1. No category

AO FORRETNINGSREGLER
EDI fakturaer fra vareleverandører
(offentliggøres på Suppliers Portal)
Version 6 / 09.08.2010
Formater og Tegnsæt
AO ønsker at modtage EDI i følgende formater og tegnsæt:
Formatering
Subset
Tegnsæt
EDIFACT
EDIFACT
XML*
DAVID 5.0
HANCOM 97
OIOXML
iso-8859-1
iso-8859-1
UTF-8
*) Bemærk om OIOXML faktura: AO understøtter kun elektronisk regning type PIE og
elektronisk kreditnota type PCM. Dvs. at ”Læs ind” regning og kreditnota type PIP og PCP
IKKE kan modtages pt.
Kvitteringer
AO vil sende kvitteringer på om faktura er modtaget og om faktura kan godkendes.
Følgende regelsæt er gældende vedr. syntaks:
Formatering Syntaks
Aktion
Resultat
EDIFACT
Ikke
korrekt
EDI fakturafil er modtaget og syntaks er
ikke korrekt. Der sendes en EDIFACT
CONTRL meddelelse hvis afsender
benytter EDIFACT formatering
Fakturafilen
er afvist
EDIFACT
Korrekt
Fakturafilen
er afvist
OIOXML
Korrekt
EDI fakturafil er modtaget og syntaks er
korrekt, men en eller flere
fakturadokumenter kan ikke modtages, da
ordrereferencen ikke genkendes. Den eller
de fakturadokumenter der ikke kan
modtages, vil blive afvist i en mail til
leverandøren
EDI fakturafil er modtaget og syntaks er
korrekt, men fakturadokument kan ikke
modtages, da ordrereferencen ikke
genkendes. Fakturadokumentet vil blive
afvist i en mail til leverandøren
Fakturafilen
er afvist
Der sendes som udgangspunkt ikke kvitteringer på modtagelse af fakturadokument,
såfremt dette kan modtages fejlfrit. Leverandøren kan i EDIFACT UNB anmode om en
syntaksmæssig kvittering, der alene angiver at fakturafil er modtaget og syntaksmæssig er
korrekt. Dette gælder ikke for formatet OIOXML.
Page 2 of 6
Udarbejdet: 09.08.2010
Fakturakrav - Vareleverandører
Disse fakturakrav kun er gældende for alle leverandører af varer til AO. De skal opfyldes
for at AO kan indlæse EDI faktura uden problemer.
Felt
Afsender
Format
GLN eller CVR nr.
Data indhold/Eksempel
Datacom adresse
Modtager = AO
GLN EDIFACT
5790000001125
Modtager = AO
GLN OIOXML
5790001086329
Matchkode til
identifikation af om
det er en faktura eller
kreditnota
Fakturadato
Der skal medsendes matchkode, som
identificerer om det er en faktura eller en
kreditnota. Det skal fremgå klart om det er en
faktura eller en kreditnota
Dato for udstedelse af faktura
Fakturahoved
Leverandør
info.:
Fakturanummer
Fortløbende nummer, der bygger på én eller AO har oplevet leverandører,
flere serier, og som identificerer fakturaen
som har haft foranstillet ”0” på
fakturanummer i EDI filen, men
Nummeret skal være identisk med
det er ikke tilfældet på en
fakturanummer, som fremgår af en
papirfaktura. Det skaber
papirfaktura.
problemer, hvis fakturakopi er
nødvendig.
Leverandør navn og Hentes fra ”Afsender” felt
GLN eller CVR nr
adresse
Leverandør momsnr. Leverandører indenfor EU:
Eks.: Dansk leverandør (DK +
(hvor faktura
Landekode + eget momsnummer
8 cifret CVR-nr.), fx
udstedes)
DK23456789
Leverandører udenfor EU:
2-bogstavs-forkortelse af landekode i henhold Eks.: US for USA, JP for Japan
til ISO 3166-1
Udstedelsesvaluta
3-bogstavs-forkortelse af valutakode i
Eks.: DKK for danske kroner,
henhold til ISO 4217
EUR for euro
Leverandør reference Skrives i klartekst
Betalingsbetingelser Skrives i klartekst
AO info.:
AOs navn og adresse Hentes fra ”Modtager” felt
AOs momsnr.
Hentes fra ”Modtager” felt
Leveringssted med Skrives i klartekst: Navn og adresse.
angivelse af navn og Skal altid fremgå
adresse
AOs adresse:
Brødrene A & O Johansen A/S
Rørvang 3
DK-2620 Albertslund
AO CVR-nr.:
DK58210617
Eks.: Adresse på Hovedlager,
navn og adresse på en AO
butik eller kundeadresse
Page 3 of 6
Udarbejdet: 09.08.2010
Felt
Format
AO info. fortsat:
Faktura
AO reference:
7 cifre efterfulgt af Indkøbers initialer:
AO indkøbsordre nr. 1xxxxxx = skaffe-/forskrivningsordre
3xxxxxx = lagerordre
50xxxxx, 55xxxxx = VAGA ordre
8xxxxxx = rammeordre
Kreditnota
med returvarer
(lagervare)
Kreditnota
med returvarer
(skaffe-/forskr.va
re)
Kreditnota
uden returvarer
(korrektion af
pris)
AO reference:
AO retur nr.
Varer til internt brug: XXX-NNN
3 cifre for afdeling, efterfulgt af Indkøbers
initialer
10 cifre efterfulgt af initialer
0026xxxxxx
AO reference:
AO kundeordre nr.
10 cifre efterfulgt af initialer
007xxxxxxx
AO reference:
7 cifre efterfulgt af Indkøbers initialer:
AO indkøbsordre nr. 1xxxxxx = skaffe-/forskrivningsordre
3xxxxxx = lagerordre
50xxxxx, 55xxxxx = VAGA ordre
8xxxxxx = rammeordre
Varer til internt brug: XXX-NNN
3 cifre for afdeling, efterfulgt af Indkøbers
initialer
”Bonus” skal fremgå i reference
Kreditnota
Bonus
AO reference:
Kreditnota
Brækage
AO reference:
3 cifre for afdeling, efterfulgt af Indkøbers
initialer + ”Brækage”
Kreditnota
Øvrige
AO reference:
AO afd+initialer
3 cifre for afdeling, efterfulgt af Indkøbers
initialer
Data indhold/Eksempel
Eks.: 1078965PEH
Eks.: 123-PEH
Eks.: 0026000058HKH
Eks.: 0070236104JEY
Eks.: 1078965PEH
Eks.: 123-PEH
Eks.: BONUS
Eks.: 123-PEH BRÆKAGE
Eks.: 123-PEH
Page 4 of 6
Udarbejdet: 09.08.2010
Felt
Fakturalinie
(varelinie)
Varenummer
Format
Data indhold/Eksempel
Fabriksnr., VVS nr., EL nr.,Grossist nr. eller
EAN nr.
Klar tekst
Angives med højst 3 decimaler
Kodet - anvend DAVID kodeliste
Angives med højst 2 decimaler
Angives med højst 2 decimaler. Alle former
for rabat skal angives på varelinie niveau,
vilkårligt antal
Der kan sendes op til to
varenumre i EDI filen
Se tegnsæt krav
Varetekst
Mængde
Enhed
Enhedspris, brutto
1. Rabat procent pr.
enhed
(linierabat)
1. Rabat beløb pr.
varelinie
Angives med højst 2 decimaler
(linierabat)
WEEE-afgift pr.
ID og angives med højst 2 decimaler
enhed og pr. varelinie
WEEE afgift
WEEE-afgift er ikke en punktafgift og AO
accepterer denne type af afgift på fakturaer.
Se www.david.dk
Eks.: WEEE-afgift, WEEEbidrag
”WEEE” skal tydeligt fremgå af ID på
afgiftstypen.
Punktafgift pr. enhed ID og beløb per afgiftstype, max 2 decimaler
og pr. varelinie
Punktafgifter
AO er registreret som ”oplagshaver” for visse Accepteres ikke: Glødelampe-,
punktafgifter og godkender ikke fakturaer med PVC- eller batteriafgift
glødelampe-, PVC- eller batteriafgift.
Fakturaer med angivne punktafgifter afvises
og sendes automatisk retur til leverandør
For øvrige eksisterende punktafgifter jf. SKAT Accepteres: Fx emballage-,
er AO ikke registreret som ”oplagshaver” og CO2-afgift
accepterer dermed disse punktafgifter på
faktura.
Øvrige afgifter
Afgifter, som ikke er en punktafgift jf. SKAT
eller en WEEE- afgift, skal ikke fremgå her.
Det er enten en del af kostprisen på varen
eller et gebyr.
Angives med højst 2 decimaler
Linietotal efter rabat
(netto total pr. linie)
Følgeseddelnummer Leverandørens følgeseddelnummer pr.
varelinie
Ej relevant, skal i stedet indgå
som en del af kostpris på varen
eller som et gebyr
Tilhørende leveringen
Page 5 of 6
Udarbejdet: 09.08.2010
Felt
Totallinie
Format
(omkostningslinie)
Emballage
ID og beløb per emballagetype, max 2
decimaler
WEEE-afgift
ID og beløb per afgiftstype, max 2 decimaler
Punktafgift
WEEE-afgift summeret i en total. ”WEEE”
skal tydeligt fremgå af ID på afgiftstypen.
ID og beløb per afgiftstype, max 2 decimaler
Gebyrer
Punktafgifter summeret i en total.
Punktafgitstype skal tydeligt fremgå af ID på
afgiftstypen.
ID og beløb per gebyrtype, max 2 decimaler
Fragt
Returfradrag
ID og beløb per fragttype, max 2 decimaler
Kun relevant på kreditnota.
Rabat
Data indhold/Eksempel
Eks.: Paller, strøer, buer m.v.
skal angives som en
omkostningslinie
Eks.: Håndteringsgebyr,
certifikatgebyr, anbrudstillæg,
mv.
Angives med tekst, procent og
returfradragsbeløb som totallinie, max 2
decimaler
Må ikke angives som en totallinie, skal fremgå Ej relevant, må ikke angives
på varelinie niveau
som totallinie
Nettototal
Beløb angives med højst 2 decimaler
Total før moms
Momsprocent
Procent angives med højst 2 decimaler
Gældende momssats
Eks. i DK: 25%
Momstotal
Beløb angives med højst 2 decimaler
Bruttototal
Beløb angives med højst 2 decimaler
Nettototal plus Momstotal
Afvisning af fakturaer
AO har følgende tjek inden indlæsning af EDI fakturaer i AOs ERP system:
1)
2)
3)
4)
Tjek af om der er indkøbsordre reference på dokument og om det er korrekt
Tjek mellem momstotal og landekode jf. leverandør momsnr.
Tjek ved beregning af linier sammenholdt med bruttototal stemmer
Tjek af WEEE-afgift og accepterede punktafgifter (hvor AO ej er oplagshaver)
Hvis EDI faktureringen ikke overholder AOs forretningsregler, vil den blive afvist og
information om mangel, der skal rettes, vil blive sendt på mail.
Page 6 of 6
Udarbejdet: 09.08.2010