- Weishaupt
MR's standardskabelon for konsulentaftaler Aftaler, som indgås mellem kunder og medlemmer af MR, skal være i overensstemmelse med intentionerne i MR's kodeks for brancheetik, god forretningsskik samt MR's vedtægter. Udarbejdelsen af aftalen skal være grundlaget for den gensidige afklaring og tilpasning af opgaven inden denne påbegyndes. Jo større og mere omfangsrig en konsulentopgave er, jo flere elementer og situationer vil det være fornuftigt at indbygge i aftalen. Nedenstående skabelon for aftaler mellem konsulentvirksomhed og kunde har alene til formål at inspirere parterne i forbindelse med selve aftaleindgåelsen, en slags checkliste. Brug af såvel det samlede indhold som de enkelte dele af aftaleskabelonen er uden ansvar for MR. Kunden og konsulentvirksomheden bærer således selv det fulde ansvar for den konkrete aftales indhold, juridiske udformning og de mulige konsekvenser. Følgelig kan der ikke gøres ansvar gældende eller rettes søgsmål mod MR på baggrund af aftaleskabelonen. ----------------------------------------------------Aftalens hovedelementer Følgende elementer bør overvejes i forbindelse med aftaleindgåelse. Om der er behov for at inkludere alle elementer i selve aftalen beror på en konkret vurdering. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Aftalens parter Formål og baggrund for opgaven Beskrivelse af opgaven Samarbejde Bemanding af opgaven Opgavens udførelse og godkendelse Kommunikation og formidling Tids- og aktivitetsplan Forpligtelser Rettigheder Ansvarsforhold, herunder misligholdelse, forsinkelse og force majeure Ændringer af aftalen Fortrolighed Honorar og betalingsform Procedure for afgørelse af tvister Aftalens ikrafttræden og ophør Definitioner Ved større projekter kan det være nyttigt indledningsvis at gennemføre en særlig foranalyse. MR anbefaler, at der indgås en særskilt aftale om en evt. foranalyses gennemførelse. Det vil endvidere ofte være hensigtsmæssigt at indsætte et særligt afsnit eller udfærdige et bilag om definitioner. Formålet hermed er at skabe en fælles forståelse mellem kunde og konsulentvirksomhed om væsentlige elementer i aftalen. Se nærmere herom nedenfor i afsnit 17. De enkelte elementer er mere udførligt beskrevet i de følgende afsnit. Beskrivelsen består dels i et vejledende afsnit, dels af et eksempel på, hvordan det pågældende aftalepunkt kan udformes. Konsulentaftalen – Skabelon 1. Aftalens parter Vejledning Formålet med afsnittet om aftalens parter er entydigt at definere aftaleparterne som juridiske personer. Eksempel Ved aftalens parter forstås kunden (den virksomhed som køber opgaven) og konsulentvirksomheden (den virksomhed der leverer opgaven), der har indgået aftalen om udførelse og levering af en (konsulent-)opgave. Parterne i denne aftale er: Kunde X Kontaktperson Adresse Tlf. nr. E-mail Fax nr. WEB-adresse CVR-nr. I det følgende benævnt <kunden> og Konsulentvirksomhed X Kontaktperson Adresse Tlf.nr. E-mail Fax nr. WEB-adresse CVR-nr. I det følgende benævnt <konsulentvirksomheden> 2 2. Formål og baggrund for opgaven Vejledning Formålet med at beskrive opgavens baggrund og formål er at tydeliggøre opgavens placering i – og betydning for virksomhedens forretningsstrategi, drift, organisation, ledelse, medarbejdere m.v. – samt klarlægge forventede forandringer, udviklingsbehov og resultater m.v. Eksempel Baggrund og formål omtales …. Baggrunden for opgaven er, at …. Formålet med opgaven er, at …. 3. Beskrivelse af opgaven Vejledning Formålet med beskrivelsen af opgaven er at skabe klarhed over opgavens type, omfang, karakter og kompleksitet. Beskrivelsen af opgaven bør indeholde en redegørelse for opgaven og sammenhængen med de anvendte typer af konsulentydelser. Endvidere bør der opstilles forudsætninger for, at kunden får et tilstrækkeligt udbytte af den leverede opgave (konsulentvirksomhedens betingelser for succesfuld overdragelse af opgaven). Først og fremmest drejer det sig om at skabe klarhed og forståelse hos kunden, dvs. hvad forventer kunden, og hvad får kunden! De væsentligste milepæle og succeskriterier bør afspejles her. Eksempel Opgaven består i, at …. Opgaven løses bl.a. ved hjælp af følgende konsulentydelser: …. …. …. der indgår i opgaven på følgende måde …. Væsentlige milepæle og succeskriterier er …. 