Handbok för tolkar www.tolkformedlingvast.se Tolklegitimation Tolklegitimation ska alltid användas och vara väl synlig vid uppdraget. Kontakta ditt kontor om du ännu inte har fotograferat dig och fått din tolkbricka, eller om du förlorat din legitimation. Dina uppgifter i vårt tolkregister De uppgifter som finns inlagda i tolkregistret är de som du lämnade i samband med din intresseanmälan. Kom ihåg att meddela oss alla ändringar. Vi använder e-post för att sprida information och därför är din e-postadress särskilt viktig. Om du har gått en utbildning måste du lämna in en kopia på kursintyget till oss, så att vi kan lägga in uppgifter om detta i registret. Beställning av uppdrag Beställning av uppdrag sker per telefon, e-post, sms eller via vår webbtjänst, TSR ONLINE. Vi eftersträvar att så många beställningar som möjligt planeras i god tid, men en viss del av beställningarna görs med kort varsel och därför är det mycket viktigt att du är tillgänglig. TSR ONLINE På webben kan alla tolkar se sina bokade uppdrag och sina arvodesspecifikationer. Om du inte har eller om du glömt användarnamn och lösenord, eller om du vill byta lösenord, kontakta din förmedling. Det absolut smidigaste sättet att få dina uppdrag är genom TSR ONLINE (www.tsronline.se). Meddela oss om du vill börja ta emot dina uppdrag via webben endast (och inte längre per mail eller telefon). Akuta beställningar förmedlas alltid per telefon, sms eller e-post. Meddela om du inte är tillgänglig Informera oss i god tid, senast en vecka i förväg, när du inte kan ta tolkuppdrag. Ju säkrare information vi har om dig, desto bättre kan vi planera in tolkuppdrag och vi behöver inte störa dig med förfrågningar på tider som du inte kan. Under all annan tid räknar vi med att du ka tolka. Återbud kan bara lämnas i yttersta nödfall. Meddela ditt kontor, gärna e-post. Avbeställning och ersättningsuppdrag Avbeställning inom 24 timmar arvoderas som utfört uppdrag. Du måste emellertid stå till tolkförmedlingens förfogande under hela tiden för det avbeställda uppdraget inklusive tidsspillan, för eventuellt ersättningsuppdrag. Vi ska kunna nå dig på telefon. Om vi inte får kontakt efter två uppringningar skickas ett mail där vi säger att vi sökt dig men inte lyckats komma fram och att vi nu söker annan tolk. Ingen ersättning för ursprungligt uppdrag utgår. Handbok för tolkar, senast uppdaterad januari 2015 1 Utförande av uppdrag För att vårt samarbete och dina uppdrag ska fungera på bästa sätt, tänk på följande punkter:  Kolla upp adresser och resväg i förväg så att du säkert vet hur du ska ta dig till dina uppdrag och hur lång tid det tar.  Kom i god tid till uppdragen. Meddela oss snarast om du ändå blir försenad till ditt uppdrag så att vi kan meddela kunden.  Tolkrapporten ska alltid vara fullständigt ifylld när du kommer till uppdraget (enligt informationen i vår beställning).  Stäng av och lägg undan din mobiltelefon innan du påbörjar ditt uppdrag! Smartphones får undantagsvis användas som redskap för att söka i virtuella lexikon, och ska då vara inställda på ljudlöst. Informera i så fall kunden om detta.  Vid hembesök hämtar/möter tolkanvändaren dig utanför porten. Gå aldrig själv in till klienten för att vänta där. Om kunden inte dyker upp, ring in till oss omgående. Vi söker kund och ringer tillbaka till dig med besked om när kund kommer eller om du kan gå hem. Lämna aldrig uppdraget utan att ha varit i kontakt med oss. Får vi inte tag i kunden, måste du vänta kvar i minst 30 minuter, ifall kunden infinner sig.  