Muligheder og udfordringer i fjernvarmesektoren
Nationalt udbud Afdækning af muligheder og udfordringer i forhold til øget inddragelse af frivillige på plejehjem i tre projektkommuner Socialstyrelsen Oktober 2013 Indholdsfortegnelse 1. Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan ........................................................ 3 2. Udbudsbetingelser ........................................................................................................... 4 2.1. Den ordregivende myndighed .................................................................................... 4 2.2. Udbudsmateriale ......................................................................................................... 4 2.3 Tidsplan for udbudsforretningen ................................................................................. 5 2.4. Vedståelsesfrist ........................................................................................................... 6 2.5. Minimumsoplysninger ................................................................................................ 6 2.6. Tildelingskriterier ...................................................................................................... 8 2.7. Udkast til kontrakt – forbehold og forhandling ........................................................ 10 2.8. Ophavsret, publiceringer mv. ................................................................................... 10 2.9. Disposition for udarbejdelse af tilbud ...................................................................... 11 2.10. Behandling af tilbud ............................................................................................... 12 2.11. Kommunikation ...................................................................................................... 13 2.12. Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder .................................................... 13 3. Fortrolighed ................................................................................................................... 15 4. Projektbeskrivelse ......................................................................................................... 16 4.1 Baggrund ................................................................................................................... 16 4.2 Projektets formål og overordnet tidsramme .............................................................. 17 4.3 Målgruppe.................................................................................................................. 18 4.4 Opgaveløsning ........................................................................................................... 18 4.4.1 Minimumskrav til løsning af opgaven ................................................................ 19 4.4.2 Afrapportering .................................................................................................... 21 4.4.3. Organisering og samarbejde .............................................................................. 21 4.4.4. Overordnet tidsramme ....................................................................................... 22 4.4.5. Økonomi ............................................................................................................ 22 Tilbud-Bilag 1 .................................................................................................................... 23 Tilbud-Bilag 2 .................................................................................................................... 24 Tilbud-Bilag 3 .................................................................................................................... 25 Tilbud-Bilag 4 .................................................................................................................... 26 Tilbud-Bilag 5 .................................................................................................................... 27 Tilbud-Bilag 6 .................................................................................................................... 28 Tilbud-Bilag 7 .................................................................................................................... 29 Udbudsmateriale vedrørende øget inddragelse af frivillige på plejehjem Udbudsbetingelser 1. Kort beskrivelse af opgavens omfang og tidsplan Kommissionen om livskvalitet og selvbestemmelse på plejehjem, herefter betegnet som Ældrekommissionen, fremlagde i sin afrapportering i februar 2012 en række anbefalinger til, hvordan man kan øge livskvaliteten for beboere i plejebolig og plejehjem. Anbefalingerne tager udgangspunkt i et sæt af værdier, der bl.a. omfatter indflydelse på eget liv, respekt for forskellighed og gode oplevelser hver dag. Som opfølgning på Ældrekommissionens rapport er der afsat midler til et projektprogram, der skal sætte fokus på at styrke beboernes livskvalitet og selvbestemmelse. Programmet indeholder fem forskellige initiativer, herunder et projekt vedrørende rekruttering, organisering og samarbejde med frivillige på plejehjem. Målet er - i samarbejde med tre projektkommuner - at øge plejehjemsbeboernes livskvalitet og selvbestemmelse via en øget tilknytning af frivillige. Socialstyrelsen udbyder i forlængelse heraf opgaven vedrørende en afdækning af styrker, ressourcer, barrierer, muligheder og udfordringer i forhold til øget inddragelse af frivillige på plejehjem i tre projektkommuner. Afdækningen skal derudover levere en opgørelse af antal frivillige aktiviteter på plejehjem i projektkommuner. Afdækningen skal munde ud i en rapport med bl.a. en baseline for, hvordan niveauet for inddragelse af frivillige i arbejdet med at øge plejehjembeboernes livskvalitet ser ud, og konkrete prioriterede løsningsforslag angående den videre indsats i forhold til frivillige på plejehjem i projektkommunerne. Opgaven igangsættes ved kontraktindgåelse primo december 2013 og gennemføres i perioden frem til 31. maj 2014. Beløbsrammen er 1 mio. kr. ekskl. moms. Tilbuddet skal være Socialstyrelsen i hænde den 11. november 2013, kl. 12.00. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 3 af 29 Udbudsbetingelser 2. Udbudsbetingelser 2.1. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Socialstyrelsen Edisonsvej 18, 1 5000 Odense C Tlf.: 72 42 37 00 Fax: 72 42 37 09 E-mail: socialstyrelsen@socialstyrelsen.dk Hjemmeside: www.socialstyrelsen.dk Kontaktperson: Fuldmægtig Claudia Strasser, cst@socialstyrelsen.dk Tlf.: 4193 2523 2.2. Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består, udover nærværende udbudsbetingelser, af: - Projektbeskrivelse - Udkast til kontrakt - Udbudsbekendtgørelse Nærværende opgave udbydes efter reglerne om almindelige nationale udbud. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 4 af 29 Udbudsbetingelser 2.3 Tidsplan for udbudsforretningen Udbudsforretningen følger nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato og tidspunkt Anmodning om yderligere oplysninger Inden 1. november, kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden dette tidspunkt vil blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige og kan sendes ved almindelig post til: Socialstyrelsen Att. Fuldmægtig Claudia Strasser Edisonvej 18, 1 5000 Odense C Eller pr. e-mail til cst@socialstyrelsen.dk Offentliggørelse af spørgsmål og svar Samtlige spørgsmål og svar (i anonymiseret form) samt eventuelle rettelser vil blive offentliggjort løbende på Socialstyrelsens hjemmeside: www.Socialstyrelsen.dk. Spørgsmål søges besvaret hurtigst muligt. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig løbende orienteret - også efter, at frist for at stille spørgsmål er udløbet. Frist for modtagelse af tilbudsgivers samlede tilbud 11. november 2013, kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbud bør maksimalt omfatte 25 sider eksklusiv bilag. Tilbud skal tydeligt mærkes ”Tilbud vedr. Afdækning af muligheder og udfordringer i forhold til øget inddragelse af frivillige på plejehjem i tre Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 5 af 29 Udbudsbetingelser projektkommuner” Tilbud skal sendes/afleveres i papirformat på følgende adresse pakket i en lukket forsendelse: Socialstyrelsen Edisonvej 18, 1 5000 Odense C Derudover skal tilbud sendes via mail. Dette ske til følgende mailadresse: frivillighedsprojekt@socialstyrelsen.dk Bemærk dog, at e-mails max. må fylde 10MB. Tilbud fremsendt til andre mailadresser vil ikke blive betragtet som indkommet til Socialstyrelsen og vil dermed ikke blive taget i betragtning. Åbning af tilbud Tilbud åbnes - efter tilbudsfristen - på den ordregivende myndigheds adresse. Der er ikke mulighed for at overvære åbningen. Forventet tidspunkt for primo december kontraktindgåelse 2.4. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal stå ved sit tilbud indtil ind til 6 måneder efter afgivelse af tilbud. 2.5. Minimumsoplysninger Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle, økonomiske og tekniske formåen skal tilbudsgiver fremsende følgende dokumenter: De fremsendte dokumenter bør alle benævnes i overensstemmelse med det anførte: 2.5.1 Positiv erklæring om tilbudsgivers soliditet (bankerklæring, revisorerklæring eller erklæring fra erhvervsansvarsforsikring), udstedt inden for de seneste 3 måneder regnet fra Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 6 af 29 Udbudsbetingelser tilbudsfristen. Erklæringen skal være udfærdiget af uafhængig udsteder. Erklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 1. 2.5.1.1. Såfremt tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge den af udbyder krævede dokumentation, kan tilbudsgiver godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert dokument, som udbyder finder egnet. 2.5.1.2. Såfremt der afgives tilbud fra en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), er det tilstrækkeligt, at én af tilbudsgiverne afgiver minimumsoplysningerne angivet i punkt 2.5.1. I givet fald skal den tilbudsgiver, hvorom der afgives minimumsoplysninger, medsende en underskrevet erklæring Tilbud-Bilag 2 om, at denne tilbudsgiver hæfter for øvrige, navngivne tilbudsgiveres ydelser på ganske samme måde som for sine egne forhold. Erklæring om evt. hæftelse for øvrige tilbudsgivere vedlægges som Tilbud-Bilag 2. Det skal bemærkes vedrørende de øvrige minimumsoplysninger, at alle tilbudsgivere i en sammenslutning skal afgive de øvrige krævede oplysninger/erklæringer. 2.5.2. Erklæring om udelukkelseskriterierne. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver at have opfyldt sine forpligtelser mht. betaling af skatter og afgifter samt sociale bidrag. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være under konkurs, skifter mm. og ikke at være begæret taget under konkursbehandling eller behandling mhp. likvidation, skifte mm. Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud en erklæring på tro og love, hvor tilbudsgiver tilkendegiver ikke at være dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om pågældendes faglige hæderlighed eller at have begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. Erklæring på tro og love vedlægges som Tilbud-Bilag 3. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at såfremt tilbudsgiver tildeles kontrakten, sker dette under forudsætning af, at tilbudsgiver fremsender en serviceattest (fuldstændig) Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 7 af 29 Udbudsbetingelser udfyldt af Erhvervsstyrelsen, Langelinie Allé 17, 2100 København Ø til Socialstyrelsen senest 21 dage efter meddelelsen af tildelingen. Serviceattesten skal være udstedt inden for de sidste 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Alternativt til serviceattest kan fremsendes tilsvarende de samme oplysninger og erklæringer som i serviceattesten i form af attest udstedt af kompetente retlige eller administrative myndigheder inden for de sidste 6 måneder. Serviceattesten kan rekvireres via http://www.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmodning_om_serviceattest_-_ny Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der er sagsbehandlingstid hos Erhvervsstyrelsen. 2.5.3. Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Erklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 4 i udfyldt og underskrevet stand. 2.5.4. Dokumentation for, at tilbudsgiver jf. Udbudsdirektivet kan godtgøre at indehave nødvendig autorisation eller organisatorisk medlemskab, såfremt dette er en forudsætning for, at tilbudsgiver i sit hjemland kan udføre den pågældende ydelse. Dokumentation herfor vedlægges som Tilbud-Bilag 5. 2.5.5. Erklæring fra tilbudsgiver om, hvor stor en del af opgaven (timeestimat/beløbsramme), der eventuelt planlægges givet i underentreprise, samt erklæring fra underleverandør om, at vedkommende har indvilliget i at påtage sig opgaven, vedlægges som Tilbud-Bilag 6. Det skal bemærkes, at honoraraftaler ikke er underentreprise. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at udbudsmaterialet er vedhæftet en række forslag til udformning af ovennævnte bilag. Det er frivilligt at anvende forslagene. 2.6. Tildelingskriterier Tildelingen af opgaven vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Socialstyrelsen vil vurdere de indkomne tilbud ud fra følgende tildelingskriterier: 1. Tilbuddets kvalitet Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 8 af 29 Udbudsbetingelser 2. Tilbudsgivers kvalifikationer og erfaring 3. Pris Tildelingskriterierne vægtes på følgende måde: Kvalitet 65 % Kvalifikationer og erfaring 25 % Pris 10 % I vurderingen af kvalitet indgår en vurdering af: • I hvilken grad opgaveløsningen er velbegrundet, detaljeret beskrevet og hensigtsmæssigt omsat i forhold til projektets formål og krav. • I hvilken grad tilbudsgiver demonstrerer indsigt i mulighederne og udfordringer i forhold til at styrke samarbejde med frivillige organisationer i henhold til at opfylde projektets målsætninger. • I hvilken grad den foreslåede opgaveløsning er klart og præcist beskrevet. Vurderingen af kvalifikationer og erfaring er en vurdering og afvejning af de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og erfaringer hos tilbudsgivende organisation og især hos den eller de personer, der er ansvarlig for udførelsen af opgaverne, herunder: • De tilknyttede medarbejderes viden om den primære målgruppe for projektet, nemlig plejehjemsbeboere, og den sekundære målgruppe så som kommunale forvaltninger, plejehjemledere, plejehjemsmedarbejdere, frivillige organisationer og frivillige. • De tilknyttede medarbejderes kompetencer inden for projektarbejde, vidensindsamling og skriftlig formidling. Vurderingen af pris er en samlet vurdering af: • Tilbuddets samlede pris ekskl. moms. • Fordeling af timer, herunder timepriser på medarbejderkategorierne: Partner, seniorkonsulenter, konsulenter, studentermedhjælpere og administrative medarbejdere. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 9 af 29 Udbudsbetingelser 2.7. Udkast til kontrakt – forbehold og forhandling Vedlagte kontrakt vil danne grundlaget for indgåelse af aftale med valgte leverandør. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud, men kan tage ikke-væsentlige forbehold over for udbudsmaterialet. Dog skal det bemærkes, at: • Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet accepteres ikke og vil medføre udelukkelse for deltagelse i nærværende udbud. Dette betyder, at identiteten af det samlede udbudsmateriale i det væsentligste skal fastholdes. Afgrænsningen af ”grundlæggende elementer” foretages af udbyder. • Forbehold, der ikke kan prissættes af udbyder, vil medføre udelukkelse. • I det omfang, tilbudsgiver ikke udtrykkeligt i Tilbud – Bilag 7 tager forbehold, lægges det til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold for udbudsmaterialet. • Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at muligheden for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 2.11., også omfatter eventuelle spørgsmål til karakteren af påtænkte forbehold. 2.8. Ophavsret, publiceringer mv. Socialstyrelsen har ophavsret til alle data, materialer, redskaber, modeller mv. udarbejdet i forbindelse med opgaven. Alle udarbejdede materialer skal udarbejdes ud fra Socialstyrelsens designmanual, forsynes med logo1 og godkendes af styrelsen. Materialer samt indsamlede data skal afleveres til Socialstyrelsen i elektronisk form i forbindelse med den løbende afrapportering fra tilbudsgiver samt ved afslutning af opgaven. Socialstyrelsen forbeholder sig retten til at offentliggøre ethvert materiale i elektronisk form såvel som i papirudgaver. Der vil være en generel brugsret for enhver til det af Socialstyrelsen publicerede materiale på hjemmeside eller i papirudgave. 1 Socialstyrelsens designmanual kan hentes på www.socialstyrelsen.dk. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 10 af 29 Udbudsbetingelser 2.9. Disposition for udarbejdelse af tilbud Tilbudsgiver skal udforme sit tilbud i overensstemmelse med følgende disposition: 1. Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. På denne side skal tilbuddet underskrives. 2. Resumé af tilbud. 3. Detaljeret beskrivelse af forslag til løsning af opgaven. 4. Styring og organisering af opgaven. 5. Tidsplan for gennemførelse af de opstillede opgaver. 6. Detaljeret budget for opgaven, jf. uddybning nedenfor. 7. Tilbudsgivers bemanding af projekt med tilhørende CV'er i bilag. 8. Øvrige kommentarer. Relevante bilag, herunder minimumsoplysninger, jf. afsnit 2.5. bedes fremsendt i den opstillede rækkefølge: 1. Soliditetserklæring: Tilbud-Bilag 1 2. Erklæring om hæftelse for øvrige tilbudsgivere (konsortium): Tilbud-Bilag 2 3. Erklæring på tro og love vedr. gæld til det offentlige, strafbare forhold mm.: Tilbud-Bilag 3 4. Tro- og Love-erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen mm.: Tilbud-Bilag 4 5. Dokumentation for evt. autorisation: Tilbud-Bilag 5 6. Erklæring om evt. underentreprise: Tilbud-Bilag 6 7. Evt. forbehold: Tilbud-Bilag 7 8. Eventuelt andet relevant materiale Det samlede tilbud bør ikke overstige 25 sider à 2400 tegn, eksklusiv bilag. Ad 6) Detaljeret budget: Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 11 af 29 Udbudsbetingelser Budgettet skal opstilles i detaljeret og gennemskuelig form. Herunder skal ressourceforbrug relateret til delopgaver og milepæle i den samlede opgave være klart adskilte. Opdelingen er til orientering for ordregiver. Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både økonomisk (pris ekskl. moms) og i arbejdstimer såvel samlet set som fordelt på delopgaver. Endvidere skal omfanget af arbejdstimer angives særskilt for henholdsvis projektleder, konsulenter, kontormedarbejdere, studentermedhjælpere m.v. Samtidigt skal det detaljerede budget indeholde en oversigt over: • Den samlede pris (både inkl. og ekskl. moms). • Pris pr. time pr. medarbejderkategori, der indgår i opgaveløsningen hos tilbudsgiver. • Antal timer for konsulenter tilknyttet projektet. Vederlag forfalder jf. betalingsplan. Følgende betalingsplan gælder: Leverance Forventet dato % af kontraktsum Opstartsmøde med Socialstyrelsen Dec. 2014 15% Statusafrapportering til Socialstyrelsen Februar 2014 25% Statusafrapportering til Socialstyrelsen April 2014 25% Aflevering af den endelige rapport Juni 2014 35% Socialstyrelsen vil være berettiget til at tilbageholde udbetaling, såfremt tidsfrister ikke overholdes, og der ikke er truffet skriftlig aftale om afvigelserne. Den endelige tids- og betalingsplan indgås mellem opdragsgiver og tilbudsgiver ved Kontraktindgåelsen. 2.10. Behandling af tilbud Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Socialstyrelsen uvedkommende. Socialstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere afgivne tilbud. Leverandørvalget er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 12 af 29 Udbudsbetingelser Den leverandør, der tildeles opgaven, skal aflevere sit tilbud samt en opgavebeskrivelse til Socialstyrelsen i elektronisk form. Den leverandør, der tildeles opgaven, skal aflevere et resumé af tilbuddet på max. 2 sider, der egner sig til offentliggørelse på Socialstyrelsens hjemmeside. 2.11. Kommunikation Al kommunikation vedrørende udbuddet og tilbuddet med bilag skal være skriftligt og affattes på dansk. 2.12. Kontaktoplysninger for offentlige myndigheder Oplysninger om skatter og afgifter fås hos: Skatteministeriet, Koncerncenteret Østbanegade 123 2100 København Ø Danmark Internetadresse (URL): www.skat.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse fås hos: Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Danmark Telefon: +45 72 54 40 00 Email: mst@mst.dk Internetadresse (URL): www.mst.dk Oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår fås hos: Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København C Danmark Telefon: +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk Fax: +45 70 12 12 89 Internetadresse (URL): www.at.dk Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 13 af 29 Fortrolighed 3. Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne - herunder indkomne tilbud - i udbyders udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, kan tilbudsgiveren angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 15 af 29 Projektbeskrivelse 4. Projektbeskrivelse 4.1 Baggrund Kommissionen om livskvalitet og selvbestemmelse på plejehjem - herefter betegnet som Ældrekommissionen - fremlagde i sin afrapportering i februar 2012 en række anbefalinger til, hvordan man kan øge livskvaliteten for beboere i plejebolig og plejehjem. Anbefalingerne tager udgangspunkt i et sæt af værdier, der bl.a. omfatter indflydelse på eget liv, respekt for forskellighed og gode oplevelser hver dag. Som opfølgning på Ældrekommissionens rapport er der afsat midler til et projektprogram, der skal sætte fokus på at styrke beboernes livskvalitet og selvbestemmelse. Programmet indeholder fem forskellige initiativer, herunder et projekt vedrørende rekruttering, organisering og samarbejde med frivillige på plejehjem, som nærværende dokument handler om. Målet med projektet er – i samarbejde med tre projektkommuner – at øge plejehjemsbeboernes livskvalitet og selvbestemmelse via en øget tilknytning af frivillige. Socialstyrelsen udbyder i forlængelse heraf opgaven vedrørende en afdækning af styrker, ressourcer, barrierer, muligheder og udfordringer i forhold til øget inddragelse af frivillige på plejehjem i tre projektkommuner. Afdækningen skal munde ud i en rapport med bl.a. konkrete prioriterede løsningsforslag angående den videre indsats i forhold til frivillige på plejehjem i projektkommunerne. Afdækningen skal derudover levere en opgørelse af antal frivillige aktiviteter på plejehjem i projektkommuner, dvs. en baseline for, hvordan niveauet for inddragelse af frivillige i arbejdet med at øge plejehjembeboernes livskvalitet ser ud. Afdækningen er således en af de helt centrale aktiviteter i projektet og grundlag for, hvilke løsninger der efterfølgende afprøves og implementeres i projektkommunerne. Inddragelsen af frivillige på ældreområdet er stadig forholdsvis ny, og der er endnu ikke mange praktiske erfaringer i kommunerne med, hvorledes man kan etablere mere bæredygtige strategiske samarbejder med frivillige, så det frivillige arbejde ikke udelukkende er båret af ildsjæle på de enkelte plejehjem. Der skal etableres mere bæredygtige samarbejder og løsninger, som kan bidrage til, at beboerne får øget livskvalitet i form af et øget antal aktiviteter og social kontakt. Samtidigt er der også i disse år på samfundsplan ønsker om, at frivillige inddrages i højere grad, og der søges efter løsninger hertil. Af SFI’s undersøgelse ”Omsorg og livskvalitet i plejeboligen” (februar 2012) fremgår det, at langt hovedparten af beboerne på plejehjem har en høj livskvalitet. Undersøgelsen viser dog samtidigt, at der er Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 16 af 29 Projektbeskrivelse behov for at forbedre beboernes livskvalitet med hensyn til social kontakt og udbud af aktiviteter, således at bl.a. ensomhed undgås. SFI’s frivilligundersøgelse (Den frivillige sektor i Danmark, 2006) viser, at der er et stort potentiale for rekruttering af nye frivillige, og at de frivillige ikke kommer af sig selv. Det er af stor betydning at blive opfordret til at deltage i frivilligt arbejde. Op mod halvdelen (45 %) af samtlige ikke-frivillige svarer, at de godt kunne tænke sig at deltage i frivilligt ulønnet arbejde, hvis nogen bad dem om det. Ligeledes viser Deloittes undersøgelse ”Barriere- og løsningskatalog for frivilligområdet” (juni 2012) et manglende kommunalt fokus på strategisk at arbejde med frivilligområdet. Flere foreninger oplever, at samarbejdet mellem frivillige og kommunerne er personafhængigt, fragmenteret og ad hoc-præget. 4.2 Projektets formål Formålet med projektet er at øge plejehjemsbeboernes livskvalitet ved tilbud om flere aktiviteter og muligheder for øget social kontakt. Plejehjem og kommuner, der medvirker i projektet, styrkes i at samarbejde med frivillige. Der udvikles en række redskaber, der understøtter samarbejdet med frivillige, som kan udbredes og fungere som inspiration til andre plejehjem og kommuner. Projektet skal adressere følgende konkrete anbefalinger i Ældrekommissionens rapport: 1. Plejehjemmet skal åbnes mod lokalsamfundet, så der kan arrangeres fællesaktiviteter for beboerne og borgere fra lokalsamfundet. 2. Der bør være frivillige på alle plejehjem. 3. Der bør skabes rum og plads til de frivillige. 4. Gennem en dialog med de frivillige bør der fastlægges retningslinjer for den frivillige indsats. 5. Der skal være et varieret udbud af aktiviteter til beboerne, og aktiviteterne skal indtænke begge køn. 6. Beboerne skal have mulighed for at få frisk luft hver dag. 7. Beboerne skal inddrages i hverdagsaktiviteter – rengøring, madlavning og blomstervanding. 8. Ensomme beboere bør opfordres til at få en frivillig besøgsven. 9. Samarbejdet mellem medarbejderne, de frivillige og de frivillige organisationer bør understøttes med en frivilligkoordinator. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 17 af 29 Projektbeskrivelse 4.3 Målgruppe Den primære målgruppe for projektet er plejehjemsbeboere. Der er ca. 47.000 plejeboliger, og det skønnes, at der er knap 1300 plejehjem på landsplan. Den ”typiske” beboer er en enlig kvinde over 65 år. 2/3 af beboerne skønnes at lide af en demenssygdom. Den gennemsnitlige levetid på et plejehjem er 30 måneder. Knap en tredjedel bor mindre end et år på plejehjem, langt størstedelen mindre end 2 år. Den sekundære målgruppe er kommunale forvaltninger, plejehjemsledere, plejehjemsmedarbejdere, frivillige organisationer og frivillige. 4.4 Opgaveløsning Afdækningen skal levere følgende: a. Konkret viden om, hvilke styrker, ressourcer, barrierer, muligheder og udfordringer i forhold til øget inddragelse af frivillige på plejehjem der findes i projektkommunerne. b. Løsningsforslag til ovenstående ni anbefalinger, og hvordan disse kan implementeres i projektkommunerne. Det vil sige, at afdækningen skal beskrive, hvordan der fx kan tilbydes forskellige aktiviteter, hvordan der kan skabes rum og plads til de frivillige, hvordan der kan rekrutteres frivillige etc. Derudover skal afdækningen beskrive, hvordan nye tiltag mest effektivt kan implementeres i projektkommunerne. c. Liste over, hvilke udfordringer kommunerne og de frivillige organisationer skal arbejde videre med i forhold til at understøtte projektets formål, nemlig at plejehjemsbeboere tilbydes flere aktiviteter og mulighed for sociale kontakter. d. En opgørelse af antal frivillige aktiviteter. Frivillige aktiviteter er aktiviteter, der varetages af eller i samarbejde med frivillige. Opgørelsen skal afgrænses i tid – opgørelsen skal gennemføres i 1. kvartal 2014 og skal afgrænse sig i forhold til følgende kriterier hentet med udgangspunkt i afsnit 4.4.1, pkt.a (fakta). • Hvem der deltager • Hvem målgruppen (borgere) er • Aktivitets kendetegn (enkelt, gruppe eller orgnisationsaktiviter) • Hvem der står for at afholde aktiviteten Det forventes, at indsamlingen af oplysninger sker på aktivitetsniveau. I praksis kunne f.eks. være ved at frivillige registrerede ovenstående oplysninger efter hver frivillig aktivitet. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 18 af 29 Projektbeskrivelse Endelig skal arbejdsmetoden for dataindsamling, herunder procedurer for samarbejde med de enkelte plejehjem fremstilles i en skabelon, der kan anvendes af Socialstyrelsen til at foretage en lignende opgørelse senere i projektperioden. Tilbudsgiveren bedes beskrive præcist, hvordan opgaven løses inden for den givne tidsramme. 4.4.1 Minimumskrav til løsning af opgaven Socialstyrelsen har følgende forventninger/krav til løsning af opgaven: a. Afdækningen skal foregå på kommunalt niveau, på plejehjemsniveau, i de frivillige organisationer og i forhold til private aktører. b. For hver kommune afdækkes, hvilke konkrete problemstillinger og muligheder der er på kommunens plejehjem og i de frivillige organisationer. Afdækningen forventes at blive gennemført i samarbejde med relevante kommunale parter, herunder den kommunale projektansvarlige, repræsentanter fra forvaltningsniveauet, plejehjemmenes ledere og medarbejdere og i samarbejde med det frivillige område, herunder organisationer og enkelte frivillige. Derudover er det også væsentligt at indhente beboernes ønsker og behov i forhold til aktiviteter. Det er væsentligt for Socialstyrelsen er, at der sker en høj grad af inddragelse af de lokale aktører, og at afdækningen er med til at understøtte det videre arbejde med implementeringen af de foreslåede initiativer. Derfor er det centralt, at der sikres inddragelse og opbakning til det videre arbejde. c. Løsningsforslag og implementering af nye tiltag skal beskrives præcist og være handlingsanvisende. Afdækningen skal resultere i en prioriteret liste over problemstillinger og løsningsforslag angående den videre indsats i forhold til frivillige på plejehjem i projektkommunerne. Prioriteringen skal foretages i henhold til målsætningen for projektet, nemlig at plejehjemsbeboerne tilbydes flere aktiviteter og øget mulighed for sociale kontakter. Prioriteringen skal foretages i henhold til, hvilke indsatsområder der giver den største effekt i forhold til målsætningen. Det kan være løsninger, som fordrer strategiske initiativer fra kommunalforvaltningens side, løsninger, som plejehjemmene selv kan løfte sammen med frivillige, ændrede tilgange i de frivillige organisationer, konkrete retningslinjer for kommunens og plejehjemmets samarbejde med frivillige organisationer eller helt andre initiativer. d. Afdækningen skal levere en opgørelse af antal frivillige aktiviteter (se pkt. 4.4. d) Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 19 af 29 Projektbeskrivelse e. Afdækningen skal som minimum belyse følgende områder: Fakta Antal plejehjem Antal frivillige per plejehjem Hvilken slags frivillige (pårørende, venneforening, frivillige organisationer mm.)? På hvilken måde er frivillige organisationer til stede? Inddragelse af lokalsamfundet (skoler, foreninger mm.) Hvilke aktiviteter gennemføres af frivillige? Antal ældre, der har gavn af aktiviteterne (gruppeaktiviteter, aktiviteter, der retter sig mod enkelte borgere) Samarbejdsform Antal personale, der er involveret Ressourcer Frivillighedsstrategi Frivillighedskoordinator Samarbejdsaftaler/partnerskaber med frivillige Har der været en proces omkring inddragelse af frivillige på plejehjemmene – hvis ja, hvilken? De frivilliges tilgange, arbejdsform, motivation o. lign. Kompetenceudviklende aktiviteter for de frivillige Samarbejde med frivillige på ældreområdet eller andre områder Er der erfaringer, man kan lære noget af – hvordan kan de hidtidige erfaringer bringes i spil? Personalegrupper, der har erfaring med samarbejde med frivillige Ledelsespersoner, der er efteruddannet til at lede frivillige Lysten og vilje til at samarbejde med frivillige Økonomiske/tidsmæssige ressourcer Pårørendeinddragelse Inddragelse af beboere Plejehjemslederens ønsker Borgernes ønsker Identifikation af barrierer og muligheder Medarbejdere Frivillige Samarbejde mellem medarbejdere og frivillige Involvering af frivillige Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 20 af 29 Projektbeskrivelse Rekruttering af frivillige Ledelsens opbakning Politik og styring af området Muligheder/ønsker Hvad satser de enkelte plejehjem og de lokale frivillige organisationer på? Hvilke områder skal styrkes? 4.4.2 Afrapportering Tilbudsgiveren skal i sit tilbud komme med et forslag til disposition for den endelige rapport. Rapporten skal bl.a. indeholde et afsnit om hver projektkommune samt anbefalinger, der retter sig mod den enkelte kommune og de frivillige organisationer i kommunen. Derudover forventes det, at der ses på tværs af alle projektkommuner i forhold til muligheder og barrierer for inddragelse af frivillige. Det forventes, at tilbudsgiveren skriver en prioriteret liste over problemstillinger og løsningsforslag angående den videre indsats i forhold til frivillige på plejehjem i projektkommunerne. Det forventes, at løsningsforslagene udformes kort, overskueligt, praksisnært og handlingsanvisende. Afdækningen af antallet af aktiviteter gennemført af eller i samarbejde med frivillige skal som det fremgår af punkt.4, afsnit 4.4 levere en skabelon, som eksplicit viser metode, fremgangsmåde, adgang til dataindsamlingmodul mm. samt estimerer anvendt tid til denne specifikke opgaveløsning, Denne skabelon skal kunne overtages af Socialstyrelsen, være umiddelbart anvendelig uden anskaffelse af yderligere licenser og produkter. Endelig skal den udformes så dataindsamlingen kan repliceres. 