360° eMeetings Papperslösa möten på iPad eller iPhone 360° eMeetings ver. 1.0 - 2014 360° eMeetings – för Apple iOS Papperslösa möten på iPad eller iPhone 360° eMeetings hjälper dig och din verksamhet att minska papperskaoset, få en enklare mötesadministration och lägre kostnader. Samtidigt får användarna en mer flexibel och mobil arbetsdag. iPad har satt en ny standard för användarupplevelse och att läsa dokument på skärm. Med sina unika möjigheter för touch-baserad navigation och skarpa skärm, blir det enkelt och naturligt att läsa digitala dokument. Lösningen är snabb att implementera och kan integreras med olika system för dokumentoch ärendehantering. 360° eMeetings - en lösning med multi-touch och ett levande användargränssnitt. 360° eMeetings, är en genuin iOS applikation som kan användas både på iPad och iPhone. Applikationen gör det möjligt att peka, klicka och navigera i mötesärenden. Möten eller dokument kan laddas ned för att säkerställa att du behåller åtkomst till informationen när du inte har någon internetuppkoppling. Öppningsbilden i 360° eMeetings ger användaren full översikt och valfrihet för hur du väljer att söka efter ärenden. Användaren kan välja mellan kommande eller genomförda möten, se alla nämnder och under nämnderna hitta alla tillhörande möten samt söka genom alla nämnder. Dessutom får du via startbilden snabb åtkomst till alla nedladdade filer. Lösningen är designad så att möten presenteras som mötesböcker i en bokhylla. Varje enskild mötesbok innehåller ett möte. Innehållsförteckningen visas när mötesboken öppnas – dvs. agendor med ärenden blir synliga. Under varje enskilt ärende ligger dokument och bilagor som med ett klick kan öppnas upp för att läsas eller för att skriva kommentarer på. Med 360° eMeetings kan du dessutom söka i möten, mötesärenden och dokument, göra egna noteringar på ärenden och dela dessa med andra mötesdeltagare eller medlemmar i nämnder. Den integrerade PDF-läsaren och noteringsverktyget i appen gör det också möjligt att markera text, kommentera och skriva fritt i PDF-filer. Lösningen är snabb att implementera och kan integreras med olika system för dokument- och ärendehantering. 360° eMeetings – för Apple iOS backup på informationen. Rik funktionalitet och användarvänlighet I motsats till lösningar där stora PDF-filer med mötesdokument distribueras till mötesdeltagare, är 360° eMeetings en applikation med rik funktionalitet och stor användarvänlighet. 360° eMeetings har många fördelar: Användarupplevelsen: 360° eMeetings följer de användarprinciper som appar i AppStore måste följa, med utgångspunkt i att användarna ska känna igen sig i sättet de jobbar med möten, agendor, ärenden och dokument. Enkel struktur och snabb navigation: Användaren kan på ett strukturerat och organiserat sätt enkelt navigera och bläddra sig fram i möten, och får därmed en snabb översikt över all information. Eftersom möten och tillhörande filer läses direkt från servern när användaren öppna dem, sker visning och nedladdning av filerna snabbt och enkelt. Alltid uppdaterad information: Ändringar i filer innebär inte att de måste distribueras på nytt. Användarna har alltid tillgång till den senast publicerade versionen av ett ärende och dokument. Detta innebär också att användarna alltid har en Sök och historik: Användaren kan enkelt söka i fritext – i möten, ärenden, dokument och kommentarer, och får därmed snabb åtkomst till önskad information. Eftersom informationen lagras på en server är informationen tillgänglig över tid, och det är möjligt att söka och bläddra tillbaka till gamla möten och ärenden. Delning av kommentarer: Användarna kan registrera kommentarer på ärenden och dokument och dela dessa med andra. Filhantering: 360° eMeetings kan hantera många olika typer av filer (inte bara PDF). Alla filformat som stödjs av Apples File Viewer kan också läsas på 360° eMeetings. Åtkomstkontroll: Åtkomsten för enskilda användare kan begränsas så att de bara får tillgång till delar av instanser (t ex olika styrelser, råd, nämnder och kommittéer) med tillhörande information. Du kan även kombinera detta med Mobile Device Management-lösningar för