Word 2010 fördjupning.pdf
Formatmallar Avsnitt Spalter Innehållsförteckning Index Fotnoter Bokmärken Fält Massutskick Mallar Byggblock Britt Tågmark britt.tagmark@gmail.com Senast ändrad 2014-12-26 Innehåll FORMATMALLAR.......................................................................................................................... 1 ANVÄNDA FORMATMALL........................................................................................................................... 1 ÄNDRA FORMATMALL............................................................................................................................... 2 SKAPA NY FORMATMALL ........................................................................................................................... 3 RADERA FORMATERING ............................................................................................................................ 4 DETALJGRANSKA FORMATERING ................................................................................................................. 4 KOPIERA FORMATMALL ............................................................................................................................. 5 NUMRERADE RUBRIKER ............................................................................................................................ 6 NAVIGERINGSFÖNSTRET ............................................................................................................................ 7 AVSNITT ....................................................................................................................................... 8 INFOGA AVSNITTSBRYTNING ...................................................................................................................... 8 SPALTER ....................................................................................................................................... 9 INFOGA SPALTER ...................................................................................................................................... 9 REDIGERA SPALTER .................................................................................................................................. 9 INFOGA SPALTBRYTNING ......................................................................................................................... 10 BALANSERA SPALTER .............................................................................................................................. 10 SIDHUVUDEN OCH SIDFÖTTER .................................................................................................... 11 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ........................................................................................................... 13 SKAPA INNEHÅLLSFÖRTECKNING ............................................................................................................... 13 UPPDATERA INNEHÅLLSFÖRTECKNING ....................................................................................................... 14 INDEX ........................................................................................................................................ 15 MARKERA INDEXORD.............................................................................................................................. 15 UNDERORDNADE INDEXORD .................................................................................................................... 16 INFOGA INDEX ....................................................................................................................................... 16 UPPDATERA ETT INDEX ........................................................................................................................... 16 FOTNOTER OCH KOMMENTARER ................................................................................................ 17 FOTNOTER OCH SLUTKOMMENTARER ........................................................................................................ 17 KOMMENTARER .................................................................................................................................... 17 BOKMÄRKEN OCH KORSREFERENSER .......................................................................................... 18 INFOGA BOKMÄRKEN .............................................................................................................................. 18 KORSREFERENSER .................................................................................................................................. 19 SPÅRA ÄNDRINGAR OCH JÄMFÖRA DOKUMENT ......................................................................... 20 GRANSKA ÄNDRINGAR ............................................................................................................................ 20 SAMMANFOGA OCH JÄMFÖRA DOKUMENT ................................................................................................ 21 VERSIONER ................................................................................................................................ 22 STÄNGA UTAN ATT SPARA ....................................................................................................................... 22 AUTOMATISKT SPARADE VERSIONER.......................................................................................................... 22 JÄMFÖR SIDA VID SIDA............................................................................................................... 22 Britt Tågmark DOKUMENTMALLAR................................................................................................................... 23 SKAPA MALL ......................................................................................................................................... 24 ANVÄNDA EGEN DOKUMENTMALL ............................................................................................................ 25 REDIGERA MALL .................................................................................................................................... 25 SPARA MALLEN I HEMKATALOGEN............................................................................................................. 25 STANDARDBREV, KUVERT OCH ETIKETTER .................................................................................. 26 KÄLLDOKUMENT, MOTTAGARLISTA ........................................................................................................... 27 MENYFLIKEN UTSKICK ............................................................................................................................ 27 HUVUDDOKUMENT ................................................................................................................................ 28 BREV ................................................................................................................................................... 28 E-POST ................................................................................................................................................ 31 ETIKETTER ............................................................................................................................................ 33 FÄLT........................................................................................................................................... 37 VISA FÄLTKODER. ................................................................................................................................... 37 INFOGA FÄLTKODER................................................................................................................................ 37 UPPDATERA FÄLTKODER.......................................................................................................................... 38 LÄNKA FORMATMALL TILL SIDHUVUD ........................................................................................................ 38 FORMULÄR ................................................................................................................................ 39 FORMULÄR I WORD 2003 RESPEKTIVE WORD 2010 ................................................................................... 39 INNEHÅLLSKONTROLLER .......................................................................................................................... 40 EGENSKAPER ......................................................................................................................................... 40 TIDIGARE VERKTYG ................................................................................................................................. 