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Consultoria contábil e fiscal - declaração de imposto de renda - departamento de pessoal - escrita contábil e fiscal - planejamento tributário
MANUAL BÁSICO DE
ORIENTAÇÃO AO CLIENTE
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Consultoria contábil e fiscal - declaração de imposto de renda - departamento de pessoal - escrita contábil e fiscal - planejamento tributário
SUMÁRIO
Abreviaturas e siglas usadas no texto ............................................................................... 04
Estrutura Organizacional ................................................................................................... 05
1. Departamentos............................................................................................................. 06
1.1 Direção Geral............................................................................................................... 06
1.2 Planejamento Tributário e Gerencial ........................................................................... 06
1.3 Departamento Pessoal ................................................................................................ 06
1.4 Departamento Fiscal.................................................................................................... 07
1.5 Departamento Contábil ................................................................................................ 08
1.6 Departamento Legalização de Empresa e Arquivo ..................................................... 08
2. Prazos e condições para a execução dos serviços ................................................. 10
2.1 Documentação Necessária.......................................................................................... 10
2.2 Prazos para envio dos documentos ............................................................................ 10
3. Questões Trabalhistas e Previdenciárias - Departamento Pessoal ........................ 12
3.1 Folha de pagamento .................................................................................................... 12
3.2 Admissão ..................................................................................................................... 12
3.3 Contrato de experiência............................................................................................... 13
3.4 Adicionais .................................................................................................................... 13
3.5 Jornada de trabalho (Horário de trabalho) ................................................................... 14
3.6 Demissão (rescisão de contrato) ................................................................................. 15
3.7 Férias ........................................................................................................................... 16
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3.8 GPS (INSS) ................................................................................................................. 16
3.9 Contribuição Sindical Patronal e Empregados ............................................................ 17
3.10 Imposto de renda na fonte ......................................................................................... 17
3.11FGTS .......................................................................................................................... 17
3.12 Auxílio Doença ou Auxílio Acidente de Trabalho ....................................................... 17
3.13 Hora Extra – artigo 59 da CLT ................................................................................... 17
3. 14 CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – NR.5 ................................ 18
3.15 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional-PCMSO – NR 7 ................... 18
3.16 Perfil Profissiográfico Previdenciário – PPP .............................................................. 18
3.17 Retirada de pró-labore ............................................................................................... 20
3.18 Salário Família ........................................................................................................... 20
3.19 Vale Transporte ......................................................................................................... 21
3.20 PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) - Fornecimento de
Alimentação (cesta básica, ou vale-ticket)......................................................................... 21
3.21 Seguro de Vida .......................................................................................................... 22
4. Aspectos Fiscal e Tributário – Departamento Fiscal................................................ 23
4.1 NF - Nota Fiscal ........................................................................................................... 23
4.2 CTRC - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas ..................................... 23
4.3 Livros Fiscais ............................................................................................................... 24
4.4 Conceitos Tributários ................................................................................................... 26
4.5 Obrigações Fiscais Acessórias .................................................................................... 28
5. Modelo de Documentos e Formulários ...................................................................... 29
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ABREVIATURAS E SIGLAS USADAS
1. Questões Trabalhistas e Previdenciárias
CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes
CPF - Cadastros de Pessoas Físicas
FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
GPS - Guia da Previdência Social
INSS - Instituto Nacional de Seguridade Social
IR - Imposto de Renda
IRRF - Imposto de Renda Retido na Fonte
LTCAT - Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho
PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário
RE - Relação de Empregados (relatório enviado à Caixa e ao INSS)
RPA - Recibo de Pagamento Autônomo
SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social
2. Aspectos Fiscal e Tributário
CFOP - Código Fiscal de Operações e Prestações;
ICMS - Imposto sobre Operações à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de
Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados;
RICMS – Regulamento do Imposto sobre Operações à Circulação de Mercadorias e
sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de
Comunicação do Estado de Minas Gerais;
RIPI – Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados;
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Prezado Cliente, obrigado por escolher a POLICONT!
É uma satisfação para nós da Equipe POLICONT, recebê-lo!
O intuído deste manual de orientação é ajudá-lo a sanar dúvidas do dia a dia,
apresentado noções sucintas dos principais procedimentos contábeis, fiscais, trabalhistas
e previdenciários. O mesmo não tem a pretensão de finalizar quaisquer dúvidas ou
questionamentos. Portanto, o que se julgar necessário, teremos o maior prazer em
complementar suas dúvidas adicionais.
Para facilitar a nossa comunicação, segue abaixo nossa estrutura organizacional,
bem como a relação dos documentos e prazos para a execução dos serviços contábeis.
Estrutura Organizacional
DIREÇÃO
GERAL
DEPARTAMENTO
PESSOAL
DEPARTAMENTO
FISCAL
DEPARTAMENTO CONTÁBIL
E
PLANEJAMENTO
TRIBUTÁRIO E GERENCIAL
DEPARTAMENTO
COBRANÇA
DEPARTAMENTO DE
ARQUIVO E
EXPEDIÇÃO
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1. DEPARTAMENTOS
1.1 Direção Geral
Coordenação geral, controle e gerenciamento de qualidade dos serviços
prestados, feedback e suporte técnico geral.
1.2 Planejamento Tributário e Gerencial
Organização empresarial, consultoria, controladoria, planejamento e gestão
estratégica tributária e empresarial, fornecimento de certidões negativas e resolução de
quaisquer empecilhos, integração de sistemas, auditoria interna e encaminhamento a
profissionais específicos.
