1. No category

Kako se v zadnjem mesecu lotiti uvedbe e-računa 12–14
Banke in ponudniki e-poti so pripravljeni 16
Novo poslovanje bo temeljilo na e-dokumentih 26–29
Priložnost za cenejše in bolj inovativno poslovanje 32–34
www.finance.si/pit
e-računi
NOVEMBER 2014
Prvi januar bo
šele prvi korak
uvodnik
Aleksandra
Miklavčič,
generalna
direktorica UJP:
»Če podjetje e-računov ne
bo izdajalo, se proračunski
uporabnik lahko obrne na
novega dobavitelja.« 6–8
Preprostost
eSloga ima
pomanjkljivosti
Nekateri odkrito priznavajo,
da so v želji narediti uporabo
čim bolj preprosto izbrali
preveč poenostavljeno obliko eSloga. 20
Zaton nacionalnega
standarda že čez
dobri dve leti?
Slovenija bo morala leta
2017 sprejeti vseevropski
standard za izdajanje elektronskih računov. 22, 23
Gospodinjstva bolj
dovzetna za novost
V Mariborskem vodovodu so
e-račune prej sprejele fizične kot pravne osebe. 42
E-RAČUNI so posebna
priloga časnika Finance.
Iz­dal in za­lo­žil:
Čas­nik Fi­nan­ce, d. o. o.
www.fi­nan­ce.si
Ured­ni­k priloge: Miran Varga
Tel.: 040 427 333
Faks: 01 30 91 545
E-poš­ta: miran.varga@fi­nan­ce.si
Nas­lov­ni­ca: Andrej Nagode
Teh­nič­na ured­ni­ca: Maja Volk
Je­zi­kov­ni pregled: Špela Križ
Oglas­no tr­že­nje: Boris Savić
Tel.: 01 30 91 534
E-poš­ta: boris.savic@finance.si
Na­roč­ni­ne: Svetlana Mitrić
Tel.: 080 15 80
Di­rek­tor Čas­ni­ka Fi­nan­ce
in glavni ured­nik: Pe­ter ­Frankl
Odgovorna urednica: Simona Toplak
Redakcijski sistem: StoryEditor­
Tisk: De­lo, d. d., Tiskarsko središče, Ljub­lja­na
No­vi­nar­ji upo­šte­va­jo Ko­deks Čas­ni­ka Fi­nan­ce in in­ter­na
pra­vi­la fi­nanč­ne­ga no­vi­nar­stva, ob­jav­lje­na na splet­ni stra­ni
(­http://www.fi­nan­ce.si/ko­deks). Port­fe­lji čla­nov re­dak­ci­je
Čas­ni­ka Fi­nan­ce so ob­jav­lje­ni na splet­ni stra­ni (­http://www.
fi­nan­ce.si/port­fe­lji).
Na­tis­ni­li smo: 11.820 iz­vo­dov
2 e-računi
Miran Varga
miran.varga@finance.si
Strokovnjaki so
izračunali, da
papirni račun
stane podjetje
do 14 evrov
(seveda so pri
tem upoštevani
stroški
infrastruk­ture,
opreme, varne
dolgoročne
hrambe ter
delo, potrebno
za nastanek
računa),
elektronski
račun pa ta
znesek zniža
na evro.
Kamenček,
ki bo sprožil
plaz
D
rugo polovico leta je v
slovenskih poslovnih
okoljih zaznamovala beseda e-računi. Za podjetja, ki so e-poslovanje že
osvojila, ni bila nikakršen bavbav
niti strošek, spet druga si pred njo
še danes zatiskajo oči. A zakonska podlaga – ta vsem, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, po
1. januarju 2015 nalaga izdajo e-računov – je pravzaprav odlična razvojna priložnost za celotno gospodarstvo. Gre za kamenček, ki
bo sprožil plaz in množičen prehod podjetij na izdajo e-računov
ter njihovo hrambo, od tu pa vendarle ni prav daleč do obsežnejše
rabe digitalnih dokumentov in elektronskega poslovanja med podjetji in kupci.
Pravzaprav je kar malce ironično, da se je poslovanje med poslovnimi subjekti v papirni obliki ohranilo vse do danes. Podjetja so zadnja desetletja v poslovanje pospešeno uvajala informacijske sisteme
in poslovne aplikacije, med katerimi podatki in informacije potujejo
v digitalni obliki, prav tako so digitalizirala svoje interne poslovne
procese. Zakaj torej naša »obsedenost« s papirjem? »Papirologija«,
kot bomo pogosto slišali pisarniške (in druge) delavce označevati papirno poslovanje, ni le časovno neučinkovita, je tudi presneto
draga in podvržena (ne)namernim
napakam. V praksi torej zmanjšuje vitkost in prilagodljivost poslovanja ter mu niža konkurenčnost.
Kdor si je vzel uro časa in se
malce poglobil v delovanje sistema e-računov, bo ugotovil, da ta
prinaša zelo veliko koristi. Avtomatizacija procesa izdaje in obde-
lave elektronskega računa pospeši poslovne procese, zmanjša število napak, izboljša nadzor in poenostavi revizijsko sledljivost elektronskih dokumentov. Elektronsko poslovanje je torej precej bolj
kakovostno in učinkovito. Hkrati
pa prinaša veliko razvojno priložnost podjetjem in organizacijam
vseh velikosti – te lahko razvijejo
številne elektronske storitve, s katerimi ustvarijo nove prihodke in
znižajo stroške, mogoče izboljšajo raven podpore strankam in poskrbijo za izboljšanje njihovega zadovoljstva.
Naj v razmislek dodam nekaj
številk. Zamenjava papirnega računa z elektronskim dokumentom ima globoke korenine in dolgo brado. Strokovnjaki so izračunali, da papirni račun stane podjetje do 14 evrov (seveda so pri tem
upoštevani stroški infrastrukture,
opreme, varne dolgoročne hrambe ter delo, potrebno za nastanek
računa), medtem ko elektronski
račun ta znesek zniža na evro. O
tem, kako najceneje uvesti rešitve
za izdajo, prejemanje in hrambo
e-računov v poslovanje, pišemo v
nadaljevanju, vsekakor pa se vložek v e-račune povrne oziroma je
ena boljših možnih naložb vsakega poslovnega subjekta.
V Sloveniji imamo več kot 2.800
proračunskih uporabnikov, s katerimi posluje prek 20 tisoč stalnih
dobaviteljev in še precej več občasnih dobaviteljev blaga in storitev.
Pričakujem, da bo elektronsko kotaleči se kamenček sprožil uvajanje aktivnega e-poslovanja ne samo v javnem, temveč tudi v zasebnem sektorju. In to nadvse podpiram in pozdravljam.
Cena za posredovan e-raèun že od 15 centov.
Posebno pozornost posveèamo malim izdajateljem, samostojnim podjetnikom, kmetovalcem in
osebam z dopolnilno dejavnostjo, ki so s spremembami zakonodaje s 1. 1. 2015 primorani izdajati
raèune v elektronski obliki.
Uporabnikom zagotavljamo testno okolje, v katerem lahko sami ali z našo pomoèjo preizkusijo
delovanje svojega zalednega sistema. Pri tem jim nudimo strokovno svetovanje in tehnièno pomoè.
Po 1. 1. 2015 bomo razvili program za roèni vnos elektronskih raèunov, ki bo primeren za tiste
male izdajatelje, ki nimajo lastne zaledne podpore.
Prednosti za IZDAJATELJE:
• nižji stroški: zaradi optimizacije procesa pri pripravi in izdaji e-raèunov ter prihranka pri
materialnih stroških,
• preglednost: pregled prejetih in plaèanih e-raèunov na enem mestu,
• enostaven uvoz iz raèunovodskih aplikacij: uvažanje pripravljenih e-raèunov je
enostavno in hitro,
• avtomatizacija: samodejno zapiranje knjigovodskih postavk,
• manjše število reklamacij: plaèilo se kreira na podlagi poslanih raèunov,
• skrb za okolje: manjša poraba papirja in uporaba tiskalnikov.
Prednosti za PREJEMNIKE:
• enostaven prejem: prejem raËunov neposredno v elektronsko banko,
• nižji stroški: racionalizacija spremljanja prejetih e-raËunov in priprave plaËil,
• urejen arhiv: evidenca raËunov na enem mestu,
• enostavna in hitra obdelava: proces zajemanja prejetih e-raËunov je enostaven in hiter, izvozite
jih lahko v svoj raËunovodski program,
• enostavno plaèilo: iz e-raËuna se samodejno oblikuje plaËilni nalog, ki se ga potrdi z 1 klikom v
elektronski banki, kar zmanjša možnosti vnosnih napak,
• hitro naroèanje: prejemnik se na e-raËune posameznega izdajatelja naroËi enostavno preko
elektronske banke,
• odgovoren odnos do okolja: manjša poraba papirja in uporaba tiskalnikov.
Sistem e-raèunov izdajateljem omogoèa enostavno pošiljanje elektronskih raèunov,
prejemnikom pa njihovo preprosto plaèevanje v elektronski banki. Od 1. 1. 2015 jih
bodo morali zaèeti izdajati vsi, ki poslujejo s proraèunskimi uporabniki (spremembe in
dopolnitve ZOPSPU-A).
SODELOVANJE Z DEŽELNO BANKO SLOVENIJE
PRINAŠA IZDAJATELJEM E-RAÈunov
NASLEDNJE KORISTI:
• smo najugodnejši posrednik e-raèunov,
• v sistem E-raèun smo vkljuèili tudi samostojne podjetnike in osebe z
dopolnilno dejavnostjo,
• sodelujemo z izdajatelji in jim nudimo pomoè pri testiranju in
vzpostavitvi sistema E-raèun,
• razvijamo sistem roènega vnosa e-raèunov za male izdajatelje.
Mi znamo z ljudmi.
Pridružite se nam in izkoristite številne
ugodnosti,
kiprinaša
smo PREDNOSTI
jih pripravili
zaIZDAJATELJE
nove stranke:
Poslovanje
z e-raèuni
tako za
kot za
PREJEMNIKE e-raèunov.
Kako postanete izdajatelj e-raèunov pri Deželni banki Slovenije?
ZELO ENOSTAVNO:
V eni izmed 85 poslovalnic po vsej Sloveniji odprete TRR, po aktiviranju elektronske
banke vas bomo v roku 24 ur vkljuèili v centralni register izdajateljev e-raèunov. In že
boste lahko zaèeli pošiljati elektronske raèune vašim kupcem izdelkov in storitev.
Na vaša vprašanja o e-raèunih vam bomo z veseljem odgovorili
po telefonu (01 4727 389) ali e-pošti (dbsnet@dbs.si).
intervju
E-računi za
proračunske
uporabnike so le
prvi korak
Aleksandra Miklavčič, generalna
direktorica uprave za javna plačila
Špela Mikuš
spela.mikus@finance.si
Z
a vsa podjetja, ki poslujete s proračunskimi uporabniki, se 1. januarja napovedujejo spremembe. Po
tem datumu jim boste namreč lahko izdali le še elektronske račune.
To pomeni, da se bo od šest do osem milijonov računov izdajalo le še po elek­tronskih
poteh, a to je le prvi korak do tega, da bi elektronske račune za poslovanje uporabljala
vsaj večina gospodarskih subjektov.
uu
Prvega januarja se uvajajo e-računi
pri poslovanju s proračunskimi uporabniki. Kaj to pomeni za podjetja, ki
poslujejo z njimi?
Vsi, ki račune izdajajo proračunskim uporabnikom, bodo morali te račune od leta
2015 pošiljati v elektronski obliki. Treba
je opozoriti, da presečni datum za poslane
račune ni 1. januar. Če račun do prejemnika
prispe 1. januarja, mora biti izdan že kot
e-račun. Presečni datum je torej 31. december. Po 1. januarju morajo biti vsi računi,
ki jih dobijo proračunski uporabniki, v
elektronski obliki.
uu
Kaj pravzaprav je e-račun?
E-račun je navaden račun, le v elektronski
obliki in ima zato drugačno pot do prejemnika, drugačno obdelavo, a enako vsebino
in vrednost.
6 e-računi
uu
Kako so podjetja že zdaj pripravljena na e-račune?
Že nekaj časa sodelujemo z Gospodarsko
zbornico Slovenije v okviru Nacionalnega
foruma za eRačun in prek tega tudi dobivamo informacije, kako so podjetja seznanjena z e-računi. Nekatera velika podjetja
že poslujejo z e-računi, jih prejemajo in
izdajajo. Najtežji pri vsem je začetek. Po
mojih pričakovanjih bo zahteva, da morajo
podjetja proračunskim uporabnikom izdajati e-račune, prelomnica in bodo tudi
med seboj začela poslovati z e-računi.
Če proračunski uporabniki
prejmejo papirnat račun,
gre za kršenje zakona, ni
pa prekršek. Če podjetje
e-računov ne bo izdajalo, se
proračunski uporabnik lahko
obrne na novega dobavitelja,
ki je e-račune sposoben
izdajati.
uu
Ta ureditev torej pomeni, da si bo
tudi zasebni sektor med sabo lahko
začel izdajati e-račune?
Menimo, da se bo to zgodilo. Naš sistem
omogoča prejetje e-računa prek bančnega sistema, kjer je že utečen sistem za
izmenjave, prek določenih ponudnikov
elektronskih poti in prek portala uprave za
javna plačila (UJP). To vse bo tudi podlaga
za izmenjavo e-računov med gospodarskimi subjekti. Poti so že postavljene in
prepričana sem, da se bo zelo malo podjetij
odločilo za prejemanje in izdajo računov
tako v elektronski kot tudi papirni obliki.
uu
Torej, izdajanje e-računov proračunskim uporabnikom je le prvi
korak?
Da. Končni cilj je, da bi se e-računi razširili
tudi med poslovnimi subjekti.
Slovenija ni med prvimi državami, ki uvajajo
e-račune, a nismo niti med zadnjimi. Želimo urediti
tudi to, da bo mogoče izmenjevati e-račune s tujino,
a to načrtujemo šele v drugi fazi.
Aleš Beno
„„
Aleksandra Miklavčič, direktorica Uprave za javna plačila Ljubljana
uu
Na koliko podjetij vpliva uvedba
elektronskih računov za poslovanje s
proračunskimi uporabniki?
Števila podjetij ne poznam, ocenjujemo
pa, da gre za šest do osem milijonov računov na leto.
uu
Omenili ste tri različne možnosti
za izdajanje e-računa. Kako bo to vide-
ti v praksi, če ima podjetje na primer
urejeno pot prek bančnega sistema,
prejemnik pa ima ponudnika elektronske poti? Kako bo pot usklajena,
da pri izdajanju in prejemanju ne bo
težav?
Zdaj izdate račun na papirju, ga v ovojnici oddate na pošto, pošljete in ste
prepričani, da pride do prejemnika.
Izmenjavo e-računov smo postavili podobno. Kot izdajatelj imate možnost,
da e-račun izdate neposredno prek
našega portala UJP, kjer ga vpišete.
Če pa izdajate veliko računov, izberete
banko ali enega izmed ponudnikov elektronskih poti glede na njihove pogoje.
Ko e-račun oddate, brez težav pride do
prejemnika.
E-računi 7
intervju
uu
Torej ni možnosti, da bi se račun
vmes izgubil oziroma poti ne bi bili
usklajeni?
Ne, saj se program povezuje izključno z
elektronsko potjo. Na končnih postajah se
bo s sistemom povezovalo veliko računovodskih sistemov, dokumentnih sistemov
in tako naprej.
uu
Kako se odločiti za pravega, katera merila so najpomembnejša? Kje so
glavne razlike med ponudniki?
Gre za poslovno odločitev podjetja. Odvisno je od števila izdanih in prejetih
računov ter cene. Vsak naj se pozanima
o tem, katere možnosti ima, in si izbere
najprimernejšo pot.
uu
Kako podjetje ve, katerega ponudnika izbrati?
Na spletni strani UJP imamo objavljeno bazo ponudnikov elektronskih poti, s
katerimi imamo sklenjeno pogodbo in s
katerimi je mogoče izmenjavati e-račune.
Imamo objavljen tudi seznam bank, ki sodelujejo v izmenjavi. Oba seznama sproti
posodabljamo. Če izberete kateregakoli
izmed ponudnikov v bazi, pomeni, da lahko že danes račun pride do proračunskega
uporabnika. Če z nami ponudnik elektronskih poti nima podpisane pogodbe,
pa to ni gotovo.
uu
Sistemi bodo najverjetneje usklajeni. Torej če neko podjetje e-račun
pošilja proračunskemu uporabniku,
lahko isti sistem uporabi za izdajo
e-računa drugemu podjetju?
Da. Ne vem sicer, ali so vsi ponudniki elektronskih poti povezani z bankami ali med
seboj, medtem ko banke med sabo so. Torej,
katerikoli banki račun oddate, do prejemnika pride brez težav. Cilj je, da e-račun prispe
do prejemnika naslednji dan, a izkušnje kažejo, da večinoma lahko pride že isti dan.
uu
Ponudnikov elektronskih poti je
že zdaj več. Ali pričakujete, da se bo
njihovo število še povečevalo?
Gotovo se bodo ponudniki še spreminjali.
Zdaj so se vključili tisti, ki so te storitve
že ponujali, in tisti, ki v e-računih vidijo
priložnost. Ker gre še vedno za nekakšno
novost na trgu, mislim, da se bo konkurenca še razvijala.
uu
Kje so še neznanke pred uvedbo
e-računov?
Največ vprašanj je prav o tem, katera pot je
najugodnejša. O tem se je treba pozanimati
pri ponudnikih. Menim pa, da težave ne
bodo tehnične, temveč povezane s pristopom k prenovi procesov.
8 e-računi
6-8
milijonov papirnih računov se bo z
novim letom spremenilo v e-račune.
Prihranek, ki ga omogočajo
e-računi, bi lahko privedel
do tega, da bi bilo v Sloveniji
70 odstotkov poslovanja
pokritega z e-računi. A to se
bo zgodilo šele čez nekaj let.
uu
Meja za izdajanje e-računov prek
vašega portala je pet računov na mesec.
Je ta meja trdno določena?
Ne. Pri analizi izdajateljev računov smo
opazili veliko zelo malih izdajateljev, ki
bi imeli visoke stroške in težave s pripravo računa v elektronski obliki. Tu gre za
kmete, samostojne podjetnike in druge.
Portal, ki bo začel delovati januarja in bo
od konca septembra na voljo v preizkusni
različici, je rešitev tega. Pet računov na
mesec je naša trenutna ocena. Želimo, da
bi velika podjetja in veliki izdajatelji z izdajo e-računov pozitivno vplivali na razvoj
izmenjave e-računov tudi med poslovnimi
subjekti, česar pa z izkoriščanjem portala
ne bi zagotovili.
uu
Kako podjetja vedo, ali je tisti, ki
mu izdajajo račun, med proračunskimi
uporabniki?
Že januarja smo proračunske uporabnike
opomnili, naj svoje izdajatelje računov
opozorijo na to novost. Sodelujemo tudi
na različnih seminarjih o tej temi. UJP je
objavil seznam proračunskih uporabnikov.
