En vejledning til QuarkXPress 9.5.1
Microsoft Dynamics C5 version 2012 ® C5 Bogholder videregående kursus med fokus på de mere avancerede bogholderiopgaver Copyright © 2011 Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektive ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, Danmark Tlf.: +45 4567 8000, www.microsoft.com/danmark/dynamics/losninger/c5.mspx Indholdsfortegnelse Indledning ................................................................................................................................................................. 5 1. Opsætning Debitor og Kreditor .................................................................... 6 Opsætning ................................................................................................................................................................. 6 Betalingsbetingelser, Kasserabat og Levering............................................................................................. 6 Tekster ......................................................................................................................................................................... 8 Hent layout ................................................................................................................................................................ 8 Parametre .................................................................................................................................................................. 8 Opgaver: Opsætning Debitor og Kreditor ..................................................................................................10 2. Debitor- og kreditorkartotekerne ............................................................... 11 Om debitor- og kreditorkartotekerne ..........................................................................................................11 Oprette/ændre stamoplysninger....................................................................................................................12 Spærring af debitorer/kreditorer....................................................................................................................13 Knappanel ................................................................................................................................................................13 Huskeliste: Debitor- og Kreditorkartotekerne ...........................................................................................15 Opgaver: Debitor- og Kreditorkartotekerne ..............................................................................................16 3. Indkøbsfakturering ...................................................................................... 18 Begrebet varekøb .................................................................................................................................................18 Omkostningsvarer ................................................................................................................................................18 Indkøbsfakturering ...............................................................................................................................................20 Indkøbshovedet ....................................................................................................................................................20 Indkøbslinjer ...........................................................................................................................................................20 Registrering af indkøbslinjer uden angivelse af varenumre ................................................................21 Omkostningsvarer og lagervarer på samme faktura ..............................................................................21 Kreditnotaer ............................................................................................................................................................21 Huskeliste: Indkøbsfakturering........................................................................................................................22 Opgaver: Indkøbsfakturering ...........................................................................................................................23 4. Fakturering ................................................................................................... 24 Simpel faktura ........................................................................................................................................................24 Faktura ......................................................................................................................................................................25 Fakturerings forløb ...............................................................................................................................................25 Ordrehovedet .........................................................................................................................................................26 Fakturalinjer ............................................................................................................................................................26 Bogføring af faktura ............................................................................................................................................26 2 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Kreditnotaer ............................................................................................................................................................27 Huskeliste: Fakturering .......................................................................................................................................28 Opgaver: Fakturering ..........................................................................................................................................30 5. Rykkerskrivelser ........................................................................................... 32 Rykkerbreve ............................................................................................................................................................32 Procedure ved udskrivning af rykkerbreve .................................................................................................33 Huskeliste: Rykkerskrivelser ..............................................................................................................................35 Opgaver: Rykkerskrivelser .................................................................................................................................36 6. Rentenotaer................................................................................................... 37 Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer .................................................37 Huskeliste: Rentenotaer .....................................................................................................................................39 Opgaver: Rentenotaer.........................................................................................................................................40 7. Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger........................................ 41 Elektronisk udveksling af betalingsinformationer ...................................................................................41 Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger ................................................................................41 Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger.........................................................................45 Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger.................................................................47 Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger ....................................................................49 8. Valutastyring ................................................................................................ 50 Fordele ved valutastyring i C5 .........................................................................................................................50 Valutakartoteket ....................................................................................................................................................50 Parametre vedr. valuta ........................................................................................................................................51 Valutastyring i Finansmodulet .........................................................................................................................52 Kursregulering........................................................................................................................................................52 Præsentationsvaluta ............................................................................................................................................53 Huskeliste: Valutastyring....................................................................................................................................54 Opgaver: Valutastyring .......................................................................................................................................56 9. Dimensioner .................................................................................................. 57 Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål ....................................................................57 Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen ...........................................................................................58 Parametre vedr. dimensioner ...........................................................................................................................58 Dimensionsbalancer ............................................................................................................................................59 Huskeliste: Dimensioner.....................................................................................................................................60 Opgaver: Dimensioner ........................................................................................................................................61 3 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 10. Fordelingskonti ............................................................................................. 62 Fordelingskonti ......................................................................................................................................................62 Parametre vedr. fordeling .................................................................................................................................64 Huskeliste: Fordelingskonti ...............................................................................................................................65 Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner ..........................................................................................66 Opgaver: Fordeling ..............................................................................................................................................67 11. Appendix - Konteringsregler ....................................................................... 69 Kontoplanens opbygning ..................................................................................................................................69 Integration imellem Finans og fakturering .................................................................................................71 Konteringsregler ved fakturering ...................................................................................................................72 Prioriteringsrækkefølge ved bogføring .......................................................................................................73 Huskeliste: Konteringsregler ............................................................................................................................77 Opgaver: Konteringsregler................................................................................................................................78 12. Appendix – Genvejstaster ............................................................................ 80 Værktøjslinjen ........................................................................................................................................................80 Generelle genvejstaster ......................................................................................................................................80 Navigation i C5 ......................................................................................................................................................81 Vedligeholdelse af stamdata ............................................................................................................................81 Søgning og filtrering af poster ........................................................................................................................82 Øvrige genvejstaster............................................................................................................................................82 4 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Bogholder videregående. Kurset er berammet til 1 dag. Kursusmaterialet er udarbejdet til version 2012. Målgruppe Kurset henvender sig til C5 brugere, der skal beskæftige sig med de mere avancerede bogholderiopgaver i C5. Forudsætninger Kendskab til Windows og generel brug af en PC er nødvendigt, for at få et optimalt udbytte af kurset. Det forudsættes, at deltagerne har deltaget på kurset ’C5 Light’ og ’C5 Bogholder’, eller at de har tilsvarende viden. Det er desuden en fordel at have en vis regnskabserfaring Formål Formålet med dette kursus, er at give deltagerne et kendskab til de mere avancerede funktioner og arbejdsprocesser der relaterer sig til en bogholders arbejdsopgaver. Emner Efter dette kursus skal deltagerne: 4 Kende til opsætning og brug af Debitor- og Kreditorkartotekerne 4 Kunne bogføre købsfakturaer 4 Kunne bogføre og udskrive salgsfakturaer 4 Kunne udskrive rykkere og rentenotaer 4 Kende til opsætning og brug af automatiske ind- og udbetalinger 4 Kende til oprettelse og brug af forskellige valutaer inkl. automatiske kursreguleringer 4 Kende til brugen af dimensioner (Afdelinger, Bærer og Formål) 4 Kende til opsætning og brug af fordelingskonti 4 Kende til konteringsreglerne (Integrationen mellem Debitor-, Kreditor- og Finansmodulerne) Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Til hver lektion findes en huskeliste, der giver et hurtigt overblik over fremgangsmåden og de taster, der bruges til at udføre funktionen. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 5 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 1. Opsætning Debitor og Kreditor Formål Formålet med lektionen, er at give deltagerne et kendskab til opsætningen af Debitor- og Kreditormodulerne i C5. Emner Efter denne lektion skal deltagere kunne: 4 Foretage nødvendig opsætning af Debitor- og Kreditormodulerne Og kende til: 4 Debitor- og kreditorparametre 4 Opsætning af kasserabatter 4 Opsætning af betalingsbetingelser Opsætning Debitormodulet benyttes til oprettelse og ændring af stamoplysninger på debitorer, samt til fakturering og styring af saldi på debitorer. Dvs. opsummering af salgsstatistik, kasserabatstyring, mængderabatstyring, styring af betalingsbetingelser, valutastyring, beregning af forfaldne saldi og rentetilskrivning, m.m. Kreditormodulet benyttes til oprettelse og ændringer af stamoplysninger, registrering af købsfaktura og styring af saldi på de forskellige kreditorer f.eks. opsummering af købsstatistik, kasserabatstyring, mængderabatstyring, styring af betalinger, valutastyring og beregning af forfaldne saldi. Inden modulerne kan benyttes optimalt, kræves det, at brugeren vælger mellem forskellige tilpasningsmuligheder. Det vigtigste er oprettelse af konti til kontering i Finansmodulet. Dette foregår via Debitor/Tilpasning/Grupper og Kreditor/Tilpasning/Grupper, hvor de forskellige konteringskonti angives ved oprettelse af kunde- og leverandørgrupper. Dette emne beskrives i en særskilt lektion. Betalingsbetingelser, Kasserabat og Levering De andre opsætningspunkter under Tilpasning er oprettelsespunkter, som kan anvendes fra både Debitor- og Kreditorkartotekerne. Følgende kartoteker er altså fælles for begge moduler, og skal derfor indeholde oplysninger til både debitorer og kreditorer. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelser bestemmer, hvornår en faktura er forfalden til betaling. Betalingsbetingelser kan tilknyttes debitorer og kreditorer som forslag til fakturering. Betalingsbetingelser vedligeholdes via Debitor og Kreditor/Tilpasning/Betalingsbetingelser (Kartoteket er fælles for Debitor- og Kreditormodulet). 6 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Der angives en kode for betalingsbetingelsen og en forklarende tekst til betalings-betingelsen. I Dage-feltet angives antal dage og i Metode-feltet angives om antal dage skal være netto, løbende måned etc. Fra version 3.0 er det endvidere muligt at angive en enhed, som kan være dag, uge eller måned. Samtidig er Dage-feltet erstattet med et Antal-felt. Man kan således angive f.eks. 1 i Antalfeltet, samt måned i Enhed-feltet, hvorefter betalingsbetingelsen vil blive 1 måned. Kasserabat Kasserabat er en ekstra rabat, som kan ydes, såfremt fakturabeløbet betales før en given tidsfrist efter fakturadatoen. Kasserabat sammenlignes ofte med kontantrabat og ydes oftest kun, hvis betalingen registreres på eller få dage efter fakturadato og normalt før den alm. forfaldsdato. Kasserabat udløses og bogføres automatisk, såfremt hele fakturabeløbet registreres som betalt i C5 inden tidsfristens udløb og såfremt der anvendes åbenpost. Principperne for opsætning af kasserabat følger principperne for opsætning af betalingsbetingelser. I dette tilfælde skal man dog angive finanskonto for automatisk kontering af kasserabat ved åbenpost udligning, ligesom det kan angives om kasserabatten skal beregnes af fakturatotal inkl. eller ekskl. gebyrer. Vær opmærksom på, at hvis du ønsker at bogføre modtagne kasserabatter fra leverandører på én konto og givne kasserabatter til kunder på en anden konto, bør du oprette særskilte kasserabatkoder for debitorer og kreditorer som vist nedenfor: 7 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Her er der oprettet kasserabatbetingelser for netto 3, 7 og 14 dage for både debitorer (Deb) og kreditorer (Kre). Hvis du ser i Konto-feltet, er dér angivet, at givne kasserabatter posteres på konto 8590 og indvundne kasserabatter posteres på konto 8090. Leveringsmåder Leveringsformer anvendes på udskrift af faktura og til styring af leveringsbetingelser. Tekster Tekster anvendes til at tilknytte faste tekster til udskrifter. F.eks. kan man knytte en fast tekst til en faktura med oplysning om f.eks. et kampagnetilbud eller måske oplysning om ferieperiode. Metoden, hvormed man tilknytter en fast tekst til en udskrift er, at man finder den tekst, som knytter sig til udskriften. F.eks. tekst nummer 4, faktura. Til denne tekst tilknytter man et notat, hvori man skriver den tekst man ønsker kommer med på udskriften af fakturaen. Man kan desuden oversætte tekster til andre sprog. F.eks. kan man angive, at en kreditnota hedder Credit note på engelsk. Der kan skiftes sprog vha. funktionsknappen. Man kan også selv oprette sine tekster. Hvis man f.eks. ofte anvender den samme tekstlinje under fakturering, det kunne være ’Pris ifølge aftale’. Oprettes denne tekst (husk at den skal have et nummer, der er fra 100 og opefter), kan den sættes ind i tekstfeltet via Debitor/Dagligt/Faktura ved at indtaste det nummer, man har angivet for denne tekst. Hvis Ordremodulet er anskaffet vil teksterne vedrørende ordre – og dermed også faktura – være at finde via Ordre/Tilpasning. Ligeledes vil tekster vedrørende indkøb være at finde via Indkøb/Tilpasning, hvis Indkøbsmodulet er anskaffet. Hent layout I C5 er det muligt at vælge mellem forskellige layouts til Faktura, Ordrebekræftelse, Følgeseddel, Tilbud, Kontoudtog, Rentenota og Rykker. Det er jo ikke sikkert at standard layoutet lige passer til firmaets logopapir mm. I punktet Hent layout via Debitor/Tilpasning vælges hvilke layout til hvilken rapporttype, man vil anvende. Inden valg kan man via Vis layout se hvordan det ser ud og ved Print-knappen kan layoutet udskrives og man kan se om det passer til firmaets behov. Når det rigtige layout er fundet, kan dette importeres. NB! Et importeret layout benyttes først, når aktionen hvortil det nye layout er knyttet, vælges ud for den funktion der skal udlæse aktionen på standard aktionslisten under Debitor/Tilpasning/Aktionslister/Standard. Læs mere herom i hjælpen i C5. NB! Hentes ét af disse layout, vil man automatisk bruge én rapporttilretning. I en C5 Light er der koder til 5 stk. rapporttilretninger, men man kan altid købe flere. Kontakt evt. din C5 forhandler for yderligere information. Parametre Parametrene der findes til Debitor-/Kreditormodulerne er næsten ens. Bemærk at parametrene til Ordre og Indkøb via Debitor-/Kreditormodulet, er de samme, som findes i Ordre- og Indkøbsmodulerne. For en gennemgang af parametrene henvises til hjælpen i C5. 8 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Opsætning Debitor og Kreditor Funktion Fremgangsmåde Tast Betalingsbetingelser Åben Debitor/Tilpasning/Betaling og opret. F2 Kasserabat Åben Debitor/Tilpasning/Kasserabat og opret. F2 Layout Vælg den rapporttype du vil ændre layoutet på. Tryk på Importer-knappen og det vil for fremtiden være dette layout C5 bruger. Leveringsbetingelser Åben Debitor/Tilpasning/Levering og opret. F2 Tekster Åben Debitor/Tilpasning/Tekster og aktiver Notat-feltet til den/de udskrift(er), der skal ekstra tekst på. ALT+N Vil man oprette helt nye tekster, skal man starte nummereringen fra 100, idet numrene før er reserveret af systemet. Disse tekster vil derefter kunne hentes ind under f.eks. faktura. NB! Vil man tilføje tekster til faktura-udskriften, og også har ordremodulet, skal teksten skrives via Ordre/Tilpasning/Tekster/Ordre. 9 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Opsætning Debitor og Kreditor Opgave 1: Betalingsbetingelser 4 Opret betalingsbetingelsen ’Netto 20 dage’. Opgave 2: Kasserabat 4 Opret en debitor kasserabat på 2 % ved betaling indenfor 20 dage. Konto = 8590. Opgave 3: Ændring af parametre Tjek eller ændr parameteropsætningen, således at nedenstående regler benyttes: Ordreparametre 4 Fuldt leverede og fakturerede ordrelinjer skal nedlægges automatisk 4 Fuldt leverede og fakturerede ordrer skal nedlægges automatisk 4 Tilbud og ordrebekræftelser ønskes ikke gemt Fakturaparametre 4 Negativ lagerbeholdning skal tillades, idet virksomheden altid er hurtigere til at få bogført salgsfakturaerne i forhold til at få bogført købsfakturaerne. 10 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 2. Debitor- og kreditorkartotekerne Formål Formålet med denne lektion, er at give deltagerne et kendskab til Debitor- og kreditorkartotekerne i C5. Emner Efter denne lektion skal deltagere kunne: 4 Oprette og anvende kundekartoteket og leverandørkartoteket 4 Bruge posteringslisten 4 Bruge journalen Om debitor- og kreditorkartotekerne I Debitor- og kreditorkartotekerne foretages oprettelse og vedligeholdelse af stamdata på kunder og leverandører. Der findes også forskellige oplysninger og statistikker på det enkelte kartotekskort. Købs og salgsfakturering Posteringer Journal Finanskartotek Debitor- og Kreditorkartotek Varelinjer Udligning Kassekladder Statistik Det enkelte debitorkort/kreditorkort består af forskellige felter fordelt på et antal faneblade. Felterne er grupperet således at det er nemmere at overskue de mange felter. På fanen Ordre i debitorkartoteket kan man se oplysninger om igangværende ordre på den aktuelle debitor. 11 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Her er en forklaring til udvalgte felter: Feltnavn Indhold Konto (skal angives) Kontonummeret som entydigt udpeger den pågældende kunde/leverandør. Tal og bogstaver kan kombineres, men der må ikke være blanke mellemrum. Gruppe (skal angives) Her angives debitor-/kreditorgruppe, som har betydning for finansbogføring af fakturaer, ind- og udbetalinger. Prisgruppe (Debitor) Angiver hvilke priser i lagerkartoteket, der er gældende for den pågældende kunde. Kasserabat Bruges ved fakturering til at udregne en eventuel kasserabat samt dato for hvornår den kan opnås. Fast rabat Her kan indtastes en fast rabatprocent, der ydes som slutrabat hver gang, der faktureres til debitor/fra kreditor. Rabatprocenten foreslås ved fakturering, men kan ændres. Betaling Indeholder betalingsbetingelser og hentes ved fakturering. Feltet kan således være af betydning m.h.t. ind- og udbetalinger. Moms Indeholder momskode for den pågældende debitor/kreditor og hentes ved fakturering. Momsgruppe Indeholder momsgruppen for den pågældende debitor/kreditor og ved hjælp af opsætningen af momskombinationer kan C5 automatisk vælge hvilken momskode der skal benyttes ved fakturering. Oprette/ændre stamoplysninger På det enkelte debitorkort/kreditorkort kan man oprette/ændre stamoplysninger vedrørende den pågældende kunde/leverandør. Ændre Navnet på en debitor ændres f.eks. ved at overskrive informationerne i feltet Navn, hvorefter skærmbilledet forlades med F3 for at gemme ændringerne. Kørslerne Debitor/Periodisk/Ændre kontonummer og Kreditor/Periodisk/Ændre kontonummer anvendes, hvis det er nødvendigt at ændre kontonummeret på en kunde eller en leverandør. Dette gøres ved, at indtaste henholdsvis eksisterende og nyt kontonummer i Fra kontonummer og Til kontonummer-felterne. C5 sørger selv for at oprette en ny konto, alle oplysninger fra den eksisterende konto overføres automatisk til den nye. Kørslen er meget omfattende og låser det meste af systemet, fordi det ikke alene er et kontonummer i kartoteket, som skal ændres, men posteringer fra det gamle kontonummer, samt saldo og budget overføres til den nye konto. Samtidig sørger C5 for at tilrette de steder (refererende felter) i alle moduler, hvor denne konto indgår, f.eks. ordre- og indkøbskartoteket. Oprette Nye debitorer/kreditorer oprettes med F2. Når du opretter nye kunder og leverandører i kartotekerne, skal du være opmærksom på at udfylde alle relevante felter på de forskellige faneblade. Specielt fanerne Generelt samt Opsætning er vigtige. Mange af informationerne i felterne benyttes i forbindelse med registrering af købs- og salgsfakturaer. 12 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Standard debitorer og kreditorer Hvis du opretter debitorer eller kreditorer med en markering i feltet Standard vil du kunne benytte disse debitorer/kreditorer som skabeloner, når du opretter nye debitorer og kreditorer med F2. Informationer om f.eks. betalingsbetingelser, moms osv. valgt på standard debitorer/kreditorer overføres automatisk når der oprettes nye debitorer og kreditorer med F2. Spærring af debitorer/kreditorer I tilfælde af at en debitor ikke betaler til tiden, og måske har fået opsamlet en større skyldig saldo, er der mulighed for at spærre kunden. Således at er man uopmærksom på den skyldige saldo, undgår man herved, at komme til at sende flere varer til denne. Tilsvarende kan man spærre for kreditorerne, hvis man eksempelvis ikke længere vil handle hos en kreditor, som stadig har åbne poster. I C5 kan man spærre på forskellige måder: Metode Hvad bliver der spærret for Nej Debitor/kreditor er ikke spærret og der er ingen begrænsninger for fakturering mm. Fakturering Debitor/Kreditor kan ikke faktureres, men der kan godt leveres/modtages varer til/fra dem. NB! Vælges Varelevering/Varemodtagelse via Debitor/Dagligt/Faktura eller Kreditor/Dagligt/Købsfaktura, skal der faktureres for at få lov til at forlade skærmbilledet (i så fald, må man skifte til hovedkartotek CTRL+ALT+F4 og ændre koden i Spærret-feltet). Levering Der kan ikke leveres varer til debitor, modtages varer fra kreditor eller faktureres. Ja Man spærrer her for al bogføring/varelevering/fakturering på debitoren/kreditoren. Dvs. Der vil også være spærret for evt. indbetalinger/udbetalinger fra denne debitor/kreditor, men man kan selvfølgelig altid ændre koden for spærret. Knappanel På knappanelet findes forskellige knapper til kørsler og oplysninger. Nedenfor er nogle af knappernes funktioner beskrevet. Posteringer/Transaktion/Grundlag Hele transaktionsspor kan vises via punktet Posteringer. Brug Transaktion-knappen på en enkelt postering for at få alle linjer i transaktionen, og vælg Grundlag for at få grundlaget til transaktionen. Debitor- og Kreditorkartotek Posteringer Transaktioner Grundlag Se alle posteringer på den enkelte debitor/kreditor Se alle transaktioner foretaget i finansmodulet if. med den enkelte postering. Se alle transaktioner fordelt på de forskellige moduler if. med den enkelte postering 13 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Journal På journalerne kan man se opdaterede fakturaer m.m. Via journalen er det muligt at genudskrive fakturaer, danne kreditnotaer på baggrund af en allerede opdateret faktura og undersøge arkiverede ordrer m.m. Kontaktpersoner og Adresser Ved hjælp af knapperne Opsætning/Kontaktpersoner og Opsætning/Adresser er det muligt at oprette flere kontaktpersoner samt adresser vedr. den enkelte debitor/kreditor. Services Knappen Online services giver mulighed for at benytte: 4 Proff (Opslag på virksomhedsinformationer m.m. på www.Proff.dk) 4 Krak (Oprettelse og vedligeholdelse af stamoplysninger via Kraks hjemmeside) 4 KOB (Opslag på virksomhedsinformationer og bestilling af nøgletalsrapporter via hjemmesiden fra Købmandsstandens oplysningsbureau). NB! De enkelte services er gratis at benytte i C5, men Krak og KOB integrationen kræver koder, der kan købes og bestilles hos KRAK og KOB. Statistik Ved hjælp af knappen Statistik er det f.eks. muligt at få vist en graf med en debitors fakturabeløb fordelt over en given periode – og eventuelt sammenlignet med fakturabeløbene på andre debitorer. NB! Statistik funktionerne i C5 kræver at man har tilkøbt koden Statistik. Endvidere skal man (hvis man benytter Office 2003) have installeret en add-on der hedder Microsoft Office Web Components, for at kunne få vist disse statistikker grafisk. 