsettelsen for eksempel kun går over en kort periode og når vi uansett ikke vil få inn skyldig beløp raskere, ved tvangsinnfordring. Våre rutinebeskrivelser evalueres fortløpende og vi vurderer ytterligere tiltak for å sikre at vi snarest Postadresse: TRONDHEIM KOMMUNE Trondheim kemnerkontor Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim 129386/12 Besøksadresse: Prinsens gate 49 Telefon: +47 72546762 Telefaks: +47 72548637 Organisasjonsnummer: NO 990 491 372 Konto skatt/avgifter: 6345 06 16011 E-postadresse: kemneren.postmottak@trondheim.kommune.no 130 Internettadresse: www.trondheim.kommune.no/kemneren TRONDHEIM KOMMUNE Trondheim kemnerkontor Vår referanse 12/25634 Vår dato 15.06.2012 Side 2 mulig etablerer samsvar mellom praksis og rutiner som tilfredsstiller lover og retningslinjer. Harmonisering av rutiner mellom ulike avdelinger vil være et prioritert tiltak. Det gis følgende anbefalinger: Pkt. 4.2.1 Virksomhetsplan Vi anbefaler kemnerkontoret å ta inn resultater for Klæbu kommune likedan som for Trondheim og utarbeide forfallskalender. Resultater for Klæbu kommune vil innarbeides på linje med tilsvarende for Trondheim kommune fra VP 2013. Nytteverdien av forfallskalender er tidligere vurdert til å være ganske beskjeden. Hovedsakelig fordi kontorets daglige drift i utgangspunktet er utpreget regel- og datostyrt. Vi vil likevel i vårt pågående arbeid med internkontroll vurdere eventuell utarbeidelse av forfallskalender fra 2013. Vi vil forsikre oss om at kalenderens innretning og detaljering i så fall i størst mulig grad blir et hensiktsmessig verktøy for å sikre effektivitet og kvalitet. Pkt. 4.2.2 Taushetserklæringer Vi anbefaler kemnerkontoret å innhente taushetserklæringer fra alle som frekventerer kontoret og dermed kan få innblikk i kemnerkontorets saker. To vaktmestre og rengjøringspersonale vil underskrive Skatteoppkreverens taushetserklæring i løpet av juni 2012. Disse vil som tidligere ha åpen tjenestelig tilgang til våre lokaler. Før øvrige som sporadisk utfører arbeid i våre lokaler (teknisk, IKT etc.), har vi iverksatt strengere kontroll med idkort, firmanavn og tidspunkt for inn- og utpassering. Øvrige forhold. Kontrollen ble gjennomført metodisk meget bra. Vi oppfatter at både formelle og materielle spørsmål blir grundig gjennomgått samtidig som det tillates stor grad av kontradiksjon. Vi anser kontrollaktiviteten som svært nyttig i arbeidet med å oppfylle eiers, oppdragsgivers og innbyggernes krav til effektiv og forsvarlig drift. Med vennlig hilsen Gaute Bjøru Kontorsjef Trondheim og Klæbu kemnerkontor 129386/12 131 Skatteetaten Saksbehandler Deresdato Hilde Haugskott Vår dato 17.12.2012 Telefon 47017366 Deresreferanse Vår referanse 2012/151625 Trondheim kemnerkontor Postboks 2300 7004 TRONDHEIM 5z Rapport fra stedlig kontroll 27. og 28. november 2012 for Trondheim og Klæbu kommune Vi viser til vårt kontrollbesøk 27. og 28. november 2012 utført av Ann Kristin Leinum og Hilde Haugskott fra Skatt Midt-Norge. Til stede fra skatteoppkreverkontoret var Sven-Erik Husøy og Nell Fagerbekk. I tillegg var Gaute Bjøru og Robert Kristiansen tilstede ved avslutningssamtalen. Kontoret var varslet om kontrollbesøket i e-post av 8. november 2012. Vår kontroll bygger på Instruks.for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsatt av Skattedirektoratet 1. februar 2011. Instruksen gjelder skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til føring av skatteregnskapet, innfordring og arbeidsgiverkontroll etter loy av 17. juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (Skattebetalingsloven). Instruksens formål er å sikre at det gjennomføres kontrollaktivitet som avklarer om den faglige utførelsen av oppgavene ved skatteoppkreverkontoret følger lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Instruksen skal også sikre at skatteoppkreverene gis pålegg der den faglige utførelsen ikke er tilfredsstillende, og at pålegg og anbefalinger følges opp. 1 Kontrollens omfang og formål Kontrollen har omfattet hovedområdet innkreving. Skattekontoret har begrenset kontrollen til å gjelde utvalgte områder innenfor hovedområdet. 2 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra kontorkontroller Det er ikke gitt pålegg og anbefalinger ved gjennomførte kbntorkontroller. 3 3.1 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra tidligere kontroller Følgende pålegg gitt i rapport av 10. mai 2012 anses ikke som etterkommet: Pålegg om å følge lempningsmeldingen ved inngåelse av alle betalingsavtaler. Punkt 4.1.2, 4.1.3 og 4.1.4 omhandler betalingsavtaler. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 2060 Se www.skatteetaten.no 800 80 000 6402 Molde Org. nr: : 991733116 Telefaks 132 i For elektronisk henvendelse se www.skatteetaten.no 71 19 51 01 2012/151625 Side 2 av 4 Det er kun pålegg som gjelder innfordring som følges opp i denne rapporten. 