1.3 Departamento Pessoal
Realiza o registro dos funcionários e orienta com detalhes no que for
necessário para a correta relação entre empregado e empregador;
Disponibiliza um dossiê por funcionário para pesquisas futuras, bem como
um facilitador da relação empresa e fiscalização, de maneira prática e ágil;
Elabora folha de pagamento emitindo em tempo hábil os recibos de salários
impresso e eletrônico (via banco), adiantamento salarial, guias da previdência
social, do F.G.T.S., dos respectivos sindicatos, elaboração e controle de banco de
horas, manutenção e gerenciamento de ponto eletrônico, e demais obrigações;
Faz cumprir as obrigações acessórias mensais e anuais exigidas pela
legislação trabalhista tais como: RAIS, CAGED, DIRF;
Orienta na prática das diversas obrigações em relação ao empregado,
evitando gastos com processos trabalhistas indesejáveis;
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Executa as tarefas relacionadas com a admissão de funcionários,
concessão de férias, eventuais ocorrências durante a vigência do contrato de
trabalho, tais como: acidente de trabalho, salário maternidade, auxílio doença,
dentre outros;
Responsável pelo correto cumprimento da legislação imposta pela
Consolidação das Leis do Trabalho e Convenções Coletivas de Trabalho firmadas
entre Sindicatos Patronais e Sindicatos de Empregados.
1.4 Departamento Fiscal
Identifica a melhor opção de tributação no âmbito municipal, estadual e federal
para seus clientes, obtendo a menor carga tributária e benefícios oferecidos pela
legislação vigente;
Acompanha o crescimento ou decréscimo da receita bruta tributável de sua
empresa, orientando uma possível melhora na opção de tributação;
Responsável pela correta orientação quanto à emissão dos documentos
fiscais exigidos pelas Prefeituras e Secretarias Estadual e Federal, além de
acompanhar continuamente as mudanças ocorridas na legislação;
Realiza a escrituração dos documentos fiscais, efetuando os devidos
lançamentos contábeis de entradas e saídas, que através de mecanismos
modernos e utilização de programas essenciais, para o bom desempenho das
tarefas executadas, registram de maneira correta e segura os dados processados.
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1.5 Departamento Contábil
Realiza os registros dos fatos contábeis através da documentação
enviada, conseqüentemente a geração dos livros diário e razão, que são indispensáveis
na apresentação aos diversos setores públicos e privados;
Responsável pela realização das demonstrações contábeis tais como Balanço
Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, dentre outras de acordo com o
objeto social;
Elaboração e disponibilização de todos os tipos de relatórios exigidos para
satisfazer os clientes, os fornecedores, o sistema financeiro, o governo;
Controla os pagamentos e recebimentos realizados através da conciliação contábil
e pelo livro razão;
Elabora inventários de acordo com a necessidade legal dos ativos imobilizados,
verificando a correta evolução dos bens patrimoniais.
1.6 Departamento de Legalização de Empresa e Arquivo
Realiza a formulação processual no que tange a legalização constitucional,
junto aos órgãos públicos tais como: junta comercial, prefeituras, secretarias
estadual e federal objetivando o devido registro nos respectivos órgãos com
agilidade e presteza;
Controla a entrega e recebimento da documentação mensal devidamente
protocolado em tempo hábil;
Executa repartições públicas municipal, estadual e federal;
Controle da entrada e saída de documentos temporários e permanentes;
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Responsável
pela
guarda
e
controle
dos
principais
documentos
permanentes, exemplificando o contrato social e alterações contratuais, CNPJ,
alvará de localização, cartão de inscrição estadual, dentre outros;
Orienta e auxilia na resolução de possíveis problemas que poderão surgir no
decorrer de sua atividade, tais como procedimentos de fiscalização e outros.
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2. PRAZOS E CONDIÇÕES PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS
Os serviços serão executados em nossas dependências, em obediência às
seguintes condições:
2.1 Documentação Necessária
A documentação indispensável para o desempenho dos serviços será fornecida
pela por sua empresa, consistindo, basicamente, em:
2.1.1 Boletim de caixa e documentos nele constantes;
2.1.2 Extratos de todas as contas correntes bancárias, inclusive aplicações e documentos
relativos aos lançamentos, tais como depósitos, cópias de cheques, borderôs de
cobrança, descontos, contratos de crédito, avisos de créditos, débitos, etc.;
2.1.3 Notas Fiscais de compras e serviços contratados (entradas) e de venda de
mercadorias e serviços prestados (saídas), bem como comunicação de eventual
cancelamento das mesmas;
2.1.4 Controle de frequência dos empregados e eventuais comunicações para concessão
de férias, admissão ou rescisão contratual, bem como correções salariais espontâneas.
2.2 Prazos para envio dos documentos
A documentação deverá ser enviada de forma completa e em boa ordem nos
seguintes prazos:
2.2.1 Até 5 (cinco) dias após o encerramento do mês, os documentos relacionados nos
itens 2.1.1 e 2.1.2;
2.2.2 Semanalmente, os documentos mencionados no item 2.1.3 acima, sendo que os
relativos à última semana do mês, no 2o (segundo) dia útil do mês seguinte;
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2.2.3 Até o dia 26 do mês de referência quando se tratar dos documentos do item 2.1.4,
para elaboração da folha de pagamento;
2.2.4 No mínimo 48 (quarenta e oito) horas antes a comunicação para emissão de aviso
de férias, aviso prévio e rescisão contratual de empregados acompanhado do Livro de
Registro de Empregados, se for o caso, pois em nosso escritório todos os registros foram
digitalizados e constam no sistema e no arquivo virtual das empresas como fichas.
