En bra och effektiv kontakt för företagen
En bra och effektiv kontakt för företagen Inspiration och stöd för dig som arbetar med att ge kompetensstöd till kommuner 1 Den här publikationen vänder sig till dig som arbetar på en central myndighet och som, direkt eller genom länsstyrelserna, i ditt arbete ska stödja kommunerna i deras myndighetsutövning gentemot företag. Den vänder sig även till dig med motsvarande uppgift på länsstyrelsen men också till andra intresserade. Syftet är främst att ge inspiration och att lyfta fram kommunernas behov, något som vi hoppas kan vara ett stöd i ditt och din myndighets arbete med att ge kommunala tjänstemän kompetensstöd så att de i sin tur kan möta företagen på ett bra sätt. Publikationen kan till exempel • Väcka tankar och reflektioner hos dig som arbetar med de här frågorna. • Skapa dialog och utgöra ett diskussionsunderlag på din myndighet. • Bidra till erfarenhetsutbyte inom och mellan myndigheter. Du kan ta del av utmaningar och behov hos kommuner, utmaningar för de centrala myndigheterna i arbetet med att ge kompetensstöd samt se exempel på befintligt kompetensstöd från centrala myndigheter. Publikationen innehåller även några reflektioner kring vad centrala myndigheter kan tänka på i arbetet med att ta fram och utveckla kompetensstöd till kommunerna. 2 KOMPETENSSTÖD TILL KOMMUNER FÖRENKLAR FÖR FÖRETAG Kompetensstöd till kommuner förenklar för företag Regelverk beslutas på central nivå men tillämpas i många fall på kommunal nivå. Det är ofta hos kommunen som företagen möter regelverken i sin vardag. De kommunala tjänstemännen ska kunna tillämpa ett många gånger komplext regelverk på ett rättssäkert, kompetent och effektivt sätt gentemot företagen. Här har centrala myndigheter en viktig uppgift att bidra med kompetensstöd så att tjänstemännen i kommunerna kan känna sig säkra i sin myndighetsutövning. Kontakten med företagen kan därmed underlättas, bli ännu effektivare för företagen och upplevas på ett bra sätt av företagen. Otillräckligt kompetensstöd från de centrala myndigheternas sida kan medföra att kommunerna kan upplevas som otydliga gentemot företagen. En arbetsgrupp inom förenklingsforum har tittat närmare på hur några centrala myndigheter arbetar med kompetensstöd till kommuner och vilka behov kommunerna har. Arbetsgruppen har även försökt att identifiera olika faktorer som centrala myndigheter kan tänka på i sitt arbete med kompetensstöd till kommunerna. Arbetet har avgränsats till situationer där kommunen i sin myndighetsutövning möter en så kallad kombinatör på landsbygden, det vill säga en företagare som bedriver flera verksamheter i sitt företag. Det innebär att arbetet främst har fokuserat på kompetensstöd inom följande områden: bygg, miljö, alkohol och brandskydd. De iakttagelser som gjorts här kan dock antas vara relevanta även för andra områden. Vad är förenklingsforum? Många företag har kontakt med kommunen i till exempel tillstånds- och tillsynsärenden. Tillväxtverket driver förenklingsforum. Där möts representanter från den centrala, regionala och kommunala nivån för att föra dialog och utbyta erfarenheter om vad som kan göras för att förenkla för företag på kommunal nivå. Inom förenklingsforum arbetar arbetsgrupper med områden där erfarenhetsutbyte och samordning från de aktörer som ingår är viktig för att förenkla företagens myndighetskontakter på den kommunala nivån. 3 KOMPETENSSTÖD TILL KOMMUNER FÖRENKLAR FÖR FÖRETAG Arbetsgruppen har koordinerats av Tillväxtverket och i övrigt bestått av representanter från Länsstyrelsen i Kronobergs län, Sveriges Kommuner och Landsting, Folkhälsomyndigheten, Jordbruksverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Naturvårdsverket. De centrala myndigheterna har gjort en översiktlig inventering av sitt kompetensstöd inom de aktuella områdena och det har utgjort ett diskussionsunderlag för arbetsgruppen. Dessutom har tre kommuner deltagit i en workshop tillsammans med arbetsgruppen där bland annat kommuners behov av kompetensstöd diskuterats: Norrtälje kommun (brand), Trosa kommun (alkohol, bygg) och Vara kommun (miljö). Arbetsgruppen har även träffat en representant från Lantbrukarnas Riksförbund. Resultatet av arbetsgruppens arbete