Ways Document Manager Intuitiv och användarvänlig dokumenthantering i SharePoint Ways Document Manager är en färdigkonfigurerad dokument hanteringslösning med all funktionalitet som behövs. SharePoint är ett ramverk som innehåller all tänkbar funktionalitet för dokument hantering. Trots det så är det väldigt få företag som faktiskt utnyttjar dessa funktioner. En mappstruktur på en filserver ersätts istället endast med en mappstruktur på en webbserver. Varför används inte meta data, dokumenttyper och taxonomibegrepp för effektivare sökbarhet? Varför tar det oftast så lång tid att införa dokumenthantering? Svaret på detta är att det är väldigt svårt att omvandla ostrukturerad information till att bli strukturerad, samt att veta hur man på bästa sätt taggar och kategoriserar dokument som används inom en organisations samtliga processer. Projekten tenderar därför att bli väldigt komplexa och dyra med följdeffekten av att de flesta fortsätter jobba med mappar som de är vana vid. Ways har genomfört ett flertal stora dokumenthanteringsprojekt. Vi har hjälpt våra kunder att vrida och vända på begrepp och kategorier för att till slut hitta optimala informationsstrukturer. Det vi har lärt oss är att denna informationsstruktur oftast inte skiljer sig så mycket åt mellan företag, oavsett verksamhet. Vi har valt att paketera en lösning som utgår från en struktur som kan anpassas och ändras utifrån ditt företags unika behov. Införandetiden hos våra kunder har därför minskat från månader till veckor. Vad innehåller Document Manager? Document Manager utgår från SharePoints befintliga dokumenthanteringsfunktionalitet, med en förkonfigurerad informationsstruktur som går att anpassa utifrån ditt företags behov. Därtill innehåller Document Manager även ett antal nyttiga och användarvänliga funktioner för effektivare hantering av företagets dokument. Några exempel på dessa är: Smarta, användarvänliga funktioner • Arbeta lika enkelt som i Windows Explorer – klipp ut, kopiera och klistra in dokument, inom som mellan olika samarbetsrum • Spara dokument till lösningen direkt från Windows-applikationer såsom Word, Excel, Outlook eller PDF, via vår Drop Off Library • Automatisk uppmärkning av dokument som laddats upp i batchform • Ändra metadata och dokumenttyp på flera dokument samtidigt • Skicka dokument som bifogade filer eller som länkar i e-post • Ladda ned såväl enstaka som multipla dokument Söka/hitta dokument • Smart navigering för optimal och intuitiv filtrering och sortering av dokument • Förkonfigurerad sökfunktion med relevanta filter och sorteringsbara träffar presenterade i tabellform • Fånga upp och presentera relevanta e-postfält (ämne, från, till, skickat) i förkonfigurerade e-postvyer Livscykelhantering av dokument • Arkiverings- och gallringsfunktion, baserad på kombinationen av dokumenttyp och övrig metadata • Automatisk rensning av icke relevant metadata vid byte av dokumenttyp Dessutom innehåller Document Manager en sömlös integrering med Ways Case Manager för enklare uppmärkning av dokument inom ärenden, vilka visas upp i respektive ärendevyer. Vill du veta mera? Vill du få en genomgång av Document Manager, hur den fungerar och hur ett projekt skulle kunna initieras, når du oss på sales@ways.se eller via telefon 08‑525 085 60. Skapa dokument • Förenklad process för skapande av dokument från mall/dokumenttyp • Förenklad publicering/avpublicering av dokument med versionskommentarer direkt i metadatakortet • Förenklad process för skapande och ändringar av dokumenttyper ways let’s collaborate smarter