14 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Debitor- og Kreditorkartotekerne Funktion Fremgangsmåde Tast Opret ny kunde/ leverandør Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller Kreditor/Kartotek/Kreditor. Brug funktionen Opret ny post F2 Du kan med fordel anvende funktionen Dublér post, hvis mange af oplysningerne svarer til en eksisterende debitor/kreditor. SHIFT+F2 Indtast entydigt kontonummer i Konto-feltet. Brug eventuelt telefonnummer. Udfyld andre relevante felter. Nogle af felterne, som skal udfyldes findes på de øvrige faneblade. For at bladre mellem faneblade vælges: Afslut oprettelsen ved at godkende. Ret stamoplysninger for en eksisterende kunde/leverandør Kopiering af oplysninger F3 Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller Kreditor/Kartotek/Kreditor. Find den pågældende kunde/leverandør frem på skærmen (eventuelt ved at indtaste kontonummer i Konto-feltet efterfulgt af Enter). Indtast nye oplysninger i de relevante felter og afslut ved at godkende. Sletning af kunde/leverandør ALT+F7 / ALT+F8 F3 ALT+F9 Sletning af f.eks. en debitor Bemærk! Posteringer på en post kan hindre sletning. Stamoplysningerne på f.eks. debitoren kopieres med på den nye kunde. Denne knap kan med fordel anvendes når der f.eks. skal oprettes en ny debitor, hvor nogle af stamoplysningerne kan hentes fra en bestående debitor. SHIFT+F2 Bemærk: Findes en debitor med markering i feltet Standard vil der automatisk blive dannet en kopi af denne debitor, når der vælges F2/Opret post. Finder der flere debitorer med en markering i feltet Standard, vil der blive vist en liste over mulige ”skabelon-kunder” når der vælges F2/Opret post. 15 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Debitor- og Kreditorkartotekerne Opgave 1: Opret ny kunde 4 Opret følgende kunde i Debitorkartoteket. Tag udgangspunkt i standard debitoren ”Skabelon kunde Indland”: Felt Navn, Adresse m.m. Glas-Tek A/S Meterbuen 11-17 2650 Hvidovre tlf.: 42 92 55 60 fax: 42 92 54 31 NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer. Gruppe Indland Attention Nadine Andersen E-mail Nadine@glastek.dk Moms Salg Godkendt Ja Valuta DKK Sprog Dansk Betaling Netto 20 dage Prisgruppe Grossist Kasserabat Netto 20 dage – 2 % Opgave 2: Ret stamoplysninger på eksisterende kunder 4 Ret kreditmaksimum på Kombi Borde ApS til DKK 300.000,-. 4 Leveringsbetingelsen for Fyns Bolighus skal ændres til Pakketrans. Opgave 3: Leveringsadresse Vores kunde Glas-Tek A/S har kontaktet os, og oplyst at fremtidige vareleverancer bedes leveret på en anden adresse end deres faktureringsadresse. 4 Indtast denne leveringsadresse i adresselisten til Glas-Tek A/S: Glas-Tek A/S Pionervænget 67 2650 Hvidovre 16 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgave 4: Opret ny leverandør 4 Opret følgende leverandør: Felt Navn, Adresse m.m. Itsa Ripoff Wienerstrasse 24 22525 Hamburg Tyskland tlf.: 299 43 21 22 88 NB! Benyt tlf. nummeret som kontonummer. Gruppe EU Attention/kontaktpersoner Peter Petersen Hans Müller E-mail Mail@Itsa-ripoff.de Moms Momsgruppe K-EU Godkendt Ja Valuta EUR Sprog Tysk Betaling Løbende mdr. + 14 dage 17 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 3. Indkøbsfakturering Formål Formålet med lektionen, er at give deltagerne et indblik i, hvorledes der bogføres indkøbsfakturaer via Kreditormodulet i C5. Emner Deltagere skal kunne: 4 Indtaste og bogføre en indkøbsfaktura via Kreditormodulet 4 Indtaste og bogføre kreditnotaer via Kreditormodulet. Begrebet varekøb Med begrebet varekøb kan forstås to ting; nemlig køb til videresalg eller køb til eget forbrug. Valget af om man registrerer et varekøb via kassekladder eller Kreditor/Dagligt er, om man ønsker lagerstyring eller ej. Køb af varer/ydelser til videresalg Et varekøb i traditionel forstand er indkøb af varer til videresalg. Sådanne indkøb bør bogføres under f.eks. Kreditor/Dagligt, idet det herved er muligt at angive, hvilke varer m.m. der indkøbes, således at disse bliver lagerført. Ved bogføring af indkøbsfakturaer under Kreditor/Dagligt, og den deraf følgende anvendelse af varenumre, opnår man en registrering af hvilke varenumre, der indkøbes. Et eksempel kunne være en kiosk. Ved at registrere køb af f.eks. sodavand, øl, is som særskilte varenumre og varesalget på samme måde, vil det være muligt at måle f.eks. omsætning og svind pr. varenummer. Køb af varer/ydelser til virksomhedens eget forbrug Derimod er køb af f.eks. forbrugsvarer såsom papir, mapper m.m. til virksomhedens eget forbrug en omkostningsfaktura der ikke skal viderefaktureres. Bogføring af omkostningsvarer og ydelser kan sagtens foretages i en kassekladde, men kan også bogføres via Kreditor/Dagligt, idet der sagtens kan registreres indkøbsfaktura uden at angive varenumre. Omkostningsvarer Omkostningsvarer, dvs. varer der umiddelbart forbruges, vil ikke skulle tilgå lagerkontoen og skal derfor ikke nødvendigvis registreres via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura. Køber du eksempelvis motorolie til firmabilen, skal dette debiteres den relevante omkostningskonto, konto for købsmoms og krediteres den relevante likvide konto (eller kreditoren). Denne bogføring foregår i en kassekladde. Såfremt omkostningsvarerne ikke betales kontant vil det være en stor fordel, at anvende kreditormodulet. Nedenstående tegning illustrerer arbejdsgangen ved registrering af køb af omkostningsvarer. 18 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Faktura fra leverandør F.eks. kontorpapir. Betaling inden 30 dage Bogfør købet ved modtagelse af fakturaen Modpostér på kreditorkontoen Fordele ved at registrere varekøb ved fakturamodtagelse og ikke på betalingstidspunktet Registrering af betaling 30 dg. senere Udpeg hvilken faktura der betales Mulighed for overførsel af betalingsinformationer til bank Præcis momsopgørelse Overblik over skyldige omkostninger Ved allerede at registrere købet pr. modtagelsestidspunkt og ikke på betalingstidspunktet opnås der derfor mange fordele. 4 Momsopgørelsen lettes idet alle relevante køb er registreret, uafhængigt af hvornår de skal betales. 4 Det er muligt at udskrive en rapport over forfaldne poster. 4 Ved hjælp af åbenpost princippet, registreres nøjagtigt hvilke fakturaer der betales og hvilke vi evt. vælger ikke at betale ved reklamationer etc. Herved opnås overblik over, hvilke fakturaer der er åbne, hvilke er betalt og evt. muligheder for kasserabat. 19 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Indkøbsfakturering Nedenstående figur illustrerer sammenhængen mellem en registrering af et indkøb ved hjælp af Kreditor-/eller Indkøbskartoteket samt Lagerkartoteket. Registrering af indkøbsfaktura Leverandørens faktura KreditorDebitor kartotek kartotek Indkøbskartotek Lagerkartotek Købsfakturering Fakturering Indkøbslinjer Finans Finans-kartotek kartotek kartotek (posteringer) (posteringer) Opdatering af kartoteker Via Kreditor/Dagligt/Købsfaktura foregår indtastning af købsfakturaer. Der arbejdes først på indkøbshovedet og derefter indkøbslinjer, som indtastes via Linjer-knappen. Indkøbshovedet Indkøbshovedet består af forskellige faner. På Generelt-fanen hentes leverandøren ind fra kreditorkartoteket med navn og adresse, og der er mulighed for at indtaste/overføre en evt. leveringsadresse. Købsbetingelser vises på Opsætning-fanen. Oplysninger om fakturatotal mm. findes på Statistik-fanen. Der kan ændres i alle felter efter behov. Disse ændringer vil ikke blive registreret i Kreditorkartoteket, men kun være gældende for netop denne købsfaktura. Indkøbslinjer Indkøbslinjer åbnes ved, at Linjer-knappen vælges. Herunder findes der også nogle funktionsknapper, hvor bevægelser, beholdning og posteringer kan ses. Der er (som ved salgsfakturering) også mulighed for, at indtaste notater til både indkøbslinjen og selve fakturahovedet. Efter indtastning af linjer, skal man tilbage til indkøbshovedet for at bogføre købsfakturaen. Her vælges Købsfaktura-knappen, hvorefter købsfakturaen bogføres i Finansmodulet og samtidig opdateres Kreditor- og Lagerkartoteket. 20 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Bemærk! Efter at købsfakturaen er bogført, kan den ikke ændres eller tilbagetrækkes. Det anbefales derfor, at anvende Proforma faktura-knappen, hvis der ønskes mulighed for at se købsfakturaen inden bogføring og evt. rette denne. Det er ligeledes muligt, dog ikke i C5 Light, at udskrive en forespørgsel eller en rekvisition via knappanelet. Der sker ingen bogføring, hvis du laver en forespørgsel eller en rekvisition, og du kan derfor forlade Kreditor/Dagligt/Købsfaktura uden efterfølgende at foretage dig mere. Husk imidlertid på, at forespørgslen eller rekvisitionen ikke bliver gemt i systemet. Skal du senere udarbejde en købsfaktura på basis af forespørgslen/rekvisitionen, skal alle oplysningerne derfor indtastes igen. Laver du en følgeseddel (Varemodtagelse), kan du efterfølgende ikke få lov til at forlade Kreditor/Dagligt/Købsfaktura uden at købsfakturere. Registrering af indkøbslinjer uden angivelse af varenumre Selvom du ikke ønsker at bruge lagerkartoteket i forbindelse med registrering af en købsfaktura, kan Kreditor/Dagligt/Købsfaktura stadig med fordel benyttes i forskellige sammenhænge. På indkøbslinjerne skal Varenummer-feltet ikke udfyldes. I stedet indtastes teksten direkte i Tekstfeltet, antal i Antal-feltet og prisen i Pris-feltet. Omkostningsvarer og lagervarer på samme faktura Hvis du får en faktura, der både indeholder lagervarer og omkostningsvarer, kan du indtaste omkostningskontoen i Konto-feltet på indkøbslinjerne og derved undgå at skulle bogføre købsfakturaen to steder (Finans/Dagligt/Kassekladde og Kreditor/Dagligt/Købsfaktura). Kreditnotaer Kreditnotaer laves på præcis samme måde som fakturaer, dog med den undtagelse, at der sættes et minus foran antal på indkøbslinjerne. Kreditnotaer som kopi af købsfaktura Ved at vælge Kreditor/Kartotek/Kreditorer/Knappen Journal/Arkiv/Kopier indkøb er det muligt at lave en kreditnota som kopi af en allerede opdateret købsfaktura. Husk at svare ja til at vende fortegnet. Der kan ligeledes dannes en kreditnota som kopi af en købsfaktura under Indkøb/Kartotek/Indkøbsarkiv/Knappen Kopier indkøb på tilsvarende vis. 21 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Indkøbsfakturering Funktion Fremgangsmåde Tast Bogfør en indkøbsfaktura Vælg Kreditor/Dagligt/Købsfaktura. Overfør leverandørens data fra Kreditorkartoteket, når markøren er i Konto-feltet. Skift evt. faneblad for at kontrollere købsbetingelser. Skift til indkøbslinjer. ALT+H ALT+F8/ ALT+ F7 ALT+F1 eller ALT+J Indtast indkøbslinjer 4 Varenummer, 4 Antal og 4 Pris ALT+H Du kan også indtaste linjer uden varenummer (Antal, Pris og Tekst). Godkend indkøbslinjer. F3 Bogfør købsfakturaen vha. Købsfaktura-knappen. ALT+K Indtast leverandørens fakturanummer og check beløbene, når dialogboksen med totaler vises på skærmen. Er beløbene OK, kan du godkende. Bogfør kreditnota fra leverandør F3 Vælg Kreditor/Kartotek/Kreditorer Markér kreditoren og vælg knappen Journal. ALT+J Markér købsfakturaen der skal debiteres og vælg knappen Arkiv. ALT+A Vælg knappen Kopier indkøb og svar ja til at vende fortegnet. NB! Alternativt kan kreditnotaen registreres på samme vis som fakturaen, blot med negativt antal. ALT+Ø SPACE 22 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Indkøbsfakturering Opgave 1: Registrering af købsfaktura 4 Vi har modtaget nedenstående faktura fra vores leverandør. Indtast disse fakturaoplysninger under Kreditor/Dagligt: Forum System Højgade 44 2840 Holte Faktura: 4589 Dato: ”Dags dato” Varenr. Betegnelse Antal Stk. Pris Beløb 34-23 Sovesofa 10 1.843,00 18.430,00 35-41 Glasbord 10 1.092,50 10.925,00 I alt ekskl. moms Moms Beløb i alt 25 % 29.355,00 7.338,75 36.693,75 4 Kontrollér at fakturatotalen er korrekt inden indkøbsfakturaen bogføres. Fakturatotalen kan ses på fanen Statistik. 4 Bogfør købsfakturaen. Opgave 2: Registrering af købsfaktura Der er kommet en faktura fra System One Handel, der har hjulpet os i forbindelse med afholdelsen af en messe. 4 Indtast denne købsfaktura via Kreditor/Dagligt. Fakturaen lyder på 10.000 kr. ekskl. moms og du skal ikke benytte noget varenummer, men i stedet oplyse på linjen, at beløbet skal bogføres på finanskonto 2720 Messeomkostninger 4 Bogfør købsfakturaen med dags dato og fakturanummer 590010 23 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 4. Fakturering Formål Formålet med lektionen, er at lære deltagerne hvorledes der faktureres via Debitormodulet i C5. Emner Efter denne lektion, skal kursister kunne: 4 Anvende faktureringsmulighederne under Debitor/Dagligt Simpel faktura Under Debitor/Dagligt/Simpel faktura kan der udskrives og bogføres simple fakturaer. I feltet L bestemmes, om den aktuelle linje vedrører en vare (V), en finanskonto (K) eller en blank varelinje (B). Hvis der vælges V, kan der vælges eller indtastes et varenummer i feltet Vare/Konto. Vælges der K, kan der vælges en finanskonto i feltet Vare/Konto. Hvis der vælges B, er der tale om en blank varelinje – dvs. en linje hvorpå der kun kan indtastes tekst. Fakturaen udskrives og bogføres ved at vælge knappen Fakturering. Såfremt det samlede fakturabeløb er negativ, vil der blive bogført og udskrevet en kreditnota, når knappen Fakturering vælges. 24 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Simpel kreditnota En simpel kreditnota laves ligesom en simpel faktura, blot med negativt antal på linjerne. Såfremt det samlede fakturabeløb er negativ, vil der blive bogført og udskrevet en kreditnota, når knappen Fakturering vælges. Det er også muligt at lave en simpel kreditnota som en kopi af en tidligere bogført simpel faktura. Dette gøres ved at vælge en kunde i feltet Konto, vælge knappen Kopier faktura, udpege fakturaen der ønskes kopieret og vælge knappen Kopier. Faktura Via Debitor/Dagligt/Faktura kan der ligeledes bogføres fakturaer. I den simple faktura er der visse begrænsninger, hvorfor det kan være nødvendigt at bogføre og udskrive fakturaer via den ’almindelige’ fakturering. Fakturerings forløb Nedenstående figur illustrerer integrationen til kartotekerne ved fakturering. Fakturering Debitor Debitorkartotek kartotek Ordrekartotek Fakturering Fakturering Lagerkartotek Ordrelinjer Faktura Finans Finans-kartotek kartotek kartotek (posteringer) (posteringer) Opdatering af kartoteker 25 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Ordrehovedet Når der faktureres via Debitor/Dagligt/Faktura vises først et ordrehoved. Ordrehovedet består af 4 faner. På Generelt-fanen hentes kunden ind fra debitorkartoteket med navn og adresse, og der er mulighed for at indtaste/hente en evt. leveringsadresse. Salgsbetingelser vil være illustreret på Opsætning-fanen. Indtastning af gebyr, fakturatotal mm. findes via Statistik-fanen. Der kan ændres i alle felter efter behov og disse ændringer vil ikke blive registreret i debitorkartoteket, men kun på denne faktura. Fakturalinjer Fakturalinjerne indtastes under Linjer-knappen. Herunder findes der også funktioner, hvor bevægelser, beholdning og posteringer kan ses. Fakturalinjer med varenumre Du kan vælge at sælge varer, du har oprettet i lagerkartoteket eller du kan lave fritekst fakturaer. Vælger du varer fra lagerkartoteket vil de relevante stamoplysninger blive overført til ordrelinjen. Har du angivet salgspriser i lagerkartoteket samt hvilken prisgruppe, kunden tilhører, vil den korrekte salgspris også blive overført fra lagerkartoteket. Fakturalinjer uden varenumre Ønsker du ikke at anvende varenumre, skal du blot undlade at udfylde varenummer-feltet, og i stedet selv indtaste en tekst, pris, enheder mm. Bruger du ofte den samme tekst, kan du med fordel oprette denne tekst, så du slipper for hver gang at skrive det samme. Teksten oprettes med et nummer, fra nr. 100 og opefter, under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre og overføreres ved at indtaste tekstnummeret i tekstfeltet. Notater på fakturalinjer Der er mulighed for, at indtaste et notat til hver linje. Notatet vil blive udskrevet på fakturaen umiddelbart under varelinjen. Endvidere kan der angives et notat på selve fakturahovedet. Et eksempel kunne være angivelse af ferieperiode. Bogføring af faktura Efter indtastning af fakturalinjerne lukkes linjerne, og fakturaen er klar til at blive bogført. Fakturaen bogføres ved at vælge knappen Fakturering. Ved fakturering bogføres fakturaen i Finansmodulet og opdaterer samtidig Debitor- og Lagerkartotekerne. Lagerkartoteket opdateres dog kun såfremt der er benyttet varenumre på