Referat til bestyrelsesmøde 6/11/14 REFERAT til bestyrelsesmøde den 6. november 2014 Kl. 17.30 til kl. 20.30 Fremmødte: Anna Sofie, Mette, Trine, Kia, Karin, Lisbeth, Jesper Afbud: Linda, Sanne, Gert, Malene Da der ikke er nok fremmødte til mødet, er bestyrelsen ikke beslutningsdygtig. 1. Velkommen til de nye bestyrelsesmedlemmer Trine er ny medlem og tiltræde i bestyrelsen som suppleant. Hun blev valgt ved forældremøde i oktober 2014 2. Valg af referent Referent ved Andrea Faeh 3. Godkendelse af referatet fra forrige møde 4. Konstituering af bestyrelsen, herunder gennemgang af liste over poster i bestyrelsen, jf. bestilling fra forrige møde Bestyrelsen består af: Forældrerepræsentanter.: Anna Sofie, Kia, Sanne (valgt okt. 13), Malene, Andrea (genvalgt okt. 14) – Suppleanter: Jesper, Linda og Trine Leder: Mette Medarbejderrepræsentant: Karin TAT-repræsentanter.: Gert og Lisbeth. Poster: Formand: Anna Sofie Næstformand: Kia Netværkskontakt: Anna Sofie Ansvarlig for bestyrelsesmappen: Linda og Andrea Ansvarlig for bygninger: Malene Kontakt til forældreudvalget: Trine Mette gør bestyrelsen opmærksom på, at der er et kursus om bestyrelses arbejde, videre informationer bliver udsendt fra Mette. 5. Orientering om nyt fra institutionen, herunder orientering om arbejdet med nye standarder for tilskadekomst, introduktion og overgange til henholdsvis børnehave og skole, orientering om nyt om personalet, orientering om forældre- og trivselsundersøgelserne mv. - Bestyrelsen er enig med lederen om, at de nye standarder for tilskadekomst er en god ide. Bestyrelsen godkender og fremadrettet vil procedure blive fulgt. - Legepladsen: Tilbud og udførsel i 2013 blev ikke fuldført som aftalt. Inspektionen sidste år var derfor med anmærkninger. Det aftales, at vi får Rene Hansen fra Dika-legepladser ud og giver et tilbud på det, som skal laves. Efterfølgende beslutter vi, hvornår tingene bliver gjort. Bestyrelsen ønske, i den forbindelse, at det undersøges, hvad et net over sandkassen vil koste. Dette er ikke lovpligtigt (ifølge legeplads inspektøren). 1 Referat til bestyrelsesmøde 6/11/14 Fremadrettet vil en systematisk gennemgang af legepladsen være nødvendig, for løbende at se, hvad vi ønsker, der skal laves. På den måde kan vi også løbende vurdere, hvornår under hensyntagen til budgettet, at tingene skal udføres. - Trivselsundersøgelsen: Mette er tilfreds med resultat især set i lyset af det hårde år, som vi har haft med sygdom/barsel osv. Trivselsundersøgelsen vil blive brugt som bilag til en samlet APV, som skal ligge færdig inden sommer 2015. - Oliebehandling gulvarealer: Samtlige gulvene i institutionen skal olie behandles, da de er ”åbne”. Mette har et tilbudt fra vores rengøringsfirma, som kan udføres mellem jul og nytår. Det koster ca. 10.000 kr. og faktureres i januar 2015. Bestyrelsen er enig i, at det skal laves. - Overgang til skole: Forældre til kommende skolebørn får brev med div. skoleinformation, så som skolegruppe, skoleindskrivning, vidensoverdragelse og skoleudsættelse. - Folder til kommende forældre: Mette vil arbejde på en introfolder, som kan gives til forældre på forældrerundvisning i institutionen. - Folder med information om overgang fra vuggestue til børnehave: Mette vil arbejde på en folder til forældre med information om overgang fra vuggestue til børnehave. - Hjemmeside: Nye forældre er meget tilfreds med hjemmesiden, da den er opdateret. Det ønskes på sigt, at der er ”historiske” arkiver på siden med f.eks. temaforløb på hjemmesiden. - Bygninger: Ejendommen FK ejes af Børnehuset og derfor står vi selv for renovering. Malene Pio og Mette er i gang med at lave en oversigt over evt. vedligeholdelse. 