Lunds universitet Avd. Dokumenthantering Anne Lamér, IT-arkivarie Kravnr 1 ARKIVKRAV FÖR ANSKAFFNING AV IT-SYSTEM 2014-09-09 Allmänna krav Status Myndigheten ska alltid ha full äganderätt till såväl data som metadata i systemet även om systemet som sådant ägs och/eller driftas av annan part utanför myndigheten. Skall Identifiering och utlämnande av digitala handlingar Autenticitet – det ska vara möjligt att bevisa att en handling är vad den utger sig för att vara och att den har skapats/skickats av en viss person vid en viss tidpunkt. Pålitlighet – det ska vara möjligt att lita på att handlingens innehåll verkligen speglar vad som hänt, sagts, beslutats etc. Användbarhet – det ska vara möjligt att återsöka, visa och tolka handlingen. Dessa krav gäller så länge en handling ska finnas kvar, d.v.s. i vissa fall för all framtid. Integritet – det ska vara möjligt att se till att handlingen är fullständig och inte har blivit ändrad. 2 Det ska vara möjligt att särskilja allmänna handlingar från arbetsmaterial. Skall 3 Det ska vara möjligt att fastställa handlingar, så att man efter fastställande inte kan ändra den fastställda informationen. Skall 4 Det ska vara möjligt att lagra information om vem som har skapat eller skickat in handlingarna och tillhörande metadata. Skall 5 Det ska vara möjligt att lagra information om när handlingarna har skapats eller fastställts. Skall 6 Det ska vara möjligt att återskapa hur en allmän handling sett ut vid en given tidpunkt. Har informationen ändrats eller tillförts handlingen ska det framgå att detta har skett och när (se kravet om loggning). Skall 7 Det ska vara möjligt att lagra en tillräcklig uppsättning metadata för att identifiera och söka fram handlingar. Skall 8 Det bör vara möjligt att lagra information om handlingarnas organisatoriska tillhörighet. Bör 9 Det bör vara möjligt att lagra information om vilken klassificeringskod handlingarna har. Bör 10 11 Klassifikationskoden anger handlingarnas process/verksamhetstillhörighet och måste anges för varje handling senast vid tidpunkten för överföring till långtidslagring. Det ska vara möjligt att lagra information om handlingarna är sekretessmarkerade. Det bör vara möjligt att lagra information om datum för sekretessmarkering och lagrummet som varje enskild sekretessmarkering stödjer sig på. 1 Skall Bör Lunds universitet Avd. Dokumenthantering Anne Lamér, IT-arkivarie ARKIVKRAV FÖR ANSKAFFNING AV IT-SYSTEM 2014-09-09 12 Det ska vara möjligt att ange övriga begränsningar i handlingarnas tillgänglighet, till exempel upphovsskydd och hur lång tid skyddet gäller. Bör 13 Det ska vid begäran vara möjligt att ta ut en allmänhandling från systemet i läsbar form. Skall Diarieföring 14 Om systemet innehåller allmänna handlingar som ska diarieföras, måste kontakt tas med Avdelningen för dokumenthantering för diskussion. En teknisk integration för överföring av handlingar och tillhörande information är att föredra. Hänsyn bör tas till att undvika dubbelarbete och dubbellagring. Skall Se Rektorsbeslut LS 2013/544. Om systemet ska betraktas som ett fristående diarium utan krav på integration med DFS, ska följande information om handlingen registreras i systemet: 1. Datum då handlingen inkommit eller upprättats 2. Unikt löpnummer (s.k. diarienummer) 3. Avsändare eller mottagare av handlingen 4. En kort beskrivning av ärendets innehåll Gallring (radering) av information 15 Det bör vara möjligt att skilja ut handlingar som ska bevaras från sådana som ska gallras. Bör Detta kan förutom bevarandemärkning även åstadkommas genom att ange handlingstyp. 16 Det bör vara möjligt att ange gallringsfrist för handlingar som kan gallras. Bör 17 Det ska vara möjligt att gallra (permanent radera) handlingar och metadata ur systemet. Skall Export av data från systemet 18 Det ska vara möjligt att exportera filer och relaterad information (metadata) från systemet. Skall 19 Export från systemet bör kunna göras i xml-format. Bör 20 Xml-formatet bör följa de av Riksarkivet framtagna Förvaltningsgemensamma specifikationerna (FGSerna) för lämplig leveranstyp, som är definierade i eArd-projektet. Bör [här kan leveranstyp specificeras beroende på vilken typ av information som ska exporteras, t ex ”leveranstyp ärendehantering”, ”leveranstyp personal” etc.] 2 Lunds universitet Avd. Dokumenthantering Anne Lamér, IT-arkivarie ARKIVKRAV FÖR ANSKAFFNING AV IT-SYSTEM 2014-09-09 Format 21 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska Skall handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:2 ska följas. 4 § Myndigheten ska i enlighet med 4 kap. 2 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) framställa elektroniska handlingar i enlighet med kraven i denna författning. Om detta inte är möjligt ska handlingarna senast vid överföring till bevarande uppfylla kraven i denna författning. Överföringen ska ske så snart det är möjligt. Systemdokumentation 22 Förvaltningen ska ha rätt att förfoga över program och dokumentation på ett sätt som gör det möjligt att uppnå arkivkraven. Skall 23 Det ska finnas systemdokumentation och metadata som gör det möjligt att hantera informationen korrekt och sätta in den i sitt sammanhang. Skall Utan en omfattande systemdokumentation kan det vara omöjligt att t.ex. genomföra gallring eller leverera information till ett annat system. Systemkrav 24 Informationen som hanteras av systemet ska lagras på en säker lagringsmedia som är långtidssäker (angivna standarder för servrar) och där regelbundna backuper tas Skall Hänvisning till andra allmänna icke funktionella krav på backuper och rutiner för att återskapa information. 25 Hänvisning till krav på fysisk informationssäkerhet utifrån informationens säkerhetsklassning. Mer information om innehållet i kraven hittar du i Arkivkrav för IT-system – handledning för Lunds universitet.docx. Du kan också skicka frågor till dokumenthantering@legal.lu.se , eller kontakta personal på Avdelningen för dokumenthantering. 3