4. Samarbejde Vejledning Formålet med en nærmere beskrivelse af samarbejdet er at formalisere parternes samarbejdsflader og herigennem aftale, hvordan den løbende kontakt mellem parterne tilrettelægges og fastholdes. Ved etableringen af en projekt-/styregruppe (betegnelsen dækker forskellige typer af samarbejdskonstellationer mellem konsulentvirksomheden og kunden) fastlægges de nærmere retningslinier for samarbejdet. Samtidig udpeges medarbejdere fra henholdsvis kunden og konsulentvirksomheden, som skal indgå i projektgruppen. 3 Som led i udførelsen af opgaven kan der ofte med fordel etableres en styregruppe med deltagelse af ledelsen hos parterne. Styregruppen kan afgøre overordnede problemstillinger såsom: Afgørelse af kontraktlige spørgsmål, eventuelle uoverensstemmelser, allokering af ressourcer, ændringer af aftaler, herunder opgavens mål/formål, tids- og aktivitetsplaner, økonomi m.v. Ved større opgaver kan projekt-/styregruppen beskrives ved et kommissorium, der bl.a. kan bestå af: Formål Hvem er repræsenteret? (fra henholdsvis kunden og konsulentvirksomheden, formandskab osv.) Mødeorden og beslutninger Mødeindhold – udsendelse af dagsorden (opgavens løbende planlægning, resultater, opfølgning, forslag m.v.) Udarbejdelse og godkendelse af referat Eksempel - Projektgruppen Projektgruppen ledes af (navn) Projektgruppen består derudover af følgende personer (navne) Projektgruppen mødes …. Projektgruppen har følgende formål …. 5. Bemanding af opgaven Vejledning Den konkrete bemanding af en opgave kan have stor betydning for, hvordan et projekt forløber. Derfor anbefales det, at alle væsentlige aktører "specificeres" i selve aftalen. I den forbindelse bør det yderligere præciseres, hvem som inddrages, i hvilken del og i hvilket omfang. De samme forhold kan med fordel præciseres for kundens vedkommende. Udskiftning af konsulenter Konsulentvirksomheden bør – af hensyn til arbejdets kontinuitet og effektive fremdrift – undgå udskiftning af konsulenter, men der kan være behov herfor. Derfor bør det sikres, at konsulentvirksomheden efter aftale med kunden kan inddrage andre konsulenter i opgavens udførelse. Konsulentvirksomheden skal indestå for en kvalificeret bemanding af opgaven. I konkrete tilfælde kan kunden afvise en konsulent. En sådan afvisning skal begrundes konkret af kunden, og begrundelsen herfor skal kunne accepteres af konsulentvirksomheden. Der kan i aftalen indbygges en klausul om, at den projektansvarlige, som er anført i aftalen, skal være den samme/ikke udskiftes i forbindelse med opgavens udførelse. Underleverandører Hvis opgaven delvis udføres af underleverandører, bør disse anføres i aftalen. Kunden skal være indforstået med og skriftligt acceptere dette forhold. (Der kan 4 eventuelt indbygges acceptkriterier for kundens godkendelse af underleverandører). Endvidere bør der redegøres for underleverandørens kompetence- og ansvarsområde i forhold til opgaveudførelsen. Konsulentvirksomheden er ansvarlig og hæfter for underleverandørens andel i opgaveudførelsen på samme måde som for egne forhold. Eksempel Bemanding – Konsulentvirksomheden Opgaven udføres af konsulenter med kvalifikationer, der svarer til opgavens krav og dimensioner. Projektledelsen varetages af (navn). Herudover anføres, hvilke konsulenter (navne) der bidrager til opgavens udførelse. De enkelte konsulenters kompetencer kan eventuelt beskrives nærmere ved CV, kompetenceprofiler, referencelister m.v. Bemanding – Kunden Den ansvarlige hos kunden er (navn). Derudover tilknyttes følgende medarbejdere (navne) hos kunden til opgaven. Bemanding – Underleverandører Den ansvarlige hos underleverandøren er (navn). Derudover deltager følgende konsulenter (navne) fra underleverandørens virksomhed. 6. Opgavens udførelse og godkendelse Vejledning Opgavens udførelse og rammer for godkendelse bør være aftalt og klarlagt i aftalen. Herudover bør udførelsens form og forventninger hertil være afklaret mellem parterne. Opgaven skal således udføres som angivet i aftalen. Dette bør præciseres direkte. Hvis aftalen ikke giver konkrete anvisninger på opgavens løsning, skal arbejdet tilrettelægges i overensstemmelse med MR's kodeks for brancheetik og princippet for god forretningsskik. (Gælder for konsulentvirksomheder der er medlemmer af Managementrådgiverne (MR)). Eksempel Konsulentvirksomheden leverer den aftalte opgave og resultaterne heraf i henhold til aftalens ordlyd, både med hensyn til tidsfrister, kvalitet og øvrige aftalevilkår. Konkret nævnes, hvordan opgaven leveres: - I rapportform (omfang – antal eksemplarer, metoder osv.) – papirbaseret, elektronisk - Præsentation og gennemgang af resultater m.v. - Konsulentvirksomheden er til rådighed ved afklaring af eventuelle spørgsmål til den udførte opgave. Honorar herfor kan beregnes separat. - I forbindelse med udførelsen forestår konsulentvirksomheden …. 