att ytterligare säkerställa att information inte försvinner. Säkerhet: Genom att information och dokument lagras på en SharePoint-server är det möjligt att styra åtkomsten till all information som publiceras. Arkitekturen ökar säkerheten för dina data genom att den inte är en direkt koppling mellan ditt mötesadministrationssystem och appen. Lösningen använder https-protokollen som ser till att kommunikationen mellan server och iPad är krypterad. Lösningen kan också kombineras med VPN eller liknande funktionalitet, samt tvåstegsverifiering för att ytterligare öka säkerheten. I 360° eMeetings kan användarna tvingas genom tre autentiseringer för att få tillgång till möten; Genom att lägga lösningen på det interna nätverket, använda VPN-koppling och lägga in lösenord på sin iPad. Hur kan mötesdokument distribueras? I princip kan varje ärende-/arkivsystem som har mötesfunktionalitet generera input till 360° eMeetings. Detta eftersom skapande av agendor och mötesdokument sker på basis av en XML-fil. Varje system som kan exportera information om agendor, ärenden och tillhörande ärendedokument till ett filområde, kan skicka information till 360° eMeetings. I praktiken kommer mötessekreteraren eller annan auktoriserad person göra en export av mötet. Därefter används ett serverprogram som följer med 360° eMeetings för att generera mötesstruktur i Microsoft SharePoint. Denna struktur blir omedelbart tillgänglig för mötesdeltagarna. Användarexempel: Den mobila politikern Heidi är politiker och sitter i kommunstyrelsen i sin kommun. Hon har hektiska dagar och deltar i många möten i olika kommittéer och nämnder. Som politiker läser Heidi varje vecka igenom en stor bunt med ärendedokument inför varje möte. Tidigare hade hon alltid en bunt ärendepapper i väskan som togs fram på möten, på tåget, på väg till arbetet och på hemmakontoret.För ett tag sedan fick alla politiker varsin iPad, med åtkomst till lösningen 360° eMeetings. Efter det har Heidi bara jobbat digitalt med ärendepapper och mötesförberedelser, något som har gjort arbetet mycket mer överskådligt och produktivt. När Heidi sitter på tåget på väg till kommunstyrelsemötet läser hon en sista gång igenom ärendedokumentationen innan dagens möte börjar. Hon sätter på sin iPad och går in på appen 360° eMeetings. Där väljer hon önskad agendapunkt på dagordningen och hämtar fram de tillhörande ärendedokumenten. Heidi registrerar några anteckningar på ett par ärenden som hon skall komma ihåg till debatten. Hon lägger också in ett förslag till nytt beslut på ett ärende som hon redan nu kan dela med de andra deltagarna. I själva mötet använder hon 360° eMeetings på sin iPad för att följa med på agendan och läsa de ärendedokument hon kan behöva under tiden. Hon kan också se noteringar och kommentarer från de andra deltagarna direkt på ärendena – och inte minst kan hon söka fram information från tidigare möten och relevanta dokument eftersom 360° eMeetings gör alla publicerade ärenden och alla bilagor sökbara. Pappersbuntarna som tidigare låg utspridda är nu historia. Heidi har blivit mer effektiv, hon har fått ett bättre underlag vid beslutstagande och bidrar till att ta vara på miljön på ett bättre sätt. oftware Innovation är ett Skandinaviskt programvaruföretag med en växande internationell närvaro. Vi utvecklar och säljer programvara för Enterprise Content Management och informationshantering byggt på Microsoft-teknologi och har 30 års kompetens och erfarenhet av att leverera standardlösningar för dokumenthantering, ärendehantering och teknisk dokumentkontroll. Vår mission är att hjälpa verksamheter med att göra information till sin mest värdefulla resurs. Software Innovation har ca 300 anställda i Oslo, Stockholm och Köpenhamn och ett utvecklingscenter i Bangalore. Lösningen säljs och levereras även genom ett internationellt partnernätverk. Vi erbjuder produkterna ProArc, Business 360°, Public 360° och DocuLive, som i dag används av över 600 verksamheter och 200 000 användare i privat och offentlig sektor. Software Innovation Sweden AB | Sveavägen 151, Box 6791, 113 85 Stockholm | info@software-innovation.se | www.software-innovation.se