Kommunicera klokt med Wilma Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola Ben Furman Kommunicera klokt med Wilma Vi på StarSoft har erfarit att det lätt uppstår missuppfattningar i kommunikationen mellan lärare och vårdnadshavare i Wilma. Det här har vi märkt både i sociala medier och i våra möten med lärare och vårdnadshavare. Missförstånden kan delvis bero på att man i elektronisk kommunikation inte alltid är lika uppmärksam på dialogen som vid fysiska möten eller telefonsamtal, men delvis också på att läroanstalten inte har gjort alla de inställningar i Wilma som lärarna och vårdnadshavarna skulle önska. Vi har tillsammans med lärare, vårdnadshavare och sakkunniga funderat på hur StarSoft kunde bidra till att förbättra den elektroniska kommunikationen mellan hemmet och skolan. Som ett led i denna strävan har vi i samarbete med läkare Ben Furman, specialist i psykiatri, tagit fram denna guide för lärare. Fokus i guiden ligger på innehållet i kommunikationen, inte de tekniska egenskaperna i programmet. Om du som läser detta ändå känner att Wilma kunde justeras för att bättre möta lärarnas och vårdnadshavarnas behov kan du direkt ta kontakt med Wilma-huvudanvändaren i din kommun. Vi på StarSoft kommer även i fortsättningen att utveckla Wilma utifrån kundernas önskemål, och detta gäller även den elektroniska kommunikationen. Vi tar därför mycket gärna emot all respons och alla utvecklingsförslag som ni kan tänkas ha. Vi hoppas att guiden ska väcka konstruktiva diskussioner och fungera som en resurs för att ytterligare förbättra den elektroniska kommunikationen mellan hemmet och skolan. StarSoft Ab 2 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola Det finns risker med alla former av elektronisk kommunikation. En av de största är att det elektroniska meddelandet saknar den icke-verbala kommunikationen som miner, gester och röstläge, vilket gör att mottagaren lättare kan uppfatta meddelandet på ett annat sätt än avsändaren har avsett. Om t.ex. en vårdnadshavare ser i Wilma att en lärare har lagt till ”läxorna ogjorda” kan vårdnadshavaren uppfatta det som att han blir kritiserad även om lärarens avsikt endast har varit att skriva in en neutral observation om dagens händelser. Risken att den här typen av missförstånd uppstår ökar också om vårdnadshavaren har fått liknande meddelanden från skolan tidigare och själv har ett problematiskt förhållningssätt till skolsystemet. Om vårdnadshavaren uppfattar meddelanden från läraren som kritik kan det leda till att han agerar defensivt och till exempel tar avstånd från skolan eller börjar kritisera läraren. Denna typ av problem är vanliga överallt i världen och försvårar växelverkan mellan hemmet och skolan. Problemen kan undvikas genom att fästa uppmärksamhet vid kommunikationen med vårdnadshavarna då man diskuterar elevens uppförande och uppmärksamhet i skolan. I den här guiden har vi samlat tips för att underlätta växelverkan mellan lärare och vårdnadshavare och hjälpa dem att jobba tillsammans för att reda ut de problem som kan uppstå i skolan. Vi börjar genom att kort presentera de två mest använda kommunikationssätten mellan lärare och vårdnadshavare i Wilma: lektionsanteckningar och intern post. Lektionsanteckningar Lektionsanteckningarna i Wilma var från början menade som en slags kalender där lärarna kunde registrera elevernas frånvaro och förseningar lektion för lektion och där vårdnadshavarna i sin tur kunde skriva in orsaken till att barnet varit borta eller försenad. På flera skolors begäran finns nu även möjligheten att lägga in anteckningar som har att göra med elevens uppförande och uppmärksamhet på lektionerna. Skolor som använder Wilma kan själva bestämma vilka rubriker (s.k. klassificeringar) för frånvaro och uppförande som ska användas för lektionsanteckningarna i Wilma. En del kommuner använder endast anteckningar som har att göra med frånvaro och försening, medan andra dessutom använder sådana som har att göra med uppförande och uppmärksamhet (se bilden om klassificeringar). Det är viktigt att känna till att varje skola eller kommun själv kan bestämma vilka lektionsanteckningar som ska synas enbart för lärarna och vilka som också ska synas för vårdnadshavarna. 