1. No category

Årsrapport samarbetsavtal 2013-2014
Lunds kommun och Lunds universitet
Inledning
Lunds kommun och Lunds universitet har ingått ett samarbetsavtal
gällande destinationsutveckling. Syftet är att stärka Lund som mötesdestination,
förankra och strukturera det redan påbörjade samarbetet mellan Lund
Convention Bureau (LCVB) och Lunds universitet, avd Konferens och representation (LU KoR).
Det övergripande syftet är att utveckla Lund och Lunds universitet som mötesdestinationer och därigenom attrahera fler nationella och internationella kongresser
och möten. Syftet är också att verka för att Lund och Lunds universitets gäster
välkomnas på ett professionellt sätt. Härmed kan organisationernas respektive
varumärken stärkas.
Uppdraget att öka samverkan mellan parterna har givits till LCVB och LU KoR och
omfattar en nära och effektiv samverkan mellan Lunds kommun, Lunds universitet, hotellnäringen, mötesanläggningarna och befintliga nätverk. I uppdraget
ligger även bearbetning av potentiella mötesägare och mötesvärdar samt marknadsföring av Lund som mötesdestination.
Avtalet undertecknades i september 2013 av Per Eriksson, rektor vid Lunds universitet samt Mats Helmfrid, kommunstyrelsens ordförande, Lunds kommun och
löper tillsvidare.
Lund är en attraktiv mötesdestination!
Sverige ses i dag som ett av världens 10-i-topp-länder
inom mötesindustrin. Mötesindustrin växer och bidrar till
tillväxt, kunskap, attraktivitet för investeringar, ökade
reseanledningar samt sätter fokus på landets forskning.
Möten och kongresser fyller anläggningar, hotell, butiker
och restauranger vilket genererar fler arbetstillfällen.
Lund är en liten storstad med ett universitet i absolut
världsklass. Här finns ett tusental potentiella kongressvärdar. Genom att bjuda in till ett internationellt vetenskapligt möte kan mötesvärden stärka sitt lärosätes- och institutions varumärke såväl som att öka sitt personliga
anseende internationellt. Det bidrar till spridning av aktuell forskning samt till kompetensutveckling för den egna
verksamheten. Dessutom genererar kongressdelegater
intäkter till staden. En kongressdelegat uppskattas spendera i snitt ca 3500 kronor per dygn på deltagaravgift,
hotell, restaurang, taxi, shopping, personliga utlägg m.m.
(kan jämföras med en privatresenär som beräknas spendera ca 1000-1300 kr/dygn)
Lund har både nationella och internationella möten.
Under 2014 besökte minst 9 000 delegater Lund. Vissa av
dessa möten uppfyller de specifika ICCA-kriterier* som
kan bidra till förbättrad ranking som attraktiv mötesstad.
Lund klättrar på ICCA rankingen!
Under 2013 och 2014 har LCVB genomfört en gedigen
kartläggning över vilka internationella kongresser som
förlagts till Lund och vilka av dessa som uppfyller
kriterierna för att vara ett så kallat ICCA-möte.
Mötesägare och kommunikatörer på Lunds universitet
har kontaktats, informerats samt uppmanats att
rapportera in dessa möten. Resultatet blev att Lund
under 2013 klättrade från 15 till 21 möten på denna
internationella rankinglista över möten som cirkulerar
runt om i världen.
Dessa 21 möten har genererat 3562 deltagare i Lund
som har bott på hotell i genomsnitt två nätter. Lund
hamnade under 2014 på fjärde plats över svenska mötesplatser på den nationella ICCA rankinglistan.
*ICCA (International Congress & Convention Association) startades i början av 1960-talet för att samla information om alla återkommande organisationsmöten och kongresser som roterar runt om i världen. Idag finns medlemmar i 90 länder. ICCA är en viktig källa vid beslut kring vart återkommande
vetenskapliga
arrangemang
kommer
att
förläggas.
För att vara ett ICCA möte krävs det att mötet ska ha deltagare från minst tre länder, anordnas på reguljär basis, flytta mellan olika destinationer och
ha fler än 50 deltagare. www.iccaworld.com
Starka nätverk ger stor effekt!