4.4.3. Organisering og samarbejde Den valgte leverandør samarbejder om afdækningsopgaven med Socialstyrelsens projektleder og projektmedarbejdere. Det forventes, at tilbudsgiveren udarbejder en tidsplan med milepæle for forløbet, som bl.a. skal indeholde etablering af kontakt til kommuner og de frivillige organisationer, statusafrapportering til Socialstyrelsen ved mindst to møder, aflevering af det første skriftlige udkast mm. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 21 af 29 Projektbeskrivelse 4.4.4. Overordnet tidsramme Opgaven forventes at påbegynde december 2013 og afsluttes med forelæggelse af den endelige rapport senest 31. maj 2014. 4.4.5. Økonomi Opgaven udbydes med en samlet makismalramme på 1.000.000 kr. ekskl. moms. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 22 af 29 Tilbud-Bilag Tilbud-Bilag 1 Soliditetserklæring Positiv erklæring om tilbudsgivers soliditet (bankerklæring, revisorerklæring eller erklæring fra erhvervsansvarsforsikring), udstedt inden for de seneste 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Erklæringen skal være udfærdiget af uafhængig udsteder. Erklæringen vedlægges som Tilbud-Bilag 1. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 23 af 29 Tilbud-Bilag Tilbud-Bilag 2 Erklæring om hæftelse for øvrige tilbudsgiveres ydelser Såfremt der afgives tilbud fra en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), er det tilstrækkeligt, at én af tilbudsgiverne afgiver minimumsoplysningerne angivet i punkt 2.5.1. I givet fald skal den tilbudsgiver, hvorom der afgives minimumsoplysninger, medsende en underskrevet erklæring om, at denne tilbudsgiver hæfter for øvrige, navngivne tilbudsgiveres ydelser på ganske samme måde som for sine egne forhold. Undertegnede tilbudsgiver erklærer hermed at hæfte for følgende tilbudsgivere vedrørende punkt 2.5.1 i minimumsoplysningerne: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ Såfremt erklæring ikke er relevant, anføres dette. Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 24 af 29 Tilbud-Bilag 3 Erklæring på tro og love om udelukkelseskriterier 1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773 b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 21 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742 c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. 2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land g) som svigagtigt har givet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, der kan kræves i henhold til denne afdeling, eller som har undladt at give disse oplysninger. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier og vil kunne fremsende en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen inden tidsfristen jf. pkt.2.5.2 Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 25 af 29 Tilbud-Bilag 4 Erklæring på tro og love om overholdelse af bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres I henhold til Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter artikel 27 skal tilbudsgivere eller de ansøgere, der deltager i en udbudsprocedure, angive, at de ved udarbejdelsen af deres tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Det vil blive betragtet som udelukkelsesgrund, hvis tilbudsgiver ikke kan bekræfte, at bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, er overholdt. Tilbudsgiver erklærer hermed ved sin underskrift, at bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, er overholdt. Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 26 af 29 Tilbud-Bilag 5 2. Dokumentation for, at tilbudsgiver jf. Udbudsdirektivet kan godtgøre, at han indehaver nødvendig autorisation eller organisatorisk medlemskab, såfremt dette er en forudsætning for, at tilbudsgiver i sit hjemland kan udføre den pågældende ydelse. Såfremt autorisation ikke er relevant, anføres dette. Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 27 af 29 Tilbud-Bilag 6 Underentreprise Erklæring fra tilbudsgiver om, hvor stor en del af opgaven (timeestimat/beløbsramme) der eventuelt planlægges givet i underentreprise, samt erklæring fra underleverandør om, at vedkommende har indvilliget i at påtage sig opgaven, vedlægges som Tilbud-Bilag 6. Planlægges ingen del af opgaven givet i underentreprise, anføres dette. Underleverandør (navn og adresse) Skønnet antal timer Evt. delopgave Skønnet pris Underskrift underleverandør Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 28 af 29 Tilbud-Bilag 7 Forbehold Forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet accepteres ikke og vil medføre udelukkelse for deltagelse i nærværende udbud. Dette betyder, at identiteten af det samlede udbudsmateriale i det væsentligste skal fastholdes. I det omfang, tilbudsgiver ikke udtrykkeligt i Tilbud – Bilag 7 tager forbehold, lægges det til grund, at tilbudsgiver ikke har forbehold for udbudsmaterialet. Dato: Firmanavn: Underskrift: Stempel: . Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 29 af 29 Udbudsmateriale vedr. øget inddragelse af frivillige på plejehjem Side 30 af 29
© Copyright 2024