Nota: Todos os documentos ou relatórios (guias a pagar, folhas de pagamentos, entre
outros documentos) serão disponibilizados via web-site, através de correio eletrônico ou
poderão ser retirados nas dependências da POLICONT.
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3. QUESTÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS – DEPARTAMENTO PESSOAL
3.1 Folha de pagamento
Consiste em informações analítica e resumida para impressão dos recibos de
pagamentos, encargos (INSS, FGTS, IR, etc.) via processamento eletrônico de dados.
Este documento é de extrema importância para possíveis fiscalizações do Ministério do
Trabalho e INSS, além de apresentações junto a clientes. Para a elaboração da mesma a
empresa deverá passar as informações de horas extras, comissões, faltas, admissões,
demissões, acidentes, etc., até o dia 21 de cada mês.
As admissões devem ser feitas no máximo até dia 21 de cada mês, mas para
podermos efetuá-las é necessário que a empresa envie todos os documentos
necessários dentro do prazo.
A folha de pagamento tem prazo para ser feita, pois além das guias que a empresa
deve pagar, existem ainda, outras obrigações acessórias que a empresa deve cumprir, e
que uma vez desrespeitadas sujeitam a empresa às multas e a fiscalização do Ministério
do Trabalho e do INSS.
3.2 Admissão
O registro deve ser feito ANTES do início das atividades do funcionário,
remetendo-nos: carteira profissional, livro de registro de empregados, exame médico
adimensional, uma foto 3x4 e ficha preenchida e assinada pelo responsável pela
empresa com os dados do empregado: (RG, CPF, título de eleitor, PIS, endereço
completo, filiação, data de admissão, salário, cargo, horário de trabalho). Enviando xérox
de tudo. Todos os funcionários terão que assinar: contrato de experiência, autorização de
descontos, ficha de salário família, termo de responsabilidade, acordo de compensação
de horas de trabalho, acordo de prorrogação de horas.
Deve-se
informar quando
o
funcionário
possuir dois
ou
mais
empregatícios para se obter a correta alíquota do desconto do INSS.
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vínculos
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O ATESTADO MÉDICO ADMISSIONAL DEVE SER DATADO DE NO MÁXIMO O DIA
DA ADMISSÃO; NUNCA DATA POSTERIOR.
Nota: caso o funcionário não esteja registrado, a empresa corre sérios riscos quando da
ocorrência de acidentes de trabalho graves, pois o empregador assume com a
indenização, além de acarretar diversos problemas judiciais e autuações pelo Ministério
do Trabalho e INSS.
Fiscalização pelo órgão competente: a multa pela falta de registro de empregado é de
R$ 402,53.
3.3 Contrato de experiência
É um contrato por prazo determinado, que não pode exceder 90 dias. Pode ser
prorrogado uma única vez. No caso de prorrogação ou rescisão, o empregado deverá ser
comunicado com no mínimo 1 dia de antecedência do vencimento do contrato.
Caso a empresa decida rescindir o contrato antes da data prevista para seu
término, ela deverá indenizar o empregado 50% do valor dos dias que faltam até o
término do contrato (art. 479 CLT).
Recomenda-se que o contrato nunca seja estipulado ou prorrogado por prazo
inferior a quinze dias. Lembrando que algumas convenções coletivas estabelecem que o
contrato deve ser prorrogado pelo mesmo prazo do primeiro período.
Não existe contrato de experiência sem o registro do empregado, uma vez que um
dos requisitos para validação do contrato de experiência é justamente o registro do
empregado e a devida anotação do contrato na carteira de trabalho.
3.4 Adicionais
3.4.1 Adicional de insalubridade
No caso de adicional de insalubridade, a empresa deve contratar uma pessoa
física ou jurídica especializada em segurança e medicina do trabalho para avaliar se a
atividade desenvolvida pelo empregado o expõe a agentes nocivos (químicos, físicos ou
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biológicos). A alíquota do adicional de insalubridade é incidente sobre o salário mínimo
vigente, em percentuais definidos conforme o grau de exposição.
3.4.2 Adicional noturno
Considera-se trabalho noturno aquele realizado entre as 22:00 e às 05:00 horas,
portanto, àqueles empregados que prestarem serviços à empresa dentro deste horário,
será devido o adicional noturno, em que a hora será no mínimo 30% superior à hora
normal.
No adicional noturno, cada 1 hora (60 minutos), trabalhada no horário noturno
equivale há 1 hora, 08 minutos e 57 segundos, que proporcionalmente, corresponde
1,1429571 horas. Assim, cada hora trabalhada deve ser multiplicada pelo coeficiente
1,1428571, pois a hora noturna é “menor” que a hora diurna. Todos os demais adicionais
pagos de forma contínua, mesmo que sem obrigação legal, não podem ser retirados dos
empregados, uma vez que a continuidade lhes concede direito adquirido.
3.5 Jornada de trabalho (Horário de trabalho)
Regra geral a jornada normal do empregado é de 8 horas diárias e 44 horas
semanais.
Para os empregados que trabalham 6 horas diárias, é devido um intervalo de 15
minutos. Para os que trabalham mais de 6 horas, é obrigatório um intervalo de no mínimo
uma hora para refeição e descanso.