4 Pålegg og anbefalinger som følge av denne stedlige kontrollen 4.1 Pålegg Pålegg gis når kontrollen avdekker brudd på lover, forskrifter. instrukser og regelverk for øvrig. Påleggene er enten krav om at eksisterende forhold skal rettes, eller om at kontorets praksis må endres fra nå. Det forventes at skatteoppkrever innretter seg etter påleggene innen fristene som gis. 4.1.1 Brudd på fullmakt lempning av rimelighetshensyn. Vi viser til SKD-melding 3/12, 8. februar 2012, lempning av skatter og avgifter av hensyn til skyldneren. I denne kommer det fram at skatteoppkreveren har fullmakt til å lempe renter og omkostninger med inntil kr 50 000, jf punkt 2.1. Trondheim kemnerkontor fikk i brev fra Skattedirektoratet 1. mars 1999, utvidet fullmakt til å lempe renter og omkostninger for omsøkt beløp inntil kr 100 000. Vår gjennomgang av kemnerkontorets saker som er lempet etter rimelighetsvilkår viser at kontoret innvilger betalingsutsettelser på hovedstol for så og lempe rentene i ettertid. Dette er betalingsutsettelse på hovestol, dvs sakene omhandler hovedstol og skal behandles i skatteutvalget, jf meldingens punkt 2.2, 5. avsnitt. Kemnerkontoret ved Sigbjørn Melby mener at kontoret er gitt fullmakt til å behandle disse sakene selv. Vi fikk utdelt et notat fra ham angående dette. Lempningsmeldingen gir ingen åpning for en slik delegasjon til skatteoppkreveren. Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempningsmeldingen og gitte fullmakter. 4.1.2 Brudd på fullmakt betalingsavtaler I brev av 1. mars 1999 gir Skattedirektoratet Trondheim kemnerkontor myndighet til å inngå betalingsavtaler for beløp inntil kr 600 000 og til å lempe renter og omkostninger inntil kr 100 000. I brev av 26. november 2010 gis fullmakt til å avslå betalingsavtale for beløp med inntil kr 1 500 000 og berostille krav inntil kr 600 000. Beløpsgrensene gjelder hovedstol. renter og omkostninger. Dette er utvidede fullmakter i forhold til det som gis i SKD-melding 9/11, 8. juli 2011. Under vår kontroll fant vi to innvilgede avtaler som var gitt. som overskred kemnerkontorets fullmakt. I den ene avtalen ble kontorets fullmakt omgått ved at sakbehandleren laget en avtale på kr 600 000 og søkeren ble informert om at han kunne betale inn det resterende etter at betalingsavtalen var ferdig. Vi har fått forklart at dette ble gjort på grunn av en misforståelse. I den andre saken ble det laget en betalingsavtale før det ble oppdaget at beløpet gikk ut over fullmakten. Den ble derfor lagt inn som midlertidig unntak fra innfordring i seks måneder (se 133 2012/151625 Side 3 av 4 punkt 4.3). Her var hovedstolen på nesten 1,5 mill kr. Med renter og omkostninger blir restansen på nesten 2 mill kr. Vår gjennomgang viser at saken er behandlet som lempning på grunn av rimelighet og skulle i utgangspunktet vært behandlet av skatteutvalget (se pkt 4.1.2). I ettertid ser vi at kontoret har behandlet og avslått en søknad om berostillelse av den samme restansen. Hvis det er søkt på samme vilkår som den første avtalen skulle også denne vært oversendt skatteutvalget. Hvis det ikke er søknad på grunn av rimelighetshensyn er Skatt Midt-Norge rette myndighet. Vi pålegger kemnerkontoret 4.1.3 å følge lempningsmeldingen og gitte fulmakter. Midlertidig unntak fra innfordring Vi viser til Skattebetalingslovens § 15-1og 15-2 og Skattedirektoratets meldinger; 3/12, 8. februar 2012 (lempning av hensyn til skyldneren) og 9/11, 8.juli 2011 (lempning av hensyn til det offentlige som kreditor). Hovedregelen i loven er at skatten skal betales ved forfall. Lempningsmeldingene gir oss utfyllende vilkår for hva som må være til stede for at forskjellige former for betalingsordninger skal kunne innvilges. Meldingens punkt 4 slår fast at det er et minimumskrav for saksbehandlingen at grunnlaget for avgjørelsen og saksbehandlers vurdering nedtegnes og dokumenteres slik at det i ettertid kan slås fast at vilkårene for lempning er oppfylt. Under vår kontroll kom det fram at tiltaket midlertidig unntak fra innfordring brukes til rene betalingsutsettelser. Dette er i strid med tiltakets hensikt. Utsettelser skal behandles etter en av lempningsmeldingene. Vi pålegger kemnerkontoret betalingsutsettelser. 4.1.4 å følge saksbehandlingsreglene i lempningsmeldingene ved Betalingsavtaler Vi viser til Skattebetalingslovens § 15-2og Skattedirektoratets melding 9/11, 8.juli 2011 (lempning av hensyn til det offentlige som kreditor). Vi viser til meldingens punkt 4.1 som slår fast at det er et minstekrav til saksbehandlingen. Kravet er at grunnlaget for avgjørelsen og saksbehandlers vurdering nedtegnes og dokumenteres, slik at det i ettertid kan fastslås at alle vilkårene for lempning var Dette gjelder alle betalingsordninger; utsettelser, avtaler og annen lempning, enten pga av innfordringshensyn eller av hensyn til skyldneren. Vi mener det er viktig at alle på kontoret som har fullmakt til å behandle denne type saker setter seg godt inn i meldingene og kravene til saksbehandling. Næringsavdelingen har etablert en rutine for siste års restskatt, med forenklet søknad hvor søkerne slipper å sende inn økonomisk dokumentasjon hvis de betaler inn halve restansen ved forfall og 134 2012/151625 Side 4 av 4 resten innen 20.12. samme år. Her er dokumentasjonen e-post fra søker og svar på e-posten fra kemnerkontoret. Det er ingen dokumentasjon på at søkerne oppfyller vilkårene for lempning. I disse sakene blir kravene betalt rask og innfordringen blir ikke hindret i særlig grad. I og med de strenge kravene i lempningsmeldingen, mener vi likevel som et minstekrav at saksbehandlers vurdering på hvorfor betalingsavtalen blir innvilget bør nedtegnes. Vi vil understreke at det er viktig at saksbehandlers vurderinger kommer fram i alle typer lempningssaker. Det er videre viktig at det sikres at innfordringen skjer på raskeste måte. Vi pålegger kemnerkontoret å etablere en rutine som sorger for at saksbehandlers vurderinger blir nedtegnet i alle typer lempningssaker. 