Boka egen tid Vyer Boka Boka egen möten tid Gruppkalender Schemaläggning Dela kalender Semester Britt Tågmark britt.tagmark@gmail.com Senast ändrad 2014-12-25 Innehåll Öppna Outlook webbprogram) ............................................................................................ 1 Öppna kalendern.................................................................................................................. 2 Vyer ...................................................................................................................................... 2 Dagens datum och tid ....................................................................................................................2 Olika typer av bokningar ...................................................................................................... 3 Mötesförfrågan .............................................................................................................................3 Avtalad tid (Boka egen tid) ............................................................................................................3 Heldagsaktivitet (händelser) ..........................................................................................................3 Bokningsstatus...............................................................................................................................3 Visning av tiden i Kalendern ..........................................................................................................4 Färga bokningar .............................................................................................................................4 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) ........................................................................................ 5 Privat bokning ................................................................................................................................6 Bokning över flera dagar ...................................................................................................... 6 Återkommande bokningar ................................................................................................... 7 Ta bort bokningar ................................................................................................................. 8 Radera en enstaka bokning ...........................................................................................................8 Radera enstaka återkommande bokning ......................................................................................8 Boka ett möte ...................................................................................................................... 9 Schemaassistenten ......................................................................................................................10 Godkänna en inbjudan ....................................................................................................... 11 Hantera svar på inbjudan ................................................................................................... 12 Radera en mötesbokning ................................................................................................... 12 Flytta mötestid ................................................................................................................... 12 Dela kalendrar .................................................................................................................... 13 Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post .......................................................................14 Lägga till en kollegas kalender från kalendervyn .........................................................................14 Ändra delningsbehörigheter ........................................................................................................15 Delningen upphör ........................................................................................................................15 Gruppkalender ................................................................................................................... 16 Skapa gruppkalender ...................................................................................................................16 Koppla bokning till frånvarobesked i telefonen ................................................................. 16 Kalenderinställningar ......................................................................................................... 