41 SKYDDA FORMULÄRET ............................................................................................................................ 43 BYGGBLOCK ............................................................................................................................... 44 ANVÄNDA BYGGBLOCK ........................................................................................................................... 44 SKAPA BYGGBLOCK................................................................................................................................. 45 REDIGERA BYGGBLOCK ............................................................................................................................ 45 REDIGERA EGENSKAPER OCH TA BORT BYGGBLOCK....................................................................................... 46 AUTOTEXT ............................................................................................................................................ 46 VATTENSTÄMPEL ....................................................................................................................... 47 SPARA VATTENSTÄMPEL .......................................................................................................................... 47 GRAFIK....................................................................................................................................... 49 TEXTRUTOR .......................................................................................................................................... 49 GRUPPERING ........................................................................................................................................ 50 FLYTTA GRAFIK ...................................................................................................................................... 51 RUTNÄT ............................................................................................................................................... 51 MATEMATISKA EKVATIONER ...................................................................................................... 52 DIAGRAM OCH ORGANISATIONSSCHEMA ................................................................................... 53 REDIGERA EN EGEN ORDLISTA .................................................................................................... 53 MER OM TEXTFORMATERING ..................................................................................................... 54 ANFANG............................................................................................................................................... 54 KAPITÄLER ............................................................................................................................................ 54 BÄDDA IN TECKENSNITT .......................................................................................................................... 55 MER OM STYCKEFORMAT ........................................................................................................... 56 DIALOGRUTAN STYCKE ............................................................................................................................ 56 SKRIVSKYDDA DOKUMENT ......................................................................................................... 58 ÅTERSKAPA FILER ....................................................................................................................... 58 RÄDDA DOKUMENT PÅ VÄG ATT KRASCHA .................................................................................................. 58 MENYFLIKAR, ANPASSADE .......................................................................................................... 59 TA BORT PERSONLIG INFORMATION .......................................................................................................... 60 MAKRON ................................................................................................................................... 61 SPELA IN MAKRO ................................................................................................................................... 61 ANVÄNDA MAKRO ................................................................................................................................. 61 LÄGGA TILL MAKROT I SNABBÅTKOMSTFÄLTET ............................................................................................ 62 TIPS & TRIX ................................................................................................................................ 63 INDEX ........................................................................................................................................ 64 Britt Tågmark Formatmallar - Använda formatmall Formatmallar En formatmall styr utseendet på text och stycken. Det häfte du nu läser i, innehåller formatmallen Normal för den löpande texten, samt olika rubrikmallar. Om du ändrar formatmallen för en huvudrubrik, t ex ändrar teckensnitt från Arial till Comic Sans, ändras alla andra huvudrubriker samtidigt. Du slipper sitta och ändra rubrik efter rubrik. Det är ett effektivt sätt att arbeta och du får ett enhetligt utseende i ditt dokument. Formatmallar kan du använda antingen direkt när du skriver in texten eller i efterhand när du redigerar. Använda formatmall Placera insättningspunkten på raden som ska bli en rubrik. Menyfliken Start Välj önskad rubriknivå Kortkommandon Rubrik 1 – 3 ska vara kopplade till kortkommandon. För att få Rubrik 1 väljer du Ctrl +Alt + 1 och Rubrik 3, Alt + 3. Än så länge gör en bugg att Rubrik 2 inte är kopplad till kortkommando, men kopplingen går att göra manuellt. 1 Formatmallar - Ändra formatmall Ändra formatmall 1. Menyfliken Start 2. Klicka på pilen längst till höger i gruppen Format 3. Klicka på listpilen till höger om den formatmall du vill ändra 4. Klicka på Ändra 5. Välj önskad formatering i dialogrutan Ändra formatmall 6. Om snabbalternativen inte räcker till, klickar du på knappen Format längst ner till vänster för ytterligare inställningar 7. Klicka OK 8. Nu ändras samtliga stycken som är formaterade med denna formatmall. 2 Formatmallar - Skapa ny formatmall Skapa ny formatmall Ibland behöver du skapa en ny formatmall för att komplettera de som är inlagda som standard. Det fungerar på ungefär samma sätt som när du ändrar en formatmall. 1. Menyfliken Start 2. Klicka på pilen längst till höger i gruppen Format 3. Klicka på knappen Nytt format längst ner till vänster 4. Namnge formatmallen 5. Välj önskad typ, i fältet Typ. 6. I rutan Baserad på väljer du grundutseende. 7. I rutan Formatmall för följande stycke väljer du vad som ska hända när du trycker på Enter. Vanligt är att välja Normal eller brödtext där. 8. Välj utseende i rutorna för formatering, eller klicka på knappen Format fler alternativ. 9. Klicka OK 10. Bestäm hur du vill att formatmallen ska vara tillgänglig framöver längst ner i dialogrutan. 3 Formatmallar - Radera formatering Radera formatering Alla format du använder visas i Formatmallar. Om du använder mycket manuell formatering, kan listan bli väldigt lång. För att snygga till dokumentet kan du rensa bland formaten. När du tar bort formaten finns texten fortfarande kvar. 1. Klicka på listpilen till höger om formatet 2. Först kan du välja Markera alla instanser för att kontrollera var i texten formatet finns 3. Radera formatet genom att välja Ta bort 4. Svara OK på frågan om du vill ta bort formatet. Detaljgranska formatering 1. Du kan detaljgranska formatering genom att trycka på Shift + F1. 2. I fönstret visas sedan all formatering för den text du klickar i. 4 Formatmallar - Kopiera formatmall Kopiera formatmall Istället för att ändra eller skapa nya formatmallar kan du använda dem som finns i andra mallar eller dokument. Då kan du använda mallhanteraren. Det är ovant att använda den i början, men mallhanteraren är mycket effektiv. Kopiera formatmall med mallhanteraren 1. Klicka på knappen Hantera formatmallar i rutan Formatmallar 2. Klicka på knappen Importera/Exportera längst ner till vänster 3. Fliken Formatmallar 4. Klicka på knappen Stäng i den högra listan. 5. Nu ändrar knappen utseende och heter Öppna, klicka på knappen Öppna. 6. I fältet Filformat väljer du Word-dokument om formatmallen du vill kopiera finns i ett dokument, annars låter du filformatet Dokumentmallar vara kvar. 7. Leta reda på ditt dokument och Öppna det. 8. Markera önskad formatmall i högra listan. 9. Klicka på knappen Kopiera 10. Klicka på knappen Ja till allt i dialogrutan Stäng Mallhanteraren genom att klicka på knappen Stäng längst ner till höger i dialogrutan. 5 Formatmallar - Numrerade rubriker Numrerade rubriker När du använder formatmallar finns möjlighet att låta Word numrera rubriknivåerna. 