1. No category

Devoteam A/S
Lautrupsgade 13
DK-2100 Copenhagen
Denmark
Tel +45 20 45 07 00
Fax +45 39 43 07 77
E-mail info.dk@devoteam.com
www.devoteam.dk
24. juni 2013
Projektbeskrivelse
Bedste Praksis inden for generelle administrative
områder
Som led i Handlingsplanen for fælles effektivisering af administration og støttefunktioner
ved UC’erne (v0.81) iværksættes to projekter om Bedste Praksis inden for det
studieadministrative område og inden for området for generel administration.
De to projekter gennemføres parallelt, og udføres med afsæt i et UC-fælles Bedste Praksis
koncept med anvendelse af fælles metoder og ressourcer, således at der opnås størst mulig
synergi af projekterne. Herudover vil der skabes fælles uddannelse af relevante deltagere.
Denne projektbeskrivelse definerer Bedste Praksis projektet inden for generelle
administrative områder.
1 Baggrund, formål og afgrænsning
Baggrund
Administrative processer og arbejdsgange for samme opgaver er tilrettelagt forskeligt fra
UC til UC – samt i nogle tilfælde tillige internt i hvert UC. Der vurderes at være et
effektiviseringspotentiale ved at optimere processer og arbejdsgange gennem samarbejde
om at finde, hhv. udvikle den ”Bedste Praksis” for arbejdsmåder, arbejdsgange og
systemanvendelse. Det er derfor besluttet at, der under programmet for Bedste Praksis –
Generel Administration, skal arbejdes på bedre udnyttelse af eksisterende erfaringer i
UC’erne (Bedste Praksis) inden for Økonomi, Løn, Personale og HR samt – hvor relevant
– inddrage erfaringer fra andre områder og/eller evt. arbejde med andre tilgange som f.eks.
Lean eller ”næste praksis”/innovative tilgange.
Med det udgangspunkt ønskes et Bedste Praksis projekt afprøvet inden for det de generelle
administrative områder.
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
#170614-v1-Projektbeskrivelse – Bedste praksis for generel administration
VAT N° DK78068213 PBS: 02394154
Bank: Danske Bank, Branch N° 4260, Account N° 4260 1335 27
IBAN: DK 46 300 4260 1335 27 CVR N° 78068213
2/19
Projektet er en del af det samlede effektiviseringsprogram og forankres i
indsatsprogrammet for Bedste Praksis – Generel Administration..
Formål
Bedste Praksis handler om at identificere og implementere den bedst mulige praksis i
forbindelse med løsningen af en given opgave med henblik på at opnå en gevinst, fx en
effektiviseringsgevinst. I dette projekt er målet for Bedste Praksis procesforbedringerne at
reducere ressourceforbruget og spare procestid (hurtigere gennemløbstid) samtidig med at
processen understøtter forretningen bedst muligt.
Et Bedste Praksis projekt fremmer således formaliseret og struktureret videndeling om
gode arbejdsmåder på tværs af UC’erne med det formål at inspirere og motivere hinanden
med idéer og forslag til effektiviseringer og forbedringer af opgavevaretagelsen.
Bedste Praksis projektet inden for generelle administrative områder har tre formål:
- At afprøve konceptet Bedste Praksis i mindre skala inden en evt. fuld igangsætning
(og således tjene som ”proof of concept”)
- At identificere (i projektets fase 1) og efter beslutning implementere (i projektets
fase 2) Bedste Praksis inden for to udvalgte generelle administrative
opgaver/processer.
- At uddanne og oplære to fælles Bedste Praksis Konsulenter i Bedste Praksis
metoder og værktøjer. De to fælles konsulenter rekrutteres fra UC’erne og frikøbes
til involvering i en central udførende rolle projektet, med sigte på, at de
efterfølgende vil kunne videreføre projektet.
Afgrænsning
Devoteam har udviklet et samlet koncept for bedste praksis-analyser for UC. Med afsæt i
konceptet skal dette projekt lave en afprøvning af konceptet i en mindre skala. Da der er
tale om en afprøvning, er der foretaget følgende afgrænsninger
For det første er genstandsfeltet to procesområder inden for de generelle administrative
områder (Se liste over emner i bilag 1). Det forudsættes, at de to procesområder har
forskellig karakter, således at projektet så vidt muligt kan demonstrere konceptets
udfaldsrum og ikke bliver afhængigt af organisatoriske forhold, enkeltpersoner, mv.
For det andet arbejdes der med et tilpasset projekt i forhold til det generelle koncept for
Bedste Praksis (dokumenteret i særskilt dokument: Koncept for Bedste Praksis ved
University Colleges, forelagt programbestyrelsen). Således forudsættes en bestemt
(forsimplet) tilgang og metode anvendt, hvorved bredden af konceptet og den tilhørende
værktøjskasse ikke belyses fuldt ud. Helt konkret forudsættes det, at de udvalgte processer
i Fase 1 (identificering af bedste praksis) kan gennemgås i et antal fælles workshops, og at
der ikke skal gennemføres besøg på de enkelte UC’er (eller indhentes bedste praksis fra
eksterne parter).