17 Arbetstid ......................................................................................................................................17 Påminnelser .................................................................................................................................17 Veckonummer .............................................................................................................................17 Index................................................................................................................................... 18 Britt Tågmark Öppna Outlook webbprogram Outlook – kalender I kalendern lägger du in dina bokade tider, återkommande möten och evenemang. Kalendern är också ett mycket kraftfullt hjälpmedel att planera in lämpliga tider för gemensamma möten. Öppna Outlook webbprogram Du kan använda ditt e-postkonto, läsa e-post och använda kalendern på alla datorer som har en internetuppkoppling. Skriv in adressen: epost.kumla.se i adressfältet i webbläsaren och tryck på tangenten Enter. Adressen i adressfältet kompletteras med https://. Det kommer alltså att stå https://epost.kumla.se i adressfältet. Första gången du loggar i Outlook webb får du välja språk. Välj Svenska Skriv in samma användarnamn och lösenord som du fyller i när du loggar in på datorn på jobbet. OBS! Tänk på att skydda ditt lösenord!!! 1 Öppna kalendern Öppna kalendern Du öppnar Kalendern genom att klicka på knappen Kalender nere till vänster Vyer I kalendern kan du välja olika vyer Dag, Arbetsvecka, Vecka eller Månad, allt efter vad som passar dig bäst för tillfället. Du väljer genom att klicka på respektive knapp. Till vänster visas en översiktskalender med aktuell månad som standard. I översikten markeras aktuell vecka med färg och dagens datum görs tydligt med en ram. De dagar du har bokade tider är markerade med fetstil. Läs på sidan 17 hur du kan lägga till veckonummer. Dagens datum och tid Du kan snabbt växla till dagens datum genom att klicka på knappen Gå till dag. Dagens datum markeras med färg i Kalendern. Om du har en liten skärm eller visar flera kalendrar vid sidan av varandra kanske inte veckodagen visas Aktuell tid visas med ett streck på tidsaxeln. 2 Olika typer av bokningar Olika typer av bokningar Mötesförfrågan Mötestid är en gemensamt avsatt tid för dig och andra personer. Du kan boka möte med dina kollegor eller så bokar arbetskamrater möte med dig. Avtalad tid (Boka egen tid) Det är en tid som bara berör dig. Tiden visas dock i Kalendern, så dina kollegor kan se att du är upptagen när de vill ordna ett möte. Heldagsaktivitet (händelser) Heldagsaktivitet är till exempel en notering om födelsedagar. Den tiden visas som standard som bokad tid i kalendern via webben, men som ledig tid i programmet Outlook. Bokningsstatusen går givetvis att ändra. Bokningsstatus Ledig Bokningen visas i din kalender, men den markeras inte som Upptagen i sökningen efter lediga tider. Detta är praktiskt för användare som vill få kännedom om när en viss händelse inträffar, men som ändå är lediga att bokas till ett möte. Ledig är också användbart för alla som av säkerhetsskäl inte vill att deras mötestider ska vara synliga i sökningen efter lediga tider. Preliminär Du kommer antagligen att delta i mötet, men beroendeförhållanden eller andra faktorer kan förhindra deltagandet Upptagen Du är inte ledig för att bokas in för ett annat möte Inte vid datorn Du kan inte bokas och kan troligen inte heller nås. Skillnaden mellan Upptagen och Inte vid datorn är att du med Upptagen fortfarande kan nås i akutsituationer. Om du inte befinner dig på kontoret måste personer som försöker nå dig kontrollera ditt schema för att ta reda på var du är innan de försöker ringa dig. Bokningsstatusen kallas Frånvarande i programmet Outlook 3 Olika typer av bokningar Visning av tiden i Kalendern Beroende på hur du anger bokningsstatus visas tiderna med olika färger i kanten. Detta är en information till dina kollegor om de kan boka dig, eller om du upptagen eller frånvarande. Färga bokningar För att poängtera vissa bokningar kan du färgmarkera dessa. 1. Öppna en bokning eller ett möte 2. Välj knappen Använd kategorier 3. Välj en lämplig kategori och färg. Kategorierna är redigeringsbara 4 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) 1. Dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en tid 2. Skriv in en rubrik i rutan Ämne 3. Fyll eventuellt i Plats 4. Fyll i Starttid och Sluttid 5. Klicka på piltangentern a till höger och vänster om månaderna för att byta månad. Markera sedan datum. 6. Ange längd på mötet genom att klicka på listpilen och välj tid 7. OBS! Om du bockar i rutan Heldagsaktivitet markeras tiden som upptagen i kalendern via webb. I programmet Outlook visas händelsen i en namnlist under datumet och tiden är markerad som ledig (=tillgänglig) 5 Bokning över flera dagar 8. Du får en standardpåminnelse 15 minuter innan avtalad tid. Klicka på listpilen och ändra tid om du så önskar. Om du har ljud installerat på datorn kan du även få en ljudpåminnelse 9. Spara och stäng uppe till vänster Privat bokning 1. Om du markerar bokningen som Privat kan dina kollegor, som har rättigheter i din kalender inte se innehållet i bokningen. 