Pripravljamo brezplačen register, iz katerega bo razvidno, kdo vse je proračunski
uporabnik. Če torej podjetje ni prepričano,
ali je prejemnik računa proračunski uporabnik, mu bodo tu na voljo vsi potrebni
podatki.
uu
Kako daleč smo še od tega, da bodo
proračunski uporabniki izdajali le še
e-račune?
Zakon določa, da je izdaja e-računa mogoča, če se s tem strinja prejemnik računa.
Država je z dopolnitvami zakona o opra-
vljanju plačilnih storitev za proračunske
uporabnike izrazila strinjanje, da e-račune
prejema. Pravnih in predvsem fizičnih
oseb v to ni mogoče prisiliti. Prihranek,
ki ga omogočajo e-računi, pa bi lahko
privedel do tega, da bi bilo v Sloveniji 70
odstotkov poslovanja pokritega z e-računi.
A to se bo zgodilo šele čez nekaj let.
uu
Kako ima tujina urejeno področje
e-računov? Ste se po kom zgledovali?
Avstrija ima področje e-računov za javni
sektor že urejeno, Italija prav tako. Vsebinsko in strukturno so med nami neke
razlike. Slovenija ni med prvimi državami, ki uvajajo e-račune, a nismo niti med
zadnjimi. Želimo urediti tudi to, da bo
mogoče izmenjevati e-račune s tujino, a
to načrtujemo šele v drugi fazi. Pri postavitvi sistema smo se zgledovali tako
po izkušnjah drugih držav kot po lastnih
izkušnjah. Od leta 2006 sodelujemo v različnih skupinah v Sloveniji. In z leti smo
prišli do te rešitve. Ko smo ugotovili, da se
da dober rezultat doseči z ne prevelikimi
naložbami, smo se odločili za ureditev tega
področja z zakonom.
uu
Kako bo z nadzorom nad uporabo
elek­tronskih računov?
Kazenske sankcije za prejem e-računa so
predvidene le, če ga prejemnik – proračunski uporabnik – dobi mimo vstopne
točke UJP. Ni pa prekršek, če je račun
prejet v drugi obliki, recimo papirni.
To ni sankcionirano. Verjamemo pa, da
bodo proračunski uporabniki zahtevali
e-račun, saj je to ceneje. Če proračunski uporabniki prejmejo papirnat račun,
gre za kršenje zakona, ni pa prekršek.
Če podjetje e-računov ne bo izdajalo, se
proračunski uporabnik lahko obrne na
novega dobavitelja, ki je e-račune sposoben izdajati.
uu
Kakšni so stroški z uvedbo sistema
za e-račune?
Gre za različne aplikacije, zato so stroški
različni. Pri svojem procesu izdajanja elektronskega računa mora vsako podjetje
ugotoviti, prek katerega sistema ga izdaja.
Ali je to računovodski ali dokumentni sistem. Podjetje mora tudi ugotoviti, kako se
lahko zdajšnji sistem nadgradi. Nekateri
sistemi že omogočajo izdajanje e-računov, spet pri drugih so potrebne celostne
spremembe. Zato so stroški lahko zelo
različni. Največji prihranki pa bodo prav
pri obdelavi računov in pri elektronski
hrambi računov.
Intervju je bil 11. septembra
objavljen v časniku Finance.
Med prejemniki e-računov od 1. januarja
2015 obvezno tudi proračunski uporabniki
Sprejeti zakon o obveznem prejemanju računov v elektronski obliki, ki ga bodo začeli izvajati 1. januarja 2015, bo na eni strani za vse proračunske uporabnike, na drugi pa za podjetja
in tudi banke pomenil velik premik v elektronskem poslovanju.
REŠITEV, KI JO PONUJAJO V ABANKI
Abanka svojim strankam – pravnim osebam in podjetnikom – omogoča izdajanje in prejemanje e-računov prek elektronske banke Abacom že od začetka
delovanja sistema E-račun. V banki so se
za uvedbo sistema izmenjave e-računov
odločili, ker so v tem videli nove poslovne priložnosti pri vstopu na nove trge,
pridobivanju novih partnerjev, napredek z ekološkega vidika in konkurenčno
prednost v slovenskem bančnem prostoru.
E-računi so zdaj na voljo širokemu krogu podjetij in gospodinjstev in izdajatelju omogočajo optimizacijo stroškov,
delovnih procesov in preprostejše zapiranje izdanih računov, prejemniku
pa prihranek denarja in časa, preprosto
plačevanje in zapiranje prejetih e-računov v računovodstvih, neposredno
pripravo plačilnega naloga z e-računa
in možnost dolgoročne, zakonsko skladne elektronske hrambe e-računov.
KAKO ZAČETI POSLOVANJE
Če želi podjetje postati izdajatelj e-računov, mora te pripraviti v skladu s tehnično dokumentacijo in z banko, prek
katere želi pošiljati e-račune, podpisati
izjavo za vključitev v sistem. Vsi izdajatelji so vpisani v centralni register izdaja-
teljev e-računov, ki je javno objavljen na
spletni strani družbe Bankart.
nalog, s tem pa prihrani čas in se izogne
morebitnim napakam pri vnosu.
Podjetjem, ki vsak mesec izdajo manj računov in se jim razvoj lastnih aplikacij za
vključitev v sistem izmenjave e-računov
preprosto ne splača, ponujajo v Abanki
tako imenovani ročni vnos e-računov
ter posredovanje teh s prilogami po
bančnih poteh do prejemnikove elektronske banke pri katerikoli slovenski
banki, vključeni v sistem. Na prejemanje
elektronskega računa se stranke Abanke
naročijo prek Abacoma ali spletne banke Abanet tako, da oddajo »e-prijavo/
odjavo« pri izdajateljih računov, ki to
omogočajo.
HRANJENJE E-RAČUNOV V
E-ARHIVU V SKLADU Z ZAKONOM
V Abanki podjetjem omogočajo tudi
vlaganje elektronskih računov v varen
in zakonsko skladen e-arhiv pri podjetju
Mikrocop. Vlaganje e-računov naročijo
ob prijavi na storitev e-račun. V dolgoročno hrambo lahko oddajo tako prejete kot
izdane e-račune. Pogodbo za Arhiviraj.
si e-račun podjetje sklene neposredno z
arhivarjem.
Če je prejemnik e-računa podjetje, lahko
preprosto s klikom pripravi plačilni nalog
ali pa e-račun pred plačilom uvozi v svoj
informacijski sistem (ERP) in poskrbi za
njegovo likvidacijo. Kadar je prejemnik
e-računa fizična oseba, prejme e-račun
v spletno banko Abanet in ga preprosto
poravna s klikom. Tako se izogne pretipkavanju vsebine e-računa v plačilni
Sistem za izmenjavo e-računov je torej sklenjen, vendar se razvoj nadaljuje.
Infrastrukturo e-računov bodo namreč
podjetja v prihodnosti lahko uporabljala
tudi za prenos drugih e-dokumentov in
izmenjavo e-računov s tujino. Prihodnost
e-računov vidimo tudi v mobilni banki
pri plačevanju z mobilnim telefonom.
promocijsko besedilo
Sistem E-račun prek centralnega posrednika Bankart so postavile slovenske
banke že septembra 2011. S tem so
omogočile izmenjavo e-računov tako
med komitenti slovenskih bank kot tudi
med komitenti Uprave RS za javna plačila
(UJP). Podjetja pa lahko prek svoje elektronske banke izdajo ali prejmejo račun
oziroma oboje v elektronski obliki ne glede na to, pri kateri banki imajo odprt račun. Prav tako lahko elektronske račune
prejemajo tudi fizične osebe.
Do e-računa s preprosto
in ugodno rešitvijo
Pošta Slovenije je svojo ponudbo informacijskih storitev dopolnila z rešitvijo eRačun, v okviru katere ponuja pripravo e-računa v eSlogu, posredovanje e-računa po različnih e-poteh in
varno hrambo tega.
VARNE E-POTI
Poština storitev omogoča različne poti
pošiljanja e-računov. Poleg posredovanja na UJPnet omogoča dostavo
e-računov drugim prejemnikom. Za
zanesljivo dostavo e-računov prejemnikom se pošiljatelj lahko odloči za
storitev e-vročanja v varne e-predale
(moja.posta.si) ali uporabo registrirane e-pošte. Zadnja storitev omogoča
dostavo sporočila z e-povratnico na
prejemnikov e-naslov, s tem pa odpadejo (ne)namerne »izgube« e-računov
v e-poštnem sistemu in morebitno dodatno delo, povezano z vnovično izdajo. Obvladovanje izdanih e-računov je
tako zanesljivejše.
Storitve Pošte Slovenije na področju
e-računov so zanimive za samostojne
podjetnike in podjetja vseh velikosti.
Izdajatelji bodo lahko svoje e-račune pripravljali v spletni aplikaciji ali v
lastnem informacijskem sistemu.
promocijsko besedilo
PRIPRAVA ERAČUNOV ZA MALE
IZDAJATELJE
Priprava e-računa, skladnega s predpisi in standardom eSlog, pomeni izziv
predvsem majhnim izdajateljem, ki
so do zdaj račune pripravljali v različnih urejevalnikih besedil ali manjših
namenskih programih. Nakup novih
ali nadgradnja uveljavljenih rešitev za
pripravo e-računa v eSlogu je lahko za
male izdajatelje višji strošek, saj so tudi
rešitve ta hip zaradi večjega povpraševanja praviloma dražje.
Elegantnejša možnost za uporabnike,
ki iščejo preprosto, dostopno in cenovno ugodno rešitev za pripravo e-računov, je spletna aplikacija eRačun. Primerna je za izdajatelje, ki vsak mesec
izdajo manjše število e-računov (na
primer okoli sto), saj jim poenostavi in
pospeši pripravo e-računov. Uporabnik e-račun pripravi iz vnaprej pripravljene predloge, vgrajen šifrant postavk
pa omogoča dodajanje postavk za
opravljene storitve z enim klikom. Ob
posredovanju e-računa po e-pošti se
izdela še PDF-dokument, zato prejemnik zlahka prebere vsebino prejetega
e-računa. Spletna aplikacija je pripravljena tako, da lahko uporabnik do te
dostopa tudi prek mobilnega telefona
ali tablice.
AVTOMATIZACIJA PROCESOV ZA
VEČJE IZDAJATELJE
Cilj večjih izdajateljev je predvsem avtomatizacija procesov izdajanja in pre-
Poština nova rešitev eRačun omogoča
pripravo e-računa v standardu eSlog
ter njegovo posredovanje po različnih
e-poteh in hrambo. Zanimiva je za samostojne podjetnike in podjetja vseh
velikosti.
jemanja e-računov. Informacijski sistemi, ki jih za fakturiranje uporabljajo
večji izdajatelji, večinoma že podpirajo
obliko eSlog. Ti za pošiljanje e-računov
proračunskim uporabnikom potrebujejo le še ponudnika e-poti. To vlogo
lahko prevzame storitev eRačun Pošte
Slovenije. Podjetja preprosto pripravijo e-račune v svojem okolju oziroma
aplikaciji in te posredujejo v sistem
Pošte Slovenije, kjer se izvede verifikacija e-računa, tega po potrebi digitalno
podpišejo in posredujejo Upravi Republike Slovenije za javna plačila (UJP).
Če izdajatelj nima ustrezne rešitve za
fakturiranje, mu v Pošti Slovenije ponudijo storitev po meri in pripravo modula za pretvorbo podatkov za račun v
obliko eSlog.
HRAMBA V CERTIFICIRANEM
EARHIVU
Organizacije in samostojni podjetniki
so zavezani hraniti prejete in izdane
račune. Če je bil račun izdan v elektronskem zapisu oziroma v standardu
eSlog, je to njegova izvirna oblika, ki
ji je treba zagotavljati celovitost in avtentičnost za obdobje 10, v nekaterih
primerih pa tudi 20 let. Zato lahko uporabniki svoje prejete in izdane e-račune
tudi varno hranijo v certificirani (in od
Arhiva RS akreditirani) storitvi varne
hrambe eArhiv. Pošta Slovenije zagotavlja, da bodo e-računi uporabnikov varno shranjeni brez bojazni pred izgubo.
TESTIRANJE STORITVE
Storitev eRačun je možno pred uporabo tudi celovito preizkusiti v testnem
okolju. Tako lahko uporabniki preverijo
funkcionalnosti in delovanje spletne
aplikacije ali pa svoj informacijski sistem povežejo s storitvijo. S tem se lahko pred odločitvijo prepričajo, ali storitev izpolnjuje njihova pričakovanja.
aktualno
Kako se v zadnjem mesec
Miran Varga
miran.varga@finance.si
S
amostojni podjetniki in podjetja v
različnem obsegu uporabljajo sodobno tehnologijo. Nekateri med
njimi je celo sploh ne. Elektronski
račun pa že s svojim imenom daje
vedeti, da nastane med elektronskim oblikovanjem dokumentov. Ogledali smo si nekaj primerov, kako v zadnjem mesecu dni
pred zakonodajnim rokom uvesti rešitev za
izdajo e-računov.
Proračunskih uporabnikov v državi
je okoli tri tisoč, število njihovih stalnih dobaviteljev pa več kot 20 tisoč;
Mali izdajatelji z velikimi izzivi
Najmanj pripravljeni na izdajo računov v elektronski obliki so številni kmetje in obrtniki
ter samostojni podjetniki. Ti pri svojem delu
ne uporabljajo računalnikov in navadno izdajo le manjše število računov na mesec, zato utegne biti za te zahteva za pošiljanje elektronskih računov proračunskim uporabnikom nekoliko večji zalogaj. Ali pa tudi ne.
Vzemimo primer kmeta, ki vrtcu, šoli ali
domu starejših občanov prodaja svoje pridelke. Do zdaj je vse račune napisal na roko ali pa jih je celo oblikoval v urejevalniku
besedil na računalniku in izpisal na tiskalnik. V zadnjem primeru se zanj prav veliko
ne bo spremenilo, saj mu bo na voljo posebna predloga v programu za urejanje dokumentov, ki mu bo omogočala natančen vnos
podatkov in shranjevanje e-računa v obliki,
primerni za pošiljanje po e-poti oziroma neposredno oddajo na spletnem mestu uprave
za javna plačila (UJP). Prav omenjeno spletno mesto se zdi idealna rešitev, saj bo uporabnik preprosto sedel za računalnik, odprl
namensko spletno stran UJP, se identificiral
(dostop je podobno kot pri spletnem bančništvu omogočen s kvalificiranim digitalnim
potrdilom enega od slovenskih overiteljev
digitalnih certifikatov), vnesel svoje podatke in znesek, izbral proračunskega uporabnika in poslal e-račun. So pa na Upravi RS
za javna plačila (UJP) postavili jasne omejitve pri tako imenovanih malih izdajateljih
računov. Ti bodo lahko prek njihove spletne
strani vnesli le do pet računov na mesec. Delo z UJP.net spominja na elektronsko bančništvo oziroma plačevanje položnic, le da
je tukaj vloga obrnjena. Uporabnik na spletnem mestu vnese ustrezne podatke za izdajo e-računa proračunskemu uporabniku.
Računalnika nevešči uporabniki bodo
lahko pooblastili drugo osebo, da zanje izda e-račun. Tako bi lahko v primeru našega
kmeta račun oblikovali in na UJP oddali nje12 e-računi
Če mala in srednja
podjetja pri svojem
poslovanju že
uporabljajo informacijsko
podporo, lahko to
prilagodijo za izdajo
e-računov; paziti morajo
le, da nadgradijo obliko
računov na standard
eSlog 1.5 ali 1.6.
govi digitalno pismeni otroci ali znanci oziroma kakšna druga pooblaščena oseba, na
primer računovodja. Sodelovanje z računovodskim servisom je tudi ena izmed bolj zanesljivih možnosti, da bo delo z e-računi gladko steklo, in jo lahko manj veščim uporabnikom računalnikov in spleta v začetku tudi priporočimo, vsaj dokler ne spoznajo, da izdaja e-računov ni pretirano zahtevno opravilo.
Podjetja, ki se še ne gredo
e-poslovanja
Proračunski uporabniki smejo e-račun prejeti le prek UJP, neposredna izdaja e-računa
ne pride v poštev (izjema so mali izdajatelji).
Podjetje lahko e-račun proračunskemu uporabniku pošlje po več poteh. Praksa kaže, da
se bo velik delež malih in srednjih podjetij
odločil za pošiljanje e-računov prek bank,
vključenih v medbančno izmenjavo e-računov, kar bo zanje verjetno najlažje, čeprav
morda ne najceneje. Tudi v tem primeru bo
ecu lotiti uvedbe e-računa
Thinkstock
strokovnjaki ocenjujejo, da jih bo v
zadnjem mesecu tega leta področje
e-računov urejala vsaj tretjina
izdaja e-računa spominjala na delo s spletno banko, zaposleni, ki v podjetju skrbi za
finančno poslovanje, pa bo vodil tudi evidenco izdanih (in morebiti tudi prejetih) e-računov. Takšna podjetja se bodo zelo verjetno
odločila tudi za storitev elektronske hrambe
e-računov, ki jo bo večina bank (samostojno
ali skupaj s partnerji) ponudila v okviru svojih storitev. Delo z e-računi tako za podjetje
ne bi smelo pomeniti večjega stroška, saj bo
denar, ki bi ga porabilo za pripravo in pošiljanje papirnih dokumentov, preprosto namenilo izobraževanju ustrezne osebe.
Nekateri ponudniki rešitev za vodenje
poslovanja so v zadnjih letih uvedli storitve
programov za vodenje poslovanja iz oblaka, podpirajo tudi izdajo in prejetje e-računov. Programi, ki podjetje stanejo nekaj
deset evrov na mesec, samostojnemu podjetniku ali manjšemu podjetju omogočajo
lažje vodenje evidence računov in drugih
poslovnih virov.
Strokovnjaki ocenjujejo, da
bodo imela podjetja, ki na
leto pošljejo ali prejmejo več
tisoč ali deset tisoč računov,
precej nižje stroške z
uporabo e-računa, in sicer od
10 do 15 centov na e-račun.
Nekateri informacijsko podporo
poslovanja že uporabljajo
Če mala in srednja podjetja pri svojem poslovanju že uporabljajo informacijsko podporo, lahko to prilagodijo za izdajo e-raču-
nov. Pri tem morajo paziti le, da nadgradijo
obliko računov na standard eSlog 1.5 ali 1.6,
zatem pa lahko poiščejo ponudnika storitev e-poti za pošiljanje e-računov UJP. Ti ponudniki so podjetja, ki jim je država zaupala uvedbo sistema za posredovanje e-računov v tako imenovano glavno vozlišče. Zanje lahko v tem hipu zapišemo, da so morebiti še najbolj pripravljeni na najrazličnejše
scenarije in ugoditev potrebam in zahtevam
podjetij. Za prihodnje izdajatelje e-računov v
vrstah malih in srednjih podjetij so namreč
že oblikovali več različnih paketov, prilagojenih potrebam teh podjetij.
