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GUÍA FINANCIERA DE APOYO PARA LA
GESTIÒN DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
- F.S.E – SED
Bogotá, D.C, Noviembre de 2013
A LCAIMi:^4. MAY1
DE 17.10enTA
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL
SUBSECRETARIA DE GESTION INSTITUCIONAL
DIRECCIÓN FINANCIERA
OFICINA DE PRESUPUESTO
VIGENCIA 2013
2352
SECRETARIO D DUCAPtaÑ DISTRITAL
OSCAR GIJSTAV SÁNCHEZ JARAMILLO
• #412/12,1_440-L*Q
SUBSECRET
ct-`
DE e TI IN • TITUCIONAL
CRISTI A VALID:
CO
SUBSECF6ARI • DE ACCESO Y PERMANENCIA
JOSE ALFREDO SOTO TORRES
DIRECTORA FINANCIERA
MARIA CECILIA GAITAN ROZO
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
GUIA FINANCIERA DE APOYO
PARA LA GESTION
PRESUPUESTAL DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO.
Bogotá, D.C, Noviembre de 2013
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Agradecimiento especial por apoyo y colaboración – Vigencia 2013:
María Cecilia Gaitán Rozo
Directora Financiera
Carolina Murillo Cortés
Profesional Especializado
Yolanda Cuellar González
Profesional Especializado
Myriam Barrios Garzón
Especialista en Revisoría Fiscal y Contraloría
Fabio Ernesto Gonzalez Sánchez
Economista
Jaime Eladio Campo Correa
Contador publico
Faustino Rivera Peña
Contador publico
Luz Ángela Velásquez Colmenares
Contador publico
María Isabel Rodriguez Beltrán
Contador publico
Mauricio Ernesto Olarte Rujano
Ingeniero civil
Jeniffer Jerez Tarazona
Administradora Pública
Yinneth Torres Montaña
Administradora Pública
Denis Antonio Ardila Sepúlveda
Administrador Público
Javier Eduardo Serna Pineda
Administrador Público
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
__________________________________INTRODUCCIÓN
La presente GUIA se actualiza conforme a la normatividad vigente y presenta a los responsables de
la administración de los recursos del FSE en los colegios oficiales, los diferentes pasos que a nivel
presupuestal se deben tener en cuenta en la celebración de actos con recursos públicos y así
alcanzar una gestión de calidad.
Es importante entonces que los responsables de estos recursos, conozcan los principios y
fundamentos para la programación, ejecución y control de los recursos públicos de forma
democrática, participativa y con la efectiva aplicación de los principios rectores de la función
administrativa1
Se desarrollan los conceptos básicos desde el punto de vista conceptual y legal, los conocimientos
que se requieren para la creación y funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos – FSE, la
mecánica para el cumplimiento de los procesos del recaudo de los ingresos y la ejecución del gasto.
Desde el enfoque integral de la administración, se espera que la gerencia de la educación se base
en un proceso de planeación y de presupuestación participativa, que en los colegios se refleja en el
Proyecto Educativo Institucional – PEI el cual se refuerza en los proyectos de inversión.
La estructura de la GUIA comprende dos capítulos con temas específicos que en un lenguaje
sencillo y práctico, entrega los conceptos y fuentes legales de cada uno de ellos.
CAPÍTULO I Creación y formas de administración de los Fondos de Servicios Educativos, su
estructura orgánica, funciones, procesos presupuestales y marco legal.
CAPÍTULO II En esta parte se presentan los aspectos generales sobre los principios
presupuestales, estructura del presupuesto y el proceso presupuestal, incluyendo la programación,
presentación y ejecución del presupuesto, así como algunas orientaciones para el manejo del flujo
de caja y del cierre presupuestal al terminar la vigencia fiscal.
Sistema presupuestal - FSE, se desarrolla en tres etapas: programación, ejecución y cierre
presupuestal. La programación incluye pautas para la elaboración, planeación y programación del
presupuesto de ingresos y gastos hasta su aprobación, la elaboración de un flujo de caja y el plan de
compras, los procesos de ejecución incluye las modificaciones presupuestales y del cierre hacen
parte las cuentas por pagar, reservas presupuestales y excedentes financieros. Igualmente, se
1
Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se
desarrolla con fundamento en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad,
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mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
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revisaran temas como la caja menor, las medidas de seguridad y la cancelación de un FSE
existente.
Es importante dar a conocer que la Secretaria de Educación del Distrito, impulsa con la comunidad
educativa el ejercicio de construcción colectiva de los Presupuestos con los recursos de los Fondos
de Servicios Educativos en los Colegios Oficiales del Distrito, como una expresión de gestión
pública que materializa el principio de la participación efectiva y hace realidad los propósitos
democráticos de la política de Bogotá Humana, que la actual administración promueve para el
sector.
El propósito, no sólo es hacer una descripción normativa o procedimental sobre la ejecución de los
recursos de los FSE, sino también impulsar la aplicación de las más importantes estrategias que se
desarrollan para garantizar la transparencia, equidad, eficiencia, legitimidad y la publicidad de la
gestión financiera de los colegios, como es el caso del programa de Presupuestos con Participación
en los Colegios Oficiales de Bogotá.
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
Contenido
Páginas
CAPÍTULO I.
CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE……………………
11
1. CREACIÓN DE UN FSE ……………………………………………….
11
2. ADMINISTACIÓN DE LOS FSE…………………………………………
13
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
Esquema General de Organización
Consejo Directivo
Rector
Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras (Pagador)
Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacenista
Contador
3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS…………………………….
20
4. MARCO LEGAL…………………………………………………………..
21
CAPÍTULO II.
SISTEMA PRESUPUESTAL – FSE…………………………………..
22
1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES…….………………………………
22
2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO…………………………………
24
3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL………………………………….
37
3.1. Etapas de la Programación Presupuestal
3.2. Preparación del Proyecto de Presupuesto
3.3. Factores a tener en cuenta para la preparación y elaboración del
proyecto de presupuesto
3.4. Plan de Compras como instrumento de programación presupuestal
3.5. Flujo de Caja como instrumento de programación y ejecución presupuestal
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4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL…………………………………………
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4.1. Ejecución Activa.
4.2. Ejecución Pasiva
4.2.1. Modificaciones Presupuestales
4.2.2. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
4.2.3. Registro Presupuestal (RP)
4.2.4. Orden de Pago (OP)
4.2.5. Comprobante de Egreso
4.2.6. Factura
4.2.7. Documento Equivalente
5. CIERRE PRESUPUESTAL………………………………………………
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
59
Cuentas por Pagar
Reservas Presupuestales
Excedentes Financieros
Estado de Tesorería
6. HECHOS CUMPLIDOS ………………………………………………….
63
7. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS
ARBRITRALES……………………………………………………………
64
8. CAJA MENOR………………………………………………………………
64
9. PÓLIZAS DE MANEJO……………………………………………………
70
10. GENERALIDADES A TENER EN CUENTA……………………………
71
11. UNIFICACIÓN DE FSE…………………………………………………….
71
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
ANEXOS
CAPÌTULO I
Anexo N° 1
Anexo N° 2
Modelo de Reglamento Interno del Consejo Directivo………………..
Marco Legal………………………………………………………………..
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83
Formato de identificación y seguimiento de los gastos de inversión…
Modelo de Acuerdo de Adición Presupuestal…………………………..
Modelo de Acuerdo de Traslado Presupuestal…………………………
Modelo de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal…
Comprobante de Egreso………………………………………………….
Modelo de Acta de constitución de Cuentas por Pagar y Reservas
Presupuestales…………………………………………………………….
Acta de Fenecimiento…………………………………………………….
Acta de Reporte de Excedentes Financieros………………………….
Plan de Compras………………………………………………………….
Estado de Tesorería………………………………………………………
Hechos Cumplidos………………………………………………………..
Modelo Resolución de apertura y/o constitución de la Caja Menor…
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93
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CAPÌTULO II
Anexo N° 3
Anexo N° 4
Anexo N° 5
Anexo N° 6
Anexo N° 7
Anexo Nº 8
Anexo Nº 9
Anexo N° 10
Anexo N° 11
Anexo N° 12
Anexo Nº 13
Anexo Nº 14
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FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - F.S.E
Son cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo
de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de los
establecimientos educativos estatales para la adecuada
administración de sus ingresos y para atender sus gastos de
funcionamiento e inversión distintos a los de personal.
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CAPÍTULO I.
CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE
1. CREACIÓN DE UN FSE.
Para que un colegio (nuevo) pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos - FSE, es
necesario que previamente cuente con la autorización de la SED, tenga unas características
mínimas de organización, disponibilidad de recursos para contratar los servicios del contador y
presuponer el nombramiento de un auxiliar administrativo con funciones financieras (pagador)
nombrado por la SED, que permita la operación del Fondo con criterios de eficacia y eficiencia.
Para crear y organizar FSE se procede de la siguiente forma:
a) Resolución de creación y funcionamiento del colegio – IED, expedida por la SED
b) Disponer de los recursos suficientes para contratar los servicios profesionales del Contador.
c) Conformar la Asociación o Consejo de Padres de Familia
d) Conformar el Consejo Directivo
e) Tener asignado por parte de la SED, el auxiliar administrativo con funciones financieras
quien hará las veces de pagador y/o tesorero.
f) Tomar la decisión sobre la alternativa de organización del FSE por parte del Consejo
Directivo del Colegio. Esta decisión debe quedar consignada mediante ACUERDO firmado
por el Consejo Directivo.
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g)
Obtener el RUT (Registro Único Tributario) previa solicitud del NIT (Número de Identificación
Tributaria) a nombre del “Fondo de Servicios Educativos IED....” mediante su tramitación
ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, para lo cual se debe presentar
el acto administrativo de funcionamiento del colegio.
h) La entidad bancaria a través de la cual se manejaran los recursos del Fondo de Servicios
Educativos - FSE debe estar sujeta a la inspección y vigilancia de la Superintendencia
Financiera y registrada en el ranking financiero de la SHD.
i)
La cuenta bancaria debe tener firma conjunta del Ordenador del Gasto y el Auxiliar
Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y para abrirla deben presentar la
Resolución expedida por la SED, mediante la cual acredita al Director o Rector como
Ordenador del Gasto y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras. Debe
presentarse además la Resolución de creación y funcionamiento del nuevo colegio,
expedida por la SED.
j)
Cuando se crea el FSE, deben elaborar el PROYECTO PRESUPUESTAL, soportados en el
Memorando de lineamientos presupuestales, en las necesidades del colegio y su PEI.
k) Según el presupuesto aprobado por el Consejo Directivo mediante Acuerdo y desagregado a
nivel de grupos e ítems de ingresos y el de gastos por rubros de funcionamiento y la
inversión por proyectos, constituir póliza de manejo que ampare al Rector o Director, al
Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador) y al responsable de la Caja
Menor (diferente al rector y al Auxiliar Administrativo con funciones financieras), siempre y
cuando la SED no la haya constituido previamente.
l)
Enviar a la Dirección Local de Educación (DILE) la documentación para inscribir y registrar el
FSE, con copia a la Dirección Financiera de la SED, anexando:
1. Acuerdo del Consejo Directivo aprobando la creación del FSE.
2. Fotocopia del RUT.
3. Número de identificación Tributaria (NIT).
4. Certificación Bancaria relacionando: número de cuenta de ahorros y corriente,
identificando nombre del banco, sucursal, nombres del ordenador y del Auxiliar
Administrativo con funciones Financieras (pagador), dirección y teléfono del colegio.
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2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FSE.
Para el manejo y la utilización adecuada de los recursos que se administran a través de los FSE, se
ha establecido previamente el siguiente esquema de los diferentes entes que lo conforman y sus
funciones.
2.1. Esquema general de organización de los FSE.
La creación y puesta en marcha del FSE requiere el compromiso de todos los responsables en la
gestión del colegio, a saber:
2.2. Consejo Directivo.
El Consejo Directivo de los colegios oficiales estará integrado por:



El Rector, quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y
extraordinariamente cuando lo considere conveniente;
Dos representantes del personal docente, elegidos por mayoría de los votantes en una
asamblea de docentes;
Dos representantes de los padres de familia. La elección de representantes de los padres de
familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos por el
consejo de Padres. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el número
de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del
establecimiento educativo, la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos
representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres
elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artículo 9 del
decreto 1286 de 2005).
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


Un representante de los estudiantes elegido por el Consejo de Estudiantes, entre los
alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por el Colegio;
Un representante de los exalumnos, citados mediante oficio por el rector pero elegido por el
Consejo Directivo, de ternas presentados por las organizaciones que aglutinen la mayoría de
ellos o en su defecto, por quien haya ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de
representante de los estudiantes;
Un representante del sector productivo organizados en el ámbito local o subsidiariamente de
las entidades que auspicien o patrocinen el funcionamiento del colegio. El representante
será citado mediante oficio por el rector y escogido por el Consejo Directivo, de candidatos
propuestos por las respectivas organizaciones;
Dentro de los primeros sesenta días calendario siguientes al de la iniciación de clases de cada
periodo lectivo anual, deberá quedar integrado el Consejo Directivo y entrar en ejercicio de sus
funciones. Con tal fin, el rector convocará con la debida anticipación, a los diferentes estamentos
para efectuar las elecciones correspondientes.
El Consejo Directivo, es quien expide el Reglamento Interno a través del cual determina su propio
funcionamiento (Ver guía Anexo N° 1). Este Consejo Directivo, se reúne ordinariamente una vez al
mes y extraordinariamente por convocatoria del Rector(a) y tiene como funciones, las establecidas
en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994.
Y en relación con el Fondo de Servicios Educativos, el Consejo Directivo se constituye en el ente
gestor y cumple adicionalmente con las funciones contenidas en el artículo 5° del Decreto 4791 de
2008, ellas son:
a) Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante
acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director
rural;
b) Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por lo menos determinará la
forma de realización de los recaudos y de los pagos, según la normatividad existente en la
entidad territorial certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y
los responsables en la autorización de los pagos;
c) Aprobar las adiciones al presupuesto vigente, así como también los traslados que afecten el
mismo;
d) Verificar la existencia y presentación de los estados contables por parte del rector o director
rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador
General de la Nación;
e) Determinar los actos y contratos que requieran su autorización expresa;
f) Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantías para toda
contratación que no supere los veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes
(s.m.l.m.v)
g) Aprobación de la contratación de los servicios que requiera el establecimiento educativo y
que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley;
h) Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de terceros de los bienes
muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita
u onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano escolar
de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994;
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i)
Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realización de
eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos, o la participación de los educandos
en representación del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine para el
efecto.
j) Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de fácil acceso del informe de
ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
k) Administrar en coordinación con el Rector, el Fondo de Servicios Educativos, en los términos
de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y cumplir con las demás funciones
establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994.
2.3. Rector o Director.
El rector del colegio, que será designado por concurso, además de las funciones señaladas en otras
normas, tendrá las siguientes:















Dirigir la preparación del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos
actores de la comunidad educativa;
Presidir el Consejo Directivo y el Consejo Académico de la institución y coordinar los
distintos órganos del Gobierno Escolar;
Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar;
Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución;
Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el
logro de las metas educativas;
Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal
docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la SED;
Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y los
permisos;
Participar en la definición de perfiles para la selección del personal docente, y en su
selección definitiva;
Distribuir las asignaciones académicas, y demás funciones de docentes, directivos docentes
y administrativos a su cargo, de conformidad con las normas sobre la materia;
Realizar la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y
administrativos a su cargo;
Imponer las sanciones disciplinarias propias del sistema de control interno disciplinario de
conformidad con las normas vigentes;
Proponer ante la SED, a los docentes que serán apoyados para recibir capacitación;
Suministrar información oportuna al departamento, distrito o municipio, de acuerdo con sus
requerimientos;
Responder por la calidad de la prestación del servicio en su colegio;
Rendir un informe al Consejo Directivo del colegio al menos cada seis meses;
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


Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le
asignen, en los términos de la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008;
Publicar una vez al semestre en lugares públicos y comunicar por escrito a los padres de
familia, los docentes a cargo de cada asignatura, los horarios y la carga docente de cada
uno de ellos;
Las demás que le asigne el alcalde para la correcta prestación del servicio educativo;
El Rector como administrador y ordenador del gasto del FSE, cumple con las funciones y
responsabilidades que se plasman en el artículo 6° del Decreto 4791 de 2008, estas son:
a) Elaborar el proyecto anual de presupuesto del FSE y presentarlo para aprobación del
Consejo Directivo;
b) Elaborar el Flujo de Caja Anual del Fondo estimado mes a mes, hacerle los ajustes
correspondientes y presentar los informes de ejecución por lo menos cada tres meses al
Consejo Directivo;
c) Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de adición presupuestal y los de
traslados presupuestales, para aprobación del Consejo Directivo;
d) Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos, con cargo a
los recursos del Fondo, de acuerdo con el Flujo de Caja y el plan operativo de la respectiva
vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorería;
e) Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios
Educativos;
f) Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los
requisitos y en los plazos establecidos por los organismos de control y la Contaduría
General de la Nación, y efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida en
las normas;
g) Suscribir junto con el contador los estados contables y la información financiera requerida y
entregarla en los formatos y fechas fijadas para tal fin;
h) Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva
entidad territorial certificada, el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente
de recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo
en periodicidad diferente;
2.4. Auxiliar Administrativo con funciones Financieras (Pagador).
Es el responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos.
De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a
través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y atendiendo lo establecido en el artículo
quince (15°) del Decreto 4791 de 2008, el Auxiliar Administrativo que apoye la gestión financiera
deberá realizar las siguientes actividades:
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En presupuesto.
Registrar los compromisos con cargo al
Presupuesto del colegio;
a) Asistir al ordenador de gasto en la
preparación y presentación ante el
Consejo Directivo del
presupuesto anual del colegio
b) Apoyar al almacenista en la elaboración del
Plan de Compras para visto bueno del
Rector – ordenador del gasto;
c) Registrar y controlar el libro presupuestal;
d) Elaborar y certificar las disponibilidades,
los registros presupuestales, constituir las
reservas presupuestales y las cuentas por pagar;
e) Preparar los traslados, adiciones y reducciones presupuestales;
f) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE;
g) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y organismos de control los informes financieros;
h) Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto;
i) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera adelantada
en el colegio;
En pagaduría
a) Elaborar junto con el ordenador del gasto el Flujo de Caja
b) Manejar los libros de tesorería;
c) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por
impuestos respectivos;
d) Pagar oportunamente los impuestos recaudados;
e) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el manejo
de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE;
f) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo
rentable de los recursos financieros del FSE;
g) Preparar los Informes de Matriz Chip Presupuestal dispuesto por la Secretaría de Educación
Distrital. SED y subirlos a la página web;
h) Elaborar conciliaciones bancarias y realizar cruce con las conciliaciones elaboradas por el
contador aclarando de manera inmediata las diferencias presentadas.
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En Contratación
a) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública;
b) Incorporar los pliegos de condiciones a la página de contratación vigente;
c) Solicitar la documentación para la contratación;
d) Solicitar pólizas cuando el contrato lo amerite;
2.5. Auxiliar Administrativo con funciones de Almacenista
Es el responsable del manejo de bienes devolutivos y de consumo.
De acuerdo con las funciones señaladas en el MANUAL DE FUNCIONES expedido por la SED a
través de la Resolución 3950 del 7 de octubre de 2008 y como apoyo a la gestión, el Auxiliar
Administrativo que apoye el área de almacén deberá realizar las siguientes actividades:
a) Elaborar el Plan de Compras, atendiendo los requerimientos y proyectos presentados para
el desarrollo de una educación con calidad.
b) Recibir a satisfacción los elementos de acuerdo con lo establecido en los contratos
suscritos por el ordenar del gasto.
c) Registrar el ingreso de los bienes al almacén y su respectiva anotación en Kardex
d) Atender las necesidades de los elementos básicos para el normal de desarrollo de las
funciones de los docentes y administrativos, tanto de Elementos Devolutivos, Consumo
Controlado y Consumo Consumo.
e) Mantener actualizado el Kardex, registrando en los centros de costo los elementos
despachados
f) Realizar la toma física de inventario de los elementos en servicio y los ubicados en bodega
del almacén, como mínimo una vez al año o todos los que considere necesario, para su
respectivo control y seguimiento, atendiendo lo establecido en la resolución 001/2001 de la
Secretaría de Hacienda del Distrito.
g) Velar por la seguridad de los elementos en bodega, los cuales deben estar ubicados en
estantería, cumpliendo con las normas de almacenaje.
h) Controlar los inventarios por dependencias, identificando los responsables de su manejo.
i) Realizar el proceso de traslado de bienes entre dependencias según la necesidad del
colegio.
j) Mantener plaquetizado los bienes muebles y equipos del F.S.E. y exigir a la S.E.D la
actualización de las mismas para identificar los bienes de acuerdo a lo establecido en la
resolución 001/2001 de la Secretaría de Hacienda.
k) Preparar la documentación requerida para dar de baja a los bienes inservibles e
innecesarios para el colegio, para presentar al Consejo Directivo con el fin de avalar el
proceso de baja del inventario desde el punto de vista físico y de los registros contables.
l) Realizar mensualmente cruce de bienes devolutivos, de consumo controlado y consumo
consumo vs los registros contables con el fin que mes a mes estas partidas se encuentren
debidamente conciliadas;
m) Mantener actualizado y comunicar el resultado del levantamiento físico de los inventarios de
bienes pertenecientes a la S.E.D.
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n) Consultar los precios del mercado para el inicio del proceso de los estudios previos del
proceso de contratación.
o) Elaborar balance mensual de entradas y salidas de acuerdo con los movimientos realizados
y hacer entrega de la información al contador del colegio para su respectivo registro
contable.
p) Elaborar y presentar informes mensuales, semestrales y anuales o cuando le sean
requeridos, siendo de gran importancia al cierre de la vigencia fiscal
q) Realizar las funciones de seguimiento al proceso de mantenimiento del colegio
r) Atender el aula de audiovisuales
s) Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.
2.6. Contador
Con el fin de apoyar los Consejos Directivos, Ordenadores del Gasto y Auxiliares Administrativos
con funciones financieras en el manejo y administración de los recursos de los FSE, el
profesional en Contaduría Pública que se contrate deben contar con las capacidades
preparación e idoneidad profesional en las normas técnicas, catálogo de cuentas y
procedimientos contables, en especial del régimen contable público
A continuación se relacionan actividades que se recomiendan deben tener como mínimo el
contrato de prestación de servicios contables:
a) Elaborar Comprobantes de diario por todo concepto de las operaciones financieras y
patrimoniales del Colegio, particularmente de sus ingresos, de sus egresos, de cuentas de
almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, de cuentas de
tesorería y de ajustes contables;
b) Imprimir libros auxiliares de contabilidad todos los meses (Libro auxiliar por cuenta, Libro de
comprobantes de diario, Libro de depreciación elemento por elemento)
c) Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por todo concepto de
ingresos, de egresos, de almacén, de inventarios, de responsabilidades fiscales, de
impuestos, de cuentas de tesorería y de ajustes contables interrelacionados con las
diferentes áreas como Pagaduría, Almacén e Inventarios;
d) Generar en medio impreso mensualmente los Libros Oficiales de Contabilidad Diario y
Mayor, debidamente foliados, prenumerados, rubricados y respaldados con acta de apertura
suscrita por el ordenador del gasto;
e) Elaborar mensualmente la relación de cuentas por pagar del Colegio y reportarlo
oportunamente en el formato oficial a la SED;
f) Elaborar y remitir oportunamente en los formatos oficiales a la SED de manera mensual el
balance general; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios
en el patrimonio, las cuentas recíprocas y semestralmente las notas a los estados
financieros; esto no exime que las notas a los estados financieros deban elaborarse
mensualmente, toda vez que estas hacen parte integral de los mismos.
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g) Certificar mensualmente los Estados Financieros y firmarlos anteponiendo el número de
matrícula profesional;
h) Aplicar mensualmente indicadores financieros que orienten la medición de la gestión
financiera del Fondo de Servicio Educativo, presentar los resultados obtenidos al ordenador
del gasto para su evaluación y toma de decisiones;
i) Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Financieros para su
seguimiento;
j) Publicar mensualmente en un lugar del Colegio, visible y público, los Estados para efectos
del control social;
k) Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la
Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a las normas vigentes;
l) Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y
canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente;
m) Velar por la adecuada existencia del Control Interno Contable, realizando mensualmente al
Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento;
n) Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su
presentación oportuna, conjuntamente con las demás áreas competentes del Colegio, los
medios magnéticos que exijan las autoridades tributarias;
o) Hacer las Conciliaciones Bancarias mensualmente de manera oportuna dentro de los
primeros ocho (8) días del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas
conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades
Bancarias, exigiendo a través del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar;
p) Velar para que el Colegio maneje sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e
incluidas en el ranking financiero determinado por el comité de riesgos de la Dirección del
Tesoro Distrital y tengan implementado las seguridades físicas y amparos que cubran los
riesgos potenciales de pérdidas de recursos;
q) Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén
respaldadas por las exigencias tributarias, contables entre otras;
r) Efectuar semanalmente la contabilización de los comprobantes pendientes, con el fin de
efectuar el cruce de saldos con las áreas de presupuesto, tesorería e inventarios
s) Cumplir de acuerdo con los lineamientos dados por la SED con la actividad de conciliar
mensualmente los cierres financieros y los cierres de almacén y dejar documentada
mediante acta tal gestión
t) Cumplimiento de las normas éticas, normas técnicas e inhabilidades e incompatibilidades
establecidas en la Ley y aplicar el Régimen Contable Público, Catalogo de Cuentas vigente
y reglamentos expedidos por el Contador General de la Nación, Secretaría de Hacienda
Distrital y Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y Organismos de Control;
3. PROCESOS PRESUPUESTALES QUE LLEVAN A CABO LOS FSE.
Los FSE realizan tres grandes grupos de actividades:
a) Proyección y recaudo de ingresos.
b) Proyección y ejecución de gastos.
c) Rendición de cuentas y control e informes sobre la gestión realizada.
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Las dos primeras acciones conllevan la elaboración y ejecución del presupuesto anual del FSE.
Esto también implica la organización de registros presupuestales y contables. Y la última, justifica
mediante informes, la destinación de los recursos.
a) Proyección y recaudo de ingresos: Consiste en la identificación y el recaudo de los ingresos
que sustentan el Fondo. Esto conlleva a la estimación de los ingresos, la elaboración del
presupuesto de ingresos y el recaudo de éstos que a su vez origina la elaboración de registros
contables.
b) Proyección y ejecución de gastos: Para esto, es necesario captar los ingresos y distribuirlos
de acuerdo con las prioridades de gasto del colegio y su destinación específica. La estimación
de los gastos que efectuará el Fondo está en función de la disponibilidad de ingresos y de las
prioridades que el Rector y el Consejo Directivo asignen a las necesidades del Colegio.
c) Rendición de Cuentas e informes sobre la gestión realizada: Los FSE reciben recursos
públicos. Por lo tanto, la proyección y ejecución de sus ingresos así como la proyección y
ejecución de sus gastos deben realizarse y registrarse de acuerdo con las normas legales
vigentes y dentro de un conjunto de principios técnicos, financieros y contables confiables.
Esto implica ceñirse a las normas establecidas en cuanto a presentación de informes y a los
controles ejercidos por la Contraloría Distrital, la Personería de Bogotá, entre otros que así lo
requieren, e incluye la presentación de informes a la SED.
4. MARCO LEGAL
Las citas de las normas que se relacionan con los FSE, se efectúan de manera enunciativa, pues la
normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal, fiscal, civil, que para este
caso no estarán expuestas. (Ver guía Anexo N° 2)
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CAPÍTULO II.
SISTEMA PRESUPUESTAL - FSE
Se define el sistema presupuestal como el conjunto de herramientas relacionadas con el proceso
presupuestal, las cuales transforman los elementos de entrada (recursos disponibles), en resultados
plasmados en el Presupuesto del Colegio.
El objetivo final de este sistema es la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa, a
través de una serie de bienes y servicios. Estos resultados se obtienen mediante la coordinación de
los recursos con que cuenta el Colegio, y su adecuada programación y ejecución, utilizando las
herramientas financieras que conforman el sistema.
1. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES.
Los principios del Sistema Presupuestal son:
Unidad de Caja: con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago
oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto anual del colegio, salvo las
excepciones contempladas en la Ley.
Nota. Para los FSE, el principio de Unidad de Caja será aplicable a los recursos propios de libre
destinación, diferentes a los recursos de transferencias y a los recursos con destinación específica.
Universalidad: el presupuesto del FSE debe contener la totalidad de los ingresos y gastos que el
colegio espera realizar durante la vigencia fiscal. Por tanto, el ordenador del gasto no podrá autorizar
gastos que no figuren en el presupuesto aprobado.
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Anualidad: la realización y el efectivo control del programa financiero en el presupuesto, requiere de
un período determinado. El año fiscal comienza el 1º de enero y termina el 31 de Diciembre del
mismo año. Después del 31 de diciembre no se podrán asumir compromisos con cargo a las
apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha.
Inembargabilidad: protege los recursos del colegio. Los ingresos y recursos del presupuesto
general de los FSE son inembargables.
El Rector(a) – Ordenador(a) del Gasto que reciba una orden de embargo de los recursos del FSE,
está obligado a solicitar constancia sobre la naturaleza y origen de dichos recursos a la Secretaría
Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto, dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes al recibo de la respectiva orden, para efectos de que la Oficina Asesora Jurídica de la
SED tramite ante la autoridad competente el respectivo desembargo.
Planificación: garantiza que los recursos se orienten al cumplimiento de las metas establecidas en
el PEI y en el plan de Desarrollo Educativo del Distrito.
Programación integral: posibilita la existencia de los recursos necesarios para la realización de
proyectos.
Especialización: las apropiaciones que se establecen en el presupuesto deben referirse a los
objetivos del colegio.
Legalidad En el presupuesto de cada vigencia fiscal no podrán incluirse ingresos, contribuciones o
impuestos que no figuren en el presupuesto de rentas, o gastos que no estén autorizados
previamente por la Ley, Resolución y/o Acuerdo de Consejo Directivo, ni podrán incluirse partidas
que no correspondan a las propuestas por el Consejo Directivo para atender el funcionamiento de la
administración y la inversión.
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2. ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
La estructura del presupuesto se presenta en el siguiente cuadro:
RUBRO
2
21
212
2124
21242
212421
2124211
2124212
2124213
212422
2124221
2124222
2124223
2124224
21243
212431
2124311
2124312
21244
212441
21299
22
221
222
223
224
2241
22411
22412
22413
22414
224141
224142
22415
22416
22417
24
241
2412
NOMBRE DEL RUBRO
PRESUPUESTO DE INGRESOS
VALOR
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
NO TRIBUTARIOS
Rentas contractuales
Venta de Servicios
Derechos educativos
Derechos Académicos
Cobros complementarios
Cobros periódicos
Otros cobros
Derechos de grado
Certificaciones y constancias
Reposición de carne
Reposición de agenda o manual de convivencia
Comercialización de mercancías
Venta de bienes
Venta de productos de proyectos de estudio y experimentación
Venta de productos manufacturados
Otras rentas contractuales
Arrendamiento de bienes y servicios
OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS
TRANSFERENCIA
Nación
Departamento
Entidades Distritales
Administración Central
SECRETARIA DE EDUCACION DEL DISTRITO
Fondos de reposición
Ampliación de jornada 40 horas
Vitrina pedagógica
Gratuidad Total
Transferencia por derechos académicos
Transferencia por cobros complementarios
Escuela ciudad escuela
Útiles escolares
Otras transferencias SED
RECURSOS DE CAPITAL
Recursos del balance
CANCELACION DE RESERVAS
24
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243
245
246
247
RUBRO
3
31
311
3112
31123
311231
31124
311241
311242
312
3121
31212
31214
312141
312142
312143
3122
31221
31222
31223
31224
312241
312242
312243
312244
312245
312246
31225
312251
312252
31226
312261
31227
31228
312281
Rendimientos por Operaciones financieras
Excedentes financieros
Donaciones
Otros recursos de capital
NOMBRE DEL RUBRO
PRESUPUESTO DE GASTOS
VALOR
FUENTE DE FINANCIACION
SGP
SED
RP
GASTOS
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
SERVICIOS PERSONALES
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
Honorarios
Honorarios entidad
Remuneración servicios técnicos
Sistematización de boletines de rendimiento escolar
Otras remuneraciones servicios técnicos
GASTOS GENERALES
ADQUISICIÒN DE BIENES
Gastos de computador
Materiales y Suministros
Material didáctico
Útiles escolares
Otros materiales y suministros
ADQUISICION DE SERVICIOS
Arrendamientos
Viáticos y Gastos de Viaje
Gastos de transporte y comunicaciones
Impresos y publicaciones
Derechos de grado
Certificaciones y constancias
Carné
Agenda
Agenda y manual de convivencia
Otros impresos y publicaciones
Mantenimiento y reparaciones
Mantenimiento Entidad
Mantenimiento de mobiliario y equipo
Seguros
Seguros de la Entidad
Suministro de alimentos
Servicios públicos
Energía
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312282
312283
312284
312285
312286
3123
31231
31232
31233
31234
31235
312351
312352
31236
312399
315
33
331
3311
3312
3313
3314
3315
3316
3317
3318
3319
33110
33111
334
Acueducto, alcantarillado y basuras
Teléfono
Gas
Telefonía móvil e internet
Otros
OTROS GASTOS GENERALES
Sentencias Judiciales
Impuestos, tasas y multas
Intereses y comisiones
Sostenimiento de plantas y animales
Actividades científicas, deportivas y culturales
Salidas Pedagógicas
Otras Actividades Científicas, Deportivas y culturales
Inscrip. y particip. en competencias deportivas, culturales y cientif.
Otros Gastos Generales
Pasivos Exigibles Funcionamiento
INVERSIÓN
DIRECTA
VITRINA PEDAGOGICA
Escuelas - Ciudad - Escuela
Medio Ambiente y Prevención de Desastres
Aprovechamiento del Tiempo Libre
Educación Sexual
Compra Equipos Beneficio de los Estudiantes
Formación de Valores
Formación Técnica y para el Trabajo
Fomento de la Cultura
Investigación y estudios
Otros proyectos
Pasivos Exigibles Inversión
DEFINICIÓN CÓDIGOS PRESUPUESTALES
INGRESOS. CÓDIGO 2
INGRESOS OPERACIONALES. CÓDIGO 21
Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad
y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados.
Rentas Contractuales. Código 2124
Corresponde a Servicios, Comercialización de Mercancías y Otras Rentas Contractuales. Se
presupuesta dentro de estos conceptos todo lo que se estime que vaya a recaudar efectivamente
durante el año, independiente de la vigencia en que se haya causado.
Venta de Servicios. Código 21242
Comprenden los conceptos de Derechos Educativos
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Derechos Educativos. Código 212421
Comprenden los Servicios Complementarios, Cobros Periódicos y Otros Cobros
Derechos Académicos. Código 2124211
Hace referencia a matrícula y pensión.
Servicios Complementarios. Código 2124212
Bajo este concepto se incluyen: boletines de rendimiento escolar, agenda, manual de convivencia,
carné, material didáctico, mantenimiento de mobiliario y equipo utilizado en las aulas de clase y
especializadas y las salidas pedagógicas.
Cobros Periódicos. Código 2124213
Hace referencia a las posibles sumas que pagarían los padres de familia, acudientes o alumnos que
voluntariamente lo hayan aceptado, por los servicios de transporte escolar y alimentación, cuando
fueran suministrados directamente por el Colegio y no por la SED.
Otros Cobros. Código 2124216
Corresponden a las sumas que deben cancelar esporádicamente los padres de familia, acudientes,
alumnos o estudiantes, por bienes o servicios específicos como: la reposición del carné, reposición de
diplomas y actas de grado, reposición de agenda y manual de convivencia. El Consejo Directivo
determinaría el valor a cobrar por cada concepto, de acuerdo a los parámetros establecidos por la SED.
Derechos de Grado. Código 2124221
Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de
transferencia. Las escuelas normales superiores, podrían relacionar ingresos por este concepto de los
estudiantes matriculados en grados 12 y 13
Certificaciones y Constancias. Código 2124222
Ingresos provenientes de la Gratuidad que se relacionan presupuestalmente como ingresos de
transferencia. Por este rubro los colegios pueden proyectar ingresos provenientes de las diferentes
solicitudes de certificados y constancias de los ex – alumnos (retirados del sistema educativo oficial).
Como tal se hará efectivo su cobro cuando los mismos sean solicitados por los ex alumnos.
Reposición de carné. Código 2124223
Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer el
carné, sin obviar que cuando el estudiante solicite reposición del carné, el mismo debe ser bajado de la
plataforma de apoyo escolar y lo que se perciba de recursos será destinado a papel, tóner, impresión y
laminación.
Reposición de Agenda y/o Manual de Convivencia. Código 2124224
Ingresos esporádicos que recibe el colegio de los padres de familia, acudiente o alumno para reponer la
agenda o el manual de convivencia.
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Comercialización de Mercancías. Código 2120403
Productos de proyectos de estudio y experimentación, productos manufacturados.
Venta de Bienes. Código 212431
Son los bienes producidos directamente por el colegio, por ejemplo: productos agrícolas, de artesanías,
de reciclaje, entre otros.
Venta de Productos de Proyectos de Estudio y Experimentación. Código 2124311
Productos que son el resultado de proyectos de estudio y experimentación realizados dentro del
proceso educativo, por ejemplo: perfumes, aromatizantes, esencias naturales, removedores, cremas
para manos y cuerpo, entre otros.
Venta de Productos Manufacturados. Código 2124312
Son los productos elaborados por los alumnos de forma manual o mediante el uso de máquinas
Otras Rentas Contractuales. Código21244
Ingresos derivados del objeto para el cual ha sido creado el colegio, no incluidos en ninguna de las
categorías anteriores.
Arrendamiento de Bienes y Servicios. Código 212441
Corresponde al canon de arrendamiento de los espacios del colegio. En aquellos casos en que los
ingresos operacionales sean por la explotación de bienes de manera permanente, debe sustentarse
con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobación de la entidad
territorial.
Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la autorización previa del consejo
directivo y quien lo usa deberá restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.
Cursos de Extensión a la Comunidad. Código212443
Ingresos derivados del pago que hacen miembros de la comunidad o asociaciones comunitarias con el
fin de ser capacitados mediante cursos que les permitan ampliar sus conocimientos en temas de su
interés.
Asesorías y Estudios Técnicos Impartidos. Código 212444
Ingresos ocasionados en el pago que realizan los alumnos, padres de familia y demás personal
vinculado al colegio por estudios especializados que les sean ofrecidos.
Otros Ingresos NO Tributarios. Código 21299
Hace referencia a los recursos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los rubros
definidos anteriormente.
TRANSFERENCIAS. CÓDIGO 22
Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general
constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista
contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley,
Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).
Nación. Código 221
Son los aportes recibidos del Gobierno Nacional no destinados a la capitalización de los colegios, como
los ingresos que por concepto de Gratuidad, transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN,
directamente a los colegios a través de los FSE. Estos recursos son asignados para cubrir gastos de
funcionamiento e inversión, distintos a los de personal.
La gratuidad educativa se financiará con los recursos de la participación para educación del Sistema
General de Participaciones por concepto de calidad.
Departamento. Código 222
Son los aportes recibidos de los departamentos y sus entidades descentralizadas, no destinados a la
capitalización de los colegios.
Entidades Distritales. Código 223
Son los aportes recibidos de las Entidades Distritales como son los Fondos de Desarrollo Local o
Entidades Descentralizadas.
De este tipo de ingresos hacen parte los aportes y ayudas financieras para la realización de
Programas Especiales.
Administración Central. Código 224
Son los aportes recibidos de la Administración Central Distrital. De este tipo de ingresos hacen parte
los aportes y ayudas financieras para la realización de Programas Especiales entregados por la
Secretaría de Educación Distrital – SED (GRATUIDAD TOTAL, Escuela – Ciudad – Escuela,
Proyectos de Inversión, Otras Transferencias SED).
Secretaría de Educación del Distrito. Código 2241
Son los recursos transferidos por la SED determinados mediante acto administrativo.
Fondo de Reposición. Código 22411
Se originó por el desmonte gradual de matrícula y pensión en los grados de 0° a 9°. Hoy día la SED
ya no transfiere recursos por este concepto
Ampliación de Jornada. Código 22412
La SED ya no transfiere recursos por este concepto.
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Vitrina pedagógica. Código 22413
Se originó por la asignación de recursos del Gobierno Distrital a colegios oficiales mediante la SED, para
cubrir gastos de textos pedagógicos de consulta y de uso de los estudiantes y profesores, según lo
estableciera la Resolución de la SED. La SED ya no transfiere recursos por este concepto.
Gratuidad Total. Código 22414
Son recursos que la Secretaría de Educación Distrital – SED, transfiere a los colegios oficiales para
compensar lo que los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total. Estos recursos son
asignados para cubrir gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal y en beneficio de
los estudiantes de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media, como a los estudiantes de los
ciclos I, II, III, IV, V, VI de educación para adultos.
Escuela – Ciudad – Escuela. Código 22415
Recursos que gira la SED a los colegios en cumplimiento al apoyo de estímulos pedagógicos.
Otras Transferencias SED. Código 22417
Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas Especiales.
RECURSOS DE CAPITAL. Código 24
Son principalmente los ingresos provenientes de recursos del balance, recursos del crédito,
rendimientos de operaciones financieras; venta de activos, cancelación de reservas, donaciones y
excedentes financieros generados en la vigencia anterior.
Recursos del Balance. Código 241
Son los ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior.
Cancelación de Reservas. Código 2412.
Obedece a recursos obtenidos por la cancelación de las reservas presupuestales en los siguientes
casos:
 Por la anulación de la reserva constituida en la vigencia inmediatamente anterior para su
incorporación y ejecución dentro de la vigencia actual.
 Por la anulación de la reserva que fenece presupuestalmente por no haber sido ejecutada
durante la vigencia siguiente a la de su constitución, pero donde el contrato aún se encuentra
vigente.
Rendimientos por Operaciones Financieras. Código 243
Corresponde a los ingresos obtenidos por intereses, resultado de la colocación de recursos en cuentas
bancarias, ahorros y títulos valores (CDT’s).
Excedentes Financieros. Código 245
Corresponde a los recursos líquidos en Tesorería que al cierre de la vigencia fiscal no respaldan
compromisos y obligaciones presupuestales legalmente adquiridos.
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Donaciones. Código 246
Son ingresos recibidos de otros gobiernos o de instituciones privadas de carácter nacional o
internacional sin contraprestación o por parte de personas naturales con un fin determinado.
Los recursos de asistencia o cooperación internacional de carácter no reembolsables, se incorporan al
presupuesto como donaciones de capital, previa certificación de su recaudo expedido por el órgano
receptor. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o acuerdos que
los originen y estarán sometidos a la vigilancia de la Contraloría Distrital. Su incorporación al
presupuesto se realizará mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo.
Otros Recursos de Capital. Código 247
Corresponde a aquellos recursos de capital diferentes a los definidos anteriormente
GASTOS. CÓDIGO 3
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO. CÓDIGO 31
Son las apropiaciones necesarias para el normal desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y
operativas. Comprende los gastos por servicios personales y gastos generales.
SERVICIOS PERSONALES. CÓDIGO 311
Apropiación destinada al pago del personal que se vincula en forma ocasional para una gestión
específica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean
atendidas por personal de planta como: a) Contrato de prestación de servicios profesionales celebrados
con personas naturales o jurídicas, b) Contrato de prestación de servicios no profesionales celebrados
con personas naturales y jurídicas, sea de carácter técnico o predominantemente materiales y no
calificadas, c) Los contratos para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a
determinadas personas naturales.
Honorarios Entidad. Código 31123
Por este rubro se deberán cubrir los servicios profesionales celebrados con personas naturales o
jurídicas para desarrollar actividades de carácter profesional, diferentes a las educativas, con quien esté
en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia. Estos
contratos se realizan de manera transitoria y esporádica de conformidad con el régimen legal vigente.
Remuneración Servicios Técnicos. Código 31124
Por este rubro se deberán cubrir los contratos de prestación de servicios celebrados con personas
naturales o jurídicas para desarrollar labores no profesionales, sea de carácter técnico o
predominantemente materiales y no calificadas para actividades relacionadas con la administración o
funcionamiento del colegio, diferentes a las educativas, que no sean las ordinarias del establecimiento, y
que no sean atendidos por personal de planta.
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Sistematización de boletines de rendimiento escolar. Código311241
Pago a personas naturales o jurídicas que prestan el servicio técnico de sistematización de los
boletines de rendimiento escolar al colegio. Los colegios que tengan acceso a alguna plataforma de
apoyo escolar dispuesta por la SED a través de la página web, pueden obtener los boletines de
rendimiento a través de la misma, de lo contrario podrán contratar con persona natural o jurídica, la
elaboración de los boletines. Los contratos deberán estar sujetos al régimen contractual vigente y a
lo establecido en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001.
Otras remuneraciones servicios técnicos. Código 311242
Corresponde al pago que el colegio realiza a personas naturales o jurídicas por la prestación de un
servicio técnico distinto al de sistematización de boletines de rendimiento escolar. No se puede
contratar servicios de mensajería, ni auxiliares para apoyar procesos administrativos.
Otros gastos de personal. Código 311299
Corresponde a los gastos de personal que no están calificados dentro de las definiciones anteriores
y se encuentran autorizados por norma legal vigente.
GASTOS GENERALES. CÓDIGO 312
Este concepto reúne las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios para el normal
funcionamiento de la entidad.
Adquisición de Bienes. Código 3121
Gastos de Computador. Código 31212
Gasto por concepto de mantenimiento de equipos de computación hardware y software, de
procedimiento electrónico de datos de grabación e impresión, contratos cuyo objeto sea facilitar el
funcionamiento de sistemas de cómputo, siempre y cuando el mismo no sea asumido por la SED.
Adquisición de medios magnéticos de almacenamiento de información, suministro para impresión,
firma electrónica, certificados digitales y cinta para código de barras. En ningún caso incluye
adquisición de equipos de cómputo, equipos de impresión y comunicaciones y contratación de
personal temporal.
Materiales y Suministros. Código 31214
Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio,
diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o
comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de acuerdo a lo
reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y semillas.
Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material necesario para
artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o fungibles que no son objeto
de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos
Material didáctico. Código 312141
Corresponde a las ayudas didácticas o medios que facilitan el proceso pedagógico, calificados
además como elementos de uso fungible en concordancia con lo definido en el párrafo primero del
artículo 45° del Decreto 1860 de 1994 “Gastos de dotación personal del alumno tales como: los
cuadernos y similares, los lápices y demás instrumentos de escritura, las guías educativas, guías de
lectura, ejercicios o pautas de experimentación, los medios magnéticos de almacenamiento de
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información, las carpetas o sistemas de archivos, los instrumentos o materiales artísticos o
deportivos y en general, los materiales que por uso fungible se consideren como dotación personal
del alumno mas no como materiales de carácter propio de cada alumno”.
Otros materiales y suministros. Código 312143
Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los
rubros definidos anteriormente.
Adquisición de Servicios. Código 3122
Viáticos y Gastos de Viaje. Código 31222
Rubro para atender los gastos de transporte, hospedaje y manutención de los estudiantes cuando
sean aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la institución.
Por este rubro no se puede atender el pago de viáticos del personal vinculado por honorarios,
remuneración servicios técnicos y del personal supernumerario. No se podrá imputar a este rubro los
gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de la ciudad, ni viáticos y
gastos de viajes a contratistas. Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los
gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por la entidad territorial no
haya generado el pago de viáticos.
Gastos de Transporte y Comunicación. Código 31223
Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por concepto
de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los gastos por
concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de sus funciones. Y
ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y del auxiliar
administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades netamente operativas
(pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del establecimiento).
Impresos y Publicaciones. Código 31224
Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición de
libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación, empastes, sellos,
avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras, enmarcación de foto
mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta oficial.
Derechos de Grado. Código 312241
Este concepto de gasto, es asumido con recursos de gratuidad y corresponde a gastos asociados a
la elaboración y caligrafía de los diplomas, el acta de grado y la ceremonia de graduación (maestro
de ceremonia, alquiler de aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias si la misma se amerita) y el
alquiler de togas y birretes, estos dos últimos, siempre y cuando se cuente con recursos disponibles.
Los colegios que no cuenten con aula múltiple, teatro o lugar de ceremonias, coordinarán con el
respectivo Director Local de Educación, el lugar de la ceremonia de graduación, el cual no puede
generar costo alguno pero si el compromiso de entregarlo en las mismas condiciones que fue recibido.
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El Director Local de Educación organizará con los rectores de los colegios que cuenten con estos
espacios el cronograma de eventos.
Si al gestionar ante el Director Local de Educación el sitio de la ceremonia, el mismo no se logre o no
sea posible, el rector(a) – Ordenador(a) del gasto puede con los recursos aprobados para el rubro de
Derechos de Grado, alquilar el lugar de la ceremonia, sin que su alquiler implique cobro adicional a los
padres de familia.
Certificaciones y Constancias. Código312242
Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración de certificaciones y constancias.
Carné. Código312243
Corresponde a los gastos inherentes a la elaboración del carné para los estudiantes conforme a la
normatividad vigente.
Agenda y Manual de Convivencia. Código 312245
Gasto relacionado con la elaboración de la agenda y manual de convivencia conforme a la
normatividad vigente
Otros impresos y publicaciones. Código 312246
Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los
rubros definidos anteriormente.
Mantenimiento y Reparaciones. Código 312225
Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e
inmuebles del colegio, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen
modificación de la infraestructura del establecimiento educativo estatal deben contar con estudio
técnico y aprobación previa de la SED.
Mantenimiento de la Entidad. Código 312251
Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo de
bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales.
Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de conservación de
las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa sistemático de
inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas, instalaciones
hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de filtraciones, canales y
bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de bombillos, conservación de
zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y reparaciones menores de acuerdo a
lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas
de cada establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección
Local de Educación respectivo.
Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante reparación
con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a máquinas y
equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de reserva, antenas,
instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento
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Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y
asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la Dirección Local de Educación
respectivo.
Mantenimiento de Mobiliario y Equipo. Código 312252
Gastos relacionados con la reparación y mantenimiento de bienes muebles de aulas de clase y
especializadas, equipos de aulas especializadas o administrativas y laboratorios del colegio.
Seguros de la entidad. Código312261
Apropiación destinada a cubrir el costo previsto en los contratos o pólizas de manejo que requieran
los funcionarios distritales de los colegios, así como también los seguros que requieran el
levantamiento de embargos judiciales y los deducibles por concepto de reclamaciones a compañías
aseguradoras.
Servicios públicos. Código 316228
Rubro para sufragar los servicios facturados de energía eléctrica, acueducto, alcantarillado, aseo,
gas, gas natural y telefonía fija de los inmuebles e instalaciones en los cuales funcione el colegio.
También incluye aquellos costos accesorios tales como instalaciones, reinstalaciones, acometidas y
traslados.
Sentencias judiciales. Código 31231
Provee los recursos para pagar el valor de las sentencias, laudos, conciliaciones, transacciones y
providencias de autoridades jurisdiccionales competentes, en contra del colegio y a favor de
terceros.
Los gastos conexos a los procesos judiciales y extrajudiciales fallados se pagarán por el mismo
rubro que se pague la sentencia, laudo, etc. También se podrá pagar por este rubro la tarifa por
utilización de Centros de Arbitraje, siempre y cuando estos gastos no hayan sido asumidos por la
entidad territorial.
Impuestos, Tasas y Multas. Código 31232
Apropiación destinada al pago de tributos, tasas, derechos, sanciones y multas que se ocasionen
para el normal funcionamiento del colegio, cualquiera que sea el año de su causación.
Intereses y Comisiones. Código 31233
Apropiación destinada al pago de las comisiones que se ocasionan por las operaciones de tesorería
y demás servicios y costos financieros.
Sostenimiento de Plantas y Animales. Código 31234
Corresponde a los gastos en los que incurre el colegio por el mantenimiento, cuidado, manutención
y/o compra de plantas y animales. También incluye los gastos por alimentación, concentrados,
suplementos y/o complementos alimenticios para animales, al igual que las erogaciones por servicio
de veterinario, jardinero o botánico.
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Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código 31235
Rubro por el que se registran los gastos de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y
culturales tales como: día o feria de la ciencia, semana o día deportivo, día del idioma, día del
alumno, día del niño, actividades teatrales, cine, danzas, entre otros pero deben connotar un alto
sentido pedagógico y por tanto sus recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos
suntuarios, realizar recepciones, invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de
publicidad y demás aspectos prohibidos en dichas disposiciones legales.
Salidas pedagógicas. Código 312351
Apropiación destinada para gastos inherentes a salidas de tipo educativo efectuadas con los
estudiantes del colegio. El gasto efectuado en este tipo de actividades debe estar acorde con un
plan previamente estructurado con objetivo, fecha, horario, lugar y responsable. Los gastos
sufragados por este rubro deben estar sujetos a las disposiciones legales vigentes que en materia
de austeridad del gasto, reglamentan a las Entidades Públicas.
Otras Actividades Científicas, Deportivas y Culturales. Código 312352
Hace referencia a otros tipos de gastos que por su naturaleza no se pueden clasificar dentro de los
rubros definidos anteriormente. Las actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales que
se financien a través de este rubro, deben connotar un alto sentido pedagógico y por tanto sus
recursos no pueden utilizarse para la compra de elementos suntuarios, realizar recepciones,
invitaciones, atenciones o similares, celebración de contratos de publicidad y demás aspectos
prohibidos en dichas disposiciones legales.
Inscripción y Participación en Competencias Deportivas, Culturales y Científicas. Código
31236
Apropiación destinada a cubrir los gastos por inscripción, participación, incorporación, alistamiento,
iniciación, admisión o ingreso de los alumnos del colegio a competencias de tipo pedagógico,
deportivo, cultural o científico. Por este rubro no se podrán hacer gastos de capacitación.
Otros Gastos Generales. Código 312399
Incluye los gastos eventuales, accidentales o fortuitos no incluidos específicamente dentro de los
rubros de gastos generales que se presenten durante la vigencia fiscal, cuya erogación sea
imprescindible e inaplazable para el funcionamiento y buena marcha del colegio. Este rubro requiere
para su ejecución, de una resolución motivada por parte del Ordenador del Gasto.
INVERSION. CÓDIGO 33
Gastos en que incurre el colegio para el desarrollo económico, social y cultural de su comunidad, es
decir, aquellos que contribuyen a mejorar el índice de calidad de vida de los estudiantes. Estos
gastos deben desarrollarse a través de la metodología para formulación y ejecución de proyectos de
inversión. Por este rubro podrá adquirirse equipo y mobiliario que el colegio requiera de acuerdo a la
disponibilidad de los recursos propios y la descripción del proyecto de inversión, igualmente pueden
adquirir licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad intelectual pero
previa autorización del nivel central, entre otros que se desarrollen conforme al PEI del colegio y a
los siguientes proyectos de inversión establecidos en la Ley 115 de 1994 LEY GENERAL DE
EDUCACIÓN.
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La clasificación, presentación, y estructura de la inversión será la siguiente:
DIRECTA. CÓDIGO 331
3311
3312
3313
3314
3315
3316
3317
3318
3319
33110
33111
VITRINA PEDAGÓGICA
ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA
MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE DESASTRES
APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
EDUCACIÓN SEXUAL
COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES
FORMACIÓN DE VALORES
FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO
FOMENTO DE LA CULTURA
INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS
OTROS PROYECTOS
Nota. En consideración al Decreto 2209 de 1998 “Austeridad en el Gasto” es importante tener
en cuenta los siguientes artículos para la ejecución de los recursos:
Artículo 5o. Las entidades objeto de la regulación de este decreto, no podrán con recursos públicos
celebrar contratos que tengan por objeto el alojamiento, alimentación, encaminadas a desarrollar,
planear o revisar las actividades y funciones que normativa y funcionalmente le competen.
Artículo 6o. Está prohibida la realización de recepciones, fiestas, agasajos o conmemoraciones de
las entidades con cargo a los recursos del Tesoro Público.
3. PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL
Es el proceso mediante el cual se establecen los lineamientos, instrumentos y procedimientos para la
elaboración, presentación, estudio y aprobación del presupuesto del Colegio.
3.1. ETAPAS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL
CONCEPTO
RESPONSABLE
PREPARACIÓN
ORDENADOR DEL GASTO apoyado por el PAGADOR
PRESENTACIÓN ANTE EL CONSEJO DIRECTIVO
ORDENADOR DEL GASTO
APROBACIÓN
CONSEJO DIRECTIVO
Envío a la SED
ORDENADOR DEL GASTO – apoyado por el PAGADOR
Nota. La fecha de envío de la programación presupuestal, será establecida por la SED, mediante Acto administrativo.
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3.2. PREPARACIÒN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
En esta etapa, se deben realizar los
cálculos de ingresos y gastos que el
FSE estima ejecutar, teniendo en cuenta
el Plan de Desarrollo del Distrito, el PEI
y la priorización de necesidades del
Colegio
No obstante, para tener un alto grado de
legitimidad en el proceso de formulación
del anteproyecto de presupuesto, se
debe promover la participación de la
totalidad de los estamentos de la
comunidad educativa a través del
Comité Institucional de Presupuestos
con Participación (CIPP).
El CIPP está integrado por representantes de docentes, estudiantes, madres y padres de familia,
con la participación de los integrantes del Consejo Directivo, el Rector - Director y el Auxiliar
Administrativo con Funciones Financieras. En los colegios se debe procurar la participación del
contador, en el Comité.
El Rector, Director – Ordenador del Gasto elabora con el apoyo del Auxiliar Administrativo con
Funciones Financieras, el proyecto presupuestal que es presentado al Consejo Directivo, en un
máximo de 3 sesiones, para su aprobación.
Para los colegios incluidos en el programa de “Presupuesto con Participación”, el Rector, Director
elaborará el proyecto de presupuesto con el apoyo del Auxiliar administrativo con funciones
financieras - AAFF y el Comité Institucional de Presupuestos con Participación – CIPP, el cual será
presentado al Consejo Directivo para su aprobación.
El Consejo Directivo aprueba el presupuesto desagregado, mediante Acuerdo de Aprobación y
Liquidación de Presupuesto, Acuerdo que debe ser firmado por los integrantes, los cuales deben ser
como mínimo la mitad más uno (cinco (5) como mínimo).
De no ser aprobado y expedido el presupuesto por parte del Consejo Directivo, el Rector lo adopta
mediante Resolución Rectoral para su ejecución, anexando copia de las actas de reuniones firmadas
por los integrantes del Consejo Directivo donde se especifica que no fue aprobado el presupuesto, o
en su defecto, anexando constancia de citación a los integrantes del Consejo Directivo para revisión
y aprobación del presupuesto, sin que fuera posible el quorum.
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PROCESO DE ELABORACION PROYECTO DE PRESUPUESTO
INSTANCIA
AAF
Almacenista AAFF- Rector
AAFF - Rector
Rector
Rector
AAFF
FUNCION
Consolidación bienes y
servicios requeridos
para la siguiente
vigencia
Preparación y
elaboración proyecto de
presupuesto
Presentación al CIPP de
los proyectos de plan de
Compras y Presupuesto
Presentación al CD los
proyectos de Plan de
Compras y Presupuesto
Reporta el Presupuesto
a la SED, mediante el
aplicativo
RESULTADO
Proyecto de Plan de
Compras
Proyecto de
Presupuesto
Proyectos de
Presupuesto y Plan de
Compras concertado
Aprobación mediante
Acuerdo del Plan de
Compras y el
Presupuesto
Presupuesto
reportado
CIPP: Comité Institucional de Presupuestos con participación
CD: Consejo Directivo
AAFF: Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras - pagador
Para una adecuada gestión en el manejo de los recursos que ingresan a los FSE, los Rectores o
Directores deberán distribuirlos priorizando sus necesidades, teniendo como marco el Plan Operativo
que se deriva del Proyecto Educativo Institucional - PEI.
3.3. FACTORES A TENER EN CUENTA PARA LA PREPARACIÓN Y ELABORACIÓN DEL
PROYECTO DE PRESUPUESTO:






Plan Operativo
Plan de compras y Plan de contratación que incluya el plan de mantenimiento.
Lineamientos presupuestales
Resolución de Gratuidad – MEN y Resoluciones SED (área construida y área libre).
Los recursos de capital generados por el FSE.
Comportamiento de los ingresos del FSE en los años anteriores
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El proyecto presupuestal es el instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto
de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y el presupuesto de gastos
desagregado en funcionamiento a nivel de rubros e inversión a nivel de proyectos.
Para la elaboración del presupuesto de los Fondos de Servicios Educativos, los colegios oficiales
deben tener en cuenta adicionalmente, los actos administrativos que orientan los lineamientos de
Programación Presupuestal vigentes, como son:
 Resolución 4361 del 17 de octubre de 2006, Por el cual se adopta el Reglamento Territorial
para definir el cobro de derechos académicos, cobros por servicios complementarios, cobros
periódicos y otros cobros en los colegios oficiales de educación de educación formal de
Bogotá.
 Guía de Apoyo a los FSE, elaborada por la SED y publicada en la página WEB.
 Decreto 4791 de 2008 “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14
de la Ley 715 de 2001”.
 Resolución de Gratuidad N° 2580 del 27 de octubre de 2009 expedida por la Secretaría de
Educación del Distrito - SED.
 Resolución 280 del 16 febrero de 2010. Por la cual se establece el Programa Presupuestos
Participativos en todos los Colegios Oficiales de Bogotá y los lineamientos generales para la
construcción participativa del presupuesto de inversión no recurrente de los proyectos de la
SED."
 El Decreto 4807 del 20 de diciembre de 2011 “Por el cual se establecen las condiciones de
aplicación de la gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria,
secundaria y media de las instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones
para su implementación”
 Resolución 660 de 2011 expedida por la SHD “Por la cual se adopta el Manual de
Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal de las entidades que conforman el
Presupuesto Anual del Distrito Capital”
 DECRETO DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTAL (vigente), "Por el cual se liquida el
Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito
Capital, para la vigencia fiscal; expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital."
 Los demás lineamientos establecidos mediante Memorandos expedidos por la Dirección
Financiera para los FSE.
PROYECCIÓN DE INGRESOS
Se clasifican en:



Ingresos Operacionales
Transferencias
Recursos de Capital
INGRESOS OPERACIONALES
Son los ingresos que los colegios a través de su FSE reciben ordinariamente, en función de su actividad
y aquellos que por disposiciones legales les hayan sido asignados
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INGRESOS DE TRANSFERENCIA
Estos ingresos comprenden aportes y rentas provenientes de participaciones, que en general
constituyen transferencias de otros organismos o entidades públicas.
Su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la misma exista
contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente establecida (Ley,
Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).
INGRESOS DE CAPITAL
Son las rentas que se obtienen por concepto de recursos del balance, rendimientos financieros,
donaciones en efectivo, excedentes financieros, u otros.
PROYECCIÓN DE GASTOS
Su proyección se debe hacer teniendo en cuenta, que los recursos del FSE se deben destinar a
gastos de funcionamiento e inversión diferentes a los de personal.
Los gastos están clasificados en:
 Funcionamiento
 Inversión
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
Para los cálculos de gastos es indispensable la elaboración previa del Plan de Compras, el Plan de
Contratación y el Plan de Mantenimiento de planta física.
Para planear y proyectar en forma eficiente los recursos presupuestados en ingresos, es importante
que en gastos se inicie con la proyección de los recursos destinados a boletín de rendimiento
escolar, agenda y manual de convivencia, derechos de grado, contador y los gastos administrativos,
finalizando con las actividades que se desarrollen a lo largo del año, priorizándolas de acuerdo con
el impacto que pueda producir la falta de su realización, la disponibilidad presupuestal existente e
identificando la fuente de financiación (Propios o del Sistema General de Participaciones).
Una vez se programen los gastos esenciales, los demás recursos deben ser presupuestados de
acuerdo con el proyecto educativo institucional - PEI y el Plan Operativo.
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GASTOS DE INVERSION
Corresponde a todo proyecto que se desarrolle en el colegio encaminado al PEI, al Plan Operativo y
en beneficio de los estudiantes.
La programación de estos gastos se asume con recursos del FSE, teniendo en cuenta el orden
secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo debe ser
consistente con los proyectos establecidos, como son:
CODIGO
NOMBRE DEL CODIGO
PRESUPUESTAL
3371
VITRINA PEDAGÓGICA
3372
ESCUELA – CIUDAD- ESCUELA
MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIÓN DE
3373
DESASTRES
3374
APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE
3375
EDUCACIÓN SEXUAL
COMPRA DE EQUIPO BENEFICIO DE LOS
3376
ESTUDIANTES
3377
FORMACIÓN DE VALORES
3378
FORMACIÓN TÉCNICA Y PARA EL TRABAJO
3379
FOMENTO DE LA CULTURA
33710
INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS
33711
OTROS PROYECTOS
La SED ha elaborado un formato denominado Anexo 4, que debe ser diligenciado por el responsable
de cada proyecto (Ver Guía Anexo N° 3), en el cual se relaciona el nombre del proyecto,
identificación del problema, descripción del proyecto, los objetivos, los componentes, las metas, los
costos y la ejecución, para su formulación se debe tener en cuenta el manual de diligenciamiento.
Todo proyecto formulado debe estar encaminado al Plan Educativo Institucional (PEI), al Plan
Institucional de Mejoramiento Anual (PIMA), y en beneficio de los procesos de enseñanza y
aprendizaje de los estudiantes y de iniciativas que propicien el mejoramiento continuo de la calidad
educativa institucional. No se pueden programar proyectos de inversión que no estén articulados o
enmarcados en el PEI o en alguno de los rubros de inversión relacionados, ni se pueden programar
recursos de inversión que no estén enmarcados en proyectos formulados por los colegios.
La programación de estos gastos se asume con recursos de los FSE, o de los recursos girados por
la SED con destinación específica que financian los proyectos de inversión, teniendo en cuenta el
orden secuencial establecido en los formatos presupuestales, el código presupuestal y su objetivo
debe ser consistente con los proyectos establecidos.
A continuación se presentan algunos de los criterios generales para la elaboración de los proyectos
de inversión.
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 Capacidad de Ejecución y los resultados que se esperan alcanzar el próximo año.
 Proyectar el valor que será ejecutado durante el próximo año, para que no haya lugar a la
constitución de reservas presupuestales o garantizar que el monto de éstas sea mínimo.
 Establecer la necesidad de nuevos proyectos de inversión conforme al PEI del colegio.
 Los recursos que se destinen a proyectos de inversión, se ejecuten conforme a una
programación previa de realización y puesta en marcha.
 Durante la programación de proyectos de inversión, considerar aquellos establecidos en el
artículo 14° de la Ley 115 de 1994 “Ley General de Educación”.
3.4. PLAN DE COMPRAS COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL
Durante la proyección de ingresos y gastos, el Rector – Ordenador del Gasto solicita a las
dependencias del colegio presentar sus requerimientos en cuanto al desarrollo de proyectos
educativos y los gastos de inversión para la siguiente vigencia, a su vez se establecen los gastos
recurrentes como: pago del contador, boletines, agenda, manual de convivencia, carné, papelería,
entre otros. (Ver guía Anexo No.11)
Igualmente, solicita al almacenista (o quien haga sus veces) elaborar el plan de compras en el
formato respectivo y presentarlo al Consejo Directivo para su aprobación haciendo especial énfasis
en aquellos gastos a los que hacen referencia los numerales 1, 3, 4 y 5 del artículo 11º del Decreto
4791 de 2008.
Así, dentro de la programación de gastos generales y de inversión, deben quedar claramente
identificados los rubros que se destinarán a la adquisición de bienes y servicios, a partir de la
relación que el Rector o Director tiene programado adquirir durante la vigencia fiscal.
El Plan de Compras, es una relación detallada de todos los bienes y servicios que el colegio requiere
para su funcionamiento durante un período determinado.
La programación de la compra de bienes, busca racionalizar los procedimientos necesarios para
lograr un eficiente nivel de suministro, tanto en las calidades como en las cantidades durante un
periodo.
El Plan de Compras tiene como objetivos principales:
 Conocer en forma ordenada los elementos necesarios para funcionar en un tiempo
determinado.
 Calcular el costo de esas compras para incluirlas dentro del presupuesto del Fondo.
Durante la vigencia en que se ejecute el Plan de Compras, es importante tener en cuenta que
cuando se realice una modificación al presupuesto, necesariamente se debe realizar una
modificación al Plan de Compras y hacerlo aprobar por el Consejo Directivo.
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3.5. FLUJO DE CAJA COMO INSTRUMENTO DE PROGRAMACIÒN Y EJECUCIÒN
PRESUPUESTAL
El FLUJO DE CAJA, es el instrumento financiero que determina la disponibilidad mensual de
recursos que servirán de base para efectuar los pagos correspondientes a los compromisos
adquiridos. Será elaborado por el Ordenador del Gasto (Rector o Director), el responsable de
Presupuesto, Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras. la programación se elaborara mes a
mes una vez aprobado el presupuesto.
La SED, a través de la Dirección Financiera, busca que el Flujo de Caja, sea una herramienta útil en
la planeación, programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios
Educativos.
En este sentido se presentan los criterios y metodología a tener en cuenta en la elaboración, registro
y control del Flujo de Caja, al igual que el instructivo y formatos requeridos para realizar dicha labor.
Nota: No se podrán adquirir compromisos que no cuenten con disponibilidad de recursos en la
tesorería.
En síntesis, el Flujo de Caja, permite:
 Estimar la cantidad de recursos que estarán disponibles en cada mes para atender pagos.
 Identificar los periodos de excedentes de liquidez que permitan a los Fondos la colocación
temporal de estos recursos en el mercado financiero en condiciones de plazo y tasa que
permitan maximizar los rendimientos, teniendo en cuenta el ranking financiero de la
Secretaría de Hacienda Distrital – SHD.
 Establecer políticas y estrategias para el recaudo de los ingresos corrientes y lineamientos
en materia de pagos de funcionamiento y/o inversión.
Al cierre de cada mes, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras reemplazará el Flujo de
Caja programado para el mes por el flujo de caja de los pagos ejecutados y los ingresos recibidos es
decir, los giros efectivamente realizados y los ingresos efectivamente recibidos.
Estos recursos podrán ser reprogramados por el FSE cuando se establezca el momento en que van
a ser efectivamente recaudados o utilizados.
Control. El ordenador del Gasto Rector o Director, presentará un informe trimestral de la ejecución
presupuestal reflejada en el Flujo de Caja al Consejo Directivo, quien realizará el seguimiento de su
ejecución.
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Elaboración del FLUJO DE CAJA de Ingresos.
El Flujo de Caja de ingresos se debe elaborar de acuerdo al comportamiento de los recaudos del
FSE, así
Ingresos Operacionales:
 Derechos Académicos, cobros complementarios y derechos de grado.. Se programarán
conforme las fechas de recaudo establecidas por parte de las escuelas normales superiores,
para los grados diferentes a los de cero a once y ciclos de educación para adultos.
 Certificados y Constancias. Los recaudos por este concepto se programarán conforme a la
normatividad vigente. (Según Decreto 4807 de 2011).
 Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de tienda escolar. Estos ingresos se
programaran mes a mes de acuerdo con el canon de arrendamiento establecido para este
servicio.
 Otros ingresos no tributarios. Estos se programarán de acuerdo a la proyección realizada
por el FSE con base en el comportamiento histórico de los dos últimos años.
Ingresos de Transferencias.
Son recursos recibidos del Gobierno Nacional, Departamental o Distrital.
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Cuando los recursos de transferencia sean girados por la Entidad Nacional (MEN) a los colegios
oficiales a través de los FSE, estos se programarán a través del rubro de presupuesto de ingreso
denominado “Nación” y se identificaran como fuente de financiación, Sistema General de
Participación – SGP.
En el caso de las transferencias del Distrito, estas se programarán y se ajustarán en los meses en
los cuales la SED mediante comunicado, informe sobre las posibles fechas de transferencia de
recursos a los colegios oficiales a través de los FSE y para el caso de Gratuidad, los recursos se
programarán a través del rubro de presupuesto de ingresos denominado “Gratuidad total” y se
identificarán como fuente de financiación, Recursos Propios – RP.
Ingresos de Capital.
Rendimientos Financieros. Estos se programarán mensual o trimestralmente de acuerdo a las
condiciones de pago de intereses de las cuentas de ahorro o inversiones financieras (CDT’s) que
posea el FSE.
Otros Ingresos. (DONACIONES, OTROS INGRESOS NO RELACIONADOS). Estos se programarán
en cada uno de los meses en los cuales se espera recibir los recursos
Elaboración del FLUJO DE CAJA de Gastos.
Gastos de Funcionamiento
 Servicios Personales.
Los rubros de Honorarios (Contador) y Remuneración de Servicios técnicos se programarán
teniendo en cuenta: a) Tipo de Contrato. b) La forma de pago pactada en los contratos
(pagos mensual, trimestral, semestral). c) Fecha de Inicio del Contrato. d) Fecha de
Terminación del Contrato.
 Gastos Generales.
Gastos de materiales y suministros. Los pagos se programarán teniendo en cuenta:
a) Inventarios.
b) Valor de los equipos o insumos.
c) Forma de pago pactada en los contratos (pagos mensual, trimestral, semestral, contra
entrega total, o parcial).
d) Fecha de compra de los bienes o insumos.
e) Fecha de ingreso al almacén.
f) Cantidad de bienes o insumos.