2. Ett litet hänglås” låser” bokningen. I ämnesrutan står ”Privat”. Bokning över flera dagar När du bokar in flera dagar i sträck visas bokningen längst upp under datumlisten. Om en kollega vill boka dig framgår det att du är upptagen. 6 Återkommande bokningar Återkommande bokningar En bokning som återkommer med jämna intervall behöver du inte skriva in mer än en gång. Det kan till exempel vara regelbundet återkommande planeringsmöten. 1. Öppna en ny bokning 2. Klicka på knappen Upprepa 3. Gör önskade inställningar 4. Återkommande bokningar visas med en särskild symbol i kalendern Öppna återkommande bokningar När du öppnar en återkommande bokning för att göra en ändring, får du frågan om du vill öppna hela serien eller denna förekomst. Om du ändrar tid på en enstaka återkommande bokning ritas ett streck över symbolen för att visa att tiden avviker från standardmötestiden 7 Ta bort bokningar Ta bort bokningar Radera en enstaka bokning Det finns många olika sätt att radera bokningar.  Markera bokningen genom att klicka på den. Tryck sedan på tangenten Delete  Högerklicka på bokningen och välj Ta bort i snabbmenyn  Öppna bokningen och tryck på knappen Ta bort på menyfliken Avtalad tid Radera enstaka återkommande bokning När du väljer att ta bort en återkommande bokning får du frågan om du vill Ta bort den här förekomsten eller Ta bort hela serien. 8 Boka ett möte Boka ett möte Till ett möte i Outlook bokar du in dina kollegor. Den som skickar inbjudan till mötet är mötesorganisatör, och ”äger” mötet. Det är endast den personen som kan ändra förutsättningarna för mötet i Outlook. 1. Klicka på pilen vid knappen Nytt och välj Mötesförfrågan. Du kan även börja med en vanlig bokning och inne i den välja knappen Bjud in deltagare. 2. Klicka på knappen Till och adressera förfrågan till den eller de personer du vill bjuda in 3. Fyll i önskade uppgifter 4. Klicka eventuellt på fliken Schemaassistenten, se beskrivning nedan 5. Skicka efter att ha kontrollerat att alla uppgifter är korrekta 9 Boka ett möte Schemaassistenten 1. I visningsläget Schemaassistenten kan du kontrollera om dina mötesdeltagare redan är bokade den önskade tiden. 2. Området som avgränsas med en grön respektive röd linje är den föreslagna mötestiden. 3. Till höger visas ett tillgänglighetsdiagram, en tillgänglighetskalender, där du får fram möjliga datum och tider 4. Genom att klicka i tillgänglighetsdiagrammet på vita datum, som här symboliserar ledig tid kan du bläddra dig fram till en tid som verkar passa alla deltagare Symbolerna som visas framför namnen innebär uppifrån och ner: Organisatör, Obligatorisk deltagare samt Valfri deltagare 10 Godkänna en inbjudan Godkänna en inbjudan Du behöver inte godkänna din egen kallelse, den visas som standard direkt i din kalender som Upptagen tid. När en kollega skickar en mötesförfrågan till dig skickas den via mailsystemet och lägger sig i din Inkorg. Du ser i meddelandehuvudet om inbjudan är i konflikt med befintliga bokningar och i förhandsgranskningen längre ner i meddelandet vilka krockar som finns. Tiden visas som preliminärbokad i din kalender till dess du godkänner eller avslår tiden. När du accepterar eller avslår inbjudan visas en dialogruta där du har möjlighet att kommentera svaret eller låta bli att svara. Obs! Om du tar bort inbjudan utan att svara försvinner bokningen i kalendern. 11 Hantera svar på inbjudan Hantera svar på inbjudan När någon godkänner eller tackar nej till ett möte får du ett meddelande om detta i Inkorgen. Då du öppnar mötesbokningen i kalendern visas en ny flik, Uppföljning, där du kan kontrollera vilka deltagare som har accepterat eller tackat nej till inbjudan. Det kan ta lite tid innan svaren är ”behandlade” och visas här. Det är enbart mötesorganisatören som kan kontrollera deltagarnas svarsstatus Radera en mötesbokning 1. Öppna mötesbokningen 2. Knappen Avboka möte 3. Klicka OK för att ta bort objektet 4. Ta eventuellt bort bocken i rutan Begär ett svar på denna inbjudan 5. Skicka 6. Mötesdeltagarna får ett meddelande i Inkorgen 7. Klicka på länken Ta bort från Kalender för att radera bokningen Flytta mötestid Ifall mötestiden eller andra förutsättningar ändras kan du som mötesorganisatör öppna mötesbokningen, göra förändringarna och skicka en uppdatering till deltagarna genom att klicka på Skicka uppdatering. Deltagarna får ett meddelande om uppdateringen i sin Inkorg. 12 Dela kalendrar Dela kalendrar Du kan dela ut din kalender till kollega som då får tillgång till din kalenderinformation. 1. Knappen Dela 2. Välj Dela den här kalendern 3. Lägg till en eller flera medarbetare. 