Manual E-Mail 2013 Electronic Mail (Surat Elektronik) DINAS PERHUBUNGAN, KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 Pendahuluan Tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance), telah menjadi wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi pemerintahan sekarang ini. Pemerintahan yang baik diwujudkan dengan pelayanan cepat, tepat dan efisien. Hal tersebut diwujudkan melalui modernisasi pemerintahan dengan menggunakan/memanfaatkan teknologi informasi dengan tujuan perbaikan dan efisiensi pelayanan masyarakat. Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas agar dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan baik harus didukung dengan sistem administrasi yang memadai. Kesempurnaan dan kelengkapan sistem administrasi merupakan salah satu kebutuhan yang penting di setiap organisasi atau instansi pemerintah. Perubahan sistem penyelesaian dokumen dan surat-surat dinas pemerintah dari sistem manualmenjadi sistem komputerisasi dalam era teknologi informasi merupakan upaya reformasi birokrasi dengan tujuan mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance). Salah satu langkah mewujudkan sistem kepemerintahan yang baik adalah dengan melaksanakan implementasi aplikasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banyumas. Electronic Mail yang selanjutnya disingkat Email merupakan bagian dari penerapan eGovernment yang bertujuan agar suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengalebih mudah, cepat, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 Membuka Aplikasi E-Mail 1. Bukalah browser pada komputer anda seperti Google Chrome, Mozila Firefox, Opera atau Internet Explorer (direkomendasikan untuk menggunakan google chrome). 2. Ketiklah url atau alamat pada kolom address pada browser anda dengan alamat http://email.banyumaskab.go.id kemudian tekan Enter pada keyboard. 3. Setelah itu maka akan muncul halaman login pada browser anda. 4. Masukkan username dan password anda untuk memulai menggunakan E-Mail Jika sudah memasikkan username & password kemudian klik tombol maka akan terlihat tampilan seperti gambar dibawah ini. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 Mulai menggunakan aplikasi E-mail 1. Mengganti password email. Untuk pertama masuk, diharuskan untuk mengubah password email terlebih dahulu, untuk menjaga kerahasian data, klik menu . DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 Langka-langkahnya  Masukkan Password lama.  Masukkan Password Baru.  Masukkan Password Baru lagi.  Kemudian klik Change Password. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 2. Mengirim Surat. Untuk mengirim surat terdapat pada menu Klik menu new untuk mengirim surat Didalam form pengiriman surat terdapat menu To, CC, Subjek, Isi Surat, Add Attachment, Send, Cancel. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 1. To Merupakan tujuan kemana surat akan dikirimkan, misalnya akan mengirimkan surat ke support@banyumaskab.go.id, maka To disikan support@banyumaskab.go.id, jika mengalami kesulitan dalam menentukan tujuan pengiriman email maka klik menu To, kemudian akan tampil address. Address tersebut bisa digunakan jika mengalami kesulitan dalam pencarian alamat email tujuan. Langkah-Langkahnya :  Masukkan nama/jabatan ke textbox, Kemudian klik search, maka akan tampil data alamat emailnya. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013  Klik tombol apabila dijadikan sebagai alamat email tujuan, klik tombol apabila dijadikan sebagai alamat email tembusan, jika ternyata bukan alamat email tersebut yang ingin dituju maka klik alamat emailnya terlebih dahulu kemudian klik tombol Kemudian Klik OK. .  2. CC Merupakan tembusan surat yang akan dikirim, misalnya ingin mengirim tembusan ke admin@banyumaskab.go.id, maka textbox CC diisi dengan admin@banyumaskab.go.id, jika mengalami kesulitan dalam pencarian alamat maka klik tombol CC , dengan cara yang sama ketika klik tombol TO. 3. Subjek Merupakan judul dari surat yang akan dikirimkan, misalnya akan mengirimkan surat dengan judul “Coba kirim email pertama”. 4. Isi Surat Merupakan isi dari surat yang akan dikirimkan. 5. Add Attachment Merupakan fasilitas yang disediakan jika ingin menambahkan fila lampiran surat. Langkah-langkahnya jika ingin menambahkan file lampiran:   Klik Menu Masukkan file yang akan dilampirkan DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 Klik menu tombol dialog window. untuk melampirkan file, kemudian akan tampil Jika file sudah dipilih maka klik tombol terupload ke server. , dokumen lampiran akan Gambar diatas jika file berhasil terupload ke server. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 6. Send Tombol untuk mengirimkan pesan, jika semua form sudah terisi dengan benar. 7. Cancel Tombol untuk membatalkan pengiriman pesan, jika tidak jadi mengirimkan pesan. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 3. Membalas surat Menjelaskan bahwa terdapat email yang belum dibaca. Jika ingin membalas email tersebut, klik email kiriman tersebut Klik email kiriman. Jika sudah diklik maka isi dari email akan tertera dibawah. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS Manual E-Mail 2013 Klik tombol untuk membalas surat tersebut Tujuan surat balasan Tembusan diisikan jika ada Untuk mengirim surat Untuk membalas surat tuliskan dikolom ini. DINHUBKOMINFO KABUPATEN BANYUMAS