sammanfattas i den här publikationen vars innehåll baseras på diskussioner och reflektioner från de som på olika sätt medverkat under arbetets gång. Vad menar vi med kompetensstöd? Med kompetensstöd menar vi här stöd i olika former från centrala myndigheter som hjälper enskilda tjänstemän i kommunerna i deras myndighetsutövning, såväl vid tillsyn och kontroll som vid annan kommunal myndighetsutövning. Det kan omfatta såväl stöd som aktualiseras i enskilda ärenden, till exempel handböcker och checklistor, som sådana stöd som är mer generella, till exempel utbildningar och nyhetsbrev. Vissa centrala myndigheter arbetar gentemot länsstyrelserna som i sin tur ska ge kompetensstöd till kommunerna. Angränsande arbete Statskontoret har i uppdrag att utvärdera den statliga tillsynsvägledningen på miljöområdet. Uppdraget ska redovisas senast den 30 juni 2014. Tillsyns- och föreskriftsrådet, som är ett rådgivande organ för samråd och samverkan för myndigheters arbete i frågor som rör tillsyn och föreskrifter enligt miljöbalken, driver ett projekt vars syfte är att försöka harmonisera begrepp och benämningar när det gäller olika former av vägledningsmaterial till miljöbalken. 4 KOMMUNERNAS PERSPEKTIV Kommunernas perspektiv Vart tjänstemän i kommunen i första hand vänder sig när det uppstår behov av att hitta information och få svar på frågor som uppkommer i myndighetsutövningen kan variera mellan olika kommuner och mellan olika verksamhetsområden. Kollega i kommunen ? Länsstyrelsen Central myndighet Nätverk Exempel på utmaningar för kommuner SKL Kollega i annan kommun • Det kan vara ganska ensamt att arbeta med myndighetsutövning i en kommun. I mindre kommuner arbetar tjänstemännen ofta helt på egen hand med vissa frågor, till exempel som alkoholhandläggare. Det är också ganska vanligt att ett område omfattar endast en del av en heltidstjänst, det vill säga att man samtidigt arbetar med kommunal myndighetsutövning inom andra områden. I en mindre kommun kanske ärendena inte heller är så många. Som i andra verksamheter är det även viss personalomsättning. Det här kan försvåra att bygga upp expertkunskap på området, vilket gör kompetensstöd från centrala myndigheter särskilt värdefullt. • Som kommunal tjänsteman är det svårt att ha tid att sätta sig in i och att ta till sig alla nya regler och regeländringar. Det finns inte tillräckligt med tid för att leta efter information. • Ibland kan den stora mängden kompetensstöd upplevas som ett problem. Det kan då vara tufft för tjänstemännen att ta till sig och sålla i allt material. • Det är inte alltid lätt att hitta fram till det kompetensstöd som erbjuds, särskilt inte för en tjänsteman som är ny inom ett område. Det kan behövas viss rutin inom ett område för att leta och hitta rätt på till exempel de centrala myndigheternas webbplatser. 5 KOMMUNERNAS PERSPEKTIV • Eftersom de kommunala tjänstemännen har olika lång erfaren- het inom sitt område kan kompetensstöd som till exempel utbildningar upplevas olika relevant utifrån deras olika förutsättningar. • Ibland kan det vara svårt att veta vilken central myndighet som ansvarar för frågorna och därmed vilket kompetensstöd man som kommunal tjänsteman har ”rätt” till. Det kan även vara otydligt om det är en central myndighet eller länsstyrelsen som har till uppgift att ge kompetensstöd. • Som kommunal tjänsteman är det lätt att känna sig liten i förhållande till ”sin” centrala myndighet och det kan medföra att man drar sig för att till exempel ringa och ställa en fråga. • Ofta ges endast generella svar när den kommunala tjänsteman- nen vänder sig till den centrala myndigheten för att söka hjälp i en fråga, vilket inte alltid upplevs vara till konkret hjälp. • Centrala myndigheter använder en hel del olika benämningar när det gäller skriftligt kompetensstöd, till exempel handböcker, riktlinjer, faktablad, och lägger inte heller alltid samma innebörd i de olika begreppen. Det kan skapa osäkerhet för de kommunala tjänstemännen, både när det gäller hur stöden ska användas och vilken status de har och därmed hur bindande de är. Exempel på behov och uppskattade stöd • Det måste vara enkelt för kommunala tjänstemän att hålla sig uppdaterade på nyheter och förändringar