Manual till medlemssystemet
ODD FELLOWS MEDLEMSSYSTEM Användarhandbok För Institutioner Och Kanslipersonal Version 5.1 Handbok ODD FELLOW medlemssystem INNEHÅLL 1 NYTT I DENNA VERSION......................................................................................................... 4 2 ALLMÄNT OM SYSTEMET ...................................................................................................... 4 2.1 Några tips och anvisningar ............................................................................................ 4 3 STARTA SYSTEMET.................................................................................................................. 5 4 BEHÖRIGHETER ........................................................................................................................ 6 5 NY MEDLEM ............................................................................................................................... 6 5.2 Ny medlem i en loge ...................................................................................................... 6 5.2.1 Ny medlem i Orden .................................................................................................. 6 5.3 Ny medlem i logen, övergång, återinträde ................................................................... 10 5.4 Ny medlem i läger eller förening ................................................................................. 10 6 AVSLUTA MEDLEMSKAP ...................................................................................................... 13 6.1 Loger ............................................................................................................................ 13 6.2 I läger förening............................................................................................................. 14 7 ÄNDRA UPPDATERA MEDLEMSUPPGIFTER .................................................................... 14 7.1 Lägg till en bild ............................................................................................................ 16 7.2 Byt eller radera bild ..................................................................................................... 16 8 UPPDRAG OCH ÄMBETEN .................................................................................................... 16 8.3 Lägg till eller redigera uppdrag/ämbeten för en medlem ............................................. 17 8.4 Lägg till uppdrag/ämbeten för fler medlemmar på en gång......................................... 19 8.5 Ändra eller ta bort ett uppdrag ..................................................................................... 22 9 GRADER/UTMÄRKELSER ...................................................................................................... 23 9.1 Lägg till eller redigera uppdrag/ämbeten för en medlem ............................................. 23 9.2 Lägg till eller redigera utmärkelser för fler medlemmar på en gång ........................... 23 9.3 Ändra eller ta bort en utmärkelse. ................................................................................ 25 10 NÄRVARO ................................................................................................................................. 25 10.1 Närvaro allmänt ........................................................................................................... 25 10.2 Skapa möteskalendern ................................................................................................. 26 10.3 Registrera närvaro ........................................................................................................ 28 10.3.2 Sök fram möte för registrering ............................................................................... 28 10.3.3 Registrera egna medlemmar ................................................................................... 31 10.3.4 Registrera gäster ..................................................................................................... 33 10.4 Gäster från andra jurisdiktioner – andra länder. .......................................................... 35 10.5 Besök i andra länder .................................................................................................... 35 10.6 Visa en medlems närvaro ............................................................................................. 36 10.7 Närvarostatistik ............................................................................................................ 37 10.7.5 Rapport – närvarostatistik per möte ........................................................................ 37 10.7.6 Närvaro på institutionsnivå ..................................................................................... 39 10.7.7 Närvaro på medlemsnivå ........................................................................................ 39 11 MEDLEMSAVGIFTER.............................................................................................................. 45 11.1 Hantera avgifter ........................................................................................................... 45 11.2 Nedsättning av medlemsavgifter ................................................................................. 47 11.3 Registrera inbetalning .................................................................................................. 48 11.4 Rapporter för medlemsavgifter .................................................................................... 49 11.4.1 Alla betalningar ...................................................................................................... 49 11.4.2 Ej fullbetalda medlemmar....................................................................................... 50 11.4.3 Debiteringslista ....................................................................................................... 50 11.4.4 Sök på medlem ....................................................................................................... 51 12 INSTITUTIONEN ...................................................................................................................... 55 12.1 Institutionstyper ........................................................................................................... 55 12.2 Sök och uppdatera institution ...................................................................................... 56 12.2.1 Sök via menyn Institutioner .................................................................................... 56 12.2.2 Uppdatera uppgifter om institution......................................................................... 57 13 E-POST ....................................................................................................................................... 59 Användarmanual_ver5 Sidan 2 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 13.1 Sända e-post till medlemmarna .................................................................................... 59 13.2 Sända brev till dem som inte nås via e-post ................................................................. 60 14 MATRIKELKORT ...................................................................................................................... 61 15 NOTERINGAR............................................................................................................................ 62 15.1 Skapa en notering ......................................................................................................... 62 15.2 Söka bland Noteringar .................................................................................................. 63 16 FADDER ..................................................................................................................................... 64 16.1 Uppdatera uppgift om fadder ........................................................................................ 64 16.2 Hitta vem som är fadder till en medlem ....................................................................... 64 16.3 Hitta medlemmar en fadder är fadder för ..................................................................... 65 17 ADRESSETIKETTER ................................................................................................................. 65 17.1 Installation av etikettprogrammet ................................................................................. 65 17.2 Koppla programmet till etikettutskriften ...................................................................... 65 17.3 Normal användning ...................................................................................................... 71 17.4 Tips ............................................................................................................................... 72 18 SÖK EFTER INFORMATION ................................................................................................... 72 18.1 Institutioner................................................................................................................... 72 18.2 Medlemmar................................................................................................................... 73 19 ANVÄNDA RAPPORTER ......................................................................................................... 74 19.1 Rapport Medlem ........................................................................................................... 75 19.2 Rapport Ämbeten.......................................................................................................... 75 19.3 Rapport Utmärkelser..................................................................................................... 75 19.4 Rapport – Institutioner .................................................................................................. 76 19.5 Rapport – Noteringar .................................................................................................... 77 19.6 Rapport – Statistik ........................................................................................................ 77 19.6.1 Åldersfördelning...................................................................................................... 78 19.6.2 Institutioner per distrikt ........................................................................................... 79 19.6.3 Nya institutioner per år ............................................................................................ 80 19.6.4 Analys medlemsflöde .............................................................................................. 81 19.6.5 Rapport Orsaker ...................................................................................................... 82 19.6.6 Rapport närvaro ....................................................................................................... 83 19.7 Rapport – Möten ........................................................................................................... 83 19.8 Rapport – Matrikel ....................................................................................................... 84 19.9 Rapport – Lilla Matrikel ............................................................................................... 84 20 KONTON..................................................................................................................................... 84 20.1 Ändra lösenord för en medlems konto.......................................................................... 85 20.2 Ändra ditt lösenord ....................................................................................................... 86 21 UPPDATERA UPPGIFTER OM GAMLA MEDLEMMAR ..................................................... 86 22 ÖVRIGT ...................................................................................................................................... 86 Användarmanual_ver5 Sidan 3 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem HANDBOK FÖR ODD FELLOWS MEDLEMSSYSTEM 1 NYTT I DENNA VERSION Rättelse har gjorts i avsnittet om utländska gäster då det numera går att registrera närvaro av dessa. Se mer i avsnittet. Detta är en helt omarbetad version, rubrikindelningen är gjord utifrån vad ni som arbetar med systemet kan förväntas vilja göra. Syftet är att det skall vara lättare att hitta i handboken. Vidare har information om sökning i de tre rapporterna Medlem, Ämbeten och utmärkelser flyttats till en egen handbok med uppgifter om vilka värden som kan anges för att söka och olika exempel. Alla tidigare tillägg är nu inarbetade i handboken. Beskrivning av hur historiska uppgifter kan lämnas in finns i en separat handbok. 2 ALLMÄNT OM SYSTEMET Medlemssystemet är till för Ordens samtliga institutioner och medlemmar, det hanteras centralt och är tillgängligt över Internet. Grunden i systemet är register över alla institutioner och medlemmar. Medlemmar kopplas till institutioner i form av ett medlemskap, detta medger att en medlem kan vara med i flera institutioner såsom loge, läger, föreningar, storlogen, rebeckarådet etc. Ett medlemskap är tidsberoende och normalt visas endast det medlemskap som är aktuellt i tiden. Likaså knyts till medlemmen uppgift om ämbeten och uppdrag och i vilken institution hon haft dessa uppgifter, även dessa är tidsberoende. På samma sätt anges medlemmens grader och andra utmärkelser såsom veteran etc. Övriga funktioner är att registrera närvaro i egen institution och gästande medlemmar från andra institutioner inom den Svenska jurisdiktionen, samt att hantera medlemsavgifter till institutionen. Grunden för hantering av systemet utgörs av ett behörighetssystem som ger användare olika tillgång till funktionerna i systemet. 2.1 Några tips och anvisningar För att kunna visa matrikelkort måste så kallade pop up fönster tillåtas. Inställning för detta görs i webbläsaren och eventuellt även i det program för Internet säkerhet ni kan ha. Vid utskrift av matrikelkort är det bästa sättet att ha en skrivare för PDF utskrift installerad och skriva med denna. Då skapas en fil på den egna datorn och denna kan sedan skrivas ut, utan att var uppkopplad till nätet, med den PDF läsare ni har. Det finns flera gratisprogram för såväl skapa PDF filer som att läsa PDF filer. Genom att skriva Användarmanual_ver5 Sidan 4 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem först till en PDF fil och sedan skriva ut går utskriften från webbläsaren snabbare och det blir säkrare utskrifter. Notera att av säkerhetsskäl blir du utloggad efter en tid av inaktivitet. Detta betyder att om du matar in till exempel närvaro för många på en gång och inte sparar under en tid så blir du utloggad och inget registreras. Använder du systemet på en offentlig dator så stäng webbläsaren då du är färdig för att inget skall ligga kvar. Sökning i systemet görs bäst genom ange så kallade jokertecken * för valfritt tecken. För att enkelt rulla till slutet på en sida så använd tangenten ”End” då kommer du tillslutet på sidan. Beträffande namnstandard och skrivregler Enligt namnlagen gäller följande (hämtat från PRV:s hemsida) Förnamn Dina förnamn är de namn som dina föräldrar gav dig, exempelvis vid ett dop. Du kan ha ett eller flera förnamn, här finns ingen begränsning. Efternamn Ditt efternamn får du från dina föräldrar. När det gäller efternamn är huvudregeln att barn till föräldrar med samma efternamn får det namnet. Om föräldrarna har olika efternamn finns det dock olika regler. Mellannamn Ett mellannamn kan du få om du till exempel tar din maka/makes efternamn när ni gifter er. Observera dock att mellannamn alltid handläggs hos Skatteverket. I systemet skall du ange uppgifter enligt denna lag. För att skilja på tilltalsnamn och övriga förnamn så finns det olika fält för detta. 3 STARTA SYSTEMET Systemet finns tills vidare på följande länk: http://80.252.164.40/default.asp Följande bild visas där anges användarnamn och lösenord. Notera att om man är overksam en längre tid blir man automatiskt utloggad och måste då logga in igen för att kunna fortsätta. Efter inloggning visas denna startbild. Användarmanual_ver5 Sidan 5 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Välj funktion i menyn till vänster och enligt anvisningar nedan i handboken. 4 BEHÖRIGHETER Behörigheterna i systemet utgörs av vilken roll och vilket attribut ert användarkonto har. Efter att ha loggat in visas dessa uppgifter uppe till höger. I detta exempel visas att det samtidigt är 10 olika användare inloggade och att användarnamnet är ”testloge” behörigheten är rollen ”INST” och rollattributet är ”B132” Detta betyder att användarkontot testloge har behörighet INST och endast för institution B132. Vilka funktioner som är tillgängliga beror den behörighet (ROLL) som användarkontot har, det finns följande nivåer: Systemadministratör (ROOT) som har fulla rättigheter Kanslist (KANLS) som har fulla rättigheter över alla institutioner men inte att se eller ändra konton med behörighet (ROOT) Institutionsanvändare (INST) som har rättigheter endast inom egen institution (ROLLATTRIBUTET). Finanssekreterare/räkenskapsförare (FINST) är rollen för att hantera medlemsavgifter, denna är alltid kopplad till ett rollattribut för den egna institutionen. Revisorer (REV) denna roll tilldelas institutionens revisorer och ger läsrättigheter även för rapporter om medlemsavgifter, vilka annars endast är tillgängliga för FINST. Medlem (MEM) som har rättigheter att läsa alla egna uppgifter (ROLLATTRIBUTET) och ändra eget lösenord AMB och AMB2 är roller för institutionernas ämbetsmän. Dessa ger behörighet att läsa men kan inte uppdatera något 5 NY MEDLEM 5.2 Ny medlem i en loge När en ny medlem kommer till en loge är denne antingen ny i Orden eller ny i logen genom återinträde eller övergång från annan loge. Beroende på om det är en helt ny medlem eller en i Orden tidigare medlem som byter loge eller återinträder så är det lite olika hantering. 5.2.1 Ny medlem i Orden En helt ny medlem i Orden måste läggas in i systemet, innan detta görs måste ni dock kontrollera att medlemmen inte redan finns i systemet. Användarmanual_ver5 Sidan 6 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem OBS – viktigt!!! Kontroll av om medlem redan finns görs genom att ange födelsedatum och inget annat i rapport Medlem. I denna fyller ni i födelsedatum och inget mer Klicka sedan på Visa på sidan för att se att det inte finns någon med samma namn som kan vara den som skall tas upp som medlem. Då ni övertygat er om att det inte blir någon dubblett kan ni gå vidare, om det redan finns en som kan vara den ni avser lägga in så gå vidare till alternativen Återinträde eller Byte av loge nedan i handboken. Nu är ni klara för att skapa en ny medlem, detta sker genom att använda alternativet Ny medlen i menyn nedan. Användarmanual_ver5 Sidan 7 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Skapa en ny medlem, detta kan endast göras till en loge, knappen Ny medlem öppnar ett formulär där alla uppgifter om medlemmen registreras. Medlemmen får automatiskt ett medlemsnummer. Fyll i uppgifter om namn, adress med mera. Om fadder finns i logen så markera denne i rullgardinen. Om fadder inte finns i logen så ange fadders medlemsnummer i fältet. Kontroll sker av att obligatoriska uppgifter fylls i och att datum och andra uppgifter har rätt format, obligatoriskt är förnamn, efternamn, födelsedatum (åååå-mm-dd), gata, postnummer, ort och land, välj i rullgardinen för andra länder än Sverige för bostadsadress, som standard anges Sverige Användarmanual_ver5 Sidan 8 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Notera hur namn skall anges. Enligt namnlagen gäller Förnamn Dina förnamn är de namn som dina föräldrar gav dig, exempelvis vid ett dop. Du kan ha ett eller flera förnamn, här finns ingen begränsning. Efternamn Ditt efternamn får du från dina föräldrar. När det gäller efternamn är huvudregeln att barn till föräldrar med samma efternamn får det namnet. Om föräldrarna har olika efternamn finns det dock olika regler som du kan läsa om längre ner på sidan. Mellannamn Ett mellannamn kan du få om du till exempel tar din maka/makes efternamn när ni gifter er. Observera dock att mellannamn alltid handläggs hos Skatteverket. I formuläret anges tilltalsnamn i fältet Förnam, övriga förnamn i fältet Övriga förnamn och ett eventuellt mellannamn – andra efternamn – i fältet Mellan namn och slutligen Efternamn i fältet Efternamn. Sökning i systemet görs med förnamn – tilltalsnamn - och efternamn, således uppgifter i dessa fält är obligatoriska och används för att söka efter medlemmar. Vid utskrift av adressetiketter används fälten förnamn – mellannamn – efternamn. Här visas inte hela formuläret utan fortsätt och fyll i de uppgifter ni har om telefonnummer med mera. Avsluta registreringen genom att ange datum för invigning, OBS det går inte att registrera i förväg, datum för invigning måste vara före eller lika med dagens datum. Klicka på [Spara] och vänta till kontrollfråga om du vill införa denna medlem, klicka på [OK] och skriv sedan ut bekräftelsen Användarmanual_ver5 Sidan 9 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Det är viktigt att du skriver ut denna information och ger till medlemmen. Nu är den nya medlemmen införd i systemet och samtidigt skapas en post om medlemskap i logen och en post med uppgift om invigningsgraden, båda dessa får samma datum angetts vi registreringen av medlemmen. Om nu en bild skall läggas upp så görs detta via medlemsbilden, se nedan Ändra uppdatera medlem. 5.3 Ny medlem i logen, övergång, återinträde Ett logebyte sker antingen genom att: Medlemmen har ett giltigt avgångsbrev Är då medlem under 12 månader i Orden utan att vara med i någon loge. Eventuellt medlemskap i läger eller föreningar kvarstår under perioden. Medlemmen återfinns under denna tid i AVGBREV1. Har ett övergångscertifikat Detta registreras inte alls. Certifikatet är giltigt under tre månader och förfaller automatiskt om det inte utnyttjas. Återinträder i Orden Då finns sedan tidigare ett medlemskap och medlemmen finns i UT1. Då återinträde eller logebyte sker skall alltid uppgift om detta sändas till kansliet på särskilt formulär som genomför bytet. Detta ingår inte i behörigheten för loger. 5.4 Ny medlem i läger eller förening En ny medlem i läger och föreningar innebär att medlemmen får ett medlemskap i lägret/föreningen. Användarmanual_ver5 Sidan 10 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Använd funktionen [Ny medlem i läger/förening] Fyll i datum för upptagning i lägret/föreningen, klicka på [OK] Sök fram medlemmen genom att ange dennes nuvarande institution och eller namn, klicka på sök Markera den de medlemmar som skall upptas och klicka på [Lägg till] Användarmanual_ver5 Sidan 11 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Nu visas information ifall vald medlem har ett medlemskap i någon annat läger/förening. Upprepa sökning ifall det är fler som skall upptas, genom att på nytt fylla sökkriterier och klicka på [Sök] Nu visas de valda medlemmarna, är det rätt så klicka på [Fortsätt] Nu visas dina val och om allt är riktigt så klicka på [Lägg till] Användarmanual_ver5 Sidan 12 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Bekräftelse visas vilka medlemmar som nu lagts till i lägret/föreningen. Det som nu sker är att ett medlemskap skapas och att registrering görs av första lägergraden – vid läger, annars ingen utmärkelse – med valt datum. 6 6.1 AVSLUTA MEDLEMSKAP Loger Sök fram den medlemmens medlemsbild och klicka på knappen avsluta medlemskap Välj sedan alternativ Medlem lämnat Orden gottstående innebär att medlemmen har betalat sina avgifter till och med dagen då medlemskapet upphör. Alla aktuella medlemskap och uppdrag avslutas. Medlem lämnat Orden ej gottstående väljs då medlemmen stryks med protokollsutdrag på grund av ej erlagda avgifter. Alla aktuella medlemskap och uppdrag avslutas. Medlem avliden kräver ingen ytterliggare förklaring. Alla aktuella medlemskap och uppdrag avslutas. Medlem lämnat med avgångsbrev, gottstående medlemmar har rätt att om de så begär få avgångsbrev vilket innebär fortsatt medlemskap i Orden utan att tillhöra någon loge under 12 månader. Medlemmen har rätt att besöka andra institutioner och behåller sitt medlemskap i läger/förening. Ange datum I alla ovanstående alternativ uppdateras orsak till att medlemskapet avslutas. Det går sedan att söka med Rapposter – Statistik – Orsaker för att där söka efter förändringar per orsak. Se mer under kapitlet Rapporter. Användarmanual_ver5 Sidan 13 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 6.2 I läger förening Sök fram medlemmens medlemsbild och klicka på knappen Avsluta medlemskap i läger/förening Välj här aktuellt alternativ och ange datum det gäller samma förklaringar som ovan. Dock att endast uppdrag i den egna institutionen som är aktuella avslutas. Vid alternativet med avgångsbrev så sker det ingen registrering annat än att orsaken anges till med avgångsbrev. Om medlem avlidit måste detta registreras av logen. 7 ÄNDRA UPPDATERA MEDLEMSUPPGIFTER De flesta uppgifter om en medlem kan uppdateras sök fram medlem, enklast genom att använda alternativet Våra medlemmar Vad som kan göras beror på behörigheten vid inloggningen, personliga uppgifter kan endast uppdateras av aktuell loge. Övriga institutioner kan uppdatera egna uppgifter om sina aktuella medlemmar. Detta listar alla aktuella medlemmar i institutionen, välj medlem och visa medlemsbilden. Denna har överst några alternativa knappa Visa nuvarande är standardläget och visar aktuellt medlemskap i institutioner, aktuella uppdrag – ämbeten samt alla grader och utmärkelser. Med nuvarande avses alla uppgifter som slutdatum efter dagens datum. Visa allt visar alla medlemskap och alla uppdrag – ämbeten. Användarmanual_ver5 Sidan 14 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Klicka på knappen [Ändra] för att komma till redigeringsläget Användarmanual_ver5 Sidan 15 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Nu kan uppgifterna ändras. När detta är gjort se till att spara ändringarna. 7.1 Lägg till en bild Skall en bild läggas upp eller bytas ut finns dessa funktioner längst ned på sidan. Rättningar är gjorda så klicka på [Spara] bekräfta ändringarna. Blir något fel så är det bara att ändra igen. Använd knappen [Bläddra] för leta upp bilden på din dator, sökvägen visas nu i rutan vid bläddra. Klicka på [Spara bild] och det är klart. Om inte den nya bilden visas om du bytt bild så se till att webbläsaren verkligen uppdaterar sidan från servern genom att klicka på funktionstangent F5 som normalt uppdaterar sidan. Det räcker inte med att backa och återgå till sidan då Windows oftast hämta sidan från den lokala datorn i stället för att hämta den från servern. Bilden måste ha formatet JPEG och en bredd – höjd förhållande på 150×200 pixlar. Bildens storlek kommer automatiskt att anpassas till formuläret därför är det viktigt att bredd – höjd förhållandet hålls, annars kan bilden bli förvanskad, bilden storlek (upplösning) bör inte heller vara alltför stor (hög) så att tiden att visa sidan inte blir för lång. Kom ihåg att varje medlem vars bild läggs upp måste ha samtyckt till att visa bilden och att ni har rätten till bilden. 7.2 Byt eller radera bild Om en bild skall bytas är det bara att ladda upp en ny, den befintliga kommer då att ersättas. Om bilden skall tas bort så klicka på Radera bild och bilden tas bort från servern. 8 UPPDRAG OCH ÄMBETEN Ett uppdrag/ämbete avser alltid en tidsbegränsad notering, detta innebär att uppdraget alltid måste en start och en sluttid. Normal tid för en ämbetsperiod är alltid ÅÅÅÅ-01-01 – ÅÅÅÅ12-31, således alltid hela kalenderår såvida inte ett byte sker under perioden då alltid aktuella datum anges. Användarmanual_ver5 Sidan 16 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Systemet kontrollerar så att det inte finns överlappning av valda ämbetsmän under samma period, en vald ämbetsman kan inte heller inneha ett annat valt ämbete i samma institution. Om det vid registrering av uppdrag visas ett felmeddelande att någon annan innehar ämbetet så måste antingen den gamla tidsuppgiften ändras eller så skall det vara ett annat datum för den nye. Uppdrag och ämbeten kan läggas till på två olika sätt, är det en enstaka medlem är det enklast att gå via medlemsbilden är det flera medlemmar finns det möjlighet att först leta fram berörda och sedan lägga till uppdrag/ämbeten för fler medlemmar i ett steg, se nedan. Alla uppdrag/ämbeten som är föreskrivna i lagar och handböcker finns med i systemet. Dessa visas i den rullgardin som finna i formuläret för redigering. Vilka som visas beror på typ av institution. Om institutionen önskar egna unika uppdrag så går det att lägga till dessa som då blir tillgängliga endast för berörd institution. Önskas detta skall en begäran sändas till medlem.support@oddfellow.se så kan systemansvarig ordna detta. 8.3 Lägg till eller redigera uppdrag/ämbeten för en medlem Överst i medlemsbilden visas dessa alternativ Visa nuvarande är standard och innebär att endast nuvarande uppdrag och ämbeten visas. Klicka på [Visa allt] så växlas blocken med uppgifter till att visa alla registrerade uppdrag/ämbeten För att se uppdragen så klicka på visa/dölj I medlemsbilden klickar ni på knappen [Lägg till] vid blocket uppdrag ämbeten Välj sedan uppdraget med hjälp av rullgardinen Användarmanual_ver5 Sidan 17 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Ange datum Notera att både start och slutdatum måste anges. Gäller det ämbeten så skall alltid ämbetsperioden anges såsom 2007-01-01 och 2008-12-31 Ange således alltid kalenderåret oavsett när installationen gjordes av ämbetsmän. Sker byte under perioden skall alltid aktuella datum anges. Klicka sedan på [Lägg till] Användarmanual_ver5 Sidan 18 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Och bekräfta med OK Om det inte går att lägga till på grund av någon annan innehar ämbetet under någon del av den angivna perioden så visas vem denne är. Rätta i så fall datumet för antingen den gamla innehavaren eller den nya. 8.4 Lägg till uppdrag/ämbeten för fler medlemmar på en gång Om uppgifter om flera medlemmar skall göras vid samma tillfälle finns enklare formulär för detta, även om flera uppgifter för samma medlem skall uppdateras blir det enklare. Detta alternativ är lämpligt vid ämbetsmannabyten då flera medlemmar samtidigt byter uppdrag. Notera att om en medlem fortsätter sitt uppdrag skall det inte läggas till som ett nytt utan endast slutdatum skall ändras. Dessa formulär är endast till för att registreras uppgifter. Om en befintlig uppgift skall ändras eller tas bort måste detta göras via medlemsbilden. Notera att det finns en viss begränsning i hur många poster som kan hanteras på en gång. För säkerhets skull registrera inte fler än 50 – 60 per gång, skall fler registreras gör i så fall detta i fler omgångar. I menyn Medlemmar finns direktlänk till ett formulär för registrering. Klicka på Uppdrag/Ämbeten och en meny för att söka fram medlemmar visas Ange för enskild medlem medlemsnumret eller för att söka fram flera medlemmar ett sökbegrepp, anges * visas alla medlemmar i institutionen. För kansliet anges även institution. En lista över valda medlemmar visas och de som väljs anges genom markering i kryssrutan. Användarmanual_ver5 Sidan 19 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Klicka på [Lägg till] och de markerade medlemmarna visas Om en medlem valts men inte skall vara med, avmarkera i rutan. Välj uppdrag/ämbete och ange från och till datum, detta är obligatoriskt. Om ett uppdrag väljs med samma tidsintervall som ett befintligt går det inte att lägga till detta. Gå vidare med att uppdatera sidan och de valda uppgifterna visas. Användarmanual_ver5 Sidan 20 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Gå vidare med uppdatera eller spara om allt verkar OK Eftersom allt att inte var OK visas ett felmeddelande på den felaktiga posten. Gå tillbaka och rätta till I exemplet togs den felaktiga posten bort och sparas på nytt. Användarmanual_ver5 Sidan 21 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Då allt nu godkänns, klicka på spara och uppgifterna registreras och sparas direkt. 8.5 Ändra eller ta bort ett uppdrag Öppna blocket uppdrag och klicka på [Ändra] eller [Ta bort] Nu kan du rätta till ett felaktigt datum, klicka på[Ändra] och bekräfta ändringen. Vill du ta bort ett uppdrag så välj [Ta bort] Klicka på OK och uppdraget tas bort direkt. Användarmanual_ver5 Sidan 22 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 9 GRADER/UTMÄRKELSER En grad/utmärkelse erhålls vid ett tillfälle och anges endast med ett datum, en erhållen utmärkelse behålls alltid. Systemet kontrollerar att det endast kan finnas en uppgift per institution om en utmärkelse, det skall således inte gå att registrera dubbletter. Det som här registreras är grader, Ex utmärkelse, hederstecken, veteran, jubelveteran samt de egna hederstecken som institutionen begärt att få upplagda. Uppdrag och ämbeten kan läggas till på två olika sätt, är det en enstaka medlem är det enklast att gå via medlemsbilden är det flera medlemmar finns det möjlighet att först leta fram berörda och sedan lägga till uppdrag/ämbeten för fler medlemmar i ett steg, se nedan. Alla grader/utmärkelser som är föreskrivna i lagar och handböcker finns med i systemet. Dessa visas i den rullgardin som finna i formuläret för redigering. Vilka som visas beror på typ av institution. Veteran blir alla med 25 års obrutet medlemskap. Detta betyder att under det 25:e året blir man veteran, detta skall registreras oavsett veterantecknet delats ut eller inte. Ange datum för veterantecken som ÅÅÅÅ-01-01 aktuellt år. Jubelveteran blir alla med 25 års obrutet medlemskap som veteran efter det att storsiren utnämnt medlemmen till jubelveteran. Datum skall sättas till datum som framgår av certifikatet utfärdat av storsiren. Om institutionen önskar egna unika uppdrag så går det att lägga till dessa som då blir tillgängliga endast för berörd institution. Önskas detta skall en begäran sändas till medlem.support@oddfellow.se så kan systemansvarig ordna detta. 9.1 Lägg till eller redigera uppdrag/ämbeten för en medlem Ta fram medlemsbilden Överst i medlemsbilden visas dessa alternativ Visa nuvarande är standard och innebär att endast nuvarande uppdrag och ämbeten visas. Klicka på [Visa allt] så växlas blocken med uppgifter till att visa alla registrerade uppdrag/ämbeten För att se Grader/Utmärkelser så klicka på visa/dölj I medlemsbilden klickar ni på knappen [Lägg till] vid blocket uppdrag ämbeten 9.2 Lägg till eller redigera utmärkelser för fler medlemmar på en gång Denna funktion fungerar på samma sätt som Uppdrag/Ämbeten, enda skillnaden att här kan Grader/Utmärkelser registreras. Användarmanual_ver5 Sidan 23 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Detta är användbart i till exempel läger då många samtidigt tilldelas en grad. Notera att det finns en viss begränsning i hur många poster som kan hanteras på en gång. För säkerhets skull registrera inte fler än 50 – 60 per gång, skall fler registreras gör i så fall detta i fler omgångar. Klicka på Grader/Utmärkelser i menyn Ange sökvillkor, t.ex alla som börjar på Erik Markera dem som skall vara med och klicka på [Lägg till] Ange utmärkelse och datum, kontroll görs av att uppgifterna inte redan finns. Klicka på [Uppdatera sida] Användarmanual_ver5 Sidan 24 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Är allt OK klicka på[Spara] och uppgifterna registreras och sparas direkt. 9.3 Ändra eller ta bort en utmärkelse. Sök fram medlemmen och visa medlemsbilden, visa alla utmärkelser. Denna bild visar alla registrerade grader och utmärkelser. Ändra datum genom att klicka på [Ändra] vid datumet. Om en utmärkelse blivit fel registrerat kan det raderas genom knappen [Ta bort], detta tar permanent bort posten. Lägg till nya utmärkelser genom att klicka på ”Lägg till”. Arbetsgången är densamma som vid uppdrag/ämbeten. 10 NÄRVARO 10.1 Närvaro allmänt Närvaro registreras av den institutionen där mötet är, registrering görs för alla såväl egna medlemmar som gäster som varit närvarande. Registrering görs för varje medlem, någon antalsregistrering för ett möte är inte möjligt utan registrering sker endast mot en medlem. Endast medlemmar som är aktiva medlemmar i någon institution, loge eller läger kan registreras. Skulle någon gästa logen eller lägret från en annan jurisdiktion kan detta ej registreras då denna person inte finns i systemet. Efter registrering kan närvaro för en enskild medlem visas i medlemsbilden. Om en åtgärd vill avbrytas kan man alltid klicka på webbläsarens bakåtpil eller välja en ny funktion i menyn till vänster. Möten och närvaro kan endast redigeras och visas för den egna institutionen. Användarmanual_ver5 Sidan 25 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem En medlems närvaro visas endast för institutionens egna medlemmar samt för en medlem som loggar in med eget användarid (medlemsnumret). 10.2 Skapa möteskalendern Först måste möten registreras i en möteskalender, detta görs via institution. Sök fram er institution och det finns två knappar i slutet, en för att lägga in möten och en för att söka i möteskalendern. Några institutioner har redan några gamla möten inlagda (jag hade vissa möten för B132 och har då kunnat lägga in en del möten i de loger som haft besök från B132), så om äldre möten läggs in kontrollera genom att söka i möteskalendern. Annars gå vidare och lägg in nya möten, det går bra att lägg in möten när som helst i tiden. Längst ned i institutionsbilden finns nu följande val. Gå till menyn – Institutioner – närvarohantering Här kan ni antingen söka fram ett befintligt möte eller lägga in nya möten. Klicka på lägg in möten och formuläret visas för att registrera möten. Ordinarie möten är de möten som institutionen skall ha enligt lag under perioden september – maj. För loger är det 18 möten, två per månad och för läger är det 9 möten, ett per månad. Vid registrering av möten får det endast finnas ett ordinarie möte per dag och endast det antal möten enligt ovan. Sommarmöte är de möten som äger rum under perioden juni – augusti. Alla andra möten är övriga möten. Dessas kan vara lägerkollegium, ämbetsmannamöten, vänafton, Högtidsloger etc. Fyll i mötesdag och en rubrik, obligatoriska uppgifter, samt en förklarande kommentar om så önskas. Ange typ av möte, ordinarie, sommarmöte eller övrigt. Användarmanual_ver5 Sidan 26 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Upprepa tills alla möten som skall registrerar lagts till. Bläddra med pilarna vid månad och år och markera valt datum eller skriv in datum i formatet åååå-mm-dd. När mötena lagts in klicka på ”Skapa” Och bekräfta sedan, om ett möte lagts in felaktigt så ångra och ta bort mötet eller redigera det. När mötena är registrerade så finns en länk direkt till att registrera närvaro eller tillbaka för att söka i möteskalendern. Användarmanual_ver5 Sidan 27 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 10.3 Registrera närvaro Sedan möten lagts in i kalendern kan närvaro registreras, antingen går ni direkt till möte som ni skapat eller börja med att söka fram mötet genom att klicka Närvarohantering i menyn institutioner. 10.3.2 Sök fram möte för registrering Formuläret för att söka fram möten visas Fyll i datum och eller sökbegrepp i rubrik och/eller notering för att plocka fram det mötet som söks för registrering samt ange om urval skall göras endast på obligatoriska möten eller inte, som standard visas alla typer av möten. Alla möten visas nu med uppgift om antal närvarande. Användarmanual_ver5 Sidan 28 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Det visas också vilken typ av möte det är O = ordinarie, S = sommarmöte och Ö = övrigt möte. Klicka på det mötet där registrering skall göras, om det redan finns närvarande visas dessa. Användarmanual_ver5 Sidan 29 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem De alternativ som finns är att registrera egna medlemmars närvaro – ”Närvaroregistrering – eller ”Gästregistrering”. Knappen ”Radera kan användas för att ta bort en registrerad närvaro för en viss medlem, dessa markeras då i kryssrutan. Användarmanual_ver5 Sidan 30 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 10.3.3 Registrera egna medlemmar Klicka på Närvaroregistrering för att registrera egna medlemmar. En förteckning över samtliga medlemmar i institutionen som inte har en närvaro registrerad för mötet visas. Det går att registrera närvaro på alla möten som lagts in oberoende av när i tiden mötet är. Detta gör att det går att registrera närvaro även för de medlemmar som lämnat institutionen, förutsättningen är att medlemmen hade ett medlemskap i institutionen vid tiden för mötet. Välj närvarande genom att markera i kryssrutan, och klicka på ”Spara”. Notera att det finns en viss begränsning i hur många poster som kan hanteras på en gång. För säkerhets skull registrera inte fler än 50 – 60 per gång, skall fler närvarande registreras gör i så fall detta i fler omgångar. Det går alldeles utmärkt att göra registreringar många gånger på samma möte Tips för institutioner med många medlemmar såsom läger. Använd funktionen för registrering av gäster och ange vederbörandes logetillhörighet samt till exempel * för efternamn, då blir det en kortare lista att söka i. Lägermedlemmar kommer då att registreras som egna medlemmar. Användarmanual_ver5 Sidan 31 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Nu visas en förteckning över de valda medlemmarna och om allt är riktigt så spara registreringen. Nu är de nya medlemmarna registrerade på mötet. Om någon felaktigt registrerats så markera och klicka på ta fram mötet enligt ovan och markera de medlemmar som felaktigt registrerats klicka sedan på ”Radera” och medlemmarnas närvaro är borta. Användarmanual_ver5 Sidan 32 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 10.3.4 Registrera gäster Skall gäster registreras klicka på ”Gästregistrering” Nu visas de gäster som eventuellt redan finns med. Nya gäster registreras genom att ange den institution som gästen kommer från och en del av efternamnet, klicka på ”Sök” och en lista visas med medlemmar i den valda institutionen som motsvarar namnen. I exemplet har jag valt B16 och namn som börjar med And… skall alla medlemmar visas så skriv en asterisk * i fältet för efternamn. Det går att välja institution valfritt, således kan även systrar registreras som gäster i en brödraloge vid till exempel en högtidsloge. Användarmanual_ver5 Sidan 33 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Markera de/dem som var närvarande och klicka på ”Lägg till” De markerade visas och klicka sedan på ”Spara”, om fel markerats avmarkera kryssrutan. Klicka på spara och bekräfta registreringen genom att klicka på Spara i nästa formulär efter detta visas närvaron för mötet Skall fler närvarande läggas till är et bara att upprepa Närvaroregistrering eller Gästregistrering. Knappen [Tillbaka] gör att man kommer tillbaka till föregående bild, länk till att söka nytt möte eller lägga till ett möte finns också. Användarmanual_ver5 Sidan 34 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Genom att klicka medlemmens nummer kommer man direkt till medlemsbilden och kan där se medlemmens närvaro i loger respektive läger. 10.4 Gäster från andra jurisdiktioner – andra länder. Det går att registrera närvaro för medlemmar från andra länder. Detta görs genom att i funktionen för registrering gäster välja speciella loger. Således anges logeid samt lista medlemmar i denna loge. Följande loger skall användas: EL10 för gäster från Finland EL11 för gäster från Norge EL12 för gäster från Danmark EL13 för gäster från övriga länder Exempel: Det finns 20 registrerade medlemmar, Gäst1, Gäst2 osv, markera det antal gäster som närvarande och lägg till dessa på samma sätt som övriga gäster. I närvarostatistiken kommer då dessa att räknas med såsom närvarande från andra institutioner. 10.5 Besök i andra länder Vill ni registrera egna medlemmars besök i andra länder så går det bra att skapa ett övrigt möte för den dagen och ange att det avser besök i logen nnnn. Sedan är det bara att registrera som vanligt. Notera att det måste anges som ett övrigt möte. Användarmanual_ver5 Sidan 35 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 10.6 Visa en medlems närvaro En medlems närvaro kan visas antingen direkt genom att gå till medlemmen från mötesbilden eller från medlemsbilden, i denna finns nu ett nytt block Möten. Visa möten genom att klicka på Mötesnärvaro och välj möten genom att ange urval för datum, blankt visar alla möten. Om man endast vill se möten i den egna logen så klicka markera ”Visa endast aktuell institution” vilket blir den institution som är inloggad. Det går endast att se närvaro för medlemmar i den egna institutionen. Klicka på ”Se närvaro” så listas alla möten. Användarmanual_ver5 Sidan 36 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Det som visas är mötets rubrik, datum och i vilken institution som närvaron var, ett löpnummer finns som visar antal möte enligt urvalet, det senaste kommer överst i listan. I slutet finns en knapp Medlemsbild som gör att man kommer tillbaka till medlemsbilden. 10.7 Närvarostatistik Under rapporter – statistik – finns ett antal fördefinierade rapporter: Notera att den kan ta mycket lång att ta fram dessa rapporter om de är många år som väljs och det är institutioner med många medlemmar. I vissa fall kan det ta så lång tid att frågan inte genomförs fullständigt. I läger är det i vissa fall många hundra medlemmar och då kan det ta lång tid. Är det också många som samtidigt är inloggade och gör stora sökningar kan det också inträffa att frågan inte fullföljs. Försök i så fall att ta med färre år eller försök ändra urvalet, där det går. 10.7.5 Rapport – närvarostatistik per möte Denna rapport ger den officiella närvarostatistiken för en institution. Den räknar alla ordinarie möten och de egna medlemmarnas närvaro samt beräknar närvaroprocenten i förhållande till antal medlemmar samma dag. Detta blir således en korrekt beräkning av närvaroprocenten. Summa raden är sedan medelvärdet av närvaron per möte. Användarmanual_ver5 Sidan 37 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Välj den institution som skall visas genom att skriva in beteckningen, exempel B132 och välj år att visa, lägg till år. Visa sedan rapporten antingen på sidan eller som kalkylblad. Rapporten visar antal egna medlemmars närvaro på ordinarie möten under valda år. Om fler år väljs visas dessa som kolumner. Användarmanual_ver5 Sidan 38 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Om fel antal möten registrerats som ordinarie så visas alla möten som registrerats som ordinarie. Klicka på datum för mötet för att visa mer information om mötet. Om man nu klickar på mötet visas bilden med alla registrerade medlemmar på mötet. Klickar nu en gång till på mötets beteckning så visas de medlemmar som registrerats. 10.7.6 Närvaro på institutionsnivå Denna rapport ger en översikt av antal möten per typ och hur närvaron fördelas mellan egna och gästande medlemmar. Här anges också vilken institution som skall visas samt vilka år som skall tas med. Denna rapport visar grupperat per typ av möte och år hur många möten registrerats av respektive typ. Antal egnas besök i annan loge visar registrerat antal besök gjorda av annan institution för medlemmar i den valda institutionen. Antal gäster från annan institution visar de registrerade besöken gjorda av den egna institutionen avseende medlemmar från andra institutioner. Egna närvarande avser egna medlemmars besök i den egna institutionen. Antal medlemmar i logen vid årets slut visar det antal medlemmar som fanns registrerade i institutionen vid årets slut, alternativt dagens datum om aktuellt år valts. 10.7.7 Närvaro på medlemsnivå Denna rapport är till för att dels söka fram närvaron för enskilda medlemmar inför till exempel upptagning i högre grad. Användarmanual_ver5 Sidan 39 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Urval av medlemmar kan endast göras inom en enskild institution och enbart för den egna institutionen. Med inloggning för ämbetsmän – ej registeransvariga – kan sökning göras även på andra institutioner än den egna. Detta gör det möjligt att se till exempel egna medlemmars närvaro i läger och vice versa. Vill lägret till exempel se hur många medlemmar från en av logerna som besökt lägret kan en sökning göras utifrån logen och välja besök i andra institutioner. Dessa besök är då i de allra flesta fall besök i lägret då detta i allmänhet är betydligt vanligare än besök i andra loger. Urval kan göras på typ av möte, närvaro i egen eller annan institution eller all närvaro. Välj och lägg till de år som skall visas, välj fler år visas resultatet i kolumner för varje år. Slutligen välj om alla medlemmar – nuvarande – skall tas med eller välj ut enskilda medlemmar eller de som saknar registrerad närvaro. Genom att kombinera med att fylla i urval för grader kan sökningen göras att enbart omfatta medlemmar med viss grad och som saknar en högre grad. Användarmanual_ver5 Sidan 40 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Följande exempel väljer alla medlemmar som har besökt den egna logens ordinarie möten under åren 2004 – 2007 Resultatet blir Användarmanual_ver5 Sidan 41 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Följande exempel söker de som har invigningsgraden men inte första graden och deras besök totalt under åren 2004 – 2007. Resultatet blir Notera att det givetvis förutsätts att såväl möten som grader är uppdaterat i systemet, annars blir det inget resultat. Följande exempel visar på dem som eventuellt kan upptas i läger, sökning görs på dem som har tredje graden men inte första lägergraden och alla möten under de tre senaste åren. Användarmanual_ver5 Sidan 42 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Resultatet blir Det går också att ange under vilken period graden skall ha erhållits. Vid alternativet Välj ut medlemmar ur institutionen skall först urval göras av medlemmar. Användarmanual_ver5 Sidan 43 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Ange namn eller medlemsnummer, använd gärna jokertecken för att få en lista över medlemmarna, följande söker efter alla vars efternamn börjar på ”m” Användarmanual_ver5 Sidan 44 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Markera dem som skall läggas till i listan valda medlemmar, upprepa detta tills alla som söks är med. Visa resultatet eller ta bot fel vald medlem eller gör en ny sökning. 11 MEDLEMSAVGIFTER Funktionen för medlemsavgifter är till för FS/RF för att registrera inbetalda avgifter från medlemmarna. Notera att endast medlemsavgifter skall registreras, detta då dessa avgör om medlemmen är gottstående eller inte. Det finns således inga funktioner för registrering av gradavgifter eller andra typer av avgifter, endast institutionens medlemsavgift. Funktionen är endast tillgänglig med speciell inloggning för FS/RF och nås under Institutioner. 11.1 Hantera avgifter Först måste avgiften anges detta görs genom att ange avgiften till institutionen som den årliga avgiften. Användarmanual_ver5 Sidan 45 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Välj år och ange avgiften i hela kronor. Skulle avgiften ändras under året är det bara att skriva in ett nytt värde. Har det funnits registrerade betalningar för medlemmar för året kommer status för dessa att uppdateras. Detta betyder att om avgiften ändras så kommer status för om medlemmar är fullbetalda eller inte att uppdateras. De små knapparna Visa alla Visa aktuella växlar visning så att Visa alla visar alla år med avgift och Visa aktuella visar från dagen och tio år framåt. Det är således möjligt att registrera historiskt och även framåt i tiden. När detta är klart finns länkar i underkant av bilden. Om du vill ändra en avgift för ett år så skriv in den nya och klicka på [Spara] och bekräfta, sedan gäller nya/rättade avgiften. Status för medlemmars betalningar uppdateras direkt. Användarmanual_ver5 Sidan 46 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 11.2 Nedsättning av medlemsavgifter Nästa steg är om någon medlem har nedsatt avgift att registrera detta. Då det kan förekomma många olika former av nedsättning är funktionen sådan att du skall ange hur stor andel av avgiften som skall betalas under den tid som anges, för övrig tid under året beräknas full avgift. Denna funktion används också för att beräkna rätt avgift för nya medlemmar och medlemmar som lämnat, se mer nedan. Välj medlem i rullgardinen och ange tiden i form av åååå-mm ex. (2007-01) (2007-06) således från och med januari 2007 till och med juni 2007. Du kan ange period som sträcker sig över flera år framåt i tiden. Systemet kommer att beräkna vad medlemmen skall erlägga årsvis utifrån den årliga avgiften som angetts. Fler perioder under samma år kan anges men dessa får inte vara överlappande. Du skall ange nedsättningen i form av hur stor % andel av institutionens avgift som medlemmen skall betala under den angivna perioden. Har du angett 50 % under perioden januari till juni så kommer avgiften för medlemmen att bli 75 % på hela året, vilket kommer att användas vid Användarmanual_ver5 Sidan 47 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem beräkning om medlemmen har erlagt sina avgifter till fullo. När du är klar klicka på avsluta så kommer du tillbaka till starten för medlemsavgifter, alternativt klicka på länkarna under formuläret. Sedan nedsättningar registrerats kan dessa enkelt ändras direkt i formuläret Nedsättning av medlemsavgift Välj medlemmar i rullgardinen som visar alla aktuella medlemmar i institutionen. Skulle en retroaktiv registrering göras så ange medlemsnumret i rutan ”Skriv in medlemsnummer:”. Nya medlemmar skall betala avgift från och med månaden efter invigning. Om en medlem invigs i april så ange då för perioden ÅÅÅÅ-01 – ÅÅÅÅ-04 0 procent. Systemet beräknar då rätt avgift för året. Om en medlem slutar och endast betalar för del av året så ange då 0 procent för resterande månader i året. Då kommer dessa inte att komma upp på listan över ej fullbetalda medlemmar. 11.3 Registrera inbetalning Efterhand som medlemmarna betalar registreras varje betalning i denna funktion Välj först vilket år som avses Och du kommer till bilden för registrering, en förutsättning är att det finns en avgift för året registrerat annars kommer du till bilden för att registrera avgift. Välj medlemmar i rullgardinen, alla som är/varit medlemmar någon gång under året visas och som inte har erlagt full avgift. Alla medlemmar som någon gång under året varit medlemmar finns med i listan. Då medlem valts visas summa betalda avgifter och hur mycket medlemmen skall betala med hänsyn till eventuell nedsättning. Ange datum för betalning och belopp Användarmanual_ver5 Sidan 48 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Klicka på [Lägg till] och betalning är registrerad Upprepa denna procedur för alla betalningar som skall registreras. 11.4 Rapporter för medlemsavgifter Här kan du välja Alla betalningar per medlem Ej fullbetalda medlemmar Debiteringslista Sök på medlem Välj först för vilket år rapporten skall gälla, aktuellt år visas. Du kan välja att visa rapporten på sidan, som kalkylblad i Excel, adressetiketter eller medlemmarnas matrikelkort. 11.4.1 Alla betalningar Denna rapport visar alla medlemmar och registrerade betalningar per medlem. Användarmanual_ver5 Sidan 49 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem En betyder att medlemmen har registrerats för minst årets avgift och betyder att full betalning ej registrerats. Under årsavgift anges medlemmens avgift med hänsyn till eventuell nedsättning. Kolumnen Aktuellt medlemskap visar den institution som medlemmen för tillfället är med i. detta betyder att om en medlem lämnat så står det UT1, avliden AV1 eller en annan institution om medlemmen flyttat. Denna funktion finns till för att det skall vara enkelt att se om medlemmen är medlem just nu eller inte enär alla som någon gång under året finns med i listan. 11.4.2 Ej fullbetalda medlemmar Denna rapport visar samma sak men tar endast upp medlemmar som ej registrerats för full betalning. 11.4.3 Debiteringslista Denna är avsedd som underlag för att kunna ta fram inbetalningskort och information till medlemmarna om vad de skall erlägga. Då det i många fall är så att medlemmarna använder Internet för att betala sina räkningar och loger och läger har många olika rutiner för att tala om för medlemmen vad denna skall erlägga i avgift så finns inga fast formulär eller annat underlag för att direkt skriva ut plusgiro eller bankgiro blanketter. Använd utskrift som kalkylblad och sedan kan du använda detta som underlag för till exempel kopplad utskrift i Word för att skriva individuella brev till alla medlemmar med sin avgift. Du kan använda utskrift som etiketter för att adressera breven mm. Användarmanual_ver5 Sidan 50 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 11.4.4 Sök på medlem Denna rapport är tänkt för att selektivt plocka fram medlemmar och se deras betalningar under ett eller flera år. Detta är bland annat användbart då en medlems betalningar inför gradgivning etc. skall kontrolleras. Vid markering av detta alternativ växlar bilden och knappen ny sökning visas Klicka på [Ny sökning] och följande visas Användarmanual_ver5 Sidan 51 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Välj först vilka år som skall tas med genom att markera i rullgardinen och klicka på [Lägg till], upprepa detta för varje år som skall tas med. Alternativet [Lägg till alla] kommer att lägga till alla år som Orden har funnits, dock kommer endast de år att visas där det finns registrerade betalningar för respektive medlem. I följande exempel har åren 2005 och 2006 valts, datum innebär att alla betalningar till och med den 31/12 respektive år tas med. Klicka på knappen [OK] Användarmanual_ver5 Sidan 52 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Nu är det dags att välja medlemmar, du kan söka på medlemsnummer, för- och/eller efternamn. Det går bra att använda jokertecken (*). Skriv till exempel b* i efternamn och klicka på [Sök] Markera de medlemmar som skall tas med och klicka på [Lägg till] Användarmanual_ver5 Sidan 53 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Vill du söka fram fler så upprepa proceduren genom att ange nytt i fälten och klicka på sök och sedan markera och lägg till. Vill du ta bort ett namn så klicka på [Ta bort] och det raderas omedelbart. När du är klar med listan så visa resultatet som du vill. På sidan kan det se ut så här. Användarmanual_ver5 Sidan 54 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Även här visas aktuellt medlemskap. 12 INSTITUTIONEN Uppgifter om institutionen kan uppdateras avseende adresser, telefonnummer med mera. Sök fram institutionen antingen genom menyn Institutioner Denna meny innehåller: Sök institution Skapa institution Närvarohantering Medlemsavgifter Vilka val som visas beror på behörigheten. Skall man ändra uppgifter om en institution söker man alltid först fram den och visar sedan institutionen för att ändra och uppdatera uppgifterna. En institution är en Loge eller ett Läger och motsvarande. Följande typer av institutioner som har lite olika egenskaper finns: 12.1 Institutionstyper De institutionstyper där nya medlemmar kan skapas är B eller R, dessa kallas för primärloge. Medlemskap i andra institutioner kan skapas av kansliet eller från behörighet i den institution vartill ett medlemskap skall läggas till. Ett läger lägger till sina medlemmar och kan då endast lägga till i sin institution. Samma sak är det med föreningar. Följande institutioner är aktuella: Förkortning AV AVGBREV B Benämning Avlidna medlemmar Medlemmar med avgångsbrev Brödraloge Användarmanual_ver5 Beskrivning Avlidna medlemmar Medlemmar som är med i Orden men inte i någon loge Brödraloger Sidan 55 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Förkortning BD BF BL BLF K R RD RF RL RLF RLK RR SL UT Benämning Brödradistrikt Brödraförening Brödraläger Brödralägerförening Blivande medlemmar Rebeckaloge Rebeckadistrikt Rebeckaförening Rebeckaläger Rebeckalägerförening Rebeckalägerklubb Rebeckarådet Storlogen Tidigare medlem Beskrivning Distrikt i brödragrenen Brödraföreningar Brödraläger Brödralägerföreningar Medlem i förening ej ordensmedlem Rebeckaloger Distrikt i systragrenen Systraföreningar Systraläger Rebeckalägerförening Rebeckalägerklubb Toppen av systragrenen Toppen av brödragrenen Medlem som lämnat orden 12.2 Sök och uppdatera institution Sökning efter en institution kan göras antingen via menyn Institutioner eller via Rapporter – Institutioner 12.2.1 Sök via menyn Institutioner Denna väg ger träff på aktuella institutioner och sökformuläret är Alla fält är sökbara och jokertecken (*) giltiga. Användarmanual_ver5 Sidan 56 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem För att söka alla brödraloger ange B i institutionstyp. En specifik institution söks genom att ange institutionstyp och nummer. Det går bra att söka alla institutioner i en viss ort. I exemplet har sökts alla i Eskilstuna, det går lika bra med må eller stora bokstäver. Resultatet visas i en lista: I detta fall är användaren inloggad med rättigheter för logen B132 Fristaden, därmed anges rättighet att ändra denna institution. När en institution visas så finns också en funktion för att direkt se alla medlemmar i institutionen. Är det en överordnad institution såsom ett distrikt visas vilka institutioner som ingår i distriktet. Det går i detta läge skriva ut adressetiketter till institutionerna. Utskrift av adressetiketter till görs genom att markera i den lilla kryssrutan. 12.2.2 Uppdatera uppgifter om institution Klicka på institutionen eller [Ändra] fältet så visas informationen om institutionen eller direkt i redigeringsläge där uppgifter kan ändras. Redigeringsläget Användarmanual_ver5 Sidan 57 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Nu visas informationen och kan direkt ändras. Skriv direkt i fälten den nya informationen och klicka på ”Ändra” knappen De ändrade uppgifterna visas och en kontrollfråga ställs om du vill ändra eller avbryta. Om endast läget visa valts måste knappen ”Ändra” användas för att komma till redigeringsläget. Glöm inte att bekräfta ändringen. Användarmanual_ver5 Sidan 58 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 13 E-POST Det finns en funktion at sända e-postmeddelande till medlemmarnas registrerade brevlådor. I medlemsbilden kan två e-post adresser anges och det är den första som används i funktionen. Funktionen är tillgänglig i rapporterna Medlem, Ämbeten och Utmärkelser och med rätt behörighet. 13.1 Sända e-post till medlemmarna Gör det urval av medlemmar som önskas, hur detta görs finns mer beskrivet i en separat handbok för dessa rapporter. Då funktionen är tillgänglig visas en extra kolumn med en kryssruta för de medlemmar som har en adress registrerad, detta syns i vyn Visa på sida. Längst ned visas Välj de som skall ha meddelandet eller använd knappen Välj alla, avmarkera – klicka på – de som eventuellt inte skall tas med. Klicka sedan på Skicka E-post Glömmer ni att markera så vissa texten Inga mejl funna. I detta formulär visas: Till: mottagarnas adresser, dessa kan inte redigeras Från: institutionens tjänstebrevlåda, detta kan inte redigeras Ämne: Ange rubriken i meddelandet Meddelande: Skriv in den text som önskas. Bifoga Fil: det finns möjlighet att bifoga en fil, sök fram från den egna hårddisken genom att klicka på Bläddra vilket dokument som skall bifogas. Lösenord: Ange det lösenord som gäller för institutionens brevlåda, den som står som från. Användarmanual_ver5 Sidan 59 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Skriv Lösenordet igen: upprepa samma lösenord. Skicka: Klicka på knappen Skicka Nu händer följande meddelande läggs upp i en sändkö varifrån de sänds successivt, detta för att det skall vara möjligt att sända till många mottagare på en gång vilket annars normalt är begränsat i e-postsystemen. Är allt OK visas Har du inte skrivit samma lösenord i båda fälten får du följande meddelande Sedan meddelandena sänts iväg kan det komma returmeddelande om felaktiga adresser, fyllda brevlådor eller annat som gör att meddelandet inte kan nå mottagaren. Dessa ser oftast ut som Har du däremot skrivit ett felaktigt lösenord eller att några adresser inte är giltig e-post adresser så får du ett meddelande från systemet Detta beskriver vad som var fel. I detta läge får du kanske sända meddelandet på nytt beroende på vad felet är. I dessa meddelanden kommer tyvärr texten på engelska och detta kan vi inte göra något åt. 13.2 Sända brev till dem som inte nås via e-post I systemet kan anges två e-post adresser, den första används för att sända e-post från systemet till medlemmarna. Se även handboken för systemet. Om ni använt funktionen för att sända e-post och vill skriva ut adressetiketter till övriga medlemmar så markera i detta läge E-post1 finns inte så visas endast de som inte har någon epost adress angiven. Använd sedan utskriftsalternativet Som adressetiketter. Användarmanual_ver5 Sidan 60 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 14 MATRIKELKORT Alla uppgifter om en medlem finns samlat i ett matrikelkort. Detta är tillgängligt från de flesta rapporterna och medlemsbilden. Matrikelkort skrivs alltid ut i ett nytt fönster och funktionen tillåt så kallade POP up fönster måste ha aktiverat för sidan. Matrikelkortet finns i tre utseenden: Det allmänna som är tillgängligt från de flesta rapporterna innehåller alla uppgifter utom bild och information om medlemsavgifter. För enskilda medlemmar som loggar in med sitt medlemsnummer visas alla uppgifter dock inte bilden. Denna version är också tillänglig för FS/RF med deras unika inloggning för medlemmar i den egna institutionen. För registeransvariga finns under rapporter en länk till den egna institutionens medlemmars matrikelkort. Dessa omfattar allt även bild. Syftet med denna rapport är att göra det enkelt att årligen eller vid behov skriva ut matrikelkort för arkivering. Valen är alla som någon gång varit med Alla nuvarande Eller alla där någon ändring gjorts sedan datum. Rulla ned till slutet Och välj alla eller markera dem som skall tas med. Användarmanual_ver5 Sidan 61 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Vid utskrift är det lämpligt att först skriva ut med en så kallad PDF skrivare och få en PDF fil på datorn, denna kan sedan skrivas ut. Detta förfaringssätt går snabbare att få utskriften till datorn än att direkt skriva till en vanlig skrivare. OBS det kan ta tid att visa alla korten före utskrift. 15 NOTERINGAR 15.1 Skapa en notering I medlemsbilden finns möjlighet att skriva in noteringar avseende sådana uppgifter som det inte finns fält för. Det kan till exempel handla om make/maka, uppdrag som inte finns i uppdragslistan etc. det finns möjlighet att för institutionen få egna unika uppdrag registrerade. Var dock noga med att inte skriva något som kan vara stötande, eller något som handlar om avgifter, eller att medlem lämnat av den eller den anledningen. Uppgifterna är tillgängliga för den enskilda medlemmen samt genom rapport – Noteringar. Med denna rapport går det att söka fram noteringar. Det är möjligt att redigera och radera noteringar för medlemmar i den egna institutionen som är gjorda av samma typ av institution. Funktionen öppnas genom att klicka på Finns det noteringar så visas dessa som då kan redigeras eller skapa en ny Användarmanual_ver5 Sidan 62 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Fyll i rubrik, obligatoriskt och valfri text. Fältet notering gjord av är ifyllt med aktuell institution. Klicka på Skapa Och sedan på Spara eller rätta till med Tillbaka. Noteringen är nu registrerad och kan visas. 15.2 Söka bland Noteringar Bland rapporter finns en speciell rapport för att söka bland Noteringar. I denna går det att sök på flera olika uppgifter, använd gärna jokertecken * för att söka på namn och texter. Användarmanual_ver5 Sidan 63 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Då en notering skapas knyts alltid den institution som skapar eller senare redigerar noteringen till denna. I formuläret går det att söka bland noteringar för en enskild medlem via medlemsnummer eller namn. Det går också att generellt söka bland noteringarnas rubrik eller text, och till sist även på institution samt under en viss tid. 16 FADDER 16.1 Uppdatera uppgift om fadder Normalt anges fadder då en ny medlem skapas, fadder är då normalt en medlem i den egna logen. I medlemsbilden – redigeringsläge – finns möjlighet att ändra denna uppgift. Antingen genom att välja en ny fadder i den egna logen eller ange ett medlemsnummer i fältet under rullgardinen. Detta alternativ gör det möjligt att uppdatera fadder även om denne inte längre finns med i loge, lämnat Orden eller avlidit. För att hitta medlemsnummer på en medlem så använd rapport – Medlem och sök endast på namn och/eller födelsedatum. Ange ingen uppgift om medlemskap i eller någon datum. Var noga med att finna rätt medlem, tänk på att namn kan vara skrivet på många olika sätt så använd jokertecken *. Blir det en för lång lista så försök skriva in fler bokstäver i namnet. 16.2 Hitta vem som är fadder till en medlem Sök fram medlemmen och se i medlemsbilden. Användarmanual_ver5 Sidan 64 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 16.3 Hitta medlemmar en fadder är fadder för Använd rapport – Medlem och ange till exempel den egna institutionen och medlemskap Just nu. Ta ut rapporten som kalkylblad, dölj eller ta bort alla onödiga kolumner, sortera därefter på kolumnen Fadder så lista alla medlemmar per fadder. 17 ADRESSETIKETTER 17.1 Installation av etikettprogrammet Börja med att hämta programmet på systemets hemsida som du når från startsidan, välj Spara i den ruta som kommer upp, kom ihåg var du sparade filen, alternativt välj Öppna mapp i rutan som visas då hämtningen är klar. Den hämtade filen är nu markerad och klicka på den, den heter etiketter.exe. Följ sedan anvisningarna. 17.2 Koppla programmet till etikettutskriften Efter att programmet hämtats och installerats är det klart för att användas. Programmet måste först kopplas ihop med de filer med etiketter som hämtas från medlemssystemet. Filerna från systemet har ändelsen etk och är gjorda för utskrift av etiketter med programmet, filerna är normala textfiler och kan också öppnas med vilken texthanterare som helst. Koppla programmet till filtypen görs enklast på följande sätt. Gör först en sökning av de medlemmar eller institutioner du vill skriva ut etiketter för, klicka sedan på ”Adressetiketter”, notera att för institutioner måste markering göras i den lilla rutan vid varje institution. Det bilder som visas kan se lite olika ut beroende på vilken version av Windows som används. Programmet fungerar normalt för alla senare versioner av Windows, även Vista. För användare av MAC gäller inte detta då det är ett PC program. Sedan ovanstående är gjort, se även mer information nedan, är det klart att börja använda funktionen. Adressetiketter är tillgängligt vid i stort sett alla rapporter och sökningar. Söks på medlemmar så innehåller etiketterna: Förnamn Mellannamn Efternamn Eventuell c/o adress Användarmanual_ver5 Sidan 65 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Bostadsadress Postnr och Ort Dessutom visas tillhöger längst ned information om medlemsnummer och hemmaloge. Detta för att enkelt kunna hitta eventuella felaktigheter om utsänt material kommer i retur på grund av felaktig adress. Följande är ett exempel från en sökning via menyn Medlemmar – Sök medlem. I listan visas dels hur många poster det är samt en kryssruta för att ange för vilka etiketter skall skrivas ut. Välj alla och sedan klicka på knappen Adressetiketter för utskrift. Om det endast är några så klicka i kryssrutan för dem som skall vara med eller avmarkera – klicka på – rutan om det alla utom några få. Då man klickat på knappen ”Adressetiketter” startar en hämtning av filen med etiketter. Första gången man gör detta visas normalt följande bild. Användarmanual_ver5 Sidan 66 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Välj alternativet Spara och då det är klart visas följande bild. Välj nu Öppna, eftersom programmet inte känner igen denna typ av dokument visas följande bild. Markera Välj program i en lista och klicka på OK, i följande bild klicka på Bläddra. Normalt kommer inte programmet Odd Fellows att visas så som det gör i denna bild, utan klicka på Bläddra för att leta reda på etikettprogrammet. Det ligger normalt i mappen c:\program\etiketter Användarmanual_ver5 Sidan 67 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Klicka och öppna mappen etiketter och markera programmet Användarmanual_ver5 Sidan 68 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Klicka på Öppna och etikettprogrammet startas. Eventuellt kan utskriften behöva justeras för att komma rätt på sidan. Detta görs under Arkiv – Justering, där kan förflyttning åt höger och nedåt göras för att passa den skrivare ni har. Skulle inte denna beskrivning visas på samma sätt i ert system så gå då till Kontrollpanelen och vidare till Mappalternativ. Där väljer ni Filtyper, klicka på Nytt. Användarmanual_ver5 Sidan 69 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Skriv in etk i fältet för Filnamnstillägg och sedan OK I nästa ruta är ni där ni skall välja program Användarmanual_ver5 Sidan 70 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Klicka på bläddra och följ anvisningarna ovan. 17.3 Normal användning Ovanstående behöver endast göras första gången du hämtar en etikett fil. Fortsättningsvis bör följande bild visas Välj alternativet ”Spara” om du spara filen till din hårddisk då kan du sedan skriva ut etiketter vid behov. Välj alternativet ”Öppna” om du direkt vill skriva ut etiketterna, dessa kommer då att temporärt sparas för utskrift och etikettprogrammet kommer att starta. Om inte alternativet Öppna finns så välj Spara och klicka sedan på Öppna när filen hämtats till din dator. Som skrivare visas Windows standardskrivare, du kan välja en annan om det finns fler skrivare installerade. Användarmanual_ver5 Sidan 71 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Under Arkiv finns en möjlighet att justera topp och vänstermarginal för att få utskriften rätt på papperet. Utskrift sker på standardformatet 70×36 mm. 17.4 Tips Alla filer som hämtas har samma namn, medlemmar för filer med medlemmar och institutioner för filer med institutioner. För att slippa hämta varje gång kan filen sparas på hårddisken, lägg förslagsvis upp en mapp med namnet Etiketter ODD och spara alltid filerna du hämtar dit. Gör du olika sökningar så byt namn på filen men se till att ändelsen alltid är etk så att etikett programmet känner igen filen. Utskrift av adressetiketter kan göras för institutioner och medlemmar, den lista över medlemmar som sökts fram kan skrivas ut, klicka på ”Adressetiketter”. 18 SÖK EFTER INFORMATION I huvudmenyn Finns ingångar för att söka efter information. Söks via Institutioner eller Medlemmar visas endast aktuella institutioner eller de institutioner medlemmen för tillfället är med i. Rapporter ger ytterliggare alternativ för att söka information, detta beskrivs mer i de följande kapitlen. Notera att beskrivning av rapporterna Medlem. Ämbeten och Utmärkelser beskrivs i en separat handledning. 18.1 Institutioner Med detta alternativ öppnas ett formulär där institutioner kan sökas på olika sätt. Notera att det kan vara enklare att använda rapport – Institutioner, se nedan. Användarmanual_ver5 Sidan 72 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Institutionstyp är till exempel B = brödraloge, R = rebeckaloge, BL brödraläger, RL rebeckaläger, BD brödradistrikt, RD rebeckadistrikt. Alla fält är sökbara, fylls fler än ett fält i betyder det att alla kriterier skall stämma. Resultatet är en lista över aktuella institutioner. 18.2 Medlemmar Med detta alternativ kan medlemmar sökas fram. Sökning sker avseende det aktuella medlemskapet. I många fall är det bättre att använda rapport – Medlem. Användarmanual_ver5 Sidan 73 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Formuläret har tre avsnitt, antingen söks en enskild medlem genom medlemsnummer eller namn. Hemadress gör en sökning på just den aktuella adressen. Användbar för sökning av medlemmar på en viss ort. I detta avsnitt finns även en möjlighet att söka födelsedatum eller ett intervall födda mellan från – till. Kombinera vid behov med att ange i vilken typ av institution och eventuellt nummer för att begränsa urvalet. Här är det också möjligt söka fram alla medlemmar på en ort för institutioner. 19 ANVÄNDA RAPPORTER Det en ett antal definierade rapporter i systemet, dessa finns under menyn Rapporter Vilka som visas beror på behörighet. Användarmanual_ver5 Sidan 74 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Rapporterna Medlem, Ämbeten och utmärkelser beskrivs närmare i en separat handledning. Rapport Övrigt är för kansliet med funktioner för distribution av SOFT och att avsluta medlemskap med övergångsbrev som inte utnyttjas. Under Statistik finns en ny meny med fler rapporter Rapporterna Medlem, Ämbeten och Utmärkelser är sådana att det går att göra en stor mängd olika urval. Därför beskrivs dessa i en separat handbok som också innehåller tabeller över de sök begrepp som kan användas. 19.1 Rapport Medlem Denna används för att söka fram medlemmar utifrån namn, födelsedatum hemvist etc. Se separat handledning. 19.2 Rapport Ämbeten Denna används för att söka ram medlemmar olika ämbeten/uppdrag. Se separat handledning. 19.3 Rapport Utmärkelser Denna används för att söka fram medlemmar utifrån gradr/utmärkelser Se separat handledning. Användarmanual_ver5 Sidan 75 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 19.4 Rapport – Institutioner Använd denna rapport för att söka fram institutioner. Med denna kan alla visas även de som inte är aktuella. Fältet Distrikt visar alla institutioner inom ett distrikt. Ange till exempel B6, RD10 Installation står för udda eller jämna år för ämbetsmanna installation. Användbar för att vilka institutioner som skall ha installation av ämbetsmän. Säte söker på den ort som institutionen har som säte, normalt samma som Ort vilket söker på besöksort och listar alla på denna ort. Just nu listar aktuella institutioner Använd också gärna denna rapport för att snabbt få veta hur många medlemmar en institution har. Exempel, sökning på Distrikt BD6 Användarmanual_ver5 Sidan 76 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Understrukna beteckningar är länkar till institutionen, distriktet eller orten. Se mer under kapitlet Institutioner. 19.5 Rapport – Noteringar Använd denna rapport för att söka bland noteringar. Se mer under kapitlet Noteringar. 19.6 Rapport – Statistik Detta val ger en ny meny med rapporter. Användarmanual_ver5 Sidan 77 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 19.6.1 Åldersfördelning Bilden för rapporten Välj vilken nivå rapporten skall omfatta: Totalt ger en summering av alla medlemmar inom loge eller läger Distrikt ger en summering av medlemmar inom distriktets loger Institution ger en specifik institution loge eller läger. Välj vilka år som skall visas genom att markera i listan och klicka på lägg till. Resultatet blir Användarmanual_ver5 Sidan 78 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Rapporten visar hur många medlemmar som finns per den sista respektive år. Fördelat på åldersgrupper. Samt uppgift om ålder på den yngsta och äldsta medlemmen samt medelåldern för alla medlemmar. 19.6.2 Institutioner per distrikt Välj vad som skall visas, bröder, systrar eller alla institutioner. Denna rapport ger en uppställning i per dagens datum över alla institutioner sorterat per distrikt. Användarmanual_ver5 Sidan 79 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Institutionerna visas med besöksort och antal medlemmar samt summerat per distriktet. Där läger finns beräknas antal medlemmar i logerna i förhållande till lägrets antal medlemmar. 19.6.3 Nya institutioner per år Denna rapport visar antal institutioner efter deras datum för instituering. Du kan välja ett urval av år eller klicka på alla så visas alla institutioner. Genom att klicka på antalet vid ett år visas längst ned vilka institutionerna är. Endast loger och läger visas. Användarmanual_ver5 Sidan 80 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem 19.6.4 Analys medlemsflöde Denna rapport visar antal medlemmar som tillkommit eller lämnat institutionerna. Totalt ger en summerad information för bröder eller systrar för loger eller läger. Vid detta val tas endast med de svenska logerna, ej de polska ej heller dem som lämnat loge men har avgångsbrev. Distrikt listar institutionerna inom distriktet och visar förändringarna för varje institution. Ange institution visar en specifik institution. Det går att välja flera år och då kommer uppgifterna att visas för varje år för sig efter varandra. Under tillkommande visas varifrån medlemmarna har kommit. I detta fall totalt för bröder, 1012 nya medlemmar i Orden, två har bytt loge via avgångsbrev, 77 har bytt loge direkt och 19 medlemmar har återinträtt. Användarmanual_ver5 Sidan 81 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Under avgående visas vart de tagit vägen. I detta fall 489 medlemmar har avlidit, 83 medlemmar lämnat med avgångsbrev, 77 medlemmar har direkt bytt loge och 734 medlemmar har lämnat Orden. Notera att medlemmar med avgångsbrev – institution AVGBREV1 – inte är medräknade i antal medlemmar ej heller de polska medlemmarna. Differensen som visas i detta fall 26749 (26753) -4 beror antingen på att det finns medlemmar som börjat eller lämnat per den 1/1 och/eller 31/12, dessa finns då med både i antal medlemmar och i antalet för tillkommit eller avgått, det kan också bero på att det finns felaktiga data i databasen, värdet inom parentes är beräknat som antal vid början plus tillkommande minus avgående, medan värdet utan parentes är antal medlemmar per den 31/12. Vid rapport över enskild institution visas vilka institutioner som medlemmar direkt gått till eller kommit ifrån. Härvid räknas endast institutioner av samma typ. 19.6.5 Rapport Orsaker Denna rapport söker på de koder för orsaker som automatiskt skrivs in vid förändringar av medlemskap. Användarmanual_ver5 Sidan 82 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem De orsaks koder som kan användas listas i rullgardinen och är Samma kod kan användas både som start och slut, till exempel en avliden medlem har som slutorsak i logen samma som startorsak i AV1. 19.6.6 Rapport närvaro Dessa rapporter finns beskrivna under kapitel Närvaro. 19.7 Rapport – Möten Denna rapport är tillgänglig för alla och är avsedd för att snabbt kunna se vilka möten en institution har. För att detta skall bli användbart krävs att institutionerna registrerar i möteskalendern för hela året på en gång. Sökning kan göras per: Institution, ange en institution såsom B132, R26 etc. Datum, sökning inom ett datum intervall, använd detta för att ange till exempel 2008-01-01 i första rutan för att söka alla möten från och med 2008-01-01. Ort söker möten hos institutioner på en viss ort, besöksort. Är tänkt för att söka efter möten att gå på vid en resa till en viss stad. Rubrik och Notering söker på det som skrivits in i möteskalender, såsom gradgivning eller annan lämplig information. Typ av Möte välj i rullgardinen vid behov. Användarmanual_ver5 Sidan 83 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem 19.8 Rapport – Matrikel Denna är endast tillgänglig för egna medlemmar i den egna institutionen. Denna är avsedd för att ta fram arkivkopior över matrikelkort och innehåller också bilden. Resultatet visas i en ny webbsida. Se mer under kapitel Matrikelkort. 19.9 Rapport – Lilla Matrikel Denna rapport är tillgänglig för alla och visar valda ämbetsmän i institutionen med deras hemadress, telefonnummer etc. Sökning görs antingen efter typ av institution och ett institutionsnummer. Utelämnas detta visas alla institutioner. Avgränsning kan göras avseende ort. Om institutionsnumret inte är känt går det även att söka på namn. Den högra delen kan användas för sökning på ett visst distrikt. Välj i rullgardinen. 20 KONTON Då denna del av menyn visas finns behörighet att byta lösenord på ett befintligt konto Användarmanual_ver5 Sidan 84 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Sök konto används för att leta upp konto för en medlem i logen och ändra detta lösenord Ändra ditt lösenord innebär att lösenordet som användes för att logga in kan ändras. Skapa konto är endast tillgängligt för kansliet. 20.1 Ändra lösenord för en medlems konto Använd Sök konto och följande bild visas. Endast medlemmar i den egna logen kan sökas. Sök på något av ovanstående alternativ, använd gärna jokertecken vid sökning på namn Klicka på namnet eller medlemsnumret Det som visas är medlemmen medlemsnummer – användarnamn, behörighetsroll som alltid är MEM – medlem samt rollattribut som står för rättighet till att se de egna uppgifterna. Klicka på Ändra lösenord Använd funktionen att Generera lösenord Användarmanual_ver5 Sidan 85 av 87 2010-12-17 Handbok ODD FELLOW medlemssystem Lösenordet visas nu i klartext antingen ångra eller bekräfta med OK Var noga med att skriva ut bekräftelsen och ge den till medlemmen. Denne kan sedan själv ändra sitt lösenord. OBS det finns ingen möjlighet att i efterhand se vilka lösenord som gäller, därför viktigt att notera lösenordet och skriva ut kvittensen det är enda gången lösenordet finns i klartext. 20.2 Ändra ditt lösenord Här visas direkt ditt konto du är inloggad på Skapa ett nytt lösenord för ditt konto. Notera, viktigt för användare med behörighet att uppdatera, då ni är fler som använder samma konto måste en av vara ansvarig – den registeransvarige – som sköter om detta. Om någon ändrar och inte detta görs upp av alla användare så kommer de övriga inte in. Vid byte av ämbetsmän och eller registeransvariga skall alltid lösenordet ändras. Glömmer ni lösenordet måste ni kontakta kansliet för att få ett nytt. 21 UPPDATERA UPPGIFTER OM GAMLA MEDLEMMAR För medlemmar som är aktuella i den egna institutionen – loger – läger kan direkt gamla uppgifter såsom uppdrag/ämbeten, grader/utmärkelser, närvaro och avgifter direkt registreras. Dock kommer den aktuella institutionen att stå för uppgiften även om den avser en annan institution. Om ni vill rätta till detta så använd de Excel ark som finns på systemets hemsida där också en speciell handbok finns för dessa. Med dessa kan ni även registrera gamala medlemskap som saknas vid tidigare logebyten. Avseende historisk uppdatering av närvaro så går detta att göra direkt då systemet kontrolerar om medlemmen var med i institutionen vid tidpunkten för mötet. 22 ÖVRIGT Då man är inloggad finns en tidsgräns som gör att man automatiskt blir utloggad vid lite längre inaktivitet, händer detta är det bara att logga in igen. Gå till systemets hemsida för mer information, denna nås från startbilden Användarmanual_ver5 Sidan 86 av 87 2010-12-17 Användarmanual ODD FELLOW medlemssystem Här finns också en länk till FORUM där ni kan ställa frågor av allmän art och också se efter om kanske ert problem redan finns besvarat. För att alla medlemmar skall få tillgång till handböckerna finns länkar till dessa också på startsidan. Användarmanual_ver5 Sidan 87 av 87 2010-12-17
© Copyright 2024