1. No category

IKOT
Inlämning 1 – Etablera projektet
GRUPP C1:
Nicholas Strömblad
Axel Jonson
Alexander beckman
Marcus Sundström
Johan Ehn
HANDLEDARE:
Maskinteknik
Göteborg, Sverige 2011
Daniel Corin Stig
CHALMERS TEKNISKA HÖGSKOLA
IKOT 1
Inlämning 1 – Etablera projektet
1.1 Projektdefinition
Spelare, roller och ansvarstaganden
Cleanergy kommer vara huvudkund och kommer att bistå projektet med kravspecifikation. Cleanergy
kommer också fungera som bollplank för tankar och idéer, utöver detta bör Cleanergy vara
involverade under processen för att försäkra ett lyckat resultat.
Chalmers Tekniska Högskola agerar som beställare. Dess ansvar ligger i att, inom utsatt budget,
leverera de resurser som projektgruppen efterfrågar. I detta ingår handledning, tillgång till lokaler,
datorer och datorverktyg, verkstad och verktyg samt material för konstruktion av prototyp. Chalmers
kommer förutom att agera beställare också fungera som projektgruppens faktiska kund.
En utförligare kundkedja innefattar också elbolag, elkunder, handledare, solparker, olika
miljöverksamma myndigheter och organisationer .
Chalmers
Cleanergy
Solparker
Elbolag
Projektgruppen
Handledare
Elkunder
Miljöorganisationer och
myndighter
Projektgruppen har ansvar för framtagande av prototyp enligt Cleanergy och Chalmers given
kravspecifikation och utsatt tidsplan. Utöver detta skall löpande rapportering och dokumentation av
arbetet levereras till Chalmers enligt utsatta deadlines. Projektgruppen har också ansvar för att
formulera en presentation som skall framföras inför opposition. Projektgruppen leds av projektledare
valda från gruppen enligt vald rotation. Samtliga medlemmar i projektgruppen måste följa av
gruppen valda spelregler och innehar delat ansvar för projektets fullföljande.
Målformulering
”Att innan kursens slut leverera en prototyp av hög klass som möjliggör enkelt underhåll, utstrålar
miljömedvetenhet och ger ett fullgott skydd för Cleanergys Stirlingmotorer vid användning i
solkraftparker .”
Förutsättningar – How?
Ett skydd för Stirlingmotorer för bruk i solkraft skall tillverkas enligt specifikationer från Cleanergy.
Skyddet kommer att utarbetas inom en projektgrupp om 5 personer i enlighet med deadlines och
vissa delmål utsatta av Chalmers. Arbetet kommer att utföras enligt The Value Model’s
rekommendationer för projekthantering.
Projektet kommer att ha tillgång till datorer på skolans område för 3D-modellering och
textbehandling. Skolan tillhandahåller också verkstadslokaler, verktyg och material för
prototyptillverkning samt eventuell tillverkning av pappmodeller.
IKOT 2
Inlämning 1 – Etablera projektet
Processparametrar – When?
Projektet sträcker sig över en tidsplan utarbetad av projektgruppen enligt specifikationer från
Chalmers.
Chalmers kommer också att tillhandahålla en budget för projektgruppen.
***Kravspecifikation från Cleanergy har inte levererats ännu varför övriga data om vinst,
produktionskostnad, etcetera inte kan levereras i nuläget.***
Leverans – What?
En rapport inlämnas vid projektets slut. Under projektets gång kommer delrapporter inlämnas
löpande till handledare enligt utsatta deadlines.
En färdig prototyp enligt kravspecifikation, tillsammans med ritningar, 3D-modeller och eventuella
pappmodeller kommer inlämnas vid projektets slut.
En presentation kommer att ges vid två tillfällen av olika projektmedlemmar. Presentationen
kommer framföras inför opposition och företaget i fråga.
Effekten – Why?
Genomfört projekt kommer att förse Cleanergy med en ny, förbättrad ersättning till nuvarande
skydd.