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
3/19
For det tredje afgrænses Devoteams indsats i forhold til, at UC’erne selv leverer et relativt
stort antal timer til projektet ved at stille med Bedste Praksis Konsulenter, der efter en
uddannelse i Bedste Praksis metoder og værktøjer, vil skulle deltage aktivt i projektet.
Endvidere forudsættes, at indsatsprogramstyregruppen vil kunne udpege to interessante
processer på grundlag af eksisterende overblik og viden på en måde, der ikke fordrer
nærmere undersøgelser, opgørelse af ressourceforbrug, benchmarking eller lignende.
For det fjerde indlægges i projektet et midtvejs beslutningspunkt, hvor der træffes
selvstændig beslutning om igangsætning af fase 2 (Implementering af bedste praksis) efter
afslutningen af fase 1 (Identificering af bedste praksis).
2 Projektets leverancer
Projektets leverancer er nedenfor opgjort for hver af projektets to faser.
Fase 1 Identificering af Bedste Praksis:
- To procesområder udvalgt på baggrund af et sæt kriterier for valg af processer
- Et katalog med prioriterede Bedste Praksis forslag til effektivisering af
opgaveløsningen på to procesområder. Kataloget beskriver for hver enkelt forslag
a) arbejdsmåde, b) fordele ved arbejdsmåden, c) forudsætninger for arbejdsmåden
og d) eventuelle gode råd til implementering.
- Interne Bedste Praksis Konsulenter uddannet og oplært i Bedste Praksis metoder og
værktøjer (Uddannelsen vil dække både fase 1 og 2, oplæringer vil efter endt fase 1
kun omfatte fase 1). Uddannelsen afvikles fælles med Bedste Praksis projektet for
studieadministrationen.
Overgang til fase 2:
- Devoteam præsenterer Bedste Praksis kataloget, og kommer med forslag til plan for
næste skridt (fx igangsætning af Fase 2 samt andre mulige initiativer).
Indsatsprogramstyregruppen drøfter/evaluerer resultatet af Fase 1, og træffer
beslutning om det/de næste skridt.
Fase 2 Implementering af Bedste Praksis:
- En overordnet implementerings- og realiseringsplan for UC’erne, herunder forslag
til samlet evalueringsmodel
- Bistand til implementering af bedste praksis på de enkelte UC’er
- To Bedste Praksis Konsulenter oplært i fase 2 metoder og værktøjer
- En status og evaluering af implementeringen medio februar 2014
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
4/19
3 Tilgang og metode
Overordnet tilgang
Bedste Praksis handler som nævnt om at identificere og implementere gode arbejdsmåder i
forbindelse med en given arbejdsgang/løsningen af en given opgave med henblik på at
opnå en gevinst, fx en effektiviseringsgevinst.
Bedste Praksis kan findes i:
- Tilrettelæggelsen af opgaveløsningen – hvordan løsen opgaven?
- Arbejdsgangstilrettelæggelsen - hvordan er en given arbejdsgang tilrettelagt?
- Arbejdsmåden - hvordan gennemføres en given arbejdssituation?
- Den anvendte it-understøttelse – hvilke systemer anvendes, og hvordan anvendes
de?
Der er ikke nødvendigvis kun én bedste praksis. Bedste Praksis kan være betinget af
omkringliggende faktorer, fx uddannelsesområde, organisering, geografi etc. Der vil
formentlig typisk være en række gode arbejdsmåder, som vil kunne forbedre den
eksisterende praksis, hvis ikke hele bedste praksis processer kan implementeres.
Bedste Praksis kan også nogle gange være ”næste praksis”, forstået således, at projektet
udarbejder en ”næste” praksis, der er bedre end nogen forefindende praksis. Endvidere kan
bedste praksis projektet afføde relevant input til fx kommende, planlagte it-udviklingsprojekter. Det er imidlertid ikke dette projekts sigte at gennemføre langvarige
udviklingsforløb. Sigtet er primært at identificere eksisterende bedste praksis og udbrede
denne.
Organisation
/proces
Kort sigt
Lang sigt
IT-understøttelse
Fx ændret proces
Fx ændret
beslutningskompetence
Mv.
Fx bedre
anvendelse af
eksisterende it, fx
Ændret
opsætning
Ny dig. Template
Mv.
Fx krav til fx
organisationudvikling
Fx kompetenceudvikling
Mv.
Krav til nyt itsystem
Primære fokus for
Bedste Praksis projektet
Bedste Praksis projektet kan
også give input til længerevarende
udviklingsprojekter
Figur 1: Det fulde udfaldsrum for procesanalyser
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
5/19
Der udvælges som nævnt to procesområder, der skal være fokus for Bedste Praksis
projektet. Her inden for skal vælges større eller mindre processer/opgavekomplekser (det
kan være større end-to-end processer (fx årsafslutning) eller der kan vælges flere små
processer/opgaver, der tilsammen udgør en given opgaveløsning (se i øvrigt bilag 1).