A jornada normal pode ser acrescida de no máximo 2 horas extras diárias. No caso
dos motoristas e motoqueiros, esta jornada extra pode até ser superior às 2 horas
previamente estabelecidas, porém as horas excedentes às duas primeiras horas serão
remuneradas com 100% em relação à hora normal.
Para as empresas que funcionam aos domingos, é necessário o preenchimento da escala
de revezamento, já que nenhum empregado pode trabalhar mais de 7 dias sem folga, que
deverá obrigatoriamente, pelo menos uma vez por mês, ser no domingo.
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3.6 Demissão (rescisão de contrato)
A demissão do empregado tem prazo para pagamento. Portanto, as empresas
deverão comunicar imediatamente a POLICONT, para que sejam tomadas as devidas
providências.
Para os empregados que possuem mais de um ano na empresa, a demissão
somente terá validade se homologada perante o sindicato da respectiva categoria ou do
Ministério do Trabalho, procedimento que precisa ser previamente agendado.
a) Se a empresa indeniza o aviso prévio, ela terá 10 dias para pagar a rescisão e a
multa de 50% FGTS;
b) Se o funcionário pede dispensa sem justa causa (não cumpre o aviso) e
indeniza o aviso prévio, o prazo também é de 10 dias;
c) Se a empresa dispensa o funcionário, e ele trabalha os 30 dias, a rescisão terá
que ser paga no dia posterior à data da mesma;
d) Se o funcionário pede dispensa sem justa causa e trabalha os 30 dias, o prazo
também é de um dia.
Lembrando que durante o aviso prévio trabalhado, o empregado não poderá fazer
horas extras.
Antes de demitir o empregado, a empresa deve observar se o mesmo não possui
estabilidade provisória (retorno do INSS por acidente do trabalho, licença maternidade, ou
até mesmo por auxílio-doença conforme algumas convenções coletivas). Neste caso, se
a empresa decidir realmente demitir o empregado, deverá arcar com uma indenização
correspondente a soma de todas as remunerações a que o empregado teria direito até
que se encerrasse o período de estabilidade. Vale ressaltar que em alguns casos, a
estabilidade é de emprego e não de salários, portanto, nestes casos, não há previsão
legal para indenizar financeiramente o período da estabilidade.
Outro ponto a observar, é o mês de data-base da categoria do empregado. A Lei
nº. 7.238/84 estabelece que o empregado demitido no mês que antecede a data-base
terá direito a uma indenização correspondente a um mês de salário. No caso dos
empregados que percebem comissões e outros adicionais, estas parcelas também
integrarão a remuneração para todos os efeitos.
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3.7 Férias
As férias deverão ser concedidas para os funcionários até o 11º mês subsequente
ao do período aquisitivo. Caso ultrapasse esse período, as férias terão que ser pagas em
dobro. As Férias serão concedidas por 30 dias, podendo ter convertidos 10 dias em
abono, desde que esta intenção seja formalizada pelo funcionário. As empresas deverão
comunicar com 30 dias de antecedência, solicitando através da planilha de férias.
Alertamos que as férias podem ser concedidas a partir da data final do período de
aquisição (quando o empregado completa 1 ano de casa), não devendo a empresa deixar
para dar as férias na data limite, que é a data final do período para gozo. Exemplificando:
O empregado admitido em 01/03/2005 completou um período aquisitivo em 28/02/2006.
A empresa já pode lhe dar férias a partir de 01/03/2006, sendo o limite para concessão
01/02/2007. Recomendável sempre conceder as férias no MÁXIMO de 2 a 3 meses antes
da data limite.
Não existe antecipação de férias. Para concessão de férias é pré-requisito
essencial que o empregado possua um período de doze meses trabalhados. Caso a
empresa insista em conceder férias “antecipadas”, ela corre o risco de posteriormente ter
que pagar as mesmas férias novamente, uma vez que estas férias antecipadas são vistas
pela legislação como licença remunerada, e a concessão desta licença não exclui a
obrigação da empresa de conceder as férias ao empregado, exceto no caso de férias
coletivas.
3.8 GPS (INSS)
Recolhimento obrigatório pelo empregador ou titular da firma individual,
obedecendo às seguintes alíquotas: 11% sobre o valor da retirada de pró-labore mensal.
O prazo de recolhimento é até o dia 10 do mês subsequente ao fato gerador. Caso o dia
10 não seja dia útil, o recolhimento deve ser efetuado no dia imediatamente posterior.
Após esta data, haverá acréscimo de multa e juros, a atualização será feita conforme
Tabela do INSS.
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3.9 Contribuição Sindical Patronal e Empregados
a) Do empregado: é descontado um dia de salário por ano no mês de março, com
recolhimento no dia 30 de abril ou no primeiro mês de registro em carteira;
b) Empresa: pagamento em janeiro, conforme o valor do capital social.
3.10 Imposto de renda na fonte
É um tributo federal. Pagam-no as pessoas físicas sobre sua renda (alíquotas de
15% e 27,5%, com isenção até determinado valor), sobre ganhos de capital, como o lucro
imobiliário (15%) e sobre o rendimento de aplicações financeiras (20%).
Calculado sobre a folha de salários, pró-labore, recibo de pagamento de autônomos
(RPA) ou nota fiscal de pessoa jurídica, conforme tabela fornecida pela Receita Federal,
com vencimento no dia 10 do mês subseqüente ao fato gerador.