4.2 Anbefalinger Skattekontoret kan etter instruksen også gi anbefalinger om forhold ved skatteoppkreverkontoret som bør forbedres. Det er ved denne kontrollen ikke avdekket forhold som tilsier at det gis anbefalinger om forhold som bør forbedres. 5 Skatteoppkreverkontorets tilbakemelding på rapporten Dersom noe er uklart eller misforstått fra vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan henvendelser rettes til undertegnede. Vi ber om skriftlig tilbakemelding på de tiltak skatteoppkrever vil iverksette vedrørende pålegg som er gitt i rapportens punkt 4. Tilbakemeldingen imøteses innen 14.januar 2013. og vi ber om at den merkes med saksnummer 2012/151625. Vi takker for god hjelp i forbindelse med vårt kontrollbesøk og håper på et fortsatt godt samarbeid. Med hilsen ( Stein-Ove Hjrtland underdirektør Avdeling for innkreving Skatt Midt-Norge Hilde Haugskotti 135 Trondheim kommune Kemnerkontoret Skatt Midt-Norge Skatteetaten v/Stein-Ove Hjortland Postboks 2060 6402 Molde Vår saksbehandler Sven-Erik Husøy Robert Kristiansen Vår ref. Deres ref. Dato: 12/52206-5 2012/151625 14.01.2013 Kommentarer til rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu 27. og 28. november 2012 4. Pålegg og anbefalinger 4.1 Pålegg 4.1.1 Brudd på fullmakt lempning av rimelighetshensyn Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempningsmeldingen og gitte fullmakter. Vår praksis på området har vært begrunnet ut fra en delegasjon som i sin tid ble gitt av skatteutvalget i Trondheim. Vi vil nå forholde oss til at lempningsmeldingen ikke gir åpning for en slik delegasjon. I fremtiden vil saker av denne type som innebærer en betalingsutsettelse på hovedstol bli oversendt skatteutvalget sammen med vår innstilling. 4.1.2 Brudd på fullmakt betalingsavtaler Vi pålegger kemnerkontoret å følge lempningsmeldingen og gitte fullmakter. Vi har sett på de to enkelttilfellene som er omtalt i rapporten og sakene er tatt opp internt. Fullmaktene er på nytt presisert og vi vil i fremtiden følge lempningsmeldingen og holde oss innenfor de gitte fullmakter. Tiltak vil bli iverksatt for å styrke internkontrollen på dette området. 4.1.3 Midlertidig unntak fra innfordring Vi pålegger kemnerkontoret å følge saksbehandlingsreglene i lemningsmeldingene ved betalingsutsettelser. Vår bruk av MUFIR har endret seg betydelig over tid. I dag er vår rutine at MUFIR kun skal benyttes i forbindelse med klage på ligning. I de eksemplene som er tatt opp i rapporten virker det som MUFIR i noen tilfeller er brukt som en kortvarig berostillelse i påvente av en handling fra skattyter eller andre aktører. Praksisen på dette området vil bli innskjerpet slik at MUFIR kun vil bli benyttet i tilknytning til klage på ligning. Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord: TRONDHEIM KOMMUNE Kemnerkontoret Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Prinsens gate 49 7011 Trondheim 72 54 00 00 Telefaks: Org.nr.: 72 54 76 59 942 110 464 Konto skatt/avgifter: 6345 06 16011 E-post: kemneren.postmottak@trondheim.kommune.no Internettadresse: www.trondheim.kommune.no/kemneren/ 136 4.1.4 Betalingsavtaler Vi pålegger kemnerkontoret å etablere en rutine som sørger for at saksbehandlers vurderinger blir nedtegnet i alle typer lempningssaker. Personavdelingen har de siste årene benyttet et behandlingsblad når skattyter søker om betalingsavtaler. Alle søknadene skal være skriftlige med dokumentasjon og finnes nå i vårt elektroniske arkiv ESA som ble innført i 2012. I behandlingsbladet, som vi selv har utarbeidet og som ligger i Sofie, skal det fremgå at vilkårene i lempningsmeldingen er vurdert og hvilke vurderinger som er gjort. Vi har igjen presisert kravet til at behandlingsbladet i tilstrekkelig grad dokumenterer saksbehandlers vurderinger. Næringsavdelingen benytter også egenutviklede behandlingsblad ved søknad om betalingsavtaler. Dersom det for fremtiden inngås korte avtaler som ikke hindrer innfordringen i særlig grad, vil saksbehandlers vurderinger fremgå av avtalen. Med hilsen Gaute Bjøru Kemner i Trondheim og Klæbu 137 Skatteetaten Saksbehandler Deresdato Hilde Haugskott Telefon 47017366 Vår dato 29.10.2012 Deresreferanse Vår referanse 2012/151625 Trondheim Kemnerkontor Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner 2012 2 Vi viser til vårt kontrollbesøk 25. og 26. september 2012 utført av Ann Kristin Leinum og Hilde Haugskott fra Skatt Midt-Norge. Til stede fra skatteoppkreverkontoret var Robert Kristiansen, Nell Fagerbekk, Marianne Burdal og Gaute Bjøru. Kontoret var varslet om kontrollbesøket i telefonsamtale med Gaute Bjøru 4. september og vår e-post av 6. september 2012. Vår kontroll bygger på Instruksfor skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorene, fastsatt av Skattedirektoratet I. februar 2011. Instruksen gjelder skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverkontorenes oppgaver knyttet til føring av skatteregnskapet, innfordring og arbeidsgiverkontroll etter lov av 17.juni 2005 nr. 67 om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (Skattebetalingsloven). Instruksens formål er å sikre at det gjennomføres kontrollaktivitet som avklarer om den faglige utførelsen av oppgavene ved skatteoppkreverkontoret følger lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Instruksen skal også sikre at skatteoppkreverne gis pålegg der den faglige utførelsen ikke er tilfredsstillende, og at pålegg og anbefalinger følges opp. 1 Kontrollens omfang og formål Kontrollen har omfattet hovedområdet skatteregnskap. Skattekontoret har begrenset kontrollen til å gjelde utvalgte områder innenfor skatteregnskapsområdet. 