Faser
Projektet vil være inddelt i følgende to faser:
-
Fase 1: Identifikation af Bedste Praksis (for to udvalgte opgaver/processer)
Fase 2: Implementering af Bedste Praksis (på hver enkelt UC)
De to faser er skitseret i nedenstående figur.
Fase 1 indledes med, at indsatsprogramstyregruppen udvælger dels de to Bedste Praksis
Konsulenter (der af Devoteam uddannes i Bedste Praksis metoder og værktøjer), dels de
opgaver/processer inden for de to procesområder, der skal analyseres i projektet. For hver
proces identificeres herefter bedste praksis med involvering af samtlige UC’er. Dette sker
ved to separate, parallelle forløb, som Devoteam i samspil med de to fælles Bedste Praksis
konsulenter er ansvarlige for. Bedste Praksis godkendes af indsatsprogramstyregruppen.
Fase 2 skal afklares endeligt efter fase 1, men forventes at omfatte, at der på hvert UC
udpeges to Bedste Praksis Agenter (der kan være behov for afvigelser i forhold til dette
antal på det enkelte UC), der har til opgave at implementere bedste praksis på deres UC (jf.
afsnit 8 om Organisering og bemanding). Fase 2 afvikles således som syv parallelle forløb,
men med et fælles forløb for de to processer ved hvert UC for at sikre sammenhæng og
koordineret planlægning for implementeringerne. Devoteam og Bedste Praksis
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
6/19
Konsulenterne bistår Bedste Praksis Agenterne med planlægningen af implementeringen.
Efter endt implementering gennemføres en evaluering af forløb og resultater ved hver UC,
som sammenstilles i en rapportering, der drøftes i Rektorkollegiet.
Uddannelsen af Bedste Praksis Konsulenterne vil bestå i uddannelse i Bedste Praksis
metoder og værktøjer (til brug for både Fase 1 og Fase 2) samt i generelle
konsulentfærdigheder. Uddannelsen, der forventes at løbe over 2-3 dage, forventes således
at indeholde fx følgende elementer:
- Diagrammering af processer
- Analyse af processer
- Workshopafholdelse
- Aktiv lytning/spørgeteknikker
- Indvendingshåndtering
Det er forudsat, at de lokale Bedste Praksis Agenter har nogen erfaring med
implementering af ændringer i arbejdsgange og arbejdsmåder. Det bør dog efter endt Fase
1 overvejes, om der er behov for at gennemføre en uddannelse af dem som indledning på
Fase 2.
4 Hovedaktiviteter og tidsplan
Gennemførelsen af projektet forventes at ske i henhold til nedenstående plan, hvoraf det
fremgår, at
- Fase 1 forventes at kunne gennemføres i perioden medio august til medio
oktober (enten lige før eller lige efter efterårsferien)
- Der træffes beslutning efter endt Fase 1, om Fase 2 skal igangsættes, og om evt.
andre initiativer skal igangsættes. Dette sker i perioden medio oktober til ultimo
november.
- Fase 2 forventes at kunne gennemføres i perioden primo december til medio
februar 2014.
Gevinstrealisering
Fase/aktivitet
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Jan
Feb
2014-->
Fase 1: Identificere BP
0 0 1 1 1 1 1 1 1 1
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Udpege BP-konsulenter
1
Uddanne BP-konsulenter
1
Udpege processer
1 1
Generiske procesbeskrivelser
1 1
Beskrive bedste praksis
1 1 1 1 1
Beslutning efter Fase 1
1 1 1 1 1 1
Fase 2: Implementere BP
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Styregruppemøder
Fase 1 og de underliggende aktiviteter er beskrevet nærmere nedenfor.
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
7/19
Efterfølgende er beslutningen efter Fase 1 og mulige udfald (herunder gennemførelse af
Fase 2) kort beskrevet.
Fase 1 – Identifikation af bedste praksis
Aktivitet
Udpege to BP-konsulenter
Beskrivelse
Der udpeges to BP-konsulenter, der kan indgå aktivt i bedste praksis
projektet for de generelle administrative områder.
Indsatsprogramstyregruppen udvælger BP-konsulenterne
To BP-konsulenter udpeget, der kan indgå i projektets fase 1 og 2.
Devoteam:
Indsatsprogramstyregruppen:
Giver input til udvælgelseskriterier Udvælger BP-konsulenterne
Metode
Resultat
Ansvarlig
Aktivitet
Uddanne BP-konsulenter
Beskrivelse
Metode
Der uddannes to BP-konsulenter for de generelle administrative områder.
Uddannelsen af BP-konsulenter sker i et fælles forløb sammen med bedste
praksis projektet for generel administration.
Uddannelsen baseres på Devoteams erfaringer fra tidligere uddannelser af
BP-konsulenter, men tilpasses UC’ernes konkrete forløb.
Uddannelsen gennemføres som et to-tre-dages seminar forud for fase 1.