Lunds kommuns och Lunds universitets samarbete visade på
behovet att också samverka med näringslivet. Idén om ett
nätverk
med
målet
att
stärka
Lund
som
destination föddes. Hösten 2013 tog Lunds näringsliv- och
turismavdelning initiativet och bjöd in aktörer från både mötes- och besöksnäringen inom Lund. Nätverket Lund Samverkan 2.0 bildades. Syftet var och är att stärka samarbetet inom
staden. Med gemensamma marknadsföringsresurser och förbättrad kännedom om varandras verksamheter är målet att
sträva mot att stärka Lund som destination.
Hösten 2014 var 35 företag och organisationer medlemmar
i
nätverket
och
med
en
budget
på
ca
450 000 kr har man genomfört en rad aktiviteter med målet att
sätta Lund på kartan som mötes- och turistdestination. Lunds
universitets mål med medlemskapet är att fler vetenskapliga
arrangemang
ska
förläggas
till
lärosätet.
För mer information om Lund Samverkan 2.0 se
http://www.visitlund.se/information/pressbransch/lundsamverkan-20
Separat årsrapport för Lunds universitets medverkan i Lund
Samverkan 2.0 kommer att sammanställas våren 2015
EMIL-nätverket
2012 bildade representanter från ESS, MAX IV,
Medicon Village, Ideon, LU KoR och LCVB nätverket EMIL.
Tillsammans verkar nätverket för att påverka beslutsfattare,
organisationer och företag för att förbättra mottagandet av
våra gäster.
Nätverket har tagit fram ett antal gemensamma dokument
som t ex ”How to get to Lund” och ”Snabbfakta om anläggningar i staden” som spridits till hotell, turistbyrå, inom
anläggningar och så vidare.
EMIL-nätverket har också fört samtal med Skånetrafiken
angående möjligheten för tillfälliga gäster (gästforskare,
konferensgäster med flera) att på ett enkelt sätt färdas med
kollektivtrafiken i Lund.
Stärkta samarbeten mellan regionen,
kommunen och universitetet
Det finns ett väl fungerande samarbete med Event
in Skåne (en del av Region Skåne) vars mål är att
attrahera fler arrangemang till Skåne
Under 2014 presenterades samverkansavtalet för
Event in Skånes styrelse. Event in Skåne var också
medarrangör vid ambassadörsmiddagen (se sid 6).
Stärkta samarbeten mellan Lunds
kommun och Lunds universitet
Samarbetsavtalet mellan LCVB och LU KoR har lett
till ytterligare samarbeten mellan kommunen och
universitetet.
Informationsspridning och samarbetet har ökat
framför allt med Lunds universitets Samverkansavdelning, Externa relationer (Alumniverksamheten)
och sektionen Kommunikation (Jubileumskansliet).
Nyckeltal
Antal kongressnätter 2013: 17 800 nätter* (Fördelat 29 % nationella och 71 % internationella.)
Antal kongressnätter 2014: 18 500 nätter* (Fördelat 16 % nationella och 84 % internationella.)
*baserat på arrangemang i möteskalendern på visitlund.se.
Antal ICCA-arrangemang
2010: 11
2011: 12
2012: 15
2013: 21
2014: Slutligt besked maj 2015
Plats på ranking över mötesplatser i världen.
2010: 159 av 309
2011: 172 av 345
2012: 157 av 363
2013: 112 av 371 (Plats 4 i Sverige)
2014: slutligt besked i maj 2015
Deltagare ambassadörsmiddag
2013: 55 pers (ambassadörer inom kultur, sport, möten samt
politiker)
2014: 39 pers (ambassadörer inom möten)
Sammanfattning 2013-2014
Arbetet har sedan starten genomförts inom befintliga verksamhetsbudgetar. Vissa aktiviteter har skett i samarbete med Event in Skåne
och Lund Samverkan 2.0 (till exempel Kongresseminarium och Ambassadörsmiddag).
Under hösten 2013 hölls ett brett fokus på mötesindustrin i stort. Vid ambassadörsmiddagen 2013 deltog t ex representanter från både
kulturarrangemang, sportevents och akademin samt politiker från Lunds kommun. Under 2013 påbörjades arbetet med att ta fram en
så kallad BID-mall för att underlätta för mötesvärdar att bjuda in attraktiva kongresser till Lund.
