1 (5) DATUM 2012-08-20 DIARIENR 181/11 Personuppgiftsombudet förteckning över personuppgiftsbehandlingar vid Göteborgs tingsrätt (enligt 39 § personuppgiftslagen (1998:204) Personuppgiftsansvarig: Göteborgs tingsrätt 404 83 Göteborg 031-701 10 00 Org.nr 202100 2742    För att trygga säkerheten i behandlingen tillämpas Domstolsverkets regler om informationssäkerhet och tillämplig lagstiftning. Uppgifterna överförs ej till tredje land. Uppgifterna lämnas till den som begär att få ta del av uppgifterna (efter sekretessbedömning). R2A Registrets benämning (ITsystem/förteckning) Automatiserade register/förteckningar Doris (gemensamt system) Ansvarig som kan lämna närmare upplysningar om registret Ändamål med registret Vilka uppgifter som registreras och på vilket sätt uppgifterna inhämtas och/eller lämnas vidare Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. Sveriges Domstolars gemensamma intranät som bl.a. innehåller aktuell information till personalen och länkar till administrativa söksystem. Innehåller även en funktion där man Kontaktuppgifter inhämtas från AD (se nedan). E-postadresser läggs in av IT-ansvarig. 404 83 Göteborg • Besöksadress: Ullevigatan 15 • Telefon: 031-701 10 00 • Fax: 031-701 13 00 • gbg.tingsratt@dom.se • www.goteborgstingsratt.domstol.se Expeditionstid: Måndag-fredag 08.00-16.00 2 (5) DATUM 2012-08-20 Palasso (gemensamt system) RUT (gemensamt system) Agresso leverantörsreskontra (gemensamt system) Agresso kundreskontra (gemensamt system) KIM (gemensamt system) Närmare upplysningar om registret och dess användning kan lämnas av IT-chefen på ITenheten eller den han/hon hänvisar till. Närmare upplysningar om registret och dess användning kan lämnas av IT-chefen på ITenheten eller den han/hon hänvisar till. Närmare upplysningar om registret och dess användning kan lämnas av IT-chefen på ITenheten eller den han/hon hänvisar till. Närmare upplysningar om registret och dess användning kan lämnas av IT-chefen på ITenheten eller den han/hon hänvisar till. Närmare upplysningar om registret och dess användning kan lämnas av IT-chefen på ITenheten eller den han/hon hänvisar till. Active Directory – AD (gemensamt system) Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. BRU (gemensamt system) Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. Navet (gemensamt system) Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. kan söka efter medarbetare i Sveriges Domstolar. Palasso används som ett systemstöd för egenrapportering av enklare lönehändelser, löneberäkning och personalstatistik. Ett hjälpmedel för beställning av resor samt skapande och vidareförmedling av reseräkningar. Ett hjälpmedel vid bokföring, utbetalning av leverantörsfakturor samt ersättning till dem som innehar F-skattesedel samt övrig skattefri ersättning. Till registret är också knutet ett försystem, KIM Ett hjälpmedel vid fakturering, bevakning samt eventuell indrivning. Innehåller namn, adress, anställningsuppgifter, personnummer. Inhämtas från myndigheten/domstolen. Den enskilde rapporterar vissa delar själv. Innehåller uppgifter om anställningen och resan. Grunduppgifter om personen inhämtas från Palasso. Den enskilde registrerar själv i systemet. I leverantörsreskontran registreras personer som innehar F-skattsedel samt personer som erhåller skattefri ersättning, t.ex. vittnen. Registrering sker av plusgirokonto/bankgiro och/eller namn och adress. Uppgifter om nya leverantörer samt bokföring av utbetalningar registreras av Domstolsverket eller av domstolen. Ändring av befintliga uppgifter görs endast av Domstolsverket Innehåller namn och adress på de personer som faktureras. KIM används i den dömande verksamheten. Alla betalningar i ett mål registreras först i KIM och förs sedan över till Agresso för bokföring och utbetalning. AD är den katalog där alla användarkonton finns, det som används för att logga in på en dator. Till detta användarkonto finns flera attribut som t.ex. telefonnummer, adress och myndighetstillhörighet. Belastningsregisterutdrag beställs elektroniskt från RPS. Personen måste alltså uppträda som aktör i ett brottmål och i tingsrätt ha någon av följande roller: Misstänkt, Tilltalad, Svarande, Motpart eller Tilltalad och Svarande. Registrering sker av plusgirokonto/bankgirokonto och/eller namn och adress samt vilken aktörsroll den registrerade har i målet. Kontroll mot folkbokföringen. I samband med att ett fullständigt person- eller samordningsnummer registreras i Vera skickas numret automatiskt till Skatteverkets register Navet. Uppgifterna används vid registrering av aktörer i Vera. Innehåller efternamn, förnamn, titel, myndighet, avdelning, rum, telefonnummer, mobiltelefon, fax, epostadress, besöksadress, box, postnummer, postort, arbetsuppgift och specialistområde. Informationen om varje användare ansvarar den lokala myndigheten för. BRU får endast beställas i allmän domstols verksamhet för straffmätning och val av påföljd. 