3.11 Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS
A partir de 01/1999, a Caixa desenvolveu uma nova sistemática de recolhimento,
onde terá todas as informações previdenciárias, facilitando a Fiscalização. O
recolhimento é efetuado em formulário comum impresso por meio do SEFIP - Sistema
Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social. As informações
são geradas pelo SEFIP e transmitidas à Caixa Econômica Federal pela Conectividade
Social.
3.12 Auxílio Doença ou Auxílio Acidente de Trabalho
Deve- se informar para a contabilidade no prazo de 24Horas para o preenchimento
da CAT, a empresa pagará os 15 primeiros dias de atestado, a partir do 16º dia será a
cargo do INSS, lembrando que em caso de acidente de trabalho o empregado terá 1 ano
de estabilidade após o retorno ao trabalho.
3.13 Hora Extra – artigo 59 da CLT
O artigo 59 da CLT estabelece que a duração de jornada do empregado poderá
ser acrescida de horas suplementares (extras) em números não excedente a 2 (duas),
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mediante acordo escrito entre o empregador e o empregado, ou mediante contrato
coletivo de trabalho, ou mediante contrato coletivo de trabalho; e que a hora extra deverá
ser remunerada no mínimo, em 50% superior ao valor da hora normal.
Por sua vez, a Convenção Coletiva de Trabalho da categoria poderá estabelecer
adicional de hora extra no percentual maior que o da CLT.
3.14 CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – NR.5
O empregador que mantenha a média de 20 ou mais empregados ficam obrigado a
organizar e manter em funcionamento, por estabelecimento, a CIPA.
Este dimensionamento da CIPA é estabelecido de acordo com o CNAE da empresa,
levando-se em conta o grau de risco e a quantidade de empregados em cada
estabelecimento, obedecendo ao disposto na NR 5 (norma regulamentadora do Ministério
do Trabalho).
3.15 Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO – NR7
O PCMSO, também conhecido como NR7, sua implantação visa a prevenção da
Saúde do Trabalhador. planejamento e implantação do PCMSO varia de acordo com os
riscos e características próprias de cada ambiente de trabalho e de seus trabalhadores
(idade, sexo, condições de trabalho, risco ambientais, entre outros).
O profissional responsável pela implantação e manutenção do mesmo é o médico
do trabalho. O programa tem por objetivo a promoção e a preservação da saúde dos
trabalhadores, bem como prevenção e diagnóstico precoce de doenças relacionadas às
funções desempenhadas e ao ambiente de trabalho. Faz parte das iniciativas da empresa
no campo da saúde do trabalhador.
3.16 Perfil Profissiográfico Previdenciário - PPP
Todo empregador (empresa ou pessoa física) deverá manter este programa
independentemente da quantidade de empregados. Este programa consiste em manter
um histórico da saúde do trabalhador durante o tempo em que ele esteve vinculado à
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empresa. Estas informações serão solicitadas pelo INSS quando o empregado efetuar o
requerimento da aposentadoria, ou até mesmo necessitar de qualquer tipo de auxílio
previdenciário (a critério do INSS). Através deste programa, a empresa poderá também
encaminhar seus empregados para realização de exames admissionais, demissionais,
periódicos e de retorno ao trabalho.
De acordo com instruções do Ministério da Previdência Social, a Instrução
Normativa nº. 078/2002, 084/2002 e 090/2003, que visa o controle do pagamento
adicional de alíquotas do INSS, informamos que foi prorrogado o prazo para 01/2004,
no qual serão exigidos, para todas as empresas com funcionários, o PPP (Perfil
Profissiográfico Previdenciário).
Informamos ainda, que as providencias para obter o PPP demoram no mínimo 90
(noventa) dias e a fiscalização não altera a data da apresentação da mesma.
Para a empresa obter o PPP INDIVIDUAL POR FUNCIONÁRIO é necessário que a
empresa já tenha providenciado o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais),
o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e o LTCAT (Laudo
Técnico de condições Ambientais de Trabalho).
Lembramos que a fiscalização do Ministério do trabalho e INSS estão sendo
taxativas quanto ao cumprimento da Lei, sujeito a uma MULTA SUPERIOR A R$
6.361,73 (seis mil, trezentos e sessenta e um reais e setenta e três centavos).
DE ACORDO COM A INSTRUÇÃO NORMATIVA 078/2002, 084/2002 e 090/2003, DEVE
SER FORNECIDO A CÓPIA AUTENTICADA DO PERFIL PROFISSIOGRÁFICO
PREVIDENCIÁRIO NA OCASIÃO DA DEMISSÃO DO FUNCIONÁRIO, CASO
CONTRÁRIO, SUJEITA A NÃO HOMOLOGAÇÃO DA RESCISÃO DE CONTRATO DE
TRABALHO E MULTA.