2014 har fokus varit på mötessegmentet och målgrupperna har framförallt varit mötesägare, mötesvärdar samt kommunikatörer/informatörer inom Lunds universitet. Temat ”Mötens betydelse för att stärka varumärket” har gått som en röd tråd genom aktiviteterna. Stor vikt har lagts vid att sprida vetskap om vad LCVB och LU KoR kan bidra med vid planering och genomförande av vetenskapliga arrangemang. Ett stort arbete har lagts ner för att identifiera och bygga relationer med mötesvärdar, kommunikatörer, informatörer och andra som kan påverka att attraktiva kongresser bjuds in till Lund och Lunds universitet. Fokus har också varit att få vetskap om
ICCA-möten och registrera dessa i ICCA-databasen. Målet är att Lund minst ska behålla sin position på fjärde plats i Sverige på ICCArankingen över mötesstäder.
Under året har nätverket Lund Samverkan 2.0 utvecklats och stärkts allt mer. LCVB är sammankallande och budgetansvariga och representant från LU KoR ingår i referensgruppen. Målet är att tillvarata synergieffekter och optimera positiva effekter i nätverken.
Roger Kellerman, Publisher för tidningen Meetings International och moderator vid kongresseminariet november 2014 (se sid 9).
”Jag har nog aldrig tidigare under mina 30 år i mötesindustrin känt en sådan påtagligt positiv stämning från alla jag träffade. Här finns
en guldgruva, att gräva i, förvalta och utveckla. Jag tror ICCA-statistiken kan fördubblas om vi hittar de möten som redan pågår! Det kan
bli en positiv chock i hela vår industri i Sverige när många inser att Lund har en position redan som vi bara behöver registrera, sedan
fördubblar vi den, och därefter fördubblar vi den!”
Genomförda aktiviteter – Hösten 2013
Samarbetsavtal tecknas mellan Lunds kommun och
Lunds universitet
I september 2013 undertecknas avtalet av Per Eriksson,
rektor vid Lunds universitet samt Mats Helmfrid, kommunstyrelsens ordförande i Lunds kommun och löper
tillsvidare.
Framtagning av BID-mall
Med målet att ge Lunds universitets verksamheter möjlighet att på ett kostnads- och tidseffektivt sätt bjuda in
vetenskapliga kongresser erhölls ett finansiellt stöd från
Event in Skåne (Region Skåne). Bidraget användes till att
ta fram en så kallad BID-mall (BID = bud eller anbud som
en destination i konkurrens med andra sätter ihop för att
förmå en organisation att förlägga sitt möte just till
denna destination). BID:en/anbudet innehåller bl a en
presentation av destinationen, kravspecifikation sammanställd av organisationen, förslag på lämpliga anläggningar, hotell, sociala program, transport samt ekonomisk offert.
Ambassadörsmiddag i Rådhuset
Den 10 december 2013 genomförde LCVB, Event in Skåne
och LU KoR en ambassadörsmiddag för 55 personer.
Kommunfullmäktiges ordförande bjöd in mötesägare och
lokala ambassadörer inom kultur, sport och event i Lund
samt Lunds politiker till Rådhuset.
Syftet med arrangemanget var att uppmärksamma mötes- och eventvärdar som genomfört arrangemang i Lund
under året. Syftet var också att lyfta vikten av möten för
politiker och andra beslutsfattare.
Genomförda aktiviteter – 2014
Sammanställning av checklista för mötesvärdar Lunds
universitet
För att underlätta planeringsprocessen för en kongress har en
checklista tagit fram för potentiella värdar. Checklistan är publicerad på www.visitlund.se/moten samt på www.lu.se
Kontakt med LU avd Alumn och karriär
Under våren 2014 etablerades kontakt med Lunds universitets
Alumnkoordinator och inför sommaren och vintern finns det en
alumnsida på www.visitlund.se där alumner välkomnas tillbaka
till Lund med olika erbjudande.
Hösten 2014 gjordes en samannonsering i Nyhetsbrevet ”Lundensaren” som kommer ut fyra gånger per år och har ca 23 000
läsare.
Etablerad kontakt för framtida samarbete kring
Lund universitets 350-års jubileum 2016-2017
Sedan maj har ett antal möten ägt rum mellan LCVB, LU KoR,
Turistbyrån, Event in Skåne och Lunds universitets jubileumskoordinator med syftet att vi ska lära känna varandra och finna
former för samarbete kring jubileet. Jubileumsverksamheten
och Alumniverksamheten har även presenterats på kommunens nätverksträff.