2 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra kontorkontroller Det er ikke gitt pålegg og anbefalinger ved gjennomførte kontorkontroller. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Postboks 2060 Se www.skatteetaten.no 800 80 000 6402 Molde Org. nr: : 991733116 Telefaks 138 For elektronisk henvendelse se www.skatteetaten.no 71 19 51 01 2012/151625 Side2av5 3 3.1 Oppfølgning av pålegg og anbefalinger fra tidligere kontroller Følgende pålegg og anbefalinger gitt i rapport av 1. november 2011 anses ikke som etterkommet: Pålegg om at kemnerkontoret innretter seg slik at skatteoppkreverinstruksens krav til arbeidsdeling ved utbetalinger etterkommes. Arbeidsdeling ved utbetalinger vil ikke bli tatt opp i denne rapporten, da SKD er i ferd med å utarbeide nye retningslinjer for området. Anbefaling om å forklare og legge ved underdokumentasjon ved utbetaling av utleggstrekk. Anbefalingen gjentas i pkt 4.2.1, manuelle bilag. Anbefaling om å lage en rutine for manuelle bilag som er tilpasset dokumentasjonsrutinen i Sofie. Anbefalingen gjentas i pkt 4.2.1. Pålegg og anbefalinger som gjelder andre områder enn skatteregnskapet rapporten 4 blir ikke fulgt opp i denne Pålegg og anbefalinger som følge av denne stedlige kontrollen 4.1 Pålegg Pålegg gis når kontrollen avdekker brudd på lover, forskrifter, instrukser og regelverk for øvrig. Påleggene er enten krav om at eksisterende forhold skal rettes, eller om at kontorets praksis må endres fra nå. Det forventes at skatteoppkrever innretter seg etter påleggene innen fristene som gis. Det er ved denne kontrollen ikke avdekket forhold som tilsier at det gis pålegg. 4.2 Anbefalinger Skattekontoret kan etter instruksen også gi anbefalinger om forhold ved skatteoppkreverkontoret som bør forbedres. Ved vårt besøk fremkommer forhold som vi mener bør forbedres. 4.2.1 Manuelle bilag Instruks for føring av skatteregnskapet fastsatt av Skattedirektoratet 18. desember 2008, § 5 omfatter grunnleggende bokføringsprinsipper. Sofie-rutine for dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag inneholder blant annet krav til lokale tiltak som skal sikre at kemnerkontorets dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag gjennomføres i henhold til gjeldende forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt av skattedirektoratet. Punkt 6.1 i rutinen stadfester at bokførte opplysninger skal være dokumentert på en slik måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene. I rutinens punkt 12.1 står det at det skal gå klart frem hvem som har utarbeidet og registrert bilaget, hva posteringen gjelder og når registreringen er gjort. 139 2012/151625 Side 3 av 5 Vår gjennomgang av kemnerkontorets bilag viste at bilagene i mange tilfeller er mangelfulle i forhold til underdokumentasjon, signering og datering. Det er stort sett kun utskrift av skjermbilder fra Sofie som er arkivert. Så langt vi kan se finnes det bilag for alle posteringer i regnskapet, men grunnlaget for posteringen, eventuelt henvisning til andre bilag etc. vises ikke. Datering og signering av den som utførte bokføringen manglet i stor grad. Vi så at det var foretatt utbetaling av trukket utleggstrekk angivelig på grunn av underdekning, uten at det var dokumentert tilstrekkelig. Utbetalingene var dokumentert ved hjelp av lønnslipp, men det fantes ingen forklaring eller vurdering gjort av saksbehandler som viste at utbetalingen var riktig. Det kommer etter vår mening ikke klart nok frem hvorfor trekket er utbetalt. Ved annulleringer av krav fant vi at det i de fleste tilfeller manglet påskrift av årsaken til reversering, henvisning til opprinnelig bilag (bilagsnummer) og henvisning til nytt bilag (den korrekte føringen). Ved manuelle endringer av bankkonti viste vår kontroll at endringer ofte var godt dokumentert. Men vi fant også en del endringer hvor det ikke fantes noen form for dokumentasjon. Identifisering av innbetalinger er dokumentert med skjermutskrift fra bildet 'identifisering' i Sofie. Det er ikke anført hva som er grunnlaget til identifiseringen og bilagene er ikke datert og signert av saksbehandler. Herreløse innbetalinger var kun dokumentert med skjermbildeutskrift fra Sofie. Av de 9 bilagene som var postert i februar 2012, var det kun ett bilag som var dokumentert med utskrift av reskontro som viste hvilke beløp som var overført til herreløs. Det var ikke notert noe i forhold til hvilke kontroller/undersøkelser som var foretatt for å finne ut adresse/bankkonto på skattyter. Det var heller ikke