4. Markera alternativet där information inklusive ämne och plats ingår (mittenalternativet) 5. Begär eventuellt att få behörighet att visa mottagarens kalender 6. Knappen Skicka 13 Dela kalendrar Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post 1. Klicka på Lägg till den här kalendern i mailet du har fått med delningsinbjudan 2. Växla till kalendervyn, kollegans kalender visas Lägga till en kollegas kalender från kalendervyn 1. Klicka på knappen Dela 2. Alternativet Lägg till kalender 3. Klicka på knappen Namn och välj person som du har fått behörighet från 4. Klicka OK 5. Nu visas kalendrarna sida vid sida och du kan bocka i och ur rutorna till vänster om namnen för att styra visningen av kalendrarna 14 Dela kalendrar Ändra delningsbehörigheter Du kan öka och minska behörigheter till din kalender. Du kan däremot inte ändra delningsbehörigheter som har tilldelats via programmet Outlook. 1. Klicka på Dela 2. Välj Ändra delningsbehörigheter 3. Markera namnet på kollegan 4. Klicka på Redigera 5. Knappen Lägg till 6. Lägg till en eller flera kollegor i listan 7. Nu kan du ändra behörighetern a 8. Spara Delningen upphör Om delning av kalender upphör försvinner inte namnet hos dig. Du tar bort person i listan genom att högerklicka på namnet och välja att Ta bort 15 Gruppkalender Gruppkalender Med en gruppkalender kan du snabbt visa dina kollegors bokade tider. Skapa gruppkalender 1. Högerklicka på Mina kalendrar eller Användares kalendrar och välj Ny grupp 2. Namnge gruppen 3. Högerklicka på gruppnamnet 4. Välj Lägg till kalender 5. Välj Kalender från organisationen och lägg medlemmar 6. Om du har rättigheter i kollegornas kalendrar visas innehållet i bokningarna. Koppla bokning till frånvarobesked i telefonen Du har möjlighet att koppla bort telefonen i samband med bokningar i Kalendern. Läs lathund på intranätet om hur du använder interntelefonkatalogen Office web 16 Kalenderinställningar Kalenderinställningar I kalenderinställningar kan du stänga av påminnelser, ändra arbetstid och bakgrundsfärg, lägga till veckonummer och klockikonen vid bokningar med påminnelse. 1. Länken Alternativ längst upp till höger 2. Visa alla alternativ 3. Välj Inställningar till vänster i menyn 4. Alternativ för Kalender Arbetstid Ange din normala arbetstid Påminnelser Ändra eller ta bort Visa påminnelser Veckonummer Det finns möjlighet att Visa veckonummer i vyn Månad 17 Index Index A kalenderinställningar ................................... 17 arbetstid ....................................................... 17 avtalad tid .................................................. 3, 5 L B boka egen tid .............................................. 3, 5 boka möte ...................................................... 9 bokningar ....................................................... 3 bokningsstatus ........................................... 3, 4 D dagens datum................................................. 2 dela kalender ................................................ 13 E egen tid .......................................................... 3 F flera dagar ...................................................... 6 flytta mötestid .............................................. 12 frånvarande .................................................... 3 frånvarobesked i telefon .............................. 16 färga bokningar .............................................. 4 G godkänna inbjudan ....................................... 11 gruppkalender .............................................. 16 H helgdagsaktivitet ............................................ 3 händelse ......................................................... 3 ledig ............................................................... 3 M möte .............................................................. 9 mötesförfrågan .............................................. 3 P preliminärt ..................................................... 3 påminnelser ................................................. 17 R radera bokningar ........................................... 8 radera mötesbokning .................................. 12 S schemaassistenten ...................................... 10 T ta bort bokningar ........................................... 8 telefon ......................................................... 16 U upptagen ....................................................... 3 V,W veckonummer .............................................. 17 vyer ................................................................ 2 Å I återkommande bokningar ............................. 7 inställningar i kalendern ............................... 17 inte vid datorn ................................................ 3 Ö K kalender, öppna ............................................. 2 18 öppna kalender.............................................. 2 öppna Outlook webbprogram ....................... 1 öppna webbaccess ........................................ 1