Manual Básico Front – Enero 2014 MANUAL BÁSICO FRONT Barceló Viajes 1 Manual Básico Front – Enero 2014 ÍNDICE 1. ACCESO E INTRODUCCIÓN 2. BLOQUES 2.1 Usuario / Contraseña 2.2 Barra principal: Vuelos – Hoteles – - Viajes – Gestión de Ventas. 2.2.A VUELOS. 2.2.A.1 Reserva de Vuelo. 2.2.A.2 Pantalla Datos Cliente / Pasajero. 2.2.A.3 Resumen de reserva. 2.2.A.4 Gestión de pago. 2.2.A.5 Presupuesto. 2.2.A.6 Pantalla incremento fees. 2.2.B HOTELES. 2.2.B.1 Reserva de Hoteles. 2.2.C VUELO + HOTEL 2.2.D VIAJES 2.2.E Gestión de Ventas. 2.2.E.1 Sincronismo con proveedores. 2.2.E.2 Reservas y presupuestos. 2.2.E.3 Aplicaciones y enlaces a terceros. 2.2.E.4 Cliente –Persona. 2.2.E.5 Noticias y destacados. 2.2.E.6 Informe de ventas. Barceló Viajes 2 Manual Básico Front – Enero 2014 1. ACCESO E INTRODUCCIÓN Accedemos a Front desde la url : http://asociadasbv.barceloviajes.com con las mismas credenciales de acceso a Mi Portal. 2. BLOQUES Una vez identificados accedemos a la home en la que diferenciamos los siguientes bloques. Identificación de usuario, cambio de oficina, cambio de contraseña, cierre de sesión. Barra principal desde la que podemos acceder al buscador de vuelos, hoteles, viajes y gestión reservas. Bloque informativo sobre Estado reservas / Vencimiento presupuestos / Traspaso Piscis. Información de interés. Barceló Viajes 3 Manual Básico Front – Enero 2014 2.1. USUARIO / CONTRASEÑA Comprobamos el usuario conectado. Opción de poder cambiar de “Oficina de Trabajo” (útil para Asociados con control de más de una oficina). Cierre de sesión. 2.2. BARRA PRINCIPAL (Vuelos – Hotel – Viajes – Gestión de Ventas) 2.2.A VUELOS 2.2.A.1 Reserva de vuelos. Realizamos una búsqueda para las fechas y trayectos deseados. Barceló Viajes 4 Manual Básico Front – Enero 2014 Se presentan los resultados de búsqueda. Desde esta pantalla podemos filtrar por precio, escalas, compañías, etc. Precios indicados por persona a falta de incluir Service Fee. Desde aquí podemos imprimir un listado de opciones de vuelos para el cliente. Barceló Viajes 5 Manual Básico Front – Enero 2014 Una vez seleccionado el vuelo deseado clicamos en Desde aquí podemos o bien hacer un presupuesto para el cliente o finalizar la reserva. 2.2.A.2 Accedemos a la pantalla de “Datos Clientes - Pasajeros” Barceló Viajes 6 Manual Básico Front – Enero 2014 Datos Clientes: Si seleccionamos “Añadir nuevo cliente” se nos abrirá una pantalla desde la que crearemos la ficha de cliente (mismo proceso que hacemos ahora en Piscis). Barceló Viajes 7 Manual Básico Front – Enero 2014 En caso que el cliente ya tenga ficha lo buscaremos desde el icono siguientes campos. con cualquiera de los Clicando encima del cliente nos asociará la reserva al mismo. Datos del pasajero Rellenamos los datos de los pasajeros, así como el teléfono de contacto de emergencia y tarjeta de fidelización si se desea. Barceló Viajes 8 Manual Básico Front – Enero 2014 2.2.A.3 Resumen de Reserva Desglose de precio del vuelos desde el que podemos modificar el SF (siempre al alza, nunca a la baja). ¡¡Muy importante!!, en el importe de SF están incluidos los 3€ por persona que cobra Barceló Viajes en concepto de Gestión. Detalle de los vuelos seleccionados. Fecha límite de emisión. En el caso de Amadeus nos informa del límite de emisión según las condiciones de tarifa y en el caso de Low Cost de la compra automática. ¡¡Muy importante!! Para voidear / cancelar / modificar deberéis contactar con el 971 44 80 81 Barceló Viajes 9 Manual Básico Front – Enero 2014 2.2.A.4 Forma de pago. A continuación se accede a la página de cobros, y se permite realizar el pago en ese momento o finalizar