1. No category

6299 Nyheterna i Office 2010.qxp
2011-02-07
08:38
Sida 1
Eva Ansell
MICROSOFT
Eva Ansell
NYHETERNA I
OFFICE 2010
MICROSOFT
Boken innehåller:
• Övergripande nyheter
• Microsoft Word 2010
• Microsoft Excel 2010
• Microsoft PowerPoint 2010
• Microsoft Outlook 2010
Nyheterna i Microsoft Office 2010
Det här är boken för dig som idag använder Microsoft Office version XP eller 2003
och som snabbt vill sätta dig in i nyheterna i Microsoft Office version 2010.
Med hjälp av den här bildrika fyrfärgsboken får du lära dig använda nya och
förbättrade funktioner i programmen. I Office 2007 ersatte Microsoft menyer och
verktygsfält med ett menyfliksområde, vilket gör det lättare att hitta och använda
funktioner i de olika programmen. I denna version har programmet förbättrats ytterligare och menyfliksområdet finns nu även i Outlook.
Eva Ansell
NYHETERNA I
OFFICE 2010
Bokens författare, Eva
Ansell, har en lång och gedigen meritlista som databoksförfattare och redaktör på
Docendo. Eva har skrivit ett
stort antal böcker, främst för
Office-programmen, men
också för till exempel Photoshop. Hon har även varit
med och utvecklat Docendopedagogiken: Läs – Öva –
Rätta.
Bild på omslaget:
Image Source/Matton Images
Photodisc/Matton Images
Öka dina kunskaper! Visual-boken presenterar på ett överskådligt sätt programmets
funktioner och möjligheter för effektiv användning. Över en miljon personer har använt
serien för självstudier eller som kurslitteratur.
DEL 1
ÖVERGRIPANDE NYHETER
1. MICROSOFT OFFICE 2010.............................. 6
2. NYTT UTSEENDE............................................ 8
A. Menyfliksområdet..................................................9
B. Verktygsfältet Snabbåtkomst................................11
C. Formateringsverktygsfältet ..................................12
D. Anpassa programfönstret .....................................12
E. Backstage-vyn .....................................................15
F. Dynamisk förhandsgranskning i gallerier..............16
3. HJÄLPFUNKTIONEN..................................... 17
4. FILHANTERING ........................................... 18
A. Skapa ny fil.........................................................19
B. Öppna fil .............................................................20
C. Konvertera fil ......................................................21
D. Spara fil ..............................................................22
E. Filformat .............................................................23
F. Återskapa fil........................................................24
G. Förhandsgranska och skriva ut fil .........................25
H. Dokumentegenskaper..........................................26
I. Förbered för delning ............................................27
J. Spara och skicka fil..............................................28
5. DIALOGRUTAN ALTERNATIV........................ 29
6. OFFICE DOKUMENTTEMAN .......................... 31
7. URKLIPP..................................................... 34
8. CLIPART, BILDER OCH FIGURER ................... 35
A. Infoga bilder........................................................37
B. Formatera objekt.................................................38
C. Hantera objekt ....................................................42
D. Infoga skärmbilder ..............................................43
E. WordArt-objekt ....................................................43
9. SMARTART-GRAFIK .................................... 44
10. MAKRON ................................................... 46
A. Spela in makro ....................................................46
B. Köra makro.........................................................47
C. Spara makro i fil..................................................47
D. Koppla makro......................................................47
E. Makrosäkerhet ....................................................47
11. REFERENSINFORMATION............................. 48
DEL 2
MICROSOFT WORD 2010
12. NYTT UTSEENDE.......................................... 50
A. Menyfliksområdet................................................ 51
13. OLIKA SÄTT ATT VISA DOKUMENT............... 53
A. Dokumentvyer..................................................... 53
B. Navigeringsföntret............................................... 56
14. REDIGERA TEXT .......................................... 57
A. Symboler och specialtecken.................................. 57
B. Söka och ersätta text ........................................... 58
C. Avstavning .......................................................... 59
D. Språkkontroll ...................................................... 60
15. FORMAT .................................................... 61
A. Teckenformat ...................................................... 61
B. Styckeformat....................................................... 62
C. Dokumentteman.................................................. 63
D. Snabbformat – Formatmallar............................... 63