5 Opgavens godkendelse Kunden godkender konsulentopgaven skriftligt. Hvis kunden ikke har gjort indsigelser inden for (XX) dage, kan konsulentvirksomheden antage, at udførelsen af opgaven er godkendt. Ved manglende udførelse m.v. – se under pkt. 11: Ansvarsforhold, herunder misligholdelse m.m. 7. Kommunikation og formidling Vejledning Den rette kommunikation og formidling i kundens virksomhed omkring konsulenternes arbejde kan have stor betydning for opgavens succes. Derfor bør konsulentvirksomhedens formidlingsrolle være konkret og angivet i relation til opgaven. Ud over aftale om hvordan opgavens resultater leveres, bør det derfor tillige aftales, hvordan de formidles internt i kundens virksomhed. I nødvendigt omfang bør det også aftales, hvordan konsulenterne og opgaven introduceres i virksomheden. Formidling I aftalen præciseres, hvordan projektets forventede resultater m.v. leveres, præsenteres, implementeres og nyttiggøres i virksomheden, og eventuelt også uden for virksomheden. Opgave- og ansvarsfordeling Opgave- og ansvarsfordelingen mellem kunden og konsulentvirksomheden vedr. formidling bør præciseres. Begge dele kan eksempelvis indbygges i tids- og aktivitetsplanen. 8. Tids- og aktivitetsplan Vejledning Det styrende element i opgavens udførelse bør være den tids- og aktivitetsplan, som opgaven bygges op om. Nedenfor foreslås forskellige elementer, der kan medtages selvstændigt eller i sammenhæng med tids- og aktivitetsplanen – eller begge dele. En detaljeret tidsplan kan eventuelt udarbejdes som et særligt bilag. Tids- og aktivitetsplanen bør kunne revideres efter aftale. Rammerne herfor (hvordan) bør lægges fast. Eksempel Konsulentvirksomheden udarbejder i samarbejde med kunden en tids- og aktivitetsplan for opgavens udførelse. Der bør fastlægges en dato for, hvornår den skal være klar. I selve aftalen angives opgavens overordnede tidsplan, herunder start- og sluttidspunkt for opgaven. Tidsplanen bør indeholde kalendermæssige esti- 6 mater. I sin færdige form udgør tids- og aktivitetsplanen et styringsredskab (en gensidig checkliste) for opgavens udførelse og fremdrift. Opdeling af opgaven i delaktiviteter Opgaven kan deles op i delaktiviteter. For hver enkel af delaktiviteterne kan opstilles delmål, der er en specificering af opgavens overordnede mål. Herved skabes sammenhæng mellem delaktiviteterne både med hensyn til tid og målstyring. Milepæle og succeskriterier Væsentlige milepæle og succeskriterier kan med fordel afspejles i aktivitetsplanen, jf. tillige afsnit 3. Metodebrug og procesbeskrivelser Hvis opgavens gennemførelse forudsætter brug af bestemte metoder, bør dette specificeres i planen, herunder evt. specifikke procesbeskrivelser. Konsulentvirksomhedens ressourceforbrug Tids- og aktivitetsplanen kan indeholde en præcisering af konsulenternes tidsforbrug på delaktiviteterne. Ressourceallokeringen afspejler herigennem skøn for eventuel prissætning af delaktiviteterne i den samlede opgave. Kundens ressourceforbrug Kundens forventelige ressourceforbrug bør om muligt skitseres i tids- og aktivitetsplanen. Budget Tids- og aktivitetsplanen udgør – afhængig af udformningen – et godt grundlag for udarbejdelse af et budget/estimat af opgavens samlede pris. Kvalitetsstyring – Evaluering Konsulentvirksomheden sikrer gennem den løbende kvalitetsstyring, at opgaven udvikler sig i overensstemmelse med det aftalte. Med udgangspunkt i tids- og aktivitetsplanen beskrives, hvordan opgavens fremdrift og kvalitet sikres, og der fastsættes eventuelt evalueringsmøder mellem kunden og konsulentvirksomheden. Der bør aftales konkrete terminer herfor. Evaluering efter projektafslutning bør ligeledes indbygges i tids- og aktivitetsplanen. Forsinkelse og usikkerhed I den samlede tids- og aktivitetsplan kan der indbygges skøn og forbehold for tidshorisonten i projektet, hvis delaktiviteter forsinkes. 9. Forpligtelser Vejledning Formålet med et særskilt afsnit om forpligtelser er at fastlægge parternes gensidige forpligtelser i forbindelse med såvel opgavens udførelse og efterfølgende brug af resultaterne m.v., dvs. de "spilleregler", der skal gælde mellem parterne. 