PROGRAMA PARA LA RECEPCIÓN VALIDACIÓN Y RESGUARDO DE DOCUMENTOS FISCALES VERSIÓN 1.00 MANUAL DE OPERACIÓN ENERO 2014 Versión 1.00 Página 1 de 12 CONTENIDO 1.- Introducción 2.- Entrar y Salir del Programa 3.- Operación del Programa ENERO 2014 Versión 1.00 Página 2 de 12 1.- INTRODUCCIÓN El presente Manual le ayudará de una manera gráfica, cual es la operación del Programa de Recepción, Validación y Resguardo de Documentos Fiscales. Esta aplicación le permitirá de forma sencilla, cargar su documentos electrónicos ( XML’s y PDF’s ), ver en tiempo real la validación de los mismos para poder realizar las correcciones necesarias, re-enviar los nuevos documentos ya corregidos para que puedan continuar con los demás procesos de autorización. Se a tomado especial interés en que la descripción de los errores, en caso de que estos existan, sean lo más claro posible y en algunos caso, se proporcionan hasta las opciones existentes. Nuestra experiencia nos indica que en caso de detectarse un error, el hecho de corregirlo no solo le ayudará a que los documentos se validen correctamente en esta aplicación sino que le ayudará para todas las demás aplicaciones de validación a las cuales tenga que enviar sus documentos. Los exhortamos a realizar las modificaciones recomendadas en la lista de errores ya que estas se solicitan de acuerdo a lo expresado en el Anexo 20 del Código Fiscal de la Federación. Esperamos que este Manual sea de ayuda para la operación de la aplicación. ENERO 2014 Versión 1.00 Página 3 de 12 2.- ENTRAR Y SALIR DEL PROGRAMA 2.1 ENTRAR El Programa de Facturación Alterna, es una aplicación WEB que hace uso de los más usados Explorador Web para su operación. Estando en el explorador web, en la barra de dirección que se encuentra en la parte superior, se deberá poner la siguiente dirección electrónica http://201.131.8.239/ Al hacer Click en Aceptar, aparecerá la siguiente página Para entrar solo bastará teclear el Nombre de GRUPO que será “Qualtia” en todos los casos, Usuario y Contraseña que le fueron proporcionados por el Administrador. ENERO 2014 Versión 1.00 Página 4 de 12 Si todavía no tiene Nombre de Usuario y Clave de Acceso favor de contactar al administrador del Programa en la siguiente dirección electrónica, para que se le proporcione uno: Karla Diaz Correo: kdiaz@qualtia.com Extensión: 3151 2.2.- SALIR Para salir de la aplicación, realmente no hay que hacer nada más que hacer click en el botón [CERRAR SESION] en la parte superior derecha a un lado de la dirección de correo. Se recomienda hacer uso de este botón ya que al cerrar la página sin cerrar la Sesión, marcará el error de que la sesión está siendo ocupada por otra persona al volver a entrar. Esta aplicación realiza la actualizaciones necesarias de la información proporcionada, en el momento en el que se presionan los botones de Aceptar. Actualizar o Terminar. NOTA: la aplicación tiene configurado la detección de Inactividad por 5 Minutos, una vez pasado este período de tiempo sin actividad, la aplicación de forma automática terminará la sesión y presentará la pantalla de Inicio. ENERO 2014 Versión 1.00 Página 5 de 12 3.- OPERACIÓN DEL PROGRAMA 3.1 ENTRAR Como se menciono anteriormente, para entrar a programa habrá que digitar la Dirección Electrónica mencionada y enseguida aparecerá la página de Inicio. Cuando no se teclee un nombre valido para el GRUPO, el programa presentará la siguiente pantalla. Para regresar a la pantalla de inicio habrá que presionar el Botón Aceptar En caso de que la Clave de Usuario sea incorrecta, el programa desplegará la siguiente pantalla ENERO 2014 Versión 1.00 Página 6 de 12 En el caso de que la Contraseña sea incorrecta, el programa desplegará la Siguiente pantalla Al proporcionar la información de Acceso de forma correcta y presionar el Botón INGRESAR deberá aparecer la siguiente pantalla 3.2 PÁGINA PRINCIPAL Hemos resaltado y numerado algunas secciones de la Página Principal que nos será de utilidad para la operación del programa, aclarando que la numeración de las secciones obedece a la atención que deberá de ponerse al estar operando la aplicación. ENERO 2014 Versión 1.00 Página 7 de 12 3.2.1 El recuadro con el número 1, perite saber los datos del Usuario que está usando la sesión. Esta información es de suma importancia debido a las validaciones que realiza la aplicación con respecto al Usuario. Si usted presiente que la aplicación no se está comportando de forma habitual, posiblemente no esté usando el Usuario correcto. Es muy importante que el correo sea el correcto de lo contrario no llegaran las notificaciones. 