De minimis-stöd
ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 1 (7) Allmänna villkor för de minimis-stöd Innehåll 1 2 3 Tillämpningsområde och finansieringsbeslutets offentlighet ...........................................................................2 Kostnadsuppföljning för projektet ....................................................................................................................2 Godtagbara kostnader .....................................................................................................................................2 3.1 Principer ......................................................................................................................................................2 3.2 Penninglöner ...............................................................................................................................................3 3.3 Lönebikostnader .........................................................................................................................................3 3.4 Köpta tjänster ..............................................................................................................................................3 3.5 Övriga kostnader .........................................................................................................................................4 3.6 Kostnader som inte godtas .........................................................................................................................4 4 Övrigt offentligt stöd till projektet ......................................................................................................................4 5 Rapportering om projektet till Tekes ................................................................................................................4 6 Revisionsrapport ..............................................................................................................................................5 7 Utbetalning av finansiering...............................................................................................................................5 8 Rapport efter att projektet har slutförts ............................................................................................................5 9 Förändringar i projektet ....................................................................................................................................5 10 Överföring av projekt, försäljning av affärsverksamhet, överlåtelse av projektresultat, företagsarrangemang5 11 Myndighetstillsyn ..............................................................................................................................................6 12 Avbrytning av betalningar och återkrav av utbetalda belopp ...........................................................................6 13 Missbruk ...........................................................................................................................................................6 14 Tolkningsordning ..............................................................................................................................................6 ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 1 2 (7) Tillämpningsområde och finansieringsbeslutets offentlighet Dessa villkor tillämpas på de minimis-stöd (hädanefter finansiering) som Tekes beviljar med stöd av statsunderstödslagen (688/2001), statsrådets förordning om finansiering av forsknings-, utvecklings- och innovationsverksamhet (298/2008) och kommissionens förordning (EG) nr 1407/2013 om tillämpningen av artiklarna 107 och 108 i EU-fördraget på stöd av mindre betydelse. Villkoren är givna med stöd av 11 § 4 mom. i statsunderstödslagen. Offentligt tillgänglig information om finansieringen är finansieringsmottagarens namn samt beloppet av beviljad och utbetald finansiering. Finansieringsmottagaren ska meddela om erhållen finansiering från Tekes vid informering om projektet eller projektresultaten. Immateriella och andra rättigheter som har uppkommit till följd av projektet tillhör finansieringsmottagaren. Överföring av rättigheterna kräver Tekes samtycke, se punkt 10. Enligt lagen om kundinformationssystemet för företagstjänster (L 1039/2010) är det möjligt för arbets- och näringsministeriet, Finnvera, Tekes, NTM-centralerna och arbets- och näringsbyråerna att sinsemellan förmedla kundinformation om mottagare av finansiering. För att kunna sköta finansieringen och övervakningen kan Tekes behöva uppgifter även från andra myndigheter och finansiärer (t.ex. kommuner, banker, kapitalplacerare, Sitra, Uppfinningsstiftelsen). Genom att underteckna finansieringsbeslutet (bilaga Y1) godkänner mottagaren att Tekes utan hinder av de sekretessbestämmelser som gäller affärs- och yrkeshemligheter kan vara i kontakt med dessa myndigheter och finansiärer för att skaffa och lämna uppgifter om mottagaren av finansieringen och om projektet. 