Möte med LU kommunikatörsnätverket SAMKOM
Syftet var att få bättre insikt i varandras arbeten, skapa relationer samt öka kännedomen om vad LU KoR samt LCVB kan
bistå med i planeringen av kongresser. Det informerades om
vad ICCA-möten är och varför dessa är viktiga för Lunds universitet. Samtidigt diskuterades vilka behov verksamheterna har
av stöd i dessa frågor.
Som ett resultat av mötet väcktes till exempel idén att i samband med vetenskapliga konferenser och kongresser sprida det
vetenskapliga e-magasinet Lund University Research Magazine.
Etablerat samarbete kring Lundarundan
Under några dagar i juli 2013 bjöd Lunds universitet in alla som
blivit antagna till universitetet för första gången på en guidad
tur. Det kallades att gå en "Lundarunda". Inför sommaren 2014
utvecklades aktiviteten med Lunds Turistbyrå och även under
2015 kommer Lundarundan ske i gemensam regi.
Presentation av samarbetet för Event in Skånes styrelse
Den 3 juni 2014 bjöds LCVB och LU KoR in till Event in Skånes
styrelsemöte för att presentera samarbetet, vårt resultat samt
framtida mål. Mötet förlades till Lunds universitet. Rektor Per
Eriksson hälsade välkomna och gav samtidigt sin bild av vikten
av fler vetenskapliga arrangemang på Lunds universitet. Vid
mötet diskuterades även hur Lund tillsammans med Malmö och
övriga i regionen kan stärka samarbetet för att regionen ska bli
en mer konkurrenskraftig och attraktiv mötesplats.
Genomförda aktiviteter – forts 2014
Lund och Malmö
International
i
tidningen
Meetings
Tillsammans med Event in Skåne och Malmö CVB har
LCVB tagit fram en specialutgåva av tidningen Meetings
International*.
Syftet är att sätta fokus på vikten av att ha kongresser
samt vilka positiva effekter dessa kan bidra till. Syftet är
också att visa på goda exempel samt sprida vad en
Convention Bureau kan hjälpa till med.
I tidningen uttalar till exempel rektor Per Eriksson följande ”Om man inte har kongresser och konferenser kan
man inte utveckla forskningen i världen. Det går helt
enkelt inte att tänka sig en akademisk värd utan möten,
konferenser och kongresser”.
Tidningen har under sommar-höst 2014 delats ut till alla
befintliga och potentiella mötesägare inom LU, alla
politiker, relevanta beslutsfattare inom Lunds kommun
och Lunds universitet samt spridits inom besöksnäringen
och näringslivet i Lund. LU KoR bistår med spridningen
på
Lunds
universitet.
* Tidningen Meetings International är ett magasin som bl a
innehåller artiklar om mötesindustrin och effekter som kan
uppnås.
Digitalversion:
http://issuu.com/meetingsskane/docs/ms01_screen_full
Workshop kring förnyande av Mötesindustriveckan i
Malmö
Mötesindustriveckan, MIV, är Svensk Mötesindustris årliga
mötesplats. Under åren 2006–2010 genomfördes
Mötesindustriveckan i samarbete med TUR-mässan i
Göteborg. Sedan 2011 står Mötesindustriveckan på egna
ben för att fokusera på tillväxt och utveckling genom möten
i hela landet. Mötena var då förlagda till Göteborg och
Stockholm.
För första gången kommer Mötesindustriveckan att
förläggas till Skåne. MIV15 genomfördes på MalmöMässan
den 20-22/1 2015.
LCVB och LU KoR har under våren och hösten deltagit i den
referensgrupp som tillsammans med Anagram (som projektleder MIV15) arbetat med att ta fram ett nytt upplägg med
fler nya målgrupper för att lyfta Mötesindustriveckan.
Kongresseminarium kring möten som verktyg i
varumärkesarbetet
Med syfte att lyfta vikten av bra nationella och internationella vetenskapliga möten och uppmärksamma dess
positiva effekter för Lund och Lunds universitets varumärke har vi som mål att fler potentilla mötesvärdar ser
nyttan av att vara värd för en vetenskaplig kongress.
