Vägledning till effektiva projekt
SAMHÄLLSTJÄNST Vägledning till effektiva projekt RI:s målsättning Rotary International, en världsomspännande förening av Rotaryklubbar, har till uppgift att hjälpa andra, verka för höga etiska normer och främja förståelse, goodwill och fred i världen genom kamratskap mellan ledare i företag, yrkesliv och samhället. Innehåll Inledning1 Genomföra utvärderingar av samhället 3 Välja ett projekt 5 Göra upp en plan 7 Arbeta med samarbetspartner 9 Samla in pengar 11 Hantera ett projekt 13 Utvärdera framgång 15 Checklista för projekt 17 INLEDNING Rotaryklubbar är engagerade i serviceprojekt i tusentals samhällen runtom i världen. Rotaryklubbarnas medlemmar bildar ett mångfaldigt, globalt nätverk med frivilliga som förenas genom ett gemensamt engagemang för att främja internationell förståelse, goodwill och fred genom hjälpinsatser. Rotaryklubbmedlemmarna, som representerar ett tvärsnitt av yrkes- och företagsledarna i sina lokala samhällen, brukar känna till lokala behov, prioriteter, seder och bruk samt resurser som bidrar till effektiva serviceprojekt. För effektiva projekt behövs dock mer än att bara känna till samhället. För att genomföra ett effektivt projekt måste en klubb också kunna utvärdera behoven i samhället, planera relevanta projekt och förvalta projektresurserna. Hur kan jag använda denna vägledning? Samhällstjänst – vägledning till effektiva projekt togs fram för att ge Rotaryklubbarna de verktyg de behöver för att planera, genomföra och utvärdera effektiva serviceprojekt. De metoder som beskrivs i den här vägledningen har använts av Rotaryklubbar och experter på samhällsutveckling runt om i världen. Er klubb kan anpassa dessa metoder till ert samhälle. Om vägledningen används tillsammans med Verktyg för en utvärdering av samhället (605C), kommer den att hjälpa klubben att genomföra mer effektiva serviceprojekt. Ytterligare information och resurser, inklusive samtliga de publikationer som denna vägledning hänvisar till, finns på www.rotary.org. Vägledning till effektiva projekt 1 Ett gemensamt språk främjar förståelse Vad ingår i den här vägledningen? Hur olika människor tolkar begrepp som samhälle, kön och service har direkt samband med deras språk, kulturella bakgrund, utbildning och livserfarenhet. För att undvika missförstånd följer här definitioner av några av de nyckelbegrepp som används i den här vägledningen: Den här vägledningen följer ett effektivt serviceprojekt under dess olika etapper: val av projekt, planering, genomförande och utvärdering. Den innehåller också information om en del av de resurser som står Rotaryklubbarna till förfogande genom Rotary International. I slutet av vägledningen finns en checklista med de viktigaste stegen för ett effektivt serviceprojekts olika etapper. Använd den här checklistan för att gå igenom de nyckelbegrepp som du har lärt dig och för att se till att din klubb följer denna bästa praxis när den sätter igång med ett nytt serviceprojekt. Tillgång Allt som bidrar till framgången med ett serviceprojekt, som enskilda personers kunskaper, expertis, nätverk av personer och samhällsinrättningar. Samhälle En grupp människor som har något gemensamt. Samhällen definieras ibland av mycket konkreta faktorer som ett visst geografiskt område eller styre och ibland av delad övertygelse i form av seder och bruk eller kulturellt betingade traditioner. Vad gör att ett serviceprojekt blir effektivt? Kön En socialt uppbyggd och kulturellt påverkad uppfattning som styr roller, uppförande och kontakter mellan och bland kvinnor och män och pojkar och flickor. Med effektiva serviceprojekt uträttas mer än att bara finna en snabblösning på ett problem. De mest effektiva serviceprojekten Personer som berörs av projektet (intressenter) Enskilda personer, grupper eller organisationer som sponsrar ett projekt eller som berörs av resultatet av ett projekt. ¢ åtgärdar verkliga problem ¢ förbättrar livskvaliteten för samhällets medlemmar ¢ använder projektmottagarnas kunskaper och färdigheter ¢ uppmärksammar alla deltagares bidrag som viktiga och nödvändiga ¢ baseras på en realistisk utvärdering av tillgängliga resurser ¢ strävar efter att uppnå specifika mål och syften med mätbara resultat ¢ bygger upp effektiva nätverk ¢ ger människor och samhällen möjlighet att så småningom klara sig själva Service (tjänande) I vidare bemärkelse alla handlingar som utförs av en eller flera personer som är till fördel för en annan person eller grupp av människor. Rotary har fem tjänstegrenar: • Klubbtjänst inriktas på att stärka kamratskapet och se till att klubben fungerar effektivt. • Yrkestjänst uppmuntrar rotarianerna att hjälpa andra genom sina yrken och tillämpa hög etisk standard. • Samhällstjänst omfattar projekt och aktiviteter som klubbarna tar sig an för att förbättra livskvaliteten i samhället. • Internationell tjänst omfattar handlingar som genomförs för att nå ut med Rotarys humanitära insatser runt om i världen och främja internationell förståelse och fred. • Nya generationer ger erkännande åt de positiva förändringar som ungdomar och unga vuxna åstadkommer genom aktiviteter för ledarutveckling, serviceprojekt och utbytesprogram. Hållbarhet Möjligheterna för ett projekt eller program att fungera utan stöd eller medverkan utifrån. Hållbarhet används ofta för att mäta ett projekts effektivitet på lång sikt. 2 Vägledning till effektiva projekt GENOMFÖRA UTVÄRDERINGAR AV SAMHÄLLET Att utvärdera samhällets styrkor och svagheter är ett viktigt första steg för att planera ett effektivt serviceprojekt. Genom att ta sig tid att ta reda på vilka problem som finns i samhället kan klubben finna nya möjligheter till serviceprojekt och förhindra dubbelarbete. Formella utvärderingar av ett samhälle kan inkludera onlineenkäter, telefonintervjuer och fokusgrupper och genomföras av professionella konsultföretag. Informella utvärderingar kan bestå av så