Locais sugeridos para tomarem as providências:
•
GV Clínicas
- fone - 3272-3354
•
MEL- Medicina Empresarial Ltda
- fone: 3295-4977
•
Vital Medicina do Trabalho Ltda
- fone - 3201-3321/3212-5472
Rua Bernardino de Lima nº 75 – bairro Gutierrez – Belo Horizonte – Minas Gerais – PABX (31) 3386-8894
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3.17 Retirada de pró-labore
É a remuneração paga ao sócio que tem poder de administração pelos serviços
prestados a empresa. Como sugestão não poderá ser inferior ao menor salário pago a
qualquer empregado com cargo de supervisão, uma vez que poderá chamar a atenção da
fiscalização do INSS. O sócio que receber a retirada de pró-labore deve informar se
possui número de PIS, ou o NIT (cadastro no INSS), para ter as informações repassadas
à previdência Social, e se possui outros vínculos remunerados, nos quais também tenha
recolhimento para o INSS.
tributação
- 11% sobre a remuneração a título de retenção, descontado do sócio que trará beneficio
para aposentadoria;
- 20% sobre a remuneração como despesa ( para empresas não optantes pelo Simples)
3.18 Salário Família
O valor do salário-família é pago por filho ou equiparado de 0 a 14 anos.
Se a mãe e o pai estão nas categorias e faixa salarial que têm direito ao salário-família,
os dois recebem o benefício.
Nota: A cota do salário-família é devida proporcionalmente aos dias trabalhados nos
meses de admissão e demissão do empregado.
O pagamento do benefício esta condicionado a apresentação dos seguintes
documentos pelo empregado:
a) Certidão de nascimento e carteira de vacinação para filhos ou equiparado
até 5 anos;
b) Para os filhos ou equiparados a partir dos de 6 a 14 anos certidão de
nascimento e comprovante de freqüência escolar (semestralmente)
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3.19 Vale Transporte
O vale transporte é um benefício obrigatório dado ao empregado que declarar
precisar de condução para ir e vir ao trabalho.
Ele pode ser em ticket (papel) ou cartão magnético. Nunca deverá ser dado em
dinheiro, pois será entendido pela Justiça do trabalho como valor que agrega a
remuneração e será tributado.
O Vale transporte poderá ser adquirido nos postos da SINTRAN, SETRANSP OU
TRANSFÁCIL.
Alguns endereços:
Advale – Rua Aquiles Lobo, 504 / sala 603 Floresta – Fone 3213.06.04
Advale – Rua Francisco Sá, 787 – loja 16 Prado – Fone 3334.82.01
Vale Bus Recarga de Cartão Magnético: Av. Francisco Sales, 1017, sala 1001 –
Funcionários.-Fone 3226.90.60
Vale Máster: Av. Afonso Pena 2522, sala 505 Funcionários – Fone 3262.35.35
3.20 PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador) - Fornecimento de
Alimentação (cesta básica, ou vale-ticket)
Caso a empresa opte em dar alimentação de sua própria vontade ou por força de
convenção coletiva do trabalho, estará conseqüentemente obrigada por força do INSS a
fazer convenio com o PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), caso não seja
feita está sujeita a todos os encargos previdenciários e trabalhista (INSS, FGTS e IRPF).
Esse programa serve para cadastrar as empresas que beneficiam o trabalhador com a
alimentação como também as que oferecem a alimentação às empresas (cozinhas
industriais, restaurantes, empresas de ticket). Com o cadastro a empresa terá um
benefício de 4% sobre o IRPJ, a ser abatido no total a pagar, caso esteja cadastrada
como Lucro Real.
Essa alimentação nunca deverá ser dada em dinheiro, pois agrega a
remuneração e será tributada, produzindo reflexos no 13º salário e Férias.
Para esse benefício a empresa fornecedora de alimentação ou ticket deverá possuir nota
fiscal e ser cadastrada no PAT.
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Caso na convenção coletiva tenha uma cláusula de Ajuda Alimentação, e não for
concedida dentro dos moldes do PAT, os valores serão tributados (INSS, FGTS e
frelexos de férias e 13º salário).
Poderá ser feito o credenciamento a uma administradora de cartões nos seguintes
endereços:
TICKET SERVIÇOS S/A
Telefone: 4004.2233 ou site: www.ticket.com.br
SODEXO PASS LTDA
Telefone: 4004-4946 ou site: www.sodexo.com.br
EXCARD ADMINISTRADORA E PROCESSADORA DE CARTÕES S/A
End.: Rua Rio de Janeiro, nº. 600 11º andar Centro BHTE/MG
Telefone: 4501-4502 ou site : www.ecxcard.com.br
3.21 Seguro de Vida
Apesar de não ser obrigatório em todos os sindicatos de empregados, o seguro de
vida se torna essencial para uma empresa, não importa o tamanho ou a quantidade de
funcionários.
Ele será a segurança que a empresa e o empregado terá em caso de acidentes ou
morte de trabalhadores, dentro e fora da empresa, já que a empresa é responsável pelo
empregado no trajeto para o trabalho no início e fim do expediente.
O seguro poderá ser adquirido com qualquer corretor, e caso não tenha sido
estipulado pelo sindicato da classe, poderá ser em qualquer valor.
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4. ASPECTOS FISCAL E TRIBUTÁRIO – DEPARTAMENTO FISCAL
4.1 NF - Nota Fiscal
Documento de emissão obrigatória por todas as pessoas jurídicas, civis e
mercantis, no ato da comercialização de bens, produtos, mercadorias e serviços. É
emitida nas vendas à vista ou nas vendas a prazo (faturadas/a prestação). Através desse
documento é possível à fiscalização fazendária proceder ao levantamento do imposto
devido e não recolhido. A sua não emissão ou a emissão com valor inferior (a chamada
meia–nota) é uma das práticas lesivas ao Fisco mais comuns, sendo a maior responsável
pela evasão/sonegação de Receita Tributária.