***Kan inte ge en djupare analys innan kravspecifikationen har levererats.***
IKOT 3
Inlämning 1 – Etablera projektet
Leveranslista
Nedan syns vår senaste leveranslista. Den uppdateras varje fredagsmöte.
Leverans
Sektor
Projektplan
Rapport av
projektetablering
Rapport av
produktbeskrivning
Projektet
Chalmers
Chalmers
Rapport av kundens röst Chalmers
Koncept- och idélista
Rapport av alternativa
lösningar
Teknologi
Konceptval
Teknologi
Slutlig kravspecifikation
Teknologi
Rapport av konceptet
Chalmers
Detaljkonstruktion
Teknologi
Kostnadsuppskattning
Rapport av
konceptkonstruktion
Finans
Prototyp
Rapport av
konceptutvärdering
Teknologi
Slutrapport
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers/Clea
nergy
Godkännande
Konsensus i
gruppen
Betyg från
handledare
Betyg från
handledare
Betyg från
handledare
Konsensus i
gruppen
Betyg från
handledare
Konsensus i
gruppen
Konsensus i
gruppen
Betyg från
handledare
Konsensus i
gruppen
Konsensus i
gruppen
Betyg från
handledare
Konsensus i
gruppen
Betyg från
handledare
Betyg från
handledare
Ansvarig
Klart senast
datum
Alla
Projektledar
en
Projektledar
en
Projektledar
en
Alexander
Beckmann
Projektledar
en
Marcus
Sundström
Nicholas
Strömblad
Projektledar
en
2011-02-03
Axel Jonson
2011-04-14
Johan Ehn
Projektledar
en
2011-04-14
Johan Ehn
Projektledar
en
Projektledar
en
2011-05-19
2011-02-03
2011-02-10
2011-02-17
2011-02-24
2011-02-24
2011-03-03
2011-03-03
2011-03-03
2011-04-14
2011-05-19
2011-05-26
IKOT 4
Inlämning 1 – Etablera projektet
1.2 Projektplan
Vi har ett Gantt-schema som översiktsplan där alla milstolpar ingår. Dessutom har vi gjort en
detaljerad projektplan som löper fram till nästa inlämning. Översiktsplanen och den detaljerade
planen är gjort i Microsoft Project och bifogas i slutet av detta dokument. Vi har även tagit fram ett
milstolpeschema i Excel samt en detaljerad projektplan. Dessa syns nedan:
Milstolpeschema
Sektor
Milstolpar
Klart datum
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Chalmers
Projektet etablerat
Produkten beskriven
Kundens röst kartlagd
Alternativa lösningar analyserade
Vinnande koncept skapat
Slutliga kravspecifikationen skriven
Konceptet konstruerat
Konceptet verifierat och utvärderat
Projektet presenterat och dokumenterat
2011-02-03
2011-02-10
2011-02-17
2011-02-24
2011-03-03
2011-03-03
2011-04-14
2011-05-19
2011-05-26
Ansvarig
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Projektledaren
Detaljerad projektplan läsvecka 2-3. Etablera projektet
Aktivitet
Ansvarig
Tid(h) Datum
Skapa projektdefinition
Anordna gruppaktivitet
Läsa på om företaget
Skapa en projektplan
Organisera gruppen
Fastställ spelregler
Utforma kontroll/uppföljningssystem
Renskriva inför inlämning
Projektetablering inlämnad
Följa upp & planera inför nästa
inlämning
Johan Ehn
Projektledaren
Alla
Nicholas Strömblad
Axel Jonson
Alexander Beckmann
Nicholas Strömblad
Sekreteraren
Projektledaren
2
1
3
1/2
1/2
2
2
1
0
Projektledaren
1
2011-01-25 - 2011-01-31
2011-01-25 - 2011-01-31
2011-01-25 - 2011-01-31
2011-01-25 - 2011-01-31
2011-01-25 - 2011-01-31
2011-01-25 - 2011-01-31
2011-01-25 – 2011-01-31
2011-01-31
2011-02-03
2011-02-04
IKOT 5
Inlämning 1 – Etablera projektet
1.3 Organisera gruppen
Gruppen består av Marcus Sundström, Nicholas Strömblad, Alexander Beckmann, Johan Ehn och Axel
Jonson.