enkla saker som att prata med olika människor på ett kafé på orten, läsa lokaltidningar eller att lyssna på diskussioner vid möten i samhället. En kombination av formella och informella utvärderingsmetoder kan vara ett effektivt och billigt sätt att lära sig mer om ett samhälle. Effektiva utvärderingar av samhällen ger inte bara en riktig bild av ett samhälles styrkor och svagheter utan bygger också upp stöd och goodwill från samhällets sida för ett serviceprojekt. För att en utvärdering av ett samhälle ska vara effektiv bör den utföras systematiskt, omfatta en varierande grupp av samhällsmedlemmar och engagera deltagarna på ett meningsfullt sätt. Syftet med utvärderingen och vilka som bör inkluderas Syftet med en utvärdering av ett samhälle är att man ska få en bättre förståelse för dynamiken i samhället och få den information som behövs för att fatta beslut som bidrar till samhällets utveckling på lång sikt. Innan man påbörjar en utvärdering bör man fundera över vad exakt man vill ta reda på om samhället. En effektiv utvärdering kommer att ge er information som ni inte hade tidigare. En effektiv undersökning inkluderar en mängd olika intressenter i samhället och då i synnerhet grupper som ofta förbises, som kvinnor, ungdomar och gamla samt religiösa eller etniska minoriteter. Det är viktigt att inkludera ett brett tvärsnitt av människor som skulle kunna beröras av ett serviceprojekt för att fånga olika perspektiv och se potentiella resurser och problem som annars kanske inte uppmärksammas. Typer av tillgångar Er klubbs samhälle har fyra huvudgrupper av tillgångar: Mänskliga tillgångar En av de viktigaste tillgångarna som ett samhälle har är dess invånare. Alla har unika färdigheter, kunskaper och erfarenheter som kan bidra till ett projekts framgång – ibland på de mest oväntade sätt. Ofta beror ett projekts framgång på hur mycket samhällets medlemmar engageras. När en utvärdering av ett samhälle genomförs bör de olika roller som samhällsmedlemmarna spelar noggrant undersökas. Detta inkluderar åsidosatta grupper som kvinnor, ungdomar, minoriteter och fattiga. Organisatoriska tillgångar Organisationer tillhandahåller mycket viktiga resurser för hjälpinsatser i samhället. Formella organisationer – statliga myndigheter, icke-statliga och ideella organisationer, religiösa samfund, skolor och företag – har vanligtvis tillgång till finansiella resurser, teknisk expertis och information som kan komma till användning för serviceprojekt. Informella organisationer – idrottslag, grannföreningar, kvinnokooperativ, en grupp vänner som brukar träffas på ett kafé – syns kanske mindre men kan spela avgörande roller när det gäller att stödja och främja serviceprojekt i samhället. Materiella tillgångar Ett samhälles materiella tillgångar omfattar all befintlig infrastruktur – byggnader, parker, allmänna kommunikationssystem, vårdinrättningar, vatten- och sanitetssystem, återvinningsstationer och soptippar, bibliotek, teatrar och möteslokaler – som kan användas för att stödja ett projekt. Att känna till vilka fysiska tillgångar ett samhälle har kan också vara till hjälp för att finna idéer till projekt som kan förbättra den befintliga infrastrukturen. Klubbtillgångar De olika expertkunskaper och yrkeskunskaper som medlemmarna har utgör en viktig tillgång för Rotaryklubbarna. En utvärdering på nära håll av en klubbs finansiella och mänskliga resurser hjälper till att avgöra vilken typ av projekt en klubb kan hantera effektivt. Klubbar med till- Vägledning till effektiva projekt 3 gång till stora finansiella resurser behöver kanske till exempel inte ordna några större insamlingar för ett projekt, medan andra klubbar kanske väljer frivilligaktiviteter eller projekt som inte fordrar särskilt stort ekonomiskt stöd. En klubbs rykte i ett samhälle kan också vara en tillgång. Utvärderingar av samhällen med en positiv inställning En av farorna med en utvärdering av samhället är tendensen att endast titta på ett samhälles problem eller brister. Probleminriktade utvärderingar tenderar att ignorera resurser och lösningar som kan finnas i ett samhälle och resulterar ofta i projekt som skapar beroende av hjälp utifrån. Att ha en positiv inställning när man utför utvärderingen av samhället är ett bra sätt att undvika att fokusera på vad ett samhälle saknar och kommer att hjälpa klubben att hitta mer hållbara resurser till projektet. En utvärdering som baseras på ett samhälles styrkor ber de personer som berörs av projektet att se till vad som fungerar bäst i deras samhälle, genom att ställa dessa frågor: • Vilka är de främsta tillgångarna i vårt samhälle? • Varför är dessa våra främsta tillgångar? • Vilka projekt har fungerat bra tidigare? • Varför har dessa projekt blivit framgångsrika? Att identifiera tidigare framgångar i samhället skapar tillförsikt och hjälper till att motivera samhällsmedlemmarna att sätta igång med nya projekt och initiativ. Analysera och rapportera resultat Efter att en utvärdering av ett samhälle har genomförts måste resultaten vidarebefordras till berörda parter. En genomgripande analys av utvärderingen kan hjälpa klubben att bestämma vilket serviceprojekt som ska genomföras och avgöra om det blir effektivt. Utvärderingsförfarandet De flesta utvärderingar av samhällen görs på liknande sätt. 1. Tillsätt en kommitté som har överinseende över utvärderingen. (Denna kommitté genomför de övriga stegen i utvärderingsförfarandet.) 2. Fastställ syfte och målsättning med utvärderingen av samhället. 3. Bestäm vilket/vilka utvärderingsverktyg som ska användas med utgångspunkt från de resurser som står klubben till förfogande. 4. Identifiera personer som berörs av projektet i samhället och som borde delta i utvärderingen, inklusive lärare, regeringstjänstemän, polistjänstemän, sjukhusadministratörer, socialarbetare, ledare i medborgarorganisationer och studerande. Se till att marginaliserade grupper också inkluderas. 