Presentera dig och din roll som tolk innan du börjar tolka.  Uppträd alltid professionellt och opartiskt mot alla parter.  Du får inte vara jävig.  Du har tystnadsplikt och omfattas av de sekretessregler som gäller på den myndighet där du tolkar.  Tolka allt som sägs i rummet.  Var diskret klädd, använd inte stark parfym eller dylikt.  Vid avsaknad av klient/användare, vänta kvar under hela uppdragstiden på tolkstället, så länge du inte får tydligt besked om att tolkningen inte blir av. Särskilt vid telefontolkning  Telefontolkning ska ske inomhus, i ett rum där du är ensam och där det inte förekommer störande ljud. Glöm inte att presentera dig och din roll som tolk även vid telefontolkning.  Vid telefontolkning dröjer ibland kundens samtal. Du måste dock vara redo att tolka under hela den beställda tiden. Tänk på att kund kan ringa mot slutet av beställd tid och endast behöva ett par minuters tolkning.  Om kund under pågående uppdrag frågar om de kan ringa upp igen vid ett senare tillfälle, ska du säga nej och istället be kunden göra en ny beställning via Tolkförmedling Väst. Handbok för tolkar, senast uppdaterad januari 2015 2 Läs mer om yrkesetiska regler för tolkar i Kammarkollegiets vägledande skrift God tolksed. Jourtolkningar Klockan 17.00–08.00 vardagar och på helger dygnet runt har vår jourservice, Telefonicenter Vänersborg (Västra Götalandsregionens gemensamma telefonicenter), vårt uppdrag att förmedla akuta tolkuppdrag. Anmäl till ditt kontor om du vill tolka på jourtid. När du blir uppringd av Telefonicenter talar de om att de ringer på uppdrag av Tolkförmedling Väst. Regler för jouruppdrag per telefon  Om du blir beställd för en viss tid, måste du finnas tillgänglig på telefon under hela den beställda tiden. Ringer inte kunden upp inom beställd tid så är uppdraget avslutat.  Om du får ett uppdrag där kund ska ringa omedelbart och ingen sluttid har angivits så ska du vara tillgänglig vid telefonen i 30 minuter, från det att du tackat ja till uppdraget. Om kund inte ringt inom 30 minuter så anses uppdraget avslutat, och du får ersättning för 30 minuter. Om kund ringer dig senare än 30 minuter från starttiden, så meddela att de får beställa ett nytt uppdrag via vår jourservice. Om det nya uppdraget tilldelas dig, får du betalt för båda uppdragen.  Om kund under pågående uppdrag frågar om de kan ringa upp igen vid ett senare tillfälle, ska du säga nej och istället be kunden göra en ny beställning via jourservice.  Du ska alltid lämna in tolkrapport för uppdrag som förmedlats av vår jourservice. Ange både beställd tid och faktisk tolkad tid. Tolkrapporter Inlämning av tolkrapporter från utförda uppdrag bör lämnas in en gång i veckan. Arvodesperioden löper från den 26:e föregående månad till den 25:e innevarande månad. Tolkrapporterna ska alltid vara Tolkförmedling Väst tillhanda senast den 26:e i månaden för att löneutbetalning ska ske månaden efter. Du hämtar buntar med tolkrapporter på ditt tolkförmedlingskontor. Där finns även frankerade svarskuvert avsedda för att posta in rapporterna. Om du inte har möjlighet att hämta rapporterna, kan du i undantagsfall få dem hemskickade. Meddela oss då ditt kontor i god tid, helst via e-post. Användning av tolkrapporten På plats-tolkning Tolkanvändaren bekräftar att du utfört uppdraget genom sin namnteckning och notering om tolkningens tid på tolkrapporten. Tiden som tolkanvändaren fyller i ska alltid vara den faktiska tiden, så