1. No category

Uppdaterad: 2013-11-04
Lathund
Avgifter Manuell hantering
1
1
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands.
Inledning
IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri.
Två versioner av IdrottOnline förbund
Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration,
IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma
bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att
vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte
uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet.
Kostnad
IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund.
Utbildning
SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till
det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se.
Manualer
Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig
besöka vårt manualbibilotek på www.idrottonline.se.
Operativsystem och webbläsare
Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE
10, Firefox och Google Chrome.
Hjälp och support
På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare
av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning.
Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se. Beskriv noggrant
ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Supportens mål är att svara på alla ärenden
inom 24 h.
Telefontid Torsdagar 12.00-16.00
Telefonnummer: 08-699 61 50
2
2
Rollista avgifter
Administrera avgifter - Hantera avgifter - Betala föreningsavgift
SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT
Huvudadministratör
Ordförande
Kassör
Administrera avgifter
TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH SKRIVA UT BETALSTATUS
Klubbadministratör
Förbundsadministratör
Idrottsansvarig
REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT
Huvudadministratör
Ordförande
Kassör
Administrera avgifter
KONTAKT FÖR SPEEDLEDGER LÄSES UT UNDER ”VÅR REFERENS” PÅ FÖRENINGENS FAKTURA
E-bokföringskontakt
BETALA FÖRENINGSAVGIFT
Ordförande
Kassör
Huvudadministratör
3
3
Förberedelser
SKAPA FAMILJER
Om ni har rabatter kopplade till era avgifter. Te.x att en familj med 2 eller flera medlemmar endast
betalar en totalsumma. Så behöver ni skapa dessa familjer samt lägga in medlemmarna i dessa
innan ni kan koppla dem till avgifterna. Hur du gör detta, de sid: 35 Klicka här!
SKAPA GRUPP
Ska en avgift vara kopplad till en specifik grupp behöver gruppen vara skapad innan. Se sid: 35
Klicka här!
SKAPA ROLL
Om ni vill ge en speciell rabatt till ex. Ständig medlem eller hedersmedlem behöver ni själva skapa
den rollen och tillsätta på personen innan ni kan skapa en rollrabatt. Se sid: 50 för att skapa roll
Klicka här!
Se sid: 37 för att tillsätta roll Klicka här!
Bra att veta
Observera!
Tillstätt avgift betyder att en markering görs i systemet.
Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv.
För att aktivera avgiften behövs en Ny betalning göras. Detta visar vi
under Betalstatus. Sid: Klicka här!
Vid medlemsurval ALLA behöver tillsättningen inte ske. Men observera att
NY BETALNING måste göras! Innan detta går det inte att markera
avgiften som betald eller se vilka avgifter som förfallit.
4
4
Stegföljd för manuell avgiftshantering
Manuell hantering
1. Skapa avgift
2. Skapa rabatter om de ska finnas
3.1 Vid medlemsurval ALLA - gör Ny betalning under Betalstatus
3.2 Vid Medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift
4. Gå till Betalstatus och gör Ny betalning
5. Invänta betalning och markera avgift som betald under betalstatus
5
5
Skapa avgift (1)
Första steget är att skapa de avgifter som ska finnas i föreningen. Ni ska skapa generella avgifter
och inte döpa dem efter en specifik period. Detta skrivs in i ett senare skede.
KLICKA PÅ AVGIFTER. KLICKA PÅ SKAPA.
SKRIV IN NAMN PÅ AVGIFTEN.
Observera att det ska vara ett gernerellt namn. Ingen bestämd tid eller annan benämning.
Du skapar avgifterna en gång och återanvänder dem år efter år. l
6
6
GÖR ETT MEDLEMSURVAL
Medlemsurvalet indikerar vem denna avgift ska tillsättas på.
UNDERLÄTTA ARBETET GENOM ATT VÄLJA AUTOMATISK TILLSÄTTNING, ALLA MEDLEMMAR.
Detta betydet att när en ny medlem läggs till i registret så tillsätts avgiften automatiskt. Detta passar bra när det är en avgift som alla ska betala. Gäller det specifika avgifter som inte alla ska betala
väljer du inte detta alternativ.
Alla medlemmar- Avgiften tillstätts automatiskt på alla medlemmar.