To BP-konsulenter, som på sigt kan gøre BP-konceptet til et lettilgængeligt
effektiviseringsredskab for UC’erne. Tilgængeligt undervisningsmateriale.
Devoteam:
BP-konsulenter:
Tilpasser uddannelseskoncept og Deltager i uddannelsen.
gennemfører undervisningen.
Resultat
Ansvarlig
Aktivitet
Udpege to processer
Beskrivelse
Metode
Der udpeges to processer indenfor det valgte område.
Indsatsprogramstyregruppen udpeger de to processer i en dialog med
Devoteam.
Beslutning om hvilke to processer, der skal indgå i bedste praksis projektet
Devoteam:
Indsatsprogramstyregruppen:
Opstiller udvælgelseskriterier
Udvælger de to processer
Resultat
Ansvarlig
Aktivitet
Beskrive de generiske processer
Beskrivelse
Hver proces beskrives generisk og overordnet med henblik på en fælles
forståelse og udgangspunkt for identificering af bedste praksis.
Beskrivelsen kan eksempelvis dække:
- Aktiviteter
- Aktører (ansvar/roller)
- Frekvens
- Værktøjer
- Udfordringer
- Potentialevurdering
Evt. udgangspunkt i eksisterende beskrivelser. Interviewworkshop med
Metode
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
8/19
Resultat
Ansvarlig
repræsentanter fra UC’er – diagrammere og beskrive de generiske processer
Kortlagte overordnede processer i referencemodel
Devoteam:
BP-konsulenter:
Forbereder og gennemfører
Forbereder, gennemfører og
dokumenterer
Aktivitet
Beskrive bedste praksis / udvikle næste praksis
Beskrivelse
Beskrive bedste praksis i forhold til fx
- opgaveløsning
- arbejdsgangstilrettelæggelse
- arbejdsmåder (arbejdssituationer)
- it/værktøjsanvendelse (hvilken og hvordan)
Få idéer til fremtidige (næste praksis) arbejdsmåder
Kvalificering af effekten (fordele og evt. ulemper)
Beskrive forudsætninger for at kunne implementere praksis
Evt. gode idéer til implementering
To workshops med repræsentanter fra alle UC’er pr. proces
På første workshop identificeres bedste/næste praksis (input fra UC’erne
baseret på selvevaluering)
På anden workshop præsenteres og diskuteres dokumentationen af bedste
praksis
BP-katalog med bedste praksis forslag til de to processer
Devoteam:
BP-konsulenter:
Forbereder og gennemfører
Forbereder, gennemfører og
Leverer template til beskrivelse af dokumenterer
bedste/næste praksis samt
Bedste Praksis katalog
Metode
Resultat
Ansvarlig
Styregruppemøder
Aktivitet
Styregruppemøder
Beskrivelse
Mulige metoder
Planlægning, afholdelse, dokumentation og opfølgning på styregruppemøder
Planlagte møder ved opstart og faseovergang. Flere møder kan arrangeres
efter behov.
Sikre ejerskab, fjerne barrierer, beslutning på stedet, fremdriftsvurdering.
Devoteam:
BP-konsulenter deltager ikke
Forbereder, gennemfører og
dokumenterer
Resultat
Ansvarlig
Beslutning efter Fase 1
Efter Fase 1 (Identificering af bedste Praksis) er i projektet indlagt et beslutningspunkt,
hvor der skal træffes selvstændig beslutning om igangsætning af Fase 2 (Implementering af
Bedste Praksis).
Der er indlagt en ”pause” i tidsplanen på 1,5 mdr., således at der er tid til at drøfte og
evaluere resultatet af Fase 1 og overveje de videre skridt. Dette vil bl.a. ske på et møde i
indsatsprogramstyregruppen, hvor Devoteam vil præsentere resultatet af Fase 1. Såfremt
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
9/19
det besluttes at igangsætte Fase 2, vil der endvidere være tid til at udvælge/frikøbe lokale
Bedste Praksis Agenter og vurdere behovet for uddannelse af disse, samt gennemføre evt.
andre initierende foranstaltninger.
I bilag 3 er beskrevet de forventede aktiviteter for Fase 2: Implementering af Bedste
Praksis.
Foruden en Fase 2 kan der være en række andre mulige initiativer, som
programindsatsstyregruppen kan ønske at igangsætte, fx
- Identificering af bedste praksis på nye områder/processer (en ny Fase 1)
- Igangsætning af et it-udviklingsprojekt (behov identificeret i Fase 1)
Såfremt andre initiativer igangsættes efter endt Fase 1, skal disse initiativer håndteres som
selvstændige projekter med projektbeskrivelser mv..
5 Økonomi
Budgetrammen for gennemførelse af det samlede Bedste Praksis projekt, er på t.kr. 1.716.
Heraf udgør
- 654 t.kr. konsulenthonorar til Devoteam
- 230 t.kr. til de fælles Bedste Praksis Konsulenter
- 632 t.kr. til de lokale Bedste Praksis Agenter.
- 200 t.kr. bufferpulje til uforudsete omkostninger, som kan disponeres efter aftale
med projektejeren (jf afsnit 8).