3.2.2 El recuadro con el número 2, permite saber cuáles son los tipo de documentos que se mostrarán según su Status, solo se mostrarán los documentos cuyos Status correspondan a los estatus que se encuentren seleccionados. En el ejemplo solo se verían los documentos cuyos estatus sean OK, Inválido y Sobregirado. En caso de ser necesario otro tipo de combinación, solo seleccione o deseleccione los cuadros que se requieran. 3.2.3 El recuadro con el número 3, contiene los filtros que nos permite ver los documentos cuyos estatus seleccionemos. Si solo seleccionamos el estatus Inválido, solo se mostrarán los documentos cuyo estatus sea el de Inválido, si los seleccionamos todos, entonces podremos ver todos los documentos que se hayan cargado. Es oportuno aclarar que al subir documentos estos pudría ser Autorizados o Rechazados automáticamente por lo que en algunas ocasiones habrá que seleccionar estos dos filtros para poder ver la información. 3.2.4 El recuadro con el número 4, muestra en el lado izquierdo cuantos registros se seleccionaron mediante los filtros y nos muestra cuales de todos éstos se están mostrando en la pantalla. En el lado derecho se muestra la suma del Total de cada uno de los registros seleccionados. ENERO 2014 Versión 1.00 Página 8 de 12 3.2.5 El recuadro con el número 5, documentos que se validarán. muestra el Botón para subir los 3.2.6 El recuadro con el número 6, muestra una funcionalidad de Búsqueda Rápida; el texto que se escriba en este campo será buscado en todos los renglones y los datos de todas las columnas. Solo se mostrarán los renglones donde en cualquier campo aparezca una coincidencia del texto buscado. Si no hay coincidencias no se mostrará nada. 3.2.7 El recuadro con el número 7, muestra varios botones que creemos raramente serán usados a excepción de la Búsqueda Avanzada. El Botón de la izquierda, permite como su nombre lo dice, exportar los XML’s de todos los registros seleccionados, a la máquina del usuario. El Botón del centro, permite borrar todos los documentos cuyo estatus sea Inválido. Este botón fue diseñado para cuando ya son muchos los documentos Inválidos que ahí se van a quedar porque ya fueron sustituidos por otros nuevos y se requiere hacer un “Borrón y Cuenta Nueva” El Botón de la Derecha, permite hacer búsquedas más complejas. Al hacer Click sobre este botón, aparecerán una serie de Criterios de Búsqueda que permitirá hacer búsquedas más específicas. Entre estos criterios están: Por Rfc Emisor o Receptor, Fechas de Emisión o Recepción, Serie, Folio y otras más. 3.2.8 El recuadro con el número 8, permite seleccionar cuantos registros desea que se muestren por página. Aquí terminamos la parte que corresponde a la explicación de las diferentes secciones de la Página Principal que nos permitirán operar la aplicación. ENERO 2014 Versión 1.00 Página 9 de 12 3.3 CARGA DE ARCHIVOS Y PRESNTACIÓN A continuación veremos cómo se suben los documentos a la aplicación y como se muestra la información que se obtiene de ellos, así como, su respectiva validación. Al hacer Click en el Botón Archivos Fiscales, aparecerá un cuadro para buscar los archivos como en la siguiente imagen. Una vez seleccionados los archivos XML (y PDF si existen) se hará Click en el botón Aceptar y a continuación se mostrara la siguiente pantalla: En el recuadro habrá que teclear la Referencia para que el o los documentos que se estén subiendo queden referenciados con este dato. Una vez tecleada la referencia, al hacer Click en aceptar aparecerá la siguiente imagen: ENERO 2014 Versión 1.00 Página 10 de 12 NOTA: los Números de referencia son los números de os y or(Solo el número) el número de folio de gastos de viaje y el número de recepción (con el prefijo “RC”, por ejemplo RC585624, en caso de no tener la referencia de su factura la puede encontrar en el portal de proveedores de Qualtia) Esta imagen permitirá ver el avance de la carga, al terminar de cargar podría aparecerá la siguiente pantalla que es un indicativo de que la validación de los documentos arrojó errores graves. Al mismo tiempo, se estará mandando un correo por cada uno de los documentos que tengan errores graves donde se describirá explícitamente cuál o cuáles son estos errores y en la columna de la derecha cuales son graves y cuales no En el caso que nos aplica, la pantalla que nos mostraría sería la siguiente donde es claro que no se subieron los documentos: ENERO 2014 Versión 1.00 Página 11 de 12 ENERO 2014 Versión 1.00 Página 12 de 12