Podjetja, ki na mesec izdajo 10 do 20 računov, bodo pri teh ponudnikih lahko uporabila storitev, ki jim bo podobno kot UJP
malim izdajateljem omogočala uporabo
ustreznega spletnega obrazca (ta bo spet podoben elektronski položnici v spletni banki) za izdelavo in pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom in drugim poslovnim subjektom. Zaradi občutne konkurence med ponudniki bo tudi takšno mesečno
nadomestilo za storitev sorazmerno nizko,
pogosto nižje od desetih evrov.
Izbor ponudnika je prepuščen podjetjem in njihovi lastni presoji, katera rešitev
ali storitev je zanje najbolj ugodna ali praktična. Ponudniki informacijske podpore in
e-izmenjave ta hip ponujajo pestro ponudbo storitev, mobilnih ter drugih rešitev za izdajo, podpisovanje, kontrolo, vizualizacijo,
prevzem, plačilo ter vodenje elektronskih
računov. Pomembno je, da se vsako podjetje zaveda možnosti proste izbire rešitev za
podporo funkcij priprave, izdaje, distribucije, prevzema in uporabe e-računov.
Veliki zamudniki bodo odprli svojo
mošnjo
Večja podjetja, ki še niso uvedla e-poslovanja oziroma izmenjave e-računov, morajo
najprej poskrbeti za ureditev elektronskega dela poslovanja. Večina podjetij se v tem
primeru obrne na ponudnika IT-rešitev in
podpore, pogosto tistega, ki mu že zdaj zagotavlja poslovno programsko opremo, s katero izdaja račune. V večini primerov imajo ponudniki aplikativne podpore že razvite ustrezne nadgradnje – te nekatera podjetja prejmejo brezplačno, druga pa morajo
zanje plačati (odvisno pač od obsega in vsebine vzdrževalnih pogodb).
Podjetja z velikim številom mesečno izdanih računov se seveda usmerjajo k vključitvi
storitve e-račun v lastno informacijsko okolje in (skoraj) popolni avtomatizaciji. Cilj je naE-računi 13
aktualno
mreč urediti delo z e-računi v dokumentnem
sistemu, računovodsko-knjigovodski aplikaciji ali vseobsežnem informacijskem sistemu
tako, da bo samodejno opravil večino dela ob
izdajanju in prejemanju e-računa. Strokovnjaki ocenjujejo, da bodo podjetja, ki na leto pošljejo ali prejmejo več tisoč ali deset tisoč računov, imela precej nižje stroške z uporabo
e-računa, in sicer od 10 do 15 centov na e-račun. V omenjenih zneskih pogosto ni vključena storitev varne elektronske hrambe e-računov, ki jih morajo podjetja v skladu z zakonodajo hraniti vsaj 10 oziroma 11
let (v izjemnih primerih pa tudi 20).
Podjetja sicer storitev akreditirane
hrambe ne potrebujejo zaradi zakonodaje, temveč je ta bolj priporočljiva z vidika obvladovanja tveganj pri
informacijski varnosti (tudi e-dokumenti naj bodo na varnem).
Na seznamu podjetij, ki podpirajo pošiljanje in prejemanje e-računov, še vedno pogrešamo nekaj velikih imen. Nekatera velika
podjetja se namreč v zadnjem mesecu večinoma še pogajajo za najboljšo ponudbo za pošiljanje e-računov prek ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe. Velikani, ki na mesec
pošljejo nekaj deset tisoč računov,
namreč želijo doseči kar najnižjo
ceno, ponudniki pa se tudi ob precej nižji marži za svoje storitve prenosa e-dokumentov po e-poti ne bi
branili največjih strank.
Zadrege proračunskih
uporabnikov
Mali
izdajatelji
računov
bodo
lahko prek
spletne
strani UJP
vnesli le
do pet
računov na
mesec.
Tako kot se po tehničnih in organizacijskih sposobnostih med seboj ločijo podjetja, podobno velja tudi za proračunske uporabnike. Ti se pospešeno pripravljajo na zagotavljanje prejemanja e-računov, pri čemer jih večina, predvsem tisti, ki
nimajo lastnega oddelka informatike, poišče
zunanjo pomoč.
Na pomoč jim priskočijo predvsem ponudniki e-poti ter skrbniki njihove poslovne programske opreme, ki poskrbijo za ustrezno prilagoditev poslovnoinformacijskega sistema ter aplikacij. Proračunski uporabniki, ki pri svojem poslovanju večinoma uporabljajo informacijsko podporo (velika večina), se zato v sistem UJP pogosto
Velik delež
malih in
srednjih
podjetij se
bo odločil
za pošiljanje
e-računov
prek bank.
prijavljajo kot prejemniki in tudi kot
izdajatelji e-računov. Za storitve izmenjave e-računov navadno izberejo ponudnika e-poti, ki zanje opravi
tudi prilagoditve e-poti, registracijo v
sistemu UJP.net, skupaj s skrbnikom
programske opreme pa še prilagoditev posameznih procesov novi obliki e-poslovanja.
Proračunskih uporabnikov v državi je okoli tri tisoč, število njihovih
stalnih dobaviteljev pa več kot 20 tisoč. Strokovnjaki ocenjujejo, da jih
bo v zadnjem mesecu tega leta področje e-računov urejala vsaj tretjina.
V prihodnjem letu, za e-račune prelomnem, pa naj bi proračunski uporabniki prejeli kar od šest do osem
milijonov e-računov.
Ob pregledu ponudbe na trgu
smo opazili poplavo rešitev in storitev. Podjetjem, ki se še niso odločila
za e-račune, lahko le svetujemo, naj
ne hitijo z uvedbo aplikacije ali storitve. Takšen poseg zahteva temeljit premislek in prilagoditev poslovnih procesov, z januarjem
pa naj začnejo izdajo e-računov s pomočjo
aplikacije UJP.net. Zgovoren je tudi komentar strokovnjaka, ki brez dlake na jeziku pove: »Kdor res želi, lahko področje e-računov
uredi v enem dnevu!«
Pravne podlage in
evidence ter praktični
primer vsebine
dokumentacije, ki jo ob
izkoriščanju olajšave
za raziskave in razvoj
zahteva Furs.
PRIPRAVA DOKUMENTACIJE ZA
NAMENE DAVCNIH OLAJŠAV ZA
RAZISKAVE IN RAZVOJ (R & R)
30. januar 2015,
GZS v Ljubljani
IZ PROGRAMA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pravne podlage za davčno olajšavo za R & R
Pogoji za uveljavitev olajšave
Za katere stroške in nakupe sredstev velja olajšava
Prenos v druga davčna obdobja
Zakonodaja OECD
Priprava poslovnega načrta
Dokumentiranje izdatkov za olajšavo med letom
Priprava podporne dokumentacije
Sestavine dokumentacije s praktičnim primerom
Ugotovitve inšpekcij dokumentacije za R & R
Zgodnja
prijava
do -30%
PREDAVATELJICA:
Mag. Barbara Guzina,
davčna svetovalka
Več na: www.finance-akademija.si/davcna-olajsava
14 e-računi
Norišnica s trga naravnost
na delovno mizo
Če primerjamo današnje delo v organizacijah s tistim pred 10 ali 20 leti, opazimo
pomembno spremembo. Gre za veliko povečanje hitrosti pridobivanja in uporabe
informacij, ki je tako pomembno, da odloča
o obstoju na trgu. »Podjetja se morajo prilagoditi novim oblikam poslovanja tako, da
hitreje obdelajo informacije in dokumentacijo v poslovnem procesu,« je povedal
Sandi Boršo, direktor prodaje in trženja v
SAOP. Na voljo so jim nove tehnologije in
informacijski pristopi, na primer spletno,
brezpapirno in mobilno poslovanje, ki so v
rešitvah družbe SAOP združene in povezane v enovit poslovni sistem.
SODOBNE TEHNOLOGIJE SO REŠITEV,
NE GROŽNJA
V svetu, kjer je v uporabi več mobilnih telefonov kot zobnih ščetk, je digitalizacija
poslovanja samo še vprašanje časa. »Brezpapirno poslovanje lahko zniža stroške obvladovanja poslovne dokumentacije tudi za
več kot 50 odstotkov, ob tem pa se močno
poveča tudi delovna učinkovitost,« je poudaril Boršo. V podjetju SAOP poleg rešitve
Podjetja se morajo prilagoditi novim oblikam poslovanja tako, da hitreje obdelajo informacije in
dokumentacijo v poslovnem procesu,« Sandi Boršo, direktor prodaje in trženja v SAOP.
za brezpapirno poslovanje eRegistrator,
ki povečuje produktivnost in neposredno
znižuje stroške poslovanja, kupcem pomagajo tudi z mehkimi prijemi. Tako pri zaposlenih zmanjšajo strah pred spremembami
in nezaupanje v nove informacijske rešitve
ter jim pomagajo, da večjo produktivnost
izkoristijo za bolj kakovostno in ustvarjalno
delo. Podobno tudi pri vodstvih spodbujajo razumevanje vrednosti IT-naložb. Prek
avtomatiziranih opravil, informacij za poslovno odločanje in sledljivih delovnih postopkov jim rešitve družbe SAOP omogočajo kakovostno in pregledno poslovanje,
tako z vidika vodenja in izvedbe kot tudi
prevzemanja odgovornosti.
POSTATI KONKURENČEN ZA
KAKOVOSTNE KADRE
Noben menedžer si na delovnih mestih ne
želi nemotiviranih zaposlenih, pri čemer
se čedalje bolj zavedajo, da je za ohranjanje najsposobnejših kadrov pomembno
mnogo več kot samo plača. »Delovno okolje ima največji vpliv na zadovoljstvo zapo-
slenih. S tem, ko jim zmanjšamo obremenitev z individualnimi rutinskimi nalogami
in jih povežemo v ustvarjalne time, dobimo od istih zaposlenih precej več,« je še
povedal Boršo.
SAOP iCenter in miniMAX uvajata sodobno delovno okolje, v katerem zaposleni
svoje naloge opravijo hitreje. Poleg tega
njihove izvedbe ne veže na fizično lokacijo, temveč zaposlenim omogoča delo od
povsod in v obliki, ki jim najbolj ustreza.
»Podjetja lahko le s kakovostnim in prilagodljivim delovnim okoljem zagotavljajo
razmere za pridobivanje in ohranjanje
dobrih kadrov,« je še poudaril Boršo. Brezpapirno poslovanje, podprto z avtomatizacijo procesov, skupinskim delom in
mobilnimi tehnologijami, je danes že med
temeljnimi pričakovanji najsposobnejših
kadrov.
promocijsko besedilo
NORIŠNICA S TRGA NARAVNOST
NA DELOVNO MIZO
Povečanje hitrosti in pogostosti poslovnih
dogodkov se iz prodaje prenaša na celotno
podjetje – v nabavo, proizvodnjo oziroma
izvajanje storitev in v poslovodstvo. »Rast
podjetja navadno pomeni veliko rast poslovnih dokumentov. Podjetja to večinoma
prenašajo brez dodatnih zaposlitev, kar pomeni precejšnje povečanje delovnih obveznosti,« je pojasnil Boršo. S tehnologijo, kot
jo uporabljajo podjetja in ustanove zadnjih
10 let, zaposleni v resnici niso več kos vse
večjim delovnim zahtevam. V družbi SAOP
na povečanje delovnih obremenitev, ki se
dogajajo tako v manjših kot večjih poslovnih okoljih, odgovarjajo s programskimi rešitvami iCenter in miniMAX, ki zagotavljajo
avtomatizirane procese tako pri poslovanju
s partnerji kot interno.
trenutne razmere
Banke in ponudniki e-poti
pripravljeni, obrtniki malo manj
ministrativnih postopkov manj
oziroma bi bili ti poenostavljeni.
Prav tako so v zadnjih mesecih ponudniki rešitev (naj)več
pozornosti namenili prav organizacijam v javni upravi in se šele pred nedavnim začeli posvečati podjetjem. Nato pridejo na vrsto dobavitelji in kupci, zato dela
ponudnikom e-poti ter rešitev s
področja e-računov ne bo manjkalo še vse prihodnje leto.
Miran Varga
R
miran.varga@finance.si
azmere na področju
elektronskih računov v gospodarstvu
so se samo v mesecu
dni precej izboljšale.
V medbančnem sistemu je bilo
sredi novembra že registriranih
več kot dva tisoč izdajateljev, ponudniki e-poti pa ugotavljajo, da
jih je še precej več. Po pričakovanjih bodo poslovanje z državo in
e-računi zadnja uredila podjetja.
Proračunski uporabniki so v
manj kot letu dni pričakovano
naredili največji napredek pri
prejemanju e-računov. Januarja
letos je 13 proračunskih uporabnikov prejelo 45 e-računov, sredi
novembra pa so 1.104 proračunski uporabniki prejeli 2.915 e-računov. Pričakovati je, da bo predvsem število prejetih računov z januarjem skokovito zraslo, saj bodo številni samostojni podjetniki, kmetje in tudi mala podjetja,
ki poslujejo z državo, z izdajo e-računov čakali skoraj do zadnjega.
Skoraj vsi proračunski uporabniki so se ob sicer nujni uvedbi prejemanja računov v elektronski obliki odločili tudi za izdajanje e-računov. Sredi novembra je tako 1.044 organizacij v javnem sektorju izdalo 3.407 elektronskih računov. V začetku tega leta bi jih lahko prešteli na prste ene roke.
Andrej Nagode
Poplava izdajateljev med
podjetji
16 e-računi
November je pokazal, da priprava na izdajo e-računov v poslovnih okoljih le ni tako grob poseg v poslovanje, kot so nekatera podjetja sprva menila. Ponudniki e-poti so vsak teden med
izdajatelje e-računov vključili
več tisoč podjetij, pri čemer so
ponudniki veliko časa porabili za preverjanje izpolnjevanja
pogojev in odobritve. Po besedah poznavalcev bi bilo izdajateljev še precej več, če bi bilo ad-
Januarja letos je
13 proračunskih
uporabnikov
prejelo 45
e-računov,
sredi novembra
Sledi avtomatizacija
pa so 1.104
z e-računi povezanih
proračunski
procesov
Do popolnega uspeha e-računov
uporabniki
je še daleč. Narejen je le prvi koprejeli 2.915
rak, večina podjetij in organizacij je ta hip že sposobna ustvarie-računov.
ti in sprejeti račune v elektronski
obliki. Le manjši del med njimi je
poskrbel za čim višjo stopnjo avtomatizacije z e-računi povezanih procesov, čeprav prav ta prinaša največje prihranke in dvig
učinkovitosti. Strokovnjaki ob
tem opozarjajo, da je še vedno
sorazmerno malo popolnoma
urejenih povezav med poslovnimi partnerji, ki bi omogočale ekspresno izdajanje, prejemanje in
knjiženje e-računov.
Le manjši del
podjetij je
poskrbel za čim
višjo stopnjo
avtomatizacije
z e-računi
povezanih
procesov,
čeprav prav ta
zamudniki bo največ
prinaša največje Med
»malih izdajateljev«
prihranke in dvig Kot ugotavljajo tako ponudniki
in banke kot tudi uprava za javne
učinkovitosti.
Skoraj vsi
proračunski
uporabniki so
se ob sicer
nujni uvedbi
prejemanja
računov v
elektronski
obliki odločili
tudi za izdajanje
e-računov.
prihodke (UJP), bo največ zamudnikov med samostojnimi podjetniki, obrtniki, kmeti in malimi podjetji. Ti so, še posebno enočlanski poslovni subjekti, pogosto preobremenjeni in ne sledijo
spremembam zakonodaje. Prav
mogoče je, da bo kdo za e-račune
slišal šele januarja. A ti tako imenovani mali izdajatelji niso težavni, saj lahko zaradi majhnega obsega izdanih računov uporabijo
rešitev UJP.net. Če niso računalniško pismeni, jim lahko na pomoč
priskočijo družinski člani in prijatelji ali pa se v začetku za nasvet
obrnejo na računovodski servis.
Če iščete, iščite celovitega
ponudnika rešitev
Mikrografija je ponudnik certificiranih storitev s področja ravnanja z dokumenti in ima
tudi svoj lasten dokumentni sistem, ki ga uspešno trži podjetjem vseh velikosti. Družba je
že pred leti v svoj portfelj uvrstila možnost obvladovanja e-računov, saj je razvila ustrezen
modul v dokumentnem sistemu, ki opravlja proces likvidacije oziroma potrjevanja računov
v elektronski ali fizični obliki. V zadnjih letih so tem rešitvam dodali številne druge in zakonsko skladno, certificirano e-hrambo mSef, letos pa so ponudbo dopolnili še s storitvijo
ponudnika e-poti.
Storitev obvladovanja e-računa torej ni
omejena le na pošiljanje tega, ob najemu storitve pošiljanja e-računa se skrb za
tega še ne konča, saj je po zakonu e-račune treba hraniti v njihovi izvorni, torej
elektronski obliki. Zato je pomembno,
da še pred prvim poslanim e-računom
podjetje poskrbi za njegovo varno, dolgoročno e-hrambo. Mikrografija je ponudnik e-hrambe mSef, ki deluje v skladu
s certifikatom ISO 27001 (informacijska
varnost) in ISO 9001 (standard kakovosti),
storitev pa je že več let certificirana tudi
pri državnem arhivu.
MIKROGRAFIJA PRIPRAVILA
CELOVIT PAKET
Rešitev za pošiljanje e-računov prek spletnega portala je namenjena manjšim izdajateljem, ki proračunskim uporabnikom
pošljejo le po nekaj računov na mesec. Ti
lahko z le nekaj kliki pripravijo in pošljejo e-račun proračunskemu uporabniku,
hkrati pa se ta račun zapiše tudi v dolgoročno e-hrambo. Dveri že delujejo na
spletni strani https://eracuni.mikrografija.
si. Za te uporabnike kakršnokoli združevanje ali prilagajanje rešitev za pripravo in
pošiljanje e-računov v ustreznem formatu
finančno ni smiselno, zato upravičeno pričakujejo rešitev, pri kateri bodo na enem
mestu izdelali datoteke XML v eSlogu,
pripravili PDF za vizualizacijo in ga tudi
poslali prek ponudnika e-poti na UJP. Uporabnikom spletno mesto v vsakem trenutku omogoča tudi vpogled v stanje izdanih
računov ter neposredni vpogled v e-hrambo za celotno obdobje zakonsko določenega roka hrambe. Kot celovit ponudnik
je Mikrografija pripravila celovit paket –
mesečno nadomestilo za osnovni paket
za naročnike storitve dolgoročne hrambe
e-računov, ki zadostuje za hrambo okoli
2.500 računov, stane le 20 evrov. Vanj je že
vključena neomejena uporaba portala za
izdelavo e-računa in pošiljanje na UJP.