a)
b)
c)
d)
e)
Servicios Públicos. Los pagos se programarán de acuerdo con:
Comportamiento de los consumos en las dos últimas vigencias.
Fechas de facturación.
Valor de la Tarifa.
Tipo de servicio (Gas y Teléfono).
Políticas de reducción del consumo.
46
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Actividades Culturales, deportivas y científicas. Los pagos se programarán de acuerdo con:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Fecha programada de realización de la actividad.
Inscripciones.
Insumos requeridos.
Tipo de Actividad.
Valor del Proyecto.
Beneficios.
Duración.
Tipo de contratos requeridos.
Modificación al Flujo de Caja. El Flujo de Caja – puede ser modificado:
 En forma vertical como producto de un traslado, Adición o Reducción del Presupuesto.
 En forma horizontal como consecuencia de las reprogramaciones efectuadas mes a mes.
Cuando se realiza una modificación al presupuesto necesariamente se debe realizar una
modificación al Flujo de Caja, la cual debe venir acompañada por la reprogramación respectiva.
Así, una vez se efectúe la modificación presupuestal, debidamente aprobada por el Consejo
Directivo, el AAFF – Pagador, puede efectuar la modificación al Flujo de caja
Los valores de la modificación deben ser incluidos en la columna de modificaciones: cuando se trata
de una adición se incluye con signo positivo y cuando se trate de una reducción con signo negativo.
La reprogramación es un mecanismo que tiene la entidad para adelantar o retrasar pagos y así
ajustar el Flujo de Caja a la realidad del colegio.
La reprogramación se debe realizar por lo menos una vez al mes, de la siguiente manera:
En los primeros tres días hábiles de cada mes el Ordenador del Gasto Rector o Director y AAFF Pagador, ajustará el Flujo de Caja programado a los recaudos y pagos reales efectuados durante el
mes anterior. Y el saldo correspondiente será trasladado al mes en que efectivamente se realizará el
pago o se recibirá el ingreso.
No deben existir saldos de Flujo de Caja negativos, ni se debe efectuar ningún pago que no esté
amparado en el mismo.
4. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Una vez aprobado el presupuesto desagregado por rubros e ítems (liquidado), por el Consejo
Directivo mediante Acuerdo, aprobado el Plan de Compras y Plan de Contratación y elaborado el
flujo de caja se da inicio a la fase de EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.
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4.1. EJECUCIÓN ACTIVA
Recaudo de Ingresos.
La ejecución activa del presupuesto se define como el recaudo anual de los ingresos del
presupuesto del Colegio soportados en comprobantes de ingreso teniendo como soporte
consignaciones debidamente identificadas o actos administrativos y se clasifican en ingresos
operacionales, transferencias y recursos de capital.
Operacionales.
Son los que se obtienen por la utilización de los recursos del colegio en la prestación del servicio
educativo o por la explotación de bienes o servicios del colegio, a saber:
 Derechos Académicos. Matrícula y pensión (en el caso de la escuela normal superior y para
los grados diferentes a los de cero a once).
 Derechos de Grado (en el caso de la escuela normal superior para los grados 12 y 13).
 Cobros Complementarios. Boletines de rendimiento escolar, material didáctico, agenda y
manual de convivencia, carné, mantenimiento de mobiliario y equipos utilizados en aulas de
clase y especializadas y salidas pedagógicas. (en el caso de la escuela normal superior y
para los grados diferentes a los de cero a once).
 Otros Cobros. Reposición de carné, reposición de agenda y manual de convivencia.
 Otras Rentas Contractuales. Arrendamiento de Bienes y Servicios, prestación de servicios,
otros cursos de extensión a la comunidad y asesorías de estudios técnicos.
 Certificaciones y Constancias. Para el caso de los ex – alumnos.
 Otros ingresos no tributarios. Venta de bienes producidos por el colegio, venta de productos
de proyectos de estudio y experimentación y venta de productos manufacturados.
La mayoría de los ingresos operacionales son asumidos ahora a través de la GRATUIDAD TOTAL
exceptuando los ingresos por concepto de “Otros cobros, Otras rentas contractuales y Otros
ingresos no tributarios”
Transferencia.
Son recursos financieros girados directamente a los FSE de los colegios por las entidades públicas
de cualquier orden, su carácter de Aportes se caracteriza por la recepción de recursos sin que por la
misma exista contraprestación alguna, estando determinados por una norma previamente
establecida (Ley, Acuerdo, Decreto o Resolución según el caso).
Las transferencias que sean asignadas a los colegios, no podrán ser comprometidas por el rector o
director hasta tanto no se reciban en las cuentas del respectivo FSE.
 Nación. Son recursos que transfiere el Ministerio de Educación Nacional – MEN por
concepto de Gratuidad a los colegios oficiales como resultado de la exención del pago de los
Derechos Académicos y cobros complementarios de los estudiantes registrados en el
sistema de matrícula en los niveles de preescolar, básica primaria, básica secundaria y
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
media. Estos recursos son identificados como fuente de financiación Sistema General de
Participaciones – SGP y son transferidos mediante resolución a los colegios oficiales a
través del FSE.
Dentro de las competencias que la normatividad le otorga a la Nación está la de desarrollar
actividades de monitoreo, seguimiento y control, motivo por el cual el MEN expide la GUIA
Nº 8 de septiembre de 2012, a través de la cual describe algunas de las herramientas de las
que dispone para desarrollar actividades de seguimiento.
 Distrito. Son recursos que transfiere la Secretaría de Educación Distrital – SED, por
concepto de Gratuidad Total a los colegios oficiales y en concesión, para compensar lo que
los padres de familia dejan de pagar a raíz de la Gratuidad Total pero conforme a la
normatividad vigente.
Así, los recursos de Gratuidad Total se constituyen en los dineros que le permiten a los
colegios asumir los gastos de funcionamiento e inversión, diferentes a los de personal y de
todas formas atendiendo lo establecido en la normatividad vigente.
 Otras Transferencias SED. Aportes que transfiere la SED para la realización de Programas
Especiales soportados en un acto administrativo.
Recursos de Capital.
Son los que obtiene el colegio
eventualmente por concepto de
recursos del balance, rendimientos
financieros, donaciones en efectivo,
bien sea directamente o a través de la
correspondiente entidad territorial y que
deben ser administrados a través del
FSE
Mensualmente se le deberá hacer un análisis a la ejecución de ingresos, donde con claridad logren
establecer que los recursos propios, de transferencia y de capital, que respaldan las apropiaciones
en el gasto tienen un comportamiento acorde a lo proyectado.
4.2. EJECUCIÓN PASIVA
Se define como la afectación del presupuesto a través de la adquisición de compromisos y la
ordenación del gasto basado en las apropiaciones incluidas en el presupuesto anual de los FSE.
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La ejecución pasiva del presupuesto se realiza mediante la adquisición de compromisos y la
ordenación del gasto.
PRESUPUESTO
PLAN DE
CONTRATACIÓN
Y PLAN DE
COMPRAS
INGRESO ALMACEN
O RECIBIDO A
SATISFACCIÓN,
ORDEN DE PAGO,
COMPROBANTE DE
EGRESO Y CHEQUE
SE LEGALIZA EL
CONTRATO - SE
EXPIDE EL
REGISTRO
PRESUPUESTAL
FLUJO DE CAJA
ANUAL Y
MENSUALIZADO
APROPIACIÓN
PRESUPUESTAL
PROCESO
CONTRACTUAL
CERTIFICADO DE
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL CDP
Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual de los FSE, son autorizaciones máximas de
gasto que el Consejo Directivo aprueba mediante Acuerdo, para ser comprometidas durante la
presente vigencia fiscal y corresponden al valor asignado para cada rubro.
Cuando se trate de recursos con situación de fondos, el responsable del presupuesto debe verificar
previamente que los recursos estén disponibles en la tesorería.
ACTIVIDADES PRESUPUESTALES
Una vez elaborado y registrado en el sistema de información dispuesto por la SED el presupuesto
aprobado por el Consejo Directivo, efectuada la ejecución activa del mismo, en consideración con el
Plan de Compras y el Flujo de Caja (Decreto 4791 de 2008), y antes de continuar el proceso de
ejecución presupuestal de la vigencia, es importante surtir las siguientes actividades, siempre y
cuando haya lugar a las mismas:
 RESERVAS PRESUPUESTALES
Según Circular 18 del 20 de diciembre de 2012 expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital –
SHD, a partir de la vigencia 2013, las reservas presupuestales de 2012 no se incorporaran al
presupuesto de la vigencia. Esta nueva situación implica que se efectuarán dos tipos de ejecución: la
del presupuesto de la respectiva vigencia y la del presupuesto de reservas.
50
GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
Por lo anterior, en la vigencia 2013 dichos compromisos conservaran el mismo número de CDP y
CRP de la vigencia 2012 que los originó y con base en estos, se procederá a realizar los respectivos
giros.
Es así como la SED expide el Memorando DF-5400-005 del 22 de febrero de 2013, indicando que a
partir del 2014 los FSE ejecutaran las reservas conforme lo establece la Circular 18 de 2012
 ADICIÓN DE EXCEDENTES FINANCIEROS
Son recursos que corresponden al valor neto en tesorería una vez descontadas las obligaciones y
compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia
(reservas presupuestales, cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por
anticipados).
Una vez iniciada la vigencia, estos recursos deben ser adicionados, mediante Acuerdo firmado por el
Consejo Directivo, al presupuesto de ingresos al rubro de Recursos de Capital – Excedentes
Financieros y al presupuesto de gastos al o los rubros que apruebe el consejo directivo teniendo en
cuenta la destinación especifica o no de los mismos, su fuente de financiación, necesidades del
colegio y la normatividad vigente.
ETAPAS EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO
En la ejecución de un gasto, es importante tener en cuenta los siguientes pasos:
a) Presupuesto elaborado por el Rector como ordenador del gasto con el apoyo del Auxiliar
Administrativo con Funciones Financieras – AAFF y la participación del Comité
Interinstitucional de Presupuestos Participativos.
b) Presupuesto liquidado aprobado por el Consejo Directivo, mediante Acuerdo firmado,
fechado, foliado y numerado,
c) Plan de Compras aprobado por el Consejo Directivo.
d) Flujo de Caja Anual (Decreto 4791 de 2008), con ajuste mensual.
e) Estudios previos, estudios de mercado y/o justificación de la necesidad,
f)
Solicitud del CDP, por parte del Ordenador del Gasto Vs Plan de compras y flujo de caja
mensual
g) Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Vs Tarjeta Presupuestal
h) Proceso precontractual, teniendo en cuenta la cuantía.
i) Proceso Contractual - Contrato Minuta de Contrato de suministro – Minuta de Contrato de
prestación de servicios. Minuta Contrato de Obra.
j) Registro Presupuestal (RP) – con el cual se perfecciona y se legaliza el contrato, teniendo
en cuenta igualmente los requisitos habilitantes del contratista o proveedor.
k) Factura o documento equivalente
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l)
Comprobante de entrada de almacén (bien) y/o recibo a satisfacción (contrato de servicios o
contrato de obra)
m) Orden de Pago.
n) Comprobante de egreso.
o) Cheque.
4.2.1. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
La Modificación Presupuestal, es una variación mediante la cual y por Acuerdo del Consejo Directivo
se aumentan o disminuyen las cuantías apropiadas, para complementar las partidas insuficientes,
ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios, al igual que cancelar o aplazar las
apropiaciones aprobadas.
Las Adiciones, son operaciones mediante las cuales se modifica el monto total del presupuesto por
la incorporación de un nuevo recurso no previsto o por un recaudo superior al programado
inicialmente.
Todo nuevo ingreso que perciba el colegio y que no esté contemplado en el presupuesto del FSE,
será objeto de una adición presupuestal mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo (Ver
Guía Anexo N° 4)
Para adicionar el presupuesto en cuantía superior al 20% se deberá contar con autorización previa
por parte de la Secretaría de Educación – Dirección Financiera – Oficina de Presupuesto - y el
procedimiento a seguir es el siguiente:




Efectuar la solicitud de autorización para la adición presupuestal mediante oficio firmado por
el Rector, en el cual se indique el origen de los recursos a adicionar o en su defecto los
rubros que dieron origen a esa adición (Excedentes financieros, cancelación de reservas,
donaciones).
Adjuntar a dicho oficio, copia del Presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la
vigencia.
Anexar acta de reporte de excedentes financieros, formato de Tesorería, acta de
constitución de reservas presupuestales y/o acta de donación de dinero, según sea el caso.
Adjuntar los formatos de “Ejecución Presupuestal” diligenciados de la siguiente manera: En
el presupuesto de ingresos, el valor de la adición deberá reflejarse en el rubro Excedentes
Financieros, o cancelación de reservas, o Donaciones, según sea el caso, ubicándolos en la
columna “adición” afectando el presupuesto definitivo y el presupuesto ejecutado. En el
presupuesto de gastos, ese mismo valor de la adición deberá verse reflejado en la columna
“adición”, según el o los rubros para los cuales será distribuido hasta afectar el presupuesto
definitivo.
Aquellos ingresos que el colegio perciba a través del FSE mediante Resolución o acto
administrativo, no requieren solicitud de adición por parte de la SED.
Una vez obtenida la aprobación de la adición presupuestal por parte de la Secretaría de Educación,
el Ordenador del Gasto presentará al Consejo Directivo para su aprobación, el proyecto de acuerdo
de adición, el cual llevará relacionado el número de autorización suministrado por la SED.
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Los Traslados son las modificaciones que no varían el total del presupuesto sino que cambian la
composición del mismo. El traslado disminuye el monto de una partida (contra crédito) para
aumentar la de otra (crédito) en la misma cuantía. Todo traslado presupuestal debe ser aprobado
por el Consejo Directivo mediante Acuerdo (Ver Guía Anexo Nº 5).
Las Reducciones son la decisión definitiva de no ejecutar un monto determinado de gastos por
inexistencia del recurso para su financiación o por variación de las circunstancias. Las reducciones
afectan siempre el monto total del presupuesto y, por lo tanto, deben ser aprobadas por el Consejo
Directivo. El valor de la reducción debe ser igual tanto en ingresos como en gastos.
Ordenación de Gastos de Funcionamiento. Para la ordenación de un gasto se deben tener en
cuenta principalmente los siguientes aspectos:
 Verificar que exista apropiación presupuestal y que esté previsto en el objeto del gasto del
rubro presupuestal que se pretende afectar.
 Programar previamente en el Flujo de Caja los recursos necesarios para atender los pagos
que se generen de la ordenación de dicho gasto.
 Iniciar el trámite contractual siempre y cuando exista CDP previo.
 Expedición de registro
 Ordenar el gasto atendiendo rigurosamente lo dispuesto en la norma de contratación
vigente.
Ordenación de Gastos de Inversión. En la ordenación de gastos de inversión deberán tenerse en
cuenta, además de los requisitos anteriores, los siguientes
 Que el gasto ordenado corresponda a un proyecto enmarcado dentro del PEI del colegio.
 Que el gasto corresponda a un proyecto debidamente formulado y que haga parte del
presupuesto anual aprobado.
Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal
Operación mediante la cual El Ordenador del gasto solícita que se le expida un certificado de
disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de ejecución presupuestal del gasto.
4.2.2. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP)
Una vez aprobado el Presupuesto mediante Acuerdo, elaborado el Flujo de caja y el plan de
compras y se4 encuentren los recursos en tesorería, el ordenador del gasto puede dar inicio a la
adquisición de bienes, obras o servicios allí registrados. Para esto, debe solicitarle por escrito al
Auxiliar Administrativo con funciones financieras el Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP
(Ver Guía Anexo N° 6).
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El CDP, es el documento expedido por el responsable del presupuesto o por el funcionario que
desempeñe estas funciones en cada Colegio, mediante el cual afecta en forma preliminar un rubro
presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible libre de toda
afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el
presupuesto o a hacer uso de apropiación presupuestal. En la expedición del CDP es importante
identificar la fuente de financiación que respaldará el compromiso.
No se podrán adquirir compromisos, ni registrar actos administrativos que afecten las apropiaciones
presupuestales sin contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos, los cuales deben
numerarse en orden secuencial y cronológico.
Tenga en cuenta que el CDP no constituye un compromiso presupuestal y por tanto no da lugar a
ejecución de recursos.
El CDP afecta sólo preliminarmente el presupuesto hasta tanto se perfeccione el compromiso y se
efectúe el correspondiente Registro Presupuestal. Los colegios deberán llevar un registro de esta
operación, a través de las Tarjetas Presupuestales o los formatos que se puedan establecer a través
del cual se pueda obtener un reporte de emisión de CDP a la fecha, para determinar los saldos de
apropiación, disponibles por fuente de financiación, en bancos y expedir nuevas disponibilidades.
Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos creará responsabilidad
personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. La información que contiene el
CDP incluye:












Nombre del Colegio.
NIT
Número de la Disponibilidad.
Emitir el siguiente enunciado: “El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el
presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X existe
apropiación disponible para atender la presente solicitud.”
Código Presupuestal.
Nombre del Rubro Presupuestal.
Fuente de financiación
Valor del CDP a expedir.
Nombre del Solicitante (Ordenador del Gasto) y número de oficio.
Objeto del CDP.
Fecha de expedición del CDP.
Firma del Responsable de presupuesto.
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112 – SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
01 – UNIDAD 01
FONDO DE SERVICIO EDUCATIVO
COLEGIO _____________________________________
INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL
NIT ______________________________________________
COD DANE ____________________________________________________
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP
N° ____
EL SUSCRITO RESPONSABLE DEL PRESUPUESTO CERTIFICA
Que en el presupuesto de gastos e inversiones de la vigencia ____ existe apropiación para atender la presente solicitud, así:
CÓDIGO PRESUPUESTAL
CONCEPTO
Fuente:
__________________________________
Total
___________________________________
VALOR
OBJETO: ____________________________________________________
Se expide a solicitud del señor ___________________ Rector y/o Director – Ordenador del Gasto del colegio ______________________, mediante
oficio número ________de fecha ________ de ________de _________ (del mismo año).
_____________________________
NOMBRE DE LA AAFF - PAGADORA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS
Responsable del presupuesto
Anulación total o parcial de Disponibilidades Presupuestales Pueden tener origen en las siguientes
situaciones:
 Cuando se perfeccione el compromiso respaldado con un CDP y el valor comprometido
resulte inferior al valor de la disponibilidad.
 Cuando no se hace uso del CDP.
 Al cierre de la vigencia los CDP no utilizados y los saldos se anulan de oficio.
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4.2.3. REGISTRO PRESUPUESTAL (RP)
Una vez expedido el CDP, registrado en la tarjeta presupuestal del rubro correspondiente
identificando fuente de financiación y llevado a cabo el proceso contractual definiendo cuantía,
beneficiario, objeto, formas de pago, entre otras, se procede a la solicitud del RP por parte del
Ordenador del Gasto.
El RP, es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva
la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin, el valor de este documento
debe ser igual al valor del contrato.
El RP constituye requisito indispensable para iniciar la ejecución de un contrato.
El certificado de RP, es el documento mediante el cual se hace constar la operación del registro de
los compromisos u obligaciones adquiridos con proveedores de bienes, obras y servicios en el
presupuesto; para tal efecto, el responsable del presupuesto expedirá la certificación escrita
haciendo constar que la operación se realiza en forma oportuna, es decir antes de la iniciación del
contrato, una vez verificado el saldo y la vigencia de la disponibilidad a afectar.
Una vez emitido el RP por el valor total del contrato, se libera en la tarjeta presupuestal el excedente
que se registre en el CDP (si lo hubiere).
El RP debe contener la siguiente información:














Nombre del Colegio.
NIT
Detallar que es un Registro Presupuestal.
Número del Registro.
Emitir el siguiente enunciado: “El suscrito responsable del presupuesto certifica que: En el
presupuesto de gastos de Funcionamiento y/o Inversión de la vigencia 201X (actual) existe
apropiación disponible para atender la presente solicitud.”
Código Presupuestal.
Nombre del Rubro Presupuestal.
Valor del RP a expedir.
Fuente de Financiación
Número del CDP a afectar.
Nombre del Beneficiario (Proveedor y/o contratista)
Objeto del RP.
Fecha de expedición del RP.
Firma del Responsable de presupuesto.
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112 – SECRETARIA DE EDUCACIÓN
01 – UNIDAD 01
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
COLEGIO <<NOMBRE DEL COLEGIO>>
INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL
NIT __________________________
COD DANE ______________________________
CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL - RP
N° __________
El suscrito responsable del presupuesto certifica
Que se ha efectuado el registro presupuestal para atender compromisos, así:
CÓDIGO PRESUPUESTAL
CONCEPTO
VALOR
Fuentes:
Total
CDP N°_____________
$
TIPO Y NÚMERO DE COMPROMISO: Por Ejemplo: Contrato de suministro No.
OBJETO:
BENEFICIARIO: __________________________________________________
NIT y/o C.C:
________________________________________________
Se expide a los _____días del mes de ___________de _________
NOMBRE DEL AAFF - PAGADOR
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS
Responsable del presupuesto
El responsable de presupuesto de cada colegio no podrá expedir registros presupuestales con
anterioridad al CDP y a la fecha y firma del contrato.
Anulación total o parcial de Registros Presupuestales. Los casos en que se presentan estos eventos
son los siguientes:
 La liquidación de los contratos que presenten saldos.
 La declaratoria de caducidad o cualquier otro acto administrativo que determine el no
requerimiento de nuevos pagos con cargo a dicho compromiso.
 Al anular total o parcialmente un RP se debe anular igualmente el saldo o el valor total de la
Disponibilidad Presupuestal que amparó el compromiso. Al efectuar esta anulación deberá
contar con el soporte que le garantice la operación (Resolución o Acta de liquidación).
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4.2.4. ORDEN DE PAGO (OP)
La Orden de Pago es el documento mediante el
cual el ordenador del gasto solicita al Auxiliar
Administrativo con Funciones Financieras o
Tesorero la realización del pago de una obligación
adquirida de conformidad con la Ley. Las órdenes
de pago deben estar numeradas en forma
secuencial ascendente.
El Auxiliar Administrativo con Funciones
Financieras o Tesorero verificará la existencia del
CDP, que se haya efectuado el proceso
contractual (Contrato escrito) acorde a lo
reglamentado por el Consejo Directivo cuando no
supere los 20 smmlv o al Estatuto de Contratación
cuando el contrato supere los 20 smmlv, que
exista RP, contrato firmado, que el proveedor o
contratista cumpla con los requisitos habilitantes,
se tenga el recibido a satisfacción (si es un
servicio), ingreso a almacén (si es un bien), copia
de la póliza de cumplimiento (si el mismo lo
requiere), factura o documento equivalente.
Con la Orden de Pago firmada por el Ordenador del Gasto y la verificación del Auxiliar
Administrativo con Funciones Financieras, se procede a la expedición del comprobante de egreso y
el cheque.
4.2.5. COMPROBANTE DE EGRESO – Pago de Compromisos
El comprobante de egreso (Ver Guía Anexo N° 7), es el documento mediante el cual se realizar los
desembolsos y resume los datos principales de los documentos que generan la obligación.
Reflejando las transacciones relacionadas con los pagos, sustenta los registros contables de los
FSE al igual que los descuentos tributarios y las contribuciones especiales, así mismo constituye la
base para la expedición del cheque. El valor del cheque deberá ser igual al valor neto registrado en
el comprobante de egreso. El ordenador del gasto y el auxiliar administrativo con funciones
financieras verificara los montos antes de firmar.
4.2.6. FACTURA
Requisitos que debe contener una factura, para efectos tributarios, la expedición de factura a que se
refiere el artículo 615 del Estatuto Tributario Nacional, consiste en entregar el original de la misma,
con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
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c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la
discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de
venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar
previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de
carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o
máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los
requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las
facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
4.2.7. DOCUMENTO EQUIVALENTE:
Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas
por los FSE a las personas inscritas en el régimen simplificado. El adquirente que adquiera bienes o
servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su
proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d. Fecha de la operación;
e. Concepto;
f. Valor de la operación;
5. CIERRE PRESUPUESTAL
Es el procedimiento que realizan los FSE con el propósito de determinar la ejecución presupuestal
de ingresos y gastos, las obligaciones pendientes de pago, el estado de Tesorería a la fecha de
cierre presupuestal y los excedentes financieros.
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Al momento del cierre presupuestal, se debe revisar que cada Certificado de Disponibilidad
Presupuestal expedido soporte un Registro Presupuestal y aquellos que no lo hacen, a solicitud del
Ordenador del Gasto que requirió su expedición, sean anulados.
Se recomienda, NO EFECTUAR anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal, sin antes
haber verificado que efectivamente estas Disponibilidades no estén respaldando compromisos o en
el caso de los Registros Presupuestales que éstos no se requieran para amparar el pago.
Con el cierre presupuestal, se realizan las siguientes actividades:





Identificación de obligaciones – CUENTAS POR PAGAR
Constitución de - RESERVAS PRESUPUESTALES
Anulación de RESERVAS PRESUPUESTALES y constitución de PASIVOS EXIGIBLES
Identificación de los - EXCEDENTES FINANCIEROS
Formalización del - ESTADO DE TESORERÍA
5.1. CUENTAS POR PAGAR
Son todas las órdenes de pago a terceros que quedaron pendientes de pago en las respectivas
pagadurías al cierre de la vigencia fiscal, las cuales deben registrarse como “giro” en la contabilidad
Presupuestal y en la ejecución pasiva del presupuesto. Además, deben estar registradas en el acta
de constitución de cuentas por pagar (Ver guía Anexo N° 8)
Los Soportes para las Cuentas por Pagar son:










Estudios previos o justificación
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Contrato, Orden de servicio, Orden de compra, orden de trabajo o convenio ínter
administrativo.
Certificado de registro presupuestal.
Ser giradas presupuestalmente.
Factura presentada por el proveedor de bienes o servicios debidamente radicada en la
pagaduría.
Acta de recibo de obra debidamente refrendada por el supervisor del contrato.
Certificado del recibo a satisfacción en el caso de prestación de servicios.
Comprobante de ingreso al almacén, en el caso de compra de bienes.
Orden de pago debidamente diligenciada por el Ordenador del gasto.
El Ordenador del Gasto, el Tesorero (Auxiliar administrativo con funciones financieras) y el Contador
validarán y certificarán con sus firmas las cuentas por pagar y deberán indicar la fuente de
financiación que las respalda.
5.2. RESERVAS PRESUPUESTALES
Se definen como las obligaciones y compromisos contenidos en un Certificado de Registro
Presupuestal que al cierre de la vigencia, no se hayan podido cumplir, esto es, que el bien no se
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haya recibido, que la obra no se haya terminado, que el servicio no se haya prestado, pero que los
compromisos estén debidamente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación.
Soportes para las Reservas Presupuestales. Estas Reservas Presupuestales, además del registro
en libros, deben estar registradas en el acta de constitución de reservas (Ver guía Anexo N° 8) y se
soportarán con los siguientes documentos:
 Estudios previos o justificación
 Certificado de disponibilidad presupuestal.
 Contrato firmado por las partes (Contrato de servicio, Contrato de compra, Contrato de
obra).
 Certificado de registro presupuestal.
 Orden(es) de pago emitida(s)
Cancelación, anulación de reservas presupuestales (vigencia anterior) y constitución de
pasivos exigibles.
Si al momento del cierre presupuestal, la(s) reserva(s) presupuestal(es) no ha(n) sido girada(s) en su
totalidad, la(s) misma(s) fenece(n) sin excepción, pero el saldo no se anula. El auxiliar administrativo
con funciones financieras (pagador) debe elaborar el Acta de Fenecimiento (Ver guía Anexo N° 9),
por cuanto se constituirá como un pasivo exigible para la siguiente vigencia, si el compromiso aún
existe. En este caso, los recursos se adicionarán al presupuesto 2013, en Ingresos al rubro de
“cancelación de reservas” y en Gastos al rubro de “Pasivo Exigible”.
Vale la pena recordar, que cuando se constituya un pasivo exigible, el mismo debe ser informado a
la Oficina de Control Interno Disciplinario de la SED.
Si al momento del cierre presupuestal, se tuviera certeza que la reserva presupuestal no se va a
ejecutar porque el compromiso legalmente constituido ya no existe, se procede a la anulación de
dicha reserva con el acto administrativo que soporta la liquidación unilateral del contrato. Los
recursos liberados mantendrán la destinación para ser adicionados en la siguiente vigencia a los
mismos rubros que le dieron origen e incorporados en el acta de reporte de Excedentes Financieros.
Para este caso el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elaborará el Acta de cancelación
de reservas.
5.3. EXCEDENTES FINANCIEROS.
Corresponde al valor neto en Tesorería una vez descontadas las obligaciones y compromisos
presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago al cierre de la vigencia (reservas
presupuestales, las cuentas por pagar, acreedores varios e ingresos recibidos por anticipado).
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Una vez obtenido el valor neto de los excedentes financieros, se procede a identificar la fuente de
financiación de los recursos y la destinación específica o no de los mismos y se emite una Acta de
reporte de Excedentes Financieros (Ver guía Anexo N° 10).
5.4. ESTADO DE TESORERÍA
Corresponde a la suma de los valores en caja, bancos e inversiones temporales al cierre de la
vigencia fiscal. De este estado hacen parte los fondos con destinación específica, derechos
académicos y cobros complementarios, los acreedores varios, las cuentas por pagar, las reservas y
en general todo recurso que esté a disposición de la tesorería del FSE. (Ver guía Anexo Nº 12)
Caja. Representa la existencia de fondos en dinero y cheques en moneda nacional, de disponibilidad
inmediata.
Cuenta Corriente y de Ahorros. Representa el valor de los saldos en la cuenta corriente o de
ahorro, en moneda nacional.
Inversiones Temporales. Bajo esta denominación se agrupan cuentas representativas de los
fondos colocados en títulos valores CDT, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero el
cual se encuentra predeterminado.
Fondos con Destinación Específica. Son los recursos disponibles, sin comprometer, al cierre de la
vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÒN ESPECÌFICA (Ej. Escuela – Ciudad Escuela), se adicionarán mediante Acuerdo firmado por el Consejo Directivo al presupuesto de la
siguiente vigencia en el presupuesto de ingresos y en el presupuesto de gastos deben mantener la
destinación para atender el objeto para lo cual se recibieron, siempre y cuando los mismos no estén
sujetos a devolución.
Cuentas por Pagar en Poder del Tesorero. Son todas las órdenes de pago a terceros que
quedaron pendientes de pago en las respectivas pagadurías al cierre de la vigencia fiscal.
Cheques en Poder de Terceros: Comprende los cheques que no han sido cobrados y que se
encuentran en poder del proveedor o prestador del servicio
Acreedores Varios.. Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia,
descontados del valor bruto de las órdenes de pago a favor de la Dirección de Impuestos Distritales,
la DIAN por concepto de retención en la fuente y Retención de IVA; a la Secretaria de Hacienda del
Distrito por concepto de Retención de ICA .
En el caso de los cheques descontados de impuestos, se recomienda que estos queden declarados
y pagados en diciembre
Derechos Académicos y Cobros Complementarios. Los Derechos Académicos hacen referencia
a matrícula y pensión. Los cobros complementarios corresponden a servicios como los boletines, la
agenda, el material didáctico entre otros.
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Reconocimientos. Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado
a la Tesorería, pero de los cuales se tiene absoluta certeza que se recibirán en una fecha posterior a
la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un Acto Administrativo o
Certificación.
Legalización definitiva de la Caja Menor. Es el proceso mediante el cual se legaliza la caja menor
del FSE con fecha anterior al cierre presupuestal. Los dineros en efectivo en poder del responsable
deberán ser consignados en la cuenta de ahorros del FSE, la consignación junto con los soportes
del gasto deberán ser entregados al Auxiliar Financiero para su respectiva legalización.
6. HECHOS CUMPLIDOS
Está prohibido tramitar o legalizar actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos
cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos.
Así, cuando un colegio adquiere un bien o servicio, es necesario precisar que a los ordenadores les
está prohibido contraer compromisos sin disponibilidad previa de recursos en tesorería (y en bancos)
y en consecuencia administrativamente no sería posible acceder al pago solicitado, en cuanto
constituye un Hecho Cumplido.
Para el caso de haberse recibido efectivamente algún bien o servicio sin el respaldo presupuestal y
contractual previo, la SED establece las siguientes precisiones:
Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad
personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma, por tal motivo es necesario
que se informe a la Oficina de Control Interno de la SED y a la Contraloría de Bogotá.
Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y
cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por
la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del
Fondo, no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos, ya que se incurriría
en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse una conciliación
prejudicial entre las partes, siendo procedente entonces informarle a los contratistas sobre el
particular a efecto de que le otorguen poder a un abogado titulado para que en nombre y
representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio Público la audiencia de conciliación
tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital – colegio reconozca y pague el valor
de los trabajos.
En todo caso, anexamos concepto de la Oficina Asesora Jurídica de la SED emitido el 1° de febrero
de 2005 al respecto, ya que hace referencia a los procedimientos a seguir (Ver guía Anexo N° 13).
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7. PAGO DE SENTENCIAS JUDICIALES, CONCILIACIONES Y LAUDOS
ARBITRALES
Los servidores públicos de los colegios, a quienes corresponda la ejecución de sentencias, laudos,
conciliaciones y providencias de autoridades jurisdiccionales competentes en contra de los Fondos
de Servicios Educativos y a favor de terceros y los gastos conexos a los procesos judiciales y
extrajudiciales, están obligados a desarrollar y adoptar las medidas conducentes al pago de las
sentencias dentro de los plazos establecidos. Para ello, respetarán en su integridad los derechos
reconocidos a terceros en estas sentencias, actuarán de conformidad con el procedimiento
establecido en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones legales y evitarán que
se dicten órdenes de embargo contra el colegio y el Distrito.
En los colegios se tramita y ordena estos pagos con el Presupuesto de la vigencia que se está
ejecutando.
El procedimiento a seguir para el pago de una sentencia judicial, conciliación o laudo es el
siguiente:
 El ordenador del gasto debe contar con la sentencia o Acto administrativo o Acta de
Conciliación que ordena el pago.
 El ordenador del gasto debe reunir al Consejo Directivo para que mediante Acuerdo apruebe
efectuar un Traslado presupuestal al rubro “Sentencias Judiciales”
 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
 Anexar Copia de la sentencia, laudo arbitral, conciliación debidamente ejecutoriada o
notificado.
 Expedición del Registro Presupuestal.
 Emitir Orden de Pago.
 Cheque a nombre del beneficiario que indique la sentencia o acta de conciliación que obliga
el pago.
 Emite el cheque soportado en la orden de pago y el comprobante de egreso
 Hace la entrega al beneficiario, o solicita autorización.
 Registra en libros
 Entrega soportes al contador
8. CAJA MENOR
El dinero que se entregue para la constitución de la CAJA MENOR debe ser utilizado para sufragar
gastos identificados y definidos en el PRESUPUESTO DE GASTOS GENERALES (Resolución 0001
de 2009 expedida por la SHD), y para atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter
de situaciones urgentes, imprevistas, imprescindibles, inaplazables y necesarios para la buena
marcha de la administración y definidos en la Resolución de constitución.
Constitución.
La constitución y ordenación de la CAJA MENOR está a cargo del ordenador del gasto quien podrá
destinar el manejo de la misma a un funcionario administrativo de planta o provisional. La Caja
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Menor se constituirá para cada vigencia fiscal, mediante Resolución suscrita por el Ordenador del
Gasto (Ver guía Anexo Nº 14), en la cual debe indicar:
 Funcionario responsable del manejo de la caja menor. Puede ser un funcionario de planta o
en provisionalidad pero diferente al AAFF-pagador o almacenista.
 Cuantía mensual o anual de la caja menor. La cuantía mensual no puede superar los dos (2)
smmlv, y la anual no puede superar el 10% del presupuesto de la vigencia y de todas formas
no puede superar los veinte (20) smmlv.
 Cuantía por rubro presupuestal de gastos generales. Definir de esa cuantía mensual o anual,
la distribución de los recursos, por rubro.
 Finalidad. Indicar que la Caja Menor se constituirá para atender erogaciones de menor
cuantía que tengan el carácter de gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios
y definidos en la Resolución de Constitución.
 Clase de gastos que se pueden realizar. Los identificados y definidos en los conceptos de
Presupuesto de Gastos Generales
Los rubros de Caja Menor se ejecutaran conforme a la definición de los mismos en la presente
GUIA.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP.
Para la constitución, se deberá contar con el certificado de disponibilidad presupuestal previo, el cual
debe expedirse por el monto correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del
número de reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando los límites en las
cuantías establecidas anteriormente y la disponibilidad de recursos en tesorería.
Registro presupuestal RP.
Para los reembolsos respectivos, los cuales tienen situación de fondos, se debe expedir el RP por el
monto total del valor mensual de la caja menor, pero afectando el CDP emitido para constituir la
respectiva caja menor.
Al momento de solicitar el reembolso de caja menor, se expide el RP por el valor del mismo y se
afectara la disponibilidad expedida inicialmente.
Una vez se conozca la fecha de cierre presupuestal, ese último mes (diciembre) se debe tener en
cuenta que la caja menor se cierra una semana antes y al requerirse de un reembolso por los días
que faltan para su cierre, el registro presupuestal se expide igualmente por el valor del reembolso,
afectando el CDP expedido, el cheque por el valor del RP y al cierre de la caja menor, el
responsable de la misma consigna en la cuenta del FSE el valor sobrante previa legalización de la
caja menor y el AAFF-pagador debe liberar los saldos comprometidos en el CDP y RP.
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Cuantía.
Los colegios pueden constituir en cada anualidad una Caja Menor, donde mensualmente la cuantía
no supere los dos (2) salarios mínimos legales vigentes mensuales, que al año no supere el 10% del
presupuesto anual de apropiaciones y en todo caso que no exceda los 20 smmlv al año.
Rubros a afectar.
El dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar
gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales y para
atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones urgentes,
imprescindibles, inaplazables, necesarios y definidos en la Resolución de constitución respectiva.
Los gastos que se efectúen por caja menor deben afectar el rubro presupuestal correspondiente,
dado que estos gastos tienen su afectación en el presupuesto general del FSE. La GUIA ofrece al
inicio del presente capítulo, la definición de cada uno de los rubros presupuestales y lo que a través
de ellos se puede adquirir
Manejo del Dinero.
Dado que la cuantía NO supera los cinco (5) smmlv, el dinero se puede manejar en efectivo bajo
medidas de seguridad. Estos recursos serán administrados por el FUNCIONARIO facultado,
debidamente asegurado, diferente al jefe de bodega, almacenista o AAFF-pagador y tesorero, sin
obviar que la ordenación de los gastos a efectuar por Caja Menor seguirán en cabeza del Ordenador
del Gasto, quien autorizará los respectivos desembolsos mediante formato escrito y firmado.
Apertura de los libros.
Cada FSE procederá a dar apertura a los libros en donde se registren diariamente las operaciones
que afectan la caja menor, indicando la fecha, imputación presupuestal de gasto, concepto y valor,
según los comprobantes que respalden cada operación.
Los Libros que debe llevar el responsable de caja menor son:
 Libro de Efectivo de Caja Menor
 Libro por rubros presupuestales
 Libro de efectivo de Caja Menor.
Es aquel en el cual se registrarán todas las operaciones con fundamento en los recibos
definitivos.
FECHA
15-01-201X
16-01-201X
17-01-201X
No. RECIBO
CE 001
001
002
BENEFICIARIO
Apertura de caja menor
Papelería Comercial
Pepita Pérez
DEBE
860.000
HABER
20.000
10.000
SALDO
860.000
840.000
830.000
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 Libro por rubros presupuestales.
Se registran las operaciones por cada uno de los rubros asignados en la Resolución de
Constitución de la Caja Menor, ejemplo:
MATERIALES Y SUMINISTROS
FECHA
15-01-201X
16-01-201X
No. RECIBO
001
BENEFICIARIO
Valor asignado
Papelería Comercial
DEBE
200.000
HABER
20.000
SALDO
200.000
180.000
TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN
FECHA
15-01-201X
17-01-201X
No. RECIBO
002
BENEFICIARIO
Valor asignado
Pepita Pérez
DEBE
160.000
HABER
10.000
SALDO
160.000
150.000
Primer giro.
El primer giro constituye el inicio operativo de la Caja Menor y requiere:
 Que exista acto administrativo de creación, expedido por el Rector como ordenador del
gasto.
 Que se haya expedido el certificado de disponibilidad presupuestal previo por el monto
correspondiente a la suma del valor de la apertura y la proyección del número de
reembolsos que se pretendan realizar en el respectivo año, respetando las cuantías
señaladas y la disponibilidad de recursos en tesorería.
 Que el responsable del manejo y administración de la Caja Menor haya sido designado en el
mismo acto administrativo de creación.
 Que el responsable tenga póliza de manejo vigente, aprobada con anterioridad al primer giro
y por el monto total de la Caja Menor o en su defecto se encuentre amparado en la misma
póliza que asuma la SED.
 Que se cuente con las medidas mínimas de seguridad para la tenencia en efectivo de los
recursos de la caja menor.
 Apertura de libros.
Pagos de Caja Menor.
Cada vez que se efectúe un pago con cargo a la Caja Menor se debe tener en cuenta, además del
monto a cancelar, el cual no debe superar el 10% del valor mensual de la Caja Menor, lo siguiente:
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






El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva afectación contable
Que la factura o documento equivalente cumpla con los requisitos de ley
El monto total de la(s) factura(s)
Las deducciones de Ley (si las hubiere)
El valor neto a pagar
La fecha de pago
Cuando el gasto sea por transporte urbano el soporte es el recibo definitivo de caja menor.
Soportes de caja menor
Los soportes de la caja menor serán los recibos
definitivos de caja menor soportados por las
factura o documento equivalente:
Límites del gasto.
Los gastos que se efectúen en cada operación,
no podrán superar el 10% de la cuantía mensual
asignada para la CAJA MENOR (ej: Si la caja menor
se constituyera mensualmente por $600.000 un solo
gasto por alguno de sus rubros no puede ser mayor de
$60.000), tampoco podrá efectuarse ninguna clase
de fraccionamiento en las compras para superar este monto y los dineros que se entreguen por caja
menor, deberán ser legalizados dentro de los 3 (tres) días siguientes a la realización del gasto.
Solicitud de reembolso.
El reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados cuando exceda el
70% del monto de algunos de sus rubros. (dos o mas de dos), Se hará a través del formato de
reembolso, anexando facturas, comprobantes de ingreso al almacén (si se trata de la compra de un
bien) y demás soportes que justifiquen el gasto, firmados por los proveedores y el responsable de la
Caja Menor.
El Auxiliar Administrativo con funciones financieras girará al responsable de la caja menor el valor
neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, disminuido en
el valor de los descuentos efectuados, los que deberán ir relacionados en el formato de reembolso y
en los anexos.
Los documentos soporte de reembolso se foliarán o numerarán en orden ascendente y cronológico.
El Formato de solicitud debe incluir:





Identificación de la Caja Menor para la cual se efectúa el reembolso.
Cargo del funcionario responsable.
Período que cubre el reembolso.
Relación consecutiva de los recibos de caja menor.
La cuenta de reembolso, con todos sus soportes
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 Firma del ordenador del gasto autorizando el reembolso
Requisitos para el reembolso.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los
requisitos que a continuación se indican:





Que los gastos se refieran al objeto y funciones del colegio y se ejecuten estrictamente,
conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros
presupuestales.
Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de
pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de
constitución.
Que los documentos presentados sean los originales y que cumplan la normatividad en
cuanto a las facturas o documentos equivalentes
Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo de la caja menor que se
está legalizando.
Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la CAJA
MENOR según el caso.
Funciones del responsable
Son funciones del responsable de la Caja Menor las siguientes:




Llevar y mantener al día los libros de bancos y auxiliares que se requieran para los registros
contables y control de los fondos.
Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con el acuerdo de contratación
expedido por el consejo directivo y las normas administrativas y fiscales.
Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de fondos, manteniendo liquidez.
Responder por el manejo y funcionamiento de los fondos entregados.
Prohibiciones.
Con los dineros de la Caja Menor no se podrán efectuar las siguientes operaciones:





Adquirir elementos con existencia comprobada en Almacén
Fraccionar compras de un mismo elemento
Realizar desembolsos a dependencias diferentes del colegio
Cambiar cheques o efectuar préstamos
Ejecutar compras de la misma naturaleza con diferentes rubros
Legalización parcial.
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirán los siguientes requisitos: 69
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 Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago o en
relación anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolución de constitución.
 Que los documentos soporte sean originales, facturas o documentos equivalentes
 Que la fecha de las facturas o documentos equivalentes corresponda al periodo por
legalizar.
 Que el gasto sea posterior a la constitución o reembolso de la caja, pero limitado en la fecha
de expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Legalización definitiva.
La legalización definitiva se hará antes del cierre presupuestal de la correspondiente vigencia fiscal;
el responsable presentarán una relación de los gastos en los formatos establecidos, anexando
comprobantes de pago hasta la fecha de cierre.
Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante, el responsable deberá consignar esos valores en
la cuenta de ahorros del FSE, el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero
que se encuentre a su cargo acarreará las acciones legales a que hubiese lugar.
Cancelación de una Caja Menor.
Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario, inconveniente o
inoperante, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su
constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente.
Se ordenará la cancelación mediante Resolución después de haberse legalizado todos los gastos
por el titular, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la cuenta de ahorros del FSE.
El registro contable es idéntico al realizado en la legalización definitiva por cierre de vigencia. La
SED sugiere un modelo de Resolución de creación y funcionamiento de la CAJA MENOR.
Control.
Para garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean
oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; el Auxiliar Administrativo con funciones
financieras efectuara arqueos periódicos. Igualmente realizará revisión de los libros y la existencia y
legalidad de los soportes de pago.
9. PÓLIZAS DE MANEJO
El funcionamiento del FSE conlleva la administración de recursos y con ello la responsabilidad por el
manejo de los mismos. La legislación contempla la manera de garantizar la protección de los
dineros y valores mediante la constitución de pólizas de manejo. En el FSE, las pólizas deben cubrir
al ordenador del gasto, al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, Auxiliar Administrativo
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con Funciones de Almacén y al responsable de la caja menor y ser asumidas por el FSE en el
evento que la SED no los cubra a través de la póliza global.
.
10. GENERALIDADES PARA TENER EN CUENTA
1. Los saldos de los CDP’s expedidos y que a la fecha de cierre presupuestal no hayan surtido
trámite de RP, deben anularse mediante oficio, por consiguiente, la ejecución presupuestal a
esa fecha NO debe reflejar saldo alguno de las mismas.
2. El Auxiliar Administrativo con funciones Financieras debe efectuar la CONCILIACIÓN entre
los Giros Presupuestales y los Giros de Tesorería (Pagos Efectivos) de la vigencia del año
de cierre.
3. Los giros presupuestales corresponden a los egresos mediante los cuales los ordenadores
del gasto solicitan al tesorero pagar las obligaciones adquiridas por la entidad a su cargo.
4. La diferencia presentada entre los giros presupuestales y los de tesorería deben
corresponder exactamente al valor registrado en cuentas por pagar y en acreedores.
5. Del buen uso de la información depende el éxito en el cierre de la vigencia fiscal del año.
11. UNIFICACIÓN DE FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE
La unificación de Fondos de Servicios Educativos de establecimientos educativos estatales, se
podría presentar por las siguientes razones:
 Caso 1. Integración de establecimientos educativos
 Caso 2. Liquidación de un FSE para celebrar convenio con uno mayor
Cuando alguna de estas dos circunstancias se presente, la Dirección Financiera diseñó mediante la
Circular 005 de 2002, el siguiente procedimiento aplicable a cualquiera de los dos casos:
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 Caso 1. La Secretaría de Educación expide una Resolución mediante la cual se integra un
establecimiento educativo a otro y queda adscrito como sede.
 Caso 2. El Consejo Directivo de cada establecimiento elabora Acuerdo de convenio para la
administración de los recursos del FSE
Para cualquiera de los dos casos, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elabora
relación de documentos a entregar:
a. Soportes debidamente foliados de los gastos realizados durante la vigencia en curso.
b. Último Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal expedido.
c. Carpeta con los contratos suscritos durante la vigencia con sus respectivos soportes,
debidamente foliados.
d. Soportes debidamente foliados de los ingresos recibidos durante la vigencia en curso.
e. Ejecución presupuestal del ingreso y del gasto, a la fecha de entrega del cargo.
f. Entrega de carpeta con declaraciones de impuestos con el respectivo sello de recibido del
banco.
g. Situación de impuestos y pago de servicios públicos a la fecha.
h. Informe del estado de tesorería.
i. Cuentas por pagar en poder de tesorería.
j. Libros auxiliares de bancos, con corte a la fecha de entrega.
k. Extractos bancarios, correspondientes al mes inmediatamente anterior a la fecha de entrega
l. Saldos certificados por bancos con corte a la fecha de entrega.
m. Títulos valores (Cheques y CDTs)
n. Flujo de Caja, ejecutado a la fecha de entrega.
o. Plan de compras,
p. Formato diligenciado de cambio de firmas ante las Entidades Financieras.
q. Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo
r. Informes trimestrales de ejecución presupuestal
s. Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del
presupuesto de ingresos y gastos.
t. Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.M.M.L.V
u. Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso.
v. Entrega de todos los documentos soportes emitidos durante su periodo laboral.
w. Elabora Acta de entrega del cargo la cual será suscrita y firmada por el AAFF del colegio
que pasa a ser sede con el AAFF del colegio que lo recibe como sede o con el AAFF del
FSE con el cual se suscribe convenio
x. Para el caso del colegio que se integra como sede, el AAFF hace entrega del inventario de
Bienes a su cargo al funcionario responsable de Almacén o a su jefe inmediato
y. Acto administrativo de mutuo acuerdo para celebración de un convenio y / o acto
administrativo de cierre del colegio para convertirse en sede
A su vez, el Rector como Ordenador del Gasto del colegio que se integra como sede o que se
adscribe a otro fondo mayor, presenta los siguientes informes, con datos actualizados a la fecha de
corte:
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 Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio con las novedades respectivas.
Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la Dirección de
Dotaciones Escolares de la SED. Para ello cuenta con el apoyo del almacenista (si lo hay)
 Plan de Desarrollo Institucional e informe de ejecución del mismo.
 Informe del presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para la presente vigencia.
 Informe de ejecución Presupuestal y de Tesorería a la fecha y Estados Contables con corte
al último día del mes anterior, con el apoyo del pagador y contador quienes previamente han
elaborado corte contable y presupuestal e informes.
 Informes que reflejen claramente:
 Saldo en cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costos y gastos.
 Inventario de bienes muebles e inmuebles del colegio, con las novedades
respectivas. Elaborado de conformidad con los procedimientos establecidos por la
Dirección de Construcciones y la Dirección de Dotaciones Escolares.
 Estado de la cuenta bancaria, anexando chequeras y las conciliaciones bancarias.
 Situación fiscal de la administración, anexando últimas declaraciones de industria y
comercio y retención en la fuente, debidamente canceladas.
 Cuentas por pagar derivadas únicamente de la entrega a satisfacción de bienes,
obra o servicios y de los anticipos pactados en contratos no ejecutados,
debidamente soportados y aprobados.
 Informe de los dineros en Bancos, cuanto de ello está comprometido, cuales tienen
destinación específica y cual no.
 Anexa certificación bancaria, que indica el saldo de la cuenta a la fecha de cierre, saldo que
debe coincidir con el valor registrado en el balance. Este valor se entregará mediante
cheque a nombre de la cuenta del fondo del colegio que recibe. Consignación que se
detallará y anexará.
 Debe hacer entrega de los siguientes libros: Libro diario, mayor y balances, libro de tesorería
“auxiliar de bancos” y libros auxiliares contables
 Informe de los dineros en Caja Menor (si la hay), acto administrativo y responsable.
 Informe de los contratos efectuados a la fecha (contador, tienda escolar y otros) o contratos
en curso. Obligaciones y compromisos que no se hayan podido cumplir, que estén
legalmente contraídas y que hayan desarrollado el objeto de la apropiación afectada.
 Informe de los proyectos de inversión aprobados y su nivel de ejecución a la fecha.
 Informe de la situación de Almacén, inventarios, Plan de compras y flujo de caja.
 Número de actas y Resoluciones firmadas a la fecha
 La totalidad del archivo a su cargo debidamente actualizado y foliado.
 Archivo con la normatividad que aplica en el ejercicio del cargo
 Copia de Acuerdos de Consejo Directivo sobre aprobación y modificaciones del
presupuesto de ingresos y gastos.
 Reglamento del Consejo Directivo de la contratación inferior a los 20 S.M.M.L.V
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 Carpeta con los informes presentados al Consejo Directivo durante la vigencia en curso
 Produce el acta definitiva de entrega debidamente firmada por el Ordenador del Gasto
saliente y por el entrante
 El Ordenador del Gasto entrante registra nueva firma e inicia trámite ante la DIAN para
cambio del nombre del Ordenador del Gasto
 Elabora “poder” a nombre del fondo – cuenta del colegio al cual queda adscrito el fondo,
para que asuma las cuentas por pagar existentes, incluyendo las de servicios públicos.
 Los colegios a integrar, realizan reunión de entrega, elaborando ACTA DE ENTREGA Y
RECIBO del fondo a liquidar, en presencia de los integrantes del consejo directivo, el
contador, el auxiliar administrativo con funciones financieras y de almacén.
 Para la integración de los saldos del fondo a liquidar, en los libros correspondientes del
colegio que recibe, deben estar debidamente asesorados por contador del colegio.
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NOTAS BIBLIOGRÁFICAS
 Conceptos Jurídicos de la Secretaría de Educación Distrital.
 Conceptos Jurídicos del Ministerio de Educación Nacional
 Circulares y Memorandos de la Secretaría de Educación del Distrito.
 Guía de Apoyo Presupuestal y Contractual 2007 expedida por la SED
 Manual FSE – Ministerio de Educación Nacional
75
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ANEXO N° 1.
MODELO DE ACUERDO SUGERIDO PARA REGLAMENTAR
EL FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LOS
CONSEJOS DIRECTIVOS
ACUERDO No. ____
(Día, mes, año)
“POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DIRECTIVO
DEL COLEGIO –NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
El Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”, en uso de sus facultades legales
en especial las conferidas por la ley 115 de 2001, el Decreto 1860 de 1994, el Decreto 4791 de
2008 y,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 23 literal (p) del Decreto 1860 de 1994, es
competencia del Consejo Directivo de los colegios oficiales, señalar su propio reglamento.
Que es deber del Consejo Directivo contar con un reglamento claro y definido que le permita y
asegure su correcto funcionamiento, preservando las disposiciones de ley y garantizando el debido
respeto y cumplimiento de los deberes que les corresponde a sus miembros y a la misma institución
educativa.
Qué en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
CAPÍTULO I. NATURALEZA – COMPOSICIÓN – FUNCIONES
Artículo 1.- El Consejo Directivo de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, es un
órgano colegiado permanente de dirección y orientación de la comunidad académica y
administrativa del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.
Artículo 2.- El Consejo Directivo estará conformado por un total de ocho (8) miembros, integrado así:



El rector, quien lo presidirá y convocará ordinariamente una vez por mes y
extraordinariamente cuando lo considere conveniente.
Dos representantes del personal docente, elegidos por mayoría de los votantes en una
asamblea de docentes.
Dos representantes de los padres de familia. La elección de representantes de los 77
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


padres de familia es la siguiente: Dos (2) representantes de los padres de familia elegidos
por el consejo de Padres. En caso de existir Asociación de Padres de Familia y cuando el
número de afiliados alcance la mitad mas uno de los padres de familia de los estudiantes del
establecimiento educativo, la asamblea de la asociación elegirá uno de los dos
representantes de los padres ante el consejo directivo, caso en el cual el consejo de padres
elegirá solamente a un padre de familia como miembro del consejo directivo. (Artículo 9 del
decreto 1286 de 2005).
Un representante de los estudiantes elegido por el consejo de estudiantes, entre los
alumnos que se encuentren cursando el último grado de educación ofrecido por la
institución.
Un representante de los exalumnos, elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentadas
a las organizaciones que aglutinen la mayoría de ellos o en su defecto, por quien haya
ejercido en el año inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes.
Un representante de los sectores productivos organizados en el ámbito local. El
representante será escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las
respectivas organizaciones.
Artículo 3.- El periodo de los integrantes del Consejo Directivo, será de 12 meses, contados a partir
de la instalación del mismo.
Artículo 4.- Las funciones del Consejo Directivo son:













Tomar decisiones que afecten el funcionamiento de la institución, excepto las que sean
competencia de otra autoridad.
Las competencias establecidas en el artículo 5o. del Decreto 4791 de 2008 y hacer
seguimiento y control permanente al Flujo de Caja ejecutado.
Las competencias establecidas en el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994
Las competencias establecidas en el Decreto 1290 de 2009
Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre Docentes y
Administrativos con los alumnos del establecimiento educativo y después de haber
agotado los procedimientos previstos en el manual de Convivencia.
Adoptar el Manual de Convivencia y el Reglamento de la Institución.
Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para la admisión de nuevos
alumnos.
Asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad Educativa, cuando
algunos de sus miembros se sientan lesionados.
Aprobar el Plan anual de actualización Académica del personal docente presentado por el
Rector.
Participar en la planeación y evaluación del currículo y del Plan de Estudios y someterlos a
la consideración de la Secretaria de Educación Distrital, para que verifiquen el
cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.
Estimular y controlar el buen funcionamiento de la Institución Educativa.
Darse su propio reglamento.
Otras que le sean asignadas por disposición legal o autoridad competente y no estén
asignadas a otro órgano del Gobierno Escolar.
78
GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
CAPITULO II. INSTALACIÓN – ELECCIÓN
Artículo 5.- El Consejo Directivo se instalará dentro de los treinta días calendarios siguientes a su
conformación.
Artículo 6.- Instalado el Consejo Directivo, informará al rector las funciones de carácter legal y
reglamentario, que asumirá como Presidente del Consejo Directivo.
Artículo 7.- Las Funciones del Presidente del Consejo Directivo son:
 Convocar y presidir las reuniones del Consejo Directivo.








Firmar, las actas, acuerdos y demás actos administrativos o documentos emanados del
Consejo Directivo.
Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en los diferentes manuales de funciones, reglamentos
y las decisiones tanto del Gobierno escolar debidamente conformado, como las
debidamente adoptadas en el Consejo Directivo del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO –
IED”.
Requerir a los integrantes de Consejo Académico, Comisión de evaluación y promoción,
Comité de convivencia para que presenten y sustenten el informe de su gestión.
Las demás que le señale el Proyecto Educativo Institucional, el propio Consejo Directivo, las
normas vigentes, el Presente reglamento Interno y demás disposiciones.
Llevar el registro de actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio
“NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.
Mantener debidamente Archivados, legajados y foliados, en estricto orden cronológico, los
originales de las actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del Colegio
“NOMBRE DEL COLEGIO – IED”.
Preparar y tramitar la convocatoria a las reuniones de Consejo Directivo.
Tramitar todo lo concerniente a la recepción, respuesta y envío de la correspondencia y
demás documentos.
CAPITULO III. DE LAS REUNIONES – CONVOCATORIAS – QUORUM
Artículo 8.- El Consejo Directivo, se reunirá ordinariamente una (1) vez por mes.
Artículo 9- El Consejo directivo se reunirá extraordinariamente cuando sea convocado, en los
siguientes casos:


Cuando presenten conflictos de intereses general entre los distintos estamentos de la IED.
Cuando se requiera atender asuntos relacionados con solicitudes judiciales por actuaciones
de la comunidad Educativa.
 Cuando se presenten faltas graves contra el Manual de Funciones y demás reglamentos
internos o normativos.
 A petición del Personero estudiantil.
 Para considerar acciones de reposición, que presenten los miembros de la comunidad79
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


educativa.
Para autorizar acciones judiciales, interponer recursos o nombrar apoderados que
salvaguarden los intereses de la institución.
Cuando se requiera autorizar gastos extraordinarios que afecten la estructura del
presupuesto aprobado, ingresos o gastos de la vigencia presupuestal respectiva.
En caso de presentarse situaciones de anormalidad académica o administrativa que afecte
directamente a la IED.
Artículo 10- La convocatoria a reuniones ordinarias y extraordinarias la hará el Presidente o a
petición de al menos cuatro (4) miembros del consejo directivo, con tres (3) días calendario de
antelación.
Artículo 11.- El Consejo Directivo podrá deliberar, tomar decisiones válidas y expedir acuerdos con
la mayoría de los miembros presentes (mitad más uno, es decir cinco miembros del consejo
directivo).
Artículo 12.- Cada miembro de Consejo directivo tendrá derecho a un voto.
Artículo 13.- Los miembros del consejo Directivo serán removidos de su cargo por:



Faltas graves al Manual de Convivencia, manual de funciones, reglamento interno de la
institución, reglamento interno del Consejo Directivo o demás normas vigentes.
Por inasistencias no justificadas a tres (3) sesiones consecutivas del Consejo Directivo.
Por renuncia voluntaria.
CAPÍTULO IV. DEL ORDEN DEL DÍA - DE LOS DEBATES - DE LAS VOTACIONES
Artículo 14.- El orden del día será fijado por el presidente del Consejo Directivo, observando las
siguientes normas:




Verificación del quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas.
Lectura y aprobación de actas anteriores.
Lectura de comunicaciones remitidas al Consejo Directivo.
Los puntos respectivos, objeto de la convocatoria.
Artículo 15.- El orden del día será presentado a consideración de los miembros del Consejo
Directivo para su análisis y aprobación.
Artículo 16.- La alteración del orden del día deberá acordarse por mayoría simple de votos. La
proposición de alteración será votada sin discusión alguna y sobre el resultado no será admisible
proposición diferente a la de la verificación.
Artículo 17.- Cuando en una reunión no se hubiere agotado el orden del día señalado, en la
siguiente reunión, el Presidente dará prelación a los puntos no agotados en la reunión anterior.
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GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
Artículo 18.- Todo Proyecto de Acuerdo que reglamente aspectos de funcionamiento y de
operacionalización del Colegio XXXXXX IED, deberá aprobarse en un debate, celebrado en reunión
debidamente convocada.
Artículo 19.- Los integrantes del Consejo Directivo. no podrán tomar la palabra más de tres veces
sobre la proposición o asunto que se está discutiendo, salvo autorización expresa del Presidente del
Consejo Directivo.
Artículo 20.- De la regla anterior se exceptúan al autor de un Proyecto, de la moción o modificación,
quien tendrá derecho al uso de la palabra, de acuerdo con la autorización expresa del Presidente del
Consejo Directivo.
Artículo 21.- La votación es el acto colectivo por el cual el Consejo Directivo declara su voluntad y
se expresará en Acuerdos.
Artículo 22- El voto, es el acto individual por medio del cual cada miembro principal del Consejo
Directivo declara su voluntad. Sólo los miembros principales tienen derecho a voto en el Consejo
Directivo.
Artículo 23.- No hay votación valida cuando el total de los votos haya sido inferior al quórum
establecido legal o reglamentariamente.
Artículo 24.- Ninguna proposición podrá votarse sin que previamente haya sido sometida a discusión
por parte del presidente del Consejo Directivo.
Artículo 25.- Ningún miembro del Consejo Directivo podrá retirarse de la reunión, cuando cerrada la
discusión, hubiere de votar, si lo hiciere se dejará constancia en el acta
Artículo 26.- Ningún miembro del Consejo Directivo podrá votar en nombre de otro, ni votar cuando
está ausente. El voto es personal e intransferible.
Artículo 27.- El Presidente al comienzo de cualquier votación, la declarará abierta. Una vez
recogidos los votos o llamada a lista, según el caso, la declarará cerrada. No siendo admisible
ningún voto más después de tal declaración.
Artículo 28. La votación deberá hacerse pública, no hay voto secreto.
CAPITULO V. DE LAS ACTAS Y ACUERDOS
Artículo 29.- De las reuniones del Consejo Directivo se levantarán ACTAS, que irán firmadas,
foliadas, fechadas y con un consecutivo, adicionalmente contendrán una relación sucinta de los
temas debatidos, las personas que intervinieron y los acuerdos adoptados.
Artículo 30.- De las decisiones aprobadas por el Consejo Directivo se expedirán ACUERDOS
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que irán firmados, foliados, fechados y con un consecutivo adicionalmente, contendrán
detalladamente las dediciones adoptadas; los que serán firmados por los integrantes del Consejo
Directivo que asistieron al debate.
Artículo 31.- Contenido del acta: El Acta será elaborada en orden cronológico y contendrá:










Numero consecutivo.
Lugar, día y hora en que se realizó la reunión o se abrió la misma.
Nombres de los miembros principales asistentes, de los suplentes que asistan y de todos
aquellos invitados debidamente autorizados por el Consejo Directivo.
Mención de la lectura del Acta Anterior con su aprobación integra, o enmiendas, si es el
caso.
Constancias de haberse leído el orden del día.
Información de los asuntos tratados y los nombres de quienes intervinieron en las
discusiones respectivas.
Desarrollo y resultado de las votaciones realizadas para aprobar diversos asuntos.
Desarrollo y resultados de las elecciones hechas.
Las constancias escritas o verbales que quieran dejar los miembros del Consejo Directivo,
cuando lo pidan a la Presidencia y ésta así lo disponga.
Registro de la hora en que haya sido levantada la reunión.
Artículo 32.- Contenido del acuerdo: El acuerdo será elaborado por el secretario técnico (asignado
por el Consejo Directivo) cumpliendo el principio de “unidad de materia” y contendrá, como mínimo:






Numero (consecutivo).
Fecha.
Titulo.
Considerando.
Decisión adoptada (parte Resolutiva)
Firma de los miembros principales asistentes.
Artículo 33º. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todos los
acuerdos que le sean contrarios.
FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO
Rector
Representante exalumnos
Representante Docentes
Representante Docentes
Representante estudiantes
Representante Padres de Familia
Representante Padres de Familia
Representante Sector Productivo
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ANEXO Nº 2.
MARCO LEGAL APLICADO A FSE
Las citas de las normas que se relacionan a continuación, se efectúa de manera enunciativa, pues la
normatividad aplicable también incluye disposiciones de carácter penal, fiscal, civil, que para este
caso no estarán expuestas.
NORMAS RELACIONADAS CON LA CREACIÓN Y EL FUNCIONAMIENTO DE LOS FSE.
Los responsables de la gestión de los FSE deben tener presente un conjunto de disposiciones
legales que se relacionan con el manejo de los fondos públicos.
Estas son:
*. LEY 115 de 1994 “Ley General de Educación”. Que en su artículo 182, crea los Fondos de
Servicios Docentes en los colegios para atender los gastos distintos a los de salarios y prestaciones.
El Consejo Directivo del colegio administrará los recursos de estos fondos. El Rector o Director será
el ordenador del Gasto que apruebe el Consejo Directivo y responderá fiscalmente por el adecuado
uso de los fondos.”
Así, en los colegios empiezan a constituirse los Fondos de Servicios Docentes anteriormente
denominados Fondo de Fomento de Servicios Docentes de acuerdo al Decreto Extraordinario 102
de 1976 y reglamentado por el Decreto Ordinario 398 de 1990, incluso en aquellos colegios en los
que para la fecha aún no existían.
*. Decreto 714 del 15 de noviembre de 1996 “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y
Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital”. El Decreto 714
de 1996, contiene temas como “Ejecución Presupuestal”, “Modificaciones Presupuestales” y
“Responsabilidades Fiscales”.
*. Decreto 111 de 1996. “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225
de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”. ARTICULO 1o. La presente ley
constituye el Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación a que se refiere el artículo 352
de la Constitución Política. En consecuencia, todas las disposiciones en materia presupuestal deben
ceñirse a las prescripciones contenidas en este Estatuto que regula el sistema presupuestal.
Artículo 12. Los principios del sistema presupuestal son: la planificación, la anualidad, la
universalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, Inembargabilidad, la
coherencia macroeconómica y la homeóstasis (Ley 38/89, artículo 8o. Ley 179/94, artículo 4°).
*. Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios. “Establece el régimen de contratación
administrativa”.
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*. Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. “Por medio de la cual se introducen medidas
para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales
sobre la contratación con recursos públicos”.
*. Ley 87 de 1993. “Implanta el sistema de Control Interno en las entidades estatales”.
*. Ley 42 de 1993. “Reglamenta la aplicación del Control Fiscal en las entidades estatales”.
*. Resolución 222 de 2006 Distrital. Por el cual se adopta el nuevo Régimen de Contabilidad Pública,
el cual entra a regir a partir del 1° de enero de 2007.
*. Ley 715 de 2001, Nacional “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto legislativo 01 de 2001) de
la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios
de educación y salud entre otros”.
Los artículos 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 hacen especial énfasis en la conformación de
Instituciones Educativas Distritales que presten un año de educación preescolar y nueve grados de
educación básica como mínimo y la media, de Centros Educativos Distritales que no brindan el ciclo
de educación completa, la administración de las mismas, determina nuevas funciones para el Rector
o Director, define Fondo de Servicios Educativos, establece los procedimientos de contratación de
los Fondos de Servicios Educativos y el manejo presupuestal de los mismos.
El artículo 11, Fondo de Servicios Educativos: dice: “Las Instituciones educativas estatales podrán
administrar Fondos de Servicios Educativos en los cuales se manejarán los recursos destinados a
financiar gastos distintos a los de personal, que faciliten el funcionamiento del colegio”.
En el artículo 13, hace referencia a los procedimientos de contratación de los Fondos de Servicios
Educativos establece que los actos y contratos de cuantía superior a veinte (20) salarios mínimos
mensuales se regirán por las reglas de la contratación estatal y que cuando la cuantía del contrato
sea inferior a los veinte 20 salarios mínimos mensuales, el Consejo Directivo de cada colegio podrá
señalar los trámites, garantías y constancias que deben cumplirse para que el rector o director
celebre cualquier acto o contrato.
*. Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Establece normas para
preservar la moralidad en la administración pública y con el desempeño de los funcionarios públicos
en el manejo de los fondos públicos”.
En especial tener en cuenta el artículo 34°. Deberes. Son deberes de todo servidor público. numeral
3° que dice: “Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los
presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos
públicos, o afectos al servicio público”.
Artículo 35°. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido. Numeral 16 que dice: “Asumir
obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el
Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC)”.
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Artículo 48°. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes. Numeral 22. “Asumir
compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de
apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes”. Numeral
23. “Ordenar o efectuar el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa
Anual Mensualizado de Caja (PAC)”. Numeral 24. “No incluir en el presupuesto las apropiaciones
necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el déficit fiscal, servir la deuda
pública y atender debidamente el pago de sentencias, créditos judicialmente reconocidos, laudos
arbitrales, conciliaciones y servicios públicos domiciliarios”. Numeral 25.
“No adoptar las acciones establecidas en el estatuto orgánico del presupuesto, cuando las
apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos”. Numeral 26. “No llevar
en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, ni los de
contabilidad financiera”. Numeral 27. “Efectuar inversión de recursos públicos en condiciones que no
garanticen, necesariamente y en orden de precedencia, liquidez, seguridad y rentabilidad del
mercado”.
*. Resolución Reglamentaria 001 de 2007 - SIVICOF, Distrital. “Por la cual se reglamenta la
Rendición de Cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de
Bogotá D.C.
Decreto 4791 de 2008 Nacional, “Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 13 y
14 de la Ley 715 de 2001”.
Resolución 0001 del 12 de mayo de 2009 Distrital, “Por la cual se adopta el Manual para el Manejo y
Control de Cajas Menores”
Ley 1450 de 2011 Nacional. “Por el cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014”
Ley 1474 de 2011 Nacional. “Por el cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión
pública”
Decreto 4807 de 2011 Nacional. “Por la cual se establecen las condiciones de aplicación de la
gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar, primaria, secundaria y media de
la instituciones educativas estatales y se dictan otras disposiciones para su implementación”
Resolución 4047 de 2011 SED. “Por la cual se reglamenta para el Distrito Capital la creación y el
funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos en todos los Establecimientos Educativos
Oficiales”
Decreto 1510 de 2013 Nacional. “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de
la Administración Públicas y se dictan otras disposiciones”
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GUIA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS – SUBDIRECCION DE MONITOREO Y CONTROL –
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Memorando de lineamientos de programación y cierre presupuestal expedidas por la SED.
Y las Resoluciones que expida la SHD para la liquidación del presupuesto de la vigencia
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ANEXO Nº 3.
IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS GASTOS DE INVERSIÓN
QUE ADELANTA EL COLEGIO
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO
DIRECCIÓN FINANCIERA
IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSIÓN QUE ADELANTA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
INFORMACIÓN GENERAL
NOMBRE IED:
____________________________________________
CÓDIGO
LOCALIDAD:
DANE: ____________________
___________
SUBPROYECTO No. __ NOMBRE:
____________________________________________
ÁREA:
VIGENCIA:
____________________________
_____________
INFORMACIÓN ESPECÍFICA
NIVEL DE EJECUCIÓN
IDENTIFICACIÓN DEL
PROBLEMA
DESCRIPCION DEL
PROYECTO
OBJETIVOS
COMPONENTES
META
TIPO DE GASTO COSTO POR TIPO FISICA % FINANCIERA
DE GASTO
VALOR
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO: ______________________________________
FIRMA: ___________________________
FECHA PRESENTACIÓN: _______________________________________
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INSTRUCTIVO
IDENTIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS GASTOS DE INVERSION DE LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA DISTRITAL
Con el ánimo de conocer los gastos de inversión que tiene el colegio, la Secretaría de Educación del
Distrito elaboró el formato “Identificación y seguimiento de los gastos de inversión del colegio”, el
cual servirá para la programación y seguimiento a la ejecución de los mismos.
El formato será solicitado por la Dirección Financiera de la SED trimestralmente, con el fin de
conocer la ejecución del proyecto. Dicho formato, diligenciado, deberá estar acompañado de un
informe de ejecución, teniendo en cuenta que todo proyecto de inversión debe fortalecer los
procesos de enseñanza, aprendizaje y evaluación. Cuando el proyecto involucre actividades y
recursos del Plan Institucional de Mejoramiento Anual -PIMA-, el colegio deberá presentar el
seguimiento trimestral, de carácter presupuestal y pedagógico, que evidencie la ejecución y el
impacto de las actividades programadas, y enviará el respectivo reporte, anexando soportes, a la
Dirección de Evaluación de la Educación en los formatos que ésta establezca.
Para el diligenciamiento del formato tenga en cuenta las siguientes instrucciones:
SELECCIONAR COLEGIO
Seleccione su localidad y luego el nombre de su colegio de la lista que se despliega. Una vez
realizados estos dos procesos, aparecen automáticamente los datos correspondientes al Código
DANE que identifica a la institución educativa, el nombre del Fondo de Servicio Educativo (FSE) al
que están asociados los recursos del colegio y el correspondiente número de NIT.
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO DE INVERSIÓN
Escriba el nombre del proyecto, el subnivel de gasto de inversión al que se asocia dentro del
presupuesto del colegio, el problema o necesidad que intenta solucionar, mitigar o atender, una
breve descripción del proyecto y los tres objetivos principales que se pretenden alcanzar con su
ejecución. Por último, se identifican las asignaturas relacionadas con el proyecto, en caso que no se
encuentre relacionado con las asignaturas listadas, se deberá seleccionar la opción "Otras" y escribir
el nombre de la asignatura.
Nombre del proyecto
Especifique clara y brevemente la acción a realizar y el tema sobre el que se realiza la misma. Dado
lo anterior, el nombre del proyecto debe dar indicios sobre el contenido del proyecto. El título no
debe superar las 10 palabras.
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Ejemplos:
Periódico Escolar Quimera
Medio ambiente, la casa de todos.
Problema o necesidad relacionada
Identifique las características más importantes del problema o la necesidad y las condiciones en que
se presenta (existencia de necesidades no satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de
recursos, conocimiento de las características sociales y culturales de la población, presencia de
conflictos sociales, etc.).
Una clara y correcta definición del problema o situación que se va a atender es la clave para la
formulación del proyecto y para su éxito en el logro de sus metas y objetivos. Si la definición es
incorrecta, difícilmente se pueden alcanzar resultados efectivos y se dificultan los procesos de
seguimiento y evaluación del proyecto.
Breve descripción del proyecto
Establezca un objetivo general y máximo tres objetivos específicos.
Un objetivo es aquello que se espera obtener a través de la ejecución del proyecto (qué se persigue
con la realización del proyecto y sus componentes). Los objetivos del proyecto deben ser medibles,
expresarse en función de resultados, con el propósito de facilitar la evaluación y el futuro
seguimiento de éste, y debe estar relacionado con el horizonte institucional definido en el Proyecto
Educativo Institucional (PEI) y las acciones de mejoramiento previstas en el Plan Institucional de
Mejoramiento Anual (PIMA).
Asignaturas asociadas al proyecto
Marque con una X las asignaturas del plan de estudios relacionadas con el proyecto, si no se
encuentra relacionado con las asignaturas listadas, se deberá seleccionar la opción "Otras" y escribir
el nombre de la asignatura
INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROYECTO DE INVERSIÓN
Se debe detallar la información específica de cada uno de los componentes del proyecto con las
metas a desarrollar en la vigencia que se está programando, el área de gestión que guiará el
componente, el presupuesto programado y, trimestralmente, el reporte de su ejecución financiera y
de metas.
90
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Componentes
Especifique los componentes desde los cuales se programan las actividades para dar cumplimiento
a los objetivos establecidos en el proyecto. Estos componentes son los subtemas del proyecto y
sirven para orientar las actividades que se realizarán.
Metas
Permiten cuantificar y medir el nivel de cumplimiento de los propósitos de cada componente durante
una vigencia determinada. Tenga en cuenta la siguiente información para diligenciar correctamente
tales metas:
Proceso: Escriba un verbo en infinitivo (verbos terminados en ar, er, ir) que identifique la acción a
realizar y permita medir su cumplimiento o realización.
Cantidad: Indique el valor cuantitativo del componente. Se refiere a la cuantificación de la unidad de
medida o del producto que requiere el componente.
Unidad De Medida: Escriba la variable objeto de la inversión que identifica y permite cuantificar el
proceso. Generalmente esta unidad de medida hace referencia al recurso que se requiere.
Área De Gestión:
Seleccione el área de gestión para cada componente de acuerdo con las siguientes opciones:
Académica: Integra los componentes que hacen referencia a temas de mejoramiento académico,
fortalecimiento de estrategias de aprendizaje y desarrollo de actividades que propendan por el
impacto académico de los estudiantes.
Administrativa: Involucra los componentes que relacionan aspectos de apoyo administrativo:
evaluación e incentivos al personal docente, contratación de servicios, apoyo financiero y contable,
manejo de almacén (dotaciones e inventarios), gestión de recursos físicos y demás que sean
transversales al mejoramiento de la gestión interna.
Comunidad: Consolida los componentes que relacionan aspectos de participación de la comunidad
educativa, prevención de desastres, gestión de conflictos, actividades de bienestar institucional,
programas de inclusión escolar y convivencia, convenios para la articulación de la Media
Especializada y alianzas con el sector productivo, entre otras que involucren servicios para promover
el bienestar de la comunidad.
Directiva Y Horizonte Institucional: Integra los componentes que hacen referencia a aspectos de
planeación estratégica de la Institución Educativa, apropiación del direccionamiento estratégico,
Gobierno escolar, planeación y presupuestos participativos y demás actividades que fortalezcan
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la cultura organizacional y sus planes de mejoramiento.
Presupuesto
Establezca el costo del proyecto para la vigencia a programar, éste debe corresponder a las
necesidades reales de recursos del proyecto, de conformidad con los componentes previamente
definidos para lograr los objetivos planteados; comprende el costo anual del proyecto, definido a
partir de las necesidades y metas previstas. Para determinar los costos por tipo de gasto tenga en
cuenta los gastos incurridos con anterioridad, o de valoraciones por el mismo objeto. El monto
presupuestal por tipo de gasto debe garantizar la ejecución del mismo.
Ejecución
Especifique la cantidad y porcentaje de ejecución del recurso y el presupuesto y porcentaje
alcanzado trimestralmente. Durante la vigencia de ejecución del proyecto, se debe reportar a la
Dirección Financiera la ejecución de las metas y de los recursos con los que se ha comprometido
cada componente del proyecto. En caso de que el proyecto cuente con recursos y/o actividades del
Plan Institucional de Mejoramiento Anual -PIMA- el colegio debe presentar el seguimiento trimestral
de carácter presupuestal y pedagógico que evidencie la ejecución y el impacto de las actividades
programadas, y enviar el respectivo reporte anexando soportes a la Dirección de Evaluación de la
Educación en los formatos que ésta establezca.
Por último debe registrar el nombre del (os) responsable (s) del proyecto, la firma y fecha de
presentación
92
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ANEXO N° 4.
ACUERDO DE ADICIÓN PRESUPUESTAL
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
ACUERDO No.
(Día/mes/año)
Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital “NOMBRE DEL COLEGIO – IED), en uso de sus
facultades y en especial las que le otorga el Artículo 5° del Decreto 4791 del 19 de diciembre de
2008,
CONSIDERANDO:
Que el ordenador del gasto presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de adición al
presupuesto de la vigencia fiscal de 201X.
Que se hace necesario adicionar los recursos por valor letras
$________, provenientes de
XXXXXXXXXXX, de conformidad con lo establecido en la Resolución y/o Acta de donación y/o
Acuerdo Distrital y/o Decreto Distrital No. XXX de XXXXX de 201X., con o sin destinación específica
(Hacer referencia a la fuente y uso de los recursos).
ACUERDA:
ARTÍCULO 1°: Adicionar los recursos por valor de letras
descripción:
CODIGO
2
2240107
3
311021001
3110227
$XXXXX, de acuerdo a la siguiente
RUBRO
INGRESOS
OTRAS TRANSFERENCIAS SED
GASTOS
MATERIAL DIDACTICO
OTRAS ACTIVIDADES DEPORTIVAS, CULTURALES Y
CIENTIFICAS
TOTAL
VALOR
VALOR
$3.000.000
$1.500.000
$1.500.000
$3.000.000 $3.000.000
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ARTICULO 2°: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
Dado en Bogotá D.C, a los xx días del mes de xxx de 201X.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Firman los FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO
Rector
Representante exalumnos
Representante Docentes
Representante Docentes
Representante estudiantes
Representante Padres de Familia
Representante Padres de Familia
Representante Sector Productivo
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ANEXO Nº 5.
ACUERDO DE TRASLADO PRESUPUESTAL
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
ACUERDO No.
(Día/mes/año)
Que el Consejo Directivo del Colegio Distrital “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”, en uso de sus
facultades y en especial las que le otorga el Artículo 5° del Decreto 4791 del 19 de diciembre de
2008,
CONSIDERANDO
Que el ordenador del gasto presenta a consideración del Consejo Directivo el proyecto de traslado
dentro del presupuesto de la vigencia fiscal de 201X,
Que se hace necesario trasladar los recursos por valor de letras
$XXXXXXXXXXX, dentro del
presupuesto de la presente vigencia, de conformidad con la justificación presentada por el ordenador
del gasto (se describe la justificación).
ACUERDA:
ARTICULO 1°: Trasladar los recursos por valor de letras $ xxxxx, de conformidad con la siguiente
descripción: (Primero se debe reducir el rubro del cual se pretende trasladar recursos)
CODIGO
31
33
TOTAL
RUBRO
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
INVERSION
VALOR
$3.200.000
$3.200.000
VALOR
$3.200.000
$3.200.000
ARTICULO 2°: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
Dado en Bogotá D.C, a los xx días del mes de xxx de 201X.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
FIRMAS CONSEJO DIRECTIVO
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Información: Línea 195
Rector
Representante exalumnos
Representante Docentes
Representante Docentes
Representante estudiantes
Representante Padres de Familia
Representante Padres de Familia
Representante Sector Productivo
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ANEXO Nº 6.
SOLICITUD DE CDP
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
MEMORANDO Nº
Para:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS - PAGADOR
De:
RECTOR(A)
Fecha:
día / mes / año de la solicitud
Asunto:
SOLICITUD DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Le solicito expedir con cargo al presupuesto de rentas y gastos de la vigencia xxxxxxx disponibilidad
presupuestal para sufragar el siguiente gasto: _____________________________por la cuantía de
valor letras___________________________ ($
) Mcte.
Atentamente,
Nombre
Rector(a) – Ordenador (a) del Gasto (a)
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Información: Línea 195
ANEXO Nº 7.
COMPROBANTE DE EGRESO
ESPACIO PARA COPIA CHEQUE
COLEGIO SAN MIGUEL IED - NIT 000.000.000-0
COMPROBANTE DE EGRESO
No.
FECHA
BANCO
CUENTA
CHEQUE No.
DISPONIB. No.
REGISTRO No:
ENTRADA ALMACEN No.
CONCEPTO
PORCENT.
RETEFUENTE
VALOR
IMPUTAC.PRESUPUESTAL
CODIGO
CONCEPTO
VALOR
VALOR
RETEIVA
RETEICA
CONTRIB.ESPECIAL
TOTAL DCTOS
ORDENADOR DEL GASTO
AUXILIAR ADM INISTRATIVO CON
FUNCIONES FINANCIERAS
CONTABILIZADO
RECIBI C.C.
HUELLA
98
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ANEXO Nº 8.
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
Y RESERVAS PRESUPUESTALES
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
ACTA Nº
(Día/mes/año)
ACTA DE CONSTITUCION DE CUENTAS POR PAGAR Y RESERVAS PRESUPUESTALES
VIGENCIA 201X
En Bogotá D. C, a los xx días del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR
en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con
funciones financieras, del Colegio NOMBRE DEL COLEGIO - IED, con el fin de establecer al cierre
de la vigencia la relación de los compromisos pendientes de pago, que se discriminan de la siguiente
forma:
CUENTAS POR PAGAR:
No.
Orden
No. RP
y/o
Contrato
141
35
180
PEDRO RUIZ
1
01
182
138
37
183
PATRICIA
TRUJILLO
JULIO LARA
No.
ORDEN
DE PAGO
BENEFICIARIO
TOTAL
CONCEPTO
VALOR
Mantenimiento
y $4.500.000
reparación mobiliario
Honorarios Contador – $ 450.000
Noviembre
Mantenimiento entidad – $ 500.000
instalaciones eléctricas
$5.450.000
RESERVAS PRESUPUESTALES
No. RP
No.
Orden
y/o
Contrato
BENEFICIARIO
CONCEPTO
VALOR
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Información: Línea 195
1
01
PATRICIA TRUJILLO
03
04
GLORIA DIAZ
06
8
FERNANDO MUÑOZ
TOTAL
Honorarios
Contador
- $ 450.000
Diciembre
Honorarios Revisor Fiscal - $. 350.000
Diciembre
Último pago Sistematización $ 2.500.000
boletines y entrega de
informes
$ 3.300.000
No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron.
NOMBRE DEL RECTOR
Rector – Ordenador de Gasto
NOMBRE DEL PAGADOR
Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras
100
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ANEXO Nº 9.
ACTA DE FENECIMIENTO DE LAS RESERVAS
PRESUPUESTALES
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
ACTA Nº
(Día/mes/año)
ACTA DE FENECIMIENTO RESERVAS CONSTITUIDAS
VIGENCIA 201X
En Bogotá D. C, a los xx días del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR
en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con
funciones financieras, del Colegio “NOMBRE DEL COLEGIO” - IED, con el fin de determinar el
estado de las reservas presupuestales constituidas al cierre de la vigencia fiscal 200x las cuales
debían ser giradas durante la presente vigencia y por diferentes razones no fue posible su ejecución,
las cuales se relacionan a continuación:
RP
50
BENEFICIARIO
PEPITO PEREZ
CONCEPTO
Mantenimiento
mobiliario y equipo
VALOR
$2.000.000
65
JUAN RODRIGUEZ
Servicios
Profesionales
$ 600.000
TOTAL
JUSTIFICACION
Imposibilidad de
encontrar repuestos
originales
Razones personales
que impidieron
continuar con la
ejecución del contrato
$2.600.000
Los recursos por valor de $2.600.000, hacen parte de los excedentes financieros y corresponde a
(establecer la destinación de los mismos).
No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron.
NOMBRE DEL RECTOR
Rector – Ordenador de Gasto
NOMBRE DEL PAGADOR
Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras
101
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ANEXO Nº 10.
ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
ACTA Nº
ACTA DE REPORTE DE EXCEDENTES FINANCIEROS
VIGENCIA 201X
En Bogotá D. C, a los xx días del mes de diciembre de 201X, se reunieron NOMBRE DEL RECTOR
en calidad de ordenador de gasto y NOMBRE DEL PAGADOR como Auxiliar Administrativo con
funciones financieras, del Colegio XXXXXXXXXXXXXXX IED, con el fin de identificar, clasificar y
reportar los recursos no ejecutados durante la presente vigencia, los cuales se constituyen como
excedentes financieros y se discriminan de la siguiente manera:
CODIGO RUBRO
31
311241
31222
312251
31
33
33102
33103
TOTAL
GASTOS DE
FUNCIONAMIENTO
Sistematización de
boletines de
rendimiento escolar
Gastos de transporte
y comunicación
Mantenimiento de la
entidad
Materiales y
suministros
INVERSION
Proyecto 2
(mencionar el
nombre)
Proyecto 3
(mencionar el
nombre)
RECONOCIMIENTOS
CERTIFICADOS
DEST.
LIBRE
RECONOCIMIENTOS TOTAL
ESPECIFICA DESTINACION
$
350.000
$1.500.000
$12.000.000
$1.200.000
$ 2.000.000
$
500.000
$
500.000
$
800.000
$5.300.000
$14.700.000
$ 4.150.000
$5.300.000 $24.150.000
102
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Los recursos aquí detallados con destinación específica, por valor de $14.700.000 serán adicionados
al presupuesto de la siguiente vigencia con el mismo valor y destinación.
Los reconocimientos por valor de $5.300.000, corresponden a (describir la naturaleza de los
recursos). Y se adicionarán de acuerdo a su destinación. (Este párrafo se incluye cuando exista
reconocimientos).
Los recursos liberados por concepto de Cancelación o no ejecución de reservas reportadas
mediante Acta de Fenecimiento No. xx de xx de 201X, ascienden a $XXXXXXXXX, valor que se
encuentra incorporado en el (los rubro (s) correspondiente (s). (Este párrafo se incluye cuando
exista Acta de Fenecimiento de recursos liberados).
No siendo otro el objeto de la presente acta, se firma por los que en ella intervinieron.
NOMBRE DEL RECTOR
Rector – Ordenador de Gasto
NOMBRE DEL PAGADOR
Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras
103
Av. Eldorado No. 66 – 63
PBX: 324 10 00
Fax: 315 34 48
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Información: Línea 195
ANEXO Nº 11.
PLAN DE COMPRAS
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
NIT
PLAN DE COMPRAS
PARA LA VIGENCIA 201X
I T EM
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
M a n t e n i m i e n t o d e l a En t i d a d
f l ux ome t r os pa r a ba ños
Mant enimient o bat erias de baños
lavado t anques subt erraneos
arreglo t ubos rot os
SUBTOTAL
S I S T EM A S EL EC T R I C OS
ALAMBRE Nª 14
Alambre Nº 10
alambre Nº 12
Balast os de 96
bombillo ahorrador
C A R P I N T ER I A M ET A L I C A
Rejas para aulas especialisadas
malla para prot ecciòn de las vent anas
soport es para comput adores
SUBTOTAL
D OT A C I ON
arreglo pupit res
SUBTOTAL
VI D R I OS Y C ER R A D U R A S
Reposiciòn de vidrios
SUBTOTAL
C U B I ER T A S
Cambio de Tejas Plast icas
Limpiesa de canales y bajant es
Dest ape de rejillas de los pat ios
SUBTOTAL
OT R OS
Mt o de los prados del colegio
Fumigación
arreglo cuart o inf ormat ica
pint ada de la of icina de secret aria
SUBTOTAL
T OT A L M A N T EN I EN T O L A EN T I D A D
M A T ER I A L ES Y S U M I N I S T R OS
OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS
Acet at os para Impresora
Acet at os para f ot ocopiadora
az of icio
bandas de caucho
bayet illa blanca
bayet illa roja
sobres marbet es colores
t int a 51345 a negra heliun pakar
t int a para sellos negra
t oner laser 6L heliun pakar
anillo y espiral
T OT A L OT R OS M A T ER I A L ES Y S U M I N I S T R OS
UNIDAD
CANT
V/ U N I T A R I O
V/ T OT A L
$ 64.322.000
UNIDAD
bat eria
unidad
Met ro
4
14
8
20
$ 150.000
$ 480.000
$ 125.000
$ 150.000
$ 600.000
$ 6.720.000
$ 1.000.000
$ 3.000.000
$ 11. 3 2 0 . 0 0 0
MTRS
MTRS
MTRS
unidad
unidad
101
100
100
32
30
$ 430
$ 780
$ 550
$ 34.375
$ 17.000
$ 43.430
$ 78.000
$ 55.000
$ 1.100.000
$ 510.000
Mt rs
mt rs
unidad
100
160
40
$ 40.000
$ 40.000
$ 40.000
$ 4.000.000
$ 6.400.000
$ 1.600.000
$ 12 . 0 0 0 . 0 0 0
Unidad
700
$ 34.000
$ 23.800.000
$ 23.800.000
mt rs
150
$ 35.000
$ 5.250.000
$ 5.250.000
mt rs
Mt rs
mt rs
50
200
80
$ 100.000
$ 10.000
$ 8.400
$ 5.000.000
$ 2.000.000
$ 672.000
$ 7.672.000
mt rs
unidad
mt rs
mt s
1000
2
25
60
$ 1.500
$ 400.000
$ 20.000
$ 24.668
$ 1.500.000
$ 800.000
$ 500.000
$ 1.480.000
$ 4.280.000
$ 64.322.000
$ 1. 6 5 1. 7 9 0
caja
caja
UNIDAD
caja
MTRS
MTRS
sobre
UNIDAD
f rasco
UNIDAD
UNIDAD
5
5
10
18
30
20
100
2
10
2
50
$ 39.698
$ 24.360
$ 3.500
$ 250
$ 7.750
$ 7.750
$ 875
$ 85.000
$ 1.700
$ 285.000
$ 1.200
$ 198.490
$ 121.800
$ 35.000
$ 4.500
$ 232.500
$ 155.000
$ 87.500
$ 170.000
$ 17.000
$ 570.000
$ 60.000
$ 1. 6 5 1. 7 9 0
Firma del Auxiliar Administrativo con Funciones de Almacén
104
GUIA FINANCIERA DE APOYO PARA LA GESTION DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS –FSE-
ANEXO Nº 12.
ESTADO DE TESORERIA
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
NIT
ESTADO DE TESORIA
DIA - MES - AÑO
DESCRIPCION
PARCIAL
TOTAL
CAJA
CUENTAS CORRIENTES
CUENTAS DE AHORRO
INVERSIONES TEMPORALES
TOTAL FONDOS DISPONIBLES
FONDOS CON DESTINACIÓN ESPECÍFICA AÑO VIGENCIA Y ANTERIORES
CUENTAS POR PAGAR EN PODER DEL TESORERO AÑO VIGENCIA
CHEQUES PENDIENTES DE COBRO EN PODER DE TERCEROS
ACREEDORES VARIOS A DICIEMBRE 31 DE VIGENCIA
MATRICULAS Y PENSIONES RECIBIDAS POR ANTICIPADO AÑO VIGENCIA
DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1)
RESERVAS PRESUPUESTALES(2)
RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUÍDAS PARA EL VIGENCIA
SUPERAVIT/DEFICIT (1-2)
RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO VIGENCIA
TRANSFERENCIAS ADMINISTRACIÓN CENTRAL
OTRAS TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN
OTROS RECONOCIMIENTOS DE INGRESOS
SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS
Firma del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras
105
Av. Eldorado No. 66 – 63
PBX: 324 10 00
Fax: 315 34 48
www.sedbogota.edu.co
Información: Línea 195
ANEXO Nº 13.
HECHOS CUMPLIDOS
El artículo 13º de la Ley 715 de 2001 sobre los Procedimientos de contratación de los Fondos de
Servicios Educativos establece “... El rector o director celebrará los contratos que hayan de pagarse
con cargo a los recursos vinculados a los Fondos, en las condiciones y dentro de los limites que rigen
los reglamentos.(...)
En ningún caso el Distrito o Municipio propietario del colegio responderá por actos o contratos
celebrados en contravención de los limites enunciados en las normas que se refieren al Fondo; las
obligaciones resultantes serán de cargo del rector o director, o de los miembros del Consejo
Directivo si las hubiere autorizado...”
El art. 5 de la citada ley determina que el presupuesto de gastos y apropiaciones contendrá las
apropiaciones, gastos o erogaciones que requiera el colegio para su normal funcionamiento, y para
las inversiones que el proyecto educativo institucional demande y, que el mismo debe guardar
estricto equilibrio con el presupuesto de ingresos.
Igualmente el parágrafo primero del precitado artículo, determina que las transferencias o giros que
las entidades territoriales efectúen a los colegios, no podrán ser comprometidos por el rector o
director hasta tanto no se reciban los recursos de las cuentas del respectivo colegio.
El art. 10 del Decreto 4791 de 2008, establece que los rectores o directores no podrán asumir
compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja del Fondo de Servicios Educativos o
que no cuenten con disponibilidad de recursos en la tesorería, en consecuencia el director o rector
no podrá contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios
Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.
En caso de ser necesario y existiendo la disponibilidad se efectuarán las modificaciones pertinentes
al presupuesto a través del Consejo Directivo.
El Decreto Distrital No. 714 de 1996 por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20
de 1996, que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital en su art. 52 prevé que todos
los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con
certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para
atender estos gastos.
Igualmente establece que estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los
recursos con él financiados, no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar
claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Dicha operación es un
requisito de perfeccionamiento a estos actos administrativos.
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Agregando además que cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos,
creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quienes asuman estas obligaciones.
Sobre las responsabilidades se establece en el art. 89 del citado decreto que además de la
responsabilidad penal a que haya lugar, serán fiscalmente responsables:
1. Los ordenadores de gasto o cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de los
Órganos y Entidades Distritales obligaciones no autorizadas en el presupuesto anual del
Distrito o que autoricen giros para pagos de las mismas.
2. El Ordenador que solicite la constitución de reserva para el pago de obligaciones contraída
contra expresa prohibición legal.
3. Los Pagadores que efectúen y autoricen pagos, cuando con ellos se violen los preceptos
consagrados en el presente Estatuto y en las demás normas que regulan la materia.
4. Los Ordenadores de Gasto que no informen oportunamente los compromisos legalmente
adquiridos o gastos legalmente ejecutados.
5. Los Responsables de presupuesto que incorporen en el inventario de compromiso y
obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, sin que estos se hubiesen adquirido en
debida forma.
Parágrafo.- Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios responsables que estando
disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o
pago, incurrirán en causal de mala conducta.
Art. 90 Los ordenadores y pagadores serán solidariamente responsables de los pagos que efectúen
sin el lleno de los requisitos legales. La Contraloría Distrital velará por el estricto cumplimiento de
esta disposición.El artículo 64 de la Ley 446 de 1998 define la conciliación como un mecanismo de resolución de
conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por si mismas la solución de sus
diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. La conciliación
entraña una negociación entre las partes interesadas, en presencia de un tercero llamado conciliador
que facilita, promueve y. avala el acuerdo logrado.
La conciliación por ser institucional tiene en Colombia el respaldo legislativo porque siempre se
efectúa en un centro de conciliación, debidamente autorizado y por lo tanto, el acuerdo o desacuerdo
se tiene siempre como una decisión con plenos efectos legales.
Por lo tanto, la conciliación es un medio alternativo de solución de conflictos en el que las partes
asumen en un ambiente de informalidad y privacidad, con la ayuda de un tercero facilitador, un
compromiso de
beneficio mutuo que tiene el respaldo legal, y que para el caso que nos ocupa el reconocer dicho
pago por este medio, le evitaría a la administración verse comprometida en un proceso judicial al
que seguramente tendría que verse abocada y seriamente comprometida, según pruebas 107
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descritas en su solicitud.
Establece el artículo 19 de la ley 640 de 2001, que" Se podrán conciliar todas las materias que sean
susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación, ante los conciliadores de los centros de
conciliación, ante los servidores públicos facultados para conciliar a los que se refiere la Ley y ante
los notarios". Pero, por otro lado, hay asuntos cuya posibilidad de ser conciliados no deriva de la ley
sino de la naturaleza misma de la función prestada, como ocurre con ciertas facultades de las que,
gracias a su investidura, disfrutan las autoridades. Por esta razón, la ley 446 incluye una disposición
especial aplicable a la materia administrativa, cuando reza: " Podrán conciliar total o parcialmente,
en las etapas prejudicial o judicial, las personas jurídicas de derecho público, a través de sus
representantes legales o por conducto de apoderado, sobre conflictos de carácter particular y
contenido económico de que conozca o pueda conocer la jurisdicción de lo contencioso
administrativo a través de las acciones previstas en los artículos 85,86 y 87 del Código Contencioso
Administrativo". Entonces en el caso de las entidades públicas, la capacidad de disposición se
relaciona de un lado, tanto con el asunto al cual se refiere, que debe estar dentro de la órbita de
competencia del respectivo funcionario, como de la circunstancia de que. los derechos o
pretensiones sean renunciables, alienables y el titular pueda disponer de ellos.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 640 de 2001, la conciliación podrá ser
judicial si se realiza dentro del proceso judicial o extrajudicial si se realiza antes o por fuera del
proceso, esta última es la que se deberá intentar ante el agente del ministerio público ( Procurador
Delegado en lo Judicial ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca) teniendo en cuenta que de
conformidad con el artículo 37 de la citada Ley, antes de incoar cualquiera de las acciones previstas
en los artículos 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo, las partes individual o conjuntamente
deberán formular la solicitud de conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad. La
solicitud se acompañara de la copia de la petición de conciliación enviada a la entidad, de las
pruebas que fundamenten las pretensiones.
Es importante anotar, que tal conciliación deberá ser presentada antes de dos (2) años, contados a
partir de la ocurrencia de los hechos, es decir antes de que pueda surtirse el fenómeno de la
caducidad para la acción de Reparación Directa, ya que según el artículo 21 de la ley 640 de 2001,
la presentación de la solicitud de conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el
término de prescripción o de caducidad.
Si la prestación de los servicios se efectuaron sin contrato previo no respaldo presupuestal, los
acreedores del colegio en el evento de no conciliar podrían iniciar ante la jurisdicción contenciosa
una acción de reparación directa.
Para establecer el término de caducidad de la acción debemos remitirnos a la disposición legal,
contenida en el No. 8º del Art. 44 de la Ley 446 de 1998, en el cual se establece el término de
caducidad de las acciones de reparación directa, en dos años contados a partir del día siguiente de
la ocurrencia del hecho administrativo, generador de la reparación.
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La caducidad es la extinción del derecho a la acción por cualquier causa, como el transcurso del
tiempo, de manera que si el actor deja transcurrir los plazos fijados por la ley en forma objetiva, sin
presentar la demanda, el mencionado derecho fenece inexorablemente, sin que pueda alegarse
excusa alguna para revivirlos. Dichos plazos constituyen una garantía para la seguridad jurídica y el
interés general. Y es que la caducidad representa el limite dentro del cual el ciudadano debe
reclamar del Estado determinado derecho; por ende, la actitud negligente de quién estuvo
legitimado en la causa no puede ser objeto de protección, pues es un hecho cierto que quien, dentro
de las oportunidades procesales fijadas por la ley ejerce sus derechos, no se verá expuesto a
perderlos por la ocurrencia del fenómeno indicado.
El parágrafo 3 del artículo primero, establece" en materia de lo contencioso administrativo el trámite
conciliatorio, desde la misma presentación de la solicitud deberá hacerse por medio de abogado
titulado quién deberá concurrir, en todo caso, a las audiencias en que se lleven a cabo la
conciliación".
Igualmente, el artículo 4 de la citada ley, determina que los trámites de conciliación que se celebren
ante funcionarios públicos facultados para conciliar, ante centros de conciliación de consultorios
jurídicos de facultades de derecho y de las entidades públicas son GRATUITOS.
Con relación al registro de las actas de conciliación, el artículo 14 y 24 de la Ley 640 de 2001,
establece que cuando se trate de conciliaciones en materia de lo contencioso administrativo, una vez
registrada el acta que contenga el acuerdo conciliatorio se remitirá el expediente a la jurisdicción
competente para que surta el trámite de aprobación improbación judicial. ""_
""..
El artículo 23 de la Ley 640 de 2001, establece que "LLas conciliaciones extrajudicial en materia de lo
contencioso administrativo solo podrán ser adelantadas ante los Agentes del Ministerio Público
asignados a esta Jurisdicción"
Además de las pruebas aportadas con la solicitud de la conciliación, durante la celebración de la
audiencia de conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo, los interesados
podrán aportar las pruebas que estimen pertinentes. Sin embargo, si el conciliador lo estima
necesario, podrá solicitar que se alleguen nuevas pruebas o que se complementen las presentadas
por las partes con el fin de establecer los presupuestos de hecho y de derecho para la conformación
del acuerdo conciliatorio.
En cuanto a los efectos de la conciliación, es importante establecer que de una parte se trata de un
mecanismo que sirve para crear, modificar o extinguir derechos u obligaciones entre las partes, y de
otra que produce efectos procesales como entre otros con la cosa juzgada, el de la prueba indiciaria,
el inhibitorio de las acciones instauradas y el instintivo del proceso. El artículo 66 de la Ley 446 de
1998 dispone" El acuerdo conciliatorio hace tránsito a cosa juzgada, y el acta de conciliación presta
mérito ejecutivo".
De ahí que una de las características más importantes de la Conciliación es la de ser finalista,
teniendo en cuenta que como ya lo anotábamos, es la incorporación del acuerdo total o parcial
logrado entre las partes en un acta.
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De acuerdo a lo expuesto, esta oficina considera que el rector como ordenador del gasto del
colegio, sólo puede ordenar el pago de las obligaciones contraídas legalmente contenidas en los
actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de los FSE, esto es, que
cuenten con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación
suficiente para atender estos gastos y con registro presupuestal que indique claramente el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya lugar
Los compromisos que se hayan adquirido con violación a estos preceptos crean responsabilidad
personal y pecuniaria, disciplinaria y penal a cargo de quién los asuma, por lo cual le solicitamos
informar sobre el particular a cada una de las instancias a fin de que inicien la investigaciones del
caso.
Sin embargo, si se determina que efectivamente los trabajos o servicios descritos en las facturas y
cuentas de cobro fueron prestados o suministrados en el colegio y recibidos a entera satisfacción por
la persona responsable y por ende que ingresaron al patrimonio del Distrito Capital a través del
Fondo, no puede abstenerse la administración de pagar el valor de los mismos, ya
que se incurriría en un enriquecimiento injustificado para la entidad, por lo cual debe intentarse una
conciliación prejudicial entre las partes conforme al procedimiento ya analizado, siendo procedente
entonces informarle a los contratistas sobre el particular a efecto de que le otorguen poder a un
abogado titulado para que en nombre y representación de ellos solicite ante el Agente del Ministerio
Público la audiencia de conciliación tendiente a que la Secretaría de Educación del Distrito Capital –
colegio “ El Recuerdo” reconozca y pague el valor de los trabajos.
La citada diligencia será atendida por esta Asesoría una vez se notifique al señor Secretario de
Educación en calidad de Representante Legal de la entidad.
No sobra advertir que el caso que nos ocupa debe ponerse en conocimiento de la Oficina Asesora
de Control Disciplinario Interno de la SED y de la Contraloría de Bogotá”.
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ANEXO Nº 14.
MODELO DE RESOLUCIÒN – CAJA MENOR
ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
COLEGIO DISTRITAL “NOMBRE DEL COLEGIO - IED”
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS<< NOMBRE DEL COLEGIO >>
RESOLUCION No. ______ Del (día/mes/año)
Por la cual se constituye la caja menor para la vigencia fiscal del 201X y se reglamenta su
funcionamiento
EL RECTOR O DIRECTOR DEL COLEGIO
<< NOMBRE DEL COLEGIO >>
INSTITUCIÓN EDUCATIVA DISTRITAL
CONSIDERANDO
Que el colegio << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> debe atender necesidades urgentes,
imprevistas, imprescindibles o inaplazables, necesarias para la buena marcha de la administración,
en forma ágil y funcional y que para este efecto no tiene constituido en esta vigencia ningún
mecanismo.
Que para atender este tipo de necesidades se hace indispensable la creación de una (1) caja menor
para atender las jornadas y las sedes que se citan a continuación: << Jornada Mañana, Jornada
Tarde, Jornada Nocturna y/o Jornada Única>>.
Que la Resolución 00001 de 2009 expedida por la Secretaría de Hacienda Distrital adopta el Manual
para el manejo y control de las cajas menores.
Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores, define que la caja menor son fondos
renovables que se proveen con recursos del presupuesto de gastos y su finalidad es atender
erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes,
imprescindibles o inaplazables, necesarios para la buena marcha de la administración.
Que la caja menor se constituye únicamente para cada vigencia fiscal mediante Resolución, en la
cual se indicaran los siguientes aspectos:
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

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

Cuantía
Finalidad
Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad vigente
Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía
Cargo y nombre del funcionario responsable de su manejo
Cargo del funcionario asignado como Ordenador del Gasto de la caja menor
Que el mismo Manual establece que el funcionario designado para el manejo de la caja menor
deberá estar amparado mediante póliza y que este funcionario debe ser distinto al jefe de bodega o
almacén, pagador o responsable de la contabilidad.
Que el Manual para el manejo y control de las cajas menores establece en su literal 5º que los
fondos que constituyen la caja menor solamente pueden utilizarse para sufragar gastos identificados
y definidos en los conceptos del presupuesto de Gastos Generales.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE
Artículo 1º Constitución. Constitúyase para la vigencia fiscal del 201X en el Fondo de Servicios
Educativos << NOMBRE DEL COLEGIO - IED >> la caja menor por una cuantía máxima mensual de
dos (2) smmlv.
Artículo 2º Responsables. Los recursos a que se refiere el artículo anterior, serán manejados por
el Rector como Ordenador del Gasto quien la delega en el Funcionario “NOMBRE DEL
FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO” – “cargo” – “Número de cédula” amparado mediante póliza
expedida por la SED.
Parágrafo 1º : Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o
comisión, el Rector Ordenador del Gasto, podrá mediante Resolución, encargar a otro funcionario
afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual solo se requiere
de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo
que deberá constar en acta de entrega y recibo firmada por los responsables involucrados.
Parágrafo 2º: Como Ordenador de la caja menor actuara el Rector o Director del colegio el señor(a)
“NOMBRE DEL RECTOR” identificado con CC Nº…….
Artículo 3° Clasificación de los gastos. Con los recursos destinados a la caja menor se cubrirán
los gastos identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de GASTOS GENERALES
que tendrán el carácter de gastos menores, urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios.
Estos conceptos serán los que se detallan a continuación y por la cuantía que se señala para el
respectivo rubro presupuestal, ejemplo:
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Concepto
Cuantía
Gastos Generales
$1’070.000
Gastos de Transporte y Comunicación
Otros Impresos y Publicaciones
Otros Materiales y Suministros
Mantenimiento de la Entidad
Total
$430.000
$90.000
$300.000
$250.000
$1’070.000
Gastos de Transporte y Comunicación. Código 31223
Apropiación destinada a cubrir gastos por concepto de empaques y acarreos, gastos por
concepto de comunicación, servicio de mensajería, correo postal, teles, fax y telégrafo, los
gastos por concepto de transporte dentro de la ciudad, de los empleados en cumplimiento de
sus funciones. Y ocasionalmente para cubrir los gastos por concepto de transporte del rector y
del auxiliar administrativo con funciones de tesorería, en cumplimiento de actividades
netamente operativas (pago de impuestos, compra de insumos, transacciones financieras del
establecimiento).
Impresos y Publicaciones. Código 312246
Rubro destinado al suministro de libros de consulta, diseño, diagramación, divulgación y edición
de libros, cartillas, videos y memorias; edición de formas, fotocopias, encuadernación,
empastes, sellos, avisos, formularios, fotografías, renovación derecho código de barras,
enmarcación de foto mosaicos, impresión de pendones así como las publicaciones en la gaceta
oficial.
Otros Materiales y Suministros. Código 312143
Apropiación destinada para la adquisición de bienes tales como papelería, útiles de escritorio,
diademas telefónicas o inalámbricas, insumos para proyectos de producción experimental,
agrícola o comercial, elementos de aseo, cafetería y alimentos, elementos de botiquín de
acuerdo a lo reglamentado por la Secretaría de Salud, materiales desechables de laboratorio y
semillas. Elementos para la conservación de bienes muebles, material fotográfico, material
necesario para artes gráficas y microfilmación; adquisición de bienes de consumo final o
fungibles que no son objeto de devolución. Por este rubro no se pueden adquirir equipos
Mantenimiento de la Entidad. Código 312251
Por este rubro se registran los gastos correspondientes al mantenimiento preventivo y predictivo
de bienes muebles e inmuebles que ocupen los colegios oficiales.
Se entiende por Mantenimiento Preventivo, aquel que se refiere a los procesos de
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conservación de las edificaciones y sus espacios exteriores e interiores, mediante un programa
sistemático de inspección, reparaciones menores y verificación: Instalaciones eléctricas,
instalaciones hidrosanitarias, mantenimiento de cubiertas, impermeabilizaciones, arreglo de
filtraciones, canales y bajantes, arreglo de enchapes, pinturas, cambio de vidrios, cambio de
bombillos, conservación de zonas verdes, conservación de áreas exteriores, emergencias y
reparaciones menores de acuerdo a lo establecido en el Plan de Mantenimiento Escolar
(P.M.E), que será concertado con las directivas de cada establecimiento en coordinación y
asesoría de la Dirección de Construcciones y la Dirección Local de Educación respectivo.
Se entiende por Mantenimiento Predictivo todos los procesos que se realizan mediante
reparación con reemplazo de partes o elementos antes que se deterioren o fallen, y se aplica a
máquinas y equipos especialmente, tales como bombas de presión y eyección, tanques de
reserva, antenas, instalaciones especiales y pararrayos de acuerdo a lo establecido en el Plan
de Mantenimiento Escolar (P.M.E), que será concertado con las directivas de cada
establecimiento en coordinación y asesoría de la Dirección de Construcciones de la SED y de la
Dirección Local de Educación respectivo.
Artículo 4° Reglamentación. El monto de las adquisiciones individuales realizadas a través de cada
uno de los rubros constituidos para la caja menor no podrá ser superior al 10% del monto total de la
caja menor constituida mensualmente, o sea no podrá ser superior al 10% de los dos (2) smmlv.
El Dinero que se entregue para la constitución de la Caja Menor debe ser utilizado para sufragar
gastos menores de caracteres urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, que se
identifiquen bajo los siguientes conceptos:
1. La legalización de los gastos y la reposición de la caja se hará cuando se haya gastado el 70%
del monto mensual de alguno de los rubros autorizados.
2. Solamente se pueden relacionar recibos o facturas del periodo que se está legalizando.
3. Para la reposición o reembolso deberá hacerse una relación en orden cronológico con un
resumen por los rubros presupuestales afectados, el reintegro será autorizado por el Rector
Ordenador del Gasto.
4. Cuando por cualquier circunstancia la caja menor autorizada quede inoperante no se podrá
constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
Artículo 5º Prohibiciones. No se pueden realizar con los fondos de la caja menor las siguientes
operaciones:
1. Fraccionar compras de un mismo elemento.
2. Reconocer y pagar gastos por concepto de Servicios Personales y Contribuciones Inherentes a
la nómina, cesantías y pensiones.
3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con la Ley General de Contratación vigente,
deban constar por escrito.
4. Cambiar cheques o efectuar prestamos
5. Superar el monto asignado a cada rubro en el presupuesto.
6. Realizar desembolsos con destino a órganos diferentes de su propia organización o jornada
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Artículo 6º Primer Giro. Se efectuara con base en el siguiente requisito:
1. Que el funcionario encargado de su manejo haya constituido o ampliado la poliza de manejo y
esté debidamente aprobada, amparando el monto total de la respectiva caja menor, siempre y
cuando esta póliza de manejo no haya sido expedida por la SED.
2. Que cuente con la autorización del gasto firmada por el Ordenador del Gasto
COLEGIO XXXXXXXXXXXXXXXX
SOLICITUD GASTO CAJA MENOR
FECHA
Señor(a): Nombre del responsable de la caja menor
Sírvase entregar al señor (a): persona que va a realizar la compra
la suma de: $(xxxxxxxx) Letras
Para realizar la siguiente compra:
FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO
3. Que se cuente con recursos disponibles en caja menor por el rubro a afectar.
4. Cuando se trate de una compra para la cual se va a delegar a un funcionario diferente al
responsable de la caja menor, se expide un recibo provisional de caja menor
NOMBRE DEL COLEGIO
COMPROBANTE PROVISIONAL DE CAJA MENOR N°
FECHA: _______________________
NOMBRE DEL FUNCIONARIO DE LA CAJA MENOR:
_______________________________________
ENTREGADO A:
____________________________________________________
DEPENDENCIA:
____________________________________________________
VALOR $___________ EN LETRAS:
___________________________________
CONCEPTO PARA EL CUAL SE SOLICITA EL DINERO:
___________________
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FIRMA DE QUIEN RECIBE
FIRMA DEL
ESPONSABLE
DEL MANEJO
DE LA CAJA
MENOR
5. El funcionario a quien se le entregue el efectivo, tiene que legalizar el gasto dentro de los tres (3)
días hábiles siguientes al desembolso. En caso contrario la responsabilidad total de la compra
recaerá sobre el funcionario que firmó el recibo provisional.
6. Una vez entregada la factura o documento equivalente, el recibo de caja provisional será
remplazado por el recibo definitivo.
Artículo 7º Funciones del Responsable. Son funciones del responsable de la Caja Menor, las
siguientes:
 Adquirir y pagar los bienes y servicios
 Llevar y mantener al día los libros de Caja y auxiliares que requiera para el control de los
Fondos
 Legalizar oportunamente las cuentas para la reposición de los Fondos, manteniendo la
liquidez necesaria para atender los requerimientos de bienes y servicios.
 Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados
Artículo 8º Por Caja Menor, se reconocerán aquellos gastos efectuados a partir del primer día de
constituida la caja menor mediante la presente Resolución y hasta el momento de la liquidación y el
cierre de la misma, teniendo en cuenta siempre la fecha de emisión del Certificado de Disponibilidad
Presupuestal y que el monto de cada gasto no supere el 10% del valor de la caja menor mensual.
Artículo 9° Y aplica todo lo demás que se encuentre definido para el manejo de la caja menor en la
presente Resolución
Artículo 10º Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su
expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CUMPLASE
Dado en Bogotá, D.C., a los día / mes / año
<< NOMBRE DEL RECTOR >
Rector Ordenador del Gasto
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