1. Menyfliken Start 2. Knappen Flernivålista 3. Välj det inramade alternativet Du kan sedan justera rubrikformatmallarna genom att justera indrag. 6 Formatmallar - Navigeringsfönstret Navigeringsfönstret Med navigeringsfönstret får du en snabb överblick över dina rubriker. 1. Menyfliken Visa 2. Bocka i rutan Navigeringsfönstret 3. Navigera i dokumentet genom att klicka på olika rubrikformat 4. Klicka på pilar till vänster om rubriknamnet för att dölja eller visa underrubriker 5. Högerklicka på en rubrik, välj Visa rubriknivåer och därefter vilken rubriknivå du generellt vill visa Via snabbmenyn kan du även strukturera om dokumentet Genom att dra en rubrik uppåt eller neråt, flyttas hela texten som hör till rubriken. 7 Avsnitt - Infoga avsnittsbrytning Avsnitt Ett dokument kan bestå av ett eller flera avsnitt. Om dokumentet består av flera avsnitt, kan du betrakta det som flera olika dokument som är sammanfogade till ett enda. Som standard visas inte avsnittsbrytningarna i Word 2010 i statusraden. När du arbetar med avsnitt är det bra att lägga till dem. Visa avsnittsbrytningar 1. Högerklicka på sidnumreringen i statusraden 2. Bocka för Avsnitt I statusraden visas nu vilket avsnitt som insättningspunkten är placerad i. När du börjar arbeta med mer avancerade dokument är det vanligt att använda olika typer av avsnittsbrytningar. I avsnittsbrytningen lagras avsnittets alla formateringar, som marginaler, spalter, pappersformat, pappersorientering, sidnummer, sidhuvud och sidfot. Typen av vald avsnittsbrytning bestämmer var det nya textavsnittet börjar. Om ett dokument innehåller flera kapitel kan det indelas i avsnitt. Den här lathunden är indelad i avsnitt. Infoga avsnittsbrytning 1. Menyflik Sidlayout 2. Välj Brytningar 3. Välj önskad brytning, till varje förslag finns en instruktiv förklaring Ta bort avsnittsbrytning Klicka på avsnittsbrytningen eller markera den och tryck på tangenten Delete. 8 Spalter - Infoga spalter Spalter Spalter används för att skapa textkolumner och är vanliga i tidningar och tidskrifter. Text i spalter flödar över automatiskt från botten av en spalt till toppen av nästa spalt allt eftersom de fylls. För att kunna byta från en spalt till dubbla spalter i samma dokument, krävs att dokumentet delas i avsnitt. Det sker automatiskt om du skriver texten först, markerar delar av den och därefter delar den i spalter. Infoga spalter 1. Markera den text du vill ska indelas i spalter. OBS! Markera aldrig sista enterslaget i dokumentet. Om du gör det visas bara en spalt. 2. Menyfliken Sidlayout 3. Klicka på knappen Spalter 4. Markera önskat antal spalter. Dessa blir automatiskt lika breda. Redigera spalter 1. Menyfliken Sidlayout 2. Knappen Spalter 3. Välj Fler spalter 4. Ange antal spalter, eventuell Linje mellan spalterna, Avstånd mellan spalterna och Spaltbredd 5. Bocka i rutan Samma spaltbredd om du vill att alla spalterna ska vara lika breda. 9 Spalter - Infoga spaltbrytning Infoga spaltbrytning Med hjälp av en spaltbrytning kan du flytta text till nästa spalt, utan att den första spalten är fylld. 1. Placera insättningspunkten där du vill infoga spaltbrytningen. 2. Menyfliken Sidlayout 3. Knappen Brytningar 4. Välj Spaltbrytning Balansera spalter Förmodligen är textspalterna inte lika långa. Detta justerar du genom att infoga en löpande avsnittsbrytning. 1. Placera insättningspunkten i slutet av dokumentet. 2. Menyfliken Sidlayout 3. Knappen Brytningar 4. Välj Löpande avsnittsbrytning 10 Sidhuvuden och sidfötter - Balansera spalter Sidhuvuden och sidfötter Långa dokument kan bli lättare att överblicka om de får sidhuvud och sidfot. Genomgång av hur du arbetar med sidhuvuden och sidfötter finns i grundhäftet om Word. Skapa olika sidhuvud/sidfot för udda och jämna sidor I det här häftet varierar sidhuvud och sidfot beroende på om du är på en höger- eller en vänstersida. Det finns en sidnumrering och i sidhuvudet anges olika rubriknivåer. Dessa är infogade som fält, se sidan 37. 1. Dubbelklicka i sidhuvudet eller sidfoten, menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot visas 2. Bocka i rutan Annorlunda udda/jämna sidor 3. Menyfliken Sidlayout 4. Välj gruppen Utskriftsformat och lilla pilen längst ner till höger 5. Fliken Marginaler 6. I rutan Flera sidor markerar du Motstående sidor 7. Ställ in marginaler. Höger/vänster heter nu insida/utsida 8. Dubbelklicka i sidhuvudet igen 9. Växla mellan udda och jämn sida genom att klicka på knapparna Föregående resp Nästa och skriv i önskad text. Avsnitt med olika sidhuvuden Om ett dokument är indelat i flera avsnitt kan du välja olika sidhuvuden för olika avsnitt. Varje avsnitt kan börja med sidnummer 1. 1. Dubbelklicka i sidhuvudet eller sidfoten, menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot visas 2. Skriv in den text du vill visa i första avsnittet. 3. Klicka på knappen Visa nästa 4. Klicka på knappen Länka till föregående för att bryta länken mellan sidhuvudena. Som standard är knappen intryckt. 5. Skriv in den text du vill använda i detta avsnitt. 6. Fortsätt på liknande sätt genom dokumentet. 11 Sidhuvuden och sidfötter - Balansera spalter Börja varje avsnitt med sidnummer 1 1. Klicka på knappen Sidnummer på menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot eller menyfliken Infoga 2. Välj Formatera sidnummer 3. Markera Börja med Då visas automatiskt siffran 1 i rutan 4. Klicka OK Annorlunda förstasida Det är inte alltid det passar att lägga in sidhuvud och sidfot på första sidan i ett dokument. Du kanske har ett försättsblad. Då kan du välja ett annat utseende för förstasidan. 1. Menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot 2. Bocka i rutan Annorlunda förstasida. 12 Innehållsförteckning - Skapa innehållsförteckning Innehållsförteckning Om du har använt dig av de formatmallar som Word erbjuder är det lätt att skapa en innehållsförteckning. Skapa innehållsförteckning 1. Placera insättningspunkten där innehållsförteckningen ska infogas. 2. Menyfliken Referenser 3. Klicka på knappen Innehållsförteckning längst till vänster 4. Välj något av förslagen, ett par av alternativen skapar Automatiska innehållsförteckningar eller klicka på alternativet Infoga innehållsförteckning längre ner i listan 5. Välj ett format i rutan Format 6. Välj hur många rubriknivåer som ska visas i rutan Visa nivåer 7. Välj om sidnummer ska visas och om det ska vara någon utfyllnadslinje mellan rubrik och sidhänvisning I rutan Förhandsgranska ser du hur du hur innehållsförteckningen kommer att se ut. Rutan till höger visar hur den kommer att se ut om du sparar dokumentet som en webbsida. 13 Innehållsförteckning - Uppdatera innehållsförteckning Uppdatera innehållsförteckning När du fortsätter arbeta med ditt dokument blir innehållsförteckningen snabbt inaktuell. Du lägger till sidor och redigerar rubriker. Innehållsförteckningen uppdateras inte automatiskt. Lätt att missa vid utskrift! För att uppdatera innehållsförteckningen klickar du på knappen Uppdatera tabell som finns i gruppen Innehållsförteckning. Du kan även högerklicka i innehållsförteckningen och välja Uppdatera fält i snabbmenyn. Oftast vill du uppdatera hela tabellen, eftersom du förmodligen har lagt till rubriker, ändrat dem eller ändrat rubriknivå. Ta för vana att uppdatera innehållsförteckningen det sista du gör innan utskrift! 14 Index - Markera indexord Index Ett index är en sammanställning av ord som är praktiska att söka/slå upp i ett dokument. Längst bak i den här lathunden finns ett index, ett register. Markera indexord Leta reda på det första ordet eller frasen du vill ha med i indexet och markera. Tryck tangentkombination Alt + Shift + X eller: 1. Menyfliken Referenser 2. Klicka på knappen Markera indexord 3. Det markerade ordet visas i rutan Huvudpost. Du kan redigera ordet om du vill. 4. Klicka på knappen Markera eller Markera alla. Ett indexfält infogas efter det markerade ordet. Fältet syns om du väljer att visa osynliga tecken. 15 Index - Underordnade indexord Underordnade indexord Indexord kan visas i olika nivåer. En huvudpost kan följas av flera underposter. 1. Placera insättningspunkten i texten dit hänvisning ska ske. 2. Tryck Alt + Shift + X 3. Skriv huvudordet efter Huvudpost. 4. Skriv det underordnade indexordet efter Underpost. 5. Knappen Markera Infoga index När alla ord är markerade är det dags att sammanställa sakregistret. 1. Placera insättningspunkten där indexet ska infogas. 2. Knappen Infoga index på menyfliken Referenser 3. Fliken Index 4. Välj format 5. Bestäm om sidnumren ska högerjusteras. 6. Välj antal spalter och eventuell tabbutfyllnad. Uppdatera ett index Det är likadant med ett index som med många andra fält, att det inte uppdateras automatiskt. För att uppdatera ett index placerar du insättningspunkten på index och klickar på knappen Uppdatera index Uppdatera fält i snabbmenyn. 