notert noe i SOFIE. Bilagene var ikke datert og signert. Bilag vedrørende overføring kasse til bank mangler underdokumentasjon, signatur og datering. Det var kun en utskrift av skjermbildet i Sofie. Overføring av eiendomsavgift og parkeringsavgift mangler underdokumentasjon som viser på hvilket grunnlag posteringen er gjort, og underdokumentasjon som verifiserer at det faktisk er eiendomsavgift og parkeringsgebyr som er overført. De fleste var ikke datert og signert. Kemnerkontoret har en egen perm som heter 'Godskrift annen aktør', her fant vi at bilagene stort sett var tilfredsstillende dokumentert, datert og signert. Men i enkelte tilfeller var det bare en datert og signert skjermbildeutskrift som fungerte som dokumentasjon. Vi mener at hvis bilaget i seg selv ikke kan dokumentere gyldigheten av posteringen, skal det som underdokumentasjon legges ved tilstrekkelig med informasjon til at transaksjonen er dokumentert som riktig ovenfor andre på kontoret eller ekstern kontrollør. 140 2012/151625 Side 4 av 5 Manuelle bilag har iboende risiko for misligheter og feil, vi mener derfor det vil være en stor fordel for kemnerkontorets intern kontroll å få på plass en rutine for dokumentasjon. datering og signering av bilag. I denne rutinen bør det fremgå hvem som har ansvar for posteringen i Sofie, hva som kreves av underdokumentasjon på de forskjellige kravtypene og datering og signering av bilag. Vi anbefaler kemnerkontoret å lage en dokumentasjonsrutine dokumentasjonsrutinen i SOFIE. som er tilpasset 4.2.2 Kasse Vi viser til skatteoppkreverinstruksen § 3-3 vedrørende skattekasse. Kontant innbetalinger skal bekreftes ved bruk av nummererte kvitteringsblanketter. Skattekassen skal gjøres opp daglig ved kassetidens slutt og kontante innbetalinger skal senest neste virkedag overføres til bankkontoen skatt. for Vår gjennomgang av skatteoppkreverens kontantinnbetalinger viser at det er en blanding av kvitteringer fra Sofie og manuelle kvitteringer. De manuelle kvitteringene er ikke forhåndsnummererte. Kontrollen viste at det kunne gå opp til 10 dager før penger ble innbetalt bankterminalen overført bank. Det virker ikke som det er noe system for når pengene blir overført til bank. Kvitteringene blir ikke arkivert i nummerrekkefølge og det blir ikke foretatt dagsoppgjør. Innbetalingen blir imidlertid ført på aktørs reskontro samme dato som de blir innbetalt. til de ble Vi vil anbefale kemneren å foreta dagsoppgjør og arkivere dette sammen med kvitteringene fra denne dagen, slik at det er mulig å se hva som er ført når. Viktigheten av dette underbygges med at vi under kontrollen fant et beløp på kr 9 929,- fra 30. august, som så ut som det ikke var overført bank, og et beløp på kr 14 000 innbetalt 30. august, som antagelig er ført både 7. og 10. september. Slik rutinen er pr i dag så er det samme person som mottar innbetalingen, registrerer den i Sofie og plasserer mot krav, foretar egenremittering og oppretter og registrerer bilaget 'Overføring kasse til bank'. Vi mener at det da ikke er noen intern kontroll på at prosessen blir korrekt. Vi anbefaler kemnerkontoret kontantinnbetalinger. å lage en rutine som ivaretar intern kontrollen ved 4.2.3 Ubenyttet grunnlag upersonlige I Instruks om føring av skatteregnskap fastsatt av Skattedirektoratet 18. desember 2008, § 3, 3 ledd står det at skatteregnskapet skal gi uttrykk for riktig mellomværende mellom skattemyndighetene og skattyterne, og mellom skattemyndighetene og arbeidsgiverne. Ny avregning skal foretas i tilfeller som nevnt i skattebetalingsloven § 7-2 jf § F § 7-2-1. 141 2012/151625 Side 5 av 5 Stedlig kontroll viste at kontoret ikke hadde tatt ut og behandlet rapporten 'ubenytta grunnlag upersonlig' for 2010. Rapporten inneholdt betalt forskuddsskatt som ikke har kommet til fradrag i utlignet skatt fra den ordinære avregningen for det aktuelle inntektsår. Vi anbefaler kemnerkontoret blir avregnet riktig. 5 å gå igjennom rapporten for å sikre at eventuelle skatteytere Skatteoppkreverkontorets tilbakemelding på rapporten Dersom noe er uklart eller misforstått fra vår side, eller det er andre spørsmål til rapporten, kan henvendelser rettes til undertegnede. Vi ber om skriftlig tilbakemelding på de tiltak skatteoppkrever vil iverksette vedrørende pålegg og anbefalinger som er gitt i rapportens punkt 4. Tilbakemeldingen imøteses innen 15. november 2012, og vi ber om at den merkes med saksnummer 2012/151625. Vi takker for god hjelp i forbindelse med vårt kontrollbesøk og håper på et fortsatt godt samarbeid. Med hilsen (/ Stein-Ove HjO land underdirektør Avdeling for innkreving Skatt Midt-Norge //zieeL-1-4(xkdeHilde Haugskott 142 Kemneren i Trondheim Skatt Midt-Norge Postboks 2060 6402 Molde Vår saksbehandler Robert Kristiansen Vår ref. Deres ref. Sak 2012/151625 oppgis ved alle henv. Dato: 23.04.2013 Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner Det vises til rapport av 29.10.2012. Rapportens pkt. 4 omfatter pålegg og anbefalinger som følge av kontrollen. Det gis følgende kommentarer: 4.2 Anbefalinger 4.2.1 Manuelle bilag Vi tar de anbefalinger som fremføres i rapporten til etterretning og vedlegger ny utarbeidet rutinebeskrivelse for manuelle krav som forhåpentlig eliminerer fremtidige avvik. 