la reserva sin pagar en caso de AMADEUS: a. Agencia asociada: i. Se muestra como forma de pago configurada la transferencia electrónica y TPV virtual de caja Madrid. ii. Se cobra a la agencia directamente, de manera que siempre se indica que debe pagar el importe del vuelo + 3 € de fee por pasajero. En reservas Low Cost solo hay una opción de pago posible que es la de compra inmediata por TPV y emisión directa del billete de avión. Una vez confirmada la reserva, no se realiza de forma automática la emisión de la reserva. Se muestra un mensaje informativo indicando que no se encuentra emitida la reserva: Barceló Viajes 10 Manual Básico Front – Enero 2014 Desde el detalle de la reserva se muestra como estado de la reserva “PENDIENTE”, y al acceder a la reserva se recuerda que para emitir se debe realizar el pago. Así mismo permite su cancelación. Barceló Viajes 11 Manual Básico Front – Enero 2014 Si la reserva no se emite en el plazo indicado se autocancela. Una vez cancelada la reserva no puede realizarse ninguna nueva acción sobre ella, salvo el traspaso a Piscis: Al acceder a la gestión de cobros, aparece el importe que debe satisfacer a BV, y una vez realizado el pago, en la sección de información del vuelo se muestra el botón “Emitir” / “Cancelar”. Recordar siempre que una vez pagado se debe ir al botón “Emitir”, el estado del mismo pasara a “EMITIDO” En los vuelos Multiticket se deben emitir todos los localizadores. Barceló Viajes 12 Manual Básico Front – Enero 2014 Emitir: Realiza la acción de emitir en AMADEUS en el RP virtual. Una vez emitida la reserva, se muestra el botón cancelar, la acción que realiza es Voidear y cancelar, pero si se realiza a posteriori del día de la emisión, esa cancelación da error. Siempre que se requiera un cambio fuera de estas funcionalidades, se debe acudir al Booking de vuelos, se le informa en el texto del detalle de la reserva: 2.2.A.5 Presupuesto Tenemos la opción de imprimir, enviar por e-mail y guardar presupuesto. Para imprimir o enviar por e-mail solo nos pide nombre del cliente y queda guardado como presupuesto. Al guardar seleccionar la opción de guardar presupuesto nos pide ficha del cliente. Barceló Viajes 13 Manual Básico Front – Enero 2014 Tenemos la opción de ocultar el importe del fee pulsado en 2.2.A.6 Pantalla Incremento de Fees Desde Gestión de las ventas > Incremento de Fees podemos modificar los SF (siempre al alza) para un periodo de fechas determinado. Para ello seleccionaremos el SF que deseemos incrementar e indicaremos el período de fechas en el que aplicar este aumento así como el incremento del mismo. Barceló Viajes 14 Manual Básico Front – Enero 2014 2.2.B HOTELES. 2.2.B.1 RESERVA HOTEL Realizamos una búsqueda para el destino y fechas deseadas Se presentan los resultados de búsqueda. Desde esta pantalla podemos filtrar por precio, régimen, tipo de tarifa, etc. Barceló Viajes 15 Manual Básico Front – Enero 2014 Una vez seleccionado el hotel deseado clicamos en La reservas siempre se deberan abonar antes de la entrada en gastos. El resto de proceso será el indicado en la pagina 25 y 26. 