16 . Du kan även högerklicka och välja Fotnoter och kommentarer - Fotnoter och slutkommentarer Fotnoter och kommentarer Fotnoter och slutkommentarer Fotnoter och slutkommentarer infogas i ett dokument för att förklara delar av texten eller för att göra hänvisningar av olika slag. Fotnoter placeras vanligtvis längst ner på sidan. Både fotnoter och slutkommentarer infogas och numreras automatiskt. 1. Placera insättningspunkten där fotnoten eller slutkommentaren ska infogas. 2. Menyfliken Referenser 3. Knappen Infoga fotnot eller knappen Infoga slutkommentar 4. Skriv in noten/kommentaren i fotnotsfönstret. Kortkommandot för fotnot är Alt + Ctrl + F och för slutkommentar Alt + Ctrl + D. När du håller musen över fotnoten visas texten i en ruta. Kommentarer Kommentarer är anteckningar som du kan lägga till texten. Det kan till exempel gälla kom-ihåg-noteringar av olika slag. Kommentarerna visas normalt inte, och skrivs normalt inte heller ut. Skapa kommentar 1. Placera insättningspunkten eller markera texten där kommentaren ska infogas. 2. Menyfliken Granska 3. Knappen Ny kommentar 4. I pratbubblan skriver du kommentaren Redigera kommentar Redigera kommentaren genom att klicka i pratbubblan och skriv den nya texten. Ta bort kommentar Ta bort en kommentar genom att högerklicka och välj Ta bort kommentar i snabbmenyn. 17 Bokmärken och korsreferenser - Infoga bokmärken Bokmärken och korsreferenser Den som läser böcker använder ofta ett bokmärke för att snabbt hitta tillbaka. I Word används bokmärken för att namnge en plats i dokumentet. I det här häftet används bokmärken i kombination med korsreferenser för att skapa hänvisningar till olika sidor, ”läs mera på sidan 12”. Infoga bokmärken 1. Placera insättningspunkten där du vill ha ett bokmärke. 2. Menyflik Infoga 3. Välj Bokmärke 4. Namnge bokmärket Bokmärkesnamnet måste inledas med en bokstav och får inte innehålla mellanslag. Visning av bokmärken För att se var det finns bokmärken kan du visa dessa osynliga tecken. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Välj Avancerat 4. Rulla ner till Visa dokumentinnehåll 5. Bocka i rutan Visa bokmärken 18 6. Bokmärket visas som en I-balk eller med hakparenteser Bokmärken och korsreferenser - Korsreferenser Korsreferenser En korsreferens talar om för läsaren var det kan finnas mer information. Du kan bland annat hänvisa till rubrikformatmallar och bokmärken. Det finns många möjligheter, alldeles för omfattande för det här häftet. Här beskrivs möjligheten att automatiskt hänvisa till en sida med hjälp av bokmärken. 1. Skapa bokmärket 2. Placera insättningspunkten där du vill infoga en korsreferens 3. Menyfliken Infoga 4. Välj Korsreferens i gruppen Länkar 5. Välj Bokmärke i rutan Referenstyp 6. Välj Sidnummer i rutan Referera till. 7. Markera bokmärket 8. Klicka på Infoga 19 Spåra ändringar och jämföra dokument - Granska ändringar Spåra ändringar och jämföra dokument När du arbetar med dokument kan du granska redigeringar under arbetets gång. Detta kan vara mycket användbart när andra korrekturläser dokumentet. Varje granskare tilldelas automatiskt olika färg. Färgerna går att justera. I dokumentet markeras borttagen text med genomstruken text och tillägg till texten är understruken. När du håller musen över redigerad text visas granskarens namn och klockslag. 1. Menyfliken Granska 2. Välj knappen Spåra ändringar 3. Nu markeras alla ändringar i dokumentet. Granska ändringar När dokumentet är genomgånget ska du bestämma om ändringarna ska accepteras eller ej. 1. I listrutan Visa för granskning kan du välja om och hur du vill visa ändringarna. 2. Med hjälp av knapparna till höger arbetar du dig igenom dokumentet 3. Du kan även välja att direkt acceptera alla ändringar i dokumentet Tips! Möjlighet finns att högerklicka på en ändring och välja acceptera/ignorera i snabbmenyn. 20 Spåra ändringar och jämföra dokument - Sammanfoga och jämföra dokument Sammanfoga och jämföra dokument Om du inte vill använda funktionen granska ändringar finns det ett utmärkt hjälpmedel i funktionen Jämför dokument. Du kanske har skickat ett dokument till en kollega för synpunkter. När du får tillbaka det undrar du vilka redigeringar kollegan egentligen utfört. Du slipper att sitta och jämföra dokumenten för hand. 1. Menyfliken Granska 2. Knappen Jämför 3. Välj Jämför alternativt Kombinera 4. Öppna Ursprungligt dokument samt Reviderat dokument 5. Ändringar markeras och du kan acceptera eller ignorera dessa. 21 Versioner - Stänga utan att spara Versioner Stänga utan att spara Om du stänger en fil utan att spara den beskrivs i grundhäftet hur du återskapar den. Automatiskt sparade versioner 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Info i menyn till vänster 3. Versioner, välj valfri version Jämför tidigare version med aktuell version När du väljer en tidigare version kan du Återställa men även Jämföra via den gula listen som visas i dokumentet. Menyfliken Granska aktiveras och du ser skillnaderna mellan dokumenten och kan bestämma vilka ändringar du vill behålla. Jämför sida vid sida Om du har två dokument öppna kan du jämföra dem sida vid sida och synkronisera rullningen för att snabbt jämföra innehållet i dokumenten. 1. Öppna de dokument du vill jämföra 2. Menyfliken Visa 3. Välj knappen Visa sida vid sida 4. Markera önskat dokument 5. Knappen Synkroniserad rullning 6. Med knappen Återställ fönsterläge dokumentens standardposition är aktiv som standard återställer du 7. Tryck på knappen Visa sida vid sida igen för att återgå till vanliga visningsläget 22 Dokumentmallar - Automatiskt sparade versioner Dokumentmallar En dokumentmall är ett dokument som ligger till grund för andra (nya) dokument. Det kan vara alltifrån ett tomt brevpapper med egna inställningar för tabbar och marginaler, till en blankett med egna menyer och inbyggd automatik för att hämta in uppgifter, makron, autotexter med mera. Ett vanligt dokument är alltid kopplat till en viss dokumentmall. Dokumentmallar och dokument har olika filsymboler och filtillägg. Filsymbol Filnamn Dokumentmall: Mallnamn.dotx Dokument: Word fortsättningskurs.docx Var finns dokumentmallarna? För att programmet ska kunna hitta och använda dokumentmallar måste de lagras i specifika mappar. Lagringsställe beror bland annat på vilken version av Word du har och vilket operativsystem som finns på datorn. Du kan behöva söka för att hitta var mallarna finns på just din dator. Word 2010 exempel C:\Documents and Settings\”användarnamn”\AppData\Roaming\Microsoft\Mallar Visa mallmappen och visa filtillägg När du arbetar med mallar kan det underlätta om du visar filtillägg. Windows 7 1. Öppna Utforskaren 2. Meny Ordna 3. Välj Mapp-och sökalternativ 4. Fliken Visning 5. Markera Visa dolda filer, mappar och enheter 6. Ta bort bocken i rutan Dölj filnamnstillägg för kända filtyper. 7. Klicka OK 23 Dokumentmallar - Skapa mall Skapa mall Det enklaste sättet att skapa en mall är att utgå från ett dokument där du gör alla inställningar som du vill ska finnas i mallen. Det kan vara marginaländringar, tabbar eller en tabell med formulärfält. När du är nöjd med mallen ska den sparas. 1. Gör i ordning dokumentmallen 2. Menyfliken Arkiv/Spara som 3. Byt filformat till Dokumentmall (*.dotx) 4. Klicka på mappen Mallar allra längst upp till vänster under symbolen för Microsoft Word 5. Spara eventuellt mallen i en undermapp till mallmappen. 6. Du har möjlighet att skapa en egen mapp för mallar. Den visas som en flik när du väljer menyfliken Arkiv, Nytt och Mina mallar 24 Dokumentmallar - Använda egen dokumentmall Använda egen dokumentmall 1. Menyfliken Arkiv/Nytt 2. Välj Mina mallar 3. Välj lämplig mapp/flik 4. Markera mallen 5. Klicka på OK, eller dubbelklicka på mallen. En kopia öppnas. Mallen är omvandlad till ett vanligt dokument, så du riskerar inte att fördärva mallen. Redigera mall Ibland kan du behöva redigera själva mallen. 1. Menyfliken Arkiv/Öppna 2. Leta reda på mappen med mallar 3. Markera mallen och klicka på OK, eller dubbelklicka på mallen. Originalet öppnas. Spara mallen i hemkatalogen För att komma åt mallen från olika datorer eller säkert ha mallen kvar när datorn installeras om, kan du spara mallen i hemkatalogen. Du använder ett dokument baserat på mallen genom att öppna Utforskaren och dubbelklicka på mallen. 25 Standardbrev, kuvert och etiketter - Spara mallen i hemkatalogen Standardbrev, kuvert och etiketter Word har inbyggda funktioner som underlättar när du ska skriva ut adressetiketter eller kuvert. Du anger vilken typ av kuvert eller etikett du använder och kopplar ihop det hela med ett adressregister. Samma funktion kan du använda när du skapar standardbrev. Källdokument, mottagarlista Huvuddokument Färdigt resultat Utdokument Kopplingsinstruktioner Arbetet kan delas upp i fyra steg: 1. Skapa ett register, källdokumentet 2. Skapa själva brevet, huvuddokumentet 3. Skriva brevet och lägga in koder för adresser och liknande 4. Skriva ut breven, kopplad utskrift Du kan som alltid välja olika ordningsföljd för ditt arbete. Jag anser att det är lättast att skapa registret, källdokumentet först. Många gånger finns det ett färdigt adressregister att använda. 