Manual för tidsredovisning och fakturering Privata Hemtjänstföretag Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och utförd tid Knappar 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? 4. Att fakturera s. 6 Att maila underlaget till Nacka Kommun Att fakturera Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? 2 Privata företag ID-lista 3 Biståndshandläggare våren 2014 s. 7 s. 8 s. 9 uppdaterad 2014-01-14 1. Att komma igång Det här behöver du:    Dator Office Excel 2007 Internet, e-mail, egen e-mail adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara ”makron”. Gör så här:  Öppna Excel  Välj ”Verktyg”>”Makro”>”Säkerhet”  Pricka för ”Medel”  Klicka ”Ok” Ring till Eva Sjölin för nedladdning av mallen tel 08-718 89 56 Gå in på Nacka Kommuns hemsida www.nacka.se. http://www.nacka.se/underwebbar/Anordnare/aldre_funkhindrade/hemtjanstavlosningledsagni ng/Sidor/Tidsredovisning.aspx Följ anvisningarna under ”Gör så här:” Väljer du ”Öppna” på en gång –se nedan under Spara mallen Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj ”Aktivera makron”. En ny ruta kommer upp. Klicka på ”Skrivskydd”. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex ”Tidsredovisning Äldre-juni”. Nu är den färdig att användas! Mallens flikar Blankett 1 Kunddebitering Blankett 2 Ej kunddebitering Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL Blankett 4 LSS-insatser Blankett 5 Omställningstid Blankett 7 Guldkant (Sammanställning Fakturaunderlag © Nacka Kommun Hemtjänst Dubbel bemanning och avrundad tid Ledsagning och avlösning enl SOL Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS Omställningstid Aktivitet utöver biståndsbedömda insatser Sammanställningsblad för alla flikar) Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper 2 2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de andra blanketterna. Trygg Hemtjänst AB Företags ID: 47 125826 - 3147 PG/Bg: 08- 451 12 36 Telefon nr: Juli 2010 Månad: Faktura nr: 14 Företag: Företags ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag som rapporterar in tid. Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Månad är obligatoriskt. Att lägga in kunder och utförd tid Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem ”för hand”. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex 2602130652. Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Namn Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Om din kund också har haft dubbel bemanning el avrundad tid (blankett 2) finns namnet att välja på blankett 2 samt 5. (För handikapp även 4.) Område Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Välj den Biståndshandläggare som din kund har (gäller endast för Handikapp och Socialpsykriatri). I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika enheterna. Det är enbart för Äldreenheten som Biståndshandläggare INTE behöver väljas Beviljad och utförd tid Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare. © Nacka Kommun 3 Knappar I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa utförd tid All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. Sortera När du klickar på denna sorteras personerna i personnummerordning med den äldsta först. 3. Att spara Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex ”Tidsredovisning Äldre-juni”. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: ”Arkiv”>”Spara” (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill ”spara kalkylen som normalt”. Klicka där. Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som ”Debet” eller ”Kredit”. Vid ”Debet” är det inga konstigheter, vid ”Kredit” ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, - , framför de utförda timmar som ska krediteras. Då blir också summan negativ. .Ex. Service 24,00 Omvårdnad Totalt tim: Totalt kr: © Nacka Kommun Beviljad Totalt 24,00 à 263 kr/t à 310 kr/t Service Omv. dag -1,00 à 342 kr/t Kväll à 390 kr/t Helg Utfört Totalt tim -1,00 -1,00 -263 4 Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj ”Ja” om du vill det. Välj ”Nej” om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj ”Ja” eller ”Nej”. Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i ”Mina Dokument”. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D18-PA0605-0313 D betyder Debet 18 är ID-numret på företaget. P betyder Privat företag A står för Äldre 0605 betyder att filen innehåller data för maj 2006 0313 betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett ”unikt” namn. © Nacka Kommun 5 4. Att fakturera Att maila underlaget till Nacka Kommun och Malmö När det är dags att skicka filen till Nacka SPARA Normalt (kopian till dig själv) SPARA sedan filen till version till Nacka kommun spara som debet el kred Filen och fakturaunderlaget lägger sig i dessa 2 mappar FAKTURAUNDERLAG samt TIDREDOVISNING_NACKA Fakturaunderlaget i mappen FAKTURAUNDERLAG skickas med fakturan till Malmö (se nedan) Tidredovisningen (Dxx.PA1001.xxxx) skall mailas till (se nedan) E-mailadresserna är: Äldre: aldre@nacka.se Handikapp: handikapp@nacka.se Socialpsykiatri: socialpsykiatri@nacka.se Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun 16500 Äldre Box 50546 202 50 Malmö Nacka kommun 15400 Handikapp Box 50546 202 50 Malmö Nacka kommun 15450 Socialpsykiatri Box 50546 202 50 Malmö © Nacka Kommun 6 Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Eva Sjölin, fakturahandläggare Tel: 718 89 56 Insända fakturor för Handikapp Monica Brente, Fakturahandläggare Tel: 718 75 04 el 070 - 431 75 44 Insända fakturor för Socialpsykiatri Yvonne Dabrowski, Fakturahandläggare Tel: 718 76 05 el. 070 - 431 76 05 Frågor om utbetalning mm. Ekonomi Tel: 718 92 50 Tryck: 3 Frågor om biståndsbeslut Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av biståndsbeslutet. © Nacka Kommun 7 Bilaga 2 Privata företag ID-lista AAA OLU Hemtjänst 35 AAA.Flerspråkig Assistans Care 62 A.R. Real vård och omsorg HB AB Jessys Assistans Adlius omsorg AB Aktiv Omsorg Aleris Omsorg AB Alerta och Omsorg AB Allians Assistans AB Anlita Social omsorgspedagogen Annas vård & Hemtjänstteam AB Annelie´s Hemtjänstteam AB Astrids Hemtjänst & Läkemedelsservice Baggens hemtjänst AB Bamboo Care Team AB Blaze Consulting Care Allomsorg AB Carritas proffs Assistans HB Curanda Vårdassistans AB Domicare AB Efoel AB Enklare Vardag i Sverige AB Evelyns Hemtjänst AB Ferla AB Fisksätra Hemtjänst HB Hanna’s bemanning AB Hemtjänst Blomma KB Holmströms Hemtjänst HB Home`s AB Iftin Assistans omsorg Inblasa AB Jacob Care AB Lövholmens Hemtjänst AB Macorena Marla Service HB Min Omsorg AB Mituna MåBäst Hemtjänst Nacka Hemservice Nacka kommun personlig ass.led. o avlös NyponRosens Hemtjänst AB Olivia hemtjänst AB OmsorgsCompagniet i Norden AB Orion Omsorg AB Orrens Vård och Omsorg AB Priventa Rosanum Hemvård AB SAGAC i Stockholm AB Saltsjöbaden-Hemtjänst, Nilsson/Hannebo AB TPAB Hemtjänst och allservice Vemano Hemtjänst KB Vård&Omsorgsteamet i Norden AB Äldreomsorgens Hemtjänst i Saltsjöbaden 67 28 54 02 42 52 48 55 03 77 47 70 08 50 56 09 57 73 49 63 11 12 66 53 17 29 76 69 72 44 30 22 68 23 64 24 90 27 13 31 60 32 01 34 78 36 58 53 26 41 © Nacka Kommun 8 Biståndshandläggare aktuell lista våren 2014 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Västra Sicklaön och Älta Kerstin Häggvik-Sundgren Hanna Sandberg Yvonne Melin Camilla Edgren Anneli Kocic Maria Ekberg kehasu hansan yem camedg annkoc marbru 75 62 89 55 89 65 89 02 78 22 76 36 Saltsjö-Boo, Östra,Västra Sickla Henrik Thorstensson Lena Enberg Nina Wensberg Eini Ruottinen hentho leg ninwen einruo 89 53 87 82 84 62 84 60 Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra Sicklaön Åsa Tryggvesson Tanja Westlund Therese Lagerstrand Peggy Kjellander asatry tanwes thelag01 pegkje 89 09 75 64 75 76 84 12 © Nacka Kommun 9 Biståndshandläggare Funktionshindrade Ann-Christine Nyman (handläggare Socialpsyk) Annika Ekerhov (LSS Barn o ungdom under 20 dag 1-15) Ann-Katrin Skogsberg (Gruppchef Socialpsykiatri) Carina Werther (LSS vuxna ) Catarina Niemi (Handläggare) David Gallego (SOL under 65 år,hemtj. o särsk.boende) Edyta Heidari (LASS Vuxna) Eva Ralling( Enhetschef) Helena Lindenius (Gruppchef LSS,SOL) Heli Hannukainnen(Handläggare Socialpsyk) Ingrid Birgander 8LSS Vuxna, Gruppbostäder) Johanna Palén (LSS Vuxna) Katarina Regnell (Handläggare Socialpsykriatri) Katarina Sundquist (Handläggare Socialpsykriatri) Lena Heppling ( LSS Vuxna) Madeleine Lönnhagen (LASS barn+SOL+LSS o pers.ass) Malin Oulare (LSS barn, SOL barn Märta Salomonsson(LSS Vuxna) Petra Serrano (Barn o ungdomar under 20 år SOL LSS) Teodros Asmelash (SOL under 65 år,hemtjänst särsk.boende) Ulla Österdahl (LSS Vuxna) acn 87 88 anneke 89 01 aksk cwr crka 77 05 84 71 84 70 davgal edihei erb 75 13 84 19 75 14 hepe 75 70 hlha 75 51 ingbri johpal 89 10 75 03 kter 75 48 katsun lenhep 75 32 84 45 mdlo malber01 marsal 76 20 90 09 89 59 petser 87 83 teas ulos 75 96 75 31 Besöksadress: Granitvägen 15, Nacka © Nacka Kommun 10