5. Gör upp ett tidsschema med specifika deadlines för när utvärderingen ska slutföras och granskas samt för när resultaten ska framläggas för klubben och andra berörda personer i samhället. 6. Genomför utvärderingen. Verktyg för en utvärdering av samhället Följande verktyg är effektiva och billiga alternativ som enskilda Rotaryklubbar kan anpassa till sina egna samhällen. En detaljerad beskrivning av vartoch ett av dessa verktyg samt exempel på studiepass finns i Verktyg för en utvärdering av samhället (605C). ¢Enkät ¢ Utvärdering av tillgångar ¢ Kartläggning av samhället ¢ Schema över dagliga aktiviteter ¢Säsongskalender ¢Kvartersträff ¢Fokusgrupp ¢Paneldiskussioner 4 Vägledning till effektiva projekt 7. Granska resultatet av utvärderingen. Fastställ vilka problem som tagits upp oftast och vilka som redan åtgärdas av andra klubbar och samhällsorganisationer. Finns det insatser som innebär dubbelarbete? När ni har kommit så här långt kanske ni vill träffa en liten grupp samhällsledare för att diskutera resultaten. 8. Skriv en kortfattad rapport om den information som framkommit vid utvärderingen och låt klubben och deltagande intressenter i samhället ta del av denna. VÄLJA ETT PROJEKT Efter att en Rotaryklubb har genomfört en utvärdering av sitt samhälle, står den inför utmaningen att välja ett serviceprojekt. Detta beslut baseras vanligtvis på de relevanta samhällsproblem, tillgängliga resurser samt intresseinriktningar i klubben som framkommit vid utvärderingen. Att välja ett projekt kan vara ett svårt beslut. Ett projekt kan omöjligt ta itu med alla de problem som finns i ett samhälle och klubbarna måste avgöra var deras arbete kommer att göra störst nytta. Vissa klubbar försöker ena sig om vilka projekt man ska utföra, medan andra debatterar och röstar om vissa frågor. Det finns också klubbar som låter sina serviceprojektkommittéer välja lämpliga projekt. Oavsett hur beslutet fattas finns det några saker som klubbarna alltid bör ta i betraktande innan de väljer ett projekt. Överväg Rotarys fokusområden Rotary International och Rotary Foundation har antagit sex fokusområden som organisationens prioriteter: ¢ Fred och förebyggande/lösning av konflikter ¢ Förebyggande och behandling av sjukdomar ¢ Vatten och sanitet ¢ Mödra- och barnavård ¢ Grundläggande utbildning och läs- och skrivkunnighet ¢ Ekonomisk utveckling och samhällsutveckling Det finns oräkneliga sätt för Rotaryklubbarna att ta itu med dessa frågor både på sina hemorter och utomlands. Se publikationen Rotarys fokusområden (965-SV) för att få idéer. Vägledning till effektiva projekt 5 Stöd och engagemang från samhällets sida Att se till att man får ett starkt stöd och engagemang från samhället leder till framgångsrika serviceprojekt genom att man får tillgång till lokala resurser, bygger upp kunskap i samhället och främjar vänskap och goodwill. Att ta hänsyn till utvärderingen av samhället när man väljer projekt kan hjälpa till att se till att projektet uppfyller samhällets behov och får lokalt stöd. Kom ihåg att ett framgångsrikt projekt är beroende av stöd från alla inblandade parter. Klubbens tidigare serviceprojekt och intressen Fundera över vilka typer av projekt er klubb tidigare har genomfört med framgång. Föredrar era medlemmar att ta på sig aktiva roller i genomförandet av projekt eller är de i stället mästare på att samla in eller donera pengar till befintliga insatser som utförs av samhället? Att fundera över dessa frågor kan hjälpa klubben att få en bättre förståelse för sina styrkor när det gäller serviceprojekt och att välja ett projekt som drar fördel av dessa. En klubbs tidigare serviceinsatser bör dock inte begränsa dess urval av projekt. Att välja projekt som passar en klubbs växande intressen kommer att få medlemmarna att fortsätta vara intresserade och engagerade, vilket leder till framgångsrika projekt. Tid, resurser och projektets varaktighet En klubbs resurser och den tid som medlemmarna kan ägna sig åt projekt är begränsade. Därför måste klubbarna försiktigt avväga sina resurser och de projekt de väljer att ta sig an. Ett projekts framgång avgörs inte alltid av dess varaktighet. Projekt som pågår under en lång tid kräver i allmänhet mer planering och engagemang från klubbens medlemmar. Därför är det viktigt att diskutera hur mycket tid medlemmarna är beredda att lägga ner på projektet i förväg. Att sätta upp realistiska mål kommer att hjälpa till att se till att projektet blir effektivt. 6 Vägledning till effektiva projekt Katastrofhjälp Rotarianer kan se tillbaka på en lång rad hjälpinsatser för offer för naturkatastrofer. Genom lokala klubbars och distrikts insatser ger rotarianerna pengar till katastrofhjälpfonder, skickar livsmedel, kläder och läkemedel, samarbetar med lokala organisationer som erbjuder katastrofhjälp och tillhandahåller fortlöpande hjälp under återuppbyggnadsarbete på lång sikt. För att tillhandahålla omedelbar katastrofhjälp uppmuntras klubbarna att arbeta med väletablerade internationella hjälporganisationer, som är utrustade för att snabbt och effektivt fördela hjälpen. Hållbarhet Hållbara projekt bygger upp ett samhälles möjlighet att ta itu med problem utan att vara beroende av hjälp utifrån. När man väljer ett projekt bör man noggrant tänka igenom hur detta kommer att inverka både på kort och på lång sikt. Att bygga en modern brunn och en vattenpump för en by som inte har tillgång till rent dricksvatten kanske löser byns omedelbara vattenproblem. Men om gruppen inte kan underhålla brunnen på egen hand får de ganska snabbt tillbaka sitt problem. Detsamma gäller för projekt som gör samhället vackrare. En klubb skulle kunna anlägga en park, städa upp skräp eller måla över graffiti i ett fattigt område, men om de som bor i området inte är involverade i projektet kommer graffitin och skräpet med största sannolikhet att komma tillbaka. För att genomföra hållbara projekt måste