och helst ska de inte själva behöva ta initiativ för att nås av informationen. • Det är viktigt att kompetensstöd finns tillgängligt i tid innan nya eller ändrade regler träder i kraft. • Frågor som den kommunala tjänstemannen inte möter så ofta kan ta mycket tid i anspråk att sätta sig in i och där är det önskvärt med stöd. • Det skulle underlätta med lättillgänglig, tydlig och uppdaterad information om vem på den ansvariga centrala myndigheten eller länsstyrelsen som kommunala tjänstemän kan kontakta när det gäller olika slags frågor. • Det är viktigt att skriftliga kompetensstöd är enkla och lättbegripliga utan att bli varken för översiktliga eller för omfattande. • När det finns utrymme för tolkningar i lagstiftningen samtidigt som det inte har utvecklats någon rättspraxis söker kommunerna stöd från de centrala myndigheterna för att få veta vad som gäller. 6 KOMMUNERNAS PERSPEKTIV • Det är önskvärt med stöd som kan underlätta när tjänstemännen ställs inför rimlighetsbedömningar, till exempel om en kostnad som företagen anger för en åtgärd som de åläggs att vidta är rimlig eller inte. • Centrala myndigheter kan bli bättre på att ”bjuda in” kommunerna för att lyssna av deras behov av kompetensstöd. • Handböcker från centrala myndigheter är uppskattade kompetensstöd. • Webbseminarier kan vara ett sätt att nå ut till kommunala tjänstemän som inte har möjlighet att delta på fysiska möten. • Att kunna ta del av frågor på centrala myndigheters webbplat- ser från andra kommunala tjänstemän och hur myndigheten svarat skulle vara ett enkelt och effektivt sätt att ge kompetensstöd till många tjänstemän samtidigt. • Centrala myndigheter och länsstyrelserna kan bli bättre på att informera om vilka utbildningar de erbjuder som kan vara av intresse för kommunerna. • Enhetliga blanketter skulle kunna underlätta både för kommunerna och företagarna. • Det är värdefullt för kommunala tjänstemän att ha tillgång till nätverk, till exempel bestående av kollegor från andra kommuner, för att dela kunskap och erfarenheter. • Om flera centrala myndigheter ansvarar för kompetensstöd inom ett område, så skulle det underlätta med en gemensam webbplats där kompetensstödet gentemot kommunerna samordnas. 7 MYNDIGHETERNAS PERSPEKTIV Myndigheternas perspektiv Centrala myndigheter arbetar på olika sätt och med olika former när det gäller att ge kommunerna kompetensstöd i deras myndighets utövning. Stöd kan tas fram med kommunala tjänstemän som direkt målgrupp, men kompetensstödet kan också riktas till länsstyrelserna i första hand för att de i sin tur ska vidarebefordra stöd till de kom munala tjänstemännen. Exempel på befintligt kompetensstöd Skriftligt (tryckt och/eller elektronisk form) • Föreskrifter som tagits fram för att förtydliga myndighetsutövningen för kommunen • Allmänna råd som tagits fram för att förtydliga myndighetsutövningen för kommunen •Handböcker •Checklistor •Riktlinjer •Informationsblad •Webbvägledning • Informationstexter på webbplatsen •Nyhetsbrev •Rapporter •Blankettmallar • Sammanställning av rättsfall avseende tillämpningen av lagstiftning • Svar på frågor från via e-post • Remissvar vid större/komplexa ärenden Muntligt •Utbildningar •Webbseminarium • Handläggarträffar för länsstyrelser/kommunala tjänstemän • Konferenser för kommunala tjänstemän • Svar på frågor via telefon 8 MYNDIGHETERNAS PERSPEKTIV Övrigt • Beräkningsverktyg som kan användas för att uppfylla dokumentationskrav • Webbforum med till exempel chat-funktion, frågor och svar samt tillgång till olika kompetensstöd • Deltagande i platsbesök inför större/komplex tillståndsgivning och avsyning • Nätverk där kommunala tjänstemän kan delta • Speciella tillsyns- och informationskampanjer Ett exempel från Jordbruksverket Webbforumet Effektiv Näring är ett slutet forum som vänder sig till miljöinspektörer och handläggare på kommuner och länsstyrelser som arbetar med jordbruksfrågor. Syftet med webbforumet är att Jordbruksverkets information och tillsynsvägledning ska nå ut till fler på ett effektivt sätt. På webbforumet tillsynsvägleder Jordbruksverket om befintlig och ny lagstiftning inom främst områdena växtnäring och växtskydd. På forumet kan inspektörerna ställa frågor till