Rejsetid, rejseomkostninger og omkostninger til forplejning afregnes uden for projektets
økonomi (afholdes af programdrifts-økonomien, jf. reglerne for programmet).
Fase/aktivitet
Timer
Devoteam
BP-Kons. BP-Agent.
Udpege Bedste Praksis Konsulenter
Uddanne Bedste Praksis Konsulenter
Udpege processer
Generiske procesbeskrivelser
Beskrive bedste praksis
Styregruppemøde
Projektledelse
Fase 1 - i alt
12
50
12
20
80
10
15
199
0
40
0
60
110
0
30
240
Fase 2 - i alt (foreløbigt estimat)
235
Bufferpulje
Projekt i alt
434
Honorar
Total Devoteam
Omkostn.
Omkost.
BP-Kons. BP-Agent.
I alt
0
12
90
12
80
190
10
45
439
17.700
75.250
17.700
29.500
118.000
14.750
24.375
297.275
0
16.880
0
25.320
46.420
0
12.660
101.280
17.700
92.130
17.700
54.820
164.420
14.750
37.035
398.555
305
1498
2038
356.000
129.000
632.000 1.117.000
545
1498
2477
654.000
230.000
200.000
632.000 1.716.000
Fase 1:
Som det fremgår af tabellen ovenfor, er omkostningerne til Fase 1
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
10/19
- ca. 300 t.kr. til konsulentbistand og
- ca. 100 t.kr. til de fælles Bedste Praksis Konsulenter.
Heri er ikke medregnet UC’ernes deltagelse i identificering af bedste praksis på workshops
mv. Bedste Praksis Agenterne deltager ikke i Fase 1.
Fase 2:
Vælges efterfølgende at gennemføre Fase 2 i alle UC’er, er omkostningerne her anslået til
- ca. 356 t.kr. i konsulentbistand,
- ca. 130 t.kr. til de fælles Bedste Praksis Konsulenter og
- ca. 630 t.kr. til de lokale Bedste Praksis Agenter.
I sidstnævnte er indregnet uddannelse af Bedste Praksis Agenterne.
I estimatet for Fase 2 er ikke medregnet øvrige omkostninger forbundet med de enkelte
UC’ers implementering.
Såfremt andre initiativer igangsættes efter endt Fase 1 (fx igangsætning af Bedste Praksis
projekt på nye områder eller igangsætning af it-udviklingsprojekt) skal disse initiativer
håndteres som selvstændige projekter.
Det bemærkes, at det i handlingsplanen er forudsat, at uddannelse for Bedste PraksisKonsulenter sker fælles for indsatsområdet for Studieadministration og indsatsområdet for
Bedste Praksis på de øvrige administrative områder. Hvis begge projekter iværksættes, vil
udgiften kunne deles mellem projekterne, og ovenstående honoraromkostninger vil kunne
reduceres fra 50 timer til 25 timer, svarende til en besparelse på ca. 37 t.kr.
Endvidere bemærkes, at de to Bedste Praksis Konsulenter ønskes frikøbt fuld tid, hvorfor
de hver vil have ca. to dagen om ugen, som de kan bruge på andre koordinationsopgaver
inden for programmet (afregnes uden for dette projekts økonomi).
6 Finansiering
Projektet finansieres af effektiviseringspuljen således:
- Omkostningerne til Bedste Praksis Konsulenter samt Bedste Praksis Agenter afholdes
af programmets basisbevilling.
- Omkostningerne til konsulentbistand afholdes ved særskilt bevilling til projektet.
7 Overordnede risici
Gennemførelse og realisering af projektet (og dets leverancer) er forbundet med en række
risici, som er identificeret og kategoriseret i fire temaer:
De fire temaer er:
- Projekt (resultat)
- Proces
- Implementering
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
11/19
- Realisering
Risici for hvert tema er beskrevet nedenfor. I forbindelse med projektets start – og efter
udvælgelsen af de konkrete processer, der skal være genstand for projektet – vurderes risici
og relevante foranstaltninger til reduktion/imødegåelse af risici i indsatsstyregruppen.
Projekt (resultat):
- Konceptet bedste praksis giver ikke de ønskede gevinster og viser sig ikke
tilstrækkeligt innovative.
- Utilstrækkeligt informationsgrundlag gør resultatet usikkert eller forsinker
projektforløbet.
- Der fokuseres alene på alle ”de små håndtag” og ikke på ”de store håndtag” i
effektiviseringen af administrationen. Derved bliver resultatet ikke synligt og
ikke målbart.
Proces:
-
Meget forskelligartet tilrettelæggelse og arbejdsgange blandt UC’erne (også
inden for samme UC) gør det vanskeligt at formulere bedste praksis.
Utilstrækkeligt informationsgrundlag på området gør det vanskeligt at finde
frem til bedste praksis. Dette vil forsinke og vanskeliggøre processen.
Der er ikke tilstrækkelig villighed blandt UC’erne til at involvere sig i
processen og efterfølgende at adoptere effektiviseringsforslagene.
