1. No category

Digital kompetenceudvikling i Miljøministeriet
1. Projekt – formål, succeskriterier og indsatsområder
2. Koncept for læringsforløb
3. Digital ledelse i Miljøministeriet
4. Eksempler på effektmål for de enkelte læringsforløb
5. Koncept for digitale guides
6. Koncept for IT-TAPAS
7. Digitale standarder – hvad og hvorfor?
Digitale Kompetencer
1
1. Projekt – formål, succeskriterier og
indsatsområder for digital
kompetenceudvikling i Miljøministeriet
Formål
At løfte de koncernfælles digitale kompetencer i Miljøministeriet
(200 chefer + 2000 medarbejdere)
At øge den digitale forståelse hos medarbejdere og ledere
At understøtte mere effektive arbejdsgange med højere kvalitet og
større trivsel for medarbejdere og ledere
At øge organisationens digitale forandringskapacitet
Digitale Kompetencer
2 2
Digital kompetenceudvikling i Miljøministeriet
Succeskriterier
En kultur hvor digitale værktøjer er en selvfølge
Bevidst om roller og ansvar i forhold til digitale arbejdsgange
Medarbejdere og ledere har fået et reelt løft af deres digitale
kompetencer
Alle tænker kreativt med i forhold til anvendelse af it-værktøjer
Nye it-systemer implementeres med større succes fremover
Fortsat udvikling af digitale kompetencer i overensstemmelse med
forretningens behov
Digitale Kompetencer
3 3
Fire indsatsområder i projektet
Mobilisering af organisation
– sikring af (top)ledelsesopbakning
Læringskonsulenter
– interne undervisere klædt på til opgaven
Læringsforløb
– effektfulde, behovsstyrede og koblet til praksis
Digitale Kompetencer 4
Forankring & videreførelse
– bæredygtigt koncept og platform etableret
Digitale Kompetencer
44
Indsatsområde 1: Mobilisering af organisation
Højt prioriteret i topledelsen fra start
5 x ledelsesworkshops
Cheftræning – Digital ledelse i praksis
Ansvar for læringsforløb i egen enhed
Roller, ansvar og succeskriterier klart defineret
Happenings på ministeriets årlig lederkonference
Nyheder og promovering af digitale profiler
Digitale Kompetencer
5
Indsatsområde 2: Læringskonsulenter
50 medarbejdere udpeget bredt i ministeriet
Klædt på til opgaven – It-pædagogik, design af læreprocesser,
budskabstræning, gennemslagskraft
Med-producerende på materiale og design
Bæredygtigt – opbygning af organisations kapacitet
Digitale Kompetencer
6
Indsatsområde 3: Læringsforløb
Længerevarende forløb med fokus før-under-efter
Enheder kompetenceudvikles sammen i forløb med 2 faste
læringskonsulenter
Behovsstyrede
Fokus på effekt for medarbejder, enhed og MIM
Inspirationsmøder og tilhørende værksteder
Sammenhæng til praksis, digitale politikker og omverden,
fx lovgivning
Digitale guides
Digitale Kompetencer
7
Indsatsområde 4: Forankring & videreførelse
Platform etableret – Læringskoncept, læringskonsulenthold, format
for undervisningsmateriale, Digitale guides
Placering af organisatorisk ansvar for drift og udvikling af nye
digitale kompetenceindsatser
Digitale Kompetencer
8
2. Koncept for læringsforløb
Formål og bærende idé
Ét læringsforløb danner rammen om den læring og de ændringer, der skal ske i alle enhederne.
Læringsforløbet omfatter ikke alt, men tager udgangspunkt i den enkeltes behov og de ca. 10 vigtigste
digitale standarder for den enhed. Læringsforløbet skal løfte kompetencerne konkret lige nu, men
også fungere som model for fremadrettede løbende forbedringer i de digitale arbejdsgange. Således er
tanken, at der både sker et markant løft i de digitale arbejdsgange, samtidig med at organisationens
egen kapacitet til fremadrettet at lære og implementere nye elementer i de digitale arbejdsgange vil
være forbedret.
Formålet med forløbet er at sikre maximal lokal forankring, intensitet og fokus i processen,
dedikerede roller og kompetencer samt høj effekt på de digitale sagsgange.
Den bærende ide er at læringsforløbet består af:
Et før-forløb, hvis formål overvejende er mobiliserende og afklarende.
Et under-forløb, hvori en række aktiviteter gennemføres (efter behov i den konkrete enhed).
Læringsaktiviteterne består af forløb med en kombination af korte inspirationsarrangementer, lærselv muligheder og mere træningsaktiviteter.
Et efter-forløb, hvor formålet er at samle op, evaluere og igangsætte nye indsatser.
Hele forløbet drives af to læringskonsulenter pr. enhed medarbejdere, der er blevet trænet til
opgaven. Det er understøttet af en Digital Guide (Gør-det-selv-vejledninger til brug for den enkelte)
og pædagogisk materiale til formidlingsopgaven – bestående af ppt, programmer og drejebøger.