26 Standardbrev, kuvert och etiketter - Källdokument, mottagarlista Källdokument, mottagarlista Källdokumentet innehåller de uppgifter som ska infogas som fält i huvuddokumentet. Ett källdokument innehåller någon form av register. Du kan skapa registret i en tabell i Word eller använda register från Excel eller Access. Skapa källdokument Skapa källdokumentet direkt i en tabell. Redigering (ändra information, lägga till och ta bort poster) görs också enklast direkt i tabellen. Du bör vara noga med att information i källdokumentet är inskriven på exakt rätt sätt. Vill du att ortsnamn alltid ska anges med versaler, skriver du så i källdokumentet. Menyfliken Utskick För att skapa massutskick av olika slag utgår du från menyfliken Utskick. Den innehåller alla kommandon som finns i guiden Koppla dokument och dessutom ett antal kommandon till. Knappen Infoga kopplingsinstruktion är mycket användbar. 27 Standardbrev, kuvert och etiketter - Huvuddokument Huvuddokument Ett huvuddokument är det dokument som ska ligga till grund för utskriften i sin helhet. Ett huvuddokument kan vara vanlig text, etikettark eller kuvert. I huvuddokumentet skriver du det som ska återkomma på samtliga utskrifter, eller gör inställningar för marginaler och etiketter. 1. Menyfliken Utskick 2. Knappen Starta koppling av dokument 3. Välj ett alternativ eller använd Steg för steg-guiden Koppla dokument. Brev Koppla brevet till adresslista 1. Knappen Starta koppling av dokument 2. Välj Brev 3. Knappen Välj mottagare 4. Om du har en befintlig lista, exempelvis i Excel klickar du på alternativet Använd befintlig lista och letar reda på ditt adressregister bland mappar och filer och öppnar det. 28 Standardbrev, kuvert och etiketter - Brev 5. Markera bladet där din adresslista finns om du använder en Excel-fil Knappen Redigera mottagarlista när du vill filtrera listan och skicka till ett urval av mottagare 29 Standardbrev, kuvert och etiketter - Skriv brevet 1. Skriv brevet och lämna utrymme för att lägga in fält 2. Knappen Infoga kopplingsinstruktion, klicka gärna i underkanten så visas fälten i en lista 3. Genom att klicka och infoga fälten skapas kopplingsinstruktioner på lämpliga ställen i brevet 4. Förhandsgranska breven 5. Du kan redigera mottagarlistan genom att bläddra med pilarna Skriva ut 1. Knappen Slutför och koppla 2. Här finns möjlighet att koppla direkt till skrivare. Jag rekommenderar att du väljer alternativet Redigera enskilda dokument. Då har du möjlighet att först förhandsgranska slutresultatet. 3. Oftast väljer du alternativet Alla poster (filtreringen har du gjort innan) 4. Klicka OK i rutan Spara huvuddokument och utskriftsdokument Spara ditt huvuddokument, gärna med tillägget huvuddokument i filnamnet. Då vet du att det finns kopplingsinstruktioner i dokumentet. Om du gör en inbjudan till en konferens kan du döpa filen till Inbjudan till konferens, huvuddokument. Utskriftsdokumenten sparas i en egen fil, det finns en ”avsnittsbrytning nästa sida”, mellan varje brev. Ibland är det inte aktuellt att spara utskriftsdokumenten, kopplingarna finns i ditt huvuddokument. 30 Standardbrev, kuvert och etiketter - E-post E-post Det går att skapa ”personlig” e-post via Word och Outlook. Då kan du skriva en personlig hälsningsfras till var och en, och mailet är adresserat till den enskilde mottagaren. Koppla e-postmeddelandet till adresslista 1. Knappen Starta koppling av dokument 2. Välj E-postmeddelanden 3. Knappen Välj mottagare 4. Om du har en befintlig lista, exempelvis i Excel klickar du på alternativet Använd befintlig lista och letar reda på ditt adressregister bland mappar och filer och öppnar det. Du kan även utgå från Outlook och Välj från Outlook-kontakter 6. Markera bladet där din adresslista finns om du använder en Excel-fil. Om du använder Outlook-kontakter får du eventuellt välja kontaktmapp Knappen Redigera mottagarlista när du vill filtrera listan och skicka till ett urval av mottagare 31 Standardbrev, kuvert och etiketter - E-post Skriv e-postmeddelandet 1. Skriv brevet och lämna utrymme för att lägga in fält 2. Knappen Infoga kopplingsinstruktion, klicka gärna i underkanten så visas fälten i en lista 3. Genom att klicka och infoga fälten skapas kopplingsinstruktioner på lämpliga ställen i e-brevet 4. Förhandsgranska breven 5. Du kan redigera mottagarlistan genom att bläddra med pilarna Skicka e-post 1. Knappen Slutför och koppla 2. Välj alternativet Skicka e-postmeddelanden 3. I rutan Till väljer du rubriken som innehåller dina e-postadresser 4. Skriv i en Ämnesrad precis som när du skickar e-post 5. När du klickar på OK börjar e-post att skickas, så se till att allt ser bra ut innan dess! 32 Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter Etiketter Ställa in etikettstorlek och antal 1. Knappen Starta koppling av dokument 2. Välj Etiketter 3. I rutan Etikettalternativ väljer du någon av de fördefinierade etiketterna och produktnummer. Om du tittar på etikettinformationen till höger, ser du hur stor etiketten kommer att bli. Du kan räkna ut hur många som ryms på en A4-sida Skapa egen etikettblankett Du kommer att råka ut för att ingen av de fördefinierade etikettblanketterna passar. Då får du skapa en egen etikettblankett. 1. Börja med att leta reda på en etikett som påminner i storlek om de etiketter du har och markera etiketten. 2. Klicka på knappen Ny etikett i rutan Etikettalternativ 3. Ge etiketten ett namn. 4. Ställ in höjd och bredd och gör övriga inställningar. Mät noga med linjal på ditt etikettark. Du har stor nytta av exempelrutan, i vilken alla begrepp beskrivs. 5. Klicka OK 33 Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter Koppla etikett till adresslista 1. Knappen Välj mottagare 2. Om du har en befintlig lista, exempelvis i Excel klickar du på alternativet Använd befintlig lista och letar reda på ditt adressregister bland mappar och filer och öppnar det. 3. Markera bladet där din adresslista finns om du använder en Excel-fil. Knappen Redigera mottagarlista när du vill filtrera listan och skicka till ett urval av mottagare 34 Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter Etikettarket visas förberett för koppling av mottagare 1. Klicka in dig i första etiketten 2. Knappen Infoga kopplingsinstruktion, klicka gärna i underkanten så visas fälten i en lista 3. Genom att klicka och infoga fälten skapas kopplingsinstruktioner på första etiketten 4. Knappen Uppdatera etiketter för att föra över layouten till hela etikettarket 5. Förhandsgranska etiketterna 6. Du kan redigera mottagarlistan genom att bläddra med pilarna 35 Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter Skriva ut 5. Knappen Slutför och koppla 6. Här finns möjlighet att koppla direkt till skrivare. Jag rekommenderar att du väljer alternativet Redigera enskilda dokument. Då har du möjlighet att först förhandsgranska slutresultatet. 7. Oftast väljer du alternativet Alla poster (filtreringen har du gjort innan) 8. Klicka OK i rutan 36 Fält - Visa fältkoder. Fält Fältkoder ger dig möjlighet att infoga dynamiska data, det är information som ändras över tiden. Om du till exempel lägger in ett datumfält ändras datum varje gång du öppnar dokumentet. Den automatiska sidnumreringsfunktionen är också ett bra exempel på hur fältkoder fungerar, liksom möjligheten att automatiskt skapa en innehållsförteckning. Visa fältkoder. För det mesta är fältkoderna inte synliga eftersom det viktiga är vad de infogar i dokumentet och inte själva koderna. Ju vanare Wordanvändare du blir, desto oftare kommer du att vilja kontrollera fältkoder i ditt dokument. För att visa fältkoder trycker du Alt + F9. Tryck samma tangentkombination för att dölja koderna igen. Du kan även högerklicka på ett fält och välja Växla fältkoder i snabbmenyn. Detta är koden för automatisk uppdatering av datum. Koden står alltid inom klamrar, ofta kallade måsvingar. Snedstrecket innebär att det följer ytterligare förutsättningar för koden, en så kallad växel. I det här fallet innebär ordet Mergeformat att formatering bibehålls vid uppdatering. Infoga fältkoder 1. Menyfliken Infoga 2. Knappen Snabbdelar 3. Välj Fält 4. Välj Kategori. 5. Välj fält i rutan Fältnamn. Du får en beskrivning av koden längre ner i dialogrutan. 6. Välj önskad Fältegenskap 7. Klicka eventuellt på knappen Fältkoder för att lägga till ytterligare egenskaper. 37 Fält - Uppdatera fältkoder Uppdatera fältkoder Informationen som visas i de olika fältkoderna i ditt dokument kan vara inaktuella när du skriver ut dokumentet. Då måste du uppdatera dina fält. Markera all text och tryck på tangenten F9. För att uppdatera enstaka koder kan du högerklicka och välja Uppdatera fält i snabbmenyn. Länka formatmall till sidhuvud I den här lathunden finns formatmallarna Rubrik 1 och Rubrik 2 i sidhuvudet. De uppdateras automatiskt, vilket är tidsbesparande och ger en översikt för läsaren. 