fakturalinjerne. Bemærk! Efter at fakturaen er bogført, kan den ikke ændres eller tilbagetrækkes uden at lave en kreditnota og/eller en ny faktura. Det anbefales derfor, at anvende Proforma faktura, hvis man ønsker at se fakturaen INDEN denne bogføres. I Debitormodulet sker der ingen bogføring, når du laver et tilbud eller en ordrebekræftelse, og man kan derfor forlade Debitor/Dagligt/Faktura uden efterfølgende at foretage sig mere. Man skal imidlertid huske på, at tilbuddet eller ordrebekræftelsen ikke bliver gemt i systemet såfremt man ikke har licenskoden til Ordremodulet. Skal du senere udarbejde en faktura på basis af tilbuddet/ordrebekræftelsen, skal alle oplysningerne derfor indtastes igen. 26 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Laver du en følgeseddel (dvs. varelevering), kan du ikke forlade Debitor/Dagligt/Faktura uden at fakturere. Kreditnotaer Kreditnotaer indtastes og bogføres på samme måde som ved oprettelse af fakturaer. Den eneste forskel er, at du skal indtaste negativt antal, idet eventuelle varer så vil blive lagt tilbage på lageret igen. Kreditnota som kopi af faktura Ved at vælge Debitor/Kartotek/Debitorer/Knappen Journal/Arkiv/Kopier ordre er det muligt at lave en kreditnota som kopi af en allerede opdateret faktura. Husk at svare ja til at vende fortegnet. Der kan ligeledes dannes kreditnotaer som kopi af en faktura under Ordre/Kartotek/Ordrearkiv/Knappen Kopier ordre på tilsvarende vis. Udligning af faktura når der laves en kreditnota Før en kreditnota bogføres kan der foretages en udligning, således at kreditnotaen automatisk modregnes i en bestemt faktura. Denne udligning foretages ved at taste F5 på selve ordren med kreditnotaen. I udligningsbilledet udpeges den faktura som kreditnotaen skal modregnes i vha. F5. NB! Når en kreditnota dannes som en kopi af en faktura, er ovennævnte udligning allerede foretaget, men denne kan ændres ved at taste F5 og foretage ændringen inden kreditnotaen bogføres. Kostpris på varer ved bogføring af kreditnota Når der bogføres en kreditnota bliver varerne lagt på lager igen. Som udgangspunkt vil varerne blive lagt på lager til den kostpris der er defineret på varen i Lagerkartoteket på bogføringstidspunktet. I feltet Kostpris på ordrelinjerne er det dog muligt at taste ALT+H og vælge hvilken kostpris der skal benyttes, således at varerne ligges på lager igen til samme kostpris, som der blev benyttet da varerne blev trukket ud af lageret. 27 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Fakturering Funktion Fremgangsmåde Tast Simpel faktura/kreditnota Vælg Debitor/Dagligt/Simpel faktura Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i Konto-feltet. ALT+H Indtast varelinjer V = varelinjer K= finanskontolinjer B= blanke linjer (dvs. blanke varelinjer = tekstlinjer) Udfyld øvrige felter mht. betalingsbetingelser osv. ALT+G Vælg knappen Fakturering Kopier simpel faktura Faktura Vælg Debitor/Dagligt/Simpel faktura Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i Konto-feltet. ALT+H Vælg knappen Kopier faktura, marker den faktura der skal kopieres og vælg knappen Kopier ALT+O ALT+O Vælg Debitor/Dagligt/Faktura Hent kundens data fra Debitorkartoteket, når markøren er i Levkonto-feltet. ALT+H Indtast eventuel leveringsadresse eller vælg en leveringsadresse fra Adressekartoteket på kunden. ALT+H Åben Linjer ALT+F1 / ALT+J Indtast varelinjer: 4 Varenummer, 4 Antal og 4 Pris ALT+H Du kan også indtaste linjer uden varenummer (Antal, Pris og Tekst). Indtast eventuelt et notat til den enkelte linje. Godkend varelinjer. ALT+N F3 Kontrollér eventuelt totalerne på Statistik-fanen. Udskriv og bogfør fakturaen ved at vælge knappen Fakturering. ALT+K Du kan udskrive følgeseddel, varelevering, før du udskriver faktura, men ikke efter. ALT+Ø 28 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Funktion Fremgangsmåde Tast Kreditnota som kopi af faktura 4 Vælg Debitor/Kartotek/Debitorer 4 Vælg debitoren der skal have en kreditnota. 4 Vælg knappen Journal og markér fakturaen der skal krediteres 4 Vælg knappen Arkiv 4 Vælg knappen Kopier ordre og svar ja til at vende fortegnet. ALT+J ALT+V ALT+K MELLEMRUM NB! Alternativ kan kreditnotaen laves på samme måde som en faktura, men blot med negativ fortegn. 29 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Fakturering Opgave 1: Fast fakturatekst Nedenstående tekst skal udskrives på alle fakturaer til vores danske kunder. 4 Indtast teksten under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre Vi har tilbud på vores glasborde i hele <næste måned>. Ved køb af 2 stk. er prisen 1200 kr. pr. stk. Opgave 2: Ny ordretekst 4 Opret tekst nr. 101: Special tillæg og 102: Fragt under Debitor/Tilpasning/Tekster/Ordre. Opgave 3: Simpel faktura Glas-Tek A/S skal have en faktura dags dato på 2 stk. lænestole á 3.900 kr. NB! Lænestolene er ikke oprettet med et varenummer i Lagerkartoteket da der er tale om skaffevarer. Lænestolene skal derfor faktureres uden brug af varenummer 4 Bogfør og udskriv denne faktura til skærmen via Debitor/Dagligt/Simpel faktura. 30 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgave 4: Fakturering 4 Kombi Borde ønsker at foretage et køb ved os. Der foreligger følgende oplysninger om fakturaen, som skal indtastes: Teksten ’Bestilt via vores hjemmeside’ skal indtastes som en tekst på en linje uden antal og beløb (Husk at linjetypen skal være ’Blank’). Indtast teksten ’Arbejdstimer ved montage’ som et notat til varelinjen med Montage. Brug teksterne 101 og 102 til specialtillæg og fragt (dvs. indtast 101 og 102 i tekst-feltet, så C5 automatisk finder teksten). Specialtillægget og fragten skal bogføres på finanskonto 5030. Dato: Sælger: Betalingsbet.: Levering: Kombi Borde Jelshøj 2-4 2610 Rødovre Tlf.: 45 45 21 43 Fax.: 45 45 22 44 Varenr. Betegnelse 34-23 50-01 Bestilt via vores hjemmeside: Sovesofa Montage Arbejdstimer ved montage ’Dags dato’ KIS Netto 14 dage Med lastbil Antal Stk. Pris Beløb 3 2 2.553,75 285,75 7.661,25 571,50 3 1 50,00 650,00 150,00 650,00 9.032,75 2.258,19 11.290,94 Specialtillæg Fragt I alt ekskl. moms Moms 25 % Beløb i alt 4 Kontroller at totalerne er korrekte på Statistik-fanen før fakturering 4 Udskriv proforma faktura på skærmen 4 Er proforma fakturaen i orden, kan du foretage den endelige fakturering og udskrive fakturaen til skærmen 4 Blev teksten fra opgave 1 udskrevet? _________________________________________________________ Opgave 5: Kreditnota som kopi af faktura Toftmark Møbel skal have en kreditnota dateret med dags dato, der svarer til hele fakturabeløbet på faktura nr. 10039. 4 Lav en kreditnota som en kopi af faktura nr. 10039 4 Bogfør kreditnotaen og udskriv denne til skærmen. 31 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 5. Rykkerskrivelser Formål ’ At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring udskrivning af rykkerbreve og tilskrivning af rykkergebyrer. Emner Efter denne lektion, skal kursisten kunne: 4 Udskrive rykkere med rykkergebyrer 4 Udskrive rykkerlister 4 Sætte notater på rykkerbreve Rykkerbreve Via Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev er der mulighed for at udskrive rykkere til et udvalg af debitorer, som ikke har indbetalt forfaldne fakturaer. Under Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen Udskriv/Rykkerbreve kan der ligeledes udskrives rykkerbreve, hvis man f.eks. kun ønsker at udskrive et rykkerbrev til én kunde. Forudsætning For at kunne udskrive rykkere til kunder, er det en forudsætning, at feltet Max. rykker på fanen Opsætning i Debitorkartoteket er udfyldt med en rykkerkode på den/de kunder, hvortil der ønskes at udskrive rykkerbreve. Ved bogføring af indbetalinger fra debitorerne skal fakturaerne udlignes. Tekster på rykkerbreve Tekster på rykkerbreve defineres via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor, som notat til rykkerkoderne. Der findes følgende rykkerkoder. 4 Rykkerskrivelse (Rykkerbrev pr. debitor) 4 Rykker 1 4 Rykker 2 4 Rykker 3 4 Rykker 4 4 Incasso Rykkertekster indtastes som et notat ved at placere bjælken på rykkerteksten og åbne Notat-feltet (ALT+N). Hvis der udskrives rykkere på forskellige sprog, skal der indtastes et notat pr. sprog. Øverst i højre del af skærmbilledet står der f.eks. engelsk. I så fald kan der nedenfor angives rykkernes navne på engelsk, samt eventuelle notater på engelsk via notaterne ud for de engelske navne. Der skiftes sprog vha. Skift sprog-knappen. Hvilket sprog der vælges ved udskrivning af rykkerne bestemmes af den enkelte debitors sprog i Sprog-feltet i Debitorkartoteket. 32 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Procedure ved udskrivning af rykkerbreve Når der skal udskrives rykkere til én eller flere debitorer gøres følgende: Åbn rykkeroversigten Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev eller Debitor/Kartotek/Debitorer/knappen Udskriv/Rykkerbreve Dan rykkerliste Vælg knappen Dan rykkerliste i rykkeroversigten, for at gøre følgende: 4 Foretage en eventuel afgrænsning på f.eks. kundenumre eller kundegrupper 4 Angive kriterierne for at kunden skal have en rykker m.m. 4 Angive datoen der skal benyttes på rykkerbrevene 4 Vælg om du ønsker at danne nye rykkere eller genudskrive gamle rykkere 4 C5 gennemløber herefter debitorernes åbne posteringer og tildele rykkerkoder til de forfaldne poster. Debitorpostens rykkerkode, angivet i Max rykker-feltet på debitoren i Debitorkartoteket, bestemmer, hvilken rykkerskrivelser der må udskrives til debitoren. 4 C5 opdaterer rykkeroversigten med de kunder der skal rykkes og viser de forfaldne poster med rykkerkoder på disse kunder. Fravælg kunder og/eller forfaldne poster Såfremt der er kunder som man af én eller anden grund ikke ønsker at rykke, så fjernes markeringen i feltet V ud for den/de kunder. Hvis der er forfaldne posteringer man ønsker at undlade på rykkerbrevet, så fjernes markeringen i feltet V ud for disse forfaldne poster. Udskriv rykkerliste Vælg knappen Udskriv liste i rykkeroversigten for at udskrive en rykkerliste, såfremt du ønsker at rykke kunderne pr. telefon. Udskriv rykkerbreve Vælg knappen Rykkerbrev pr. kode eller Rykkerbrev pr. kunde i rykkeroversigten: Rykkerbrev pr. kode Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta, pr. kode Rykkerbrev pr. kunde Udskriver ét rykkerbrev pr. debitor, pr. valuta Rykkergebyrer I forbindelse med udskrivningen af rykkerbrevene kan det vælges, om der skal tilskrives rykkergebyrer. I givet fald kan det vælges hvilken kassekladde gebyrerne skal overføres til. NB! Husk at kassekladden med rykkerne skal bogføres manuelt, før at gebyrerne tilskrives kundernes saldi. 33 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Eksempel på rykkerbrev pr. kode En debitor har 2 forfaldne poster, og Max rykker-feltet = ’Rykker4’. Den ene forfaldne post får tildelt rykkerkode 1 og den anden rykkerkode 4. Ved udskrivning af et Rykkerbrev pr. kode til denne debitor, vil der blive udskrevet to rykkere; nemlig rykker 1 og rykker 4. Havde der i Max rykker-feltet kun stået Rykker 3, var der ligeledes blevet udskrevet to rykkere, idet rykker 4 i fald blot ville være udskriftet med en rykker 3. 34 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Rykkerskrivelser Funktion Fremgangsmåde Tast Forudsætninger for at der kan udskrives rykkere Der skal angives rykkerkoder på debitorerne i Debitor/Kartotek/Debitorer i Max. Rykker-feltet. ALT+H Udskrivning af rykkere Eventuelle tekster til rykkerskrivelserne indtastes under Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor. Markér den pågældende rykkerkode, åbn Notat-feltet og skriv teksten her. ALT+N Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rykkerbrev Dan rykkerliste ALT+T Fravælg eventuelt de debitorer og poster der ikke skal rykkes ved at fjerne markeringen i feltet V MELLEMRUM Udskriv rykkerliste og/eller ALT+S Rykkerbreve pr. kunde eller pr. kode ALT+. /ALT+O 35 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Rykkerskrivelser Opgave 1: Udsendelse af rykkerskrivelser Notat på rykkerskrivelser 4 Angiv et notat på alle rykkerskrivelser (Rykkerskrivelse, Rykker1, Rykker 2 osv.) for danske kunder. Bestem selv teksten. Udskriv rykkere 4 Dan rykkerlisten. Vælg at alle kunder skal rykkes og angiv f.eks. 3, 13, 23 dage osv. ud for rykkerkoderne 4 Udskriv ét rykkerbrev pr. debitor til skærmen. 36 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 6. Rentenotaer Formål ’ At kursisterne får kendskab til C5 s funktioner omkring tilskrivning af renter og udskrivning af rentenotaer. Emner Efter denne lektion, skal kursisten kunne: 4 Foretage rentetilskrivning 4 Udskrive rentenotaer 4 Sætte notater på rentenotaer Forudsætninger Rentetilskrivning funktionen bruges til, at tilskrive renter på for sent indbetalte beløb fra kunderne. Korrekt rentetilskrivning kræver opsætning af rentesatser og betalingsbetingelser, samt angivelse af disse på hver enkelt debitor i Debitorkartoteket. Samtidig skal der også oprettes en rentekladde til formålet. For at C5 kan beregne renterne korrekt skal der i forbindelse med bogføring af debitorindbetalinger benyttes udligning, således at betalinger og fakturaer udlignes med hinanden. NB! Renteberegningen beregner renter pr. rentedato og max. for en måned ad gangen. Skal der beregnes renter for mere end en måned, må kørslen gentages. Procedure ved beregning af renter og udskrivning af rentenotaer Opsætning af rentesatser Rentesatser oprettes og vedligeholdes under Debitor/Tilpasning/Rentesatser. I forbindelse med oprettelsen af rentesatser kan der angives forskellige kriterier for hvornår og hvor lidt der skal tilskrives i renter: Forfalden Her indtastes det beløb, der som minimum skal være forfalden på debitor før der tilskrives renter. Rentebeløb Her indtastes det beløb, der som minimum skal være beregnet som rentebeløb på en kunde før renten medtages i rentekladden. Hvis renten på en kunde f.eks. beregnes til 2,50 kr. og der i feltet her står 5,- kr. så medtages kunden ikke i rentekladden. Minimum Her indtastes det beløb, der som minimum skal tilskrives i rente, såfremt den forfaldne saldo er større end beløbet i feltet Forfalden og rentebeløbet er større end beløbet i feltet Rentebeløb. Hvis renten er beregnet til 49,- kr. og der i feltet her står 50,- kr. så vil rentebeløbet automatisk være lig med 50,- kr. Rente kladde Rente kladden vælges under Debitor/Dagligt/Rente kladde, og benyttes både til beregning af renterne, bogføring af renterne samt udskrivning af rentenotaerne. NB! Såfremt der ikke er oprettet en rentekladde i forvejen, gøres dette under Finans/Tilpasning/Kladdenavne ved at oprette en kladde med type = Renteberegning. 37 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Renteberegning Renteberegningen foretages i rentekladden ved at vælge knappen Beregn renter. Der findes følgende renteberegningsmetoder: Debitorer med forfalden saldo Der tilskrives rente, hvis debitor har en forfalden saldo pr. den dato, renten beregnes. Der tages ikke hensyn til, om debitor har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage. Renten er den samme og vil blive beregnet af det forfaldne beløb. Højeste forfaldne saldo Hele måneden scannes og det undersøges, om debitor har overskredet betalingsbetingelserne i løbet af måneden. Der beregnes da rente på den højeste forfaldne saldo i måneden. (Debitorer med Saldi = 0,00 kan altså godt få tilskrevet renter.) Renten bliver altså beregnet af det højeste forfaldne beløb i måneden. Løbende forfalden saldo For hver dag i måneden, hvor der er en forfalden saldo, vil der blive beregnet rente for disse dage. Renterne pr. dag vil blive lagt sammen og tilskrevet. Renten vil derfor være afhængig af, om debitor har haft en forfalden saldo i 3 eller 30 dage. Check og udskriv kladde Check rentekladden vha. knappen Check kladde og ret eventuelle fejl før renterne bogføres og rentenotaerne udskrives. En kassekladde med renterne kan udskrives vha. knappen Udskriv/Kassekladde. Udskrivning af rentenotaer Rentenotaerne udskrives vha. knappen Udskriv/Rentenota. Tekster på rentenotaer Bemærkninger på rentenotaen indtastes via Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor som et notat på teksten Rentenota. Bemærkningerne kan indtastes i forskellige sprog. Genudskrivning af rentenotaer Rentenotaerne kan genudskrives vha. menupunktet Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota. Bogføring af renterne Renterne bogføres i rentekladden ved at vælge knappen Bogfør. 