Medlemmar i idrott Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt
Medlemmar i grupp/lag- Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt
Inget (Manuell tillsättning)- Gå in på varje medlem en och en och tillsätta avgifterna.
SKRIV IN GRUNDAVGIFTEN.
Grundavgiften är den avgift som alla utan rabatter betalar. Det är utifrån den summan som sedan
rabatterna skapas. Det går att redigera denna summa om avgiften skulle höjas till kommande år.
7
7
SKRIV IN HUR AVGIFTEN SKA BETALAS.
Betalning genom varukorgen
Personen får avgiften skickad till sin personlinga varukorg. Medlemmen behöver inlogg för att kunna betala avgifterna via detta val. De med kontokort eller genom bankgiro, som vilken räkning som helst. Föreningen behöver ha en registrerad ordförande
med e-postadress, bank/postgiro samt organisationsnummer angivet.
Manuell betalning
Föreningen skickar ut en avi eller får betalning direkt vid medlemskapets start och betalning
sker kontant eller via bank/postgiro. E-postmeddelande med betalinfo kan skickas direkt från
avgiftshanteringen.
SpeedLedger E-bokföringstjänst genom Swedbank där återrapportering sker automatiskt.
Avtal med banken måste göras samt uppläggning av avgifterna även i SpeedLedger. För att
läsa mer besök deras hemsida: http://www.speedledger.se/
OM INGA RABATTER SKA FINNAS KOPPLADE TILL AVGIFTEN KLICKA PÅ SPARA.
FINNS RABATTER FORTSÄTT TILL NÄSTA STEG INNAN DU SPARAR.
8
8
Skapa rabatter på grundavgiften (2)
Nästa steg är att lägga in eventuella rabatter kopplade till den skapade avgiften. Rabatt kan tillsättas
för FAMILJ, ROLL OCH ÅLDER.
Det går att skapa fler rabatter för samma avgiftstyp. Systemet känner då själv av vem/vilka som har
kriteriet att få respektive rabatt.
FAMILJERABATT
Familjeavgiften måste tillsättas och markeras som betald samtidigt på alla familjemedlemmar. Använder ni Varukorgen som hantering av betalningar så kommer avgiften att skickas till den personen i familjen som är markerad som Gruppadministratör i
sin familj.
Använd familjerabatter för att exempelvis kunna ge syskonrabatt eller att ge ett totalpris för en familj.
Det går bara att använda en typ av familjerabatt för en avgift. Du kan välja mellan tre olika varianter
på rabatt.
PRIS PER PERSON - PRISSTEGE - TOTALPRIS FAMILJ
Pris per person
Varje person i familjen får den angivna summa i rabatt på den totala avgiften.
KLICKA PÅ FAMILJ. KLICKA PÅ PRIS PER PERSON.
9
9
ANGE MINIMUM ANTAL FAMILJEMEDLEMMAR SOM MÅSTE INGÅ I FAMILJEN FÖR ATT
RABATTEN SKA GÄLLA.
ANGE BELOPP SOM SKA DRAS AV PÅ AVGIFTEN FÖR VARJE PERSON.
DU KAN ÄVEN VÄLJA ATT ANGE RABATTEN I %.
TOTALT ATT BETALA MED RABATT SYNS TILL HÖGER.
10
10
Prisstege
Ju fler personer som ingår i familjen ju mer rabatt ges. KLICKA PÅ PRISSTEGE. ANGE HUR
MYCKET RABATT SOM GES OM DET ÄR 1 PERSON I FAMILJEN. KLICKA PÅ LÄGG TILL
RAD.
ANGE RABATT FÖR DEN ANDRA PERSONEN OSV. TOTALA PRISET FÖR HELA FAMILJEN ÄR DÅ DEN SUMMA SOM SYNS PÅ DEN SISTA MEDLEMS RABATTEN.
ÄR DET FLER MEDLEMMAR ÄN DE SOM ÄR INLAGDA FÖR RABATT SÅ FÅR DE SAMMA
RABATT SOM DEN SIST TILLAGDA. SUMMAN KOMMER DÅ ATT TILLSAMMANS FÖR
ALLA MEDLEMMAR VARA SLUTSUMMAN.
11
11
Totalpris familj
Ange en summa på den totala avgiften som ska gälla för hela familjen oavsätt hur många medlemmar den har.