1. Dubbelklicka i Sidhuvudet 2. Menyfliken Infoga 3. Knappen Snabbdelar 4. Välj Fält 5. Välj Länkar och referenser i rutan Kategorier 6. Välj StyleRef i rutan Fältnamn 7. Välj Rubrik1 i rutan Formatmallsnamn 8. Klicka OK De formatmallsnamn som har definierats i dokumentet visas i Fältegenskaper. 38 Formulär - Formulär i Word 2003 respektive Word 2010 Formulär Det går att skapa så kallade skärmformulär, som är anpassade för att användas enbart i datorn. Dessa fyller du i direkt på skärmen. Du kan också skapa vanliga pappersformulär med kryssrutor och liknande. När du ska göra ett formulär börjar du med att skapa en tabell. Du får sedan infoga textrutor, kryssrutor med mera i din tabell. För att kunna skapa formulär i Word 2010 måste du först visa menyfliken Utvecklare. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Välj Anpassa menyfliksområdet 4. Bock för Utvecklare i rutan till höger under Primära flikar 5. Klicka OK Formulär i Word 2003 respektive Word 2010 I Word 2010 finns en uppsättning nya innehållskontroller. De erbjuder mer funktionalitet, men fungerar enbart i Word 2010. När du arbetar i en blandmiljö med olika Office-versioner finns de äldre verktygen tillgängliga under knappen Tidigare verktyg. Här beskrivs först de nya kontrollerna och på sidan 41 den äldre uppsättningen. 39 Formulär - Innehållskontroller Innehållskontroller RTF-innehållskontroll Infogar en textruta där texten går att formatera och lägga till flera stycken Innehållskontroll för oformaterad text Infogar en textruta med oformaterad text, du kan inte trycka på Enter för att skapa fler stycken Bildinnehållskontroll Lägger till en bild och du styr storleken på bilden Innehållskontroll för byggblocksgalleriet Styr innehåll till vissa byggblock Innehållskontroll för kombinationsrutor I en kombinationsruta kan användarna välja i alternativ i en lista eller skriva egen text Innehållskontroll för listrutor I en listruta är användarna låsta till de förvalda alternativen Innehållskontroll för datumväljare Ger möjlighet att välja datum i en kalender Innehållskontroll för kryssrutor Ger möjlighet att bocka i ruta på skärmen Tidigare verktyg Öppnar de äldre formulärverktygen Egenskaper Klicka på knappen Egenskaper för att göra inställningar för kontrollen. Genom att ange en Titel får användaren lite ytterligare information vid markering av kontrollen. I kombinationsrutor och listrutor fyller du i alternativen. 40 Formulär - Tidigare verktyg Tidigare verktyg Textfält En av de vanligaste delarna i ett formulär med plats för användaren att skriva text. Kryssruta (formulärkontroll) Kryssrutor är också vanliga i formulär. Om ett formulär ska fyllas i på skärmen kan användaren kryssa eller ta bort krysset i rutan. Kombinationsruta (formulärkontroll) Detta formulärfält är endast användbart i ett formulär på skärmen. Infoga vågrät ram Visa fältskuggning Som standard är formulärfält skuggade. Klicka på knappen för att växla mellan aktiv och inaktiv skuggning. Återställ formulärfält Textruta För att öppna dialogrutan Textrutealternativ klickar du på knappen Egenskaper eller dubbelklickar på själva textrutan. Notera att du kan lägga till hjälptexter för att underlätta för användaren. 41 Formulär - Tidigare verktyg Kryssruta När du infogar en kryssruta får du möjlighet att ändra storleken på rutan. Du kan även bestämma om rutan ska vara ikryssad som standard. Kombinationsruta I Word 2010 heter själva kontrollen Kombinationsruta, men när du öppnar egenskaperna är det en listruta. När du infogar en listruta skriver du det första alternativet du vill ha i rutan Listelement och klickar på knappen Lägg till eller trycker på tangenten Enter. Listrutan fungerar inte förrän du skyddar ditt formulär. 42 - Skydda formuläret Skydda formuläret 1. Knappen Begränsa redigering 2. Bocka i rutan Tillåt endast den här typen av redigering i dokumentet 3. Markera Fylla i formulär i listrutan 4. Klicka på knappen Ja, starta tvingande skydd. Om knappen är inaktiverad är du i Designläge, avmarkera knappen då 5. Välj eventuellt ett lösenord. Detta måste du i så fall komma ihåg! 43 Byggblock - Använda byggblock Byggblock Byggblock består av dokumentdelar som du kan infoga i dina dokument. Byggblocken finns i olika gallerier och du kan givetvis lägga till egna byggblock. Med byggblock minskar behovet av makron. En del byggblock är placerade under egna knappar, till exempel Sidhuvud/sidfot och Försättsblad. Du kan redigera befintliga byggblock eller skapa egna. Använda byggblock Byggblock finns representerade under många av knapparna i Word. I exemplet till höger infogas sidnummer och det finns olika typer av formateringar att välja bland. Varje formatering är ett byggblock. Vissa byggblock innehåller möjlighet att placera blocket på fler ställen i dokumentet. Högerklicka och välj i snabbmenyn. Tips! Du kan lägga till ett byggblock i ditt dokument genom att placera insättningspunkten där du vill infoga byggblocket, skriva byggblockets namn och trycka på funktionstangenten F3. Det tar lite tid i början, men om du ofta infogar samma typ av byggblock är det effektivt. 44 Byggblock - Skapa byggblock Skapa byggblock Genom att markera text, tabell, bilder eller andra objekt kan du spara markeringen som ett byggblock. 1. Markera text eller objekt 2. Menyfliken Infoga 3. Knappen Snabbdelar 4. Välj Spara markering i snabbdelsgalleriet 5. Ge byggblocket ett namn 6. Välj Galleri. Om du behåller galleriet Allmän visas byggblocket direkt vid knappen Snabbdelar 7. I vissa gallerier kan du välja Kategori. Du kan även skapa egna kategorier vilket är användbart vid sortering av byggblocken 8. Skriv eventuellt en Beskrivning. Den visas som ett skärmtips i snabbdelsgalleriet. 9. Välj var du vill Spara byggblocket. Ofta kan du behålla förvalet Building Blocks.dotx 10. Under Alternativ bestämmer du om byggblocket ska infogas med endast innehåll, som ett eget stycke eller på en egen sida. Redigera byggblock Om du vill göra förändringar i innehållet i ett byggblock sparar du det nya blocket med samma namn och i samma galleri som det tidigare. Svara Ja på frågan om du vill definiera om byggblocksposten. 45 Byggblock - Redigera egenskaper och ta bort byggblock Redigera egenskaper och ta bort byggblock 1. Knappen Snabbdelar 2. Ordna byggblock 3. Markera ett byggblock i listan 4. Knappen Redigera egenskaper 5. Gör önskade justeringar och svara Ja på frågan om du vill definiera om byggblocksposten. 6. Använd knappen Ta bort om du vill radera blocket Autotext Autotexter återfinns numera under byggblock. Genom att spara i galleriet Autotext kan du använda autoavslutafunktionen när du vill infoga din autotext. Om du vill ignorera förslaget, fortsätter du bara och skriver. 1. Följ instruktionen för att skapa ett byggblock 2. Lägg texten i galleriet Autotext 3. Skriv ett namn på autotexten, eller acceptera det föreslagna. Välj alltid minst 4 bokstäver, annars fungerar inte 46 Vattenstämpel - Spara vattenstämpel Vattenstämpel Med en vattenstämpel kan du göra läsaren uppmärksam på betydelsen av dokumentet. 1. Menyfliken Sidlayout 2. Välj knappen Vattenstämpel 3. Välj något av de förvalda exemplen eller klicka på Anpassad vattenstämpel 4. Markera Bildvattenstämpel eller Textvattenstämpel 5. Gör önskade inställningar 6. Klicka OK 7. Vattenstämpeln är redigeringsbar i Sidhuvud/Sidfotsläge. Spara vattenstämpel Den anpassade vattenstämpeln går att spara för återanvändning och finns bland de övriga vattenstämplarna. 1. Skapa vattenstämpel med egen text först 2. Menyfliken Infoga 3. Knappen Sidhuvud 4. Alternativet Redigera Sidhuvud 5. Markera vattenstämpeln 6. Menyfliken Infoga 47 Vattenstämpel - Spara vattenstämpel 7. Knappen Snabbdelar 8. Alternativet Spara markering i snabbdelsgalleriet 9. Ge byggblocket ett namn 10. Listpilen vid Galleri 11. Välj Vattenstämplar Nästa gång finns den anpassade vattenstämpeln att välja i listan 48 Grafik - Textrutor Grafik Beskrivning av hur du infogar ClipArt-bilder och fotografier samt använder WordArt finns i grundhäftet. Textrutor En textruta tillåter dig att skriva text fritt på arbetsytan. Du kan komplettera grafik med förklarande textrutor och pilar. I Word 2010 finns fördefinierade textrutor. Här beskrivs hur du ritar egna textrutor. Rita textruta 1. Menyfliken Infoga 2. Knappen Figurer, välj Textruta 3. Skriv text och formatera på vanligt sätt Ändra storlek på textruta 1. Klicka på textrutan 2. Ändra storlek på textrutan genom att dra i ett handtag Lägga till figurer 1. Menyfliken Infoga 2. Knappen Figurer 3. Välj figur 4. Håll ner vänster musknapp och forma figuren. Släpp upp musknappen. 5. Du skapar en likformig figur genom att hålla ner Shift-tangenten medan du ritar. Släpp upp musknappen först och sedan Shift. 6. Med hjälp av det gula justeringshandtaget, ”den gula diamanten” som finns i många figurer ändrar du formen på den viktigaste detaljen i figuren. 