man ta hänsyn till sådana aspekter och se till att komma med långsiktiga lösningar på kroniska problem. GÖRA UPP EN PLAN När ett projekt valts ut är det dags att börja planera. En bra projektplan hjälper klubben att använda sina resurser mer effektivt, förutse tänkbara problem och utvärdera framgången med projektet. planering, medlemsutveckling och medlemsvård, insamlingar samt PR-insatser för att förbättra allmänhetens bild av Rotary. Se Handboken för klubbkommittén för serviceprojekt (226D-SV) för mer information om denna kommitté. Klubbkommittén för serviceprojekt Sätta upp effektiva mål Kommittén för serviceprojekt är en av de fem ständiga kommittéer som rekommenderas i publikationen Vägledning för en aktiv och framgångsrik klubb – Ledarskapsplan för er klubb (245-SV). Denna kommitté har överinseende över alla klubbens serviceprojekt från början till slut och är ansvarig för att motivera klubbmedlemmarna att finna nya möjligheter till serviceinsatser. Kommitténs arbete kan samordnas med klubbens aktiviteter för strategisk En av de viktigaste uppgifterna för klubbkommittén för serviceprojekt är att identifiera effektiva syften och målsättningar för serviceprojekten. Syftet är i stora drag en beskrivning av vad man vill åstadkomma med projektet och målet är de specifika resultat man vill uppnå baserat på syftet. Syftet med projektet är viktigt för att organisera ett projekt, definiera projektets omfattning och mäta dess framgång. Effektiva mål: Exempel kan delas – ger uttryck för alla inblandades förväntningar Vår klubbs plan att sätta igång med en ”matbank” för samhället var resultatet från ett möte med intressenter i samhället, som inkluderade representanter från lokala företag, välgörenhetsorganisationer, medborgarföreningar samt låginkomstfamiljer som kommer att ha glädje av projektet. är utmanande – är ambitiösa och överträffar det som klubbarna har uträttat tidigare Vår klubb har tidigare organiserat matkampanjer med säsongsmat under större helger. Vi har som avsikt att utöka vårt arbete och göra den här ”matbanken” till en permanent året-runt-företeelse i samhället. är uppnåeliga – är baserade på en realistisk utvärdering av material, resurser och tid Vi har säkrat stöd från projektsponsorer – lokala företag som kommer att hjälpa till att tillhandahålla mat och lagerutrymme – samt projektmottagare – lokala välgörenhetsorganisationer och grupper som ägnar sig åt uppsökande verksamhet som kommer att leverera maten till behövande. Våra medlemmar kommer, tillsammans den Interact-klubb, den Rotaract-klubb och den Rotary samhällskår som sponsras av oss, att ställa upp som frivilliga. kan mätas – ska ha ett konkret resultat att sträva efter ”Matbanken” kommer när den är igång att förse 100 familjer med 4,5 kilo hållbar mat i veckan. är begränsade i tiden – har en specifik deadline eller tidsram för genomförande ”Matbanken” kommer att vara helt i funktion inom 12 månader. Vi kommer då att lämna över administrationen till en lokal välgörenhetsorganisation. Våra medlemmar kommer att fortsätta stödja ”matbanken” på obestämd tid genom rådgivning, penninginsamlingar samt frivilligarbete. Vägledning till effektiva projekt 7 Gör upp en arbetsplan för projektet Gör upp en arbetsplan för projektet med målsättningen i åtanke. Detta ska vara ett enkelt och lättförståeligt schema som inkluderar alla uppgifter som måste utföras för att projektets mål ska uppnås. Arbetsplanen bör omfatta: • specifika uppgifter • enskilda ansvarsområden • resurser • budget • projektets tidsplan och deadlines • förväntat resultat av insatserna Klubben kan också utse en särskild person eller en underkommitté som övervakar planens framåtskridande och uppmuntrar, påminner och tackar de som arbetar med de olika uppgifterna. Ta fram en budget Realistiska ekonomiska förväntningar som anges i en detaljerad budget minskar risken för oförutsedda utgifter under projektets gång. Basera budgeten på arbetsplanen. Vilka utgifter räknar ni med för varje uppgift och vilka är möjliga intäkter? Ta till exempel följande med i beräkningen: Kostnader • • • • • Tryckerikostnader för PR-material Porto för PR-material Transport av frivilliga Förfriskningar för frivilliga Material och utrustning Intäkter • Donerade varor och tjänster • Pengar som samlats in för projektet • Bidrag Transparens och räkenskaper En bra budget gör mer än att hjälpa klubben att förvalta projektresurserna på ett effektivt sätt. Den hjälper också klubben att bygga upp stöd i samhället, skydda resurser från oriktig användning, utvärdera framgången med projektet och planera framtida projekt. Många personer som donerar pengar och organisationer och stiftelser som lämnar bidrag kräver detaljerade rapporter om projektets ekonomi innan de bidrar med medel till projektet. Ta fram ett transparent bokföringssystem för projektets ekonomi, med följande rekommendationer i åtanke: 8 Vägledning till effektiva projekt • Ta reda på vilka lokala lagar och förordningar som gäller för projektet. • Skriv ett uttalande om förvaltning av ekonomiska medel samt räkenskaper för projektet. • Öppna ett bankkonto för projektmedlen. • Spara kvitton för alla projektutgifter och lämna kvitton till alla personer som donerar pengar eller material till projektet. • Jämför regelbundet kvittona med bokföringen. • Ta fram ett system för oberoende granskning av projektets ekonomi, t.ex. av en ansedd revisionsfirma. • Sammanställ regelbundet interimsrapporter och skicka dem till personer i samhället som berörs av projektet. Se till att intäkter och kostnader för projektet ingår i rapporterna. Ansvar och försäkringsskydd för projektet Har klubben en plan för hur den ska hantera olycksfall eller nödsituationer? Är klubben försäkrad? När klubben planerar ett serviceprojekt måste dessa frågor tänkas över noggrant och följande åtgärder bör övervägas av klubben för att skydda den och projektdeltagarna i händelse