3 (5) DATUM 2012-08-20 Register/förteckningar i annan form Arkivförteckning Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av Arkivarie på Arkivet eller den han/hon hänvisar till. En förteckning över de handlingar som bevaras med hänvisning till volymer (samlingar av handlingar). Ärendehanteringssystem. Används för registrering av nyinkomna administrativa handlingar och återsökning av tidigare inkomna administrativa handlingar till myndigheten. Programmet hanterar epost och används som hjälpmedel för administration av användare. Se arkivförteckning. ÄHS Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. MS Exchange, e-post Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten, eller den han/hon hänvisar till. Loggningsfiler för E-post och Internet Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. Programmet används som hjälpmedel för kontroll av datoranvändning. Loggningsfilerna upprättas automatiskt. I registret förekommer inte några sekretessbelagda uppgifter. Se DV:s Information om loggar. CMG Netwise Närmare upplysningar om registret kan lämnas av personalchefen vid personalekonomienheten eller den han/hon hänvisar till. Telefonregistret innehåller uppgifter om anställdas namn, titel, arbetsställe i tingsrätten, teleanknytning, frånvaroorsak samt tidpunkter för frånvaro. I registret förekommer inte några sekretessbelagda uppgifter. In- och utpasseringssystemet PW32 Närmare upplysningar om registreringar kan lämnas av ITchefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. Telefonregistret används som hjälpmedel, för anvisningar till telefonväxeln, upplysningar till medarbetare och allmänhet samt för upprättande av telefonlistor. Används som hjälpmedel för fördelning och bevakning av personalens personliga koder för in- och utpassering i tingsrättens lokaler. Loggningsfiler för Inpasseringssystem Närmare upplysningar om registreringar kan lämnas av ITchefen på IT-enheten eller den han/hon hänvisar till. I filerna registreras bricknummer och passeringstid. I registret förekommer inte några sekretessbelagda uppgifter. Jourlistor och jourschema Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Filerna upprättas automatiskt och används som hjälpmedel för kontroll av användningen av in- och utpassering med s.k. ”Brickor.” Förteckningar över personalens och advokaters indelning till jourtjänstgöring Micromarc Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för sökning och utlåning av litteratur från biblioteket till personalen. Innehåller namn, användarid, titel på lånad bok, tidpunkt för boklån Innehåller avsändare/mottagare, diarienummer, inkomstdatum m.m. I registret förekommer inte några sekretessbelagda uppgifter. I programmet registreras namn, användarid och telefonanknytning. I programmet registreras inga sekretessbelagda uppgifter. Innehåller uppgifter om anställdas namn, bricknummer, giltighetstid, behörighet och organisatorisk enhet. För uppgifter i registreringen gäller 39 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Innehåller namn, telefonnummer och jourtider 4 (5) DATUM 2012-08-20 Notariescheman Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för indelning av notarier Innehåller namn, avdelning, tjänstledighet och tidpunkt. Konkursregister Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Konkursförteckningen är en Excelfil över registrerade konkursansökningar. Registret används vid tingsrättens konkursenhet. Registret används för sökning av registrerade konkursansökningar, sökning av dagbokföring (diarie) av ärende samt sökning av underlag för utfärdande av konkursfrihetsbevis. Registret innehåller ärendenummer vid tingsrätten, parter, namn, personnummer/organisationsnummer, eventuell förvaltare, inkomstdatum, handlingar/åtgärder, beslutsdatum och förhandlingsdatum. För uppgifter i registreringen gäller 39 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Förteckningar över nämndemän och schema för indelning Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Underlag för indelning i tjänstgöring och hjälpmedel för att vidtala Förteckning över advokater och biträdande jurister Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för att vidtala offentliga försvarare, målsägandebiträden, bodelningsförrättare m.m. Förteckning över god man enligt äktenskapsbalken, föräldrabalken och samägande-rättslagen, bodelningsförrättare samt boutrednings- och skiftesmän Förteckning över särskilda ledamöter i dispaschmål Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för att vidtala Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för att vidtala ledamöter Förteckning över särskilda ledamöter vid sjöförklaringsdomstol Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för att vidtala ledamöter Förteckning över Besiktningsmän Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för att vidtala besiktningsman Namn Adress Telefon Yrke Partitillhörighet Tider för tjänstgöring Antal förordnanden E-postadress Titel Namn Adress Telefonnummer Antal förordnanden E-postadress Titel Namn Adress Telefon Antal förordnanden Målnummer E-postadress Titel Namn Födelseår Bostadsadress Hemtelefon Kontorsadress Kontorstel./fax/e-post Namn Yrke/arbetsgivare Födelseår Adress Telefon/telefax Yrke/titel Namn Födelseår Kontorsadress Telefon/fax Besiktningsområde Medlemskap i organisationer Språkkunskaper 5 (5) DATUM 2012-08-20 Specialiteter Förteckning över likvidatorer samt god man eller rättegångsbiträde rörande förvaltarskap Förteckning över personer som skall delges Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för att vidtala Titel Namn Adress Telefon Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Kontroll av delgivningsfristerna Namn Kommun Målnummer Förteckning över juryledamöter Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Underlag för att välja jury och för kallelser till juryledamöterna Namn Adress Telefon Ev. partitillhörighet Förteckning över häktade per avdelning. Närmare upplysningar om registret och dess användning lämnas av IT-chefen eller den han/hon hänvisar till. Hjälpmedel för bevakning av åtal, bevaka frister avseende beslag och förverkande Målnummer Namn på misstänkt Brottsrubricering Tidpunkt Personuppgiftsbehandlingar i Vera görs med stöd av Förordning (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar och ingår därför inte i denna förteckning För personuppgifter i loggningsfiler för e-post och internet ansvarar Domstolsverket.