Jordbruksverket eller till de övriga inspektörerna runt om i landet. Det är även på webbforumet som Jordbruksverket lägger ut information och material rörande sina tillsynsprojekt. Tanken är att ytterligare arbetsområden som rör kommunernas tillsyn ska kopplas på framöver. Ett exempel från Naturvårdsverket Naturvårdsverkets Juristjour är till för att besvara frågor inom miljörättens område. Dit kan allmänheten, företagare, kommuner och myndigheter ringa och ställa frågor. Frågorna besvaras direkt av en jurist eller så hänvisas frågorna till någon inom Naturvårdsverket som är specialiserad på området. Juristjouren är öppen vardagar kl 9.00–11.00. Ett exempel från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Handboken Kommunal tillsyn enligt lagen om skydd mot olyckor vänder sig till de som arbetar med tillsyn i kommunen, till de som ska bli tillsynsförrättare och till de som vill lära sig mer om tillsyn. Boken ger stöd vid planering, prioritering och genomförande av tillsyn och genom konkreta exempel inspirerar den till att följa upp och utvärdera tillsynsverksamheten och de enskilda tillsynsbesöken. Stora delar av det juridiska innehållet är också användbart vid genomförande av tillsyn eller kontroll av den enskildes skyldigheter vid så kallad farlig verksamhet, brandskyddskontroll samt vid genomförandet av tillsyn enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor. Ett exempel från Folkhälsomyndigheten Folkhälsomyndigheten föreläser vid nationella konferenser eller konferenser arrangerade av länsstyrelserna. Föreläsningarna kan behandla en specifik fråga, exempelvis ny lagstiftning på alkoholområdet, en ny tillsynsmetod eller något annat som myndigheten arbetar med för tillfället som rör alkohol- och tobakstillsyn. Länsstyrelserna utgör den främsta målgruppen, såvida det inte är en föreläsning på nationell nivå, men insatserna syftar till att ytterst nå kommunerna. 9 MYNDIGHETERNAS PERSPEKTIV Exempel på utmaningar för myndigheter • Regelverken och behovet av kompetensstöd växer. Myndigheterna kan ha idéer om hur kompetensstöd skulle kunna ges och utvecklas, men det saknas ofta tid och resurser för att utforma och tillhandahålla stödet. • När flera centrala myndigheter verkar inom samma eller närlig- gande område kan det ibland uppstå oklarheter kring vilken myndighet som ska ge kompetensstöd till kommunerna och hur övriga myndigheter får bistå kommunerna. • När lagstiftningen innehåller tolkningsutrymme men det saknas rättspraxis på området kan det uppstå ett glapp mellan kommunernas behov av förtydliganden och myndigheternas möjligheter att ge besked om vad som gäller. • Det kan vara särskilt problematiskt att ge kompetensstöd via telefon eftersom myndigheten sällan har tillgång till all fakta. Då kan det kännas svårt att ge tydliga svar. Att besvara frågor via telefon kan också vara resurskrävande. • En myndighet med många olika ansvarsområden kan ha många olika roller inom vilka det finns olika möjlighet att ge kompetensstöd. I vissa av dem finns det liten eller ingen möjlighet att vara tydlig gentemot kommunerna medan det i andra går att vara tydligare. • Det saknas ibland enkla former för att fånga in kommunernas behov av kompetensstöd. • Det är ibland svårt att veta om det kompetensstöd som ges når rätt målgrupp i kommunerna men också om stödet når alla kommuner. • Det kan vara en stor spridning på kunskapsnivån hos enskilda kommunala tjänstemän, både när det gäller specifik områdeskunskap och när det gäller mer generella kunskaper som är centrala för myndighetsutövningen som till exempel förvaltningsrätt. • Centrala myndigheter arbetar ofta mot flera olika målgrupper, till exempel kommunala tjänstemän, företag, rådgivare och medborgare. Det kan vara resurskrävande att målgruppsanpassa kompetensstödet och det kan uppstå problem om ett material som tagits fram för en viss målgrupp används av en annan målgrupp. • Handböcker är ofta ett uppskattat kompetensstöd men de är resurskrävande att ta fram och att hålla uppdaterade. • Uppdatering av kompetensstöd är en generell utmaning. 