Pošiljanje e-računov prek
Mikrografije je resnično preprosto
• Velikost e-računa ni omejena,
• pošiljanje e-računa proračunskim
uporabnikom je brezplačno ob
najetju certificirane e-hrambe,
• omogočen je postopek zavračanja
e-računa,
• omogočeno je pošiljanje e-računa
na več TRR znotraj ene pravne
osebe.
• na voljo je portal za manjše
uporabnike in tiste, ki na e-račun
z novim letom še ne bodo
pripravljeni,
• že delujoče integracije e-poti
in e-hrambe mSef z več
računovodskimi programi.
promocijsko besedilo
E-POT BREZ OMEJITEV
Pošiljanje računov prek Mikrografije kot
ponudnika e-poti ne postavlja nikakršnih
omejitev pri velikosti priloženih datotek,
podjetje ima rešen tudi postopek zavračanja računa ter omogoča posredovanje
računa na različne transakcijske račune
ene same organizacije (možnih je več TRR
za eno davčno številko). V Mikrografiji so
poskrbeli tudi za manjše uporabnike in
tiste, ki s prvim januarjem na izziv z imenom e-račun še ne bodo pripravljeni. Za
te so pripravili spletno mesto, ki jim poenostavi izdajo e-računa, lahko pa se odločijo tudi za zunanje izvajanje te storitve.
V tem primeru celoten postopek priprave
in izdaje e-računa opravi kar Mikrografija,
ne nazadnje ji podjetniki in obrtniki lahko
račun pošljejo tudi v ovojnici.
Ne pozabite na varno
dolgoročno hrambo e-računov
Uvedba e-računov dviguje veliko prahu tako pri izdajateljih kot prejemnikih, čeprav prinaša
številne prednosti. Podjetja se srečujejo s številnimi vprašanji, povezanimi z upravljanjem in
hrambo e-računov.
E-računi so računi, ki izvorno nastanejo v
elektronski obliki in se izmenjajo po elektronski poti. V najboljši različici so sestavljeni iz dveh delov – podatkov in slike.
Vendar na račune z vidika poslovanja
ne moremo gledati posamično, temveč
je treba gledati celovito – kot proces, ki
ga njihova izdelava/sprejetje/obravnava/
potrjevanje/arhiviranje zahteva. Življenjski cikel posameznega računa tako ni
prav kratek, izmenjava e-računov pa proces spreminja skoraj v vseh korakih.
Mikrocop d. o. o.
Industrijska cesta 1
1000 Ljubljana
Tel.: (01) 587 42 80
info-si@mikrocop.com
promocijsko besedilo
E-RAČUNE JE TREBA HRANITI
VSAJ 10 LET
Delo z izdanim računom se torej začne
z njegovo izdelavo oziroma takrat, ko
ga podjetje/posameznik prejme. Na tej
stopnji morata izdajatelj in prejemnik za
izdan oziroma prejet e-račun zagotoviti
primerno rešitev za varno dolgoročno
hrambo. Izvorna oblika e-računa je elektronski zapis, za katerega je nujno zagotoviti pristnost izvora, celovitost vsebine
in čitljivost ter dostopnost za celotno življenjsko obdobje, torej najmanj za 10 let.
HRAMBA V OBLAKU
Ureditev lastnega arhiva za dolgoročno
hrambo elektronskih dokumentov je
draga in za številna podjetja ekonomsko neučinkovita rešitev. Celo podjetja,
ki imajo opravka z velikanskimi količinami dokumentov, se zaradi enostavnosti
uporabe in uvedbe odločajo za najem
storitev dolgoročne hrambe dokumentov, kakršna je Arhiviraj.si. Gre za storitev v tako imenovanem računalniškem
oblaku, ki jo upravlja družba Mikrocop
v svojem varnem podatkovnem centru.
Storitev ob visokih varnostnih standardih zagotavlja še skladnost z veljavno
arhivsko zakonodajo. Hramba dokumentov v sistemu Arhiviraj.si se izvaja v skladu
s potrjenimi notranjimi pravili, storitev pa
je tudi certificirana pri Arhivu RS. Arhiviraj.si poleg e-računov omogoča še hrambo drugih vrst poslovnih dokumentov,
kot so pogodbe, naročilnice, dobavnice
ter najrazličnejši digitalizirani dokumenti,
ki pridejo v podjetje po drugih poteh in/
ali v drugih pojavnih oblikah, od papirja,
dokumentov PDF ... Vsi dokumenti se ob
uvozu v sistem pretvorijo v ustrezen format za dolgoročno hrambo. Storitev odlikujejo pregledni vmesniki, mogoče pa je
tudi povezovanje z drugimi poslovnimi
rešitvami, ki so že v uporabi v podjetju.
Predvsem mala in srednja podjetja z uporabo storitev v oblaku pridobijo največ,
saj jim programska oprema v oblaku odpira možnost, da postanejo učinkovitejša
in s tem tudi konkurenčnejša na trgu.
ARHIVIRAJ.SI POVEZAN Z
MEDBANČNIM SISTEMOM IZMENJAVE
Storitev Arhiviraj.si je v nekaterih bankah povezana tudi z medbančnim sistemom izmenjave e-računov, ki je eden
bolj razširjenih kanalov za izmenjavo
e-računov. Izdajatelji in prejemniki, ki si
elektronske račune izmenjujejo po elektronskih bančnih poteh, tako lahko le v
nekaj korakih poskrbijo tudi za njihovo
varno in zakonsko skladno hrambo v
sistemu Arhiviraj.si. Z uporabo storitve
»Arhiviraj.si e-račun«, ki jo ponuja družba Mikrocop, so namreč e-računi ob
prejetju in izdaji prek elektronske banke
samodejno posredovani v sistem Arhiviraj.si, ki zagotavlja hrambo dokumentov
v skladu z zakoni.
Ne čakajte na
januar...
JAN
1
Saved by Mikrocop.
www.mikrocop.si
Izkoristite prednosti, ki jih e-računi
prinašajo v vaše poslovanje, že danes!
Uporabniki elektronskih bank lahko e-račune
izmenjujete že danes, preko medbančnega
kanala. Za njihovo zakonsko skladno hrambo pa
poskrbite z uporabo storitve Arhiviraj.si e-račun.
Arhiviraj.si e-račun zagotovi, da se vaši e-računi
ob prejemu in pošiljanju preko elektronske banke
samodejno posredujejo v sistem Arhiviraj.si.
Mikrocop je ponudnik certificiranih storitev
zajema in hrambe Arhiviraj.si ter
spremljevalnih storitev (e-ARS 2014/AS002).
Na vaša vprašanja o izmenjavi ter hrambi
e-računov in drugih dokumentov bomo z
veseljem odgovorili. Pokličite (01) 587 42 80
ali obiščite www.mikrocop.si.
Mikrocop d.o.o., Industrijska cesta 1, Ljubljana, T: + 386 (0)1 587 42 80, F: + 386 (0)1 587 42 99, E: info-si@mikrocop.com
dileme
Preprostost eSloga ima
tudi pomanjkljivosti
UJP nima denarja za prevod navodil v angleščino
Miran Varga
miran.varga@finance.si
Š
esto srečanje Nacionalnega foruma za eRačun je postreglo z več
pomembnimi vprašanji, na katera Uprava RS za javna plačila (UJP),
banke in ponudniki e-poti in rešitev za delo z e-računi še vedno iščejo ustrezne odgovore. Vprašanj je sicer iz dneva v
dan manj, odgovori na nekatera pa bodo
znani šele prihodnje leto.
UJP ima v sistemu e-računov najpomembnejšo vlogo, zato je od njenega sodelovanja z
bankami in ponudniki aplikativnih rešitev odvisen napredek uvajanja e-računov v praksi.
Uporabniki sistema e-računov so UJP v minulih mesecih zasuli z najrazličnejšimi vprašanji in tehnična podpora urada, ki rešuje morebitne težave ponudnikov in podjetij, je te
dni pod velikimi pritiski. Zato podjetja čakajo tudi več kot teden dni na odgovor, to pa zavira iskanje in razvoj rešitev. Kot so pojasnili
na UJP, nenehno krepijo ekipo tehnične pomoči in ta bo decembra dobila nove sodelavce.
Organizacije imajo več računov –
kako ravnati?
Predstavniki bank in tudi razvijalci rešitev so
odprli vročo temo, kako ravnati v primeru,
ko ima organizacija, ki je proračunski uporabnik, več računov, v registru proračunskih uporabnikov pa pomeni samostojno
enoto oziroma davčno številko (čeprav z več
transakcijskimi računi). Bančniki so omenili
primer univerz z veliko fakultetami, ki imajo
svoje lastne račune in pogosto še ločene račune za posamezne projekte. Hkrati tudi proračunski uporabniki želijo prejemati nakazila na različne račune in bodo po vsej verjetnosti to prakso in zahtevke nadaljevali tudi
v prihodnje. Ponudniki aplikativnih rešitev
so hitro pripomnili, da je takšnih primerov
zelo veliko tudi v gospodarstvu. Kopja se lomijo predvsem pri bankah, saj te ne morejo
zagotavljati oziroma avtomatizirati takšnega »ciljanja« e-računov, temveč po »pravilih igre« najdejo v registru prvi ustrezen račun, ki pripada posameznemu proračunskemu uporabniku, in opravijo transakcijo. Na
UJP komentira le izmenjavo, ne pa
tudi vsebine e-računov
Nepotrebno delo UJP povzročajo tudi številna vprašanja, ki nimajo neposredne povezave s sistemom e-računov, so namreč s področja zakonodaje ter računovodskih standardov. Tako uprava niti ne namerava odgovarjati na vprašanja v zvezi z zavrnitvijo in knjiženjem e-računov ter o tem, ali med e-račune spadajo tudi predračun, avansni račun,
dobropisi in drugi dokumenti. UJP namreč
komentira le izmenjavo e-računov, ne pa vsebine in priprave teh. Podjetjem pa predlaga, naj tesneje sodelujejo s ponudniki aplikativne podpore in računovodskimi servisi.
20 e-računi
Nekateri deležniki, ki so
sodelovali pri pripravi
eSloga, so odkrito priznali,
da so v želji po čim večji
preprostosti uporabe za
mala podjetja in samostojne
podjetnike izbrali preveč
poenostavljeno obliko.
UJP odgovarjajo, da bo treba zadrego rešiti
sistemsko, saj morajo tudi proračunski uporabniki ustrezno urediti svoje e-poslovanje.
Težave zaradi preveč poenostavljene
oblike eSloga
Nekateri deležniki, ki so sodelovali pri pripravi eSloga, so odkrito priznali, da so v želji po čim večji preprostosti uporabe za mala podjetja in samostojne podjetnike izbrali preveč poenostavljeno obliko. Izdajanje
računov za borze, vrednostni papirji, različne valute in valutni preračuni, ki spadajo
med posebnosti poslov, pomenijo velik izziv.
Prav tako tudi primer obrnjene davčne obveznosti in še nekatere izjeme, za katere bodo
banke in UJP prave rešitve najbrž našli šele
prihodnje leto, ko bo teorija postala praksa.
Stiske ponudnikov programske
opreme
Precej pomoči potrebujejo tudi podjetja, ki
razvijajo IT-podporo. Med domačimi ponudniki so predvsem v nemilosti manjši proizvajalci programske opreme za vodenje (finančnega dela) poslovanja, medtem ko tuji razvijalci IT-rešitev v želji, da bi ustrezno
prilagodili svoje rešitve novim zakonodajnim zahtevam, naslavljajo zahteve po vsaj
angleškem prevodu navodil za uporabo
eSloga. A prevoda ni, saj UJP za takšen projekt nima denarja. Začasno rešitev je ponudil eden izmed ponudnikov: delni prevod
strukture eSloga bo dal na voljo vsem, ki ga
potrebujejo.
Ponudniki rešitev so ob tem izrazili zaskrbljenost nad uporabo eSloga in poslovanjem s tujino, saj lahko izvozniki in uvozniki v prihodnjih mesecih zaradi poenostavljene oblike, ki ne predvideva vnosa različnih posebnih postavk, pričakujejo manjše ali večje težave.
E-RAČUN
Že poslujete
z e-računi?
Če še ne, je zdaj pravi čas za razmislek. Za preprostejše
izdajanje in prejemanje računov uporabite prijazen
sistem izmenjave e-računov v elektronski banki
Abacom, ki vam ga ponujamo v Abanki. Prihranili
boste čas in stroške, vaše poslovanje pa bo postalo
veliko preglednejše, hitrejše in učinkovitejše.
Za več informacij o poslovanju z e-računi
pokličite poslovnega skrbnika v Abanki ali se
oglasite v eni od 40 poslovalnic banke.
www.abanka.si l Abafon 080 1 360
zgodovina
Od RIP do evropskih
Slovenija se bo morala kljub svojim
lastnim standardom za e-poslovanje
pri javnem naročanju do leta 2017
prilagoditi zahtevam EU
Jaka Žorž
finance@finance.si
E
lektronsko poslovanje ni novost. Začetki segajo v pozna šestdeseta leta
prejšnjega stoletja in so povezani s
prihodom računalniških omrežij
in interneta. V sedemdesetih letih
so banke in velika podjetja začeli elektronske finančne prenose prek varnih zasebnih omrežij. Slovenske banke so na primer
vključene v svetovno bančno mrežo SWIFT
že od leta 1988.
Prvi finančni prenosi so bili temelj za
razvoj standarda za računalniško izmenjavo podatkov (EDI/RIP). Povezoval je
izbrane poslovne partnerje, ki so si prek
zasebnega omrežja izmenjevali poslovne
podatke (na primer naročila, račune, plačilne naloge …). Takšna oblika izmenjave
podatkov je zahtevala velike naložbe in visoko usposobljene strokovnjake v podjetjih. Mala in srednja podjetja tako niso imela dostopa do e-poslovanja. Večji premiki
so se zgodili z razširitvijo interneta in svetovnega spleta.
Splošen preboj e-poslovanja je začel standard XML 1.0, ki ga je krovna mednarodna
organizacija za standardizacijo spleta W3C
priporočila v začetku leta 1998. Gre za ozna-
čevalni jezik oziroma datoteke, namenjene
predstavitvi poljubnih podatkovnih struktur, s tem pa se je precej poenostavila izmenjava podatkov prek medmrežja. XML je nato kot tehnologijo osvojila organizacija EAN
International in na tej postavila standard za
elektronsko izmenjavo sporočil oziroma dokumentov v oskrbnih verigah EANCOM.
Rojstvo eSloga
Leta 2001 so pod pokroviteljstvom EAN Slovenija (zdaj GS1 Slovenija) ustanovili delovno
skupino, v kateri so sodelovala podjetja Krka, Lek, Mercator, Merkur, Petrol, Pivovarna
Laško in Atlantis. Pripravljati je začela vsebine in dokumentacijo standardnih dokumentov za poslovanje med podjetji, kot so naročilnica, dobavnica in račun s pripadajočimi
kontrolnimi dokumenti.
Kot izhodišče pri izdelavi vsebinskih
standardov je bil uporabljen EANCOM, leta 2002 pa je delovna skupina naredila izvleček sheme zbirnega računa. Leta 2003
je pripravila še XML-shemo enostavnega
računa in to so takrat tudi začeli uporabljati. V drugi polovici leta 2003 so naredili izvleček iz standarda EANCOM kot podlago
za pripravo XML-shem za naročilo in potrdilo naročila, temu je po uskladitvi sledila
priprava sheme za kompleksno naročilo in
potrditev naročila ter nato še za enostavno naročilo. Leta 2004 so pripravili kompleksno in enostavno dobavnico ter izdali novo različico sheme enostavnega računa z elementi digitalnega podpisa, ki so ga
vključili še v sheme za naročilo in potrditev naročila. Zadnjo različico enostavnega
računa (1.6), ki se uporablja danes, so predstavili poleti 2012.
Digitalno podpisovanje in hramba
e-dokumentov
Leto 2004 je bilo zelo živahno za elektronsko poslovanje. Jeseni smo dobili zakon o
elektronskem poslovanju in elektronskem
podpisu (ZEPEP), namenjen prenosu direktive 1999/33/ES (direktiva o elektronskem
podpisu) v slovenski pravni red. Hkrati je
država želela spodbuditi razvoj in uporabo
storitev elektronskega poslovanja v zasebnem in javnem sektorju.
Za številne nesrečni ZEPEP je imel veliko
pomanjkljivost, saj ni opredelil hrambe elektronskih računov in druge nabavne oziroma prodajne dokumentacije. To so zakonsko uredili z zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
(ZVDAGA), sprejetim spomladi leta 2006,
ki pa je zaradi administrativne prezahtevnosti zavrl razvoj e-poslovanja, tako ponudbe storitev varne hrambe poslovnih e-dokumentov kot tudi uvajanja v organizacijah.
Pravzaprav niti nova davčna zakonodaja, ZDDV-1G, ki je začela veljati z letom 2013
in je bila posledica direktive sveta 2010/45/
EU, ni mogla vnovič zagnati širjenja elektronskega poslovanja, čeprav je opredelila pogoje za izdajanje in hrambo e-računov
v celoti in brez vezave na predpise, kot sta
ZEPEP in ZVDAGA. Preveliko zapletenost
ZVDAGA so le spoznali tudi zakonodajal-
Zaradi eSloga ima Slovenija veliko prednost
„„
Dušan Zupančič, direktor Združenja za informatiko in
telekomunikacije pri GZS: »Prav zaradi skupnega projekta eSlog ima Slovenija na področju e-poslovanja
veliko prednost, saj smo zgodaj začeli uveljavljati
enotne standarde. Zato smo pri e-poslovanju dosegli v primerjavi z drugimi državami EU sorazmerno
visoko stopnjo uporabe predvsem na področju
B2B. Uporaba e-poslovanja omogoča gospodarstvu
in državi v celoti nižje stroške poslovanja, predvsem
pa preglednejše in hitrejše poslovanje med posameznimi subjekti. Ponosni smo lahko tudi na Nacionalni forum
22 e-računi
za e-račune, v katerem izvajamo dejavnosti za zmanjševanje
ovir in hitrejše uvajanje e-računov. Pričakujemo, da se bo
v letu 2015 zelo razširila tudi izmenjava e-računov med
podjetji ter zaradi velike praktičnosti tudi sprejemanje
e-računov pri prebivalcih Slovenije. Na GZS želimo,
da se poleg e-računa začnejo uporabljati še drugi
dokumenti – naročilnica in dobavnica, naša naloga pa
je tudi, da v skladu z usmeritvami v EU tudi v Sloveniji
sledimo razvoju in v prihodnjih letih naredimo preskok
na standarde elektronskega poslovanja, ki se bodo uveljavili v EU.«
e-računov
„„
Standardni e-račun eSlog je zapisan v datoteki XML (levo), ki pa za človeka ni berljiva. Zato se poleg takega računa pošilja še datoteko PDF (desno) za vizualizacijo vsebine v postopkih pregledovanja in potrjevanja.
ci in v letošnji noveli ZVDAGA-A izločili dokumentarno gradivo iz postopka akreditacije, hkrati pa so poenostavili pogoje za ponudnike storitve varne hrambe.