2 Kostnadsuppföljning för projektet Finansieringsmottagaren ska ordna projektbokföringen så att de kostnader för löner och köpta tjänster som uppkommer inom projektet kan identifieras och verifieras i bokföringen och på kostnadsredovisningsblanketten. Uppföljningen av arbetstimmar hänförliga till projektet ska ordnas i enlighet med punkt 3.2. 3 Godtagbara kostnader 3.1 Principer Nettokostnader exklusive moms som framgår av finansieringsmottagarens bokföring och som uppkommit under projektet räknas som godtagbara, punkterna 3.2–3.5. Kostnader kan godkännas inklusive moms om finansieringsmottagaren inte är momspliktig eller om kostnaderna härrör från icke-momspliktig verksamhet och momsen utgör en slutlig kostnad för klienten. Kostnadstaket för varje enskilt kostnadsslag fastställs i kostnadskalkylen som bifogas till meddelandet om beviljad finansiering. Kostnadstaket får inte överskridas utan specifikt tillståndsbeslut från Tekes. Tekes kan avvisa redovisade kostnader om de saknar en klar koppling till projektet eller om de är för höga med hänsyn till projektets resultat. En kostnad som påförs projektet och som härrör från en beställning lämnad innan projektetappen i fråga inleddes räknas som godtagbar endast om beställningen har gjorts med ett upplösningsvillkor kopplat till projektstarten. Löner och köpta tjänster ska vara betalda när de redovisas till Tekes och ska redovisas enligt respektive registrerade betalningstransaktioner. Denna regel gäller inte kostnader som påförs projektet enligt beräknade belopp. Om Tekes begär om det ska finansieringsmottagaren överlämna nödvändiga underlag för tillsyn av projektkostnaderna, exempelvis verifikatkopior, en fakturaspecifikation och de använda urvalskriterierna för köpta tjänster. För vissa kostnadsslag kan Tekes godkänna att kostnader redovisas enligt en enhetskostnad framtagen med hjälp av finansieringsmottagarens kostnadsredovisningssystem på basis av utgifterna i bokföringen. Tillvägagångssättet används endast enligt överenskommelse. Tekes eller en befullmäktigad av Tekes har rätt att kontrollera att finansieringsmottagarens redovisningssystem är tillförlitligt. Alternativt kan Tekes kräva ett utlåtande om systemets tillförlitlighet givet av en utomstående auktoriserad revisor (CGR, GRM, OFR). När finansieringsmottagaren är en offentlig upphandlingsenhet eller ett företag får stöd på över 50 procent från Tekes och i form av annat offentligt stöd för sin upphandling, ska finansieringsmottagaren följa upphandlingslagen vid upphandlingen. Upphandlingen ska konkurrensutsättas som offentlig upphandling om det totala värdet exklusive moms är 30 000 euro eller mer. ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 3.2 3 (7) Penninglöner a) Uppföljning och kontroll av arbetstid Som projektkostnad får finansieringsmottagaren endast redovisa den del av en persons totala lön som motsvarar effektiv arbetstid inom projektet. Löner ska redovisas utgående från en uppföljning baserad på arbetade timmar. De dagliga arbetstimmarna ska bokföras minst varje vecka och kontrolleras systematiskt minst en gång i månaden, såvida Tekes inte har godkänt att uppföljningen av arbetstid sköts på annat sätt. På begäran ska finansieringsmottagaren kunna redogöra för en löntagares totala arbetstid. Underlagen för uppföljningen av arbetstid, uppföljningsrapporterna över arbetade timmar och de kontrollerade månadsöversikterna ska bevaras i fem år efter projektet. b) Löner inom projektet Penninglöner för effektiv arbetstid (högst 11 månader/år/person) på vilka förskottsinnehållning ska verkställas och som betalas åt personer som medverkat i projektet räknas som godtagbara kostnader (lönespecifikation Y4). Vid finansiering för planering av internationell tillväxt kan Tekes sätta upp en gräns i euro för hur stor ägarföretagarens månadslön kan vara när man redovisar projektet. Redovisade löner får inte i väsentlig grad avvika från de anställdas löner för motsvarande arbete före projektet. De redovisade lönerna måste dessutom motsvara den ersättning som finansieringsmottagaren har betalat för motsvarande arbete under