1. No category

Vattenfall E-Invoice Onboarding
Lärdomar och rekommendationer
2011.10.06 David Häggström
1 | Vattenfall E-Invoice Onboarding| David Häggström | 2011.10.06
Agenda
• Vattenfall Shared Service Center
• Efakturaprojekt – Bakgrund
• Efakturaprojekt – Genomförande
• Onboarding – Verktyg
• Onboarding – Resultat
• Lärdomar & Rekommendationer
2 | Vattenfall E-Invoice Onboarding| David Häggström | 2011.10.06
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Vattenfall SSC Norden - Historik
• Vattenfall processtyrt, inköp, ekonomi osv
• Lokaliserad i Uppsala och Jokkmokk
• SSC sedan 2006
• Funktionsinriktad sedan 2009
• Hanterar Norden och Storbritannien
• ~ 130 medarbetare
• Ca 110 bolag + 20-30 rapporterande enheter
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Vattenfall SSC - Levreskontra
• Scanning i Jokkmokk sedan 2006
• Hanterar 400 000 fakturor/år
• Ca 13 000 - 15 000 leverantörer/år
• Störst utväxling på SSC
• Från 10 000 fakturor/FTE till 40 000 fakturor/FTE i basleverans
• Incitamentsstyrd prismodell
• Delat ägarskap mellan Inköps- och ekonomiprocessen
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Vattenfall E-faktura - Utgångspunkt
• Gemensamt projekt för inköp och ekonomi
• Både mål som var enskilda för processerna och gemensamma
• Vi vill inte anskaffa och upprätthålla kompetens för olika format och/eller sätt att
överföra fakturor
• Dock ville vi äga kommunikationen till leverantörer
• Egen kompetens inom onboarding -> pågående process
• Utan onboarding inget tekniskt lösning
• Vi ville inte tvinga på leverantör en lösning utan ge dem så stor flexibilitet som
möjligt
• Lösningar som kan passa såväl små som stora leverantörer
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Vattenfall E-faktura - Projektfas
•
•
•
•
Styrgrupp med representanter från båda processer
2 projekt med deltagare från flera olika funktioner
3 piloter med egen teknisk kompetens
Deltagare Tekniskt projekt (Projektledning IT)
- Integration (Brandvägg)
- SAP Konsulter (Inhouse)
- Processledare leverantörsreskontra
• Deltagare Onboarding (Projektledning SSC)
- Medarbetare inom Masterdata & levreskontra
- Marknadsassistent
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Vattenfall E-faktura - Projekttid
• Förstudie höst 2009
• Upphandling vår 2010
• Tekniskt projekt apr 2010 Jan 2011
- Brandvägg ca maj-sept
- Integration SAP sept-nov
- 3 Pilotleverantörer okt-nov
- Efterarbete
• Go live 1a Nov 2010
• Onboarding Nov 2010 – Maj 2011
• Avslut projekt– Okt 2011
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
IT-lösning Översikt
Leverantör
Scanning
Verifiering
Leverantör
Leverantör
SAP
Leverantör
Leverantör
E-faktura
sändare
Basware
Business
Transactions
Personaldrivande verksamhet
8 | Presentation Title | Author | 2010.10.01
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Tolkning av
TEAPPS XML
Användare
Accounts Payable
Accounts Receivable
Posten
Onboarding projekt - översikt
• Aktiv kommunikation och bearbetning av leverantörerna från Vattenfall
• Fokus på volym av fakturor
• 200 största leverantörerna 50% av fakturorna
• Telefon kampanj riktad mot de 350 största
• Kampanjsida och mailkampanj för övriga leverantörer
• Intern marknadsföring, utbildning & information
• Samla och sammanställa information
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding projekt - Telefonkampanj
• Steg ett informationsinsamling
- Samla information om nivå av teknisk kapacitet
- Sätta igång parallella processer
- Prioritera eget arbete efter möjligt uftfall
• Funktion ej person
- Sidoeffekt rik information
• Supporttelefon & gemensam mail
• Erfarenheter
- Svårt att hitta rätt person
- Bra dialog och svårare att ”tacka nej”
- Uppskattat med personlig kontakt
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding projekt - Telefonkampanj
• Steg två bearbetning/implementering
- Försök att få till tester så snart som möjligt.