7 Eksempel Parterne er gensidigt forpligtet i henhold til aftalen. Begge parter har pligt til straks at underrette den anden part skriftligt, hvis der opstår usikkerhed om opgavens forudsætninger, formål, udførelse eller forventede resultater. Forsinkelse Parterne underretter hinanden straks, når der foreligger risiko for forsinkelse. Ved forsinkelse skal parterne bestræbe sig på at indhente det forsømte hurtigst muligt. Se endvidere afsnit 11. Konsulentvirksomhedens forpligtelser Konsulentvirksomheden varetager opgaven i henhold til bestemmelserne i aftalen om opgavens indhold og udførelse m.v. – og som beskrevet i tids- og aktivitetsplanen. Kundens forpligtelser Kunden stiller alle relevante oplysninger for opgavens udførelse til rådighed for konsulentvirksomheden. Kunden sikrer, at både ledelsen og kvalificerede medarbejdere medvirker aktivt i forbindelse med opgavens udførelse. Kunden drager omsorg for, at kundens medarbejdere inddrages efter behov med henblik på at sikre opgavens fremdrift. Kunden formidler den nødvendige information såvel internt som eventuelt eksternt om aftalen, opgavens udførelse og forventede resultater. Kunden stiller de nødvendige faciliteter (kontor, pc, printer, telefon etc.) til rådighed for konsulentvirksomheden i forbindelse med udførelse af opgaven. Kundens forpligtelser kan eventuelt oplistes i punktform. Eksempelvis: Medarbejderes kompetence, tilvejebringelse af oplysninger og information, materialer, indretning af kontorfaciliteter samt krav til brugbarheden og funktionaliteten af disse m.v. Medarbejderklausul Konsulentvirksomheden er ved aftalen forpligtet til ikke at tage initiativ til at ansætte eller forhandler herom med kundens medarbejdere. Kunden er ligeledes ved aftalen forpligtet til ikke at tage initiativ til at ansætte eller forhandle herom med konsulentvirksomhedens medarbejdere. Aftaler om afståelse fra forhandling om ansættelse af medarbejdere kan eventuelt suppleres med tidshorisonter – et halvt år og lignende. En anden mulighed er, at der indføjes en aftale om, at parterne skal give hinanden skriftlig accept af sådanne henvendelser til den anden parts medarbejdere. 8 10. Rettigheder Vejledning Formålet med afsnittet om rettigheder er at afklare parternes rettigheder i forbindelse med aftalen, opgavens udførelse og resultaterne heraf. Rettigheder kan omfatte såvel kundens som konsulentvirksomhedens rettigheder (ejendomsret, brugsret, ophavsret, licensrettigheder m.v.) til koncepter og materialer, der anvendes og udvikles i sammenhæng med opgavens udførelse. Det bør anføres specifikt, hvilke rettigheder parterne hver især har i forbindelse med konsulentopgaven. Eksempel Rettigheder til opgavens resultater Ingen rettigheder kan i henhold til aftalen overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra begge parter. Parternes rettigheder i henhold til aftalen gælder i hele aftalens løbetid eller indtil ophør. Reference Parterne må kun bruge den anden parts navn som referencegrundlag, hvis parten forlods har givet sit skriftlige samtykke hertil. Kundens rettigheder Kunden har brugsret over resultater, rapporter, løsningsmetoder, koncepter og andet materiale, der udarbejdes af konsulentvirksomheden i sammenhæng med opfyldelse af aftalen. (Det bør præciseres i aftalen, hvilke konkrete rettigheder kunden har til opgavens resultater). Materialer, som kunden har udleveret til konsulentvirksomheden, skal tilbageleveres, når opgaven er udført, eller aftalen ophæves. Det gælder dog ikke følsomme oplysninger, som eksempelvis spørgeskemaer, interviews osv. fra analyser og lignende. Disse materialer makuleres af konsulentvirksomheden inden (XX) dage. Kundens pligter Kunden må ikke til tredjemand sælge, videregive eller overdrage oplysninger, materialer, systemer beregninger m.v., som anvendes og udvikles i relation til opgaven uden konsulentvirksomhedens skriftlige accept. Dette forhold omfatter ligeledes metoder, værktøjer m.v., som konsulentvirksomheden anvender til opgavens udførelse. Kunden er indforstået med, at konsulentvirksomheden opbevarer information/viden om opgaven og kan anvende denne information i forbindelse med videreudvikling af konsulentvirksomhedens egne produkter m.v. Konsulentvirksomhedens rettigheder Konsulentvirksomheden har ophavsrettighederne og ejendomsretten til alle immaterielle aktiver og underliggende koncepter, værktøjer m.v., der er udviklet eller anvendes som led i opgavens udførelse, med mindre andet er specifikt aftalt. 9 Konsulentvirksomhedens pligter Hvis kunden ikke ønsker at få returneret indsamlet materiale, er konsulentvirksomheden – med mindre andet aftales – forpligtet til at opbevare dette materiale i (XX) måneder og på fuldt betryggende måde, således at materialet ikke kommer i tredjemands besiddelse. 11. Ansvarsforhold, herunder misligholdelse, forsinkelse og force majeure Vejledning Formålet med afsnittet om ansvarsforhold er, at præcisere konsulentvirksomhedens generelle og specifikke ansvarsområder, herunder forsikringsforhold m.v. Eksempel Konsulentvirksomhedens ansvar Konsulentvirksomheden sørger for, at opgaven udføres i overensstemmelse med de erhvervsetiske regler for branchen og gældende lovgivning. Konsulentvirksomheden er ansvarlig for egne fejl og forsømmelser, herunder for evt. fejl og forsømmelser fra underleverandører, der indgår som part i udførelse af opgaven. Ansvarsfraskrivelser Parterne kan generelt ikke gøres ansvarlige for følgeskader og andre indirekte skader. Konsulentvirksomheden fraskriver sig ethvert ansvar for tredjemands produkter og ydelser. Reklamationer, rettigheder og ansvar vedrørende sådanne forhold kan udelukkende gøres gældende mod tredjemand. (Ved tredjemand forstås en fysisk/juridisk person, som er aftalegrundlaget og parterne heri uvedkommende. Eventuelle underleverandører, der af konsulentvirksomheden anvendes som led i løsning af konsulentopgaven, anses ikke som tredjemand). I forbindelse med opgavens udførelse bør omtales, hvilke konkrete forbehold konsulentvirksomheden i øvrigt tager for at udføre konsulentopgaven. Forsinkelse Konsulentvirksomheden er alene ansvarlig for egne forhold – sygdom og lignende, der medfører forsinkelse eller forsømmelse – og bærer alene de økonomiske omkostninger herved. Konsulentvirksomheden har intet ansvar for forsinkelser i opgavens udførelse, der må tilskrives kundens forhold. Force majeure Hvis der indtræder omstændigheder – krig, undtagelsestilstand, strejke, lockout eller lignede forhold uden for parternes indflydelse, der bevirker, at opgaven ikke kan udføres – bortfalder parternes forpligtelser og ansvar, indtil forholdene er normaliseret. 10 Begge parter tager forbehold for tilfælde af force majeure, hvor omstændigheder ved ekstraordinære eller uforudsigelige begivenheder ligger uden for parternes kontrol, der forhindrer en hel eller delvis opfyldelse af aftalen. Ved sådanne omstændigheder bortfalder parternes forpligtelse i henhold til aftalen, dog er parterne forpligtet til at begrænse tab og give den anden part skriftlig meddelelse herom. I tilfælde af force majeure er begge parter berettiget til at ophæve aftalen efter (xx) dage, i henhold til bestemmelserne om aftalens ophør, hvis de kontraktlige forpligtelser ikke kan opfyldes. Misligholdelse Ved misligholdelse forstås, at den ene part ikke lever op til aftalens bestemmelser. Begge parter har pligt til straks at underrette den anden part, hvis der påberåbes misligholdelse. Underretningen skal være skriftlig. Hvis det misligholdte forhold ikke bringes til ophør inden (XX) dage, er modparten herefter berettiget til at ophæve aftalen. Parterne bør gensidigt aftale, hvilke reklamationsmuligheder aftalen skal omfatte og betingelserne herfor – eksempelvis: - Afhjælpning - Afslag i prisen - Bod - Erstatning - Ophævelse osv. I ovenstående situationer beskrives i aftalen, hvordan de enkelte forhold i praksis behandles. I tilfælde af grov misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning. Ved grov misligholdelse forstås eksempelvis forsætlige, vedvarende eller graverende fejl i relation til aftalen – i øvrigt henvises til bestemmelserne og definitionerne i dansk ret. Endvidere kan parterne selv definere, hvad der forstås ved grov misligholdelse i den konkrete aftale. Forsikring og erstatning Parterne er gensidigt erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler. Parterne er dog ikke erstatningspligtige for driftstab, tabt avance og andre afledte tab. Konsulentvirksomheden har tegnet professionel ansvarsforsikring. Erstatningsansvaret udgør maksimalt (XX) pct. af opgavens samlede værdi, dog maksimalt (XX) kr. Her kan inddrages en omtale af konsulentvirksomhedens forsikringsforhold – typen af forsikring, dækningsomfang, selvrisiko m.v. Indholdet i aftalen aftales individuelt og varierer for forskellige typer af konsulentopgaver. Der kan tages udgangspunkt i det eventuelle omfang af erstatningen målt i forhold til opgavens samlede værdi. 11 12. Ændringer af aftalen Vejledning I forbindelse med udførelsen af en opgave kan der opstå behov for at ændre aftalen, herunder selve opgaven. Det er hensigtsmæssigt, hvis der fra start er taget højde for denne situation: Rammerne for, hvordan sådanne ændringer kan aftales, er lagt fast. Eksempel Begge parter er berettiget til at stille forslag om ændringer i aftalen, hvis der indtræder forhold i forbindelse med opgavens udførelse, der betinger ændringer. Nærmere bestemmelser herom kan angives i aftalen. Alle meddelelser vedrørende aftaleforholdet sker skriftligt og antages at være meddelt ved modtagelsen hos den anden part. Ændringer i aftalen forudsætter, at begge parter er indforstået hermed, og at de har givet deres skriftlige accept heraf. Ved ændringer udarbejder konsulentvirksomheden en revideret beskrivelse af opgavens udførelse inden for (XX) dage (efter nærmere aftale herom), der skriftligt accepteres af kunden. Prisen for udarbejdelse af alternative løsningsforslag bør aftales særskilt. Ændringer til aftalen vedrørende opgavens udførelse kan indgå som mulige/alternative løsningsforslag. I forbindelse med opgavens udførelse kan det eksempelvis vise sig, at der skal vælges andre løsningsmetoder. Hvis det er muligt, kan det i dette tilfælde være hensigtsmæssigt, at mulighederne er skitseret i aftalen med tilhørende tidsmæssige og økonomiske konsekvenser. I tids- og aktivitetsplanen kan eksempelvis anføres overskrifter og vejledende tekst, mens de grundlæggende aftaler er indeholdt i selve aftalen. Kunden og konsulentvirksomheden kan i fællesskab beslutte, hvilke konkrete værktøjer der kan understøtte udførelsen af konsulentopgaven. 13. Fortrolighed Vejledning Begge parter har gensidigt behov for beskyttelse af fortrolig information ved udførelse af opgaven. Derfor bør aftalen indeholde et særligt afsnit om fortrolighed. Eksempel – Fortrolighedserklæring Parterne er gensidigt forpligtet til at behandle alle informationer og materialer om den anden part fortroligt på en rimelig og forsvarlig måde i overensstemmelse med gældende professionelle normer. Fortrolighedspligten gælder også efter opgavens udførelse og aftalens ophør. 12 Anvendelse af fortrolig information – uden for opgavens sammenhæng samt over for tredjemand – skal gensidigt accepteres skriftlig af parterne. Konsulentvirksomheden – og alle medarbejdere/underleverandører, der medvirker ved opgavens udførelse – behandler alle materialer, oplysninger m.v. om kunden og dens forretningsmæssige forhold fortroligt. Konsulentvirksomheden indsamler kun fortrolige oplysninger i et for opgavens udførelse fornødent omfang. Konsulentvirksomheden sikrer, at der ikke reproduceres materialer i et omfang ud over, hvad der er rimeligt i forhold til opgaven. Konsulentvirksomheden sikrer, at fortrolige oplysninger returneres til kunden efter aftalens ophør. Konsulentvirksomheden erklærer sig indforstået med, at intet materiale, der måtte komme til konsulentvirksomhedens kendskab ved udførelse af opgaven – omtales, vises eller videregives til tredjemand, med mindre dette særskilt – og skriftligt – aftales med kunden. Kunden er i forbindelse med opgavens udførelse forpligtet til ikke at misbruge eller videregive oplysninger om konsulentvirksomhedens interne forhold, metoder, værktøjer m.v., som kunden bliver bekendt med. 14. Honorar og betalingsform Vejledning Formålet med afsnittet om honorar og betalingsform er at fastlægge både beregningsformen, honorarets størrelse og betalingsformen i forbindelse med konsulentvirksomhedens udførelse af opgaven. Alle priser i aftalen nævnes ekskl. moms. Eksempel Honorar – Opstilling af budget Det samlede honorar udgør (XX) kr. Aftalesummen er inkl. alle offentlige afgifter m.v. – dog undtaget moms. Aftalen bør indeholde en maksimal grænse for honoraret, der ikke kan overstiges uden forudgående skriftlig aftale mellem parterne. Den maksimale grænse for honoraret kan kun overskrides i tilfælde, hvor kundens forhold er årsag hertil, eller der opstår forhold – under opgavens gennemførelse – som konsulentvirksomheden ikke kan forudsige på tidspunktet for aftalens indgåelse. 13 Der opstilles budget, der indeholder estimater for udgiftsposterne vedrørende opgavens udførelse. Betalingsbetingelser og -frist Betalingsforholdene fastlægges i aftalen, og vilkårene for betaling følger aftalen. Betalingsbetingelserne kan bl.a. omfatte procedure for opgørelse af tidsforbruget, tidspunkter for fremsendelse af faktura(-er), betalingsfrister, bestemmelser og konsekvenser vedrørende udeblevne betalinger. Mulige formuleringer kan være Honoraret forfalder til betaling (XX) dage efter opgavens udførelse. Honorar og udlæg for opgaven faktureres månedsvis bagud. Faktura fremsendes til kunden og betales netto kontant inden (XX) dage fra udskrivningsdato. Overskrides betalingsfristen, beregnes morarenter (XX) pct. af fakturabeløb pr. påbegyndt måned. Dog tidligst (XX) dage efter, at kunden har modtaget besked om manglende betaling. Betalingen skal ske inden (XX) dage efter, at kunden har modtaget faktura, som tidligst kan udsendes på de aftalte datoer, f.eks. månedsvis, og ved opgavens udførelse, eventuelt delopgavers udførelse. Hvis konsulentvirksomheden ønsker sikkerhed for betalingen, anføres dette i aftalen, herunder hvordan sikkerhedsstillelsen skal foreligge. Beregningstyper og betalingsform Honoraret kan tilrettelægges ud fra flere kriterier – bl.a. fast pris, variabel pris, kombinationer heraf eller andre beregningsformer. Mulige metoder kan bl.a. være: - Fast pris: Ressourceforbruget estimeres ud fra tids- og aktivitetsplanen – således at honoraret beregnes på baggrund af den skønnede ressourceindsats (antal konsulenttimer), der fastsættes til en aftalt sats/timepris. Der kan være tale om flere satser, hvis der indgår forskellige typer af konsulenter på opgaven. - Variabel pris: Opgaven faktureres på baggrund af faktisk forbrugte timer specificeret på antallet af konsulenttimer og prisen på forskellige typer af ydelser, der indgår i gennemførelse af opgaven, samt eventuelt prisdifferentiering mellem konsulenter på opgaven. - Beregningen af honoraret kan være en kombination af begge ovenstående komponenter. Det kan angives, hvorvidt honoraret forfalder til betaling i danske kroner eller eventuelt i anden valuta. Omkostningstyper Ud over selve honoraret for konsulentopgaven kan rejse- og opholdsomkostninger, udlæg, sekretærbistand, kopiering og lignende – udspecificeres og opgøres efter regning. 14 Betaling i rater Honoraret kan faktureres efter følgende retningslinier: - 25 pct. ved aftalens underskrivelse (senest xx.xx.xxxx) - 25 pct. midtvejs i opgaveudførelsen (forventeligt xx.xx.xxxx) - 50 pct. ved opgavens afslutning (forventeligt xx.xx.xxxx) Hvis betalingen faktureres i rater i relation til delaktiviteterne, skal det entydigt fremgå af fakturaen, hvilke aktiviteter fakturaen vedrører. Beregning af honorar på baggrund af opnåede resultater Ved større eller særlige opgaver kan en del af honoraret baseres på de opnåede resultater og virkningerne af opgavens udførelse. Grundlæggende er der tale om deling af risiko og efterfølgende fortjeneste mellem kunden og konsulentvirksomheden. Aftalen om honorarets størrelse kan f.eks. fastlægges ved: - En bonusordning - Et ”no cure – no pay” system Ved en bonusordning betaler kunden en reduceret andel af konsulentvirksomhedens samlede honorar up-front, og i tilfælde af opfyldelse af en række aftalte kriterier kommer bonusen til udbetaling. Ved en ”no cure – no pay” aftale betaler kunden udelukkende konsulentvirksomheden på baggrund af de opnåede resultater og virkningerne heraf. Retningslinierne for såvel en bonusordning som en ”no cure – no pay” aftale eller lignende honorarformer fastlægges nærmere mellem parterne i forbindelse med den konkrete opgave. Parterne bør være enige om de målekriterier, målemetoder og tidsperiode(r), der indgår i forbindelse med opgørelsen af det samlede honorar for opgavens udførelse. 15. Procedure for afgørelse af tvister Vejledning Formålet med en procedure for afgørelse af tvister er, at der i aftalen er indeholdt retningslinier til afgørelse af eventuelle uoverensstemmelser, misligholdelse, aftalebrud m.v. I tilfælde af fortsat uoverensstemmelse kan klage over medlemmer af Managementrådgiverne (MR) altid forelægges MR's Erhvervsetiske Nævn. Det Erhvervsetiske Nævn kontaktes via MR's sekretariat. Generelt er aftaleforholdet underlagt dansk rets almindelige bestemmelser. Eksempel 15 Intern mægling Generelt bør alle uoverensstemmelser først søges løst ved intern forhandling/mægling mellem parterne. (Den interne mægling kan eksempelvis varetages i projektgruppen). Det Danske Voldgiftsinstitut Endvidere er begge parter berettiget til at kræve uoverensstemmelser vedrørende aftalen afgjort ved Det Danske Voldgiftsinstitut. (Almindeligvis følges ”Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut – http://www.denarbitra.dk/danish/facts.html). Endelig kan tvister afgøres ved domstolene. 16. Aftalens ikrafttræden og ophør Vejledning Formålet med afsnittet om aftalens ikrafttræden og ophør er at klarlægge aftalens begyndelses- og afslutningstidspunkt. Vilkårene og betingelserne for ophævelse af aftalen bør udtrykkeligt beskrives i aftalen. Eksempel Aftalens ikrafttræden Aftalen har virkning fra den dato, hvor begge parterne underskriver aftalen. Ændringer i aftalen kan kun forekomme ved en fornyet skriftlig aftale mellem parterne eller ved udarbejdelse af en allonge til den oprindelige aftale. Ophør/ophævelse Ophævelse af aftalen – inden opgaven er gennemført – skal ske med et varsel på (XX) dage for konsulentvirksomhedens vedkommende og (XX) dage for kundens vedkommende. Viser det sig, efter opgavens påbegyndelse, at kunden ikke længere har interesse i opgavens fuldførelse, kan aftalen opsiges med et passende varsel på (XX) dage. I dette tilfælde betaler kunden vederlag for de forudgående omkostninger, som konsulentvirksomheden har haft i forbindelse med den del af opgaven, som er udført. Enhver ophævelse skal for begge parter være konkret og skriftligt begrundet. Begge parter er berettiget til at ophæve aftalen i tilfælde af, at den anden part er under konkurs, akkord, betalingsstandsning m.v. eller ikke er betalingsdygtig. Aflysning 16 Omfatter konsulentopgaven aktiviteter med mulighed for aflysninger – eksempelvis af undervisning, kurser, seminarer, konferencer og lignende – kan aftalen indeholde bestemmelser om kompensation til den part, der rammes af aflysning. 17. Definitioner Vejledning Formålet med et afsnit om definitioner er at skabe en fælles forståelse mellem kunden og konsulentvirksomheden om, hvad opgaven består i og hvilken terminologi, der anvendes i aftalen. En afklaring af definitioner har både som formål at informere kunden i forhandlingssituationen og ved udformningen af aftalen, men også i forbindelse med formidling til kundens medarbejdere m.v. Definitionsafsnittet kan dels omfatte en afklaring af indholdet i de konsulentydelser, der knytter sig til opgaven, og dels en almen afklaring af den terminologi, der anvendes i aftalen. Omfanget af definitions- og begrebsafklaringen kan afgrænses til at omfatte en nærmere beskrivelse af - og redegørelse for opgaven. Udformningen af et definitionsafsnit bør tage udgangspunkt i den konkrete opgave og kundens grundlæggende behov for afklaring af opgavens professionelle begreber og definitioner. Nedenfor er nævnt forskellige typer af konsulentydelser. I tilknytning hertil vises nogle eksempler på forekommende managementkonsulentydelser. Definitionsafsnittet kan eventuelt udskilles som et særligt bilag. I så fald bør der indsættes en henvisning hertil, f.eks. afsnit 3: Beskrivelse af opgaven. 17 Eksempel – Definition af forskellige konsulentydelser Strategisk udvikling (forretningsudvikling); udvikling af værdigrundlag, opstilling af strategier og mål, nye forretningsmetoder/-koncepter m.v. Organisationsudvikling; gennemførelse af nye organisationsformer osv. Ledelsesudvikling; understøtte ledelsesforandringer/-metoder m.v. Medarbejder- og kompetenceudvikling (Human Ressource Development); opstilling og gennemførelse af kompetenceanalyser/-mål, medarbejderudviklingssamtaler, individuelle udviklingsplaner, understøttelse af kompetenceudviklingsaktiviteter m.v. Medarbejderpolitik (rekruttering og fastholdelse – testværktøjer); udvikling af personalepolitik, arbejdsmiljø, rekrutteringsstrategier og -mål, udvælgelsesmetoder m.v. Teambuilding; samarbejdsudvikling, arbejde mod fælles mål, opgaveløsning osv. Knowledge Management; videndeling og -styring, implementering af videnstyringsmetoder m.v. IT-rådgivning, IT-strategier, e-handel, implementering af nye IT-systemer, konvergens mellem IT-strategi og virksomhedens strategiske udvikling m.v. Økonomiske og administrative systemer; implementering af IT-systemer m.v. Produktion, logistik, effektivisering, servicefunktioner, kvalitetssikring m.v. Produkt- og konceptudvikling Projektstyring og -ledelse Markedsføring og PR Samfundsøkonomiske og miljømæssige analyser m.v. Værdibaserede regnskaber (proces/model/rapportering); videnregnskaber, sociale regnskaber, etiske regnskaber, interessentregnskaber, holistiske regnskaber, miljøregnskaber osv. I forbindelse med en opgave, som eksempelvis falder inden for en af ovennævnte ydelsestyper, beskrives ydelsen i relation til opgaven. Underskrifter Begge parter skal underskrive aftalen. _______ Dato ____________________________ For kunden _______ Dato ____________________________ For konsulentvirksomheden 18
© Copyright 2024