2.2.C VUELO + HOTEL. Realizamos la búsqueda con las fechas y el destino deseado. Barceló Viajes 16 Manual Básico Front – Enero 2014 Se presenta la propuesta con mejor precio. En la opción “selecciona otro hotel”, podremos ver o elegir otras opciones de hotel. Barceló Viajes 17 Manual Básico Front – Enero 2014 En la opción “selecciona otro vuelo”, podremos ver o elegir otras opciones de vuelo. El precio que se presenta es con una comisión variable, por eso puede existir diferencia si se compara con el precio de solo vuelo + hotel por otro lado, incluyendo el seguro (muy básico) de TTOO. Una vez seleccionado el hotel deseado clicamos en La parte aerea debe abonarse antes de la FECHA LIMITE de emisión marcada por la Cia., y la parte hotelera antes de que la reserva entre en gastos. En el caso de que la reserva aerea requiera emisión en el mismo dia de la reserva, se deberá abonar de manera inmediata. En todas las reservas que incluyan una compañia LOW COST, se debera abonar la parte aerea en el momento de la emisión. El resto de proceso será el indicado en la pagina 25 y 26. Barceló Viajes 18 Manual Básico Front – Enero 2014 2.2.D. VIAJES Acceso a las mayoristas del grupo. 2.2.E GESTION DE LAS VENTAS. 2.2.E.1 Sincronismos con proveedores. Recupera las reservas de los proveedores del grupo. Desde aquí podemos gestionarlas y cargarlas en Piscis con los mismos procedimientos anteriores. Clicando sobre el localizador nos traslada a la pantalla de gestión de reserva donde podemos traspasarla a Piscis y obtener el bono /confirmación. Barceló Viajes 19 Manual Básico Front – Enero 2014 Para visualizar el importe del viaje desglosado clicaremos sobre el icono del ojo. En el caso de que realicemos alguna modificación en las reservas, desde el botón de sincronización se actualizarán directamente. A la hora de cargar dicha modificación en Piscis, deberemos volver a pulsar TRASPASAR para que cargue la diferencia de precio, en el caso de que existiese, de forma automática. Barceló Viajes 20 Manual Básico Front – Enero 2014 2.2.E.2 Reservas y presupuestos. Donde se diferencian tres grandes bloques: Bloque alertas Desde aquí vemos las alertas sobre reservas que hayamos creado con nuestro usuario (Mi cuenta), así como las del resto de usuarios de la oficina (Todas). Bloque Buscador de reservas Nos permite buscar por cualquiera de los campos disponibles. Bloque Resultados Nos aparecen todas las reservas/presupuestos que cumplan alguno de los campos de búsqueda indicados, en caso de no rellenar ningún campo se nos mostraran todas. Para Barceló Viajes 21 Manual Básico Front – Enero 2014 acceder a cualquiera de las reservas/presupuestos clicamos encima del CTI Presupuestos Todos los presupuestos que realicemos, tanto manuales como a través del proceso de reserva, quedarán reflejados en la pantalla de Reservas y presupuestos con la situación Barceló Viajes 22 Manual Básico Front – Enero 2014 Al recuperar un presupuesto nos da las siguientes alternativas: Actualizar presupuesto: Pulsando en esta opción nos calcula de nuevo el presupuesto con disponibilidad real. Reservar: Podemos hacer la reserva desde el mismo presupuesto. Gestión de una reserva. Vamos a revisar la pantalla de gestión de una reserva. Barceló Viajes 23 Manual Básico Front – Enero 2014 -Datos de la solicitud En este bloque nos aparecen los datos de la oficina y agente que ha realizado la reserva, así como la referencia de la reserva y la opción de traspasar. Se puede asignar el presupuesto o reserva a un compañero para si uno está de vacaciones pueda controlar el trabajo pendiente por realizar. Barceló Viajes 24 Manual Básico Front – Enero 2014 -Datos del cliente Datos del cliente persona o empresa que hemos seleccionado en el proceso de reserva. -Pasajeros Datos de los pasajeros -Información del vuelo Datos de la reserva aérea realizada. Si clicamos en cancelar automáticamente nos cancela la reserva en Amadeus. -Seguros Nos aparecen los seguros contratados para esta reserva Barceló Viajes 25 Manual Básico Front – Enero 2014 -Importes del viaje Importe de la reserva desglosado Si queremos ver el detalle de importe clicamos en -Gestión de pagos. Desde este bloque