49 Grafik - Gruppering Skriva text i ritade figurer Det ger trevliga effekter att skriva text i andra figurer än fyrkantiga textrutor. Du behöver inte göra en textruta ovanpå din figur, då får du två objekt att hålla reda på. Numera kan du skriva direkt i din figur Länkade textrutor Broschyrer och informationsblad innehåller ofta fortsättningartiklar där du börjar läsa på sidan ett och sedan fortsätter texten på sidan åtta. Då är det praktiskt att använda länkade textrutor. 1. Infoga två textrutor. 2. Klicka i den textruta som ska vara den första i länk-kedjan. 3. Klicka på knappen Skapa länk på menyfliken Ritverktyg 4. Muspekaren ändrar utseende till en bägare. 5. Klicka i den andra textrutan, den som du vill att texten ska flöda över till. 6. Skriv eller klistra in text i den första textrutan. När rutan är full fortsätter texten automatiskt i nästa textruta. Du kan länka andra figurer än textrutor, till exempel cirklar. Då måste du först högerklicka på figuren och välja Lägg till text. Gruppering När du har ritat egna objekt i ditt dokument kan det ibland vara lämpligt att lägga samman dem till ett enda objekt för att lättare kunna flytta dem - gruppera objekten. 1. Markera de objekt som ska grupperas. Klicka på ett objekt som ska ingå i grupperingen, håll ner tangenten Shift och klicka på resten av objekten. 2. Klicka på menyfliken Ritverktyg om den inte är aktiverad. 3. Knappen Gruppera 50 Grafik - Flytta grafik Flytta grafik 1. Håll muspekaren över objektet till dess en ”fyrspetspil” dyker upp. 2. Håll ner vänster musknapp och dra till önskat läge. 3. Om du drar i handtagen ändrar du storleken! Ibland är det dock lättare att arbeta med tangentbordet. Markera objektet och använd piltangenterna för att flytta. När du vill arbeta med små förflyttningar håller du ner Ctrl + piltangent. Rutnät Visa rutnät (stödlinjer) När du arbetar med flera objekt och ska placera dessa i förhållande till varandra underlättas arbetet om du visar det dolda rutnätet 1. Menyfliken Visa 2. Bocka för alternativet Stödlinjer Koppla bort rutnät Alla objekt är fästa mot ett dolt rutnät. Detta är oftast till hjälp eftersom objekten hakar fast i rutnätet. För att tillfälligt koppla bort rutnätet håller du ner Alt-tangenten samtidigt som du flyttar objektet. 51 Matematiska ekvationer - Rutnät Matematiska ekvationer Matematiska formler innehåller vanligtvis symboler och tecken som är ovanliga i andra dokument. Du kan presentera dem snyggt med hjälp av verktyget Ekvation 1. Placera insättningspunkten där formeln ska infogas. 2. Menyflik Infoga 3. Klicka direkt på knappen Ekvation för att starta med en tom ekvation eller klicka på pilen för att visa ett antal inbyggda ekvationer 4. Menyfliken Ekvationsverktyg visas 5. Använd knapparna till att skapa en formel. Det här verktyget kräver en del övning! √9 = 3 1 1 3 + = 2 4 4 𝑛 𝑛 𝑘 3 (1 + √𝑘) 𝑘 3 (1 + √𝑘) ∑ ≥ ∫ 2 2 2 52 1 Diagram och organisationsschema - Rutnät Diagram och organisationsschema Funktionerna runt diagram och organisationsschema beskrivs i PowerPoint-häftet. Redigera en egen ordlista Du kan redigera ordlistan som innehåller de ord du lagt till via stavningskontrollen. 1. Menyflik Arkiv 2. Alternativ 3. Språkkontroll 4. Knappen Egna ordlistor 5. Klicka på knappen Redigera ordlista i dialogrutan Egna ordlistor 6. Ordlistan öppnas med filnamnet EGENORDL.DIC. Använd vanlig ordbehandling för att redigera, lägga till och ta bort ord. 7. Klicka OK. 53 Mer om textformatering - Anfang Mer om textformatering Läs grundhäftet i Word om du vill lära dig grundläggande formatering av text och stycken. Anfang Du kan skapa dekorativa och stora bokstäver som inleder ett stycke. 1. Ställ insättningspunkten i det stycke som ska få en anfang. 2. Menyfliken Infoga 3. Klicka på knappen Anfang 4. Välj i listan eller gå direkt till Alternativ för anfang där du kan välja läge, teckensnitt, antal nedsänkta rader och hur långt ifrån själva texten din anfang ska vara. Kapitäler KAPITÄLER ser ut precis som versaler fast förminskade. De används ofta tillsammans med fullstora versaler i samband med titlar och rubriker. 1. Markera texten du vill formatera 2. Menyfliken Start 3. Klicka på pilen längst ner till höger i gruppen Tecken 4. Dialogrutan Tecken visas, bocka i rutan Kapitäler 54 Mer om textformatering - Bädda in teckensnitt Bädda in teckensnitt När du har använt ett spännande teckensnitt som du misstänker inte finns på mottagardatorn, kan du ”skicka med” teckensnittet. 1. Knappen Spara 2. Knappen Verktyg i Spara som rutan 3. Välj Alternativ för Spara 4. Bocka i rutan Bädda in teckensnitt i filen 5. Bocka ev i rutan Bädda endast in de tecken osv… Detta kan minska dokumentets storlek. 55 Mer om styckeformat - Dialogrutan stycke Mer om styckeformat Dialogrutan stycke Fliken indrag och avstånd Här har du möjlighet ändra styckejustering och göra olika indrag. Mycket användbart är möjlighet att styra avstånd före och efter text. I Word 2010 är standardinställningen avstånd efter 10 punkter. På detta sätt skapas automatiskt luft i dokument. Du kan ändra radavstånd. Standardinställningen i Word 2010 är 1,15, vilket ger ett litet avstånd mellan raderna. Du kan välja exempelvis dubbelt radavstånd eller själv ställa in valfritt avstånd. 56 Mer om styckeformat - Dialogrutan stycke Fliken textflöde Kontroll av enstaka rader Förhindrar att enstaka rader blir ensamma i början eller slutet av en sida. Håll ihop med nästa Förhindrar att en sidbrytning görs mellan det markerade stycket och det följande. Jag använder ofta alternativet när sidbrytningen delar en tabell mitt i en rad. Det finns alternativ i tabellegenskaper som ska förhindra detta, men min uppfattning är att det inte alltid fungerar. Håll ihop rader Detta förhindrar att en sidbrytning görs mitt i ett stycke Sidbrytning före Detta infogar en sidbrytning före det markerade stycket. Det här alternativet kan vara valt när du inte hittar en manuell sidbrytning och texten inte fyller sidan. Utelämna radnummer Om du har en radnumrering aktivt i dokumentet, utelämnar detta alternativ radnumren från det markerade stycket. Avstava inte Om du mot förmodan har automatisk avstavning påkopplat, förhindras avstavningen här. 57 Skrivskydda dokument - Rädda dokument på väg att krascha Skrivskydda dokument Du kan skrivskydda dokument så att det exempelvis markeras som slutgiltigt, eller så att ingen oavsiktligt gör förändringar i dokumentet. Du kan även lägga på ett lösenord, men du måste komma ihåg lösenordet! 1. Menyfliken Arkiv 2. Alternativ Info 3. Knappen Skydda dokument 4. Gör önskade inställningar Återskapa filer När Word har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del möjligheter att rädda dokumenten. Detta beskrivs i grundhäftet. Rädda dokument på väg att krascha Förr eller senare kommer du att råka ut för dokument som krånglar. De hänger sig, tappar formatering och så vidare. Om dokumentet går att öppna, kan räddningen ibland vara att bygga upp dokumentet på nytt. 1. Markera all text i dokumentet som krånglar och kopiera texten 2. Ta fram ett Nytt dokument klistra in texten 3. Knappen Inklistringsalternativ 4. Välj Behåll endast text Nu måste du börja om med rubrikmallar och annan formatering, men det går ofta ganska fort. 58 Menyflikar, anpassade - Rädda dokument på väg att krascha Menyflikar, anpassade Du kan skapa egna menyflikar, anpassa befintliga, byta namn och ordning på dem. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Anpassa menyfliksområdet 3. I rutan till höger kan du lägga till Ny flik, Lägga till ny grupp och Byta namn 4. Med pilarna allra längst till höger kan du ändra ordning på flikarna 5. Markera kommandon i rutan till vänster och Lägg till på valfri flik till höger. 6. Via knappen Byt namn kan du i vissa fall ändra ikon som är knuten till gruppen eller till ett enskilt kommando 7. Ta bort anpassade menyflikar genom att högerklicka och välja Ta bort 8. Via knappen Återställ kan du ta bort alla anpassningar 9. Genom Importera/Exportera kan du exportera anpassningar och importera dessa på en annan dator 59 Menyflikar, anpassade - Ta bort personlig information Ta bort personlig information När du skickar en kopia av dokument till andra eller publicerar det på Internet kan du rensa bort filegenskaper, exempelvis författare och senast sparat av. Vissa rensningar går inte att ångra, därför kan det vara bra att börja med att kopiera dokumentet. Då har du ett original du kan återgå till 1. Menyfliken Arkiv 2. Alternativ Info i menyn till vänster 3. Kontrollera dokument 4. Bocka eventuellt ur alternativ 5. Knappen Kontrollera 6. I exemplet hittades bland annat författare och beskurna bilder. Genom att trycka på knappen Ta bort alla under respektive avsnitt går det att öka säkerheten. 