6. Orientering om status på institutionens økonomi herunder ansøgning til kommunens bufferpulje, forventede udgifter i 2015 mv. Drøftelse af udlevering af budgetter og regnskab til forældre mv. (fast punkt) - Den sidste prognose viser som forventet den 0,5 mio. underskud – denne prognose holder. - Budget 2015 udmeldes først fra KK i slutning af nov. 14. Mette informerer om forventede udgifter til næste år: - Overenskomstmæssige lønstigninger, øgede udgifter til vikarer grundet besparelsen af souschefstilling, løbende renovering af legepladsen. Vi skal endvidere forvente udgifter til FK, da bygning skal renoveres lidt, men omfang er endnu ikke klar. Marlene er i gang med at vurdere det. - Vi har endnu ingen nyheder vedr. bufferpuljen. Vores ansøgning blev sent den 9/10/14. Mette har endnu ikke modtog en kvittering, det er heller ikke klart, hvornår vi får svar, eller hvad proceduren er. Mette er på sagen og følge op. - Udlevering af budget: Da der ikke er noget at skjule, ønsker bestyrelsen at bekræfte dette ved at udlever regnskab og bevilling. Økonomistyringsredskabet kan i den forbindelse ikke benyttes grundet personlige oplysninger. Det aftales, at Mette spørger MDI, hvad de anbefaler, Lisbeth spørger Birthe (tidligere bestyrelsesmedlem) og Gert kommer til næste møde. Vi taler om det kunne være en ide, at afholde et møde for budgetinteresseret forældre. 2 Referat til bestyrelsesmøde 6/11/14 - Bestyrelsen træffer en endelig beslutning på næste møde vedr. udlevering af økonomisk materiale. 7. Orientering om arbejdet med de pædagogiske læreplaner Mette forklarer, at storylinemetoden bliver brugt som inspiration men ellers gælder metodefrihed. Medarbejderne i Børnehuset vælger sammen på et personalemøde et overordnet tema og beslutter derefter stuevis deres fokuspunkter. Med metodefrihed får pædagogerne mulighed for at vælge den metode, de finder bedst mellem flere, og det styrker ejerskab og engagement til forløbet. Til fx afdelingsmøde (hver anden torsdag) eller på det mdr. personalemøde referer stuerne om deres fokus og hvordan de løbende arbejder. På den måde reflekter vi sammen og videndeler gode ide. Bestyrelsen ønsker at vide, om der går meget tid til planlægning. Mette/Karin: Der er ikke meget tid til planlægning, så man gøre det ved medarbejder/afdelingsmøder. Mette fortæller, at hun ikke oplever planlægningen som en tidsrøver. Det er vigtigt med refleksion og videndeling. Endvidere planlægges meget på stuerne sammen med børnene, og på den måde følger vi børnenes spor i temaugerne. Vuggestuen: dyr Børnehave: junglen Karin fortæller, hvordan hun følger arbejder pædagogisk med tema, fokuspunkter og børnenes spor og aktiv medinddragelse i praksis. Børnehuset har et udkast til pædagogiske læreplaner klar til næste bestyrelsesmøde. 8. Orientering om arbejde med en bestyrelsesmappe Linda har indtil nu lavet et stort arbejde, og bestyrelsen synes at indhold giver mening. Gruppen skal arbejde videre med mappen. Mette forslår, at gruppen skal mødes med hende for at få adgang til MDI netværk (så deres bestyrelsesmappe kan downloades) og hun kan også hjælpe med indhold og give flere oplysninger. 9. Drøftelse af bestyrelsens rolle i forhold til og kontakt til det nye forældreudvalg Trine er i gang med arbejde og drøfte sammen med de andre forældre fra udvalg, hvad man skal organisere (f.eks. julekaffe). 