Implementering:
- Manglende forankring hos topledelsen (chef-niveau). Ledelsen har mange andre
”bolde i luften”, og dette initiativ drukner blandt andre effektiviseringsforslag.
- De lokale Bedste Praksis Agenter formår ikke at ”trykke” effektiviseringen
igennem.
- Effektiviseringsgevinsterne afhænger både af medarbejdere i adm. og af øvrige
interessenters villighed til at ændre kultur og praksis. Store krav til
kommunikation og forandringsledelse.
- Risiko for, at effektiviseringsgevinsterne skal hentes ved it-understøttelse og
ikke blot ved bedste praksis arbejdsmåder.
Realisering:
- Der findes ikke en baseline for måling af gevinster, hvorfor det er svært at måle
forandringen.
- Fokus på realisering eller effektvurdering er ikke forankret hos en ansvarlig
ressource, hvorfor man ”glemmer” eller overser måling senere i forløbet.
8 Organisering og bemanding
Projektet gennemføres med en række forskellige roller og tilhørende ansvar, som er
beskrevet kort nedenfor.
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
12/19
Styregruppe
Styregruppen for projektet er indsatsprogram-styregruppen for Generel Administration,
som har det overordnede ansvar for projektet.
Projektejer
Indsatsprogramstyregruppen udpeger en projektejer blandt cheferne for de procesområder,
der udpeges. Projektejeren har det løbende ansvar for projektet. Konsulenterne refererer til
projektejeren.
Referencegruppe
Indsatsprogram-styregruppen udpeger tre andre chefer for de udpegede procesområder til
at udgøre en referencegruppe for projektet. Projektejeren indgår endvidere som formand
for gruppen. Referencegruppen skal kunne involveres/høres ad hoc efter behov (forventes
primært at ske via mail).
Projektleder
Devoteam har projektledelsen og støtter dermed styregruppen med at styre projektet
sikkert frem mod leverance af de ønskede produkter til den aftalte tid, budget og kvalitet,
som styregruppen har godkendt. Projektlederen har bemyndigelse til at styre en fase ad
gangen.
Bedste Praksis Konsulenter
Devoteam og to frikøbte ressourcer fra UC’erne varetager i forening rollen som Bedste
Praksis Konsulenter. Konsulenterne er ansvarlige for at identificere og dokumentere bedste
praksis for de to processer. Konsulenterne har endvidere til opgave at assistere de lokale
bedste praksis agenter med implementeringen af bedste praksis på UC’erne.
De interne Bedste Praksis Konsulenter uddannes af Devoteam i bedste praksis metoder og
værktøjer. De interne Bedste Praksis Konsulenter leverer også praktisk
projektkoordination.
Lokale Bedste Praksis Agenter
Ved hvert UC udpeges og frikøbes to Bedste Praksis Agenter (der kan være behov for
afvigelser i forhold til dette antal på det enkelte UC), der har til opgave at implementere
bedste praksis på deres UC. Bedste praksis agenterne kan med fordel have
domænekendskab indenfor hver område/proces, men det er samtidig oplagt at etablere et
samarbejde på tværs af de to områder/processer.
9 Videre proces
Såfremt hele projektet med identificering (Fase 1) og implementering (Fase 2) af Bedste
Praksis gennemføres, vil UC’erne opnå erfaring med systematisk, tværgående videndeling
om arbejdsgange gennem et Bedste Praksis katalog. UC’erne har yderligere opnået erfaring
med lokale forandringer af arbejdsgange med udgangspunkt i Bedste Praksis kataloget.
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
13/19
Hertil kommer, at der er uddannet tværgående Bedste Praksis Konsulenter og etableret en
Bedste Praksis Agent funktion i de enkelte UC’er.
Der ventes således skabt et solidt udgangspunkt for fortsat arbejde med Bedste Praksiskonceptet som et lettilgængeligt effektiviseringsredskab i UC’erne. I det fremadrettede
arbejde forventes et lavere forbrug af eksterne konsulenter.
Det forventes, at der kan igangsættes nye forløb primo 2014.
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
14/19
Bilag 1: Liste over mulige emner til Bedste Praksis
I forbindelse med etableringen af Indsatsprogrammet for generel administration har i flere
omgange været drøftet en bruttoliste over mulige emner til Bedste Praksis-indsats.
Bruttolisten ser pt. ud som følger med den viste foreløbige prioritering i to grupperinger,
inden for hvilke rækkefølgen ikke er udtryk for en prioritering:
Prioritetsemner
 Fakturahåndtering – under to vinkler: a) hvad kan man gøre med den aktuelle Indfakløsning og b) muligheder efter en ny Indfak-løsning (som Moderniseringsstyrelsen
udbyder i efteråret/vinteren) og evt. ønsker til denne løsning.