4.2.2 Kasse Anbefalingene gitt i rapporten tas til etterretning. Vedlagt følger revidert rutinebeskrivelse for kasse som vil føre til en forbedring av internkontrollen. 4.2.3 Ubenyttet grunnlag upersonlige Listen inneholder fem selskap med utskrevet forskuddsskatt som er slettet og ikke er lignet. Ett er konkurs og de fire andre fusjonert. I tillegg er det et aktivt selskap med utskrevet forskuddsskatt som ikke er lignet. I ”Rutinebeskrivelse for samarbeid SKO – skjønn etterskuddspliktige og NUF” versjon 1/11 redegjøres det i pkt. 5 for at skattekontoret vil gå over skattemantallet og fjerne alle konkurser og alle fusjoner i 2010. Vi har derfor ikke sett det som vår oppgave å følge opp disse, men har allikevel nå sendt over listen med våre kommentarer til fastsetting. Med hilsen Gaute Bjøru Kemner Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord: TRONDHEIM KOMMUNE Kemnerkontoret 7004 Trondheim Prinsens gate 49 Trondheim 72 54 00 00 Telefaks: Org.nr.: 72 54 76 59 942 110 464 Konto skatt/avgifter: 7855 05 16011 E-post: kemneren.postmottak@trondheim.kommune.no Internettadresse: www.trondheim.kommune.no/kemneren/ 143 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 30.12.2009 Kasse Kasserer / stedfortreder Sist oppdatert av/dato: RK / 10.10.2012 Kasse Strategi Kemnerkontoret har felles kasse for kommuneregnskapet og skatteregnskapet. Etter Instruks for skatteoppkreveren, § 3.1 med kommentarer, skal da skattemidler separeres daglig. Dette gjennomføres ved at det hver dag lages oppstilling over beløp som er innbetalt ved betalingsterminal til kemnerkontorets konto i Fokus Bank. Samlet beløp overføres konto for skatt i Nordea ved egenremisse. Alle innbetalinger posteres via skatteregnskapets konto 1010, kontanter. Ved innbetalinger fra skattepliktige i Klæbu kommune til Trondheim kemnerkontors kasse, gjelder samme rutine. Ved innbetalinger til Servicetorget i Klæbu kommune, blir innbetalt beløp umiddelbart satt inn på konto for skatt, KID-nr. benyttes. Innbetalinger Ved innbetalinger via betalingsterminal registreres betalingen i Sofie under ”Regnskap – Innbetaling – Registrer innbetaling”. Trykk F7, betalers løpenr./org.nr. legges inn, F8. Betalingsdato kommer opp automatisk. Beløp og evt. annen kjent informasjon registreres. Som betalingstype skal det stå ”KOS – Kontant”. Gjelder beløpet tilleggsforskudd, hakes det av for dette. Som neste aktivitet ligger ”Plassering mot krav”, godkjenn og lagre. Plasser innbetalingen mot registrert krav. Velg som neste aktivitet ”Produser kvittering”. Kvittering skrives ut og signeres. På betalingsterminalen velger kasserer kto. ”Kemneren TRH” og trykker OK. Alternativ 1 – Kjøp velges, OK. Beløp legges inn etterfulgt av OK. Det er klart for at betaler kan registrere kort og kode. Kvittering skrives ut og heftes ved kvittering fra Sofie. Kopi av kvitteringsslipp fra terminalen stiftes sammen med kopi av kvittering fra Sofie. Innbetalinger som kommer som verdipost (sjekker og utbetalingsanvisninger) behandles som ovenfor – kvittering sendes kunden/skattyteren. Verdiposten er på forhånd gjennomgått av postmottaket. Sjekk/utbetalingskort/bankremisse sendes for godskriving på konto 8601 40 75943, til Fokus Bank Kontorservice PB 4700 7466 Trondheim Trondheim/Klæbu kemnerkontor 144 Side 1 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 30.12.2009 - Kasse Kasserer / stedfortreder Sist oppdatert av/dato: RK / 10.10.2012 Ta kopi (beholdes for riktig opplysninger om betaling) Original stemples på baksiden, signeres og sendes. Fyll ut kontrolliste ”verdipost kvittering” Kvittering skrives i 2 eksemplarer, ett eksemplar til kommuneregnskapet, ett til skatteregnskapet. Giroene summeres og det skrives ut en posteringsblankett til kommuneregnskapet. I skatteregnskapet registreres betalingen i Sofie under ”Regnskap – Innbetaling – Registrer innbetaling”. Trykk F7, betalers løpenr./org.nr. legges inn, F8. Betalingsdato kommer opp automatisk. Beløp og evt. annen kjent informasjon registreres. Som betalingstype skal det stå ”KOS – Kontantregistrering”. Gjelder beløpet tilleggsforskudd, hakes det av for dette. Som neste aktivitet ligger ”Plassering mot krav”, godkjenn og lagre. Dato for innbetaling korrigeres. Plasser innbetalingen mot registrert krav. Bilagsnummer noteres på bilag i kasse Arkivering av bilag Ved alle innbetalinger over kasse, skal 2 kopier av kvitteringen skrives ut og arkiveres som bilag i ekspedisjonen. (Dette i tillegg til skatteyters kvittering). Den ene kvitteringen skal ha påskrevet et bilagsnummer fra SOFIE som gjelder den aktuelle innbetalingen. Dette nummeret finnes ved å merke innbetalingen og deretter trykke ”Vis detaljer linjer”. Den andre kvitteringen lagres i kvitteringsnummerorden i egen perm. Begge kvitteringene skal dateres og signeres. Grunnlag for ”overføring kasse til bank” leveres regnskapsavdelingen. Egenremisse Betalinger via bankterminal og eventuelt innbetalinger til konto i Fokus summeres ved dagsoppgjøret. Beløpet overføres senest påfølgende dag til konto for skatt 6345.06.16011 via nettbank. Det genereres KID som benyttes. På org,nr. for Trondheim kemnerkontor ( 990 491 372) opprettes krav ”Overføring fra kasse til bank” i Sofie ved ”Regnskap – Endre/reg krav”. Som kontostreng