10. Diskussion af hvad er det for en institutionen, vi som bestyrelse ønsker (fast punkt) Dette med udgangspunkt i materialet fra forældreundersøgelserne. Anna Sofie forslår at diskussionen tager udgangspunkt i de 7 overordnede temaer, som kom frem i forældreundersøgelsen: 1) Ture ud af huset/ legepladsen Generelt har forældre et ønske om, at deres børn komme ud, og det efterleves. Dog må forældre til børnehavebørn, som sover til middag, acceptere, at de i den periode, hvor forældrene og/eller barnet ønsker at sove ikke kommer på legepladsen efter frokost. Turene med vuggestuebørnene foregår i nærområdet fx Bibliotekshaven, de Kgl. stalde og parker i Indre By (som det bliver gjort allerede nu). I vuggestuen er det vigtig at skabe tryghed, dvs. man besøge de samme steder flere gange. Vi tager på ture i mindre gruppe og luksusture med fx 2 børn og en voksen. Der laves interne lister, så alle børn får mulighed at komme på tur. Børnehavebørn er på ture et par gange om måned, og det kan både være til fødselsdag, oplevelser i nærområdet eller destinationer, som ligger længere væk så som dyrehaven. 3 Referat til bestyrelsesmøde 6/11/14 2) Kommunikation / Dokumentation af hver dag Forældre ønsker mere information om deres børn hverdag. Mette vil tage emnet op med medarbejderne og drøfte med dem, hvordan ønsket kan efterkommes. Mette fortæller baggrunden for dokumentationsdagbogen, som er Børnehusets måde dels at skrive noget generelt om dagen, dels at efterleve KK læsepolitik og dels som billede dokumentation og evaluering af årets gang. Dagbøgerne var til debat: Hvor meget tid skal man bruger til det, hvor meget koster det, hvis pædagoger synes det fungere skal det fortsættes også fordi børn og pædagoger bruger bøgerne i hverdag. Vi skal være obs. på, at læsepolitikken også skal efterleves i vuggestuen. Anna Sofie forslår, at vi kunne bruger en kommunikationsstuderende, som kunne besøge os og skrive om ”en dag i børnehave” til hjemmesiden. Følgende fem temaer fra forældreundersøgelsen skydes til næste bestyrelsesmøde: Ambitioner på børnegruppens vegne Kontakten i hente-/bringesituationer Ringe forældredeltagelse i undersøgelsen (Kun 36 svar som svarer til 1/3 af alle forældre) Aktiviteter, som forældrene kan deltage i Naturen Forældremøde: Kan det evt. ligge tidligere og skal vi evt. aflyse forældremødet om foråret grundet det lave fremmøde. Det er mange ressourcer institutionen bruger på forældremøder. I stedet for kunne stuen lave en forældreevent fx bedsteforælder - kaffe, fællesspisning eller lignende om forår. Lukkedage i 2015 vil blive kommunikeret snarest. Bestyrelsen spørger ind til, om børnehuset har retningslinjer for forældre omkring tidspunkter for aflevering. Det har børnehuset ikke, men hvis man afleverer efter kl. 9.30, og hvis der er en aktivitet i gang på stuen, når man aflevere sit barn, skal forældre naturligvis tage hensyn og ikke forstyrre aktiviteterne. Bestyrelsen ønsker, at vi skal være en sko-fri institution. Mette tager det med til medarbejderne. Bestyrelsen ønsker opmærksomhed på håndvask og ønsker, at forældre skal vaske hænder med deres børn, når de aflever og henter. Skilte til at øge opmærksomheden på håndvask vil snarest blive sat op i børnehuset. 11. Beslutning om mødeplan for de kommende bestyrelsesmøder 29. januar (gennemgang af regnerskab med en fra MDI) Mette tjekker, om de er disponible den dag. 23. april 13. august 29. oktober 12. Evt. De andre temaer under punkt 10 kommer på dagsorden næste gang. 4