Znameniti prvi januar 2015
Renesanso elektronskega poslovanja je
sprožil zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU-A), ki je začel veljati 11. januarja 2014. Najpomembnejša novost je, da bodo s 1. januarjem 2015 morali proračunski uporabniki prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski obliki. Drugače povedano, pravne in fizične osebe bodo
morale proračunskim uporabnikom za dobavljeno blago, izvedene storitve ali izvedene gradnje pošiljati e-račune. Pri tem se bo
uporabljalo digitalno podpisane e-račune v
standardnem formatu enostavnega računa
eSlog (1.5 in 1.6) s priponkami, ki jih bodo
dobavitelji pošiljali prek ponudnikov storitev e-izmenjave oziroma drugih registriranih ponudnikov elektronskih poti ali pa
jih bodo ročno vnesli prek spletnega portala Uprave Republike Slovenije za javna pla-
Vseevropski standard za
izdajanje elektronskih
računov bo uveljavljen do
27. maja 2017, kar bo po
pričakovanjih povzročilo
zaton uporabe našega
nacionalnega standarda za
e-poslovanje eSlog.
čila (UJP). Na drugi strani bodo morale tudi javne ustanove drugim proračunskim
uporabnikom izdajati e-račune prek UJP.
Standardizacija e-računov na ravni EU
Evropska komisija je leta 2008 začela projekt Pan-European public procurement online (PEPPOL), ki je začel delovati 1. septem-
bra 2012. Projekt je namenjen poenotenju
e-naročanja v javni upravi, predvsem z možnostjo poenostavitve čezmejnega naročanja. V konzorcij je bilo na začetku vključenih
17 vodilnih agencij za javno e-naročanje iz 11
držav: Avstrije, Danske, Finske, Francije, Grčije, Nemčije, Italije, Norveške, Portugalske,
Švedske in Velike Britanije, do 31. oktobra letos pa se je v skupnost OpenPEPPOL vključilo
120 agencij oziroma ponudnikov storitev ter
organizacij. PEPPOL danes zagotavlja specifikacije za e-račune pri čezmejnem poslovanju ter odprto platformo za izmenjavo dokumentov, njegove specifikacije pa že uporabljajo v 18 državah, vključno z ZDA in Kanado – ter za zdaj brez Slovenije. Prav na podlagi dosežkov PEPPOL in delovne skupine
CEN Workshop za interoperabilne vmesnike v javnem naročanju v Evropi sta 16. aprila
letos evropski parlament in svet sprejela direktivo 2014/55/EU o izdajanju elektronskih
računov pri javnem naročanju. Ta predvideva, da bo vseevropski standard za izdajanje
elektronskih računov uveljavljen do 27. maja
2017, kar bo po pričakovanjih povzročilo zaton uporabe našega nacionalnega standarda
za elektronsko poslovanje eSlog.
E-računi 23
tehnologija
Nova doba poslovanja
bo temeljila na
elektronskih
dokumentih
Jaka Žorž
finance@finance.si
Č
e potegnemo vzporednico z izdelavo papirnih računov, so pri elektronskih skoraj enake zahteve,
le da izdelava in potrjevanje potekata v elektronski obliki. Pri papirnih računih podjetje v svojem obračunskem sistemu pripravi račun, ga natisne, nato pa ga odgovorna oseba pregleda oziroma
podpiše. Račun se pred kuvertiranjem navadno še žigosa. Nato frankiran roma na pošto,
ta pa ga dostavi kupcu. Ni odveč poudariti,
da podjetja računov ne pošiljajo priporočeno, še manj pa s povratnico, ki bi zagotavljala povratno informacijo, da je kupec račun
res prevzel in kdaj ga je prevzel.
Kako se naredi e-račun
E-račun naj bi izdelali podobno kot papirnega, če seveda obračunski sistem zna pripraviti XML-datoteko v obliki eSlog enostaven
račun različice 1.5 ali 1.6 in poleg te še datoteko PDF za vizualizacijo. Račun je za UJP treba digitalno podpisati in ga skupaj s priloga26 e-računi
mi spraviti v ovojnico. Prav pri tem se lahko
pojavijo težave, k sreči pa je na voljo veliko
scenarijev, kako jih rešiti. Če obračunski sistem ne podpira računov eSlog, mora podjetje uvesti zunanjo aplikacijo, ki izvorno datoteko računa premeni v obliko eSlog. To na
primer omogočajo nekateri ponudniki e-izmenjave pa tudi dokumentnih sistemov. Nekateri ponudniki aplikacij za izdelavo e-računov sicer omogočajo izdelavo e-računa iz
datoteke PDF ali drugih datotek (najpogosteje uporabljanih pisarniških programov), ki
jih podjetja pridobijo iz sistema ERP oziro-
Ob uvedbi e-računov je
prav, da podjetja razmislijo
tudi o tem, kako jih bodo
shranjevala.
ma obračunskega sistema ali pa jih pripravijo ročno. V zadnjem obdobju so sicer skoraj vsi vodilni ponudniki poslovnoinformacijskih sistemov uporabnikom ponudili dopolnitve za izdajo standardnih e-računov,
tako da se omenjene težave večinoma pojavljajo v podjetjih, v katerih uporabljajo nišne
sisteme ERP, namenske obračunske sisteme
ali celo kombinacijo sistemov.
Naslednji korak, ki zahteva tehten premislek, je postopek potrjevanja e-računa. Gre
tako za vsebinski nadzor kot tudi za finančni. Postopek, ki je prej temeljil na papirnih
dokumentih, je treba zdaj spraviti v elektronsko obliko. Za to se zdijo najprimernejši dokumentni sistemi ali namenske aplikacije,
ki imajo vgrajen postopek potrjevanja izdanih računov in možnost dodajanja različnih
priponk (poročil o opravljeni storitvi, specifikacij, dobavnic …). Ob tem je treba poudariti, da za splošno uporabo v gospodarstvu
računov ni treba digitalno podpisovati in časovno žigosati. To je obvezno le za račune, ki
jih podjetja izdajo proračunskim uporabnikom, torej za tiste, ki jih posredujejo v UJP.
net, in za tiste, ki gredo skozi bančne kanale.
Thinkstock
E-računi so le vrh ledene gore tehnično-poslovne
rešitve, ki podpira elektronsko poslovanje
„„
Papirnati dokumenti v poslovnih okoljih bodo prej ali slej stvar
preteklosti. Mize računovodij se
ne bodo več šibile pod težo klasičnih računov.
E-računi 27
tehnologija
Kako pošiljati e-račune
Podjetja lahko svojim partnerjem e-račune
pošiljajo po e-pošti, najbolj kakovostno pa
je pošiljanje prek sistema e-izmenjave, ki je
tudi zahtevana za pošiljanje računov proračunskim uporabnikom, prek UJP.net.
Prav e-izmenjava e-računov je morda med
najslabše razumljenimi deli sistema elektronskega poslovanja. Poglejmo si njene temeljne značilnosti. E-izmenjava skrbi za prenos
računa od dobavitelja do kupca prek varne
poti. Transportni sistem je z uporabnikovimi aplikacijami navadno povezan prek tako
imenovanih spletnih storitev, kar avtomatizira prenos iz dobaviteljevih aplikacij na vhodni strani v kupčeve sisteme na izhodni strani. Storitev lahko obsega tudi pretvorbo izvornih podatkov računa v datoteki XML in
PDF, digitalno podpisovanje, izbiro naslovnika, pošiljanje in sledenje pošiljke brez dodatnega ročnega dela. Takšna je na primer storitev ZZI BizBox. Elektronske banke pa zahtevajo ročni izvoz ter ročni prenos e-računa v
izdajateljevo spletno banko ter še nekaj korakov podpisovanja, izbire prejemnika ter pošiljanja. Banke uporabljajo za posredovanje
identifikator TRR, večina drugih omrežij pa
lokacijske kode ali davčne številke.
Glavne koristi storitve e-izmenjave so zanesljiva in verodostojna dostava, avtomatiza-
Za splošno uporabo v
gospodarstvu računov
ni treba digitalno
podpisovati in časovno
žigosati. To je obvezno le
za račune, ki jih podjetja
izdajo proračunskim
uporabnikom.
cija procesa od pretvorbe do pošiljanja elektronskih računov in prejema ter varnost in
kakovost storitve. V nasprotju s pošiljanjem
po navadni e-pošti zagotavlja tudi preverjanje
pošiljatelja, sledljivost ter povratnico oziroma informacijo, kdaj je kupec prevzel račun.
Storitve e-izmenjave se povezujejo s sistemi ERP in drugimi obračunskimi sistemi, z rešitvami in storitvami za izdajo e-računov (SETCCE eNvoices, Genis i-Računi,
Bass eBilling …). Ponudnika najpogosteje
uporabljenih storitev e-izmenjave sta poleg ZZI BizBox še Pošta Slovenije in Panteon.net. Nekateri ponudniki dokumentnih
sistemov in aplikacij za izdajo e-računov so
svojim uporabnikom ponudili storitev e-poti v UJP.net brez širše uporabe elektronske
izmenjave. Na seznamu ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene
pogodbe o izmenjavi e-računov, je zdaj 38
podjetij, med katerimi so ponudniki odprtih omrežij za e-izmenjavo, proizvajalci poslovnoinformacijskih in dokumentnih sistemov, namenskih aplikacij za izdajo elektronskih računov ter večji dobavitelji proračunskim uporabnikom, ki bodo svoje
račune izdajali v UJP.net brez posrednika.
Za podjetja, ki želijo razširiti e-poslovanje
tudi na partnerje iz gospodarstva in pri tem
zagotavljati sledljivost pošiljanja in prejemanja e-računov, je najbolj smiselno, da izberejo enega od ponudnikov storitev e-izmenjave. V prednosti so ponudniki odprtih omrežij, saj so bolj prilagodljivi pri združevanju s
poslovnimi sistemi ter z drugimi storitvami
e-izmenjave v oskrbni verigi.
Kam z e-računi
Izdaja e-računov odpira vprašanje varne
hrambe elektronskih dokumentov, ki je
Kateri kupci so
dobičkonosni za vaš posel
v 2015? 5. december 2014, GZS, Ljubljana
Kupci so gonilo prodaje, denarnega toka in kapitalske moci podjetja.
Kdo so naši dobickovni kupci in kdo so tisti perspektivni kupci, s
katerimi se splaca graditi prihodnje poslovanje?
IZ PROGRAMA:
•
•
•
•
•
•
•
•
Kazalniki dobičkovnosti kupca
Prepoznavanje trenutne in dolgoročne perspektivnosti, finančne
trdnosti in zdravja kupca
Poslovna in finančna tveganja v poslovanju s kupcem in kako jih
PREDAVATELJICA:
zaobiti - definiranje blagovnih limitov do kupcev
Dr. Nadja Zorko,
Kdaj tvegati v poslovanju s kupcem, kje je meja?
finančna direktorica in
Uporaba ugotovitve finančne analize pri pogajanjih s kupcem
pooblaščenka uprave za
Partnerji za globlje poslovne in kapitalske povezave
upravljanje s tveganji v
Kako v dobavitelju in drugih poslovnih
Eti d.d.
partnerjih najti prihodnjega kupca
Uporaba poslovnih mrež za
pridobivanje novih kupcev
Več na: www.finance-akademija.si/kupci
28 e-računi
zadnja leta razburjala podjetja predvsem
zaradi administrativne prezahtevnosti.
Področje e-računov ureja ZDDV-1G, ki razen revizijske sledljivosti in zagotavljanja
istovetnosti ne opredeljuje niti oblike datoteke niti distribucije, ne zahteva pa niti
e-podpisovanja.
Ob uvedbi e-računov pa je le prav, da podjetja razmislijo, kako jih bodo shranjevala.
Izdane račune sicer lahko shranjujejo v dokumentni sistem ali pa kar na datotečni strežnik. Če za svoje podatke skrbijo v duhu dobrega gospodarja in upoštevajo dobre prakse upravljanja informacijskih tveganj, se
jim ni treba bati izgube računov.
Prehod na e-poslovanje lahko povzroči
hitrejši prirast podatkov ter vzbudi zahtevo po dodatnih procesnih in pomnilniških
zmogljivostih, kar zahteva nove naložbe v
informacijsko infrastrukturo. Da bi se izognila nenehnemu nakupovanju dodatnih
zmogljivosti, se podjetja velikokrat odločijo za politike shranjevanja podatkov, pri
katerih na diskih uporabljajo podatke, stare do dveh ali treh let, starejše pa selijo na
trakove. To pa onemogoča hitro pridobivanje podatkov o starih računih, na primer za
poslovne analize in revizije ali za sodne postopke. Zato postajajo vse bolj zanimive storitve varne hrambe, ki jih danes lahko izva-
Podjetja lahko e-račune
pošiljajo po e-pošti, najbolj
kakovostno pa je pošiljanje
prek sistema e-izmenjave, ki
je sicer obvezno za pošiljanje
računov v omrežje UJP.net.
jajo ponudniki z akreditiranimi storitvami
ter potrjenimi notranjimi pravili. Z uvedbo
takšne hrambe e-računov podjetja precej
zmanjšajo informacijska tveganja. Ponudniki namreč zagotavljajo revizijske sledi,
nespremenljivost dokumentov, redno varnostno shranjevanje, zrcaljenje podatkov na
več oddaljenih lokacij, hkrati pa imajo preizkušene postopke za zagotavljanje dolgoročne dostopnosti in berljivosti shranjenih
dokumentov. Z vidika tveganj in tudi cene
shranjevanja je tako uporaba storitve varne
hrambe primerna izbira.
Omeniti je treba še dodaten vidik shranjevanja e-računov. Pri e-računih za prora-
čunske uporabnike sta zahtevani digitalno
podpisovanje in časovno žigosanje. Izziv pa
se skriva v tem, da imajo digitalni certifikati
in časovni žigi omejen čas veljavnosti. V času hrambe je zato treba s časovnim žigosanjem e-računu večkrat formalno podaljševati veljavnost (za ohranitev istovetnosti in originalnosti), za kar imajo ponudniki e-hrambe že pripravljene postopke, podjetja v svojih lokalnih rešitvah pa to težje zagotovijo.
Sistemska rešitev e-poslovanja
E-računi odpirajo novo dobo poslovanja, ki
bo temeljilo na uporabi elektronskih dokumentov in postopkov ter digitalni komunikaciji. Razen če podjetje gasi tekoče težave
pri izdaji e-računov proračunskim uporabnikom, je priporočljivo, da e-poslovanje uredi procesno z jasnimi cilji izboljšanja svojega delovanja v vrednostni verigi. Razmišljanje o izdaji e-računov naj razširi še na prejemanje ter e-poslovanje vključi kot sestavni
del prodajnega oziroma nabavnega procesa. Šele tako se dodana vrednost e-računov
ne bo merila le s prihranki zaradi zmanjšanja ali opustitve papirnih računov (brezpapirno poslovanje), temveč se bo izražala v izboljšanju razvojno-inovacijskega potenciala podjetja ter njegove dolgoročne poslovne
kondicije in uspešnosti.
Prednosti storitve SETCCE eNvoices®:
• Izdelava zakonsko skladnih e-računov ter ostalih (računovodskih) dokumentov;
• Zakonsko skladna e-hramba dokumentov;
• Distribucija e-dokumentov preko različnih elektronskih
poti (UJP.net, e-banka, e-pošta, eNvoices® portal, Bizbox, B2B
izmenjava s poslovnimi partnerji, …);
• Z uporabo dodatnega modula eNvoices® INBOX je omogočen enostavni prejem e-računov iz različnih elektronskih poti
(e-banka, e-pošta, B2B, eNvoices portal, Bizbox,...). Modul
eNvoices® INBOX prav tako:
- preveri pravilnosti podatkov v prejetem e-računu,
- preveri avtentičnost e-računa in njegov izvor,
- zagotovi enotni uvoz e-računov v dokumentni (DMS) ali
računovodski (ERP) sistem.
• Modul eNvoices® Reverse e-invoicing omogoča enostavno
in avtomatizirano pripravo e-računov v imenu dobaviteljev
oz. poslovnih partnerjev, kateri imajo v portalu eNvoices®
pravico tako pripravljene račune potrditi oz. zavrniti. Za tako
izdelane in potrjene e-račune s strani dobavitelja oz. partnerja, prejemniku ni potrebno izvesti postopka likvidacije.
SETCCE d.o.o. | Tehnološki park 21, 1000 Ljubljana | 01 62 04 500 | info@setcce.si
Računovodstvo
za vsakogar
PANTHEON je sodoben informacijski sistem za vodenje, upravljanje in razvoj podjetja, najamete pa ga pri Telekomu Slovenije kot rešitev v oblaku. S tem se izognete začetni investiciji
nakupa programa in strojne opreme. Program pokriva vse poslovne procese: od naročil in
fakturiranja prek računovodstva in plač do upravljanja proizvodnje in poslovne analitike. Z
vami je od majhnih začetkov, ko morda potrebujete le izdajo računov, do vodenja večjega
podjetja z več podružnicami in mednarodnim poslovanjem.
ZA VELIKE IN MAJHNE
Storitev je še posebej primerna za delo v računovodskih servisih, ki si vsakodnevno izmenjujejo podatke in dokumente
s svojimi strankami. Prav tako je storitev primerna za novoustanovljena podjetja, ki se želijo čim prej posvetiti svoji
dejavnosti, ne pa izgubljati časa in denarja z vzpostavitvijo
poslovnega programa.
DOSEGLJIVOST KJERKOLI IN KADARKOLI
Baza podatkov je ena in tako imata računovodski servis in
stranka možnost hkratnega dostopa do podatkov prek interneta, kjerkoli in kadarkoli. S tem optimizirate delovni proces,
saj vam ostane več časa za svetovanje in analizo, manj pa ga
porabite za vnos podatkov. Podatki so varno shranjeni v podatkovni sobi Telekoma Slovenije, za dostop do njih pa potrebujete le računalnik in internetno povezavo.
PRILAGODLJIVOST
Rešitev je zasnovana modularno. Začnete lahko z osnovnimi
moduli, ki vsebujejo blagajno, elektronsko in spletno poslovanje, izdajanje in prejem računov. Kasneje, ko se posel razširi, pa lahko dodate module, kot so poslovanje s tujino, potni
nalogi, računovodstvo, obračun plač, kadrovska evidenca itd.
MODULARNOST
Rešitev PANTHEON je sestavljena iz več modulov, ki jih lahko poljubno dodajate ali odstranjujete. Program prilagodite
svojemu načinu dela in potrebam, ki rastejo s širitvijo posla.