Målgrupp: Kommunikatörer, informatörer och potentiella mötesvärdar vid Lunds universitet samt andra mötes- och varumärkesintresserade.
Upplägg: Under en förmiddag i universitetshusets aula
presenterades gavs deltagarna möjlighet att lära sig mer
om mötesindustrin och dess effekter samt hur vi kan ha
nytta av det inom universitetet. Deltagarna blev också
uppdaterade i hur långt kommunen kommit i projektet
”framtida kongressanläggning i Lund”. Som en del i Lund
Samverkan 2.0 projektet, gavs möjlighet att träffa representanter från stadens arenor och mötesplatser.
Vid aktiviten deltog 80 personer och 15 utställare.
Pehr Palm, VD Event in Skåne
”Tack för allt jobb ni gjort, väldigt bra planerat och genomfört. En av våra bästa säljaktiviteter”
Ambassadörsmiddag med mötesägare inom Lunds
universitet i fokus
2014 bjöd Lunds kommun och Lunds universitet, i samarbete med Event in Skåne, in till en ambassadörsmiddag.
Årets middag kom att fokusera på segmentet mötes- och
kongressvärdar. Middagen förlades till Lunds universitets
huvudbyggnad. Förvaltningschef Susanne Kristensson
från Lunds universitet deltog samt Lunds kommuns Näringslivs- och turismchef Per Persson.
Syfte: Uppmärksamma ambassadörer på Lunds universitet som verkar för att öka antalet vetenskapliga arrangemang inom universitet samt bjuda in till nätverkande dem emellan samt ytterligare lyfta positiva effekter av vetenskapliga möten.
Mål: Att mötesambassadörer upplever att de bidrar till
att stärka universitetets och sin institutions varumärke
genom vetenskapliga arrangemang. Få fler att vilja bjuda
in och ta sig an värdskapet av en kongress.
Upplägg: Middag, moderator som gjorde en presentationskavalkad av deltagarna/mötesägarna med ”framgångs historier” som lyfte ambassadörskapet samt avslutande underhållning.
Mål och strategi inför 2015
Mål 2015




Öka antalet registrerade ICCA-arrangemang från 21 till 25 st
Identifierat och haft möte med minst 10 potentiella mötesvärdar kopplade till ICCA-arrangemang
Genomfört minst en aktivitet gemensamt med Lund Samverkan 2.0
Utöka antalet relevanta mötesambassadörer med 20 %.
Under 2015 kommer fortsatt fokus vara på mötessegmentet. Ett övergripande mål är att ytterligare öka kännedomen internt inom
Lunds kommun och Lunds universitet om vad Lund Convention Bureau och LU avd Konferens och representation kan bistå med i
samband med planering och genomförande av kongresser samt att sprida vetskapen om den BID-mall och checklista som finns tillgängliga.
Ett viktigt arbete är också att öka kännedomen om vad ICCA är samt att få fler att rapportera genomförda arrangemang som kan
registreras i systemet. I detta arbete vill vi fortsätta med det redan fungerande samarbetet som finns med Event in Skåne. LCVB
kommer från och med januari 2015 bli medlemmar i ICCA och får då tillgång till det register med kongresser som cirkulerar runt i
världen. I samband med detta kommer vi även framöver att lägga stort fokus på att identifiera och stärka relationer med mötesvärdar, mötesägare och andra påverkare kring möten.
LCVB och LU KoR kommer att fortsätta medverka i Lund Samverkan 2.0 och verka för att dra nytta av synergier vi ser. Inom Lund Samverkan 2.0 görs till exempel varje år en aktivitet med fokus på Lunds universitet. Det kan vara seminarium, mässa, site visits för destinations managers och mötesägare.
LCVB och LU KoR kommer gemensamt att fortsätta verka för att öka utbudet av attraktiva mötesplatser för större kongresser och
bidra till att fler vetenskapliga arrangemang förläggs till Lund och Lunds universitet.
Kontakt:
Lunds universitet, avdelning konferens och representation Eva Wendel Höiland eva.wendel@konferens.lu.se
Lunds kommun, Lund Convention Bureau, Boel Starbrant boel.starbrant@lund.se
Lunds kommun, Lund Convention Bureau, Sofia Björk sofia.bjork@lund.se
Foto: McNeale AB, X-Ray Foto, Gustaf Johansson