3 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola På senare tid har många vårdnadshavare öppet kritiserat de meddelanden som de har fått i Wilma, bl.a. i sociala medier. Den kritik som har kommit fram har i de allra flesta fall gällt lektionsanteckningar om elevernas uppförande och uppmärksamhet. Som lärare är det därför bra att komma ihåg att en lektionsanteckning som syns för vårdnadshavarna kan väcka förvirring och osäkerhet angående om och hur man borde reagera på den. Ett sätt att lösa det här problemet är att ändra kommunens eller skolans Wilmainställningar så att de lektionsanteckningar som gäller uppförande och uppmärksamhet inte visas för vårdnadshavare och elever utan endast för lärare. Lektionsanteckningarna är viktiga för skolan, men vilka anteckningar som automatiskt ska visas för vårdnadshavarna är något som hemmet och skolan gör klokt i att diskutera tillsammans. Intern post Wilmas interna post är en bättre kanal än lektionsanteckningarna då läraren vill berätta om elevens uppförande och uppmärksamhet för vårdnadshavarna. Den interna posten är också ett bättre alternativ än e-post eftersom den hålls inom Wilma-systemet och därmed har högre datasäkerhet. Det är bättre att använda intern post istället för lektionsanteckningar för att ge vårdnadshavarna feedback om elevens uppförande och uppmärksamhet. Kommunikation vid problem Formuleringarna i meddelanden till vårdnadshavarna har överraskande stor betydelse. De meddelanden som fungerar bäst är de där läraren tar fasta på tre olika aspekter. För det första, ta förutom problemet också upp vad som önskas av eleven i fortsättningen och förklara varför. Nämn för det andra något som kan inge hopp om att problemet kan lösas och be för det tredje om hjälp eller råd. 4 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola 1. Berätta hur du önskar att eleven gjorde framöver och vilka fördelar det skulle ha När du kommunicerar med en vårdnadshavare om de problem som en elev har, berätta också hur du önskar att eleven uppförde sig i stället och varför det är viktigt. Om eleven till exempel vid upprepade tillfällen glömmer böckerna hemma, skriv inte bara ”Ville hade glömt böckerna hemma idag igen”, utan skriv också vad du önskar att Ville ska göra i fortsättningen och vilka positiva följder det kunde få: ” Ville har nu glömt böckerna hemma tre gånger. Har ni något förslag på hur vi kunde göra så att han skulle komma ihåg att ta med böckerna framöver? Det skulle då vara lättare för honom att klara av uppgifterna.” Läs följande exempel och lägg märke till de understreckade ställena där läraren beskriver vad som är önskvärt. ” Vi här på skolan har lagt märke till att Jan har svårigheter med att sitta stilla. Eftersom han är en pojke som gärna rör på sig är det förståeligt att det är svårt för honom att sitta stilla en längre tid. Jan och jag har tillsammans funderat på vad vi kunde göra för att hjälpa honom lära sig att sitta på sin plats, och nu hoppas jag att vi alla tillsammans med Jan kunde fundera på hur vi kunde stöda honom så att han tar till sig denna viktiga förmåga som behövs för att kunna koncentrera sig och klara sig bra i skolan.” När du beskriver för vårdnadshavarna hur du önskar att eleven ska ändra sig krävs det att du är rätt grundlig. Fördelen med att vara grundlig är att vårdnadshavaren har lättare att förstå dina goda avsikter och börja lösa problemet tillsammans med dig. Även eleven har lättare att delta i en diskussion där fokus ligger på det önskade framtida beteendet och inte på vad som har gått fel. ”Maria har haft problem med läxläsningen den senaste tiden. Det hade hon inte förra året, så jag tror att om vi slår våra kloka huvuden ihop så hittar vi säkert ett sätt att få henne att börja göra läxorna lika bra som förra året igen.” ”Vi skulle gärna se att Ville ändrar sitt språkbruk. Han använder nu rikligt med svordomar, vilket stör andra. Problem med språkbruket är vanligt bland eleverna, men vi tror att eleverna nog lär sig att uttrycka sig utan svordomar om vi alla tycker att det är viktigt. Har ni några förslag? Vad skulle vara ett bra sätt att gå vidare?” När du informerar vårdnadshavaren om elevens problem, berätta hur du vill att eleven ska bete sig i fortsättningen och hur detta skulle gagna eleven själv. 