A NF deverá ser emitida em ordem cronológica sem emendas ou rasuras, sob
pena de multa arbitrada pela Prefeitura ou Secretaria de Estado da Fazenda.
O cliente deverá ficar atento quanto ao prazo de validade da sua nota fiscal, que
poderá variar de 1 (um) ano para os blocos e 3 (três) anos os formulários contínuos.
A Deverá ser arquivada pelo período mínimo de 6 (seis) anos.
Em tratando-se de empresa que emiti a nota fiscal por processamento eletrônico
dados ou jogo solto, de deverá arquivá-la em feixe de até 500 notas em ordem
cronológica.
Tendo em vista que o processo para liberação da nota fiscal por parte dos órgãos
púbicos demanda tempo, além do período para confecção da mesma, sugerimos que o
pedido de novas notas fiscais seja feito com no mínimo 30 dias de antecedência.
Uma vez que cada cliente tem suas particularidades no que diz respeito a emissão
da nota fiscal, a POLICONT faz uma orientação especifica para cada caso.
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4.2 CTRC - Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
O CTRC ou conhecimento de transporte rodoviário de carga é um documento
obrigatório emitido pela transportadora após a carga chegar da coleta.O mesmo deverá
ser emitida em ordem cronológica sem emendas ou rasuras, sob pena de multa arbitrada
pela Secretaria de Estado da Fazenda.
O cliente deverá ficar atento quanto ao prazo de validade do mesmo.
Deverá ser arquivado pelo período mínimo de 6 (seis) anos.
Em tratando-se de empresa que emiti CTRC por processamento eletrônico dados
ou jogo solto, de deverá arquivá-la em feixe de até 500 notas em ordem cronológica.
Tendo em vista que o processo para liberação do CTRC por parte da Secretaria de
Estado da Fazenda demanda tempo, além do período para confecção da mesma,
sugerimos que o pedido de novas notas fiscais seja feito com no mínimo 30 dias de
antecedência.
4.3 Livros Fiscais
Podemos classificar como livros fiscais os que se encarregam de armazenar todos
os fatos relacionados com as atividades fiscais da empresa. É através deles que as
informações são extraídas, destinando-se para aqueles que delas necessitarem.
Um dos interessados nessas informações é o Estado, pois, é através destas
informações que ele exerce sua atividade de policiar parte do grandioso vulto econômico
gerado pelas entidades econômicas. Por isso que é o próprio instituidor dos livros, no
intuito de acompanhar no dia-a-dia todas as transações realizadas pelas empresas.
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4.3.1 A seguir, apresentaremos alguns dos livros fiscais, que são:
•
Registro de Entradas
Este livro registra todas das NF´s entradas principalmente as aquisições (compras)
realizadas pela empresa. Todas as mercadorias (gerando crédito fiscal ou não), e
principalmente as em regime de Substituição Tributária.
•
Registro de Saídas
No registro de saídas temos os lançamentos oriundos das operações de vendas ou
demais NF´s emitidas realizadas pela empresa. Este registro, em contrapartida com os
registros de entradas, são os originários da apuração entre os débitos e créditos fiscais,
resultando no montante de impostos que a empresa vai recolher.
•
Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência
Um dos livros mais importantes para a fiscalização ou auditagem de uma empresa,
pois, é nele que ficam registradas as informações correspondentes à última fiscalização.
Nele podem ser observadas informações como, por exemplo, se a empresa goza de
regime especial concedido ou exigido pela repartição fazendária, os resultados da última
fiscalização, quais as contas que foram verificadas, os livros examinados, tipos de
infrações cometidas pelo contribuinte, etc.
•
Registro de Inventário
Neste livro a empresa realiza o lançamento dos saldos das mercadorias e
materiais na comercializados ou consumidos durante o exercício comercial.
Alguns cuidados e observações devem ser tomados quando nos referimos a este
livro, entre eles: verificar a autenticação do livro no órgão competente; verificar se os
registros das mercadorias de entrada foram todos realizados; verificar cálculos; etc.
•
Registro de Apuração de ICMS
O livro de registro de apuração do ICMS é o livro encarregado da conta corrente do
ICMS. Pelos registros de créditos e débitos que realizamos nele, podemos apurar o saldo
da conta corrente, verificando se este é devedor ou credor, e se a empresa terá imposto a
recolher ou saldo a transferir ao próximo período.
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•
Livro de Controle de Crédito do Ativo Permanente (CIAP)
O documento denominado "Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente CIAP" se destina ao controle do crédito do ICMS relativo à aquisição de bem destinado
ao ativo permanente.
4.4 Conceitos Tributários
APURAÇÂO - É o procedimento para definir o valor do imposto ou contribuição a ser
efetivamente pago pelo contribuinte ao estado, obedecendo ao princípio da nãocumulatividade. O valor a ser pago será calculado pela diferença entre os valores
incidentes nas entradas (compras) ou créditos e os valores incidentes na saídas (vendas)
ou débitos ocorridos em um período. Dessa forma o valor apurado será : Valor do
Imposto a ser pago = Débitos - Créditos
COFINS - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social. É um tributo
cobrado pela União sobre o faturamento bruto das pessoas jurídicas, destinado a atender
programas sociais do Governo Federal. Sua alíquota, que era de 2%, foi aumentada para
3% em fevereiro de 1999.