realizaremos la gestión de pagos de la reserva. Barceló Viajes 26 Manual Básico Front – Enero 2014 Clicando en el botón “PAGAR” se abrirá la siguiente pantalla de gestión de cobros. Desde esta nueva pantalla se puede proceder al pago o abono de un importe determinado, empleando diferentes pasarelas de pago. Actualmente se dispone de dos formas de pago: -TPV virtual - Transferencia electrónica, disponible con los bancos SANTANDER Y BANKIA. -Documentación Desde aquí tenemos opción de imprimir un resumen de la reserva de vuelo. Barceló Viajes 27 Manual Básico Front – Enero 2014 -Situación actual Desde aquí indicamos el estado general de la reserva. ¡¡Muy importante!! Una vez indiquemos la reserva como cancelada ya no podremos realizar ninguna gestión ni modificación sobre la misma. -Revisiones y alertas Desde aquí podemos crear todas las revisiones / alertas necesarias, para ello simplemente debemos indicar la fecha en la que queremos crear la alerta, la descripción de la misma y clicar en Para cancelar alertas debemos recuperar la reserva, pinchar en revisiones / alertas y pulsar sobre el aspa roja. -Observaciones Barceló Viajes 28 Manual Básico Front – Enero 2014 Gestión de una reserva de hotel, - Una vez realizada la reserva, el sistema os enviara mail automático a la oficina, con la confirmación incluyendo el PVP y el neto a pagar. - Aquellas agencias con modalidad de prepago deberán de realizar el pago en el numero de cuenta : Bankia c.c.c: 2038 9024 6960 0006 8873. En el campo de observaciones de la transferencia, se deberá indicar el localizador de la reserva, así como el nombre comercial de la agencia. - Se deberá remitir justificante de la transferencia a cobros@barceloviajes.com - Una vez comprobada por parte de Dpto. De cobros la recepción de la transferencia, se activara la emisión del bono. Se debe tener en cuenta , que como norma general, deben transcurrir un mínimo de 48 horas, para que el Dpto. de Cobros pueda comprobar la recepción del pago. - Para reservas con salida inmediata se podrá utilizar la forma de pago Tarjeta de Crédito. - Para la emisión del bono, la agencia deberá sincronizar la reserva en Front Único, apareciendo la opción de emitir el bono de la reserva. TRASPASO A PISCIS Para traspasar una reserva a Piscis debemos recuperarla desde Gestión de las ventas > Reservas y presupuestos. Una vez dentro de la reserva clicamos en Traspasar. Barceló Viajes 29 Manual Básico Front – Enero 2014 Automáticamente nos generará un expediente Piscis y nos traspasará los servicios, datos de cliente, pasajeros y cobros. En breve podremos introducir el nº de expediente donde queremos cargar la reserva. (Fecha aprox. 26/Junio) 2.2.E.3 APLICACIONES Y ENLACES A TERCEROS Gestión de las ventas > Aplicaciones y enlaces a terceros. Barceló Viajes 30 Manual Básico Front – Enero 2014 Accedemos a la pantalla de aplicaciones y enlaces a terceros (igual que Mi Portal). 2.2.E.4 CLIENTES PERSONA Barceló Viajes 31 Manual Básico Front – Enero 2014 Gestión de las ventas > Clientes Persona. Desde esta pantalla realizamos toda la gestión de clientes persona (modificaciones, nuevas altas…). Todos los cambios o nuevas altas que realicemos en esta pantalla se vuelcan automáticamente a Piscis. En cuanto a la gestión de clientes Empresa se seguirá realizando a través de Piscis. 2.2.E.5 NOTICIAS Y DESTACADOS Gestión de las ventas > Noticias y destacados. Accedemos a las noticias y destacados (igual que Mi Portal). Barceló Viajes 32 Manual Básico Front – Enero 2014 2.2.E.6 INFORME DE VENTAS Gestión de las ventas > Informe de ventas. Nos genera el informe de ventas de Piscis en pdf. Barceló Viajes 33