Relevanta roller



Projektledare
Sekreterare
Strukturansvarig
Projektledaren
Bestämmer tid för nästa möte och fördelar dagsarbetet. Han har beslutsrätt i administrativa frågor.
Vi har ett rullande schema för byte av projektledare och det redovisas nedan:
Läsvecka
2, läsperiod 3
3
4
5
6
7
8
9, tentavecka
1, läsperiod 4
2
3
4
5
6
7
8, tentavecka
Namn
Marcus Sundström
Marcus Sundström
Nicholas Strömblad
Nicholas Strömblad
Axel Jonson
Axel Jonson
Johan Ehn
Johan Ehn
Alexander Beckmann
Alexander Beckmann
Marcus Sundström
Marcus Sundström
Nicholas Strömblad
Nicholas Strömblad
Axel Jonsson
Axel Jonsson
IKOT 6
Inlämning 1 – Etablera projektet
Sekreteraren
Ansvarar för viktiga papper, mötesprotokoll och inlämning inför deadlines. När man har varit
projektledare så blir man sekreterare. Således ser det rullande schemat ut som följer:
Läsvecka
2
3
4, läsperiod 3
5
6
7
8
9, tentavecka
1, läsperiod 4
2
3
4
5
6
7
8, tentavecka
Namn
Alexander Beckmann
Alexander Beckmann
Marcus Sundström
Marcus Sundström
Nicholas Strömblad
Nicholas Strömblad
Axel Jonson
Axel Jonson
Johan Ehn
Johan Ehn
Alexander Beckmann
Alexander Beckmann
Marcus Sundström
Marcus Sundström
Nicholas Strömblad
Nicholas Strömblad
Strukturansvarig
Axel Jonsson är strukturansvarig tills projektet är avslutat. Han har ansvar för att filerna skrivs, döps
och laddas upp på ett korrekt sätt. Vi kommer att använda oss utav Dropbox för att dela filer.
Kollektivt ansvar
Samtliga medlemmar i gruppen har gemensamt ansvar för projektplanen. Alla åsikter ska ventileras,
både positiva och negativa.
Individuellt ansvar
Om en deluppgift skulle ta alldeles för lång tid än planerad så ska man hjälpa den utsatta
medlemmen. Allt arbete ska dokumenteras.
IKOT 7
Inlämning 1 – Etablera projektet
1.4 Spelregler
Möten
Möten sker vid behov efter överenskommelse, detta är projektledarens ansvar. Alla ska närvara vid
möten om inget annat sägs. Projektledaren håller i mötena och sekreteraren antecknar. Varje fredag
har vi ett möte där vi utarbetar en ny detaljerad tidsplan fram till nästa inlämning, kontrollerar och
följer upp det vi gjorde veckan innan samt identifierar nya risker fram till nästa inlämning. Detta
möte betecknas i framtiden som ”fredagsmöte”.
Dokumentation
Sekreteraren antecknar all väsentlig information och sparar alla viktiga papper i en gemensam pärm.
Alla dokument sparas även elektroniskt i en mapp på dropbox.com.
Beslut
Små beslut kan göras i grupp om minst två personer, stora beslut görs i hela gruppen. Små beslut kan
till exempel vara hur man ska lägga upp arbetet om man är två och två som jobbar med samma sak.
Stora beslut kan till exempel vara materialval till prototypen. Dokumentation av diskussioner görs av
sekreteraren om detta anses som nödvändigt.
Sekretess
Sådan information som kan gynna andra grupper hålls inom gruppen. Någon form av vilseledande
information ska inte förekomma. Redovisning av information sker vid varje inlämning.
