Sparbanken Syd Ökad kontroll & Förbättrad kundservice På Sparbanken Syd har man stort fokus på att vara tillgänglig för sina kunder och erbjuda en hög Produkt: Bransch: Business 360° Bank och finans servicenivå. I detta kontinuerliga arbete beslutade banken att modernisera sin hantering av dokument och ärenden för att på så sätt få bättre kontroll och effektivare hantering av kundärenden och arkivering. Med dokument- och ärendehanteringslösningen Business 360° har banken kunnat digitalisera och automatisera sin hantering betydligt vilket medfört en snabbare och mer kontrollerad servicehantering. På kundtjänstavdelningen hos Sparbanken Syd hanteras dagligen stora mängder information och ärenden, som t ex olika kundkontrakt, låneansökningar och kundförfrågningar. Innan införandet av Business 360° hanterades en stor del av denna information manuellt då många dokument arkiverades i ett fysiskt arkiv. “Att gå till arkivet och leta upp rätt dokument blev en tidskrävande uppgift för oss. Kundinformationen lagrades även på olika platser och i olika system vilket försvårade för personalen att hitta den information de behövde för att få en helhetsbild av en kund/situation. Viss kundinformation hanterades och lagrades till och med lokalt hos kundansvariga personer, vilket bland annat gjorde det svårt för oss att hjälpa en kund om deras kontaktperson inte fanns på plats”, berättar Lars Persson, IT-chef på Sparbanken Syd. Ökad kontroll och snabbare service Med Business 360° har Sparbanken Syd fått en komplett standardlösning för dokument- och ärendehantering som passar in i deras existerande Microsoftmiljö. ”Genom att implementera Business 360° med våra befintliga verksamhetssystem kan viktiga pappersdokument nu digitaliseras och lagras på ett gemensamt ställe tillsammans med annan kundinformation. På detta sätt vet alla i personalen var de ska leta efter information och att det är den senaste versionen av informationen de arbetar med”, säger Lars Persson. Möjligheten att kunna söka efter information från en gemensam plats istället för att leta på olika ställen gör hanteringen inte bara snabbare och enklare utan ökar även kontrollen över informationen och historiken. Om Sparbanken Syd: Sparbanken Syd är en av landets äldsta sparbanker och grundades 1827. Affärsvolymen är idag drygt 24 miljarder. Sparbanken Syd erbjuder såväl privat- som företagssidan ett brett spektra av finansiella tjänster, välutbildade och engagerade rådgivare. De har ca 160 medarbetare vid sex kontor i södra Skåne, samt Telefonbank, Internet- och Mobilbank. Sparbanken Syd Ökad kontroll & Förbättrad kundservice “Tack vare införandet av Business 360° slipper nu kundtjänst det tidskrävande arbetet att manuellt leta efter dokument och kan nu istället mycket snabbare och enklare söka efter informationen på sina datorer. Mer plats har dessutom frigjorts på kontoret då vårt fysiska arkiv inte är lika utrymmeskrävande längre. Digitaliseringen har även minskat kostnaderna för utskrifter och utskick och givetvis besparat miljön”, säger Lars Persson. En annan vinst för Sparbanken Syd är att de kunnat stänga ned sitt system för kundfullmakter då all denna information har förts över till Business 360°. För användaren innebär detta en enklare och snabbare hantering då de slipper leta efter information i flera olika system. Ytterligare en stor fördel med lösningen är att all kundinformationen nu är transparant, dvs informationen finns tillgänglig för alla som arbetar i systemet. Lars Persson, IT-chef på Sparbanken Syd “Idag kan vem som helst i personalen, och inte bara kundens kontaktperson, hjälpa kunden. Vi blir på så sätt mer tillgängliga och kan ge våra kunder en ännu snabbare service än tidigare”, säger Lars Persson. Förbättrad säkerhet och minskad risk “Att vem som helst i personalen kan få en snabb bild av kunden och dess historik innebär inte bara snabbare hantering utan förhindrar även att vi fattar felaktiga beslut. När alla dokument och ärenden som rör en kund lagras på ett gemensamt ställe ökar säkerheten och spårbarheten”, menar Lars Persson. Med Business 360° minskas även risken för att dokument försvinner genom att all information nu samlas på ett gemensamt ställe. “Då vi i 360° kan styra åtkomsten till viss informationen så att känslig information inte kommer på avvägar kan vi också säkerställa att den förvaltas enligt gällande regelverk”, säger Lars Persson. Ett anpassningsbart system efter behov Framöver planerar Sparbanken Syd att utöka användandet av Business 360°. “När vi bestämde oss för 360° lade vi stor vikt vid att lösningen var skalbar för att vi själva skulle kunde utveckla systemet i vår egen takt och efter våra behov. Vi behöver även framöver titta närmare på att utöka systemet med funktioner för att bland annat hantera styrande dokument, avtal och inkommande post. Vi är även intresserade att använda appen för papperslösa möten, vilket skulle underlätta arbetet för våra kreditkommittéer och andra interna beslutsmöten”, avslutar Lars Persson. Software Innovation är ett Skandinaviskt programvaruföretag med en växande internationell närvaro. Vi utvecklar och säljer programvara för Enterprise Content Management och informationshantering byggt på Microsoft-teknologi och har närmare 30 års kompetens och erfarenhet av att leverera standardlösningar för dokumenthantering, ärendehantering och teknisk dokumentkontroll. Vår mission är att hjälpa verksamheter med att göra information till sin mest värdefulla resurs. Software Innovation har ca 300 anställda i Oslo, Stockholm och Köpenhamn och ett utvecklingscenter i Bangalore. Lösningen säljs och levereras även genom ett internationellt partnernätverk. Vi erbjuder produkterna ProArc, Business 360°, Public 360° och DocuLive, som i dag används av över 600 verksamheter och 200 000 användare i privat och offentlig sektor. Software Innovation Sweden AB | S:t Eriksgatan 115, Box 6791, 113 85 Stockholm | www.software-innovation.se