KLICKA PÅ TOTALPRIS FAMILJ.
FYLL I SUMMAN SOM SKA DELAS LIKA PÅ ALLA FAMILJEMEDLEMMAR.
OM INGA ÖVRIGA RABATTER SKA SKAPAS SÅ KLICKA HÄR PÅ SPARA AVGIFT.
Tänk på att totalsumman kommer att delas lika på de familjemedlemmar som finns.
Det kan se konstigt ut när du ser i betalstatusvyn men den totala summan blir den
som du angivit i rabatten.
12
12
ROLLRABATT
Om en utvald roll i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ROLL.
VÄLJ VILKEN ROLL RABATTEN SKA GÄLLA FÖR
SKRIV IN RABATTEN. SLUTSUMMAN SYNS DÅ UNDER AVGIFT MED RABATT.
RABATEN KAN SKRIVAS I KR ELLER I %
13
13
OM FLER ROLLER SKA HA RABATT KLICKA PÅ LÄGG TILL RAD. FYLL I RABATT FÖR
DEN ANDRA ROLLEN.
OM INGA ÖVRIGA RABATTER SKA SKAPAS SÅ KLICKA HÄR PÅ SPARA AVGIFT.
ÅLDERSRABATT
Om en viss åldersgrupp i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ÅLDER.
14
14
SKRIV IN EN BESKRIVNING SAMT ANGE ÅLDERSPANNET.
ANGE SUMMA PÅ RABATTEN.
SLUTSUMMAN FÖR AVGIFTEN SOM PERSONER MED DENNA RABATT SKA BETALA
SYNS NU TILL HÖGER UNDER AVGIFT MED RABATT.
VILL DU ANGE YTTERLIGARE ÅLDERSSPANN FÖR DENNA AVGIFT SÅ KLICKAR DU PÅ
LÄGG TILL RAD.
Klicka på spara när du är helt klar med avgiftsskapandet
15
15
För att se de avgifter som finns skapade i föreningen klicka på den vita rubriken AVGIFTER.
Tillsätt avgift - Endast vid manuellt medlemsurval (3.2)
Om ALLA har valts som medlemsurval vid skapande
av avgiften behöver detta steg inte utföras.
Observera!
Tillstätt avgift betyder att en markering görs i systemet.
Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv.
För att aktivera avgiften behövs en Ny betalning göras. Detta visar vi
under Betalstatus. Sid: Klicka här!
KLICKA PÅ TILLSÄTT.
16
16
SÖK UPP ÖNSKAD PERSON ELLER FAMILJ MED HJÄLP AV SÖKMOTORN. Du behöver
inte fylla i alla sökkriterier utan välj några få. SÖK.
KLICKA I RUTAN FRAMFÖR VARJE MEDLEM SOM SKA HA AVGIFTEN TILLSATT. KLICKA
PÅ TILLSÄTT AVGIFT.
Är det en familjeavgift behöver du klicka i rutan framför alla namn på de medlemmar som finns i
familjen. Är det en enskild avgift klickar du i rutan framför det namnet.
VANLIGA FEL
Man tror att Tillsätt betydet att avgiften är aktiverad. Detta är dock fel. Tillsätt är en markering för
dig som sköter avgiftshanteringen i föreningen och för systemet att denna avgift ska skickas ut eller
notifieras till medlemmen. För att göra detta inom systemet behövs en Ny betalning utföras.
17
17
VÄLJ ÖNSKADE AVGIFT/AVGIFTER OCH KLICKA PÅ TILLSÄTT AVGIFTER.
Här syns de avgifter som är skapade med Medlemsurval Inget
(manuell tillsättning)
Avgiften är nu tillsatt men inte aktiverad. För att aktivera avgiften klicka på Betalstatus. Se
kommande steg.
18
18
Betalstatus Ny betalning - Avgiften aktiveras steg 1 av 2 (3)
För att systemet ska veta att en avgift väntar på att bli betald behöver en ny
betalning göras.
DETTA STEG GÖRS AV MANUELL HANTERING SAMT VARUKORG.
Ej av SpeedLedger hanterade avgifter där detta synkroniseras automatiskt.
KLICKA PÅ BETALSTATUS.
KLICKA PÅ NY BETALNING.