5 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola 2. Inge hopp Ju mer optimistisk du är i ditt meddelande desto mer samarbetsvilliga är vårdnadshavarna till att lösa elevens problem tillsammans med dig. Ditt meddelande får en mer hoppingivande ton t.ex. då du: • berättar att problemet är vanligt och i allmänhet kan lösas i samarbete med vårdnadshavaren • noterar att det redan har skett en ändring till det bättre • hänvisar till situationer där eleven tidigare har fått bukt med ett problem • visar att du är av den åsikten att eleven själv också vill få till stånd en förändring • tackar vårdnadshavarna för deras samarbetsförmåga • berättar att elevens klasskompisar också är beredda att stöda eleven ”Jag gissar att det kommer att hjälpa om du pratar med Sara om det här. Det hjälpte ju även på höstterminen när du pratade med henne om det problem hon hade då.” ” Jag pratade med Sofia om den här dåliga ovanan och hon sa att hon också själv skulle vilja bli av med den. Det är ett bra tecken att hon också själv vill göra något åt saken.” ”Patrik är en mycket intelligent och kreativ pojke. Därför tror jag att han med er hjälp hittar en bra lösning på det här problemet.” ”Andreas har försenat sig rätt många gånger på sistone. Jag tittade just på hans lektionsanteckningar och märkte att det sammanlagt finns över tjugo förseningar. Samtidigt vill jag ändå att ni vet att förra veckan gick bättre, då kom bara en notering om försening. Det verkar som att vi är på väg åt rätt håll. Vi kan ju hålla kontakt i det här ärendet och om det kommer fler förseningar så kan vi säkert träffas eller ringa så att vi hittar ett sätt att hjälpa Andreas att komma i tid till skolan.” Nämn något som ger vårdnadshavaren tilltro till att problemet kan lösas. 3. Visa att du är medveten om att vårdnadshavaren känner sitt barn bäst Precis som människor i allmänhet är vårdnadshavarna mer positivt inställda till samarbete om du visar att du är intresserad av deras åsikter, ber dem om hjälp och snarare frågar dem om råd i stället för att ge råd. 6 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola ”Du känner honom bättre än jag. Vad anser du vi borde göra i den här situationen?” ”Jag skulle vilja höra din åsikt innan jag tar itu med saken.” ”Vad föreslår du?” ”Jag föreslår att vi gör så här. Vad tror du om det? Tror du att det kunde hjälpa?” ”Jag skötte situationen så här, men jag vet inte vad du tycker om det. Tycker du att det var ett bra sätt eller vad tycker du vi borde göra om samma situation uppstår igen?” ”Det är tydligt att det skett en förbättring här, så jag vill tacka dig för ett fint samarbete.” ”Jag förstår ert förslag men vi har inte möjligheten att göra så här i skolan. Vi måste försöka hitta en annan lösning på det här problemet.” ” Idag var jag tvungen att skicka ut Ville ur klassen eftersom hans beteende gick över styr och han störde arbetet på lektionen. Ville var i korridoren i tio minuter och fick sedan komma in igen. Efter det var han lugn och inga fler störningar förekom under dagen. Jag hoppas ni godkänner mitt förfaringssätt. Om en motsvarande situation uppstår igen skulle jag gärna höra vad ni tycker skulle vara ett bra sätt att agera.” Presentera ditt ärende på ett sätt som får vårdnadshavarna att vilja hitta en lösning till elevens problem tillsammans med dig: lyssna på dem och respektera deras åsikt – också då du har en annan syn på saken. 7 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola Positiv feedback Positiv feedback från en lärare får positiva följder för eleven. Feedbacken har dessutom en gynnsam inverkan på relationerna i elevens familj och på relationen mellan hemmet och skolan. Positiv feedback underlättar också kommunikationen mellan lärare och vårdnadshavare. Den minimerar riskerna för att läraren och vårdnadshavarna ska komma på kollissionskurs om eleven någon gång får problem. I det följande kommer vi att beskriva tre olika sätt som förstärker följderna av positiv feedback. 1. Beröm via tredje part Beröm via tredje part innebär att läraren inte ger positiv feedback direkt till eleven utan via en tredje part. Det kan vara t.ex. att du berömmer eleven inför vårdnadshavarna eller berättar åt eleven att en annan lärare har gett honom/henne beröm. ”Ännu om det där bråket mellan flickorna. Flickorna i klassen berättade åt mig idag att de inte är osams längre och att Minna är deras kompis igen.” ”Gymnastikläraren sa i lärarrummet idag att Ville har varit riktigt duktig i år.” ”Jag pratade med rektorn om Kajsa och berättade att Kajsa har anpassat sig fint till klassens regler och att jag är optimistisk inför framtiden.” Beröm via tredje part kan också vara att skicka ett meddelande till vårdnadshavarna och berätta att du har gett positiv respons åt eleven i skolan. Istället för att berätta vad responsen handlade om ber du vårdnadshavarna fråga eleven vad det gällde. ”Erik fick fint beröm i skolan idag. Han vill säkert berätta om det själv då han kommer hem.” Om du vill kan du komma överens med vårdnadshavarna att då du skickar en viss symbol, t.ex. en smiley, så betyder det att du har berömt eleven och att du vill att eleven ska berätta om det hemma. 