E. Utskriftsformat .................................................... 67
F. Autoformat.......................................................... 67
16. TABBAR OCH TABELLER............................... 68
A. Infoga tabell........................................................ 68
B. Formatera tabell.................................................. 69
C. Redigera tabell .................................................... 70
D. Infoga kalkylblad från Excel ................................ 71
17. DIAGRAM................................................... 71
18. SIDHANTERING........................................... 72
A. Infoga sidor......................................................... 72
B. Sidnummer.......................................................... 73
C. Sidhuvud och sidfot.............................................. 74
19. OBJEKT OCH BILDER ................................... 75
20. BYGGBLOCK ............................................... 76
21. UTSKICK..................................................... 78
A. Kuvert och etiketter ............................................. 79
22. LÅNGA DOKUMENT..................................... 80
A. Innehållsförteckning ............................................ 80
B. Index .................................................................. 80
C. Korsreferenser..................................................... 81
D. Fotnoter och slutkommentarer ............................. 81
E. Källhänvisningar och litteraturförteckning............. 81
F. Bokmärken ......................................................... 82
23. FORMULÄR ................................................ 82
24. DELA INFORMATION ................................... 84
A. Jämföra dokument .............................................. 85
B. Dokumentkontroll................................................ 86
C. Skydda dokument................................................ 86
D. Blogga ................................................................ 86
E.
F.
G.
H.
I.
INNEHÅLL
INNEHÅLL
J.
38. OBJEKT OCH BILDER.................................. 137
DEL 3
MICROSOFT EXCEL 2010
39. DIAGRAM ................................................. 138
40. SMARTART-GRAFIK .................................. 139
25. NYTT UTSEENDE ..........................................88
A. Menyfliksområdet................................................89
41. TABELLER.................................................. 139
A. Formatera tabell................................................140
B. Redigera tabell ..................................................141
26. HANTERA EN ARBETSBOK............................91
A. Redigera kalkyl ...................................................92
B. Söka och ersätta text ...........................................92
C. Kommentarer ......................................................92
42. BILDSPEL .................................................. 142
A. Anpassade bildspel.............................................144
B. Övergångar.......................................................144
C. Animeringar ......................................................145
27. FORMLER....................................................93
43. PUBLICERA PRESENTATION........................ 147
A. Paketera för cd..................................................147
28. FORMAT .....................................................93
A. Dokumentteman..................................................95
B. Rader och kolumner.............................................96
C. Skydda celler.......................................................96
D. Utskriftsformat ....................................................97
E. Villkorsstyrd formatering......................................99
29. ARBETA MED FLERA BLAD..........................102
30. DIAGRAM .................................................103
A. Skapa diagram ..................................................103
B. Formatera diagram............................................104
C. Redigera diagram ..............................................108
31. FUNKTIONER ............................................109
A. Infoga funktion..................................................109
B. Namnge celler ...................................................111
32. TABELLER (LISTOR).................................... 112
A. Skapa tabell ......................................................112
B. Sortera tabell.....................................................115
C. Filtrera tabell.....................................................117
D. Verifiera data ....................................................117
33. IMPORTERA OCH KONSOLIDERA................118
A. Konsolidera .......................................................118
B. Konsekvensanalyser...........................................118
34. PIVOTTABELLER ........................................119
DEL 4
MICROSOFT POWERPOINT 2010
35. NYTT UTSEENDE ........................................124