PANTHEON FARMING IN MOBILNA APLIKACIJA
Najnovejše orodje PANTHEON Farming je posebej namenjeno kmetovalcem, saj poleg finančnih in računovodskih
funkcij omogoča, da neposredno na polju, njivi ali v hlevu
beležite podatke o letini, škropljenju, zdravstvenem stanju
živali, brejosti … Podatki se samodejno posodabljajo z bazo
podatkov v oblaku, do te baze pa lahko dostopata računovodja in uporabnik prek svojega računalnika. Iz vnesenih
podatkov lahko pripravita računovodske izkaze in poročila
FADN. Program je letos na kmetijsko-živilskem sejmu AGRA
prejel zlato medaljo v kategoriji (novi) proizvodi domače
proizvodnje.
eRAČUNOVODSTVO
Poslovanje z e-računi je samodejno vključena funkcija v programu PANTHEON. Omogoča vam prejemanje in izdajanje ra-
Za več informacij o storitvi pišite na poslovni@telekom.si ali
info@datalab.si, pokličite 080 70 70 ali 01 25 28 940 ali obiščite www.telekom.si oziroma www.datalab.si/gostovanje.
ANALITIKA IN POROČILA
V napredne verzije programa je vgrajena zmogljiva poslovna analitika, ki omogoča pregledovanje poslovanja na vseh
ravneh. Poročila za pregled stanja, analize in načrtovanje so
enostavno narejena in se jih lahko izvozi v Excel, Adobe PDF
ali elektronsko pošto.
promocijsko besedilo
čunov v elektronski obliki, elektronsko arhiviranje podatkov,
redne posodobitve in stalno skladnost z zakonodajo ter delo
po mednarodnih računovodskih standardih, podatki pa so
varno shranjeni in hkrati dosegljivi računovodskemu servisu
in stranki.
PANTHEON vam omogoča
eRačunovodstvo v oblaku!
• lažjainvarnaizmenjavapodatkov
• varnostshranjenihpodatkov
• hitrejšaobdelavainprihranekčasa
• veččasazaanalizoinsvetovanjestrankam
• enostaveninhiterdostopkjerkoli
• elektronskoarhiviranjepodatkov
• redneposodobitveinstalnaskladnost
zzakonodajo
• delopomednarodnihračunovodskih
standardih
• možnostprejemanjainpošiljanjaeRačunov
• širokapaletapodporeinpomoči
• delobrezinvesticijoz.plačilopouporabi
• primernotudizavodenjekmetij
enostavno
dostopno
hitro
varno
varčno
PANTHEON je sodoben poslovni informacijski sistem, v katerem je samodejno vključena funkcija
poslovanja z eRačuni. Te je ceneje izdajati in distribuirati, enostavneje je nadzirati njihovo pravilnost,
brezplačen prevzem je lahko samodejen, dostavi se jih lahko na več naslovov in še kaj.
eRačunovodstvo v oblaku
01 252 89 50
prodaja@datalab.si
www.datalab.si
080 70 70
poslovni@telekom.si
www.telekom.si
Telekom Slovenije, d.d., Ljubljana
• prejemanjeinizdajanjeračunov
velektronskiobliki
izzivi
Priložnost
za hitrejše,
cenejše in bolj
inovativno
poslovanje
Z uvedbo rešitev s področja elektronskega in mobilnega poslovanja
lahko svojo storitev precej nadgradijo tudi cvetličarka, dimnikar ali
vzdrževalec peči in grelnikov vode
Miran Varga
miran.varga@finance.si
U
vedba e-računov pri poslovanju z
državnimi organi ni le kaprica zakonodajalca, temveč spodbuda
elektronskemu poslovanju. Podjetja, ki na e-račune gledajo kot na
dodaten strošek, so že danes v nemilosti. Elektronsko poslovanje namreč ni izjemno pomembno le za javni sektor, kjer morajo organizacije zadostiti zahtevanim zakonskim
podlagam v zvezi z brezpapirnim poslovanjem. Je rešitev, ki podjetjem omogoča hitrejše in cenejše poslovanje.
Razlika med ponudbo sodobnih programskih rešitev in številom uveljavitev teh v
slovenskih podjetjih zbuja skrb. Napre32 e-računi
dnejši domači in tuji ponudniki poslovnih
programskih rešitev že vrsto let ponujajo
celovite sisteme in aplikacije. Z njimi podjetja na enem mestu dobijo tesno povezano procesno, dokumentno in arhivsko rešitev, ki jim omogoča, da prav vse z dokumenti povezane postopke izvedejo izključno v elektronski obliki, v skladu z vsemi
zakonskimi zahtevami, tehničnimi priporočili in dobrimi praksami. Zakaj torej takšnih rešitev v praksi ne najdemo v prav
vsakem podjetju?
Cena ne more biti razlog
Odgovorov je več in so večplastni. Najpreprostejši, a pogosto tudi najbolj napačen je
cena. Vse sodobne rešitve so res med dražjimi, a znajo svojo ceno tudi upravičiti. Pod-
E-računi so temelj
sodobnega obračunavanja
pri oskrbnih verigah, v
katerih tako rekoč vsi
udeleženci poslujejo le z
elektronskimi dokumenti.
jetja pa pogosto ne znajo izračunati, kaj vse
bi s sodobnimi elektronskimi rešitvami pridobila v poslu. Tiste organizacije, ki so to le
znale izračunati, sodobne dokumentne ter
poslovno-informacijske sisteme in druge rešitve že dolgo s pridom uporabljajo. Precej
bolj tehten izgovor je neznanje in nepoznavanje tehnologij, a zadnje na primer direktorja podjetja še vedno ne ustavi, da si ne bi
privoščil najnovejšega (morda celo električnega) avtomobila, prenosnika, tablice ali telefona. Pa čeprav vseh njihovih funkcij niti
približno ne zna uporabljati. A ker jih ima,
sproti odkriva nove možnosti. Z malce daljnovidnosti bi kazalo tudi zaposlenim privoščiti novejša orodja in kakšno izobraževanje, dvomim, da to ne bi bilo učinkovito.
Večina zaposlenih ima rada dobre izzive in
jih vidi kot dokazovanje svojih lastnih sposobnosti. Poslu je torej treba dati priložnost,
stvari vendarle ne moremo v nedogled delati po starem.
Optimizacija in avtomatizacija
procesov
Thinkstock
Rešitve za elektronsko poslovanje v podjetja prinašajo spremembe. Podjetja morajo
novi obliki dela prilagoditi poslovne procese ter delovne in dokumentne tokove.
Vse našteto bi morala opravljati tudi sicer
v okviru stalnega nadgrajevanja in posodabljanja poslovanja, a se marsikje zaposleni
in vodstvo (pre)hitro zadovoljijo z manj in
povprečnostjo. To pa nikakor ni dober poslovni obet, kaj šele v prihodnost usmerjeno poslovanje.
Uvedba e-računov je tako odlična priložnost za prevetritev z dokumenti povezane-
„„
Tudi cvetličarka lahko naročilo prejme na svojo mobilno napravo, takoj po
opravljeni storitvi pa stranki v podpis
pošlje delovni nalog (na primer izpisan
na tablici). Že v naslednjem hipu informacijski sistem po zaslugi avtomatizacije teh opravil izda e-račun.
E-računi 33
izzivi
ga poslovanja in njegovo nadgraditev. Elektronska izmenjava dokumentov in njihova
takojšnja dostopnost prideta prav vsakemu oddelku v podjetju. S prenovo poslovnih procesov lahko ta odpravijo zamude in
pomanjkljivosti, ki so se v poslovanje v zadnjih letih prikradle z birokratizacijo posameznih področij, ter poiščejo in odpravijo
ozka grla poslovanja. To se preprosto splača, čeprav ni poceni.
Razširjena izmenjava elektronskih dokumentov s partnerji in dobavitelji hitro
ponudi tudi odgovor, katera podjetja so
bolj primerna za nadaljnje sodelovanje. V
časih, ko je poslovni darvinizem še kako
krut, preživijo le tista podjetja, ki se znajo
bolje in/ali hitreje prilagoditi novim razmeram. Že odzivnost, natančnost in kakovost elektronske komunikacije s partnerji in dobavitelji so lahko v pomoč pri
ocenjevanju njihove odličnosti oziroma
primernosti.
E-poslovanje je temelj vitkega
poslovanja
Strateški dobavitelji si že danes med seboj izmenjujejo elektronske dokumente
kar med poslovnoinformacijskimi sistemi in tako skrbijo za samodejno knjiženje glede na posamezne naročilnice, kosovnice, dobavnice … Cilj doseganja vitkega poslovanja pa gre lahko še precej
dlje. V želji, da bi podjetja kupcem ponudila kar najnaprednejše storitve in inovacije, bodo morala najprej optimizirati
interno poslovanje. IT-podpora tega je le
prvi korak in je temelj večje prilagodljivosti poslovanja. Sodobna tehnologija se
danes zdi vsemogočna – in to skoraj tudi
je. Njeno povsod navzočo uporabo najpogosteje zavira kratkovidnost zaposlenih
in vodstev, pa tudi že omenjeno »prehitro zadovoljstvo«. A to še ne pomeni, da
inovacij ni, jih je pa zato vsekakor manj,
kot bi jih lahko bilo.
E-računi so tudi temelj sodobnega obračunavanja pri oskrbnih verigah, v kate-
Uvedba e-računov je
tako odlična priložnost
za prevetritev z
dokumenti povezanega
poslovanja in njegovo
nadgraditev.
34 e-računi
Priložnosti ponudnikov e-poti
Površen pogled na sistem e-računov bi lahko pri posamezniku vzbudil mnenje, da v tem sistemu še najmanj zaslužijo ponudniki e-poti, čeprav imajo tako rekoč stalen vir prihodka (vsaj
dokler podjetja prek njihovih omrežij izmenjujejo elektronske dokumente). A e-računi so
odlična poslovna priložnost tudi za ponudnike e-poti, kar se pozna že v ponudbi. Nekateri ponudniki so namreč spretno izkoristili svoja znanja in tehnologije, zato podjetjem ponujajo storitve pretvorbe oblik dokumentov. V svetu elektronskih dokumentov in e-računov namreč v
Evropi poznamo več kot 400 različnih in uradno bolj ali manj priznanih oblik. Podjetja, ki veliko poslujejo s tujino, to še predobro vedo. Ponudniki jim zato poleg izmenjave ponujajo še samodejno pretvorbo dokumentov v želeno obliko in tako dosegajo višjo ceno storitve, podjetja pa podatke v svoj informacijski sistem ali aplikacijo prejmejo v prav takšni obliki, kot jo ta
potrebuje.
rih tako rekoč vsi udeleženci poslujejo le z
elektronskimi dokumenti. Tako vsi postopki tečejo avtomatizirano in hitreje, manj je
napak, kakovost opravljenih storitev je višja, pa tudi zadovoljstvo končnega uporabnika ali stranke je večje. Sodobno poslovanje pa gradi predvsem na uporabniški
izkušnji – boljša bo ta, pogosteje se bodo
stranke vračale in izdelek ali storitev priporočale naprej.
Danes med nami odraščajo tako imenovani digitalni domorodci, ki so jim spletne
storitve nekaj čisto samoumevnega, hkrati pa iščejo pozornost na vsakem koraku.
Prav zato so personalizirani izdelki in storitve pri tej populaciji (pa tudi vseh drugih) toliko uspešnejši. Zadnji čas je, da se
novi dobi prilagodijo direktorji podjetij in
svojim strankam ob pravem času na pravem mestu in prek pravega kanala ponudijo prav tisto, kar te pričakujejo.
Hitrejša plačila in dodatne storitve
Elektronski računi najočitnejše prednosti prinašajo na področju različnih storitev, povezanih z naročili in plačili. Podjetja za zdaj na te gledajo precej preozko, saj
e-računi ne pospešijo le poslovanja spletnih trgovin, temveč skoraj vseh dejavnosti, posebno storitvenih. Z uvedbo rešitev s področja elektronskega in mobilnega poslovanja lahko svojo storitev precej nadgradijo tudi cvetličarka, dimnikar
ali vzdrževalec peči in grelnikov vode.
Vsi lahko naročilo prejmejo na svojo mobilno napravo, takoj po opravljeni storitvi pri stranki pa ji ponudijo v podpis delovni nalog (na primer izpisan na tablici).
Že v naslednjem hipu informacijski sistem po zaslugi avtomatizacije teh opravil stranki izda e-račun. Pri tem se stranke tudi ne morejo izgovarjati, da ga niso
prejele, saj jih e-povratnica hitro postavi
na laž. Ne le da e-računi in e-poslovanje
prinašajo stroškovne prihranke, skrbijo
tudi za hitrejše pridobivanje plačil ter likvidnost poslovanja.
Podjetja pogosto ne znajo
izračunati, kaj vse bi s
sodobnimi elektronskimi
rešitvami pridobila v poslu.
Prihaja internet stvari
E-računi in e-poslovanje so tudi del poslovanja prihodnosti, ki sliši na ime internet
stvari. Večina naših poslovnih in zasebnih
elektronskih naprav bo namreč povezana v
medmrežje (internet) in bo tudi komunicirala med seboj. Tako bo denimo pametni hladilnik na podlagi učenja navad gospodinjskih članov poznal porabo posameznih živil, hrane in pijače ter bo ob ustreznih nastavitvah to samodejno naročal v spletni trgovini. Glava gospodinjstva bo izdelano naročilo potrdila (in na koncu tudi plačala), zaposleni (ali roboti) v trgovini pa bodo naročeno blago pripravili in dostavili na dom. Člani gospodinjstva bodo sicer morali nakupljeno blago še vedno sami zložiti v hladilnik, a
ta bo ob pomoči pametnih senzorjev in sistemskih podatkov vedel, katera živila hrani in kdaj jim poteče rok trajanja.
Primerov izjemno dodelane rabe ekosistemov in omrežij v dobi interneta stvari zlepa ne bo zmanjkalo, vsak mesec se bo pojavila nova zgodba o uspehu. Internet stvari
se ne bo dokazal le na področju trgovine,
temveč tudi v proizvodnji ter posebno logistiki, saj bodo številne s senzorji opremljene naprave v vsakem hipu sporočale, kaj in
kako delajo ter ali potrebujejo še kaj (vzdrževanje, material, pogonsko energijo ...) za
svoje neovirano delo. Poleg teh informacij
se bodo po internetu prenašali tudi spremni
dokumenti ter dokumenti za opravljene naloge ali storitve.
Izmenjava e-računov in drugih
e-dokumentov v regiji Adriatic
Elektronska izmenjava dokumentov je že dalj časa uveljavljena oblika poslovanja največjih
trgovskih in logističnih podjetij v regiji Adriatic. Uporaba mednarodnega standarda EANCOM omogoča enostavno komunikacijo prek meja regije in širše, uporaba storitev elektronskega arhiviranja pa brezpapirno fakturiranje.
E-POSLOVANJE KOT STORITEV
Panteon Group svojim strankam ponuja tudi tako imenovano skrbništvo nad
e-poslovanjem oziroma oddajo tega v
zunanje izvajanje. Omogočajo namreč
operativno spremljanje in upravljanje
e-procesov. Deset let izkušenj pri pod-
pori e-procesov v trgovini in več kot 13
let izkušenj v logistiki in transportu so
zagotovilo, da lahko podjetje svojim
strankam reši katerikoli izziv s področja e-poslovanja. Strokovnjaki podjetja
Panteon Group obvladajo načrtovanje
in gradnjo sistemov za e-poslovanje
med partnerskimi podjetji, posameznim družbam pa ponujajo tudi svetovanje, analizo in študijo pri prenovi
poslovnih procesov na podlagi mednarodnih standardov in priporočil (GS1,
ECR, GCI, OAGI ...) .
Prenos elektronskih dokumentov podjetje opravlja prek svojega lastnega
poslovnega omrežja Panteon.net®, pri
čemer po potrebi zagotovi tudi prilagoditev oziroma pretvorbo podatkov med
različnimi sistemi e-poslovanja.
PANTEON GROUP IN E-RAČUNI
Podjetje Panteon Group svojim strankam ponuja več poti za izdelavo, pošiljanje ter izmenjavo ali prejemanje
e-računov. Uporabniki lahko v svojem informacijskem sistemu preprosto izdelajo
e-račun v obliki eSlog, ga elektronsko
podpišejo in prek omrežja Panteon.net®
pošljejo prejemniku. Rešitve podjetja
omogočajo tudi pretvorbo dokumentov
v zahtevano obliko eSlog, ustrezen zapis
v PDF/A ter dodajanje e-podpisa. Strankam, ki rešitve s področja e-računov nimajo v svojem informacijskem sistemu,
pa ponujajo posebno spletno aplikacijo,
v katero bodo vnesle ustrezne podatke
za izdajo e-računa (ali pa iz te prevzele
prejet e-račun).
ARHIV JE DEL ENAČBE
Podjetje Panteon Group je registrirano
tudi za arhiviranje elektronskih dokumentov, izmenjanih med različnimi
poslovnimi partnerji v okviru poslovne rešitve Panteon.net® e-ARCHIVE™.
Za popolno varnost arhiviranih elektronskih dokumentov skrbi napreden
sistem varovanja varnosti informacij
(SVVI), ki je že od leta 2009 certificiran
po standardu ISO27001.
promocijsko besedilo
Podjetje Panteon Group je največji ponudnik storitev s področja elektronskega poslovanja trgovskih verig v regiji,
saj mu zaupajo številni veliki trgovci,
vključno z družbami Baumax, Billa,
Delhaize, dm – drogerie markt, DIS,
Douglas, Engrotuš, Kaufland, Konzum,
KTC, Mercator, Metro C & C, Müller in
Spar. Panteon Group ima z elektronsko
izmenjavo podatkov več kot 15 let izkušenj, njegovemu sistemu in omrežju
Panteon.net® pa dokumente zaupa več
kot 800 poslovnih uporabnikov v regiji
Adriatic. Za svoje stranke podjetje opravlja varno in zanesljivo izmenjavo elektronskih dokumentov in sporočil s poslovnimi partnerji. Slovenska trgovska
in druga podjetja si danes večino elektronskih dokumentov, vključno z e-računi, izmenjajo s kupci in dobavitelji na
Hrvaškem, v Srbiji, Bosni in Hercegovini
ter Makedoniji.
Inovativen ekosistem e-poslovanja
med poslovnimi partnerji
Genis je s storitvijo i-Računi ponudil nov model učinkovitega elektronskega poslovanja med
dobavitelji in kupci
Podjetja vedno bolj ugotavljajo, da bi
s prejemom elektronskih računov veliko prihranila. Vendar imajo za uveljavitev e-poslovanja za dobavitelje
precej nerešenih vprašanj. Največja
težava je, da dobavitelji ne pošiljajo
računov v formatu eSlog, niti domači,
kaj šele tuji. »Danes je de facto format
elektronskih računov datoteka pdf, ki
jo podjetja pošiljajo po e-pošti. Gre za
najbolj enostavno rešitev, ki od podjetij ne zahteva posegov v informacijske
sisteme,« je povedal Janko Štefančič,
direktor Genisa. Pošiljanje pdf-datotek
po e-pošti je skladno tudi s slovensko
zakonodajo, ki ureja področje e-računov, torej z ZDDV-1G.
Vendar ima račun v datoteki pdf bistveno pomanjkljivost, saj v nasprotju
z xml-datoteko podatkov z računa ni
možno računalniško zajeti brez uporabe posebnih orodij. To pomeni, da je v
likvidacijskem postopku za tak račun
še vedno potrebna zamudna ročna obdelava, ki poteka praktično enako kot
pri skeniranih računih.