Sociala aktiviteter
Lunch i grupp då vi är i skolan är ett krav. Om man uteblir från lunchen utan en bra ursäkt så får man
baka en kaka till nästa fredagsmöte. Vidare så firas födelsedagar med middag utanför skolan
(frivilligt).
Roller, ansvar, auktoritet
Projektledaren har sista ordet. Ansvar enligt grupporganisationen. Om projektledaren uteblir så blir
tillförordnad projektledare nästa person enligt projektledarschemat.
Etikett
Alla ska visa respekt mot varandra och varandras åsikter.
Disciplin
Om någon inte kan närvara på ett möte skall detta meddelas till projektledaren. Vid planerad
frånvaro så kommer gruppen överens om hur denna person skall gottgöra sin uteblivning.
Om man inte närvarar på ett möte och inte har meddelat detta till projektledaren får personen en
verbal varning. Om detta upprepas så meddelas detta till handledare.
IKOT 8
Inlämning 1 – Etablera projektet
Lösning av problem/diskussion
Diskussion till konsensus vid stora beslut. Om diskussion inte fungerar sker en omröstning. Mindre
problem bestäms av projektledaren, detta gäller endast administrativa beslut.
IKOT 9
Inlämning 1 – Etablera projektet
1.5 Projektets kontroll och uppföljningssystem
Riskanalys
Vid varje fredagsmöte så utvärderar och uppdaterar vi riskanalysen. För att hantera alla potentiella
risker så utnyttjar vi följande fyra punkter.
Identifiera händelser som kan ha negativ effekt på projektet
Här urskiljer vi alla potentiella risker och antecknar dessa. Det spelar ingen roll när riskerna kan
inträffa, det kan vara när som helst under projektets gång. Ju tidigare vi identifierar riskerna, desto
längre tid har vi på oss att ta hand om den på ett bra sätt.
Utvärdera risken i varje händelse och ranka dem
Varje risk bedöms på en skala ett till tio med avseende på skadan som inträffar om risken blir
verklighet (betecknas A). Dessutom bedöms varje risk med samma skala om hur sannolikt det är att
den inträffar (betecknas B). Produkten av A och B blir risknumret. För varje risk med risknummer 30
eller högre formuleras en åtgärd (nästa steg).
Formulera åtgärder för de riskerna med risknummer 30 eller högre
Vi utformar lämpliga åtgärder för varje risk som vi tog ut från föregående punkt.
Utför åtgärderna och utvärdera resultat
Åtgärderna utförs så snabbt som möjligt och resultatet av åtgärderna utvärderas på nästa
fredagsmöte.
Nedan syns riskanalysen för tillfället.
# Risk
A B A*B Åtgärder
1 Oklart vem som har ansvar
2 Sjukdom strax innan inlämning
3 För lite information från Cleanergy
3 5
5 4
6 3
15
20
18
4 Strukturproblem bland material
5 Försvunnet material
Datorproblem, såsom servercrash
6 eller liknande
7 5
5 5
35
25
7 3
21
7 Inget material vid prototypbygge
6 5
30
Utse en strukturansvarig som styr upp hur och
var alla filer sparas
Välj material tidigt så att detta kan beställas i
god tid
IKOT 10
Inlämning 1 – Etablera projektet
Rutiner för kontroll och uppföljning
Kontroll och uppföljning sker på fredagsmötet där vi går igenom och utvärderar följande:
Risker
Vi går igenom föregående riskanalys och kontrollerar om några risker inträffade och om lämpliga
åtgärder mot potentiella risker fungerade. Kontroll även om några oväntade risker uppstod och
varför.
Resultat
Vi kontrollerar så att vi har nått förväntade resultat, till exempel att vi lämnade in i tid och att vi hann
med allt vi hade planerat att göra.
Resursförbrukning
Genomgång hur lång tid de olika momenten som vi genomförde sedan förra mötet tog tidsmässigt.