att det framgår om uppdraget började senare än beställt (särskilt om din försening orsakat den sena starten) eller om uppdraget slutade tidigare eller senare än planerat. Ett uppdrag som slutar tidigare än beställd tid påverkar inte din ersättning för uppdraget, utom vad gäller eventuell Handbok för tolkar, senast uppdaterad januari 2015 3 ob-ersättning, som endast utbetalas för faktisk tolkad tid. Inga korrigeringar får göras efter att kunden har fyllt i tiden. Behöver du anteckna viktig information eller skriva meddelande till tolkförmedlingen, använd fältet: Tolkens anteckningar. Vid telefontolkning förmedlad av tolkförmedlingskontor Ingen tolkrapport behöver skickas in när du fått telefontolkningsuppdrag via ditt tolkförmedlingskontor (oavsett tid för utförandet) och du utfört uppdraget inom beställd tid. Om tolkningen har tagit längre tid i anspråk än den beställda tiden måste du meddela oss detta inom 24 timmar, per e-post eller telefon. Du kan annars gå miste om arvode för förlängd tid. Vid telefontolkning förmedlad av jourservice Alla uppdrag som förmedlas av vår jourservice (Telefonicenter Vänersborg) måste redovisas via tolkrapport. Notera noggrant för vem du har tolkat, mottagning eller enhet och ort. Datum, start och sluttid är viktiga. Ange både beställd tid och faktisk tolkad tid. Underlag att bifoga tolkrapporterna Kvitto på färdbiljetter Yrkar du ersättning för biljetter från kollektivtrafiken, ska kvitto alltid bifogas dina tolkrapporter. Om du använder månadskort, be chauffören om ett kvitto att du åkt på bussen eller skriv ut en lista över dina resor från internet (Västtrafik, Mina sidor: http://www.vasttrafik.se/#!/minasidor/). Redovisning av trängselskatt Tolkförmedling Väst ersätter dina kostnader för trängselskatt i Göteborg i anslutning till tolkuppdrag, men du är själv ansvarig för att betala trängselskatten till Transportstyrelsen. men du är själv ansvarig för att betala trängselskatten till Transportstyrelsen. För att betala ut ersättning för trängselskatt behöver vi få ett utdrag från Transportstyrelsen med dina passager, inlämnat tillsammans med tolkrapporterna för de berörda uppdragen. Gå in på Transportstyrelsens hemsida: www.transportstyrelsen.se/sv/Vag/Trangselskatt/Minaskattebeslut-och-preliminara-dygnsbelopp för att printa ut detaljerad information om dina passager (du behöver logga in med e-legitimation för denna tjänst). Du kan även ringa till Transportstyrelsen, 0771-29 29 29, för att få dina passager hemskickade. Alla passager visas senast 24 timmar efter man har kört igenom. Utbetalning av arvoden Du måste anmäla ditt kontonummer till Nordea, vår utbetalande bank, genom att fylla i och skicka in en särskild blankett. Blanketten kan du antingen ladda ner här, hämta på vår hemsida (sök på Kontoanmälan), eller få från ditt tolkförmedlingskontor. Även du som har konto på Nordea ska fylla i blanketten. Utbetalning av arvoden sker den 27:e varje månad, för de uppdrag vars tolkrapporter kommit in till oss senast den 26:e föregående månad. Om den 27:e infaller på en helg, betalas arvodet ut vardag innan helg. Handbok för tolkar, senast uppdaterad januari 2015 4 Utbetalningsspecifikation från lönekontoret Utbetalningsspecifikation får du elektroniskt. Du ansöker om det genom din internetbank om du har konto i Nordea eller Swedbank. Om du har någon annan bank ansöker du om det via Postens ePostbox. Det finns en manual om hur du anmäler dig till Epostboxen och e-specifikation, som du antingen