NAJBOLJ ENOSTAVNO DO
E-RAČUNA PRI NABAVI
V Genisu so letos izdelali povsem novo
informacijsko storitev i-Računi, ki je
namenjena izdelavi in pošiljanju e-računov. Podjetjem je glede na obseg
izdanih računov na voljo v paketnih
različicah List, Veja, Drevo in Gozd. Za
podjetja, ki želijo razširiti e-poslovanje
z dobavitelji, je zanimiv predvsem paket Gozd. Ta naročniku v osnovi omogoča, da poleg lastne uporabe ponudi
storitev i-Računi do sto dobaviteljem,
ki mu brez kakršnih koli dodatnih stroškov izstavljajo e-račune v formatu xml
eSlog in pdf.
»i-Računi Gozd so se izkazali kot privlačna rešitev za srednja in velika
podjetja, ki želijo v čim večji prejemati e-račune. Probleme imajo predvsem z manjšimi dobavitelji, ki nimajo ustrezne računalniške podpore
za izdajo e-računov. Sistem pa lahko
ponudijo tudi dobaviteljem v tujini,
kjer ne poznajo eSloga,« je pojasnil
Štefančič.
Dobavitelji, ki brezplačno uporabljajo storitev Gozd, se lahko naknadno
naročijo na paket Drevo ter izdajo
e-računov razširijo še na ostale kupce
ali pa uvedejo Gozd še za svoje dobavitelje. Na prodajni strani jim i-Računi
omogočajo izdajo računov glede na
želje kupcev, v zapisu pdf ali xml ali
na papirju, pri čemer je podprto tudi
poslovanje s proračunskimi uporabniki.
AVTOMATIZACIJA POSLOVANJA
Z DOBAVITELJI
V Genisu so paradigmo enkratnega vnosa podatkov povzdignili na
novo raven. Prek sistema i-Računi
se namreč podatki računa vnesejo
samo enkrat v celotnem procesu, in
to pri dobavitelju. Vsi nadaljnji delovni postopki so avtomatizirani, od
prevzema računa v kupčev ERP ali
dokumentni sistem do odobravanja
in knjiženja. »Dobavitelj elektronski
račun prek i-Računov pošlje na primer v Genis e-Pisarno ali e-Račune
pri kupcu, kjer se brez kakršnega koli
dodatnega vnašanja podatkov potrdi
glede na vsebino in poslovna pravila ter po odobritvi prenese v glavno
knjigo,« je dodal Štefančič. Poleg avtomatizacije poslovanja z dobavitelji
tako podjetja pri Genisu dobijo tesno
povezan sistem internega elektronskega poslovanja, s katerim optimizirajo notranje poslovne procese in
ustvarijo dodatne prihranke in izboljšave.
promocijsko besedilo
Koristi storitve i-Računi Gozd
Za naročnike – kupce:
- Cena dva evra po dobavitelju za neomejeno število računov mesečno – drastično nižji stroški poslovanja z dobavitelji,
- enkraten vnos podatkov pri dobavitelju – manj napak
pri obdelavi prejetih računov,
- do 90 odstotkov hitrejša obdelava prejetih računov –
boljše obvladovanje finančnega toka,
- popolna sledljivost od izdelave računa s priponkami pri
dobavitelju do knjiženja v kupčev poslovni sistem.
Za dobavitelje:
- Celovite zmožnosti za izdelavo in pošiljanje e-računov,
vključno s priponkami,
- posredovanje e-računov v UJP,
- vodenje računov ne glede na format in način pošiljanja,
- vodenje cenikov, evidence partnerjev in plačil,
- uporaba takoj, brez začetnih naložb in uvedbe,
- dobavitelj, ki je uporabnik Gozda, pošilja naročniku račune popolnoma brezplačno.
praksa
Adria Mobil je izbrala
e-bančne poti
Uvedbo e-računov je mogoče končati zelo hitro
Miran Varga
miran.varga@finance.si
A
dria Mobil, eden največjih evropskih proizvajalcev počitniških
prikolic in avtodomov, ki 99 odstotkov svojih izdelkov izvozi, od
svojih večinoma domačih dobaviteljev vsako leto prejme več kot 30 tisoč računov. Polovico jih prejme v elektronski obliki, kar jim precej poenostavi, pospeši in poceni delo z računi.
»Trideset tisoč računov na letni ravni pomeni več kot 270 tisoč različnih postavk, ki jih
je treba ročno vnesti v informacijski sistem,«
je razložila Mira Šetina, pomočnica generalne direktorice, odgovorna za ekonomiko in
kontroling. Zato so se v podjetju odločili za
pogovore z največjimi dobavitelji in uvedbo prejemanja računov v elektronski obliki, pri tem pa je nujno zagotoviti tudi varno arhiviranje.
Uspešna mesečna digitalizacija
V Adrii Mobilu so se želeli izogniti visokim
stroškom naložb v dodatne nestandardne
povezave s svojimi dobavitelji, zato so se
odločili za uporabo e-bančnih poti, ki jih za
opravljanje plačilnega prometa redno uporablja več kot 80 odstotkov slovenskih podjetij, torej tudi vsi njihovi pomembnejši dobavitelji.
Rešitev za e-bančništvo so Adria Mobil
in njeni največji dobavitelji v sodelovanju
z Abanko Vipa nadgradili tako, da jo lahko
zdaj uporabljajo tudi za pošiljanje in prejemanje računov. »V poskusni fazi projekta uvedbe, ki je trajala le tri mesece, smo
v izmenjavo e-računov najprej vključili tri
dobavitelje, nato pa postopoma dodajali
druge. V štirih mesecih od konca poskusne faze smo tako vključili večino naših
največjih dobaviteljev, od katerih na leto
prejmemo polovico vseh računov,« je dodala Mira Šetina.
Znižali stroške hranjenja in iskanja
Danes Adria Mobil uporablja Halcomov
sistem izmenjave elektronskih računov.
Dobavitelji pripravijo e-račun v formatu
38 e-računi
Če je bančna
infrastruktura dovolj
varna za denar, je tudi za
račune.
„„
Mira Šetina, pomočnica generalne
direktorice, odgovorna za ekonomiko
in kontroling
enostavni eSlog, ga uvozijo v svojo e-banko in s tem digitalno podpišejo ter ga prek
banke pošljejo družbi Adria Mobil. V podjetju nato podatke brez odvečnega ročnega dela izvozijo iz e-banke v svoj informacijski sistem, v katerem odgovorne osebe
odobrijo plačilo računa. Po odobritvi lahko zaposleni iz e-računa izdelajo plačilni
nalog ter ga izvozijo nazaj v e-banko. Ta-
ko so se v podjetju izognili zamudnemu in
nezanesljivemu pretipkavanju podatkov.
Po likvidaciji e-račune shranijo v interni
elektronski arhiv, s čimer so pomembno
znižali stroške hranjenja in iskanja dokumentov.
Primerne za prenos denarja in
e-računov
»Že uveljavljene e-bančne poti so za nas in
naše dobavitelje pomenile enostavno in hitro uvedbo sistema za izmenjavo elektronskih računov. Taki obliki izmenjave popolnoma zaupamo – če je bančna infrastruktura dovolj varna za denar, je tudi za račune,«
ugotavlja sogovornica.
Izkušnje, ki so jih pridobili v Adrii Mobilu, kažejo na to, da je projekte uvedbe elektronskih računov ob trdem delu in sodelovanju vseh vpletenih mogoče končati zelo
hitro. Uspeh projekta in oprijemljive koristi
(predvsem nižji stroški obdelave dokumentov in olajšana izmenjava podatkov) za Adrio
Mobil so spodbudili tudi dobavitelje te družbe, da se s poslovnimi partnerji dogovorijo
za prejemanje e-računov po bančnih elektronskih poteh.
praksa
Vsem kupcem
ponudili e-račune
Špica International je k izmenjavi e-računov
povabila tudi partnerje iz gospodarstva
Jaka Žorž
Pričakovane
poslovne koristi:
finance@finance.si
V
podjetju Špica International so
o uvedbi izdajanja elektronskih
računov razmišljali že pred leti, vendar so takrat zaradi posledic gospodarske krize prednost dobili drugi projekti. Objava 26. člena ZOPSPU je idejo o uvedbi izdaje elektronskih računov vnovič oživila in tako so
septembra letos začeli projekt eRačuni. V
okviru tega so prilagodili notranji proces
izdajanja računov, nadgradili informacijski sistem ter uvedli orodja, ki zagotavljajo izdajo e-računov v skladu z veljavno zakonodajo.
V začetni fazi projekta so izvedli analizo kupcev ter ugotovili, da 15 odstotkov
domačih kupcev pomenijo proračunski
uporabniki. Zaradi izsledkov analize in
dejstva, da so predpisi, zahteve in, ne
nazadnje, orodja za pripravo, izdajo in
izmenjavo enaki za vse elektronske račune, so se odločili za izvedbo projekta
hkrati za vse kupce. »Pričakovati je, da
bodo dolgoročno papirne račune v celoti
nadomestili e-računi, zato smo se odločili za uvedbo celovitega sisteam za njihovo izdajo. K tej odločitvi so nas poleg
sprejetega zakona spodbudile prednosti e-računov,« je povedala Sabina Srebrič, vodja projekta eRačuni v Špici international.
Kako so se lotili
Projekta eRačuni so se lotili enako kot
drugih projektov. Tako so postavili cilje, oblikovali projektno skupino, izvedli oceno tveganj, pripravili časovni načrt izvedbe projekta ter določili potrebne dejavnosti za izvedbo.
Analizi kupcev je sledila analiza procesa izdajanja računov in razmer na trgu. Na podlagi tega so izbrali partnerje, ki so jim zagotovili ustrezna orod-
„„
„„
„„
„„
Pričakovati je, da bodo
papirne račune v celoti
nadomestili elektronski,
zato smo se odločili za
postavitev celovitega
sistema za izdajo teh.
K tej odločitvi so nas
poleg sprejetega zakona
spodbudile tudi prednosti, ki
jih prinašajo e-računi.
„„
Sabina Srebrič, vodja projekta eRačuni v
Špici International
Hitrejše izdajanje računov,
nižji stroški izdaje računov,
hitrejša dostava računov kupcem,
večji nadzor nad izdanimi računi.
ja za uvedbo sistema za izdajo e-računov. Ker so se odločili, da bodo e-račune ponudili vsem kupcem, so vzporedno z uvedbo ustreznih orodij izvedli
še obveščanje kupcev. »Ker je učinkovitost projekta med drugim odvisna od
odziva naših kupcev, smo jih pisno obvestili o sistemu in jih pozvali k izpolnitvi obrazca za prejem e-računov. Na
izpolnjenem obrazcu so vse potrebne
informacije za izdajo in izmenjavo e-računov,« je pojasnila Sabina Srebrič. Nove kupce bodo o tej možnosti obveščali
sproti ob prejetju naročil in jih poskusili v čim večjem številu usmeriti k prejemanju e-računov.
V sklepnem delu projekta so pripravili
šolanje zaposlenih, ki bodo izdajali e-račune, ter obvestili vse zaposlene o novostih, ki jih e-računi prinašajo v podjetje.
Zadnja koraka sta bila preizkus in prehod
v produkcijo novembra letos.
Rešitev v okviru sistema ERP
Za izdajo računov so ohranili sistem
ERP in tega nadgradili s posebnim modulom za izdajo e-računov, ki zagotavlja pripravo računa v predpisanem
standardu eSlog in njihovo pošiljanje
na elektronski naslov kupca. Za pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom so se odločili za sodelovanje s
podjetjem ZZI in njihovo aplikacijo BizBox, ki zagotavlja formalno elektronsko izmenjavo računov.
E-računi 39
S Halcomovimi rešitvami avtomatizirajte
postopke in optimizirajte poslovanje
Glavno vprašanje, s katerim se dandanes srečujejo podjetja, je, kako čim bolj optimizirati
in poceniti proces v nabavni verigi. Tržno okolje postaja iz dneva v dan bolj zahtevno. Hitrejši in cenejši so procesi, več časa in truda lahko podjetje nameni svoji osnovni dejavnosti.
Račun je glavna komponenta povezovanja in katalizator optimizacije nabavnega procesa.
Elektronski računi v tem primeru lahko precej olajšajo in pocenijo delo v nabavni verigi.
Elektronski računi za izmenjavo med
podjetji postajajo nepogrešljivo orodje
za doseganje hitrejšega in cenejšega
procesa nabavne verige, boljše uravnavanje denarnih tokov podjetij ter posledično hitrejšega in učinkovitejšega
odločevanja podjetij. Izračuni kažejo, da
lahko elektronsko procesiranje računov
prihrani med 60 in 80 odstotki stroškov
v primerjavi s tradicionalno obravnavo
papirnih računov. Stopnje rasti elektronskih računov so izredno visoke, pa
vendar trenutna pokritost ne presega
10 odstotkov vseh računov. Izkušnje v
EU kažejo, da se naložbe v projekte e-računov povrnejo prej kot v dveh letih. Če
bi v EU nadomestili večino papirnih računov z e-računi, bi to letno pomenilo
prihranek 40 milijard evrov.
promocijsko besedilo
Pred nami je torej velika sprememba
iniciativa javne uprave, da januarja
2015 začne obvezno uvedbo e-raču-
nov. Ta odločitev je odločilnega pomena za pospešeno uvedbo e-računov v
vsej državi. Novo leto, ko bodo morali
proračunski uporabniki Republike Slovenije prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski
obliki, prinaša nove priložnosti in od
podjetij je odvisno, koliko jih bodo izkoristila.
Optimizacija poslovnih procesov je
cilj, za katerega si prizadeva vsako
podjetje. Ena izmed metod je gotovo
avtomatizacija poslovanja, s katero
podjetje prihrani čas in stroške, kar
pomeni pozitivne spremembe poslovanja. Podjetja lahko dodano vrednost
avtomatiziranega e-bančnega poslovanja izkoristijo s Halcomovo rešitvijo
za e-bančništvo, Hal E-Bank/B2B, ki
sledi sodobnim potrebam finančnega
poslovanja in omogoča tudi avtomatizacijo poslovanja z e-računi kot tudi
avtomatizacijo podpisovanja e-računov. Vsak uporabnik Halcomove rešitve za e-bančništvo Hal E-Bank ima že
danes možnost uporabe e-računov v
okviru rešitve Hal E-Bank; uporabniki
naj se o tej možnosti pozanimajo pri
svoji banki.
Hal E-Bank/B2B je nadgradnja Hal EBank/Corporate in pravnim osebam
omogoča avtomatsko neposredno izmenjavo dokumentov plačilnega prometa med informacijskim sistemom
podjetja (ERP) in informacijskim sistemom banke v Sloveniji in tujini brez ročnega dela. Pomeni nepogrešljivo orodje
tako za večja podjetja in organizacije z
velikim številom transakcij kot tudi za
manjša napredna podjetja, ki želijo imeti stalen nadzor nad svojo likvidnostjo.
Vsaka sprememba v banki se namreč
prenese neposredno v informacijski sistem podjetja.
Hal E-Bank/B2B vsako spremembo v banki avtomatsko prenese v informacijski sistem podjetja – in nasprotno – ter tako zamenjuje delo
zaposlenega.
Najvidnejša prednost je gotovo povečanje udobja poslovanja. Velika podjetja, za
katera je pomembna hitrost poslovanja,
lahko pridobijo dragoceni čas. S Halcomovo rešitvijo so vsi podatki na enem
mestu, zato se tudi vsi procesi avtomatizirajo in povezujejo z informacijskim sistemom v podjetju. Podjetja imajo prav tako
nenehen dostop do ažurnih podatkov.
Uporabniki Hal E-Bank/B2B avtomatsko
prevzamejo podatke od banke v tistem
trenutku, ko so ti pripravljeni. Tako izvršujejo avtomatsko prevzemanje tudi pred
začetkom delovnega časa, podatki pa se
shranjujejo v zalednem sistemu podjetja.
Rešitev Hal E-Bank/B2B avtomatsko izvaža podatke iz e-banke. Podatke, kot
so plačilni nalogi in e-računi, izmenjuje
z ERP-sistemom podjetja. Tako podjetja
precej zmanjšajo število napak, ki so
posledica ročnega uvoza podatkov v
e-banko ali izvoza iz nje ali pa napačne
izbire transakcijskega računa.
Uvedba e-računov prinaša pozitivne
spremembe javnemu sektorju, saj bo ta
Halcom_oglas_B2B_203x130 copy.pdf
1
pridobil z velikimi prihranki pri sprejemanju, predvsem pa oddajanju množičnih računov. Prav tako
bodo pridobili dobavitelji blaga in storitev
z možnostjo optimizacije financiranja
svojih dobav. Pozitivne spremembe
bodo čutili tudi
naročniki, saj se
jim bodo znižali
stroški pri obdelavi prejetih računov.
Z uporabo
rešitve
za
elektronsko
bančništvo,
ki postopke
avtomatizira, lahko
podjetja prihranijo tako čas kot denar
ter se posledično z več sredstvi posvetijo
svoji glavni dejavnosti in uspešneje razvijajo svoje konkurenčne prednosti na
tekmovalnem trgu.
11/26/14
10:45 AM
Že preverjena in uspešna rešitev
avtomatizacije e-bančnega poslovanja
Optimizacija poslovanja z avtomatizacijo procesov
Avtomatska izmenjava podatkov med informacijskim
sistemom (ERP) in e-banko
Avtomatizacija poslovanja z e-računi
Halcom d.d., Tržaška 118, 1000 Ljubljana, Tel: 01 200 33 40, E-pošta: prodaja@halcom.si, Splet: www.halcom.si
Papirnati računi se selijo na računalniške
ekrane.
praksa
Mariborski vodovod z
e-računi posluje že več let
Preprostost
e-plačevanja
je najprej
prepričala
gospodinjstva
na za e-račune. Ugotovili smo, da večina že plačuje položnice prek elektronske banke. Zakonodaja v zvezi z
e-računi še ni bila dodelana, zato smo
ubrali svoj pristop, njegov rezultat je
tudi dvojna izdaja. Stranke so račun
dobile po e-pošti in v pisni obliki. Zdaj
je skoraj vsem jasno, kaj je e-račun, zato tega ne počnemo več,« razlaga Bojan Erker, vodja informatike v Mariborskem vodovodu.
Miran Varga
Odločilna vloga razvojnega
partnerja
miran.varga@finance.si
V
Mariborskem vodovodu
sodobne IKT-tehnologije vidijo kot konkurenčno
prednost, zato jih uspešno
uporabljajo že vrsto let,
pravilnost njihove usmeritve pa potrjujejo tudi številne nagrade in priznanja. Za obračun vodarine uporabljajo
programsko opremo podjetja Bass iz
Celja. Njihova aplikacija za obračun komunalnih storitev Inkasso je storitev e-račun podprla že v začetku leta 2010.