10 MYNDIGHETERNAS PERSPEKTIV 11 TÄNK PÅ … Tänk på … Vilka former centrala myndigheter väljer för att ge kompetens stöd till kommunala tjänstemän beror på en rad olika faktorer och omständigheter. Under det här arbetet har arbetsgruppen sett några saker som vi tror att det kan vara värdefullt att ha med sig i arbetet med att ta fram och utveckla kompetensstöd till kommunerna, oavsett vilket område eller vilken central myndighet det gäller. Det här tror vi kan bidra till att de kom munala tjänstemännen känner sig säkrare i sin myndighets utövning vilket är till fördel för företagen. Bjud in! • Direkt dialog är ett starkt verktyg, både när det gäller att ge enskilda kommunala tjänstemän konkret stöd och när det gäller att få input från de som ska tillämpa regelverken och använda kompetensstöden. • Inom de områden där möjligheten finns, är det angeläget att centrala myndigheter tydligt signalerar att kommunala tjänstemän kan kontakta myndigheten direkt för att få stöd och hur kontakten lämpligast kan ske. Här är det önskvärt med snabb återkoppling, till exempel att myndigheten tagit emot frågan och beräknar svara inom ett visst antal dagar. • Det är också viktigt att centrala myndigheter visar att de är intresserade av att veta hur lagstiftningen fungerar, hur olika kompetensstöd fungerar och vilka behov kommunerna har. Fundera över hur det kan göras enkelt för kommunala tjänstemän att förmedla sådana erfarenheter och synpunkter till de olika centrala myndigheterna. • Genom att vara lyhörd kan centrala myndigheter även indirekt få återkoppling när det gäller befintliga kompetensstöd och behov av nya kompetensstöd. Till exempel genom frågor och diskussioner som framkommer vid olika typer av nätverksträffar där myndigheten medverkar och frågor som ställs till myndigheten via telefon och mail. 12 TÄNK PÅ … Var tydlig! • Fundera över hur olika skriftliga kompetensstöd används och benämns. • Det kan uppstå problem om ett material som tagi ts fram för en viss målgrupp används av en annan målgrup p i ett annat syfte. Därför är det viktigt att tydligt ange vilken målgrup p handböcker och andra skriftliga kompetensstöd har och hur de är tänkta att användas. • Skriftligt kompetensstöd innehåller ofta delar av mer generell karaktär som kan upplevas väldigt omfattande av den som redan är insatt i området. Det kan då vara svårt för den ensk ilde tjänstemannen att hitta det som är det väsentliga i en specifik situ ation. Här kan myndigheten tänka på att strukturera materialet på ett bra sätt och underlätta att hitta rätt utifrån tjänstemännens olika beh ov och kunskapsnivå. • På vissa områden har länsstyrelserna en viktig roll som vidareförmedlare av kompetensstödet till kommunerna . Här är det angeläget att den centrala myndigheten och länsstyrelserna har samma bild av detta och hur det ska gå till och även tydligt kommun icerar ansvarsfördelningen till kommunerna. Etablera mötesplatser! • Utöver att själv bistå kommunerna med faktiskt kompetensstöd kan centrala myndigheter och/eller länsstyrelser ha en viktig roll att initiera och/eller koordinera nätverk där kommunala tjänstemän kan knyta kontakter och utbyta erfarenheter. • Det kan underlätta om centrala myndigheter som delar ansvarsområden med andra centrala myndigheter hittar former för att ha en löpande dialog kring arbetet med kompetensstöd. • Det kan även underlätta om centrala myndigheter generellt hittar former för dialog och erfarenhetsutbyte kring de här frågorna, till exempel för att lära och inspireras av varandra och olika sätt att ge kompetensstöd. 13 Tillväxtverkets arbete med att förenkla för företag Det ska vara enkelt att starta, driva och utveckla företag. Enklare regler ger minskade kostnader och skapar utrymme för företagen att driva sin verksamhet. Enklare regler ger fler affärsmöjligheter för företagen och leder till ett bättre företagsklimat och stärkt konkurrenskraft för Sverige. Tillväxtverkets roll är att driva på och utveckla förenklingsarbetet i samverkan med departement, myndig heter, kommuner och näringsliv. Kontakta oss gärna vid frågor! Enheten Regelförenkling Tel 08-681 91 00 regelforenkling@tillvaxtverket.se www.enklareregler.se 14 Info 0548. Produktion: Ordförrådet. Foto: Thomas Henrikson. Mars 2014. Tillväxtverket Swedish Agency for Economic and Regional Growth Tel 08-681 91 00 www.tillvaxtverket.se
© Copyright 2024