av ett olycksfall eller en nödsituation. • Rådgör med polisen, brandkåren, ambulansförare samt andra lokala experter på nödsituationer och ta fram en plan för hur klubben ska handla i händelse av olycksfall, om volontärer skadas eller om skada på egendom uppstår. • Ta med en mobiltelefon och en förbandslåda till projektplatsen som kan användas i nödsituationer. • Samla in kontaktuppgifter för projektdeltagarna att användas i nödfall. • Rådgör med ett juridiskt ombud gällande behov av ansvarsskydd i samband med klubbprojekt eller aktiviteter. • Om lokal lagstiftning tillåter kan klubben – eller klubbprojektet om det är av betydande storlek och omfattning – registreras som juridisk person för ökat ansvarsskydd. En klubbs eller en klubbaktivitets registreringshandlingar måste överensstämma med RI:s grundlag och stadgar och ska innehålla ett uttalande om att så är fallet. Registreringshandlingarna ska skickas till RI genom klubbens CDS-representant, som också kan stå till tjänst med ytterligare information om RI:s riktlinjer beträffande registrering av klubben som juridisk person. ARBETA MED SAMARBETSPARTNER Att arbeta tillsammans med andra grupper eller organisationer – både inom och utanför Rotary – kan göra en klubbs hjälpinsatser betydligt mer effektiva. Att använda samhällets befintliga resurser och involvera samhällsgrupper eller företag får många samhällsmedlemmar att känna sig delaktiga vilket ökar chanserna att skapa en verklig betydelsefull förändring. Information och tips om samarbete med andra organisationer finns på www.rotary.org/ collaborate. Se An Introduction to New Generations Service (735-EN) för information om arbete med ungdomar. Rotarys aktionsgrupper Rotarys aktionsgrupper ger hjälp och stöd till Rotaryklubbar och distrikt vid planering och genomförande av serviceprojekt inom deras respektive expertisområden. Dessa är självstyrande, internationella grupper som organiseras av hängivna rotarianer, rotarianers livskamrater samt Rotaract-medlemmar som har expertis inom en viss typ av arbete som de brinner för. Läs mer på www. rotary.org/actiongroups. Rotarys samhällskårer En Rotary-samhällskår (RCC) är en grupp som består av män och kvinnor som inte är medlemmar i Rotary men som delar Rotarys värderingar och engagemang att hjälpa andra. Rotary-samhällskårerna planerar och genomför projekt som tar itu med problem som påverkar deras samhällen, med vägledning och stöd från de Rotaryklubbar som de sponsras av. De kan också hjälpa till att stödja Rotaryklubbarnas hjälpinsatser. Att sponsra en Rotary-samhällskår kan vara ett effektivt sätt att engagera samhällets medlemmar i planering och genomförande av serviceprojekt och kan också hjälpa till att göra projekten mer hållbara. Läs mer på www.rotary.org/rcc. Vägledning till effektiva projekt 9 Andra Rotaryklubbar Rotary Service Department Ta kontakt med klubbar ni skulle kunna samarbeta med: • Planera ett Rotary vänskapsutbyte – er klubb och en klubb i ett annat land besöker varandra. • Bilda partnerskap med en ”tvillingklubb” i ett annat land. • Delta i en projektmässa för att hitta en samarbetspartner för ett internationellt serviceprojekt. Behöver er klubb hitta en klubb, ett distrikt eller någon annan Rotaryenhet för att samarbeta om ett serviceprojekt? Kontakta Rotary Service Department på rotary. service@rotary.org och få den senaste informationen om vilka resurser som kan hjälpa er att få kontakt med potentiella samarbetspartner. Mer tips om hur ni kan få kontakt med andra klubbar finns på www.rotary.org/makeconnections. Utomstående organisationer Innan ni inleder ett samarbete om ett projekt med en utomstående organisation måste ni verifiera organisationens integritet och försäkra er om att denna delar era mål för projektet. Ställ följande frågor: • Vilken är organisationens målsättning? • Överensstämmer målsättningen med klubbens värderingar? • Vad har organisationen för bakgrund? Vad har den för rykte i samhället? • Har organisationen redovisningshandlingar som är offentliga? • Är organisationen villig att samarbeta med klubben och dela på PR-möjligheter? • Vilka möjligheter att delta och hjälpa till skulle era klubbmedlemmar ha om klubben samarbetar med organisationen? 10 Vägledning till effektiva projekt PROJEKTFINANSIERING Bra idéer och gränslös entusiasm är fantastiska resurser. Ert projekt behöver emellertid också pengar för att kunna genomföras. För att samla in pengar behövs en plan som tydligt fastställer vad klubben vill uppnå med projektet och hur klubben förväntar sig att skaffa de medel som behövs för att projektet ska kunna genomföras. En del projekt kan till fullo finansieras med hjälp av insamlingsevenemang som välgörenhetsmiddagar, kändisauktioner, maratongång, försäljning av konst och hantverk eller bakverk eller biltvätt. Vid andra tillfällen måste klubben dock vända sig till andra finansieringskällor som exempelvis: • enskilda donatorer • företag • stiftelser (inklusive Rotary Foundation) • icke-statliga eller ideella organisationer • statliga myndigheter • andra Rotaryklubbar Skapa en insamlingsplan En framgångsrik insamlingskampanj måste planeras och genomföras noggrant. Klubbkommittén för serviceprojekt bör samordna sina insamlingsaktiviteter med klubbens skattmästare och klubbkommittén för Rotary Foundation. Fundera över vilken typ av insamlingsevenemang som är mest effektiv i klubbens samhälle, se till att planerna överensstämmer med lokala lagar och förordningar, och ta fram ett klart och tydligt budskap som effektivt framför klubbens mål och planer för projektet till eventuella donatorer. Så här ser ett typiskt förfarande för att skapa en insamlingsplan ut: 1. Avgör vilka insamlingsbehov som finns. 2. Ta fram en budget. 3. Fastställ vilka resurser som finns till förfogande. 4. Besluta om logistik för insamlingen. 5. Organisera frivilliga. 6. Gör PR för evenemanget. 7. Genomför insamlingen. 