38 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Rentenotaer Funktion Fremgangsmåde Tast Forudsætninger for at der kan tilskrives renter Der skal være oprettet koder for betalingsbetingelser (Debitor/Tilpasning/Betalingsbetingelser) samt Rentesatser (Debitor/Tilpasning/Rentesatser). Der skal angives betalingsbetingelser og rentekoder på debitorerne under Debitor/Kartotek/Debitor (Betaling og Rente-felter) Eventuel tekst på rentenota sættes op under Debitor/Tilpasning/Tekster/Debitor. Markér linjen med Rentenota, aktivér Notat-feltet og skriv teksten her. Beregn renter F2 ALT+H ALT+N F3 Via Debitor/Dagligt/Rente kladde Vælg knappen Beregn renter ALT+N Afgræns evt. på hvilke debitorer, der skal have beregnet renter ALT+H og F3 Udfyld Rentetilskrivning af debitorsaldi-dialogboksen. F3 Godkend. Udskriv rentenotaer Vælg knappen Udskriv/Rente notaer i rentekladden ALT+V og ALT+E Bogfør renter Vælg knappen Bogfør i rentekladden ALT+F Genudskriv rentenotaer Vælg Debitor/Rapporter/Ekstern/Rentenota 39 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Rentenotaer Opgave 1: Renteberegning og udskrivning af rentenotaer Beregn, udskriv og bogfør renter 4 Beregn renter for den aktuelle måned du befinder dig i. Benyt den sidste dato i denne måned og medtag alle kunder i renteberegningen. 4 Udskriv rentenotaerne til skærmen 4 Bogfør renterne 40 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 7. Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Formål At kursisterne får et kendskab til C5's funktioner omkring ind- og udlæsning af indbetalinger og betalinger. Emner Efter denne lektion, skal kursisterne: 4 Have et kendskab til opsætningskravene mht. ind- og udlæsning af betalinger 4 Kende den daglige procedure mht. ind- og udlæsning af betalinger Elektronisk udveksling af betalingsinformationer De fleste banker og pengeinstitutter tilbyder i deres netbank-løsninger at der kan udlæses filer med informationer om debitorindbetalinger samt at der kan importeres filer med informationer om kreditorbetalinger. Såfremt man ikke har en sådan netbank aftale, er det dog stadig muligt at benytte funktionen med ind- og udlæsning af betalinger i C5, uden at overføre filer til sin bank. Herved bliver betalingerne blot overført til kassekladden så man slipper for manuelt at indtaste disse. Når denne funktion benyttes i C5 ind- eller udlæses en fil med betalingsinformationer, men samtidig overføres datene automatisk til en kassekladde, således at denne blot skal tjekkes, udskrives og bogføres. Forudsætning for udlæsning af kreditorbetalinger Opsætning af betalingsmåder Under Kreditor/Tilpasning/Betalingsmåder skal der angives konto samt kladdenavn ud for den betalingsmåde der skal benyttes. Hvilken betalingsmåde der skal benyttes afhænger af den bank eller det pengeinstitut virksomheden benytter, da der er forskellige formater til de forskellige bankers netbanksløsninger. På Opsætning-fanen under betalingsmåderne er der angivet de forskellige XAL-kørsler der ligger til grund for selve dannelsen af betalingerne. Denne opsætning skal/må man normalt ikke pille ved! 41 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Som standard er der foruddefineret en del betalingsmåder. Ud for disse betalingsmåder udfyldes følgende informationer: Betal pr Her vælges det, om der skal dannes én betalingslinje pr. Faktura, dato, uge eller pr. kreditor. Konto Her oplyses den finanskonto (eksempelvis bank eller giro), som skal krediteres i forbindelse med betalingen. Kladdenavn Her vælges den kassekladde hvortil betalingerne skal overføres, således at disse kan bogføres. R Returmelding er en facilitet, der giver mulighed for, at bogføringen af betalingerne ikke kan foregå, før der er modtaget en returmeldingsfil fra pengeinstituttet. 42 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opsætning i Kreditorkartoteket De enkelte kreditorer i Kreditorkartoteket skal have tilknyttet betalingsmåden m.m. førend der kan udlæses betalingsfiler fra C5. Det anbefales at udfylde nedenstående oplysninger på alle kreditorer i Kreditorkartoteket: Felt Udfyldes med Vor konto Virksomhedens kontonummer hos leverandøren FIK/Giro Udfyldes med Kreditors FIK eller gironummer såfremt leverandøren betales med indbetalingskort. FIK/Giro-nummeret er de sidste 8 cifre i betalingsid’et på indbetalingskortet. Bankkonto Udfyldes med leverandørens bankkontonummer, såfremt leverandøren betales via kontooverførsler. PBS-nummer Udfyldes med leverandørens PBS-nummer, såfremt leverandøren betales via PBS. NB! Foranstillede nuller fjernes automatisk idet disse sættes automatisk ved dannelse af betalingsfilen. Betalmåde Her vælges den ønskede betalingsmåde opsat under Kreditor/Tilpasning/ Betalingsmåder Betalspec Her vælges evt. om leverandøren betales ved hjælp af indbetalingskort, kontooverførsler eller udenlandske overførsler. Kortart Her indtastes kortarten fra leverandørens indbetalingskort, såfremt leverandøren betales ved hjælp af indbetalingskort. Kortarten er de første cifre i indbetalingsid’et – f.eks. 04 eller 71. Betalid Her indtastes betalingsid’et såfremt leverandøren betales ved hjælp af indbetalingskort. Betalingsid’et er de midterste cifre i indbetalingsid’et, og såfremt disse er ens på alle indbetalingskort fra leverandøren kan disse med fordel angives her. De midterste cifre i betalingsid’et består ofte af virksomhedens kontonummer hos leverandøren, fakturanummeret på den enkelte faktura samt et kontrolciffer. Derfor er disse cifre oftest ikke ens på de forskellige fakturaer fra leverandøren. Bemærk: Ved kortart 01 og 73 er der ingen betalings id. Ved kortart 71 er der 15 cifre. Ved kortart 04, 15 og 75 er der 16 cifre. 43 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Betaling af udenlandske leverandører Under knappen Opsætning/Adresser i Kreditorkartoteket indtastes oplysninger om SWIFT og IBAN numre m.m., såfremt leverandøren er udenlandsk, og betalinger til denne leverandør skal foretages vha. en udenlandsk kontooverførsel. Bogføring af købsfakturaer med indbetalingskort Såfremt leverandører skal betales vha. et indbetalingskort, så skal man i forbindelse med bogføring af købsfakturaen huske at udfylde betalingsid’et, der er de midterste cifre i betalingsid’et på FIK/Girokortet. Betalingsid’et indtastes i feltet Identifikation i kassekladderne såfremt købsfakturaen bogføres her, eller i feltet Identifikation i forbindelse med bogføring af købsfakturaer via Kreditor- eller Indkøbsmodulet: Udlæsning af betalingsfil Ved indtastning af købsfakturaer bliver disse registreret i en liste, der kan ses via Kreditor/Periodisk/Betaling. Ved betaling af købsfakturaer, skal disse afmærkes i dette skærmbillede med F5. Efter markering af de købsfakturaer der ønskes betalt, vælges knappen Dan betalinger. De valgte betalinger bliver automatisk overført til kassekladden, der blev valgt i forbindelse med opsætning af Betalingsmåden. Under Finans/Dagligt findes kassekladden som kontrolleres, udskrives og bogføres. Når der f.eks. dannes en betalingsfil til Danske Bank, udfyldes bl.a. følgende informationer: Fra konto Virksomhedens eget reg.nr. + kontonummer hos Danske Bank Gireringsart Vælg mellem -, Almindelig og Straks. Normalt vælges – idet de andre kun benyttes ved overførsler fra BG Bank. Modtager advis Vælg mellem -, Udvidet og Brev. Ved udvidet er der mulighed for at angive en ekstra tekst, der udskrives på betalingsmodtagerens kontoudtog. Ved Brev sender banken et brev til betalingsmodtageren (banken opkræver et gebyr herfor!). – benyttes hvis ikke der skal angives nogen ekstra tekst. Denne valgmulighed skal altid benyttes ved korttype 04, 15 og 71. Afsender advis Vælg Ja/nej til om der skal sendes et brev fra banken til virksomheden selv vedr. betalingen. (Banken opkræver et gebyr herfor!) 44 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Eksempel – Procedure ved automatiske betalinger 1. Afmærk betalinger 2. Dan betalinger 3. Angiv betalingsmåde, filnavn samt filplacering Oplysninger gemmes i en fil der kan sendes til banken Posteringer overføres automatisk til kladden Filen sendes til banken Indlæs evt. returmeldinger Returmeldinger fra bank Bogfør kassekladden Forudsætning for indlæsning af debitor indbetalinger Ligesom det er muligt at danne betalingsfiler til banken med informationer om betalinger til kreditorer, er det også muligt fra C5 at indlæse betalingsfiler fra banken, indeholdende informationer om betalinger fra debitorer. Opsætning af indbetalingsmåder Under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder skal der angives et kontonummer, på den konto der skal benyttes som modkonto i kassekladden ved bogføringen af selve indbetalingen. Desuden skal navnet på kladden, som indbetalingerne skal indlæses til også vælges. Under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder udfyldes følgende informationer: Konto Her oplyses den finanskonto (eksempelvis bank eller giro), som skal krediteres i forbindelse med betalingen. Kladdenavn Her vælges den kassekladde hvortil betalingerne skal overføres, således at disse kan bogføres. Kontonr Her angives hvor mange cifre ud af de midterste cifre i kodelinjen, der er reserveret til kontonummeret Faktura Her angives hvor mange cifre ud af de midterste cifre i kodelinjen, der er reserveret til fakturanummeret. 45 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Max Her angives det maksimale antal cifre i den midterste del af kodelinjen på indbetalingskort. (NB! Kontonr + Faktura skal være lig Max) Opsætning i Debitorkartoteket I Debitorkartoteket skal feltet Indbetalmåde udfyldes med FIK, såfremt kunden indbetaler vha. et betalings id (FIK-/girokort). Såfremt kunden betaler vha. kontooverførsler vælges/opsættes i stedet en indbetalingsmåde der passer til det format som banken benytter. Opsætning i Firmakartoteket I Firmakartoteket under Generelt/Kartotek skal det oplyses på fanen Detaljer hvilken FIK kortart og FIK nr. virksomheden benytter i forbindelse med udsendelsen af regninger med FIK indbetalingskoder. 46 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Funktion Fremgangsmåde Tast Opsætning af betalingsmåder Vælg Kreditor/Tilpasning/Betalingsmåder ALT+H Opsætning på den enkelte kreditor Markér kreditorbetalinger Der skal indtastes et kontonr. i Konto-feltet for den betalingsmåde der er tale om. Desuden skal Kladdenavn også udfyldes, så C5 ved hvor udbetalingerne skal registreres for siden hen at skulle bogføres (manuelt). Der er også mulighed for at angive returmelding – i så fald skal der afkrydses i R-feltet. ALT+H MELLEMRUM I Kreditor/Kartotek skal følgende felter udfyldes: Bankkonto og/eller FIK/Giro Betalmåde (DDB eller PBS osv.) Evt. Betalspec, Kortart og Betalingsid I Kreditor/Periodisk/Betaling er en oversigt over de fakturer vi skylder. Markér de linjer der skal betales. Vælg nu Dan Betalinger-knappen. ALT+H F5 ALT+A En afgrænsningsboks kommer frem og man kan vælge at afgrænse f.eks. på kontonumre, men en afgrænsning er ikke absolut nødvendig. Dernæst får man mulighed for at udskrive en prøve på et girokort, primært for at man kan se, om girokortene sidder rigtigt i printeren. Bogfør kreditorbetalinger Opsætning af indbetalingsmåder Har man valgt Returmelding, kan man ikke bogføre, før man har modtaget melding fra pengeinstituttet om, at betalingerne er udført. Indlæs evt. returmeldingerne. ALT+A Check, udskriv ALT+V samt K eller A og bogfør kladden ALT+Ø Vælg Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder. Udfyld Konto, Kladdenavn, Faktura, Kontonr og Faktura. Der kan oprettes egne indbetalingsmåder med F2, hvorefter opsætningen foretages under knappen Opsætning. Opsætning på den enkelte debitor På den enkelte debitor skal feltet Indbetmåde udfyldes Opsætning af FIK informationer Såfremt indbetalingsmåden FIK benyttes, skal FIK kortart og FIK nr. oplyses i Firmakartoteket på fanen Detaljer. F2 ALT+G 47 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Funktion Fremgangsmåde Tast Indlæs indbetalingsfiler Vælg Debitor/Periodisk/Indbetaling. Vælg indbetalingsmåden og angiv oplysninger om filnavn samt placering. Åbn kassekladden med de indlæste betalinger og bogfør denne. 48 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Ind- og udlæsning af indbetalinger/betalinger Opgave 1: Opsætning af indbetalingsmåden ’FIK’ 4 Angiv bankkontoen (15020) i Konto-feltet og kladden ’Indbetal’ på indbetalingsmåden FIK. Oplys endvidere at den midterste del af betalingsid’et skal bestå af 8 cifre til kundens kontonummer og 6 cifre til fakturanumre. Opgave 2: Oplys FIK kortart og FIK nummer 4 I Firmakartoteket skal du oplyse FIK kortart 71 og FIK nr. 88776655. Opgave 3: Definér at en kunde skal betale via FIK 4 I Debitorkartoteket skal du oplyse, at vor kunde Kontor & Møbel fremover skal betale deres regninger til os ved hjælp af et FIK indbetalings id. Opgave 4: Bogfør en faktura 4 Under Debitor/Tilpasning/Hent Layout skal du indlæse et layout med FIK 4 Ret standard aktionslisten så funktionen OrdFaktura benytter aktionen C5Invoice, således at det nye FIK layout benyttes næste gang der faktureres 4 Bogfør en faktura til Kontor & Møbel og udskriv denne til skærmen 4 Blev der udskrevet et FIK indbetalings id på fakturaen? _______________________________________________________________________________________________________ 4 Ret standard aktionslisten tilbage igen, så funktionen OrdFaktura benytter aktionen Ordre_Faktura. 49 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 8. Valutastyring Formål: Formålet med denne lektion er, at give et overblik over, hvilke fordele der er ved brug af valutastyring i C5, samt hvordan den mest nødvendige opsætning af valuta foretages. Emner Efter denne lektion skal kursisten: 4 Vide hvorledes man opretter og vedligeholder valutaer i C5 4 Vide hvorledes man vælger præsentationsvaluta 3 Og kende til: 4 Standard og sekundære valutaer 4 Hvordan der bogføres i fremmed valuta 4 Fordelene ved valutastyring i C5. Fordele ved valutastyring i C5 I C5 kan man operere med flere forskellige valutaer. NB! I versioner før C5 vers. 4.0 kræver dette tilkøb af licenskoden Valuta. Fordelene ved at bruge valutastyring i C5 er i store træk disse: 4 Du kan foretage automatisk kursregulering af udvalgte konti. 4 Du kan rapportere i valgfri valuta ved hjælp af funktionaliteten ’Præsentations-valuta’. 4 Du kan registrere købs og salgsfakturaer i fremmed valuta. Hvis kostpriser og/eller salgspriser er angivet i en anden valuta end valutaen på debitoren/kreditoren, sørger C5 selv for at omregne priserne ud fra valutakurserne angivet i programmet. 4 I forbindelse med registrering af betalinger fra/til debitorer/kreditorer, kan C5 selv holde styr på eventuelle kursdifferencer, hvis man benytter sig af åben post udligning. 4 I posteringsjournalerne i modulerne Finans, Debitor og Kreditor opdateres felter med beløb i fremmed valuta, standardvaluta og evt. kursdifference. 