19
19
ANVÄND SÖKMOTORN UNDER MEDLEMMAR FÖR ATT SÖKA FRAM DEN ELLER DE
PERSONER SOM AVGIFTEN SKA AKTIVERAS FÖR.
Här kan du söka på namn, grupp, lag, familjer eller alla.
SKA ALLA PERSONER I MEDLEMSREGISTRET HA DENNA AVGIFT AKTIVERAD SÅ
SKRIV ALLA.
ÄR DET SÅ ATT EN NY MEDLEM HAR LAGTS TILL UNDER SÄSONGEN OCH AVGIFTEN
ENDAST SKA AKTIVERAS PÅ DEN PERSONEN SKRIV IN PERSONENS NAMN I FÄLTET.
Är det fler personer med samma namn så skiljer dem sig åt med
födelsenumret efter namnet.
20
20
VANLIGA FEL
Det blir dubbla betalningar av samma avgift till en person.
Detta betyder att du gjort en ny betalning och valt ALLA varje gång. Då får personen den avgiften
aktiverad igen. Systemet känner inte av att avgiften redan finns.
Lösning: Plocka bort de överföldiga betalningarna genom att ta bort det. Här får status inte vara
betald. Om så är fallet ändra först till obetald/förfallen status och sedan tar du bort avgiften.
DU KAN LÄGGA TILL FLER MOTTAGARE TILL SAMMA UTSKICK. BLANDA PERSONER
MED FAMILJER OCH GRUPPER. HELT FRITT.
VÄLJ VILKA AVGIFTER ELLER VILKEN AVGIFT SOM SKA AKTIVERAS.
DU KAN VÄLJA FLERA AVGIFTER SOM SKA AKTIVERAS SAMTIDIGT.
Det går ej att skriva in Alla under avgifter och då markera att alla avgifter som
finns tillsätts. Du måste söka upp dem en och en.
21
21
Status är per default inställt på UTSKICKAD.
Det kan vara att ni vår pengar kontant eller på ert konto. VÄLJ ATT KLICKA I BETALD.
Då kommer aktivering och markering ske samtidigt.
22
22
ANGE FÖRFALLODATUM.
Förfallodatum är obligatorisk.
Efter detta datum kommer avgiften att markeras som Förfallen i systemet.
Ingen påminnelse kommer automatiskt att skickas till medlemmen.
Det är endast en markering i systemet.
ANGE BENÄMNING. Här specificerar du året eller exempelvis terminen som avgifterna avser.
NÄSTA.
23
23
Ny betalning steg 2 av 2
Här ser du vilka val du gjort och kan redigera innan du klickar på skicka om något skulle misstämma.
Du kan ta bort avgifter eller lägga till. FÖR ATT TA BORT KLICKA PÅ X PÅ RESPEKTIVE AVGIFT.
FÖR ATT LÄGGA TILL STÄLL MARKÖREN I TEXTFÄLTET OCH SKRIV IN NAMNET PÅ
AVGIFTEN.
Du kan skicka ett e-postmeddelande till alla mottagare om du vill.
KLICKA I RUTAN SKICKA E-POST.
24
24
Skriv in valfritt meddelande. SKICKA.
Det skickas aldrig ut något automatiskt meddelande oavsätt vilken hantering ni har valt.
Du behöver alltid klicka i rutan framför Skicka e-post för att skicka meddelande till
mottagaren. .
SÅ HÄR SER MEDDELANDET UT.
SYMBOLFÖRKLARING
MANUELL HANTERING
VARUKORGEN
SPEEDLEDGER
25
25
Markera avgiften som betald (5)
MANUELL HANTERING
KLICKA PÅ BETALSTATUS.
Alla medlemmar som fått en avgift aktiverad syns i sökresultatet längst ner. Den aktuella statusen
syns till vänster.
26
26
För att söka fram en specifik person SKRIV IN NAMNET UNDER MEDLEMMAR.
STATUS SKA VARA INSTÄLLD PÅ OBETALD (UTSKICKAD/FÖRFALLEN)
FÖR ATT ÄNDRA STATUS PÅ AVGIFTEN KLICKA PÅ PILEN TILL HÖGER OM UTSKICKAD/FÖRFALLEN.
VÄLJ BETALD.
STATUSEN ÄR NU MARKERAD SOM BETALD I SYSTEMET.
27
27