skal brukes 1601-10100000-0000, forfall dagens dato, dateres og signeres. Trondheim/Klæbu kemnerkontor 145 Side 2 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 30.12.2009 Kasse Kasserer / stedfortreder Sist oppdatert av/dato: RK / 10.10.2012 Registrering og avstemming Posteringsblanketter for alle bevegelser vedrørende kasse/bank skrives og registreres i kommuneregnskapet. Noen posteringsblanketter vedrørende utbetalinger i kommuneregnskapet skrives også av lønningssekretær/materialforvalter. Kontoutskrift mottas fortløpende for konto 8601.40.75943 – avstemmes mot beholdningsjournalen. Innlesningsliste GL kan hentes ut for hver registrert bunke. Det registreres kun en bunke pr. dag med fortløpende bunkenummer. Kontosammendrag tas ut fra skjerm annenhver måned. Avstemmes mot beholdningsjournalen og eventuelle feil rettes opp. Avstemming sendes Regnskapskontoret pr. 31. desember. Bøter v/forelegg Kasserer mottar forelegg (fra politiet) via avdelingsledelsen ved avdeling Næring ved brudd på skattebetalingsloven (skattetrekkansvar). Det skrives posteringsblankett for registrering i kommuneregnskapet når pengene er kommet. Innfordringen skjer ved Statens Innkrevingssentral. Innbetaling kommer inn på kto. 8601.40.75943 i Fokus bank og posteres til ”Bøter v/forelegg” i kommuneregnskapet. Avstemmes pr. 31. desember og sendes Regnskapskontoret. Trondheim/Klæbu kemnerkontor 146 Side 3 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 08.11.2012 Manuelle bilag Alle i avdelingen som har oppgaver Sist oppdatert av/dato: RK / 08.11.2012 Manuelle bilag Strategi Instruks for føring av skatteregnskapet fastsatt av Skattedirektoratet 18. desember 2008, §5 omfatter grunnleggende bokføringsprinsipper. Sofie-rutine for dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag inneholder blant annet krav til lokale tiltak som skal sikre at kemnerkontorets dokumentasjon, arkivering og oppbevaring av bilag gjennomføres i henhold til gjeldende forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt av skattedirektoratet. Pkt. 6.1 i rutinen stadfester at bokførte opplysninger skal være dokumentert på en slik måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene. I rutinens pkt. 12.1 står det at det skal gå klart frem hvem som har utarbeidet og registrert bilaget, hva posteringen gjelder og når registreringen er gjort. Manuelle krav Manuelle krav registreres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer dokumentasjon og redegjøring / vurdering for kravet som danner underbilag for registreringen. Dersom kravet relateres til et annet krav skal henvisning (bilagsnummer) noteres. Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler. Registreringen foretas i Sofie under Regnskap, ”Endre/registrere krav”. Legg inn løpenummer og godkjenn med F8. Velg kravtype fra nedtrekksmenyen og registrer beløp. Velg ”manuelle krav” under bilagsnummerserie. Dersom det er aktuelt må KID eller melding til mottaker registreres. Trykk på feltet ”Velg kontostreng”. Hvis konto ikke naturlig følger av kravtypen må kontonummer ihht gjeldende kontoplan registreres. Påse at riktig år blir registrert. Hvis kravet består av flere poster må hver delpost registreres med korrekt konto og årsangivelse. Registrer forfall for kravet, evt. splittet på flere forfall. Godkjenn og lagre. Når kontrollspørsmålet er besvart vil bilagsnummer tildeles. Skjermbildet kan skrives ut og vedheftes underdokumentasjonen for arkivering. Alternativt kan bilagsnummer og kontering påføres dukumentasjonen. Den som utfører registreringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen. Trondheim/Klæbu kemnerkontor 147 Side 1 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 08.11.2012 Manuelle bilag Alle i avdelingen som har oppgaver Sist oppdatert av/dato: RK / 08.11.2012 Annullerte krav Annullering av krav foretas i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer dokumentasjon og redegjøring / vurdering for tilbakeføringen som underbilag for annulleringen. Dersom kravet relateres til et annet krav skal henvisning til opprinnelig bilag noteres (bilagsnummer). Det samme gjelder henvisning til nytt bilag (korrekt føring). Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler. Annulleringen foretas i Sofie under Regnskap, ”Endre/registrere krav”. Legg inn løpenummer og godkjenn med F8. Gå til feltet ”Dette krav” og tast F7 for å komme i søkemodus. Søk opp kravet enten ved å angi kravtype, beløp eller bilagsnummer, trykk F8. Når riktig krav er funnet annulleres kravet ved å markere knappen ”Annuller krav”. Det kommer opp melding om hvilket bilagsnummer som er tildelt, dette noteres på bilaget. Alternativt kan man på skattyters reskontro søke opp ”ikke gjeldende poster”. Marker linjen for tilbakeføringen og ”vis detaljer”. Ta utskrift av skjermbildet og heft ved underdokumentasjon for arkivering. Den som utfører annulleringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen. Flytt tilleggsforskudd Tidvis forekommer det at innbetalt tilleggsforskudd havner på feil aktør. Dette kan bero på forveksling av KID mellom ektefeller eller andre familiemedlemmer, forveksling i bruk av personnummer / organisasjonsnummer ved generering av KID, osv. Flytting av tilleggsforskudd utføres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer dokumentasjon som danner underbilag for registreringen. Flytting av tilleggsforskudd skal dokumenteres ved skriftlig godkjenning fra den aktør innbetalingen er foretatt på. Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler. Påse at innbetalingen ligger inne med korrekt KID-gruppe (42 eller 43) og korrekt år. Dette kan evt. endres under Regnskap – Innbetaling – Manuell plassering mot krav. Flyttingen foretas i Sofie under Regnskap – Innbetaling – Flytt tilleggsforskudd. Registrer løpenummer, trykk F8 og skattyters navn vil komme opp. Likeså vil innbetaling som er aktuell for flytting komme frem i feltet. Marker i feltet for navn under rubrikken ”Overføres til”. Trykk F7 for å komme i søkemodus, registrer løpenummer for skattyter forskuddet skal overføres til og godkjenn med F8. Legg inn beløp som skal flyttes, ta utskrift av skjermbildet som bilag og deretter ”Utfør overføring”. Skjermutskriften heftes sammen med underdokumentasjon for arkivering. Den som utfører overføringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen. Trondheim/Klæbu kemnerkontor 148 Side 2 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 08.11.2012 Manuelle bilag Alle i avdelingen som har oppgaver Sist oppdatert av/dato: RK / 08.11.2012 Godskriv annen aktør Det forekommer at innbetalinger havner på feil aktør. Dette kan bero på forveksling av KID mellom ektefeller eller andre familiemedlemmer, forveksling i bruk av personnummer / organisasjonsnummer ved generering av KID, osv. Godskrift annen aktør utføres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer dokumentasjon som danner underbilag for registreringen. Overføringen skal dokumenteres ved skriftlig godkjenning fra den aktør innbetalingen er foretatt på eller ved skriftlig sannsynliggjøring av overføringen. Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler. Flyttingen foretas i Sofie under Regnskap – Innbetaling – Godskriv annen aktør. Registrer løpenummer og minst en annen opplysning for å finne aktuell innbetaling. Trykk F8 og skattyters navn og alle andre opplysninger vil komme opp. Marker i feltet ”Finn skattyter/arb.giver”. I søkebildet som kommer opp, registrer løpenummer for skattyter som skal godskrives (eller annen søkeverdi) og utfør søk. Når riktig aktør er funnet godkjennes det med ”OK”. Legg inn beløp som skal overføres, godkjenn og lagre. Skriv ut skjermbildet som heftes sammen med underdokumentasjon for arkivering. Den som utfører overføringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen. Utbetal til annen kreditor Det forekommer at kreditkrav skal overføres til annen kreditor. Som oftest skyldes dette manuell motregning av kommunal eiendomsavgift, merverdiavgift eller andre spesielle tilfeller. Utbetaling til annen kreditor utføres i Sofie av regnskapsavdelingen. Saksbehandler leverer dokumentasjon som danner underbilag for registreringen. Overføringen skal dokumenteres ved skriftlig godkjenning fra den aktør innbetalingen er foretatt på eller annen sannsynliggjøring av overføringen. Underbilaget skal være datert og signert av saksbehandler. Utbetaling foretas i Sofie under Regnskap – Innbetaling – Manuell plassering mot krav.. Registrer løpenummer og minst en annen opplysning for å finne aktuelt kreditkrav. Trykk F8 og skattyters navn og alle andre opplysninger vil komme opp. Velg som neste aktivitet ”Utbetal til annen kreditor”, velg saksbehandler, godkjenn og lagre. Man kommer over i nytt skjermbilde. Marker i feltet ”Finn skattyter/arb.giver”. I søkebildet som kommer opp, registrer løpenummer for skattyter som skal godskrives (eller annen søkeverdi) og utfør søk. Når riktig Trondheim/Klæbu kemnerkontor 149 Side 3 Avdeling: Navn: Godkjent av/dato: Ansvarlig for gjennomføring: Regnskapsavdelingen RK / 08.11.2012 Manuelle bilag Alle i avdelingen som har oppgaver Sist oppdatert av/dato: RK / 08.11.2012 aktør er funnet godkjennes det med ”OK”. Legg inn melding til mottaker og beløp som skal overføres, godkjenn og lagre. Skriv ut skjermbildet som heftes sammen med underdokumentasjon for arkivering. Den som utfører overføringen påser at underdokumentasjonen er tilfredsstillende, daterer og signerer bilaget som så arkiveres i egen perm ved regnskapsavdelingen. Arkivering / oppbevaring Manuelle registrerte krav arkiveres i brevordner i bilagsnummerrekkefølge. Annullerte krav arkiveres i brevordner i bilagsnummerrekkefølge. Flytt tilleggsforskudd arkiveres i brevordner sortert på det løpenummer flyttingen skjer fra. Godskrift annen aktør arkiveres i brevordner sortert på det løpenummer overføringen skjer fra. Utbetal til annen kreditor arkiveres i brevordner sortert på det løpenummer utbetalingen skjer fra. Bilagene oppbevares etter de til en hver tid gjeldende lover og forskrifter. Trondheim/Klæbu kemnerkontor 150 Side 4 Orientering om aktuelle saker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Saksnr 016/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/52-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 151 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 02.05.2013 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/52-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 152 Saksnr 017/13
© Copyright 2024