4 Opdatering af kurser fra Danmarks Nationalbank Valutakartoteket Man opretter de valutaer man vil arbejde med i Valutakartoteket, der findes via Generelt/Kartotek/Valuta. Det er også her, at kurserne for hver valuta vedligeholdes. Valutakoder I den øverste del af skærmbilledet oprettes de valutaer, virksomheden ønsker at anvende med en kode (forkortelse) for valutaen. Det anbefales at benytte de internationale forkortelser (DKK = danske kroner, EUR = euro, USD = amerikanske dollars osv.), idet der i givet fald er mulighed for at hente valutakurserne elektronisk fra Nationalbankens hjemmeside. For at gøre udskrifter og posteringslister mere overskuelige, er der mulighed for at angive et Prefix eller et Postfix til de enkelte valutaer. Disse betegnelser betyder, at C5 kan angive en ledetekst lige 50 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale foran beløb (prefix) eller lige efter beløb (postfix) når der benyttes præsentationsvaluta. Læs mere herom senere i denne lektion. Felterne 1, 10, 100 osv. benyttes til at angive, hvorledes beløb skal afrundes på fakturaer i den enkelte valuta. F.eks. kan du i 10-feltet ud for DKK angive 0,25. Dette vil bevirke at fakturasaldi mellem 1,00 og 9,99 DKK afrundes til hele 25-ører. I 100-feltet kan man angive 1,00, dette betyder så at alle fakturasaldi mellem 10,00 og 99,99 DKK afrundes til hele kroner. I Tab og Vind-felterne skal der angives finanskonti til bogføring af kurstab og kursgevinster. Disse kontonumre benyttes automatisk, når der foretages en kursreguleringskørsel. Disse felter skal udfyldes for hver valuta. Valutakurser For hver eneste valuta skal du angive og vedligeholde kurserne for denne valuta. Dette gøres i den nederste del af skærmbilledet, der kan opfattes som den daglige valutatabel og gør at beløb der registreres i udenlandsk valuta, omregnes til standardvaluta ud fra posteringens valutakode og gældende kurs og omvendt. Standardvalutaen i virksomheden registreres med kurs 100. Dette vil oftest være DKK. Det vil sige, fører jeres virksomhed regnskab i danske kroner, så skal valutakursen for DKK altid være 100. I Kommentar-feltet kan evt. anføres, at denne kurs ikke må slettes eller ændres. HUSK: Du må ikke slette evt. tidligere opdaterede kurser da disse stadig kan anvendes. Tilføj i stedet nye kurser på de efterfølgende linjer. Hent valutakurser fra Nationalbankens hjemmeside Nye valutakurser kan hentes og indlæses elektronisk i C5 vha. oplysninger på Nationalbankens hjemmeside. Dette kræver at feltet O er markeret ud for de valutakoder hvor der ønskes at hente valutakurser samt at der er internet adgang. Valutakurserne hentes via knappen Hent valuta og herefter knappen Hent kurser. Herved bliver oversigten opdateret med kurserne fra nationalbanken. Når knappen Opdater vælges opdateres de valutakurser der har en markering i feltet O i oversigten. De nye kurser kan herefter ses i den nederste del af skærmbilledet i Valutakartoteket i C5. Parametre vedr. valuta Man skal i C5 angive, hvilke valutaer man ønsker at benytte som standardvaluta og sekundærvaluta. Dette angives via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. Standardvaluta Standardvaluta er den primære valuta, for de flestes vedkommende DKK. Sekundær valuta Sekundær valuta skal angives, hvis du vil have mulighed for at opdatere bogførte beløb i en anden valuta end standardvalutaen. Det kunne eksempelvis være USD, hvis virksomheden er et datterselskab af en amerikansk koncern. Læs mere om sekundær valuta nedenfor. 51 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Valutastyring i Finansmodulet Man kan for hver konto, angive hvilken valuta der er standard på denne konto. Det kan være beholdningskonti i fremmed valuta, som f.eks. en bankkonto i EUR. Denne valutakode vil blive foreslået ved posteringer på kontoen i kassekladden. Man skal for hver enkelt finanskonto tage stilling til, om beløbene på kontoen må blive kursreguleret. Hvis ikke der er sagt ja/sat kryds i Kursreguleres-feltet, vil kontoen ikke blive kursreguleret i forbindelse med en kursreguleringskørsel. NB! På de konti der forbinder de forskellige moduler, f.eks. debitorsamlekonti og kreditorsamlekonti, bør man ikke sige ja/sætte kryds i Kursreguleres-feltet, idet saldiene på disse konti skal kursreguleres via kursreguleringskørslerne i Debitor- og Kreditormodulerne. Sekundær valuta I Finanskartoteket på Opsætning-fanen er det muligt, at få opdateret en sekundær valuta, så du altid har mulighed for at se saldoen i en anden valuta. Via Finansparametre skal der angives en valuta i Sekundær valuta-feltet og Opdatér sekundær valutabeløb-feltet skal markeres. Den valuta der angives, kommer til at stå i feltnavnet i finanskartoteket; vælger du EUR, kommer feltet der vises til at hedde Saldo i EUR. Efterberegning af sekundær valutabeløb Når du tager funktionen med sekundære valutabeløb i brug, er du nødt til at køre en efterberegning af tidligere bogførte beløb. Det gør du via Finans/ Periodisk/ Primo/Ultimo/ Efterberegn sekundære beløb. NB! Har du lige angivet en sekundær valuta under finansparametre, skal du enten lukke C5 eller skifte regnskab, før du kan efterberegne sekundære valutabeløb. Kursregulering Man bør være påpasselig med at angive, at en finanskonto skal kursreguleres. Finanskonti, som indgår i konteringsopsætningen i andre moduler, f.eks. under Debitor, Kreditor og Lager, bør ikke indgå i kursreguleringskørsler. Hvis de gør dette, kan dette skabe uoverensstemmelser mellem Finansmodulet og de andre moduler. Eksempel Debitor samlekonti kursreguleres via Finansmodulet og saldoen ændres. Men de debitorer, der har posteringer i fremmed valuta vil ikke blive reguleret. Det vil sige, at den akkumulerede saldo for debitorer i Debitormodulet forbliver uændret. Hermed vil finansafstemningen resultere i en difference mellem Finans- og Debitormodulerne. Hvis du skal kursregulere finanskonti, der indgår i finansopsætningen i de forskellige moduler, bør dette gøres via Debitor eller Kreditor/Periodisk/Kursregulering. Herved reguleres både på kontiene i Debitor- og Kreditormodulerne, samt f.eks. debitorsamlekontiene og kreditorsamlekontiene i Finansmodulet. Vil du undersøge om der er difference mellem Finansmodulet og ét af de andre moduler, kan du til hvert modul via Rapporter/Periodisk/Finansafstemning finde en finansafstemningsrapport, f.eks. Debitor/Rapporter/Periodisk/Finansafstemning. 52 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Præsentationsvaluta Ved udskrivning af rapporter i C5, kan du vælge, hvilken valuta udskriften skal være i. Dette er uafhængigt af, hvilke valutaer posteringerne er opdateret i. Inden udskrift kan man trykke CTRL+W og vælge i hvilken valuta man ønsker udskriften, samt med hvilken kursdato. Idéen med at anvende præsentationsvaluta kunne være, at man som datterselskab skal kunne vise et regnskab i USD for moderselskabet i USA. Prefix og Postfix Som tidligere beskrevet kan Prefix- og Postfix-felterne i Valutakartoteket benyttes, når der tales om præsentationsvaluta. Ved valutaen USD angives f.eks. $i Postfix-feltet. Hvis der herefter vælges USD som præsentationsvaluta og der udskrives en posteringsliste i USD, vil beløb blive udskrevet efterfulgt af $– f.eks. 100,00$. Hvis $ angives i Prefix-feltet vil beløbene blive udskrevet som $100,00. 53 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Valutastyring Funktion Fremgangsmåde Tast Oprettelse af valutaer Vælg Generelt/Kartotek/Valuta. Opret de valutaer, der skal anvendes i øverste skærmbillede. F2 Følgende felter kan angives: Prefix: Teksten i dette felt, kommer foran beløb i denne valuta på udskrifter (eks.: $for USD). Postfix: Teksten i dette felt, kommer efter beløb i denne valuta på udskrifter. Tekst: En beskrivende betegnelse for valutaen, f.eks. valutaens navn. 1, 10, 100…: Skal fakturaer afrundes indenfor disse intervaller? Hvis ja, angiv hvorledes, f.eks. 0,25 eller 1,00. Tab og Vind: Her angives de konti, hvor kurstab og kursgevinster skal bogføres automatisk. Disse konti skal angives!! Valutakurser I nederste del af skærmbilledet angives og vedligeholdes kurserne for hver valuta. Der angives: ALT+H SHIFT+F8 Fra dato: Fra hvilken dato skal den pågældende kurs gælde (gælder indtil ny kurs tilføjes i tabellen). Kurs: Hvilken kurs skal gælde. I sidste felt på linjen ses hvilken valuta kursen angives i. (vil som oftest være DKK). Kommentar: Man kan evt. tilknytte kommentarer til de enkelte kurser. Valutakurserne kan opdateres elektronisk via informationer fra nationalbankens hjemmeside, ved at vælge knappen Hent valuta og herefter Hent kurser og Opdater. Opsætning af Finansparametre vedrørende valuta Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Finans. Udfyld disse felter: Standard valuta: Angiv hvilken valuta regnskabet føres i. ALT+H Sekundær valuta: Angiv hvilken valuta du vil se som sekundær valuta. ALT+H 54 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Funktion Fremgangsmåde Tast Opsætning af finanskonti, der skal kursreguleres. I kontoplanen via Finans/Kartotek/ Opsætning-fanen er der følgende felter, som har relevans i forbindelse med valuta: Valuta: Forslag til hvilken valuta, der normalt skal bogføres med på denne konto. Kursreguleres: Skal kontoen indgå i en evt. kursreguleringskørsel afviklet via Finans/Periodisk/Kursregulering? ALT+H MELLEMRUM NB! Konti der indgår i finansopsætningen med andre moduler, bør ikke kursreguleres. Kursregulering Vælg Finans/Periodisk/Kursregulering. Afgræns hvilke konti, der skal med i reguleringen. ALT+H Godkend afgrænsningen. F3 Afgræns hvilke valutaer, samt perioden for reguleringen. ALT+H Angiv om reguleringen skal bogføres i Finans og indtast eventuelt det ønskede bilagsnummer. Godkend afgrænsningen. Efterberegn sekundær valutabeløb MELLEMRUM F3 Via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans svares ja/sættes kryds ud for Opdatér Sekundær valutabeløb. MELLEMRUM Skrift regnskab eller luk C5 ned. Regnskaber skiftes via Generelt/Dagligt/Skift regnskab. For at danne sekundær valuta, vælges Finans/Periodisk/Primo/Ultimo/Efterberegn sekundære beløb. Afgræns på periode m.m. Præsentationsvaluta Vælg Værktøjer/Sæt præsentationsvaluta. CTRL+W Angiv den ønskede valuta + kursdato. Dette skal gøres før udskrivning af rapporter m.m. 55 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Valutastyring NB! I dette opgavesæt er det meget vigtigt, at man benytter de angivne datoer. Opgave 1: Styring af valutakurser 4 Angiv følgende kurser (DKK for 100 USD): Fra dato Kurs Åbningskurs 582,00 05.mm.åå 590,00 10.mm.åå 588,00 Opgave 2: Kursregulering i Finans 4 Opret finanskonto 21030 Lån i USD. Sæt Valuta-feltet til USD og afkryds feltet Kursreguleres. 4 Firmaet har optaget et lån på 100.000,- USD pr. 01.mm.åå. Bogfør lånet via en kassekladde. Benyt konto 21030 (kredit) og bankkontoen (debet). 4 Foretag en kursregulering. Afgræns på konto 21030, USD og 01.mm.åå-05.mm.åå. Kursreguleringen skal bogføres i Finans med bilagsnr. 99 4 Udskriv en posteringsliste, der viser bogføringen af kursreguleringen. Dette gøres ved at indsætte feltet Posttype som afgræsning, og afgræns på posttypen ’Difference’ samt datoerne 01.mm.åå og 05.mm.åå. Opgave 3: Automatisk bogføring af kurstab/-gevinst 4 Valutakoden på vor debitor RBK Møbler - konto 73822100 skal ændres til USD. 4 Lav en faktura til RBK Møbler på 10 stk. P4 stole med stålben. Fakturadatoen skal være d. 05.mm.åå. 4 D. 10.mm.åå modtager vi betaling for fakturaen fra RBK Møbler. De har overført pengene til vores bankkonto. Bogfør betalingen via en kassekladde og udlign i den forbindelse fakturaen. Kontrollér at der er sket en automatisk bogføring af kurstab/gevinst. Dette gøres f.eks. via Finans/Kartotek/Kontoplan og knapperne Posteringer og Transaktion. 56 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 9. Dimensioner Formål Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af dimensioner. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: 4 Oprette dimensioner – afdeling, bærer og formål 4 Tilknytte dimensioner til konti 3 Og kende til: 4 Hvordan man bogfører med dimensionsangivelse Afdelingsregnskab For at skabe en dimension mere i finanskontoplanen ud over kontonummer, kan der i C5 oprettes afdelinger. Denne kode skal købes separat (Dimensioner). Hvis man ikke ønsker at angive afdeling for alle posteringer er dette muligt. Kontonummer Afdeling 1 Afdeling 2 Afdeling 3 Fordelen ved at benytte afdelinger er bl.a.: 4 Der kan udskrives afdelingsopdelte balancer, således at virksomheden altid har overblik over indtægter, udgifter og overskud pr. afdeling. 4 Der kan budgetters indtægter og udgifter pr. afdeling. 4 Man kan til enhver tid søge oplysninger om posteringer på en bestemt afdeling, dvs. de fleste udskrifter kan afgrænses og/eller sorteres på afdeling. Bærer og Formål Til rapportering og styring på forskellige segmenter kan der foruden afdelinger anvendes Bærer og Formål som dimensioner. De oprettes under Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer og Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål. Oprettelse og tilknytning af afdelinger, bærer og formål Oprettelse Da dimensioner er generelle for hele virksomheden, finder man kartoteket til at vedligeholde afdelinger, bærer og formål via Generelt/Kartotek/Dimensioner. 57 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Dimensioner oprettes ligesom alle andre kartoteksposter ved at trykke F2 eller bruge Tilføj postknappen. For f.eks. at oprette en afdeling kræves blot, at man angiver en kode for afdelingen, samt en betegnelse. Denne kode kan fremover tilknyttes posteringer i C5. Koden, forkortelsen, for dimensioner (afdelinger, bærer og formål) kan være alfanumerisk, det vil sige, at man både kan bruge tal og bogstaver i koden. Jo mere sigende koden er, desto nemmere er det at overskue dimensionsregnskabet i C5, da det oftere er koden, man ser på skærmen end betegnelsen for dimensionen. Tilknytning På hver enkel finanskonto i C5 kan man angive en eller flere dimensioner. Denne dimensionsangivelse vil fremover blive brugt som forslag til, hvilken dimension en postering på den givne konto skal tilknyttes. Koden tilknyttes hver enkelt konto på Opsætning-fanen i kontoplanen. Opsætning vedr. dimensioner i kontoplanen C5 kan sættes op på forskellige måder, alt efter hvorledes man ønsker at benytte faciliteten dimensioner På hver enkelt finanskonto kan man angive, om det skal være tvunget at bruge afdeling, bærer og/eller formål ved postering på kontoen eller ej. Dette angives i Tvungen-feltet, i Finans/kartotek/Kontoplan på Opsætning-fanen. Hvis man siger ja/sætter kryds, vil man ikke kunne postere på kontoen uden at angive dimensionen. Når man foretager en postering på en konto med tvungen dimension, behøver man ikke nødvendigvis at angive den kode, der er angivet som forslag i feltet i Finans/Kartotek/Kontoplan på Opsætningfanen. Det der angives i dette felt, er kun et forslag til hvilken dimension, der som standard skal benyttes på kontoen. Parametre vedr. dimensioner Under Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring findes der parametre der vedrører dimensioner. Tvungen afdelingsbalance Hvis parameteren er sat til ja, vil afdelingskoden blive hentet fra Debitor/kreditorkartoteket ved opdatering af ordrer/indkøb/projekter. På de tilhørende linjer (gælder også for kladder) vil feltet ”Afdeling” være skjult, mens dimensioner hentes fra kartotekerne Ordre/Indkøb/Projekt og derved sikres afdelingsbalance. Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til linjer. Såfremt Kartotekerne ikke har angivet en afdeling kommer der ingen afdeling med over. Hvis kartotekerne ikke har bærer og/eller formål vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er oprettet med dimensioner. Hvis parameteren er sat til nej, vil Ordre-/indkøbs- og Projektkartoteker bruge dimensioner fra Debitor-/kreditorkartotek. Journal, Statusposter i Finans samt Debitor/kreditor posteringer vil hente dimensioner fra Ordre- og Indkøbskartotekerne. Lagerposteringer og driftsposter i Finans vil hente fra ordre-/indkøbslinjer. 