Digitale Kompetencer
9 9
Læringsforløb for alle enheder
Før
Hver enhed skal opleve ét samlet læringsforløb
U nder
•Skab fokus, afstem
Løbende læringsaktiviteter
forvetninger, aftal effektmål
under disse temaer:
for enhed og læringsmål for
•Den digitale sagsbehandler.
•Hverdagens digitale værktøjer.
•Virtuelle møder.
•Chefens digitale værktøjer.
den enkelte.
•Individuelt kompetencetjek.
•Digitalt sundhedstjek.
•Før-opgaver og e-learning.
Efter
•Bevar fokus.
•Anvend læringen i praksis.
•Mål effekten i praksis - på de
mål enheden har sat for sig
selv.
•Assistance og support.
•Nye indsatser.
•1x chefmøde
•1x kontor kick-off
* Alle deltager i
•1x kontormøde til
inspirationsdelen af
evaluering 2 uger efter
møde
loopet - træningsdelen
• 2x egenopfølgning og
•1x tjek pr. pc
•1 x individuelle
er valgfri.
simpel rapportering på
* Rækkefølge, omfang
effektmål 6 og 12 uger
læringsmål for alle
tilpasses enhed
efter
1.-2. uge
3.-6. uge
7.- 8. (+ 9.-18.) uge
Digitale Kompetencer
1010
Læringsforløb for digital kompetenceudvikling i
Miljøministeriet
Digitale Kompetencer
11
De 6 undervisningsmoduler
1. Den digitale sagsbehandler 1 – Kom godt i gang med Captia
2. Den digitale sagsbehandler 2 – Bliv en haj til Captia
3. Hverdagens digitale værktøjer 1 – Word, Excel og PowerPoint
4. Hverdagens digitale værktøjer 2 – Intranet og Internet
5. Hverdagens digitale værktøjer 3 – Outlook og Toptunet digital medarbejder
6. Virtuelle møder
Digitale Kompetencer
12
De 6 undervisningsmoduler – emner
Den digitale sagsbehandler 1
– Kom godt i gang med Captia
Find rundt i Captia og hold øje
med ny post
Begynd sagsbehandlingen fra
Captia
Gem dokumenter og e-mails
samlet ét sted - i Captia
Hent fra Captia
Den digitale sagsbehandler 2
– Bliv en haj til Captia
Søgninger
Sags- og dokumentstyring
Del sager på tværs eller begræns
adgang
Opsætning
SagsGIS
Hverdagens digitale værktøjer 1
– Word, Excel og PowerPoint
WORD
Formater
Sideopsætning
Indsæt tabeller og billeder
Korrektur
Print
EXCEL
Arbejde med celler
Opsætning
Bruge data
Print
POWERPOINT
Opsætning
Billede
Tekst i PPT
Noter til manus mv.
Udskrivning
Hverdagens digitale værktøjer 2
– Intranet og Internet
MiljøIntra
Internet
IndFak
RejsUd
LIS
Hverdagens digitale værktøjer 3
– Outlook og Toptunet digital
medarbejder
ARBEJD SMART I OUTLOOK
Opgavestyring
Kalenderstyring
Mails
FÅ DIT GREJ TIL AT SPILLE
Smartphone
Din PC
Adobe
Virtuelle møder – LYNC
Forberedelse
Videomøde
Hurtig kontakt til kolleger
Digitale Kompetencer
13
3. Digital ledelse i Miljøministeriet
Den digitale supermand
Symbol for den digitale leder
Ambitionen er at alle chefer skal blive digitale supermænd
Digitale Kompetencer
14
Digital ledelse – 4 krav til lederne
Som leder i Miljøministeriet udøver du digital ledelse på følgende måde
1. Digitaliser din forretning
2. Skab en god base for digitalisering
3. Realiser gevinsterne
4. Vær rollemodel
Digitale Kompetencer
15
Forankring af digital ledelse i ministeriet
Oplæg om krav og forventninger afholdt for alle chefer – chefmøder
og ledelsesworkshops
Indarbejdelse i krav fra departementschef til direktører
Indarbejdelse i koncept for de årlige lederudviklingssamtaler (LUS)
og medarbejderudviklingssamtaler (MUS)
Indarbejdelse som grundlag for rekruttering
Følges op af målrettet kompetenceudvikling
Digitale Kompetencer
SIDE 16
16
Cheftræning – ”Digital ledelse i praksis”
Program for træningen
1. Digitalisering i fremtiden – Trends
2. Lederen som rollemodel – Læringsforløb og de 10 digitale standarder
3. Hands-on – smarte og chefrelevante funktioner
4. Digitalisér din forretning – Spotte & vurdere udviklingsmuligheder
5. Gevinstrealisering – hvorfor og hvordan
Digitale Kompetencer
17
4. Eksempler på effektmål for de enkelte læringsforløb
Indenfor 2 min. kan vi finde de dokumenter vi søger i egne sager
Vi er 10% hurtigere til at levere sager
Vi er bedre til at overholde vores frister – behovet for chefopfølgning er faldet markant
Vores sager er altid ajourført i Captia/F2
Aktindsigtssager ekspederes 25% hurtigere
Brugen af m-drevet er minimeret
Vi arbejder smartere med vores Office-produkter
Vi arbejder smartere med Outlook – mails, opgaver, kalender
Det er lynhurtigt at tjekke tilstedeværelse i alles kalendere