CONTRIBUINTE - Genericamente, é toda pessoa – física ou jurídica – que paga tributo
(sentido genérico) aos cofres públicos, quer seja da União, dos Estados, dos Municípios
e/ou do Distrito Federal. O Código Tributário Nacional, em seu Art. 121, Parágrafo único,
I, conceitua como Contribuinte o "sujeito passivo da obrigação principal ... quando tenha
relação pessoal e direta com a situação que constitua o respectivo fato gerador".
CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido. É outro tributo federal sobre o
Lucro Líquido das empresas ou sobre o Faturamento/Receita Bruta (caso das empresas
tributadas sobre o Lucro Presumido) das pessoas jurídicas.
IOF - Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguro, ou Relativas a Títulos ou
Valores Mobiliários, também chamado de Imposto sobre Operações Financeiras. É um
tributo que integra a receita da União e é cobrado sobre operações financeiras e seguros.
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Seu percentual varia de acordo com o tipo de operação, conforme a política monetária
adotada pelo Poder Executivo através do Banco Central.
IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados. É um imposto federal cobrado das
indústrias sobre o total das vendas de seus produtos e das pessoas jurídicas
responsáveis pela importação de produtos em geral. Sua alíquota é variável.
IRPJ - Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas. É um tributo federal. Pagam-no as
pessoas jurídicas não imunes/isentas sobre seu Lucro Real (alíquota única de 15% e
adicional de 10% acima da base de cálculo de R$ 20.000/mensal), após as adições e
exclusões efetuadas sobre os lançamentos constantes do Lalur (Livro de Apuração do
Lucro Real), ou sobre o Faturamento/Receita Bruta, caso a empresa haja optado pelo
pagamento do IR por Lucro Presumido, cujo percentual de presunção oscila entre 1,6% a
32%, conforme o tipo de atividade da empresa.
ISS - Imposto Sobre Serviços é um tributo municipal. Incide sobre a prestação, por
pessoas físicas e jurídicas, de serviços listados sujeitos ao imposto. A alíquota varia
conforme a legislação de cada Município, indo de 2 a 5%.
PIS/PASEP - Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do
Servidor Público. Para mantê-los, as pessoas jurídicas são obrigadas a contribuir com
uma alíquota variável (de 0,65% a 1,65%) sobre o total das receitas, com exceção das
microempresas e empresas de pequeno porte que hajam aderido ao SIMPLES.
RETENÇÃO – ocorre quando o valor do imposto ou contribuição a ser pago pelo
contribuinte (Fornecedor do produto ou serviço) é retido pelo pagador (Cliente), sendo o
pagador do produto ou serviço o responsável pelo recolhimento do respectivo imposto ou
contribuição ao estado.
SIMPLES NACIONAL: O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado,
simplificado e favorecido previsto na Lei Complementar nº. 123, de 14.12.2006, aplicável
às Microempresas e às Empresas de Pequeno Porte, a partir de 01.07.2007. Obs.:
Algumas atividades de serviços, como profissionais liberais, não poderão ser
beneficiadas por esse sistema de recolhimento dos impostos. O Simples Nacional implica
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o recolhimento mensal, mediante documento único de arrecadação, dos seguintes
tributos (IRPJ, PIS, COFINS, CSL, ISS, IPI, INSS parte patronal, Contribuição Sindical
Patronal)
4.5 Obrigações Fiscais Acessórias
A obrigação acessória decorrente da legislação tributária tem por objeto as
prestações, positivas ou negativas, nela previstas no interesse da arrecadação ou da
fiscalização dos tributos.
Relacionamos algumas das principais obrigações realizadas pelo Departamento Fiscal da
Policont:
DACON - DEMONSTRATIVO DE APURAÇÃO DE CONTRIBUIÇÕES
SOCIAIS;
DCTF - DECLARAÇÃO DE DÉBITOS E CRÉDITOS TRIBUTÁRIOS
FEDERAIS;
SINTEGRA - SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES SOBRE
OPERAÇÕES INTERESTADUAIS COM MERCADORIAS E SERVIÇOS;
DES - DECLARAÇÃO ELETRÔNICA DE SERVIÇOS;
Lembrando que todas estas são retiradas dos documentos enviados pelo cliente,
por isso é importante que sejam enviados em tempo hábil para o correto cumprimento
das obrigações acessórias.
Informamos que a não entrega, a entrega com atraso ou erros o contribuinte está
sujeito a multas arbitradas pelos órgão competentes municipais, estaduais ou federais.
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5 – MODELOS DE DOCUMENTOS E FORMULÁRIOS
Encontram-se em no “site” da POLICONT diversos modelos de documentos e
formulários, que contribuirão para o melhor desempenho das funções relacionadas aos
aspectos administrativos, financeiros, contábeis, fiscais, trabalhista e previdenciários a
do dia a dia.
Atenciosamente,
Equipe Policont
policont@policont.com.br
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BIBLIOGRAFIA:
GOMES, Elizeu Domigues: ___.Rotinas Trabalhistas e Previdenciarias. 8.ed.. Belo
Horizonte: Lider, 2008.
NEVES, Silvério das: ___.Contabilidade Avançada. 11.ed.. Belo Horizonte: Lider, 2008.
http://www.direitonet.com.br/dicionario_juridico/x/22/88/228/
http://www.google.com.br/
http://portal1.pbh.gov.br/pbh/index.html
http://www.fazenda.mg.gov.br/
http://www.cfc.org.br/
http://www.mpas.gov.br/
http://www.fazenda.mg.gov.br/index.jsp
http://www.receita.fazenda.gov.br/
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