projektet. Tekes kan godkänna större penninglöner om det är fråga om en person på uppdrag i utlandet för projektet och som för tiden i utlandet får högre lön än normalt, eller om projektet förutsätter att man anställer en ny person med högre lön än normalt. Finansieringsmottagaren ska informera Tekes om de redovisade lönerna inkluderar resultatpremier och/eller andra exceptionella poster som beror på företagets avlöningspraxis. Om den ersättning som betalas för arbetet utgör arbetsersättning och inte lön ska den redovisas under punkten Köpta tjänster i kostnadsredovisningsblanketten. Ledningens och förvaltningens löner utgör allmänna omkostnader och ingår i de övriga kostnaderna. Löner som utbetalas till dessa personer kan undantagsvis godkännas som direkta kostnader om deras arbete hänför sig direkt till projektet. På begäran ska finansieringsmottagaren kunna presentera en redogörelse om den totala arbetstid som en person i ledningen eller förvaltningen har fullgjort. 3.3 Lönebikostnader Som lönebikostnader räknas indirekta löner (bl.a. lön under semester och sjukledighet, semesterpenning), kostnader för socialskydd och övriga arbetskraftskostnader (bl.a. arbetsplatsutbildning, naturaförmåner, arbets- och skyddskläder). Som lönebikostnader godtas högst 50 procent av godkända och betalda löner för effektiv arbetstid inom projektet. Tekes har rätt att låta kontrollera lönebikostnaderna. Om de visar sig vara mindre än det godkända beloppet i kostnadskalkylen har Tekes rätt att betala finansieringen på basis av de faktiska lönebikostnaderna. Lönebikostnader ska beräknas med hjälp av beräkningsprogrammet för lönebikostnader på Tekes webbplats. Tekes har också rätt att låta kontrollera beloppet för lönebikostnader om det är fråga om ett exceptionellt anställningsförhållande, eftersom lönebikostnaderna i så fall inte är de samma som för normala anställningsförhållanden. Med exceptionella anställningsförhållanden avses ägarföretag (en person som på egen hand eller tillsammans med familjemedlemmar äger över 50 procent av ett företag) och anställning av personer som kommer från eller arbetar i utlandet. Om löner av denna typ redovisas som projektkostnader ska detta tillkännages på lönespecifikationsblanketten. 3.4 Köpta tjänster Tjänster som köps utifrån och som stämmer överens med projektplanen kan godkännas enligt faktura. ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 4 (7) I kostnader för köpta tjänster kan följande utgifter för projektet ingå: revision information köp av licens utbildning ansökan om industriella rättigheter. Kostnader för stora företags industriella rättigheter godkänns inte. Med stora företag avses företag som inte räknas som sm-företag enligt kommissionens rekommendation (03/361/EG). Tjänster köpta av intressebolag godkänns inte. Med intressebolag avses ett bolag utanför koncernen av vilkets totala aktiekapital eller motsvarande eget kapital minst 20 procent ägs eller förvaltas av finansieringsmottagaren, antingen direkt eller indirekt, eller ett bolag utanför koncernen till vilket det finns en annan intressekoppling. Även om förenämnda villkor uppfylls kan Tekes skönsmässigt fastställa att ingen intressekoppling finns. Tjänster köpta inom koncernen godkänns enligt faktura. Tjänster som köps av utländska koncernbolag ska omnämnas i specialvillkoren i beslutet. De köpta tjänsterna specificeras i punkten Resurser och samarbete i rapporten, men de redovisas i en post. 3.5 Övriga kostnader Tekes godkänner allmänna kostnader, resekostnader, kostnader för materiel och förnödenheter, inköp av utrustning, utrustningsavskrivningar och hyror för utrustning som beräknade kostnader, så dessa kostnader kan inte godkännas i andra kostnadsslag. Som övriga kostnader godtas en procentuell andel enligt kostnadskalkylen, högst 20 procent av den sammanlagda summan av penninglöner och köptjänster. Innehållet i dessa kostnader behöver inte rapporteras till Tekes och de behöver inte ingå i finansieringsmottagarens projektbokföring. 3.6 Kostnader som inte godtas Följande kostnader godtas inte: a) representationskostnader, donationer och stipendier b) kostnader relaterade till produktion, reklam, marknadsföring eller försäljning, exempelvis kostnader för resor, broschyrer, annonser eller mässor c) finansieringskostnader d) finansieringsmottagarens eget bidrag till ett projekt som genomförs av en forskningsorganisation med finansiering från Tekes e) kostnader för vilka beviljats annat offentligt stöd vars villkor inte tillåter någon annan form av offentligt stöd (t.ex. investerings-, utbildnings- eller lönestöd) f) tjänster som köps av intressebolag g) kostnader som inte tas upp i projektplanen. 4 Övrigt offentligt stöd till projektet Allt annat offentligt stöd som projektet har fått, dvs. stöd beviljat av staten, en kommun, en annan offentlig sammanslutning, en offentligrättslig inrättning eller en stiftelse, ska anges i kostnadsredovisningen. Stöd beviljat ur EU-medel ska också redovisas. Den sammanräknade stödeffekten av finansieringen från Tekes och övrig offentlig finansiering får inte överskrida 75 procent. 5 Rapportering om projektet till Tekes Den beviljade finansieringen utbetalas inte om projektrapporteringen inte sköts inom den tidtabell som anges i finansieringsbeslutet. Den ansvarige projektledaren rapporterar om projektets gång i Tekes nätservice. Även redovisning av projektkostnaderna görs via webben. Till rapporter utförda i webbtjänsten bifogas vid behov lönespecifikation (Y4). Kostnadsredovisningen ska innehålla både den aktuella redovisningsperiodens kostnader och de kumulativa totala kostnaderna från projektperiodens början, redovisade enligt kostnadsslag. Faktiska kostnader ska rapporteras till sitt fulla belopp. Kostnader som godkänts preliminärt enligt mellanrapporten behandlas på nytt när slutrapporten och -redovisningen behandlas. När slutredovisningen har godkänts kan inga ytterligare kostnader redovisas. ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 5 (7) Finansieringsmottagaren ska i enlighet med vad lagen föreskriver inlämna bokslutet jämte revisionsberättelse till Patent- och registerstyrelsen. 6 Revisionsrapport Tillsammans med slutredovisningen ska finansieringsmottagaren inlämna en granskningsrapport upprättad av en auktoriserad utomstående revisor (CGR, GRM, OFR) och som omfattar hela projektperioden. En rapportmall finns på Tekes webbsidor. Revisorn ska i synnerhet kontrollera att projektbokföringen och uppföljningen av arbetstid har skötts korrekt och att de är tillförlitliga och innehåller en oavbruten spårningskedja. Revisorn behöver inte kontrollera innehållet i de övriga kostnader som nämns i punkt 3.5 eller ta ställning till andra godkända kostnader. Tekes har rätt att överlämna granskningsrapporten till andra myndigheter som utövar tillsyn över finansieringen. 7 Utbetalning av finansiering Finansieringen utbetalas på basis av godkända rapporter och kostnadsredovisningar som visar hur projektet framskrider. Tekes betalar in finansieringen på det bankkonto som finansieringsmottagaren anger. Den som undertecknar anmälan ska ha rätt att teckna firma för sin organisation. Beloppet som betalas är en procentandel redovisningsperiodens godkända kostnader. fastställd i finansieringsbeslutet av Minst 10 procent av det beviljade beloppet betalas först när slutrapporten har blivit godkänd och under förutsättning att det inom projektet har uppkommit tillräckligt med godtagbara kostnader. Det sista finansieringsbeloppet ska ansökas från Tekes när slutrapporten och slutredovisningen lämnas in. Finansiering som ansöks därefter utbetalas inte. 8 Rapport efter att projektet har slutförts Tekes följer med vilka resultat finansierade projekt ger också efter att de har slutförts. Under fem år efter att projektet har slutförts måste finansieringsmottagaren på begäran överlämna utfallsuppgifter om alla de planer och prognoser som presenterades när ansökan behandlades och medan projektet genomfördes, och en redogörelse över hur den eftersträvade affärsverksamheten har utvecklats. Vidare ska Tekes ha möjlighet att kontrollera finansieringsmottagarens bokslutsuppgifter jämte revisionsberättelser för de fem följande räkenskapsperioderna efter att projektet har slutförts i Patent- och registerstyrelsens databas. Tekes har rätt att låta göra en bokslutsanalys om finansieringsmottagaren hos en annan offentlig finansiär. 9 Förändringar i projektet Finansieringsmottagaren måste i förväg ansöka om Tekes samtycke till följande avvikelser från planen: - förändringar i projektplanen - förändringar i kostnadsslagen - förändringar i tidtabellen. Förlängningar måste ansökas innan rapporteringsperioden i fråga löper ut. - flyttning av rapporteringsdatum - byte av ansvarig projektledare - förändringar i bankkontouppgifterna. Tekes ska även informeras omedelbart om andra väsentliga förändringar i projektets personresurser och om övriga avsevärda förändringar. Samtycke till förändringar ska ansökas skriftligt. Ansökan skickas antingen per e-post till adressen kirjaamo@tekes.fi eller per post till adressen Tekes, Kirjaamo, PB 69, 00101 Helsingfors. 10 Överföring av projekt, företagsarrangemang försäljning av affärsverksamhet, Ett finansieringsbeslut kan inte överföras på en tredje part. överlåtelse av projektresultat, ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 6 (7) Tekes måste informeras i förväg om finansieringsmottagaren gör något av följande medan projektet pågår eller inom fem år från den sista finansieringsbetalningen: 1. 2. 3. 4. säljer, pantsätter eller på annat sätt överlåter den affärsverksamhet som har uppstått till följd av projektet, eller en del av verksamheten; säljer, pantsätter eller på annat sätt överlåter immateriella eller andra rättigheter som har uppkommit till följd av projektet; flyttar sin affärsverksamhet utomlands, eller inför andra avsevärda förändringar i affärsverksamheten eller genomför företagsarrangemang som påverkar den finansierade verksamheten (t.ex. fusion, delning, en avsevärd omfördelning av ägandet eller en avsevärd minskning av personalen). Om något av förenämnda arrangemang genomförs utanför det gemensamma europeiska marknadsområdet eller om det äventyrar projektets eftersträvade resultat måste Tekes skriftliga samtycke inhämtas före arrangemanget i fråga genomförs. Om projektet ursprungligen har haft som mål att skapa en affärsverksamhet som bygger på utfärdande av användarlicenser är det inte nödvändigt att inhämta Tekes samtycke i förväg enligt ovan. 11 Myndighetstillsyn Finansieringsmottagaren är skyldig att förse Tekes med riktiga och tillräckliga uppgifter för att Tekes ska kunna övervaka att villkoren i finansieringsbeslutet iakttas och att projektet framskrider som planerat. Tekes, Europeiska kommissionen och Europeiska revisionsrätten har rätt att granska finansieringsmottagarens ekonomi och verksamhet enligt vad som är nödvändigt för utbetalningen av finansiering och tillsynen över hur medlen används. Tekes kan befullmäktiga en annan myndighet eller en auktoriserad utomstående revisor (CGR, GRM, OFR) att utföra de inspektioner som nämns i föregående stycke. Tekes kan även be en utomstående expert att bistå under inspektionerna. Rätten att utföra inspektioner gäller i fem år efter att projektet har slutförts. Projektets handlingar och övriga underlag som är nödvändiga för övervakning och inspektion av projektet måste förvaras minst lika länge. Finansieringsmottagaren ska förse den som utför inspektionen med nödvändiga uppgifter vederlagsfritt och på alla sätt bistå denne under inspektionen. Om det är nödvändigt har den som utför inspektionen rätt att omhänderta de inspekterade underlagen. Omhändertagandet måste protokollföras. I protokollet anges i vilket syfte underlagen omhändertas och vilka underlag det är fråga om. Underlagen ska återlämnas så fort de upphör att vara nödvändiga för inspektionen. Den som utför inspektionen har rätt att i den omfattning inspektionen kräver få tillgång till affärslokaler, lagerlokaler och motsvarande lokaler som finansieringsmottagaren besitter eller använder i sitt yrke eller sin näringsverksamhet, och till andra områden av relevans för beviljandet av finansiering och den därmed sammanhängande tillsynen. Inspektioner får inte utföras i utrymmen som omfattas av hemfrid. 12 Avbrytning av betalningar och återkrav av utbetalda belopp Om beslutet, villkoren eller tillämplig lagstiftning inte iakttas har Tekes rätt att avbryta utbetalningen och bestämma att ingen ytterligare finansiering ska utbetalas och att utbetalda belopp ska återkrävas helt eller delvis med stöd av 4 och 5 kap. i statsunderstödslagen. 13 Missbruk Om Tekes under projektet får anledning att misstänka att finansieringsmottagaren eller en aktör som handlat för dennes räkning har gjort sig skyldig till en handling i vilken Tekes är sakägare och som är straffbar enligt strafflagen (19.12.1889) vidtar Tekes de åtgärder som situationen kräver. 14 Tolkningsordning Om motstridigheter förekommer mellan finansieringsbeslutet och bilagorna gäller följande tolkningsordning: 1) finansieringsbeslutet och dess 3) kostnadskalkylen; specialvillkor; 4) projektplanen; 2) de allmänna villkoren; 5) finansieringsansökan jämte bilagor; ALLMÄNNA VILLKOR FÖR FINANSIERING De minimis-stöd 1.7.2014 6) övriga handlingar som är relevanta för BILAGOR 7 (7) finansieringsbeslutet. Om det aktuella projektet dessutom omfattas av andra villkor nämns detta under Specialvillkor i finansieringsbeslutet. När rapporteringen görs i Tekes nätservice, inlämnas till Tekes vid behov på en skild blankett enbart lönespecifikation. Blanketterna finns på vår webbplats www.tekes.fi.
© Copyright 2024