Tiden jämför vi sedan med den tiden som vi uppskattade i vår detaljplan. Är det stor skillnad försöker
vi komma fram till varför och hur vi kan förbättra vår uppskattning till framtida arbetsuppgifter.
Nya kunskapserövringar
Under denna punkt ser vi till att direktiv från till exempel företaget delges till alla i gruppen. Detta för
att alla ska veta lika mycket alltid så att oklarheter undviks.
Laganda
Kontroll så att alla mår bra och är positivt inställda till projektet. Alla åsikter (positiva och negativa)
om hur arbetsklimaten i gruppen är måste avhandlas.
Detaljplan
Granskning av hur bra detaljplanen stämde överens med det verkliga resultatet. Vid stora avvikelser
studerar vi varför det blev som det blev och försöker att göra en bättre detaljplan till nästa inlämning.
IKOT 11
Inlämning 1 – Etablera projektet
Agenda för fredagsmöte
1) Mötets öppnande
a) Förra veckans ordförande förklarar mötet öppnat
2) Val av ordförande och sekreterare
a) Trivialt ty projektledaren är ordförande och vi har en utsedd sekreterare
3) Närvarokontroll
4) Godkännande av föregående mötesprotokoll
a) Förra veckans sekreterare läser upp mötesprotokollet
5) Övriga frågor från föregående vecka återkopplas
6) Kontroll och uppföljning
a) Resultat
b) Resursförbrukning
c) Nya kunskapserövringar
d) Laganda
e) Detaljplan
7) Ny detaljplan fram till nästa inlämning utarbetas
a) Tilldelning av arbets- och ansvarsområden
b) Uppskattning av resurser
c) Fastställning av ny detaljplan
8) Riskanalys
a) Inträffade några potentiella risker och varför?
b) Kontroll om vidtagna åtgärder mot resterande risker fungerade
c) Oväntade risker som dök upp
d) Uppdatering av riskanalys inför nästa inlämning
9) Övriga frågor
10) Mötets avslutande
Bilaga 1
Nedan syns först en översiktsplan och sedan en detaljerad projektplan, båda gjorda i Microsoft
Project.
ID
1
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Task Name
Duration
Etablera projekt
Beskiva produkten
Kartlägga kundens röst
Analysera alternativa lösningar
Skapa ett vinnande koncept
Skriva den slutliga kravspecifikationen
Tentavecka
Påsklov och omtentaperiod
Konstruera konceptet
Verifiera och utvärderdera konceptet
Presentera och dokumentera projekt
Project: Översiktsplan
Date: Wed 11-02-02
Start
9 days? Tue 11-01-25
5 days? Mon 11-02-07
5 days? Mon 11-02-14
5 days? Mon 11-02-21
5 days? Mon 11-02-28
5 days? Mon 11-03-07
6 days? Mon 11-03-14
11 days? Mon 11-04-18
52 days? Mon 11-03-21
15 days? Mon 11-05-02
3 days? Wed 11-05-25
Finish
Predecessors
'11 Jan 24
M
T
W
T
Fri 11-02-04
Fri 11-02-11
Fri 11-02-18
Fri 11-02-25
Fri 11-03-04
Fri 11-03-11
Sun 11-03-20
Sun 11-05-01
Fri 11-05-27
Fri 11-05-20
Fri 11-05-27
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 1
F
S
S
'11 Jan 31
M
T
W
T
F
S
S
'11 Feb 07
M
T
W
T
Project: Översiktsplan
Date: Wed 11-02-02
F
S
S
'11 Feb 14
M
T
W
T
F
S
S
'11 Feb 21
M
T
W
T
F
S
S