Mariborski vodovod je bil med prvimi komunalnimi podjetji, ki je začelo omenjeno storitev že istega leta ponujati strankam s sloganom »E-račun:
prijazen do okolja, udoben za uporabnike, učinkovit za podjetja«.
E-račun ne prinaša
le organizacijskih
sprememb, temveč
postavlja tudi nove
standarde komuniciranja, tako s
podjetji kot končnimi uporabniki.
„„
Bojan Erker, vodja informatike v Mariborskem
vodovodu
E-račun v družbi klasičnega
računa
Vendar je bila pot uvajanja elektronskih računov vse prej kot lahka. IT-podjetja in zakonodaja so storitev izmenjave e-računov sicer hitro podprli,
a so zaostajali drugi deležniki, vključno z bankami in drugimi podjetji, posebno pa država. Prav kmalu naj bi se
to spremenilo. Od 45 tisoč izdanih računov na mesec v Mariborskem vodovodu je zdaj pristnih e-računov še vedno malce več kot 500, približno pet
tisoč pa jih imajo v dvojni – tako papirni kot elektronski obliki.
»Postavili smo si izziv približanja
končnim uporabnikom, ki razmišljajo in delajo čedalje bolj digitalno. Vsi
imajo internet in so torej ciljna skupi42 e-računi
Od 45 tisoč izdanih računov na
mesec je pristnih e-računov
malce več kot 500, približno pet
tisoč pa jih imajo v dvojni – tako
papirni kot elektronski obliki.
Še preden pa so v Mariborskem vodovodu zagnali veliko kampanjo, s katero so e-račun približali končnim uporabnikom, so v sodelovanju s podjetjem Bass pripravili vso potrebno infrastrukturo. Omenjeno podjetje je
namreč v sodelovanju z naprednejšimi partnerji razvilo specializirano poslovno rešitev, ki jo danes uporablja že
več kot 70 odstotkov slovenskih komunalnih podjetij.
Prejemnik računa za komunalne
storitve se je že na začetku lahko odločil, ali bo e-račun prejemal prek elektronske banke ali sistema www.komunala.info. Preprostost e-plačevanja komunalnih storitev je prepričala predvsem gospodinjstva, medtem
ko poslovni subjekti šele zdaj razumejo pomen e-računov in imajo tudi več
posluha za te, pred leti pa so e-račun
posvojila le redka podjetja.
»E-račun ne prinaša le organizacijskih sprememb, temveč postavlja tudi
nove standarde komuniciranja, tako s
podjetji kot končnimi uporabniki,« dodaja Erker. Mariborski vodovod danes
e-račune pripravlja v svoji lastni aplikaciji, pri čemer je večina dela avtomatiziranega, saj merilniki samodejno
sporočajo porabo, sistem pa preračuna ceno storitve. Za pošiljanje e-računov do UJP podjetje uporablja omrežje družbe Bass, enega od ponudnikov
elektronskih poti. Vsak mesec namreč
prek omrežja Bass do računskega stičišča potuje približno štiri tisoč računov, to število pa bo v prihodnjem letu precej večje.
Gradovi programi in e-poslovanje
Podjetje Grad d.d. je specializirano za razvoj programske opreme za računovodstvo in
vodenje poslovanja.
Paleto Gradovih produktov, ki podpirajo
e-poslovanje, sestavljajo programi:
• Meč SQL za uvoz elektronskih
računov,
• Cekin SQL za izdajo elektronskih
računov,
• spletna aplikacija eMeč, ki omogoča
likvidacijo dokumentov tudi z oddaljenih lokacij (prek interneta). Program hkrati omogoča večnivojsko likvidiranje dokumentov, kar pomeni,
da lahko za določen račun določite
več likvidatorjev (skrbnikov).
Vse programe odlikujejo preglednost,
enostavnost za uporabo ter številne
možnosti skeniranja in izvažanja oziroma uvažanja dokumentov.
Programska paketa Meč SQL (za prejete
račune) in Cekin SQL (za izdane račune)
hkrati zagotavljata arhiviranje (e-arhiv)
v skladu z določili zakona o DDV, ki predpisuje hranjenje računovodskih listin.
Zato uporabniki navedene programske
opreme ne potrebujejo dodatnega zunanjega hranjenja in nimajo dodatnih
stroškov arhiviranja. Zagotoviti je treba
le dovolj prostora na izbranem mediju.
mo. Vse potrebne prilagoditve v zvezi z
e-poslovanjem so v obliki novih različic
vsi uporabniki z veljavno vzdrževalno
pogodbo prejeli brezplačno.
Za večje uporabnike so pripravili še vmesnik, ki omogoča neposreden dostop iz
programa do ponudnikov elektronskih poti.
S pravočasno pripravo uporabnikov na
novo obliko poslovanja bo januarski
prehod preprost in brez stresa. Poleg
uporabnosti programskih rešitev so k
temu pripomogla strokovna izobraževanja za Gradove uporabnike v minulih
mesecih.
Oktobra je polovica Gradovih uporabnikov iz javnega sektorja uspešno opravila
prve uvoze e-računov v Meč SQL. Ob
tem se je potrdilo pričakovanje, da posebnih težav pri prevzemu e-računov
ni. Verjetno je razlog tudi to, da imajo
vsi izdajatelji, ki že omogočajo pripravo
e-računov, ustrezno programsko opre-
promocijsko besedilo
Oba programa omogočata izmenjavo
računov po elektronski pošti že vrsto
let. Najnovejši predpisi pa so elektronsko izmenjavo računov uzakonili za javni sektor in določili pot izmenjave prek
UJP.net. V skladu s tem smo že poleti
uporabnike Gradovih programov povabili, naj začnejo postopke prijave za
prejemanje e-računov na UJP.net in izvedejo prve uvoze že pred uradnim prehodom na novo obliko poslovanja.
praksa
Prihranijo čas in se
izognejo napakam
V osnovni
šoli Draga
Bajca Vipava
so se že zgodaj pripravili
na elektronsko poslovanje
Jaka Žorž
finance@finance.si
„„
»S prejemanjem elektronskih računov je poslovanje še hitrejše in preprostejše. Odpadeta
namreč skeniranje računov in ročno vnašanje podatkov,« pravi Neva Čibej, računovodkinja v
osnovni šoli Draga Bajca Vipava.
V
osnovni šoli Draga Bajca Vipava so v nasprotju z drugimi
javnimi zavodi priprave na elektronsko poslovanje začeli že lansko poletje. Z uvedbo e-poslovanja so pohiteli tudi zato, ker je ta zahtevala nove naložbe v računalniško
opremo, ki jih zaradi ZUJP morda ne bi mogli zagotoviti
pravočasno. »Kupiti smo morali nov strežnik, dodatne osebne računalnike za hišnika, kuhinjo in knjižnico ter dodatno programsko
opremo,« je povedala računovodkinja Neva Čibej.
Najprej so začeli elektronski zajem papirnih računov ter elektronsko odobravanje. Za to so uvedli dokumentni sistem SAOP eRegistrator in knjigo prejetih računov, ki je povezana z glavno knjigo v
poslovnoinformacijskem sistemu. Marca letos so sistem razširili še
s prejetjem elektronskih računov iz banke UJP, pri čemer so se prijavili za prejetje elektronskih računov sicer zelo majhnega števila registriranih izdajateljev, na primer Telekoma Slovenije, Elektra Primorske oziroma E 3 ter Adriaplina.
Avtomatizacija procesa
Kot napoveduje Čibejeva, bo s prejemanjem elektronskih računov
poslovanje še hitrejše in preprostejše. Odpadeta namreč skeniranje
računov in ročno vnašanje podatkov. Ko pride e-račun v banko UJP,
ga računovodkinja najprej pregleda, sprejme oziroma zavrne, potrdi in nato uvozi v knjigo prejetih računov v dokumentnem sistemu.
Uvoženemu računu se v knjigi prejetih računov samodejno dodeli
številka računa, pokaže se slika, hkrati pa se prepišejo vsi glavni podatki, kot so sklici, zneski in valuta. »Pri elektronsko prejetih raču44 e-računi
nih samo še določim podpisnike in konte, kamor se bo zadeva poknjižila. Ne gre samo za prihranek časa, temveč tudi za izogibanje
napakam, predvsem pri sklicnih številkah, ki so zelo dolge,« je poudarila Čibejeva. Pri nekaterih dobaviteljih imajo že nastavljene poti
knjiženja in se po odobritvi podpisnika račun samodejno poknjiži.
Odobravanje e-računov poteka enako kot odobravanje skeniranih. Iz knjige prejetih računov se po določanju potrjevalcev računi
samodejno preusmerijo v ustrezne nabiralnike, kjer jih potrjevalci prevzamejo in odobrijo. Kot pravi Čibejeva, je program zelo preprost za uporabo, tudi za računalnika nevešče zaposlene, kot sta hišnika in kuharica. Prejete račune podpisujejo na petih točkah. Podpisnik pregleda račun v zapisu PDF in ga podpiše z digitalnim certifikatom. Po potrditvi se račun samodejno prenese v glavno knjigo, ob tem pa se izdelajo še plačilni nalogi.
Prehod na e-hrambo
Vse račune, tudi elektronske, za zdaj še arhivirajo v papirni obliki,
z novim letom pa bodo predvidoma v celoti prešli na elektronsko
hrambo. »Pri elektronski hrambi nas čaka še sprejetje notranjih pravil. Ob nabavni dokumentaciji ter izdanih računih želimo namreč
prek elektronskih map v eRegistratorju voditi tudi drugo prejeto pošto in poslovno dokumentacijo, skupaj s plačilnimi listami ter drugimi dokumenti zaposlenih,« je pojasnila Čibejeva.
Šola je sicer naklonjena elektronskemu poslovanju, saj poleg poslovnega dela uvaja še sistem eAsistent za elektronsko podporo učnemu procesu in sodelovanje s starši.
praksa
Na poti do celovitega
e-poslovanja pri prodaji
Pro Plus je elektronsko poslovanje z dobavitelji in
kupci začel zaradi pospešitve procesov in znižanja
stroškov pisarniškega materiala
Jaka Žorž
finance@finance.si
V
medijski hiši Pro Plus – POP tv, Kanal A, Kino, Brio,
Oto, Voyo, 24ur.com in tematski portali – so elektronsko poslovanje začeli v nabavi, lani pa so ga razširili
še na prodajo. »Čas podpisovanja in potrjevanja vhodnih računov smo skrajšali vsaj za polovico, računi
pa so pri kupcih še v istem dnevu, ko so poknjiženi,« je povedal
Boštjan Rigler, tehnični direktor v Pro Plusu. E-poslovanje jim
omogoča tudi lažjo analizo poslovanja in hiter vpogled v račune za zaposlene, saj so vsi podatki dostopni prek računalnika.
Iskanje po fasciklih je tako preteklost, hkrati pa sistem omogoča popolno revizijsko sledljivost dogajanja v nabavnem procesu
za potrebe notranjih in zunanjih revizijskih postopkov ter pravno veljavno e-poslovanje.
Izboljšal se je tudi denarni tok
»Poudariti je treba, da se s pošiljanjem računov v eni izmed elektronskih oblik skrajša čas za obravnavo in pripravo za plačilo, kar
je pri našem poslovanju zelo pomembno, saj so naše največje stranke agencije, ki morajo vsak prejeti račun pregledati in posredovati končnemu naročniku oglasa,« razlaga Rigler. Vse skupaj se kaže
v krajšem času, potrebnem za poravnavo obveznosti, in s tem boljšem denarnem toku. Brezpapirno poslovanje ne nazadnje pripomore tudi k varstvu okolja. V Pro Plusu so namreč že nekaj let dejavni na področju trajnostnega razvoja, katerega pomemben del
je tudi ekologija.
Zaokrožena rešitev za izdajo računov v PDF
Sistem e-poslovanja uvajajo postopoma, pri čemer ga sproti nadgrajujejo z novimi rešitvami in prilagajajo svojim potrebam. S kranjskim
podjetjem Genis in Microsoftovimi produkti so tako razvili dokumentni sistem, povezan z aplikacijo, ki pokriva vse poslovne procese podjetja. Knjiženje izhodnih računov poteka v informacijskem
sistemu Axapta, s katerim so letos zamenjali Navision. Ob knjiženju
se ustvari datoteka PDF, ki se skupaj z najpomembnejšimi podatki
o računu samodejno prenese v dokumentni sistem.
»Za zapis PDF smo se odločili zaradi njegove razširjenosti. Naši partnerji ne potrebujejo novih programov za sprejemanje naših
računov,« je pojasnil Rigler. V dokumentnem sistemu sledi kontrola, račune v sistemu potrdi kontroling. Program ima shranjene nastavitve o obliki pošiljanja računov za posamezne stranke, s čimer
so zmanjšali možnosti za njihovo napačno dostavo. Račune iz dokumentnega sistema pošljejo po elektronski pošti ali pa natisnejo
in pošljejo po klasičnih poteh (kurir, pošta).
Število kupcev, ki
uporabljajo e-poslovanje, se
je povečalo. Prizadevamo
si, da bi se jih v prihodnosti
čim več odločilo za tako
obliko prejemanja računov.
„„
Boštjan Rigler, tehnični direktor Pro
Plusa
Elektronski proces bo v celoti potekal elektronsko
Dokumentni sistem bodo v Pro Plusu razvijali tako, da bo celoten
poslovni proces – od ponudbe, naročila in izvedbe do izdaje faktur
– potekal elektronsko, tako pri prodaji kot nakupu. »Pripravljamo
razširitev za pošiljanje računov v obliki eSlog, za to smo se odločili predvsem zaradi učinkovitejšega poslovanja z javnimi ustanovami,« je dodal Rigler.
Sistem nameravajo še razširiti, da bo omogočal tudi spremljanje
naročil in pogodb na prodajni strani, prevzem in aktivacijo osnovnih sredstev in samodejni prenos podatkov v sistem ERP ter obračun vračunanih stroškov na podlagi podatkov o naročenih in opravljenih, a še nefakturiranih storitvah.
E-računi 45
4th Office – e-poslovanje za podjetja,
ki si prizadevajo za uspeh v letu 2015
Kaj razlikuje uspešna podjetja od preostalih? Uspešna podjetja skrbijo za agilne procese in
dinamično povezovanje ekip. Enosmerno komunikacijo od zgoraj navzdol nadomeščajo z interaktivnimi pogovori med različnimi ravnmi, papirne dokumente pa izpodrivajo e-dokumenti, do katerih lahko zaposleni dostopajo od koderkoli in kadarkoli. Vse to omogoča 4th Office.
naložbe ali uvajanja,« pove Boštjan Bregar,
idejni oče rešitve.
4th Office zaposlenim prihrani kar 25 odstotkov delovnega časa, ki ga sicer porabijo za iskanje informacij in dokumentov
med e-pošto. (Vir: raziskava Marg 2013,
133 podjetij)
promocijsko besedilo
4th Office, inovativna poslovna rešitev v oblaku, je del globalnega trenda, ki postavlja
nove standarde za poslovanje podjetij, saj
ustvarja prilagodljivo delovno okolje za zaposlene, ki spodbuja inovacije in podpira
dinamično vodenje podjetja.
»Jasno nam je, da imamo platformo, ki
pomeni velik preobrat v dozdajšnjem načinu dela in vodenja. Vzpostavlja namreč
delovno okolje, ki je najboljši približek klasične pisarne, le da lahko v 4th Office skupaj 'sedijo' in delajo posamezniki, ne da bi
morali dejansko biti v isti pisarni. Najboljše
pri tem pa je, da je rešitev tako preprosta, da jo lahko katerokoli podjetje začne
uporabljati praktično takoj, brez dodatne
DOSTOP DO DOKUMENTOV OD
KODERKOLI, TUDI Z MOBILNEGA
TELEFONA
4th Office podpira agilne poslovne procese, sodelovanje in hitro komunikacijo med
sodelavci, preprosto izmenjavo dokumentov ter učinkovito vodenje projektov – vse
to na enem mestu, dostopno od koderkoli
in kadarkoli prek računalnika, tablice ali
mobilnega telefona.
Pri tem zaposlenim omogoča, da svoje
delo opravijo kjerkoli: v pisarni, doma ali
na poti. V podjetju se zmanjša poraba papirja, manj je neproduktivnih sestankov,
nižji pa so tudi stroški telefona in službenih potovanj.
ZNALI SO PRISLUHNITI
POTREBAM STRANK
»Iz pogovorov s strankami nam je postalo
jasno, da ni več pomembno, kje je nekdo
lociran, temveč da sodelavce izbirajo na
podlagi njihovega znanja. Želeli so rešitev, s katero bodo poenostavili medsebojno komunikacijo ter pretok znanja in
dokumentov. Pri tem pa so želeli izkoristiti
sodobno tehnologijo za to, da jim ne bi
bilo treba preživljati več toliko časa v pisarni, temveč bi lahko opravili svoje delo
od koderkoli. 4th Office na enem mestu
združuje vse, kar potrebuje odzivno podjetje,« pove Bregar.
Rešitve, ki jih razvija ekipa zaposlenih v podjetju Marg, uporablja že več kot 12 tisoč
uporabnikov v Sloveniji, Veliki Britaniji in ZDA.
Uporabnike navdušujeta preprostost in
prijaznost rešitve, saj lahko e-poslovanje
uvedejo tako rekoč čez noč.
Boštjan Bregar, idejni oče rešitve 4th
Office
DIREKTOR VEDNO VE, KAJ SE DOGAJA
V PODJETJU
4th Office je spletno orodje za sodobnega
menedžerja, ki v podjetju spodbuja agilnost, zaposlenim pa omogoča prilagodljivo
delo od koderkoli, saj so povezani prek pisarne v oblaku. »Direktor ima ves čas pregled nad poslovanjem, tudi takrat, ko ni
osebno v podjetju. Tako je podjetje bolj odzivno in se hitreje prilagaja zahtevam trga,«
pove Bregar.
Ni čudno, da 4th Office osvaja srca uporabnikov – njihovo število narašča iz dneva v dan.
Ta podjetja se namreč zavedajo, da so hitro prilagajanje trgu, stalno izboljševanje
in popolno preglednost poslovanja glavni
pogoji za uspešno poslovanje, ki podjetju
zagotavljajo prednost pred konkurenco.
»O tem govorijo globalni mnenjski vodje,
kot sta Harvard Business Review in revija
Forbes, o tem govori CEO podjetja Google
in milijonar Richard Branson, lastnik podjetja Virgin, tako vodijo podjetje Wordpress z
260 zaposlenimi in številna druga,« razlaga
Bregar.
www.4thoffice.si
PISaRNa
V VaŠEm žePU!
4thOffice™ deluje na računalniku,
tablici in mobilnem telefonu.
prejem in izdaja e-računov
e-arhiv
likvidacija računov
povezava z računovodskim sistemom
dokumentni sistem
projektno vodenje
sodelovanje med ekipami, sodelavci, poslovnimi partnerji
PakET SmaRT že za 99€!
PReIzKUSITe BRezPLaČNO!
www.4thOffice.si
GET IT TOGETHER.