 Ansættelsesprocessen, herunder oprettelser i forskellige systemer samt ansvarsskift
 Debitor/kreditor-bogholderi, herunder SIS-integration i relation til studieadministration
Øvrige emner
 Processer og implementering/anvendelse af it-systemer, specielt systemer, som flere
UC’er benytter
 Udgifts- og indtægtsprognoser
 Måneds- og eller årsafslutninger
 Projektstyring (økonomistyring og/eller projektstyring)
 Løs løn/deltidslærer-aflønning
 SIS og SLS/HR-Løn (som imødegår den manglende sammenhæng)
 Administrativ understøttelse af CFU
Følgende områder/emner, der er omfattet af de særskilte projekter om Bedre bygningsdrift
og Fælles indkøb, vil også kunne anledning til særlige Bedste Praksis analyser efter det
ovenfor beskrevne fælles koncept:
 Bygningsdrift, herunder anvendelse af nøgletal med henblik på
kapacitetsstyring/planlægningsværktøjer
 Udbud eller indkøb
Ved udvælgelse af områder kan lægges vægt på, om et eller flere UC allerede har
gennemført analyser eller arbejdsgangseffektiviseringer (fx med Lean), som kan være en
”genvej” til Bedste Praksis.
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
15/19
Bilag 2: Opgave- og kompetencebeskrivelse for fælles
Bedste Praksis Konsulenter
Opgaven:
- Bedste Praksis Konsulenterne skal - i et tæt samspil med Devoteams to Bedste
Praksis Konsulenter - være med til at afdække, hvordan udvalgte processer ser ud i
dag, og identificere forskellige gode ideer til bedste praksis inden for UC’ernes
område. Som led heri skal de deltage i workshops om bedste praksis med deltagelse
af samtlige UC’er.
- Bedste Praksis projektets Fase 1 vil forløbe i perioden medio/ultimo august til
medio/ultimo oktober 2013.
- Opgaven vil indbefatte en del rejseaktivitet til de forskellige UC’er.
- Bedste Praksis Konsulenterne vil blive uddannet i rollen på et 2-3 dages kursus (se
nedenfor) og vil i øvrigt blive oplært i rollen ved aktivt at deltage i alle væsentlige
aktiviteter inden for projektet i et tæt samarbejde med Devoteams konsulenter.
- Bedste Praksis Konsulenterne vil i projektets Fase 2 (primo december-medio
februar) i samspil med Devoteams konsulenter skulle bistå lokale, såkaldte Bedste
Praksis Agenter på hvert UC med at implementere bedste praksis. Opgaven vil
indbefatte en del rejseaktivitet til de forskellige UC’er.
- Bedste Praksis opgaven vil kræve 2-3 dage om ugen. Resten af tiden skal Bedste
Praksis Konsulenterne fungere som koordinatorer på andre UC
indsatsområder/opgaver
Bedste Praksis Konsulenterne vil få et 2-3 dages kursus med følgende emner:
- Kortlægning og analyse af processer, herunder
o Diagrammering af processer
o Analyse af problemområder og forbedringsmuligheder
- Præsentation og træning af forskellige konsulentfærdigheder, fx
o Aktiv lytning/spørgeteknikker
o Workshopafholdelse, mødeledelse og -forberedelse
o Præsentationsteknik
o Håndtering af indvendinger
- Præsentation af konceptet for implementering af bedste praksis lokalt i UC’erne
Bedste Praksis Konsulenterne bør have følgende kompetencer/kvalifikationer:
- Struktureret og metodisk
- Analytisk
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
16/19
-
Udadvendt
God til mundtlig og skriftlig kommunikation
Domænekendskab (mindst en af konsulenterne bør have domænekendskab inden
for det eller de udvalgte områder)
Ressourceanvendelse:
- Fuld tid i perioden medio/ultimo august til medio/ultimo oktober 2013 og igen i
perioden primo december 2013 til medio februar 2014
- En del rejseaktivitet forventes
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
17/19
Bilag 3: Udkast til aktiviteter i Fase 2: Implementering af Bedste Praksis
Fase 2: Implementering af bedste praksis
Denne fase gennemføres i syv parallelle forløb, således at der gennemføres et forløb pr.
UC, hvor begge bedste praksis områder håndteres. På hver UC udpeges to Bedste Praksis
Agenter, der er ansvarlige for at bedste praksis implementeres på deres UC (jf. afsnit 8 om
Organisering og bemanding).
Aktivitet
Planlægge lokalt implementeringsforløb
Beskrivelse
Implementeringsforløbet planlægges, herunder bemanding, tidsplan, samt
planlægning af startseminar, workshops og opfølgningsseminar. Drøfte evt.
studiebesøg/udstationering. Aktiviteten har karakter af en forberedelsessession af Kick-off for Fase 2.
Arbejdsmøde
Aktivitetsoverblik over implementeringsforløb
Devoteam:
Lokal ledelse: Deltager og beslutter
Forbereder og gennemfører
BP-konsulenter: Forbereder,
gennemfører og dokumenterer
BP-Agenter: Deltager
Metode
Resultat
Ansvarlig
Aktivitet
Startseminar
Beskrivelse
Præsentation af projektet for relevante personer, fx hvad er situation og
anledning, hvad er mål og forventninger, hvilke områder og deltagere, samt
hvilket forløb.