8. Hantera pengarna på ett affärsmässigt sätt. 9. Tacka volontärer och bidragsgivare. 10. Kungör resultatet av insamlingen till samhället via lokala medier. 11. Gör en utvärdering av insatsen tillsammans med organisationskommittén för insamlingen, klubbpresidenten och andra klubbledare. 12. Säkerställ kontinuitet för framtida insamlingsinsatser genom att granska insamlingsdokumentationen tillsammans med tillträdande klubbledare eller skattmästare. Arbeta med donatorer Ta reda på så mycket som möjligt om eventuella donatorer i förväg för att klubben ska veta hur mycket pengar man rimligen kan be om. Att be om ett bidrag som är rimligt för givaren i fråga ökar chansen att få ett bidrag som är runt denna storlek. Donatorer svarar inte gärna på förfrågningar som är oklara eller godtyckliga. Använd fördelar som motivation i stället för att betona behov när ni ber donatorer om pengar. Många donatorer ger pengar för att de tycker att det känns bra att göra skillnad. Förklara därför för dem hur pengarna kommer att användas med kvantifierbara termer och specificera tydligt vilka som kommer att gynnas av deras generositet och hur det kommer att gå till. Se till att ni tar fram ett system för att spåra projektdonationer och gåvor. Dessa uppgifter är till stor hjälp för att veta vad som kan förväntas när det gäller donationer för framtida projekt och kan hjälpa klubben att undvika att be samma grupper eller personer om bidrag alltför ofta. Att odla nära relationer med donatorer kan leda till ökad projektfinansiering i framtiden. Rapportera regelbundet till donatorerna om hur de donerade pengarna används. Donatorer uppskattar att få veta hur de medel de donerat används och det ligger i klubbens intresse att skapa transparens och visa hur projektmedlen används i så stor utsträckning som möjligt. Informera också donatorer om hur projektet fortlöper och bjud in dem att delta i projektevenemang och när något ska firas. Vägledning till effektiva projekt 11 Kom ihåg att tacka och uppmärksamma donatorer för deras bidrag. Ett tackkort är ofta allt som behövs för små donationer. Vissa klubbar föredrar att uppmärksamma större donationer på andra sätt. Enskilda personer När klubbmedlemmarna tar kontakt med enskilda donatorer bör de vara ambitiösa. Det är rimligt att be om stora men realistiska donationer. Ge donatorerna en klar bild av hur mycket pengar som måste samlas in, donatorns roll i insatsen och den summa klubben förslår att donatorn bidrar med. Förfrågningar av den här typen bör göras på ett hänsynsfullt och artigt sätt och donatorn bör få tillfälle att avgöra om summan är för hög. Kom också ihåg att fråga enskilda personer om deras respektive arbetsgivare deltar i program för att matcha sina anställdas gåvor. Företag Se efter i offentliga register för att se om ett visst företag tidigare har gett donationer och ta reda på vem som är lämplig kontaktperson. Anpassa klubbens budskap till varje företag och betona fördelarna med att vara sponsor och då i synnerhet sponsorns möjligheter till positiv publicitet i samhället. Eftersom de flesta företag har en mycket större budget för marknadsföring än för donationer till välgörenhet, är det mer sannolikt att ett företag bidrar med pengar som är avsatta för marknadsföring om klubben lyckas övertyga företaget om att sponsorpengarna kommer att ge stor publicitet. Om ett företag visar intresse för klubbens arbete men inte har något intresse av att bli sponsor, kan klubben föreslå någon annan form av donation, som till exempel arbetskraft, material eller utrustning. Att bidra med frivilliga arbetsinsatser eller varor kan också ge donatorn en mycket positiv image, som skulle kosta betydligt mer att åstadkomma med annonsering. Stiftelser Leta i offentliga register för att se vilka bidrag man kan ansöka om från stiftelser. När en tänkbar finansieringskälla har identifierats bör klubben utse en person som fungerar som kontaktperson och som har till uppgift att skapa en relation mellan klubben och stiftelsen. De flesta stiftelser kräver att ansökningar görs för att man ska kunna få finansering till ett projekt. Hur denna ansökning görs är viktigt och fel ifyllda eller ofullständiga ansökningar har mindre chans att få positiva svar. 12 Vägledning till effektiva projekt Finansiering genom Rotary Foundation Rotary Foundation erbjuder en mängd olika bidragspaket för att hjälpa till att finansiera klubbarnas och distriktens hjälpinsatser. Diskutera dessa möjligheter med ordföranden för ert distrikts Rotary Foundation-kommitté. Snabbfakta om Rotary Foundation (219-SV) ger en kortfattad översikt över de bidrag som finns för närvarande och de resurser som har med dessa att göra. Om ansökan om finansiering beviljas bör klubben skicka ett tackbrev och fråga om vilka rapporteringskrav som gäller eftersom stiftelsen troligen kommer att vilja följa upp projektet. Om ansökan avslås, ta reda på anledningen. Ta också reda på om klubben kan komma ifråga för finansiering för framtida projekt. Om så är fallet är det rätt tid börja bygga upp en relation med stiftelsen. Ideella/icke-statliga organisationer I allmänhet kan samma tillvägagångssätt användas för dessa typer av organisationer som för stiftelser och företag. En skillnad är dock att ideella organisationer ofta inriktar sig på att bygga upp kunskap i samhället med hjälp av teknisk hjälp, utbildning eller donation av material till projekt. Om en ideell organisation inte lämnar bidrag till andra organisationer kan det vara bra att reda på om den ändå stödjer samhällsprojekt i form av teknisk hjälp. En ideell organisations expertis kan vara kraftigt bidragande till ett projekts framgång. Statliga myndigheter Många lokala, regionala och nationella statliga myndigheter erbjuder finansiering för en rad olika program. Kontakta statliga myndigheter i ert samhälle för att ta reda på vilka resurser som finns att tillgå. Många länder har fonder för internationell utveckling som bidrar till projekt i andra länder. De flesta har specifika krav för den här typen av bidrag och kan kräva en detaljerad ansökan, som påminner om stiftelsernas bidragsansökningar. HANTERA ETT PROJEKT Även om alla projekt och detaljer för genomförande kommer att se olika ut rekommenderas att följa dessa bästa metoder för att projekten ska blir så effektiva som möjligt. internationell samarbetspartner måste man se till att alla parter är införstådda med, och beredda att uppfylla, gällande tullregler, processkrav och fraktkostnader. Arbeta med donerade varor Arbeta med volontärer Donerade varor kan ha en oerhört stor inverkan på ett samhällsprojekt. Det är emellertid viktigt att komma ihåg att projekt ska styras av vilka behov som finns och inte av material. När klubben fastställer behov av specifika donerade varor bör man först vända sig till det lokala samhället för hjälp. Att köpa varor lokalt kan vara mindre dyrt än att få dessa fraktade till projektplatsen. Dessutom hjälper det till att stödja den lokala ekonomin. Om ni bestämmer er för att acceptera varor från en Bjud in volontärer att hjälpa klubben med dess serviceprojekt. När volontärer är aktivt engagerade och delaktiga i ett projekt, kan man räkna med att det blir mer framgångsrikt och hållbart. Se till att hålla deltagarnas motivation uppe under hela den tid som projektet pågår och inte bara i början. Positiva erfarenheter uppmuntrar ofta volontärerna att delta i framtida serviceprojekt och kan hjälpa till att locka nya medlemmar till klubben. Vägledning till effektiva projekt 13 Tips för hur man motiverar volontärer • Ge volontärerna sådana uppgifter som bäst lämpar sig för deras förmåga, intressen och erfarenhet. • Ge volontärerna en vision av projektets resultat. • Betona betydelsen av varje enskild persons roll. • Delegera ansvar. • Dela in deltagarna i effektiva arbetslag. Ett av de bästa sätten att se till att volontärer behåller sin motivation och förblir engagerade i projektarbetet är att se till att det är roligt att arbeta och att projektet går framåt med arbetsuppgifter som passar deltagarnas kunskaper. Det är en bra idé att utse en samordnare som fungerar som kontaktperson för projektets volontärer. Tips för samordnare för projektvolontärer • Utför en del arbete i förväg. Att utföra en del uppgifter innan projektet startar, som att göra en lista över projektaktiviteter som klubbmedlemmarna får anmäla sig till, bidrar till att se till att varje steg i projektet har stöd av volontärer. • Förbered volontärerna. Att tala om för volontärerna vad de bör ha med sig till en aktivitet hjälper dem att förbereda sig för sina uppgifter. Detta kan innebära att man helt enkelt informerar volontärerna om vad de kommer att göra och diskuterar deras förväntningar och behov. • Förvänta er det oväntade. Det är alltid bra att ha en beredskapsplan. Om en projektplats till exempel ligger utomhus bör man ha en backup-plan ifall vädret skulle vara dåligt, så att volontärerna vet vart de ska ta vägen och vad de ska göra. Om en projektaktivitet måste ställas in bör man se till att man har en plan i beredskap för att informera volontärerna. Olyckor kan alltid inträffa. Se därför till att alla volontärer vet vem de ska kontakta och vad de ska göra om något skulle hända, om de går vilse eller behöver uppsöka läkare. • Uppmuntra utvärdering. Ett sätt att göra volontärinsatser mer meningsfulla är att be volontärerna om feedback efter att en serviceaktivitet har avslutats. Detta kan göras så enkelt som att diskutera deltagarnas intryck och favorituppgifter eller att be dem fylla i utvärderingsformulär efter projektet. • Tacka volontärerna för deras insatser. När folk känner sig uppskattade för sitt arbete och känner att de verkligen bidragit till ett projekt, är chansen större att de ställer upp som frivilliga i framtiden. I slutet av en serviceaktivitet bör man visa uppskattning för allas insatser. Man kan till exempel bjuda in volontärerna till ett klubbsponsrat firande eller ett överlämnande av utmärkelser. 14 Vägledning till effektiva projekt • Håll kontakten med volontärerna. Efter att arbetet är klart bör man då och då ge volontärerna uppdateringar om det projekt de arbetat med och informera dem om nya möjligheter till att ställa upp som frivilliga. Regelbunden kommunikation Kommunikation under hela projektet är oerhört viktigt för att hålla klubbens medlemmar och projektets intressenter motiverade. Inget bör hållas hemligt. Alla inblandade bör informeras om nyheter om projektet. Överväg att hålla deltagarna informerade och engagerade på följande sätt: • Uppdateringar under klubbmöten • Firande av milstolpar • Uppmärksammande av volontärer • Besök från partnerorganisationer • Klubbevenemang på projektplatsen PR För att klubbens projekt ska vara framgångsrika måste de ha stöd från lokalsamhället. Genom att göra upp en PR-plan kan man framföra projektets budskap och skaffa stöd från ortsbefolkningen samtidigt som allmänhetens bild av Rotary i samhället förbättras. Se Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257-EN), och gå till www.rotary.org, där man kan: • hitta information om hur man skriver ett effektivt pressmeddelande • få tips om hur man arbetar med media • ladda ner Rotaryannonser och multimediainnehåll • ladda ner bilder • få länkar till Rotary Internationals sidor för socialt nätverkande Använda Rotarys märken Att använda namnet Rotary, Rotaryemblemet och andra av RI:s varumärken (tillsammans kända som Rotarys märken) i PR-material för ett projekt är ett utmärkt sätt att främja Rotarys arbete. Se bara till att PR-materialet klart identifierar den Rotaryklubb eller det Rotarydistrikt som planerat eller genomfört projektet. Innan PR-material tas fram är det klokt att se igenom RI:s riktlinjer för hur man använder Rotarys märken på rätt sätt. RI Visual Identity Guide (547-EN). Skicka eventuella frågor till er CDS-representant. UTVÄRDERA FRAMGÅNG Utvärdering spelar en viktig roll när det gäller att garantera serviceprojekts effektivitet på lång sikt och för att avsluta slutförda projekt. För att lära sig av erfarenheter måste man veta vad som fungerat och vad som varit mindre lyckat och om man uppnått projektets mål eller inte. Utvärderingsprocessen behöver inte bli dyr eller tidskrävande. Genom att sätta upp mätbara resultat som mål under planeringsfasen har en del av arbetet redan klarats av. Att avsluta utvärderingen handlar helt enkelt om att samla in uppgifter som berör projektets olika mål och avgöra om dessa mål har uppnåtts. Välja utvärderingsmetod Beakta följande faktorer: • Syfte med utvärderingen • Publik (klubbmedlemmar, sponsorer, medier, etc.) • Information som behövs • Informationskällor • Bästa sättet att samla in information • Datum när utvärderingen måste vara färdig • Resurser som står till förfogande för insamling av information • Metod för hur resultaten ska tillkännages Projekt kan utvärderas på många olika sätt. Några av de vanligaste metoderna beskrivs nedan. Vägledning till effektiva projekt 15 Analys av data Analys av data innebär att jämföra statistik som sammanställts före och efter projektet. Ett läs- och skrivkunnighetsprojekt för vuxna kan till exempel omfatta ett prov för eleverna vid projektets början och ännu ett prov i slutet av kursen för att avgöra vilka framsteg de gjort. Enkät För resultat som är svårare att uttrycka i kvantitet kan en enkät spåra vissa förändringar. Till exempel kan klubben genomföra en enkät som kartlägger kunskapsnivån om AIDS i ett samhälle, före och efter att klubben genomfört ett projekt för att öka medvetenheten om sjukdomen. Fallstudie En fallstudie fastställer ett projekts inverkan på ett begränsat antal personer. Att bilda en Rotary-samhällskår (RCC) kan till exempel ha en djup effekt på en liten del av samhället. En studie av gruppen ifråga kan ge inblick i hur stora förändringar som skett sedan samhällskåren påbörjade sitt arbete. Detaljerade intervjuer med deltagarna kan påvisa förändringar i deras kunskaper och färdigheter, som ett resultat av att de deltagit i projektet. En kombination av flera utvärderingsmetoder ger de mest effektiva och omfattande resultaten. Till exempel kan effekten av en revolverande lånefond beskrivas som att den sänkt antalet personer med månadsinkomster på mindre än 500 USD med 20 procent, ökat antalet personer som nu har sparkonton, och förbättrat livskvaliteten för två kvinnor som nu anger att de har ökat självförtroende och att deras familjer lever under bättre förhållanden. Skriva en utvärderingsrapport Rapporten ska vara kortfattad, tilltalande, lätt att förstå och användbar. Beakta följande tips när en rapport ska skrivas: • Skriv kortfattat. • Skriv i aktiv form och nutid. • Ta de viktigaste punkterna först och belys nyckelpunkter. • Inkludera citat, anekdoter, grafiska framställningar och foton. • Gör tydliga rekommendationer för insatser, inklusive förslag till vad som kan göras annorlunda för liknande projekt. 16 Vägledning till effektiva projekt Berätta för RI om projektet Rotary International är alltid på jakt efter berättelser om klubbars framgångsrika serviceprojekt som kan inspirera och vara något som andra Rotaryklubbar kan lära sig av. Kontakta Rotary Service Department på rotary.service@ rotary.org för att berätta om ert projekt. Er berättelse kan komma att publiceras på RI:s webbplats eller i andra Rotarypublikationer. CHECKLISTA FÖR PROJEKT Gå igenom följande checklista för att se till att klubben följer den viktiga bästa praxis som åskådliggörs i denna vägledning. Följ hänvisningarna om sidnummer inom parentes om du vill gå igenom ett visst steg på nytt. ££ Besvara dessa frågor innan en utvärdering görs (sid. 3-4). • Vilken typ av information om ert samhälle vill ni skaffa? • Hur kommer ni att representera alla i samhället i utvärderingen? • Vilken typ av utvärderingsverktyg kommer ni att använda? ££ Genomför en utvärdering av samhället (sid. 4). • Vilka behov och tillgångar kom man fram till vid utvärderingen? • Vilka typer av projekt har klubben tidigare genomfört? • Vilka typer av projekt är klubbens medlemmar intresserade av? ££ Välj ett projekt (sid. 5-6). • Hur stort engagemang i tid och pengar fordras av klubben? • Hur länge kommer projektet att pågå? • Kommer projektet att vara hållbart för framtiden? ££ Utse en kommitté för serviceprojekt (sid. 7). ££ Sätt upp mål och syften för projektet (sid. 7). • Kan målen delas, är de utmanande, uppnåeliga och begränsade i tiden? ££ Ta fram en arbetsplan och budget för projektet (sid. 8). • Har ni fastställt specifika uppgifter för att uppfylla projektets mål och syften och tagit fram en tidsplan för genomförandet av dessa? • Har ni identifierat vilka ekonomiska och materiella resurser som behövs för att genomföra dessa uppgifter? • Har ni en fungerande plan som tillförsäkrar transparens och ansvarighet? • Har ni fungerande planer som behandlar ansvarsskyddsfrågor? ££ Identifiera potentiella samarbetspartner (sid. 9-10). • Vilka utomstående organisationer kommer er klubb att samarbeta med? • Vilka andra Rotarygrupper kommer er klubb att samarbeta med? ££ Gör upp en insamlingsplan (sid. 11). ££ Ta kontakt med potentiella donatorer och ansök om bidrag (sid. 11-12). ££ Utse en samordnare som fungerar som kontaktperson för volontärer och engagera volontärer (sid. 13-14). ££ Främja regelbunden kommunikation med projektets intressenter (sid. 14). ££ Sätt igång med PR-aktiviteter i samhället, både medan projektet pågår och efter att det är klart (sid. 14). ££ Genomför en utvärdering (sid. 15-16). • Har projektets mål och syften uppnåtts? Varför eller varför inte? • Vad har er klubb lärt sig av det här projektet? Vägledning till effektiva projekt 17 One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 605A-SV—(112)
© Copyright 2024