- Oförutsedda problem
• Erfarenheter
- Supplier kit, sammanställd information
- Tendens för implementering att ”svälla”
- Väntan på e-fakturaoperatörer
- Försök hitta ”intern projektledare”
- Kompabilitet och Samnätverkande
• Ledtider
- Ju större företag desto längre ledtid
- Byråkrati & rutiner förlänger projekttid
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Resultat telefonkampanj
Telefonkampanj, top 350 leverantörer, Svarsfrekvens = 89%
30%
Ja, ska börja sända
46%
Nej Tack
Oklar framtid
Ja troligen inom 18 mån
5%
19%
12 | Presentation Title | Author | 2010.10.01
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding projekt - Mailkampanj
• Interaktiv mailkampanj, Basware Supplier Activation
• Budskap undertecknat av Vattenfalls CPO
• ”Om ni vill fortsätta fakturera oss så rekommenderar vi starkt att ni
övergår till att skicka elektroniska fakturor innan slutet av 2011.
Möjligheten att skicka pappersfakturor kommer tas bort steg för steg.”
• Två veckors svarstid, huvudskalig reaktion dag 13 & 14 vid påminnelse
• Stor önskan om att föra samtalet med Vattenfall trots kampanj av
Basware
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Resultat E-mailkampanj
Reslutat Emailkampanj, svarsfrekvens ~40%
23%
29%
Ja, kan/ska starta
Intresserade av-efaktura
Nej tack
48%
14 | Presentation Title | Author | 2010.10.01
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding projekt – Intern information
• Intranät
• Presentation för inköpare
• Utbildning
- Levreskontra
- Inköpare
• Nyhetsflöde
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding - Resultat
• Baserat på de 7 första månaderna av aktiv projekttid
• ca 1000 lev bearbetade
• Snabb uvtäxling
• Många som tackat ja är inte klara med sin process och syns inte i
statistiken
• Projekt lämnas över till levreskontra för förvaltning
• Väl i linje med utstakat Business case
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding - Resultat
Efaktura procent
35,0%
30,0%
25,0%
Externa efakturor
20,0%
15,0%
Totalt andel
elektroniska
10,0%
5,0%
0,0%
Nov
Dec
Jan
Feb
17 | Presentation Title | Author | 2010.10.01
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Mar
April
Maj
Onboarding - Resultat
Antal Fakturor
8000
7000
6000
5000
Attesterade
4000
Mottagna
3000
2000
1000
0
Nov
Dec
Jan
Feb
18 | Presentation Title | Author | 2010.10.01
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Mar
April
Maj
Onboarding – Sammanfattning & Rekommendationer
• Längre ledtider än väntat
• Bra utfall och respons på telefonkampanj
• Pilot med viktigaste/största leverantörer att rekommendera
• Man kan inte överinformera
• Följ upp, följ upp, följ upp
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Onboarding – Rekommendationer & framtid
• Utforma projekt i samarbete mellan Inköp och Ekonomi
• Försök integrera i inköps dagliga arbete, dock central onboarding
• Lågt hängande frukt = bra momentum och lärdomar
• Glöm ej egna organisationen
• Påverka operatörer för ett register som i Finland
• Sätt ett slutdatum för pappersfakturor som organisationen står bakom
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Frågor - Avslut
• David.haggstrom@vattenfall.com
• 018-269 147
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Efakturamarknad
Leverantör
Leverantör
Basware
Efaktura
Leverantör
Leverantör
Leverantör
Efaktura
leverantörer
Utskrift/email
=Direct electronic flow
22 | Presentation Title | Author | 2010.10.01
Confidentiality class: Critical (C4), High (C3), Medium (C2), None (C1)
Basware
Business
Transactions
Vattenfall
Accounts Payable
Accounts Receivable
Leverantörs
portal