Seminar / kick-off med deltagelse af de relevante personer.
Startseminar har karakter af et ”kick-off”, som sætter scenen for det
kommende implementerings- og evalueringsforløb. Samtidig skal aktiviteten
medvirke til at motivere alle deltagere og gøre målet klart for alle, før
implementeringsopgaven iværksættes lokalt.
Devoteam:
Lokal ledelse: Deltager
Forbereder og gennemfører
BP-konsulenter og BP-agenter:
Forbereder, gennemfører og
dokumenterer
Metode
Resultat
Ansvarlig
Aktivitet
Valg af bedste praksis forslag pr. område
Beskrivelse
Drøfte hvilke bedste/næste praksis forslag fra kataloget, man med fordel kan
implementere på UC’et (eller blandt udvalgte afdelinger), og hvad der skal til
for at gennemføre forslagene.
Arbejdsmøde med deltagelse af relevante personer, hvor template udfyldes
pr. forslag, hvor det bl.a. angives, hvad der skal til for at gennemføre forslaget
Der er foretaget en vurdering og udvælgelse (prioritering) af, hvilke BParbejdsmåder der skal implementeres, og hvordan denne implementering kan
iværksættes/gennemføres. Resultatet danner baggrund og fungerer som
arbejdsbeskrivelse for BP-agenternes kommende arbejdsopgaver ift.
implementering.
Metode
Resultat
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
18/19
Ansvarlig
Devoteam:
Deltager og leverer template til
brug for aktiviteten
Aktivitet
Implementering af bedste praksis pr. område
Beskrivelse
Implementering af bedste praksis arbejdsmåder. Implementeringen omfatter
kommunikation, forberedelse og planlægning, implementering, fejlretning og
opfølgning.
- Change management, herunder kompetenceopbygning af medarbejdere
- Evt. tilpasning af eksisterende it eller udvikling af helt simpel itunderstøttelse
Lokal forankring og ibrugtagning af bedste praksis arbejdsmåder. Accept af
forandring og adoption af nye metoder og processer.
Devoteam: Kan evt. bistå efter
Lokal ledelse: Har ansvaret
særlig aftale
BP-agenter: Gennemfører og
dokumenterer implementeringen
Mulige metoder
Resultat
Ansvarlig
Lokal ledelse: Beslutter
BP-konsulenter og BP-agenter:
Forbereder, gennemfører og
dokumenterer
Aktivitet
(Selv)evaluering af indsats/-effekt
Beskrivelse
Vurdering af forløbet:
- Hvilke forslag er blevet gennemført/besluttet/afvist?
- Hvordan er forløbet blevet oplevet? Er målene nået?
- Evaluering af indsatser og effekter af bedste praksis på UC’et
- Evt. nye idéer til arbejdsmåder til BP-projektet.
- Opfølgningsseminar / workshop (Lesson learned proces)
- Der samles en fælles afrapportering til Rektorkollegiet.
- Input fra hvert UC drøftes i Rektorkollegiet
Afrapportering til UC-ledelserne om lokale implementeringsforløb.
Fælles afrapportering til Rektorkollegiet om implementeringsforløbene.
Devoteam:
BP-konsulenter:
Devoteam udsender
Udfylder i samarbejde med BP-agenter
rapporterings-skabelon og
rapporteringsskabelonen og sikrer
vejleder i udfyldelsen. Devoteam
relevant ledelsesgodkendelse.
forbereder og gennemfører
Metode
Resultat
Ansvarlig
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY
19/19
Aktivitet
Rapporterings- og evalueringskoncept
Beskrivelse
Fase 2 afsluttes med evaluering af implementeringsforløbene på hvert enkelt
UC. BP-konceptet indeholder et opfølgningsseminar, hvor hvert enkelt UC
vurderer forløb, anvendelse af forslag fra BP-kataloget og opnåelse af
kortsigtede målsætninger.
Rapporterings- og evalueringskonceptet skal sikre, at
opfølgningsseminarerne omsættes i en samlet afrapportering til
Rektorkollegiet, og at der tages stilling til vurdering af gevinstrealisering på
længere sigt. Samtidig skal konceptet håndtere den samlede evaluering af
projektet, som også omfatter fase 1.
- Udarbejdelse af rapporteringsskabelon.
- Udarbejdelse af evalueringskoncept til forelæggelse for
indsatsprogramstyregruppen.
- Rapporteringsskabelon til UC’ernes selvevaluering.
- Enighed om evalueringskoncept i indsatsprogramstyregruppen.
Devoteam:
BP-konsulenter:
Udarbejder rapporteringsskabelon Skal først senere bidrage til anvendelsen
og indstiller evalueringskoncept til af skabelonerne.
indsatsprogramstyregruppen.
Mulige metoder
Resultat
Ansvarlig
#170490-v1-Projektbeskrivelse – Bedste Praksis for generel administration
CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY