MINNESANTECKNINGAR 2014-03-17 Minnesanteckningar från möte med ACS-rådet torsdagen den 17 mars 2014 Närvarande: för Lunds universitet, Folklivsarkivet: Göran Sjögård (ordf.) för Lunds universitet, Biologiska museerna: Ulf Arup (sekr.) för Lunds universitet, universitetesarkivet: Bengt Werner för Landsarkivet: Jan-Eric Bruun för Regionen: Krister Hansson för Lunds Stadsarkiv: Jan-Owe Berg för Polismyndigheten i Skåne: Jenny Penescu för Skånes Arkivförbund: Anna Ketola 1. Minnesanteckningar från föregående möte, dagordning Förslag till dagordning föreslogs och godtogs. Mötet beslutade att minnesanteckningar från mötet 2014-01-30 skulle gås igenom punkt för punkt under mötet. – Styrgruppen har tagit del av informationen att ACS-rådet förordar att Multifunktionsrummet (Fascikeln) behåller sin nuvarande funktion. Flera olika förslag utvärderas för tillfället. Inget nytt har framkommit den senaste tiden, men ACS-rådets ståndpunkt kvarstår. ACS-rådet förordar dock med eftertryck att de helst ser att rummet bibehåller nuvarande funktion eftersom alternativa utrymmen dagtid saknas för större mottagningar i samband med aktiviteter i hörsalen. – ACS-rådets förslag till större samordning av hanteringen av hylleverantörernas dåliga och långsamma service har lett till ett möte med Bruynzeel den 12 mars där representanter för de tre huvudmännen deltog tillsammans med två representanter från Bruynzeel, däribland deras supportchef Peter Luukkonen. Peter erkände att deras support och service inte fungerat bra, men de lovade att bättra sig genom en ny hantering av ärenden och klagomål. Dessutom kommer de att åtgärda alla de fel som nu ligger på bordet, de lättare före 1 april och de svårare under våren. – Vid ett möte där brukare på Gaste I diskuterade verksamheten, larm, rutiner etc. beslutade man att vid den larmförändring som är på gång vill man även införa larm på dörrarna in i magasinet, som idag står öppna under dagarna. 2. Lokalfrågor Följande meddelades: – Balkongen kommer inom kort att repareras, ett nytt räcke sätts då upp, men betongstommen är oskadd. ACS-rådet föreslag till styrgruppen att stänga av den infarten och bygga om parkeringen så att ytan utnyttjas bättre föll i god jord och hyresvärden har gett en arkitekt i uppdrag att rita på ett förslag. – Larm/låsutbildning konstaterades inte ha givits alla på ACS på ett korrekt sätt. Förnyade kontakter krävs för att alla ska få utbildning och ska kunna känna sig trygga med systemet. Efter en längre diskussion enades mötet om att det vore bra med en lathund eftersom få – – – – – – – – använder larmet regelbundet och det är lätt att glömma. Dessutom förekommer olika uppgifter om när larm går av och på. Mögelskadan i ett av regionens rum är analyserad, det rörde sig om en ofarlig form. Rummet har sanerats och tagits i bruk. Den takplatta som länge saknats är nu återfunnen och finns på plats i taket. Magasin 3 och 4. Problemen med ljusreglering, klimat och hyllvagnar kvarstår. Ljusreglering ska åtgärdas inom kort, klimatanläggningen kompletteras med ytterligare kapacitet (prisuppgift väntas inom kort) och ett möte om hyllvagnarna har ägt rum. Kalla rum förekommer i Kontor 1 mot parkeringen, men även en del av Polismyndighetens rum kan vara kalla vintertid. Försöksverksamheten med mobila radiatorer under fönstren i två rum slog väl ut. En fördjupad diskussion med hyresvärden om hur saken bör lösas pågår dock. Ombyggnadsfrågor/uthyrning av konferensrum. Frågan om ombyggnation och uthyrning av lokaler till externa verksamheter har tagits upp i styrgruppen. Styrgruppen har dock bestämt att extern uthyrning ska fortsätta, bl.a. för att det anses vara god reklam för ACS när speciellt kommunförbund, höga regionala politiker och liknande kommer till ACS och ser vår verksamhet. Man anser också att en viss störning får man helt enkelt tåla i sitt arbete. För närvarande finns ingen ny information om ev. ombyggnationer. Dialekt- och ortnamnsarkivet. Läget verkar p.g.a. personliga konflikter vara låst. Ett dörröppnarhaveri inträffade på Gaste 1 och ledde till kraftig rökutveckling, men brandlarmet utlöste inte. Något svar på frågan varför det inte utlöste verkar inte finns ännu. Kraftiga läckage: I magasin 4 ska läckaget vara åtgärdat. Reparationer pågår av taket på magasin 5, men sannolikt har huvudproblemet inte lösts, nämligen att infästningarna av taket är för få. Frågan ägs av Strängbetong som lovat lösa det. Samtidigt har nya läckage upptäckts utanför soprummet. 3. Rapport från verksamheterna angående personal och bemanningsfrågor. Polisen: Matthias Lindgren slutar den 1 april och börjar på Stadsarkivet. Universitetetsarkivet: Två nya registratorer har anställts: Camilla Anderberg ska börja i maj, medan Amela Prsic redan börjat. Jesper Zimmerman kommer att vikariera för Fredrik Tersmeden som kommer att vara tjänstledig april till augusti. Karolina Ström kommer att praktisera 25/3 till 28/4. Biologiska museet: Inga förändringar. Folklivsarkivet: Inga förändringar. Regionen: Daniel Hedman och Linda Fredriksson-Engström har börjat på enh. för tillsyn och utredning. Peter Bergström har anställts vid enheten för e-arkiv. Emma Offerlind är ny konsult från Manpower och jobbar med scanning. Fahrad Aspari har jobbpraktik. Oliver Wide-Svensson och Evelina Cederholm jobbar vid enheten för service och depå, som konsulter från Manpower, men är från och med 1 april istället anställda direkt av Region Skåne. Landsarkivet: Inga förändringar. Stadsarkivet: Matthias Lindgren börjar hos Stadsarkivet som arkivarie från 1 april. Arkivförbundet: Arbetet med att hitta en ersättare för Tobias Lundqvist är påbörjat. Sandra som började 1 februari slutar inom kort och en ny person kommer och tar vid fram till 31 juli. 4. Avtalsfrågor, samordnad service, lokalvård, reception – Ett tilläggsavtal har upprättats med LU-Service, som regelbundet ska tömma kylskåpen i lunchrummet på matrester, städa i kylskåpen, mikrovågsugnar och i lådor med bestick och tallrikar. Samtidigt införs en ny regel som innebär att ingen lunch mat får förvaras i kylskåpen över helgerna. Detta verkar fungera bra så här långt. – Ett förslag till ny värdegrunden har tagits fram av Bengt Werner. Detta diskuterades en del men samtliga verkade tycka att det i stort sett var bra och det kommer nu att tas vidare upp till styrgruppen. – En tillgänglighetsplan har tagits fram för Arkivförbundet av Anna Ketola och den presenterades för ACS-rådet. Det är oklart om den kan/bör utformas så att den passar hela ACS eftersom det redan finns flera liknade planer för respektive verksamhet och dessutom fanns med i projekteringen av det nya ACS. Planen kommer dock att presenteras för styrgruppen. 5. Arrangemang, marknadsföring, information – Arrangemanget i mitten av mars då lärare till Arkivförbundet skulle komma för att få lära sig mer om att få in kulturarv i undervisningen är skjuten till hösten eftersom personal saknas för att hantera det hela. – 27 mars ABM Skåne kommer att genomföra en heldag med föreläsningar om e-arkiv. Många toppnamn inom området kommer och föreläser. – 7–8 april kommer Biologiska museerna att hålla samlingsvårdsmöte för naturhistoriska samlingar i Sverige. 50 deltagare är anmälda. Ett visst fokus kommer att ligga på de erfarenheter man har att flytta ett stort naturhistoriskt museum. – ABM planerades göra studiebesök den 5 sept. och då skulle visning av de olika verksamheterna göras. Landsarkivet kan dock inte så förslag på nytt datum kommer att ges för arrangemanget. – Den 20 sept. kommer Sk. Arkivförbund, Sk. hembygdsförbund och Skånes Genelogiska Förbund i Skåne (SGF) att arrangera ett heldagsseminarium för sina medlemmar i upphovsrätt. 6. Arbetsgrupperna – UV-gruppen är också på gång och håller på att planera höstcaféernas föredrag. Den har också fått i uppdrag av styrgruppen att ta fram nya riktlinjer för utställningsverksamheten på ACS. Gruppen har också äskat pengar för att köpa in nya flaggor med ACS' logga på samt 15–20 000 kr för utvecklingen av en ny hemsida. Pengar till flaggorna bifölls av mötet, men senare visade det sig att tre gamla oanvända flaggor redan finns. Beslutet får därför skjutas till styrgruppen. Underlaget till hemsidans utgifter ansågs vara för vagt. Uppdrogs åt UV-gruppen att föra fram ett bättre underlag till nästa möte. ACS-rådet poängterade också att UV-gruppens protokoll skall delges ACS-ordföranden i god tid innan rådets möte så att det kan bifogas kallelsen. – Strategigruppen har haft sitt första möte där de konstituerade sig. Gruppen består av Göran Kristiansson, Sladana Kajtaz, Anna Ketola och Fredrik Tersmeden. Inget nytt från denna grupp. – Brukargruppen för läsesalen har inte haft några fler möten. – Faktureringsförfarandet när utgifter inom ACS-rådets grupper uppkommer är löst - den verksamhet som har ordförandeskapet för tillfället tar kostnaden och fördelar den på sedvanligt vis. Undantag kan göras om bättre avtal finns inom annan verksamhet. – Arbetsgruppen för kök och matsal: Förslaget från arbetsgruppen i samråd med styrgruppen att lunchmat inte får förvaras i kylskåpen i lunchrummet över helger, alla rester måste tas hem eller slängas har tagits i bruk sedan 1 februari. Detta för att förbättra hygienen i kylskåpen och risken för att mat glöms bort och möglar. Utvärdering görs inför omförhandling av avtalet om städning på ACS. 7. Summering, frågor att föra vidare Till styrgruppen: – Förslaget till ny värdegrund tas till styrgruppen för beslut – Tillgänglighetsplanen ska presenteras för styrgruppen för beslut om vidare öden 8. Kommande möten – Nya mötestider under våren 2014: Mån 12 maj och mån 16 juni, samtliga möten 13.00. Vid pennan Ulf Arup