Brugen af virtuelle møder er steget med mindst 25%
Alle i enheden følger de 10 digitale standarder
Vi er gladere for vores it-systemer
Chefen får alt mødemateriale digitalt – og chefnoter returneres digitalt
Udveksling af sager og dokumenter foregår kun elektronisk – aldrig på papir
Alle mine medarbejdere har bærbar, smartphone og VPN – og arbejder smart med det
Ministeren får altid sine forelæggelser på de nyeste MIM-skabeloner
Digitale Kompetencer
18
5. Koncept for digitale guides
Formål
Ultra korte it-vejledninger til hver funktion i de systemer der trænes
hands-on i
Fundamentet for den digitale kompetenceudvikling
Skal understøtte:
Læringskonsulenterne forberedelse af værkstederne
Fungere som støtte i værkstederne
Fungere som efterfølgende opslagsværk for træningsdeltagerne
Ligger på intranettet – let tilgængeligt
Digitale Kompetencer
19
Digitale guides – eksempel
Digitale Kompetencer
20
6. Koncept for IT-TAPAS
Formål
TAPAS-sedlen viser en oversigt over de funktioner, der tilbydes træning i
samt hvorfor de er smarte at mestre
Hver deltager vælger de TAPAS, som han/hun ønsker at lære på værkstedet.
Der vælges på emner (de blå overskrifter)
Afklaringen sker på et fælles inspirationsmøde i enheden forud for
værkstedet
Læringskonsulenterne tilrettelægger træningen på værkstederne i forhold til
de TAPAS, der er mest efterspørgsel på
Digitale Kompetencer
21
IT-TAPAS – eksempel
Digitale Kompetencer
22
7. Digitale standarder – hvad og hvorfor?
En standard skal regulere vores adfærd!
For at det kan ske, skal standarden være:
• Kendt og accepteret af alle relevante – ellers kommer vi ikke til at gøre som aftalt
• Synlig – ellers glemmer vi at gøre som aftalt
• Entydig og simpel – ellers gør vi noget forskelligt
• Nærværende i dagligdagen – ellers bliver det ikke vigtigt
De digitale standarder er essentielle for ambitionen om at styrke de digitale kompetencer. Det er de,
fordi når standarderne efterleves, er de med til at trække organisationen op på det højere
kompetenceniveau, der er målet med projektet. Overholder vi standarderne indikerer det, at vi er
lykkes fordi:
• Vi ved hvordan - vores viden er løftet
• Vi kan - vores færdigheder er løftet
• Vi vil - vores motivation er løftet
• Vi gør - vores praksis er løftet
Standarderne gør det ikke alene, men vi har med omhu udvalgt de digitale standarder, fordi
overholdelsen af hver enkelt standard forudsætter en “viden, kunnen, villen og gøren”, der afspejler
en digital kompetent organisation.
Digitale Kompetencer
23
Miljøministeriets 10 digitale standarder
Formål
Skal sikre at ministeriet også får et løft på området for digitale politikker og retningslinjer
De er et udvalg af ministeriets 100vis af politikker og retningslinjer på det digitale områder
Ikke nogen nye digitale retningslinjer – dette er allerede vedtagne og gældende politikker og
retningslinjer i ministeriet
De er udvalgt af styregruppen som de 10 vigtigste i 1. omgang, som dem vi kan løfte mest med
på nuværende tidspunkt
Effekten opnås for alvor, når alle følger dem
Spare tid – ikke nødvendigvis for den enkelte, men for alle. Fx ift. arkivlov, ved aktindsigt,
overtage/passe sager, videndeling (kun søge ét sted), CC-mails tager tid at læse,
kalendergymnastik, videomøder i en travl hverdag
Kvalitet – bedre dokumentation og videndeling
Spare penge – ministeriet betaler SIT 18 mio. til datalagring pr år
Øget sikkerhed – på adgangen til dokumenter i en mobil verden
Digitale Kompetencer
24
Miljøministeriets 10 digitale standarder – de vigtigste i
første omgang
ESDH
1. Dine sager er altid opdaterede, så de kan overtages af kolleger og tåle aktindsigt
2. Start dine dokumenter fra dit ESDH-system
3. Gem kun dine dokumenter ét sted
Mail og kalender
4. Overvej nøje modtager og CC, når du sender mails – og husk informativt emnefelt
5. Husk ”Ikke-tilstede assistenten”, hvis du ikke tjekker din mail mindst én gang dagligt
6. Hold din Outlook-kalender opdateret hver dag
Øvrige
7. Mødemateriale håndteres digitalt – så vidt muligt
8. Brug altid ministeriets nyeste skabeloner – både Word og PowerPoint
9. Brug videomøder – når det er hensigtsmæssigt
10. Lås altid din PC og mobil
Digitale Kompetencer
25
Digitale Kompetencer
26