7. Använd Kontrollera igen när du gjort önskade borttagningar 60 Makron - Spela in makro Makron Makron är instruktioner till Word att utföra en eller flera aktioner. Alla kommandon som är inbyggda i Word är makron. Det kan löna sig att automatisera vanliga uppgifter för att spara tid. Du kan spela in ett makro med makroinspelaren. Den fungerar ungefär som en vanlig bandspelare. Du kan spara makrot i normalmallen eller i ett specifikt dokument. I Word 2010 kan du fundera på att lägga till byggblock istället, se sidan 44. Spela in makro 1. Menyfliken Utvecklare 2. Knappen Spela in makro 3. Döp makrot. Namnet får inte innehålla mellanslag 4. Ange eventuellt en beskrivning av makrot. 5. Du kan redan nu koppla makrot till ett verktygsfält eller till tangentbordet, men jag brukar vänta med det. 6. Klicka OK 7. Nu kommer du tillbaka till själva dokumentet. Ett kassettband symboliserar inspelningen. 8. För att spela in makrot gör du alla de handgrepp och val du vill att makrot ska utföra. När du är klar med inspelningen klickar du på knappen Stoppa inspelning. Använda makro 1. Knappen Makron 2. Markera makrot och klicka på knappen Kör 61 - Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet 1. Klicka på pilen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst 2. Välj Fler kommandon 3. Välj kommandon från: och markera Makron 4. Markera önskat makro och klicka på knappen Lägg till 5. Markera makrot i högerspalten och klicka på knappen Ändra 6. Välj en Passande Symbol 7. Ändra Visningsnamn 8. Klicka OK 62 Tips & Trix - Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet Tips & Trix ASCII-koder Alla tecken vi skriver på tangentbordet kan även skrivas med så kallade ASCII-koder. ASCII betyder American Standard Code for Information Interchange och är den mest spridda datatekniska tabellen över hur bokstäver och andra tecken översätts till datakod. Emellanåt kan det vara enda möjligheten att själv skriva ASCII-koder och ibland är det ett snabbt val. Koderna skrivs med Alt-tangenten plus en sifferkombination på numeriska tangentbordet. Bokstaven A är Alt + 65. Gradtecknet ° skrivs Alt + 0176 eller Alt + 248 Upphöjt till två ² är Alt + 0178 Upphöjt till tre ³ är Alt + 0179 Upphöjd och nedsänkt text Du kan även skriva upphöjd och nedsänkt text på följande sätt. Upphöjd text: Ctrl + + (ej plus-tecknet på numeriska tangentbordet) ger m2. Nedsänkt text: Ctrl + Shift + = ger t ex H2O. För att återställa till ”normal” text upprepar du kommandot, dvs för att återställa upphöjd text använder du Ctrl + + igen. Fortsätt där du slutade Om du ofta redigerar ett dokument, kan du snabbt återgå till det ställe du senast redigerade genom att trycka på Shift + F5. Det fungerar på dokument du skapat själv. 63 Index Index A adressetiketter ............................................. 33 anfang .......................................................... 54 annorlunda förstasida .................................. 12 ASCII-koder ................................................... 63 autotext ........................................................ 46 avsnitt ............................................................. 8 avstånd efter ................................................ 56 avstånd före ................................................. 56 G grafik ............................................................ 49 textrutor.................................................. 49 gruppering ................................................... 50 H huvuddokument .......................................... 28 håll ihop rader ............................................. 57 B I balansera spalter .......................................... 10 bokmärken ................................................... 18 brev .............................................................. 28 byggblock ..................................................... 44 bädda in teckensnitt ..................................... 55 index ............................................................ 15 indrag........................................................... 56 infoga avsnittsbrytning .................................. 8 infoga bokmärken ........................................ 18 innehållsförteckning .................................... 13 innehållskontroll .......................................... 40 D dokumentmallar ........................................... 23 dokumentskydd............................................ 58 dokumentöversikt .......................................... 7 E egenordlista ................................................. 53 ekvationer .................................................... 52 e-postutskick ................................................ 31 etikettblankett ............................................. 33 etiketter........................................................ 33 F figurer, rita ................................................... 49 filtillägg ......................................................... 23 formatera text .............................................. 54 formatmallar .................................................. 1 formler ......................................................... 52 formulär ....................................................... 39 kombinationsruta .................................... 42 kryssruta .................................................. 42 skydda...................................................... 43 textruta .................................................... 41 fotnot ........................................................... 17 fält ................................................................ 37 fältkoder ....................................................... 37 64 J jämföra dokument ............................20, 21, 22 K kapitäler ....................................................... 54 kombinationsruta ........................................ 42 kommentar .................................................. 17 kontroller ..................................................... 40 kopiera formatmall ........................................ 5 koppla dokument ........................................ 26 korsreferenser ............................................. 18 kryssruta ...................................................... 42 källdokument ............................................... 27 L länkade textrutor ......................................... 50 M makron ........................................................ 61 mallar ........................................................... 23 mallhanteraren .............................................. 5 mallmapp ..................................................... 23 markera indexord ........................................ 15 massutskick.................................................. 26 menyflikar anpassa ................................................... 59 Index - Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet N S navigeringsfönstret ........................................ 7 nedsänkt text ............................................... 63 numrerade rubriker ....................................... 6 sammanfoga dokument ...............................21 sidhuvud och sidfot ......................................11 sidnumrering ................................................12 skriva text .....................................................50 skrivskydd .....................................................58 skydda dokument .........................................58 slutkommentar .............................................17 spaltbrytning ................................................10 spalter.............................................................9 spåra ändringar ............................................20 standardbrev ................................................26 styckeformat ................................................56 stödlinjer ......................................................51 O ordlista, redigera .......................................... 53 P personlig information .................................. 60 R rubrikmallar.................................................... 1 rutnät ........................................................... 51 T ta bort personlig information .......................60 teckensnitt, bädda in ....................................55 text ...............................................................50 textflöde .......................................................57 textrutor, länkade.........................................50 tidigare verktyg.............................................41 tips & trix ......................................................63 U upphöjd text .................................................63 V,W vattenstämpel ..............................................47 versioner.......................................................22 Å återskapa filer ...............................................58 65
© Copyright 2025