58 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Ved opdatering af dimensioner af igangværende ordre, ordrelinjer, indkøb, indkøbslinjer, projekter og projektlinjer fra Generelt/Kartotek/Dimensioner/Opdater dimensioner, vil dimensioner fra Debitorkartotek/Kreditorkartotek bliver overført til Ordre-/indkøbs- og Projektkartotek og videre til linjer. Hvis kartotekerne ikke har dimensioner vil disse hentes fra lagerkartotek, såfremt varerne er oprettet med dimensioner. Dimensionsbalancer Når du har bogført med dimensionsangivelse, kan du udskrive balancer fordelt pr. dimension. Hvorvidt der er tale om én eller flere dimensioner, har ikke nogen betydning. Du finder dimensionsopdelte balancer via Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance. Felterne er stort set de samme som under balancer uden afdelinger. Der er dog yderligere felter. Felt Beskrivelse Afdeling Felterne benyttes til afgrænsning af dimensioner. Vil man have balancen udskrevet for samtlige dimensioner, er det ikke nødvendigt at udfylde felterne. Bærer Formål Spec Vil man have udskrevet alt. Både det der er bogført med og uden dimensionsangivelse, skal man lade Fra-feltet være tomt og udfylde Til-feltet med koden på den sidste dimension. Her er der tre valgmuligheder: Blank: Her udskrives én balance med det totale beløb for de afgrænsede afdelinger, bærere og formål. Post: Vælges post vil balancen blive opdelt i dimensioner pr. post, dvs. pr. konto. For hver konto kommer en total, samt en opsplitning af hvorledes totalen er opdelt på dimensioner. Balance: Her bliver balancerne udskrevet pr. dimension. Dvs. en balance for hver dimension. Resten af felterne er de samme, som under balancer uden dimensioner Det er også de samme balancer, man kan hente via Hent-knappen. Derudover kan du også afgrænse på dimensioner på de fleste rapporter i C5. Dette gøres ved at indsætte Afdeling, Bærer og/eller formål-feltet som afgrænsningsfelt vha. F2. NB! Hvis man ønsker at udskrive en kontospecifikation via Finans/Rapporter/Periodisk/Kontospecifikation, skal der afgrænses ud for Afdeling, Bærer og/eller Formål ellers vil posteringer med dimensionsangivelse ikke blive udskrevet. 59 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Dimensioner Funktion Fremgangsmåde Opret afdeling Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Afdeling. Opret bærer Tast Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje. F2 Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Bærer. F2 Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje. Opret formål Vælg Generelt/Kartotek/Dimensioner/Formål. F2 Opret vha. F2 eller ved at gå til en tom linje. Tilknyt afdeling, bærer eller formål til finanskonto Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og fanen Opsætning. For hver enkelt konto kan angives: Afdeling: Hvilken afdeling skal foreslås i kassekladden ved postering på kontoen. Tvungen afd: Skal der angives afdeling ved postering på kontoen. Tilsvarende kan vælges vedr. bærer og formål. Tilknyt afdeling, bærer eller formål til debitor eller kreditor Tilknyt afdeling, bærer eller formål til en vare Udskriv dimensionsbalance Parametre ALT+F8 Vælg Debitor/Kartotek/Debitor eller Kreditor/Kartotek/Kreditor og Opsætning-fanerne. I Afdeling-feltet, angives hvilken afdeling posteringer skal tilknyttes. På samme måde benyttes felterne Bærer og Formål. ALT+H MELLEMRUM ALT+F8 ALT+H Vælg Lager/Kartotek/Lager og Opsætning-fanen. ALT+F8 Angiv i Afdeling-feltet hvilken afdeling posteringer foretaget i lagerkladden skal tilknyttes ved postering på varen. På samme måde benyttes felterne Bærer og Formål. ALT+H Vælg Finans/Rapporter/Balancer/Dimensionsbalance. Foretag yderligere tilpasning af balancen med hensyn til: 4 Afgrænsning af konti 4 Afgrænsning af kolonner 4 Angiv datointervaller 4 Vælg budgetlag (vælg evt. flere budgetlag) 4 Afgræns afdelinger 4 Vælg Post eller Balance i Spec-feltet. ALT+H Vælg Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring og vælg ja/nej til parameteren Tvungen afdelingsbalance SPACE 60 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Dimensioner Opgave 1: Opret afdeling 4 Opret nedenstående afdeling: Kode Afdeling UDV Udviklingsafdelingen Opgave 2: Tilføj afdeling på finanskonti 4 4 Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Administrationsafdelingen: 5010 Kontorartikler 5050 Telefon (F) Følgende konti skal i kontoplanen tilknyttes Udviklingsafdelingen: 2520 Ekstern udvikling Opgave 3: Bogføring af finansbilag med afdelingsangivelse Der skal bogføres et bilag på køb af div. kontorartikler dags dato til en værdi af 5000,- kr. 4 Bogfør dette bilag via kassekladden og brug kontoen for kontorartikler og kassen. 4 Kan man herefter se i posteringsoversigten på konto 5010, at der er bogført med afdelingsangivelse? _______________________________________________________________________________________________________ Opgave 4: Bogføring af købsfaktura med afdelingsangivelse Vi har modtaget en indkøbsfaktura for udviklingsarbejde fra vores leverandør Forum System. 4 Bogfør dette indkøb på 10.000 kr. + moms via Kreditor/Dagligt. Brug finanskonto 2520 på linjen, der bogføres uden varenummer. Posten skal tilknyttes udviklingsafdelingen, hvorfor denne afdeling angives på indkøbslinjen. Fakturaen har nummer 45786 og er dateret dags dato. Opgave 5: Udskriv dimensionsbalancer 4 Udskriv en dimensionsbalance som indeholder en samlet balance, hvor beløbene er udspecificeret pr. post pr. afdeling for indeværende regnskabsår. 61 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 10. Fordelingskonti Formål Formålet med lektionen er, at lære deltagerne om opsætning og brug af fordelingskonti. Emner Efter denne lektion, skal deltagerne kunne: 4 Oprette fordelingskonti. 3 Og kende til: 4 Hvordan man fordeler posteringer Fordelingskonti Der er nogle tilfælde, hvor man gerne vil fordele posteringer til to eller flere konti, f.eks. ved bogføring af omkostninger såsom husleje og varme, som deles blandt afdelinger. Dvs. at et kontonummer skal sættes op på en måde, så et beløb der posteres, vil blive fordelt til andre konti, ud fra et bestemt beløb eller en procentsats. Fordeling af beløb eller procentdel. Fordelingsmetode Værdi Posteringsbeløb Beløb der fordeles videre Beløb 50 1000,- 50,- Procent 50 1000,- 500,- Eksempel på fordeling af husleje En virksomhed ønsker at fordele en udgift til husleje mellem henholdsvis ejeren af virksomheden og virksomheden selv. Dette skal gøres fordi, en del af ejendommen huser virksomheden og den anden del bruges som beboelse af ejeren personligt. Fordelingen af ejendommen er opgjort til 50/50. Bogholderen opretter derfor 3 konti i kontoplanen: 4 Konto 100 Husleje 4 Konto 200 Virksomhedens husleje andel 4 Konto 300 Ejerens husleje andel Derefter laves der fordeling på konto 100, således at denne sender 50 % videre til konto 200 og 50 % videre til konto 300. 62 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Konto 100 Husleje 50 % 50 % Konto 200 Konto 300 Virksomhedens andel Ejerens andel Når huslejeopkrævningen skal bogføres gøres dette på konto 100 og f.eks. banken. Konto 100 fordeler så automatisk 50 % videre til konto 200 og 300, jvf. opsætningen af fordelingen, således at saldoen på konto 100 forbliver 0. Valgfrit antal niveauer Fordeling kan foretages i et ubegrænset antal led nedefter. Hvis vi skal holde os til ovenstående eksempel, så kunne man f.eks. lade virksomhedens andel blive fordelt til andre konti fra konto 200. Fordeling og moms Hvis der er moms med i samtlige posteringer, som er en del af fordelingen, er der ingen problemer i C5. Har man derimod en fordeling, hvor der skal løftes moms af nogle af beløbene, men ikke af andre, skal man derimod passe på. Hvis vi ser på ovenstående eksempel, vil der med en momskode på konto 100 blive løftet moms af det fulde beløb før fordeling. Det vil sige, at det er beløbet uden moms, der fordeles videre med 50 % til konto 200 og 50 % til konto 300. Hvis det kun er virksomhedens andel der skal betales moms af, er det nødvendigt at gøre som beskrevet nedenfor. Bemærk! Er det ikke alle posteringer, der skal løftes moms af, må man ikke angive momskode på kontoen øverst i fordelingshierarkiet. Hvad man derimod skal gøre, er manuelt at fordele momsen videre til momskontoen. Eksempel på manuel fordeling af momsen Nedenfor ses et eksempel på manuel fordeling af momsen til momskontoen. Der tages udgangspunkt i forrige eksempel: Konto 100: 50 % viderefordeles til konto 200 50 % viderefordeles til konto 300 Konto 200: 20 % viderefordels til momskontoen Man kunne også angive en momskode på konto 100 og så blot gøre følgende: Konto 100: 50 % viderefordeles til konto 200 50 % viderefordeles til konto 300 Konto 300: -25 % viderefordeles fra momskontoen 63 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Fordeling til afdelinger Man kan vælge at lade en postering blive viderefordelt til en bestemt afdeling. Ydermere kan man angive, at det udelukkende er, hvis der bliver posteret på en bestemt afdeling, at der skal fordeles. Postering med eller uden afdelingsangivelse? Fordeles fra afd. Til afd. Sker der en fordeling? Nej angivet: Afd. 1 2 Nej Nej ikke angivet 2 Ja Ja: Afdeling 1 angivet: Afd. 1 2 Ja Ja: Afdeling 1 ikke angivet 2 Nej Ja: Afdeling 1 angivet: Afd. 2 1 Nej Fra og til fordelingskontoen må ikke være den samme Til tider ønsker man, at lade posteringer på en konto fordele videre til samme konto, blot med afdelingsangivelse. Eksempelvis således: Der posteres på konto 3010 Annoncer uden afdelingsangivelse. På konto 3010 Annoncer ønskes en viderefordeling til konto 3010/Administrationsafdelingen og konto 3010/Produktionsafdelingen. Dette kan ikke lade sig gøre. C5 vil ikke tillade, at der fordeles til kontoen selv – hverken med eller uden afdelingsangivelse. Løsningen er, at oprette en ekstra konto, f.eks. 3009 Annonceomk. til fordeling, hvorfra man så kan fordele videre til konto 3010 med afdelingsangivelser. På tilsvarende vis kan der oprettes fordeling til dimensionerne Bærer og Formål. Parametre vedr. fordeling I C5 er der en parameter der bestemmer, om programmet skal benytte fordeling eller ej. Hvis man vil benytte fordeling, skal man sætte et kryds/sige Ja til parameteren Brug fordelingskonti via Finans/Tilpasning/Parametre/Bogføring. Når man installerer C5, står denne parameter som standard til Nej, det vil sige, at selv om man opretter fordelingsprocedurer, vil der ikke blive foretaget fordelinger. 64 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Fordelingskonti Funktion Fremgangsmåde Tast Opret fordelingskonto Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der skal fordeles fra. Vælg Fordeling-knappen. ALT+F Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet: Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til. Fordeling: Procentdel eller fast beløb. ALT+H MELLEMRUM Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal viderefordeles. Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor der fordeles til en anden konto, så andre brugere af systemet kan gennemskue fordelingsproceduren. Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje. F8 F3 Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes. HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal fordeles fra i næste niveau. Parameter vedr. fordeling For at overhovedet at kunne fordele, skal bogføringsparameteren Brug fordelingskonti være sat til Ja. MELLEMRUM 65 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Fordelingskonti med dimensioner Funktion Fremgangsmåde Tast Opret fordelings-konto med afdeling Åben Finans/Kartotek/Kontoplan og vælg den konto der skal fordeles fra. Vælg Fordeling-funktionsknappen. ALT+F Udfyld Fordelingskonti-felterne i skærmbilledet: Fra: Hvis det kun er posteringer bogført med en bestemt afdeling, der skal viderefordeles, angiver man denne afdeling her. Er det kun posteringer uden afdelingsangivelse, der skal viderefordeles, skal dette felt være tomt osv. Konto: Hvilken konto skal der fordeles videre til. ALT+H ALT+H Afdeling: Skal postering fordeles videre til en bestemt afdeling, så angives denne afdeling her. ALT+H Fordeling: Procentdel eller fast beløb. MELLEMRUM Værdi: Angiv hvilken procentdel eller hvilket beløb der skal viderefordeles. Bemærkning: Angiv gerne en forklarende tekst til, hvorfor der fordeles til en anden konto, så andre brugere af systemet kan gennemskue fordelingsproceduren. Skal der fordeles videre til flere konti, så skift til næste linje. F3 Når du er færdig med fordeling i dette niveau godkendes. HUSK: Skal du fordele til næste niveau, skal du forlade fordeling og finde frem til den konto i fordelingen, der skal fordeles fra i næste niveau. 66 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Fordeling Opgave 1: Opret konti 4 Opret følgende finanskonti. Undlad at tilknytte en momskode til kontoen: 4009: Varme til fordeling (drift) Opgave 2: Opret fordeling 4 4 Opret følgende fordelingsprocedurer: Fra konto Til konto Sats 4009 Varme til fordeling 4010 Varmeafregning 60 % 4009 Varme til fordeling 20030 Varme privat andel 40 % Fra konto Til konto Sats 4010 Varmeafregning 22110 Indgående moms 20 % Tjek desuden at bogføringsparameteren ’Brug fordelingskonti’ er markeret. Opgave 3: Bogfør på fordelingskonto 4 Indtast følgende bilag i en kassekladde. Brug konto 4009 Varme til fordeling og banken. NB! Bilaget skal bogføres uden at angive en momskode på posteringen, da fordelingen ellers bliver forkert. Midtkraft A/S. Dags dato Faktura: 45189 Demofirma ApS Bregnerødvej 133 3460 Birkerød Betegnelse Beløb Fjernvarmeforbrug for 1. kvartal Varebeløb Moms 8.000,00 10.000,00 25 % 8.000,00 Fakturabeløb Opgave 4: Undersøg om fordeling er sket korrekt 4 Vælg Finans/Kartotek/Kontoplan og kontrollér at varmeregningen er blevet posteret og viderefordelt korrekt til de rigtige konti. Tip: Dette gøres vha. Posteringer-knappen og derefter Transaktion-knappen. Opgave 5: Ekstra opgave - Opret fordeling med afdeling Virksomheden ønsker at huslejeomkostningerne automatisk skal fordeles ud på de enkelte afdelinger i forbindelse med at huslejen bogføres. 67 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 4 Opret finanskonto 4029: Husleje til fordeling (drift). Moms = Køb 4 Opret følgende fordelingsprocedurer: Fra konto Til konto Afdeling Sats 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Adm 10 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Indk 5% 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Prod 50 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Salg 15 % 4029 Husleje til fordeling 4030 Husleje Udv 20 % 4 Indtast og bogfør en huslejeregning dateret dags dato på 50.000 kr. inkl. moms i en kassekladde. Benyt konto 4029 og banken. 4 Kontrollér om fordelingen er foretaget. 68 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 11. Appendix - Konteringsregler Formål Formålet med denne lektion er, at lære hvordan den konteringsmæssige sammenhæng er mellem Finans-, Debitor-, Kreditor- og Lagermodulerne. Emner Efter denne lektion skal deltagerne kunne: 4 Oprette debitorgrupper 4 Oprette kreditorgrupper 4 Oprette lagergrupper Og kende til: 4 Opsætning af kontering der benyttes i forbindelse med fakturering 4 Prioriteringsrækkefølgen C5 benytter i forbindelse hermed Kontoplanens opbygning Opbygning af virksomhedens kontoplan kræver nøje overvejelser, idet det er detaljeringsgraden af kontoplanen, der er bestemmende for, hvilke oplysninger der kan trækkes ud. Kontoplanen gør det muligt at få overblik over omsætnings- og omkostningsfordeling i virksomheden og er dermed et middel til at styre virksomheden. Analyse af virksomhedens forretningsområder vil derfor indgå som en naturlig del af designet af kontoplanen. Nedenfor er skitseret fire forskellige typer af kontoplaner, hvor der fokuseres på måling af omsætningen og vareforbruget, men ud fra forskellige målehensyn. Hver for sig vil kontoplanerne kunne resultere i informationer med forskellig fokus. 