2. Kollektiv feedback Ett av de mest effektiva sätten att uppmuntra till positiv förändring och främja samarbetet med vårdnadshavarna är att ge kollektiv feedback till hela klassen eller gruppen. Positiv respons till en hel klass påverkar inte endast eleven utan det påverkar alla parter – elever, vårdnadshavare och lärare. Kollektiv feedback skapar också en bra grund för att reda ut de problem som kan uppstå under den fortsatta skolgången. 8 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola ”Jag har till min glädje märkt att eleverna i klass 8C har börjat stöda och hjälpa varandra i olika problemsituationer. Det skulle vara intressant att veta på vilket sätt ni föräldrar har medverkat till detta.” ”Det är inte längre lika oroligt i klassen utan arbetsron är betydligt bättre nu. Jag har hört det från andra lärare också. Det skulle vara intressant att veta om ni har märkt att detta skulle ha påverkat ert barn på något sätt.” 3. Beröm i problemsituationer Positiv feedback är speciellt viktig i situationer då eleven har försökt lösa ett problem själv eller tillsammans med vårdnadshavarna. I sådana situationer kan du ge responsen till vårdnadshavarna t.ex. genom att säga att eleven själv har bidragit till att lösa problemet eller att du har märkt att det går åt rätt håll. ” Marcus kastade snöbollar på gården fast han vet att man inte får. Jag pratade med honom om det och han förstod att han hade gjort fel. Han bad om ursäkt och lovade att inte göra det igen. Han sa också att han skulle försöka se till så att de andra inte gör det heller.” ”Jag märkte att Maja hade gjort sina läxor noggrant den här veckan, i motsats till förra veckan. Jag berömde henne och hon verkade bli glad åt det. Vi är på väg åt rätt håll.” ” I den här veckan har Ville varit mycket mer aktiv än tidigare. Mycket bra! Tack för samarbetet.” Upprörda vårdnadshavare Oavsett hur respektfull en lärare är i kommunikationen med vårdnadshavarna uppstår det ibland situationer då en vårdnadshavare kontaktar läraren och uttrycker oro för sitt barn på ett hetsigt, krävande eller direkt fientligt sätt. I sådana situationer är det viktigt att fortsätta diskussionen ansikte mot ansikte och inte elektroniskt. Om en vårdnadshavare är förargad i sitt meddelande ska du inte fortsätta diskussionen elektroniskt utan meddela att ärendet är så pass viktigt att du vill diskutera det personligen. 9 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola För att det ska gå att föra en konstruktiv diskussion och hitta lösningar är det viktigt att vårdnadshavaren inte är alldeles utom sig. Det första steget i diskussionen är således att få vårdnadshavaren att lugna sig. Om en vårdnadshavare är orimligt upprörd beror det i de allra flesta fall på tidigare, negativa erfarenheter av skolan eller av andra myndigheter. Börja därför med att fråga hurdana erfarenheter vårdnadshavaren har av diskussioner med skolan eller med myndigheter överlag. Om han delar med sig av sina negativa erfarenheter ska du tacka för öppenheten och ärligheten (”Bra att du berättade”) och fråga honom hur vi kunde göra denna diskussion till en mer positiv erfarenhet. I diskussionen med en upprörd vårdnadshavare är det viktigt att vårdnadshavaren känner sig hörd och att hans oro tas på allvar. När du har att göra med en upprörd människa är det bra att följa följande fem steg: 1. Lyssna: Var noggrann med att vårdnadshavaren känner sig hörd. 2. Tacka: Berätta att det är en bra sak att vårdnadshavaren tog upp saken till diskussion. 3. Förstå: Berätta att du förstår vårdnadshavarens synpunkter och känslor (”Jag kan förstå att det känns…”). 4. Ta reda på önskemål: Fråga hur vårdnadshavaren önskar att ärendet ska redas ut (det är inte alltid möjligt att göra det som vårdnadshavaren önskar, men det är viktigt att han känner att du är intresserad av vad han har att säga). 