'11 Feb 28
M
T
W
T
F
S
S
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 2
'11 Mar 07
M
T
W
T
F
S
S
'11 Mar 1
M
T
W
T
F
S
S
Project: Översiktsplan
Date: Wed 11-02-02
'11 Mar 21
M
T
W
T
F
S
S
'11 Mar 28
M
T
W
T
F
S
S
'11 Apr 04
M
T
W
T
F
S
S
'11 Apr 11
M
T
W
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 3
T
F
S
S
'11 Apr 18
M
T
W
T
F
S
S
'11 Apr 25
M
T
W
Project: Översiktsplan
Date: Wed 11-02-02
T
F
S
S
'11 May 02
M
T
W
T
F
S
S
'11 May 09
M
T
W
T
F
S
S
'11 May 16
M
T
W
T
F
S
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 4
S
'11 May 23
M
T
W
T
F
S
S
'11
M
ID
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Task Name
Duration
Start
Finish
Predecessors
'11 Jan 24
M
T
W
T
Etablera projekt
9 days? Tue 11-01-25
Fri 11-02-04
Skapa projektdefinition
2 days Tue 11-01-25 Wed 11-01-26
Anordna gruppaktivitet
1 day? Tue 11-01-25 Tue 11-01-25
Läsa på om företaget
1 day? Tue 11-01-25 Tue 11-01-25
Skapa en projektplan
4 days? Tue 11-01-25
Fri 11-01-28
Organisera gruppen
2 days? Tue 11-01-25 Wed 11-01-26
Fastställa spelregler
2 days? Tue 11-01-25 Wed 11-01-26
Utforma projektets kontroll och uppfoljningssystem
4 days? Tue 11-01-25
Fri 11-01-28
Renskriva projekt
5 days? Tue 11-01-25 Mon 11-01-31
Projektetablering inlämnad (del 1)
0 days Thu 11-02-03 Thu 11-02-03
Uppfölja och planera nästa inlämning
1 day?
Fri 11-02-04
Fri 11-02-04
Beskiva produkten
5 days? Mon 11-02-07
Fri 11-02-11
Kartlägga kundens röst
5 days? Mon 11-02-14
Fri 11-02-18
Analysera alternativa lösningar
5 days? Mon 11-02-21
Fri 11-02-25
Skapa ett vinnande koncept
5 days? Mon 11-02-28
Fri 11-03-04
Skriva den slutliga kravspecifikationen
5 days? Mon 11-03-07
Fri 11-03-11
Tentavecka
6 days? Mon 11-03-14 Sun 11-03-20
Påsklov och omtentaperiod
11 days? Mon 11-04-18 Sun 11-05-01
Konstruera konceptet
52 days? Mon 11-03-21
Fri 11-05-27
Verifiera och utvärderdera konceptet
15 days? Mon 11-05-02
Fri 11-05-20
Presentera och dokumentera projekt
3 days? Wed 11-05-25
Fri 11-05-27
Project: Detaljerad projektplan lv.2-3
Date: Wed 11-02-02
S
S
'11 Jan 31
M
T
W
T
F
02-03
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 1
F
S
S
'11 Feb 07
M
T
W
T
F
S
Project: Detaljerad projektplan lv.2-3
Date: Wed 11-02-02
S
'11 Feb 14
M
T
W
T
F
S
S
'11 Feb 21
M
T
W
T
F
S
S
'11 Feb 28
M
T
W
T
F
S
S
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 2
'11 Mar 07
M
T
W
T
F
S
S
'11 Mar 1
M
T
W
T
F
S
S
'11 Mar 21
M
T
W
Project: Detaljerad projektplan lv.2-3
Date: Wed 11-02-02
T
F
S
S
'11 Mar 28
M
T
W
T
F
S
S
'11 Apr 04
M
T
W
T
F
S
S
'11 Apr 11
M
T
W
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 3
T
F
S
S
'11 Apr 18
M
T
W
T
F
S
S
'11 Apr 25
M
T
W
T
F
Project: Detaljerad projektplan lv.2-3
Date: Wed 11-02-02
S
S
'11 May 02
M
T
W
T
F
S
S
'11 May 09
M
T
W
T
F
S
S
'11 May 16
M
T
W
T
F
S
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 4
S
'11 May 23
M
T
W
T
F
S
S
'11
M