69 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Kontoplanen og dens informationsniveau ENKEL 1000 1110 1999 2000 2110 2495 2499 Helt enkel kontoplan, der ikke kan give detaljerede oplysninger om f. eks. fordeling af omsætningen. OMSÆTNING Salg OMSÆTNING I ALT VAREFORBRUG Vareforbrug VAREFORBRUG I ALT DÆKNINGSBIDRAG VARE ORIENTERET 1000 1110 1120 1150 1999 2000 2110 2120 2150 2495 2499 2500 2510 Dækningsbidrag OMSÆTNING Salg borde Salg stole Salg montering OMSÆTNING I ALT VAREFORBRUG Vareforbrug borde Vareforbrug stole Vareforbrug montering VAREFORBRUG I ALT DÆKNINGSBIDRAG DB Borde DB Stole 90 80 70 60 50 30 20 10 0 KUNDE ORIENTERET 1000 1110 1120 1150 1999 2000 2110 2120 2150 2495 2499 2500 2510 2520 OMSÆTNING Salg Danmark Salg Tyskland Salg andre lande OMSÆTNING I ALT VAREFORBRUG Vareforbrug Danmark . Vareforbrug Tyskland Vareforbrug andre lande VAREFORBRUG I ALT DÆKNINGSBIDRAG DB Danmark DB Tyskland DB andre lande DB 40 Borde Stole Montering Dækningsbidrag 60 50 40 30 DB 20 10 0 Danmark Tyskland Andre 70 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale VARE- OG KUNDE ORIENTERET 1000 1110 1120 1130 1140 1999 2000 2110 2120 2130 2495 2499 2500 2510 2520 2530 OMSÆTNING Salg Danmark - Borde Salg Danmark – Stole Salg Tyskland – Borde Salg Tyskland - Stole ...... OMSÆTNING I ALT VAREFORBRUG VF Danmark - Borde VF Danmark - Stole VF Tyskland – Borde …… VAREFORBRUG I ALT DÆKNINGSBIDRAG DB Borde DB Stole DB Danmark DB Tyskland …… Dækningsbidrag 60 50 40 DB Stole 30 DB Borde 20 10 0 Danmark Tyskland Andre Begrundelsen for at måle virksomhedens omsætning ud fra, hvilke varer der er solgt eller ud fra hvilke kunder de er solgt til, er altså et ønske om at kunne anvende disse oplysninger til at styre virksomheden. Derudover anvendes denne fokusering i kontoplanen, ud fra enten en kundeorienteret synsvinkel eller en vareorienteret synsvinkel i selve opsætningen af C5. Konteringsreglerne for integrationen mellem Finans og Debitor-/Kreditor og Lager-modulerne defineres med baggrund i ovennævnte synsvinkler. Integration imellem Finans og fakturering Nedenstående tegning illustrerer hvorledes der er sammenhæng mellem faktureringsfunktionen og Finans. Det øjeblik der genereres en faktura, som sendes til udskrift, bogfører C5 automatisk omsætning og evt. varelagertræk på de respektive konti i finanskonto-planen. Det er i den forbindelse vigtigt at bemærke, at såfremt konteringen er sat forkert op, vil C5 bogføre på Fejlkontoen! Efter faktureringen vil C5 dog komme med en fejlmeddelelse, der beskriver problemet, hvis der via Finans/Tilpasning/Parametre/Finans er svaret ja til Log ved fejlpostering. Følgeseddelleveringer kan også bogføres i Finans, såfremt man anvender Ordre- og Indkøbsmodulerne. Det er derfor vigtigt, at få opsat denne integration rigtigt således, at der bogføres på de relevante konti. 71 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Ordrebehandling Tilbud Ordrebekræftelse DebitorDebitor kartotek kartotek Ordrekartotek Varelevering Fakturering Lagerkartotek Følgeseddel Faktura Ordrelinjer Finans Finans-kartotek kartotek kartotek (posteringer) (posteringer) Opdatering af kartoteker Konteringsregler ved fakturering Når der genereres en købs- eller salgsfaktura vil ordrelinjerne i forbindelse med fakturering automatisk blive konteret på de respektive finanskonti. Hvilke finanskonti der konteres på, styres af hvilke grupper varer henholdsvis debitoren/kreditoren tilhører. Debitor- og kreditorgrupper Omsætning Debitor- og kreditorgrupper Forbrug Samlekonto Gebyr Slutrabat Under debitorgrupper og kreditorgrupper skal der angives kontonummer i Samlekonto-feltet og der kan vælges at angive konti for salg og køb m.m. jævnfør ovennævnte beskrivelse. 72 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Varegrupper Tilsvarende funktionalitet har varegruppe angivelsen. Statistik set, er det en angivelse af hvilke oplysninger og informationer, man ønsker at kunne trække ud af regnskabet (man kan afgrænse statistikker og rapporter på grupper), men samtidig virker grupperne som stedet, hvor der skal angives hvilke finanskonti, den automatiske kontering skal anvende. Tilgang Varegrupper Afgang Forbrug Tab/Vind Følgeseddel Til-/Afgang Prioriteringsrækkefølge ved bogføring Prioritetsrækkefølgen er defineret med baggrund i den tidligere diskussion omkring design af kontoplanen. Valget ligger imellem om fokus skal ligge på varegrupperne eller debitorgrupperne. I den enkelte faktureringsprocedure vil programmet derfor enten se på, hvilken gruppe den enkelte varelinje tilhører, eller se på hvilken gruppe selve debitoren tilhører. Det tredje alternativ er en kombination af både debitorgruppe og varegruppe. Der er tre overordnede metoder, hvorpå konteringen kan opsættes. C5 har derfor en indbygget prioriterings rækkefølge for hvilken metode der skal anvendes. Denne prioritetsrækkefølge fremgår af nedenstående eksempler. Prioriteringen og dermed de tre metoder er gennemgået på de følgende sider. 73 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Prioritet 1 Debitorgruppe og varegruppe Omsætningen skal bogføres på basis af både hvilken debitor-gruppe kunden tilhører og hvilken gruppe den enkelte varelinje tilhører. Der skal angives kontonumre via Debitor/tilpasning/grupper i begge blokke af skærmbilledet. (Den kombinerede løsning med både varer og debitorer) 60 50 40 DB Stole DB Borde 30 20 10 0 Danmark Tyskland Andre Er der udfyldt konti for omsætning, forbrug etc. for en varegruppe i nederste blok, er det denne ‘kombinations-metode’, der anvendes. 74 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Prioritet 2 Bogføringen skal styres af hvilken varegruppe, ordrelinjens vare tilhører. Der skal angives kontonumre via Lager/Tilpasning/Grupper (Den varestyrede løsning) Varegrupper 90 80 70 60 50 DB 40 30 20 10 0 Borde Stole Montering Er nederste skærmblok, via Debitor/Tilpasning/Grupper, ikke udfyldt, undersøger C5, om der er angivet kontonumre via Lager/Tilpasning/Grupper. Er der det, anvendes prioritet 2: 75 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Prioritet 3 Bogføringen skal styres efter hvilken gruppe kunden tilhører, f.eks. danske, tyske, engelske kunder Der skal angives kontonumre via Debitor/Tilpasning/ Grupper i den øverste blok af skærmbilledet. (Den debitorstyrede løsning) Debitorgrupper 60 50 40 30 DB 20 10 0 Danmark Tyskland Andre Er der ikke angivet kontonumre, nogen af førnævnte steder, bruges opsætning via Debitor/Tilpasning/Grupper. OBS! Det er en god idé, at angive kontonummer i Omsætning-feltet under Debitor/Tilpasning/Grupper på trods af, at det er valgt, at varegrupperne skal være bestemmende for konteringen. Begrundelsen er, at dette kontonummer vil virke som Opsamling af omsætningsbeløb, der stammer fra varelinjer uden varenummer. Hvis der skal anvendes varegrupper sammen med kunde- og leverandørgrupper, skal disse først oprettes i Lagermodulet. Derefter kan varegrupper hentes ind i den nederste del af skærmbilledet. Bemærk at, navne på varegruppen hentes automatisk og skal ikke indtastes. Desuden kan der, på hver enkelt ordrelinje, angives en omsætningskonto til direkte bogføring af omsætning i Konto-feltet. En sådan angivelse vil overstyre ovennævnte konteringsregler. 76 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Huskeliste: Konteringsregler Funktion Fremgangsmåde Tast Opret finanskonti / bestem informationsniveau Opret de respektive konti i kontoplanen afhængigt af hvilket informationsniveau, man vil fordele sin omsætning og vareforbrug på. 4 Debitor orienteret (hvem sælger vi til) 4 Vare orienteret (hvad sælger vi) 4 Vare og Debitor orienteret (hvad sælger vi, og til hvem) Se nærmere beskrivelse i denne lektion Opret debitorgrupper Opret debitorgrupper via Debitor/Tilpasning/Grupper Skifte mellem øverste og nederste del af skærmbilledet NB! Der skal først oprettes varegrupper via Lager/Tilpasning/Grupper inden de evt. kan hentes ind i den nederste del under debitorgrupper. F2 SHIFT+F7/ SHIFT+F8 Tips! Når debitor- og varegrupper er oprettet, prøv at lav en faktura og undersøg, via transaktionsspor i debitorkartoteket, hvilke konti der er blevet bogført på. Opret kreditorgrupper Opret kreditorgrupper via Kreditor/Tilpasning/Grupper Skifte mellem øverste og nederste del af skærmbilledet NB! Der skal først oprettes varegrupper via Lager/Tilpasning/Grupper inden de evt. kan hentes ind i den nederste del under kreditorgrupper. Tips! Når kreditor- og varegrupper er oprettet, prøv at lav en indkøbsfaktura og undersøg, via transaktionsspor i kreditorkartoteket, hvilke konti der er blevet bogført på. Opret lagergrupper Opret lagergrupper via Lager/Tilpasning/Grupper. Opsæt konteringsregler Opsæt konteringsregler under Debitor-, Kreditor og/eller Lagergrupper afhængig af, hvilket informationsniveau der ønskes. Prioriteringsrækkefølgen er således: 4 Nederste del under debitor-/kreditorgrupper 4 Varegrupper 4 Øverste del under debitor-/kreditorgrupper NB! Indtastes et kontonummer på fakturalinjerne overstyres prioriteringsrækkefølgen. 77 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgaver: Konteringsregler Opgave 1: Opsætning af konteringsregler Der er stor efterspørgsel efter havemøbler på det tyske marked, hvorfor vi har taget havemøbler ind i vores varesortiment. Det er derfor nødvendigt at tilpasse vores finanskontoplan og grupperne via Debitor/Tilpasning og Lager/Tilpasning. Ledelsen ønsker at kunne aflæse fordelingen af varesalg på havemøbler og almindelige møbler til Tyskland, mens opdelingen af det indenlandske salg forbliver uændret. Opret finanskonti 4 Opret følgende finanskonti Konto Kontonavn Kontotype Moms 1170 Varesalg havemøbler, DK Drift Salg 1171 Varesalg havemøbler, D Drift 1180 Varesalg diverse D Drift 2170 Vareforbrug havemøbler, DK Drift 2171 Vareforbrug havemøbler, D Drift 2180 Vareforbrug diverse D Drift Køb Opret varegruppe 4 Opret en ny varegruppe Havemøbler. 4 Angiv kun konti for Varelager tilgang, Varelager afgang og Tab/vind (brug samme konti, som der er brugt for varegruppen Borde – dvs. konto 13010, 13020 og 2610). Opret en ny debitorgruppe 4 Opret en ny debitorgruppe Tyskland. Vælg konto 14015 som samlekonto. Opsætning af konteringsregler vedr. omsætning og vareforbrug 4 Omsætning og forbrug ved salg af havemøbler til debitorgruppen ’Tyskland’ skal bogføres på kontiene 1171 og 2171 4 Omsætning og forbrug på alle andre typer af varer til de tyske kunder, skal bogføres på de konti der er defineret under varegrupperne 4 Hvis der er salg uden brug af varenummer, skal omsætningen og forbruget bogføres på henholdsvis konto 1180 og 2180. 4 Omsætning ved salg af havemøbler til debitorgruppen ’Indland’ skal bogføres på kontiene 1170 og 2170. 78 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Opgave 2: Fakturering af havemøbler Rettelse af oplysninger For at teste om den nye opsætning virker, skal følgende oplysninger først rettes: 4 Ret gruppen på varenr. 33-12 P6 stole med høj ryg fra ’Stole’ til ’Havemøbler’ 4 Ret gruppen på debitoren Andermussen Möbel Center fra ’EU’ til ’Tyskland’. Bogfør en faktura på havemøbler til en tysk kunde 4 Bogfør en faktura på 1 stk. varenr. 33-12 til Andermussen Möbel Center 4 Check via transaktionssporet hvorledes omsætning, vareforbrug m.m. er bogført i Finans: _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ Bogfør en faktura på ’almindelige møbler’ til en tysk kunde 4 Bogfør en faktura på 1 stk. varenr. 35-41 til Andermussen Möbel Center 4 Check via transaktionssporet hvorledes omsætning, vareforbrug m.m. er bogført i Finans _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ Bogfør en faktura på havemøbler til en dansk kunde 4 Bogfør en faktura på 2 stk. varenr. 33-12 til Restaurant Sildehytten 4 Check via transaktionssporet hvorledes omsætning, vareforbrug m.m. er bogført i Finans: _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ 79 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale 12. Appendix – Genvejstaster Formål Formålet med denne lektion er at give deltagerne en oversigt over forskellige genvejstaster og værktøjsknapper i C5, samt beskrive hvortil disse anvendes. Emner I lektionen beskrives knapperne på værktøjslinjen samt de oftest anvendte genvejstaster i C5. Værktøjslinjen I nedenstående liste ses de oftest anvendte genvejstaster til Windows versionen af C5. Vil du ikke bruge genvejstaster til de mange funktioner i C5, er der naturligvis også mulighed for, at benytte musen og klikke på de forskellige knapper i værktøjslinjen. Se hvilke knapper der svarer til hvilke genvejstaster i listen nedenfor. Generelle genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F1 Åbn den interne hjælp ALT+H Åbn hjælpeliste og se valgmuligheder i et felt MELLEMRUMSTASTEN Afmærk ja/nej felter ALT+N Åbn notatfelter CTRL+ALT+F6 Redigér det aktuelle skærmbillede CTRL+F9 Slet egne rettelser i det aktuelle skærmbillede SHIFT+F5 Kopier ALT+I Indsæt ALT+F4 Afslut C5 ALT+W Start Wizards CTRL+T Systemdato og tid D Indsætter dagsdato i dato-felter ALT+C Kopiér informationer fra feltet ovenfor – f.eks. i kassekladder CTRL+ J Overfør data til Excel Vælg mellem valgmuligheder (kun i felter med knappen højre side) i 80 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Navigation i C5 Tast Beskrivelse Knap CTRL+TAB Næste faneblad (modul) CTRL+SHIFT+TAB Forrige faneblad (modul) ALT+F8 Næste faneblad (kartoteker) ALT+F7 Forrige faneblad (kartoteker) F8 Næste post eller linje F7 Forrige post eller linje PgUp (page up) Næste sides poster/linjer PgDn (page down) Forrige sides poster/linjer CTRL+F8 Sidste post eller linje CTRL+F7 Første post eller linje SHIFT+F8 Hop til næste blok på skærmbilledet SHIFT+F7 Hop til forrige blok på skærmbilledet ENTER og TAB Næste felt SHIFT+TAB Forrige felt PIL venstre og højre Åbn/luk menupunkter i hovedmenuen vist som træstruktur CTRL+ALT+F4 Hop til hovedkartotek CTRL+F10 Skift til hovedmenuen ved flere åbne vinduer samtidig Vedligeholdelse af stamdata Tast Beskrivelse Knap F2 Opret ny post, linje eller afgrænsning SHIFT+F2 Opret en ny post som kopi af den valgte ALT+F9 Slet post, linje eller afgrænsning F3 Godkend og luk aktuelt skærmbillede CTRL+F2 Opdatér post eller linje ALT+D eller DELETE Slet indholdet i et felt BACKSPACE Slet tegn til venstre i et felt ALT+U Fortryd ændring i felt (genskab feltindhold) ALT+Q Fortryd sidste handling og luk skærmbillede ALT+C Kopier feltindholdet fra samme felt på forrige linje 81 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale Søgning og filtrering af poster Tast Beskrivelse Knap F4 Find post SHIFT+F4 Filtrer poster SHIFT+ALT+F4 Find faktura i Debitor- og Kreditorkartotekerne ALT+F5 Fritekstsøgning i kartoteker F2 Indsæt afgrænsningsfelt ALT+F9 Slet afgrænsningsfelt ALT+L Læg afgrænsningsfelter sammen (ét afgrænsningsfelt i stedet for et fra og et til afgrænsningsfelt) Øvrige genvejstaster Tast Beskrivelse Knap F5 Markér post if. åbenpostredigering (udligning) af poster CTRL+L Lommeregner CTRL+Q Vis billede CTRL+W Sæt præsentationsvaluta CTRL+U Udskrifter - spoolfil CTRL+N Åbn dokumentoversigten på f.eks. en valgt debitor 82 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale NB! Ud over de ovenfor listede genvejstaster findes der en liste over samtlige genvejstaster under Opsætning/Taster og værktøjslinje: I kolonnen Knap på værktøjsbjælken kan man vælge/fravælge hvilke knapper der skal vises på værktøjslinjen. 83 UNDERVISNINGSMATERIALE TIL MICROSOFT DYNAMICS® C5 2012 Brugen af dette materiale er underlagt din aktuelle serviceaftale
© Copyright 2025