5. Kom överens om fortsättningen: Diskutera tillsammans fram vad som ska göras för att lugna vårdnadshavarens oro. Följande exempel visar för tydlighetens skull endast lärarens repliker i samtal med en upprörd vårdnadshavare: ”Fint att du kom... Det var bra att du ringde... Det här verkar vara viktigt för dig... Du är upprörd och jag kan förstå det… Det var bra att du tog upp saken till diskussion… Jag kan inte prata just nu för jag är lite upptagen, men om du kan vänta fem minuter så kan vi prata igenom det... Fint att du berättade det här åt mig... Vi har funderat på vad vi kan göra åt det här i skolan. Vad tycker du skulle vara en bra lösning?… Om det inte är möjligt att genomföra ditt förslag så finns det något annat som du tycker skulle vara en bra lösning?… Kan vi komma överens om att vi gör så här?... Det var bra att du kom och pratade med mig om det här, även om jag måste erkänna att jag först blev lite rädd då du var så upprörd.” 10 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola Slutligen Elevernas problem i skolan kan bäst redas ut om lärarna och föräldrarna jobbar mot samma mål. Det är inte alltid lätt och läraren och vårdnadshavarna kan komma på kollisionskurs framför allt om vårdnadshavarna upplever att läraren dömer dem eller håller dem ansvariga för problemen som eleven har. Risken att hamna på kollisionskurs ökar också om diskussionen endast förs elektroniskt. Det skulle vara önskvärt att lärarna och föräldrarna tillsammans kunde komma fram till på vilket sätt Wilma ska användas och utarbeta gemensamma spelregler för hur kommunikationen mellan hemmet och skolan ska se ut, både elektroniskt och på annat sätt. Wilma är ett flexibelt program med många funktioner som kan anpassas enligt kommunens/ skolans behov. Lektionsanteckningarnas alternativ och vem som ser dem är sådana saker som kan ställas in på olika sätt beroende på skola. Närmare information om Wilmas funktioner och inställningar får du av läroanstaltens Wilma-huvudanvändare. 11 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola Sammanfattning 1. Använd meddelandefunktionen om du via Wilma vill berätta för vårdnadshavarna om elevens uppförande och uppmärksamhet. 2. Om en elev har problem som kräver att du diskuterar med vårdnadshavarna ska du undvika att föra diskussionen via Wilma. Den första kontakten kan göras via den interna posten, men den egentliga diskussionen bör föras per telefon eller ansikte mot ansikte. 3. Om vårdnadshavaren är upprörd ska du använda Wilmas interna post endast för att komma överens om var och när ni ska träffas och diskutera ärendet. 4. Då du informerar vårdnadshavarna om de problem som eleven har ska du också berätta hur du vill att eleven ska göra i fortsättningen. 5. Utforma Wilma-meddelandena till vårdnadshavarna på ett sådant sätt att det inger hopp. Det gör du genom att t.ex. påminna om tidigare gånger då elevens problem har löst sig eller att framhålla de framsteg som redan har gjorts. 6. Använd också Wilma för att ge positiv feedback till vårdnadshavarna. Du kan t.ex. skicka ett gemensamt meddelande till klassens vårdnadshavare och berömma hela klassen eller berätta för vårdnadshavarna att eleven har fått beröm och be dem fråga eleven om det. 7. Om en vårdnadshavare kontaktar dig och är upprörd ska du inte fortsätta diskussionen elektroniskt utan komma överens om en tid när ni kan träffas och diskutera saken vidare. När ni sedan träffas ska du börja med att lugna vårdnadshavaren genom att visa att du lyssnar och förstår. 12 Lärarens guide i elektronisk kommunikation mellan hem och skola Den här guiden har utformats i samarbete mellan läkare Ben Furman, specialist i psykiatri och StarSofts arbetsgrupp. Lärare, rektorer och andra sakkunniga har också kommit med kommentarer och förbättringsförslag. Vi vill framför allt tacka Martti Hellström, Tapani Ahola, Maiju Ahola, Markus Humaloja, Risto Ikäheimo, Titta Kaukonen, Jarkko Lampinen, Jouni Puranen, Taina Vainio och Merja Laininen. Ytterligare information om ämnet Dubbelstjärnan: Konsten att skapa arbetsglädje, Furman & Ahola. Natur och Kultur 2003. Kodin ja koulun välisen viestinnän opas vantaalaisille 1–9-vuosiluokkien kouluille Vantaan sivistystoimi 2012 Kvalitet i samarbete mellan hem och skola Utbildningsstyrelsen och Suomen vanhempain liitto, 2007. Lösningsinriktad pedagogik – för en roligare skola, Måhlberg & Sjöblom. The solution-focused teacher, Ben Furman, Youtube-video http://www.youtube.com/watch?v=uWR1y5dIqcQ (text på svenska). 13