A. Menyfliksområdet..............................................125
36. HANTERA EN PRESENTATION.....................127
A. Utskriftsformat ..................................................127
B. Bilder ................................................................128
C. Bildbakgrund.....................................................129
D. Teman – Formgivningsmall................................132
37. TEXTER ..................................................... 133
A. Formatera text ..................................................134
B. Stavningskontroll ...............................................136
C. Disposition.........................................................137
4
DEL 5
MICROSOFT OUTLOOK 2010
44. NYTT UTSEENDE ........................................ 150
A. Menyfliksområdet..............................................151
45. E-POST ..................................................... 152
A. Skapa och skicka e-postmeddelanden.................153
B. Redigera och formatera meddelanden ................153
C. Läsa och svara på e-postmeddelanden................156
D. Meddelandealternativ ........................................158
E. Bifoga filer ........................................................158
F. RSS-feeds ..........................................................159
G. Snabbsökning....................................................161
H. Snabbsteg..........................................................163
I. Organisera e-postmeddelanden ..........................165
J. Följa upp ...........................................................166
46. KONTAKTER.............................................. 170
A. Skapa en kontakt ..............................................171
B. Hantera kontakter .............................................172
47. KALENDER ................................................ 173
A. Skapa en avtalad tid..........................................174
B. Hantera bokningar ............................................175
C. Skapa ett möte ..................................................176
D. Dela kalendrar ..................................................177
48. UPPGIFTER ............................................... 179
A. Skapa uppgifter.................................................180
B. Hantera uppgifter..............................................180
SAKREGISTER .................................................... 181
6299.book Page 34 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
7. URKLIPP
Urklipp fungerar på samma
sätt som tidigare, men du
kommer lättare åt den via
fliken Start (Home).
På fliken Start (Home) finns gruppen Urklipp (Clipboard) där du hittar olika
kommandon för att kopiera, klippa ut och klistra in. Genom att klicka på pilen
vid Klistra in (Paste) kommer du lätt åt kommandona för att klistra in special
och klistra in länk. I denna grupp hittar du även Hämta format (Format
Painter).
För att visa åtgärdsfönstret Urklipp
(Clipboard) klickar du på dialogruteikonen Urklipp (Clipboard) längst
ner till höger i gruppen.
Som standard kopieras flera objekt till
Urklipp (Clipboard) endast när åtgärdsfönstret visas. Om du vill att objekten
alltid ska kopieras till Urklipp (Clipboard) när du kopierar flera objekt,
klickar du på Alternativ (Options)
längst ner i åtgärdsfönstret. Välj sedan
Samla in utan att visa Office
Urklipp (Collect Without Showing
Office Clipboard). Har du aktiverat
kommandot Visa Office Urklipp
automatiskt (Show Office Clipboard
Automatically) visas åtgärdsfönstret
automatiskt när du kopierar flera
objekt. Objekten sparas då i Urklipp
(Clipboard).
34
6299.book Page 35 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
8. CLIPART, BILDER OCH FIGURER
Via fliken Infoga (Insert) kan du bland annat infoga ClipArt, bilder och figurer.
Du gör på samma sätt oavsett vilket program du arbetar i. Du kan välja bland en
mängd fördefinierade format, och kan på så sätt enkelt formatera objekten på
samma sätt oavsett vilket program du arbetar i.
A. Infoga ClipArt från Office.com
Vid en standardinstallation av Office 2010 installeras ett antal ClipArt-bilder på
din dator. Men det finns många fler bilder du kan använda, på webbplatsen
Office.com har du tillgång till tusentals bilder, ljud, foton och animeringar. För
att infoga en ClipArt-bild i något Office-dokument använder du åtgärdsfönstret
ClipArt (Clip Art).
1 Visa fliken Infoga och klicka på ClipArt (Insert, Clip Art) i gruppen
Illustrationer (Illustrations).
2 Nu visas ett åtgärdsfönster till höger i programfönstret. Skriv ett sökord och
klicka på Sök (Go).
3 Du kan begränsa sökningen så att den endast matchar vissa typer av
mediefiler. Öppna listrutan Resultaten ska vara (Result should be) och
markera rutan intill den filtyp som du vill hitta.
4
För att hitta fler bilder på Office.com, klickar du på Hitta mer på
Office.com (Find more at Office.com) längst ner i åtgärdsfönstret.
2
1
3
I den högra bilden ser
du resultatet, när
rutan Ta med innehåll
från Office.com
(Include Office.com
content) är markerad.
4
35
Oavsett vilket Office-program du arbetar i kan du
enkelt infoga och formatera
olika typer av objekt.
Arbetar du i PowerPoint kan
du även infoga de olika
objekten via platshållaren, läs
mer i PowerPoint-delen.
6299.book Page 36 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
På första sidan på webbplatsen kan du även välja att
visa alla typer av bilder sorterade efter olika kategorier. Har
du redan gjort en sökning kan
du klicka på något av de
delade nyckelorden som visas
till vänster för att hitta liknande
bilder.
5 Högst upp på webbsidan finns en sökruta där du kan skriva ett sökord.
Klicka på Retur eller klicka på sökknappen för att söka efter angivna bilder.
6
Under Medietyper (Media types) kan du filtrera resultatet om du bara vill
visa en viss medietyp; illustrationer, foton, animeringar eller ljud.
7 Klicka på pilarna vid Nästa (Next) för att bläddra bland resultatsidorna.
8 Vill du ändra storlek på miniatyrbilderna klickar du på någon av storleks-
knapparna.
9 Peka på den bild som du vill infoga i dokumentet och klicka på Kopiera
till Urklipp (Copy to Clipboard). Därefter kan du klistra in det i ditt
dokument.
I bilden nedan ser du en liten del av resultatet som visas när vi sökte bland
ClipArt efter djur.
5
8
7
6
9
36
6299.book Page 37 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
B. Infoga bilder
För att infoga ett bildobjekt visar du fliken Infoga och klickar på Bild (Insert,
Picture) i gruppen Illustrationer (Illustrations). Arbetar du i PowerPoint finns
alternativet i gruppen Bilder (Picture).
Dialogrutan som visas fungerar på samma sätt som tidigare.
C. Infoga figurer
För att infoga en färdig figur visar du fliken
Infoga och klickar på Figurer (Insert, Shapes) i
gruppen Illustrationer (Illustrations). Välj den
figur som du vill infoga och rita upp den direkt
på bilden.
Word
Ska du infoga flera objekt kan
det vara lämpligt att först
infoga en arbetsyta där du
samlar alla objekt. Klicka på
Figurer och välj Ny arbetsyta
(Shapes, New Drawing
Canvas) längst ner på menyn.
Du kan sedan hantera objekten i arbetsytan som ett, och till
exempel bestämma i vilken
ordning objekt ska placeras.
Läs mer om arbetsyor i Worddelen.
När du har infogat en figur visas fliken Format
under Ritverktyg (Format, Drawing Tools). Via
gruppen Infoga figurer (Insert Shapes) har du
också möjlighet att infoga färdiga figurer (så länge
något objekt är markerat och fliken visas).
Vill du infoga samma figur flera gånger högerklickar du på önskad figur och väljer Lås ritläge
(Lock Drawing Mode) på snabbmenyn. Klicka på
figuren igen för att återgå till normalt läge.
Byta eller ändra form på figur
Vill du byta till en annan figur, eller ändra form på markerad figur visar du fliken
Format under Ritverktyg (Format, Drawing Tools). Klicka på Redigera figur i
gruppen Infoga figurer (Edit Shape, Insert Shape). Väljer du Byt figur (Change
Shape) visas figurgalleriet och du kan välja en ny figur, den nya figuren behåller
alla inställning för exempelvis storlek och format.
Väljer du i stället Redigera punkter (Edit Points) på menyn
visas noderna i figuren. Ändra figurens form genom att peka
på en nod och dra den åt önskat håll.
37
6299.book Page 38 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
Text i figur
Det är enkelt att infoga text i en figur. Du markerar bara figuren
och skriver önskad text som då blir en del av objektet. Du kan
formatera texten på vanligt sätt via fliken Start (Home), men även
använda de olika WordArt-format som finns. Läs mer i avsnittet
WordArt-objekt på sidan 43.
D. Formatera objekt
När en bild är markerad visas fliken Format under Bildverktyg (Format, Picture
Tools). Har du i stället markerat en figur visas fliken under Ritverktyg (Drawing
Tools). Med hjälp av denna flik kan du formatera markerat objekt.
Fördefinierade format
I gruppen Bildformat (Picture Styles) kan du välja bland en mängd färdiga
format för bilden. Klicka på knappen Mer (More) om du vill visa hela galleriet.
Peka på ett format så ser du direkt hur bilden kommer att se ut. Klicka på det
format du vill använda.
38
6299.book Page 39 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
I gruppen Bildformat (Picture Styles) kan du finjustera formatet för bilden.
Under Bildram och Bildeffekter (Picture Border, Picture Effects) kan du välja
olika kantlinjer och effekter (som skugga, ljussken och 3D) för bilden. Du kan
välja flera effekter för samma bild.
Klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen visas en
dialogruta där du kan göra flera inställningar för bilden.
Har du markerat en figur använder du i stället de fördefinierade
formaten som finns i gruppen Figurformat (Shape Styles). Även här
kan du peka på ett format för att se hur resultatet blir innan du väljer
det.
Är du inte helt nöjd med utseendet kan du själv påverka fyllning,
kantlinje och effekter med hjälp av Figurfyllning, Kontur och
Figureffekter (Shape Fill, Shape Outline, Shape Effects) i samma
grupp. Vilka färger som visas under Temafärger (Theme Colors) beror
på vilket tema du har valt. Använder du dessa färger på objekt, och
sedan ändrar tema, kommer färgerna på objekten att förändras. På
undermenyn hittar du även kommandon för att ändra till exempel
fyllningseffekt och linjestil.
39
Genom att klicka på Bildlayout
(Picture Layout) kan du
konvertera markerad bild till
SmartArt-grafik. Läs mer i
avsnittet SmartArt-grafik på
sidan 44.
6299.book Page 40 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
Dialogrutan Formatera
När du har markerat ett objekt kan du även använda dialogrutan Formatera
(Format) för att formatera den.
1 Klicka på dialogruteikonen Lägg till Bildformat (Picture Styles) längst ner
till höger i gruppen Figurformat (Shape Styles).
2 Nu visas en dialogruta där du väljer önskad kategori i listan till vänster, till
exempel Fyllning (Fill).
3 Markera till exempel typ av fyllning och gör sedan önskade inställningar i
nedre delen av dialogrutan.
4 När du har dialogrutan öppen behöver du inte stänga den om du vill forma-
tera något annat objekt. Klicka bara på det objektet och gör önskade inställningar i dialogrutan.
5 Klicka på Stäng (Close) för att stänga dialogrutan.
2
1
3
5
40
6299.book Page 41 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
Justera bilder
I Office 2010 kan du justera bilder
direkt i programmen. På fliken Format
finns gruppen Justera (Format, Adjust)
som du använder för detta. Även dessa
fördefinierade format visas på bilden bara genom att du pekar på formatet.
Klicka på det format som du vill använda.
Klicka på Korrigeringar
(Corrections) om du vill ändra
ljusstyrkan, kontrasten och/eller
skärpan i bilden.
Klickar du på Ta bort bakgrund (Remove Background)
kan du få hjälp med att ta bort
bakgrund-en eller andra
oönskade delar i bilden.
Klicka på Färg (Color) om du vill
ändra färgmättnad eller färgton på
bilden. Under Ändra färg (Recolor)
kan du ändra bildens färg, till exempel
till svartvitt eller sepia.
Klicka på Konstnärliga effekter
(Artistic Effects) om du vill lägga till
en effekt på bilden så att det till
exempel ser ut som en målning.
Ändra storlek på objekt
När du ändrar storlek på ett objekt
genom att dra i ett av handtagen ser du nu direkt hur objektet kommer att se ut
med den nya storleken.
Vill du ha en exakt storlek använder du fliken Format och gruppen Storlek
(Format, Size). För att visa en dialogruta där du kan göra ytterligare inställningar
för storleken klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen.
Beskära bilder
Använd Beskär i gruppen Storlek (Crop, Size) om du vill beskära bilden. Du
kan direkt på fliken ange en exakt storlek som bilden ska ha. Vill du göra ytterigare inställningar klickar du på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen.
41
6299.book Page 42 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
E. Hantera objekt
Flytta och kopiera objekt
Vill du flytta eller kopiera objekt visar du fliken Start och använder kommandona i gruppen Urklipp (Home, Clipboard). Du kan fortfarande använda dra
och släpp-metoden för att flytta eller kopiera objekt.
Arbeta med flera objekt
I PowerPoint hittar du dessa
kommandon på fliken Start
under Ordna (Home, Arrange)
i gruppen Rita (Drawing).
Arbetar du med flera objekt kan du arrangera dem på olika sätt. På fliken
Format under Ritverktyg (Format, Drawing Tools) kommer du snabbt åt dessa
kommandon där de är samlade i gruppen Ordna (Arrange), se bilden nedan.
Kommandona i sig fungerar precis som i tidigare versioner.
Vill du rotera eller vända ett objekt gör du även det via
gruppen Ordna (Arrange). Klicka på Rotera (Rotate) och
välj önskat alternativ på menyn. Precis som i tidigare
versioner kan du även dra i roteringshandtaget för att
rotera objektet fritt.
Åtgärdsfönstret Markering och visning
I Office 2010 finns åtgärdsfönstret Markering och
visning (Selection and Visibility) med i alla program.
Du kan använda det för att få markera och ordna
objekten.
2
1 Visa fliken Format och klicka på Markerings-
fönster (Format, Selection Pane) i gruppen
Ordna (Arrange).
4
2 Nu visas ett åtgärdsfönster till höger i program-
fönstret, markera det objekt som du ska flytta
framåt/bakåt i listan.
3
3 Klicka på Flytta framåt eller Flytta bakåt
(Bring Forward, Send Backward) för att flytta
objektet framåt/bakåt.
4 Vill du dölja vissa objekt klickar du på ögat så att det försvinner. Vill du visa
objektet igen klickar du i rutan så att ögat visas igen.
42
6299.book Page 43 Monday, February 14, 2011 9:54 AM
F. Infoga skärmbilder
I Office 2010 finns en ny funktion som hjälper dig att infoga en
skärmbild i aktuell fil. Detta kan vara speciellt användbart om du har
problem i något program och vill visa detta i ett e-postmeddelande för
exempelvis IT-ansvarig.
Visa fliken Infoga och klicka på Skärmbild (Insert, Screenshot). Nu visas
ett galleri med alla öppna fönster, minimerade fönster visas dock inte.
Genom att klicka på önskad bild infogas skärmbilden i filen eller i ett
e-postmeddelande.
G. WordArt-objekt
I Office 2010 är det lätt att infoga WordArt-objekt. Du kan formatera dem med
hjälp av en mängd olika fördefinierade format och effekter.
Visa fliken Infoga och klicka på WordArt (Insert, WordArt) i gruppen Text
(Text). I galleriet som visas väljer du önskat format, skriv önskad text i textrutan.
När du har infogat ett WordArt-objekt visas fliken Format under Ritverktyg
(Format, Drawing Tools), där du kan redigera och formatera objektet.
I gruppen WordArt-format (WordArt Styles) kan du välja något av de
fördefinierade formaten, när du pekar på ett format ser du direkt hur texten
påverkas.
Vill du göra ytterligare inställningar för texten
klickar du på Textfyllning, Textkontur eller
Texteffekter (Text Fill, Text Outline, Text
Effects) och gör önskade inställningar på
menyerna som visas. Du kan även visa
dialogrutan Formatera texteffekter (Format
Text Effects) genom att klicka på dialogruteikonen längst ner till höger i gruppen.
I Word kan du också använda
de fördefinierade WordArtformaten på en befintlig text.
Läs mer om texteffekter i
Word-delen.
Har du infogat en textruta eller en figur med
text, kan du snabbt ge den något av WordArtformaten via fliken Format (Format). När du
markerar text i en platshållare i PowerPoint
visas också denna flik, vilket innebär att du
kan formatera en redan inskriven text med
hjälp av WordArt-formaten.
43