kan ladda ner här, finna på vår hemsida (sök efter Utbetalningsspecifikation) eller få från ditt tolkförmedlingskontor. Arvodesunderlag Via vår webbtjänst, TSR ONLINE, kan du se ditt detaljerade arvodesunderlag. Om du har frågor om arvodet du fått, kontakta ditt kontor på 010- 211 72 30, menyval Övriga ärenden eller maila ditt kontor. Fakturera uppdrag Kontakta ditt kontor för att få särskild information om du vill fakturera dina uppdrag. Skatteavdrag Enligt Skatteverkets anvisningar ska preliminärskatteavdrag göras med 30 % vid sidoinkomst. Därför läggs detta in för alla nya tolkar. Om du har tolkuppdrag hos Tolkförmedling Väst som din huvudsakliga sysselsättning blir Tolkförmedling Väst din huvuduppdragsgivare. Då kan du meddela att du vill ha skatteavdraget ändrat till tabellskatt. Du meddelar ändringen via blankett som du antingen kan ladda ner här, hämta på vår hemsida (sök på Skatt), eller på ditt tolkförmedlingskontor. Skicka ifylld blankett till ditt tolkförmedlingskontor. Kontakta oss Ring Telefonnumret till Tolkförmedling Väst för dig som tolk är 010-211 72 30. Det är samma telefonnummer till samtliga kontor men genom två menyval styr du vart du vill komma: • Första menyvalet: 1) Dina tolkuppdrag, 2) Akuta ärenden, 3) Övriga ärenden • Andra menyvalet - val av kontor/område: 1)Sjuhärad, 2) Göteborg, 3) Skaraborg, 4) Fyrbodal Observera att när vi söker dig syns telefonnummer 0770-813 000 i din telefon, men om du ska ringa tillbaka så ringer du alltid tolklinjen, dvs 010-211 72 30. Skicka e-post Varje kontor har en egen e-postadress som du ska använda vid kontakt med oss i de flesta frågor: • sjuharad@tolkformedlingvast.se • goteborg@tolkformedlingvast.se • skaraborg@tolkformedlingvast.se • fyrbodal@tolkformedlingvast.se Ytterligare kontaktuppgifter finns på vår hemsida, www.tolkformedlingvast.se. Handbok för tolkar, senast uppdaterad januari 2015 5 Besök kontoren Du är alltid välkommen till ditt förmedlingskontor. Du kan sitta ner, ta en kopp kaffe, och kanske möta några tolkkollegor. Varje kontor är utrustat med en dator som du kan använda. Det finns även rum för telefontolkning. Förslagslåda Varje kontor har en förslagslåda och vi tar tacksamt emot förslag och synpunkter. Besöks- och postadress till kontoren Kontorsort (Område) Besöksadress Postadress Tolkförmedling Väst Borås (Sjuhärad) Västerbrogatan 5 B Västerbrogatan 5B 503 30 Borås Göteborg Kansli och officiell postadress Barlastgatan 2 Box 113 05 404 27 Göteborg Mariestad (Skaraborg) Esplanaden 1 Esplanaden 1 542 30 Mariestad Trollhättan (Fyrbodal) Lasarettsvägen 9, vån 5 Lasarettsvägen 9 461 52 Trollhättan Uddevalla (Fyrbodal) Kilbäcksgatan 26, vån 4 Kilbäcksgatan 26 451 30 Uddevalla Kontakta platscheferna Kontor Chef Direkttelefon E-postadress Borås Riitta Eklind 010-211 74 44 riitta.eklind@tolkformedlingvast.se Göteborg Linda D. Sahlén 010-211 72 90 linda.sahlen@tolkformedlingvast.se Mariestad Caroline Jernevad 010-211 71 90 caroline.jernevad@tolkformedlingvast.se Trollhättan Uddevalla Jhonny Lystad 010-211 74 90 jhonny.lystad@tolkformedlingvast.se Besök vår hemsida Besök vår hemsida regelbundet för att ta del av nyheter och information om verksamheten. Under fliken Tolk kan du läsa om aktuella kurser, och du kan också anmäla dig till kurser där. Denna handbok finns även där, i senaste version. Om du får frågor från kunder om Tolkförmedling Väst, hänvisa gärna till hemsidan, www.tolkformedlingvast.se. Handbok för tolkar, senast uppdaterad januari 2015 6